Programvara för elektronisk dokumenthantering. Elektronisk dokumenthantering som ett sätt att optimera affärsprocesser. Vad du behöver för att byta till elektronisk dokumenthantering

De viktigaste kraven som ett elektroniskt dokumenthanteringssystem måste uppfylla:

• Pålitlig lagring och enkel sökning av dokumentation.
• Support och utförande av kontorsuppgifter.
• Snabb kontroll över exekveringen av dokument och deras routing.
• Skapande av analytiska rapporter.
• Säkerställande av informationssäkerhet.

Moderna EDMS har också funktioner för att interagera med kunder, bearbeta deras förfrågningar och ytterligare användbara verktyg som låter dig lösa många tillämpade problem.

Typer av elektroniska dokumenthanteringssystem

Det finns olika typer av klassificering av elektroniska dokumenthanteringssystem, men den mest indikativa klassificeringen är uppdelningen av EDMS efter titelfunktionalitet. Varje EDMS positioneras av sin utvecklare som designat främst för att utföra en viss typ av uppgift. Detta betyder inte att det inte tillhandahåller några ytterligare tekniker som är inneboende i de flesta av "bröderna". Bara en uppsättning verktyg för varje elektroniskt dokumenthanteringssystem har sina egna styrkor och svagheter. I klassificeringen enligt titelfunktionaliteten beaktas styrkorna hos EDMS.

Så det ser ut så här:

• EDMS designat för att skapa och arbeta med elektronisk dokumentation, samt digitala analoger av pappersdokument.
• Bokföringssystem som automatiserar registreringen av händelser och dokument under hela deras livscykel (elektroniska arkivskåp).
• EDMS, vars huvuduppgift är att automatisera arbetet med stora företagsinformationsförråd.
• System som hanterar elektroniska arkiv med dokumentation.
• EDMS, vars funktionalitet är specialiserad på att extrahera nödvändig information från arkiv och andra elektroniska källor.
• System som hanterar företagsprocesser, dokumentbehandling och verksamheten hos anställda i organisationen som är involverade i att arbeta med affärsdokument.
• Information EDMS som hanterar datalagringsenheter.

Det finns också en kort klassificering av SEDs efter ursprungsland, som endast används i Ryssland. Enligt den är elektroniska dokumenthanteringssystem i vårt land uppdelade i inhemska, importerade och ryska, utvecklade på den utländska Lotus / Domino-plattformen. Vår recension innehåller exempel på endast två utländska EDMS - EMC Documentum och Lotus Domino.Doc. Alla andra EDMS har "medborgarskap" i Ryssland.

TOP-10 elektroniska dokumenthanteringssystem

Vi utvärderade elektroniska dokumenthanteringssystem, med fokus på en jämförelse av fem parametrar som är avgörande vid val av EDMS för att automatisera dokumenthantering i ett företag. Skalan är tiogradig.

Plats	Program/tjänst	Pris	Lätt att lära	Funktionalitet	Redovisning för rysk lagstiftning	Teknisk Stöd	Helhetsbetyg
1	Ett företag	8	8	10	10	10	9,2
2-4	1C: Arkiv	9	7	10	10	9	9
2-4	CompanyMedia	9	9	9	10	8	9
4-6	EMC Documentum	–	9	10	8	8	8,8
4-6	Logik	9	10	9	10	6	8,8
4-6	Eufrat	9	10	9	10	6	8,8
7	DIREKTUM	10	8	8	10	7	8,6
8	Lotus Domino.Doc	–	8	8	9	9	8,5
9	OPTIMA-WorkFlow	10	8	8	9	7	8.4
10	LanDocs	8	7	7	10	8	8

Notera: den slutliga bedömningen av systemet i tabellen gör inte anspråk på att vara 100 % objektiv och återspeglar författarens åsikt, baserat på en djupgående analys av detta ämne. Denna översyn av elektroniska dokumenthanteringssystem görs endast bland högkvalitativa mjukvaruprodukter som säkert kan väljas för användning i olika typer av företag.

ETT FÖRETAG

Detta elektroniska dokumenthanteringssystem är en erkänd ledare inom sitt segment i hela det postsovjetiska utrymmet. Både de största innehaven och företagen och småföretagen utför framgångsrikt dokumentcirkulation och kontorsarbete i den. I förhållande till detta system är det lämpligt att tillämpa en tautologi: "DELO" kan sin verksamhet. Den här programvaran är faktiskt idealisk för djupgående automatisering av kontorsarbete och arbetsflöde.

fördelar

• Möjligheten att spåra alla stadier av rörelsen av alla elektroniska dokument.
• Enkelhet och bekvämlighet i att skapa dokumentationsprojekt.
• Allmän felsökning och systemets funktionalitet.

Minus

• De "utsträckta" minusen inkluderar ett något ålderdomligt gränssnitt och en viss svårighet att bemästra.

Vad är priset?

Priset för en licens för att använda "DELO"-systemet inom en arbetsplats (DBMS - Oracle) beror på det planerade totala antalet av dessa platser och varierar från 11 000 rubel (201-500 r / m) till 13 400 rubel (1-5 r /m). Om organisationen använder Microsoft SQL Server DBMS, kommer en licens för en arbetsplats att kosta från 7200 till 9500 rubel, respektive.

Logik

EDMS Logic-programmet fram till 2012 kallades Boss-Referent och var ett av de mest populära ryska elektroniska dokumenthanteringssystemen, en allvarlig konkurrent till Delo EDMS. Namnbytet påverkade inte kvaliteten på denna mjukvaruprodukt, och det är fortfarande ett pålitligt och funktionellt system för kontorshantering i företag av alla slag och storlekar.

fördelar

• Möjligheten att bygga komplexa rutter på flera nivåer för dokumentgodkännande.
• Hög grad av användardataskydd.
• Relativ lätthet att bemästra huvudkomponenterna i systemet.
• Flexibla och anpassningsbara dokumentbehandlingsprocesser.

Minus

• Obekväm differentiering av tillträdesrätt med en seriös personalomsättning.
• Inte det mest samvetsgranna arbetet med teknisk support.
• Arkaiskt gränssnitt.

Vad är priset?

Kostnaden för en licens för att använda det här programmet beror på antalet anställda som är anslutna till det. Om deras antal inte överstiger 49 personer, blir priset 5 900 för varje arbetsplats; från 50 till 199 anslutna arbetare - 5 200 rubel; och om det finns mer än 200 jobb, kommer priset på en licens att vara minimalt - 4900 rubel.

Eufrat

Detta elektroniska dokumenthanteringssystem har utvecklats i full överensstämmelse med kraven i ISO 9000 kvalitetsstandard och ryska GOSTs inom området kontorsarbete. Från sina "kollegor" skiljer sig "EUFRATS" i närvaron av många av sina egna unika mjukvaruutvecklingar som inte kan hittas i konkurrerande EDMS. Rent tekniskt är detta system ett av de mest "avancerade" på den moderna ryska marknaden för EDMS.

fördelar

• Leveranspaketet för detta system inkluderar en inbyggd Nika DBMS, som automatiskt befriar användarorganisationen från att köpa ytterligare programvara.
• Vänligt gränssnitt med en trevlig minnesvärd design.
• Inbyggd rollmekanism för hantering av åtkomsträttigheter.

Minus

• Ganska långsam hastighet, speciellt på svaga datorer.
• Periodiska fel i arbetet och långsam teknisk support.

Vad är priset?

En standardlicens med installation av systemet på organisationens egen server kostar från 5200 till 7300 rubel per arbetsstation, fler användare - priset är lägre. Men det finns även möjlighet att placera serverkomponenten på tillverkarens utrustning. I det här fallet tillämpas ett abonnemangsavgiftssystem - fyra tariffer, som kostar från 10 000 till 95 000 rubel per månad.

1C: Arkiv

Detta är ett av de bästa och absolut mest mångsidiga programmen för företagsdokumenthantering. 1C:Archive tillhandahåller tillförlitlig och, viktigast av allt, centraliserad lagring av affärsdokumentation i olika format, med åtkomst till den av behörig personal som kan redigera filer.

fördelar

• En felsökt algoritm för att snabbt hitta nödvändig data.
• Möjligheten att lagra dokument av alla slag - från text och grafik till ljud- och videofiler.
• Den bredaste skalbarheten som gör att du framgångsrikt kan använda denna programvara i både stora och små företag.
• Den största fördelen med 1C:Archive, som skiljer detta program från konkurrenterna, är den optimala kombinationen av priset på produkten och dess funktionalitet.
• Stöd för integration med externa applikationer.

Minus

• Förbrukar mycket systemresurser.
• Ökad svårighet att bemästra även för erfarna användare.

Vad är priset?

Priset för "monteringen" av detta program varierar från 12 000 till 57 000 rubel, och det första beloppet måste betalas uteslutande för att uppgradera den tidigare versionen av 1C: Arkiv.

DIREKTUM

Enkel och funktionell EDMS DIRECTUM kommer att vara en utmärkt lösning för små och medelstora företag. Tack vare detta system kan elektronisk dokumenthantering framgångsrikt kombineras med traditionellt pappersarbetsflöde för att därefter "smärtfritt" helt och hållet överföra organisationen till arbete i DIRECTUM. Avancerad arbetsflödesteknik ger effektiv automatisering av arbetsprocesser på kontoret.

fördelar

• Tillgång till specialiserade mjukvaruverktyg som förenklar sökning och identifiering av dokumentation så mycket som möjligt.
• Stora möjligheter till oberoende modifiering av systemet för specifika uppgifter.
• Utökade möjligheter till integration med andra program.

Minus

• Orientering av systemet till ledningen av företaget - det är svårare för vanliga kontorister att arbeta i det.
• Något förvirrande och ogenomskinlig prispolicy.

Vad är priset?

Licenser för användning av denna EDMS köps både individuellt och som en del av paketerbjudanden. Den billigaste grundläggande klientlicensen kostar 7 800 rubel. Kostnaden för licenspaket börjar från 148 200 rubel (grundläggande för 20 anställda) och går upp till 2 010 000 rubel (för 200 anställda).

OPTIMA-WorkFlow

Detta elektroniska dokumenthanteringssystem är en stark medelbonde i sitt segment. Den är i ständig utveckling och kan än så länge inte konkurrera på lika villkor med marknadens erkända mastodonter. OPTIMA-WorkFlow har dock ett antal "tricks up its sleeve" - ​​unika teknologier som gör att den sticker ut från mängden.

fördelar

• Implementering av funktionen för seriell inmatning av samma typer av dokument och deras registreringsinformation.
• Skannar med ett antivirusprogram.
• Indexering av vanliga och krypterade dokument efter eget val.
• Flerspråkigt användargränssnitt.

Minus

• Nackdelar med typisk funktionalitet som permanent elimineras av utgående uppdateringar.

Vad är priset?

Typiska lösningar baserade på denna plattform kostar från 55 000 till 75 000 rubel.

EMC Documentum

Denna plattform för automatisering av arbetsflödesprocesser har utvecklats av världsledande inom IT-branschen, EMC. Kraftfull funktionalitet i kombination med flexibel anpassning av individuella verktyg gör EMC Documentum till den bästa utländska EDMS som finns på den ryska marknaden.

fördelar

• Hög grad av bekvämlighet vid hantering av designdokument.
• Implementering av en in-/utcheckningsmekanism som låter dig hantera fördelningen av åtkomsträttigheter.
• Närvaron av en funktion som gör att du kan implementera godkännandeförfarandet på flera nivåer.
• Stöd för enheter för skanning och dokumentigenkänning.

Minus

• Fungerar endast med webbläsaren Internet Explorer.
• Brist på allmänt tillgänglig teknisk och praktisk dokumentation om systemet.
• Frekventa "bromsar" och eftersläpningar med hög systembelastning.

Vad är priset?

Det finns inga fasta priser för att använda denna plattform. Kostnaden för dess genomförande förhandlas individuellt med varje kund.

LanDocs

Denna plattform för automatisering av dokumenthantering, som utvecklades 1997 av det inhemska företaget LANIT, är fortfarande efterfrågad av många företag och institutioner till denna dag. LanDocs låter dig bygga ett bekvämt arbetsflöde och arbetsflödesmiljö, vilket ger alla kategorier av användare den nödvändiga uppsättningen verktyg för att hantera det.

fördelar

• Tillgänglighet för integrerade kryptografiska skyddsverktyg.
• Möjligheten att inkludera anställda från avlägsna filialer i arbetsflödesprocessen.
• Förekomsten av funktionen för batchskanning av pappersdokumentation.

Minus

• Ganska vanliga prestandaproblem.
• Svaga möjligheter att utöka funktionaliteten.
• Svårigheter att bemästra systemet från grunden.

Vad är priset?

Priset på en serverlicens varierar från 30 000 till 216 000 rubel. Användarlicenser kan köpas till ett pris av 5 600 till 8 400 rubel.

CompanyMedia

CompanyMedia är en hel uppsättning mjukvarulösningar utformade för att automatisera affärsprocesser, arbetsflöden och kontorsarbete. Denna EDMS skiljer sig från konkurrenterna i sin oöverträffade flexibilitet i inställningar och närvaron av oberoende moduler som kan installeras separat.

fördelar

• Möjligheten till framgångsrik drift av systemet på företag med en komplex företagsstruktur och territoriell struktur.
• Oöverträffad tillförlitlighet hos systemet, vilket gör att det aktivt kan arbeta dygnet runt, 365 dagar om året.
• Automatiserat stöd för att arbeta med flera typer av jobb.
• Differentiering av åtkomsträttigheter, enligt organisationens hierarkiska struktur.

Minus

• Webbgränssnittet har begränsat stöd för vissa webbläsare, särskilt FireFox.
• Systemets fokus ligger främst på medelstora och stora företag.

Vad är priset?

Slutpriset för denna programvara består av många komponenter, inklusive utbildning av personal, installation av ytterligare moduler och överföring av rättigheter att använda systemet. Den övre gränsen för det totala beloppet är 99 000 rubel. Den billigaste tematiska modulen kommer att kosta 4 000 rubel.

Lotus Domino.Doc

Denna EDMS är en applikation till den välkända Notes/Domino-plattformen, som har ett datasäkerhetssystem på hög nivå. Lotus Domino.Doc har också ett avancerat elektroniskt arkiv som låter dig implementera ett stort lager av företagsdokumentation.

fördelar

• Tillgång till unika replikeringssystem utformade för komplexa lösningar av dokumentflödeshanteringsuppgifter i en distribuerad miljö.
• Möjlighet att söka efter dokument i separata delar av informationslagret.
• LDAP-kataloger skalas upp till företagsnivå.

Minus

• Nackdelarna med detta system beror främst på dess västerländska ursprung - det finns vissa frågor om gränssnittet och implementeringen av vissa funktioner.

Vad är priset?

Kostnaden för användar- och serverlicenser beräknas individuellt på plattformens webbplats.

Så småningom

För att sammanfatta en viss linje under granskningen, skulle jag vilja notera en viktig nyans: införandet av ett elektroniskt dokumenthanteringssystem i ditt företag garanterar inte alls en omedelbar ökning av dess lönsamhet, och i vissa fall kan det göra skada. Om din organisation framgångsrikt fungerar och gör en vinst, arbetar utan EDMS, tänk sedan tusen gånger innan du bestämmer dig för att implementera dem. Inget behov av att jaga det "progressiva modet" och installera dessa system utan ett allvarligt behov av dem. Men med expansionen av verksamheten och hög arbetsbelastning för anställda kan det elektroniska dokumenthanteringssystemet bli en slags livlina som kommer att hjälpa företaget att simma ut ur malströmmen av pappersarbete.

29.05.18 71 255 13

Handlingar kan undertecknas på papper eller elektroniskt. På papper under lång tid, elektroniskt - det är inte klart hur.

Pavel Ovchinnikov

12 år arbetat med elektroniska dokument

Men här har jag sysslat med elektroniska dokument i tolv år och jag ska säga er: det här är en otrolig spänning. Låt mig berätta hur det hela fungerar, med exempel.

Kort sagt

För att börja bedriva elektronisk dokumenthantering behöver du:

1. Övertyga motparter att börja utbyta elektroniska dokument.
2. Köp ett elektroniskt signaturcertifikat.
3. Bestäm metoden för att skicka dokument: genom en speciell tjänst eller utan den.

Vem behöver elektroniska dokument

Trots bekvämligheten och moderniteten är det få som bedriver elektronisk dokumenthantering. Om en företagare på förenklad beskattning sluter ett par kontrakt per år är han kanske inte så rädd för att skicka utskrivna dokument ett par gånger. Men det finns fall då elektronisk dokumenthantering är extremt användbar.

Stora företag elektroniska dokument bidrar till att minska kostnaderna om mängden extern korrespondens överstiger flera hundra dokument per månad. För dem påverkar leveransen av värdepapper direkt transaktionshastigheten. Dokumentflödeskostnaderna kan uppgå till hundratusentals rubel per år, och riskerna med förluster, fel och böter från skattemyndigheten ökar kostnaderna ännu mer.

Även om du nu skriver under en handling var sjätte månad betyder det inte att ditt företag inte kommer att växa. Du kan ha stora partners som arbetar med elektroniska dokument, och de kommer att kräva samma sak av dig.

Till exempel

Nätbutiken samlade regelbundet på sig fordringar värda tiotals miljoner på grund av att fakturan återigen gjordes ett misstag: varorna ligger i en lastbil, de kan inte tas med till lagret. Medan de väntar på att kuriren med det rättade dokumentet ska komma från leverantören går dagarna. Vi införde elektroniska dokument och nu tar alla justeringar i dokument mindre än en timme.

Och i ett stort energidetaljhandelsföretag, under skatterevisioner på fältet, fann inspektörer årligen överträdelser och fel i dokument. Checken för böter nådde 120 000 rubel per år. Det kom till den punkten att ekonomiavdelningen lade dessa pengar i budgeten i förväg som omkostnader. De införde elektronisk dokumenthantering, och nu kontrolleras dokumentens korrekthet av program, inte människor. Det finns inga fler fel.

Vad är ett elektroniskt dokument

Ett elektroniskt dokument är en vanlig dokument- eller pdf-fil som kan skapas och läsas i valfri editor. Det är viktigt att den undertecknas med en särskild elektronisk signatur och skickas på ett särskilt sätt.

Så att en partner, advokat eller domare inte tvivlar på att det var du som undertecknade det elektroniska dokumentet och ingen ändrade det, kom digitala säkerhetsspecialister på en elektronisk signatur. Det är som ett fingeravtryck överlagrat på en unik uppsättning bitar och byte i ditt dokument. Grovt sett, genom att signera något med en elektronisk signatur, säger du: "Jag bekräftar äktheten av denna uppsättning bitar."

En elektronisk signatur bifogas varje handling, varefter den anses undertecknad. Dokumentet kan läsas utan signatur. Det garanterar bara att du har samma oförändrade dokument framför dig, i den form den skickades till dig. Om du ändrar något i dokumentet och sparar det kommer dess bituppsättning att ändras - signaturen blir ogiltig.

Till exempel

De två företagen bestämde sig för att underteckna ett elektroniskt kontrakt. Vi gjorde ett avtal och kom överens om villkoren. Nu skriver ett företag på kontraktet med sin underskrift och skickar det till ett annat. Hon öppnar kontraktet och bestämmer sig för att i det tysta fixa något, till exempel bötesbeloppet. Rättar. Sparar. Skickar först. Hon ser ut - oj! - den ursprungliga underskriften på detta kontrakt är bruten. Så något har åtgärdats, skurkar. Sedan går de för att slå ansiktet, förmodligen.

Var man kan få en elektronisk signatur

En elektronisk signatur köps i ett särskilt certifieringscenter. Det räcker bara för att hitta ett bekvämt centrum i din stad. Det viktigaste är att det inkluderas i listan över ackrediterade centra vid Ryska federationens kommunikationsministerium.

Samma sak kan göras direkt på certifieringscentrets kontor: kom bara med alla dokument och fyll i en ansökan. Men i det här fallet måste du vänta på att den kontantlösa betalningen ska gå igenom - det kan ta flera timmar. Det är omöjligt att betala för ett certifikat för ett företag kontant, precis som det är omöjligt att få det på distans.

Hur fungerar en elektronisk signatur?

Den rättsliga kraften för en elektronisk signatur beskrivs i den federala lagen "On Electronic Signature".

Lagen definierar typerna av signaturer: enkla, okvalificerade och kvalificerade. Du kan underteckna dokument med någon av dem, men med reservationer: kvalificerad - för skatt, budgivning och i vissa fall för domstolen; enkel och okvalificerad - för allt annat.

Enkel eller okvalificerad signatur

Prisvärt och billigt alternativ, men med begränsad tillämpning. En okvalificerad signatur innehåller kryptografiska algoritmer, men verifieras inte av någon certifieringsmyndighet. En enkel sådan är bara en kombination av ett användarnamn och lösenord, ett konto på en webbplats för offentliga tjänster eller en e-postadress till en motpart.

Sådana signaturer är lämpliga om du inte deltar i elektroniska auktioner, inte byter elektroniska primärdokument och inte skickar skattedeklarationer. En enkel signatur kan användas för kontrakt, fakturor och handlingar, men du måste teckna ett separat avtal med motparten och registrera parternas samtycke för att lita på en sådan signatur.

Om du har dussintals motparter och olika dokument kommer systemet inte att fungera. Du måste underteckna ett sådant dokument med alla, och med tiden kommer denna process att sakta ner, inte påskynda arbetet. Då är det bättre att tänka på ett annat elektroniskt signaturcertifikat.

För att använda en enkel elektronisk signatur behöver du skriva ut och underteckna en pappersversion av avtalet eller inkludera en särskild klausul i avtalet med motparten - detta är ett krav i lagen.

Kvalificerad signatur

Denna signatur är lämplig för fakturor och skatt. Enligt lag kan elektroniska fakturor endast undertecknas med sådan signatur. Ett kvalificerat certifikat kostar från 1000 R, du kan bara köpa det på ett certifieringscenter som är en del av FTS trust zone.

Varje år behöver certifikatet för kvalificerad signatur förnyas, vilket ökar bekymmer: du måste övervaka giltighetsperioden och beställa en ny utfärdande i tid.

För att arbeta med en kvalificerad signatur måste du installera ett speciellt program - ett sätt att skydda kryptografiskt information. Programmet bifogar en elektronisk signatur till dokumentet och kontrollerar underskrifter från andra deltagare i utbytet.

Du kan välja ett betalprogram ("Cryptopro DSP") eller gratis ("Vipnet DSP"). Funktionsmässigt är de nästan likadana, men det kan finnas kompatibilitetsproblem med den gratis. Båda fungerar på Windows och Mac. Den betalda kostar cirka 1000 R, den årliga betalningen för det elektroniska signaturcertifikatet är cirka 1000 R.

Vissa använder en molnbaserad elektronisk signatur, för vilken du inte behöver installera ett kryptoskyddsprogram. Molnsignaturen lagras i utbytestjänsten och varje gång du signerar ett dokument får du ett SMS som bekräftar åtgärden på din telefon. Ett sådant certifikat är billigare och bekvämare att använda, men mindre säkert än ett kryptografiskt skyddsprogram.

Varför behöver du en dokumentbehandlare?

Ett undertecknat elektroniskt dokument kan skickas via vanlig e-post, men detta är inte säkert. Om posten hackas kommer dokumenten att vara i händerna på angriparna. Därför tar skatteverket till exempel endast emot deklarationer genom särskilda tjänster. Genom samma tjänster måste du byta elektroniska fakturor, annars kommer du att bryta mot det ryska finansministeriets order. Sådana tjänster kallas dokumentflödesoperatörer.

För en enkel användare är detta ett pumpat e-postmeddelande. Fungerar via en webbläsare, det finns mappar med inkommande och utgående, adresskatalog, inbyggd sökning, dokumentredigerare. Inuti - en mycket laddad tjänst med säkra kommunikationskanaler och kryptering, som säkerställer säkerheten för dokumentöverföring.

Det är inte ens nödvändigt att ingå ett avtal med en elektronisk dokumenthanteringsoperatör. Bara registrera dig, ladda upp ett elektroniskt signaturcertifikat och betala räkningen. Operatören tar hand om resten: meddelar den federala skattetjänsten att du har anslutit dig till börsen, övervakar formaten och garanterar efterlevnad av Rysslands lagstiftning.

Det finns flera dussintals sådana tjänster i Ryssland. När det gäller pris, funktionalitet, tillförlitlighet och hastighet är de ungefär likadana. Det är vanligt att välja operatörer utifrån tjänstens kvalitet: hur snabbt teknisk support fungerar, om operatören är redo att hjälpa till att koppla samman motparter, vilka möjligheter han erbjuder och om han har analytikerkonsulter som hjälper dig att implementera tjänsten i arbete.

Din motpart måste också ansluta till operatören. Han kan välja din eller vilken annan som helst - då går växeln genom roaming, som i en mobilanslutning.

Hur mycket kostar elektroniska dokument

Genom att arbeta via en operatör betalar du endast för dokumentet som är undertecknat av båda parter. I genomsnitt är kostnaden för att skicka ett dokument cirka 6-8 R, och alla inkommande är gratis.

Vanligtvis köper nybörjare ett minimipaket på 300 dokument, vilket tar slut mycket snabbt. Då måste du köpa nästa paket. Det är mer lönsamt att köpa ett obegränsat årspaket eller komma överens om individuella villkor.

Att byta till elektroniska dokument är fördelaktigt om du skickar 100 eller fler dokument per månad eller minst 1000 dokument per år. Då minskar du kostnaden för papper och leverans med nästan 5 gånger.

Hur mycket kostar pappersarbete

1000 pappersdokument

Informationsteknologins ålder gör att du kan automatisera mycket. Och att överföra en enorm mängd pappersarbete från ett stort företag till datorernas "händer" - beordrade Gud själv. Elektroniskt dokumenthanteringssystem - förenkling i arbetet eller ytterligare problem?

Från artikeln kommer du att lära dig:

Arbetsflöde förstås som alla procedurer relaterade till skapandet av ett dokument, dess rörelse i en organisation, redovisning, lagring, arkivering, skydd mot åtkomst av tredje part och kontroll över dess utförande.

Om alla dessa processer tillhandahålls av en speciellt skapad uppsättning datorprogram och informationen bildas av elektroniska dokument, då sådant dokumentflöde kallas elektronisk. På filistenivå kallas det också "papperslöst".

Fördelar

Papperslösa dokumentförflyttningar har ett antal fördelar. Till exempel:

• spara utrymme och papper (inga pappersdokument - inget behov av skåp, mappar, hyllor, arkiv);
• spara tid för anställda (att hitta ett dokument i en elektronisk databas för en professionell är en fråga om några minuter, men att hitta en pappersversion på ett stort kontor, och till och med skapat för en tid sedan, är ett annat uppdrag);
• möjligheten till stramare tredjepartsåtkomst till information, mer genomtänkt integritetsskydd (det blir svårare för slumpmässiga personer att komma till information i ett elektroniskt system om säkerhetsfrågan är genomtänkt, men att kopiera ett pappersdokument i en allmän röra är elementärt);
• transparens för dokumentförflyttningsproceduren (om systemet är konfigurerat kan flera personer samtidigt övervaka dokumentets passage av exekutörer, kontrollanter, chefer, det är lättare att kontrollera stadier, flit, relevans, etc.);
• systemet låter dig länka flera dokument till varandra, se de som på något sätt är relaterade till en viss vald eller ställa in en annan typ av funktionalitet);
• ett elektroniskt dokumenthanteringssystem gör det möjligt för anställda att arbeta på distans, få tillgång till dokumentation medan de befinner sig på avdelningar som är geografiskt avlägsna från varandra, samtidigt som de sparar pengar som vanligtvis spenderas på vanliga kurirer, lockade budfirmor, porto, etc.;
• spara pengar på papper.

Typer av sed

Elektroniskt dokumenthanteringssystem sed är en specifik mjukvaruprodukt. De kan vara av olika slag. Indelningen i typer beror på att dessa system används inom olika verksamhetsområden, och även förvärvas för att utföra olika uppgifter. En organisation måste först och främst säkerställa lagringen av en stor volym elektroniska dokument, den andra är viktig för att säkerställa utbytet mellan avdelningarna, den tredje belyser analysen och förhållandet mellan dokument. Efterfrågan ger upphov till erbjudanden - därför är systemen olika, och ibland kommer användaren att ha ett svårt val.

Så det elektroniska dokumentutbytessystemet kan:

Representera ett elektroniskt arkiv och ge möjlighet att lagra och snabbt söka efter dokumentation; sådana program är specialiserade databaser;

Tillhandahålla arbetsflöden (i det här fallet spelar det elektroniska dokumentet i det elektroniska dokumenthanteringssystemet ingen större roll, det är en applikation, ett nödvändigt tillägg till de arbetsflöden som regleras av systemet);

Tillåt gemensamt arbete på ett dokument av många anställda samtidigt (om företaget inte behöver tillhandahålla en hierarkisk struktur för arbetsflödet, och det är gemensamt skapande av dokument som kommer i förgrunden);

Inkludera andra nödvändiga tjänster (e-post, projektledning och andra tjänster) i själva dokumentcirkulationssystemet.

Kontrollsystem elektronisk dokumenthantering kan kombinera element av de beskrivna typerna. De kan också särskiljas efter typ av verksamhet, bransch och andra kriterier. Det är viktigt för företaget att förstå vilka uppgifter det vill utföra med hjälp av EDMS, arbetsflödet ska säkerställa effektiviteten och vinsten i den kommersiella strukturen och uppfyllandet av andra organisationers lagstadgade uppgifter.

Läs också:

sed uppgifter

Utöver huvuduppgiften tillhandahåller det elektroniska dokumenthanteringssystemet implementering av annan funktionalitet, ibland viktig för företaget. Det kan till exempel vara:

1. förmågan att ladda upp en stor mängd elektronisk dokumentation;
2. arbeta samtidigt med en grupp anställda med ett dokument i "online"-läget;
3. skapa en onlinediskussion av dokumentet;
4. jämförelse av olika utgåvor av dokument;
5. förfaranden för att skydda informationen i dokumentet;
6. kopiering och arkivering;
7. tillämpning av individualiseringsmedel (till exempel vattenstämplar);
8. möjligheten att använda en elektronisk digital signatur m.m.

Baserat på behoven, uppgifterna, den ekonomiska förmågan, närvaron eller frånvaron av ett omfattande system av strukturella divisioner, väljs företagets omfattning, ett eller annat system. Det finns tillräckligt med erbjudanden på marknaden.

Nackdelar och problem

Bland de många fördelarna (diskuterade ovan) finns det också problem. Användningen av elektroniska dokumenthanteringssystem kräver vissa insatser från personalens sida. Användningsproblem inkluderar:

kostnaderna för att skaffa, installera och underhålla program (eller kostnaderna för att underhålla din egen personal med specialiserade utvecklare);

motivation av anställda att lära sig och använda alla funktioner i systemet;

svårigheten att ta hänsyn till alla nyanser och förändringar i företagets aktiviteter i mjukvaruprodukten;

behovet av att interagera med andra organisationer som inte använder elektroniska dokumenthanteringssystem i sitt arbete, vilket innebär att man ibland måste återgå till pappersdokument eller duplicera elektroniska;

ibland finns det problem med att ge dokument rättslig kraft när alternativen för digitala signaturer inte används.

Att utbilda och motivera personal för övergången till digital teknik är en separat uppgift, särskilt om företaget har funnits i "pappersvärlden" länge, och de anställda inte är unga och kreativa människor av den nya generationen. Dessutom är utvecklingsnivån av mjukvaruprodukter för alla anställda olika. Och ibland går det mycket tid och stadier från det att beslutet att gå digitalt till det faktiska genomförandet sker. Processen är enkel vid första anblicken.

Svårigheter att välja

Mycket informationsinhämtning börjar nuförtiden med att helt enkelt skriva in en fråga i sökfältet. Så, som svar på denna åtgärd (utseendet på frasen i söktermen " elektroniskt dokumenthanteringssystem och pappersarbete"), får informationssökaren ett stort antal erbjudanden om olika system utvecklade av både ryska och utländska specialister. Alla förklarar högljutt den ovillkorliga lösningen av alla konsumentproblem i denna fråga. Och här kommer upptäckten - problemet med valet. Hur gör man inte ett misstag? För att förstå de funktionella egenskaperna hos datorprogram är det faktiskt nödvändigt att ha åtminstone rudimenten av färdigheter hos programmerare och avancerade användare. Ibland måste man involvera proffs. Då uppstår frågan om hur man förstår varandra korrekt, hur man förklarar företagets uppgifter för programmeraren, så att han mest korrekt söker efter en lösning på dessa problem i de föreslagna systemen.

När du väljer en produkt måste du genomföra en hel studie, studera funktionaliteten under förhållanden där utvecklaren-säljaren inte alltid är intresserad av att avslöja alla nyanser av produkten för alla. Det elektroniska dokumenthanteringssystemet EDMS ska vara bekvämt, funktionellt och användbart för konsumenten. Dessutom, med hänsyn till detaljerna i dess verksamhet. Du kommer att behöva studera videor om programmet, användarrecensioner, titta på skärmdumpar, eventuellt testa och verifiera i praktiken, köpa individuella moduler och block, om programmet tillåter det, gradvis introducera systemet, etc. Nåväl, priset på emissionen är ibland inte det sista numret på listan.

Användaren löser problemen med att välja plattform på olika sätt innan organisationen av elektroniska dokumenthanteringssystem implementeras - någon förstår det på egen hand, någon lockar specialister och konsulter utifrån, många klarar sig med hjälp av sina heltidsanställda . I vilket fall som helst måste du förstå att SED-systemet är ett ansvarsfullt steg i ett företags liv, vilket bäst görs på ett balanserat och medvetet sätt.

Det är ingen hemlighet att ett framgångsrikt uppförande av alla företag främst beror på hur mekanismen för att effektivisera dokumentation fungerar. När allt kommer omkring är arbetet med pappersarbete, även om det inte ger glädje, en viktig länk i ledningen av ett företag.

Dessutom bör dokumentationen hanteras i tid, annars kommer den att börja ackumuleras och gå förlorad. För att undvika eventuella förluster infördes ett elektroniskt dokumenthanteringssystem.

I den här artikeln kommer vi att förklara: Vad är EDMS? Vilka är dess typer, fördelar och nackdelar?

Med utvecklingen av Internet är tiden för tjocka pärmar och dammiga arkiv ett minne blott. Nu är processen att arbeta med dokument helt automatiserad. Nödvändiga papper kan hittas med ett klick, och arkivering sker utan mänsklig inblandning alls. EDMS öppnar sådana möjligheter för företag.

Ett elektroniskt dokumenthanteringssystem (EDMS) är en speciell programvara genom vilken dokument behandlas elektroniskt. Med andra ord, tack vare EDMS är det möjligt att överföra dokument mellan anställda, utfärda enskilda uppgifter, arkivera osv.

Säkert kan många organisationer skapa elektroniska dokument, lagra och överföra dem. Ett rent elektroniskt format kommer dock inte att ha någon rättslig verkan. För att ett elektroniskt papper ska gå upp i vikt är det viktigt att det är undertecknat av båda parter. I detta fall måste handlingarna förseglas med en speciell elektronisk signatur.

Därför kan SED delas in i två typer:

1. Dokumentflöde inom företaget mellan anställda;
2. Dokumentflöde mellan olika företag och organisationer genom särskilda kommunikationskanaler.

För att använda EDMS inom organisationen krävs speciell programvara. Vanligtvis kallas ett sådant program för en EDI-plattform. Dessutom, för smidig drift av sådan programvara, krävs ytterligare hårdvara. Till exempel servrar, nätverkskanaler och så vidare.

En elektronisk dokumenthanteringsoperatör kommer att behövas om du behöver arbeta med papper mellan två olika företag. En sådan operatör kommer att vara en bra hjälpare. Han vet trots allt hur man levererar meddelanden, kontrollerar formatet i vilket dokument skickas, kräver och kontrollerar anbringandet av en elektronisk signatur, lagrar och arkiverar papper på egen hand etc.

Således är EDMS "cirkulationssystemet" för hela verksamheten. Det sparar mycket tid och har naturligtvis en positiv effekt på verksamheten i organisationen som helhet. Men finns det alltid en fördel med denna typ av informationsbehandling? Och kan EDMS skada ett företag? För att svara på dessa frågor måste du överväga de positiva och negativa aspekterna av elektronisk dokumenthantering.

För- och nackdelar med EDI

Som alla andra processer har EDI både för- och nackdelar. Huvudparametrarna presenteras i tabellen nedan.

Fördelar

Brister

Beställning. Systemet sätter automatiskt nummer på dokument, vilket eliminerar alla möjliga fel Spårning . Du kan när som helst ta reda på vem som arbetar med dokumentet Bevarande. Den anställde kommer inte att kunna förlora eller skada det elektroniska dokumentet Återhämtning . Raderat dokument kan återställas när som helst Bevarande av tillfälliga resurser. Den elektroniska formen av dokumentet kommer till varje anställd på några sekunder, oavsett var de befinner sig. Bekvämt att arbeta. Vid behov kan den anställde ändra originalversionen av dokumentet. EDO gör det möjligt att återställa var och en av dem. Dessutom kan du spåra namnen på de specialister som arbetade med tidningen. Tillgänglighet . EDI-systemet fungerar 24/7. Dessutom, när den är ansluten till den via Internet, kan en anställd arbeta med dokumentation när som helst, även om han är på sjukhuset eller på semester. Planera. Systemet tillåter specialisten att planera arbetets framsteg med papper. Du kan ställa in datum, tidpunkt för utförande samt beställning. Och vid rätt tidpunkt kommer själva programmet att uppmana den anställde om behovet av att slutföra sitt arbete. Bekväm sökning. Programmet är utformat på ett sådant sätt att det gör det möjligt att hitta det nödvändiga dokumentet inte bara med namn, utan också efter nyckelord. Sparar papper. Du behöver inte skriva ut dokumentation, binda in den i mappar och göra en inventering. All information lagras i elektronisk form och den nödvändiga handlingen kan när som helst matas ut på papper.

Pengar utgifter. Skapandet av en EDI kommer att kräva vissa finansiella kostnader. Det behövs pengar för mjukvara och hårdvara. Mängden kostnader kommer att bero på antalet anslutna anställda. I genomsnitt kommer detta belopp att vara cirka 100 000 rubel (*). Använd omedelbart SED - det kommer inte att fungera. När det väl har köpts tar installation, implementering och felsökning av ett program mycket tid, liksom speciella färdigheter. Träning. För att kunna använda EDMS på rätt sätt måste alla inblandade anställda genomgå särskild utbildning. säkerhet. För informationens säkerhet måste företagsledare ägna särskild uppmärksamhet åt säkerheten. Nämligen att utfärda en elektronisk signatur, för att avgöra vilka av de anställda, och vilken tillgång till papperen som kommer att ha, och det kommer också att vara nödvändigt att skydda programmet från penetration utifrån. Administratör krävs. Organisationens personal ska ha en person som ska kunna lösa nuvarande arbetsuppgifter i EDMS. Nämligen att felsöka servern, att hjälpa användare, att övervaka hur systemet fungerar. Permanent backup krävs. För att bevara information måste användare spara dokument permanent. I vissa fall krävs att det finns ett elektroniskt och pappersdokument. Om till exempel en partner inte har ett EDMS installerat, måste dokumentationen vara både elektronisk och pappersform när han arbetar med honom.

Den verkliga kostnaden för elektronisk dokumenthantering för småföretag

(*) Om företaget är litet och ägaren till företaget (eller den enskilde företagaren själv) kommer att underteckna dokumenten personligen, blir kostnaderna minimala. De består av köp av en elektronisk digital signatur - 1 500 rubel och tillgång till en elektronisk dokumenthanteringstjänst - från 100 rubel.

För små volymer rekommenderar våra redaktörer tjänsten Kontur.Diadoc. Om du väljer taxa Universell“, då blir kostnaderna endast 9 rubel per skickat dokument. Jämfört med att skicka originaldokument via post kommer att skicka ett rekommenderat brev inom regionen att kosta minst 50 rubel. Skillnaden är uppenbar:

Systemet ger alla nya användare 50 välkomstbonusöverföringar av elektroniska dokument.

Som framgår av tabellen har SED trots de positiva aspekterna också negativa aspekter. I grund och botten kommer de ner till materialkostnader, som, som det visade sig, kanske inte är små.

Företaget kommer att ådra sig betydande kostnader inte bara för att installera programvara och köpa nödvändig utrustning, utan måste också anställa en anställd, utan vars speciella färdigheter det elektroniska dokumenthanteringssystemet helt enkelt inte kommer att fungera. En sådan anställd behöver också betala lön. Och detta är en annan kostnadspost.

Men glöm inte att de ansträngningar som lagts ner kommer att löna sig i framtiden, och företag som arbetar med EDMS kommer bara att gynnas. När allt kommer omkring kommer de att spara inte bara på tiden för informationsbehandling, utan kommer också att avsevärt minska kostnaden för att betala för tjänster, till exempel en arkivarie. Utöver allt annat kräver det elektroniska arkivet inte ytterligare lokaler, inköp av ytterligare pappersvaror och andra punkter.

Vad är ett elektroniskt dokumenthanteringssystem?

Som regel är detta ett elektroniskt dokumenthanteringssystem (EDM), där du kan generera, skicka, ta emot och signera elektroniska dokument. De är likvärdiga med papper med en handskriven signatur. För att bedriva elektronisk dokumenthantering behöver du ett elektroniskt signaturcertifikat.

Gränssnittet består vanligtvis av 2-3 flikar, inklusive entreprenörer (dina partners och kunder som deltar i EDI) och huvudfliken - Dokument. På den här fliken kommer sektionerna Inkommande och Utgående att innehålla dokument som skickats och tagits emot av dig.

Typer av EDI

När organisationer inför elektronisk dokumenthantering lägger utan tvekan stor vikt vid effektivitet. Det är svårt att säga vilken typ av EDI för en viss organisation som är mest effektiv. Allt beror på företagets inriktning och på dess affärsprocesser.

Det finns dock en generell kvalificering av EDI när det gäller funktionalitet, styrteknik, ingående komponenter etc. I detta avseende kan huvudtyperna av SED särskiljas:

• Kontorssystem. Denna typ är avsedd för att utföra kontorsarbete i företaget. Dessutom utförs arbetet enligt alla vedertagna regler med vertikal kontroll, d.v.s. från överordnad till underordnad;
• Elektroniska arkiv. Huvudsyftet med ett sådant system är att organisera arbetet med lagring av dokumentation. Programmet gör bland annat att användaren enkelt kan hitta det papper som behövs. Överföring av dokumentation i ett sådant system skulle dock inte vara möjlig;
• Arbetsflödessystem. Denna typ av system är utbredd bland användare på grund av att dess huvuduppgift är organisation och automatisering av affärsprocesser. Det är lätt att göra affärer med sådan programvara, och arbetsflödet är bara en ursäkt för att det finns arbetsmoment;
• ECM-system. Programvaran tillåter användaren att introducera nyhet i organisationens ledningssystem. Med hjälp av komplexa system är det möjligt att hantera: dokument, signaturer, arbetsflöden, medarbetarkunskap och så vidare. Denna typ av EDI kommer att bli mycket dyrare, eftersom den erbjuder användaren avancerad funktionalitet.

Det är värt att notera att varje typ av EDMS blir större än den tidigare, och ger fler möjligheter för användarna. Men för att kunna uppskatta alla fördelar med elektronisk dokumenthantering måste du göra rätt val.

Hur man väljer rätt SED

Som redan nämnts är valet av en EDMS en komplex process som kräver särskild uppmärksamhet. Bland annat måste företagets ledning ta hänsyn till ett stort antal avgörande faktorer, såsom företagets riktning, personalen etc.

Till exempel skulle det vara korrekt för en kommersiell organisation att installera ett EDMS både mellan anställda och mellan partners. Endast på detta sätt kommer företaget att kunna få de nödvändiga ekonomiska fördelarna.

För en statlig institution är det bättre att fokusera på detaljerna i sitt arbete och ägna mer uppmärksamhet åt skapandet av elektroniska arkiv. Och det krävs också att man utbildar anställda att arbeta med dem.

Vid val av ett eller annat EDMS är det viktigt att överväga om systemet uppfyller de angivna kraven. Dessa inkluderar:

• Fullständighet av funktionalitet;
• Enkel användning;
• Med vilken hastighet kommer detta system att introduceras i arbetsflödet;
• Förekomsten av inställningar, och de måste vara flexibla;
• Har systemet möjlighet att utöka funktionaliteten;
• Är det möjligt att anpassa EDMS till företagets befintliga programvara;
• Enkel anpassning;
• Tillgång till teknisk support. Det är viktigt att sådan hjälp är på en hög nivå;
• Tillverkarens rykte m.m.

Med hänsyn till detta faktum bör användaren följa följande åtgärder:

1. Utforska funktionalitet. Särskild uppmärksamhet bör ägnas kapitlet "Möjligheter". Det är viktigt att tillverkaren specifikt specificerar listan över uppgifter som utförs av programmet. Om det inte finns några detaljer, är det värt att överge ett sådant EDMS-system;
2. Tillgänglighet för tematiska presentationer. Det är viktigt att programmet innehåller demomaterial, för att därigenom förklara för användaren hur man använder funktionen;
3. Studera skärmdumpar. Så chefen kommer att kunna kontrollera om funktionaliteten verkligen är enkel, och om den har de angivna kraven;
4. Se till att läsa recensioner från riktiga användare. Det bästa alternativet är att titta på videor på YouTube;
5. Många tillverkare erbjuder chefer gratis provperioder. Så användaren kommer att kunna förstå om den valda produkten är lämplig eller inte;
6. När det gäller kostnaden för varorna är det uppenbart att denna artikel inte kan annat än att upphetsa köparen. Det är svårt att avgöra vad den verkliga kostnaden för en EDMS ska vara, men det är värt att undersöka vad den eller den siffran summerar till. Därför kommer en detaljerad studie av prislistan att hjälpa köparen att undvika oväntade kostnader och utgifter.

Det är värt att komma ihåg att endast en specialist hjälper dig att göra rätt val. Därför bör valet och installationen av en EDMS endast utföras under noggrann uppmärksamhet av en person som har speciella färdigheter.

På grund av den höga kostnaden arbetar inte alla organisationer i vårt land med EDMS. För närvarande är det bara stora företag som hanterar papper i elektronisk form. Men saker och ting håller på att förändras, och det är troligt att behovet av att arbeta med hjälp av ett EDMS inom en snar framtid kommer att uppskattas, och många företag kommer att ha råd att bedriva elektroniska affärer. Så de kommer att bli de mest effektiva och framgångsrika!

Att arbeta med dokumentation tar lejonparten av tiden och resurserna för alla organisationer, eftersom papper följer med alla stadier av entreprenörsverksamhet. Effektiviseringen av dokumenthanteringsprocesser ökar omedelbart dramatiskt effektiviteten i förvaltning och redovisning, bristerna i dokumentcirkulationssystemet skapar många problem för företag.

Automatisering har påverkat även denna sida av entreprenörskap.

• Tänk på funktionerna i skapandet och funktionen av ett enda organisationssystem på företaget, vilket säkerställer överföring av dokument i elektronisk form,
• diskutera hur man väljer det mest lämpliga systemet,
• Låt oss bekanta oss med den mest populära SED.

Kärnan i EDMS-system

Dokumentflöde- en term som kännetecknar alla processer i ett företag relaterade till fixering av olika handlingar i form av dokumentation:

• första skrivning eller kvitto;
• registrering;
• säkerställa genomförandet av relevanta åtgärder enligt dokumentet;
• kontroll över utförande;
• bokföring;
• arkivering;
• lagring;
• återanvändning;
• förfrågan;
• utskick.

REFERENS! Dokumenthantering inkluderar också processen att organisera alla ovanstående aktiviteter. Det är viktigt att skilja mellan dokumenthantering och kontorsarbete: det sistnämnda begreppet är bredare, det avser hela affärsbranschen förknippad med dokumentation och inkluderar det förra.

Under lång tid utfördes arbetsflödesprocessen uteslutande i pappersform, men modern teknik gör det möjligt att automatisera detta system och byta till en helt papperslös version eller avsevärt minska flödet av dokumentation på papper.

Det finns flera alternativ för att namnge ett sådant automatiskt elektroniskt dokumentationssystem:

• EDMS - elektroniskt dokumenthanteringssystem;
• EDDD - elektronisk dokumenthantering och kontorsarbetssystem;
• CAD - kontorsautomationssystem;
• SEDO - elektroniskt dokumenthanteringssystem;
• SADO är ett dokumenthanteringssystem.

Den vanligaste är förkortningen SED.

En obligatorisk komponent i SED är användningen av elektronisk signatur– En identifierare för ett elektroniskt dokument som garanterar dess äkthet (fungerar som ett personligt visum på ett pappersdokument).

Fördelar med att implementera ett EDMS

Den mest uppenbara fördelen med att använda elektronisk dokumenthantering i ett företag är möjligheten att glatt undvika många av de problem som nästan är oundvikliga med den traditionella pappersformen av kontorsarbete. Dessa inkluderar:

• fel på grund av den mänskliga faktorn;
• förlust av det nödvändiga dokumentet;
• tid som ägnas åt att leta efter det nödvändiga papperet;
• problem med att skicka, leverera och ta emot dokumentation;
• svårigheter att göra dubbletter vid behov;
• ytterligare åtgärder relaterade till lagring, arkivering och förstörelse av ackumulerade papper;
• kostnader för kontorsmateriel;
• lägre grad av skydd mot förfalskning och eventuell skada osv.

De positiva egenskaperna hos EDMS, som dramatiskt påverkar effektiviteten i affärsprocesser, följer av principerna för att använda detta system.

1. Unik identifiering- i elektronisk form registreras en handling en gång, varefter den lätt kan identifieras automatiskt.
2. Parallella operationer- i elektronisk form kan du interagera med flera dokument nästan samtidigt, vilket ökar effektiviteten och minskar tidskostnaderna.
3. Dokumentärbasens enhet- Alla dokument samlas i ett konsekvent system, vilket gör att de inte kopieras eller går förlorade.
4. Enkel sökning- det automatiska identifieringssystemet gör att du snabbt kan hitta önskat dokument med ett minimum av initiala data.
5. Möjlighet att fästa- en eller flera filer kan bifogas till alla dokument i elektronisk form, vilket gör att du kan förse den med nödvändiga bilagor och attribut.
6. Avancerad rapportering- det elektroniska formuläret låter dig gruppera dokument enligt nödvändiga skäl, vilket gör att du kan kontrollera alla stadier av rörelsen av dokumentation och tillhandahålla fullständig och tillförlitlig redovisning av nödvändiga faktorer.
7. Flexibel anpassning- elektronisk dokumenthantering är lätt att snabbt anpassa till alla produktionsbehov.

NOTERA! För att tillhandahålla alla noterade fördelar med EDMS måste personalen som arbetar med dokumentationen omskola och bemästra nya färdigheter.

Vad är SED

En mjukvaruprodukt utformad för att utföra automatiseringsfunktioner för arbetsflöden skiljer sig åt i uppsättningen av funktioner som är inbäddade i den.

1. Universal EDMS(de kallas också "paket" eller "boxade" - standardiserade system som tillhandahåller grundläggande kontorsfunktioner. Deras utmärkande egenskaper:
   • relativt liten funktionalitet;
   • otillräcklighet till företagets särdrag;
   • tillgänglighet och enkel installation och implementering;
   • billigast sett till kostnad.

UPPMÄRKSAMHET! När man inför ett universellt EDMS på ett företag måste arbetsgivaren köpa en licens för nya arbetsplatser som införs.

2. EDMS för individuell utveckling- system tillverkade specifikt för att möta behoven hos en viss kund. Dessa produkter kännetecknas av:
   • maximal personifiering;
   • ytterligare utgifter för omskolning av anställda och inköp av utrustning;
   • högt pris;
   • tar mer tid att utveckla, installera och implementera.
3. Kombinerad EDMS– på basis av den universella plattformen introduceras ytterligare individuella tillägg. Genom att installera ett sådant system kan du lösa följande uppgifter:
   • fullt lämpad för att möta organisationens behov;
   • kostnaderna för utveckling, installation och driftsättning minskar;
   • grundläggande moduler låter dig snabbt bemästra systemet och utbilda personal;
   • kan interagera med andra mjukvaruprodukter;
   • kunden får fullständiga rättigheter till mjukvaruprodukten.

Beroende på konfigurationen ger kapaciteten hos en viss EDMS automatisering av olika produktionsområden, som kan kombineras på olika sätt:

1. Kontorsarbete.
2. Allmän spridning av dokument.
3. Avtalshantering.
4. Arkivering.
5. Projektledning.
6. Särskild dokumentation.
7. Interaktion med inkommande dokumentation.

Hur man väljer rätt EDMS

För att välja det bästa alternativet för att automatisera organisationens arbetsflöde från ett ganska brett utbud på marknaden måste du veta vilka parametrar du bör vara uppmärksam på.

Nyckelfaktorerna i urvalet är följande punkter som är karakteristiska för organisationen:

• beredskap att ersätta pappersdokumentation med dess elektroniska motsvarighet ("mognad" av arbetsflödet);
• mål för genomförandet av EDMS;
• möjligheten till vidareutveckling;
• resurser som avsatts för genomförande (tid och pengar).

Låt oss titta på varje faktor mer i detalj:

1. Det ursprungliga arbetsflödets mognad. Ju bättre pappersarbetsflödet är organiserat i företaget, desto lättare är det att implementera EDMS, eftersom det omedelbart tar bort alla svårigheter, vilket i gengäld ger fördelarna med ett effektivare kontorsarbete. Relativt små tid- och ekonomiska kostnader kommer att krävas för att installera systemet och utbilda personal. På lägre nivåer av arbetsflödesorganisation måste du först lägga energi på att formalisera de viktigaste dokumenthanteringsprocesserna och sedan konvertera dem till elektronisk form.
2. Genomförandemål. Valet bestäms av den uppsättning funktioner som den eller den EDMS kommer att tillhandahålla. Ledningen avgör i varje fall om de grundläggande egenskaperna ska räcka eller om personalisering krävs.
3. reserver. När automatisering krävs för redan formaliserade processer är sannolikheten stor för deras specificitet. Organisationens utveckling ger förutsättningar för förändringar i arbetsflödet, vilket systemet potentiellt borde vara kapabelt till. Därför, med fastställda utvecklingsreserver, bör det implementerade EDMS vara så flexibelt som möjligt.
4. Resurser. Värde, uttryckt i tid och pengar, är ytterst investeringskomponenten. Därför är det nödvändigt att ta hänsyn till inte bara priset på programvaran och dess installation, utan också hur mycket det kommer att kosta att äga detta system. Ytterligare kostnader kan vara medel för ”uppgradering” av ett redan fungerande EDMS, omskolning av anställda etc.

En kort översikt över flera populära EDMS

Ett 20-tal olika EDMS används för närvarande på den moderna ryska marknaden. Låt oss analysera de vanligaste av dem, som framgångsrikt har visat sig för att förbättra effektiviteten i företagsledningen.

1. "Öva". Under 2012 introducerade ministeriet för telekom och masskommunikation detta system som det viktigaste för dokumenthantering, det har cirka 4 tusen kunder. Systemet används av majoriteten av statliga institutioner i Moskva. Detta program kan användas i moln- eller serverversion. Kostnaden för en prenumerationsavgift för en organisation är relativt låg, för varje ytterligare användare görs en extra betalning.
2. "Naumen DMS"- utveckling baserad på NauDoc (på senare tid, en av de mest populära EDMS), men i en förbättrad och kompletterad version. Det är en del av ett bredare hanteringssystem för affärsprocesser.
3. Directum- ett system som betonar principerna för kollektiv interaktion. Den innehåller praktiska mekanismer för att skapa databaser för dokumentation, organisera konferenser, intervjuer, möten, etc.
4. "CompanyMedia" Tvärtom ger det maximal personalisering. Med hjälp av detta EDMS är det enkelt att skapa personliga arbetsplatser och säkerställa att de fungerar.
5. "Ett företag"- den ledande produkten, som upptar nästan hälften av EDMS-marknaden i Ryska federationen, som används av centralbanken, Sberbank, Rostelecom och andra stora organisationer.