Åtta enkla frågor om affärsautomatisering. Varför automatisera en affärsprocess Sök efter mjukvaruverktyg för att automatisera en affärsprocess

Det finns många myter, stereotyper och fördomar kring begreppet "affärsautomatisering". Till exempel, att automatisering är nödvändig endast för redovisning, och säg, det är omöjligt att automatisera ledande affärsprocesser. Eller att automatisering bara är nödvändig för stora företag, medan småföretag kan klara sig utan det. Eller att automationssystem är extremt dyra, och det är långt ifrån ett faktum att kostnaderna någonsin kommer att löna sig. Till den här artikeln har vi samlat frågor som företagare ofta ställer om automatisering, förberett tydliga svar på dem och illustrerat med verkliga fall.

Verklig automation - vad är det

Affärsautomation är ett företags övergång från tidskrävande manuella operationer till att använda moderna informationsteknik i operativt arbete. Automatisering innebär också införandet av modern teknik där de tidigare inte alls användes.

I småföretag används automatisering vanligtvis i två fall:

i att stödja processer som inte direkt påverkar inkomstökningen, men som är obligatoriska för verksamheten - till exempel redovisning och rapportering;

i de huvudsakliga affärsprocesserna - detta kan till exempel vara automatisering av försäljning eller automatisering av interaktion med kunder (det är också implementeringen av CRM).

Följaktligen kan motiven och målen för automatisering vara olika - i det första fallet är det nödvändigt att säkerställa verksamhetens stabilitet och minska den tid och resurser som spenderas, i det andra för att öka verksamhetens lönsamhet, få konkurrensfördelar, förbättra servicen , attrahera och behålla kunder, öka effektiviteten osv.

"Vattendelaren" mellan dessa två grupper av affärsprocesser visar bara skillnaden mellan "redovisningsautomation" och verklig automatisering: den första hjälper till att uppfylla företagets skyldigheter gentemot staten och dess skattemyndigheter med minimala kostnader, den andra hjälper företaget att spendera mindre, tjäna mer och utvecklas mer effektivt. Så, automatisering är inte begränsad till enbart bokföring, dess tillämpningsområde är mycket bredare.

Vad är automationssystem

Automationssystem är just de program och tjänster som används för att flytta från manuellt arbete till informationsteknik. Med andra ord är både ett integrerat ERP-system för företagsresurshantering och en "moln"-tjänst för en webbutik ett automationssystem.

Varje affärsautomationssystem tillhandahåller flera nyckelprocesser: samla in (mata in) data, bearbeta data och tillhandahålla den insamlade och bearbetade informationen i den form, volym, format som den behövs av chefen eller en specialiserad specialist.

Till exempel om du anger information om kontakter med potentiella klienter, ange sedan i vilket skede förhandlingarna är med var och en av dem, ange noggrant data om resultaten av förhandlingarna och om slutförda transaktioner - sedan i ett bra försäljningsledningssystem kan du omedelbart få en "försäljningstratt" och med ackumuleringen av några statistik - och en försäljningsprognos in beroende på hur hårt dina chefer har jobbat idag.

Automationssystem fungerar på liknande sätt för andra processer. Chefen kan omedelbart få information om läget i företaget: hur mycket pengar finns på räkenskaperna, hur mycket du är skyldig och hur mycket du är skyldig, vad är kostnadsstrukturen och lönsamheten för projektet, hur många kalla samtal gjordes av anställda, vad är varje chefs verkliga effektivitet osv.

Varför behöver vi verklig automatisering överhuvudtaget,
vad ger hon till företaget

Kort sagt, väl genomförd automatisering låter dig göra följande:

förbättra kvaliteten på kundservice;

optimera logistikkostnaderna, förbättra kvaliteten på logistiken i alla skeden - från mottagandet av produkten på lagret till dess leverans till kunden;

effektivt planera mottagandet av medel, förhindra kontantbrist;

beräkna lönsamheten för beställningar;

snabbt och korrekt förbereda dokument för uppdragsgivare, entreprenörer och partners - från kommersiellt förslag före försoningsakten;

avlasta chefen och nyckelcheferna från rutinarbete, använda dem mer effektivt arbetstid för företagets utveckling;

omedelbart ta emot rapporter om det verkliga tillståndet i företaget;

optimera personalkostnaderna, utnyttja arbetstiden och de anställdas kompetens mer effektivt;

att minimera den negativa inverkan av den "mänskliga faktorn" på företagen;

lagra information säkert - varje anställd arbetar endast med de uppgifter som han får tillgång till;

förbättra och påskynda affärsprocesser i företaget;

effektivt stödja operativa aktiviteter - organisera redovisning och kontroll.

I ett litet företag är dessa effekter vanligtvis märkbara efter några veckor.

Vilka affärsprocesser kan och bör automatiseras

Vanligtvis börjar affärsautomatisering med massiva arbetsintensiva rutinoperationer, med processer som har störst inverkan på företagets intäkter och vinster, eller med de mest problematiska områdena.

I början, kan du automatisera uppgifter som är mycket tidskrävande eller omöjliga att utföra manuellt - ta hänsyn till detaljhandelns omsättning, analysera varurörelser, planera kassaflöden, planera och redovisa arbetstimmar, beräkna kostnaden osv.

För det andra, kan du automatisera arbetet för anställda som utför vanliga rutinoperationer (telefonförsäljare, logistiker, försäljningschefer, etc.) eller till och med ta bort vissa jobb med anställda (till exempel ställ in automatisk synkronisering av data om tillgången på varor i lagret och på butikens skyltfönster).

För det tredje, kan du använda automatisering för att "ställa i ordning i huset" - för att ta kontroll över kundfordringar, lagerlager, anställning av anställda, deras efterlevnad av standarderna för samtal och möten med kunder, etc.

Det är inte nödvändigt att automatisera alla affärsprocesser på en gång. Du kan successivt skala upp automatiseringen i ditt företag efter behov. Och skapa ett enhetligt ledningssystem konsekvent.

Det viktigaste är att komma ihåg målen för vilka automatisering startades. Automatisering för automatiseringens skull är ett slöseri med tid och resurser.

Hur man väljer en mjukvaruprodukt för automatisering

När du väljer ett affärsautomationssystem kan du gå på två sätt:

Använd en standard ("box") produkt eller molntjänst.

Utveckla och implementera en individuell mjukvarulösning.

En standardlösning är lättare att implementera och billigare. Men du måste komma ihåg att inte alla typiska produkter kan modifieras för att passa dina uppgifter - i ett antal program är möjligheterna till ytterligare anpassning kraftigt begränsade eller helt uteslutna. Detsamma gäller förresten molntjänster.

Det bästa alternativet för många småföretag är att köpa färdig lösning med möjlighet att skräddarsy, snabbt lansera den för att inte bromsa vitala affärsprocesser, och vid behov påbörja arbetet med att anpassa produkten, d.v.s. dess anpassning för ditt företags specifika uppgifter.

Valet av program är en ganska ansvarsfull fråga, det är nödvändigt att arbeta igenom en ganska stor mängd information. Det finns många mjukvaruprodukter på marknaden, alla med sina egna egenskaper och fördelar. Du bör få svar på följande viktiga frågor:

vilka specifika uppgifter och processer som planeras att automatiseras;

om systemets funktionalitet motsvarar de uppgifter som kommer att behöva lösas med dess hjälp;

är det möjligt att anpassa systemet för din affärspraxis;

om det kommer att vara möjligt, när affärsprocesser eller affärsförhållanden förändras, att snabbt ändra systemet utan att stoppa dess drift;

hur enkelt och bekvämt systemet är att använda;

är det möjligt att integrera systemet med andra applikationer eller tjänster;

om systemet stöds på surfplattor, smartphones;

vem och hur ska genomföra teknisk support;

hur mycket implementering och support kostar.

För att svara på dessa frågor är det lämpligt att rådgöra med representanter för leverantörer (dvs. mjukvaruföretag). Om möjligt, kommunicera också med andra företagare som löser liknande problem; deras erfarenhet kommer att ge dig värdefull information, som hjälper dig att göra ett val till förmån för en viss mjukvaruprodukt.

Hur mycket kostar automationssystemet

Detta är en retorisk fråga, och det finns inget definitivt svar på den. Hur mycket kostar reparationen? Det kan göras för 100 tusen rubel, eller det kan göras för en miljon, allt beror på rummets yta, uppgifter, materialkvalitet etc. Kostnaden för en specifik mjukvarulösning kommer också att bero på många variabler: vilka uppgifter som ska lösas med hjälp av systemet, är det en typisk produkt eller anpassningsbar, vilka resurser kommer att krävas för implementering, hur många arbetsplatser som kommer att kopplas till systemet, etc.

Kostnaden för automatisering består av flera komponenter:

kostnaden för själva systemet (kostnaden för en box eller hyresbetalningar - vid användning av "moln"-applikationer);

kostnaderna för att inrätta systemet och utbilda personal;

kostnaden för regelbundet underhåll.

Till detta kan läggas indirekta kostnader – till exempel den tid som regissören och nyckelanvändare lägger ner på att delta i projektet.

Hur är implementeringen av automationssystemet
och hur man väljer ett entreprenörsföretag

Implementering är processen att anpassa programvara för företag och, delvis, företag - för programvara.

För enkla uppgifter eller processer kommer "implementering" endast att bestå av att installera programvara på din dator (eller registrera dig i en "moln"-tjänst) och ange initial information. Direkt efter det kan du börja skriva ut dokument, fylla i en kundbas eller utfärda uppgifter.

För mer komplexa uppgifter (till exempel att beräkna den planerade lönsamheten för order vid tidpunkten för transaktionen - för att inte arbeta med förlust) kan det vara nödvändigt att modifiera systemet för de förhållanden och praxis som har utvecklats i företaget . Ett korrekt valt system upprätthåller vanligtvis någon typ av typisk process för en sådan uppgift. Men i praktiken har varje företag sin egen metodik. Det är denna särart i genomförandeprocessen som kommer att behöva återspeglas.

Implementering kan göras på egen hand eller så kan du bjuda in specialister. Men hoppas inte att entreprenören gör allt i på bästa möjliga sätt utan ditt deltagande; nyckelmedarbetare och företagsledning kommer att behöva delta aktivt i nästan alla stadier, ju djupare du kastar dig in i implementeringsprocessen kommer projektets framgång till stor del att bero på.

Att välja en implementeringspartner är ungefär detsamma som att välja ett team för att renovera en lägenhet. Genomför marknadsbevakning och identifiera företag vars kompetens är tillräcklig för att lösa dina problem, och förutsättningarna är optimala vad gäller pris/kvalitetsförhållande. Det är mycket önskvärt att din potentiella partner har ett certifikat för överensstämmelse med kvalitetsledningssystemet med den internationella standarden ISO 9001:2008. Håll möten med specialisterna från företagen från denna kortlista (inklusive se till att prata med den anställde som kommer att följa med ditt projekt). Utforska portföljen och ägna särskild uppmärksamhet åt huruvida entreprenören har erfarenhet av att framgångsrikt implementera ett automationssystem i företag vars specialiteter och branscher sammanfaller med dina. Det är också tillrådligt att prata med de högsta tjänstemännen för dessa företag och ta reda på deras åsikt om din potentiella partner - var implementeringen framgångsrik, är du nöjd med resultatet av arbetet, är garantiservicen väl organiserad, vilka svårigheter du stött på, etc.

När du väljer en entreprenör är det också vettigt att använda proportionalitetsprincipen: om du har ett litet företag, är det lämpligt att göra affärer med litet företag– alla godkännanden kommer att ske snabbare, det är lättare att förhandla med en jämställd partner i kontroversiella frågor osv.

Vilka är riskerna när man implementerar ett automationssystem

Naturligtvis, när man introducerar ett automationssystem finns det vissa risker - från missade deadlines och överskridande av budget, till personalmotstånd och behovet av att ändra enskilda affärsprocesser för att möta kraven i systemet. Men de flesta av problemen kan undvikas om de uppgifter som kräver automatisering är korrekt identifierade, de befintliga mjukvaruprodukterna övervakas med hög kvalitet och valet av en implementeringspartner är genomtänkt. En viktig förutsättning för ett framgångsrikt genomförande av projektet är också det personliga deltagandet av den första personen i företaget / företagsägaren, i det här fallet minskar riskerna för att "få fel sak" avsevärt.

När det gäller personalens motstånd är det här mycket viktigt att å ena sidan utföra ett högkvalitativt arbete för att förklara fördelarna med automatisering för företaget och alla anställda, och å andra sidan att skapa in alla anställda, inklusive högsta ledningen, en fast känsla av förändringens oundviklighet. Om det finns fall av avbrott i vissa processer är det nödvändigt att undersöka och undanröja hinder i hot pursuit. Ett bra verktyg implementering är att belöna anställda för att de är involverade i projektet och för vissa milstolpar kommer detta att bidra till att uppnå lojalitet hos resten av teammedlemmarna.

Idag är det ett av begreppen för deras förvaltning, vars utmärkande drag är användningen av informationsteknologi. Det ger en utbredd användning av datorer och programvara och säkerställer hanteringen av information, resurser och aktiviteter med minimal eller ingen mänsklig inblandning i dessa procedurer.
Huvuduppgiften som ska förverkligas design av processautomation- Detta är slutsatsen av de kvalitativa indikatorerna för processer på en i grunden mer hög nivå... Det uppnås främst på grund av det faktum att den största fördelen med det automatiserade läget över det manuella läget är dess större tillförlitlighet.

Vilket i sin tur bidrar till:

Ökad produktivitet;
- acceleration;
- Sänkning av priset;
- ökad noggrannhet och stabilitet.
I dag processautomation i världen används den överallt - från samordningen av den mest komplexa produktionen till genomförandet av förvärv i stormarknader. Företagets fokus, såväl som dess skala, är i det här fallet inte grundläggande: automatisering genomsyrar bokstavligen någon av dem. Och tack vare användningen av processormetoden tillämpas enhetliga principer för automatisering på hela uppsättningen av processer.

Principer

Även om processautomation kan implementeras på olika nivåer, är dess principer för var och en av dem, såväl som för alla processer, desamma. Denna omständighet sätter förutsättningarna för det mest effektiva genomförandet av de processer som genomförs i automatiskt läge och definierar principerna för deras kontroll från automationssidan.
Dessa principer inkluderar:
1. Konsekvens. I en process som styrs av automatisering måste alla operationer koordineras både ömsesidigt och med dess in- och utgångar. Underlåtenhet att uppfylla detta villkor leder ofta till misslyckanden i genomförandet av uppgiften.
2. Integration. En process som styrs av automatisering måste kunna integreras i organisationens övergripande system. Beroende på graden av automatisering kan denna integration implementeras på olika sätt. Det ändrar dock inte själva kärnan i själva principen, som förblir oförändrad. Målet med att automatisera alla processer är att säkerställa dess interaktion med miljön, som är utanför den.
3. Oberoende av utförande.

Varje process som implementeras med hjälp av automatisering bör implementeras utan mänskligt deltagande eller med en minimerad kontrollnivå som utövas av operatören. Under förutsättning att processen implementeras korrekt bör mänsklig inblandning i den inte äga rum.
Det är värt att notera att principerna som anges ovan kan vara avsevärt detaljerade, beroende på typen av processer och graden av automatisering.

Så, automatisering av produktionsprocesser tillhandahåller sådana principer som:

Kontinuitet;
- specialisering;
- proportionalitet osv.
Nivåer
Processautomation är nödvändigt tillstånd stöd till företagsledning, som påverkar alla nivåer i dess hierarki, och nivån på automatisering bestäms i enlighet med ledningsnivån. Det finns tre huvudnivåer av ledning:
- operativt;
- taktisk;
- strategiskt.
Baserat på klassificeringen som beskrivs ovan särskiljs följande nivåer av automatisering:
1. Nivån på artister. Typiska processer för honom är de som utförs regelbundet. Deras automatisering arbetar för att uppnå operativa mål (till exempel implementering av en av produktionsprocesserna), bibehålla de angivna parametrarna (till exempel autopiloten för ett flygplan) och bibehålla det önskade driftläget (till exempel temperaturindikatorerna för panna).
2. Nivån på produktionsledning. I det här fallet är målet med automatisering den korrekta fördelningen av uppgifter mellan processer som ligger under den hierarkiska stegen. Som exempel kan nämnas genomförande av produktions- och tjänsteplanering samt processer för hantering av resurser, dokumentation m.m.
3. Nivån på företagsledning. Automatisering på denna nivå löser problem i samband med analys och prognoser. Bidrar effektivt arbete den högsta nivån i företagshierarkin inom det finansiella och ekonomiska området - detta är dess huvudsakliga syfte.
När det gäller implementeringen av automatisering av processer på var och en av ovanstående nivåer är det möjligt genom användning av system som:

- CRM - system för hantering av kundrelationer;
- OLAP - analytisk bearbetning i realtid;
- ERP - Enterprise Resource Management.

Vart och ett av automationssystemen kan klassificeras i en av tre huvudtyper:

1. Oföränderlig. Under processen är den angivna sekvensen av åtgärder inte föremål för några justeringar.
2. Programmerbar. Beroende på vilket program som används och processens detaljer kan sekvensen av åtgärder variera. Valet av önskad sekvens beror på uppsättningen instruktioner som systemet riktar sig till.
3. Självjusterande. De nödvändiga alternativen för att lösa problemet kan väljas efter systemets gottfinnande under drift. Att ändra deras sekvens och villkor för genomförandet utförs genom att övervaka processens framsteg.
Dessa typer av processautomation kan användas separat eller som en del av ett kombinerat system: allt beror på situationen.

Visningar

Beroende på var företagen befinner sig i bearbetningskedjan naturliga resurser, kan de alla falla i en av tre kategorier.
Den första är "gruvarbetarna" och producenter av råvaror. Representanter för Lantbruk eller kolväteproduktionsindustrin.
Den andra är de som bearbetar de första utvunna råvarorna. Denna kategori inkluderar biltillverkare, företag som producerar el, stål, elektronik, etc.
Den tredje är representanter för tjänstesektorn: underhållning, medicinsk, utbildning, finansiella och andra institutioner och institutioner.
För alla företag, oavsett de beskrivna grupperna de tillhör, finns det allmänna kategorier av processer som är kopplade till deras verksamhet.

Dessa processer är:

1. Affärer. Eller affärsprocesser, som de också kallas. Deras uppgift är att säkerställa effektiv interaktion både inom företaget och med olika externa intressenter (konsumenter av varor eller tjänster, produktleverantörer, tillsynsmyndigheter, etc.). Typiska affärsprocesser är alla typer av planering, marknadsföring och redovisning samt kundkontaktaktiviteter.
2. Design och utveckling. Sådana processer tillhandahåller insamling och analys av initial information, projektgenomförande, kontroll över dess genomförande, etc.
3. Tillverkning. Alla processer för implementering av produktion av varor eller tjänster bör klassificeras i denna kategori. Detsamma kan sägas om de processer som är förknippade med olika sorter planering, leverans, service m.m.
4. Övervakning och analys. Insamling och bearbetning av data relaterade till utförande av processer är huvuduppgiften för processerna från denna kategori. Exempel - implementering av kvalitetskontroll av varor eller tjänster, förvaltning, inventering.
Den som vill bekanta sig med exempel på olika tekniska specifikationer för automatisering av företagets delsystem kan se och köpa dem i Kvalitetsledningswebbbutiken.

Strategi

Eftersom processautomatisering är en svår och ganska tidskrävande uppgift kräver den strikt efterlevnad av en viss strategi, vilket bidrar till att öka effektiviteten i aktiviteterna och erhålla ett stort antal uppenbara fördelar.
För att utforma en strategi måste processen:
1. Förstå. Baserat på en noggrann analys kan du få den mest kompletta bilden av processen, in i minsta detalj. Så du bör få information om dess ingångar och utgångar, sekvensen av operationer, närvaron av kommunikation med andra processer, sammansättningen av dess resurser, etc.
2. Förenkla. Detta kan göras genom att radera operationer som inte är värdefulla. Vissa operationer kan kombineras, utföras parallellt osv. Allt som är mest rationellt är välkommet här - till exempel att förbättra tekniken för att implementera processen eller dess fullständiga ersättning.
3. Automatisera. Denna punkt bör närma sig först efter att ha slutfört den föregående. Anledningen till detta är enkel: ju enklare processen är, desto lättare är den att automatisera och desto mer stabil och effektiv blir den.

Fördelar

Övning visar det processautomation i den överväldigande majoriteten av fallen bidrar det till en påtaglig förbättring av kvaliteten på både produkter och hanteringen av dess produktion. När man implementerar QMS-hantering tillåter det företaget att förbättra kvalitetsindikatorerna för sitt arbete. Men innan du fattar ett slutgiltigt beslut om implementering av automatisering, rekommenderas det att du bekantar dig med dess huvudsakliga fördelar.
Så de viktigaste fördelarna med processautomatisering är:
1. Acceleration av operationer som upprepas. Automatisering under sitt arbete är inte föremål för trötthet, vilket säkerställer dess felfrihet, oavsett aktivitetens varaktighet. Dessutom inser hon samma typ av uppgifter mycket snabbare än en person.
2. Förbättring av kvalitetsindikatorer. Den främsta orsaken till detta är bristen på en mänsklig faktor, vilket bidrar till en betydande minskning av antalet olika typer av fel.
3. Förbättra kontrollnoggrannheten. Tack vare den informationsteknologi som används kan mängden data om processen vara mycket stor, vilket bidrar till dess mer exakta utförande.
4. Möjlighet till samtidigt genomförande av flera uppgifter. Den parallella lösningen av sådana åtgärder med hjälp av automatisering ökar produktiviteten avsevärt utan att kompromissa med noggrannhet och kvalitet.
5. Öka hastigheten för beslutsfattande i typiska situationer. Denna fördel säkerställer att det inte finns några inkonsekvenser i nästa steg av processen.

När automatisering kanske inte är motiverad

Man bör dock komma ihåg att det i vissa situationer inte är motiverat att använda processautomation. Detta är möjligt när:
1. De utförda åtgärderna är för komplicerade tekniskt eller ekonomiskt.
2. Produkten har en kortslutning livscykel... Om produkter skapas och introduceras på marknaden så snabbt som möjligt, eller om efterfrågan på dem blir kortvarig, kan automatisering visa sig vara mindre rationellt än manuellt utförande av processer.
3. Produkterna är unika, handgjorda av en mästare.
4. Efterfrågan på en produkt är föremål för alltför stora fluktuationer. Denna omständighet leder till förändringar i produktionsvolymer, vilket gör användningen av automatisering omotiverad.
I vilket fall som helst, innan du fattar ett slutgiltigt beslut om lämpligheten av att använda automatisering, bör du utföra en så noggrann analys som möjligt för att utesluta sannolikheten för en felaktig slutsats.

Försäljningsgenerator

Lästid: 15 minuter

Vi skickar materialet till dig på:

Exempel på framgångsrik företagsautomatisering är sällsynta. Med tanke på att åtgärderna för att etablera det är mycket mödosamma och inte billiga, är det värt att först ta reda på vad automatisering av affärsprocesser är till för, hur det kommer att hjälpa dig att lösa akuta problem.

I den här artikeln kommer du att lära dig:

Vad exakt är det
Populära automationssystem
Var ska automatisering börja i ett företag?
Vad du ska titta efter när du väljer fonder
4 tips på hur du kan spara på det
Fallgropar »automatisering av affärsprocesser
Vad du ska kontrollera under automationshantering

Vad betyder automatisering av affärsprocesser?

Affärsautomation förstås vanligtvis som processen att överföra rutinmässiga repetitiva operationer och uppgifter under kontroll av ett mjukvarupaket eller informationssystem. Som ett resultat får företagets ledning möjlighet att frigöra mänskliga och ekonomiska resurser, öka arbetsproduktiviteten och mer effektivt hantera utvecklingsstrategin.

Ett typiskt exempel på att leda en organisation, när en tydlig sekvens av åtgärder inte följs, kan presenteras i form av följande diagram:

Denna hanteringsmetod är åtföljd av allvarliga nackdelar:

chefer och linjechefer upplever en konstant hög belastning, eftersom arbetsprocessen sker uteslutande med deras direkta deltagande;
i processen att utföra uppgifter, förutom de huvudsakliga utförare, är anställda vid relaterade avdelningar involverade;
ingen vet i vilket stadium lösningen på problemet är;
ansvarsområden är inte uppdelade, många funktioner dupliceras;
tidpunkten för beslutsfattandet övervakas inte noga;
anställda som deltar i processen är inte motiverade för det slutliga målet.

Som ett resultat av detta tillvägagångssätt är alla upptagna och lösningen på de uppsatta uppgifterna lämnar mycket övrigt att önska.

Processtänkande skiljer sig fundamentalt från detta tillstånd, eftersom det är baserat på den optimala ordningen för åtgärder och kontroll av genomförandet i varje steg.

Syftet med processmetoden är att företagets verksamhet överensstämmer med vissa regler och att interna affärsprocesser är sammanlänkade.

Processmetoden har följande fördelar:

ordning och reda i affärsprocesser;
lösa problem på kortaste sätt;
anställdas personliga ansvar för deras arbetsområde;
kontroll över utförandet av uppgifter;
motivation av anställda att uppnå optimala resultat;
schemaläggning enligt tidpunkten för uppgifter;
förenkling av den interna hierarkin i företagets organisationsstruktur.

Vad exakt är automatisering av affärsprocesser

Automationssystem låter dig simulera affärsprocesser av vilken komplexitet som helst online. En tillgänglig uppgiftshanterare tillhandahålls för användare, som kombinerar bekvämlighet och mångsidighet.

Med dess hjälp får medarbetarna möjlighet att utse personer som ansvarar för att lösa specifika uppgifter, få statistik över tiden som lagts ner på enskilda processer och även göra upp planer för att optimera sin verksamhet. En påminnelse om deadlines hjälper dig att undvika missade deadlines för vissa uppgifter.

Kundinformationshantering

I hjärtat av varje automationssystem för affärsprocesser finns en databas som förenar all information om företagets kunder. Om denna information används på rätt sätt kan organisationen arbeta så effektivt som möjligt.

Systemet organiserar data och gör det möjligt att gruppera dem beroende på specifika uppgifter. Kundbasen inkluderar hela utbudet av information som behövs för att optimera kundupplevelsen.

All data är grupperad i praktiska block, systemet ger en bekväm möjlighet att skicka ett brev, ringa ett samtal, påminna historien gemensamma aktiviteter och kommer även att visa profiler på sociala nätverk.

Automatisering av försäljningsprocesser

Huvudfunktionerna i affäinkluderar att hjälpa chefer med effektiv försäljningsledning. Tack vare systemet kan arbete med flera transaktioner ske samtidigt. Varje steg vägleds av användare för att hjälpa dem att planera sitt nästa steg mest effektivt.

Med en historia av samarbete med en viss kund framför ögonen, kommer chefen lätt att erbjuda honom exakt den produkt som med största sannolikhet kommer att tillfredsställa hans behov.

Säljtratten och andra analysmetoder gör det enkelt att identifiera svagheter i säljprocessen och uppmärksamma vilka medarbetare som får bäst resultat. Bekväma visuella verktyg i systemet gör det möjligt att se till att kundens profil innehåller all nödvändig information, samt att data om transaktioner återspeglas så exakt som möjligt.

Lead management

Lead management är en lika viktig funktion i ett automationssystem för affärsprocesser. Användare kan få en uppfattning om kundernas behov, både inkluderade i företagets bas och potentiella kunder.

Varje ny lead är föremål för automatisk registrering i systemet, varefter den själv uppmanar chefen de steg som kommer att vara mest effektiva i en viss situation.

Kundtjänsthantering

Långvariga relationer med kunder är omöjliga utan en väl fungerande tjänst. Systemet för automatisering av affärsprocesser låter dig skapa en flerkanalstjänst av hög kvalitet. Kundärenden och serviceförfrågningar hanteras utifrån en referensprocess.

Information om kunder, inkommande och utgående samtal är fokuserad i ett fönster. Systemet kan erbjuda den nödvändiga formen av kontraktet, bestämma kompetensgruppen, beräkna tidsramen inom vilken applikationen kommer att exekveras och ringa tillbaka till kunden.

Dokumentflödesautomatisering

Automationssystemet låter dig ställa i ordning företagets dokumentflöde för att ytterligare effektivisera hanteringen av kontrakt, fakturor, protokoll och inkommande korrespondens. Programmet erbjuder att använda färdiga mallar för bildandet av olika dokument.

Det är möjligt att bifoga skannade kopior för snabb åtkomst till tryckta versioner. Elektronisk lagring innehåller hela volymen företagsdokumentation. Bekväm sökning gör att du kan hitta erforderligt dokument på en bråkdel av en sekund. Möjlighet ges grupparbete, samt iakttagelser i syfte att stämma av konton.

Produktportföljhantering

TILL vanliga möjligheter affärsprocessautomationssystem har lagt till verktyg som låter dig strukturera nomenklaturen och hantera produktkatalogen. För att underlätta sökproceduren kan du installera ett bekvämt filter. Redovisning av priser och rabatter kommer att bli mycket lättare, liksom urvalet av produkter för en beställning.

Populära system för affärsprocessautomation

Skicka in din ansökan

Varje företag har sina egna affärsprocesser. Deras kombination kan grupperas i flera riktningar och sedan automatiseras både generellt och inom en process:

Komplex automatisering av affärsprocesser

Automatisering av affärsprocesser, utförd på ett "ö"-sätt, utan sammankoppling mellan enskilda system, ger sällan påtagliga fördelar. När det gäller att optimera enskilda verksamhetsområden är målet inte att förbättra effektiviteten i företaget som helhet.

Ett enhetligt system för att automatisera affärsprocesser, tvärtom, är en uppsättning verktyg som låter dig hantera de finansiella och ekonomiska aktiviteterna för ett företag som helhet, för att upprätthålla drifts-, redovisnings- och förvaltningsredovisning.

ERP - konceptet med ett enhetligt system för att hantera företag - började tillämpas i slutet av 80-talet, med åren har det blivit mer och mer populärt tack vare tillkomsten av motsvarande programvara.

ERP-systemet bygger på principen om ett enda informationsutrymme, med hjälp av vilket det är möjligt att spåra och analysera data om affärsprocesser som förekommer i olika divisioner av organisationen.

ERP-system använder en modulär princip för att bygga, har en struktur bestående av oberoende block som ansvarar för en separat process. Detta gör att du kan förfina och utöka systemets kapacitet tillsammans med uppkomsten av nya tekniska eller lagstiftningsmässiga aspekter, såväl som förändrade kundbehov.

Ett typiskt affärssystem består av följande grupper av moduler:

logistisk;
industriell;
marknadsföring;
tillhandahålla;
försäljning osv.

ERP-system i rysk verksamhet började användas av de största företagen i slutet av 1900-talet, idag kan inget företag klara sig utan dem, oavsett dess storlek.

Efter att ha implementerat ett affärssystem behöver företaget inte längre många program med ett snävt fokus - arbete med lager, ekonomi, logistik, kontor. Följaktligen minskar IT-supportkostnaderna avsevärt.

Under 2017 var de tre främsta ledarna på den globala ERP-systemmarknaden SAP (20 %), Oracle (13,9 %) och Microsoft (9,4 %). De följs av följande företag i fallande ordning: Infor, Epicor, Sage, NetSuite, IFS, IQMS, Syspro.

Oracle erkändes som mästaren i implementeringshastigheten och SAP när det gäller avkastningen på investeringen.

Det mest populära ryska affärssystemet 2017 var 1C: Enterprise. Lite mindre populära är Galaxy ERP, SAP ERP, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV.

Var ska automatiseringen av affärsprocesser i ett företag börja?

Under etableringen av automatisering av affärsprocesser går företaget igenom följande steg:

Analys av affärsprocesser, deras anpassning eller revision.
Fastställande av omedelbara behov av automatisering.
Val av mjukvara eller utveckling av skräddarsydd mjukvara.
Implementering av systemet på företaget och utbildning av personal i dess användning.

I den här listan är absolut alla stadier viktiga.

Till att börja med, låt oss bestämma vad som kommer att diskuteras. En affärsprocess är ett komplex av aktiviteter som följer ett gemensamt mål, som sker i en given sekvens och fortskrider inom ramen för uppställda krav.

Som ett resultat av sådana aktiviteter omvandlas resurser till slutprodukt värdefulla för konsumenten. Om man tittar på affärsprocessen från informationsteknologins sida kommer det att se ut som en sekvens av arbeten relaterade till produktionsverksamhet företag vars syfte är att skapa mervärden.

Affärsprocessen inkluderar strukturen av flera åtgärder som syftar till att uppnå mål i informationssystemet, såsom företagsledning, produktkvalitetsanalys och resursstöd för dess release.

Vi ser ofta hur ledningen hoppas kunna etablera interaktion mellan divisionerna i företaget genom att automatisera affärsprocesser. Ja, informationssystem är en integrerad del av ledningen, men de kan inte i grunden förändra en analfabetorganisation.

Många företag arbetar med enorma mängder data, för analys och användning av dessa moderna systemär helt enkelt nödvändiga, och automatisering kommer att hjälpa företaget att nå en ny utvecklingsnivå.

När det kommer till det faktum att insamlingen av information saknas eller dess tillförlitlighet råder stor tvekan, samverkar inte företagets divisioner med varandra, är det först nödvändigt att upprätta ett ledningssystem.

Därför är den första uppgiften inför ledningen att bedöma Nuvarande tillstånd och avgöra om automatisering hjälper till att lösa problem.

Med hjälp av automatisering av affärsprocesser är det idag möjligt att tillhandahålla en lösning på följande uppgifter:

Öka hastigheten på informationsbehandlingen inom företaget(till exempel omedelbart mottagande av en ansökan från försäljningsavdelningen till lagret).
Uppnå affärstransparens(Ta till exempel reda på hur mycket motparternas skulder).
Kontrollera mängden information(kunder har till exempel möjlighet att lämna applikationer via sajten).
Öka interaktionen mellan avdelningarna(till exempel kommer en vara som bokats av en kund inte att säljas till en annan).
Öka indikatorerna för företagets tillverkningsbarhet(exempelvis beräknas priser och skatter automatiskt) osv.

Men för att lösa sådana problem som att attrahera nya kunder, tidpunkten för leverans skatteredovisning och strategisk planering, enbart affärsprocessautomation är uppenbarligen inte tillräckligt.

Som regel krävs dess genomförande i följande fall:

omorientering av företaget för att möta nya utmaningar(tillverkning av andra produkter, inträde på nya marknader, utrusta produktionen med moderna tekniska linjer);
genomförande av reformer eller förändringar i förvaltningsprinciper;
oförmågan hos det gamla automationssystemet att möta företagets behov;
förbereder företaget för försäljning(som ett resultat av automatisering kommer dess marknadsvärde att öka).

Det näst viktigaste steget är att bestämma vilket område av företagets verksamhet som behöver automatisera affärsprocesser i första hand. Det enklaste sättet att göra detta är för små och medelstora företag. De behöver bara avgöra vilken anställd som är inblandad i lagring och bearbetning av data, rapportering och liknande aktiviteter.

Redovisnings- och försäljningsavdelningar, lager etc. är de första att tänka på. Det finns affärsprocesser som behöver automatiseras utan att tveka – personal, redovisning, lagerredovisning.

Ett annat sätt att avgöra vilket område av företagets verksamhet som behöver prioritera automatisering av affärsprocesser är att identifiera företagets svagheter. Faktorerna för missnöje kan vara olika - tidpunkten för processen, dess kostnad och kvalitet.

Du kan till exempel göra upp en utvecklingsplan utan att använda programvara. Naturligtvis kommer beräkningarna inte att vara tillräckligt exakta, och deras genomförande kommer att ta minst en vecka. Samtidigt kan ett stort antal misstag inte undvikas, och arbetskostnaderna kommer att bli alltför höga.

För små och medelstora företag är det värt först och främst att automatisera kommunikationen med kunder och alla dess komponenter:

ta order;
respons;
klagomål, önskemål, förslag.

Arbetet med kunder bör byggas på en detaljerad algoritm, som börjar med ett inkommande samtal eller e-post och slutar med orderuppfyllelse och garantisupport.

Målet med att automatisera affärsprocesser bör vara att information överförs från mottagande till implementering utan minsta fördröjning och ytterligare ansträngningar från kundens sida. Vi får inte glömma att företagets kunder är källan till dess välstånd, det är från dem pengarna kommer, som kan användas för ytterligare optimering.

Rörande stora företag, då bör de först och främst automatisera produktionen och arbetet med lager, vilket gör att de kan behandla det maximala antalet beställningar.

Vissa ryska företag traditionellt reglera sina affärsprocesser enl Arbetsbeskrivningar Därför justeras arbetet i dem på grundval av att de angivna indikatorerna uppnås.

Detta innebär att flera divisioner kan ägna sig åt försäljning samtidigt, vilket gör att en intressekonflikt uppstår som negativt påverkar den totala situationen med försäljning och slutvinst.

Genom att ha automatiserade relationer med kunder kan du börja överföra andra affärsprocesser till en informationsbas - lager, inköp, produktion, etc.

Nästa steg bör vara införandet av automatisering i löneredovisning, bildandet statistiska former, redovisning av ädelmetaller.

Men det är i teorin. Praxis visar att först automatisering av finansiella och materialflöden, det vill säga bokföring, lagerbokföring, kontanter. Sedan går de vidare till försäljning, inköp, produktion och kvalitetskontroll.

Det sista steget är automatiseringen av personalverksamheten. Den totala varaktigheten av projektgenomförandet kan ta från ett och ett halvt till tre år.

Vad du ska titta efter när du väljer verktyg för att automatisera affärsprocesser

När du funderar på att köpa programvara för att automatisera affärsprocesser kan du överväga två alternativ:

skapa ett system baserat på en typisk produkt;
utveckla och implementera programvara med hänsyn till företagets individuella behov.

Standardprodukten blir mer kostnadseffektiv och lättare att implementera. Dess nackdel kan betraktas som den begränsade förmågan att anpassa sig till företagets behov, tillhandahållen av utvecklaren. Det gäller även molntjänster.

För att välja den optimala programvaran måste du svara på flera frågor:

Vilka affärsprocesser är föremål för automatisering?
Uppfyller det valda programmets funktionalitet de uppgifter som det måste lösa?
Är det möjligt att anpassa det till detaljerna i din process?
Finns det en möjlighet att omedelbart göra ändringar i systemet utan att stoppa användningen, om det skulle behövas?
Är systemet lätt att använda?
Är det möjligt att integrera systemet med redan installerade tjänster eller automationsprogram?
Vem kommer att tillhandahålla teknisk support och under vilka villkor?
Hur mycket kommer det att kosta att implementera och äga systemet?

Det är osannolikt att det kommer att vara möjligt att klara sig utan hjälp av proffs, så du bör söka råd från leverantörsföretag som utvecklar specialiserad programvara. Det kommer att vara användbart att analysera erfarenheterna från partners och konkurrenter.

Baserat på all mottagen information, med hänsyn till specifikationerna för din egen bransch, kan du börja välja en specifik produkt. Besluta om automatiseringen av affärsprocesser kommer att vara komplex eller kan undvaras ERP-system, beror på företagets egenskaper.

Hur mycket kostar det att automatisera ett företags affärsprocesser?

Det är ganska svårt att ge ett entydigt svar, eftersom kostnaden för att automatisera affärsprocesserna för ett visst företag är direkt beroende av flera villkor som måste beaktas:

vilka uppgifter programvaran ska vara designad för;
systemet ska vara typiskt eller anpassningsbart;
vilka resurser som krävs för dess genomförande;
hur många arbetsplatser som ska anslutas till systemet.

Till exempel kommer köpet av det mest populära programmet i Ryssland "1C: Enterprise" att kosta från 40 tusen rubel för 20 jobb till 400 tusen rubel - för 100.

Flera faktorer påverkar också kostnaden för automatisering:

priset för själva systemet, inklusive "box" eller hyresbetalningar, om "moln"-versionen kommer att användas;
kostnaden för tjänster för att sätta upp ett automationssystem och utbildning av anställda att arbeta med det;
betalning för teknisk support.

Indirekta kostnader såsom nyckelanvändare och ledningstid som läggs på projektdeltagande bör inkluderas i denna kostnadspost.

Råd nummer 1. Se till att beskrivningen av affärsprocesser hålls uppdaterad.

Utarbeta föreskrifter för underhåll och kodning av NSI-analysen (referensinformation). Kontrollera ledning och personal regelbundet för kunskap om företagets affärsprocesser och kvalitetskontrollsystem. Detta garanterar besparingar av IT-projektets budget upp till 30-40%.

De anställda i företaget bör ha en klar uppfattning om vad som är föremål för automatisering och varför det är nödvändigt. Med en förståelse för kärnan i processerna kommer utvecklingen av programmet eller anpassningen av den "boxade" versionen inte att innebära några svårigheter för IT-direktören.

Du kan genomföra projektet både självständigt och med hjälp av specialiserade företag.

Det finns exempel på implementering integrerad automation affärsprocesser för stora företag, vars omsättning är miljarder dollar, på bara två månader. Ett sådant resultat kan anses ogenomförbart, men man bör ha i åtanke att detta var det sista skedet av förarbetet med NSI och rapporteringsformulär, som varade i mer än två år.

Råd nummer 2. Använd gratisprogram för att automatisera repetitiva operationer på din dator.

Att dela ansvar hjälper dig att bli av med rutinen.

Råd nummer 3. Dra nytta av automationsimplementeringstjänster som tillhandahålls av IT-företag som redan har genomfört projekt i din bransch.

De förstår detaljerna i ditt företag, vilket kommer att minska kostnaderna avsevärt.

Råd nummer 4. Ta itu med IT-företag som säljer och installerar olika automationssystem, det vill säga flera leverantörer.

Kvalifikationerna hos personalen i sådana företag gör det möjligt för dem att se mer brett på problemen med att implementera system, de kan jämföra olika mjukvaruprodukter, lyft fram deras för- och nackdelar. Det är därför stor sannolikhet att den optimala lösningen kommer att väljas för ditt företag.

"Fallgropar" i affärsprocessautomatisering

Sträva inte efter excellens

Det första steget i förberedelserna för implementering av automationssystem är forskning, åtföljd av omfattande rapporter om företagets affärsprocesser. Samtidigt står många inför ett så karakteristiskt problem som förseningen i förfarandet för att komma överens om detaljerna i det framtida genomförandet och den upprepade överföringen av dokumentation från kunden till entreprenören.

Överdriven omsorg och önskan att föra projektet till det ideala i det här fallet bör undvikas, eftersom allt detta fördröjer tid och ökar kostnaderna, samtidigt som det inte ger ett påtagligt positivt resultat.

För att förhindra detta mycket vanliga misstag kommer indikationen i kontraktet av villkoren för förberedelse av dokumentationen, antalet nödvändiga godkännanden och strikt efterlevnad av dem att hjälpa.

Bestäm dig för valet

När man utvecklar en systemdesign kan ett vanligt problem kallas valet av ett alternativ enligt vilket gapet mellan beskrivningen av affärsprocesser och standardtypen för det installerade systemet kommer att realiseras.

För att lösa alla problem kan olika grader av automatisering tillämpas. Så behovet av att fylla på urvalszonen från reserven implementeras på flera sätt:

manuell bildning av användaren av en uppgift för att fylla på urvalszonen efter behov;
automatisk generering av en uppgift när en viss parameter når en viss kritisk nivå;
automatisk uppgiftsbildning, med hänsyn till alla potentiella beställningar;
automatisk bildning av uppgiften, baserat på att ta hänsyn till alla potentiella beställningar, leveranser etc., och även ta hänsyn till den ökande komplexiteten i utförandet.

Det största problemet i detta fall är valet av den optimala lösningen. För maximal hastighet bör målen för projektet och tidpunkten för dess genomförande fastställas. Alla berörda parters synpunkter måste beaktas.

En uppgift kan se annorlunda ut för IT-proffs och lagerarbetare. Det bör lösas så att systemet inte orsakar svårigheter för sina huvudanvändare.

Rädsla för innovation

Stadiet för implementering av automationssystem blir ofta orsaken till uppsägning av personal som vägrar att lära sig att arbeta på ett nytt sätt. Fall då hälften av lageranställda föredrog att byta jobb istället för att bemästra nya tekniker för redovisning av varor är ganska vanliga.

Ledarskap kan ta lite tid förebyggande åtgärd, nämligen att genomföra utbildning, samtidigt som man ägnar särskild uppmärksamhet åt dess tillgänglighet för majoriteten av anställda, för att förklara fördelarna som företaget och de anställda själva kommer att få som ett resultat av implementeringen av automationssystemet.

Men om motståndet hos personalen är för stort kan det löna sig att förlita sig på rekrytering av nya medarbetare som är redo att bemästra nya arbetsformer. Denna lösning på anpassningsproblemet är ganska vanlig. Nyanställda är inte bundna av ramarna för "hur det var förr", så de accepterar lätt de nya villkoren.

Funktionerna hos automationssystem, som minimerar behovet av att memorera stora mängder information, gör att en person kan vänja sig vid arbetsplatsen på några dagar.

Vad som ska kontrolleras under hantering av affärsprocessautomatisering

Implementeringen av affärsprocessautomationssystem kräver ständig övervakning av huvudarbetsområdena både från kundens sida och från utförarnas sida. Till de flesta viktiga punkter det är värt att nämna kostnaden för projektet, tidpunkten för de enskilda stegen, personalens aktiviteter, kvaliteten på mellanarbetet.

Undvikande av avvikelser från de planerade indikatorerna som anges i kontraktet, ett snabbt antagande av åtgärder för att eliminera de identifierade bristerna utgör huvuddelen av de uppgifter som ledningen står inför på båda sidor.

Deadlines

Ökningen av tiden för projektets genomförande, vilket innebär ytterligare utgifter, kan kallas ett klassiskt problem med varje introduktion av ny teknik. Som regel uppstår det som ett resultat av sidofaktorer. Särskilda förvaltningsmekanismer kommer att bidra till att minimera sannolikheten för förseningar.

Den viktigaste är tidsplanen för projektets genomförande. Den reglerar allt arbete som behöver göras, i ömsesidigt samband. Ett schema är nödvändigt för att övervaka passagen av kontrollpunkter för genomförandet av projektstadier och kontrollera de tidsfrister som är satta för var och en av dem.

I detta dokument är det nödvändigt att reservera tid i händelse av oförutsedda omständigheter, såväl som datum för kontrollmöten. Framgångsrik implementering projektet beror på hur väl teamen kommer att interagera.

Maximal noggrannhet och detaljer i schemaläggningen ökar sannolikheten för att schemat följs.

Ökning i värde

Kostnaden för projektgenomförande ökar som regel på grund av en förändring i omfattningen av uppgifter jämfört med tidigare etablerade och en förlängning av tidsfristen. Värdestegringen i sig kan vara en faktor som framkallar nya problem.

Särskild försiktighet måste iakttas när man överväger att öka funktionaliteten hos det system som används. Ja, ofta visar sig behovet av att lägga till nya funktioner endast under installationsarbetet, det var extremt svårt att förutse det i förväg.

Men för det mesta insisterar projektdeltagarna på att utöka funktionaliteten, i ett försök att implementera sina kreativa idéer. Denna strävan efter idealet kan vara en anledning till att skjuta upp deadlines, så det är bättre att inkludera initiativ för att förbättra systemet i planen för efterföljande arbete.

Förgrunden bör vara ett snabbt genomförande av projektet för att automatisera affärsprocesser och uppnåendet av de mål som satts i detta skede. Detta är motiverat ur organisatorisk och ekonomisk synpunkt. Att sträva efter oändliga förbättringar av systemet kan leda till att dess relevans försvinner.

Personalfråga

Detta är en av nyckelfaktorerna som påverkar projektets framgång. Personal inom IT-sfären, såväl som i andra branscher, där resultatet av en aktivitet till stor del inte beror på utrustning, utan på en person, spelar en viktig roll.

Följaktligen garanteras frånvaron av problem under genomförandet av projektet och minimering av risker när utförarna kännetecknas av hög professionalism, ansvar och en önskan att uppnå bästa resultat.

Ofta åtföljs introduktionen av nya projekt av en negativ attityd från anställda, uppenbart motstånd och uppdelningen av inflytandesfärer.

Ett annat vanligt problem relaterat till personal är bristen på kundens anställda med nödvändiga kvalifikationer för att delta i genomförandet av projektet.

Det finns flera sätt att komma ur denna situation:

att fylla på personalen med en ny anställd med tillräcklig kunskapsnivå för att genomföra projektaktiviteter;
att tillfälligt anställa en anställd i det verkställande företaget som kommer att företräda kundens intressen inom ramen för projektet (detta alternativ är inte lämpligt för alla, men i praktiken hos vissa företag finns det);
överföra till outsourcing av ett oberoende IT-företag funktionerna för projektkontroll från kundens sida.

Vid implementering av ett projekt för att automatisera affärsprocesser krävs konstant övervakning av uppnåendet av mellanliggande resultat som registrerats i schemat. Syftet med en sådan övervakning är att hålla reda på hur de vidtagna stegen ligger i linje med det slutliga målet.

För detta finns det en mekanism för kontrollpunkter - vissa parametrar som måste uppnås vid det utsedda datumet. Analys av fullständigheten av att lösa problem vid ett specifikt ögonblick hjälper till att förstå om framstegen i implementeringen av automationssystemet avviker från det planerade.

Vid möten med projektledarna jämförs indikatorerna på båda sidor och följande mål ställs upp.

Avslutningsvis vill jag säga att automatisering av affärsprocesser är en komplex men fascinerande process där flera parter är inblandade samtidigt. Det kännetecknas av sin multitasking och kommer att bli framgångsrik endast om flera viktiga villkor är uppfyllda:

erfarenheten av ett företag som implementerar ett automationssystem;
nivån på kvalifikationer och tillförlitlighet hos teamet som arbetar med projektet;
den valda implementeringstekniken.

I det här fallet bör särskild vikt fästas vid legitimiteten för de förfaranden som utförs: att använda licensierad programvara, att kontakta specialister som har certifierats för att utföra relevanta tjänster.

Efter att ha sett till att IT-företaget, som du kommer att anförtro automatiseringen av ditt företags affärsprocesser, har arbetat inom detta område under en lång tid, har många framgångsrika avslutade projekt, arbetar uteslutande med licensierade program, kan du förvänta dig att implementeringen av systemet kommer att bli utgångspunkten för utvecklingen av företaget.

Hur man implementerar automatisering i företaget.
Hur man väljer eller utvecklar programvara.
Hur man väljer leverantör av automationssystem.
Vilka automationssystem finns på marknaden.

Automatisering av affärsprocesser är den bästa möjligheten att minska kostnaderna, öka vinsten och få ett företag i linje med moderna trender. Ta reda på hur du väljer ett automationssystem för ditt företag.

Automationssystem för affärsprocesser

För utskick bildas en neutral text, där kundens namn ersätts. Vare sig manligt eller kvinnonamn ersättas, bör innebörden av texten inte ändras. För att undvika stereotyper kan e-postlistan sammanställas i stil med brev som skickades manuellt innan implementeringen av affärsprocessautomatisering.

När du planerar utskick bör du vara uppmärksam på e-postserverns begränsningar. På betalservrar finns en gräns för antalet bokstäver per timme, på gratisservrar - gränsen är på minut. Om det maximala antalet bokstäver överskrids spärras e-postkontot. För att undvika sådana situationer är e-postlistan uppdelad i flera delar – detta måste också beaktas vid automatisering.

Beräkningar

Alla företag arbetar med datoranvändning. I det enklaste fallet är detta en formel som "Kostnad * Procent = Pris" eller "Mängd * Pris = Kontrollbelopp".

Komplexa formler påträffas ibland. Ibland skapar företag sina egna mjukvarupaket – till exempel genom beräkning plastfönster... Automatisering av beräkningsprocessen gör att du kan fylla i alla nödvändiga fält och utföra alla beräkningar praktiskt taget utan att ta hänsyn till användaren - han behöver bara ange de första uppgifterna på grundval av vilka arbetet kommer att utföras.

I slutändan kommer detta att minimera fel och påskynda användarupplevelsen.

Gör rapport

Allt beror på företagets behov. Till exempel för ett företag detaljhandeln det krävs rapportering om mottagande och förbrukning av varor, lagersaldon, avskrivningar, resultaträkningar etc. Och inte alltid en lämplig lösning finns i ett färdigt mjukvarupaket.

Automationsprogramvara

Efter att ha bestämt dig för alla frågorna ovan kommer du att få en uppfattning om vilken typ av program du behöver. Då har du två sätt:

Använd en provprodukt.
Utveckla och implementera din egen mjukvara.

Alla befintliga informationssystem kan användas för att automatisera en affärsprocess. Till exempel används affärssystem för IT-stöd produktionsprocess, CRM-system används aktivt vid försäljning.

Det finns tre klasser av applikationer som ursprungligen utvecklades för att automatisera affärsprocesser. Låt oss överväga dem lite mer i detalj.

Affärsprocessmodelleringssystem

Dessa system används mycket ofta i modern verksamhet... Med deras hjälp kan du beskriva, dokumentera och åtfölja alla affärsprocesser som pågår i företaget. Eftersom ett vanligt språk inte alltid kan användas för formalisering, har experter utvecklat specialiserade språk som kallas notationer. Med deras hjälp kan du utföra en mer formell reflektion av företagets affärsprocesser.

Många metoder (RUP, SADT, etc.) och tillhörande programvara används i stor utsträckning för modellering idag. Små och medelstora företag använder en standardapplikation för support Microsoft Visio, utvecklar stora företag sitt eget mjukvarupaket, nivå ARIS Toolset.

Världsflödessystem

Detta system utvecklades för över två decennier sedan. V klassisk form den bör innehålla följande tjänster och applikationer:

En tjänst med hjälp av vilken affärsprocesser lanseras och exekveras.
Komplex av visuell visning av scener.
Den nödvändiga infrastrukturen för att lagra mallar.
En användardefinierad plats genom vilken han kan komma åt olika nödvändiga funktioner och data.
Medel för kontroll över genomförandet av affärsprojekt.
Verktyg som säkerställer sammankopplingen av individuella arbetsflödessystem med varandra.

BPM-system

BPM står för affärsprocesshanteringssystem. De utvecklades relativt nyligen, som en förlängning av den tidigare klassens system. Deras särdrag ligger i det faktum att en uppsättning kan innehålla verktyg för modellering, implementering och ytterligare stöd för alla nödvändiga processer.

BPM-systemet är baserat på dataflödeskontroll. Hon tog detta från Workflow-klassen. Dessutom kan BPM inkludera ett antal ytterligare delsystem:

Gå från modellering till implementering... Det är också möjligt att använda reverse engineering: efter implementeringen av en affärsprocess uppdateras dess modell.
Beskrivning av statistiska mått - insamling, analys, presentation... I de flesta fall är ett sådant delsystem en del av ett allmänt datainsamlings- och analyssystem.
Affärsprocessanalys, ellerBPA... Den analyserar effektiviteten hos företagets personal, effektiviteten i affärsprocesser och kapacitetsutnyttjande.
Simuleringsmodellering... I det här läget kan du i förväg bedöma effektiviteten av att använda en viss affärsprocess, utan deltagande av anställda, användare, etc. Det räcker med att ställa in de tidigare kända statistiska indikatorerna.

I dag ett system det finns ingen automatisering av affärsprocesser. Varje företag gör sina egna justeringar som är nödvändiga för att attrahera potentiella kunder.

Hur man väljer ett automationsprogram: Adobe Systems-fallet

Det finns många olika program på marknaden, men en omfattande jämförelse av deras funktionella och tekniska funktioner kan ta år av arbete bästa medarbetare... Inte ens kommersiell forskning, som inbegriper beskrivning och jämförelse av befintliga lösningar av oberoende experter, klargör situationen.

Därför har tidningen " General manager»Föreslår att man använder en beprövad metod för att välja ett automationsprogram.

Automationskostnad

Det är ganska svårt att i förväg avgöra hur mycket det kommer att kosta att automatisera ett företags affärsprocesser. Kostnaden för programvara består av flera faktorer:

Uppgifter som måste lösas i processen.
Typ av programvara... Detta kan vara ett typiskt program som används i alla företag, oavsett omfattning och ägarform. Eller det kan vara ett specialiserat program som uteslutande fungerar i detta företag eller i företag som producerar denna produkt eller tjänst.
Resurser som krävs för att implementera programvaran. Om du planerar att skapa flera Excel-kalkylblad eller göra en liten databas i Access behöver du inte köpa en ny dator. Det räcker att lagra databasen på huvudmaskinen och tillhandahålla en snabb backup för att undvika problem. Om du bygger en kraftfull databas med företag för flera städer och länder, kommer du sannolikt att behöva utrusta en server. Det är samma sak med de mänskliga resurser som krävs för implementering: en person kan göra en bas på Excel eller Access på sin fritid från huvudarbetet.
Antal platser som måste anslutas till basen. Till exempel kostar det klassiska 1C: Enterprise-programmet för 20 platser lite mer än fyrtio tusen, för 100 platser - mer än fyra hundra.

Utöver kostnaderna för mjukvaruutveckling kan kostnaden för att automatisera affärsprocesser inkludera följande komponenter:

Tillhörande kostnader: kostnaden för hyran vid användning av molnversionen, kostnaden för en dedikerad server, etc.
Kostnader förknippade med att sätta upp systemet och utbildning av anställda... Du kan utveckla en onlinekurs, du kan hålla ett litet seminarium bland de anställda på företaget och förklara hur man arbetar i den nya miljön, vem som har vilken åtkomst, hur man använder databasen och olika ytterligare funktioner.
Kostnad för teknisk support... Ibland går något sönder. Eller behöver lite arbete. Nya operationer dyker upp som behöver automatiseras. Det dyker upp nya medarbetare som behöver utbildas. Det är nästan omöjligt att beräkna alla nyanser i förväg, men du kan behålla din egen specialist på personal som kommer att "leda" automatiseringen av affärsprocesser, eller förhandla med utvecklarna.
Det finns också indirekta kostnader- till exempel den tid som chefen lägger på att rita mandat, förklaringar, kontroll av uppgiften.

Hur man väljer en leverantör för automatisering av affärsprocesser

En leverantör i detta sammanhang är en leverantör som erbjuder dig en färdig lösning för att automatisera affärsprocesser. Valet av partner måste behandlas noggrant. Först och främst upprättas en lista nödvändiga funktioner och marknaden övervakas. Välj några av de hundratals företag som finns på marknaden som är idealiska för att lösa dina problem. Efter det, kontakta representanterna för företagen från urvalet och specificera exakt vad och på vilka villkor de är redo att erbjuda dig exakt, enligt dina behov.

Om leverantören redan har erfarenhet av utveckling och implementering av affärsprocessautomationssystem i företag med liknande specifikationer och storlek, så är detta ett plus. Kundrecensioner från Internet kan läggas åt sidan för nu, om det finns en möjlighet - det är värt att prata med utvecklarens kunder direkt. Det är också värt att uppmärksamma om säljaren tillhandahåller utbildningstjänster för ditt företags anställda, teknisk support under livslängden, på vilka villkor allt detta görs.

En av huvudfaktorerna är hastigheten på systemimplementeringen. De flesta av de publicerade systemen är svåra att implementera, dåligt anpassade till specifika affärsuppgifter. Genomförande av några mjukvarusystem kan kräva de mest drastiska åtgärder, upp till och med ändringar i organisationsstruktur företag.

Alla faktorer måste beaktas när du väljer leverantör och programvara. I vissa fall är den bästa vägen ut att beställa en individuell utveckling, som initialt kommer att skapas för ditt företag.