Должностная инструкция секретаря-референта, должностные обязанности секретаря-референта, образец должностной инструкции секретаря-референта. Должностная инструкция Референта title Кому подчиняется секретарь референт

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор"_____________"

_________________ (ОАО «_______»)

Должностная инструкция секретаря-референта

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая секретаря-референта, далее - "должностная инструкция секретаря", определяет функциональные обязанности, права и ответственность секретаря-референта.
1.2. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Руководителя Общества.
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно _________________ Общества.
1.4. На должность секретаря-референта назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
1.5. Секретарь-референт должна знать:
- положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; машинопись; правила орфографии и пунктуации; порядок расположения материала при печатании различных документов; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; основы организации труда; основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда; должностную инструкцию секретаря.
1.6. В период временного отсутствия секретаря-референта ее обязанности возлагаются на ___________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
2.1. Секретарь-референт осуществляет следующие обязанности:
Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений.
Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.
Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание.
Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы.
Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).
Печатает по указанию руководителя различные материалы.
Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.
Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.
Принимает документы на подпись руководителю.
Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.

3. ПРАВА
Секретарь-референт имеет право:
3.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности секретаря-машинистки.
3.2. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию секретаря-машинистки.
3.3. Представлять интересы предприятия в сторонних организациях по вопросам, связанным с ее профессиональной деятельностью.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретарь-референт несет ответственность за:
4.1. Необеспечение выполнения своих функциональных обязанностей.
4.2. Недостоверную информацию о состоянии выполнения работы.
4.3. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений Руководителя Общества.
4.4. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.
4.5. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ
5.1. Режим работы секретаря-референта определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Обществе.
5.2. В связи с производственной необходимостью секретарь-референт обязана выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

И т.д...

Дополнительные должностные обязанности доступны в типовом бланке и образце должностной инструкции секретаря-референта вариант которой можно скачать из прикрепленного файла.

Выполнение организационных и распорядительных функций является неэффективным вариантом управления предприятием. Чтобы освободить директора от рядовых и рутинных заданий, не связанных с принятием ответственных решений, в штате может предусматриваться должность референта.

Об особенностях составления должностной инструкции этого специалиста расскажем в представленном материале.

О документе

Для каждого сотрудника и специалиста на предприятии предусматривается индивидуальный перечень прав, обязанностей и полномочий. Они отражаются в локальных актах компании, трудовом контракте с работником, а также в содержании должностной инструкции.

Этот документ оформляется на каждого сотрудника, хотя по нормам ТК РФ не входит в состав обязательных бланков и форм, которые должны составить участники трудовых отношений.

Суть и цель

Наличие у сотрудника должностной инструкции существенно упрощает реализацию трудовых отношений:

• руководство предприятия сразу оговаривает, чем и как будет заниматься сотрудник на рабочем месте;
• специалист заранее знает, какой перечень прав и обязанностей передается ему для выполнения трудовых функций;
• стороны определяют пределы полномочий и ответственности за ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей.

Таким образом, ключевой целью составления ДИ можно признать документальное упорядочивание трудовых отношений между работодателем и сотрудником.

При оформлении должностных инструкций на референта нужно учитывать следующие нюансы:

• инструкция должна содержать перечень прав и обязанностей конкретного специалиста – если в компании работает сразу несколько референтов, для каждого из них составляется собственная должностная инструкция ;
• должностные обязанности референта, как правило, связаны с непосредственным подчинением руководителю предприятия – в содержании ДИ нужно четко оговорить, кто из руководящего состава компании вправе отдавать поручения, указания, и ;
• должность референта характеризуется универсальным характером выполняемых обязанностей – в содержании ДИ нужно сразу предусмотреть, по каким направлениям будет осуществляться деятельность референта.

Наличие должностной инструкции позволяет упорядочить работу референта. Документ будет содержать полный перечень прав и обязанностей, пределы полномочий и мер ответственности, квалификационные требования и основания для применения мер дисциплинарного воздействия.

Какими нормативными актами регулируется

На законодательном уровне не утверждены требования к форме и содержанию должностной инструкции референта. Типовой бланк ДИ может быть утвержден на предприятии, а при его заполнении нужно учитывать следующие нормы:

• положения ТК РФ – в части гарантий работника и работодателя, общих правил выдачи зарплаты и т.д.;
• положения локальных актов предприятия – в части обеспечения режима рабочего времени и дисциплины труда, применения системы поощрения и стимулирования, и т.д.;
• требования профильных нормативных актов в определенных сферах деятельности.

Если локальными актами утверждены правила внутреннего распорядка, дисциплины труда и иные аналогичные документы, они будут учитываться при составлении должностной инструкции.

Виды

От направлений деятельности референта и самой компании зависят условия должностных инструкций. Можно выделить следующие виды референтов, для каждого из которых будет разрабатываться уникальная ДИ:

• – наиболее распространенная группа данных специалистов, в обязанности которых входит полное организационное обеспечение деятельности руководителя;
• кадровый референт – занимается документальным обеспечением кадровой службы предприятия, ведение журналов учета приказов и , и т.д.;
• – занимается сопровождением переговоров с использованием иностранных языков, переводом профессиональной и деловой документации, приемом делегаций иностранных фирм и компаний;
• – ведет входящий и исходящий документооборот предприятия, составляет документацию, готовит отчеты и доклады по поручению руководителя.

Это только примерный перечень референтов, которые могут состоять в штате предприятия. Возможно и распределение обязанностей между несколькими референтами, для этого соответствующие положения включаются в каждую инструкцию.

Кто составляет

Оформление должностных инструкций происходит после оформления сотрудника на работу. Как правило, составление документов, связанных с трудоустройством, входит в обязанности , . Дополнительно могут привлекаться и . Чтобы оформить должностную инструкцию, необходимо иметь утвержденный приказ о приеме на работу и подписанный трудовой договор.

После составления должностной инструкции референт должен ознакомиться с ее содержанием. Для этого ставится собственноручная подпись на бланке ДИ или в специальном журнале кадрового отдела. Один экземпляр инструкции выдается на руки референту, а второй приобщается к материалам личного дела сотрудника.

Использование

Использование инструкции происходит по следующим направлениям:

• референт должен учитывать содержание ДИ в текущей деятельности, соблюдать зафиксированные обязанности и требования;
• любые поручения и приказы в отношении референта могут издаваться только в рамках инструкции, а расширение перечня обязанностей или полномочий может происходить только с согласия самого работника;
• при ненадлежащем исполнении обязанностей возможно применение мер дисциплинарного воздействия – для этого проводится служебное расследование и определяется круг обязанностей по должностной инструкции;
• содержание ДИ применяется для определения уровней подчиненности – кому должен подчиняться референт в текущей работе, а также перечень специалистов, которым допускается давать указания.

После подписания инструкции сотрудником, и утверждения ее руководителем предприятия, внесение любых изменений в документ допускается только по обоюдному согласию сторон. Исключение из этого правила допускается только при переводе на другую работу с соблюдением требований ТК РФ.

Содержание инструкции референта можно условно разделить на две части. В первый блок будут входить положения и правила, которые распространяются на всех сотрудников данного предприятия (они будут соответствовать нормам ТК РФ и локальных актов). Во вторую часть будут входить положения, требования, права и обязанности конкретного специалиста-референта.

Общие требования

В первую часть должны включаться следующие пункты:

• дата и место составления документа – хотя закон не содержит точного срока оформления ДИ, обе стороны заинтересованы в скорейшем подписании документа, чтобы устранить любые споры;
• полные реквизиты сторон – компании и ее руководителя, а также референта;
• сведения о точном и полном наименовании должности;
• отнесение должности к конкретному структурному подразделению, указание уровня подчиненности;
• перечень квалификационных требований к референту – наличие образования, опыта работы, профессиональных и личных качеств, навыков.

Как правило, перечисленные положения не будут меняться даже при оформлении нового референта, взамен ранее работавшего специалиста. Особых требований к образованию референта закон не предъявляет, достаточно закончить среднее профессиональное образование.

Специальный блок

В специальный блок должностной инструкции будут входить следующие пункты:

• определение полномочий референта, а также их разграничение по отношению к другим должностям;
• указание прав и обязанностей специалиста, которые он будет исполнять в текущей деятельности;
• условия режима рабочего дня, с учетом специфики выполняемой деятельности (например, для сопровождения руководителя в командировках для референта может устанавливаться ненормированный рабочий день);
• правила охраны и безопасности труда;
• список специальных знаний и навыков, которым должен отвечать референт – например, знание определенных иностранных языков или программных комплексов;
• условия выплаты денежного вознаграждения, в том числе дополнительных сумм поощрительного и стимулирующего характера;
• основания для применения мер дисциплинарного воздействия, если референт нарушит должностные обязанности.

В этом видео будет рассказано о работе серктаря и отдельно референта:

Обязанности

Должностными инструкциями работников устанавливается перечень их обязанностей. Для референта в их состав могут входить:

• организация работы руководителя и/или его заместителей – планирование дня, подготовка встреч и переговоров, документальное оформление итогов заседаний и т.д.;
• ведение делопроизводства – учет входящей и исходящей корреспонденции, ведение регистрационных журналов, архивное дело;
• решение хозяйственных вопросов, связанных с обеспечением деятельности руководства – приобретение канцтоваров, отправка писем, организация телефонных переговоров и видеосвязи, и т.д.;
• перевод документации с иностранных языков, сопровождение переговоров с участием зарубежных партнеров;
• подбор аналитических материалов для руководящего состава или иных специалистов компании, формирование отчетности и докладов.

Чем подробнее и точнее будут изложены должностные обязанности референта, тем проще будет разграничение полномочий и сфер ответственности в текущей работе.

Должностные инструкции референта можно скачать .

Должностные инструкции референта (образец)

0.1. Документ вступает в силу с момента утверждения.

0.2. Разработчик документа: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0.3. Документ согласован: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.

0.4. Периодическая проверка данного документа производится с интервалом, не превышающим 3 года.

1. Общие положения

1.1. Должность "Референт по основной деятельности" относится к категории "Специалисты".

1.2. Квалификационные требования - полное или базовое высшее образование соответствующего направления подготовки (специалист или бакалавр) и стаж работы по профессиональной направленности на предприятии - не менее 1 года.

1.3. Знает и применяет в деятельности:
- законодательство Украины о предпринимательской деятельности;
- основы административного, хозяйственного и трудового права;
- нормативные, методические и другие руководящие документы в области профессиональной деятельности;
- делопроизводство;
- положения, инструкции и другие материалы по разработке управленческой, организационной, технической и других видов документации;
- основы экономики, организации труда, производства;
- профиль, специализацию и особенности управления предприятием;
- организационную, производственную и социальную структуру предприятия;
- основы технологии производства;
- компьютерную и офисную технику;
- технические средства регистрации и обработки информации;
- правила, нормы и этикет организации проведения деловых мероприятий, встреч, приемов, совещаний и т.п.;
- основы психологии общения, социологии и этики профессиональных отношений;
- основы отечественной культуры, обычаи, соответствующие стили литературного и деловой речи;
- один или более иностранных языков.

1.4. Референт по основной деятельности назначается на должность и освобождается от должности приказом по организации (предприятию/учреждению).

1.5. Референт по основной деятельности подчиняется непосредственно _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .

1.6. Референт по основной деятельности руководит работой _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .

1.7. Референт по основной деятельности во время отсутствия, замещается лицом, назначенным в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее выполнение возложенных на него обязанностей.

2. Характеристика работ, задачи и должностные обязанности

2.1. Участвует во внедрении системы взаимосвязей, применяет и поддерживает ее в соответствии с установленными требованиями и в порядке, которые обеспечивают координацию внутренней управленческой деятельности между руководителем предприятия, учреждения, организации (далее - предприятие) и руководителями структурных подразделений и другими работниками, а также систему взаимоотношений руководителя предприятия с представителями других предприятий, партнерами, конкурентами, клиентами.

2.2. Организует рабочее время руководителя предприятия, оперативно вносит изменения и дополнения в программу и расписание его работы.

2.3. Составляет ежемесячно график отчетов руководителей структурных подразделений о результатах хозяйственной деятельности.

2.4. Доводит до сведения всех заинтересованных служб, сторонних организаций и отдельных лиц содержание протоколов и принятых решений, осуществляет контроль за их выполнением.

2.5. Составляет заказ на необходимое оборудование, материалы и услуги.

2.6. Принимает участие в рассмотрении управленческих и организационных дел.

2.7. Ведет установленную документацию.

2.8. По поручению руководителя предприятия готовит аналитические обзоры актуальных социальных, экономических и финансовых вопросов в условиях рыночных отношений.

2.9. Осуществляет отбор и обработку информации для руководителя.

2.10. Готовит согласно утвержденной номенклатуре проекты распорядительной документации, административной, коммерческой, технической и другой корреспонденции: запросов, обращений, ответов на письма, сообщений и т.д.

2.11. Выполняет протокольные записи, контролирует готовность стенографических отчетов о важных и значительных событиях и выступлениях на встречах, заседаниях, совещаниях и т.д.

2.12. Принимает участие в подготовке докладов, справок и других материалов для выступлений руководителя предприятия.

2.13. Организует своевременное и адресное направление поручений, распоряжений и приказов руководителя предприятия, служебной корреспонденции и специальной документации руководителям подразделений и другим исполнителям.

2.14. Прослеживает процесс получения установленной информации, контролирует полноту ее поступления.

2.15. Регистрирует обращения и заявления работников, организует их прием (встречу) с руководителем предприятия.

2.16. Помогает руководителю предприятия в применении соответствующих норм этикета и протокола во время приема служебных лиц, посетителей и гостей.

2.17. Регулирует в течение рабочего дня поездки руководителя предприятия.

2.18. Сопровождает руководителя предприятия во время его визитов, командировок и поездок, выполняя постоянные задачи и обязанности, а также работы, вытекающих из конкретных обстоятельств.

2.19. Знает, понимает и применяет действующие нормативные документы, касающиеся его деятельности.

2.20. Знает и выполняет требования нормативных актов об охране труда и окружающей среды, соблюдает нормы, методы и приемы безопасного выполнения работ.

3. Права

3.1. Референт по основной деятельности имеет право предпринимать действия для предотвращения и устранения случаев любых нарушений или несоответствий.

3.2. Референт по основной деятельности имеет право получать все предусмотренные законодательством социальные гарантии.

3.3. Референт по основной деятельности имеет право требовать оказание содействия в исполнении своих должностных обязанностей и осуществлении прав.

3.4. Референт по основной деятельности имеет право требовать создание организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей и предоставление необходимого оборудования и инвентаря.

3.5. Референт по основной деятельности имеет право знакомиться с проектами документов, касающимися его деятельности.

3.6. Референт по основной деятельности имеет право запрашивать и получать документы, материалы и информацию, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей и распоряжений руководства.

3.7. Референт по основной деятельности имеет право повышать свою профессиональную квалификацию.

3.8. Референт по основной деятельности имеет право сообщать обо всех выявленных в процессе своей деятельности нарушениях и несоответствиях и вносить предложения по их устранению.

3.9. Референт по основной деятельности имеет право ознакамливаться с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Ответственность

4.1. Референт по основной деятельности несет ответственность за невыполнение или несвоевременное выполнение возложенных настоящей должностной инструкцией обязанностей и (или) неиспользование предоставленных прав.

4.2. Референт по основной деятельности несет ответственность за несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

4.3. Референт по основной деятельности несет ответственность за разглашение информации об организации (предприятии/учреждении), относящейся к коммерческой тайне.

4.4. Референт по основной деятельности несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение требований внутренних нормативных документов организации (предприятия/учреждения) и законных распоряжений руководства.

4.5. Референт по основной деятельности несет ответственность за правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.

4.6. Референт по основной деятельности несет ответственность за причинение материального ущерба организации (предприятию/учреждению) в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.

4.7. Референт по основной деятельности несет ответственность за неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

Обязанности секретаря на каждом отдельном производстве определяются должностной инструкцией такого сотрудника. К обязанностям секретаря могут относиться самые разнообразные функции — все зависит лишь от производственной деятельности компании (организации, предприятия). О должностных обязанностях, которые могут быть вменены секретарю, и поговорим в этой статье.

Обязанности секретаря-референта

Обязанности секретаря включают в себя, как правило, организационную работу, работу по сбору и распространению информации среди сотрудников по оформлению, хранению, систематизации документов, выполнению поручений руководства и т. д.

В зависимости от того, какой деятельностью занимается компания, в обязанности этого сотрудника может вменяться:

• ведение деловой переписки;
• работа с архивом;
• своевременная передача документов между структурными подразделениями организации и конкретными исполнителями;
• оформление приказов руководителя;
• организация рабочего времени руководителя;
• осуществление посреднических функций при работе с иностранными партнерами (в т. ч. перевод устной речи и документов).

На многих предприятиях к обязанностям секретаря относится также ведение кадрового учета. Правда, работа с кадровыми документами требует определенных знаний и навыков, поэтому это можно назвать необязательной частью полномочий секретаря. Под кадровым учетом здесь следует понимать не только оформление приема или увольнения работников, но и ведение табелей учета рабочего времени, формирование личных дел сотрудников, подготовку трудовых договоров и ведение их реестра, оформление документов для командировок, работу с листками нетрудоспособности и так далее.

В небольших компаниях к должностным обязанностям секретаря иногда относят работу в сфере охраны труда и пожарной безопасности. При этом на него возлагаются обязанности:

• по проведению вводных инструктажей и инструктажей на рабочем месте (первичных, внеплановых, повторных);
• инструктированию работников по пожарной безопасности;
• проведению тренировок по действиям работников предприятия в случае чрезвычайных ситуаций.

Также секретарь принимает участие в расследовании несчастных случаев на производстве, подготавливает и сдает документы, касающиеся охраны труда и безопасности.

Не знаете свои права?

Помимо вышеперечисленного на секретаря могут возлагаться обязанности по снабжению аппарата управления или непосредственного руководителя расходными материалами. К этой категории можно отнести организацию поставок питьевой воды, обеспечение канцелярскими принадлежностями, контроль за исправностью офисной техники, своевременную организацию ее замены и т. п.

Если в компании принято организовывать деловые встречи, переговоры (в т. ч. в виде различных деловых обедов), либо устраивать кофе-брейки, обязанности по их проведению обычно также возлагаются на секретаря.

Должностная инструкция секретаря

Скачать форму инструкции

Какие бы обязанности секретаря не были предусмотрены в каждой конкретной организации, они в любом случае должны быть изложены в должностной инструкции. Ознакомление с таковой производится в момент приема гражданина на работу, после чего он должен расписаться в ознакомлении. Только личная подпись сотрудника является достаточным основанием для работодателя требовать от него полного исполнения своих трудовых функций, а также дает право привлекать к ответственности за их неисполнение.

Должностная инструкция секретаря включает в себя те же основные разделы, что и должностные инструкции иных работников:

1. Общие положения. Здесь речь идет о том, как осуществляется прием на работу и увольнение сотрудника, какие основные задачи перед таким работником ставятся, чем руководствуется в работе секретарь, а также перечисляются основные требования, которым должен отвечать соискатель данной должности.
2. Должностные обязанности секретаря . В этом разделе должны быть изложены все функции референта, которые будут им осуществляться в период работы в данной организации. Важно понимать, что работник не обязан выполнять те функции, которые прямо не предусмотрены его должностной инструкцией, поэтому данный раздел должен содержать максимально полное описание.
3. Если есть обязанности, то должны быть и права, которые также должны быть отражены в должностной инструкции секретаря.
4. В заключении обычно следует раздел, определяющий виды ответственности работника за неисполнение или ненадлежащее исполнение им своих трудовых обязанностей.

Требования к соискателям

В зависимости от того, какие должностные обязанности предусмотрены для секретаря, работодатели вправе предусматривать различные требования к уровню квалификации и образованию соискателей. Так, в компаниях, в которых на секретаря возлагаются не только организационные обязанности, работодатель может требовать от сотрудника наличия высшего, среднего специального или дополнительного профессионального образования.

В частности, если работа секретаря связана с работой на международном поле и требует знания иностранных языков, может потребоваться образование лингвиста-переводчика. Если на такого сотрудника возлагается обязанность по организации работы в сфере охраны труда и пожарной безопасности, работнику придется пройти обучение, касающееся специальных направлений (по охране труда и пожарно-техническому минимуму). Специалисты, работа, которых будет включать в себя кадровый учет, должны иметь определенный уровень знаний, позволяющий им надлежащим образом исполнять свои обязанности, например иметь высшее юридическое образование.

С другой стороны, такие требования к образованию и квалификации секретаря в большинстве случаев зависят исключительно от пожеланий работодателя. Исключение, пожалуй, составляет только охрана труда и пожарная безопасность. В случае если такие функции возлагаются на работника, ему обязательно нужно пройти соответствующее обучение, т. к. данное требование закреплено законодательно. В иных же случаях необходимости подтверждать квалификацию, как правило, нет (если, конечно, работодатель не предусмотрел требование к образованию специально).

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Прием на работу и увольнение Секретаря-референта осуществляется приказом Генерального директора.

1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности в Обществе, а также совершенствование документационного обеспечения управления.

1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно Начальнику Административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки, а в его отсутствие – Администратору Административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки.

1.4. На время отсутствия Секретаря-референта (командировка, отпуск, болезнь и т.п.) его права и обязанности переходят к исполняющему обязанности Секретаря-референта, который назначается приказом Генерального директора.

1.5. Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется:

Конституцией Российской Федерации;

Гражданским кодексом Российской Федерации;

Трудовым кодексом Российской Федерации;

Федеральным законом Российской Федерации № 24-ФЗ от 20.02.1995 «Об информации, информатизации и защите информации»;

Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 26 от 06.04.2001 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;

Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятии, в учреждениях, организациях, нормативными и методическими материалами Минтруда РФ;

ГСДОУ. Основные положения. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения управления;

ГОСТ Р6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов (с изменениями и дополнениями 2000 года);

Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;

ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивные термины. Термины и определения;

Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным руководителем Федеральной архивной службы 06.10.2000 г.;

Архив фирмы (негосударственной организации). Методическим пособием и примерным перечнем документов, образующихся в деятельности негосударственных учреждений, с указанием сроков хранения;

Единой государственной системой делопроизводства;

Правилами и указаниями Росархива;

Уставом Общества;

Инструкцией по делопроизводству Общества;

Правилами внутреннего трудового распорядка Общества;

Приказами, распоряжениями руководства Общества;

Настоящей должностной инструкцией.

1.6. На должность секретаря-референта назначаются лица, имеющие высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или лица, имеющие среднее (полное) образование и специальную подготовку по установленной программе и стаж работы не менее 1 года.

II. ФУНКЦИИ

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

Прием, отправка и регистрация входящей и исходящей корреспонденции;

Подготовка проектов документов по указанию Генерального директора;

Контроль качества документов, предоставляемых на подпись Генеральному директору;

Контроль исполнения документов и поручений;

Организация работы приемной Генерального директора;

Документирование деятельности совещательных органов Общества;

Разработка локальных нормативных актов по документационному обеспечению Общества;

Организация документов в делопроизводстве;

Организация бездокументного обслуживания Генерального директора.

III. ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь-референт:

3.1. выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы Генерального директора Общества или его подразделений;

3.2. принимает и регистрирует поступившую корреспонденцию в журнале учета входящих документов, в соответствии с резолюцией руководителей Общества или его подразделений передает документы на исполнение;

3.3. следит за прохождением документов, осуществляет контроль за их исполнением;

3.4. выдает необходимые справки по зарегистрированным документам;

3.5. отправляет исполненную документацию адресатам (в том числе посредством электронной почты);

3.6. обеспечивает сохранность проходящей служебной документации;

3.7. получает для Генерального директора информацию от работников подразделений, вызывает их по его поручению;

3.8. организует телефонные переговоры Генерального директора;

3.9. принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие Генерального директора принятые сообщения и доводит их до его сведения;

3.10. осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых Генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрации), ведет и оформляет протоколы;

3.11. выполняет печатные и копировально-множительные работы;

3.12. следит за обеспечением Генерального директора канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя;

3.13. принимает документы на подпись Генеральному директору;

3.14. контролирует качество подготовки, правильности составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись Генеральному директору;

3.15. контролирует исполнение документов и поручений Генерального директора Общества, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение;

3.16. организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников Общества;

3.17. ведет журнал опозданий сотрудников Общества на работу;

3.18. ежемесячно представляет Генеральному директору отчет об опозданиях сотрудников;

3.19. ведет график работы водителей;

3.20. решает вопросы, связанные с оформлением приглашений, виз, загранпаспортов, бронирования и покупки билетов для сотрудников компании, убывающих в командировку;

3.21. принимает на хранение от структурных подразделений Общества документы, законченные делопроизводством;

3.22. участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления дел при их передаче в архив;

3.23. в соответствии с действующими правилами шифрует дела;

3.24. систематизирует и размещает дела, ведет их учет;

3.25. подготавливает сводные описи дел постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи дел на государственное хранение, на списание и уничтожение документов, сроки хранения которых истекли;

3.26. участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов;

3.27. выдает архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, и ведет их учет;

3.28. консультирует сотрудников по вопросам подготовки дел для сдачи в архив.

Секретарь-референт имеет право:

4.1. разрабатывать технологические процессы работы с документами на основе использования организационной и вычислительной техники;

4.2. запрашивать от структурных подразделений Общества необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства;

4.3. рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам Общества;

4.4. вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению совершенствования форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники;

4.5. требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности кадровой документации;

4.6. работать с документами, имеющими гриф «Для служебного пользования»;

4.7. осуществлять «фильтрацию» телефонных звонков;

4.8. предварительно просматривать документы и определять, какие из них могут быть переданы исполнителям, минуя Генерального директора;

4.9. организовывать прием и определять приоритет посетителей;

4.10. требовать выполнения установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Общества;

4.12. разрабатывать унифицированные системы документации, табели документов, перечни документов;

4.13. принимать решения и визировать документы в рамках своей компетенции;

4.14. вносить предложения, направленные на совершенствование работы с кадрами;

4.15. требовать объяснений в письменной форме у работников, нарушивших трудовую дисциплину;

4.16. требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов по личному составу;

4.17. работать с документами, имеющими гриф «Конфиденциально» или «Коммерческая тайна».

V. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1. своевременность передачи адресатам входящей информации;

5.2. своевременность отправки исходящей корреспонденции;

5.3. качество документов, представляемых на подпись руководству Общества;

5.4. небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов;

5.5. несвоевременную передачу информации Генеральному директору;

5.6. сохранность исходящей, входящей и внутренней документации;

5.7. разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну Общества и иных сведений, ставших известными в ходе работы;

5.8. сохранность имущества, предоставляемого ему Обществом для осуществления своих функций;

5.9. нетактичное отношение к работникам Общества, другим гражданам, обратившимся к Секретарю-референту;

5.10. невыполнение требований настоящей инструкции.

VI. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ ПО ДОЛЖНОСТИ

6.1. с Генеральным директором – по документационному и бездокументному обеспечению его деятельности;

6.2. с Административно-хозяйственным отделом – по вопросам обеспечения секретаря-референта канцелярскими принадлежностями и необходимым инвентарем;

6.3. со всеми структурными подразделениями Общества – по вопросам документационного обеспечения управления.

VII. ОЦЕНКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

7.1. Главным критерием работы секретаря-референта являются оперативность и исполнительность.

VIII. ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

8.1. Настоящая инструкция может быть пересмотрена в случаях:

Изменения структуры Общества;

Изменение технологии документационного обеспечения;

Изменения функций Секретаря-референта.

Вид документа:

• Должностная инструкция

• Кадровое делопроизводство

1 -1