Affärsmodellering i Microsoft Visio: Från strategi till affärsprocesser och kvalitet. Beskriva affärsprocesser: sträva efter enkelhet Visio-baserad affärsprocessmodellering

Idag är Microsoft Visio en av de mest använda affärsmodelleringsprogramvarorna och installeras på många affärsanalytiker. Övning visar att närvaron av ett så enkelt, billigt och samtidigt funktionellt verktyg flera gånger ökar effektiviteten i projekt och uppgifter för att formalisera och optimera ett företags aktiviteter.

Under seminariet diskuteras affärsmodelleringsbeskrivningar och beskrivningar av affärsprocesser inbyggda i MS Visio, metoder för att utveckla affärsmodeller och implementering av olika projekt med MS Visio, grundläggande och servicefunktioner i MS Visio, ett stort antal exempel från riktiga organisationer är given.

Huvudfokus för detta seminarium är inte "vilka knappar du ska trycka på" utan på hur man löser praktiska affärsproblem med MS Visio (dvs. utvecklar strategiska kartor, beskriver och analyserar affärsprocesser, utvecklar effektiva affärsmodeller och förordningar). Baserat på seminariets resultat får deltagarna därför kunskap + färdigheter både i att arbeta i MS Visio och i grundläggande tekniker och framgångsrika affärstekniska metoder.

Workshopen kommer att ge svar på följande frågor:

• Hur kan jag snabbt och effektivt utveckla affärsmodeller i olika notationer?
• Hur utvecklar jag en affärsmodell i enlighet med alla krav i den valda notationen och automatiskt kontrollerar dess korrekthet (riktighet)?
• Vilka är kännetecknen och funktionerna för tillämpningen av notationer inbyggda i MS Visio: Basic FlowChart (enkelt blockschema), Cross Functional FlowChart (funktionellt blockschema), IDEF0, ARIS VACD (Added Chain Diagram), eEPC (Event driven Process Chain) , Orsak och effektdiagram (modell för analys av orsak och effekt), BPMN (Business Process Model and Notation) och många andra?
• Hur tillämpar jag MS Visios grundläggande funktioner och servicefunktioner på professionell nivå?
• Hur man hanterar vardagligt och komplext praktiska uppgifter använder du MS Visio?
• Vilka är exemplen och resultaten av att använda MS Visio i olika organisationer och projekt?
• Vad är en integrerad affärsmodell för en organisation, hur utvecklas och formaliseras den?
• Hur man utvecklar regler och föreskrifter baserat på affärsmodeller, för att säkerställa att de utförs av anställda?

Workshopen är avsedd för chefer och specialister på följande avdelningar:

• Affärsprocess och teknikhantering;
• Avdelningen för metodik och dokumenthantering;
• Institutionen för strategisk och organisatorisk utveckling;
• Informationsteknologiska avdelningen;
• Kvalitet och standardiseringstjänst;
• Personaladministration;
• Projektkontor;
• Ekonomiska divisioner;
• Förutom avdelningar deltar chefer och specialister i projekt om strategisk och organisatorisk utveckling, reglering och optimering av affärsprocesser, organisationsstruktur, förbättring av arbetseffektivitet, utvecklar ofta olika affärsmodeller och regler.

Introduktionen av teknik och affärsteknikverktyg för organisationen som helhet kan öka insynen och hanterbarheten avsevärt, säkerställa stabil utveckling och replikering av verksamheten och uppnå de nödvändiga konkurrensfördelarna.

Vid seminariet får varje deltagare en dator med MS Visio installerad, på vilken praktiska uppgifter utförs. Detta gör det möjligt för deltagarna, omedelbart efter avslutat seminarium, att bädda in den mottagna utvecklingen i deras organisationers verksamhet och vidareutveckla dem.

Allt material och affärsmodeller i MS Visio, som demonstreras vid seminariet, överförs till deltagarna i elektronisk form.

För effektiv utbildning på seminariet behöver du grundläggande kunskaper och färdigheter för att arbeta med MS Word och MS Excel-mjukvaruprodukter.

Seminarieprogram:

1. Grunden för affärsmodellering och företagsteknik
   • Grundläggande begrepp inom affärsmodellering, affärsteknik och organisationsutveckling
   • De viktigaste ledningssystemen och affärsmodellerna i organisationen, det integrerade ledningssystemet (IMS)
   • Avdelningar som är involverade i projekt och uppgifter inom affärsteknik, deras interaktion
   • Omfattande affärsmodell för en organisation: struktur, innehåll och exempel
   • MS Visio-programvara: funktioner och uppgifter som ska lösas
   • Organisation av ett projekt för implementering av MS Visio, formalisering och optimering av företagsaktiviteter
2. MS Visio-gränssnitt och grundläggande funktioner
   • Huvudmeny ("menyfliksområdet")
   • Skapa modeller, arbeta med ark, anpassa visning och design av modeller
   • Verktygsfält ("former")
   • Arbeta med objekt (former): skapa, redigera, formatera (styling), automatisk justering, layoutlayouter av objekt på modellen, objektattribut och deras fyllning
   • Arbeta med objektlänkar, skapa nya anslutningspunkter på objekt, automatiskt ansluta objekt (hotspots-teknik)
3. Utveckling av grundläggande och strategiska affärsmodeller i MS Visio, exempel
   • Strategisk ledningsmetodik och balanserat styrkort (BSC / KPI)
   • Strategisk karta och styrkort BSC / KPI, tilldelning av indikatorer och projekt för strategiska mål
   • Produkt- och affärsområdesträd
   • Organisationsstruktur
   • Affärsprocessträd, utnämning av ansvariga för affärsprocesser
   • Orsak och effekt Diagrammodell för orsaksanalys av problem (Ishikawa-diagram)
   • System arkitektur ( Informationssystem, applikationer och IT-infrastruktur)
   • Projektledningsmodeller (GANT-Chart, PERT-Chart)
4. Utveckling av processaffärsmodeller i MS Visio med hjälp av olika notationer (mallar), exempel
   • Metod för beskrivning av affärsprocesser och affärssystem (SMS)
   • Metoder för att förbättra kvaliteten på affärsprocesser och kvalitetsstyrningssystem (QMS)
   • En översikt över noteringar för att beskriva affärsprocesser, deras egenskaper och tillämpningar
   • Regler för utveckling av grafiska modeller för affärsprocesser
   • Klassiska noteringar: Basic FlowChart (enkelt blockschema), Cross Functional FlowChart (funktionellt blockschema), IDEF0, IDEF3, DFD
   • ARIS-noteringar: VACD (Value Added Chain Diagram), eEPC (Event driven Process Chain), etc.
   • BPMN (Business Process Model and Notation)
   • Visuell representation av affärsprocesser (arbetsflödesdiagram)
   • Exempel på affärsprocessmodeller ( tekniska kartor) i olika notationer: personalhantering, kvalitetsledning, strategisk ledning, riskhantering, ITIL / ITSM-processer (IT-support), krishantering, marknadsföring och arbete med kunder, ekonomiska processer etc.
5. MS Visio servicefunktioner, applikationsexempel
   • Databindning till affärsmodeller (anslutning till externa datakällor), automatisk uppdatering, datavisualisering
   • Styrning av KPI: er (affärsprocessövervakning)
   • Länka externa dokument till affärsmodellobjekt
   • Sönderdelning av affärsprocesser (skapande av kapslade modeller)
   • Synkronisera objekt på modeller
   • Utveckling av nya affärsmodeller (anpassade former / objekt)
   • Funktionell kostnadsanalys (FSA) för affärsprocesser
   • Kontrollera att affärsmodeller är korrekta i konstruktionen och överensstämmer med notationen (standard)
   • Web-utgivare (publicera affärsmodeller i HTML-format)
   • Utveckling av rapportmallar, automatisk generering av rapporter baserat på affärsmodeller (regler för affärsprocesser, poängkort, föreskrifter om organisationsstruktur, produkter etc.)
6. Granska och jämförande analys annan affärsmodelleringsprogramvara
   • Business Studio
   • AllFusion Process Modeler (BPWIN)
   • Affärsingenjör

Författare och presentatör -:
En expert inom business engineering och management inom banksektorn.
Ledamot av samordningskommittén för Association of Russian Banks (ARB) om kvalitetsstandarder för banker.
Partner i företagsgruppen " Modern teknik".

Fyll i formuläret nedan om du vill delta:

Laborationer nr 1

Organisationsdesign

Teoretisk motivering

En affärsprocess är en stabil, målmedveten uppsättning av sammanhängande aktiviteter (med andra ord, en sekvens av verk), som enligt en viss teknik omvandlar ingångar till utgångar som är värdefulla för konsumenten.

För att lösa olika affärsproblem är det nödvändigt att beskriva processer i detalj och tydligt. Det vill säga att bygga sina modeller. Modeller är utformade för detaljerad beskrivning operationer som utförs sekventiellt i tid med en viss teknik.

Figur 1.1 - Modell "process"

Det finns olika möjligheter för grafisk, tabellformell, textbeskrivning av processer. Låt oss överväga hur man skapar ett grafiskt diagram över en affärsprocess med programvaruverktyg Microsoft Visio. Först och främst bör det sägas att Visio-produkten inte ingår i standardpaketet. Microsoft Office.

Metodiska instruktioner att utföra arbete:

Vi startar programmet med hjälp av "Start" -knappen eller genom en genväg på skrivbordet.

Figur 1.2 - Huvudfönster för MS Visio 2010

Figur 1.3 - Huvudfönster för MS Visio 2003

Det första vi kommer att se efter att programmet startat är ett fönster som erbjuder vilken typ av grafisk konstruktion vi behöver från de föreslagna kategorierna. För våra ändamål väljer vi kategorin "Affärsprocesser". Här får vi se olika alternativ diagram som används för att beskriva både processer och flödesdiagram. Till exempel dataflöde eller arbete; tvärfunktionella kretsar.

Välj alternativet EPC Diagramm från de föreslagna alternativen för att beskriva processer i menyn.

En ny fil kan också skapas i körläge med andra filer öppna via huvudmenyn. Välj File - New - Business Process - och den typ vi behöver - ePC Diagram.
Menyn till vänster innehåller objekt som vi kommer att använda när vi bygger ett processdiagram.

- Händelse

- Funktion

- Artist

Och logiska operatörer: och, exklusiva eller, icke-exklusiva eller.

Figur 1.4 - Objekt för att bygga ett processdiagram

Att använda programvaruverktyget Microsoft Visio är bekvämt, enkelt och lätt att använda för att skapa grafiska diagram över affärsprocesser.

I nästa övning kommer vi att specificera reglerna för att konstruera kretsar i den så kallade epC-notationen - det vill säga ett grafiskt modelleringsspråk.

Övning 1. Regler för att konstruera processdiagram i epC-notation

Vi är i Visio-sviten och tittar på en affärsprocessvy som kallas Event-driven Process Chain - eller EPC. Scheman av denna typär praktiska, lätta att läsa och används aktivt i praktiken. Låt oss analysera i detalj hur man korrekt bygger ett processdiagram. Vi använder objekten i menyn till vänster.

För att göra detta, högerklicka på menyn, välj "format", "Fyll" - och ändra färgen till en ljusare färg. Även i objektets egenskaper kan du ändra kläckning, typ och tjocklek på konturlinjen, skuggan.

De kan tas från verktygslådan till vänster eller från kontrollpanelen. Om det behövs kan du också anpassa deras egenskaper. Oftast indikeras kommunikationslinjen mellan objekt med svarta och streckade linjer. Du kan förstora pilen för bättre synlighet.

Låt oss försöka bygga en viss kedja av åtgärder. För att undvika att ställa in objektegenskaper varje gång, låt oss använda kopieringsfunktionen. För att göra detta, välj objektet med höger musknapp, tryck på "kopiera" och sedan "klistra in". Onödiga objekt kan tas bort med knappen i verktygsfältet eller genom att trycka på Delete-tangenten på tangentbordet.

I praktiken utförs varje arbete av någon person, en artist. Välj objektet för att utse konstnären. Till exempel en gul oval. Och vi placerar den nödvändigtvis till höger om funktionen, och glömmer inte att ange organisationsenheten. Detta kan vara en avdelning, grupp, avdelning eller bara befälhavarens position. Vi förbinder vårt objekt med andra via en kommunikationslinje. I detta fall måste linjen vara rak - inga start- eller slutpilar.

Varianter

1. Boka biljetter.

2. Köp via webbutiken.

3. Att köpa en lägenhet.

4. Bankutlåning.

5. Anslutning av kabel-TV.

6. Uthyrning av butiksytor.

7. Utnämning till läkare.

8. Underhåll.

9. Hotell.

10. Försäkringsbolag.

11. Bibliotek.

12. Uppfriskningskurser.

13. Godstransport.

14. Biluthyrning.

15. Investera fria medel.

2. Använd den variant av företaget som presenterades i den första uppgiften och utforma ett organisationsschema på en ny sida:

- spara och visa information om anställda, avdelningar, avdelningar i organisationsscheman;

- anpassa utseende organisationsschema.

Bilaga 1

Kontrollera att diagrammet är korrekt

TP1 Lagligt genomförande av kontraktet

Regel 1: Ett EPC-funktionsdiagram måste börja med minst en starthändelse (en starthändelse kan följa ett processgränssnitt) och sluta med minst en sluthändelse (en sluthändelse kan föregå ett processgränssnitt).

Inga fel hittades.

Regel 2: När processen fortskrider måste händelser och funktioner växla om (en händelse och en funktion kan länkas genom uttalanden).

Inga fel hittades.

Regel 3: Händelser och funktioner måste innehålla strikt en inkommande och en utgående kommunikation, vilket speglar processens framsteg.

Inga fel hittades.

Regel 4: Namnlösa länkar bör inte finnas i diagrammet.

Inga fel hittades.

Regel 5: En enda händelse får inte följas av en "ELLER" eller "XOR" -operatör.

Inga fel hittades.

Regel 6: Varje sammanslagningsoperatör måste ha minst två inkommande länkar och endast en utgående, filialoperatören måste ha endast en inkommande länk och minst två utgående. Agenter kan inte ha flera inkommande och flera utgående anslutningar samtidigt.

Inga fel hittades.

Regel 7: Operatörer kan bara sammanfoga eller förgrena element av samma typ. Det går inte att kombinera eller förgrena funktioner och händelser samtidigt.

Inga fel hittades.

Regel 8: För varje funktion måste en ”uppfyller” relation upprättas med minst en och högst tre enheter.

Inga fel hittades.

Regel 9: I ett diagram ska samma händelse bara visas en gång.

Inga fel hittades.

Laborationer nr 1

Uppgiften att beskriva affärsprocesser med MS Visio.

Visio-programvara används ofta för att skapa diagram för affärsprocesser. I grunden är det inte en CASE-anläggning. Trots detta för det enklaste Visio-modellering tillräckligt bekväm. Det låter dig skapa visuella processdiagram.

Denna programvaruprodukt utvecklades ursprungligen och publicerades av Visio Corporation. Senare förvärvades det av Microsoft och ingick i Microsoft Visio-paketet med kontorsapplikationer. Från och med idag, den senaste versionen av detta mjukvaruproduktär Microsoft Visio 2013.

Använd för att bygga diagram i Visio Vektorgrafik, vilket gör att du kan skala bilden utan att förlora kvaliteten. Dessutom har Microsoft Visio omfattande funktioner för grafisk design av diagram och processdiagram. Dessa egenskaper gör Visio bra verktyg för att "rita" affärsprocesser. Naturligtvis kan du inte betrakta det som ett fullvärdigt modelleringsverktyg.

Den nya versionen av Visio gör att du kan skapa processdiagram baserade på BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) modelleringsstandard och visuellt kontrollera riktigheten i dessa diagram. Också i ny version Visio har förmågan att skapa diagram baserat på UML 2.4-modelleringsstandarden

Microsoft Visio 2013 finns i två smaker - Microsoft Visio Standard och Microsoft Visio Professional. Skillnaden mellan dessa alternativ ligger främst i sammansättningen av diagrammen. Professional-versionen ger fler typer av diagram och möjligheter för deras presentation.

Visio-funktioner

De viktigaste fördelarna med Visio jämfört med CASE-verktyg är:

• enkelt att skapa diagram... Ingen speciell utbildning krävs för att utveckla processdiagram. Ritningsdiagram och processdiagram utförs med ett enkelt och intuitivt gränssnitt;
• tillgänglighet av provdiagram... Microsoft Visio innehåller ett stort antal olika exempeldiagram för att förenkla och påskynda processen att skapa affärsprocessdiagram;
• länka processdiagram med data från kontorsapplikationer... Eftersom Visio är en del av Microsoft Office-paketet, sedan kan processdiagram länkas till dokument och data från Word, Excel, PowerPoint, Access och Project;
• med standardnoteringar... Att skapa diagram över processer som används i olika

Kom ihåg det när du modellerar en process i Visio huvudmålet är att visa logiken i processen, dess deltagare och de åtgärder de utför... För att visa processens logik använder vi följaktligen händelser och logiska kopplingar mellan dem, visar deltagarna med hjälp av rollspår, deras handlingar med hjälp av element av "process" -typen. Alla andra aspekter (dokument, resurser) bör visas på ett sådant sätt att det inte hindrar logikförståelsen. För att fullständigt avslöja dessa aspekter av processen är det bättre att använda en text eller tabellbeskrivning.

För modelleringsändamål kommer vi i detta exempel att överväga en förenklad försäljningsprocess för en egenproducerad produkt.

Det är bäst att starta direktmodellering genom att namnge och definiera processens gränser. Gränser kan fixas omedelbart som händelser på diagrammet. I vårt exempel kommer gränshändelserna att vara "Kundens behov identifieras" och "Behovet stöds av ömsesidiga skyldigheter" (se fig. 3).

Ris. 3. Processhuvud och gränser

För att underlätta uppfattningen av diagrammen bör beskrivningen av processen börja i det övre vänstra hörnet (se fig. 4). Överträdelse av denna regel är inte önskvärd, men det är möjligt om, av någon anledning, ordningen på artister / spår initialt är inställd, och de första verken i processen avser spåret i mitten eller längst ner.

Varje arbete / förfarande på processdiagrammet bör utformas som ett integrerat block med logiska gränser i form av händelser och dokument. Dessa logiska gränser gör det möjligt att bättre förstå och strukturera processen bättre.

Struktureringen av den beskrivna processen, om den inte genomfördes i förväg, är det lämpligt att utföra på grundval av förståelse för att kedja av mellanresultat (händelser), vilket är nödvändigt för att uppnå mål för processen... Denna kedja implementeras genom en steg-för-steg-övergång från den initiala till den sista händelsen i processen. När du formulerar händelser är det önskvärt att fungera föremål och deras tillstånd("behöver identifieras", "order behandlad", etc.).

Ett förenklat exempel på en processbeskrivning visas i fig. fem.

Ris. 5. Förenklat exempel på en processbeskrivning

I diagrammet betecknas två block ("Förberedelse av utkastet till kontrakt" och "Inkludering av ordern i produktionsplanen") som "underprocesser". Detta innebär att det finns motsvarande sönderdelningsdiagram för dem - detaljerade beskrivningar av dessa underprocesser på separata sidor i samma Visio-fil eller i andra filer.

När man jämför notationer är huvudfokus på att skapa enkla och begripliga processdiagram för organisationens anställda.

För företagsanalytiker från företag är teserna som diskuteras i artikeln en allvarlig anledning att tänka på hur effektiva deras sätt att utveckla grafiska diagram över organisatoriska processer är.

Introduktion

Ett av de viktigaste målen för bildandet av grafiska diagram över processer är deras efterföljande användning i organisationens regleringsdokument. Dessa scheman används som regel av anställda som inte är utbildade i komplexa notationer, inte har färdigheter. systemanalys etc. Systemens enkelhet och tydlighet är mycket viktigt för dem. Komplexa, förvirrande kretsar som innehåller många olika legend, uppfattas dåligt av människor, vilket komplicerar deras praktiska användning. För praktiska ändamål är det därför viktigt att korrekt välja och använda notationen (metod) för att beskriva processer. Vilka är kriterierna för att välja en sådan notation? Hur jämför du olika noteringar med varandra? Låt oss överväga flera populära notationer och försöka svara på dessa frågor.

Jämförelse av noteringar

För jämförelse valdes följande processbeskrivningsnoteringar:

1. "Enkelt blockschema" (visar dokumentets rörelse med blocket "Beslut");
2. "Enkelt blockschema" (utan att visa förflyttning av dokument utan att använda block "Beslut");
3. "Procedur" Affärssystem Studio (ett av de möjliga presentationsalternativen);
4. ARIS eEPC.

En enkel och intuitiv process valdes som ett testfall. Resultaten av beskrivningen av denna process visas i fig. 1-4.

Ris. 1. Diagram över processen i beteckningen "Enkelt flödesschema" i MS Visio (med förflyttning av dokument, med blocket "Beslut").

I diagrammet i fig. 1. Sekvensen för processoperationerna i tid visas med djärva pilar och rörelse av dokument - med tunna streckade pilar. Lösningsblock används på ett klassiskt sätt. De visar information (frågor) som den efterföljande förloppet av processen "beror på". Detta tillvägagångssätt för användningen av "diamanter" är mycket vanligt. Men i själva verket bör all logik i beslutsfattandet och bildandet av vissa utdata (dokument) ingå i processens operationer. Om du tänker på det är värdet (betydelsen) av att rita dessa "diamanter" inte uppenbart. Vilka är dessa objekt: processoperationer, händelser? Det verkar vara varken det ena eller det andra. De är snarare operatörer av beslutsfattande under alla förhållanden. Men vi utvecklar ett processdiagram för människor och skriver inte ett datorprogram på ett speciellt språk. I datorprogram En "diamant" skulle vara en fullfjädrad operation för att jämföra förhållanden etc. Men på processdiagrammet måste du visa riktiga objekt - processer utförda av människor, dokument, informationssystem etc. Fundera på om det är korrekt att visa "diamanterna" separat från processoperationen i diagrammet? Istället kan du:

a) beskriva beslutslogiken i form av en sekvens av operationer på diagrammet för den aktuella processen;
b) beskriva logiken i form av ett diagram över steg för motsvarande delprocess, flytta till en nivå nedan;
c) beskriv logiken i texten (i textattributen för operationen) och därefter visa den i schemat för processkörning.

Låt oss formulera "proffsen" och "nackdelarna" med ovanstående (fig. 1) metod för att använda "romberna".

"Enkelt flödesschema" i MS Visio (med dokumentrörelse med blocket "Lösning")
"Fördelar"	"Minus"
Visuell visning av "logiken" för valet av vissa utdata från processen. Fokusera utövarens uppmärksamhet på beslutspunkten / förgreningen av processen beroende på förhållandena.	Borttagning av beslutslogiken "utanför" processprocessen (felaktig ur synvinkeln av formell nedbrytning av processer). Det är obekvämt att dokumentera processen (du måste duplicera "diamanterna" med texten när du skapar en textbeskrivning av operationen). Processdiagrammet blir överbelastad information. "Diamanter" används ofta för formellt utan verkligt behov.

I fig. 2. visar ett exempel på samma process, endast beskriven utan användning av "Decision" -block och dokument. Det är lätt att kontrollera att det i detta diagram finns 24 grafiska element mindre än i diagrammet i fig. 1. Diagram fig. 2. ser mycket enklare ut. De grafiska elementen är inte bländande, men ur informationsinnehållets synvinkel är detta schema ganska förståeligt och tillgängligt för slutanvändaren. Om vi ​​för varje operation av processen beskriver kraven för dess implementering i text, genom att kombinera de tabellformiga och grafiska presentationsformerna, är det möjligt att på ett adekvat sätt beskriva ordningsföljden för processen för företagets anställda.

Ris. 2. Diagram över processen i notationen "Enkelt flödesschema" i MS Visio (utan att dokument rör sig, utan att använda blocket "Lösning").

"Plus" och "minus" av den grafiska representationen av processen i den form som visas i Fig. 2. visas nedan.

I allmänhet tillämpas diagram i ett format som liknar det som visas i Fig. 2 är bekvämt för både utvecklare och anställda som arbetar med dessa system.

I fig. 3. Diagrammet för processen som bildas i "Procedure" -notationen för Business Studio-modelleringsmiljön presenteras. Schemat har flera funktioner. För det första används "beslutsblocken" inte på ett vanligt sätt - inte som ett grafiskt element för att visa en fråga och förgrena sig, utan som en fullfjädrad operation av processen som är associerad med att fatta beslut. I Business Studio har "diamanten" nästan alla attribut för en fullfjädrad process, men den kan inte brytas ner (kanske kommer systemutvecklarna så småningom att göra det möjligt). Att använda en "diamant" (istället för en fyrkant) gör diagrammet tydligare. I det här fallet kan något av attributen för "romben" textinformation: beskrivning, start, slut, tidskrav etc.

Det andra särdraget i processdiagrammet som visas i Fig. 3. är tillämpningen av pilar. Du kan använda en pil med en huvud, prioritetspilen, för att visa sekvensen av operationer. Du kan använda en dubbelhuvad pil för att visa dokumentets rörelse. Men det är i Business Studio som endast en typ av pil kan användas - "prioritetspilarna". Samtidigt kan det nödvändiga antalet dokument, som definieras i katalogen över aktivitetsobjekt, bifogas de nämnda pilarna. Detta tillvägagångssätt gör det möjligt att:

• minska antalet grafiska element i processdiagrammet avsevärt och samtidigt:
• ta med nödvändig information om inkommande och utgående dokument i processreglerna.

Således, utan att röra diagrammet med onödiga element, kan vi ändå fullständigt beskriva processen och ladda upp all nödvändig information i reglerna.

"Plus" och "minus" av den grafiska representationen av processen i den form som visas i Fig. 3. visas nedan.

Ris. 3. "Procedur" för Business Studio-systemet (en variant med icke-traditionell användning av "Decision" -blocken).

När det gäller Business Studio kan procedurnotering användas på lite olika sätt. Författaren till artikeln lutar sig mot den metod som presenteras i fig. 3.

I fig. 4 visar ett diagram över processen som övervägs, utvecklad i ARIS eEPC-notationen. Observera att vissa av processhandlingarna inte passade i diagrammet. Detta ofullständiga diagram över den enklaste processen, utförd i ARIS eEPC-notation, innehåller fyra logiska påståenden och åtta händelser! Den som läser diagrammet måste kunna tolka alla dessa logiska operatörer korrekt. Utan särskild utbildning och vissa färdigheter i att läsa sådana diagram är det osannolikt att en vanlig anställd kan förstå logiken i processen i fråga utan en detaljerad textbeskrivning eller hjälp av en kvalificerad affärsanalytiker.

Observera att diagrammet för processen i ARIS eEPC-notationen tar betydligt mer utrymme än diagrammen som visas i fig. 1-3. Komplexiteten i bildandet av ett sådant system är också betydligt högre.

I allmänhet, om du inte ska köpa SAP R / 3, är valet och användningen av ARIS eEPC-notationen inte ur artikelns författares synvinkel den optimala lösningen. Det är värt att uppmärksamma noteringar för att beskriva processer som är mer visuella och intuitiva för exekutörer. För vissa kan ARIS eEPC-notationen dock verka mer intuitiv och förståelig. Till en viss grad är detta en fråga om smak.

Ris. 4. Processdiagram i ARIS eEPC-notation (inbyggd Business Studio).

Beskrivning av processen för efterföljande automatisering

Det är intressant att titta på det övervägda processdiagrammet om det beskrivs i BPMN 2.0-notationen. Denna notation är avsedd att beskriva "körbara" processer, dvs. processer som stöds av BPM-systemet.

Din åsikt om att använda BPMN 2.0. delad av A.A. Belaychuk - Generaldirektör av företaget "Business Console":

I fig. 5 visar samma process i BPMN-notation. Som vi kan se liknar denna siffra Fig. 1: i BPMN-notering representeras uppgifter av rektanglar, gafflar - av diamanter, data - av en dokumentliknande ikon. Kontrollflöden är heldragna linjer, dataflöden streckas. Man bör komma ihåg att detta diagram endast använder en liten del av BPMN-notationen: endast en typ av gafflar av 5 finns i paletten, en typ av uppgifter av 8. Förutom en bredare palett är denna notering kännetecknas av förmågan att modellera inte bara ett isolerat arbetsflöde utan också flera processer som kommunicerar med varandra via meddelanden eller data. Dessutom är denna notering strängare: den definierar inte bara ikoner utan också reglerna för vilka de kan kombineras med varandra. Behovet av sådana regler dikteras av det faktum att BPMN-notering inte bara är inriktad på det faktum att den kommer att läsas av människor utan också på direkt utförande av special programvara- BPM-systemets "motor". Samtidigt, som visar givet exempel, när man använder en begränsad delmängd av BPMN-paletten, visar det sig inte vara mer komplex än det vanliga flödesschemat. För de som vill behärska BPMN professionellt rekommenderar vi specialutbildningar www.bpmntraining.ru.

Ris. 5. Processdiagram i BPMN 2.0-notation.

Livspraxis

I fig. 6 visar ett fragment av ett processdiagram utvecklat av affärsanalytiker från ett mycket specifikt företag i den notation de uppfann. Schemat är uppbyggt med principerna i "Enkelt blockschema" - blocket "Beslut" används i sin klassiska version. Dessutom visar diagrammet många andra konventioner som inte används på ett mycket standardiserat sätt.

När du bildar kretsen i fig. 6 "kämpade" affärsanalytiker uppenbarligen för tydlighet och maximal förståelse för den genomsnittliga användaren. De försökte minimera eller till och med överge textkommentarer till processdiagram. Artisterna skrev helt enkelt ut ett diagram över A3-formatet, när de läste det blev allt omedelbart klart: vad man ska göra, hur, vilka dokument man ska använda etc.

Det övervägda systemet är naturligtvis inte ett exempel på enkelhet och tydlighet. Men den bildades för att förmedla maximalt användbar information för processens genomförande.

Slutsatser

Så det är uppenbart att när du beskriver processer måste du sträva efter enkelhet och tydlighet för anställda.
Användningen av komplexa, formaliserade noteringar när man beskriver processer leder till:

• svårigheter att använda (tolkning) av ordinarie anställda;
• omöjligheten (komplexiteten) att organisera arbetet med att beskriva processer av styrkorna hos anställda vid avdelningar som inte har genomgått särskild utbildning;
• en betydande ökning av arbetskraftsanalytikernas arbetskostnader för bildandet av system;
• ytterligare svårigheter att dokumentera system (stor volym, etc.);

Rör därför inte processdiagrammet med olika grafiska element. Men om du använder dem är det bättre att de bär användbar information för anställda, och var inte bara en följd av den formella tillämpningen av modelleringsnoteringar.

V.V. Repin, doktor, docent, Verkställande direktör LLC "BPM Consulting Group", chef. Institutionen för affärsprocesshantering, NOU VPO "IEF" Synergy ", grundare av portalen www.FineXpert.ru

www.FineXpert.ru - kommunikationsmiljö för proffs

publicerad i avsnitt: Processer

hitta fler artiklar