För att bygga diagram över affärsprocesser används ofta mjukvarupaketet Visio. I grunden är det inte en CASE-anläggning. Trots detta, för den enklaste modelleringen, är Visio ganska bekvämt. Det låter dig skapa visuella processdiagram.

Denna mjukvaruprodukt utvecklades och publicerades ursprungligen av Visio Corporation. Senare förvärvades det av Microsoft och inkluderades i paketet med kontorsapplikationer Microsoft Visio... Hittills är den senaste versionen av denna programvaruprodukt Microsoft Visio 2013.

För att bygga diagram i Visio, använd Vektorgrafik, vilket gör att du kan skala bilden utan att förlora kvalitet. Microsoft Visio har också omfattande möjligheter för grafisk design av diagram och processdiagram. Dessa egenskaper gör Visio bra verktyg för att "rita" affärsprocesser. Naturligtvis kan du inte betrakta det som ett fullfjädrat modelleringsverktyg.

Den nya versionen av Visio låter dig skapa processdiagram baserade på modelleringsstandarden BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) och visuellt kontrollera att dessa diagram är korrekta. Också i ny version Visio har möjlighet att skapa diagram baserade på UML 2.4-modelleringsstandarden

Microsoft Visio 2013 finns i två varianter - Microsoft Visio Standard och Microsoft Visio Professional. Skillnaden mellan dessa alternativ ligger främst i sammansättningen av diagrammen. Professional-versionen ger fler typer av diagram och möjligheter för deras presentation.

Visio funktioner

De främsta fördelarna med Visio jämfört med CASE-verktyg är:

• lätt att skapa diagram... Ingen särskild utbildning krävs för att utveckla processdiagram. Ritning av diagram och diagram över processer utförs med ett enkelt och intuitivt gränssnitt;
• tillgänglighet av exempeldiagram... Microsoft Visio innehåller ett stort antal olika exempeldiagram för att förenkla och påskynda processen att skapa affärsprocessdiagram;
• länka processdiagram med data från kontorsapplikationer... Eftersom Visio ingår i paketet Microsoft Office, då kan processdiagram kopplas till dokument och data från Word, Excel, PowerPoint, Access och Project;
• med hjälp av standardnotationer... Att skapa diagram över processer som används i olika

I den här lektionen lär du dig att bygga enkla (top-down diagram, dataspårningsdiagram, processplaneringsdiagram, etc.) och funktionella blockdiagram (visar förhållandet mellan en affärsprocess och avdelningar).

Enkelt blockschema

Använd mallen Simple Flowchart för att designa flödesdiagram, top-down-diagram, dataspårningsdiagram, processplaneringsdiagram och strukturella prognosdiagram. Mallen innehåller de nödvändiga formerna, kopplingarna och länkarna.

Övning 1

Ris. 3.3.Enkelt blockschema (steg 3)

8. Skriv in text i flödesdiagramformerna (se figur 3.4). Följ dessa steg för att skriva in text i en form:

9. På fliken Hem i en grupp Service Välj Verktyg Pekare.

• Klicka på formen där du vill ange text.
• Skriv den text du vill ha.

Notera:

1. Om du vill zooma in på en form trycker du på kortkommandot + och klicka med vänster musknapp på formen tills du når önskad skala.
2. Om du vill zooma ut en form trycker du på kortkommandot + och högerklicka på formen tills du når önskad skala.

Ris. 3.4. Enkelt blockschema (steg 4)

Numrering av former i ett flödesschema

Visio kan numrera former i ett flödesschema. För att ange numreringsalternativ, på fliken Se i en grupp Makron klicka på knappen Tillägg och välj i gruppen Ytterligare Visio-lösningar kommando Numrering av former... I det öppnade fönstret Numrering av former ange de nödvändiga numreringsalternativen och klicka på knappen OK.

Uppgift 2

1. Lägg till automatisk numrering av alla former till flödesschemat som gjorts i uppgift 1 (se fig. 3.6).

   För detta:

   • I fliken Se i en grupp Makron klicka på kombinationsknappen Tillägg, välj en grupp Ytterligare Visio-lösningar, och i den kommandot Numrering av former.
   • I det öppnade fönstret Numrering av former ange parametrar
     • i fliken Allmän:
       • Drift - Automatisk numrering;
       • Applicera på - Alla former;
       • Börja vid - 1;
       • Intervall - 1;
       • Markera kryssrutan Fortsätt numrera former medan du drar till sidan.
     • I fliken Dessutom:
       • Platsnummer - Framför formtexten;
       • Numreringsordningen är från vänster till höger, uppifrån och ned;
       • Markera rutan Uteslut anslutningsledningar.
     • Klicka på knappen OK.
2. Spara flödesschemat.

Ris. 3.6. Enkelt blockschema (steg 6)

Ändra flödesschemat

Lägg till en form mellan två andra former

För att lägga till en ny form mellan två andra flödesdiagramformer, dra den nya formen till kopplingen som förbinder formerna mellan vilka den nya infogas. Visio infogar en ny form mellan de befintliga och utökar automatiskt flödesschemat.

Ta bort en form

För att ta bort en form från ett flödesschema, välj formen och klicka på tangentbordet.

Omnumrering av former

Följ dessa steg för att numrera om flödesdiagramformer:

1. I fliken Se i en grupp Makron klicka på knappen Tillägg och välj i gruppen Ytterligare Visio-lösningar kommando Numrering av former.
2. I det öppnade fönstret Numrering av former i fliken Allmän välj alternativknapp Omnumrera i samma ordning, ange startnummer för numrering och klicka OK.

Uppgift 3

1. Ändra flödesschemat förberett i uppgift 2:
   • Ta bort formen Dokumentera(Skicka en ansökan).
   • Mellan figurerna Lösning(Applikationen körs korrekt) och Dokumentera(Skicka avslag) placera figuren Bearbeta(Vidarebefordra till mässassistent).
   • Lägg till en form Bearbeta(Ring utställaren angående betalning) under bilden Dokumentera(skicka faktura).
   • Numrera om flödesschemaformerna i samma ordning, börja med startnumret - 1.
2. Spara flödesschemat.

Ris. 3.7. Enkelt blockschema (steg 7)

Ändra placeringen av anslutna former

När du har skapat anslutningen av flödesdiagramformerna kan du helt omplacera dem och bygga om anslutningarna. För att göra detta, på fliken Konstruktör i en grupp Layout klicka på kombinationsknappen Ändra sidlayout och välj den layout du vill ha.

Om du ändrar layouten på flödesschemat kanske det inte får plats på dokumentsidan. I det här fallet ändrar du storleken på sidan (tab Konstruktör, grupp Sidinställningar, kombinationsknapp Storlek) eller dess orientering (tab Konstruktör, grupp Sidinställningar, kombinationsknapp Orientering).

Uppgift 4

Funktionellt blockschema

Syfte med layouten Funktionellt blockschema

Layout Funktionellt blockschemaär avsedd att visa förhållandet mellan en affärsprocess och organisatoriska eller funktionella enheter, såsom de avdelningar som ansvarar för att utföra stegen i en given process.

Banorna i flödesschemat representerar funktionella enheter, såsom avdelningar, titlar eller någon annan funktion. Varje form som representerar ett steg i en process är placerad i körfältet för den funktionella enhet som ansvarar för det steget.

Uppgift 5

Lägg till, flytta, ta bort spår

För tillägg spåra till ett funktionellt blockschema, gör något av följande:

• Högerklicka på ett befintligt spår på diagrammet och välj objektet Infoga "Spår" innan eller Sätt in "Spår" efter.
• Flytta musen över hörnet på ett av spåren. Klicka på den blå pilen som visas Infoga en vägform.
• I fliken Funktionellt blockschema i en grupp Föra in tryck på knappen Spår... Ett spår kommer att läggas till efter det valda spåret eller i slutet av en remsa om inget spår har valts.
• Från en uppsättning element Funktionella blockdiagramformer dra filen till önskad plats på körfältsgränsen.

För förflyttning spår:

1. Klicka på titeln på spåret du vill flytta för att välja det. Muspekaren ändras till en flyttikon.
2. Dra spåret till önskad plats.

Formerna på banan kommer att röra sig med den. För att kontrollera om formen är på banan eller bara ovanpå den, välj formen. Om formen är på ett körfält ändras körfältet till gul-orange. Om formen inte finns på banan utan måste placeras där, flytta den lite så kommer spåret att definiera den.

För Tar bort spår:

1. Klicka på etiketten för spåret du vill ta bort.
2. Tryck på knappen på tangentbordet.

Notera. Om du tar bort ett spår raderas också alla former som det innehåller.

Jag får ofta frågan vad jag ska läsa om affärsprocesser?
En av de bästa sidorna på Internet är www.klubok.net. Jag själv "växte upp" på forumet och artiklar på denna sida. Många artiklar har inte förlorat sin relevans nu. Jag rekommenderar att börja lära av det.

Men om vi pratar om böcker, då kan jag med säkerhet säga bästa boken om affärsprocesser - det här är en bok skriven av Repin och Eliferov: "Företagets affärsprocesser. Konstruktion, analys, reglering".

Beskrivning av affärsprocesser: strävan efter enkelhet.

I artikeln diskuteras frågorna om val av beteckning för att beskriva processer med syfte att efterföljande reglering. Ofta använda Work Flow-notationer jämförs med varandra, såsom: "Enkelt flödesschema" i MS Visio, "Procedure" Business Studio, ARIS eEPC-notation och andra.

Vid jämförelse av notationer ligger huvudfokus på att skapa enkla och begripliga processdiagram för organisationens anställda.

För affärsanalytiker av företag är teserna som diskuteras i artikeln en seriös anledning att fundera över hur effektiva deras tillvägagångssätt för utveckling av grafiska diagram över organisatoriska processer är.

Introduktion

Ett av de viktigaste målen för bildandet av grafiska diagram över processer är deras efterföljande användning i organisationens reglerande dokument. Dessa system används som regel av anställda som inte är utbildade i komplexa notationer, inte har färdigheter systemanalys etc. Systemens enkelhet och tydlighet är mycket viktiga för dem. Komplexa, förvirrande kretsar som innehåller många olika legend, uppfattas dåligt av människor, vilket komplicerar deras praktiska användning. Av praktiska skäl är det därför viktigt att korrekt välja och använda notationen (metoden) för att beskriva processer. Vilka är kriterierna för att välja en sådan notation? Hur jämför man olika notationer med varandra? Låt oss titta på flera populära notationer och försöka svara på dessa frågor.

Jämförelse av notationer

För jämförelse valdes följande processbeskrivningsbeteckningar:

1. "Enkelt blockschema" (med visning av rörelsen av dokument, med blocket "Beslut");
2. "Enkelt blockschema" (utan att visa rörelsen av dokument, utan att använda block "Beslut");
3. "Procedur" Affärssystem Studio (ett av de möjliga presentationsalternativen);
4. ARIS eEPC.

En enkel och intuitiv process valdes som ett testfall. Resultaten av beskrivningen av denna process visas i fig. 1-4.

Ris. 1. Diagram över processen i notationen "Enkelt flödesschema" i MS Visio (med förflyttning av dokument, med hjälp av blocket "Beslut").

I diagrammet i fig. 1. Sekvensen av processoperationerna i tid visas med fetstilta pilar, och rörelsen av dokument - med tunna streckade pilar. Lösningsblock används på ett klassiskt sätt. De visar information (frågor) som det efterföljande förloppet av processen "beror på". Detta förhållningssätt till användningen av "diamanter" är mycket vanligt. Men i själva verket all logik beslutsfattande och bildandet av vissa utdata (dokument) bör ingå i processens verksamhet. Om du tänker efter så är värdet (betydelsen) av att rita dessa "diamanter" inte uppenbart. Vilka är dessa objekt: processoperationer, händelser? Det verkar varken vara det ena eller det andra. De är snarare operatörer av beslutsfattande på alla villkor. Men vi utvecklar ett processdiagram för människor, och inte skriver ett datorprogram på ett speciellt språk. V datorprogram En "diamant" skulle vara en fullfjädrad operation för att jämföra förhållanden osv. Men på processdiagrammet måste du visa verkliga objekt - processer utförda av människor, dokument, Informationssystem etc. Fundera på om det är korrekt att visa "diamanterna" separat från processoperationen i diagrammet? Istället kan du:

a) beskriv logiken för beslutsfattande i form av en sekvens av operationer på diagrammet över den process som behandlas;
b) beskriv logiken i form av ett diagram över stegen i motsvarande delprocess, som går till en nivå under;
c) beskriv logiken i text (i textattributen för operationen) och för in den sedan i processexekveringsschemat.

Låt oss formulera "för- och nackdelarna" med ovanstående (Fig. 1.) metod för att använda "rombussarna".

"Enkelt blockschema" i MS Visio (med förflyttning av dokument, med blocket "Lösning")
"Fördelar"	"Minus"
Visuell visning av "logiken" för valet av vissa utgångar av processen. Att fokusera artistens uppmärksamhet på beslutspunkten / förgrening av processen beroende på förutsättningarna.	Avlägsnande av beslutslogiken "utanför" av processoperationen (felaktig ur synvinkeln av formell nedbrytning av processer). Det är obekvämt att dokumentera processen (du måste duplicera "rutorna" med texten när du skapar en textbeskrivning av operationen). Processdiagrammet blir information överbelastad. "Diamanter" används ofta för formellt, utan egentligt behov.

I fig. 2. Visar ett exempel på samma process, endast beskrivet utan användning av beslutsblock och dokument. Det är lätt att kontrollera att det i detta diagram är 24 grafiska element mindre än i diagrammet i Fig. 1. Diagram fig. 2. ser mycket enklare ut. De grafiska elementen är inte bländande, men ur informationsinnehållets synvinkel är detta schema ganska förståeligt och tillgängligt för slutanvändaren. Om vi ​​för varje operation av processen beskriver kraven för dess implementering i text, är det genom att kombinera de tabellformade och grafiska presentationsformerna möjligt att på ett adekvat sätt beskriva ordningen för genomförandet av processen för företagets anställda.

Ris. 2. Diagram över processen i notationen "Enkelt flödesschema" i MS Visio (utan förflyttning av dokument, utan att använda blocket "Lösning").

"Plus" och "minus" av den grafiska representationen av processen i formen som visas i fig. 2. visas nedan.

I allmänhet tillämpar diagram i ett format som liknar det som visas i fig. 2 är praktiskt för både utvecklare och anställda som arbetar med dessa system.

I fig. 3. diagrammet över processen presenteras, bildat i "Procedur"-notationen för Business Studio-modelleringsmiljön. Schemat har flera funktioner. För det första används "Besluts"-blocken inte på ett standard sätt - inte som ett grafiskt element för att visa en fråga och förgrena sig, utan som en fullfjädrad operation av processen i samband med att fatta beslut. I Business Studio har "diamanten" nästan alla attribut för en fullfjädrad process, men den kan inte brytas ner (kanske systemutvecklarna kommer så småningom att göra detta möjligt). Att använda en "romb" (istället för en fyrkant) gör diagrammet tydligare. I det här fallet, något av attributen för "romben" textinformation: beskrivning, start, slut, tidskrav, etc.

Den andra egenskapen i processdiagrammet som visas i fig. 3. är tillämpningen av pilar. Du kan använda en pil med en huvud, prioriteringspilen, för att visa operationssekvensen. Du kan använda en dubbelpil för att visa dokumentens rörelse. Men det är i Business Studio som bara en typ av pil kan användas — "precedens"-pilarna. Samtidigt kan det nödvändiga antalet dokument, som definieras i katalogen över aktivitetsobjekt, bifogas till de namngivna pilarna. Detta tillvägagångssätt gör det möjligt att:

• minska antalet grafiska element på processdiagrammet avsevärt och samtidigt:
• föra in nödvändig information om inkommande och utgående handlingar i processbestämmelserna.

Således, utan att belamra diagrammet med onödiga element, kan vi ändå beskriva processen fullständigt och ladda ner all nödvändig information i bestämmelserna.

"Plus" och "minus" av den grafiska representationen av processen i formen som visas i fig. 3. visas nedan.

Ris. 3. "Procedur" för Business Studio-systemet (en variant med icke-traditionell användning av "Decision"-blocken).

När det gäller Business Studio kan Procedurnotation användas på lite olika sätt. Författaren till artikeln lutar mot det tillvägagångssätt som presenteras i fig. 3.

I fig. 4 visar ett diagram över processen under övervägande, utvecklad i ARIS eEPC-notationen. Observera att vissa av processoperationerna inte passade på diagrammet. Detta ofullständiga diagram över den enklaste processen, som körs i ARIS eEPC-notation, innehåller fyra logiska satser och åtta händelser! Den person som läser diagrammet måste kunna tolka alla dessa logiska operatorer korrekt. Utan särskild utbildning och vissa färdigheter i att läsa sådana diagram är det osannolikt att en vanlig anställd kan förstå logiken i den aktuella processen utan en detaljerad textbeskrivning eller hjälp av en kvalificerad affärsanalytiker.

Observera att diagrammet över processen i ARIS eEPC-notationen tar upp betydligt mer utrymme än diagrammen som visas i fig. 1-3. Komplexiteten i bildandet av ett sådant system är också betydligt högre.

Processdiagram i ARIS eEPC-notation (inbyggd i Business Studio)
"Fördelar"	"Minus"
När man utformar schemat följs processens strikta, formella logik. Alla händelser som inträffar under processen är tydligt definierade.	Uppfattningens komplexitet. Betydande mödosamhet vid bildandet av systemet. Anställda bör ha specialiserad kompetens och erfarenhet av att tolka sådana system. Informationsredundans. Tar för mycket plats, vilket är obekvämt för dokumentation.

I allmänhet, om du inte ska köpa SAP R / 3, är valet och användningen av ARIS eEPC-notationen inte, från artikelförfattarens synvinkel, den optimala lösningen. Det är värt att uppmärksamma notationer för att beskriva processer som är mer visuella och intuitiva för utförare. Men för vissa kan ARIS eEPC-notationen verka mer intuitiv och begriplig. Till viss del är detta en smaksak.

Ris. 4. Processdiagram i ARIS eEPC-notation (inbyggt i Business Studio).

Beskrivning av processen för efterföljande automatisering

Det är intressant att titta på det övervägda processdiagrammet om det beskrivs i BPMN 2.0-notation. Denna notation är avsedd att beskriva "körbara" processer, dvs. processer som stöds av BPM-systemet.

Din åsikt om att använda BPMN 2.0. delas av A.A. Belaychuk - General manager från företaget "Business Console":

I fig. 5 visar samma process i BPMN-notation. Som vi kan se liknar denna figur figur 1: i BPMN-notation representeras uppgifter av rektanglar, gafflar - med romber, data - av en dokumentliknande ikon. Kontrollflöden är heldragna linjer, dataflöden är streckade. Man bör komma ihåg att detta diagram endast använder en liten del av BPMN-notationen: endast en sorts gafflar av 5 tillgängliga i paletten, en sorts uppgifter av 8. Förutom en bredare palett är denna notation kännetecknas av förmågan att modellera inte bara ett isolerat arbetsflöde, utan också flera processer som kommunicerar med varandra genom meddelanden eller data. Dessutom är denna notation mer strikt: den definierar inte bara ikoner utan också reglerna för vilka de kan kombineras med varandra. Behovet av sådana regler dikteras av det faktum att BPMN-notationen är fokuserad inte bara på det faktum att den kommer att läsas av människor, utan också på direkt exekvering av speciell programvara - "motorn" i BPM-systemet. Samtidigt, som visar givet exempel, när du använder en begränsad delmängd av BPMN-paletten visar det sig inte vara mer komplext än det vanliga flödesschemat. Tja, för dem som vill behärska BPMN professionellt rekommenderar vi specialiserad utbildning www.bpmntraining.ru.

Ris. 5. Processdiagram i BPMN 2.0-notation.

Livsövning

I fig. 6 visar ett fragment av ett processdiagram utvecklat av affärsanalytiker för ett mycket specifikt företag i den notation de uppfann. Schemat är byggt med hjälp av principerna för "Enkelt blockschema" - blocket "Lösning" används i sin klassiska version. Dessutom visar diagrammet många andra konventioner som inte används på ett mycket standardiserat sätt.

När du bildar kretsen i fig. 6, affärsanalytiker "kämpade" uppenbarligen för tydlighet och maximal begriplighet för den genomsnittliga användaren. De försökte minimera, eller till och med överge, textkommentarer på processdiagram. Utövarna skrev helt enkelt ut ett diagram av A3-formatet, efter att ha läst det blev allt omedelbart klart: vad man ska göra, hur, vilka dokument som ska användas etc.

Det övervägda schemat är naturligtvis inte ett exempel på enkelhet och tydlighet. Men det bildades för att förmedla maximalt med användbar information till de som utför processen.

Slutsatser

Så det är uppenbart att när man beskriver processer måste man sträva efter enkelhet och tydlighet för medarbetarna.
Användningen av komplexa, formaliserade notationer när man beskriver processer leder till:

• svårigheter att använda (tolka) system för vanliga anställda;
• omöjligheten (svårigheten) att organisera arbetet med att beskriva processer av krafterna hos anställda på avdelningar som inte har genomgått särskild utbildning;
• en betydande ökning av arbetskostnaderna för affärsanalytiker för bildandet av system;
• ytterligare svårigheter med att dokumentera system (stor volym, etc.);

Belamra därför inte processdiagrammet med olika grafiska element. Men om du använder dem, då är det bättre att de bär användbar information för anställda, och var inte bara en konsekvens av den formella tillämpningen av modelleringsnotationer.

V.V. Repin, Ph.D., docent, Verkställande direktör LLC "BPM Consulting Group", chef. Institutionen för Business Process Management, NOU VPO "IEF" Synergy ", grundare av portalen www.FineXpert.ru

Exakt dessa enkla principer Jag försöker också förmedla till företagsledare som är fascinerade vackra presentationer Det glöms ofta bort att en enkel checklista ofta är bättre än 10 sidor med föreskrifter.

Om det är nödvändigt att analysera olika frågor om ledning av en organisation (företag), övervägs problemen "som stör företagets liv", till exempel:

− låg hastighet beslutsfattande,

- de anställdas ansvarslöshet,

- funktionsfel.

Konsekvenserna av dessa problem är:

- minskad lönsamhet och konkurrenskraft,

- nedgång i utvecklingen,

- även uppsägning av företaget.

Och när ägaren eller chefen i ett vackert ögonblick inser att "det är omöjligt att fortsätta jobba så här!", då kommer frågor att uppstå: « Vem är skyldig? Vad ska man göra först?"

Samtidigt är det intuitivt tydligt att för att lösa problem är det nödvändigt att "ställa i ordning":

- beskriva på ett visst sätt, i enlighet med tydliga regler, all verksamhet i organisationen, eftersom det är omöjligt att föreställa sig alla affärsprocesser på en gång;

- förklara för medarbetarna hur de ska arbeta, vad de ska sträva efter

Pressande problem kräver med andra ord ett systematiskt förhållningssätt och formalisering av organisationens verksamhet – en uppsättning bekväma och lättanvända dokument som bestämmer vad och hur som ska ske, vem som ansvarar för vad.

Om du ger dig själv uppgiften att förstå ledningsfrågor grundligt, kommer detta att kräva en ganska seriös investering av tid och ansträngning, du kan till och med ha en önskan att genomgå ytterligare utbildning. Här kommer vi att svara på några riktiga frågor som ofta ställs av företagare och chefer för inhemska företag i olika skeden av deras utveckling.

1. Ditt företag är i början av sin utveckling: hon har nyligen kommit in på marknaden och har precis börjat utveckla den. Vanligtvis i detta skede är antalet anställda i organisationen litet (upp till 30 personer), organisationsstruktur inte alltför formaliserat, det finns inte mer än 3 nivåer av hierarki, ledningens fokus ligger oftast på produktion och försäljning av produkten/tjänsten.

§ brist på tydligt markerad strategi vidareutveckling (till vad och varför går vi?)

§ osäkerhet i åtskillnad av uppgifter och ansvar varje anställd och hela divisioner, vilket minskar kvaliteten på arbetet och orsakar interna konflikter

§ förekomst allvarliga problem vid byte av medarbetareäven på den lägre nivån i företaget, eftersom det inte finns några mekanismer för att överföra kunskap och färdigheter till nyanställda, på grund av vilka de måste lära sig av sina misstag. Inför en liknande situation åtminstone ett par gånger börjar chefen oundvikligen tänka på behovet av att på något sätt formalisera reglerna för arbetet för underordnade som utför typiska operationer dag ut och dag in.

§ omöjlighet till vidareutveckling av företaget utan attrahera ytterligare specialister med speciella kunskaper och färdigheter.

Regelbundenhet i manifestationen av dessa och liknande svårigheter indikerar behovet av bildandet i organisationen ordnad och formaliserad kontrollsystem. Med andra ord måste ledningssystemet för det första bli ordentligt organiserat, och för det andra lika begripligt för alla, det vill säga dokumenterat i exakta termer.

Du kan utveckla regler och hålla dem uppdaterade manuellt, men efter ett tag kommer det att bli en kostsam tortyr. Denna uppgift är snabbare och enklare att lösa genom att bygga en affärsmodell som ska ligga till grund för företagets utveckling i framtiden.

Förutom att utvecklingen av en affärsmodell är en användbar och intressant aktivitet i sig, kan du ganska snabbt känna ett antal positiva effekter:

1. I processen med att beskriva företagets verksamhet börjar du bättre förstå hur fungerar verkligen företaget, det vill säga hur huvudprocesserna sker i det. Det är högst troligt att redan i detta skede idéer för systemisk förbättring av arbetet.

2. Resultatet av beskrivningen är en uppsättning dokument (processregler, Arbetsbeskrivningar, bestämmelser om bodelning etc.), som faktiskt fixar din arbetsutförandeteknik... Därefter är det bekvämt att använda det om det är nödvändigt att snabbt förbereda personalen (om en anställd lämnar blir det mycket lättare att utbilda en ny).

3. När tekniken för arbetsprestationer är tydligt presenterad, visar det sig vara mycket lättare för chefen. avgränsa ansvarsområden mellan anställda.

4. I allmänhet, att ha en verklig fungerande affärsmodell ökar kontrollerbarheten företag och effektiv användning av sina resurser: om modellen kontinuerligt uppdateras, har chefen möjlighet att "hålla fingret på pulsen" för företaget, kontrollera efterlevnaden av dess organisationsstruktur och allokeringen av resurser till verkliga uppgifter.

I princip är det möjligt att bygga en affärsmodell för ett litet företag "på knäet" med hjälp av välbekanta MS Office-verktyg och MS Visio, som används flitigt för att arbeta med grafik. Men i framtiden, med utvecklingen av företaget, kommer du definitivt att behöva göra ändringar och tillägg till modellen skapad av försök och misstag, och ju mer dynamiskt företaget utvecklas, desto fler korrigeringar måste göras i olika diagram och bord, vilket innebär att du kommer att lägga allt på det. mer tid. Det är mycket bekvämare att hålla modellen uppdaterad om den till en början byggs i en speciell miljö utformad för affärsmodellering.

De flesta vd:ar för företag som är ledande på sina marknader med framgångsrika affärsmodelleringsteknologier erkänner att när de bestämde sig för att påbörja transformationer i sina organisationer, antog de inte att Första stadiet kommer att kräva en stark vilja - du måste bygga om inte bara dina egna idéer och stereotyper, utan också tänkandet hos kollegor och underordnade, systemet för att utvärdera deras aktiviteter, den vanliga organisationsstrukturen. Men efter att ha visat uthållighet och övervunnit den tillfälliga önskan att avsluta projektet, får chefen ett bekvämt verktyg för att ställa saker i ordning i sin verksamhet. En extra "bonus" för dem som redan i början av bildandet av organisationen inte sparade tid och ansträngning för att utforma den, är möjligheten att undvika många problem i senare utvecklingsstadier, vilket innebär en betydande ökning av chanserna att lyckas i tävlingen.

Särskilt formaliseringen av strategin och beskrivningen av företagets affärsprocesser gör att ledningen kan fokusera på prestationsresultat organisationer. Inser en affärsprocess som en uppsättning åtgärder som utförs i ett företag för att få ett givet resultat, och med tanke på företagets hela verksamhet som en uppsättning av ett visst antal affärsprocesser, undviker processmetoden överdriven tillväxt i antalet personal och minskar sannolikheten för intern konkurrens mellan divisionerna i organisationen.

2. Företaget har passerat inledningsskedet och växer aktivt, fler och fler funktionella divisioner och ledningsnivåer förekommer i den, antalet anställda är sådant att högsta ledningen inte längre känner alla personligen.

I praktiken, i företag som sysselsätter mer än 50 personer, har man oftast att göra med ett fungerande hierarkiskt ledningssystem. Dess väsen kan kort karakteriseras som tilldelningen av ett visst antal funktionella områden i ett företags verksamhet och konstruktionen av ett ledningssystem i enlighet med dem. När organisationen växer bygger dessutom vart och ett av de funktionella områdena upp sin egen hierarki av chefer - från en chef (en sorts "expert" på detta område) till en vanlig chef, och ju fler nivåer i denna hierarki är, desto större organisationen. Och om hela systemet till en början fungerar mer eller mindre framgångsrikt och ger organisationen hanterbarhet, så minskar dess effektivitet oundvikligen när företaget växer. Detta beror på detaljerna i beslutsfattande i systemet, när samverkan mellan alla "experter" inom olika funktionella områden är nödvändig för att överväga problemet från alla håll. Även om det finns få nivåer av hierarki inom avdelningarna, organiseras interaktionen ganska snabbt, men med tillväxten av organisationen överskrider tiden som läggs på beslutsfattande alla rimliga gränser. Detta resulterar i en överföring ALLT lösningar för de flesta hög nivå och en global nedgång i hanterbarhet.

Möjliga problem som får dig att tänka på kontrolloptimering:

§ Att lösa driftsproblem kräver allt arbetstid huvudet

§ Tillväxten av företagets personal överträffar tillväxten av intäkter

§ Konkurrensen på marknaden tvingar oss att leta efter reserver för att minska produktionskostnaderna

§ Var och en av företagets funktionella divisioner "lever sitt eget liv", samordning mellan dem sker endast på högsta nivå - på direktörsnivå.

I detta skede är ledningen av företaget redan extremt svår att göra utan en väldefinierad modell av ledningssystemet, eftersom företagets struktur och informationsflöden i det är ganska komplexa, och det blir omöjligt att hantera dem "på ett infall". I det här fallet, en enkel visning av den hierarkiska funktionell struktur företaget på ett papper gör tyvärr lite för att effektivisera sin verksamhet. Problemen med funktionell förvaltning är särskilt uppenbara i stora företag under perioden av yttre instabilitet, när beslutsfattandets hastighet blir en kritisk egenskap hos systemet.

Lösningen på de problem som är inneboende i funktionell förvaltning är övergången till processledning: alla aktiviteter, oavsett vilket funktionellt attribut det tillhör, grupperas i blandade enheter, där varje artist ansvarar för sitt eget verksamhetsblock. Den grundläggande skillnaden mellan dessa tillvägagångssätt är övergången från förvaltningen av organisationens FUNKTION (och dess strukturella enheter, förenade på grundval av ÄMNET för aktiviteten: redovisning, juridisk avdelning, leverans, försäljning, etc.) till ledningen av AFFÄRSPROCESSER baserat på RESULTAT från aktiviteten. Således, fokus förskjuts mot organisationens effektivitet... Samtidigt beskrivs alla möjliga situationer under utförandet av affärsprocesser så detaljerat som möjligt, eftersom i praktiken 80% av de situationer som uppstår är typiska, och för dem är det tillrådligt att skapa en detaljerad reglering av aktiviteter. I detta fall i typiska situationer kan personalen agera på det mest effektiva sättet och, vilket är särskilt viktigt, självständigt, d.v.s. utan medverkan av en chef... I själva verket ingår chefen i processen endast när en ovanlig situation uppstår, vars handlingar inte är reglerade.

Tack vare övergången till processledning kan företag med stor skala av verksamhet systematisera sin verksamhet och få fördelar inom två områden samtidigt:

1. Antalet hierarkinivåer minskas, eftersom ledningsstrukturen är byggd i enlighet med strukturen av processer, och i praktiken finns det sällan fler än 5-6 av dem

2. Standarder för kontrollerbarhet vid processtänkande högre med 2-3 gånger, eftersom ledningen består i samordning av anställda och inkludering i processen endast när man avviker från sin vanliga kurs.

För att omorganisera ledningssystemet utifrån en processansats behöver ledningen ta ställning till designfrågan. nytt system, och riktningen för denna design är uppifrån och ner, dvs. ursprungligen bestämt strategiska mål och organisationens mål, indikatorer på deras prestation, och på denna grund byggs systemet av processer. Utifrån processerna bildas en organisationsstruktur. Användningen av modern programvara lämpligt syfte, i synnerhet Business Studios affärsmodelleringssystem. Dessutom tillåter detta system inte bara att förbereda omorganisationen, utan också att stödja implementeringen och efterföljande underhåll av processhantering.

3. Organisationen nådde ny scen dess utveckling: Du öppnar grenar och förvandlas till en nätverksstruktur.

Ibland är utvecklingen av ett företag så dynamisk att det inte hinner omvandla ledningssystemet. Detta sker vanligtvis på snabbt växande marknader med en gynnsam marknadsmiljö.

När man bestämmer sig för att öppna distansdivisioner ska vikten av företagets interna beredskap för ett sådant steg inte underskattas. Det är ingen hemlighet att vissa företag framgångsrikt reproducerar och utvecklar sin verksamhet oavsett region, medan andra har många filialer som är olönsamma.

Faktum är att metoderna och teknikerna för funktionell förvaltning, upp till en viss punkt, är effektiva för " enkel affär»Kan inte fungera på nätverksstrukturer.

Bedömningen av ett företags beredskap att öppna regionala divisioner görs vanligtvis på följande nivåer:

§ ledning;

§ finansiell;

§ marknadsföring;

§ bearbeta

Om ett företag som styrs enligt den funktionella hierarkiska principen börjar bilda ett nätverk blir övergången till processledning nästan oundviklig, eftersom allvarliga uppgifter och problem fjärrkontroll näringslivet gör införandet av regelbundna ledningstekniker till en absolut nödvändighet.

Möjliga problem som får dig att tänka på kontrolloptimering:

§ Brist på formaliserade effektiv verksamhetsteknik

§ Omöjlighet (eller höga kostnader) för kontroll alla aspekter dotterbolagens verksamhet

Vanligtvis, när man öppnar filialer, är den optimala vägen ur alla synvinklar att överföra den redan utvecklade aktivitetsteknologin dit (ja, just den teknik som man får när man beskriver och optimerar organisationens affärsprocesser). Detta gör att du effektivt kan tillämpa den befintliga erfarenheten och "replicera" den med minimala problem: om aktivitetstekniken inte är formaliserad, tvingas chefen personligen ta itu med organisationen av filialen eller att tilldela den mest kompetenta medarbetaren för detta. Och om du behöver öppna mer än en eller två grenar, och även in kort tid? Närvaron av en affärsmodell i detta fall löser en betydande del av de organisatoriska frågorna.

Vidare är att helt enkelt öppna filialer bara det första steget, och när du planerar en sådan utvecklingsväg måste du vara medveten om att nätverket måste hanteras. Effektiv förvaltning ett nätverk av filialer är omöjligt utan en hög grad av oberoende för dem att anpassa sig till olika yttre förhållanden. Samtidigt fungerar företagscentret uteslutande som ett samordnande organ som kontrollerar ekonomiska och materialflöden. Därför är nätverkshantering besläktad med processhantering, när ledningens uppmärksamhet inte fokuseras på prestation utan på prestation.

Som praxis visar använder de flesta företag med en framgångsrik regional strategi flera verktyg:

1. optimal struktur- flexibel och uppfylla marknadens krav;

2.korrekt vald filialledningsmodell bestämma måttet på deras oberoende;

3. Detaljerad instruktioner, föreskrifter och dokument definiera arbete

4. filialnät.

I ett verkligt marknadsläge bör företagscentret bilda ett sådant ledningssystem, som dels ger en tillräckligt hög reglering av filialernas verksamhet, dels ger möjlighet till flexibelt bemötande av förändringar i marknadsförhållandena.

Hur bestämmer man den optimala graden av standardisering av enskilda processer?

Ett av alternativen kan vara användningen av en sådan algoritm: genom att definiera standardprocesser löser företaget problemet med den optimala fördelningen av funktioner mellan centrum och grenar. Således fördelas varje reglerad process i företaget (chef, huvud, extra) enligt regeln: bara i centrum, genomförde endast på filialen, genomförde gemensamt... Självklart är de processer som endast utförs i centrum standard och bör regleras. När processer genomförs på båda nivåerna är det vanligtvis tillrådligt att även standardisera och reglera dem. För processer på grennivå är det möjligt att antingen standardisera processexekveringen - om alla grenar är lika, eller att göra standardprocessrapportering - om processexekveringen i olika grenar kan skilja sig markant.

Som ett resultat får företaget en lista över processer som behöver standardiseras.

För att framgångsrikt kunna genomföra allt förberedande arbete och bygga en effektiv nätverksstruktur är det nödvändigt att, utifrån tydligt definierade strategiska mål, bilda ett processledningssystem med en optimal fördelning av befogenheter och ansvar mellan företagscentrum och filialer. . Tillämpningen av processmetoden i detta fall dikteras av logiken i organisationens utveckling och behovet av att förse den med adekvat ledning.

Således, oavsett i vilket utvecklingsstadium företaget befinner sig, ju tidigare dess ledning och ägare uppmärksammar att bygga ett ledningssystem med hjälp av en processmetod, desto mer sannolikt är det att överträffa konkurrenterna och förhindra uppkomsten av typiska "växtvärk" .

Utformningen av styrsystemet, dess implementering och efterföljande korrekta funktion förenklas avsevärt när man använder specialiserad programvara för affärsmodellering.

Utbildningen genomförs på persondatorer.

Kursen ägnas åt att beskriva affärsprocesser med hjälp av den populära affärsgrafikredigeraren Microsoft Visio. som är lätt att lära sig och samtidigt gör att du snabbt och effektivt kan skapa affärsmodeller.

Under utbildningen beaktas de vanligaste metoderna (notationerna) för att modellera affärsprocesser som stöds av Visio, och praktiska färdigheter för att konstruera grafiska processdiagram i MS Visio utvecklas.

Kursprogrammet vänder sig till specialister som arbetar med beskrivning, analys och optimering av affärsprocesser.

1. Grundläggande Microsoft Visio-funktioner som krävs för att bygga affärsprocessdiagram.
   • Arbeta med diagramblad. Använda uppsättningar av former. Arbeta med mästarformer. Lägga till former i diagrammet. Rita dynamiska förbindelselinjer mellan former. Limma anslutningslinjer till former. Dynamisk och statisk limning. Inställning av ankare och limalternativ. Använder den automatiska anslutningsfunktionen. Ändra storlek och placering av former. Ändra storleken och positionen för formtextrutan. Formhandtag: markering, rotation, textruta, kontroller, anslutningspunkter. Formatera former. Kopiera former och deras format. Automatisk justering och placering av former. Gruppera former och kombinera dem till behållare. Skala, ändra storlek och utseende på diagramsidan. Ställa in parametrarna för diagramsidan och dess utskrift.
2. Grundläggande regler för att konstruera processdiagram.
   • Bygga ett nätverk av processer på högsta nivå. Nedbrytning av processer. Fastställande av målen för processbeskrivningen. Fastställande av processgränser: input, output, leverantörer och konsumenter. Konstruktion av diagram över processer på de övre och nedre nivåerna. Regler för att visa logiken för processexekveringen. Regler för användning av händelser och logiska operatorer. Visning av ansvariga och utförare av processer.
3. Metoder och standarder för att beskriva affärsprocesser som stöds av Microsoft Visio.
   • De mest använda metoderna och standarderna (notationer) för att beskriva affärsprocesser stöds av mjukvaruprodukt Microsoft Visio. Diagram över IDEF0-processen. Ett vanligt flödesschema över en process. Processflödesdiagram med Swimmer Lanes. ARIS VAC (Value Added Chain Diagram) processdiagram. ARIS EPC (Event driven Process Chain) processdiagram. BPMN (Business Process Model and Notation) processdiagram. Jämförande analys, fördelar, nackdelar och användningsområden för notationer. Diagramvisning av manual och automatiserade processer... Uppdrag för processer av tids- och kostnadsparametrar, krav på villkor och kvalitet samt annan nödvändig data.
4. Tjänstefunktioner för MS Visio i applikationen för uppgiften att beskriva affärsprocesser.
   • Nedbrytning och inställning av hyperlänkar till kapslade affärsprocessdiagram. Inställnings- och redigeringsskydd för diagramformer. Ställer in diagramformerna för att länka till olika externa filer, dokument och resurser. Skapa och redigera attribut för diagramobjekt. Lägga till och redigera egenskapsfält (attribut) för former. Skapa och redigera uppsättningar av former. Utformning av rapporter baserat på ett grafiskt diagram. Bildande av HTML-publicering av ett grafiskt diagram.