Projektledning - vad är det? Fördelar och nackdelar

Projektledning är en integrerad del av det moderna ledningssystemet i Ryssland. Många inhemska och utländska företag använder projektledning för att förbättra kvaliteten på produkter och tjänster, minska kostnaderna, öka vinsten. Vad är projektledning och vilka är dess främsta fördelar?

Vad är ett projekt?

Begreppet "projekt" kan tolkas på helt olika sätt. Det första alternativet antar som en uppsättning dokumentation, enligt vilken konstruktionen av en byggnad eller struktur är möjlig. Den här artikeln kommer att diskutera den andra betydelsen av ordet "projekt".

Det finns många definitioner av projektet, även om de alla är överens om en sak: ett projekt är en idé som involverar genomförandet av en specifik materiell uppgift under en begränsad tidsperiod. Samtidigt kallas projektets huvuddrag:

Om alla tre villkoren är uppfyllda kan uppsättningen aktiviteter kallas ett projekt.

Program och projektportföljer

Projekt är ofta grupperade i program och portföljer. Samtidigt är program en uppsättning projekt som förenas av ett gemensamt mål. Till exempel kan ett program för att förbättra kvaliteten på utbildningen för befolkningen innehålla projekt för att höja lärarnas löner med 20 %, byggande av 15 nya skolor och utgivning av 26 nya läroböcker i grundläggande ämnen.

En projektportfölj samlar projekt finansierade från en enda källa, oavsett deras mål. Till exempel kan företag N:s projektportfölj inkludera välgörenhetsprojekt, byggandet av ett nytt företagskontor, firandet av direktörens jubileum och en ökning av årlig omsättning med 10 %.

Projekt i portföljer och program bör också ha de tre huvuddragen som beskrivs ovan.

Grundläggande principer för projektledning

Med tanke på den dynamiskt utvecklande marknaden för teknologier utformade för att underlätta förvaltningsprocessen är det svårt att nämna specifika metoder som fullständigt beskriver projektledning.

Projektledning innefattar många tillvägagångssätt och verktyg och bygger på följande grundläggande principer:

Metoder för att stimulera projektdeltagare

Stimuleringen av projektdeltagare ägnas vanligtvis särskild uppmärksamhet när projektledning väljs ut för att utföra specifika uppgifter. Projektledning innefattar vanligtvis påtagliga och immateriella motivationsmekanismer.

Ekonomiska incitament inkluderar bonusar, böter, ytterligare betalningar för tidigt slutförande av mellanliggande uppgifter.

Icke-materiella metoder för motivering inkluderar certifikat och disciplinära gåvor i form av ledighet, samt spridning av konkurrens mellan projektdeltagare som en del av en konkurrensutsatt tävling.

Huvudstadier av projektledning

Projektledning sker genom faserna av projektets livscykel och faserna av ledningens komplexitet. Förhållandet mellan stadier och faser anges i tabellen nedan.

Således omfattar områdena för projektledning ekonomi, personal, strukturella områden i organisationen.

Tillämpningar av projektledning

Projektledningsstrukturen inkluderar uppdelningen av allt arbete i organisationen i projekt som är begränsade till tid och mål. Samtidigt bildas ett team av varje projekt och ett team av projektledare, som rapporterar till chefen om framstegen i sitt projekt.

I detta avseende används projektledning som regel i organisationer av olika branscher och storlekar, med ett brett utbud av samtidigt utförda order. Men i småföretag använder han även projektledning för att lösa specifika problem med att modernisera produktionen eller till exempel introducera en ny produkt.

Projektledning inom byggbranschen

Inom byggbranschen är tillämpningen av projektledningsmetodik särskilt relevant. I företag som utför en kunds eller entreprenörs funktioner använder projektledningen en naturlig uppdelning av arbetet i projekt (enligt produktprincipen, det vill säga konstruktionen av varje byggnad är ett separat projekt), och den högsta ledningsstrukturen gör det praktiskt taget inte kräver allvarlig omorganisation.

Designorganisationen leds också ofta på projektbasis, med framgångsrikt användande av redan etablerade designteam som projektteam.

Projektledning i statliga strukturer

Projektledning i statliga organ är en ganska ny trend i vår tid. Program-target-förvaltningsmetoden, som har utvecklats sedan sovjetperioden, har nu tagit formen av projektledning i hela landet. Nu, för att lösa strategiskt viktiga uppgifter för staten, används program som omfattar enskilda projekt med målindikatorer och genomförandetidsfrister. Själva metodiken för att hantera sådana program är dock fortfarande långt ifrån idealisk och kräver modernisering och uppdatering.

Erfarenhet av att implementera projektledning i Belgorod-regionen

Projektbaserad offentlig förvaltning är väletablerad över hela världen. I Ryssland finns det erfarenhet av att tillämpa denna teknik i Belgorod-regionen.

Detta storskaliga experiment påverkade nästan alla aspekter av den offentliga förvaltningen i Belgorod-regionen. Bland huvudmomenten finns utbildning i projektledning, organisations- och metodstöd, inspektioner på plats, motivering, bedömning av medarbetares kompetens, expertuppdrag för granskning av projekt.

Projektledningen i Belgorod-regionen inkluderar nu kollegiala organ för projektledning:

• Interdepartementell kommission som leder projektverksamheten.
• Branschexpertkommissioner som beslutar om öppning/stängning av projekt.
• Regionalt projektkontor som kontrollerar efterlevnaden av projektledningsmetoden.

Principen om "ett fönster"

Som en del av övergången till projektledning övergick Belgorod-regionen 2010 till att samordna investeringsprojekt genom systemet "ett fönster", som nu är välkänt i Moskva. Rollen för detta fönster utförs just av en av de nyligen introducerade tjänsterna - det regionala projektkontoret. Nu, exakt en månad efter ansökan till projektkontoret, får affärsenheten ett dokument om godkännande.

Automatiserat informationssystem "Projektledning"

Information och tekniskt stöd för projektledning i Belgorod-regionen utförs genom det automatiserade informationssystemet (AIS) "Project Management". Det är en webbaserad applikation som inte kräver installation av ytterligare programvara och som utför följande funktioner för projekt, portföljer och program:

• Upprätthålla ett register (databas).
• Kalenderplanering.
• Budgetering.
• Uppföljning av genomförandet på regional och kommunal nivå.
• Fördelning av befogenheter och ansvar för teamet.
• Göra ändringar i innehållet.
• Aviseringssystem om kommande och kommande evenemang för projekt.
• Dokumentflöde.
• Automatiserad analytisk rapportering.
• Integration med den elektroniska regeringen i Belgorod-regionen.

För- och nackdelar med projektledning

Den beskrivna erfarenheten av att implementera projektledning i Belgorod-regionen visade sig vara framgångsrik. Effekten av dessa förändringar uttrycktes främst i en ökning av tillväxttakten för bruttonationalprodukten med 0,1 % (mer än 3 miljarder rubel), en minskning av tiden för projektgodkännande (med 2 månader för varje projekt) och en ökning av utvecklingstakten för investeringar i regionen med 23 %. Det viktigaste resultatet är dock bildandet av projekttänkande bland anställda som aktivt analyserar och försöker lösa problemet, ibland även med icke-standardiserade, innovativa metoder.

Motivation och omstrukturering av ledningsstrukturen gjorde det möjligt att få en positiv effekt inte bara för den offentliga förvaltningen, utan även för näringslivet, vilket skapade ett gynnsamt investeringsklimat och avlägsnade hinder för företagande.

Befolkningen i regionen deltar nu aktivt i urvalet och kontrollen av genomförandet av viktiga strategiska projekt. För människor är projektledning en möjlighet att använda tjänster av hög kvalitet och hög rörlighet.

Men trots alla fördelar med projektledningsstrukturen finns det också nackdelar med detta tillvägagångssätt.

Först och främst övergångsperioden. Det tar en viss tid för projektgruppen att arbeta tillsammans och utföra sina funktioner som en välkoordinerad mekanism.

För det andra, när man implementerar projektledning i ett företag, kan sökandet efter en bra projektledare försenas. Mycket höga krav ställs på projektledarens personliga och professionella egenskaper: omfattande kvalifikationer, fullständig fördjupning i projektet, erfarenhet av att leda projekt med de nödvändiga specifikationerna.

Den tredje nackdelen med projektledning kan betraktas som behovet av att dela upp företagets resurser mellan projekt. I "fattiga" företag kanske detta inte alls är genomförbart. Projektledare kommer att behöva "kämpa" för finansiering och personal, vilket är oacceptabelt under förhållanden med total kontroll över alla stadier

En av de viktigaste nackdelarna med projektledningsvägen i en organisation är anställningen av projektgruppens medlemmar och projektledaren efter avslutat projekt. Som du vet är arbetsbelastningen för laget den viktigaste regeln för ett framgångsrikt företag, och i fallet med projektarbete dyker det upp regelbundet grupper av specialister som "hänger i luften", som på en gång förlorar sin konstanta arbetsbelastning.

Sammanfattningsvis kan vi dra slutsatsen att projektledning är en integrerad del av det moderna affärsområdet, och att studera dess grunder är helt enkelt nödvändigt för kompetent ledningsbeslut både på statlig nivå och inom en enda verksamhet.