Программа визита главы государства образец. Разработка программы пребывания иностранной делегации - реферат. Официальный визит: переговорный процесс

К приезду зарубежной делегации готовятся две программы: общая , предназначенная для гостей, и подробная (рабочая) – для организаторов приема. Программа для гостей представляет собой расписанный по дням и числам график пребывания их в стране (изготавливается типографским способом и вручается всем членам делегации в начале визита). В рабочей программе отражаются все организационно-технические детали приема делегации:

1. Бронирование гостиницы или подготовка место проживания делегации

2. Определение мест питания

3. Персональный состав встречающих в аэропорту или на вокзале

4. Содействие в прохождении пограничного контроля

5. Получение и доставка багажа, транспортное обеспечение

6. Помощь в размещении в гостинице

7. Работу переводчиков и др.

8. Визит в посольство или консульство (при обоюдном согласии сторон; уровень приглашаемого сотрудника диппредставительства необходимо соотносить с уровнем делегации).

Официальный статус встречающего главы делегации должен соответствовать официальному статусу приезжающего главы делегации. При определении языка переговоров преимущество имеет язык принимающей стороны. При выборе подарка необходимо учесть существующее официальное и протокольное старшинство внутри делегации. Организация (учреждение), принимающая зарубежную делегацию, обеспечивает своевременное разъяснение своим гостям основных положений указанных документов, точное выполнение установленных в отношении иностранных граждан правовых норм, а также несет ответственность за своевременное оформление документов на право пребывания их в Республике Беларусь, передвижение по территории страны и на въезд из Республики Беларусь по истесении определенного им срока пребывания.

Права и обязанности членов зарубежных делегаций в Республике Беларусь регламентируется следующими основными документами:

· Законом Республики Беларусь «О правовом положении иностранных граждан в Республике Беларусь» № 2339 – ХІІ от 3 июня 1993г.

· Правилами пребывания иностранных граждан и лиц без гражданства в Республике Беларусь, утвержденными постановление Совета Министров Республики Беларусь № 1654 от 25 октября 1999г.

· Положением о депортации иностранных граждан и лиц без гражданства Республики Беларусь, утвержденными постановлением Совета Министров Республики Беларусь № 1653 от 25 октября 1999г.

· Инструкцией о порядке выдачи иностранным гражданам и лицам без гражданства виз Республики Беларусь, утвержденной МИД, МВД и Главным управлением пограничных войск Республики Беларусь.

Деловая виза выдается на срок 90 дней консульскими учреждениями. Приглашение принимающей стороны является основанием для получения зарубежным партнером визы на въезд в страну. Принимающая сторона обязана в течении трех суток, исключая праздничные и выходные дни, позаботиться о регистрации паспортов зарубежных гостей в органах внутренних дел.

Исследователь А.Тряпицина перечисляет несколько компонентов процесса межкультурного взаимодействия :

Речевая культура,

Культура общения,

Информационная культура,

Стиль культурного поведения,

Профессиональная культура,

Культура быта и труда,

Культура управления и т.д.

Все эти компоненты имеют прямое отношение к имиджу делового человека. Что ещё раз подтверждает необходимость обучения деловой этики и деловому этикету разных стран. В связи с расширением международных культурных связей Республики Беларусь менеджерам СКС необходимо строить свой имиж с учётом различий в восприятии стереотипа делового человека, сложившегося в разных культурах.

В последнее время эти вопросы широко освящаются в научной и научно-популярной литературе: практических пособиях Л.В.Лойко и Г.Н.Михалькевича «Приём зарубежной делегации» и «Протокол и этикет международного общения», И.И.Калачёвой «Молодёжь и поликультурное образование в высшей школе», книги Р.Льюиса Д. «Деловые культуры в межународном бизнесе. От столкновения к пониманию», Д.Холла «Как понять иностранца без слов», Д.Честара «Деловой этикет». Популярные серии изданий познавательно-развлекательного характера, которые знакомят с культурными особенностями стран: «Настольная книга бизнесмена», «Эти странные Американцы», «Эти странные Шотланцы» и др.

16 ноября объявлен ЮНЕСКО Международным днём толерантности. Обучение толерантности имеет большое практическое значение для личностного роста менеджера СКД и его профессионального совершенствования. Модель профессионала, включающего в свой имидж качества толерантной личности важна и своевременна, для жизнедеятельности в многонациональном мире. Для предпринимательской деятельности необходимо умение принимать решения, находить быстрые и адекватные способы реагирования на складывающиеся ситуации. Но это не представляется возможным без умения вести диалог с другим человеком, природой, обществом. Вести диалог – это значит взаимодействовать, а главным условием взаимодействия как отмечает В.В. Шалин, является толерантность [Шалин В.В. Толерантность. Ростов н/Д, 2000].

Белорусским предпринимателям в новом веке предстоит решать важную задачу интеграция республики в европейское и всемирное сообщество. Культура национального общения - необходимое условие формирования имиджа делового человека. Принципы поликультурного (многокультурного) образования выполняют функции адаптации, выживаемости, повышения стрессоустойчивости личности. Элементы культуры делового человека, способствующие установлению позитивного диалога представлены на схеме 6.[ И.И. Калачева c.115.]

1. Бронирование гостиницы или подготовка место проживания делегации

2. Определение мест питания

3. Персональный состав встречающих в аэропорту или на вокзале

4. Содействие в прохождении пограничного контроля

5. Получение и доставка багажа, транспортное обеспечение

6. Помощь в размещении в гостинице

7. Работу переводчиков и др.

Исследователь А.Тряпицина перечисляет несколько компонентов процесса межкультурного взаимодействия :

Стиль культурного поведения,

Культура быта и труда,

Культура управления и т.д.

Белорусским предпринимателям в новом веке предстоит решать важную задачу интеграция республики в европейское и всемирное сообщество. Культура национального общения — необходимое условие формирования имиджа делового человека. Принципы поликультурного (многокультурного) образования выполняют функции адаптации, выживаемости, повышения стрессоустойчивости личности. Элементы культуры делового человека, способствующие установлению позитивного диалога представлены на схеме 6.[ И.И. Калачева c.115.]

Прием иностранной делегации

Профессиональное училище № 71

«Прием иностранной делегации»

Проверила: мастер группы 103

Выполнила: учащаяся группы 103

Список используемой литературы

Подготовка встречи делегации в крупных компаниях занимается протокольный отдел. В некоторых фирмах создается специальный оргкомитет. Но обычно протокольной отдел и оргкомитет заменяет офис – менеджер или секретарь.

В этой ситуации перед офис – менеджерами и секретарями встает ряд вопросов о том. Как правильно подготовиться к приему делегаций на фирме. Как подготовиться помещение для переговоров? Как приготовить и подать чай и кофе участникам переговоров.

В некоторых фирмах заведен четкий порядок работы с зарубежными партнерами. Приему делегации предшествует переписка. Секретарь по определенному образцу составляет письмо – приглашение. Партнеры извещают о своей готовности к приезду примерно за месяц. За это время согласовывается дата, время прибытия, должность партнеров. В ответ принимающей стороне направляется письмо сотрудничестве.

Текст приглашения должен содержать следующие данные о партнере:

Число, месяц и год рождения

Пол, гражданство. номер паспорта

Цель поездки (переговоры, выставка, семинары и т.д.)

Дату въезда и выезда из страны

Наименование принимающей организации

Фамилию и должность лица, подписавшего соглашения

Срок пребывания определяется деловой целесообразностью. Приглашение направляется в виде телекса или письма, и оно является достаточным основанием для получении я визы.

Минимальный срок обращение за визой в российское посольство или консульство составляет 5 дней, для получения многократной визы 14 дней.

Для получения визы иностранному партнеру следует предоставить следующие документы:

Письмо – запрос на визу от иностранной фирмы.

Российскую визовую анкету.

В ряде случаев двусторонними межгосударственными соглашениями предусматривается безвизовый въезд в нашу страну.

Иностранные граждане проживают на территории Российской Федерации по паспортам, зарегистрированными согласно «Правилам пребывания иностранных граждан».

Свой паспорта иностранные граждане представляют для регистрации по прибытии в пункт назначения в течении 3 дней, исключая праздничные и выходные дни.

От регистрации освобождаются:

Лица, имеющие дипломатические паспорта и члены их семей.

Лица, имеющие паспорт ООН, и члены из семей.

Лица, прибывшие на сток до 3 суток, не считая праздничных и выходных дней.

Лица, не достигшие 18 летнего возраста.

Лица, следующие транзитом через территорию Российской Федерации.

Иностранные туристы, совершающие круизы.

Принимающие организации регистрируют своих деловых партнеров, прибывших по приглашению, на срок не более 3 месяцев.

Встреча в аэропорту (на вокзале)

Встреча делегации в аэропорту (на вокзале) открывает визит. Протокол встречи предусматривает соблюдение ряда правил.

На встречу, делегации следует выезжать в таком составе, который соответствует статусу приезжающих гостей. Однако протокол разрешает, чтобы в процедуре встречи вместо первого лица принял участие его заместитель. Главного встречающего сопровождают 2-3 члена принимающей делегации, включая переводчика. При этом количество встречающих не должно превышать число гостей.

В момент встречи с прибывшей делегацией главный представитель встречающих первым подходит к главе иностранной делегации и называет свою фамилию, имя, отчество, должность. В ответ представляется гость. Если он прибывает с супругой, то на встрече присутствует супруга главного встречающего. Происходит их взаимное представление.

После этого главный встречающий представляет сопровождающих его лиц в соответствии с их служебным положением. Но если в их составе есть женщины, он представляет их первыми. Глава иностранной делегации называет своих спутников. Дамам преподносятся цветы (при встрече в аэропорту, на вокзале цветы вручают в целлофановой упаковке). После короткой процедуры взаимных приветствий гости, в сопровождении встречающих, в автомобилях направляются в гостиницу.

Главный гость и главный встречающий садятся в первую машину. По протоколу наиболее почетное место находится на заднем сиденье справа. Это место и предназначается главному гостю. Вторым почетным местом считается заднее сиденье слева.

Машина подается правой дверцей к тротуару. Дверцу машины открывает кто-нибудь из встречающих или водитель машины. Первым садится и выходит почетный гость. Главный встречающий обходит машину сзади и садится в автомобиль через левую дверцу после того, как в машину сел почетный гость. Переводчик занимает место на переднем сиденье рядом с шофером. Если в машине едет еще один пассажир, он занимает место между главным гостем и главным встречающим, либо, если машина большая, на откидном сиденье.

В тех случаях, когда условия не позволяют подать автомобиль с правой стороны, почетный гость первым садится в машину через левую дверцу, остальные следуют за ним. По прибытии на место машина паркуется так, чтобы свободным был выход с правой стороны.

В том случае, когда глава иностранной делегации прибывает вместе с супругой и во встрече участвует супруга главного встречающего, дамам подается вторая машина, и они занимают в ней места по той же схеме, по которой происходила рассадка в первой машине.

Если при встрече используется личный автомобиль, а за рулем находится встречающий член российской делегации равного с гостем ранга, он приглашает гостя сесть рядом с собой. В данном варианте это место

читается самым почетным. Дамам место на переднем сиденье по протоколу предлагать не принято.

К моменту приезда делегации в гостиницу там все должно быть подготовлено сотрудниками организации (протокольный отдел, управление делами, секретарь-референт). Для того чтобы не было накладок, следует заранее знать, сколько ожидается мужчин, сколько женщин, супружеских пар, какого уровня номера им предоставлены. Вопрос об оплате решается на стадии согласования, и к моменту приезда делегации все необходимые платежи уже должны быть произведены.

Встречающие официальные лица прощаются с гостями в вестибюле гостиницы, договорившись с руководителем делегации о протокольном визите к руководителю учреждения, так называемом визите вежливости. С гостями до момента расселения остается переводчик и представитель протокольного отдела или административно-хозяйственной службы, которые помогают им пройти положенные формальности.

После устройства в гостинице членам делегации предоставляется личное время в соответствии с программой.

Прежде чем начать деловую часть визита, глава прибывшей делегации в соответствии с общепринятой практикой наносит визит вежливости руководителю принимающей организации. Визит вежливости является протокольным ответом за проявленное внимание, за встречу при приезде. В процессе визита, кроме того, еще раз согласовывается программа пребывания, высказываются, если есть необходимость, дополнительные просьбы и пожелания.

Рассмотрим протокол визита вежливости.

В назначенное время в вестибюле первого этажа офиса принимающей организации главу приехавшей делегации, сопровождаемого переводчиком, встречает секретарь-референт или помощник руководителя, сотрудник протокольного отдела и провожает их в кабинет руководителя организации (если нет специального помещения для приема иностранцев). Руководитель встречает гостей, выйдя из-за рабочего стола примерно на середину кабинета. Переводчик представляет гостя хозяину.

По сложившейся традиции, гостя приглашают сесть на диван, стоящий в гостевой части кабинета. Это почетное место. Хозяин кабинета занимает кресло слева от дивана. В результате, как и полагается по этикету, гость сидит по правую руку от хозяина. Если они оба садятся на диван, то гостя следует пригласить сесть с правой стороны от хозяина. Если гость прибыл с дамой, то в таком случае на самое почетное место, по правую руку от хозяина, приглашают сесть даму, а по левую руку — гостя. Переводчик занимает место произвольно.

Не полагается принимать почетных гостей сидя за своим письменным столом или во главе стола для заседаний. Такое расположение собеседников относительно друг друга создает моральное преимущество для хозяина, атмосферу его доминирования в общении. Беседу начинает хозяин. Первые фразы должны носить светский характер. Только после этого возможно обсуждение деловых вопросов, связанных с программой.

Поскольку визит вежливости длится не более 20-30 минут, уже через 5-7 минут секретарь может подать угощение: чай, кофе, прохладительные напитки, конфеты (в коробке), печенье, фрукты Спиртные напитки не подаются. Естественно, что все угощение, кроме чая и кофе, может быть накрыто на журнальном столе до прихода гостей.

В завершение беседы гостю могут быть вручены фирменные сувениры. Инициатива ухода принадлежит гостю. Хозяин встречи провожает иностранного коллегу до дверей кабинета. Дальше, до выхода из здания, гостей провожает тот сотрудник учреждения, который их встречал.

Переговоры имеют целью найти приемлемое решение взаимо актуальной для партнеров проблемы. Они могут пройти успешно или завершиться неудачей. Во многом их успех решается тем, как переговоры подготовлены организационно и по содержанию, как проработаны их будущие стратегия и тактика.

На первом этапе, в период подготовки, обе стороны анализируют проблему, интересы участников в ее разрешении; формируется общий подход и собственная позиция на переговорах; определяются их возможные результаты. Готовятся документы (заявления, протоколы, проекты договоров, соглашений, контрактов), переводятся на рабочий язык переговоров. Составляется досье по вопросам, намеченным для обсуждения. Собираются официальные справки, рекламные проспекты, пресса, аналитические материалы о фирме-партнере. А также о собственной фирме в аспекте, интересном для участников переговоров.

Второй этап - собственно ход переговоров.

Третий - анализ достигнутых результатов.

В данной статье основное внимание будет уделено организационно-протокольной стороне переговоров.

По взаимной договоренности определяется время, место, регламент переговоров. При этом окончательное решение предоставляется приглашенной стороне. Местом переговоров могут быть служебное помещение принимающей стороны либо нейтральная территория. Регламент работы в течение дня рекомендуется в пределах полутора-двух часов. Если затрачивается больше времени, то переговоры проводятся с перерывом.

Помещение для переговоров должно быть чистым, светлым, нешумным. Стол переговоров должен быть соответствующей конфигурации (круглый, квадратный, прямоугольный) и размера. Уделяется внимание оформлению помещения. На столе переговоров могут быть расположены государственные флаги (флажки) стран-участниц. По протоколу, одновременно выставляемые флаги (флажки) разных стран должны быть одинакового размера и размещены на одном уровне. Зал может быть украшен цветами. На столе раскладывают блокноты, листы бумаги, карандаши, ручки. Не полагается оставлять никаких документов бумаг, кроме переговорных.

Если на столе для переговоров стоят пепельницы, курить нельзя. В таком случае полагается подготовить помещение для курения.

Должно быть приготовлено и все необходимое для фиксирования хода переговоров в соответствии с договоренностью (протокол, стенограмма, аудиозапись).

Телефоны, пейджеры, сотовая связь в период переговоров не должны мешать работе. На входной двери должна быть табличка о переговорах с просьбой не входить. Обстановка переговоров должна быть спокойной и конфиденциальной.

На стол переговоров еще до начала ставят бутылки с минеральной водой, стаканы или фужеры, на один-два больше числа участник.

В перерыве подается угощение: чай, кофе, бутерброды, фрукты, т.п. Желательно еду организовать в отдельном помещении. Если такой возможности нет, угощение вносят в зал заседания. Персонально обслуживаются только руководители делегаций, остальные участники обслуживают себя сами. Алкогольные напитки могут быть предложены только после завершения переговоров и подписания протоколов.

Обслуживание переговоров иностранной делегацией производят только секретарь руководителя и сотрудницы учреждения. Официанты и буфетчики не привлекаются

Делегация принимающей стороны в полном составе ждет гостей в комнате зала для переговоров. Состав делегации, должностной статус руководителя определяют на основе паритета. Делегации имеют равный уровень полномочий.

После прибытия делегации гостей происходит процедура официального представления. Руководители делегаций обмениваются визитными карточками.

Для удобства ведения переговоров заранее готовится «Протокольный список присутствующих» с указанием фамилии, имени (для россиян и отчества), должности, места работы членов делегаций.

После того как произошло представление, руководитель принимающей делегации приглашает всех за стол переговоров.

Рассадка за столом двусторонних переговоров в составе делегации может быть проведена с использованием одного из следующих вариантов:

1. Главы делегаций располагаются на первых местах во главе прямоугольного стола, переводчики сбоку от каждого. Далее за столом - заместитель и члены делегаций в соответствии с должностным рангом (по убывающей).

2. Главы делегаций занимают места в центре прямоугольного стола напротив друг друга. По правую руку каждого из них располагаются заместители, по левую - переводчики. Остальные члены делегации занимают места с правой и левой стороны в соответствии с должностным рангом.

3. Делегации располагаются за круглым столом по схеме варианта №2.

Если двусторонние переговоры происходят «с глазу на глаз» между «хозяином кабинета» и главным гостем, то для рассадки может быть использован протокол по схеме «Визита вежливости». Второй вариант -

«хозяин кабинета» предлагает провести переговоры за специальным столом и приглашает гостя сесть напротив.

Некоторые вопросы, касающиеся правил поведения участников переговоров.

Переговоры протекают при соблюдении правил субординации. По протоколу переговоры ведут руководители делегаций. Остальные члены делегации вступают в разговор только по приглашению своего лидера.

Строго соблюдается дисциплина присутствия: не принято покидать комнату переговоров, за исключением случаев, связанных с потребностью в медицинской помощи.

В случае деловой необходимости делегация может попросить о перерыве в заседании.

Для успешного продвижения по пути переговоров члены делегации должны не только владеть профессиональными знаниями и навыками ведения переговоров, но и обладать серьезной подготовкой в области делового общения, знать принципы, нормы и правила делового этикета. К числу его главных принципов относятся: принцип уважения достоинства личности, принцип целесообразности действий, принцип эстетизма, принцип уважения традиций и обычаев других народов.

Участникам переговоров необходимо понимать ситуацию общения, находить наиболее приемлемую линию поведения. Владеть правилами речевого этикета - обращения и привлечения внимания, приветствия, согласия и несогласия, одобрения и неодобрения, внесения предложения, извинения, комплимента. Использования

грамматических и лексических норм, позволяющих вести переговоры в дипломатической форме.

Нужно следить за содержанием и формой своей речи с учетом общения через переводчика: говорить четко, точно формулировать мысль, быть немногословным. Важно слушать и слышать собеседника. Твердость в отстаивании интересов своей компании, организации должна сочетаться с уважением позиций и потребностей партнеров.

Нужно быть корректным, то есть ориентироваться на нормы «приличного» поведения в любых, в том числе в острых, конфликтных случаях. Необходимо контролировать свои движения, жесты, мимику и адекватно интерпретировать реакцию собеседников.

Этикет в силу своей нормативности предъявляет строгие требования к стилю самоподачи участников переговоров, в том числе к деловому стилю их одежды на переговорах.

«___» ______________ 0000 г

Пребывание немецкой делегации в количестве 4-х человек, прибывающих АО «Интеркаонтинет» для решения вопросов по взаимному сотрудничеству

Состав делегации: Герман фон Бегр – президент фирмы «Ориент»

Эрих Крамер – руководитель отдела внешних сношений,

Фриц Вольф – руководитель отдела закупок,

Хельга Редигер – переводчик.

Срок пребывания – 00 дня.

Ответственней за прием делегации – Сидоров Александр Анатольевич

Международные переговоры. Зачёт. Шпаргалки / Программа пребывания делигации

Программа пребывания делегации

До приезда иностранной делегации принимающая сторона должна разработать две программы ее пребывания в стране:

Общую программу, предназначенную для гостей;

Подробную программу, которая включает технические детали, необходимые для принимающей стороны, заинтересованных лиц и организаций.

Общая программа включает в себя информацию о следующих вопросах.

1. Встреча делегации.

2. Деловая часть программы (переговоры, встречи, беседы).

3. Приемы (завтраки, обеды и т.д.).

4. Культурная программа.

5. Поездки по стране.

6. Проводы делегации.

Что касается подробной программы, то в ней во избежание срывов и накладок необходимо отразить все организационные моменты, связанные с приемом иностранной делегации. Так, в частности, встреча делегации требует от принимающей стороны проработки таких вопросов, как:

Персональный состав встречающих;

Участие (в случае необходимости) представителей прессы, радио, телевидения;

Размещение в гостинице и т.д.

На встречу делегации следует выезжать в составе, соответствующем статусу приезжающих гостей. Однако протокол разрешает, чтобы в процедуре встречи вместо первого лица принял участие его заместитель. Главного встречающего сопровождают 2-3 члена принимающей делегации, включая переводчика. При этом количество встречающих не должно превышать число гостей.

После этого главный встречающий представляет сопровождающих его лиц в соответствии с их служебным положением. Но если в их составе есть женщины, он представляет их первыми. Глава иностранной делегации называет своих спутников. Дамам преподносятся цветы. После короткой процедуры взаимных приветствий гости в сопровождении встречающих в автомобилях направляются в гостиницу. Главный гость и главный встречающий садятся в первую машину. По протоколу, наиболее почетное место находится на заднем сиденье справа. Это место и предназначается главному гостю. Вторым почетным местом считается заднее сиденье слева.

Переводчик занимает место на переднем сиденье рядом с шофером. Если при встрече используется личный автомобиль, а за рулем - встречающий равного с гостем ранга член российской делегации, он приглашает гостя сесть рядом с собой. В данном варианте это место считается самым почетным.

К моменту приезда делегации в гостиницу там все должно быть подготовлено сотрудниками организации (протокольный отдел, управление делами, секретарь-референт). В случае если глава делегации прибывает с супругой, принимающая сторона должна предусмотреть специальную программу или отдельные мероприятия в общей программе для супруги гостя и супруг лиц, сопровождающих его. Программы бывают также внешние (для иностранной делегации) и внутренние. Во внешней программе нет лиц, ответственных за прием, сопровождение, проведение мероприятий. Во внутренней программе указываются: дата, место, мероприятие, его цель, сроки, сопровождающие, ответственный за проведение мероприятия. Внутренняя программа утверждается руководителем принимающей организации.

При составлении программы внимание принимающей организации должно быть сосредоточено на основной цели визита (переговоры, встречи, беседы и т.д.). Самое главное в программе - ее сбалансированность. С одной стороны, она должна удовлетворять профессиональным интересам делегации, с другой - носить и общеобразовательный характер. Корректировка программы возможна, но в исключительных случаях и в самом минимальном размере.

Для гостей, прибывших на переговоры, обязательно планируют развлекательную программу - посещение театров, концертов, ресторана (организация банкета), знакомство с достопримечательностями и т.п. В чужой стране приглашают хозяева. В своей - инициатор переговоров. Отсутствие приглашений обычно означает намек на потерю интереса к партнеру. Как правило, платит тот, кто приглашает, исключение составляет Германия. Надо уточнить, кто платит, поскольку может оказаться, что предполагается, что каждый за себя.

В ряде европейских стран принято за деловым обедом переходить к вопросам, составляющим предмет переговоров, только после кофе. Во Франции за обедом полагается говорить об искусстве, в Англии - о спорте и т.д. Эти ритуалы имеют добротную психологическую основу: после насыщения участники находятся в благодушном настроении и им легче договориться. Кофе же активизирует умственную деятельность.

Программа пребывания зарубежной делегации фирмы-партнера

Прибывающая сторона — немецкая языковая школа. Данная языковая школа является частной организацией, занимающейся обучением клиентов иностранным языкам. Делегация состоит из директора языковой школы и двух преподавателей. Директор — Мария Бергер. Преподаватель английского языка — Ингрид Хольманн, преподаватель немецкого языка (ст. преподаватель) — Ута Маер.

Принимающая сторона — студия иностранных языков в г. Вологда, сфера деятельности которой является обучение иностранным языкам. Директор языковой студии — Попова Анна Владимировна.

Цель визита — обмен педагогическим опытом преподавания языков, знакомство с русской культурой, обычаями, практика иностранного языка.

Даты визита: 01.02.2013 — 04.02.2013.

16:00 Встреча делегации на вокзале. Ответственный за встречу — директор принимающей стороны Попова Анна Владимировна.

16:00 — 16:30 сопровождение делегации в отель «Атриум».

17:00 — 18:00 регистрация делегации в отеле, размещение в номерах отеля. Ответственный — преподаватель-переводчик Смирнова Юлия Борисовна.

18:00 — 19:00 ужин в ресторане отеля. Ответственный — преподаватель-переводчик Смирнова Юлия Борисовна.

10:00 встреча делегации в отеле. Завтрак в ресторане отеля. Ответственный — преподаватель-переводчик Смирнова Юлия Борисовна.

11:00 Визит делегации в языковую студию. Ответственный за проведение встречи — офис-менеджер языковой студии Сорокина Анастасия Леонидовна.

11:30 или 11:45 Начало прогулки по городу. Ответственный за маршрут и рассказ о городе преподавателя английского языка Воронова Наталья Юрьевна. Ответственный за перевод — преподаватель-переводчик Смирнова Юлия Борисовна.

13:00 Сопровождение делегации на обед. Место обеда — ресторан Красный Мост. Ответственный — преподаватель-переводчик Смирнова Юлия Борисовна.

14:00 до 16:00 предоставление отдыха гостям. Гостей провожают в отель. Ответственный — преподаватель-переводчик Смирнова Юлия Борисовна.

16:00-16:30 сопровождение гостей в языковую студию. Ответственный — преподаватель-переводчик Смирнова Юлия Борисовна.

17:00 проведение семинара по методике преподавания иностранных языков. Ответственный за организацию рабочего кабинета для семинара — офис-менеджер языковой студии Сорокина Анастасия Леонидовна. Ответственный за проведение семинара — преподаватель английского языка Костина Екатерина Николаевна.

19:00 чаепитие с учениками студии в неформальной обстановке. Ответственный — преподаватель-переводчик Смирнова Юлия Борисовна.

20:00 иностранную делегацию провожают в отель. Ответственный — преподаватель-переводчик Смирнова Юлия Борисовна.

20:30 ужин в ресторане отеля по желанию представителей делегации. Ответственный — преподаватель-переводчик Смирнова Юлия Борисовна.

11:00 культурная программа. Посещение Вологодского Кремля, Музея Кружева. Ответственный за организацию экскурсий в музеях — преподаватель английского языка Воронова Наталья Юрьевна. Ответственный за перевод — преподаватель-переводчик Смирнова Юлия Борисовна.

12:00 обед. Сопровождение иностранной делегации в ресторан Красный мост. Ответственный — преподаватель-переводчик Смирнова Юлия Борисовна.

13:00-15:30 сопровождение гостей в отель. Предоставление свободного времени. Отдых. Ответственный — преподаватель-переводчик Смирнова Юлия Борисовна.

15:30-16:00 сопровождение гостей с языковую студию для проведения демо-уроков. Ответственный — преподаватель-переводчик Смирнова Юлия Борисовна.

16:15 проведение открытого демо-урока в студии преподавателем студии принимающей стороны. Ответственный за подготовку рабочего кабинета, размещение учеников, преподавателей и гостей студии — офис-менеджер Сорокина Анастасия Леонидовна. Ответственный за проведение урока — преподаватель немецкого языка Северова Мария Николаевна. Продолжительность урока 45 минут.

17:15 проведение открытого демо-урока одним из преподавателей иностранно делегации. Ответственный за проведение урока преподаватель английского языка

18:00 — 18:30 сопровождение делегации с отель. Ответственный — преподаватель-переводчик Смирнова Юлия Борисовна.

19:00 ужин в ресторане отеля. Ответственный — преподаватель-переводчик Смирнова Юлия Борисовна.

11:00-11:30 сопровождение делегации в языковую студию. Ответственный — преподаватель-переводчик Смирнова Юлия Борисовна.

11:30 семинар, посвященный обсуждению проведенных уроков. Ответственный за подготовку рабочего кабинета и размещение преподавателей и гостей студии — офис-менеджер Сорокина Анастасия Леонидовна. Ответственный за проведение семинара — преподаватель английского языка Костина Екатерина Николаевна. Продолжительность семинара 2 часа 30 минут.

14:00 сопровождение делегации в ресторан Красный мост на обед. Ответственный — преподаватель-переводчик Смирнова Юлия Борисовна.

15:00 сопровождение делегации в отель. Ответственный — преподаватель-переводчик Смирнова Юлия Борисовна.

17:00 выписка из отеля и сопровождение делегации на вокзал. Ответственный — преподаватель-переводчик Смирнова Юлия Борисовна.

Встречает делегацию ответственный за встречу прибывающей стороны, директор вологодской языковой студии, который подписывал приглашение, и переводчик-преподаватель Смирнова Юлия Борисовна. Переводчика-преподавателя выбирает директор из числа преподавателей студии, владеющих немецким языком. При посадке в автомобиль сначала садится директор немецкой студии справа по ходу движения (первое почетное место), слева должен сидеть преподаватель старший по званию (второе почетное место), младший по званию преподаватель должен сидеть в середине, чтобы не мешать сидящему на почетном месте при выходе. За руль садится директор принимающей стороны и рядом преподаватель-переводчик. Делегацию отвозят в гостиницу или в другое место, где решено было их разместить.

Ответственный за ужин заранее узнает у прибывающей стороны о том, что они предпочитают, и договаривается о соответствующем меню с руководством ресторана.

Ответственный за завтрак заранее узнает у прибывающей стороны о том, что они предпочитают, и договаривается о соответствующем меню с руководством ресторана.

Ответственный за визит делегации офис-менеджер языковой студии Сорокина Анастасия Леонидовна подготавливает кабинет для встречи делегации и предоставляет директору студии Поповой Анне Владимировне программу пребывания гостей. На встрече присутствуют преподаватель переводчик Смирнова Юлия Борисовна, преподаватели английского языка Воронова Наталья Юрьевна и Костина Екатерина Николаевна, немецкого языка — Северова Мария Николаевна, а также преподаватель испанского языка Меньшиков Игорь Алексеевич. Во время визита в языковую студию директор принимающей стороны сообщает гостям программу пребывания, наиболее важные ее пункты, вносит необходимые изменения по требованию гостей, происходит знакомство с преподавателями студии. Продолжительность 30-45 минут, за специально предназначенным для этого столом. На столе находятся фрукты, вода, если кто курит — сигареты, после 15 минут беседы подается чай или кофе.

Во время прогулки по городу происходит знакомство с основными достопримечательностями и культурой города. Продолжительность примерно около часа. Ответственным за прогулку назначается преподаватель английского языка Воронова Наталья Юрьевна, которая заранее (до приезда делегации) подготавливает программу маршрута, представляет ее гостям и корректирует ее, следуя предпочтениям прибывающей стороны. Кроме того, делегацию сопровождает преподаватель-переводчик Смирнова Юлия Борисовна, чтобы избежать какого-либо непонимания русской речи. Продолжительность прогулки по городу 1 час. Во время прогулки гости посещают набережную города, кремлевскую площадь, памятник В.И. Ленину, центральную площадь и вечный огнь. Затем гости проходят к пешеходному мосту к памятнику первому фонарю. Во время прогулки преподаватель английского языка Воронова Наталья Юрьевна рассказывает о достопримечательностях, истории и жизни Вологды и вологжан.

После прогулки делегацию сопровождают в ресторан. Ответственный за обед заранее узнает у прибывающей стороны о том, что они предпочитают и договаривается о соответствующем меню с руководством ресторана. При этом принимается во внимание не только меню, но и уровень обслуживания в ресторане, сервировка стола. Сопровождающие должны помочь гостям без труда найти свое место. Если есть мужчины, то они прежде чем сесть помогают сесть женщинам. Сидеть на стуле необходимо так, чтобы было удобно есть, отдыхать и вместе с тем не мешать рядом сидящим. При этом нужно держать осанку, не разваливаться и не сутулиться. Туловище от края стола находится на ширину четырех сложенных пальцев. До еды руки находятся на коленях, а во время еды — слегка прижаты к туловищу. На стол можно опираться только запястьями. Салфетку, предназначенную для предохранения и вытирания губ, сложив пополам, кладут на колени. Инициатива окончания обеда принадлежит гостям. Обед длится час или полтора часа. Завтраки и ужины проходят в отеле.

Проведение семинара. Тема семинара и обсуждаемые вопросы устанавливаются заранее. Кабинет для проведения семинара должен быть чистым, проветренным. На столе должны стоять бутылки с минеральной водой. Если первые лица делегации не курят, то лучше от курения воздержаться. Во время семинара могут быть поданы чай или кофе. Когда гости входят в кабинет, директор языковой студии показывает им их места на другом конце стола, на столе также можно расставить таблички с именами, чтобы проблемы с рассадкой гостей и участников семинара не возникало . Продолжительность семинара 1час 30 минут.

После семинара проходит чаепитие с учениками студии в неформальной обстановке. Ученикам предоставляется возможность пообщаться с иностранными гостями, задать интересующие их вопросы. Беседа проходит на иностранном языке, что также способствует практике речи изучаемого языка. Как учащимся студии, так представителям делегации необходимо познакомиться, так как на следующий день запланировано проведение демо-уроков.

Во время проведения демо-урока преподаватели вологодской языковой студии, члены иностранной делегации, преподаватели студии и ее директор присутствуют на уроке в качестве наблюдателей. То же самое происходит при проведении второго демо-урока преподавателем иностранной делегации. Темы этих двух уроков оговариваются заранее, чтобы и принимающая сторона и гости студии могли без проблем подготовиться к урокам.

Во время семинара проводится выявление ошибок, высказывание замечаний, обмен опытом. Семинар проводится в неформальной обстановке, подаются чай, кофе, минеральная вода. В течение второй части семинара подводятся итоги всего периода пребывания делегации, высказываются слова благодарности за визит, за оказанную методическую помощь и советы, вручаются подарки с логотипами языковой студии принимающей стороны (различные канцелярские принадлежности: набор ручек, блокноты), сувениры с национальными логотипами, производится договоренность о дальнейшем сотрудничестве и обмене опытом.

Сопровождают иностранную делегацию на вокзал преподаватель-переводчик Смирнова Юлия Борисовна и директор принимающей стороны Попова Анна Владимировна.

1. Бронирование гостиницы или подготовка место проживания делегации

2. Определение мест питания

3. Персональный состав встречающих в аэропорту или на вокзале

4. Содействие в прохождении пограничного контроля

5. Получение и доставка багажа, транспортное обеспечение

6. Помощь в размещении в гостинице

7. Работу переводчиков и др.

40. Приветствия и обращения, принятые в протокольной практике, их роль в укрепления деловых отношений.

Формы обращения, принятые в разных странах, определяются национальными традициями и культурными особенностями. Но, существуют универсальные правила, которых можно придерживаться в межународном общении. При обращении к лицам, имеющим государственный статус, воинское звание, дипломатический ранг или учёную степень, в большинстве стран обходятся без упоминания имени: «Господин министр», «Господин посол», «Господин мэр» «Господин полковник» и др. Только в Гемании в подобном случае присоединяется фамилия, например «Госпоин доктор Браун». В этикете существует замечательное правило: обращаясь к официальному лицу, обычно его как бы повышают в должности. Так, подполковника называют «Господин полковник», заместителя министра – «Господин министр», посланника – «Господин посол».

К жещинам предпочтительно обращаться по фамилии мужа. При труднопроизносимых именах можно прибегнуть к международной форме «мадам». Люди одного возраста и положения (особенно женщины) обычно не употребляют обращение “мадам” по отношению друг к другу, так как это свидетельствует, что произносящий сознательно ставит себя ниже того, к кому обращается. Это же правило распространяется на обращение “сэр”. Это обращение употребляется по отношению к достаточно известным, занимающим особое положение в обществе людям, во избежание частого повторения их официальных званий и рангов. Сэр Элтон Джон именует пресса и Королева Великобритании певца Элтона Джона.

У европейцев и американцев принято упрощать личные отношения с иностранцами путём перехода на дружеское обращение: «друг Гельмут», «друг Борис»и т.д. Однако, это опускается только с обоюного согласия и с учётом служебного статуса партнёров.

Этикет межунароного общения предполагает также при обращении к высоким особам знание и правильное употребление титулов. (Таблица 4 )

Прием гостей – дело всегда хлопотное. Особенно если гости - серьезные деловые люди, потенциальные партнеры по бизнесу. И от того, какой прием им будет оказан, зависит многое.

Целью визита представителей других фирм может быть выяснение возможностей установления контактов; проведение переговоров; подписание документов; организация семинаров, ярмарок, выставок и т.д.

Цель визита делегации, ее персональный состав и уровень представительства, с точки зрения протокола - самые существенные моменты, которые определяют уровень делегации и особенности ее приема. Другими словами, форма приема делегации зависит от цели визита делегации и статуса ее главы.

Разработка программы пребывания. До приезда иностранной делегации принимающая сторона должна разработать две программы ее пребывания в стране:

Общую программу, предназначенную для гостей;

Общая программа включает в себя информацию о следующих вопросах:

1. Встреча делегации.

2. Деловая часть программы (переговоры, встречи, беседы).

3. Приемы (завтраки, обеды и т.д.).

4. Культурная программа.

5. Поездки по стране.

6. Проводы делегации.

Что касается подробной программы, то в ней во избежание срывов и накладок необходимо отразить все организационные моменты, связанные с приемом иностранной делегации. Встреча делегации требует от принимающей стороны проработки, прежде всего таких вопросов, как:

Персональный состав встречающих;

Участие (в случае необходимости) представителей прессы, радио, телевидения;

Преподнесение цветов;

Приветственные речи;

Обеспечение транспортом;

Размещение в гостинице и т.д.

Каждый пункт подробной программы требует детальной проработки с обязательным указанием ответственных исполнителей.

В случае если глава делегации пребывает с супругой, то принимающая сторона должна предусмотреть специальную программу или отдельные мероприятия в общей программе для супруги гостя и супруг лиц, сопровождающих его.

При разработке программы следует учесть, что, несмотря на деловой характер визита, во время пребывания делегации принято организовывать неофициальные встречи как хозяевами, так и гостями. Первая такая встреча всегда организуется принимающей стороной.

При организации встречи в ресторане необходимо выбрать стол, находящийся вдали от оркестра, входных дверей, служебного помещения.

Для того чтобы и гости могли воспользоваться возможностью организовать ответную встречу для вашей делегации, необходимо запланировать в программе один свободный вечер.

В программе каждого дня необходимо оставлять свободное время для второго завтрака и личных дел.

Делегации, пребывающие с краткосрочным визитом на два-три дня, лучше принимать в течение рабочей недели, но не в субботы и воскресенья, в противном случае необходимо предусмотреть программу и на выходные дни.

Вечерние прогулки по западным столицам обычно приятны, что не всегда скажешь о прогулках по нашим городам. Поэтому, приглашая иностранцев в свой город, желательно продумать, чем их занять по вечерам.

Вместе с тем при составлении программы внимание принимающей организации, конечно, должно быть сосредоточено на основной цели визита делегации. Самое главное в программе – это ее сбалансированность. С одной стороны, она должна удовлетворять профессиональным интересам делегации, а с другой – носить познавательный характер.

Порядок встречи делегации. Итак, программа составлена, пора встречать делегацию. Здесь тоже следует иметь ввиду необходимость соблюдения некоторых протокольных правил.

Глава встречающей делегации по статусу должен соответствовать главе делегации пребывающей. Другими словами, если прибывает глава фирмы, то его соответственно должен встречать глава принимающей фирмы.

Глава принимающей делегации обычно прибывает на встречу в сопровождении 2-3 человек. Если гостя сопровождает супруга, то и глава принимающей фирмы должен быть с супругой.

Первым представляется глава принимающей делегации, затем он представляет супругу.

Вторым представляется гость – глава делегации – и представляет свою супругу.

Затем глава принимающей делегации представляет своих сотрудников – членов делегации – в соответствии со статусом (по нисходящей). Если среди встречающих есть дамы, то их представляют в первую очередь.

Затем глава прибывающей делегации таким же образом представляет своих коллег.

Встречая делегацию в аэропорту или на вокзале, глава принимающей стороны вручает цветы всем дамам, входящим в состав делегации (цветы должны быть упакованы в целлофан).

Очевидно, что теплая встреча – важный элемент во взаимоотношениях между людьми, который способствует созданию дружеской атмосферы в процессе работы. Поэтому гостей должен встретить, приветствовать на торжественном приеме и проводить глава фирмы. Остальное время гостями могут заниматься другие сотрудники предприятия.

Итак, после взаимных представлений и приветствий хозяева и гости рассаживаются по автомобилям и отправляются в гостиницу, в которой забронированы номера. В международной протокольной практике места в автомобилях делятся на почетные и менее почетные (рис. 2).

Рис. 2. Размещение пассажиров в машине

3 – переводчик

Первым почетным местом считается место на заднем сиденье справа по ходу движения автомобиля. Машина подается таким образом, чтобы правая дверца была обращена к тротуару. Первым садится и выходит пассажир, занимающий наиболее почетное место.

Если гость прибыл с супругой, то расположение пассажиров выглядит иначе (рис. 3).

Рис. 3. Размещение в машинах делегации, прибывшей с супругами

1 – глава иностранной делегации; 2 – глава встречающей делегации;

3 – переводчик; 1* – супруга главы иностранной делегации; 2* – супруга главы нашей делегации; 3* - переводчик.

Многоместные машины также предполагают своеобразное расположение пассажиров (рис. 4).

Рис. 4. Размещение пассажиров в многоместной машине

Если в автомобиле нужно разместить еще одного пассажира, ему предлагают занять место между двумя пассажирами, занимающими почетные места (рис. 5).

Рис. 5. Размещение третьего пассажира в машине

В многоместной машине с откидными сиденьями места распределяются так, как показано на рис. 6.

При следовании на какие-либо церемонии в автомашине, как правило, занимают только заднее сиденье. Если в автомашину садится еще один пассажир, то он занимает, либо откидное сиденье, либо место между двумя почетными лицами, чтобы не мешать сидящему на почетном месте во время движения и при выходе (рис. 7).

Рис. 6. Рис. 7.

Расположение пассажиров при следовании на приемы

Если условия не позволяют подать автомашину правой стороной к тротуару, пассажиры входят в нее через левую дверцу. По прибытии автомобиль паркуется таким образом, чтобы выйти из него можно было с правой стороны.

В том случае, когда в качестве транспорта используется такси, предложение почетному гостю сесть на переднее место рядом с водителем считается нарушением протокола. Если же в качестве транспорта используется личный автомобиль, а водитель – встречающий член делегации, тогда самым почетным для гостей местом будет место рядом с ним. Перед тем как гости сядут в автомобиль или захотят выйти из него, необходимо открыть дверцу автомобиля, а затем закрыть ее. Эту обязанность могут выполнять члены встречающей делегации (а также водитель, переводчик, один из сопровождающих лиц).

Заказывая для гостей места в гостинице, следует заранее поинтересоваться, сколько ожидается мужчин, сколько женщин и есть ли среди них супружеские пары. Необходимо также заблаговременно решить вопрос о том, кто будет платить за номера – приглашающая сторона или гости. Это касается и приобретения билетов в увеселительные заведения, если в гостинице существует этот вид услуг.

Теперь как вежливые хозяева, вы должны убедиться в том, что размещение гостей проходит в соответствии с намеченным планом. Как сделать это в наиболее тактичной форме?

Оставить гостей у входа в гостиницу невежливо – ведь у них могут возникнуть какие-то вопросы при оформлении документов.

Провожать гостей до их номеров тоже неудобно, поскольку, таким образом, вы вынуждаете гостеприимных людей пригласить вас на чашечку чая или кофе, а они в данный момент совершенно не готовы.

Лучше всего попрощаться с гостями в вестибюле гостиницы, договорившись с ними о визите вежливости (протокольном визите).

Визит вежливости принимающей стороне. Прежде чем приступить к деловой части визита, почетный гость (глава прибывшей делегации) наносит визит вежливости принимающей стороне. Этот визит является своего рода ответным жестом вежливости прибывшего гостя. Необходимость совершения протокольного визита объясняется тем, что главы делегаций должны еще раз уточнить программу пребывания и внести какие-либо коррективы в нее, если это необходимо.

Окончательное право выбора конкретного времени и места встречи предоставляется гостям. Обычно такие встречи происходят в помещении принимающей организации.

В назначенное время гостя в вестибюле встречает секретарь или помощник, который проводит его к руководителю учреждения. Руководство принимающей организации может само встречать гостей только в исключительных случаях, когда приезжают особо почетные гости.

В кабинете руководителя желательно иметь специально отведенные для приема гостей места: диван и мягкие кресла вокруг журнального столика. Почетным местом для гостя считается диван. Принимающий садится в кресло с левой стороны от дивана, так чтобы гость оказался по правую руку. Если же гость и принимающее лицо вместе садятся на диван, гость опять-таки должен оказаться по правую руку от хозяина (рис. 8).

Рис. 8. Правила рассадки гостя и хозяина в кабинете

Гость садится только после того, как сел руководитель принимающей организации (хозяин кабинета). Если гость прибыл с дамой, самое почетное место по правую руку от хозяина кабинета должно быть предоставлено даме, а второе почетное место – по леву руку от хозяина кабинета – гостю. Не следует принимать гостей, сидя за письменным столом или во главе стола, а также усаживать гостей напротив окон, которые выходят на солнечную сторону улицы. Это создает атмосферу определенного неравенства сторон и может быть расценено как проявление неуважения.

Поскольку протокольный визит длиться 20-30 минут, уже через 5-7 минут может быть подано угощенье: чай, кофе, фрукты, конфеты, печенье и т.д. Спиртные напитки не подаются.

Инициатива ведения беседы принадлежит принимающей стороне.

Когда уйти с приема, решают гости. Знаком окончания аудиенции может послужить и длинная пауза в беседе. После окончания визита принимающая сторона провожает гостей до коридора, лифта или лестничной площадки. Следующая их встреча состоится за столом переговоров.

Протокольные правила ведения переговоров. Деловой протокол – это совокупность правил и традиций, регулирующих порядок совершения официальных процедур.

Переговоры нужны, прежде всего, для того, чтобы совместно с партнером обсудить проблему, которая представляет взаимный интерес, и принять взаимовыгодное решение. При подготовке и проведении переговоров встает целый ряд проблем протокольного характера, от правильного решения которых в значительной мере зависят как успешный ход самих переговоров, так и будущее принятых на них договоров.

Процесс переговоров, как известно, имеет три основных стадии:

Подготовка к переговорам;

Процесс ведения переговоров;

Анализ результатов переговоров и выполнение достигнутых договоренностей.

Необходимость решения протокольных вопросов возникает в основном на первой стадии – в ходе подготовки к переговорам, когда происходит формирование делегации, определение места и времени проведения переговоров, подготавливается необходимое помещение и т.д.

Формирование делегации предполагает определение количества ее членов и персонального состава, а также назначение главы делегации. Руководством фирмы составляются списки сотрудников учреждения, которые будут участвовать в переговорах и вести переговоры. Эти сотрудники станут членами делегации. При формировании делегации на двусторонних переговорах, как правило, исходят из принципа примерного равенства их численного состава. Принцип равенства соблюдают и на уровне представительства на переговорах.

Язык, на котором планируется проведение переговоров, определяется по договоренности сторон. Им может быть язык как одной из сторон, так и третьей стороны.

Определение места и времени проведения переговоров. Место и время встреч определяется по взаимной договоренности ее участников. При этом ни одна из сторон не должна навязывать другой стороне своего предложения о месте и времени встречи. В особенности это касается инициатора встречи: хотя он может сообщить об удобных для него времени и месте встречи, окончательное решение по этому вопросу необходимо оставить за приглашенной стороной.

В случае изменения времени переговоров или переноса их на другие дни необходимо поставить об этом в известность всех участников переговоров.

Местом встречи может быть служебное помещение одного из участников или же нейтральная территория.

Предмет встречи желательно оговорить заранее, с тем, чтобы стороны могли подготовиться, подобрать и изучить необходимые документы и т.д.

Встречи, особенно с официальными представителями, желательно проводить в специально подготовленных помещениях. На столах не должно находиться никаких лишних документов. На них могут лежать блокноты, карандаши, спички, сигареты, пепельницы (если в данном помещении разрешается курить), бутылки с минеральной водой и фужеры (обязательно перевернутые). Бутылки ставятся группами по длине стола. Если нет минеральной воды – поставьте графины с кипяченой водой, но обязательно положите туда кубики льда. На столах могут стоять цветы в низких вазах. В зависимости от формы стола их ставят в центре или по краям стола. Согласно действующему у нас правилу употребление спиртных напитков «на нашей территории» не рекомендуется. Если встреча проходит у иностранцев и вам будет предложено выпить, отказываться нельзя, да и не зачем: иностранцы никогда не предложат «пить до дна». Во время беседы могут подаваться чай или кофе. Об этом надо позаботиться. Они должны быть поданы красиво. Необходимо иметь пару сервизов для представительства. В первую очередь надо поинтересоваться у дам, что они будут пить, и обслужить дам, независимо от их статуса в делегации (стенографистка, переводчица). Нет необходимости обильно угощать во время беседы – для этого будет прием. Надо сделать так, чтобы в поле зрения руководителей были часы, поскольку впрямую смотреть на часы не рекомендуется. В крайнем случае, можно снять часы и положить их рядом с собой. Максимальное время беседы – 2,5 часа. Нельзя затягивать беседу – лучше разбить ее на этапы.

Встречающий иностранную делегацию у подъезда или в вестибюле фирмы не должен быть членом принимающей делегации. Эту роль может исполнить работник протокольного отдела, секретарь учреждения и т.д. Он провожает делегацию до помещения, где будут проходить переговоры. Принимающая делегация в полном составе должна находиться в этом помещении.

Если переговоры идут в течение продолжительного времени, то в перерыве может быть подано угощение: чай, кофе, бутерброды, фрукты и т.д. Желательно угощать гостей в отдельном помещении. При отсутствии такой возможности, угощение подают в помещении, где ведутся переговоры. Угощение подают персонально только главам делегаций.

Участники рассаживаются за столом переговоров в соответствии с общепринятыми правилами и с учетом рангов и служебного положения участвующих лиц. Существует несколько вариантов рассадки за столом переговоров. Главы делегаций могут сидеть во главе стола (переводчики – сбоку), далее за столом располагаются остальные члены делегаций в соответствии с их служебным положением (рис. 9).

ГД Остальные члены делегации (по рангам)

Рис. 9. Рассадка делегации за столом переговоров

ГД – глава делегации; П – переводчик

Чаще используется второй вариант рассадки: главы делегаций сидят в центре стола, друг напротив друга, рядом с ними находятся переводчики и далее за столом располагаются члены делегаций в соответствии сих служебным положением (рис. 10).

Члены делегации ГД П Члены делегации

Члены делегации П ГД Члены делегации

Рис. 10. Рассадка за столом членов делегации

Если в переговорах участвуют три и более сторон, то они рассаживаются по алфавиту по часовой стрелке вокруг круглого или прямоугольного стола. Председательствуют по очереди (по алфавиту) или же на первом заседании председательствует хозяин, а далее главы фирм (по алфавиту).

Наконец, еще один вариант рассадки – когда за столом сидят только главы делегаций, а за ними остальные члены делегаций. В данном случае используется стол в форме «бублика», поскольку участвуют много сторон, и за обычным круглым столом всем сесть невозможно (рис. 11).

Члены делегаций

Члены делегаций Члены делегаций

Рис. 11. Рассадка членов делегации за круглым столом

Ведение беседы.

Эффективность беседы зависит от стиля ее проведения, содержания вопросов, очередности и правильности их постановки. Хотя в переговорах с обеих сторон могут принимать участие несколько человек, как правило, беседа должна вестись между руководителями. Недопустимо, если во время переговоров ведущего перебивают его коллеги. Конечно, он может предоставить слово одному из них, особенно по специфическим проблемам, но в большинстве случаев всю тяжесть беседы по всему кругу обсуждаемых проблем ведущий должен брать на себя.

Может показаться парадоксальным, но успех переговоров часто зависит от умения слушать собеседника. Ничто так не льстит собеседнику, как внимание к его словам. Внимание должно быть искренним, так как показное может быть обнаружено им, обидит его и приведет к затруднениям в переговорах.

Начинать переговоры следует с наиболее важных вопросов повестки дня, пытаясь постепенно достигнуть согласия по принципиальным вопросам. Затем обсуждаются проблемы, по которым можно договориться сравнительно легко и без особых затрат времени, и только после этого переходят к ключевым вопросам, требующим подробного разбора. Старайтесь так построить беседу, чтобы рассмотрение вопросов, в которых вы единодушны, предшествовало обсуждению вопросов дискуссионных. Очень важно повести переговоры таким образом, чтобы на их первой стадии собеседник не имел повода дать отрицательный ответ. Если человек сказал "нет", его внутренняя логика побуждает оставаться на этой позиции, хотя он и сам может почувствовать немотивированность своего отрицательного ответа. По той же логике, чем больше положительных решений принято в начальной стадии переговоров, тем труднее потом занять категорически отрицательную позицию, даже при наличии больших оснований.

Формирование делегации

Протокол, соблюдаемый при переговорах, подготовке различных договоров и соглашений, придает своей торжественностью большее значение и большее уважение к содержащимся в них особо важным положениям.

Руководством фирмы составляются списки сотрудников, допущенных к участию во внешнеторговых переговорах, затем уже формируется делегация. Численность количества делегаций регулируется принципом паритета. Число участников согласуется заранее, уровень представительства также подчинен принципу равенства. Язык переговоров определяется по договоренности сторон, может быть языком как одной страны, так и другой, и даже третьей стороны.

Программа пребывания

Программа пребывания разрабатывается заранее. Обычно она включает следующие пункты:

– встреча (в аэропорту или на вокзале):
– размещение (в гостинице или загородной резиденции);
– деловая часть (беседы, переговоры и т.п.);
– приемы (завтраки, коктейли, обеды, ужины);
– культурная программа (посещение театра, музея, картинной галереи);
– проводы.

По каждому пункту указывается ответственный исполнитель.

При встрече главу принимающей стороны сопровождают 2–3 человека, в том числе переводчик. Если гость приезжает с супругой, то его встречает глава нашей делегации с супругой.

Первым представляется глава принимающей делегации, и если с ним приехала супруга, то он представляет и ее. Вторым представляется гость – глава иностранной делегации – и представляет свою супругу. Затем глава принимающей стороны представляет членов своей делегации. После этого глава прибывшей делегации представляет членов своей делегации. Женщин представляют первыми.

Рассадка по автомашинам происходит в следующем порядке:

– если используется личный автомобиль, а водитель – член встречающей делегации, то почетное место будет рядом с ним;
– если автомобиль принадлежит организации, то самым почетным местом считается место на заднем сиденье справа по ходу движения, на котором располагается глава иностранной делегации. Рядом с ним слева – глава принимающей стороны. Если в машину должен сесть еще один пассажир, то он занимает место между ними. Переводчик располагается на переднем сиденье рядом с водителем. Машина подается и паркуется таким образом, чтобы правая дверца была обращена к тротуару.

Первый визит к руководителю принимающей стороны является протокольным (для знакомства, уточнения программы пребывания, выявления дополнительных пожеланий гостей). Продолжительность визита – не более 30 мин. Беседу начинает хозяин. Инициатива окончания беседы остается за гостем. Гостю должно быть предложено угощение: чай, кофе, фрукты. Вино не подастся. Возможно преподнесение сувенира гостю. Опаздывать на встречу нельзя (по протоколу – максимум на 15 мин с возможным сокращением продолжительности встречи).

Рассадка за столом переговоров проводится в соответствии с общепринятыми правилами:

– главы делегаций могут сидеть во главе стола, переводчики сбоку от них, далее за столом переговоров располагаются члены делегаций по занимаемым должностям;
– главы делегаций сидят в центре стола, напротив друг друга, рядом с ними по левую руку находятся переводчики, далее – члены делегаций по занимаемым должностям (это наиболее распространенный вариант рассадки);
– если в переговорах участвуют три и более сторон, то они рассаживаются но алфавиту по часовой стрелке вокруг круглого или прямоугольного стола.

Главы делегаций председательствуют по очереди по алфавиту, или на первом заседании хозяин, потом -- по алфавиту.

Пребывание иностранной делегации, как правило, не превышает двух-трех дней.

Проводы иностранных партнеров происходят аналогично встрече, только в обратном порядке .

Соловьев Э. Я. Современный этикет. С. 68.