Implementering av Corporate Project Management System (CSPM)

Jag heter Andrey Berehovenko och jag har mer än 13 års praktisk erfarenhet av att implementera projektledningssystem inom olika affärsområden (IT, tillverkning, detaljhandel, media, logistik, läkemedel, innovation etc.). I den här artikeln kommer jag att dela med dig av den ackumulerade erfarenheten av effektiv implementering av projektledningsteknik. Artikeln kommer att vara användbar både för företagare som vill förbättra effektivitet och produktivitet och för chefer för projektkontor som faktiskt realiserar dessa affärsmål.

Utvecklingsstrategi

Först och främst måste du tydligt förstå att företagsprojektledningssystemet (nedan kallat KSPM) inte är en separat autonom enhet, utan en del av en enda företagsorganisation. I sig är inte KSUP värdefullt för verksamheten. Det är ett verktyg för att uppnå affärsresultat, för att implementera företagets strategi.

Om du kom att implementera KSUP i ett företag vars ledning inte förstår vad jag har skrivit ovan, måste du antingen spendera mycket ansträngningar för att bilda denna förståelse, eller så är det bättre att inte ta på sig implementeringen, vilket troligtvis är att sluta med misslyckande. Det kommer alltid att finnas sabotagecentra som förstör allt som är hälsosamt som du vill göra.

Nedan följer en nedbrytning på hög nivå av företagets strategiska mål, som jag ofta använder när jag implementerar CSPC:

Komponenter för projektledningssystem

Jag skiljer ut tre huvudkomponenter i KSUP - detta är en metodik ("spelregler"), ett informationssystem (automatisering av de processer som kan automatiseras) och viktigast av allt, det här är människor, projektledare och administratörer som kommer att hantera projekt använder jag först och främst deras kunskaper, färdigheter och förmågor, och för det andra - regler och informationssystem.

Nu mer detaljerat om varje komponent.

Metod för projektledning

Organisationsstruktur och ansvarsområden

Organisationsstrukturer är mycket olika beroende på vilken modell av projektkontoret du implementerar. Idag kommer jag att fokusera på den struktur som jag ofta börjar implementera CSPC med. Det är mest optimalt för att visa fördelarna och sälja projektledningsteknologin för alla intresserade i de första faserna.

Detta är en struktur där vi i de tidiga stadierna av implementeringen av CSPM inte blåser upp personalen på projektkontoret utan hittar projektledare i funktionella avdelningar. Du kan diskutera mycket om dess fördelar och nackdelar, men detta är föremålet för min nästa artikel.

Ansvarsområden för varje medlem i organisationsstrukturen:

Projektkommitté

ProjektkommittéÄr ett kollegialt organ för att fatta viktiga beslut i projekt

Kommitténs sammansättning

· Ordförande - generaldirektör.

Moderator - Chef för projektkontoret

Permanenta deltagare - Chefar för funktionella områden

Deltagare som deltar på en icke-regelbunden basis - Ledare för projekt som kräver särskild uppmärksamhet

Kommitténs frekvens

Varje vecka - de första sex månaderna av implementeringen av ledningssystemet

Månadsvis - från den 7: e månaden

Kommitténs funktioner

Att fatta beslut om övergången till nästa gate i projektet

· Antagande av ledningspåverkan på projekt som kräver särskild uppmärksamhet.

Beslutsfattande om genomförbarhet av initierade projekt, utnämning av ledningsgruppen (sponsor, kund och projektledare)

Beslut om godkännande av projektkoncept

Beslutsfattande om godkännande av genomförbarhetsstudier, stadgar och budgetar för projekt och start av arbetet

Att fatta beslut om att ändra projektets milstolpar

· Godkännande av projektresultat

Projektkvalitet

Det är viktigt att förstå att kvaliteten på ett projekt inte bara är en högkvalitativ lokal uppgift inom projektet utan den integrerade kvaliteten på resultatet, projektets produkt och kvaliteten på att uppfylla de krav som ställs för projektledning .

Definition av ledningsobjekt

I det allra första eller till och med nollstadiet för genomförandet av CSP är det kategoriskt viktigt att alla aktiviteter måste identifieras och klassificeras. Det första steget till misslyckande är att anropa alla aktivitetsprojekt, fastställa enhetliga regler för dem och falla in i byråkratin och indignationen hos deltagarna i all denna handling. Därför föreslår jag följande klassificering:

Projektportfölj

När du har klassificerat alla aktiviteter i ditt företag måste det du har nämnt projekt sönderdelas ännu djupare och bilda projektportföljer. Nedan följer en nedbrytning av en av mina portföljer. Det är tillräckligt mångsidigt för att passa en mängd olika företag.

Projektets livscykel

En av de viktigaste grunderna som projektledningen bygger på är projektets livscykel. Det kan finnas en annan livscykel för varje portfölj och till och med för varje projekt. Nedan följer ett diagram över en ganska universell livscykel som jag aktivt använder i min praktik.

Motivation av projektdeltagare

En viktig faktor är motivationen för projektgruppens medlemmar att utföra de uppgifter som tilldelats dem inom projektet. Detta ämne är särskilt relevant när anställda kombinerar verksamhets- och projektaktiviteter. Denna kombination leder till ett stort antal intressekonflikter och har en mycket skadlig effekt på de anställdas prestationer. Men detta ämne är värd en separat artikel, som jag kommer att skriva senare.

Nedan följer de viktigaste aspekterna av motivationssystemet:

Stadier av implementering av projektledningssystem

Nedan kommer jag att presentera de viktigaste (inte sönderdelade) stadierna av implementeringen av KSUP, det kommer att vara användbart för dig att lägga dem som bas:

· Undersökning av den aktuella situationen (som den är)

o Studera tillgänglig dokumentation

o Intervjuer med ägare och deltagare i viktiga affärsprocesser

o Identifiering och beskrivning av aktuella aktiviteter

o Aktivitetsklassificering

o Bildande av en portfölj av projekt

Utveckling av konceptet för implementering av KSUP (att vara)

o Skydda konceptet med intressenter

Metodutveckling

o Intervjuer med viktiga deltagare i projektaktiviteter

o Utveckling, samordning och godkännande av bestämmelserna för projektledning

o Utveckling, överenskommelse och godkännande av instruktioner för viktiga processer

o Utveckling, samordning och godkännande av mallar för projektdokument

Implementering av ett informationssystem för projektledning

(scenen är parallell med metoden, men automatisering kan göras först efter att förordningen om projektledning har godkänts, eller bättre, när de började använda den och processerna på något sätt debuggar, men önskan att implementera systemet så fort som möjligt lämnar sina avtryck)

o Nedbrytningen av detta steg är värd en separat artikel som jag snart kommer att skriva

Utbildning av deltagare i projektaktiviteter (ett kategoriskt viktigt steg)

o Utbildning i projektmetodik, projektledningsteknik

o Utbildning för att arbeta i Project Management Information System

o nödvändigtvis - kontroll av den förvärvade kunskapen (först och främst är det absolut nödvändigt att förstå de utbildade cheferna för att effektivt hantera projekt och projektgrupper för att arbeta i ett nytt paradigm, ofta i detta skede sker en förändring i organisationsstrukturen, som Jag beskrev ovan, och ett fullfjädrat projektkontor bildas med professionella projektledare och administratörer).

Experimentell drift av systemet (det är viktigt att göra ett bra pilotprojekt och testa systemet och verktygen i verkligheten)

Idrifttagning till kommersiell drift (endast möjlig efter framgångsrik testoperation, framgång måste nödvändigtvis vara mätbar)

Systemstöd och utveckling

Snabba vinster

När du implementerar KSUP förväntar dig aktieägare, toppchefer och andra intressenter snabba segrar från dig. Vad enligt min mening bör först betonas för att uppnå dessa segrar:

· Projektledning

o Strukturera och starta projekt med högsta prioritet (jag kommer att skriva om hur man prioriterar projekt i nästa artikel)

Metodik

o Utveckling av policy och reglering av projektledning

o Utveckling av tekniska kartor för varje typ av projekt

Informationssystem för projektledning

o Grundinställningar för MS Project Professional och Online eller något annat system (kom ihåg att detta bara är ett verktyg och det finns ingen grundläggande skillnad vilket system du väljer) - mer om detta i min nästa artikel

o Offentliggörande och övervakning av inledda och strukturerade projekt

”När processer saknas kan erfarenhet ersätta dem.

När det inte finns någon erfarenhet kan regler ersätta den.

När det inte finns några regler finns det bara ritualer.

Ritualer är början på kaos "

Lao Tzu, "Tao Te Ching"