Automatisering av projektledningssystemet

Skälen till att bygga CPMS i företag som nått en viss utvecklingsnivå brukar kallas för två förväntade effekter. Den första av dessa är att spara värdefull tid för projektledare på grund av den skapade infrastrukturen. Den andra effekten är att förenkla kontrollen över projektledare i en miljö där deras antal i verksamheten växer. Det är ganska naturligt att det utan informationssystemkomponenten (PMIS) är svårt att föreställa sig modern projektledning. Detta beror på kravet på effektivitet som uppnås genom det tekniska stödet från CPMS.

Projektledningsstödverktyg

Projektledning övergår gradvis mer och mer till en virtuell implementeringsmiljö. Detta beror på behovet av att multiplicera den viktigaste resurspotentialen för att lösa unika problem – mänskliga. Även i Ryssland kommer vi under de kommande åren att möta det faktum att en kvalificerad ansvarig resurs för genomförandet av projektuppgiften kommer att vara den mest knappa bland många andra. Därför kommer frågan om att överföra projektgrupper till en virtuell verksamhetsbas att uppstå. Och varken språkliga eller kulturella restriktioner kommer att nämnvärt kunna förhindra denna trend.

De första stegen i denna riktning lägger redan grunden för den framtida affärsstyrningsmodellen. De består av en uppsättning åtgärder för implementering och utveckling av tekniska, mjukvara och informations- och kommunikationsverktyg PMIS (projektledningsinformationssystem). Automationskostnaderna verkar inte stå i proportion till de uppnådda effekterna, alla projekt av denna typ slutar inte i framgång. Men den övergripande processen tar gradvis fart, intressanta djupt integrerade lösningar växer fram och stödet för projektledningsprocesser blir mer och mer verkligt.

Från projektpraxis använder företag aktivt specialiserade mjukvaruprodukter (SP), inklusive skapandet av ett enda informationsutrymme i denna typ av förvaltningsverksamhet. Men PMIS är inte bara en uppsättning mjukvaruelement. En viktig roll i det spelas av hårdvaran, serverkomponenten, specialiserade företagssystem och kommunikation med dem.

Pbör betraktas som komplexa mjukvaru- och hårdvarulösningar som en del av implementeringen av företagets övergripande IT-policy. Samtidigt spelar en nyckelroll för användarna av systemet av dess externa och väsentliga aspekt, uttryckt i interaktionsgränssnitt, driftlogik, kommunikation och servicebekvämlighet. För närvarande finns det många specialiserade program på mjukvarumarknaden, bland vilka MS Project-paketet dominerar. Vidare erbjuds en modell av de verktyg som används för att automatisera projekthantering, med hänsyn till deras överensstämmelse med processblock.

(Klicka för att förstora)

Modellen visar en distinktion mellan PP i tre huvudsektorer.

Affärsplanering och kostnads-nyttoanalys som löser relevanta problem.
Utveckling av projektet vad gäller dess direkta genomförande, minimering av risker och den faktiska ledningen av arbetet. Inom denna sektor löses arbetsplaneringsuppgifterna med hänsyn till poolen av tillgängliga och attraherade resurser. Kontrollåtgärder och korrigering av planer genomförs.
Kommunikationsstöd vad gäller information, rapportering och dokumentationsstöd inklusive arkivering.

Informationssystemets uppgifter och funktioner

Utvecklingen och utvecklingen av PMIS eftersträvar flera mål som passar in i det allmänna målsammanhanget för företagets projektledningssystem. Först och främst är detta en ökning av förvaltningseffektiviteten på grund av en ökning av hastighet, tillverkningsbarhet och procedurinnehåll. För det andra gör automatisering det möjligt att öka rationaliteten i att använda alla företagets resurser i projektverksamheten: arbetstider, ekonomi, kapacitet m.m.

Bland ISPM:s huvuduppgifter är följande:

översättning av idén till planeringsmodellen för projektet;
genomförande av finansiella och ekonomiska beräkningar för projekt, deras analys, prognosscenarier och beslutsfattande stöd för hela spektrumet av initiativ;
skapande och optimeringsjustering av projektarbetsplaner, som börjar med portföljen, program och slutar med lokala designuppgifter;
säkerställa funktionen av ett enda informationsfält, insamlat från resultaten av batcharbete med hjälp av specialiserad programvara i olika riktningar.

Det bör noteras att funktionerna för planering och kontroll upptar en dominerande plats bland områdena för automatisering baserad på programvara som är involverad i PMIS. På senare tid har dock lösningar aktivt utvecklats, där tonvikten ligger på rapportering, arbetskostnadsbedömning, motivationsmodeller, effektivitet i att sätta och utföra uppgifter samt arbetsflöde. I detta avseende är matrisen av funktioner i informationssystemet, baserad på principerna för detaljering i urvalet av projekt och stadier av projektcykeln, av intresse. Matrisen visas nedan och är baserad på funktionsblock.

Planering av kalendernätverk.
Resurshantering: personal, ekonomi, utrustning, material.
Redovisning av arbete i termer av arbetskostnader.
Dokumentationsstöd av projektledning.

(Klicka för att förstora)

Automatisering bör som bekant inte utvecklas spontant, även om det ofta är det som händer i många företag. De första PP:erna inom projektledningsområdet dyker i alla fall upp precis så. För det första finns det personer som är helt eller delvis sysselsatta i projekt. Sedan initierar en av projektledarna användningen av mjukvaruverktyg och till sist utvecklas mjukvaran. Men i ett visst skede genomgår PMIS-paradigmet en förändring.

Ledningen drar slutsatsen att ett övergripande och systematiskt tillvägagångssätt bör vidtas, eftersom projektaktiviteter håller på att bli en ganska vanlig praxis och ännu mer. Det börjar ta för mycket tid, mänskliga resurser, för att inte bry sig om dess effektivitet, med tanke på synergin med ledningens operativa sammanhang. Det är då som det finns ett behov av att besvara ett antal frågor relaterade till organisationen av ett integrerat PMIS på högre nivå.

Vilka affärsprocesser bör levereras i första hand, enligt projektledningsmetoden, vad gäller betydelse och genomförbarhet?
Hur rangordnar man de beskrivna affärsprocesserna när det gäller deras automatisering?
Vilka "boxade" lösningar erbjuder IT-marknaden för närvarande?
Vilka integrationsåtgärder kommer att krävas när PP införs i projektpraxis?

Programvara i informationssystemet

Som vi fick reda på i de föregående avsnitten krävs en holistisk syn på den nuvarande modellen för projektets affärsparadigm. Det är nödvändigt att ompröva den finansiella, investeringspolitiken och IT-politiken på ett sådant sätt att, efter att ha upptäckt fickor för att förbättra projektens effektivitet på en kvalitativ nivå, inkludera frågan om att utveckla PMIS i informations- och kommunikationsstrategin.

Tre chefer ska göra detta: utvecklingsdirektören eller den som ansvarar för investeringsinriktningen, ekonomidirektören och IT-direktören. Grunden för att bygga en utvecklingsplan för informationssystem är dess struktur i CMMS-komponenten. Strukturering utförs med hänsyn till flera skäl:

stadier av projektens livscykel;
ledning och IT-stödfunktioner;
nivå på projekt- och funktionsledning;
specialisering och utbud av tjänster för mjukvaruprodukter som övervägs att användas.

(Klicka för att förstora)

På grund av de ryska särdragen, för affärsplanering och utvärdering av projekts ekonomiska effektivitet, är det bäst att använda ett av de inhemska flaggskeppsföretagen Expert Systems eller Alt Invest. Dessa produkter har använts framgångsrikt i mer än 20 år, de låter dig arbeta i ett program- och portföljläge och arbeta ut hela skalan av modelleringsfrågor i förinvesteringsstadiet. För informationsstöd för investerings- och efterinvesteringsstadierna kan både västerländskt tillverkad mjukvara och inhemsk utveckling användas. Marknaden domineras av Microsofts produktlinje.

MS Project Portfolio Server-paketet är designat för att ge högre kvalitet och service i organisationens portföljhantering, det har en modulär design. Den första modulen löser uppgifterna att samla projekt i ett enda gränssnitt, kontrollera dem för överensstämmelse med strategin och initialt urval för utveckling. Den andra modulen låter dig optimera portföljen, bygga betyg av projektuppgifter i den, hjälper dig att kompilera och godkänna en företagsportfölj. Övervakning av projekt mot planerade indikatorer för att identifiera aktuella problem utförs i den tredje modulen, med dess hjälp får ledningen manöverfrihet över hela portföljen.

Programvara för schemaläggning och hantering av projekttidsresurser utför följande funktioner:

planeringsarbete med sammansättning och sekvens av utförande;
planering och allokering av resurser;
analys av arbetstidsbudgeten;
kalenderoptimering;
planera visualisering;
rapportering om genomförandet av projektplanen.

Program för effektiv kostnadshantering och projektbudgetering ger:

investeringsmodellering och utveckling av ett insamlingsprogram;
utveckling och scenariomodellering av projektbudgeten i dynamik;
kostnads- och kostnadskontroller;
rapportering och integration i det allmänna företagsekonomisystemet.

PMIS mjukvarublock relaterade till riskhantering och projektkommunikation utvecklas aktivt, de har stor potential. Det finns intressanta framtidsutsikter för utvecklingen av integrerade enheter eller enskilda produkter relaterade till hanteringen av virtuella team. Detta är en mycket lovande riktning för företagens internationalisering. Det är sant att västerlänningar förutspår ännu större isolering och regression för oss, men jag tror inte på detta. Ryska ledningen behåller, trots alla utmaningar, chanser till både återupplivning och expansion.