Vad ingår i projektschemahantering. Projekttidsplanering (projektschema) - Allmänna begrepp. Utveckling av projektschema

"projektnamn" Veckostatusrapport Rapporteringsperiod:__________________

Arbete utfört under rapportperioden

Operationsnamn

Planerat startdatum

Planerat slutdatum

Förväntat slutdatum

Schemahantering.

Schemahanteringsplan ett dokument som fastställer kriterierna och verksamheten för att utveckla och hantera projektschemat. Schemahanteringsplanen bör vara formell eller informell, mycket detaljerad eller generaliserad utifrån projektets behov.

Vad är projektschemahantering? I huvudsak återspeglas projektschemat i projektschemat. Ett av de första stegen i projektplanering är sammanställningen av en hierarkisk arbetsstruktur (WBS eller Work Breakdown Structure), från vilken, genom att ange arbetets varaktighet, deras relation, deras början och slut, samt de resurser som är involverade. , erhålls ett arbetsschema.

Projektschemat ger en "roadmap", en karta mot vilken projektledaren ska navigera sitt projekt. De där. projektschemat visar vid vilken tidpunkt, vilka resurser som kommer att vara involverade, i vad som fungerar och vilka resultat som kommer att ge. Projektschemahantering inkluderar all planering, kontroll och till och med korrigerande schemaaktiviteter. Det är projektschemat som gör att du kan använda resurser på det mest effektiva sättet, attrahera dem på de datum då de behövs och släppa dem när den kritiska betydelsen av resurser försvinner. Ur ekonomisk synvinkel kommer företaget att kunna planera sina betalningar genom projektplanen och på så sätt undvika negativa saker som till exempel kassagap. Samtidigt ingår projektschemat i källorna för peer värdering och är en utmärkt källa för projektanalys. Stora projekt använder olika standarder när man skapar ett projektschema. Till exempel PMBoK-standarden. PMI Project Management Institute har till och med släppt en "Praktisk standard för schemahantering". Att skapa och hantera ett projektschema enligt standarden är en lång och mödosam process, som kan innefatta åtgärder som att välja en schemahanteringsmetodik, välja verktyg etc. På små projekt skiljer sig förstås processen att skapa och hantera schemat i riktning mot förenkling, men ändå går det oftast inte att kalla det enkelt. Förutom projektledaren, projektgruppen, kunden och projektsponsorn . Om det finns ett projektkontor (projektledningskontor) i företaget kan han hjälpa dig. Det är nödvändigt att noggrant utvärdera varaktigheten av vissa operationer. Samordna med ägarna av resurser deras tillgänglighet, med olika finansiella divisioner av företaget, göra betalningar på vissa datum.

Projektplanen måste vara realistisk. Ett orealistiskt projektschema är ett vanligt misstag som nya projektledare gör. Vissa försöker sätta minimitidsfrister, medan andra tvärtom lägger för stora reserver vad gäller tid och resurser. Båda är dåliga. Om du initialt sätter deadlines som du inte kan hålla, kommer detta antingen leda till att du redan i början av projektet kommer att tvingas anpassa tidsplanen (i detta fall uppstår ytterligare risker), eller så kommer du omedelbart att hamna efter planera och därför extrajobb, stress osv. Om du lägger för mycket marginal i schemat kommer du troligen inte att kunna förklara det för ledningen med argument, och tänk på laget, vad kommer de att göra på sin fritid? Tja, effektiviteten av ditt projekt jämfört med liknande kommer tyvärr att vara låg. Så sammanfattningsvis: 1. När du skapar och hanterar ett projektschema är det oerhört viktigt att förstå syftet med vilket ett projektschema skapas. 2. Innan du börjar skapa ett schema, försök att bestämma exakt hur du ska skapa det (om du kommer att använda någon särskild metodik, vilket verktyg du ska använda, etc.). 3. Involvera projektteamet, klienten, projektsponsorn och andra intressenter för att skapa projektschemat. 4. Projektplanen måste vara realistisk!

Utdata från schemaläggningsprocessen

Resultaten av schemautvecklingsprocessen är:

Projekt schema. Projektschemat kan utvecklas i detalj eller förstoras som ett milstolpeschema. Schemat kan presenteras i tabellform eller ha en grafisk representation i form av nätverksdiagram, horisontella stapeldiagram eller styrhändelsediagram. I stapeldiagram representerar staplarna aktiviteterna, visar start- och slutdatum för aktiviteterna och deras förväntade varaktighet. De är lätta att läsa och används ofta för att presentera information till ledningen i en organisation. Milstolpsdiagram visar endast schemalagda start- eller slutdatum för de viktigaste resultaten av IP-implementering och viktiga externa händelser.

Data för schemamodellen. Obligatoriska data för ett projektschema inkluderar schemalagda milstolpar, schemaaktiviteter, operationsparametrar och dokumentation av eventuella antaganden och begränsningar som finns, medan valfria data inkluderar resurskrav efter tidsperiod, alternativa scheman och oförutsedda reserver.

Grundläggande schemaplanär en specialversion av projektschemat, utvecklat genom analys av schemanätverket för schemamodellen, accepterat och godkänt av projektledningsgruppen som den initiala (baslinje) schemaplanen med angiven basstart och basavslutning. Basschemaplanen används för att identifiera avvikelser i den faktiska tidpunkten för verksamheten från de planerade.

Resurskrav (uppdateringar).

Driftsparametrar (uppdateringar).

Projektkalender (uppdateringar). Begärt ändringar. Under schemautvecklingsprocessen kan begärda ändringar dyka upp och bearbetas genom processen för integrerad ändringskontroll.

Projektledningsplan (uppdateringar). Projektledningsplanen uppdateras för att återspegla eventuella godkända ändringar av hur projektschemat hanteras.

Bestäm listan över operationer som ska inkluderas i schemat;

Bestäm förhållandet mellan operationer;

Bestäm varaktigheten för varje operation;

Beräkna tidsreserven för varje operation;

Bestäm den kritiska vägen;

Jämför projektets förväntade slutdatum med åtagandets slutdatum för projektet;

Definiera resursgränser;

Justera schemat enligt resursbegränsningar;

Kontrollera om projektet är planerat att slutföras enligt den justerade tidsplanen före åtagandedatumet;

Justera schemat eller slutdatumet för åtagandeprojektet om projektet är planerat att avslutas tidigare än detta datum;

Kom överens om ett schema.

Schemahantering

Schemahantering är relaterad till att bestämma det aktuella tillståndet för projektschemat, påverka de faktorer som skapar ändringar i schemat, identifiera fakta om ändringar i projektschemat och hantera ändringar. Schemahantering betraktas som en del av den övergripande förändringskontrollprocessen.

Input till schemahanteringsprocessen

Schemahanteringsplan definierar hur projektschemat kommer att övervakas och hanteras.

Grundläggande schemaplanär en komponent i projektledningsplanen och basen för att mäta och rapportera om schemats prestanda under en baslinjeprestationsplan.

Uppgiftsresultatrapporter ge information om genomförandet av schemat.

Godkända ändringsförfrågningar används för att uppdatera schemats baslinje och andra plankomponenter.

Schemahanteringsverktyg och tekniker

Projektets framstegsrapportering inkluderar de faktiska start- och slutdatumen och den återstående varaktigheten av pågående schemaaktiviteter. När du använder upparbetat värde-metoden kan rapporteringen inkludera procentandelen av slutförandet av aktuella schemaaktiviteter. För att förenkla utarbetandet av periodisk rapportering om projektets framsteg är det bekvämt att använda standardformulär - mallar. Ett exempel på en mall för rapporteringsformulär visas i fig. 5.12.

Projektscheman, påverka de faktorer som skapar förändringar i schemat, identifiera fakta om ändringar i projektschemat, förändringshantering. Schemahantering betraktas som en del av den övergripande förändringskontrollprocessen.

Indata för schemaläggningsprocessen

Schemahanteringsplanen definierar hur projektets schema ska kontrolleras och hanteras.

Schemabaslinjen är en komponent i projektledningsplanen och basen för att mäta och rapportera schemaprestanda inom prestationsbaslinjen.

Uppgiftsutföranderapporter ger information om genomförandet av schemat.

Godkända ändringsbegäranden används för att uppdatera schemats baslinje och andra komponenter i planen.

Schemahantering utförs med hjälp av följande verktyg och metoder.

Projektets framstegsrapportering inkluderar faktiska start- och slutdatum och den återstående varaktigheten av pågående schemaaktiviteter. När du använder upparbetat värde-metoden kan rapporteringen inkludera procentandelen av slutförandet av aktuella schemaaktiviteter. För att förenkla utarbetandet av periodisk rapportering om projektets framsteg är det bekvämt att använda standardformulär - mallar. Ett exempel på en mall för rapporteringsformulär visas i Tabell 16.

Tabell 16

Mall för formulär för projektförloppsrapport

"Namn på projektet"

Statusrapport varje vecka

Rapporteringsperiod:__________________

Till vem:

Från:

Datum:

Arbete utfört under rapportperioden

№

Operationsnamn

Planerat startdatum

Planerat slutdatum

Avvikelse

Förväntat slutdatum maj

% klar

En kommentar

Namnet på operationspaketet

Slutsatser och erbjudanden

Slutsatser:

Erbjudanden:

Öppna frågor och problem

№

№ I tidningen

Beskrivning

Beslut / Utkast till beslut

Beslutstid

Ansvarig

Prioritet

Schema Change Management System bör överensstämma med projektets integrerade förändringshanteringsprocedurer och bestämma hur projektschemat ändras; inkluderar dokumenthantering, spårningssystem och behörighetsnivåer som krävs för att auktorisera ändringar; är en del av den övergripande förändringskontrollprocessen.

Mätning av effektivitet. Prestandamätningsmetoder producerar en schemavarians och ett schemakompletteringsindex som används för att uppskatta storleken på eventuella schemavariationer som uppstår.

Analys av avvikelser. En nyckelfunktion för schemahantering är att analysera schemaavvikelser. Att jämföra målstart- och förfallodatum med de faktiska/prognostiserade ger information för att vidta korrigerande åtgärder i händelse av en försening.

Jämförande schemadiagram. För att förenkla analysen av genomförandet av schemat är det bekvämt att använda ett jämförande stapeldiagram som har två kolumner för varje schemaaktivitet - den aktuella statusen och statusen för den godkända schemabaslinjen. Diagrammet visar tydligt de platser där schemat går om det planerade och var det ligger efter.

Avrättningslinje

Framstegsraden visar hur mycket tid varje projektaktivitet ligger före eller efter basschemat.

Till vänster om exekveringsraden visas den slutförda andelen av varje operation, till höger - den återstående andelen. Enligt Dragan Z. Milosevic, i avancerade applikationer på senare tid, betraktas exekveringsbalanslinjen som ett av stegen i proaktiv schemahantering. Den tid en operation ligger efter basschemat används för att justera effekterna för att eliminera potentiella förseningar.

Bygga en projektgenomförandelinje

Stämmer allt med numreringen? Förbereda information för att bygga utförandelinjen: ett grundläggande schema i Gantt-diagramformat, projektförloppsrapporter, förfrågningar om ändringar som kan påverka projektets slutdatum.
Genomföra möten med verksamhetsägare. Projektledaren pratar individuellt med ägaren av varje aktivitet för att få en verklig bild av tidpunkten för dess genomförande. Det rekommenderas att du ställer följande frågor:

Vad är avvikelsen för det faktiska schemat från basen?
Vilka problem orsakar avvikelser?
Vilka nya risker kan uppstå och hur kan de påverka när transaktionen slutförs?
Vilken är den nuvarande trenden i projektgenomförande?
Vilka åtgärder har ägaren av verksamheten planerat för att förhindra att tidsfristerna för verksamheten inte hålls?

Steg 2 kan hoppas över om det finns ett väl fungerande system för att samla in verklig information om projektets framsteg.

Genomföra ett möte om projektets framsteg. Möten bör hållas regelbundet (en gång i månaden eller en gång i veckan, beroende på projektets varaktighet).
Registrering av protokoll, där svaren på ovanstående frågor antecknas, som upprepade gånger ställs till verksamhetsägarna inom ramen för mötet.
Teckning.

Ta det grundläggande schemat för projektet och markera i kalendern (i huvudet på basschemat) datumet för mötet - status eller rapportering.
Från detta datum, rita en vertikal linje ner till skärningspunkten med linjen för den första operationen
Rita en horisontell linje som förlänger den med lika många dagar till vänster eller höger om rapportdatumet som operationen ligger efter eller före basschemat; från denna punkt, förläng linjen till nästa operation och upprepa de angivna åtgärderna.

Således låter exekveringslinjen dig regelbundet övervaka och justera implementeringen av projektets basschema.

Milstolpediagram

Den största skillnaden från utförandelinjen är att diagrammet är fokuserat på projektmilstolpar.

För att rita det utförs samma steg som när man ritar en utförandelinje, med en skillnad - kontrollhändelser är föremål för analys.

P
Figur 13. Exempel på en projektexekveringslinje (Milosevic)
bygga ett milstolpediagram

På den vertikala axeln är datumen för förekomsten av kontrollhändelser som registrerats i basschemat markerade - planerade händelser.

Samma datum för kontrollhändelser är markerade på den horisontella axeln.

Rita den planerade linjen för genomförandet av projektet, den löper i en vinkel på 45 grader mot var och en av axlarna. Schemalagda kontrollhändelser noteras på exekveringsraden (se figur 14).

Vid mötet utvärderar ägaren av den första milstolpen framstegen (utförande av operationer som säkerställer uppnåendet av milstolpen) och fixar det på diagrammet, samt utvärderar aktuella problem som orsakar avvikelser från basschemat, förutsäger datum för milstolpen, bestämmer graden av påverkan av faktiska avvikelser på beroende milstolpar.

Organisation av projektschemahantering Schemahantering är förknippat med att bestämma det aktuella tillståndet för projektschemat, påverka de faktorer som skapar ändringar i schemat, identifiera ändringar i projektschemat och hantera ändringar. Schemahantering betraktas som en del av den övergripande förändringskontrollprocessen.

Indata för schemaläggningsprocessen

Schemahanteringsplanen definierar hur projektets schema ska kontrolleras och hanteras.

Schemabaslinjen är en komponent i projektledningsplanen och basen för att mäta och rapportera schemaprestanda inom prestationsbaslinjen.

Uppgiftsutföranderapporter ger information om genomförandet av schemat.

Godkända ändringsbegäranden används för att uppdatera schemats baslinje och andra komponenter i planen.

Schemahantering utförs med hjälp av följande verktyg och metoder.

Projektets framstegsrapportering inkluderar faktiska start- och slutdatum och den återstående varaktigheten av pågående schemaaktiviteter. När du använder upparbetat värde-metoden kan rapporteringen inkludera procentandelen av slutförandet av aktuella schemaaktiviteter. För att förenkla utarbetandet av periodisk rapportering om projektets framsteg är det bekvämt att använda standardformulär - mallar. Ett exempel på en mall för rapporteringsformulär visas i Tabell 16.

Tabell 16

Mall för formulär för projektförloppsrapport

"Namn på projektet"

Statusrapport varje vecka

Rapporteringsperiod:__________________

Till vem:

Från:

Datum:

Arbete utfört under rapportperioden

№

Operationsnamn

Planerat startdatum

Planerat slutdatum

Avvikelse

Förväntat slutdatum maj

% klar

En kommentar

Namnet på operationspaketet

Slutsatser och erbjudanden

Slutsatser:

Erbjudanden:

Öppna frågor och problem

№

№ I tidningen

Beskrivning

Beslut / Utkast till beslut

Beslutstid

Ansvarig

Prioritet

Avrättningslinje

Framstegsraden visar hur mycket tid varje projektaktivitet ligger före eller efter basschemat.

Bygga en projektgenomförandelinje

Stämmer allt med numreringen? Förbereda information för att bygga utförandelinjen: ett grundläggande schema i Gantt-diagramformat, projektförloppsrapporter, förfrågningar om ändringar som kan påverka projektets slutdatum.
Genomföra möten med företagare. Projektledaren pratar individuellt med ägaren av varje aktivitet för att få en verklig bild av tidpunkten för dess genomförande. Det rekommenderas att du ställer följande frågor:

Vad är avvikelsen för det faktiska schemat från basen?
Vilka problem orsakar avvikelser?
Vilka nya risker kan uppstå och hur kan de påverka när transaktionen slutförs?
Vilken är den nuvarande trenden i projektgenomförande?
Vilka åtgärder har ägaren av verksamheten planerat för att förhindra att tidsfristerna för verksamheten inte hålls?

Steg 2 kan hoppas över om det finns ett väl fungerande system för att samla in verklig information om projektets framsteg.

Genomföra ett möte om projektets framsteg. Möten bör hållas regelbundet (en gång i månaden eller en gång i veckan, beroende på projektets varaktighet).
Registrering av protokoll, där svaren på ovanstående frågor antecknas, som upprepade gånger ställs till verksamhetsägarna inom ramen för mötet.
Teckning.

Ta det grundläggande schemat för projektet och markera i kalendern (i huvudet på basschemat) datumet för mötet - status eller rapportering.
Från detta datum, rita en vertikal linje ner till skärningspunkten med linjen för den första operationen
Rita en horisontell linje som förlänger den med lika många dagar till vänster eller höger om rapportdatumet som operationen ligger efter eller före basschemat; från denna punkt, förläng linjen till nästa operation och upprepa de angivna åtgärderna.

Således låter exekveringslinjen dig regelbundet övervaka och justera implementeringen av projektets basschema.

Milstolpediagram

Den största skillnaden från utförandelinjen är att diagrammet är fokuserat på projektmilstolpar.

För att rita det utförs samma steg som när man ritar en utförandelinje, med en skillnad - kontrollhändelser är föremål för analys.

P
Figur 13. Exempel på en projektexekveringslinje (Milosevic)
bygga ett milstolpediagram

På den vertikala axeln är datumen för förekomsten av kontrollhändelser som registrerats i basschemat markerade - planerade händelser.

Samma datum för kontrollhändelser är markerade på den horisontella axeln.

Rita den planerade linjen för genomförandet av projektet, den löper i en vinkel på 45 grader mot var och en av axlarna. Schemalagda kontrollhändelser noteras på exekveringsraden (se figur 14).

Grafiskt presenterad information om projektets framsteg ger en visuell representation av projektets interna dynamik.

Schemalägg resursutjämning

Ett nätverksschema med deadlines blir ett riktigt schema först när det garanteras av tillgången på resurser. Projektledaren måste anpassa tidsplanen och resurserna så att allt projektarbete förses med tillräckliga resurser i tid. Men vid utjämning av schemalagda resurser finns det vanligtvis en av två begränsningar: antingen är projektet tidsbegränsat (aktiviteternas varaktighet kan inte ökas), eller så är projektet begränsat vad gäller antalet resurser.

Projektledarens konst är att prioritera projektet, minimera risken för att försena projektet som helhet och hålla sig inom resursgränsen. I det här fallet är det möjligt att studera en mängd olika alternativ med hjälp av datorprogram.

I schemaläggningsprogram för varje aktivitet kan du följa en av två principer för resursutjämning:

Fast varaktighet, när arbetets varaktighet förblir konstant, men tillhandahållandet av denna mängd arbete med tilldelade resurser kommer att ändras;

En fast mängd resurser, när resurser tilldelas utifrån deras tillgänglighet, d.v.s. arbetets varaktighet kommer att ändras beroende på tillgången på tilldelade resurser.

Således, genom att minska tillhandahållandet av arbete med resurser, ökar deras varaktighet, och genom att öka antalet resurser minskar varaktigheten.

Schemaläggningsprogramvaran låter dig tilldela resurser till aktiviteter (jobb) - i timmar, dagar eller procent upptaget per dag. Normalt baseras beräkningen på en 8-timmars arbetsdag och en 40-timmars arbetsvecka. Datorprogram gör det möjligt att identifiera resursproblem vid schemaläggning. En förutsättning är närvaron av en beskrivning av behovet och tillgängligheten av resurser vid ingången av den process som behandlas. I vårt projekt, om en person är upptagen i det med 100 % daglig sysselsättning, kommer histogrammet för resursutnyttjandet att se ut som visas i föregående figur. Som du kan se är resurserna överbelastade under den första halvan av schemat. Det kan utjämnas antingen genom att a) lägga till resurser eller b) öka driftstiden eller c) minska arbetskostnaderna för verksamheten. I vårt fall är det rimligt att tillämpa det sista alternativet för resursutjämning. Till exempel kan resursöverbelastning elimineras genom att sänka arbetskostnaderna för verksamheten, d.v.s. nästa belastning av en person för operationer: operation nr 1 - 100%, nr 2 - 50%, nr 3 - 50%, nr 4 - 50%, nr 6 - 100%, nr 7 - 100 %. 7.9

Timing är en av de tre begränsningarna för ett projekt. Att hålla ett projekt enligt schemat – en grundtidslinje – kräver ansträngning och vissa kontrollåtgärder.

Schemaläggningsprocessen är:

I regleringen av faktorer som påverkar schemat;

Vid analys av avvikelser, identifiering av förändringar och den faktiska förändringen av tidsplanen, både dokumenterade och korrigerande åtgärder på projektdeltagare.

Vid ingången av schemakontrollprocessen har vi:

Projekt schema;

Resultatrapporter;

Förfrågningar om ändringar;

Schemalägg förvaltningsplan.

Vid utgången:

Förtydligande av tidsplanen, justering av projektplanen;

Korrigerande åtgärder.

Observera att schemat är känsligt för risker, närmare bestämt för merarbete som orsakar risker. Därför upprättas det slutliga schemat efter detaljerad riskplanering.