Ett exempel på att fylla i en tidrapport för registrering av arbetstiden. Proceduren för att fylla i tidrapporten korrekt. Allmänna uppföranderegler

Varje arbetsgivare bör veta hur man fyller i en tidrapport korrekt. Skyldigheten att behålla detta dokument vilar på absolut alla chefer för organisationer och företag där hyrd arbetskraft används (artikel 91 i Ryska federationens arbetslag). I avsaknad av detta rapportkort har arbetsinspektionen rätt att ställa förvaltningen inför rätta i form av böter för brott mot lagstiftning på anställningsområdet - del 1 i art. 5.27 i Ryska federationens administrativa kod. Överträdelse av dokumentation kan också bli ett skäl för att väcka talan av skattemyndigheterna på grundval av art. 120 i Ryska federationens skattekodex.

Huvudsyftet med tidrapporten är att registrera information om närvaro och frånvaro från personalens arbete för korrekt beräkning av anställdas löner. Dessutom är dokumentunderhåll nödvändigt för följande ändamål:

• kontroll över efterlevnaden av arbetsregimen;
• beräkna effektiviteten att använda arbetstid;
• upprättande av statistiska rapporter på begäran av Rosstat.

Rapportkortet måste förvaras korrekt och korrekt. Informationen i den måste dokumenteras. Detta krävs för det första för att redovisa skälen för att föra information i bokföringsdokumentet till arbetskontrollmyndigheterna. För det andra, vid uppsägning, har en anställd rätt att, utöver beräkningen och arbetsboken, kräva från administrationen annan certifierad dokumentation som avser hans arbete (artikel 84 i Ryska federationens arbetslag). Om informationen matas in på rapportkortet felaktigt eller inte stämmer med verkligheten kan detta tjäna som grund för den tidigare underordnadens överklagande till domstolen.

Dokumentformulär

Det finns godkända tidrapporter: T-12 och T-13. Formulär utvecklades av Goskomstat (dekret nr 1 av den 5 januari 2004) och är det mest praktiska för att registrera information om arbetsschemat. Kan jag använda en annan form av tidrapport? Ja, användningen av dessa redovisningsformer är valfri. Ledningen av organisationer har rätt att utveckla sina egna former av dokumentation, vilket gör dem till en del av företagets interna policy. När andra redovisningsformulär än vanliga sätts i kraft upprättas en lämplig order för företaget och uppmärksammas av personalen.

Bokföringsdokument T-12 och T-13 har formen av en tabell med antalet kolumner som motsvarar antalet kalenderdagar i en månad. Uppgifterna om arbetade timmar sammanfattas för varje heltidsanställd separat. Information om anställda skrivs i horisontella linjer med personalnummer och positioner. Med en stor personalstyrka är det bekvämt att hålla en tidrapport för varje avdelning eller avdelning separat.

Blanketterna T-12 och T-13 har samma syfte och innehåller identiska detaljer. T-12-formen är universell och lämplig för absolut alla företag. Det är bekvämt att fylla i T-13-tidrapporten när företaget håller koll på arbetstiden elektroniskt med hjälp av ett automatiskt passersystem (svängstänger). En annan skillnad är närvaron av avsnitt 2 i T-12, där arbetstagarens periodiseringar för arbete återspeglas (det är inte nödvändigt att fylla i det, för beräkningssyfte är det möjligt att upprätta andra former av bokföringsdokumentation). Att underhålla det elektroniska bokföringssystemet T-13 förenklas av det faktum att avgifter görs automatiskt.

Vem ska hålla tidtabellen? I stora företag införs en separat position för att underhålla bord - en tidtagare. Om ledningen inte har råd att behålla en extra personalenhet utför personalen på personalavdelningen redovisning av arbetstid. Administrationen kan också utse en annan person som ansvarar för att underhålla dokumentet - fylla i det och godkänna det från myndigheterna.

Standarddokumentet för registrering av arbetstiden 2019, form T-12, har 17 vertikala kolumner, som är utformade för att återspegla:

• närvaro på jobbet;
• frånvaro på platsen för utförandet av uppgifter som anges i anställningsavtalet;
• arbetstidens längd;
• antalet arbetsdagar per månad;
• antalet dagar då arbetstagaren inte kom på arbetsplatsen, vilket anger orsakerna till frånvaron;
• helger och helgdagar.

Formulär T-12 fylls i manuellt av den ansvariga medarbetaren varje dag. I slutet av faktureringsperioden skickas dokumentet till redovisningsavdelningen för datakontroll och lönebok.

Tabell T-13 innehåller 13 kolumner, som förutom de listade inkluderar betalningskoder och motsvarande konton för automatisk intjäning av intäkter. Att fylla i formuläret utförs med hjälp av speciella program, vars tillgång är tillgängliga för ansvariga medarbetare som deltar i att ange nödvändiga siffror och kontrollerar de beräkningar som gjorts.

Hur man fyller i tabellen

Reglerna för att fylla i tidrapporten, godkänd 2004, innehåller alfabetiska och numeriska beteckningar om vistelsen eller frånvaron av underordnade på platsen för utövandet av sina arbetsuppgifter. En komplett lista med koder anges på andra sidan i T-12-formuläret. Måste jag använda dem? Nej, listan är av rekommendativ art, men på grund av dess användarvänlighet arbetar de med den i företag än idag.

Hur underhåller man en tidrapport? För daglig bokföring är kolumner fyra och sex reserverade i formuläret T-12, och kolumner fyra är i T-13. Den övre raden visar en alfabetisk eller numerisk beteckning i enlighet med att en anställd närvarar eller inte deltar (till exempel I - betyder närvaro, K - affärsresa, MEN - uppsägning, etc.). Under detta märke registreras varaktigheten av arbetstid eller icke-arbetstid i timmar. Frånvaro från arbetsplatsen registreras alltid som "0", även om den underordnade var på en affärsresa.

Proceduren för att fylla i tidrapporten tillåter två alternativ för att mata in information i dokumentet.

1. Genom metoden för kontinuerlig registrering - alla fakta om närvaro och icke -närvaro återspeglas, vilket indikerar hur lång tid:

1. Genom att registrera endast avvikelser - endast dagar med utebliven ankomst återspeglas, förblir de nedre kolumnerna tomma:

Ledningen har oberoende rätt att välja fyllningsläge, beroende på produktens specifika egenskaper.

Man bör komma ihåg att varje typ av arbete och vila har sin egen beteckningskod. Till exempel, nattarbete (från 22:00 till 06:00) indikeras med bokstaven N. Stannar på arbetsplatsen från 20.00 till 08.00 kommer att registreras enligt följande:

Hur fyller du ut ledigheten på tidtabellen? Varje typ av semester tilldelas en särskild kod: huvud - OT, student, betald - Y, ingen betalning - UD, och så vidare. Vistelsen på arbetsplatsen anges alltid som "0".

Sammanfattande

I slutet av faktureringsperioden beräknar den ansvarige antalet arbetade timmar och obearbetade timmar. Information anges i den femte (för första delen av månaden) och sjunde (för den andra delen av månaden) kolumnerna på T-12-rapportkortet. Kolumnerna 8-13 innehåller sammanfattande information. Ingen visning återspeglas i kolumnerna i tabell 14-16. Om ett fel hittas i det sammanställda rapportkortet är det nödvändigt att upprätta ett justeringsblad.

Företag bör överväga hur mycket tid alla anställda i företaget faktiskt arbetar under dagen eller skiftet. Detta kräver underhåll av en tidrapport för anställda. Detta dokument är upprättat i en särskild form. Varje företag och enskilda företagare måste fylla i denna dokumentation. För att göra detta måste du använda redovisningsblanketterna T-12 och T-13, som utvecklats av Statens statistikkommitté. Att fylla i tidtabellen är ganska enkelt, men för detta måste vissa regler och krav beaktas för att rapporten ska vara korrekt. Beräkningen av lönerna för företagets anställda beror på dess innehåll.

Dokumentkoncept

Rapportkortets speciella form godkändes redan 2004 av Statens statistikkommitté. Tidrapporter i organisationer underhålls av anställda på HR -avdelningen eller redovisningsavdelningen.

Baserat på detta formulär kan företagets ledning utföra olika åtgärder:

• ta hänsyn till alla timmar som arbetat av varje anställd i företaget;
• övervaka att disciplinen efterlevs på arbetsplatsen;
• speglar all närvaro och frånvaro av anställda för att arbeta;
• registrera det faktum att varje specialist är sen;
• ha information som gör att du kan avgöra hur fullt arbetet utfördes av en specialist på företaget;
• använda denna information för kompetent lönebokföring;
• mata in data i statistiska former.

Detta dokument används oftast av anställda på redovisningsavdelningen när de beräknar den optimala lönen, bonusar och ersättningar för andra anställda i företaget. Genom att hålla en tidrapport för anställda för HR -avdelningen kan du styra närvaro och fördröjning. Om kränkningar avslöjas ställs företagets relevanta anställda inför rätta, och olika typer av disciplinära sanktioner kan också tillämpas.

Nyanser av att använda dokumentet

Skattelagen innehåller information om att varje person som officiellt arbetar i ett företag vid uppsägning kan begära ett rapportkort tillsammans med andra dokument, som inkluderar en arbetsbok. Denna information anges i art. 84,1 NC.

Sedan 2013 får företagets chefer, när de upprätthåller tidrapporten för anställda, inte använda enhetliga blanketter, eftersom de har avbrutits. Men vanligtvis använder företagets specialister dessa dokument. Ett provtidsblad finns nedan.

Det är tillåtet att specialisterna på redovisningsavdelningen eller personalavdelningen självständigt gör olika ändringar av detta dokument. De beror på detaljerna i hela företagets arbete och det tillgängliga antalet anställda i staten.

Formuläret som introducerades av Goskomstat anses vara bekvämt, så det kan enkelt bearbetas och ändras. Det används ofta utan några ändringar.

Vilka former är praktiska?

Det finns tre former av dokument som anses vara lätta att använda. Du kan enkelt göra olika justeringar av dem. Valet beror på företagets riktning och antalet tjänster i företaget.

Tidrapporten kan underhållas med hjälp av tre formulär som grund:

• T-13. Vanligtvis används det här formuläret av företag som installerar en vändkors eller annan utrustning vid ingången, på grundval av vilken den registreras automatiskt när en viss specialist kommer till jobbet. Dokumentationen fylls i både manuellt och med hjälp av olika datorprogram.
• T-12. Detta alternativ representeras av ett universellt brevhuvud. Det brukar fyllas i av företagets specialister manuellt. Den har ett ytterligare avsnitt där information om betalningsbeloppet för det utförda arbetet kan anges.
• 0504421. Denna blankett anses vara specifik, eftersom den endast används av budgetorganisationer. Mest relevant bland lärare eller föreläsare som arbetar på olika utbildningsinstitutioner.

Varje dokument har sina egna egenskaper, därför fylls det i på ett specifikt sätt.

Vem fyller i tidtabellen?

Specifikt bör företaget utse en specifik person som ansvarar för att underhålla tidrapporten. Vanligtvis väljs en anställd på personalavdelningen eller redovisningsavdelningen för detta. För detta bör en order initialt utfärdas på grundval av vilken lämplig myndighet överförs till specialisten.

Själva tidrapporten måste undertecknas av den person som ansvarar för att underhålla tidrapporten och chefen för HR -avdelningen. Det krävs inte i företaget att separat tilldela en tjänst för en sådan anställd, eftersom varje person, som är utrustad av företagets ledning med lämpliga befogenheter, kan klara uppgiften. Skyldigheten att hålla en tidrapport överförs på grundval av en beställning. Det anger vilken anställd i företaget som är ansvarig för att underhålla detta dokument.

En separat klausul måste läggas till i anställningsavtalet för den utvalda specialisten. Det indikerar att medborgaren har särskilda befogenheter. Om denna process inte är slutförd kan specialisten vägra ytterligare arbete.

Den person som valts för att hålla tidtabellen måste ange information under hela månaden, varefter dokumentationen överförs till chefen för personalavdelningen. Avdelningsdirektören kontrollerar informationen med andra källor och undertecknar sedan formuläret. Den överförs sedan till redovisningsavdelningen för beräkning av lönen för varje anställd i företaget.

Fyllningsregler

En anställd i företaget som har behörighet att fylla i detta dokument måste förstå nyanserna i processen att mata in information. Reglerna för att hålla en tidrapport anses vara enkla och okomplicerade. Det är lämpligt att först förstå dem väl, vilket kommer att göra det bekvämt och enkelt att arbeta med rapporten. Produktiviteten hos inte bara personalavdelningen utan även redovisningsavdelningen beror på detta. Baserat på de korrekt inmatade uppgifterna kommer anställda på redovisningsavdelningen att kunna beräkna ersättningen för varje anställd i företaget korrekt.

De grundläggande reglerna för att fylla i dokumentet inkluderar följande:

• från början är den aktuella formen för tidrapportering korrekt vald;
• dokumentet fylls bara i en kopia;
• det är tillåtet för detta att manuellt mata in data eller använda en dator;
• arbetstagaren som är involverad i denna process måste ha lämplig myndighet, för vilken en order utfärdas av arbetsgivaren i förväg;
• det är nödvändigt att förbereda ett rapportkort i början av en ny månad;
• titelsidan innehåller information om företagets namn och befintliga divisioner;
• redovisningens startdatum anges;
• i slutet av månaden föreskrivs slutdatum för underhåll av rapporten;
• timbladets huvudblad representeras av en tabell där data matas in om varje anställd i organisationen, och det är viktigt att ange alla namn korrekt för att undvika förvirring eller misstag;
• det måste finnas tillförlitlig information om varje anställd, och ett nummer tilldelas en specialist föreskrivs, som kan tas i en personlig fil;
• tidrapportkolumner representeras av specifika dagar i månaden;
• mittemot namnen finns celler där information om alla arbetade timmar eller skift skrivs in;
• om det finns helger eller helgdagar, måste denna information anges med särskilda märken;
• information från den ansvariga personen måste anges dagligen, för vilken specialisten styrs av officiella dokument, som inkluderar olika order, uttalanden, sjukskrivningar eller order från företagets ledning;
• om förseningar eller frånvaro registreras, fixas de med speciella koder som består av siffror och bokstäver.

Dokumentet förseglas med signaturen av företagets chef. Utan denna signatur anses den inte vara giltig. Proceduren för att upprätthålla en tidrapport anses vara enkel, så att alla anställda på personalavdelningen kan hantera denna process. Om fel eller oegentligheter identifieras är det den utsedda specialisten som ansvarar för denna information.

Nyanserna i att ange olika uppgifter

Att fylla i detta dokument är faktiskt ganska enkelt. För att göra detta behöver du bara förstå syftet med varje cell. Ansvariga personer som har befogenhet att fylla i dokumentationen bör vara väl förtrogna med dokumentets sammansättning. Funktionerna i fyllningsprocessen inkluderar:

• det är tillåtet att öka antalet kolumner;
• överst återspeglas koderna för timkostnaden, och längst ner anges hur mycket som faktiskt arbetat av specialisten på en viss dag;
• varje anställd i organisationen måste ha ett personnummer i tidrapporten, som används för att beräkna löner och utföra andra åtgärder;
• två nummer tilldelas deltidsarbetare;
• det är nödvändigt att ange både arbetade dagar och antalet timmar som faktiskt arbetades av en specialist varje dag;
• i slutet av varje månad skickas rapportkortet till personalavdelningen, och specialisterna på denna avdelning kontrollerar att dokumentet är korrekt, och du bör också se till att de arbetstimmar som de anställda missat inte är frånvarande;
• om någon specialist lämnar, används hans nummer från nästa månad inte när du fyller i tidtabellen;
• det är nödvändigt att ange uppgifter om frånvaro, lediga dagar, samt ledighet, semester, affärsresor eller andra skäl till varför en specialist är frånvarande från arbetsplatsen.

Om arbetsdagens längd anges i timmar är det inte nödvändigt att registrera ofullständiga timmar.

Specificitet för budgetorganisationer

Budgetföretag använder en annan form under sitt arbete. Det kallas # 0504421. Denna blankett har vissa skillnader från standardformen T-12 eller T-13. Detta beror på det faktum att det speglar alla nyanser i budgetorganisationens arbete. Du kan ange olika koder i tabellen, som anger en semester under tränings- eller studiesemestrar.

De viktigaste nyanserna för att hålla en tidrapport för anställda i den offentliga sektorn inkluderar följande:

• det är viktigt att inte bara på institutionens namn ange namnet på denna institution utan också den tilldelade digitala koden;
• om det är nödvändigt att göra vissa ändringar i dokumentet, föreskrivs korrigeringskoden;
• det finns kolumner där du behöver ange information om delsummor.

När du använder det här formuläret är det inte nödvändigt att föreskriva ytterligare beräkningar. Vid fyllning av dokumentet används standardregler.

Vilka koder används?

När du fyller i detta dokument måste du ha information om vilka koder som ska anges. De består av siffror och bokstäver. Titelsidan i denna rapport innehåller en transkription av alla koder. Det är ofta nödvändigt att ange ytterligare koder, för vilka företagets chef utfärdar en särskild bestämmelse om underhåll av en tidrapport.

De viktigaste koder som används för att fylla i denna tidrapport är:

• dagskiftets varaktighet - Ya01;
• nattarbete - Н02;
• aktiviteter som anställda måste utföra på helger eller helgdagar - PB03;
• övertidsuppdrag - С04;
• skicka en specialist på affärsresa - K06;
• registrering av obligatorisk ledig semester - OT9;
• tillhandahållande av ytterligare betald ledighet till en specialist - OD10;
• hitta en sjukskriven person - B19;
• registrering av tillfälligt funktionshinder utan betalning - T20.

Vanligtvis räcker det med standardkoder som införs genom lag för att korrekt fylla i ett dokument.

Vilka är de vanliga misstagen?

Det finns några vanliga överträdelser som leder till betydande fel i dokumentet. Dessa inkluderar:

• endast initialerna på de anställda anges, och det finns ingen information om deras position;
• helgdagar föreskrivs som arbetsdagar;
• på dagen före semester noteras det inte att arbetspasset reduceras med en timme.

Om en medborgare arbetar deltid i ett företag krävs mycket uppmärksamhet för att betala den exakta längden på sin arbetsdag. Ofta åker specialister på en affärsresa, och under sådana förhållanden används K06 -koden helt enkelt, så det finns ingen anledning att ange hur många timmar en anställd arbetar per dag.

Hur fylls det i för ackordsbetalning?

Företag använder ofta löner för ackord, vilket leder till svårigheter att fylla i tidrapporten. Instruktioner för att hålla en tidrapport för ackordarbetare är följande:

• ersättning beror på mängden arbete som utförs av en specialist;
• dokumentet bör ta hänsyn till produktionen för varje anställd i företaget.
• det är tillåtet att mäta arbetskraft i timmar, till exempel krävs detta i skolor eller andra utbildningsinstitutioner, därför bör arbetstiden föreskrivas i rapportkortet;
• i andra situationer används koden Я01, så du behöver inte fylla i den sista raden i denna dokumentation;
• arbete på semestrar betalas separat, och betalningsbeloppet beror på informationen i kollektivavtalet.

Således är det ganska enkelt att fylla i tidtabellen, även om det finns en andelsform.

Ansvar för fel

En specifik specialist på företaget har behörighet att hålla ett rapportkort, för vilket arbetsgivaren utfärdar en lämplig order. Han bör ha en god förståelse för hur man fyller i tabellen korrekt. För att förenkla processen används ofta ett speciellt tidrapportsprogram. Det räcker med att ange de faktiska uppgifterna i de nödvändiga raderna, varefter dokumentet skrivs ut och signeras. Vid behov är det tillräckligt att helt enkelt göra olika ändringar.

Om några fel i detta dokument avslöjas av tillsynsmyndigheter kommer företaget att hållas ansvarigt. Oftast upptäcker inspektören att det finns avvikelser i informationen som anges på rapportkortet med uppgifterna i de primära dokumenten. Ofta skiljer sig löneinformation från uppgifterna i beräkningsdokumentationen.

Om överträdelserna konstateras, är företaget ansvarigt för administrativt ansvar, därför betalar det en böter på 5 tusen rubel. Om en fullständig frånvaro av detta dokument avslöjas, ökar böterna till 50 tusen rubel, och det samlas in från företagets chef på grundval av bestämmelserna i art. 5.27 i den administrativa koden. För att förhindra denna situation måste företagets ledning övervaka att tidrapporten är korrekt och aktuell.

Slutsats

Att hålla en tidrapport för de anställda är alltså ett måste för varje organisation. Denna process utförs av en ansvarig specialist, utrustad med lämpliga befogenheter genom att utfärda en särskild order från företagets chef.

Det är viktigt att förstå reglerna för att fylla i alla celler i detta dokument. Om det finns fel i det eller det är helt frånvarande i företaget kan tillsynsmyndigheterna leda företaget till administrativt ansvar. Baserat på informationen från tidrapporten görs beräkningen av ersättningar till specialister. Det är optimalt att använda speciella datorprogram för dokumenthantering som förenklar denna process.

Vid ingående av arbetskontrakt med anställda måste en ekonomisk enhet organisera registrering av tiden för deras arbete. För dessa ändamål kan en tidrapport användas, som öppnas varje månad, och i den speglar den ansvarige arbetstiden för anställda, deras semester, sjukskrivning och andra typer av frånvaro. Enligt uppgifterna i detta dokument beräknas lönerna därefter.

Lagstiftningen kräver att organisationen eller enskilda företagare administreras och registrerar arbetstiderna för varje anställd. Att fylla i tidrapporten kan göras av den ansvariga personen, som bestäms av ledningens ordning.

Oftast kan sådana personer vara avdelningschefer, personalarbetare, revisorer etc. Deras ansvar är att ange arbetstiderna i tidrapporten med hjälp av koder och chiffer.

Med utvecklingen av tekniska medel för att registrera arbetstiden kan också ett specialiserat system med användning av kartor användas, med hjälp av vilket en anställds utseende och avgång vid företaget registreras. Arbetstid kan registreras som en kontinuerlig reflektion av arbetet eller sammanfattas.

I framtiden används information från tidrapporten vid beräkning av löner, särskilt med ett tidsbaserat system. Tillsammans med anställningsavtalet är tidrapporten en av motiveringarna för företagets kostnader, särskilt när det gäller beskattning.

I tidrapporten registreras inte bara arbetstiden, utan du kan också övervaka arbetstagarens efterlevnad av arbetsdisciplin. Med hjälp av det utförs kontroll över iakttagandet av normerna för arbetets varaktighet och identifiering av övertidsarbete. Många rapporter som skickas in till statistik och som innehåller personaljournaler fylls i på grundval av en tidrapport.

Viktig! Om företaget inte håller en tidrapport kan tillsynsmyndigheterna tillämpa lämpliga påföljder för det.

Hur beaktas den anställdes arbetstid?

Lagen fastställer två typer av standarder-en sexdagars arbetsvecka (36 timmar) och en femdagars arbetsvecka (40 timmar). Det vill säga, arbetare kan arbeta fem dagar med en åtta timmars arbetsdag, eller sex dagar med en sex timmars dag. Kränkning av dem är tillåtet i sällsynta fall - med sammanfattad redovisning eller oregelbundna scheman.

I det första fallet tillämpas normerna under en större tidsperiod, till exempel ett kvartal, ett halvt år etc. Det visar sig att i en kortare arbetsperiod kanske faktumet inte motsvarar de nuvarande normerna, men det bör inte överstiga normerna i de utvalda större tidsintervallen.

För vissa arbetare kan en reducerad dagspris eller veckopris gälla. Hur man exakt ska ta hänsyn till arbetstid för anställda måste registreras i. Rapportkortet måste också spegla hela tiden när den anställde inte arbetade, men var listad på företaget.

Sådana perioder kan innefatta:

• Sjukskriven.
• Driftstopp etc.

Rapportkortet öppnas i början av månaden, och i slutet stängs det. Den ansvariga i mitten av månaden sammanfattar delsumman, vilket återspeglar uppgifterna för den första delen av arbetstiden. Dokumentet signeras av avdelningschefen och skickas för verifiering till personaltjänsten. Sedan överförs detta till redovisningsavdelningen för löneberäkning.

Uppmärksamhet! Tidrapporten för 2017 kan, liksom tidigare perioder, vara av två typer-form t-12 och form t-13. Det första innebär inte bara redovisning av arbetstider, utan också möjligheten att beräkna löner. Formulär T-13 används endast för att registrera arbetstiden; andra dokument används för att beräkna löner.

Är det lagligt att använda elektroniska styrsystem?

Lagstiftningen föreskriver arbetsgivarens skyldighet att hålla koll på arbetstagarens tid. För dessa ändamål har han rätt att använda olika elektroniska system. Men för att tillämpa dem i praktiken måste företagets administration återspegla detta ögonblick i de interna reglerna och i de arbetskontrakt som ingås med anställda.

Om detta inte görs kan dessa elektroniska system inte användas.

Med hjälp av olika medel registreras tiden för utseendet och avgången från företaget. I framtiden fyller ett liknande system, baserat på data som tas emot, automatiskt i tidrapporten.

Ladda ner formuläret och provet för att fylla i tidrapporten

Tidrapport ladda ner formuläret i Excel -format, med och efter.

I Word -format.

Excel -format.

Uppmärksamhet! Om orsaken till frånvaron är okänd måste bokstavskoden "НН" anges i rapportkortet. I framtiden förfinas denna kod. Om den anställde var sjuk under denna period, korrigeras koden till "B". I händelse av att det inte finns några styrkande handlingar, i stället för "NN" -koden, matas "PR" -koden in.

Semestern föll på semestern

Enligt Labor Code, om semester faller under semesterperioden, ingår de inte i beräkningen av kalenderdagar.

När en anställd beviljas årlig ledighet, är lediga dagar under hans period inte markerade i rapportkortet, eftersom de ingår i antalet kalenderdagar - i stället finns bokstavskoden "OT" eller den numeriska beteckningen 09 för årlig ledighet, liksom OD -koden eller beteckning 10 - för ytterligare semester.

Uppmärksamhet! Icke-arbetsdagar ingår inte i antalet kalenderdagar. Därför måste sådana dagar på rapportkortet anges med bokstaven "B" eller digital 26.

En anställd blev sjuk under semestern

Om en anställd under semestern insjuknar, måste han för att bekräfta detta faktum förses med en korrekt utfärdad sjukskrivning. Som ett resultat bör vilodagarna förlängas för sjukskrivningstiden eller skjutas upp till en annan tid.

Ursprungligen bör semestern markeras i rapportkortet med bokstaven "OT" eller digital beteckning 09. Efter att sjukskrivningen lämnats måste rapportkortet justeras - på sjukdagarna, i stället för den tidigare beteckningen , koden "B" eller den digitala beteckningen 19 är skriven.

Affärsresa föll i helgen

Enligt brevet från arbetsdepartementet ska alla affärsresedagar i rapportkortet markeras, även om de faller på helger. För att göra detta måste du använda beteckningarna i rapportkortet - en särskild bokstavskod "K" eller digital beteckning 06. I det här fallet behöver du inte ange antalet timmar.

Om den anställde arbetade på helgerna när han var på affärsresa, är det på rapportkortet märkt med koden "РВ" - arbete på helger eller den digitala beteckningen 03. Antalet arbetstimmar i detta ärendet behöver bara läggas ner i ett fall - när företagsledningen gav den anställde en specifik instruktion, hur många timmar av ledigheten han behöver ägna åt arbetet.

Uppmärksamhet! Mer information om hur det betalas noteras, liksom andra funktioner beskrivs i den här artikeln.

Alla vet inte hur man gör en tidrapport. Det betyder att information om detta är relevant. Tänk på de grundläggande reglerna som du bör följa under 2019.

Kära läsare! Artikeln talar om typiska sätt att lösa juridiska frågor, men varje fall är individuellt. Om du vill veta hur lösa ditt problem- kontakta en konsult:

ANVÄNDNINGAR OCH SAMTAL accepteras 24/7 och UTAN DAGAR.

Det är snabbt och ÄR GRATIS!

En HR -anställd eller revisor måste fylla i en tidrapport varje dag.

Om en person har erfarenhet kommer en sådan process inte att vara svår. Men för nybörjare är det svårt att räkna ut var och vad man ska skriva.

Ryska federationens lagstiftning innehåller alla nödvändiga standarder som bör följas när du fyller i ett sådant dokument.

Grundläggande stunder

Först kommer vi att klargöra vad som menas med en tidrapport, vilka formulär som ska användas.

Vad det är

Lagen förpliktar varje arbetsgivare att föra register över vem som arbetat hur mycket tid. Företagets öppettider beaktas, oavsett om det är en juridisk person eller en enskild företagare.

Speciellt för detta ändamål har Goskomstat utvecklat former T-12, T-13-.

Syftet med dokumentet

Tidrapporter krävs för att en HR- eller bokföringsanställd ska:

Tidrapporten hjälper revisorn att bekräfta om lönen är lagligt belastad eller till varje anställd.

En specialist på personalavdelningen övervakar med sin hjälp deltagandet och motiverar vid behov de påföljder som ålagts den anställde.

Ett sådant dokument utfärdas tillsammans med en arbetsbok till en anställd om han lämnar. Men för detta måste personen lämna in en lämplig begäran ().

Tidrapporten, som är godkänd på lagstiftningsnivå, måste utan tvekan användas:

• i en statlig organisation;
• på ett enhetligt företag;
• att de uppfyller statens order;
• vissa statliga företag.

Juridiskt ramverk

Skyldigheten att föra register över arbetstider fastställs.

Om ett sådant krav inte uppfylls måste företaget betala böter samt ta ut lönekostnader. Och företaget kommer att nekas om det vill återbetala det belopp som betalats för sjukskrivning.

Själva formen av det dokument som ska användas i företag har godkänts.

Provtidsfyllning

Företaget kan använda enhetliga blanketter eller utveckla ett formulär på egen hand.

I det andra fallet måste du fortfarande använda detaljerna i den primära redovisningsdokumentationen och data om hur anställda använde arbetstidsfonden.

Oftast färdigställs den enhetliga formen för tidrapporten. Lägg till några ytterligare grafer och koder.

Vilken data som matas in

I dokumentet återspeglas varje position i två rader. Den övre kommer att innehålla en symbol i form av en kod, den nedre - hur många timmar den anställde har arbetat.

Om ett misslyckande med att dyka upp på semester återspeglas sjukdom, läggs bara koden. Nedre raden hoppas över.

Varje typ av arbete eller vilotid har sin egen beteckning (alfabetisk eller numerisk). Koderna för närvaro / icke-närvaro skrivs på titelsidan i T-12.

De används också om de är fyllda. Det är lämpligt att använda bokstavskoder (de är lättare att komma ihåg).

Eventuella anteckningar om orsakerna till arbetstagarens frånvaro och om det särskilda arbetsschemat bör fästas om det finns ett underlag (etc.)

Till exempel kom en anställd inte till sin arbetsplats, och du vet inte orsaken. Fram till att tidrapporten har skickats lämnas kolumnen för utebliven ankomst tom.

Om en person tar med en kupong, läggs en kod på dess grund. Om ett sådant dokument inte tas emot sätts koden "NN" (misslyckas med att visas av en oklar anledning).

Tidrapporten består av en enda kopia, som är signerad av en auktoriserad person, enhetschefen och en anställd på personalavdelningen.

Dokumentet måste förvaras i 5 år. Om arbetsförhållandena är skadliga och farliga kommer denna period att vara 75 år. Dokument som skapats efter 2003 lagras i 50 år ().

Föreställ dig ett prov som fyller i en sammanfattande tidrapport. Låt oss ta reda på hur du fyller i T-13-formuläret med den kontinuerliga metoden.

Först anges namnet på företaget och strukturenheten:

Ovan återspeglar företagets namn, entreprenörens fullständiga namn och den strukturella enheten. Det kan vara sådana avdelningar - försäljning, marknadsföring, produktion.

Ange tidtabellens ordinarie nummer och datum då det upprättas (vanligtvis är detta den sista dagen i månaden som rapporterar):

Dokumentet upprättas inom en månad (från början till slutet). När data om anställda återspeglas fylls en separat rad i för var och en av dem.

Ange numret i ordning som tilldelas alla anställda och använd det i alla redovisningsintyg.

Detta nummer kommer att förbli hos medborgaren även under en viss tid efter uppsägning. De skriver personens fullständiga namn.

Tabellen visar närvaron och hur många arbetade timmar. I detta fall är det nödvändigt att använda en konventionell beteckning.


Exemplet har koder så här:

Det är nödvändigt att ange antalet dagar och timmar för rapporteringsperioden.

Den femte kolumnen innehåller antalet dagar och timmar som den anställde arbetat i en halv månad.

Den sjätte kolumnen återspeglar månadens dagar och timmar. Ange data för att beräkna intäkter på detta sätt:

Lönekodskoder avgör vilka överföringar som kommer att bli. Chifferet är digitalt. I vårt exempel återspeglas löner och löner.

Kostnaderna debiteras från kontot till den visade betalningstypen. Det finns bara ett konto.
Kolumn 9 återspeglar hur många dagar som arbetat för en viss typ av betalning.

I form av en tidrapport innehåller den övre cellen uppgifter om närvaro och den nedre - dagarna som personen var på semester.

Om alla anställda debiteras en typ av betalning, skrivs dess kod högst upp. Kolumn 7, 8 hoppas över och anger bara hur många dagar och timmar som arbetat i kolumn 9.

Fyll i utebliven information. Koder sätts in för att återspegla orsaken till frånvaron av en person.

Sedan sätter de behöriga personerna sina underskrifter.

Som leder honom i organisationen

Detta dokument måste fyllas i av en auktoriserad anställd. Om företaget har mer än en avdelning, och arbetstiden beaktas för varje sådan avdelning, utses flera ansvariga personer.

Lagstiftningen anger inte vilken position den person som ansvarar för att underhålla rapportkortet ska ha.

Chefen kan utse vilken företagsspecialist han vill. Även vakter kan utses till ansvariga.

Den medarbetare som kommer att ansvara för upprättandet av tidrapporten måste utses på beställning.

Det måste innehålla det fullständiga namnet på en sådan person och det fullständiga namnet på den ställföreträdare som kommer att fylla i formuläret i frånvaro av en ansvarig medarbetare.


Om det inte finns någon sådan order innebär det att den anställdes ytterligare skyldighet att hålla tidtabellen ska återspeglas i anställningsavtalet.

I övrigt har ledningen inte rätt att kräva att medarbetaren fyller i ett dokument för registrering av arbetstid.

Eftersom flera ansvariga personer utses vid stora företag måste de fylla i ett dokument inom en månad och sedan överlämna det till avdelningschefen för att anbringa en underskrift.

En sådan chef kommer att dubbelkolla informationen och överföra rapportkortet till HR-avdelningen. Personalansvariga kommer att kontrollera informationen, fylla i deras dokumentation baserat på dem och lämna blanketterna till revisorn.

Om företaget inte är stort följs inte en sådan kedja. Tidrapporten underhålls av en personalansvarig. Sedan överförs den till redovisningsavdelningen.

Typer av blanketter (T-12, T-13)

Det godkända T-12-formuläret innehåller följande avsnitt:

Form T-13 har bara en sektion som registrerar närvaro av arbetare i automatiskt läge.Öppettider återspeglas på två sätt, till exempel:

Företaget väljer själv vilken metod som är mer lämplig för det. Om företaget har en konstant arbetsdag är det andra alternativet att föredra.

Om redovisning av arbetstid sammanfattas krävs en fullständig registrering. Blankett T -13 används i företag där det finns speciella vändkors - automatiserade system som kommer att styra personalens närvaro.

Form T-12 är universell. Rapportkortet kan vara:

• i pappersform;
• i elektroniskt format;
• fyllt i specialiserade redovisningsprogram, till exempel 1C.

Den elektroniska formen väljs alltmer eftersom den är lättare att korrigera.

Semester och tjänsteresor

Koden som anges om en person skickas på en affärsresa är K eller 06. Under hela frånvaron från företaget av denna anledning kommer den anställde att få en genomsnittlig lön ().

I enlighet med standarden, på avresedagen och ankomstdagen, bestäms valdeltagandet enligt avtal mellan chefen och medarbetaren.

Vanligtvis föreskrivs sådana nyanser i ordningen. Det innebär att en kod kan föreskrivas i rapportkortet, vilket innebär närvaron av en person på jobbet eller koden för hans frånvaro. De speglar också hur många timmar en person arbetat.

Till exempel återvände en anställd från en affärsresa och arbetade i 3 timmar. Koden "K", "I" och klockan - "3" föreskrivs i formuläret.

Den utstationerade personen är inte skyldig att följa det företag där han anlände, liksom det schema som fastställdes på platsen för huvudarbetet.

Om en person är frånvarande och orsakerna till hans frånvaro inte är kända, placeras NN. Efter att ha fastställt orsaken till utelämnande av arbete anges PR.

Ytterligare blad bifogas tidtabellerna, certifierade av den ansvariga medarbetarens underskrift. Om du inte hoppar över hela dagen anges det hur många timmar personen arbetade per dag.

Video: hur du håller en tidrapport

Om en person som är på affärsresa tar det, registreras detta också på rapportkortet. Vilka regler bör beaktas vid anbringande av ledighetsmärken?

Det är viktigt att förstå:

• vilken typ av semester;
• när den anställdes semester börjar och slutar;
• vilken metod som används - kontinuerlig, registrering av avvikelser.

Varje typ av semester har sin egen beteckning:

Den erforderliga koden sätts in i tidrapporten av en auktoriserad anställd för varje dag personen är frånvarande.

Om den kontinuerliga metoden används, kommer andra dagar att återspegla beteckningen I (valdeltagande). Om metoden för redovisning av avvikelser används hoppas kolumnerna över.

Vad är det korrigerande alternativet för?

Ett ytterligare dokument kallas ett korrigerande rapportkort, där information föreskrivs för varje anställd. Ett meddelande från en behörig person måste bifogas.

Till exempel dök ingen upp på jobbet. Frånvaro sattes på rapportkortet. För en sådan oredlighet kan en anställd sparkas.

Senare tog han med sig ett intyg om arbetsoförmåga. I det här fallet måste du fylla i ett korrigerande rapportkort.

För att korrigera information:

1. Avgör om redigeringar behöver göras.
2. Ansvarig skriver förklarande anteckningar.
3. Det är nödvändigt att upprätta en korrigerande rapport. Detta är samma form som huvudtidsrapporten. Men kolumnen "Visa" kommer att ha inskriptionen "Korrigerande". Alla tidtabeller med revisioner är numrerade. Huvudtidsrapporten beaktas inte vid numrering.

Blanketten kan fyllas i på två sätt:

Företag är mer benägna att välja det första alternativet. Ryska federationens lagstiftningsnormer innehåller inte krav på form och standarder för att lämna in korrigeringsblad.

Det innebär att den ansvariga har rätt att självständigt välja hur information ska lämnas. Det rättande dokumentet bör innehålla en hänvisning till numret och inte till en specifik anställd. Underordnade kan ju ha mer än ett personligt kort och nummer.

Nyanser vid upprättande i en budgetorganisation

Många är intresserade av om det är tillåtet att använda T-13-formuläret i budgetinstitutioner, och om det finns ett behov av att återspegla tidpunkten för behandlingen (om det är en oregelbunden dag).

Budgetorganisationer bör använda den nya mallen för att fylla i tidrapporten 0504421.

Varje organisation håller obligatoriskt en tidrapport. Reglerna för utformningen av detta dokument, dess syfte och ett färdigt exempel som kan användas som ett exempel diskuteras alla nedan.

Du kan ladda ner ett exempel på brevhuvud i slutet av artikeln.

Den planerade skifttiden och det totala antalet arbetsdagar i en månad kommer nästan alltid att skilja sig från de timmar och dagar som faktiskt arbetades. För att registrera det faktumet, hålls en tidrapport: den låter dig samla all information om arbetstiden som faktiskt arbetades.

Syftet med detta dokument är tvåfaldigt:

1. Få information om hela arbetstiden.
2. Få data om utebliven ankomst för samma period.

Sådan information kommer först och främst att vara användbar för en revisor. Informationen kommer också att behövas av vissa granskare - motsvarande beskrivning ges i tabellen.

revisor	beräkning av alla betalningar som måste överföras till arbetstagare: lön, semesterersättning, resebidrag etc.
FTS -representant	inspektörer är intresserade av att beräkningen av betalningar och skatter från dem är korrekta: ofta kontrolleras företaget om skatteunderlaget har underskattats
FSS -anställd	de arbetade timmarna är av intresse för fonden i samband med beräkningen av socialbidrag (till exempel barnomsorg)
arbetskontrollarbetare	inspektörer är intresserade av om arbetstagarnas rättigheter har kränkts
Rosstat -representant	Rosstats anställda samlar in statistisk data - till exempel, baserat på information från tidrapporten, utarbetar de en enda

Form: blank och prov

Varje företag har rätt att använda både sitt eget prov och hålla koll på arbetstiden med en särskild blankett T-12... Du kan ta sin form som grund (den ges nedan) och anpassa den till företagets behov.

Dokumentet består av tre huvuddelar:

1. Titelsidan innehåller ett enhetligt system av koder, med hjälp av vilka de anger till exempel ytterligare lediga dagar (på grund av överansträngning), sjukdom på grund av sjukskrivning, stillestånd på grund av arbetsgivarens fel etc. Varje omständighet har en alfabetisk och digital kod.
2. Den andra (tabell) delen är den faktiska redovisningen av arbetstid. Det genomförs dagligen (inklusive helger och helgdagar).
3. Och den tredje delen presenteras också i form av en tabell. Den ger information om löneutbetalning (belopp, timmar och dagar, skattesats).

Så här ser en tom T-12-form ut.

Tillsammans med T-12-formen finns det också T-13. Den saknar den sista (tredje) delen - det vill säga detta dokument är en enkel tidrapport för registrering av arbetstid, utan lönekalkylering. Ett färdigt exempel på ett dokument visas nedan.

Förfarande för underhåll

Särskilt utsedda anställda behåller dokumentet: de registrerar arbetstiden för varje dag. Som regel är den som ansvarar för den korrekta konstruktionen direktören för den strukturella enheten (till exempel försäljningsavdelningen). Ansvaret kan delas av hans ställföreträdare. Om företaget är tillräckligt stort introduceras en särskild tidtagarposition, som registrerar all information.

I alla fall utses de ansvariga personerna alltid av chefen, vilket indikeras med motsvarande ordning (gratis prov) - till exempel dokumentet som visas nedan.

NOTERA. Alla ansvariga personer måste bekanta sig med texten i ordern och underteckna och datum.

I allmänhet ser beställningen ut så här:

1. Ansvarig person registrerar information för varje dag.
2. Efter fyllning (i slutet av månaden) överförs dokumentet till personalavdelningen.
3. Efter personalavdelningen går han in på bokföringsavdelningen.
4. Den sista signaturen finns kvar med strukturhuvudets huvud.

NOTERA. När dokumentet är färdigt och signerat av alla ansvariga personer, arkiveras det och skickas till arkivet för lagring. Minsta hållbarhetstid är 5 år. Men om arbetet på företaget utförs under farliga och skadliga förhållanden ökar lagringstiden avsevärt - minst 75 år.

Så här fyller du i en tidrapport: steg för steg -instruktioner

Vid fyllning används ett enda noteringssystem. Tidrapporten registrerar arbetade timmar i enlighet med regeln "en position tilldelas en position." Endast de anställda som har ett anställningsavtal beaktas, inklusive interna deltidsarbetare - särskilt för dem är det nödvändigt att registrera information två gånger.

Uppgifter om sådana anställda beaktas inte:

• arbetare informellt;
• externa deltidsarbetare;
• arbetar på grundval av ett civilt kontrakt.

Fyllningsförfarandet ger rätt utformning av titelbladet och själva tabellavsnittet.

Titelsida

Följande information registreras här:

1. Företagets namn (en kort version är tillåten, till exempel LLC "Alpha").
2. OKUD- och OKPO -koder.
3. Nummer - företaget väljer numreringssystemet oberoende. Till exempel är den vanliga varianten sekventiell tilldelning av nummer under kalenderåret.
4. Rapporteringsperiod - dvs. månad med start- och slutdatum för dokumentunderhåll.
5. Datum för upprättande avser den sista dagen efter vilken det måste undertecknas av alla ansvariga anställda. Sedan går dokumentet in i arkivlagring.

Tabelldel

Här måste du fylla i alla kolumner:

Information för beräkning av löner

Om T-12-formuläret bibehålls, fylls detta avsnitt också ut. Här registreras information främst om två betalningsformer:

1. Den faktiska lönen (anges med en fyrsiffrig kod 2000).
2. Semesterbetalningar (betecknas med koden 2012).

Alla belopp debiteras från det så kallade korrespondentkontot - det blir detsamma, oavsett typ av betalning.

Som vanligt registreras arbetstiden med hänsyn till det totala antalet dagar och timmar.

I slutet av dokumentet lägger alla behöriga anställda sin underskrift:

• personen som underhåller dokumentet (om det finns ett)
• HR -representant;
• enhetens chef.

Videoinstruktion för registrering

Videokommentarer om fyllning:

Ytterligare blad

Det finns flera fall då själva tidrapporten inte kommer att räcka, eftersom redovisning innebär att ytterligare information registreras. Då bör du rita upp ytterligare ett ark:

1. Om en anställd slutar i mitten av månaden eller i början. I det här fallet registreras alla arbetade dagar och timmar bara på ett extra blad. Och i formuläret gör de en post "Fired" på det exakta datumet när avfyrningen ägde rum. Därefter skickas dokumentet tillsammans med ett extra blad.
2. Det kommer också att behövas när den anställde inte arbetade, men samtidigt inte tog kontakt och inte meddelade orsakerna till hans frånvaro. Om han inte dök upp (eller inte tog de dokument som bekräftade orsaken), och det är dags att lämna över dokumentet, sätts kod 30 (bokstavsbeteckning "НН").

I sådana fall är det bäst att göra alla märken med en penna. Om det senare visar sig att den anställde till exempel fick sjukskrivning, bör du sätta en markering på kod 19 (bokstaven "B").

Sammanfattad redovisning: beräkningsfunktioner

Om det normala antalet timmar (8 timmar om dagen och 40 timmar i veckan) inte kan observeras, bestäms den totala varaktigheten av den tid som faktiskt arbetades som en enkel summa. Detta förfarande finns i företag som:

• arbeta dygnet runt, i skift;
• använda ett flexibelt schema;
• organisera ett roterande arbetssätt.

Då blir bokföringsperioden huvudbegreppet. - kalendermånad, 1 kvartal eller hela året. Det specifika intervallet väljs beroende på företagets egenskaper. Till exempel, om det är tänkt att fungera under farliga och skadliga förhållanden, tar perioden 1 kvartal som grund.

Om den anställde under en tid inte utförde arbete av giltiga skäl, beaktas inte denna tid (det vill säga den är helt utesluten).

Icke-standardiserade situationer: vad man ska göra

I de flesta fall är det ganska enkelt att ta fram ett dokument, eftersom redovisning är baserad på en jämn och jämn fördelning av arbetstiden för varje anställd. Denna ordning bryts dock ofta på grund av vissa omständigheter, till exempel:

1. Om en kollega ber om ledighet, och chefen inte har något emot det, registreras endast de arbetade timmarna (i heltal). Frånvaro indikeras med märket "I" eller två nummer "01".
2. Om han är sjuk, sätt sedan "B", och längst ner i fältet lämnas tomma. Självklart är närvaro av sjukskrivning ett obligatoriskt krav för ett sådant märke.
3. Om det var planerat och den anställde tog det enligt överenskommelse, i enlighet med det nuvarande förfarandet, satte de beteckningen "HB" (i den digitala versionen är koden "28"). Det finns tillfällen då de verkliga orsakerna till frånvaron är tillfälligt okända. Sedan kan du sätta "НН", men om situationen blir tydligare väljs lämplig beteckning och "НН" sträcks över.
4. Om en kollega åkte på en affärsresa, markera "K". När han officiellt återvänder och börjar sina vanliga arbetsuppgifter, sätt bokstaven "jag".

Hur man gör ändringar

Tidsspårning innefattar registrering av information som kan ändras under dagen eller veckan, därför ger tidrapporten möjlighet att göra ändringar. Justeringar måste göras för att återspegla den faktiska situationen, vars sanning är dokumenterad.

Det finns dock två sätt att korrigera:

1. Felaktigheter är tillåtna, men dokumentet kompletteras med en så kallad korrigeringsblankett. Båda pappren matas ihop för inspektion.
2. Originaldokumentet korrigeras, men inget ytterligare formulär upprättas. Då måste du noggrant stryka igenom alla felaktiga uppgifter. Detta görs med en horisontell stapel. Om felaktig information finns i angränsande fält, streckas en enda rad ut.

I det här fallet måste en motsvarande post göras, vilket exempelvis förklarar situationen i detalj.