В крупных организациях, связанных с торговлей различными товарами или продажей услуг, обязательно должен существовать тендерный отдел. Это внутреннее подразделение предприятия контролирует участие организации в государственных и частных конкурсах по поставке товаров/реализации услуг.

Если же речь идет о государственной структуре, то сотрудники департамента обязаны организовывать и проводить тендеры, согласно существующему законодательству. От работников требуется полное владение информацией по правилам проведения конкурсов. Подробно ознакомиться с ними они могут при изучении Федерального закона № 94.

Руководителю компании необходимо иметь четкое представление о том, что такое тендерный отдел: чем занимается каждый его сотрудник, как с его помощью можно увеличить производительность. В первую очередь, компания должна иметь все необходимые лицензии, чтобы принимать участие в аукционах различных типов.

Сотрудники данного департамента обязаны осуществлять следующие операции:

1. подбирать электронные аукционы, руководствуясь результатами регулярного мониторинга всех тендеров, отвечающих специфике деятельности фирмы;
2. подготавливать необходимую документацию для участия в тендерах, проводимых на электронных площадках, руководствуясь требованиями потенциального заказчика;
3. представлять интересы предприятия на период проведения тендера в том случае, если заявка будет принята заказчиком;
4. отслеживать результаты проведения аукционов;
5. выстраивать взаимодействие с кредитными организациями, страховыми структурами и поручителями относительно обеспечения тендерных кредитов и выполнения всех обязательств по имеющимся контрактам;
6. подписывать контракты с муниципальными и государственными заказчиками, а также подготавливать документацию по выполнению госконтракта согласно существующим требованиям;
7. проводить аналитическую работу, мониторинг уже прошедших тендеров относительно участия в них данного предприятия.

Такие обязанности имеет тендерный отдел. Он должен не просто контролировать участие своего предприятия в тех или иных аукционах, но и вести себя максимально корректно по отношению к другим участникам конкурса. По сути, данное подразделение организации является его лицом, по которому заказчик может сделать вывод о работе всей компании.

Тендерный отдел: структура подразделения

Отдел, в котором сотрудники занимаются организацией и участием в тендерах, обладает определенной структурой, которая позволяет четко определить обязанности каждого работника. Чтобы предприятие работало с высокой отдачей, его руководителю необходимо знать, как организовать тендерный отдел.

Руководитель отдела назначается на должность приказом руководителя вышестоящего подразделения или же директора предприятия. Сотрудники данного отдела получают назначение на должность и снимаются с нее согласно приказу руководителя организации.

Заместитель директора предприятия по административно-хозяйственной части обязан обеспечить подразделение должным количеством помещений согласно нормативным показателям. Также. данный сотрудник обязан обеспечить тендерное подразделение необходимой оргтехникой, телекоммуникационным оборудованием и канцелярскими товарами.

Все сотрудники тендерной службы обязаны вести документацию, согласно установленным внутри предприятия требованиям, и своевременно предоставлять ее руководителю подразделения. Проверка документации также осуществляется руководителем предприятия, согласно установленному графику.

В случае назначения на должность руководителя подразделения нового сотрудника, директор предприятия обязан обучить его новому функционалу. Новый руководитель должен знать, как организовать работу тендерного отдела – тогда эффективность работы всего предприятия вырастет в разы.

Цели и задачи подразделения

Перед службой, занимающейся закупками и контролирующей участие компании в тендерах, ставится определенный план, который должен быть выполнен. Речь идет об определении и согласовании способов размещения заявок и заказов, планов выполнения работ, а также оказании некоторых услуг для других подразделений предприятия.

Сотрудники отдела должны уметь определять качественных поставщиков, предотвращать коррупционные явления и прочие злоупотребления в той сфере, с которой им приходится работать при заключении гражданско-правовых соглашений. При необходимости, работники предприятия имеют право привлечь к разрешению возникающих проблем сотрудников правоохранительных органов.

Отдел тендеров на фирме, организовывающей аукционы, обязан выполнять требования существующего законодательства:

• корректно оформлять документацию по конкурсам;
• обеспечивать прозрачность аукционов;
• качественно выполнять работы по определению подрядчиков и исполнителей.

Функционал тендерной службы предприятия-заказчика

Внутри предприятия-заказчика, самостоятельно формирующего тендеры, по которым в дальнейшем выбирает поставщиков, также существует тендерный отдел – это одно из основных подразделений. Отдел обладает определенным функционалом, который обязан постоянно выполнять:

• организация размещения заказов различными способами (открытый аукцион, закрытый, без проведения торгов);
• разработка необходимой документации, проведение запросов о ценовых котировках на интересующие компанию товары и услуги;
• размещение информации на интернет-портале государственных закупок;
• публикация протоколов о результатах проведения конкурсов;
• уведомление участников о завершении аукциона и его результатах;
• отправление победителю тендера уведомление и экземпляр гражданско-правового соглашения на оказание услуг;
• ведение документации по тендерам, составление отчетов за каждый период;
• предоставление консультационных услуг для руководителей подразделений по гражданско-правовым договорам;
• контроль сохранности документации на протяжении пяти лет.

Те, кто занимается тендерами, помимо своих основных обязанностей, должны активно взаимодействовать с другими подразделениями предприятия. Речь идет о следующих контактах:

1. с руководством организации (от руководителя компании отдел получает документы организационного характера, а взамен предоставляет отчеты по выполненной работе);
2. с внутренними подразделениями предприятия (от них отдел получает техническое задание, по которому проводится тендер, а взамен предоставляет информацию о прошедших конкурсах и запросах котировок стоимости тех или иных услуг);
3. с бухгалтерским отделом (от них тендерный департамент должен получить информацию о перечислении средств и выполнении условий контракта победителем, а взамен предоставить подписанную представителями предприятия и поставщиком документацию по тендеру);
4. с юристами (отдел должен получить от них подготовленные тендеры договоров с поставщиками, которые создаются на основе предоставленных подразделением данных);
5. с прочими отделами предприятия по различным вопросам, которые могут касаться основного функционала подразделения.

Права и обязанности сотрудников

Руководитель предприятия должен не только знать, что такое тендерный отдел и какой функционал возлагается на его сотрудников, но и помнить о том, что работники имеют свои права и обязанности. Информация об этом указывается в должностных инструкциях и трудовых договорах, при необходимости их может напомнить HR-специалист, контролирующий рабочий процесс внутри предприятия. От того, насколько качественно работает отдел по тендерам, зависит репутация и успешность компании, поэтому необходимо приложить к организации департамента серьезные усилия.

Должностная инструкция руководителя отдела закупок [наименование организации]

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями и иных нормативно-правовых актов, регулирующих трудовые правоотношения.

1. Общие положения

1.1. Руководитель отдела закупок [наименование организации] относится к категории руководителей и подчиняется непосредственно [вписать нужное] или лицу его замещающему, выполняет поручения генерального директора [наименование организации].

1.2. На должность руководителя отдела закупок назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в области закупок не менее [значение] лет.

1.3. Назначение на должность руководителя отдела закупок и освобождение от нее производится приказом генерального директора [наименование организации] по представлению [вписать нужное].

1.4. Руководитель отдела закупок должен знать:

Основные законодательные и нормативно-правовые акты, регламентирующие деятельность [наименование организации];

Сложившуюся финансовую и хозяйственную практику в данной сфере;

Требования к качеству товаров;

Оптовые и розничные цены на товарные группы из ассортимента [наименование организации], в том числе, цены основных производителей, поставщиков, а также организаций-конкурентов;

Методы и порядок закупок;

Порядок заключения договоров с поставщиками и контроль за их выполнением;

Порядок расчетов по договорам;

Организацию работы складского хозяйства [наименование организации], методы планирования, контроля и управления складским запасом;

Базу данных, а также иные программные средства, используемые организацией для обеспечения торгового процесса;

Правила внутреннего трудового распорядка;

Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

1.5. На руководителя отдела закупок возлагаются следующие задачи:

Организация и личное руководство закупками товара по всему товарному ассортименту [указать наименование организации];

Формирование ассортимента, определение объемов закупок и участие в ценообразовании;

Обеспечение максимальной конкурентоспособности цен и условий на закупаемую продукцию.

2. Должностные обязанности

2.1. На руководителя отдела закупок возлагаются следующие должностные обязанности:

Руководство работой отдела закупок, распределение среди менеджеров отдела ответственности за определенные товарные группы и за дополнительные направления работы;

Определение порядка и процедуры закупки продуктов питания, критерий и норм проведения сделок по закупке, определение и согласование порядка расчетов с поставщиками;

Контроль состояния складских запасов по всем ассортиментным группам;

Проведение оптимизации закупочной политики (частота заказов, размер заказа, момент заказа, неснижаемый остаток на складе) с учетом изменений покупательского спроса, сезонных колебаний, предельных сроков реализации, ситуации в производстве конкретных продуктов питания, а также других необходимых факторов;

Проведение регулярного анализа статистики по товарным группам и отдельным товарным позициям, определение прибыльных, малоприбыльных и убыточных групп товаров, обеспечение корректировки закупочной политики по результатам такого анализа;

Проверка количества и качества внутренних поставок;

Осуществление своевременного отбора поставщиков;

Организация и проведение тендеров, анализ тендерной документации;

Участие в переговорах с функциональными подразделениями с целью достижения наиболее лучших цен и снижения стоимости во время закупок и поставок;

Оценка качества и эффективности существующих поставщиков и провайдеров;

Управление эффективностью стоимости путем выбора наиболее подходящих поставщиков;

Мониторинг рынка закупаемых компанией товаров и услуг;

Статистика по товарным группам и отдельным товарным позициям;

Анализ склада, планирование темпа закупок;

Ведение переговоров, подготовка и заключение договоров с поставщиками и клиентами;

Принятие решений о необходимых изменениях условий работы с поставщиками, достижение оптимальных условий поставок;

Контроль процесса бюджетирования закупок, ценообразования, внешней логистики;

Организация взаимодействия отдела закупки с другими отделами [указать наименование организации];

Контроль менеджеров по закупкам (соответствие цен закупок рыночной ситуации);

Распределение обязанностей за определенные группы товаров среди менеджеров отдела;

Осуществление руководства подчиненными сотрудниками

3. Права

3.1. Руководитель отдела закупок имеет право:

Действовать от имени [указать наименование организации], представлять интересы организации во взаимоотношениях с иными организациями, органами государственной власти по вопросам организации закупок;

Знакомиться с проектами решений руководства [указать наименование организации], касающимися закупок и сбыта продукции;

Вносить предложения руководству [указать наименование организации] по улучшению деятельности отдела закупок;

Осуществлять взаимодействие с руководителями всех структурных подразделений [указать наименование организации];

Запрашивать лично или по поручению руководства организации у руководителей подразделений и специалистов необходимую информацию и документы для выполнения поставленных задач;

Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;

Принимать участие в переговорах с представителями предприятий и организаций по вопросам, связанным с выполнением функциональных обязанностей;

Устанавливать должностные обязанности для подчиненных ему работников;

Вносить предложения руководству [указать наименование организации] по совершенствованию работы отдела закупок и взаимодействия его с подразделениями;

Вносить на рассмотрение руководству [указать наименование организации] представления о назначении, перемещении и увольнении работников отдела закупок, предложения об их поощрении или о наложении на них взысканий;

Повышать свою квалификацию.

4. Ответственность

4.1. Руководитель отдела закупок несет ответственность за:

Неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации;

Совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

Причинение материального ущерба - в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Руководитель кадровой службы

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

Согласовано:

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

С инструкцией ознакомлен:

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

Здравствуйте, уважаемый(ая) коллега! В сегодняшней статье речь пойдет о тендерном отделе. Это внутреннее подразделение организации, которое занимается участием в государственных и коммерческих закупках. Тендерные отделы бывают, как у Заказчиков, так и у поставщиков (участников закупок). Однако их функции, цели и задачи совершенно разные. Мы же в этой статье остановимся на рассмотрении данного отдела только в рамках организации поставщика. Если вы всерьез задумались над созданием своего тендерного отдела, то эта статья поможет вам понять с чего следует начинать и в каком направлении двигаться.

Нужен ли вам тендерный отдел?

И так, вы или ваша организация решили участвовать в тендерах. И тут возникает резонный вопрос: кто этим будет заниматься? Будет ли этим заниматься конкретно взятый специалист или же несколько специалистов? Либо вы прибегните к сторонней помощи, а именно к тендерному консалтингу? Сразу же хочу предостеречь вас от одной очень грубой ошибки, которую совершают многие организации - не нужно с самого начала создавать большой тендерный отдел. На начальном этапе это может быть всего один человек, а затем, по мере увеличения объемов работ, вы сможете привлечь ещё одного или нескольких сотрудников. Больше не значит лучше.

Если вы планируете только время от времени участвовать в тендерах, и не хотите делать это направление основным источником заказов, то одного специалиста будет более чем достаточно. Однако если у вас крупная организация и вы на постоянной основе хотите получать заказы от участия в торгах, то стоит задуматься о полноценном отделе, который будет заниматься всеми этапами участия в торгах: от поиска информации, до непосредственного заключения контрактов. Помимо этого, такой отдел должен будет плотно взаимодействовать и с другими подразделениями в вашей организации.

Для быстрого же старта, или когда у вас нет желания раздувать свой штат, можно воспользоваться аутсорсингом тендерного отдела. В таком случае вам не придется создавать новые рабочие места, заниматься их обустройством (закупать дополнительное компьютерное оборудование, ПО, мебель и т.д.), а также платить регулярно зарплату, налоги и т.д.

Некоторые руководители также “грешат” тем, что поручают работу с тендерами какому-нибудь из своих сотрудников в виде дополнительной нагрузки за символическую доплату. Чаще всего - секретарю, бухгалтеру или юристу. Но могу вас огорчить. Такой подход не работает. В этом случае работа будет выполняться для “галочки” и не принесет вам желаемых результатов.

И так, про необходимость создания тендерного подразделения мы с вами поговорили, теперь давайте рассмотрим, какие же функции оно должно выполнять.

Функции тендерного отдела

Ниже приведены основные функции отдела, который занимается участием в торгах:

1. Подготовка необходимых документов и получение электронной подписи;
2. Аккредитация (переаккредитация) на государственных и/или коммерческих электронных площадках;
3. Настройка необходимого программного обеспечения для участия в электронных аукционах;
4. Поиск информации о проводимых государственных и/или коммерческих тендерах, согласно специфике деятельности организации;
5. Изучение и анализ документации, технического задания;
6. Анализ конкурентной среды и мониторинг итогов предыдущих закупок;
7. Согласование с высшим руководством нюансов участия в той или иной закупке, а также принятие окончательного решения;
8. Подготовка документов, заполнение форм и подача заявок;
9. Получение необходимых справок и выписок, а также их нотариальное заверение;
10. Знание законодательства, регламентирующего процедуры закупок;
11. Взаимодействие с банками и кредитными организациями на предмет получения займов и банковских гарантий;
12. Взаимодействие с поставщиками (в случае если организация является посредником);
13. Непосредственное участие в торгах (личное или дистанционное);
14. Подготовка необходимых запросов на разъяснение документации и условий проведения закупок, а также взаимодействие с заказчиками;
15. Отслеживание изменений в извещениях о проводимых закупках, а также результатов таких закупок;
16. Подготовка необходимых жалоб и исков для защиты интересов организации;
17. Заключение контрактов.

Как вы видите, это довольно объемный перечень работ. Поэтому если вы “навесите” всю эту работу на имеющегося в штате сотрудника, у которого есть и другие должностные обязанности, то полностью провалите это направление. И простая “девочка” секретарша также не в состоянии всем этим полноценно заниматься. Неоднократно проверено на личном опыте.

Главным же показателем качества работы тендерного отдела является количество допущенных заявок до участия в закупочных процедурах и объем заключенных договоров по итогам их проведения.

Структура тендерного отдела

Еще раз повторюсь, что структура и размер тендерного отдела могут быть разными. Все зависит от масштабов организации и объемов работы, связанной с подготовкой и участием в тендерах. Ниже я привел в качестве примера один из возможных вариантов такого отдела.

Руководитель отдела. Является связующим звеном между отделом и другими подразделениями организации, координирует и контролирует работу всего отдела, согласовывает технические и финансовые вопросы участия в торгах с руководством организации.

Специалист по мониторингу и аналитике. Занимается поиском информации о проводимых торгах, проводит анализ завершенных процедур и конкурентной среды, отслеживает изменения информации на сайте.

Юрист. Отвечает за правильность документов организации, проверяет тендерную документацию на предмет ошибок и нарушений требований законодательства, подготавливает необходимые документы (в том числе и для получения ЭЦП), заказывает справки и выписки, занимается подготовкой жалоб и исков, представляет интересы организации в ФАС и суде.

Специалист по торгам. Занимается аккредитацией (переаккредитацией) на электронных площадках, настраивает рабочее место для участия в электронных торгах, готовит заявки (в том числе и форму 2), принимает участие в торгах. Также такой специалист готовит запросы на разъяснение документации и взаимодействует с заказчиками.

Курьер. Занимается доставкой заявок на бумажном носителе по адресу заказчика. На практике бумажные заявки отправляются заказчику одним из сотрудников организации или же с использованием курьерской службы (например, DHL, DPD, PONY exspress и т.д.).

Что входит в перечень услуг по созданию тендерного отдела?

В настоящий момент в интернете полным полно предложений по созданию тендерного отдела “под ключ”. Это не тендерное обслуживание или аутсорсинг, а именно помощь в создании отдела в вашей организации. Цены на такие услуги зависят от специфики самой организации, а также от количества сотрудников в ней. Диапазон цен на услуги по созданию отдела колеблется в пределах 30-100 тысяч рублей. Сроки создания - от 2-х недель и до 3-х месяцев.

Так что же все-таки входит в перечень услуг по созданию отдела? Это:

1. Подготовка структуры отдела и определение необходимого количества специалистов в нем;
2. Анализ штатного расписания организации на предмет возможности привлечения к работе с тендерами имеющихся специалистов;
3. Разработка положения об отделе и штатных инструкций под каждого сотрудника;
4. Разработка регламента документооборота и взаимодействия отдела с другими структурными подразделениями организации;
5. Помощь в выборе необходимого программного обеспечения по работе с тендерами и консультации по его использованию;
6. Обучение специалистов отдела;
7. Запуск и “обкатка” работы отдела.
8. Информационная поддержка и бесплатные консультации в течение установленного срока.

И так, какой же из всего вышесказанного можно сделать вывод?

Во-первых , если вам нужен быстрый результат при минимальных финансовых издержках, то воспользуйтесь тендерным аутсорсингом. Сейчас это вполне доступная услуга для многих организаций и ИП.

Во-вторых , если вы планируете создать свой тендерный отдел, то начинайте с 1-2-х человек. Не стоит сразу набирать большой штат. Принять на работу нового человека всегда проще, чем его уволить.

В-третьих , если вы создаете свой тендерный отдел с нуля, то не ждите сразу от него большой отдачи. Необходимо для начала проанализировать все бизнес процессы внутри организации, определить функции отдела, подготовить положение об отделе, расписать должностные инструкции, определить цели и задачи. Также необходимо регулярно обучать данных сотрудников, повышать их квалификацию, мотивацию и заинтересованность в конечном результате.

В-четвертых , не “вешайте” работу с тендерами на секретаря, бухгалтера, юриста, либо другого сотрудника за дополнительную плату. Результат в таком случае будет нулевым.

На этом сегодня все. До встречи в новых статьях.

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ 4.1.За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей Инструкцией, - в соответствии с действующим трудовым законодательством. 4.2.За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, - в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством. 4.3.За причинение материального ущерба – в соответствии с действующим законодательством. 5. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ 5.1. Настоящая должностная инструкция сообщается Специалисту по тендерам под расписку. Один экземпляр инструкции хранится в личном деле работника. С инструкцией ознакомлен и обязуюсь выполнять: « » 2009 г.

Охрана труда

За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных в разделе 3 настоящей должностной инструкции - в пределах, определённых действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
6.2. За нарушение правил и положений, регламентирующих деятельность предприятия.
6.3. За надлежащую и своевременную сдачу дел при переходе на другую работу, освобождении от должности лицу, вступающему в настоящую должность, а в случае отсутствия такового, лицу его заменяющему или непосредственно начальнику отдела развития.

Внимание

За правонарушения, совершённые в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определённых действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

6.5.

Должностная инструкция начальника тендерного отдела

За причинение материального ущерба и (или) ущерба деловой репутации предприятию – в пределах, определённых действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
6.6.

За неисполнение или ненадлежащее исполнение «Правил внутреннего трудового распорядка», правил ТБ и пожарной безопасности, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации предприятия.

За другие нарушения и проступки в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и внутренними нормативными актами предприятия.

7.1. Настоящая должностная инструкция сообщается специалисту по тендерной работе под расписку.

Один экземпляр инструкции хранится в личном деле работника.

Должностная инструкция начальника отдела тендеров и государственных поставок

1.6. Должностные обязанности начальника отдела тендеров и государственных поставок в его отсутствие выполняет [вписать нужное].
2.

Осуществляет руководство деятельностью отдела тендеров и государственных поставок. 2.2. Организует текущее и перспективное планирование деятельности отдела с учетом целей, задач и направлений, для реализации которых он создан, обеспечивает контроль за выполнением плановых заданий, координирует работу сотрудников отдела. 2.3. Оказывает методическую и практическую помощь сотрудникам отдела по вопросам подготовки и участия в тендерах и государственных поставках. 2.4.

1. общие положения

Профессионально важные качества: [перечислить качества].

1.6. Должностные обязанности начальника отдела тендеров и государственных поставок в его отсутствие выполняет [вписать нужное].
2.

Должностные обязанности На начальника отдела тендеров и государственных поставок возлагаются следующие должностные обязанности: 2.1.

Осуществляет руководство деятельностью отдела тендеров и государственных поставок.

2.2. Организует текущее и перспективное планирование деятельности отдела с учетом целей, задач и направлений, для реализации которых он создан, обеспечивает контроль за выполнением плановых заданий, координирует работу сотрудников отдела. 2.3. Оказывает методическую и практическую помощь сотрудникам отдела по вопросам подготовки и участия в тендерах и государственных поставках. 2.4.

Должностная инструкция специалиста по тендерам (рус.)

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО «Феникс» « » 20 г.
№

Должностная инструкция специалиста по тендерной работе отдела развития 1.1.

Специалист по тендерной работе относится к категории специалистов. 1.2.

В своей деятельности специалист по тендерной работе руководствуется: § уставом предприятия; § положением об отделе развития; § законодательными документами, нормативными правовыми актами РФ, а также методическими материалами, регламентирующими вопросы выполняемой работы в области тендерной деятельности; § приказами, распоряжениями и указаниями руководства предприятия, начальника отдела развития; § правилами внутреннего трудового распорядка; § настоящей должностной инструкцией.

Специалист по тендерной работе непосредственно подчиняется начальнику отдела развития.

Начальник тендерного отдела должностная инструкция

Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих профессиональных обязанностей и осуществлении прав.

3.8. На все предусмотренные законодательством социальные гарантии. 3.9.

4. Ответственность работника Начальник отдела тендеров и государственных поставок несет ответственность: 4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ. 4.2. За причинение материального ущерба работодателю - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ. 4.3. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным, гражданским законодательством РФ.
Вносит предложения по совершенствованию рабочего процесса и управления отделом тендеров и государственных поставок. 2.5.

Участвует в подборе и расстановке кадров отдела, в организации повышения их квалификации и профессионального мастерства.

2.6. Принимает участие в подготовке и проведении аттестации работников отдела. 2.7. Обеспечивает своевременное составление установленной отчетной документации. 2.8. Осуществляет мониторинг тендеров, конкурсов, аукционов в средствах массовой информации и в сети Интернет. 2.9.

Участвует в подготовке конкурсной документации. 2.10.

Представляет интересы [организации, учреждения] при осуществлении конкурсных процедур. 2.11.

Участвует в разработке положений регламентов и методических указаний по электронным тендерам и государственным поставкам.

2.12.
Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих профессиональных обязанностей и осуществлении прав. 3.8. На все предусмотренные законодательством социальные гарантии. 3.9.

Иные права, предусмотренные трудовым законодательством.

4. Ответственность работника Начальник отдела тендеров и государственных поставок несет ответственность: 4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ. 4.2. За причинение материального ущерба работодателю - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ. 4.3. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным, гражданским законодательством РФ. .

Начальник тендерного отдела должностные обязанности

На должность начальника отдела тендеров и государственных поставок принимается лицо, имеющее высшее образование и сдавшее квалификационный экзамен по специальной программе [вписать нужное] и стаж работы по специальности, соответствующий профилю отдела, не менее [значение] лет.

На должность начальник отдела тендеров и государственных поставок назначается и освобождается от должности приказом [наименование должности руководителя].

1.4.
На должность специалиста по тендерной работе назначается лицо, имеющее высшее профессиональное юридическое или экономическое образование и дополнительную подготовку или стаж работы в области тендерной деятельности не менее 2 лет. 1.5.

Специалист по тендерной работе назначается и освобождается от занимаемой должности приказом по предприятию по представлению начальника отдела развития в соответствии с требованиями трудового кодекса РФ.

1.6. На время отсутствия специалиста по тендерной работе его обязанности выполняет лицо, назначенное приказом Генерального директора. Это лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность согласно настоящей инструкции. 1.7.

При реструктуризации (реорганизации) предприятия, изменении бизнеса и т.

п. в настоящую должностную инструкцию вносятся соответствующие изменения и дополнения. 2. Требования к знаниям и квалификации: 2.1.

Представляет руководству [организации, учреждения] предложения об улучшении качества работы сотрудников отдела.

Права работника Начальник отдела тендеров и государственных закупок имеет право: 3.1.

Запрашивать и получать необходимую информацию и документы, относящиеся к вопросам его деятельности. 3.2.

Вносить предложения непосредственному руководителю по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей должностной инструкцией обязанностями.

3.3. Давать распоряжения подчиненным работникам и котролировать их исполнение. 3.4.

Вносить руководству представления о поощрении или наказании работников, находящихся в его подчинении.

Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

3.6. Привлекать специалистов всех структурных подразделений [организации, учреждения] к решению возложенных на него задач. 3.7.

_____ № __________

Должностная инструкция

специалиста по тендерной работе

отдела развития

1. Общие положения

1.1. Специалист по тендерной работе относится к категории специалистов.

1.2. В своей деятельности специалист по тендерной работе руководствуется:

§ уставом предприятия;

§ положением об отделе развития;

§ трудовым договором;

§ законодательными документами, нормативными правовыми актами РФ, а также методическими материалами, регламентирующими вопросы выполняемой работы в области тендерной деятельности;

§ приказами, распоряжениями и указаниями руководства предприятия, начальника отдела развития;

§ правилами внутреннего трудового распорядка;

1.3. Специалист по тендерной работе непосредственно подчиняется начальнику отдела развития.

1.4. На должность специалиста по тендерной работе назначается лицо, имеющее высшее профессиональное юридическое или экономическое образование и дополнительную подготовку или стаж работы в области тендерной деятельности не менее 2 лет.

1.5. Специалист по тендерной работе назначается и освобождается от занимаемой должности приказом по предприятию по представлению начальника отдела развития в соответствии с требованиями трудового кодекса РФ.

1.6. На время отсутствия специалиста по тендерной работе его обязанности выполняет лицо, назначенное приказом Генерального директора. Это лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность согласно настоящей инструкции.

1.7. При реструктуризации (реорганизации) предприятия, изменении бизнеса и т. п. в настоящую должностную инструкцию вносятся соответствующие изменения и дополнения.

2. Требования к знаниям и квалификации:

2.1. Специалист по тендерной работе должен знать:

§ федеральные законы и другие законодательные нормативные акты, методические материалы по участию в тендерах;

§ площадки для проведения тендеров, открытых конкурсных торгов, электронных аукционов;

§ правила ответов на запросы котировок, предложений

§ порядок предоставления организационно-распорядительных и иных документов для участия в конкурсах;

§ основы ценообразования и ценовой политики;

§ основы делопроизводства;

§ гражданский кодекс РФ;

§ английский язык (базовый уровень);

§ компьютерные программы (McWord, McExcel, McAccess, McVisio, McProject, McPowerPoint, Outlook Express, Adobe Reader, «Консультант плюс», «Гарант»);

§ правила и нормы охраны труда.

2.2. Иметь базовые навыки:

§ пользования средствами вычислительной техники, офисной оргтехникой, средствами связи;

§ систематизации информации (ведение баз данных);

§ деловой переписки;

§ ведения телефонных переговоров;

§ эффективной работы «в команде»;

§ этики делового общения.

3. Цель должности:

Поиск и выигрыш государственных и коммерческих конкурсов, тендеров, электронных аукционов.

4. Должностные обязанности

Специалист по тендерной работе выполняет следующие должностные обязанности:

4.1. Осуществляет регулярный мониторинг специализированных сайтов, торговых площадок по объявлению государственных и коммерческих открытых конкурсов, тендеров, электронных аукционов.

4.2. Оценивает экономическую целесообразность участия в торгах, по результатам подготавливает соответствующие информацию и материалы для руководства.

4.3. Запрашивает необходимую конкурсную документацию, изучает её требования. При необходимости запрашивает разъяснения и учитывает изменения в конкурсной документации.

4.4. Анализирует техническую часть заявок на соответствие действующему законодательству.

4.5. Оформляет конкурсные заявки.

4.6. Ведет переговоры и переписку с организаторами конкурсов.

4.7. Заключает договоры, контракты.

4.8. При необходимости присутствует на аукционах от лица предприятия при процедурах вскрытия заявок, составляет жалобы в ФАС России и его территориальные органы, предоставляет интересы компании при рассмотрении указанных жалоб.

4.9. Отслеживает возврат денежных средств, внесённых в качестве обеспечений заявок.

4.10. Ведет установленную отчетность.

4.11. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

5. Права

Специалист по тендерной работе имеет право:

5.1. Знакомиться с внутренними документами предприятия, касающимися его деятельности.

5.2. Взаимодействовать с другими предприятиями, организациями, учреждениями по производственным и другим вопросам, относящимся к его компетенции.

5.3. Вести деловую переписку, запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений предприятия необходимые материалы и документы.

5.4. Пользоваться информационными банками данных предприятия, по усмотрению руководства предприятия.

5.5. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, отдела развития.

5.6. Докладывать начальнику отдела развития обо всех выявленных нарушениях и недостатках в связи с выполняемой работой.

5.7. Использовать принадлежащие и арендованные предприятием системы связи, коммуникаций и другое оборудование.

5.8. Давать рекомендации и предложения по вопросам, относящимся к его компетенции.

5.9. Принимать участие в организации и проведении совещаний по вопросам, связанным с его компетенцией.

5.10. Вносить на рассмотрение руководства отдела развития предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями.

6. Ответственность

Специалист по тендерной работе несет ответственность:

6.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных в разделе 3 настоящей должностной инструкции - в пределах, определённых действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

6.2. За нарушение правил и положений, регламентирующих деятельность предприятия.

6.3. За надлежащую и своевременную сдачу дел при переходе на другую работу, освобождении от должности лицу, вступающему в настоящую должность, а в случае отсутствия такового, лицу его заменяющему или непосредственно начальнику отдела развития.

6.4. За правонарушения, совершённые в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определённых действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

6.5. За причинение материального ущерба и (или) ущерба деловой репутации предприятию – в пределах, определённых действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

6.6. За неисполнение или ненадлежащее исполнение «Правил внутреннего трудового распорядка», правил ТБ и пожарной безопасности, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации предприятия.

6.7. За другие нарушения и проступки в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и внутренними нормативными актами предприятия.

7. Прочие условия

7.1. Настоящая должностная инструкция сообщается специалисту по тендерной работе под расписку. Один экземпляр инструкции хранится в личном деле работника.

Должностная инструкция разработана в соответствии с ___________________________________

___________________________________________________________________________________ (наименование, номер и дата документа)

Руководитель структурного подразделения _______________ ______________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

СОГЛАСОВАНО:

Начальник управления по работе с персоналом

(подпись) (фамилия, инициалы)

Начальник юридического отдела

________________ ______________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

С инструкцией ознакомлен: ________________ ________________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

Налоги от предпринимательской деятельности поступают в казну государства и направляются им, в том числе, на оплату работ, выполняемых в рамках государственных заказов или товаров, необходимых для государственных нужд. И, поскольку, экономика давно перестала быть плановой, стоимость этих работ и товаров зависит, в том числе, и от конъюнктуры рынка, т.е. она может быть совершенно разной. Поскольку экономия и рациональное использование средств, выделяемых из бюджета, является основной задачей финансовых, среди предприятий, желающих поставлять необходимый товар или выполнить определенную работу, объявляется. По сути это конкурс, где выбирают победителя, товары, услуги или работы которого имеют самое оптимальное соотношение по цене и качеству.

Объявление о предстоящих тендерных заказчик – муниципальная или государственная организация размещает на специализированном сайте государственных закупок в интернете и на некоторых других порталах. Объявление содержит конкурсную документацию, в которой перечисляются предъявляемые требования к предмету торгов, сроки его поставки или выполнения, критерии, по которым будет выбираться победитель торгов. Участники объявленного обязаны подать свои заявки до определенного срока, при необходимости, к заявке может быть приложена банковская гарантия или договор поручительства в качестве гарантийного обеспечения.

Для чего нужен тендерный отдел на предприятии

Выполнение государственного заказа может быть и не очень выгодное в коммерческом плане, является престижной работой, повышающей деловой имидж любой компании. Поэтому предприятия, даже, порою, несколько занижают стоимость своих, услуг, товаров и работ. Чтобы мониторить проведение, успевать подавать заявки и участвовать в них, в компаниях работают выделенные для этого специалисты и даже создаются целые тендерные отделы, если компания достаточно крупная и является постоянным участников таких конкурсных торгов.

Специалисты, работающие в тендерных отделах, проводят мониторинг интернет-порталов, специализированных сайтов и торговых площадок, где размешаются объявления по проведению государственных тендеров. Они также должны проанализировать конкурсную документацию и решить, насколько экономически целесообразно участие компании в том или ином тендере, и на основании этого принимать решения об участии в них. Они оперативно готовят заявки на участие и весь необходимый пакет документов, оговоренный в конкурсной документации в качестве обязательного приложения.

В обязанности сотрудников этих отделов входят также консультации с менеджерами и руководителями других подразделений по специфике и ценообразованию предлагаемой продукции и технической части заявок, ведение деловой переписки с заказчиком, своевременное предоставление по его запросам всей необходимой информации об условиях поставки, гарантиях, имеющихся сертификатах.

Тендерный отдел - это эффективный инструмент тендерных продаж и особенно в условиях нестабильной экономической ситуации. Кроме того, любая компания, рано или поздно сталкивается с необходимостью расширения возможностей для сбыта своей продукции / услуг. Эффективным инструментом для расширения каналов сбыта является развитие тендерного направления. Участие в тендерах и в случае победы заключение контрактов с государственными и коммерческими поставщиками.

Особенного актуально развитие тендерного направления и тендерного отдела в частности в период кризиса, когда коммерческие компании значительно сокращают свои бюджеты или вовсе отказываются от заключения контрактов по ряду не жизненно важных направлений. Государство даже в период кризиса закупает и будет закупать работы, товары, услуги необходимые для нормального функционирования всей страны. Кроме того, государство является надежным клиентом, который платит по счетам.

Тендерный отдел: задачи

Основные задачи тендерного отдела, которые стоит выделить особо это:
обеспечение участия компании в тендерах
участие в создании и поддержание имиджа компании
привлечение новых контрактов через систему тендеров и привлечение новых клиентов, а также удержание / возвращение старых клиентов

Обязательным условием для эффективной деятельности в этом направлении является создание тендерного отдела с квалифицированными специалистами, замотивированными на результат. Об этом и пойдет речь в статье.

Типовая организационная структура тендерного отдела

Давайте с Вами рассмотрим типовую структуру тендерного отдела. Сразу оговорюсь, о том, что структура которую мы с Вами рассмотрим типовая. В крупных компаниях обязанности могут быть закреплены за отдельным специалистом, в небольших компаниях обязанности всего тендерного отдела могут быть перераспределены между одним-двумя сотрудниками.
Руководитель тендерного отдела
Заместитель руководителя / главный специалист
Менеджер /
Помощник менеджера / секретарь

Схема подчиненности выглядит следующим образом:

Распределение обязанностей сотрудников тендерного отдела и типовые должностные инструкции

Одна из стандартных ошибок, которую допускают при создании и развитии тендерного направления это перераспределение функций и обязанностей по подготовке тендеров между специалистами, которые этим ранее не занимались и не имеют достаточных знаний в этой сфере.

Например в дополнение к основных функциям юристу дают и развитие направления по тендерам. Это может быть и не юрист, в некоторых компаниях функции по подготовке тендеров передают секретарю, помощнику руководителя или бухгалтеру. Это неэффективный подход, который в итоге сказывается на результатах работы в тендерах.

Для эффективного участия в тендерах необходимы знания в этой сфере, а также опыт. Наиболее рациональный и результативный подход заключается в создании тендерного отдела, который на начальном этапе может состоять и из одного специалиста. Но этот специалист должен пройти обучение в сфере тендеров и иметь соответствующий практический опыт. Деятельность тендерного отдела должна быть направлена только на достижение одной цели это результативное участия компании в тендерах и получение новых контрактов для компании через систему торгов.

Распределение обязанностей внутри тендерного отдела, которые мы с Вами рассмотрим, также являются типовыми и могут отличаться в конкретной организации.

Руководитель тендерного отдела:
2.1. Проводит мониторинг объявлений о торгах в различных источниках.
2.2. Согласует участие в торгах с директором Компании или руководителями отделов, исходя из специфики деятельности подразделений.
2.3. Анализирует участие в торгах конкурентов и представляет информацию руководству отделов, необходимую для формирования финансовых предложений.
2.4. Совместно с юридическим отделом принимает участие в составлении запросов на разъяснение закупочной документации;
2.5. Отвечает на текущие вопросы по подготовке документации для участия в торгах представителям подразделений и организаторам тендера.
2.6. Планирует деятельность сотрудников отдела.
2.7. Контролирует подготовку предложений (финансовых и технических) по тендерам, смет и графиков выполнения работ специалистами Компании и определяет сроки предоставления документации специалистами Компании, назначенными руководителями подразделений, в тендерный отдел;
2.8. Контролирует подготовку пакетов документов на тендеры сотрудниками отдела.
2.9. Участвует в заполнении форм документов, в соответствии с закупочной документацией;
2.10. Готовит пакет документов по стратегически важным торгам в соответствии с требованиями закупочной документации.
2.11. Контролирует отправку документов на тендеры;
2.12. Составляет отчетную документацию и предоставляет ее директору компании.
2.13. В случае победы в торгах предоставляет необходимую информацию для заключения договора сотрудникам Компании. Ответственность за изменения в календарных планах, технических предложениях и др., необходимых для заключения договора, возлагается на специалистов подразделений, выигравших торги.
2.14. Информирует юридический отдел о необходимости оформления банковских гарантий и о сроках предоставления документов.
2.15. Предоставляет сведения в бухгалтерию, необходимую для оплаты обеспечений заявок на участие в тендерах и информацию о сроках предоставления платежных поручений в тендерный отдел.
2.16. Отслеживает изменения в Законодательстве, правовой базе по подготовке тендерной документации, проведении государственных закупок и знакомит сотрудников отдела с этой информацией.
2.17. Руководит деятельностью подчиненных, принимает меры по соблюдению ими правил внутреннего трудового распорядка.
2.18. Представляет предложения о поощрении или наложении взысканий на сотрудников отдела, содействует повышению их квалификации.

Ну а сейчас мы с Вами разберем типовые обязанности тендерного специалиста.

Тендерный специалист:
2.1. Участвует в проведении мониторинга объявлений о торгах в различных источниках
2.2. Отвечает на текущие вопросы по подготовке документации для участия в торгах представителям подразделений и организаторам тендера.
2.3. Готовит пакет документов в соответствии с требованиями тендерной документации:
 оформляет предложения (финансовые и технические), предоставленные специалистами подразделений в соответствии со стандартами документации;
 запрашивает в бухгалтерии финансовые данные и документы по Компании;
 запрашивает (в зависимости от требований закупочной документации) справки в различных государственных структурах в рамках подготовки документов по тендеру в зоне своей ответственности;
 по поручению руководителя отдела заполняет формы документов в соответствии с закупочной документацией;
 по поручению руководителя отдела осуществляет сбор документов (учредительных документов, лицензий, дипломов, аттестатов специалистов, копий договоров, актов и др.)
 сканирует, ксерокопирует документы, необходимые для подготовки заявки на тендер.
 организует нотариальное заверение документов, необходимых для подготовки пакета документов на тендер
2.4. Тендерный специалист формирует пакет документов, входящих в тендерную заявку в порядке, определенном организатором закупки и в соответствии с требованиями к документации.
2.5. Организует отправку документов на тендеры и контролирует получение их Заказчиками;
2.6. В случае производственной необходимости выполняет курьерские функции.
2.7. Структурирует информацию о торгах на электронных и бумажных носителях.
2.8. По поручению руководителя отдела составляет письма, запросы, другие документы.
2.9. Готовит ответы на письма и запросы в сфере своей компетенции
2.10. Выполняет поручения руководителя отдела в сфере своей компетенции.

Тендерный отдел и управление процессом

Руководитель (начальник) тендерного отдела осуществляет управление процессом, выполняя планирование, мониторинг, контроль, анализ и принятие управленческих решений. В различных компаниях тендерная работа и процесс управления может быть организован различными вариантами. Но мы рассмотрим стандартный вариант, когда функции руководства тендерного отдела осуществляет руководитель тендерного отдела.

Руководитель тендерного отдела планирует ход процесса в соответствии с количеством согласованных тендеров, используя следующую информацию:
информация об объявленных тендерах,
требования организатора закупки, изложенные в закупочной документации,
информация о результатах участия в торгах

Руководитель тендерного отдела фиксирует результаты планирования во внутренних документах отдела. На практике планировать подготовку тендеров можно используя Excel. То есть вести таблицу с информацией по заказчику, предмету закупки, начальной (максимальной) цене, цене участника, сроках окончания приема документов, сроках подведения итогах и прочей информацией, которая может быть полезна в работе. Данную таблицу можно использовать для отчетности руководству.

Как альтернатива данному варианту, отчетность можно вести в специализированных сервисах и программах.

Тендерный отдел и его технология работы

Давайте с Вами разберем сам процесс работы тендерного отдела в компании поставщика и схему взаимодействия внутри компании.

Тендерная работа начинается с получения информации о проводимых торгах в соответствии с данными о потребности в оказании услуги, полученными от руководства компании. То есть тендерный специалист или руководитель тендерного отдела сначала находит торги с учетом критериев отбора: цена, регион, предмет торгов или иной информации, которая поступает от руководства компании.

Процесс завершается при следующих условиях:
получение информации о результатах торгов
доведение информации до заинтересованных лиц внутри компании.

Информация о результатах публикуется в Единой информационной системе или если это коммерческий тендер, то информация может быть получена устно от заказчика или с сайта заказчика. Далее полученная информация передается в профильный отдел через CRM систему, либо по электронной почте или устно. В случае выигрыша дополнительно передается информация о дате размещения результатов торгов, сумме обеспечения контракта и сроках заключения контракта. Далее ответственный специалист за заключения контракта занимается оформлением банковской гарантии и заключением контракта. На практике зачастую функции по заключению контрактов возлагают на юриста компании или специалиста в тендерном отделе. В случае, если заключением контрактов занимается специалист тендерного отдела, то процесс завершается в момент заключения договора с заказчиком.

Необходимыми условиями для продолжения бизнес-процесса тендерного отдела является своевременное согласование участия в торгах с руководством, которое включает в себя первичный отбор, вторичный отбор и окончательный отбор торгов. На этапе первичного отбора руководитель отбирает торги с учетом критериев цена, регион, предмет закупки. На вторичном отборе отобранные закупки анализируются руководителем тендерного отдела и руководителями профильных отделов на предмет целесообразности участия. Анализируется критерии оценки заявки, определяется целесооборазность участия с учетом расходов на командировки и с учетом возможного снижения цены конкурентов.

На окончательном этапе специалистами профильного отдела анализируется технические требования закупки, сроки выполнения. Руководителем тендерного отдела проводится анализ прошедших закупок заказчика по аналогичным закупкам, анализируются цены конкурентов и расчитывается прогноз по возможному снижению по цене. С учетом этих факторов руководством профильного отдела и в случае необходимости, руководством компании принимается окончательное решение о целесообразности участия в торгах.

Тендерный отдел: основные этапы и принципы работы

С точки зрения структурного построения тендерная работа представляет собой систему последовательных действий, направленных на удовлетворение определенных заранее требований и потребностей Компании, включая ограничения по срокам, стоимости, ресурсам с учетом характера и специфики работ по конкретной услуге.

Основные этапы процесса

• Мониторинг объявлений о торгах в различных источниках.
• Согласование с руководителями Компании, руководителями департаментов участия в торгах в соответствии с политикой Компании и спецификой деятельности подразделений.
• Планирование подготовки документации для участия в торгах в соответствии со сроками подачи документов.
• Формирование пакета документации в соответствии с требованиями и в порядке, определенном организаторами торгов.
• Проверка документации на соответствие требованиям.
• Корректировка документации, в случае необходимости.
• Проверка внесения корректив до отправки документации.
• Подготовка пакета к отправке и отправка документации.
• Контроль отправки документации организаторам торгов.
• Контроль результатов участия в торгах.
• Доведение информации о результатах торгов до заинтересованных лиц внутри компании.

Основные принципы выполнения тендерных работ:
Системность – работы организуются и выполняются в соответствии с внутренними стандартами оформления документации Компании и с учетом всей совокупности требований документации.
Последовательность – планирование и выполнение работ происходит в строгой последовательности, при которой последующие задачи используют результаты предыдущих.
Актуальность – работы должны соответствовать актуальным тенденциям и требованиям, изложенным в закупочной документации и законодательных актах.
Результативность – любой пункт работ направлен на достижение конкретного результата, который, в свою очередь, является обязательной компонентой конечного результата.
Конфиденциальность – все полученные внутри компании в рамках выполнения работ материалы, все промежуточные и конечные результаты в любом формате представления являются собственностью компании и их распространение или дальнейшее использование в любой форме не допускается без особого на то разрешения.

Примечание : В тех случаях, когда у Вас возникает подозрение о добропорядочности сотрудников организатора тендера, например когда есть основания предполагать, что конфиденциальная информация с Вашим ценовым предложением может быть разглашена другим участникам тендера рекомендуем Вам обеспечить доставку предложений в последний момент. В последний момент это подача заявки за несколько часов до окончания приема заявок или же подавать заявку непосредственно на вскрытии конвертов.

Источники информации, используемые при оказании услуги

• исходная информация, полученная от Организаторов тендеров (объявление на сайте, извещение об изменении условий проведения торгов; документация для участия в торгах, план закупок, протокол рассмотрения и оценки)
• исходная информация, полученная от Заказчика (в зависимости от условий закупочной документации: методика, методология, концепция, техническое предложение, список специалистов, сведения об опыте, календарный план, финансовое предложение)
• собственная информационная база (образцы документов Компании, формы)

Тендерная работа и документирование результатов

Документирование работы по подготовке документации участника торгов и ее результатов осуществляется с использованием шаблонов документов установленного образца (формата отчета). В компании в качестве отчетного документа может быть принята форма, например подготавливаемая в Excel. Также информация о подготовленных тендерах, о результатах работы тендерного отдела может фиксироваться в CRM системе или иных специализированных программах или сервисах, например в сервисе Тендерплан.

Система оплаты и мотивации

Наиболее популярные системы оплаты в области тендеров следующие:
1) оплата за результат
2) фиксированная оплата

В первом случае компания мотивирует сотрудников тендерного отдела на получение результата, т.е. получение новых контрактов для компании. Во втором случае такая мотивация фактически отсутствует.

Возможные вариации системы «Оплата за результат»:
1. Оклад + процент от выигранных тендеров
2. Оклад + фиксированная премия по итогам работы
3. Процент от выигранных тендеров
4. Оплата за каждую допущенную заявку.
Наиболее часто встречающийся вариант оплаты труда для тендерных специалистов в штате – первый и второй, для специалистов на удаленке вариант 3 и 4. Возможны также и вариации, например когда фрилансер готовит только первую часть заявки для аукциона и в случае допуска заявки по первой части получает фиксированную оплату. Вторую часть заявки готовят специалисты заказчика, которые получают оклад и процент от выигранных тендеров или оклад и фиксированную премию.
Несомненный плюс данной системы оплаты труда это мотивация на конечный результат. Заинтересованность и результат при такой системы оплаты труда выше, чем при фиксированной оплате. При условии конечно, что окладная часть не мизерная, а рыночная.

Теперь мы с Вами рассмотрим варианты при фиксированной оплате:
1. Фиксированный оклад
2. Фиксированная оплата за каждую подготовленную заявку
В первом варианте возможны также различные вариации, например когда к окладной части добавляется оплата за переработки. В случаях, когда объем подготовленных тендерных заявок большой и переработок много, то и сумма оплаты переработок может быть также значительной.

Тендерное сопровождение плюсы и минусы

Компании и предприниматели, которые только выходят на рынок госзаказа допускают одну распространённую ошибку. Все тендерное направление компании полностью отдается на аутсорсинг, компании которая занимается сопровождением в сфере тендеров. Основная и главная ошибка заключается в том, что никакая компания, кроме вашей и никакой специалист, кроме Вашего сотрудника не будет так сильно заинтересованы в результате.

Первый минус привлечения аутсорсинговой компании по тендерам это:
- слабая заинтересованность в результате сотрудника, который будет готовить для Вас заявку. Даже, если Вы заплатите приличный гонорар аутсорсинговой компании, то скорее на оплате конкретного сотрудника, который будет готовить Вашу заявку, это особо не скажется.
Второй минус это не всегда высокая грамотность в Вашей тематике, тех сотрудников аутсорсинговой компании, которые будут готовить заявку.
Третий минус это слабый контроль за деятельностью сотрудников, подготавливающих заявки на тендер. Вы не всегда можете точно знать и понимать, работает сотрудник аутсорсинговой компании над вашим тендером и на какой стадии находится проект.

В итоге оплатив за работу приличные деньги Вы можете получить ситуацию при которой нет заинтересованности в результате работ, не высокий профессионализм исполнителе в ваше тематике и отсутствие контроля.

Поэтому отдавать полностью все направление по тендерам на аутсорсинг крайне не рекомендуется. Привлекать аутсорсинговые компании по сопровождению тендеров и фрилансеров можно и нужно, но делегировать нужно только какую то часть задач и контролировать процесс подготовки заявок.

То есть нужен тендерный специалист в компании, который был бы мотивирован на результаты в тендерах, часть функций выполнял сам лично, часть делегировал. Например, подготовку первых частей по аукционам можно делегировать тендерной компании по сопровождению или фрилансеру. Главное, чтобы по вашей тематике у специалистов был достаточный практический опыт.

Делегировать функции по поиску тендеров крайне не рекомендуется, так как для того, чтобы отобрать действительно перспективные и интересные закупки по вашей тематике необходимо глубоко в этой тематике разбираться и уметь анализировать и просчитывать перспективы участия. Специалист, который не разбирается в Вашей тематике, сделать это качественно не сможет.

Основной плюс привлечения фрилансера или компании по сопровождению тендеров это сокращение времени на рутинные операции. Сэкономленное время можно использовать более рационально для получения лучших результатов. Например, отводить больше времени на аналитику. А также возможно увеличить количество обработанных и подготовленных тендеров.

Утверждаю

[организационно-правовая форма, [подпись, Ф. И. О., должность

наименование организации, руководителя или иного должностного

учреждения] лица, уполномоченного утверждать

должностную инструкцию]

[число, месяц, год]

Должностная инструкция

начальника отдела по проведению торгов

[наименование организации, предприятия]

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора с начальником отдела по проведению торгов и в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативно-правовых актов, регулирующих трудовые правоотношения.

1. Общие положения

1.1. Начальник отдела по проведению торгов относится к категории руководителей, принимается на работу и увольняется с нее приказом руководителя [орагнизации, учреждения и т. п.], которому он непосредственно подчиняется в своей работе.

1.2. На должность начальника отдела по проведению торгов назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и сдавшее квалификационный экзамен по специальной программе "профессиональная переподготовка/повышение квалификации в области организации размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд" и стаж работы по специальности, соответствующий профилю отдела, не менее [вписать нужное] лет.

1.3. Начальник отдела по проведению торгов должен знать:

Общие принципы размещения заказов для государственных и муниципальных нужд;

Основные принципы и понятия системы размещения заказов для государственных и муниципальных нужд;

Основные процессы и ресурсы системы размещения заказов для государственных и муниципальных нужд;

Систему размещения государственных и муниципальных заказов в контексте социальных, политических, экономических процессов Российской Федерации;

Нормативную правовую базу размещения государственных и муниципальных заказов;

Международные нормы размещения государственных заказов;

Российское законодательство об организации размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд;

Региональные нормативные правовые акты, связанные с размещением заказов для государственных и муниципальных нужд;

Антимонопольное законодательство Российской Федерации;

Процедуру размещения государственных и муниципальных заказов;

Планирование размещения государственных и муниципальных заказов;

Процедуры размещения государственных и муниципальных заказов способом открытого и закрытого конкурсов;

Порядок извещения, конкурсную документацию, порядок подачи заявок на участие в конкурсе, вскрытие конвертов с заявками на участие в конкурсе и открытие доступа к заявкам, поданным в форме электронных документов, рассмотрение заявок, оценку и сопоставление заявок на участие в конкурсе, последствия признания конкурса несостоявшимся;

Критерии оценки заявок на участие в конкурсе, сравнительный анализ методов оценки заявок на участие в конкурсе;

Процедуру размещения государственных и муниципальных заказов способом проведения открытого и закрытого аукциона;

Порядок извещения, документацию об аукционе, порядок подачи заявок, рассмотрение заявок, проведение аукциона, подведение итогов аукциона, последствия признания аукциона несостоявшимся;

Особенности проведения аукциона в электронной форме;

Размещение заказа путем запроса котировок, в том числе в целях оказания гуманитарной помощи, либо ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций природного или техногенного характера, у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика) биржевых товаров на товарных биржах;

Эффективность размещения заказов для государственных и муниципальных нужд;

Контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации о размещении государственных и муниципальных заказов. Ответственность за нарушения при размещении и исполнении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд;

Обеспечение защиты прав и интересов участников размещения заказов, процедуру обжалования;

Информационное обеспечение государственных и муниципальных заказов;

Структуру и особенности государственных и муниципальных контрактов;

Управление исполнением государственных и муниципальных контрактов, учет контрактов;

Специфику размещения заказов для государственных и муниципальных нужд;

Особенности размещения государственных и муниципальных заказов на поставку товаров;

Особенности размещения государственных и муниципальных заказов на услуги;

Особенности размещения государственных и муниципальных заказов на различные виды работ;

Гражданское, административное, трудовое законодательство в части, касающейся регулирования деятельности [организации, учреждения];

Основы менеджмента, управления персоналом;

Основы управления проектами;

Правила внутреннего трудового распорядка [организации, учреждения];

Правила по охране труда и пожарной безопасности.

1.4. При выполнении должностных обязанностей начальник отдела по проведению торгов руководствуется:

Конституцией Российской Федерации;

Гражданским кодексом Российской Федерации;

Бюджетным кодексом Российской Федерации;

Федеральным законом Российской Федерации от 21 июля 2005 года N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд";

Федеральным законом Российской Федерации от 02 декабря 1994 года N 53-ФЗ "О закупках и поставках сельскохозяйственной продукции, сырья и продовольствия для государственных нужд";

Иными правовыми актами Российской Федерации, регламентирующими правоотношения организации и проведения торгов.

2. Должностные обязанности

Начальник отдела по проведению торгов:

2.1. Осуществляет руководство деятельностью отдела.

2.2. Организует текущее и перспективное планирование деятельности отдела с учетом целей, задач и направлений, для реализации которых он создан, обеспечивает контроль за выполнением плановых заданий, координирует работу сотрудников отдела.

2.3. Оказывает методическую и практическую помощь сотрудникам отдела по вопросам подготовки и участия в конкурсах, аукционах.

2.4. Вносит предложения по совершенствованию рабочего процесса и управления отделом.

2.5. Участвует в подборе и расстановке кадров отдела, в организации повышения их квалификации и профессионального мастерства.

2.6. Принимает участие в подготовке и проведении аттестации работников отдела.

2.7. Обеспечивает своевременное составление установленной отчетной документации.

2.8. Осуществляет мониторинг конкурсов, аукционов в средствах массовой информации и в сети Интернет.

2.9. Участвует в подготовке конкурсной документации.

2.10. Представляет интересы [организации, учреждения] при осуществлении конкурсных процедур.

2.11. Участвует в разработке положений регламентов и методических указаний по электронным торгам и госзакупкам.

2.12. Представляет руководству [организации, учреждения] предложения об улучшении качества работы сотрудников отдела.

Начальник отдела по проведению торгов имеет право:

3.1. На все предусмотренные законодательством социальные гарантии.

3.2. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

3.3. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.4. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.

3.5. Получать от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

3.6. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

3.7. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений предприятия к решению возложенных на него задач (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет - с разрешения руководителя).

3.8. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

3.9. Повышать свою профессиональную квалификацию.

3.10. Другие права, предусмотренные трудовым законодательством.

4. Ответственность

Начальник отдела по проведению торгов несет ответственность:

4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.

4.2. За причинение материального ущерба работодателю - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.

4.3. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным, гражданским законодательством РФ.

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Руководитель кадровой службы [инициалы, фамилия, подпись]

[число, месяц, год]

Согласовано:

[должность, инициалы, фамилия, подпись]

[число, месяц, год]

С инструкцией ознакомлен: [инициалы, фамилия, подпись]

[число, месяц, год]

Посмотреть документ в галерее: