Восемь простых вопросов об автоматизации бизнеса. Для чего автоматизировать бизнес-процесс Поиск программных средств для автоматизации бизнес процесса

Вокруг термина «автоматизация бизнеса» сложилось довольно большое количество мифов, стереотипов и предрассудков. Например, что автоматизация необходима только для бухгалтерского учёта, а, скажем, управленческие бизнес-процессы автоматизировать невозможно. Или, что автоматизация необходима исключительно крупным компаниям, а небольшим предприятиям вполне можно обойтись без нее. Или, что системы автоматизации – штука чрезвычайно дорогостоящая, и далеко не факт, что затраты когда-нибудь окупятся. Для этой статьи мы собрали вопросы, которые часто задают предприниматели по поводу автоматизации, подготовили на них понятные ответы и проиллюстрировали реальными кейсами.

Реальная автоматизация – что это такое

Автоматизация бизнеса – это переход компании с трудоемких ручных операций на использование современных информационных технологий в оперативной работе. Также под автоматизацией подразумевают внедрение современных технологий там, где раньше они вообще не применялись.

В малом бизнесе автоматизацию применяют обычно в двух случаях:

в поддерживающих процессах, которые напрямую на увеличение доходов не влияют, но являются обязательными для бизнеса – например, бухучёт и отчётность;

в основных бизнес-процессах – это, к примеру, могут быть автоматизация продаж или автоматизация взаимодействия с клиентами (она же - внедрение CRM).

Соответственно, мотивы и цели автоматизации могут быть разными – в первом случае это нужно, чтобы обеспечить стабильность бизнеса и сократить затраты времени и ресурсов, во втором - чтобы повысить доходность бизнеса, получить конкурентные преимущества, улучшить сервис, привлечь и удержать клиентов, повысить эффективность и т.д.

«Водораздел» между этими двумя группами бизнес-процессов как раз и показывает разницу между «автоматизацией учёта» и реальной автоматизацией : первая помогает с минимальными затратами выполнить обязательства компании перед государством и его фискальными органами, вторая – помогает компании тратить меньше, зарабатывать больше и развиваться эффективней. Так что одной бухгалтерией автоматизация не ограничивается, спектр её применения значительно шире.

Что из себя представляют системы автоматизации

Системы автоматизации - это те самые программы и сервисы, которые применяются для перехода от ручного труда к информационным технологиям. Иными словами, и комплексная ERP-система управления ресурсами предприятия, и «облачный» сервис для интернет-магазина – это система автоматизации.

Любая система автоматизации бизнеса предусматривает нескольких ключевых процессов: сбор (ввод) данных, обработка данных и предоставление собранной и обработанной информации в том виде, объеме, формате, в котором она нужна руководителю или профильному специалисту.

Например, если в систему внести информацию о контактах с потенциальными клиентами, затем указать, на какой стадии находятся переговоры с каждым из них, аккуратно вводить данные о результатах переговоров и о состоявшихся сделках, – то в хорошей системе управления продажами можно моментально получить «воронку продаж», а при накоплении некоторой статистики – и прогноз продаж в зависимости от того, насколько интенсивно сегодня поработали ваши менеджеры.

Аналогично системы автоматизации работают и для других процессов. Руководитель моментально может получить информацию о состоянии дел в компании: сколько денег на счетах, сколько вы должны и сколько должны вам, какова структура расходов и рентабельность проекта, сколько «холодных» звонков сделали сотрудники, какова реальная эффективность каждого менеджера и т.д.

Зачем вообще нужна реальная автоматизация,
что она даёт компании

Если вкратце, то правильно проведенная автоматизация позволяет делать следующее:

улучшить качество обслуживания клиентов;

оптимизировать расходы на логистику, улучшить качество логистики на всех этапах – от поступления продукта на склад до доставки его клиенту;

качественно планировать поступление средств, предотвращать кассовые разрывы;

просчитывать рентабельность заказов;

быстро и правильно готовить документы для клиентов, подрядчиков и партнеров – от коммерческого предложения до акта сверки;

разгрузить руководителя и ключевых менеджеров от рутинной работы, более эффективно использовать их рабочее время для развития компании;

оперативно получать любые отчеты о реальном положении дел в компании;

оптимизировать расходы на персонал, более эффективно использовать рабочее время и компетенции сотрудников;

минимизировать негативное влияние на бизнес «человеческого фактора»;

безопасно хранить информацию - каждый сотрудник работает только с теми данными, к которым ему дан доступ;

улучшить и ускорить бизнес-процессы в компании;

эффективно поддерживать оперативную деятельность – организовать учёт и контроль.

В небольшом бизнесе эти эффекты обычно заметны уже через несколько недель.

Какие бизнес-процессы можно и нужно автоматизировать

Обычно автоматизацию бизнеса начинают с массовых трудоемких рутинных операций, с процессов, которые в наибольшей степени влияют на выручку и прибыль компании, или же с наиболее проблемных участков.

Во-первых , можно автоматизировать задачи, которые вручную выполнять очень трудоемко или вообще невозможно - учитывать розничный товарооборот, анализировать движение товаров, планировать денежные потоки, планировать и учитывать рабочее время, рассчитывать себестоимость и т.д.

Во-вторых , можно автоматизировать работу сотрудников, выполняющих стандартные рутинные операции (телемаркетологи, логисты, менеджеры по продажам и т.д.) или вообще снять определенные работы с сотрудников (например, настроить автоматическую синхронизацию данных о наличии товаров на складе и на витрине интернет-магазина).

В-третьих , можно использовать автоматизацию для того, чтобы «навести порядок в доме» - взять под контроль дебиторку, складские запасы, занятость сотрудников, выполнение ими нормативов по звонкам и встречам с клиентами и т.д.

Необязательно автоматизировать сразу все бизнес-процессы. По мере необходимости можно постепенно расширять масштабы автоматизации в своей компании. И создавать единую систему управления последовательно.

Главное, помнить о целях, ради которых была затеяна автоматизация. Автоматизация ради автоматизации - это пустая трата времени и ресурсов.

Как выбрать программный продукт для автоматизации

При выборе системы автоматизации бизнеса вы можете пойти двумя путями:

Использовать типовой («коробочный») продукт или облачный сервис.

Разработать и внедрить индивидуальное программное решение.

Стандартное решение внедрить проще, и оно обойдется дешевле. Но нужно иметь в виду, что не каждый типовой продукт можно доработать под свои задачи - в ряде программ возможности донастройки сильно ограничены или вообще исключены. Кстати, то же самое относится и к облачным сервисам.

Оптимальный для многих компаний малого бизнеса вариант - приобрести готовое решение с возможностью донастройки, быстро запустить его, чтобы не тормозить жизненно важные бизнес-процессы, а в случае необходимости - начать работу по кастомизации продукта, т.е. его настройке под конкретные задачи вашей компании.

Выбор программы – дело довольно ответственное, необходимо проработать довольно существенный массив информации. Программных продуктов на рынке много, у каждого свои особенности и преимущества. Вы должны получить ответы на следующие важные вопросы:

какие конкретно задачи и процессы планируется автоматизировать;

соответствует ли функционал системы тем задачам, которые нужно будет решить с ее помощью;

возможно ли донастроить систему под свою бизнес-практику;

возможно ли будет при изменении бизнес-процессов или условий ведения бизнеса быстро изменить систему, не прекращая ее эксплуатации;

насколько система проста и удобна в использовании;

возможно ли интегрировать систему с другими приложениями или сервисами;

поддерживается ли работа системы на планшетах, смартфонах;

кто и как будет осуществлять техническую поддержку;

сколько стоит внедрение и поддержка.

Для ответа на эти вопросы целесообразно проконсультироваться с представителями вендоров (т.е. компаний-разработчиков ПО). Если есть возможность - пообщайтесь также с коллегами-предпринимателями, решающими похожие задачи; их опыт даст вам ценную информацию, которая поможет сделать выбор в пользу того или иного программного продукта.

Сколько стоит система автоматизации

Это риторический вопрос, и однозначного ответа на него не существует. Сколько стоит сделать ремонт? Можно сделать за 100 тысяч рублей, а можно за миллион, всё зависит от площади помещения, задач, качества материалов и т.д. Стоимость конкретного программного решения также будет зависеть от многих переменных: какие задачи предстоит решать с помощью системы, типовой это продукт или настраиваемый, какие ресурсы потребуются для внедрения, сколько рабочих мест будут подключены к системе и т.д.

Стоимость автоматизации складывается из нескольких составляющих:

стоимость самой системы (стоимость коробки или арендные платежи - в случае использования «облачных» приложений);

затраты на настройку системы и обучение персонала;

стоимость регулярного сопровождения.

К этому можно добавить непрямые затраты – например, затраты времени директора и ключевых пользователей на участие в проекте.

Как происходит внедрение системы автоматизации
и как выбрать компанию-подрядчика

Внедрение - это процесс подгонки софта под бизнес и, отчасти, бизнеса – под софт.

Для простых задач или процессов «внедрение» будет заключаться всего лишь в установке софта на свой компьютер (или регистрацию в «облачном» сервисе) и вводе начальной информации. Сразу после этого можно начинать выписывать документы, заполнять базу клиентов или выдавать задания.

Для более сложных задач (например, расчет плановой рентабельности заказов в момент заключения сделки – для того, чтобы не сработать в убыток), возможно, потребуется доработать систему под те условия и практики, которые сложились в компании. В правильно выбранной системе обычно поддерживается какой-то типовой процесс для подобной задачи. Но на практике каждая компания имеет свою методику. Вот эту специфику в процессе внедрения и потребуется отразить.

Внедрение можно выполнить собственными силами или пригласить специалистов. Но не стоит надеяться, что подрядчик сделает всё в лучшем виде без вашего участия; ключевые сотрудники и руководство компании должны будут активно участвовать практически на всех этапах, от того, чем глубже вы погрузитесь в процесс внедрения, во многом будет зависеть успех проекта.

Выбирать партнера по внедрению нужно примерно так же, как бригаду для ремонта квартиры. Проведите мониторинг рынка и выявите компании, чьи компетенции достаточны для решения ваших задач, а условия оптимальны по соотношению «цена/качество». Крайне желательно, чтобы у вашего потенциального партнёра был сертификат соответствия системы управления качеством международному стандарту ISO 9001:2008. Проведите встречи со специалистами компаний из этого шорт-листа (в том числе обязательно пообщайтесь с сотрудником, который будет сопровождать ваш проект). Изучите портфолио, обратив особое внимание на то, имеет ли подрядчик опыт успешного внедрения системы автоматизации в компаниях, чья специализация и сфера деятельности совпадают с вашими. Целесообразно также пообщаться с первыми лицами этих компаний и узнать их мнение о вашем потенциальном партнёре – успешно ли прошло внедрение, довольны ли результатами работы, качественно ли организован гарантийный сервис, с какими трудностями столкнулись и т.д.

Также при выборе подрядчика имеет смысл использовать принцип соразмерности: если у вас небольшая компания, то целесообразно вести дела также с небольшой фирмой – все согласования будут проходить быстрее, по спорным вопросам с равным партнером договориться проще и т.д.

Каковы риски при внедрении системы автоматизации

Конечно, при внедрении системы автоматизации существуют определенные риски – от срыва сроков и превышения бюджета, до сопротивления персонала и необходимости изменения отдельных бизнес-процессов под требования системы. Но большинства проблем можно избежать, если правильно определить задачи, требующие автоматизации, качественно провести мониторинг существующих программных продуктов и вдумчиво подойти к выбору партнера по внедрению. Также важным условием успешной реализации проекта является личное участие первого лица компании/владельца бизнеса, в этом случае риски «получить не то» существенно снижаются.

Что касается сопротивления персонала, то здесь очень важно, с одной стороны, провести качественную работу по разъяснению выгод и преимуществ автоматизации для компании и всех работников, а с другой – создать у всех сотрудников, включая топ-менеджмент, твердое ощущение неизбежности изменений. Если будут происходить случаи срыва каких-то процессов, необходимо по горячим следам разбираться и устранять препятствия. Хорошим инструментом внедрения является поощрение сотрудников за вовлеченность в проект и за некие этапные достижения, это поможет добиться лояльности остальных членов команды.

На сегодняшний день являет собой одну из концепций управления ими, отличительная черта которой – использование информационных технологий. Она предусматривает широкое применение ЭВМ и программного обеспечения и обеспечивает управление информацией, ресурсами и действиями с минимальным участием человека в данных процедурах либо без такового в принципе.
Главная задача, которую призвана реализовать проектирование автоматизации процессов – это вывод качественных показателей процессов на принципиально более высокий уровень. Достигается она главным образом благодаря тому, что основным преимуществом автоматизированного режима над ручным является его большая надежность.

Что, в свою очередь, способствует:

Росту производительности;
- ускорению;
- удешевлению;
- увеличению точности и стабильности.
На сегодняшний день автоматизация процессов в мире используется повсеместно – от координирования сложнейших производств до осуществления приобретений в супермаркетах. Направленность компании, равно как и ее масштабы, в данном случае не принципиальны: автоматика буквально пронизывает любую из них. А благодаря использованию процессорного подхода, для всей совокупности процессов применяются единые принципы автоматизации.

Принципы

Хотя автоматизация процессов и имеет возможность реализовываться на разных уровнях, ее принципы для каждого из них, равно как и для любого из процессов, являются едиными. Данное обстоятельство задает условия максимально эффективной реализации процессов, осуществляемых в автоматическом режиме и определяет принципы управления ими со стороны автоматики.
К таковым принципам относятся:
1. Согласованность. В процессе, который контролируется автоматикой, все операции должны быть согласованы как взаимно, так и с его входами и выходами. Невыполнение данного условия нередко приводит к сбоям в выполнении поставленной задачи.
2. Интеграция. Находящийся под управлением автоматики процесс должен иметь возможность встраиваться в общую систему организации. В соответствии с уровнем автоматизации подобная интеграция может быть реализована по-разному. Что, впрочем, не меняет сути самого принципа, которая остается без изменений. Цель автоматизации любого процесса – это обеспечение его взаимодействия со средой, которая является по отношению к нему внешней.
3. Независимость исполнения.

Любой процесс, реализуемый посредством автоматики, должен реализовываться без человеческого участия или же со сведенным к минимуму уровнем контроля, осуществляемого оператором. При выполнении условия, что процесс реализуется корректно, человеческое вмешательство в него не должно иметь места.
Стоит отметить, что перечисленные выше принципы могут быть существенно детализированы, что зависит от типа процессов и уровня автоматизации.

Так, автоматизация производственных процессов предусматривает такие принципы, как:

Непрерывность;
- специализация;
- пропорциональность и т.п.
Уровни
Автоматизация процессов является необходимым условием поддержки управления компанией, затрагивающим все ступени ее иерархии, а уровень автоматизации определяется в соответствии с уровнем управления. Основных уровней управления три:
- оперативный;
- тактический;
- стратегический.
На основании описанной выше классификации выделяют следующие уровни автоматизации:
1. Уровень исполнителей. Характерными процессами для него являются те, которые выполняются регулярно. Их автоматизация работает на достижение оперативных целей (пример – реализация одного из процессов производства), поддержание заданных параметров (пример – автопилот авиалайнера) и сохранение нужного режима функционирования (пример – температурные показатели котла).
2. Уровень управления производством. В данном случае целью автоматизации является корректное распределение задач между процессами, находящимися ниже по иерархической лестнице. В качестве примера можно привести осуществление планирования производства и обслуживания, а также процессы управления ресурсами, документацией и пр.
3. Уровень управления предприятием. Автоматизация, осуществляемая на данном уровне, решает задачи, связанные с анализом и прогнозированием. Способствование эффективной работе высшей ступени иерархии предприятия в финансово-хозяйственной области – вот главное ее предназначение.
Что касается осуществления автоматизации процессов на каждом из вышеперечисленных уровней, то оно возможно благодаря использованию таких систем, как:

- CRM – система управления взаимоотношениями с клиентами;
- OLAP – аналитическая обработка в реальном времени;
- ERP – управление ресурсами предприятия.

Каждую из систем автоматизации можно отнести к одному из трех основных их типов:

1. Неизменяемый. В ходе процесса заданная последовательность действий не подлежит никаким корректировкам.
2. Программируемый. В зависимости от используемой программы и особенностей процесса, последовательность действий может меняться. Выбор нужной последовательности зависит от набора инструкций, на который и ориентируется система.
3. Самонастраиваемый. Нужные варианты решения задачи могут выбираться на усмотрение системы во время работы. Изменение их последовательности и условий выполнения производится посредством мониторинга хода процесса.
Данные виды автоматизации процессов могут использоваться обособленно либо как часть комбинированной системы: здесь все зависит от ситуации.

Виды

В соответствии с местонахождением предприятий в цепочке обработки природных ресурсов, все они могут относиться к одной из трех категорий.
Первая – это «добытчики» и производители сырьевых ресурсов. В качестве примера здесь можно привести представителей сельского хозяйства либо отрасли добычи углеводородов.
Вторая – это те, кто добытое первыми сырье обрабатывает. К данной категории относятся автопроизводители, предприятия, занимающиеся выпуском электроэнергии, стали, электроники и т.д.
Третья – это представители сферы услуг: развлекательные, медицинские, образовательные, финансовые и иные заведения и учреждения.
Для любых предприятий, к какой бы из описанных групп они ни относились, имеются общие категории процессов, связанных с их деятельностью.

Таковыми процессами являются:

1. Деловые. Или бизнес-процессы, как их еще называют. Их задача – это обеспечение эффективного взаимодействия как внутри предприятия, так и с различными внешними заинтересованными сторонами (потребителями товаров или услуг, поставщиками продукции, контролирующими органами и т.д.). Типичными бизнес-процессами являются все виды планирования, маркетинга и учета, а также деятельность по осуществлению контактов с потребителями.
2. Проектирования и разработки. Подобные процессы предусматривают сбор и анализ исходной информации, реализацию проекта, обеспечение контроля за его выполнением и т.п.
3. Производства. Все процессы по осуществлению производства товаров либо услуг следует относить к данной категории. Это же можно сказать и о процессах, связанных с различными видами планирования, снабжения, сервиса и т.д.
4. Мониторинга и анализа. Сбор и обработка данных, касающихся выполнения процессов является основной задачей процессов из данной категории. Примеры – осуществление контроля качества товаров или услуг, управления, запасов.
Все, кто желает ознакомиться с примерами разнообразных технических заданий по автоматизации подсистем компании, могут просмотреть и купить их в интернет-магазине «Менеджмент качества».

Стратегия

Являясь непростой и довольно трудоемкой задачей, автоматизация процессов требует четкого следования определенной стратегии, что способствует росту эффективности деятельности и получению немалого количества очевидных преимуществ.
Дабы сформировать стратегию, процесс необходимо:
1. Понять. На основании тщательно проведенного анализа можно получить максимально полное представление о процессе, вплоть до мельчайших подробностей. Так, следует получить данные о его входах и выходах, последовательности операций, наличии связи с иными процессами, состав его ресурсов и т.д.
2. Упростить. Сделать это можно путем удаления операций, не представляющих ценности. Некоторые операции можно объединять, осуществлять параллельно и т.п. Здесь приветствуется все, что является наиболее рациональным – например, усовершенствование технологии реализации процесса либо ее полная замена.
3. Автоматизировать. К данному пункту следует подходить лишь после выполнения предыдущего. Причина этого проста: чем более простым является процесс, тем легче он подлежит автоматизации и тем стабильнее и эффективнее он будет выполняться.

Преимущества

Практика показывает, что автоматизация процессов в подавляющем большинстве случаев способствует ощутимому повышению качества – как продукции, так и управления ее производством. При внедрении менеджмента СМК она позволяет компании улучшить качественные показатели своей работы. Тем не менее, перед принятием окончательного решения, касающегося внедрения автоматизации, рекомендуется ознакомиться с основными ее преимуществами.
Итак, главные достоинства автоматизации процессов – это:
1. Ускорение выполнения операций, которые повторяются. Автоматика в процессе своей работы не подвержена усталости, что обеспечивает ее безошибочность, не зависящую от продолжительности деятельности. Помимо этого, однотипные задачи она реализует гораздо быстрее человека.
2. Улучшение качественных показателей деятельности. Главная причина этого – отсутствие человеческого фактора, что способствует снижению в разы количества различного рода ошибок.
3. Повышение точности управления. Благодаря применяемым информационным технологиям, объем данных о процессе может быть очень большим, что способствует более точному его исполнению.
4. Возможность одновременной реализации нескольких задач. Параллельное решение подобных действий с помощью автоматики значительно повышает производительность, при этом не нанося ущерба точности и качеству.
5. Увеличение скорости принятия решения в ситуациях, являющихся типовыми. Данное преимущество гарантирует отсутствие несоответствий на следующих стадиях процесса.

Когда автоматизация может быть неоправданной

Однако стоит принимать во внимание, что в некоторых ситуациях использование автоматизации процессов не является оправданным. Такое возможно, когда:
1. Выполняемые действия чересчур сложны технологически либо экономически.
2. Продукт имеет короткий жизненный цикл. В случае, если продукция создается и выводится на рынок максимально быстро, либо спрос на нее будет непродолжительным – автоматизация может оказаться менее рациональной, нежели ручное выполнение процессов.
3. Продукция является единичной, выполненной мастером вручную.
4. Спрос на продукт подвержен чрезмерным колебаниям. Данное обстоятельство приводит к изменениям объемов выпуска, что делает использование автоматики неоправданным.
В любом случае, перед принятием окончательного решения касательно целесообразности использования автоматизации следует провести как можно более тщательный анализ, дабы исключить вероятность некорректно сделанного вывода.

Как внедрить автоматизацию на предприятии.
Как выбрать или разработать программное обеспечение.
Как выбрать поставщика систем автоматизации.
Какие системы автоматизации существуют на рынке.

Автоматизация бизнес-процессов – лучшая возможность снизить издержки, повысить прибыль и привести предприятие в соответствие современным трендам. Узнайте, как выбрать систему автоматизации для своей фирмы.

Система автоматизации бизнес-процессов

Для рассылки формируется нейтральный текст, в который подставляется имя клиента. Независимо от того, мужское или женское имя подставлено, смысл текста не должен измениться. Во избежание шаблонности, рассылку можно составить в стиле писем, которые до внедрения автоматизации бизнес-процессов рассылались в ручном режиме.

При планировании рассылок следует обращать внимание на ограничения почтового сервера. На платных существует ограничение на число писем в час, на бесплатных серверах - ограничение идет по минутам. При превышении максимального числа писем производится блокировка почтового аккаунта. Во избежание таких ситуаций рассылка делится на несколько частей – это также необходимо учитывать при автоматизации.

Вычисления

С вычислениями работает каждая компания. В простейшем случае это – формула типа «Себестоимость * Процент = Цена» или «Количество * Цена = Сумма чека» .

Иногда встречаются сложные формулы. Иногда компании создают собственные программные комплексы – к примеру, по расчету пластиковых окон. Автоматизация вычислительного процесса позволит заполнять все необходимые поля и проводить все расчеты практически без учета пользователя – от него потребуется лишь ввести исходные данные, на основании которых будет проводиться работа.

В конечном счете это позволит свести к минимуму количество ошибок и ускорит работу пользователей.

Составление отчетов

Здесь все зависит от потребностей предприятия. Например, для предприятия розничной торговли необходима отчетность по приходу и расходу товара, товарным остаткам, списанию, отчеты о прибылях и убытках и т.д. И не всегда подходящее решение есть в готовом программном комплексе.

Программные продукты для автоматизации

Определившись со всеми вопросами выше, вы получите представление о том, какая именно программа вам нужна. Далее у вас есть два пути:

Воспользоваться типовым продуктом.
Разработать и внедрить собственное программное обеспечение.

Любую существующую информационную систему можно использовать для автоматизации какого-то бизнес-процесса. К примеру, ERP-системы используются для IT-поддержки производственного процесса, CRM-системы активно используются в продажах.

Есть три класса приложений, которые изначально разрабатывались для автоматизации бизнес-процессов. Рассмотрим их немного подробнее.

Системы моделирования бизнес-процессов

Данные системы очень часто используются в современном бизнесе. С их помощью можно описать, документировать и сопроводить любые бизнес-процессы, проходящие в компании. Так как обычный язык не всегда может использоваться для формализации, специалисты разработали специализированные языки, названные нотациями. С их помощью можно проводить более формальное отражение бизнес-процессов предприятия.

Сегодня для моделирования широко используются многочисленные методологии (RUP, SADT и т.д.) и сопровождающее программное обеспечение. В небольших и средних компаниях для поддержки используется стандартное приложение Microsoft Visio, в крупных фирмах разрабатывается собственный программный комплекс, уровня ARIS Toolset.

Системы Worlflow

Эта система разработана более двух десятилетий назад. В классическом виде она должна содержать следующие службы и приложения:

Сервис, с помощью которого происходит запуск и выполнение бизнес-процессов.
Комплекс визуального отображения этапов.
Необходимую инфраструктуру для хранения шаблонов.
Пользовательское место, с помощью которого он может получить доступ к различным необходимым функциям и данным.
Средства контроля за выполнением бизнес-проектов.
Средства, которые обеспечивают взаимосвязь отдельных workflow-систем между собой.

Системы BPM

BPM – это системы управления бизнес-процессами. Они разработаны относительно недавно, как расширение систем предыдущего класса. Их отличительная черта заключается в том, что в один комплект могут входить средства для моделирования, реализации и дальнейшего сопровождения всех необходимых процессов.

Система BPM базируется на управлении потоками данных. Это она взяла от класса Workflow. Помимо этого, BPM может включать и ряд дополнительных подсистем:

Переход от моделирования к реализации . Также возможно использование реверс-инжиниринга: после реализации бизнес-процесса его модель обновляется.
Описание статистических метрик – сбор, анализ, представление . В большинстве случаев подобная подсистема является частью общей системы сбора и анализа данных.
Анализ бизнес-процессов, или BPA . Здесь анализируется эффективность работы персонала компании, эффективность бизнес-процессов, загрузка мощностей.
Имитационное моделирование . В этом режиме можно заранее оценить эффективность использования того или иного бизнес-процесса, без участия работников, пользователей и т.д. Достаточно задать заранее известные статистические показатели.

На сегодняшний день единая система автоматизации бизнес-процессов отсутствует. Каждая компания вносит свои коррективы, необходимые для привлечения потенциальных клиентов.

Как выбрать программу автоматизации: кейс Adobe Systems

На рынке предлагается множество разных программ, однако комплексное сравнение их функциональных и технических особенностей может отнять годы работы лучших сотрудников. Даже коммерческие исследования, предполагающие описание и сравнение существующих решений независимыми специалистами, не проясняют ситуацию.

Поэтому журнал «Генеральный Директор» предлагает использовать проверенную методологию выбора программы автоматизации.

Стоимость автоматизации

Заранее определить, в какую сумму обойдется автоматизация бизнес-процессов предприятия, достаточно сложно. Стоимость программного обеспечения складывается из нескольких факторов:

Задачи , которые необходимо решить в процессе работы.
Вид программного обеспечения . Это может быть типовая программа, которая используется на всех предприятиях, независимо от области действия и формы собственности. Или это может быть специализированная программа, которая работает исключительно на этом предприятии или на предприятиях, выпускающих данный продукт или услугу.
Ресурсы , которые необходимы для внедрения программного обеспечения. Если вы планируете составить несколько таблиц в формате Excel или сделать небольшую базу данных в Access, вам не понадобится покупать новый компьютер. Достаточно хранить базу на основной машине и обеспечить своевременный бэкап во избежание проблем. Если вы делаете мощную базу данных корпораций на несколько городов и стран, вам, скорее всего, придется оборудовать сервер. Аналогично и с человеческими ресурсами, необходимыми для внедрения: сделать базу на Excel или Access может и один человек в свободное от основной работы время.
Количество мест , которые необходимо подключить к базе. К примеру, классическая программа 1С:Предприятие на 20 мест стоит чуть более сорока тысяч, на 100 мест – уже более четырехсот.

Кроме затрат на разработку программного обеспечения, в стоимость автоматизации бизнес-процессов могут входить следующие составляющие:

Сопутствующие затраты : стоимость аренды в случае использования облачной версии, стоимость выделенного сервера и т.д.
Затраты, связанные с настройкой системы и обучением сотрудников . Можно разработать онлайн-курс, можно провести среди работников предприятия небольшой семинар и объяснить, как работать в новых условиях, у кого какой доступ, как пользоваться базой данных и различными дополнительными функциями.
Стоимость технической поддержки . Иногда что-то ломается. Или требует доработки. Появляются новые операции, которые необходимо автоматизировать. Появляются новые сотрудники, которых необходимо обучать. Просчитать заранее все нюансы практически невозможно, но можно держать в штате своего специалиста, который будет «вести» автоматизацию бизнес-процессов, или договориться с разработчиками.
Существуют и непрямые издержки – к примеру, время, затраченное руководителем на составление технического задания, объяснения, контроля выполнения задания.

Как выбрать вендора для автоматизации бизнес-процессов

Вендор в данном контексте – это поставщик, который предлагает вам готовое решение по автоматизации бизнес-процессов. Подходить к выбору партнера необходимо тщательно. В первую очередь, составляется список необходимых функций и проводится мониторинг рынка. Из нескольких сотен компаний, которые есть на рынке, отберите несколько, предложения которых идеально подходят для решения ваших проблем. После этого свяжитесь с представителями компаний из выборки и уточните, что именно и на каких условиях они готовы предложить именно вам, согласно вашим потребностям.

Если вендор уже имеет опыт разработки и внедрения систем автоматизации бизнес-процессов в фирмах с похожей спецификой и размером, то это плюс. Отзывы клиентов из интернета можно пока отложить в сторону, если есть возможность – стоит переговорить с клиентами разработчика напрямую. Также стоит обратить внимание на то, оказывает ли вендор услуги по обучению сотрудников вашего предприятия, техническую поддержку в течение срока эксплуатации, на каких условиях все это производится.

Один из основных факторов – скорость внедрения системы. Большинство распиаренных систем отличаются сложностью внедрения, слабой адаптированностью под конкретные бизнес-задачи. Внедрение некоторых программных комплексов может потребовать самых радикальных мер, вплоть до внесения изменений в организационную структуру предприятия.

При выборе вендора и программного обеспечения нужно учитывать все факторы. В ряде случаев оптимальный выход – заказать индивидуальную разработку, которая изначально будет создаваться для вашей компании.