Professionellt budgetverktyg.

Georgy Zemitan, projektledare, ITeam

Bygg- och utvecklingsföretag visar ett ökande intresse för modern förvaltningsteknik, i synnerhet budgethantering. Detta är förståeligt - tiden för "enkla pengar" tar slut i branschen, konkurrensen intensifieras, där företag med effektiv ledning kommer att vinna. I den här artikeln kommer vi att dela erfarenheten av att implementera budgethantering i företag inom byggbranschen, och illustrera historien med exempel på BPlans automatiserade budgetsystem.

Eftersom budgetering är en relativt ny teknik för byggföretag, tenderar den att bli underutnyttjad. I grund och botten löses uppgifterna med att hantera företagets finansiella flöden, och hanteringen av verksamhetens lönsamhet och företagets värde är ännu inte relevant. Följaktligen är alla budgetar sammanställda i termer av kassaflöden (inbetalningar och betalningar av kontanter), och av de tre huvudbudgetarna (BDR, BDDS och Balans) används endast BDDS.

Med det sagt består en typisk budgetmodell för ett utvecklingsföretag av följande budgetar:

Försäljningsbudget
Byggkostnadsbudget
Förvaltningsbudget
Affärsutgifter budget
Utvecklingsbudget
Bankavvecklingsbudget
Investeraravvecklingsbudget
Kassaflödesbudget (CFB)

Det är vettigt att starta automatisering av budgetering med skapandet av en katalog med byggobjekt. Detta analytiska avsnitt kommer att användas i både försäljningsbudgeten och byggbudgeten. Om företaget verkar i flera regioner är det lämpligt att gruppera objekten efter geografi. Figuren visar ett exempel på en katalog med objekt (analytisk riktning) i BPlan-systemet. Den skapade hierarkin fungerar inte bara som ett sätt för bekväm visuell presentation av data i budgetar, utan låter dig också automatiskt konsolidera data från specifika objekt till totala siffror för städer och för alla objekt i allmänhet.

Utmärkande för byggverksamheten är fördelningen av byggda lägenheter mellan byggherreföretaget, externa investerare och den lokala förvaltningen. Därför, innan själva budgetsystemet utvecklas, sammanställs som regel en referenstabell över parametrarna för byggprojekt, vilket ger en bild av de planerade och faktiska fördelningarna av de hyrda områdena. I den, för varje objekt, skrivs dess totala yta in, liksom procentandelen av området som överförs till den lokala förvaltningen och en tredjepartsinvesterare. Som ett resultat av beräkningen för varje objekt bestäms den yta som återstår till företagets förfogande.

Försäljningsbudgeten är en av de mest komplexa budgetarna i ett byggföretag. Saken är att den som regel innehåller det största antalet analytiska avsnitt (anvisningar i BPlan-terminologi). I det här exemplet betraktas alla artiklar i denna budget inom ramen för fyra analysområden: städer och byggarbetsplatser, typer av lägenheter, budgetperioder och versioner (planerad, faktisk, absolut avvikelse, relativ avvikelse).

Riktningen "Typ av lägenheter" finns i företag som sysslar med bostadsbyggande. Den tillhandahåller försäljningsanalyser efter lägenhetstyp (antal rum, film).

Dessutom innehåller försäljningsbudgeten i de flesta fall en icke-trivial struktur av poster, eftersom både pris och intäkter är uppdelade i avtal och försäkring.

Försäljningsbudgetstrukturen ser ut som i BPlan som visas i figuren till höger. Budgetposter visas i den övre delen av fönstret. Längst ner finns de analytiska avsnitt som används. Visst måste vissa artiklar beräknas. Till exempel beräknas intäkterna som priset per kvadratmeter multiplicerat med försäljningsvolymen.

Samma budget i planerings- eller dataanalysläget i tabellen visas i figuren nedan. Möjligheterna i BPlan-tabellen gjorde det möjligt att visa en komplex flerdimensionell budgetstruktur i den form som är mest bekväm för arbete för tillfället. Nämligen, data för analysen "Plan-Fakta" för artikeln "Intäkter" för januari visas i samband med objekt och typer av lägenheter. Andra poster och budgetperioder visas inte i den här tabellvyn.

Genom att ställa in ett annat visningsformulär för samma budgettabell kan du svara på andra frågor. Till exempel gör formen av tabellen i följande figur det möjligt att analysera den faktiska dynamiken i antalet lägenheter som säljs i Moskva.

Efter försäljningsbudgeten utvecklas som regel en budget för byggkostnader, ett av de möjliga alternativen för vilket visas i följande figur. Alla kostnadsposter (utförda arbeten) är grupperade i fyra huvudkapitel: "Förberedelse av byggarbetsplatsen", "Huvudbyggnadsobjekt", "Energianläggningar" och "Oförutsedda kostnader". Katalogen över kostnadsposter bör utformas på ett sådant sätt att den kan användas utan ändringar för alla objekt. Figuren visar ett exempel på en budget för byggarbetskostnader i plan-faktaanalysläget för "Objekt 1" efter resultatet i februari. Positiva värden på avvikelser, motsvarande överskottet av faktiska kostnader jämfört med planerade, är markerade i rött.

Vidare utvecklas "Budgeten för förvaltningsutgifter", som återspeglar de utgifter som är förknippade med ledningen av företaget (kontorskostnader, löner till ledningspersonal, etc.), "budgeten för kommersiella utgifter", som innehåller alla kostnader förknippade med fastighetsverksamhet och "Utvecklingsbudgeten", som visar fördelningen av finansiella resurser efter budgetperioder som tilldelats av företagets ledare för dess utveckling. I allmänhet har strukturen för dessa budgetar inga branschspecifika särdrag.

Specifikt för ett byggföretag är den aktiva användningen av extern finansiering i form av banklån och medel från externa investerare, vilket alltid återspeglas i budgetmodellen. Budgeten för uppgörelser med banker bör ge en bild av in- och utbetalningar av lån samt räntebetalningar både för varje borgenärsbank och totalt för alla banker.

Budgeten för uppgörelser med investerare innehåller planerade och faktiska mottaganden av externa investeringar med analyser för specifika investerare.

Ett utvecklingsbolag kan ha flera juridiska personer i sin struktur. Till exempel är funktionerna investeringar, konstruktion och försäljning ofta uppdelade i separata juridiska enheter. personer. I det här fallet, när man budgeterar kassaflöden, är det nödvändigt att hantera solvensen för flera löpande konton. För att göra detta skapar BPlan en katalog över avräknings- och kassakonton, som används i budgetar vid behov.

I spetsen för ett byggföretags budgetsystem står kassaflödesbudgeten. Det ger en komplett bild av ingående och utgående balanser, samt in- och utbetalningar av kontanter för företaget som helhet. Värdet av artikeln "DS i början av perioden" i den första budgetperioden anges i tabellen (i exemplet - 5000 USD i januari). Alla intäkter och betalningar beräknas automatiskt utifrån tidigare sammanställda verksamhetsbudgetar. Posten "DC i slutet av perioden" beräknas som det initiala saldot av medel, ökat med mängden kvitton och minskat med betalningsbeloppet. Värdet på artikeln "AC i början av perioden" i den andra och efterföljande perioderna är lika med det slutliga saldot för föregående period.

Avslutningsvis betonar vi återigen de huvuduppgifter som kassaflödesbudgetering, som oftast används i fastighetsbolag, löser:

Hantering av bolagets solvens och likviditet.
Analys av försäljningsbudgeten i samband med objekt, versioner, kunder, distributionskanaler, lägenhetstyper och annat.
Få en tydlig bild av kostnadsstrukturen för byggnadsarbeten.
Hantering av ömsesidiga uppgörelser med fordringsägare och investerare

Genom att kunna planera och analysera företagets kassaflöden kan dess ledare hantera mycket mer effektivt.

Samtidigt är riktningarna för fortsatt utveckling av budgeteringen också tydliga. Det är nödvändigt, förutom kassaflöden, att börja budgetera på språket för inkomster och utgifter, för att korrekt bestämma företagets vinst och anvisningar för dess användning. För företag som syftar till att öka sitt marknadsvärde är det nödvändigt att upprätta en planerad balansräkning och kontrollera den faktiska dynamiken i förändringar i tillgångar och skulder. Dessutom, för att budgetering verkligen ska bli en ledningsteknik, är det nödvändigt att involvera cheferna för alla centra för ekonomiskt ansvar i utvecklingen av budgetar, utveckla ett system för deras motivation, beroende på de indikatorer som faktiskt uppnåtts, och införa en redovisningssystem som skulle motsvara ekonomi- och budgetstrukturen.

Naturligtvis är effektiv budgetering omöjlig utan lämplig automatisering. Samtidigt är det i inledningsskedet av att införa budgethantering i ett företag rimligt att använda ett billigt och lättläst och konfigurerat program som är tillgängligt för självimplementering.