Affärsprocesser - en ny era inom ledning?

Varje aktivitet är alltid en slags process, eftersom den har en förlängning i tid, steg och ett resultat. Därför, från hantverk eller slöjdproduktion till moderna högteknologiska företag, är alla involverade i processer. Vad har förändrats nyligen? Varför har ämnet affärsprocesser blivit så relevant idag? I detta material kommer jag att försöka demontera processmetoden för att hantera en organisation och återspegla de specifika egenskaperna hos en ny syn på ledning som förde med sig teorier om modellering och ombyggnad.

Problemets historia

Forskare inom ledningsområdet är ständigt bekymrade över frågan om teorins universalitet och lösningarnas bevisbarhet. Det är önskvärt, liksom i matematik, att hitta axiom och konstanter som man med säkerhet kan lita på i sökandet och beslutsfattandet. Det andra viktiga ämnet är språket för att visa beslut relaterade till organisations- och ledningssystem. De mest framgångsrika försöken att göra managementvetenskapen mer sammanhängande är redovisning och finansiell statistik. Dessa är mycket värdefulla delar av ledningen, men tyvärr inte lämpliga för "bara dödliga" som inte bara behöver fatta rätt beslut utan också förmedla det till all personal. Här kan vi också prata om nätverksplanering och grafteori, men detta tillvägagångssätt är fortfarande kontroversiellt för många.

På 70 -talet av förra seklet, i komplexa militära projekt, kom amerikanska specialister till behovet av att visuellt strukturera sin verksamhet, och sedan dess har ett sådant koncept som en affärsprocess varit fast förankrat i ledningspraxis. Denna period kan villkorligt kallas "strukturering" av verksamheten, eftersom syftet med att bygga visuella diagram över aktiviteter vid den tiden var att identifiera logik, dela ansvarsområden, definiera flöden av dokument och produkter, och denna åtgärd i sig accelererade och förenklades kraftigt förståelse, avslöjade felaktiga platser och raster.

I detta skede definierades affärsprocessen som en uppsättning sekventiellt eller / och parallella operationer som utfördes, vilket omvandlade material- och / eller informationsflöden till motsvarande flöden med andra egenskaper. Naturligtvis, här talar vi inte om att processen först sågs i aktiviteten (processerna förbättrades redan av Adam Smith på 1700 -talet och Henry Ford byggde perfekt produktionsprocesserna), utan om att en verktyg för visning och systematisk analys av företagets verksamhet genom processdiagram dök upp ...

Visuell reflektion av företagets affärsprocesser påskyndade och förenklade automatiseringsverksamheten avsevärt, under tyngden av 80 -talet flyttades tyngdpunkten till beskrivningen av automatiserade affärsprocesser. Det var en period av aktivt deltagande av datorer inom alla områden av produktion och hantering. Naturligtvis blev beskrivningar ensamma snart otillräckliga för chefer, så en ny komplexitet började bildas - processhantering.

Processmetoden betraktar ledning som en särskild persons ("processägare") arbete för att utforma en effektiv sekvens av åtgärder för att skapa ett formulerat resultat under givna förhållanden och säkerställa genomförandet av dessa åtgärder (process). Det vill säga att fokus från att hantera människor i processhantering flyttas till att hantera flöden av åtgärder och resultat.

Modellera utvecklingsstadier

Efter att ha börjat effektivisera affärsprocesser måste ledningen förr eller senare övergå till processledning i hela företaget, eftersom aktivitetsflödet, liksom vattenflödet, inte kan existera i ett begränsat utrymme - där rörelse är begränsad. Det vill säga att företaget tvingas förstå alla sina aktiviteter som ett nätverk av sammanhängande processer, att koppla ihop dem på ett sådant sätt att de stärker, snarare än försvagar, varandra. Detta kräver modellering av alla aktiviteter i ett komplex. Denna etapp började i väst runt 90 -talet. Allt händer med viss eftersläpning i vårt land, men det beror starkt på branschen. Snabbt utvecklande industrier (t.ex. telekommunikation) har länge och framgångsrikt behärskat denna teknik.

En egenskap hos processorienterad förvaltning är definitionen av affärsprocesser som en sammankopplad uppsättning arbeten som säkerställer uppnåendet av företagets mål (implementering av strategin), vilket är en storleksordning svårare än att hantera en lokal process . Här flyttas fokus för ledningen från produktions- och logistikprocesser till "kontors".

Utvärderingen visade att design, planering, redovisning och andra processer ofta är de främsta bovarna för låg hastighet och höga kostnader för produktionsprocesser. Det vill säga, de bestämmer slutligen egenskaperna hos de processer som skapar värde för kunden.

För att uppnå framgång måste ledningen av företaget själv utsättas för modellering och optimering, men ibland är detta extremt svårt, eftersom det oftast observeras:

hög osäkerhet i chefernas agerande;
brist på nödvändiga kompetenser inom processhantering;
psykologiska ovilja hos specialister och chefer att "driva sig in i ramarna".

Därför är nästa steg i utvecklingen av modelleringsuppgifter oundvikligt - detta är den inledande kompetenta designen av alla företagsprocesser som ett enda effektivt system - business engineering. Företagsingenjörsmetodik ser på hanteringen som en servicelänk till värdeflödet, som det borde vara. Samtidigt sker implementeringen av processmetoden nästan automatiskt och kräver inte ansträngningar för att övervinna motståndet hos någon av personergrupperna (naturligtvis om allt var korrekt utformat från början).

Jag planerar att överväga ämnet företagsteknik mer detaljerat i följande artiklar. Här skulle jag vilja uppmärksamma affärsprocessens alternativ och finesser som ett modernt ledningsfenomen.

Hanteringsfenomen

Efter att ha övervägt dynamiken i utvecklingen av processmetoden för företagsledning tror jag att ingen tvivlade på att detta är allvarligt och länge. Min personliga åsikt är att övergången till processhantering är jämförbar med övergången från beräkningar på fingrar till beräkningar med poster, formler, regler. Med den ökande komplexiteten hos förvaltningsobjektet måste ledningstekniker oundvikligen bli mer komplexa.

Men är det verkligen så svårt? Var står den moderna chefen inför barriären för fördelarna med processmetoden? Mina observationer visar att ledaren enligt tradition föreställer sig organisationen i form av en organisationsstruktur, där det viktigaste är information om uppdelning av medarbetare i divisioner och om ansvar för varje grupp. Låt oss jämföra hur strukturen och affärsprocessdiagrammen ser ut, ritade med samma visuella medel.

Strukturera

Uppenbarligen är den största skillnaden mellan scheman närvaron av ett flöde i det andra schemat, som förenar alla deltagare med en viss logik. Chefsarbete skiljer sig på liknande sätt. I traditionell funktionshantering är detta "uppdelning" av uppmärksamhet, arbete, belöning, vilket är en mycket tidskrävande verksamhet och inte garanterar någonting.

I övergången till ett processorienterat tillvägagångssätt för ledning kan företagsledning inte längre ses som arbetet med en "tillsynsman", utan snarare som arbetet som en tränare, konduktör, direktör etc. - det vill säga, uppgiften ändras från division och kontroll till bildandet av den bästa konfigurationen av förhållanden för att maximera den ström av värde som skapas.

Man kan dra slutsatsen att hela svårigheten ligger i vanan att använda den traditionella versionen av ledningen, och delvis i det faktum att det inte finns några visuella färdiga processmodeller, och deras skapande från grunden kräver allvarliga ansträngningar från ledningsgruppen.

Huvudelement i processhantering

Identifiering av viktiga resultat och deras jämförelse av företagets affärsprocesser.
Bestämning av kunder i affärsprocesser och deras krav (i framtiden är det nödvändigt att upprätta en stark förbindelse med dem och kontinuerligt övervaka deras tillfredsställelse, eftersom det är klienten med detta tillvägagångssätt som blir det främsta måttet på processens kvalitet) .
Skapande av affärsprocessers struktur, baserat på verksamhetens betydelse, häckning, kronologi.
Bestämning av parametrar för affärsprocesser.
Bestämning av ansvariga personer och utförare av varje process.
Att designa logik är en teknik som bör säkerställa skapandet av önskat resultat inom rätt tidsram.
Inrätta ett synkroniseringssystem för olika processers aktiviteter (helst automatisering av planering och kontroll av alla processindikatorer).
Personalutbildning - bildandet av beredskap för gruppansvar för resultatet (ofta kräver detta en tillräckligt stark omstrukturering av motivationssystemet).
Bildandet av ett cykliskt sätt för design-analys-justering av processer, baserat på analysens resultat-den så kallade "affärsrytmen".

Ett viktigt steg i utvecklingen och beskrivningen av verksamheten är definitionen av affärsprocessers egenskaper. Nästan varje metod identifierar följande element.

Processgränser, som definieras av starthändelser och inmatningar (resurser), liksom sluthändelser och utgångar (resultat).
Processföreskrifter. Detta inkluderar både extern lagstiftning och företagsregler, planer och instruktioner. Tyvärr är det i företag sällan att hitta välskrivna kontrolldokument, så den huvudsakliga förseningen i övergången till processhantering beror på behovet av att utveckla det erforderliga antalet regler och instruktioner.
Processresurser: artister och deltagare, utrustning och verktyg, informationssystem och andra viktiga element, utan vilka processen är omöjlig eller ineffektiv.
Processindikatorer är mätbara processvariabler och deras riktvärden. Dessa kan inkludera inte bara resultatets volym, utan också den tid som läggs ner på processen, mängden material eller pengar som förlorats, antalet avslag, kundnöjdhetsindex etc.

Allt detta kan beskrivas i enkel text eller i tabellform, men det är inte förgäves att designers använder grafiska metoder. Varje konstruktion, inklusive organisatorisk, kommer att bli mycket djupare detaljerad och meningsfull om den presenteras visuellt och i sammanhanget med resten av systemet.

Visualisering av processer i form av teknik kan vara enkel, som visas i figuren ovan, bestående av infografik tillgänglig för alla anställda, eller så kan den vara mer komplex, utförd med hjälp av speciella processmodelleringsverktyg. I den här serien planerar jag att beskriva alla de mest intressanta och tillgängliga modelleringsnoteringarna. För tillfället kan du bekanta dig med två av dem - och.

Metoden ger i alla fall riktning och verktyg, medan värdet för företaget skapas av ledningsgruppen, som utgör ledningssystemet. Även den mest exakta metoden garanterar inte att mekanismen fungerar som en klocka, om det inte finns någon mästare som förstår denna "klocka", justerar och underhåller den.

Jag tror att ingen har en fråga om affärsprocesser behövs eller inte och varför, för när det finns ett företag finns det per definition affärsprocesser. Därför kan man inte säga att arbetet med affärsprocesser är en helt ny era. Men ändå förändras tyngdpunkten, nya verktyg och tekniker väsentligt i ledningsarbetet. De som förstår detta har en chans att skapa en mycket mer hanterbar, mobil och effektiv verksamhet än de som styrs av den gammaldags ledningen - ofta genom psykologisk press på underordnade.