Utveckling av ett program för att hålla en presskonferens briefing. Skillnaden mellan en presskonferens och en briefing. Regler för effektivt deltagande i utställningen

Maya Dushkina Kapitel från boken "PR and Promotion in Marketing: Communication and Impact, Technology and Psychology"
Förlag "Peter"

Pressresa

Det är vanligt att kalla en pressresa för ett evenemang som utarbetats av organisationens marknadsföringstjänst specifikt för journalister, utformat under tillräckligt lång tid (flera timmar, en dag, flera dagar) för att resultera i publicering av objektivt journalistiskt material om ditt företag i massmedia. Syftet med att organisera en pressresa behöver inte vara en bekantskap med hela företagets verksamhet eller till exempel livet för befolkningen i en liten provinsstad (om den sistnämnda förvaltningen vill upprätta goda relationer med lokala journalister), för detta räcker ett ganska övertygande nyhetstillfälle.

Direkt arbete med journalister under pressresan föregås av en ganska mödosam förberedelseperiod, inklusive långa förhandlingar både inom organisationen och med media. PR -avdelningen förtydligar syftet med pressresan med ledningen. Detta innebär att en pressresa antingen bör ägnas åt något väsentligt, redan uppnått eller till den lovande utvecklingen av en organisation (region, vetenskaplig inriktning). I det senare fallet (en långsiktig pressresa) är det viktigt att bekanta allmänheten med dessa planer genom massmedia, samt eventuellt att söka efter partners och investerare. För en PR -specialist är det viktigt, direkt efter beslutet att hålla en pressresa, att ta emot dokument (order) från ledningen, som definierar mål och datum för pressresan, samt ange namnen på personerna ansvarig för dess förberedelse och uppförande. Vidare (även efter överenskommelse med ledningen) fastställs inspektionsobjekt för journalister och specialister utses som kommer att ge förklaringar till vart och ett av objekten. Pressresans väg väljs och de som ansvarar för genomförandet av evenemanget vid vart och ett av de planerade stoppen för turnén utses. Allt ansvar för att säkerställa ett effektivt arbete och upprätthålla kontakter med anställda inom företagets administrativa och ekonomiska sektor utförs av specialister på PR -avdelningen. Samma avdelning är engagerad i att upprätta och upprätthålla regelbunden kommunikation med media på grundval av organisationens databas över medier och regelbundna kontakter med dem, gör en första lista med namn på journalister vars närvaro på den angivna dagen skulle vara önskvärd och användbar. Det bör noteras att, som praktiken visar, kommer cirka 50% av journalisterna som ursprungligen ingår i listan av olika skäl inte att kunna besöka organisationen den dagen. Några av dem, som tackar för inbjudan och beklagar att de inte kan acceptera den, visar ändå intresse och ber att skicka allt material som är relaterat till denna händelse. Naturligtvis bör en sådan begäran alltid beviljas. Nu är det dags att stanna kvar vid det tryckta material som PR -avdelningen förbereder när man planerar en pressresa. Alla beslut och kontrakt som ingås tack vare evenemanget upprättas på papper. Endast de viktigaste typerna av material som utarbetats av PR -avdelningen för pressresan kommer att namnges här. Hela materialkomplexet är lätt nog att dela upp på grundval av syftet för en viss målgrupp. Och från och med den mest allmänna definitionen av offentliga grupper som PR -specialister kommer att behöva kontakta under förberedelserna och genomförandet av en pressresa, lyfter vi fram den interna och externa publiken. Arbetet med att skapa planer eller, om du vill, scenarier för anslutning till deltagande i pressvisningen på enskilda avdelningar i organisationen själv börjar omedelbart efter att ledningen utfärdat en order om att genomföra en pressresa som anger utförarens syfte, tid och namn ansvarig för alla stadier av både förberedelser och för att hålla en pressresa. De börjar vanligtvis med att utarbeta ett pressreseprogram i enlighet med allmänna rekommendationer och bestämmer sedan vem som ska göra vad och när, och dessa ansvar tilldelas inte bara PR -specialister utan också specifika personer på avdelningarna där journalisterna kommer att vara inbjudna. liksom för företrädare för administrativa tjänster. Allt detta är upprättat i form av order som anger tidsfristerna. Naturligtvis sker allt förberedande arbete i regelbundna kontakter på affärsmöten för att lösa praktiska frågor. Arbetet med en extern publik är mycket mer formaliserat och tydligt när det gäller skriftliga dokument. Om evenemanget som pressresan planeras för verkligen är mycket seriöst och stadsförvaltningen kan vara intresserad av det, ska inbjudningar skickas till stadsledarna. Senare, en dag före den schemalagda pressresan, måste du få bekräftelse via telefon och ta reda på namn och positioner för personer som tänker delta i evenemanget. Regelbundna kontakter upprätthålls direkt med medieombud:

• de skickas ett pressmeddelande - ett tillkännagivande med ett kort meddelande om den kommande pressresan och en inbjudan att delta i det;
• någon tid senare skickas ett pressmeddelande till redaktionen med detaljerad information om målen med pressresan och några av dess detaljer;
• några dagar före pressvisningen förtydligar organisationen per telefon listan över representanter för media, inklusive radio och tv, och deras krav för att säkerställa den tekniska sidan av deras arbete;
• under förberedelseperioden för pressresan förbereder PR -avdelningen ett speciellt presspaket, som lämnas till journalister antingen vid deras ankomst eller vid avresa; Dessutom förbereds ytterligare referensmaterial om organisationen och dess produktion och tekniska detaljer för distribution till journalister om de tänker göra ett stort material om ämnet för pressresan.

Så när du anordnar en fullskalig pressresa till regionen är det nödvändigt att tänka på sådana block av händelser som:

• möte på stationen eller på flygplatsen, boende, informationsmöte med detaljer om din vistelse i staden;
• eskortera journalister längs hela pressresan;
• mat, kvällsunderhållning, kulturprogram, shopping;
• möte med de verkställande och lagstiftande myndigheterna;
• besöka specialiserade evenemang och objekt för ämnet;
• besöka stadens mest intressanta objekt, bekanta sig med deras socioekonomiska utveckling;
• sista mötet, sammanfatta resans resultat, se till stationen eller till flygplatsen.

I allmänhet kompenseras resursintensiteten för att organisera en pressresa fullt ut av dess PR-effektivitet, eftersom det är under resor, i processen för gemensam arbetskraftsaktivitet (här används sådan typ av inflytande på journalister som engagemang i gemensamma aktiviteter ) att informell, konfidentiell kommunikation uppstår, nära kontakter upprättas, starka mellanmänskliga band med den journalistiska poolen och dess enskilda medlemmar, vilket i framtiden kan ge verkliga utdelningar för PR-specialisten och företaget.

Reception

Affärsfrågor inom PR och marknadsföring löses inte bara vid förhandlingsbordet, utan också under mottagningar. Vid mottagningar ges affärspartners möjlighet att få ytterligare information, fördjupa och utöka kontakter. För affärsmän är en mottagning först och främst en logisk fortsättning av officiell verksamhet i ett annat format och en annan miljö. Vid mottagningar sker ett aktivt utbyte av åsikter och information, vänskapliga relationer upprättas, vilket är mycket viktigt i affärskontakter. Det är nödvändigt att skilja mellan nuvarande och representativ teknik för att lösa olika problem.

1. Pågående intagning sker regelbundet som en del av företagets dagliga verksamhet. Arbetet med besökare och kunder under mottagningen utförs både av företagets ledning och av specialister från interna avdelningar. Mottagning sker i ett särskilt kontorsrum eller i ett separat mottagningsområde, isolerat från främlingar, utrustat med möbler och bord för förhandlingar; kaffe kan serveras medan du bläddrar i annonsmaterial. Ledningen och personalen som deltar i den nuvarande mottagningen måste tydligt förstå med vem, när, under vilken tid gästerna kommer att mötas. Under den nuvarande mottagningen är det nödvändigt att säkerställa en lugn förhandlingsatmosfär i enlighet med företagstraditioner och företagsidentitet.

2. Representativ mottagning - en organisatorisk form av PR -kommunikation mellan företagets anställda och gäster, som är av episodisk karaktär, med anledning av betydande evenemang, årsdagar, årsdagar för företagets stiftelse eller dess skapande. Representativa mottagningar åtföljs av ett möte med framstående gäster, delegationer av partnerföretag. Gäster som deltar i receptionen måste presenteras för varandra av bankettens värd (presentationsmetoden beror på mottagningsform, nivå och antal gäster). Gäster kan presenteras på olika sätt: genom att personligen meddela dem som anländer under receptionen eller genom att presentera varje gäst med ett kort med sitt namn, position, rang. Du kan använda en speciell "bok med poster" där alla kan lämna korta önskemål, kommentarer eller bara en autograf.

Normalt praktiserar PR -specialister följande former av mottagningar: dagtid, kväll, formell, informell, mottagning med och utan sittplatser vid bordet. Eftermiddagsmottagningar: "Glas Champagne" / "Glas vin" och "Frukost".

• Mottagningen "Glas champagne" eller "Glas vin" börjar vanligtvis kl. 12.00 och varar fram till kl. 13.00. I receptionen serveras som regel bara champagne, vin och juicer, eventuellt nötter, små smörgåsar och kakor, under mottagningen sätter de sig inte ner. Klädkod - vardaglig kostym eller klänning. Denna teknik kännetecknas av enkel förberedelse och en liten tid, tillfället kan vara företagets årsdag, se företrädaren för partnerföretaget, öppna en utställning, visa modeller, prover.
• Frukost serveras mellan kl. 12.00 och 15.00. Den genomsnittliga varaktigheten är 1-1,5 timmar, varav 45 till 60 minuter spenderas vid bordet och från 15 minuter till en halvtimme - över kaffe. "Frukost" skiljer sig från lunch i ett mindre antal rätter, en eller två kalla rätter serveras, en varm rätt. Klädkoden är vanligtvis avslappnad. Det arrangeras vid besöket av intressanta och nödvändiga människor, undertecknandet av viktiga kontrakt eller upprätthållandet av användbara kontakter med partners och representanter för pressen. Mottagningen leds av en handledare eller en grupp av handledare som är kunniga om diskussions- eller signeringsämnet och är intresserade av resultaten av åsiktsutbytet.

Kvällsmottagningar anses vara mer ceremoniella. Dessa inkluderar: "Cocktail", "A la buffé", "Lunch", "Lunchbuffé", "Middag", "Te", "Kaffe".

• Mottagningen "Cocktail" börjar cirka kl. 17.00 och varar cirka 2 timmar (det är vanligt att ange start- och sluttider för mottagningen på inbjudan). Om anställda i ett företag inte anländer till receptionen tillsammans, ska junioranställda enligt etiketten vara på plats tidigare än deras ledning. Att lämna receptionen bör ske i omvänd ordning: först lämnar ledningen och sedan, i enlighet med ledet, resten av de anställda. Under receptionen serverar servitörerna glas cocktails till de stående gästerna. Klädkod - vardaglig kostym eller klänning.
• Receptionen "A la buffet", liksom "Cocktail", hålls mellan 17:00 och 20:00 och varar i 2 timmar. "Cocktail" och "A la buffet" hålls stående, vilket gör att du kan ta emot ett stort antal gäster och ger rörelsefrihet för att upprätta affärskontakter så mycket som möjligt. Efter antagning är det möjligt att visa en funktion eller reklamfilm, beroende på de eftersträvade målen. Klädkod - en avslappnad kostym eller klänning (högtidligheten i en kvällsmottagning kan betonas genom att ange klädkoden i inbjudan). Reklamfilmer är ett kraftfullt PR -verktyg som låter dig distribuera information som behövs för ett företag utan kostnad. När du förbereder dem måste du noga överväga filmens manus; syftet med demonstrationen av filmen; varaktighet; materiellt stöd (bekvämt när du reser till en utställning, deltar i internationella symposier, för visning vid mottagningar, presentationer).
• Mottagning "Lunch" är den mest hedervärda och högtidliga typen av mottagning. Det börjar vanligtvis mellan 17:00 och 19:00. Varar 2-3 timmar eller mer. Gästerna stannar vid matbordet i en timme och flyttar sedan till ett annat, mindre formellt rum där frukt, te och kaffe serveras. Lunch serveras med sittande gäster. Klädkoden är ceremoniell.
• Mottagning av "Lunch-buffé" -typ (eller buffé) förutsätter gratis sittplatser för deltagare vid små bord för fyra eller sex personer, på soffor, i fåtöljer. Detta möte börjar mellan 19.00 och 20.00. Gästerna samlar mellanmål från ett stort bord och sätter sig vid ett ledigt bord. En sådan mottagning organiseras vanligtvis i pauserna mellan konferenserna. Lunchbuffé är mindre formell än lunch. Klädkoden är ceremoniell.
• Middagsreceptionen börjar kl. 21.00 och senare. En sittande "middag" skiljer sig från en sen lunch och i den soppan serveras vanligtvis inte till middag. Kan ges av en person som har bjudit in sina partners till teatern eller något annat kvällsevenemang. Klädkoden anges i inbjudan.
• "Tea" -mottagningen anordnas mellan 17:00 och 20:00 och varar i 1-1,5 timmar. Ett eller flera bord serveras, konfektyr, frukt, dessert och torra viner, juicer och en liten mängd smörgåsar med kaviar, fisk och ost serveras ... Klädkod - vardaglig kostym eller klänning.
• Mottagning av "kaffe" liknar mottagning av "te". Det börjar inte senare än 19:00. Ibland serveras varma snacks eller sallad, juicer, mineralvatten i denna reception.

Konferensen är den mest formella mottagningen. Konferenser hålls vanligtvis för att marknadsföra dina idéer eller nya produkter. En konferens är faktiskt en form av ett möte (möte) för att behandla ett specifikt problem eller ämne. Konferenser kan vara interna, det vill säga för företagets personal såväl som externa - fokuserade på en extern publik. Konferensens huvudsakliga händelse är utarbetade rapporter och tal om ämnet av auktoritativa företrädare för näringsliv, vetenskap och myndigheter. Rapporter och tal är begränsade till 10-20 minuter. Reglerna bestäms av tillgängligheten och kvaliteten på samtidiga översättningar, lyssnarnas medvetenhet och intelligens och komplexiteten i ämnet som behandlas. Baserat på materialet från konferensen, som väckte det största intresset, publiceras som regel samlingar av abstrakt med en reklambilaga med information om deltagarna, lovande områden och ledande företag. Man bör komma ihåg att en konferens är ett sätt att upprätthålla förbindelser, diskutera och lösa problem inom yrkes-, företags-, näringslivs- och statliga myndigheter. I stora kommersiella företag kompletteras konferenser med konferenser på Internet.

Organisationen och implementeringen av alla typer av tekniker kräver noggrann utveckling av manuset och förberedande för att säkerställa uppnåendet av de slutliga målen. Förberedelserna för mottagningen inkluderar sådana steg som:

1) fastställande av syftet med antagning;

2) valet av mottagningstyp;

3) upprätta en lista över inbjudna personer;

5) upprätta en sittplan för de inbjudna vid bordet;

6) utforma menyn;

7) förberedelse av skålar och tal;

8) upprätta förfarandet för antagning;

9) kulturprogram.

Vid vart och ett av dessa steg finns det många fallgropar som skickligt måste kringgås, vilket eliminerar alla möjligheter till försämring av mikroklimatet bland deltagarna och möjligheten till en ökning av psyko-emotionell spänning. Att försumma noggrann planering av någon av stadierna av antagning är fylld av uppkomsten av konfliktgenererande situationer på den, som, om de eskalerar, kan minska dess PR-effekt till ett minimum.

Öppen dörr dag, runt bord och diskussion

Öppna dagar är en vanlig form av självpresentation av ett företag i samband med PR och marknadsföring. De tillåter alla att bekanta sig med företagets verksamhet, dess planer, ställa ledningsfrågor av intresse. Det är tänkt att bjuda in anställda till en nära bekantskap, utflykter runt företaget hålls för alla; den medföljande personen berättar om skapelsens historia och huvudriktningarna för företagets verksamhet, om dess sociala betydelse för allmänheten. För att marknadsförings -PR -meddelanden, både planerade och oplanerade, som mottagits av målgruppen på öppet hus, är positiva, krävs noggrann professionell förberedelse av sådana PR -evenemang.

Det är vid dessa evenemang som deltagarna kan bekanta sig med uppdraget, företagets värderingar, företagets kod för personalen. Öppna dagar är i huvudsak ett slags intern presentation av företaget, vilket innefattar förberedelse av visuella läktare, skyltar, besök i nya byggnader och territorier med presentation av omfattande och känslomässigt färgad positiv information om företaget, dess verksamhet, prestationer, ledning, medarbetare, pågående projekt och långsiktiga planer. Samtidigt ska det visuella utbudet som arrangörerna av evenemanget erbjuder inte underskattas - om det inte är noggrant byggt, men om det utvecklas spontant, kan en negativ effekt erhållas. I vilket fall som helst bör intrycket som görs på besökarna vara komplext, holistiskt och internt konsekvent, först då blir PR-effekten produktiv och långsiktig. Preliminär detaljerad briefing och kommunikationsträning för personal som ansvarar för evenemanget är också mycket önskvärt. Tiden för PR-kommunikation är 1-8 timmar, inklusive lunch och kulturprogram.

Det är viktigt att än en gång notera att under den öppna dagen kan målgruppen ta emot oplanerade PR -meddelanden, till exempel som en del av kommunikationen mellan otränad personal och besökare, varför en detaljerad studie av proceduren för dessa evenemang är så viktigt, ett noggrant urval av deltagare, där det helt enkelt inte kan finnas några bagateller och obetydliga detaljer. Det är på den öppna dagen, i en situation med maximalt informell interpersonell kommunikation och ostrukturerade samtal, som PR -specialister och alla deltagare i evenemangets kommunikativa och konfliktkompetenta kompetens får avgörande betydelse.

Runda bord och diskussion - en av formerna för diskussion av en idé, ett problem som är viktigt för ett brett spektrum av allmänheten; rundabordsdeltagarna är auktoritativa representanter för vetenskap, näringsliv, näringsliv, offentliga och statliga organisationer. Deltagande i rundabordstabeller för ledande befattningshavare i kommersiella företag, sponsring av deras innehav bidrar till att stärka företagets image och popularitet. Ämnet och de diskuterade frågorna kring det runda bordet planeras och meddelas i förväg. Deltagare runt rundabord presenteras för dem ungefär 10-14 dagar innan mötet börjar. Detta gör det möjligt för deltagarna att förbereda argument, demonstrationsmaterial, siffror och fakta, vilket gör diskussionen mer konstruktiv och innehållsrik. Antalet deltagare överstiger vanligtvis inte 14-15 personer. Deltagar -ID -kort underlättar kommunikationen med varandra, gör det mer avslappnat och livligt och tar bort några av de tekniska hindren för gruppkommunikation.

Arbetet med det runda bordet organiseras och styrs av en moderator eller moderator som har en hög kommunikativ kompetens, erfarenhet och färdigheter i att genomföra sådana evenemang och är väl förberedd för diskussionsämnet. Innan diskussionen och talen startar presenterar deltagarna sig kort för alla närvarande. Som regel sker detta i ordningen för deltagarna i stolarna vid bordet (medurs). Moderator föreslår diskussionsordning och tillkännager reglerna för varje talare i enlighet med vikten av hans tal. Under diskussionen övervakar moderator / moderator efterlevnaden av reglerna, föreslår taktfullt ett avbrott eller omvänt tilldelar ytterligare tid. Särskilt viktigt för händelsens framgång är adekvat och korrekt användning av lämpliga kommunikativa tekniker för aktivt lyssnande av moderatorn, såsom reproduktion, omskrivning, utveckling, sammanfattning etc. I vissa situationer är det också möjligt att använda tekniker och tekniker för icke-reflekterande lyssnande som är kända för psykologer, vilket gör det möjligt att undvika förvärring av de motsättningar som har uppstått, för att mildra positionen för alla deltagare i diskussionen, för att förhindra att en konfliktsituation uppstår. Det är absolut nödvändigt att behärska de ledande effektiva teknikerna för att lindra psykemotionell stress, som han preliminärt kan träna på sociala och psykologiska kommunikationsträningar under ledning av en erfaren psykolog.

Efter att ha avslutat diskussionen gör moderatorn kort, inom 2-3 minuter, en sammanfattning, sammanfattar vad som har sagts, betonar nödvändiga diskussionspunkter och slutsatser från deltagarna, samt tolkar all röstad information på önskat sätt, baserat om de yttersta målen för företagets PR -verksamhet.

Utställning

Utställningsverksamhet spelar en viktig roll i bildandet och upprätthållandet av en positiv bild av företaget, dess produkter och tjänster. Utställningarna skiljer sig något från PR -händelserna som beskrivs i detta kapitel, eftersom de inte bara vänder sig till medieombud, även om de är ett utmärkt informationsmöte för dem. Man tror att det är utställningar och mässor som ger den bästa möjligheten till effektiv personlig kontakt med en potentiell konsument. Ett företags utställningsaktivitet börjar med ett beslut om vilken utställning man ska delta i och hur brett. Beslut fattas av organisationens ledning baserat på kunskap om marknadsläget och företagets strategi på marknaden. Syftet med deltagande bestäms: att deklarera sig själv på en ny marknad, öka antalet köpare eller partners, bygga ett återförsäljarnätverk i önskad region, studera efterfrågan, sluta affärer etc. När du bestämmer dig för att delta i en viss utställning bör du noggrant analysera företagets ekonomiska kapacitet. Eftersom företagets ledning är intresserad av den mest rationella och kompetenta investeringen av pengar i utställningsverksamhet måste den i förväg förses med nödvändig information om alla utställningar som planeras under året. Den årliga utställningsplanen innehåller vanligtvis den mest allmänna informationen (namn, ämne och datum för utställningen), därför förbereder PR -avdelningen som ansvarar för förberedelserna för utställningen en ytterligare översyn baserad på följande data (D.E. Baranov, E.V. Demko, M A. Lukashenko):

• Kataloger över tidigare utställningar, från vilka det blir tydligt vilka företag som har deltagit i en viss utställning tidigare år. Ett av kriterierna för att utvärdera effektiviteten av deltagande i utställningen är det stabila, ständiga deltagandet av välkända företag med ett gott rykte i den.
• Besökarnas sammansättning. Utställningsarrangörerna är alltid redo att presentera någon form av muntlig klassificering av "sina" besökare. "Besöksporträttet" är extremt nödvändigt när man beslutar om deltagande i en utställning, eftersom det kan utgöra företagets målgrupp eller inte.
• Tidningsmaterial. Det är lämpligt för PR -avdelningen att analysera publikationer om tidigare utställningar i den allmänna och specialiserade pressen.
• Ögonvittneskonton. Naturligtvis är yttrandena från oberoende experter som har besökt tidigare utställningar mycket viktiga.

Vid beslut om deltagande i utställningen måste chefen ta hänsyn till följande faktorer:

• där utställningen hålls (platsen bestämmer skalan, representativiteten och antalet potentiella besökare);
• när (enligt villkoren faller toppen av utställningssäsongen i november och slutet av januari);
• av vem (hur länge har arrangörerna varit i den här branschen, är de välkända);
• för vem (vad är målgruppen för denna utställning);
• hur mycket det kommer att kräva pengar och hur (med hjälp av vilka evenemang på utställningen) för att säkerställa att budgeten återkommer.

Ett vanligt misstag är att många företag anser att arbetet på utställningen är avslutat samtidigt som det stängs, vilket inte är sant. Efter utställningen kommer det en inte mindre intensiv period av arbete med att behandla inkommande förfrågningar.

Förberedelseprocessen för en utställning kan bestå av följande steg.

• En handlingsplan upprättas.
• Ansvarsfulla personer utses.
• Ordningen på organisatoriska åtgärder och program bestäms.
• Eventuella behov av ytterligare krafter och material beaktas.
• En monterplan utvecklas på utställningen.
• En kostnadsberäkning görs.

Efter utställningens slut genomförs redovisning och analys av tidigare händelser och nödvändiga slutsatser dras.

Handlingsplanen är det viktigaste dokumentet för att förbereda utställningen. Den innehåller målen för deltagande, plats och tid för evenemanget, de personer som ansvarar för montering av montern, leverans av material; kort information om andra deltagande företag (partners, konkurrenter); utställningens detaljer och beskaffenhetens beskaffenhet; dokument som kräver godkännande och förberedelse (inbjudningar, pressmeddelanden, broschyrer, flygblad, visitkort, etc.). Expositionsdirektören (ansvarig för utställningen), efter överenskommelse med företagets ledning, rekryterar en personal av anställda som genomför utbildning inom specifika områden:

• interaktion med media, utveckling och distribution av pressmeddelanden;
• förberedelse av utställningar för montern;
• förberedelse och genomförande av en reklamkampanj före, under och efter utställningen;
• utarbetande av utdelningar (broschyrer, kataloger, häften, souvenirer, etc.);
• utbildning av läktare.

Utställningskonstruktion utförs av en entreprenör, förberedelse av ett projekt för mässan som är nödvändigt för företaget och övervakning av dess konstruktion - av en designer. En plan upprättas inte bara för själva läktaren, utan för hela utställningen. Tack vare det blir det möjligt att bedöma läktarens läge i förhållande till ingången / utgången, huvudgångar, tävlande och se till att man lockar besökare till läktaren. Placering av exponeringsmaterial på läktaren är genomtänkt i förväg och en ansökningsbrev upprättas för att få pass för bilar och tillstånd för transport / borttagning av varor. Som en av bilagorna till handlingsplanen upprättas en detaljerad lista över föremål som kommer att tas med till utställningen. Närvaron av ett sådant dokument effektiviserar lagring och bokföring, samt underlättar sökningen och garanterar påfyllning av utdelningar. Ett annat viktigt dokument är ett frågeformulär för registrering av (omröstnings-) läktarbesökare. För att samla tillförlitlig statistisk information bestämmer företagets ledning en lista med intressanta frågor och i vilken ordning de följer.

För utställningstiden undertecknas schemat för varje dag. Montern måste fungera smidigt, annars är det stor sannolikhet att du missar en potentiell kund / partner i besöksflödet på grund av frånvaro, ouppmärksamhet eller överbelastning av montervakten. För närvarande är det mycket lämpligt att registrera alla möjliga kontakter i ett speciellt frågeformulär. För varje utställning upprättas en slutgiltig granskning som i detalj anger antalet besökare i allmänhet, antalet besökare på montern, antalet broschyrer som delas ut och ifyllda frågeformulär. Under ett halvt år eller ett år sammanställs en allmän översikt över utställningar med hänsyn till alla kostnader (det visas separat hur mycket som spenderades på hyra, transport, reklam, etc.). I slutet av varje utställning upprättas en anteckning som återspeglar en lista över problem som uppstod under utställningens förberedelse och hållning, de beslut och slutsatser som fattades.

Regler för effektivt deltagande i utställningen

Fördelen med utställningen är den koncentrerade kombinationen av exponering, personliga kontakter, säljfrämjande, liksom en ganska bred primär (besökare) och sekundär (via media) täckning av allmänheten (tabell 1). Utställningar skiljer sig från ämne - tvärvetenskapligt, bransch, specialiserat. Utställningen kan hållas i skala från ett företag eller en hel bransch, som sträcker sig från flera dagar till flera månader eller mer. Både varor och tjänster avsedda för försäljning och konstföremål och historiska monument kan ställas ut. Icke-kommersiella utställningar fungerar för bilden av arrangörer, författare och utställare (enligt N.V. Aleshina, www.elitarium.ru).

Tabell 1. Fördelar med deltagande i utställningen

De negativa aspekterna av att delta i utställningen är följande.

1. Hög kostnad för utställningsutrymme.

2. Vi måste flytta säljpersonal från deras tidigare territorier.

3. Stora mässor är ofta trångt och rörigt.

4. Problem med arbetsförhållanden gör det svårt att delta i utställningen.

5. Det finns många tillfälliga åskådare på utställningen.

6. Läckage av information om produkten / tekniken till konkurrenter är möjlig. Organisering av deltagande i utställningen. Ett företags deltagande i en utställning kräver seriöst arbete - analytiskt, planerat, organisatoriskt; kontroll och reglering långt före starten och länge efter utställningens slut. Den ansvariga chefen måste ha befogenhet och befogenhet att fatta beslut om alla utställningsfrågor. Dessa frågor inkluderar följande.

1. Utrymme som krävs av en utställare för att presentera varor och tjänster. För att göra detta måste du bestämma vad du ska ställa ut, hur utställningar kan placeras i rymden och veta hur mycket en kvadratmeter yta kostar.

2. Utveckling av projektbudgeten. För att undvika onödiga utgifter och öka avkastningen på exponeringsinvesteringar är det bättre att dela upp budgetkostnaderna i två områden: direkta kostnader - betalning för monteringsutrymme, montering och demontering av montern, speciallitteratur och indirekta kostnader - personalens tid till förbereda för utställningen, kostnader och arbetskostnader på utställningen och dess tillhandahållande.

3. Urval / design av stativet. Ett stativ är en struktur som låter dig visa upp din produkt. Montern kan tas med av utställaren, eller dess produktion kan beställas av arrangören av utställningen. Expositionen bör fokuseras på volymetrisk uppfattning, välbelyst, med hjälp av skådespelarmodeller, filmer - allt som lockar med ovanlighet. Expositionen ska vara en plats för de anställdas ytterkläder, en plats för en mottagning - ett vardagsrum för besökare. Det är lämpligt att ha en bok med recensioner.

4. Framställning av material för utställningskatalogen (som regel några månader innan utställningens start).

5. Planering av transport av utställningar och monter, boende för anställda.

6. Förberedelse och utskrift av inbjudningar till besökare, i vars utseende deltagaren är intresserad.

7. Utbildning av personal att arbeta på utställningen. Personalen måste kunna visa den nya produkten i aktion, förklara dess funktioner och fördelar. På utställningsdagen av utställningen eller på kvällen tar arrangörerna emot representanter för pressen. Du måste vara redo att acceptera dem vid din utställning, hjälp att göra bilder eller video. De flesta utställningar har ett presscenter där utställare kan distribuera pressmeddelanden.

Kvantifiering av exponeringspositionering. En kvantitativ bedömning är nödvändig för att konkretisera exponeringsmålen, valet av verktyg för att uppnå dem, samordna arbetet och bedöma effektiviteten av exponeringsaktiviteter. Alla bedömningsindikatorer är indelade i tre grupper (tabell 2).

Tabell 2. Indikatorer för utvärdering av utställningens effektivitet

Effektiviteten av ett företags deltagande i en viss utställning bestäms med hänsyn till målen för deltagandet. Om målet till exempel är att sprida information om en ny produkt i stor utsträckning kan indikatorn inkludera antalet broschyrer som distribueras till besökare.

Särskilda evenemang

En särskild plats bland PR-evenemang riktade till både media och allmänheten och målgrupper upptas också av de så kallade specialevenemangen. Under sin existens har PR -systemet samlat stor erfarenhet av att använda en mängd olika handlingar och händelser för att skapa en välvillig inställning till en organisation eller individer. PR -specialister använder i stor utsträckning metoden för att skapa speciella evenemang, särskilt i fall där organisationens dagliga aktiviteter inte skapar tillräckligt med ny information. D. Burstin kallar dem "pseudohändelser". Om sådana evenemang är av allmänt intresse kan de förbättra organisationens rykte.

Vanligt använt i praktiken PR-åtgärder eller speciella evenemang inkluderar:

• utställningar, mässor, festivaler;
• möten, seminarier, rundabord, konferenser, kongresser, symposier, kongresser;
• jubileer, jubileer, viktiga datum;
• specialpriser, tävlingar;
• öppna dagar, företagsresor;
• sammankomster, offentliga debatter, temakvällar;
• banketter, bufféer;
• tävlingar, frågesporter;
• parad, skönhetstävlingar;
• sponsringspriser, välgörenhetskvällar, skapande av välgörenhets- och utbildningsmedel;
• mottagningar, bollar, presentationer, filmfestivaler;
• studiebesök;
• öppningsceremonier för nya byggarbetsplatser, läggning av den första stenen i grunden;
• besök av framstående och framstående personer, ceremonier för att träffas och se upp;
• rapporter om problemlösning, tillkännagivande av resultaten från opinionsundersökningar, socio-psykologisk forskning;
• öppningsceremonier för festivaler, sportdagar och andra storskaliga evenemang;
• tillkännagivande av nyanställningar till ansvarsområden;
• kungörelse av en ny politisk kurs, program, förändringar i den politiska kursen, verksamhetsprogram;
• amatörtävlingar;
• möten med kända idrottare, kollektiva besök på museer, utställningar, konserter, teaterföreställningar;
• möten med framstående personer, ceremonier för signering av autografer;
• deltagande i sociala evenemang, förbättring av parker, gator, lekplatser, etc.
• fira statliga, nationella, religiösa helgdagar;
• evenemang för att hedra datumen för historia och kultur i andra länder och folk.

Alla ovanstående specialevenemang, som innebär att en PR -kampanj ingår i ett redan planerat scenario av en socialt betydelsefull händelse, används aktivt för att marknadsföra sina produkter av de flesta företag, men nyligen har nya former av speciella evenemang blivit utbredda, enbart baserat på ursprungliga kreativa idéer från marknadsförare.

Kreativa specialevenemang i marknadsföring. Idag, när online -marknadsföringens roll växer i en krissituation, vikten av reklam på radio och TV, försäljningsreklam och försäljning minskar, finns det fortfarande många platser där en potentiell konsument är så öppen som möjligt för direkt, direktkontakt . De mest kreativa varumärkena utforskar gradvis nya territorier, där det är lättare för dem att föra en interaktiv dialog, vilket väcker intresse och förtroende hos potentiella köpare. De viktigaste förutsättningarna för framgång är kommunikationens maximala kreativitet, den ovanliga idén och det icke-triviala tillvägagångssättet. Så, våren 2009, lanserade Wrigleys PR -specialister Five -tuggummipromotionsprogrammet, medan det praktiskt taget inte fanns något informationsstöd från media, de lanserade det uteslutande genom ett speciellt evenemang. För detta utvecklades och hölls följande speciella evenemang: ett interaktivt galleri byggdes i Mars -galleriet, där material placerades om "upplevelsen av kommunikation" för konsumenter med detta tuggummi genom de fem sinnena. I enlighet med det utvecklade konceptet för den speciella händelsen kunde progressiva unga konstnärer, i samarbete med kända personer från mode- och konstvärlden, bygga föremål och besökare inte bara titta på, utan också röra dem - till exempel flytta magnetvätskan med sina händer. Således var alla fem sinnen hos deltagarna inblandade, vilket ökade effekten av effekten, vilket resulterade i att PR-bevakningen av evenemanget fungerade bättre än en storskalig mediekampanj. Marknadsförare fick ett större antal kontakter, och de var av bättre kvalitet, eftersom deltagarna - potentiella konsumenter var intresserade av den speciella händelsen på grund av dess unika och kreativitet (//slon.ru/articles/184479/).

Sponsring av speciella evenemang och evenemang

Som du kan se, i en kris, är tillverkare tvungna att tillgripa icke-standardiserade marknadsföringsmetoder. En av de mest effektiva är sponsring eller partnerskapsstöd för underhållningsevenemang i olika format: från formella mottagningar till privata fester. Deltagande i sådana evenemang ger varumärken tillgång till sin målgrupp och gott om möjligheter till ytterligare marknadsföring. Kostnaderna för speciella evenemang och den så kallade eventmarknadsföringen, eller eventmarknadsföringen, ingår i varje stor tillverkares budget. Marknadsförare förklarar dess relevans genom att, till skillnad från direktreklam, dess verktyg låter dig påverka alla sinnen hos en potentiell konsument samtidigt. Om en reklamfilm bara "fångar" bara syn och hörsel och provtagning (det vill säga gratis distribution av produktprover, till exempel under provningar) - smak, lukt och beröring, är alla fem sinnena inblandade i evenemangsmarknadsföring. Dessutom öppnar varumärkets deltagande som sponsor eller partner i alla händelser direkt åtkomst för tillverkaren till målgruppen, särskilt när det gäller premium- och superpremiumvarumärken. När du väljer ett event för sponsring beaktas flera kriterier och villkor.

• Det första villkoret är efterlevnad av konceptet: först och främst måste det semantiska innehållet, scenariot, orsaken och platsen för evenemanget motsvara begreppet positionering och bilden av det varumärke som marknadsförs.
• Det andra villkoret är målgruppen: den inbjudna publiken måste tillhöra målgruppen för det varumärke som marknadsförs, för i de flesta fall blir evenemangsmarknadsföring en form av kommunikation med en potentiell konsument.
• Det tredje villkoret är en närvarostrategi: en tydlig strategi för närvaron av det marknadsförda varumärket och gott om möjligheter att marknadsföra det inom ramen för evenemanget. Ett antal företag kräver alltid exklusiva partnerskap. Det kommer också att vara användbart att lära sig om andra partners och sponsorer av evenemanget, det är önskvärt att de inte tappar i prestige hos varumärket.
• Det fjärde villkoret är medieeffekten: bland de viktigaste förutsättningarna för det marknadsförda varumärkets deltagande i evenemanget är den slutliga medieeffekten, möjligheten till så kallad post-PR, det vill säga efterföljande omnämnanden av varumärket i media. Antalet kontakter som genereras vid själva evenemanget är ojämförligt mindre jämfört med antalet kontakter, till exempel i pressen, där evenemanget omfattas.
• Det femte villkoret är ett socialt uppdrag: ett antal företag som regelbundet ger stöd till speciella evenemang och evenemangsprojekt betraktar deras deltagande i dem som ett slags socialt uppdrag.

Som ni vet är två saker mycket viktiga för ett varumärke - bildkomponenten och möjligheten att ge potentiella konsumenter att prova produkten. Ett evenemang där medlemmar i media- och affärseliten kan smaka på en produkt i en bekväm miljö, med diskreta varumärken och presenter - den perfekta kombinationen som ger ett varumärke båda dessa möjligheter. Följaktligen är det vanligaste formatet för deltagande, till exempel, av en partner - tillverkare av förstklassiga mat och dryck, i ett underhållningsevenemang att behandla gäster. För alla andra företag är andra effekter av närvaro också möjliga:

• visuell användning av varumärket inom inredning;
• installation av ett mobilt stativ;
• distribution av märkes souvenirer med en märkeslogo etc.

Eventarrangören erbjuder alternativ för varumärkeskommunikation med evenemangets målgrupp, vilket kan vara: varumärkesplattformar, PR-möjligheter, provsmakningar och så vidare, beroende på uppgifterna. Ibland kan arrangören begära ytterligare finansiering för deltagande i form av ett sponsorpaket. Sponsorpaketets storlek beror som regel direkt på kvantiteten och kvaliteten på de erbjudna varumärkena och PR -supportalternativen. Ett paket med ett brett utbud av medialternativ kostar vanligtvis mer, men om publiken för ett stängt icke-offentligt evenemang är av särskilt intresse för företaget kan du stå ut med bristen på ytterligare möjligheter till marknadsföring. Partnerskapsnivån spelar också en roll här - det är ett engångs- eller strategiskt samarbete. Så om arrangören siktar på att samla in avgifter från deltagarna i utbyte mot alternativ kan paketen kosta från $ 5 000 till $ 50 000 för ett engångshändelse. Uppenbarligen köps sponsorpaketet för specifika reklamändamål, men vissa evenemang kan knappast betraktas som en plattform för reklammarknadsföring. Om det till exempel föreslås att en produkt presenteras vid ett idrottsevenemang eller en galamiddag som lockar en mycket lönsam publik, men som syftar till att samla in pengar till sjuka barn, kommer företagen inte att se evenemanget som ett tillfälle för stark marknadsföring. De är redo att tillhandahålla det på villkor för skydd, men utan reklam, begränsar sig till att inkludera sin logotyp i listan över evenemangets partners. Attrahering av sponsorer kan ses som ett extra verktyg för att höja statusen för evenemanget och optimera kostnaderna.

Sponsorskap

Så ett extra, men mycket effektivt verktyg för att öka marknadsföringens effektivitet, evenemangets nivå och optimera kostnader lockar olika sponsorer. De vanligaste formerna för samarbete på detta område är följande (www.advertology.ru).

• General, eller guld, sponsor - antar minst 50% av alla utgifter, får ett utökat sponsorpaket, som regel fungerar som en medarrangör, har en liknande målgrupp, så han är inte mindre intresserad av evenemanget än huvudarrangör. Dess främsta mål är att utöka sin egen kund- och partnerbas, samt att etablera personliga relationer med deltagande företag.
• Sponsor för kvällsmottagningen-kompenserar för kostnaderna för kvällens VIP-del av evenemanget, som fungerar på hans image, och ger också möjlighet att marknadsföra sig själv och personlig kommunikation med VIP-gäster på evenemanget.
• Informationssponsor - i regel är detta en publikation eller ett förlag som publicerar ett tillkännagivande av evenemanget i den tryckta versionen och på webbplatsen i förväg, placerar reklaminformation om arrangören, täcker resultaten av evenemanget och ibland hjälper till med beredning av informationsinnehåll, tryckta företagstidningar och tidningar. För sin del eftersträvar informationssponsorn tre huvudmål: att stärka sin egen image, locka till sig nya prenumeranter och annonsörer bland evenemangsdeltagarna och också stärka partnerskap med evenemangsarrangörerna.
• Teknologsponsor - tillhandahåller nödvändig presentation eller annan utrustning som är nödvändig för evenemanget, till exempel kan ge assistans vid konstruktion av montrar eller produktion av tryckt material. En sådan sponsors uppgift är att presentera, visa fördelar och möjligheter, marknadsföra specifik utrustning, för honom är detta den så kallade produkt-PR.
• Registreringssponsor - Ger utrustning och personal för registrering. En sådan sponsor är relevant vid stora evenemang, till exempel utställningar och stora konferenser, när det krävs mycket resurser måste du skriva ut märken direkt under registreringen, samla en stor mängd information. Registreringssponsorn är intresserad av att marknadsföra sig själv och att uppmärksamma så många potentiella kunder som möjligt, som också genomför evenemang och lockar honom i framtiden som tjänsteleverantör.

Således är ett av alternativen för PR -projekt när man marknadsför ett företag och dess produkter olika former av sponsring - från att använda vanliga stänkskärmar eller visa en logotyp till att demonstrera produkten och dess konsumentegenskaper, muntliga tillkännagivanden från värdarna, att ge gåvor och priser . Ibland, i utbyte mot en sponsoravgift, kan ett företag placera direktannonser. Till exempel sponsrade Evian i en av Londons förorter rekonstruktionen av en utomhuspool, för vilken företaget fick montera en upplyst logotyp för detta mineralvatten i botten av poolen, vilket blev tydligt synligt från flygplanet som kom in och tog av. I vårt land är de mest populära filmer och serier (47% av alla projekt), samt underhållning och musikprogram (13% vardera). Enligt experter är minimikostnaden för ett sponsringspaket cirka $ 5000, och maximiet kan nå flera miljoner dollar. Till exempel kostar den allmänna sponsringen av Star Factory, First Channel -projektet, annonsören 2 miljoner dollar. Sponsringsprojektet på STS Kino kl. 21:00 kostar ungefär samma - en skärmsläckare innan programmet startar och inne i film varje dag i ett år. Ett intryck på fem sekunder innan Sex and the City-serien på NTV kostar $ 4 000. Den största fördelen med sponsring, till skillnad från konventionell reklam, är "inblandning" av annonsörens varumärke i programmets plot, vilket hjälper till att skapa önskat varumärkesimage. Dessutom är sponsring ett ytterligare tillfälle att marknadsföra på tv de produkter för vilka direktreklam är förbjuden. Ett illustrativt exempel på detta är sponsorprojektet från Nemiroff, där en vodkatillverkare finansierar sändningar av boxningsmatcher i utbyte mot att visa sin logotyp.

Idag är det sport som fortfarande är ett av de mest effektiva sammanhangen för att marknadsföra varor och tjänster. Cirka 60-65% av den totala världsmarknaden för sponsring stöds av sportevenemang. Med en noggrann bedömning av alla risker och en kompetent marknadsföringsstrategi ger sponsring ett bättre resultat jämfört med direktreklam, dessutom är ackumuleringshastigheten för publiktäckning vid en viss tröskel mycket högre för sponsring. Alla dessa fördelar gör det också möjligt för annonsören att högljutt meddela, bland annat att produkten kommer in på marknaden. Detta är scenen när du inte behöver skapa någon relation till varumärket, eftersom det bara kan bildas i processen "kunskap plus konsumtion". Sponsringsprojektet för Nemiroff, som blev en permanent sponsor av boxningsmatcher från början av sin verksamhet på den ryska marknaden 2002, gjorde det möjligt för företaget att tillkännage sig för en bred publik som inte tidigare visste om dess produkts existens. Det var delvis tack vare detta projekt som varumärket Nemiroff blev allmänt känt i Ryssland. Enligt TNS Gallup, under de första sex månaderna av sponsring av boxningsmatcher, kände mer än en fjärdedel av vodkakonsumenterna i Ryssland märket Nemiroff.

Och Bоurjois -kosmetiken, som inte är välkända för ryska konsumenter, efter att ha blivit sponsor av den populära tv -serien "Sex and the City" på NTV -kanalen, ökade inte bara erkännandet av sitt varumärke, utan kunde också skapa positiva föreningar med varumärket, som med stor sannolikhet bestod i att utöka marknadsandelen ... Men för många företag är sponsringsförfarandet fortfarande ett sätt att skapa en gynnsam image, snarare än en variant av varumärkespositionering för att få konsumentlojalitet. Man bör komma ihåg att en viss tid krävs för att skapa en stabil positiv bild av ett varumärke / företag. Ett engångs, om än mycket ljust, deltagande i alla händelser kommer säkert att väcka uppmärksamhet, men sponsring löpande är ändå en indikator på företagets allvar. Både det måttliga utnyttjandet av det sponsrade objektet utan påträngande användning av symboler, liksom det korrekta valet av detta objekt, spelar roll. Deltagande i öppet kommersiella projekt, om de inte är knutna till sponsorns huvudaktivitet, minskar förtroendet hos målgruppen, vilket kan göra en välgrundad slutsats om företagets promiskuitet på grund av dess brist på tydliga strategiska mål eller om fondernas promiskuitet. När det gäller sponsringens effektivitet är sannolikt rollen för denna form av marknadskommunikation för att öka omsättningen mer indirekt än direkt. Först och främst är sponsring ett sätt att marknadsföra, och i denna egenskap är det mer förknippat med att locka uppmärksamhet och efterföljande bibehållande av intresse för varumärket, det vill säga det syftar till att utöka antalet lojala konsumenter i sitt specifika målsegment.

I Ryssland är pionjären inom användningen av integrerad sponsring Wimm-Bill-Dann: en investering i projektet Last Hero uppgick till minst 1,5 miljoner dollar. Syftet med att omplacera ditt varumärke som en del av marknadsföringen. Som ett resultat, förutom att öka varumärkeskännedom till 99% och ökad juiceförsäljning, har konsumentundersökningar visat att J7 är förknippat med äventyr, frihet och en hälsosam livsstil. Wimm -Bill -Dann tog inte längre sponsring i "The Last Hero - 2", men under visningen av projektet publicerade det på J7 -videor på TV baserat på "The Last Hero - 1", varefter konsumenten hade intrycket av att Företaget sponsrar också fortsättningen av det "episka".

Intressant nog tror många experter att sponsring förlorar sin effekt när flera företag deltar i programmet. Det bästa alternativet är när det inte är mer än 3-5 sponsorer i en show. Naturligtvis bör deras intressen inte överlappa varandra. Den absoluta ledaren när det gäller antalet sponsorer (mer än 130 deltagare) är "Bostadsfrågan", men även där försöker de förhindra att konkurrerande sponsorer förekommer i programmet. För Unilever var sponsringen dock utformad för att hantera de komplexa, känsliga utmaningarna med att bygga långsiktiga varumärkes-konsumentrelationer. Så när det gäller Calve (det har varit sponsor av Culinary Duel -programmet på NTV sedan de första dagarna av dess existens), behövde företaget inte öka varumärkeskännedom: det är redan det ledande i sin produktkategori. Med hjälp av sponsring ville de bara betona att Calve är för dem som gillar kreativa förhållningssätt i matlagningsprocessen, och med hjälp av direktreklam är det osannolikt att uppnå ett sådant mål (enligt www.ko.ru ).

Ändå är sponsring som ett marknadsföringsverktyg för ryska företag fortfarande inte särskilt efterfrågat, bland annat på grund av omöjligheten att en specifik bedömning av sponsringens effektivitet. För att förstå om det är värt att starta genomförandet av ett sponsringsprojekt eller om det är bättre att begränsa oss till traditionella marknadsföringsverktyg, bör man utgå från PR -kampanjens mål och mål. Så om en tillverkare kommer att förklara att hans produkt är billigare än en konkurrent, är det mer lämpligt att använda direktreklam, men om det är nödvändigt att skapa en ny bild av produkten är det mer optimalt att välja sponsring (baserat på material från www.productplacement.ru) (tabell 3).

Tabell 3. Fördelar och nackdelar med sponsring i medieprojekt (TV och radio) vid marknadsföring

Nyligen har ordet "briefing" blivit väldigt moderiktigt. Du har förmodligen ställt följande fråga: "Vad är detta briefing?" Ordet kommer från det engelska ordet "kort". Därför är briefingen en kort presskonferens med tjänstemän som löser huvuduppgifterna, svarar på frågor från pressen.

Ord på ryska

Briefing - vad är det? När förekom detta ord på ryska? Och varför blir det populärt i vårt land? Det kan finnas flera huvudorsaker till detta. En av dem är korthet. Denna term ersätter många ord och kan ha en viss betydelse. För det andra togs detta ord från det engelska språket, så det är bättre i stil, mer officiellt, mer lämpligt för att beskriva ekonomiska och politiska nyheter.

Briefing är inte en dialog, utan korta frågor och samma svar, helt informativa. Därför hålls oftast en sådan händelse stående. Till exempel i lobbyn på en flygplats eller ett hotell. För att briefingen ska bli framgångsrik är det värt att genomföra en korrekt och bra förberedelse för den. Detta kan göras av PR -chefer. Några dagar före det kommande evenemanget måste de meddela journalisterna om lokalen. Innan briefing kan de ringa tillbaka för andra gången för att klargöra huvudfrågorna och för att schemalägga sekvensen för alla presentationer. Före denna händelse måste video- och ljudutrustningen, liksom platsen för evenemanget, kontrolleras för att fungera.

Kort möte

Briefing är ett kort möte mellan ekonomiska, politiska och kulturella ledare. Syftet med evenemanget är att informera pressen om dess ståndpunkt i olika frågor med efterföljande publikationer i tidskrifter och tidningar. Detta är en slags PR -kampanj som lockar allmänhetens uppmärksamhet. Oftast kan den samlas in efter en händelse som nyligen inträffat. Briefingen skiljer sig markant från presskonferensen genom att det inte finns några presentationsdelar, mötestiden är kort. Trots detta är dessa begrepp ofta förvirrade.

Funktioner i

Briefing kan ha sina egna egenskaper. Det sammanfattade ämnet bör innehålla genomtänkt text. Författaren måste snabbt och tydligt kunna svara på alla frågor, svara på dem.

Den genomsnittliga briefingen varar inte mer än trettio minuter. De första tio kan tilldelas presentationen av de tjänstemän som är närvarande vid mötet, liksom den obligatoriska bekantskapen med den personliga positionen. Den återstående tiden ägnas oftast åt att svara på frågor som kan ställas av mediemedlemmar. Det finns ingen daglig briefing. I regel kan evenemanget anordnas högst två gånger i veckan. Briefing förberedelse:

Valet av en talare (en ansvarig person i ett företag, ett företag) som kommer att rösta informationen;

Briefing text;

Förbereder ett pressmeddelande eller presspaket.

Briefing eller presskonferens?

Presskonferens och briefing är möten med tjänstemän. De hålls för att informera allmänheten. En briefing är en kort sammanfattning av flera händelser som inte kan ta mer än trettio minuter. Presskonferens - ett evenemang för media, som hålls i fall där det finns betydande nyheter. Det utförs endast i dessa fall:

Organisationen har heta nyheter eller ett viktigt budskap måste ges om vilka journalister kan ha många frågor;
- en välkänd person anländer som vill tala inför media;
- informationskontakter med tjänstemän.

Slutsats

Baserat på ovanstående kan vi med säkerhet säga att briefingen inte är en analog till en presskonferens, den har många skillnader.

Briefings och presskonferenser - möten mellan tjänstemän och mediarepresentanter för att informera allmänheten om aktuella frågor.

Briefingen ägnas åt en kort översikt över flera evenemang, varar högst 30-40 minuter och används huvudsakligen av statliga myndigheter.

Presskonferensen ägnas åt en detaljerad diskussion om 1-2 frågor och varar i genomsnitt 1,5 timmar.

Presskonferens - ett evenemang för media, som hålls i fall där det finns socialt viktiga nyheter, och en organisation eller en enskild känd person som är direkt relaterad till dessa nyheter, vill ge sina kommentarer.

Syftet med presskonferenserna är att underlätta målinriktad informationsspridning bland mediernas redaktion. De påskyndar informationsflödet till redaktionen, olika i nyhetskällornas auktoritet, informationens tillförlitlighet; samtidigt är det alltid möjligt att kontrollera och uppdatera versioner flera gånger för att få ett ytterligare nyhetspaket.

Kommentarer om den information som erbjuds uppnås för det första genom att bjuda in erkända myndigheter inom sitt område, personligen intresserade av att tillhandahålla den mest fullständiga informationen, och för det andra genom själva reglerna för presskonferensen, som ger klargörande frågor till journalister, förse dem med pressmeddelanden, taltexter.

Att hålla en presskonferens är motiverat endast om:

· Organisationen har ”heta” nyheter och det är nödvändigt att lämna ett viktigt budskap, som journalister kan ha frågor om, eller det är nödvändigt att snabbt svara på en viss händelse;

· En välkänd specialist, en intressant person, som är redo att tala med media, kommer till staden;

· Journalister föredrar personliga informationskontakter med tjänstemän.

I andra fall kommuniceras information till media genom ett pressmeddelande.

Briefing är ett kort informationsmeddelande, som vanligtvis skickas av en tjänsteman, en företrädare för regeringen, internationella organisationer, kommersiella strukturer med representanter för media, för att informera dem om viktiga händelser, förhandlingarnas gång, konferenser, symposier , seminarier.

Huvudmålen är relaterade till att tillgodose publikens informationsbehov genom att kommunicera information, fakta för de officiella myndigheternas räkning, högsta ledningen. Samtidigt jämförs tydligt deltagarnas olika tillvägagångssätt i händelserna för bedömningen av samma fråga, en officiell synvinkel deklareras och den utvecklade ståndpunkten motiveras kort.

En informativ granskning av dokument, fattade beslut innebär inte att man åsikter, bedömningar, förtydliganden, hänvisningar till prejudikat etc. En impassiv lista eller förkortad återberättelse av de viktigaste bestämmelserna i samband med händelsen betonar informationens officiella, otvetydiga tolkning.

En briefing sammanfattning av ämnet för briefing kan erbjudas journalister för att förtydliga viktiga idéer, fakta detaljer om mötet. Personliga åsikter, citat saknas.

Briefingen gör det möjligt att överföra information samtidigt till nästan alla medier, utan att lägga tid på att förbereda ett separat pressmeddelande för varje specifik publikation, tv och radiokanal.

En briefing är en analog till en presskonferens, från vilken den utmärks av frånvaron av en presentationsdel, ett stadium av informationsdiskussion och mindre formalitet. Svar på journalisternas frågor besvaras nästan omedelbart. Till exempel: presskonferens före match och presskonferens efter match.

Briefing hålls vanligtvis som en kampanj efter PR för ett affärshändelse.

Naturligtvis serveras inget mineralvatten, smörgåsar, etc. under briefingen. Dessutom kan briefingen hållas medan du står, utan att sitta journalister och talare vid borden.

Presskonferens och briefing

En presskonferens är den mest effektiva formen av interaktion mellan ett företag och journalister, eftersom de senare direkt får information från företagets PR -specialister och dess ledning. Det måste delta av ledningen eller personer som är så kompetenta som möjligt i frågan som behandlas på presskonferensen. En presskonferens hålls som regel när det blir nödvändigt att klargöra kontroversiella frågor med allmänheten och uppmärksamma att lösa ett problem. Dessutom sammankallas presskonferenser om journalister har många frågor till företagsledningen, på kvällen eller i slutet av ett event (event). Presskonferensen hålls med inbjudan av representanter för media. Inbjudan kan skickas till alla medier eller selektivt. För att presskonferensen ska nå de mål den eftersträvar är det nödvändigt att ta hänsyn till flera till synes små, men faktiskt mycket betydande omständigheter när den förbereds och genomförs.

Omständigheterna vid tidpunkten för händelsen:

det är bäst att hålla en presskonferens i mitten av veckan, eftersom måndag är redaktionell dag i media och önskat valdeltagande kommer inte att fungera, och fredag ​​är dagen före helgen, dagen för kulturprogram, och detta kommer påverkar också närvaron av journalister;

eftersom det är känt att journalister ofta arbetar på natten (sena nummer, inspelningar, redigering, traktat, etc.), är det lämpligt att boka in en presskonferens mellan 12.00 och 14.00, eftersom materialleveransen börjar klockan 15:00 på redaktionen, inspelningar, studiotid.

Omständigheterna i formuläret:

Inbjudan till presskonferensen måste verkligen ange ämnet, vilket gör det möjligt för redaktionerna att skicka journalister med kompetens i denna fråga till presskonferensen. Det är bättre att skapa en inbjudan som en personlig och skicka den 5-7 dagar innan själva presskonferensen öppnas;

en presskonferens bör ha en tydlig scenarioplan, bestående av två delar - ett uttalande om företagets ståndpunkt i problemet och svar på journalisternas frågor. Tiden för varje del bestäms av arrangören och beror på ledningens position - om man ska avsätta mer tid för att avslöja problemet, eller omvänt, att tilldela maximal tid för svar;

presskonferensen kan vara värd för den person som ansvarar för PR eller press. Presentatören måste presentera deltagarna för journalisterna, bland vilka närvaron av en person som är behörig att fatta de slutliga besluten i presskonferensens önskemål är önskvärd;

Det är lämpligt att registrera deltagarna i presskonferensen från mediernas sida, vilket gör det möjligt att analysera mötets resultat för efterföljande publikationer. Vid registrering är det mycket användbart att distribuera material som rapporterar fakta och förtydligar det problem som presskonferensen ägnar sig åt, vilket skyddar mot felaktiga tolkningar (de spelade in det fel, hörde, verkade, etc.) och kommer att ge en förståelse för essensen i frågan;

utan tvekan underlättas journalisternas välvilja och aktivitet genom att organisera förfriskningar (läsk, kaffepaus, buffé, buffé, etc.). Förfriskningarna bör hållas i slutet av konferensen, eftersom arrangörerna får möjlighet till informell PR-kommunikation, upprätta närmare kontakter, förtroendefulla relationer och lansera nödvändiga rykten.

Medieinformation

En briefing är ett kort operativt tal för pressen om de nya spåren av viktiga händelser. Meddelandet vid briefingen är av en ensidig varningskaraktär med en åtföljande kort illustration av specifika fakta. Skillnaden mellan en presskonferens och en briefing ligger i de tidsramar som tilldelas dem. Briefing kan inte vara mer än 20-30 minuter. En så kort tidsram tyder på att informationshandläggaren kan kontrollera situationen. 10 minuter ges som regel till talaren, 10–20 minuter - för snabba svar på journalisternas frågor. Briefing kan hållas stående, utan att sitta journalister och talare vid borden. Briefings organiseras i nödsituationer, offentliga skandaler (massförgiftning, störningar i transport, kommunikation etc.) för att förklara vad som hände, dess orsaker och omedelbart förhindra eventuella fel och överdrifter i detta avseende, spridda genom media.

Regler för att hålla presskonferenser och briefings

1. Uppnå en tydlig definition av ämnet, syftet och relaterad beredskap (statistik, diagram). Innehåll och semantisk presentationsrikedom, uttömmande argumentation av varje bedömning, alla slutsatser krävs.

2. Förbered utdelningar mycket eftertänksamt. Det borde vara sammansatt som om ingen någonsin hade hört något om allt som kommer. Ju enklare terminologi och klarare essens, desto lättare är det att uppnå reflektion från journalisters sida.

3. Tänk in noggrant på presskonferensens scenario, med hänsyn till vem som säger vad, vilken roll och när som kommer att spela.

4. Hälsa journalister vänligt, men inte obefogat. Det är obligatoriskt att presentera deltagarna och meddela den föreslagna konferensplanen.

5. Använd kortast möjliga rapporter och demonstration av visuellt material, eftersom journalister ständigt hör nya rubriker för sina artiklar och meddelanden.

6. Använd logiskt konsekvent argumentation, undvik interna motsättningar i meddelandet.

7. Planera tillräckligt med tid för journalisternas frågor, utan att skapa en situation av frustration, missnöje med ouppfyllda förväntningar.

8. Spåra presskonferensens längd - högst 40 minuter och ge sedan journalister möjlighet att arbeta med enskilda deltagare.

9. Kom ihåg att journalister inte tror på altruism. Därför bör du inte förneka dina egna affärsintressen, utan tydligt och med säkerhet presentera fördelarna med en idé eller produkt för tredje part. det bästa alternativet är när fördelarna för båda parter är tydligt synliga samtidigt.

10. Försök att vara uppriktig, eftertryckligt välvillig mot alla journalister. Journalister har så professionellt viktiga personliga egenskaper som en ökad rättvisa och en högt utvecklad känsla av självkänsla.

presskonferens- ett organiserat möte med journalister med företrädare för statliga institutioner, sociala och politiska organisationer, kommersiella strukturer, som syftar till att ge media problematisk och kommenterande information, och kännetecknas av möjligheten att få information direkt, kontrollera information och klargöra versioner med hjälp av frågor . Detta är den största mediehändelsen.

Flera talare deltar, varaktigheten överstiger inte en timme. 30-40 minuter för huvudtal och cirka 15 minuter till för frågor och svar. Förbereder en pressmapp, kat. tilldelas varje journalist vid registreringen. (Pressmapp - en uppsättning PR -texter, består av: bakgrund eller företagshistoria; verkställande biografier; företagshäfte, årsrapport, produkt / tjänstbeskrivning, faktablad, pressmeddelanden för de senaste 2-3 månaderna, foto eller CD med en foto av företagets produkter Den optimala tiden är från 11.00 till 16.00.

Briefing- detta är ett kort operativt tal för pressen om de nya spåren av viktiga händelser. Den största skillnaden: det finns ingen presentationsdel. De där. nästan omedelbart finns svar på tidningarnas frågor. Vanligtvis gjort för post -PR -evenemang. Till exempel: inför matchens presskonferens och efter match briefing för journalister.

Likheter och skillnader

I relation till arbete med media innebär en briefing ett meddelande till pressen. Briefing organiseras vid operativa tillfällen, när det är nödvändigt att snabbt informera journalister om en socialt viktig fråga. (Undantagstillstånd, offentlig skandal, för att förklara vad som hände) Arrangörerna kan begränsa sig till ett meddelande och inte gå i dialog med journalister. Detta är den största skillnaden. Detta är ett kort inf -meddelande för en grupp tidskrifter, katten görs vanligtvis av en tjänsteman. en person som representerar regeringen.

De skiljer sig åt i de tidsintervaller som tilldelas dem. Briefing kan vara mer än 20 - 30 minuter. Briefing kan hållas stående, utan att sitta journalister och talare vid borden.

PC. samlar ett större antal journalister, hålls mer formellt, bara allvarliga problem med bred allmän medvetenhet berörs. Händelsens mål formuleras och en lista med frågor upprättas som måste undvikas. Media är indelade i "vänliga", "neutrala" och "fientliga". Manuset är fyllt med "deras" tidskrifter och frågor de kommer att behöva ställa under kursen. Inbjudningar till media skickas ut om några dagar eller till och med 1-2 veckor

28. Informationskällor massmedia.

Masskommunikation är den ständiga spridningen av information via tv, radio, tryck, film och ljudinspelning bland enorma publik i syfte att informera, ideologisk, politisk, ekonomisk inverkan på människors synvinkel. De viktigaste är:

Nyhetsbyråer är organisationer som samlar in och vidarebefordrar information (ITAR - TASS, RIA, AR och så vidare).

Till exempel: AR är en nyhetsbyrå som har cirka 80 kontor i olika länder i världen och cirka 140 kontor i USA, den betjänar mer än 15 tusen kunder runt om i världen (tidningar, tidskrifter, tv- och radioföretag).

Press - masspublikationer - tidningar och tidskrifter. Med hjälp av tidningen identifierar sig en person med samhället, det hjälper att känna sig som en medborgare, medlem i en grupp. En tidning eller tidning, till skillnad från TV- och radioinformation, kan sparas. Att bygga och upprätthålla publicitet genom tidningen är en kritisk uppgift för företagsledare.

Radio - dess unika karaktär ligger i det faktum att det är överallt essensen och tillgängligheten. Eftersom människor nästan överallt lyssnar på radio. Men radion får information från nyhetsbyråer.

Journalistik är verksamheten för att samla in, bearbeta och sprida information genom press, radio, tv

Dokumentära informationskällor (statlig och administrativ; Produktion och administration; social och politisk; vetenskaplig; normativ och teknisk; referens och information; konstnärlig.)

Dokumenttyper: Med metoden för registrering av information (handskrivna, tryckta dokument, filmer och fotografiska filmer, magnetband) Efter typen av författarskap (personligt och offentligt, till exempel kvitto för pengar och protokoll från ett lagmöte) Av dokumentets status (officiellt och inofficiellt, till exempel regeringsdekret och förklarande anmärkning) Genom graden av närhet till empiriskt material (primärt, till exempel ifyllda frågeformulär och sekundära - en rapport skriven baserad på resultaten från frågeformuläret baserat på sammanfattning av frågeformulärsdata) Genom metoden för att erhålla dokumentet (naturligt fungerande i samhället, till exempel statistiska rapporter enligt den etablerade modellen och "mål", det vill säga skapat på order av en journalist - till exempel ett intyg om institutionernas verksamhet).