Segla om företaget skicka mig en kopia. Användbara fraser för företagskorrespondens. Du prenumererar inte

Företagskommunikation är en egen värld med egna lagar. Mycket beror på hur vi följer dessa lagar: intrycket vi gör på kollegor och partners, arbetsproduktivitet och till och med karriärutveckling.

En särskild plats i företagskommunikation intas av företagskorrespondens, vilket är de flesta kontorsarbetares dagliga ansvar och inte bara. Möjligheten att ordentligt bedriva affärskorrespondens kan vara en bra hjälp för att sluta lönsamma affärer och forma din företagsimage.

Låt oss ta en titt på några av funktionerna i ett affärsbrev. Så affärskorrespondens är:

användning av mallfraser och klyschor
känslomässig neutralitet,
semantisk noggrannhet och korthet i presentationen,
välbyggd argumentation.

Företagskorrespondens på engelska är samma uppsättning regler och klichéer, varav några rekommenderar vi att använda för alla som arbetar med utländska partners eller i internationella företag. Vi uppmärksammar dig på flera användbara fraser som gör din företagskorrespondens ljusare. Dessa fraser kommer att betona din professionalism och hjälpa till att forma bilden av en affärsperson. Börja? M!

1.Vänligen hitta bifogad

Låt oss börja med klassikerna. Det är ofta nödvändigt att bifoga olika dokument eller andra filer till ett brev. För att meddela mottagaren om närvaron av en bilaga är denna fras perfekt. När allt kommer omkring betyder ordet "bilaga" i översättning "bilaga". Uttrycket ska användas i slutet av brevet.

Här är några exempel på användning:

Hitta bifogad min portfölj.
Se bifogad kopia av avtalet / kontraktet.

2.Jag har vidarebefordrat

Denna fras kan användas om du behöver vidarebefordra brevet till andra mottagare. För att meddela mottagaren detta är frasen "Jag har vidarebefordrat" perfekt. Till exempel:

Jag har vidarebefordrat Annas CV till dig.
Jag har vidarebefordrat Johns e -post till dig.

3.Jag har cc’ed

En person som inte är bekant med alla hemligheterna i affärskorrespondensens särdrag kanske inte förstår vad denna konstiga förkortning betyder. Men vi är proffs. "Jag har cc'ed" är en förkortning som står för I have carbon copied. Uttrycket betyder "lägg någon i en kopia för att ta emot brev."

Så om du behöver informera någon om vad du har lagt i kopian av andra mottagare - använd gärna den här frasen. Till exempel:

Jag har cc’ed Sara på detta mejl.
Jag har cc’ed Jack och Jimmy på dessa mejl.

När det gäller förkortningar som inte kan användas i företagskorrespondens, görs vanligtvis ett undantag för detta fall.

4.För ytterligare information

Denna fras är ett bevisat sätt att artigt avsluta ditt brev på engelska. "För ytterligare detaljer" betyder "för mer information", "för mer information". Exempel på användning:

För mer information kontakta mig när som helst.
För mer information, skriv till vår försäljningschef.

En annan fras som hjälper dig att avsluta artigt är "Om du har några frågor, tveka inte att kontakta mig." Översatt betyder detta "Om du har några frågor, skriv gärna till mig."

5.Jag ser fram emot

Uttrycket "se framåt" betyder "blicka framåt". Så om du otåligt väntar på ett svar eller någon annan åtgärd från adressaten, så är det ganska lämpligt att använda den här frasen. Till exempel:

Jag ser fram emot ditt svar.
Jag ser fram emot ditt svar.

Frasen används bäst i slutet av brevet.

När du skriver ett brev måste du vara artig även om du inte riktigt känner för det. Möjligheten att skriva kompetenta brev i alla situationer speglar din professionalism, goda sätt och kunskap om affärsetik. Sammanfattningsvis påminner vi dig om att i affärskorrespondens måste du visa formuleringens noggrannhet och oklanderliga läskunnighet. Det är också oacceptabelt att använda förkortningar (med sällsynta undantag).

Skriv mejl på engelska korrekt, kära vänner! Lycka till!

Vad är e -post? I det moderna näringslivet är dessa:

Ditt ansikte. Det är med hjälp av e -post som du kan skapa en positiv bild i motpartens ögon eller förstöra det första intrycket.
Ditt arbetsverktyg. Mycket kommunikation med omvärlden sker via e -post. Därför kan du underlätta ditt liv i hög grad genom att ha ett bra kontroll över det här verktyget.
En kraftfull distraktion. Omvärlden försöker få dig, distrahera och leda dig vilse via e -post.

Från denna synvinkel, låt oss titta på att arbeta med e-post. Låt oss börja enkelt.

Brevdesign

Jag använder e -postklienten Mozilla Thunderbird, så jag kommer att använda det som ett exempel. Låt oss skapa en ny bokstav och gå uppifrån och ner i listan över fält.

Till vem. Kopiera. Dold kopia

Någon kanske inte vet, men Mozillas "Till" kan ändras till "Cc" eller "Bcc".

Till vem: vi skriver huvudadressaten eller flera adressater åtskilda av semikolon.
Kopiera: vi skriver till någon som borde läsa brevet, men som vi inte förväntar oss svar från.
Dold kopia: vi skriver till den som borde bekanta sig med brevet, men bör vara okänd för resten av mottagarna av brevet. Det är särskilt lämpligt för massutskick av företagsbrev, till exempel meddelanden.

Inte rätt i massutskick, ange mottagare genom fälten "Cc" eller "Till". Flera gånger om året får jag brev där 50–90 adressater listas i fältet ”Cc”. Det finns en kränkning av integriteten. Alla dina mottagare behöver inte veta vem du arbetar med om ett liknande ämne. Det är bra om det är människor du känner varandra. Och om listan innehåller konkurrerande företag som inte känner till varandra? Åtminstone måste du vara redo för onödiga förklaringar, maximalt, för att avsluta samarbetet med en av dem. Gör inte så här.

Brevämne

Betydelsen av ämnesraden skrivs ofta (ibland förnuftigt) i deras företagsbloggar av professionella utskickstjänster. Men där pratar vi oftast om försäljningsbrev, där ämnesraden löser problemet "e -post bör öppnas".

Vi diskuterar daglig affärskorrespondens. Här löser temat problemet "brevet och dess författare bör lätt identifieras och sedan hittas." Dessutom kommer din flit att återvända till dig i form av karma med många svarsbrev, bara med prefix Re: eller Fwd, bland vilka du måste leta efter den önskade bokstaven om ämnet.

Tjugo brev är volymen på en endagskorrespondens från en mellanchef. Jag pratar inte alls om företagare och företagare, deras antal bokstäver går ibland ur skala för 200 eller mer per dag. Därför än en gång: skicka inte mejl med ett tomt ämne.

Så hur formulerar du ämnesraden korrekt?

Fel # 1 : endast namnet på företaget i ämnet. Till exempel "Sky" och det är det. För det första, du är inte en av dina företag som kommunicerar med denna motpart. För det andra ger detta ämne ingen mening, eftersom namnet på ditt företag redan är synligt från adressen. För det tredje, gissa hur din egen brevlåda kommer att se ut med detta tillvägagångssätt för korrespondens? Något som det här.

Är det bekvämt att söka på ämnen som detta?

Fel # 2 : en prickig, säljande rubrik. Det är bra om du vet hur man skriver rubriker så här. Men är det lämpligt att använda dessa färdigheter i företagskorrespondens? Kom ihåg syftet med ämnesraden i ett affärsbrev: inte att sälja, utan att tillhandahålla identifiering och sökning.

Brevets text

Det finns många skrivguider för olika tillfällen. Till exempel har Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin och andra mästare i ordet många användbara saker. Jag råder dig att läsa deras artiklar åtminstone för att förbättra den allmänna läskunnigheten och förbättra den allmänna skrivstilen.

När vi skriver ett brev måste vi konsekvent fatta flera beslut.

En fråga om artighet ... I början av brevet kan du suddas ut i artigheter eller till och med ömhet i andan av "Min kära Rodya, i mer än två månader nu har jag inte pratat skriftligt med dig, som jag själv led av och inte ens sov ännu en natt tänker. " Det är mycket artigt och mycket kostsamt, både när det gäller tid för att komponera en sådan introduktion och för samtalspartnerens tid att läsa den. Det här är en företagskorrespondens, kommer du ihåg? Inte en uppsats av epistolärgenren för tävlingen och inte ett brev till Raskolnikovs mamma, utan affärskorrespondens.

Vi respekterar vår tid och mottagarens!

Det är vettigt att presentera dig själv och påminna om bekantskapsläget först i det första brevet som skickades efter ett flyktigt möte på utställningen. Om detta är en fortsättning på samarbete eller aktuell korrespondens skriver vi i dagens första bokstav: "Hej Ivan", i den andra och efterföljande: "Ivan, ...".

Överklagande ... Jag var alltid orolig för vem jag skulle kontakta i ett brev om det finns flera mottagare. Jag skrev nyligen ett brev till tre tjejer som heter Anna. Utan att tveka skrev jag "Hej Anna" och badade inte. Men så är inte alltid fallet.

Vad händer om det finns tre eller till och med sju mottagare och de inte delar samma namn? Du kan lista dem med namn: "God eftermiddag, Rodion, Pulcheria, Avdotya och Pyotr Petrovich." Men det är långt och tar tid. Du kan skriva: "Hej, kolleger!"

För mig själv använder jag regeln för att referera med namn till den som finns i fältet "Till". Och till dem som finns i kopian, ansök inte alls. Denna regel ger dig samtidigt möjlighet att mer exakt bestämma (en!) Brevets adressat och syftet med detta brev.

Citat ... Ofta är korrespondens en bokstavskedja med frågor och svar - i ett ord, en dialog. Det anses vara en bra form att inte radera korrespondensens historia och skriva ditt svar högst upp i den citerade texten, så att du, när du återvänder till denna korrespondens en vecka senare, enkelt kan läsa dialogen från topp till botten i fallande datum.

Av någon anledning är standardinställningen i Mozilla "Placera markören efter citerad text". Jag rekommenderar att du ändrar det i menyn "Verktyg" → "Kontoinställningar" → "Komponera och adressera". Det borde vara så här.

Syftet med brevet ... Affärsbrev är av två typer:

när vi bara informerar samtalspartnern (till exempel en rapport om det arbete som utförts under en månad);
och när vi vill ha något från samtalspartnern. Till exempel så att han godkänner bifogad faktura för betalning.

Som regel finns det många fler uppmuntrande brev än rapporterande. Om vi vill uppnå något från samtalspartnern är det mycket viktigt att säga detta i en bokstav i klartext. Uppmaningen till handling bör åtföljas av en uppmaning till handling med namn och följt av den sista meningen i brevet.

Inte rätt : "Porfiry Petrovich, jag vet vem som dödade den gamla kvinnan."

Höger : "Porfiry Petrovich, jag hackade ihjäl den gamla kvinnan, snälla, vidta åtgärder för min gripande, jag är trött på att lida!"

Varför ska korrespondenten tänka för dig vad du ska göra med det här brevet? När allt kommer omkring kan han fatta fel beslut.

Signatur i texten ... Det måste hon vara. Dessutom tillåter alla e-postklienter dig att konfigurera automatisk byte av en signatur, till exempel klassikern "Med vänliga hälsningar ...". I Mozilla görs detta under Verktyg → Kontoalternativ.

Att skriva eller inte skriva kontakter i signaturen är allas personliga verksamhet. Men om du på något sätt är kopplad till försäljning - var noga med att skriva. Även om affären inte äger rum baserat på kommunikationsresultaten, kommer du i framtiden lätt att hittas av kontakterna från signaturen.

Slutligen, ytterligare ett inslag i brevkroppen för de samtalspartners som inte gillar (inte kan, inte vill, inte har tid) att svara på dina brev. Ange standard i texten i brevet. Till exempel "Porfiry Petrovich, om du inte kommer för att arrestera mig före klockan 12.00 på fredagen, anser jag mig själv amnestierad." Naturligtvis måste tidsfristen vara verklig (du ska inte skicka texten från exemplet på fredagen kl. 11:50). Mottagaren måste fysiskt kunna läsa och bestämma över ditt brev. Denna "tystnad" befriar dig från ansvar för att samtalspartnern inte svarar. Som alltid måste användningen av denna funktion hanteras klokt. Om en person svarar på dina brev i tid och regelbundet, kan ett sådant ultimatum, om inte förolämpa honom, anstränga honom lite eller leda till ett beslut att inte svara på brevet just nu utan få dig att vänta på fredag.

Bilagor

Brev kommer ofta med bilagor: CV, kommersiella erbjudanden, uppskattningar, scheman, skanningar av dokument - ett mycket bekvämt verktyg och samtidigt en källa till populära fel.

Fel : enorm fäststorlek. Mejl med bilagor upp till 20 MB tas ofta emot. Som regel är det skanningar av vissa dokument i TIFF -format, med en upplösning på 600 dpi. Korrespondentens e -postprogram kommer nästan säkert att hänga i några minuter förgäves försök att ladda ner en förhandsgranskning av denna bilaga. Och gud förbjuda mottagaren att försöka läsa detta brev på en smartphone ...

Personligen tar jag bort sådana bokstäver direkt. Vill du inte att ditt brev ska hamna i papperskorgen innan det läses? Kontrollera bilagans storlek. Det rekommenderas att det inte är mer än 3 MB.

Vad händer om det överstiger?

Prova att konfigurera om din skanner till ett annat format och en annan upplösning. Till exempel i PDF och 300 dpi erhålls ganska läsbara skanningar.
Tänk på program som WinRar eller 7zip. Vissa filer är perfekt komprimerade.
Vad händer om bilagan är enorm och du inte kan komprimera den? Till exempel väger en nästan tom bokföringsdatabas 900 MB. Molnlagring av information kommer till undsättning: Dropbox, Google Drive och liknande. Vissa tjänster, till exempel Mail.ru, konverterar automatiskt stora bilagor till länkar till molnlagring. Men jag föredrar att hantera min information som lagras i molnet själv, så jag välkomnar inte automatisering från Mail.ru.

Och en mer inte helt uppenbar rekommendation om investeringar - deras namn ... Det måste vara begripligt och acceptabelt för mottagaren. När vi i företaget förberedde ett kommersiellt erbjudande riktat till ... låt det vara Fjodor Mikhailovich Dostojevskij. Jag fick ett brev från chefen med ett projektförslag för godkännande, och bilagan inkluderade en fil med namnet "DlyaFedi.docx". Med chefen som skickade mig detta, en dialog ägde rum ungefär så här:

Kära chef, är du personligen redo att närma dig denna respekterade person och ringa honom i Fedyas ansikte?

På något sätt ingen, respekterad person, alla kallar honom vid namn och patronym.

Varför kallade du bilagan "ForFedi"? Om jag skickar honom just nu, tror du att han kommer att köpa axlar av oss för denna CP?

Jag tänkte byta namn senare ...

Varför förbereda en tidsbomb - en potentiell klients avslag - eller gör själv det extra arbetet med att byta namn på en fil? Varför inte omedelbart namnge bilagan korrekt: "För Fedor Mikhailovich.docx" eller ännu bättre - "KP_Nebo_Topory.docx".

Så, vi har mer eller mindre sorterat ut med e -post som ett "ansikte". Låt oss gå vidare till att titta på e -post som ett verktyg för effektivt arbete och prata om dess distraktion.

Arbeta med bokstäver

E -post är en kraftfull distraktion. Som med alla distraktioner måste post hanteras genom att skärpa reglerna och införa ett arbetsschema.

Som ett minimum måste du stänga av ALLA aviseringar om ankomst av e -post. Om e -postklienten är konfigurerad som standard kommer du att meddelas med en ljudsignal och ikonen bredvid klockan blinkar och en förhandsvisning av brevet visas. Med ett ord kommer de att göra allt för att först riva dig från ett noggrant arbete och sedan kasta dig in i avgrunden av olästa brev och osynliga utskick - minus en eller två timmar från livet.

Någons starka viljestyrka gör att de inte kan distraheras av meddelanden, och för vanliga människor är det bättre att inte fresta ödet och stänga av dem. I Mozillla Thunderbird görs detta via menyn "Verktyg" → "Alternativ" → "Allmänt" → "När nya meddelanden visas".

Om det inte finns några aviseringar, hur ska man förstå att ett brev har kommit?

Väldigt enkelt. Du avsätter själv medvetet tid för att analysera e -post, öppnar e -postklienten och ser alla olästa meddelanden. Detta kan göras två gånger om dagen, till exempel vid lunchtid och på kvällen, eller under tvångsstopp, till exempel i trafikstockningar.

Ofta frågade, hur är det med reaktionstider och brådskande mejl? Svaret är: du har inga brådskande brev på posten. Om du inte arbetar på kundsupportavdelningen (en sådan avdelning har sina egna regler för att arbeta med post).

Om det finns brådskande brev meddelar avsändaren dig om detta via andra kanaler - telefon, SMS, Skype. Då kommer du medvetet att gå in i e -postklienten och behandla brådskande e -post. Alla tidshanteringsguruer (till exempel Gleb Arkhangelsky med sin "Time Drive") deklarerar standarden för att svara på e -post upp till 24 timmar. Detta är en normal regel om bra sätt - förvänta dig inte omedelbara svar från samtalspartnern via e -post. Om det finns ett brådskande brev, meddela det via snabbare kommunikationskanaler.

Så vi stängde av aviseringar och nu aktiverar vi e -postklienten enligt vårt schema.

Vad ska vi göra när vi gick in i posten och började göra aktiviteter som kallas "analysera e -post"? Var är början och slutet på detta arbete?

Jag har hört mycket om nollinkorgssystemet, men tyvärr har jag inte träffat en enda person som använder det. Jag var tvungen att uppfinna mitt hjul igen. Det finns artiklar om detta ämne om Lifehacker. Till exempel, " ". Nedan kommer jag att tala om nollinkorgssystemet i min tolkning. Jag skulle vara tacksam om GTD -guruer skulle kolla in kommentarerna, lägga till eller förbättra det beskrivna systemet.

Det är viktigt att förstå och acceptera att e -post inte är en aktivitetsschemaläggare eller arkiv för dina aktiviteter. Därför ska mappen "Inkorg" alltid vara tom. När du har börjat analysera din inkorg, sluta inte eller bli distraherad av någonting förrän du tömmer den här mappen.

Vad ska jag göra med e -postmeddelanden i din inkorg? Du måste gå igenom varje bokstav i rad och radera den. Ja, välj bara och tryck på Ta bort på tangentbordet. Om du inte kan ta bort dig själv för att radera brevet måste du bestämma vad du ska göra med det.

Kan du svara på det på tre minuter? Behöver jag svara på det? Ja, det är nödvändigt, och svaret tar inte mer än tre minuter och svara sedan omedelbart.
Du måste svara, men att förbereda svaret tar mer än tre minuter. Om du använder en uppgiftsplanerare som gör att du kan konvertera ett e -postmeddelande till en uppgift, gör du om det till en uppgift och glömmer bort det ett tag. Till exempel använder jag den helt underbara tjänsten Doit.im. Det låter dig skapa en personlig e -postadress: du vidarebefordrar ett brev till den och det blir en uppgift. Men om du inte har en aktivitetsschemaläggare, flytta bokstaven till undermappen "0_Run".
Efter ett snabbt svar på ett brev, förvandlat det till en uppgift eller en enkel bekantskap, måste du bestämma vad du ska göra med det här meddelandet: radera det eller skicka det till en av mapparna för långtidslagring.

Här är de mappar för långtidslagring jag har.

0_Kör. Jag har inte en sådan mapp, men om du inte har en planerare, upprepar jag, kan du lägga bokstäver som kräver detaljerad studie här. Denna mapp måste också rengöras regelbundet, men med ett genomtänkt tillvägagångssätt vid en särskilt tilldelad tid.
1_Ref. Det är här jag lägger brev med bakgrundsinformation: välkomstbrev med inloggningar från olika webbtjänster, biljetter till kommande flyg, och så vidare.
2_Projekt. Korrespondensarkivet om partners och projekt som det finns ett aktuellt förhållande med lagras här. Naturligtvis skapas en separat mapp för varje projekt eller partner. I en partners mapp lägger jag brev inte bara från hans anställda, utan också brev från anställda i "Himlen" relaterade till denna partner. Mycket bekvämt: vid behov finns all korrespondens om projektet till hands med ett par klick.
3_Museum. Här kastar jag de bokstäver som är synd att ta bort, och fördelarna med dem är inte uppenbara. Även mappar med stängda projekt från "2_Projects" migrerar hit. Med ett ord finns de första kandidaterna för radering kvar i "museet".
4_Dokument. Här är brev med elektroniska prov på dokument som kan vara användbara i framtiden för redovisning, till exempel uttalanden om avstämning från kunder, biljetter till resor som har ägt rum. Mappen har mycket gemensamt med mapparna "2_Projects" och "1_Sprav", endast bokföringsinformation lagras i den och hanteringsinformation lagras i mappen "2_Projects". I "4_Documents" - död information och i "2_Projects" - liveinformation.
5_Kunskap. Det är här jag bara lägger till riktigt användbara utskick som jag vill komma tillbaka till efter ett tag för inspiration eller hitta lösningar.

Det finns andra inställningar för e -postklienten som är viktiga för driften av detta system. För det första har Thunderbird markerat kryssrutan Markera meddelanden som lästa som standard. Jag föredrar att göra det medvetet, så kryssrutan är borta! För att göra detta, gå till menyn "Verktyg" → "Alternativ" → "Avancerat" → "Läs och visa".

För det andra använder vi filter ... Tidigare använde jag aktivt filter som automatiskt vidarebefordrade bokstäver till lämpliga mappar baserat på avsändarens adress. Till exempel flyttades brev från en advokat till mappen "Advokat". Jag vägrade detta tillvägagångssätt av flera skäl. För det första: brev från en advokat i 99% av fallen avser ett projekt eller en partner, vilket innebär att de måste flyttas till mappen för denna partner eller projekt. För det andra bestämde jag mig för att öka medvetenheten. Du måste själv bestämma var en specifik bokstav ska lagras, och det är bekvämare att söka efter obearbetade meddelanden på bara ett ställe - i inkorgen. Nu använder jag filter bara för att kategorisera automatiska vanliga brev från olika system i mappar, det vill säga bokstäver som inte kräver att jag fattar beslut. Filter i Mozilla Thunderbird konfigureras i menyn Verktyg → Meddelandefilter.

Så med rätt tillvägagångssätt bör e-post ta från 10 till 60 minuter om dagen, beroende på korrespondensvolymen.

Ja, och en sak till. Du har redan stängt av aviseringar om ankomsten av nya brev, eller hur? ;)

Vi skickar dussintals mejl varje dag. Ibland är det här väldigt korta meddelanden, till exempel: "Ska vi äta lunch?" Ibland - med hjälp av vilken du presenterar ditt företag eller din webbplats. När det finns många bokstäver och tiden är kort börjar vi rusa och göra misstag. Vanligtvis trivialt, som stavfel, men ibland finns det några som kan skada ditt rykte och förstöra din relation med en klient eller anställd.

Detta kan undvikas, du behöver bara samlas in och veta om några fallgropar. Här är de vanligaste misstagen som görs när du skickar e -post. Läs noga och kom ihåg att först måste du göra en kort paus, kontrollera om allt är i ordning och klicka sedan på "Skicka" -knappen.

Du skriver fel adress

Det vanligaste och mest obehagliga misstaget. Tänk dig att du vill skicka några ganska personliga foton till en vän eller flickvän, men du skriver automatiskt in adressen till din chef eller kund. Och först efter att brevet har lämnat inser du med skräck vad som har hänt nu. Om detta kommer att trösta dig, har vi alla hamnat i en sådan situation minst en gång i sitt liv: advokater skickade konfidentiella dokument till motsatt sida, designers - webbplatslayouter till fel klient etc. Men när detta händer oss verkar det som om jorden lämnar under våra fötter.

Lyckligtvis har många e -posttjänster, till exempel i samma Gmail, en funktion. Slå på den och ange ett stort tidsintervall - så, du vet, tystare.

Du glömde bilagan

Du skrev att en viss fil är bifogad brevet, men du glömde att bifoga den. Ett annat vanligt misstag som ofta leder till missförstånd och ursäkter. Å ena sidan är det okej, ingen är perfekt, men det är bättre att kontrollera allt först och först skicka ett brev. Och för att undvika frågor från mottagaren rekommenderar vi att du listar alla bifogade filer direkt i brevet. Till exempel så här:

Hej Maxim! Jag skickar dig flera filer, de bifogas:

Serviceavtal

GIF med en katt

Du tänker inte på dekoration

De hälsas, som du minns, av sina kläder. Om du inte vill att ditt brev ska uppmanas att radera det omedelbart, arbeta på formuläret. De säger att hon behöver ägna lika mycket tid som innehåll. Lyckligtvis är det enkelt idag. För att göra detta rekommenderar vi att du använder Wix ShoutOut -appen, väljer en lämplig mall och lägger till din text i den. Ingen speciell kunskap krävs, se bara till att allt ser snyggt och vackert ut. Förresten, bra nyhetsbrev har sina egna hemligheter och regler, så vi rekommenderar att du läser vår e -postmarknadsdirektör. Tacka inte.

Du inkluderar inte en ämnesrad

E -postens ämnesrad har ungefär samma roll som textens rubrik. Det visas bredvid ditt namn, mottagaren ser det och förstår vad du skickade honom: faktura, mötesresultat, erbjudande, platslayout etc. Kom ihåg att ämnet bör vara tydligt formulerat så att om det behövs kan en person snabbt hitta ditt brev och övertygande, så att han är intresserad av, säg, en e -postlista. För inte så länge sedan skrev vi att om du har glömt är det värt att läsa om.

Du sparar inte utkast

Om du gillar att skriva bokstäver i textredigerare, spara sedan oftare, annars kommer det att visa sig att du tillbringade hela dagen över brevet, och plötsligt frös datorn och allt var borta. Eller skriv direkt till e -posttjänsten - då sparas alla dina skisser automatiskt i mappen "Utkast".

Du är oartig

Artighet i korrespondens är lika viktigt som det är i livet. Här är de grundläggande reglerna som alla måste följa:

Tack alltid avsändaren för brevet, särskilt om du ser att han gjorde ett bra jobb. Kommer du ihåg när vi alla fick lära oss "magiska" ord? Låt oss inte glömma dem, trots att vi redan är vuxna.

Var lugn, även om saken är oerhört angelägen och viktig. Nervositet och anklagelser kommer definitivt inte att leda till något bra.

Börja och avsluta ditt brev med vanliga fraser. Graden av formalitet beror på vem du textar med. Om det här är din chef eller bara en tjänsteman, använd inte "Hej", "Hejdå" eller "Puss". Och tvärtom, om du skriver till en kollega eller vän kan du klara dig utan det traditionella "Med vänliga hälsningar".

Du korrekturläser inte texten

Stavfel kan förstöra hela upplevelsen, så läs brevet noggrant, gärna flera gånger. I tvivel om stavning eller syntax - gå till Gramotu.ru... Det är bättre att mäta sju gånger, det vill säga att kontrollera, än att sedan be om ursäkt för stavfel och bevisa att du faktiskt är läskunnig.

Och förresten: om du är rädd för att av misstag skicka ett oavslutat brev, skriv först hela texten i sin helhet och skriv sedan mottagarens adress.

Du lägger inte rätt personer i kopian av brevet

Låt oss se vem som kan ta emot ditt brev alls. Till -fältet är den primära mottagaren. Fältet "Cc" är personen som kommer att få kopian. Han är inte direkt relaterad till frågan som diskuteras, men han vill eller bör vara medveten om det. Fältet "Bcc" är dolda mottagare. Du lägger till dem, men den primära mottagaren ser dem inte. Och här måste du vara försiktig: du kan förvirra Cc och Bcc, och då kommer mottagaren att tro att han blir spionerad.

Tänk på att det är viktigt för vissa människor att vara medvetna om vad som händer. Du vill inte lyssna på anklagelser som ”Hur kan du inte lägga till mig i kopian?! Jag arbetade med det här projektet i två månader! " Om du är osäker, lägg till alla som har något att göra med frågan. Kanske kommer inte alla att vara glada över att de är distraherade, men det kommer inte att klagas på dig.

Du prenumererar inte

Du skrev "Med vänliga hälsningar, Masha" och du tror att allt är i sin ordning, men mottagaren av brevet sitter och undrar vilken typ av Masha hon är. Från tryckeriet? Kanske en illustratör? För att inte få honom att gå vilse i gissningar - skapa en signatur så läggs den till automatiskt i slutet av var och en av dina meddelanden. Var noga med att ange ditt förnamn, efternamn, företagsnamn, befattningstitel och kontaktinformation som skype eller telefonnummer. Du kan lägga till en adress - även om det här är en annons är den diskret.

Du väljer fel tid

Att skriva brev på natten är ingen bra idé. Anledning ett: du är förmodligen fruktansvärt trött under dagen, du är inte särskilt bra på att tänka och riskerar att göra alla dessa misstag. Skäl två: en lavin av morgonpost kommer att begrava ditt midnattbrev under det, och inom en snar framtid kommer adressaten definitivt inte att se det. Och det tredje: tydligen har du inget annat att göra, eftersom du skriver affärsbrev klockan tre på morgonen.

Vårt råd: om inget viktigt och brådskande händer, skicka meddelanden från måndag till fredag och under arbetstid, som alla vanliga människor.

Nödvändig för ditt företag? Skapa en själv på Wix - det är enkelt och gratis!