För att lösa produktionsproblem, vänligen kontakta. Häng upp problemet på tavlan (Problem Solving Board Project). Använd en speciell tjänst för att skapa en förfrågningsbrevsmall: företagsbrevmakare

I den här artikeln hittar du information om hur du arbetar med svåra bokstäver som ofta förekommer i affärsinteraktioner, samt ser exempel på företagsbrev. Detta är brev, behovet av att skriva som uppstår i en situation med kränkning av affärsintressen: en begäran och en reklamation.

Eftersom situationen i sig är ganska svår, är att skriva ett brev i en sådan situation en mycket viktig fråga, där det är viktigt för författaren att vara kompetent, artig, korrekt och samtidigt kunna försvara sin verksamhet. intressen.

För att framgångsrikt lösa svårigheterna med "svåra" bokstäver, hjälp:

• Kompetent attityd i interaktion: fast men korrekt inställning till partnerskap
• Välja en lämplig skrivstil (formell affär eller konfidentiell verksamhet
• Kompetent och logisk hantering av fakta

Prover av företagsbrev.

(attityd - partnerskap, stil - formella affärer, övertygande hantering av fakta)

Kära kollegor!

För att vidta åtgärder för att säkerställa kvaliteten och tillförlitligheten hos KIP-12-instrumentet under driftförhållanden, som producerats av Optics Institute sedan 1992, vill vi be dig att: överväga möjligheten att ge Optics Institute information om parametrarna instrumentets funktion under verkliga driftförhållanden (detaljer i bilagan). Uppgifterna du skickade gör det möjligt för institutet att samla in den information som behövs för analys, bedriva övervakning och kommer att bidra till en mer effektiv lösning av frågor om att förbättra kvaliteten och tillförlitligheten hos KIP-12-enheten.

Meddela oss i ditt svarsbrev om ditt beslut att hjälpa oss. Om du behöver ytterligare information som du behöver för att fatta ett beslut, vänligen rapportera det också i ett svarsbrev.

Vänliga hälsningar,

Team av tekniska byrån

Institutet "Optik"

Affärsbrev. Exempel på begäran(attityd - partnerskap, stil - konfidentiell verksamhet, övertygande hantering av fakta)

Kära kollegor!

Vi är mycket intresserade av att förbättra kvaliteten och tillförlitligheten för KIP-12-enheten, som vi har producerat sedan 1992 och som sedan 1995 har funnit en solid tillämpning i ditt företags arbete. Därför vänder vi oss till dig med denna begäran.

För att förbättra KIP-12-enhetens kvalitet och tillförlitlighet behöver vi detaljerad information om hur enheten fungerar under driftförhållanden. Vid genomförandet av denna uppgift räknar vi mycket med din hjälp och ditt direkta deltagande. Med tanke på våra företags långsiktiga och positiva samarbete vänder vi oss till dig med en begäran - ett förslag: att hjälpa oss att samla in och tillhandahålla statistisk information om enhetens funktion. Vi kommer att vara tacksamma om du hittar ett tillfälle att samla in statistik för oss om de angivna parametrarna (detaljer i bilagan). Detta gör att vi kan övervaka enhetens effektivitet och omedelbart vidta åtgärder för att förbättra kvaliteten och tillförlitligheten i dess drift.

Meddela oss om du är redo att hjälpa oss i princip. Om du behöver ytterligare kommentarer för att fatta ett beslut eller om du har frågor är vi redo att svara på dem.

Vi kommer att vara tacksamma för ditt svar.

Vänliga hälsningar,

Ivan Ivanov

Chef för tekniska byrån

Institutet "Optik"

Affärsbrev. Exempel på begäran och provkrav.

Brev - begäran (attityd - partnerskap; stil - konfidentiell verksamhet; övertygande hantering av fakta)

Brev - anspråk (attityd - partnerskap; stil - formell verksamhet; övertygande hantering av fakta)

Kära Andrey Ivanovich! Vi vädjar till dig med en begäran om att lösa situationen med genomförandet av ABS -projektet. Hittills har vi inte haft några problem i interaktionen med ditt företag, alla avtal som anges i kontraktet har respekterats. Vi är övertygade om att den uppkomna situationen fortfarande kan korrigeras. Framgången för ABS -projektet är oerhört viktigt för vårt företag. Därför ber vi dig fram till 06.08.2010. ge information om att skicka kontrollprover. Vi hoppas att ditt svar kommer att klargöra den uppkomna situationen och ta bort vår oro för projektets framgång. Vänliga hälsningar,

Kära Andrey Ivanovich! På uppdrag av ledningen för OJSC "Rosstans" vädjar jag till dig i samband med behovet av att lösa den situation som uppstått med genomförandet av ABS -projektet. Jag är tvungen att rapportera att denna situation är av största vikt för oss. Enligt avtalsvillkoren nr A-122 av den 07.02.2010. s. 4.3. 60 dagar före början av den schemalagda leveransen av produkter måste OOO Star skicka kontrollprover av produkter till OAO Rosstans och meddela OAO Rosstans om faktorn för försändelsen. Enligt schemat (tillägg nr 1 av den 11 mars 2010 till kontrakt nr A-122 av den 7 februari 2010) är startdatumet för den planerade leveransen av produkter 10/01/2010. Tidsfristen för att skicka kontrollprover är senast 02.08.2010. Idag - 08/04/2010. Vi har inte fått någon information om leveransen av kontrollprover hittills. I denna situation väcker Star LLCs förmåga att fullgöra sina skyldigheter allvarliga bekymmer i Rosstans OJSC och tvingar oss att tänka på tillämpningen av påföljder enligt klausul 7.2. Kontrakt nr A-122 av den 07.08.2010. För att förhindra detta erbjuder vi dig fram till 06.08.2010. informera oss om situationen med att skicka kontrollprover av produkter. Vänliga hälsningar,

Notera vår information så är vi säkra på att frågan om att skriva "svåra bokstäver" åt dig kommer att bli mycket mindre arbetskrävande.

Tamara Vorotyntseva

Ta en titt på våra utbildningsprogram för företagskorrespondens:

Källa: "Nyheter i detalj. Tidningen för byn Novosineglazovsky", mars 2013.

Vi är tacksamma för OMK Presscenter för att tillhandahålla detta material.

- ”Problemlösningstavlor” är ett av verktygen för att förmedla information från arbetare till chefer. Idag är det inte längre en hemlighet för någon. Hur aktivt används de vid anläggningen?

Väldigt aktiv. Vi har samlat en hel bas av olika frågor som berör arbetare idag.

Några av dem löses mycket snabbt. Vissa är långsammare. Men när erfarenhet av att beskriva och lösa problem görs vissa ändringar i proceduren för att hitta algoritmer för korrekta lösningar, grundorsakerna till de uppkomna situationerna. Detta är nödvändigt för att få en enhetlig standardiserad, och därför ett mer effektivt sätt att lösa dessa problem, för att utesluta upprepning av sådana frågor eller förekomsten av liknande situationer.

- Hur lång tid har gått sedan den första sådan styrelsen kom fram?

Tre månader har redan gått. Under denna tid fanns det ledare inom täckning och problemlösning. Detta är en mekanisk sektion 1.5, en sektion för målning och förpackning av anslutningsdelar 3.2. Till exempel, på plats 1.5, uttryckte arbetare 59 problem, varav 41 var lösta, och resten är på gång.

Men på vissa områden är inte allt smidigt. Ibland svarar hantverkarna inte direkt på de signaler som anges på brädorna. Som regel händer detta eftersom det inte finns tillräckligt med erfarenhet, och de skäms för att fråga hur man använder detta verktyg korrekt. Som ett resultat vänder folk sig till styrelser allt mindre. Därför vill jag påminna medarbetarna än en gång om att det finns ett sådant verktyg och ska inte glömma det. Nu har reglerna för att arbeta med "problemlösningskort" utvecklats, inklusive en elektronisk databas. Nu kommer alla olösta, långsiktigt lösta problem eller de som är av systemisk karaktär att lyftas till högsta nivå. Till exempel tas frågor som är sju dagar försenade upp för möten med produktionsdirektören. Om i 14 dagar, då redan för diskussion med verkställande direktören.

Foto 1. Seniorförman för mekanisk sektion 1.5 av JSC Trubodetal Mikhail Kozakov vid styrelsen för att lösa problem

- Är ”Problemlösningskort” utformade för att lösa vissa nuvarande produktionssituationer, eller är deras ”befogenheter” bredare?

De uppmanas att dra ut ur kollektivet de frågor som i princip oroar arbetarna. Det kan vara levnadsvillkor, produktionsuppgifter, arbetsskydd, problem med teknik. Det vill säga absolut alla problem eller obekväma förhållanden som en anställd står inför i sin yrkesverksamhet. Som erfarenheten av att introducera liknande brädor på Vyksa Metallurgical Plant visar, är det först vardagliga frågor som uppstår: något är fel i duschar, matrum etc. Och så snart denna nivå av uppgifter har lösts börjar produktionstemat komma fram.

Lyckades du bryta en sådan stereotyp att en person inte pratar om ett problem för att han är rädd för någon form av förtryck, straff eller förlust av en utmärkelse?

Som sagt, inte alla områden använder aktivt problemlösande brädor. På vissa ställen kan du fortfarande hitta en sådan åsikt: "tala - tala inte, inget bestäms ändå". Och samtidigt, av någon anledning, görs valet i riktning mot "tala inte". Det vill säga ingenting står skrivet på tavlorna. Här är det nödvändigt att tydligt förstå: om problemet inte tas ut någonstans, betyder det att det inte kommer att reagera på det.

Vår avdelning för implementering av produktionssystemet kan ge allt stöd för att hitta orsakerna, riktigheten av beslutet. Vi svarar på alla frågor. Vi har en klar förståelse för hur det här verktyget ska fungera. Och vi förmedlar denna förståelse till mästarna. Om du har några problem, vänligen kontakta.

Om problemet inte tas ut någonstans, betyder det att det inte kommer att reagera på det.

Anställda på vår avdelning pratar ofta med anställda på anläggningen. Och personligen ser jag ingen anledning till någon rädsla för att uttrycka problem. Människor idag har många olika sätt att identifiera några angelägna frågor och förutom tavlan ...

Ibland finns det situationer när ett problem dyker upp på tavlan, men skiftguiderna spelar inte in det i databasen, det vill säga de är tysta. Om något liknande hände på din produktionsanläggning måste du kontakta vår hotline. Anställda på avdelningen för utveckling av produktionssystemet kommer att spela in signalen. De kommer att hålla ett samtal med mästarna och svara på alla frågor.

Det finns också en speciell e -postadress där du också kan skicka dina frågor. Allt detta görs med ett mål - att få ut problemet i det fria. Utan information kommer vi inte att lösa någonting av en enkel anledning - vi vet inte vad vi ska besluta ... Följaktligen, om det finns en signal, då vet vi var vi ska lägga våra ansträngningar. Och det finns bara en slutsats: DET ÄR ETT PROBLEM - SKRIV TILL STYRELSEN.

Enligt din åsikt finns det ingen anledning till rädsla. Hur bekväma känner de anställda själva när de kommer fram till svarta tavlan och börjar skriva ett problem? Någon information om detta?

Min erfarenhet av medarbetare visar att det inte finns något sådant problem. Många förstår redan vad tavlan är till för, vad och hur man skriver där. Ibland finns det vissa svårigheter med samma formulering, men vi förklarar hur informationen ska förmedlas. Om vi ​​ser ett problem, arbetar vi med ledande arbetsledare för att korrekt beskriva sättet att lösa det. Vi lägger in allt detta i en elektronisk databas, på samma plats bestämmer vi typen av fråga, etc.

På vår fabrik finns det ett antal andra mekanismer som syftar till att lösa produktionsfrågor. Till exempel skapas arbetsråd bara för att låta vissa problem och lösa olika industrisituationer. Orsakar det inte överlappningar?

Jag kan ge dig ett exempel: enligt ett antal signaler som anges på "problemlösningsnämnderna" finns instruktioner i den elektroniska databasen från flera högre arbetsledare med formuleringen: "att ta med denna fråga till ett möte i arbetsråden. "

- Det vill säga det visar sig en slags komplementaritet, det finns ingen konkurrens?

Ja, det finns komplementaritet. Det kan inte finnas någon konkurrens här, för målet är ett: förbättring av arbetsförhållandena, ökad känsla av komfort på arbetsplatsen och laglojalitet. Det är viktigt att övertyga människor om att de blir hörda, deras problem beaktas och löses. Och styrelser är inte där för att straffa någon eller lägga till arbete. Detta är främst nödvändigt för att anläggningsarbetarna själva ska göra sina arbetsförhållanden bekvämare.

I affärsdokumentflöde används begärningsbrevformatet mycket ofta när det blir nödvändigt att få samtycke från den andra parten eller en viss tjänst från henne. Du hittar färdiga prover och exempel för olika situationer, liksom reglerna för att skriva sådana brev, i den här artikeln.

Traditionen och reglerna för att upprätta en begäran har utvecklats uteslutande i det praktiska arbetsflödet - dvs. inga formulär eller instruktioner har godkänts på lagstiftningsnivå. I allmänna termer bör dock följande struktur följas:

1. Som vanligt fyller du först i "rubriken", som anger den fullständiga namnet på den sändande organisationen med motsvarande kontaktinformation, liksom namnet på en specifik anställd (vanligtvis företagets chef) och namnet på den mottagande organisationen .
2. Därefter följer själva texten, som består av en beskrivning av situationen och motiveringen för begäran. Texten ska vara så kort som möjligt - vanligtvis räcker det med 1-2 stycken. Det är viktigt att specifikt och entydigt ange din begäran så att samtalspartnern förstår kärnan i ditt överklagande.
3. Detta följs av signaturen, avkodningen av signaturen och datumet för sammanställningen.

Således upprättas det enligt standardalternativet för sådana dokument - formuläret ges nedan.

Ett färdigt prov kan användas som exempel.

NOTERA. Beslutet att ange eller inte ange namnet på dokumentet (dvs. att skriva i mitten "Begäran") fattas av avsändaren. Som regel är detta nödvändigt i fall där det är lämpligt att betona dokumentets art och syftet som ett företag försöker uppnå från ett annat.

Eftersom vi i det här fallet talar om det faktum att ett företag räknar med någon tjänst eller till och med en eftergift från sin partner, naturligtvis, skriva ett brev, dess design och till och med sändning bör tas på största allvar. Varje detalj kan göra intryck, så det är bättre att ta hänsyn till även till synes obetydliga nyanser:

1. Först och främst är det bättre att skicka det med fysisk post - vanlig rysk post eller ännu bättre en privat organisation som levererar post från dörr till dörr och mycket snabbare. Ett meddelande i elektronisk form, eller ännu mer skickat via fax, uppfattas ofta mer opersonligt, som skräppost.
2. Dessutom gör det fysiska sättet att dokumentera dokumentet (dvs. som en vanlig post) dig ett positivt intryck på grund av det dyrare papper, kuvert, stämpel och andra dekorationsmedel.
3. För att skriva texten väljs alltid ett brevhuvud - detta gör att du kan ge förfrågan mer formalitet.
4. Det är bättre att undvika tydliga klerikalismer i texten - d.v.s. stabila ord och uttryck som vanligtvis används i en affärsmiljö. De torkar bokstavligen boken och gör ett övergripande negativt intryck. Det är lätt att ersätta dem med mer originella alternativ - till exempel "Jag ber dig att överväga" till "Jag hoppas på din förståelse och hjälp med att lösa detta problem."
5. Slutligen är det värt att i allmänhet följa traditionerna för affärskorrespondens, d.v.s. texten är övervägande skriven i en formell affärsstil. Det bör inte finnas några lyriska avvikelser, för komplexa syntaktiska konstruktioner eller dubbla (i mening) fraser. Var noga med att göra det mycket lätt för samtalspartnern att uppfatta budskapet - både när det gäller förståelse och psykologiskt.

RÅD. Om det är möjligt att skriva texten för hand är det bättre att använda den här metoden. Ett handskrivet brev gör att det sticker ut från resten. Det är dock bättre att överlåta skriften till en specialist som kan teknikerna för kalligrafi.

Olika sorter

Beroende på den specifika situationen finns det varianter av bokstäver. De flesta förfrågningarna gäller ekonomiska frågor - till exempel rabatt, minskning av serviceavgifter eller uppskov. Den minsta delen av begäran är avsedd för att hjälpa till att lösa andra frågor. De vanligaste fallen och färdiga exempel på brev diskuteras nedan.

Om tilldelning av medel

Att be om donationer, även för välgörande ändamål, är en ganska seriös begäran. Därför är det viktigt att beskriva situationen så konkret som möjligt vid utarbetandet och dessutom är det klart att ange vad pengarna exakt behövs för, och av vilken anledning är det omöjligt att ta dem från en annan källa.

När du kompilerar kan du ta ett sådant prov som grund.

Från NGO "Raduga"

Deputent för den lagstiftande församlingen

Sankt Petersburg Miloshnikov I.N.

Kära Ilya Nikolaevich! Du välkomnas av direktören för den ideella organisationen Rainbow. " Vår organisation grundades 2012 och har under dessa år kontinuerligt tillhandahållit ekonomiskt bistånd till barn som lider av akuta former av leukemi. Huvudinriktningen för vår verksamhet är inköp av lämpliga läkemedel och komplex verksamhet.

Alla dessa år var den främsta finansieringskällan för vår verksamhet företaget LLC "...". Men i april 2017 minskade finansieringsvolymen kraftigt, och för närvarande kan vi inte genomföra välgörenhetsevenemang i samma volym.

Enligt våra uppgifter bör fondens årliga budget, med hänsyn till privata donationer, vara 10 miljoner rubel. I samband med finansieringens upphörande är det således nödvändigt att täcka skillnaden på 8 miljoner rubel. årligen. Vi hoppas på din hjälp, eftersom det inte är möjligt att hitta sponsorer för tillfället.

Med vänlig hälsning, V.K. Svetozarov

Om leverans av varor

Det är viktigt här att visa ditt intresse och vilja att samarbeta. Därför måste du hitta de rätta orden så att samtalspartnern är genomsyrad av förtroende och fattar ett lämpligt beslut. Du kan ta ett sådant prov som grund.

General Director of LLC "..."

Nekrasov N.K.

Från chefen för företaget LLC "..."

Elizarova V.M.

Hälsningar, Nikolai Konstantinovich! På den regionala utställningen om jordbruk, som ägde rum i maj i år, blev vårt företag intresserat av proverna på maskiner och utrustning som du erbjöd.

Vi vill inleda ett samarbete med dig med leverans av ett testparti av varor (hela listan bifogas som ett separat dokument till detta brev). Vi garanterar snabb betalning av varor och tjänster. Vi uttrycker vår förhoppning om ett långsiktigt och ömsesidigt fördelaktigt samarbete.

Våra kontaktuppgifter:

Respektfullt din, V.M. Elizarov

Om rabatter

För närvarande är detta en ganska vanlig typ, eftersom de ekonomiska förhållandena har försämrats på många sätt. Erfarenheten visar att det är särskilt bra att övertyga motparten att ge rabatt i sådana fall:

• om företagen har samarbetat under en längre tid, till exempel mer än ett år;
• om en stor mängd varor köps på en gång.

till VD

LLC "Avantage" Filippov G.V.

Från direktören för LLC "Veres"

Alexandrova K.N.

Hej, Gennady Viktorovich. Vi är glada över att kunna notera det faktum att våra företag har samarbetat i över 2 år. Vi uttrycker vår tacksamhet till dig för den genomgående höga kvaliteten på dina tjänster, samt för hjälp med att lösa ett antal aktuella frågor.

Vi tror att det inte är någon hemlighet för dig att under det senaste året har den ekonomiska situationen i vår marknadsnisch försämrats avsevärt. Tyvärr upplever vi för närvarande en viss inkomstbrist, vilket är förknippat med en minskning av kvartalsvinsterna.

I samband med dessa omständigheter hoppas vi på din förståelse och ditt samtycke till att ge 10% rabatt på tjänster som kommer att tillhandahållas under nästa kalenderår 2018. Naturligtvis är en sådan åtgärd av tillfällig karaktär, och vi är fast beslutna om fullt samarbete på ömsesidigt fördelaktiga villkor vid stabilisering av den ekonomiska situationen.

Med vänlig hälsning, Alexandrov K.N.

Minskning av hyran

I detta fall kommer motiveringen för din begäran i brevet att vara ungefär densamma som diskuterades i föregående exempel.

till VD

LLC "Avantage" Filippov G.V.

Från direktören för LLC "Veres"

Alexandrova K.N.

Hej, Gennady Viktorovich. Under räkenskapsåret som slutade 2016 led vårt företag förluster som översteg de förväntade med 10%. Vi tvingas uppge att vårt företag har drabbats av finanskrisen. Detta återspeglas i en minskning av kundflödet med 15-20% av ägarna.

I detta avseende hoppas vi på ditt avtal att ge 10% rabatt på hyran. Jag vill uppmärksamma er på det faktum att vi är ganska stora hyresgäster och samtidigt, under hela vårt femåriga samarbete, erkände vi inte en enda försenad betalning och fyllde också i alla andra villkoren i kontraktet. Vi utgår från antagandet att denna åtgärd är tillfällig, därför är vi redo att fortsätta att betala avgiften i sin helhet så snart marknadsläget stabiliseras.

Med vänlig hälsning, Alexandrov K.N.

Om uppskjuten betalning

I det här fallet är det viktigt att erkänna att du verkligen inte slutförde betalningen i tid och i detalj förklara orsaken. Naturligtvis måste du tydligt ange löptiden för hela beloppet.

Direktör för LLC "Gruzodar"

Vakulov N.Yu.

Från chefen för LLC "Parabolia"

Aksakova T.G.

Hej kära Nikolai Yurievich. I september 2017 gjorde vi inte ytterligare en betalning för dina tjänster på 100 000 rubel. Vi meddelade dig officiellt om omöjligheten att göra en betalning en månad i förväg. För närvarande förklarar vi att företaget har hittat pengar att betala. Vi ber dig att tillhandahålla en avbetalningsplan för två månader: oktober och november (50 000 rubel vardera).

Vi viker inte från våra ekonomiska förpliktelser och skulder och uppmärksammar det faktum att vi under alla tre åren av vårt samarbete aldrig har brutit mot kontraktet. Vi hoppas på din förståelse och ser fram emot ett ytterligare ömsesidigt fördelaktigt samarbete.

Respektfullt din, T.G. Aksakov

Vänligen betala för ett annat företag

Sådana önskemål kan uppstå i fall där ett företag åtar sig att uppfylla ett annat företags ekonomiska skyldigheter under vissa förutsättningar. Den här mallen kan användas som exempel.

SP Blagodarov A.K.

Brev-förfrågan- en av de vanligaste typerna av företagskorrespondens. Bland företagare används sådana brev när representanter för en organisation vänder sig till en annan med en begäran om en tjänst. Sådana meddelanden kan användas i helt andra situationer, till exempel när du behöver få information om produkter, se varuprover, träffa en affärsresa, samordna några åtgärder etc.

Regler för att skriva en begäran

Vi uppmärksammar dig en allmän mall för ett sådant dokument för nedladdning:

Filer

Begäran, av uppenbara skäl, har inte en standardmall, men trots detta är den formen av ett officiellt dokument. Det är därför du bör följa vissa normer som fastställs i reglerna för kontorsarbete och affärsetik när du skriver det. Innan vi fortsätter direkt till de grundläggande reglerna för dess förberedelse, bör det noteras att det kan riktas både till en grupp personer (till exempel chefer, anställda på redovisningsavdelningen, advokater etc.) och till någon specifik adressat.

Liksom alla andra dokument måste detta brev innehålla inledande del, nämligen:

• information om det sändande företaget som gör begäran och det företag till vilket det är riktat;
• anledningen till begäran ("på grund av försening", "på grund av mottagande", "baserat på resultaten", etc.);
• referenser till grunden ("baserat på ett muntligt avtal", "baserat på de förda förhandlingarna", "baserat på ett telefonsamtal", etc.);
• syftet med överklagandet ("att lösa problemet", "för att undvika konflikter", "att eliminera kränkningar", etc.).

Följd av huvudsak direkt relaterad till begäran. Det måste uttryckas med hjälp av vilken derivatform som helst av verbet "fråga" ("vi frågar dig", "vi frågar dig", etc.), och eftersom ett sådant meddelande i alla fall är en begäran om någon form av tjänst, det måste skrivas på ett respektfullt sätt. Det är bra om begäran föregås av en komplimang ("att känna till dina stora möjligheter", "beundra dina organisatoriska talanger", etc.).

Om brevet innehåller flera förfrågningar samtidigt måste de anges i separata stycken eller stycken.

De otaliga korrespondensreglerna mellan organisationer anger att ett svar på en begäran i flera steg också kan skickas i ett meddelande, med separata kommentarer för varje objekt. Det bör noteras att denna typ av korrespondens minskar volymen av dokumentcirkulation och därför minskar tiden för läsning och behandling av sådana brev.

Om brevet innebär att du får ett svar inom en viss tidsperiod, måste detta anges så korrekt som möjligt i meddelandetexten.

Som regel skickar och tar emot organisationens sekreterare brev (i stora företag är hela avdelningar engagerade i detta). Efter att ha sammanställt eller läst dem, skickar de dem vidare till företagets chef för granskning. Undantag är meddelanden märkta "konfidentiell" eller "personligen" - sådana brev skickas direkt till adressaten.

Instruktioner för att upprätta en begäran

Eftersom detta meddelande är en del av företagskorrespondens, måste du först ange författaren, nämligen namnet på det sändande företaget, dess faktiska adress och telefonnummer för kommunikation. Sedan måste du ange information om adressaten: även företagets namn och den specifika mottagaren. Längre i mitten av raden kan du omedelbart ange att detta är en begäran (men detta är valfritt).

Nästa del av brevet behandlar begäran direkt. Tidigare är det lämpligt att motivera det och först då uttrycka själva väsentligheten i begäran. I slutet måste brevet undertecknas (det är bättre om detta görs av företagets chef eller en auktoriserad, betrodd person), liksom datumet för skapandet av dokumentet.

Hur man skickar ett brev

Brevet kan skickas via e -post eller fax - det är snabbt och bekvämt, men konservativ sändning via ryska posten gör att du kan skapa ett gediget och attraktivt brev. Du kan till exempel göra en begäran i handstil med en vacker kalligrafisk handstil, eller så kan du skriva ut texten på bra, dyrt papper.

Uppmärksamhet på sådana bagateller kommer att göra det klart för mottagaren hur respektfull motståndaren behandlar honom, och också återigen betona vikten av begäran. Det enda du ska komma ihåg är att brev via vanlig post tar lång tid, så meddelandet måste skickas i förväg så att dokumentet levereras till mottagaren i tid.

Efter att ha skickat brevet

Detta meddelande, liksom alla andra dokument, måste registreras i den utgående dokumentationsloggen. På samma sätt registrerar mottagaren av brevet ankomst av korrespondens. Om det uppstår missförstånd i ett affärsförhållande hjälper det dig att snabbt förstå situationen om du fixar faktumet med att skicka och ta emot brev.

Exempel på att skriva förfrågningsbrev med förklaringar

Så insåg vi att en begäran är ett brev som innehåller en begäran till mottagaren. Syftet med texten är att få mottagaren att vidta en åtgärd som är till nytta för avsändaren. Brevet måste innehålla en formulerad begäran, dess motivering. Det är lämpligt att formulera begäran på ett sådant sätt att det motiverar varför det bör vara fördelaktigt för mottagaren att följa förfrågan. Avsändaren ska inte bara känna till reglerna för att komponera texten, utan också ta hänsyn till de psykologiska nyanserna. Därefter kommer vi att överväga specifika exempelmallar, beroende på situationen.

Begäran om tilldelning av medel

Brevet upprättas i händelse av att det är nödvändigt att få tilldelning av medel från staten, sponsorer, enskilda.

Från NGO "Hjälp till pensionärer"
Deputent för den lagstiftande församlingen
Ivanov I. I.

Hej Ivan Ivanovich. Jag är en representant för den ideella organisationen Aid for Retirees. Vi är engagerade i att hjälpa ensamma pensionärer: vi tar med mat, hjälper till med städning och reparationer.

Vår organisation har funnits i 5 år. Tidigare lyckades vi själva finansiera vår verksamhet, men på grund av expansionen av icke -statliga organisationer började medel vara otillräckliga. Vi behöver pengar för att hyra lokaler, betala löner till anställda, köpa utrustning.

Vid ett nyligen sammanträde i regeringen nämnde talmannen pensionärernas svåra situation och noterade att situationen måste förändras snabbt. I detta avseende ber jag dig om 200 000 rubel för NPO: s hjälp för pensionärer.

Med vänlig hälsning, A. A. Petrova

Förklaring:

Ovanstående text har sammanställts i enlighet med alla regler. Det har:

• NPO: s namn och en förklaring av dess verksamhet.
• En begäran om pengar, en förklaring av deras behov (pengar behövs för hyra och löner).
• Presentation av presidenten. Det är nödvändigt att motivera fördelarna med att sponsra för en tjänsteman. Vad är MP intresserad av? Karriärtillväxt. Organisationens hjälp hjälper till att uppnå detta mål.

Det specifika belopp som krävs av den kommersiella organisationen anges också.

Begäran om leverans av varor

Brevet skickas vanligtvis till företagets partners. I texten är det önskvärt att motivera ömsesidig nytta för båda företagen.

Till chefen för företaget "AAA"
Ivanov I. I.
Från chefen för BBB -företaget
Petrova B. B.

Hej Ivan Ivanovich. Vi vill beställa en uppsättning produkter från ditt företag (ange). Vi blev intresserade av din produkt på den regionala utställningen.

Om du godkänner, vänligen informera oss om leveransvillkoren och de villkor som passar dig. Vi garanterar betalning i tid. Vi hoppas att detta blir början på ett ömsesidigt fördelaktigt samarbete.

Våra kontakter: (ange).

Med vänlig hälsning, Boris Borisovich.

Begäran om rabatt

Typiskt skickas sådana texter till företagets leverantörer. Till exempel organiserar en organisation utställningar. Hon har en leverantör - ett tryckeri som levererar broschyrer, montrar, häften med mera. Kostnaden för tjänsterna är ganska hög. Krisen kom och det blev svårt för företaget att betala för tryckeriets varor. Detta kan mycket väl vara en anledning att be om rabatt.

Till chefen för Vostok -företaget
Ivanov I. I.
Från chefen för företaget "West"
Petrova B. B.

Hej Ivan Ivanov. Vår organisation har drabbats av finanskrisen. Antalet avtal som ingås med oss ​​har minskat med 20%. Tyvärr har krisen påverkat inte bara oss utan även våra kunder. Människor kan inte betala för våra tjänster med samma belopp som tidigare. Därför har vi gett 25% rabatt på biljetter.

På grund av den svåra ekonomiska situationen ber vårt företag dig om 15% rabatt för de återstående sex månaderna av samarbetet enligt kontraktet.

Vi skickade ut e -postmeddelanden där vi bad om rabatt till alla våra leverantörer. Om 20% av våra partners ger oss gynnsamma förhållanden, kommer vårt företag att stå emot svåra tider och kommer inte att stängas. Vi har redan fått rabatt från hyresvärdarna och telefonbolaget.

Med vänlig hälsning, Boris Petrov.

Förklaring:

Brevet innehåller följande viktiga punkter:

• Förklaring av behovet av rabatt.
• Specificerar det exakta rabattbeloppet, villkor.
• En indirekt indikation på att om tryckeriet inte ger rabatt kommer företaget att säga upp avtalet.

Texten måste vara sammansatt så att brevet läses till slutet och godkänns de föreslagna villkoren.

Begäran om hyresnedsättning

Hyran äter upp budgetarna för de flesta organisationer. Minskningen gör att företaget kan hålla sig flytande i svåra tider. Brevet ska skickas till hyresvärden.

Till chefen för Plus -företaget
Ivanov P. P.
Från chefen för företaget "Minus"
Petrova I. I.

Hej Petr Petrovich. Vårt företag påverkades av finanskrisen. Konsumenternas köpkraft har minskat, företagsinkomsterna har minskat. I detta avseende ber vi dig att sänka hyran med 10%.

Under hela vårt samarbete har vi aldrig försenat betalningarna. Vi hoppas att du kommer att göra eftergifter för oss och vi kommer att behålla vår affärsrelation. Vi garanterar rätt betalning av hyran, trots svåra ekonomiska förutsättningar.

Respektfullt din, Ivan Ivanovich.

Förklaring:

Det är viktigt att nämna i brevet att företaget tidigare fullgjort sina skyldigheter. Hyresvärden måste vara säker på att hyresvärden kommer att fortsätta att betala. Mottagaren måste också förstå att om han inte godkänner de föreslagna villkoren kommer hyresgästen att vägra hans tjänster.

Begäran om betalning av skuld

Skuld är extremt vanligt i interaktioner mellan företag. Om organisationen har åtagit sig att fortsätta samarbetet med motparten, som har en skuld, skickas en begäran.

Ivanov I. I.

P. P. Sidorova

Kära Ivan Ivanovich, vi ber dig att betala av skulden till vårt företag med 200 000 rubel. Hela den här tiden fortsatte vi att samarbeta med dig i hopp om fortsatta affärsrelationer. Men nu tvingas vi avbryta tillhandahållandet av tjänster på grund av bristen på betalningar.

Beloppet på din skuld är 200 000 rubel. Betala för det före den 1 mars 2017. Om skulden inte betalas kommer vi att tvingas lösa frågan i domstol.

Med vänlig hälsning, Petr Petrovich.

Förklaring:

Följande punkter måste anges i brevet:

• Det exakta beloppet av skuld.
• Det datum då du måste betala av skulden.
• Åtgärder som företaget kommer att vidta om betalningar inte tas emot.

I texten är det möjligt att nämna ett långsiktigt framgångsrikt samarbete med organisationen. Detta borde vara en begäran, inte ett krav. Kravet upprättas enligt en annan mall.

Leverantör skjuter upp betalningsbrev

Organisationen försåg företaget med ett parti produkter, men betalade inte för det. Skuld har bildats, men gäldenären har inga medel att betala. I det här fallet är det vettigt att skriva ett brev som ber om en uppskjutning.

Till företagets chef "Var är pengarna"
P. P. Sidorov
Från företagets chef "Pengar är på väg att vara"
Ivanova I. I.

Kära Petr Petrovich, vi har inte betalat skulden med 200 000 rubel. Vi viker inte från vår skuld, men nu kan vi inte betala fullt ut på grund av den svåra ekonomiska situationen.

I 2 år har vi upprätthållit en framgångsrik affärsrelation med dig, inte stör betalningsfristerna. Idag ber vi om betalning per delbetalning. Vårt företag är redo att betala skulden i två steg:

• Vi kommer att sätta in 100 000 rubel senast den 1 mars 2017.
• 100 000 rubel deponeras före den 1 april 2017.

Vi lovar dig betalningar i tid. Tack för att du förstår.

Respektfullt din, Ivan Ivanovich.

Begäran om betalning för en annan organisation

Företagets skuld kan betalas av en annan organisation. Naturligtvis kommer en juridisk person inte att betala aktier bara så. Normalt skickas en begäran till företagets gäldenär eller till en annan person som har skyldigheter gentemot företaget.

Till företagets chef "Pengar är på väg att komma"
Ivanov I. I.
Från företagets chef "Var är pengarna"
P. P. Sidorova

Kära Ivan Ivanovich, du har en skuld till vårt företag på 300 000 rubel. Vår organisation har också en skuld till ett annat företag på 200 000 rubel. Vi ber dig att betala vår skuld till borgenären med 200 000 rubel. I gengäld ger vi dig avbetalningsplanen för den återstående skulden som du begärt tidigare. Tack för att du förstår.

Med vänlig hälsning, Petr Petrovich.

Begäran om hjälp för att lösa problemet

Varje företag kan möta komplexa problem som inte kan hanteras utan hjälp utifrån. En begäran om hjälp kan skickas vid behov, till exempel arrangemang. Framställningen skickas till kommersiella organisationer, myndigheter.

Direktör för företaget "AAA"
Petrov B. B.
Från en offentlig organisation
"Vi ger gott"

Kära Boris Borisovich, jag är en representant för den offentliga organisationen Give Good. Vi anordnar och håller fester för barn från barnhemmet.

Vi ber om din hjälp med att organisera matleveranser till semestern. Naturligtvis kommer vi att nämna dig och ditt företag vid evenemanget. Helgen kommer att delta av representanter för den lagstiftande församlingen och allmänheten.

Du kan kontakta oss via telefon XXX

Respektfullt din, Ivan Ivanovich.

Sammanfattande

Låt oss kombinera alla regler för att skriva en begäran. Först måste du presentera dig själv, prata om dina aktiviteter. Men introduktionen ska inte vara för lång. Vårt mål är att få mottagaren att läsa e -postmeddelandet. Om texten är för lång är det osannolikt att mottagaren läser den till slutet. Då måste du börja ställa in din begäran. Noggrannhet är obligatorisk: angivelse av villkor, belopp. Det är viktigt att förstå att mottagaren måste känna fördelarna. Därför måste brevet ange varför det är fördelaktigt för organisationen att uppfylla begäran. I slutet måste du säga adjö artigt och utan att fawing.