4 причины разработать должностную инструкцию секретаря-делопроизводителя

Секретарь и делопроизводитель - это разные профессии. Каждая из них предполагает выполнение специфических задач и обязанностей. На крупных предприятиях, секретарь и делопроизводитель включены в штатное расписание как отдельные единицы. В небольшой компании совмещать эти обязанности может один человек, должность которого в штатном расписании будет называться «секретарь-делопроизводитель».

В этом случае весь объем работы выполняет один человек на постоянной основе. Это означает, что перечень обязанностей секретаря-делопроизводителя должен быть оговорен в одном документе, например, в трудовом договоре.

Но и для самого сотрудника, и для работодателя будет гораздо удобнее, когда функционал, права и обязанности такого универсального специалиста будут утверждены должностной инструкцией секретаря-делопроизводителя.

Уровни квалификации специалистов по ДОУ и их трудовые функции

Должностная инструкция не входит в число тех документов, наличие которых Трудовым кодексом установлено как обязательное.

4 причины разработать инструкцию секретаря-делопроизводителя

1. Это позволит осветить все вопросы, касающиеся работы секретаря-делопроизводителя, в одном документе.
2. Должностную инструкцию можно оперативно изменить и дополнить, не испрашивая на это согласия самого специалиста и не оформляя эти корректировки дополнительным соглашением.
3. Подпись специалиста в листе ознакомления с должностной инструкцией – законное основание требовать от него выполнения всех положений этого документа.
4. И работник, и работодатель всегда могут доказать свою правоту, ссылаясь на положения должностной инструкции секретаря-делопроизводителя, в случае возникновения конфликта или трудового спора.

Кто составляет должностную инструкцию секретаря-делопроизводителя

В общем случае разработкой таких локальных регламентов как должностные инструкции занимаются начальники соответствующих структурных подразделений. И, если на предприятии создан отдел секретариата, инструкцию должен разрабатывать руководитель этого отдела.

В небольшой компании, где секретарь-делопроизводитель находится в прямом подчинении директора, эту работу, как правило, поручают сотруднику или руководителю кадровой службы. При этом должностная инструкция секретаря-делопроизводителя, образец или проект документа должна быть согласована с руководителем кадровой и юридической службы, отдела труда и зарплаты.

Кто утверждает инструкцию

Чтобы должностная инструкция секретаря-делопроизводителя стала юридически значимым документом и ее требования были обязательными для исполнения, документ нужно утвердить.

Утверждение инструкции происходит одним из двух способов:

1. В реквизитах документа прописывают «Утверждаю», а также указывают должность сотрудника, имеющего соответствующие полномочия. Руководитель ставит там свою подпись.
2. Издают приказ об утверждении и введении в действие должностной инструкции секретаря-делопроизводителя.

Приказ об утверждении должностной инструкции

Что включить в должностную инструкцию секретаря-делопроизводителя

Универсального формуляра для должностных инструкций в законодательстве нет. В практике применения таких документов уже сложились определенные требования к структуре и содержанию этого регламента. Они универсальны, но работодатель вправе добавить или объединить какие-то разделы, адаптировать положения к должностной инструкции секретаря-делопроизводителя к организационной специфике предприятия.

Например, должностная инструкция секретаря-делопроизводителя может регламентировать только какое-то одно из направлений деятельности. Так, секретарь может отвечать исключительно за обработку исходящих или входящих документов.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Существенно облегчит составление должностной инструкции использование нормативных документов, таких, как «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», профтандарты «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» и «Специалист по управлению документацией организации». Скачать эти документы вы можете

Структура должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

Рассмотрим структуру этого документа по тем разделам, которые рекомендуется включить в него:

1. Общие положения

В этом разделе следует указать полное наименование должности в соответствии с наименованием в штатном расписании. Кроме этого, перечислить задачи и цели, для выполнения которых создана должность. Как правило, в раздел включают перечень нормативных актов и документов, которыми сотрудник должен руководствоваться в своей работе.

1. Квалификационные требования к должности секретаря-делопроизводителя

Эти требования можно изложить в отдельном разделе или включить их отельным пунктом в предыдущий раздел. Требования к опыту, образованию и квалификации с учетом сложности выполняемой работы приведены и в Квалификационном справочнике, и в профстандартах.

1. Должностные обязанности

Подробно эти обязанности изложены в профстандартах. Эксперты рекомендуют разбить выполняемые функции по основным направлениям деятельности, например:

• ведение документооборота;
• первичная обработка внутренней, входящей и исходящей корреспонденции;
• диспетчеризация телефонных звонков;
• контроль за прохождением документопотоков и своевременным исполнением документов;
• организация текущего и архивного хранения документов компании.

1. Права и ответственность

В этом разделе необходимо ограничить зоны ответственности работника, подробно прописать его полномочия, чтобы они были достаточными и обеспечивали возможность требовать с сотрудников выполнения исполнения дисциплины.

1. Взаимодействие по должности

В разделе установите источники получения и передачи разных типов документации, укажите информационные источники, которыми вправе пользоваться секретарь-делопроизводитель.

1. Порядок и сроки пересмотра должностной инструкции

Как внести изменения в должностные инструкции

Опирайтесь на следующие варианты разработки должностных инструкций:

• должностная инструкция - приложение к трудовому договору;
• должностная инструкция - самостоятельный документ и один из локальных нормативных актов организации.

Иногда изменения в должностную инструкцию связаны с изменением условий трудового договора. Тогда надо заблаговременно письменно уведомить об этом работника. И только после его согласия внести изменения в должностную инструкцию.

Если инструкция является приложением к трудовому договору, внесите одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию. Для этого оформите дополнительное соглашение.

Что учесть при составлении должностной инструкции

Чтобы должностной регламент не стал формальным документом, а наоборот, активно использовался в работе секретарем-делопроизводителем, к его разработке должны быть привлечены профессионалы. К ним относятся сотрудники, имеющие опыт работы как делопроизводственный, так и административный.

По своей сути, должностная инструкция секретаря-делопроизводителя должна стать подробным технологическим описанием и содержать ответы на любой вопрос, касающийся правильного выполнения трудовой функции сотрудника, занимающего эту должность.

В регламенте необходимо подробно отразить ту часть организационной структуры предприятия, на которую распространяется деятельность секретаря-делопроизводителя. Это позволит ему четко понимать, с кого и что он имеет право требовать, кому он должен подчиняться.

Чем подробнее будут описаны функции по данной должности, тем легче секретарю будет понять, что конкретно от него требуется. Это особенно важно, если встанет вопрос о том, насколько добросовестно сотрудник относится к своим обязанностям.

В настоящее время на рынке труда секретарь-делопроизводитель является одной из востребованных профессий . Эта должность существует в штате каждой организации, и по праву считается, что сотрудник, занимающий эту должность, владеет всей оперативной информацией компании и является «правой рукой руководителя».

Он обеспечивает административную и управленческую поддержку директору предприятия. Поэтому к секретарю предъявляются высокие требования. Он должен быть не только хорошим делопроизводителем, но и обладать организаторскими способностями.

Современный секретарь-делопроизводитель: понятие, обязанности и права

Современный секретарь-делопроизводитель - инициативный помощник главы компании , обладающий необходимыми профессиональными знаниями и навыками, а также компетентный в принятии решений.

Профессиональные и личностные качества секретаря начальника должны отвечать ряду требований.

Перед тем как создать собственный бизнес, необходимо составить бизнес-план. Подробный вы найдёте по ссылке.

К профессиональным качествам относят:

• квалифицированные навыки (наличие специального образования);
• рациональность, организованность и самодисциплина;
• проявление дипломатичности и вежливости при переговорах и неразглашение коммерческой тайны.

К основным личным качествам относят:

• аккуратность;
• инициативность;
• ответственность;
• коммуникабельность;
• опрятность.

Все обязанности секретаря-делопроизводителя можно классифицировать по функционально-технологическим признакам :

1. Служебно-коммуникационные, а именно приём посетителей, переговоры по телефону, служебные командировки, заказ гостиничных номеров и билетов.
2. Координационные обязанности. К данной группе относят подготовку и протоколирование совещаний и заседаний, согласование взаимоотношений различных звеньев управления.
3. Контрольно-оценочные обязанности. Контролю подлежат документы организационно-распорядительного характера и отдельные поручения руководителя.
4. Аналитические обязанности связывают с получением, обработкой и распределением поступающих сведений.
5. Информационно-технические обязанности, а именно ведение делопроизводства и контрольно-регистрационных карточек, формирование дел и обеспечение их сохранности, планирование рабочего дня начальника.

Ключевые права (полномочия) секретаря-делопроизводителя:

1. Запрашивать сведения, в том числе и конфиденциальные, для решения задач.
2. Требовать обеспечение комфортными и оптимальными условиями для выполнения возложенных на него обязанностей и сохранения документов.
3. Самостоятельно принимать компетентные решения.

Агенство по подбору персонала очень интересный вариант собственного дела. Как открыть кадровое агенство – читайте .

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя: требования к оформлению, образец

Этот нормативный документ издаётся предприятием с целью определения должностного статуса сотрудника , закрепляет его обязанности, регламентирует организационно-правовое положение, устанавливает ответственность.

Инструкция, не соответствующая требованиям законодательства по труду, не обладает правовой силой.

Положения должностной инструкции проходят согласование с юридической и кадровой службой. Далее, секретарь подписывает документ, проставляя визу: с инструкцией ознакомлен, дата, роспись. Инструкция составляется в 2-х экземплярах. Первый - подлежит хранению в личном деле, второй экземпляр передаётся непосредственно сотруднику.

Основные разделы должностной инструкции

Структура должностной инструкции содержит следующие основные пункты:

1. Основные положения. Указывается полное название должности, закрепляется область деятельности секретаря, порядок назначения, замещения и увольнения с должности , требования к уровню квалификации (образование, стаж), устанавливается система подчинения, прописываются нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться секретарь в процессе трудовой деятельности.
2. Должностные обязанности. Устанавливается перечень закреплённых работ.
3. Права. Прописываются полномочия, предоставленные секретарю для самостоятельного принятия решений по всем возникающим обстоятельствам в пределах его компетенции.
4. Ответственность. Закрепляется персональная ответственность секретаря за неисполнение или некачественное выполнение трудовых обязанностей . В этом пункте можно указать критерии и условия, по которым будет оцениваться качество работы и степень исполнения установленных обязанностей.
5. Взаимоотношения. Раздел содержит сведения о структурных подразделениях и работниках, с которыми секретарь взаимодействует в процессе выполнения обязанностей.

Единая форма должностной инструкции российским законодательством не установлена.

Утверждаю................................................

…………………………………………….
(наименование организации)

…………………………………………….
(должность)   

………...….……………………………...
(ф.и.о.)    

«…..» …………………. 20….. г.

Должностная инструкция
секретаря

……………………………………………………………………………..
(наименование, предприятия, организации)

1. Общие положения

1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.

2. На должность секретаря назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Назначение на должность секретаря и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению

……………………………………………….……………………………………………………..

1.4. Секретарь подчиняется непосредственно руководителю

…………………………………………………………………………………………………….../> (предприятия, структурного подразделения)

1.5. Секретарь должен знать:/>- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия;/>- положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства;/>- структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;/>- устав предприятия;/>- схемы документооборота;/>- сроки и порядок сдачи дел в архив;/>- системы организации контроля исполнения документов;/>- методы оформления и обработки документов;/>- машинопись;/>- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;/>- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;/>- основы этики и эстетики;/>- правила делового общения;/>- оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;/>- основы законодательства о труде;
- правила внутреннего трудового распорядка;/>- правила и нормы охраны труда./>- основы организации труда.

1.6. Во время отсутствия секретаря его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности секретаря

Секретарь:/>- осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя;/>- принимает корреспонденцию, поступающую на рассмотрение руководителя, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;/>- ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением организационной техники, предназначенной для сбора, обработки, хранения и представления информации при подготовке и принятии решений;/>- принимает документы и личные заявления на подпись руководителя;/>- подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя;/>- следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись;/>- проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование;/>- передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную по каналам связи информацию и доводит до его сведения ее содержание;/>- по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем;/>- выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;/>- осуществляет контроль над исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль;/>- ведет контрольно-регистрационную картотеку;/>- обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе;/>- печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, вводит текущую информацию в банк данных;/>- организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;/>- формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;/>- выполняет отдельные служебные поручения руководителя.

3. Права секретаря

Секретарь имеет право:/>- знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности;/>- вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с выполнением своих обязанностей;/>- запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей;/>- требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав./>

4. Ответственность

Секретарь несет ответственность:/>- за последствия принятых им решений, выходящих за пределы его полномочий, установленных действующим законодательством РФ, уставом предприятия, иными нормативными правовыми актами;/>- за неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ;/>- за совершение в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ;/>- за причинение материального ущерба и ущерба деловой репутации предприятия - в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ.

5. Прочее

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса РФ и иных нормативных актов регулирующих трудовые правоотношения в РФ.

Согласовано:

Начальник юридического отдела

……………….…………… / ……….… «…...» ………………………20 …. г./>   (ф.и.о. / подпись)

с должностной инструкцией ознакомлен

……………….…………… / ……….… «…...» ………………………20 …. г./>    (ф.и.о. / подпись)

Что нужно делать любой организации, независимо от специфики и направления деятельности? Конечно же – вести документацию. Документооборот – вот что есть в любом учреждении, поэтому понятно, откуда появилась и почему важна такая профессия, как делопроизводитель.

Важная должность

Многие говорят, что нет смысла нанимать делопроизводителя, если в штате уже есть секретарь или даже несколько секретарей. Подобный подход абсолютно неправильный, ведь в обязанности этих двух совершенно разных профессией входит выполнение разных заданий: секретарь должен помогать следить за графиком руководителю, отвечать на звонки, приносить кофе, выполнять мелкие поручения, а в обязанности делопроизводителя входит контроль над всей документацией организации.

Сложный документальный контроль

Ответственный делопроизводитель должен не только контролировать оборот документов в организации, он также является главным смотрителем архива. В обязанности делопроизводителя включают такие функции:

• ведение деловых переписок управляющего звена;
• формирование структурированной документационной базы;
• контроль выполнения положений, которые указаны в том или ином документе.

Учет корреспонденции (как входящей, так и исходящей) также водит в обязанности делопроизводителя.

Различие обязанностей в небольших и больших компаниях

Как показывает практика, чем больше организация, тем больше в штате будет делопроизводителей. В малых организациях, где просто нет возможности нанимать делопроизводителя, но без его услуг никак не обойтись, привлекают человека, который будет занимать пост секретаря-делопроизводителя. Обязанности секретаря-делопроизводителя, как уже понятно, - это смесь обязанностей двух этих должностей. Один человек вполне успевает со всем справиться, ведь документооборот на небольших предприятиях не настолько насыщенный и разнообразный, как у мегакомпаний.

Специфические требования, которые могут быть предъявлены потенциальному сотруднику

Обязанности делопроизводителя зависят от специфики деятельности организации. Например, международные организации или компании, которые имеют иностранных партнеров, могут требовать от своих делопроизводителей переводить корреспонденцию, например, с английского и наоборот.

На такую должность чаще берут человека с опытом работы, ведь здесь нужно иметь высокий уровень усидчивости и быть действительно скрупулёзным человеком, за плечами которого несколько лет практики. Молодым людям, которые только окончили образовательные учреждения по данному профилю и у которых нет опыта, стоит попытаться впечатлить потенциального будущего работодателя своим стремлением работать, тогда, возможно, есть шанс попасть на такую должность даже в большой, перспективной организации.

Нужно понимать специфику деятельности компании, с документацией которой придется работать. Достаточно глубокие знания законодательной базы, которой руководствуется предприятие, – это также большой плюс для потенциального работника.

Какие организации не обходятся без делопроизводителей

Должность делопроизводителя всегда есть в школах и детских садах больших городов. Это связанно с тем, что без человека, который сумеет уследить за всей документацией и при необходимости немедленно предоставить любой из хранящихся документов, не обойтись.

Обязанности делопроизводителя в школе немного отличаются от обязанностей делопроизводителя, например, в торговой организации. Здесь работа будет вестись с документами каждого из учащихся. В конце отчетного периода необходимо будет подавать информацию о проделанной работе. Лучше, если человек, работающий в таких организациях, сможет легко находить общий язык и с детьми, и с их родителями, ведь проблемы в документоведении, наличие несоответствий, которые нужно будет уточнить, – это довольно распространённое явление.

В любом большом садике также есть свой делопроизводитель. Должностные обязанности здесь похожи на те, что есть у работников данного профиля в школах. Это объясняется единой направленностью деятельности таких государственных или частных организаций. Такие учреждения тоже желают, чтобы у них работал ответственный и квалифицированный делопроизводитель. Обязанности в детском саду у этого специалиста остаются теми же: работа с документной базой и архивами.

Некоторые личные качества, которыми должен обладать хороший делопроизводитель

1. Человек, который хочет стать высококлассным делопроизводителем, должен обладать очень хорошей памятью. Эмоциональность – враг, с которым нужно бороться и не допускать того, чтобы перепады настроения могли как-то повлиять на результативность труда.
2. Толерантность – это настоящее сокровище, которой должен обладать делопроизводитель. Должностные обязанности его дополняются функцией объяснения многим людям «на пальцах» значения многих документов и важности каждого отдельного «листика», без которых реализовать какое-то пожелание будет нереально.
3. Самообладание так же важно, как и толерантность. В данной сфере довольно часто случаются ситуации, которые могут вывести из себя неподготовленного человека. Держать себя в руках нужно постоянно.
4. Навыки делового общения помогут быстро решить поточные проблемы с людьми, которые работают в этой же организации или связаны деловыми контактами с фирмой.
5. Организованность на уровне маниакальности. Действительно, хороший делопроизводитель никогда не откладывает дела и документы "на потом", потому что прекрасно понимает, что это может привести к ошибкам или полному хаосу, чего нельзя допускать в работе с документами ни в коем случае.