Vänligen överväg inlämningarna. Brev-förfrågan. Design egenskaper. E-posta affärsbrev

Begäran är en integrerad, viktig och nödvändig del av affärskorrespondens. Å ena sidan är det taktfulla och diplomatiska förfrågningar i aktuella frågor, å andra sidan är de ett verktyg för att uppnå vissa mål för adressaten. Syftet med varje begärandebrev är att uppmuntra adressaten att vidta vissa åtgärder som är nödvändiga för brevets författare. Hur skriver man ett förfrågningsbrev för att komma så nära ett positivt svar som möjligt?

Varje förfrågningsbrev bör innehålla en väl genomtänkt motivering och en tydlig redogörelse för begäran. Dessutom kan du använda tekniker som ökar effektiviteten i skrivandet.

Steg 1. Vem frågar du?

Adressera adressaten personligen, det är bättre - med namn och patronym:

"Kära Ivan Ivanovich!", "Kära herr Ivanov!"

För det första uttrycker du din respekt för adressaten, och för det andra, en begäran riktad till en specifik person ålägger honom ansvaret för dess genomförande. Det finns situationer när en förfrågan riktas till ett team eller en grupp människor. I det här fallet är det också önskvärt att anpassa överklagandet så mycket som möjligt:

"Kära kollegor!", "Kära chefer!", "Kära junioranställda!", "Kära anställda personalservice!»

Steg 2. Varför kontaktar du mig?

Beröm mottagaren. Som en komplimang till adressaten svarar du på hans fråga: "Varför ställer du den här frågan till mig?" Lägg märke till hans tidigare prestationer eller personliga egenskaper.

"Du är alltid redo att lyssna och hitta det bästa sättet att lösa problemet för nästan alla som vände sig till dig. Och jag måste ge dig kredit, du hjälpte mycket."

"Du är den ledande experten på området...".

"Du har hjälpt många att lösa de svåraste frågorna inom...".

Denna teknik gör det möjligt för adressaten att titta närmare på begäran och försöka hitta en möjlighet att tillfredsställa den. knulla henne.

En komplimang är lämplig när det gäller icke-standardiserade förfrågningar, när du behöver vinna över adressaten, när du behöver uppmärksamma vissa meriter och egenskaper som är nödvändiga och viktiga för att uppfylla din begäran.

Det är mycket viktigt att inte gå över gränsen mellan en komplimang och oförskämt smicker. Var uppriktig.

Steg 3. Motivering av begäran

Varje begäran måste motiveras varför du gör just denna begäran. Ange mottagaren i samband med ditt problem.

I detta skede måste du välja de tre viktigaste argumenten för adressaten. Det är bäst att bygga argument enligt schemat: stark - medium - starkast.

Förfrågningar kommer i olika komplexitetsnivåer, så mottagaren är inte alltid intresserad av att uppfylla någons önskemål. Han måste vara övertygad om att uppfyllandet av begäran har en potentiell fördel:

Intressera adressaten

Erbjud dig att implementera någon attraktiv möjlighet för honom i samband med uppfyllandet av din begäran:

"Alla tiden försökte affärsmässiga, företagsamma människor inte bara uppnå materiell framgång, utan också att sätta sin prägel på fosterlandets historia, att bli ihågkommen för goda gärningar, att vinna respekt."

« Den framgångsrika aktiviteten för alla yrkesgrupper är först och främst förståelse och stöd från vänliga fackföreningar, deltagande i gemensamma evenemang och projekt».

« Naturligtvis är ditt stora mål en ren och bekväm stad för människor».

Eller uttryck ett problem som är mycket relevant för din adressat:

"Du, som en klok ägare av staden, är förmodligen orolig för de slumpmässiga promenaderna av barn i olika åldrar på platser som är olämpliga för detta, vilket leder till fler olyckor och en ökning av ungdomsbrottsligheten."

"Det har skett en ökning av samtalen till din avdelning om icke-kärnfrågor, vilket tar upp mycket ovärderlig arbetstid."

Visa hur din förfrågan kan hjälpa till att förverkliga möjligheten:

« Och idag, när vårt land förlitar sig på unga människor, är det svårt att hitta en mer nödvändig, helig sak än att hjälpa unga män och kvinnor från dysfunktionella familjer. Det finns de i vår stad som redan tillhandahåller sådan hjälp - under överinseende av borgmästarens kontor arbetar vårt välgörenhetscenter "Heritage" på donationer från stadsborna, som lär svåra tonåringar folkhantverk ».

Eller lös problemet:

"Utrustning av specialiserade platser för tidsfördriv för barn i olika åldrar kommer att bidra till att minska nivån av ungdomsbrottslighet och minimera trafikolyckor med barn."

Beskriv betydelsen av begäran

När det inte finns något att erbjuda adressaten eller det är olämpligt i samband med denna begäran, är det bättre att uppdatera adressaten. Här måste du beskriva situationen så fullständigt som nödvändigt för att förstå relevansen av begäran och vikten av dess genomförande. Betydelsen av begäran måste beskrivas på ett sådant sätt att den "tar själen". Om begäran inte tillhör kategorin "själfull", måste du visa mottagaren orsak-och-verkan-relationerna, vilket säkerställer att mottagaren uppfyller begäran.

”Från (datum) är enligt hyresavtalet nr X hyran för 1 m 2 20 c.u. på en dag. De senaste tre månaderna har det skett en nedgång i handelsaktiviteten pga ekonomisk instabilitet och social oro. Den genomsnittliga vinsten från handel är $10. per dag, vilket inte ens räcker för att betala hyra. Om inga åtgärder vidtas kommer privata företagare att tvingas stänga sina uttag vilket kan påverka din inkomst negativt.

Du måste alltså göra det klart för adressaten att fullgörandet av begäran medför utsikter att erhålla materiella eller immateriella fördelar.

Steg 4 Utlåtande om begäran

När adressaten är förberedd kan du ange själva begäran. Texten i begäran bör vara tillräckligt kortfattad och extremt tydlig. Det får inte i något fall innehålla tvetydigheter eller underdrift. Om vi till exempel pratar om hyressänkning är det viktigt att ange till vilken nivå:

"Vi ber er att sänka hyresnivån tills situationen stabiliseras till 5 USD. per m2 och dag.

Om vi pratar om tillhandahållande av tjänster, ange då begäran så mycket som möjligt, ange önskade datum, prisfråga etc.:

« För att utrusta en keramikverkstad behöver du en ugn för bränning av keramik - vi ber dig hjälpa oss att skaffa den. Kostnaden för ugnen med installationen är 998 tusen rubel».

V detta exempel det är inte helt klart vilken typ av hjälp som krävs av adressaten. Bättre att vara mer specifik: "Vi ber dig att hjälpa till med att köpa en ugn för bränning av keramik genom att överföra 333 tusen USD till företagets avräkningskonto för produktion och installation av ugnar."

Vad du än frågar om måste mottagaren veta exakt när, vad, hur mycket och till vilket pris du vill få. En generaliserad begäran löper större risk att avvisas eftersom adressaten har inte alltid tid och lust att ta itu med detaljerna. Dessutom riskerar du att inte få som du vill genom att överföra initiativet till adressaten.

Till exempel skrev privata företagare ett brev och bad om hyressänkning, men angav inte till vilken nivå de vill sänka hyran:

"Vi ber er att sänka hyresnivån tills situationen stabiliseras."

Som ett resultat fick de en sänkning av hyran, men obetydlig (med 1% av den befintliga). Därmed beviljades deras begäran, men föga förändrades i ställningen för initiativtagarna till brevet.

I vissa fall kan texten i begäran göras fetstil så att den sticker ut i texten, men missbruk inte denna teknik.

Steg 5. Sammanfatta din förfrågan.

Upprepa din begäran och understryka vilken förmån mottagaren får om begäran uppfylls. Begäran bör ändras något. Det är bäst att bygga en mening enligt schemat: "Om du uppfyller begäran kommer du att vara glad."

”Om du följer med oss och sänker hyran ett tag tills situationen i regionen stabiliseras, kommer du inte bara att kunna rädda mer än 150 jobb, utan du kommer inte heller att drabbas av globala förluster på grund av den totala bristen på hyra. ”

Men det kan finnas andra alternativ:

"Du kan vara säker på att varje rubel av dina välgörenhetsdonationer kommer att gå till en god sak och hjälpa barn som befinner sig i en svår situation att växa upp till värdiga medborgare."

"Du kan vara säker på att varje barns leende kommer att ge dig moralisk tillfredsställelse från ditt svåra arbete, och dina ansträngningar och ansträngningar är en investering i värdiga och glada medborgare i den närmaste framtiden."

Det viktigaste är att upprepa innebörden av begäran och fördelarna med dess genomförande. Förmånen behöver inte vara väsentlig. Kom ihåg att adressaten är en person och känslor är inte främmande för honom.

EXEMPEL:

Det var

Det blev

"Vi ber dig vänligt, I.I. Ivanov, arrangera ett möte med sökande med chefen för ditt företag. Vi kommer att vara tacksamma för din hjälp.

Med respekt och tacksamhet,

Arbetsförmedlingsdirektör

P.P. Petrov"

"Kära Ivan Ivanovich!

Ditt företag har deltagit i Karriärvägledningsprogrammet för sökande i flera år nu och hjälpt dem att välja yrke.

Du som personalchef är intresserad av att utbilda yrkesverksamma och vi är redo att hjälpa skolbarn att börja förbereda mästare i sitt hantverk. Hittills är yrket som chef ett av de vanligaste, men många sökande har inte en klar uppfattning om dess innebörd.

I detta avseende ber vi dig att anordna ett möte med den verkställande direktören med sökande den 23 mars kl. 15.00 på basen av ditt företag.

Efter att ha berättat för killarna om yrkets hemligheter idag, lägger du grunden för att utbilda riktiga proffs imorgon. Kanske kommer någon av dem om några år att ta ditt företag till en ny utvecklingsnivå.

Med respekt och tacksamhet,

Arbetsförmedlingsdirektör

P.P. Petrov"

Och glöm inte utformningen av brevet - det här är organisationens "ansikte". Om initiativtagaren till begärandebrevet är en organisation, så upprättas ett sådant brev den brevpapper med underskrift av chefen eller behörig person. Om en privatperson är det tillräckligt att följa de grundläggande normerna i arrangemanget av delarna i brevet. Dessa uppgifter är juridiskt och psykologiskt mycket viktiga för mottagaren och bildandet av den korrekta bilden av avsändaren.

-
-	Skicka hundratals kommersiella erbjudanden, förfrågningar och andra affärsbrev varje dag, men du uppnår inte önskat resultat med ditt budskap? Vet du inte hur man diskret och artigt påminner adressaten om sina skyldigheter? Då kommer onlineutbildning definitivt att hjälpa dig. "Skrivkunskaper för företag"! Du kan gå igenom det när som helst genom att.	-	-
-

Förmodligen fick alla åtminstone en gång ta itu med behovet av att skriva ett affärsbrev. När man sammanställer den kommer man ofrivilligt fram till att det inte alls är lätt. Det finns många regler och förordningar för att skriva affärsbrev som du behöver känna till. Artikeln beskriver i detalj processen för att utarbeta ett dokument, ger exempel på ett affärsbrev, diskuterar deras typer och design.

Form

Färdiga formulär ger soliditet och indikerar företagets tillförlitlighet. De innehåller viktig information om organisationen, såsom:

Namn.
Adressen.
Kontakttelefonnummer.
Webbplats.
E-post.
Logotyp.
Övriga kontaktuppgifter.

Det finns inga strikta regler för blanketterna. Därför bestämmer varje organisation självständigt vilken information som ska läggas i dem.

Hur skriver man affärsbrev korrekt? Träning

Affärsbrev skrivs och utförs på ett visst sätt, i enlighet med deras inneboende regler och krav. Beroende på målet tänker författaren igenom innehållet i detalj för att få det resultat han beräknar. Han måste tydligt förstå vilken information adressaten redan känner till om ämnet för brevet, vad man ska utgå från och vad som kommer att vara nytt i det. Argumenten beror på vilket syfte författaren strävar efter. Processen för att förbereda ett affärsbrev kan delas in i följande steg:

Studien av frågan.
Att skriva ett utkast till brev.
Hans avtal.
Signering.
Registrering.
Skickar till adressaten.

Struktur av affärsbrev

När du sammanställer ett brev är det nödvändigt att mätta det med information, det vill säga lägga all nödvändig information där. Det kan vara enkelt eller komplext. I ett enkelt brev visar innehållet tydligt och koncist information som i allmänhet inte kräver ett svar från mottagaren. Komplex kan bestå av flera avsnitt, stycken och stycken. Varje stycke presenterar en aspekt av informationen. Prover av denna typ av affärsbrev består vanligtvis av en introduktion, huvud- och sista delar.

Nedan är ett exempel på att skriva ett affärsbrev - dess inledande del.

Huvuddelen beskriver situationer, händelser, deras analys och bevis. Det är i den här delen som de övertygar om att det är nödvändigt att agera på ett eller annat sätt, de bevisar hur det var och informerar om behovet av att delta i alla händelser, med hänvisning till olika argument.

Slutsatsen innehåller slutsatser som görs i form av förslag, önskemål, påminnelser, avslag och så vidare.

Ett exempel på att skriva ett affärsbrev - dess sista del - presenteras nedan. Detta sammanfattar det i huvudsak angivna kravet.

All information som tillhandahålls bör vara optimalt konsekvent och förståelig för uppfattning.

Varje e-postmeddelande börjar med ett mittinriktat meddelande. Den här lilla delen är oerhört viktig. När du väljer det bör författaren tänka på:

Adressatens ställning.
Förhållandets natur.
Officitet.
Etikett.

Brevet måste avslutas med en artig form. Till exempel: "... Jag uttrycker hopp om ytterligare samarbete (tack för inbjudan) ...". Dessa fraser följs av författarens signatur.

Stil

Alla bokstäver måste vara med formell affärsstil, vilket betyder användning av talmedel för tjänsteman affärsrelationer. Funktionerna hos ett sådant språk bildas under följande omständigheter:

Huvuddeltagarna i affärsrelationer är juridiska personer, på uppdrag av de chefer och ämbetsmän, av vilka brev skrivs.
Relationer i organisationer är strikt reglerade.
Ämnet för kommunikation är företagets verksamhet.
Handlingar av förvaltningskaraktär har i allmänhet en specifik adressat.
Ofta uppstår samma situationer under en organisations verksamhet.

I detta avseende bör informationen i affärsbrevet vara:

Officiell, opersonlig, betonar avståndet mellan deltagarna i kommunikationen.
Adress, avsedd för en specifik mottagare.
Aktuell i skrivande stund.
Pålitlig och opartisk.
Resonerade för att förmå mottagaren att vidta någon åtgärd.
Komplett för beslutsfattande.

Krav

Ett affärsbrev måste uppfylla följande krav:

Tal är standardiserat på alla nivåer - lexikalt, morfologiskt och syntaktiskt. Den innehåller många vändningar, termer och formler.
Tonen i skrivandet är neutral, återhållsam och strikt, utan användning av känslomässiga och uttrycksfulla språkuttryck.
Textens noggrannhet och klarhet, utan logiska fel, klarheten och omtänksamheten i formuleringen.
Kortfattadhet och korthet - utan användning av uttryck som har ytterligare betydelse.
Användningen av språkformler som bildats som ett resultat av repetitiva situationer.
Användning av termer, det vill säga ord eller fraser som har speciella begrepp.
Användningen av förkortningar som kan vara lexikaliska (det vill säga sammansatta ord som bildas genom att ta bort bokstäver från delar av ord: LLC, GOST, och så vidare) och grafiska (det vill säga förkortade ordbeteckningar: gr-n, zh-d och mer ).
Användning av konstruktioner i genitiv och instrumental fall.
Fraser med verbala substantiv ("stöd" istället för "stöd").
Använd enkla vanliga meningar.

Ovanstående exempel på ett affärsbrev nedan visas i den fullständiga versionen (med huvuddelen). Informationen uppfyller alla krav i den officiella affärsstilen.

Typer av affärsbrev

Det är bäst att skriva ett affärsbrev om någon specifik fråga. Om du behöver lösa flera problem samtidigt rekommenderas det att rita upp flera olika alternativ.

Affärsbrev kan vara i sitt innehåll:

Medföljande. Sådana brev behövs vanligtvis för att informera om vart man ska skicka handlingarna.
(Hur skriver man ett affärsbrev? Exempel Personligt brev kommer att hjälpa dem som behöver sammanställa den här typen av dokument.)

Garanti. De är skrivna för att bekräfta eventuella löften eller villkor. Det kan garanteras till exempel betalning för arbete, hyra, leveranstider med mera.
Tack. De har använts särskilt ofta i Nyligen. Sådana brev visar den goda tonen i partnerskap. De kan ges ut på ett vanligt brevhuvud eller på färgat papper med vackert tryck.
(Hur skriver man ett affärsbrev? Ett prov av en tacksort skapas i fri form beroende på vilka uppgifter det löser. I det här fallet uttrycker brevet sin essens i kortaste form. Ett sådant prov, gjort på färgat papper med en prydnad, kan hänga på väggen i rumsföretagen på en hedersplats.)

Informationsinformation.
Lärorik.
Grattis.
Reklam.

Det finns även bokstäver:

Förslag om samarbete. Ganska vanligt på senare tid, skickat till organisationer, är ofta av reklamkaraktär, till exempel, som det här exemplet. Det är ganska svårt att skriva kommersiella brev, du måste ta hänsyn till många nyanser så att de uppmärksammar det och ännu mer blir intresserade. Men om du gör den enligt modellen nedan har den alla chanser att lyckas.

Inbjudningar. De skickas och erbjuder sig att delta i olika evenemang. Vanligtvis är de adresserade till huvudet eller officiell, men kan också riktas till hela teamet.
Förfrågningar.
Aviseringar.
förfrågningar och många fler.

Hur man skriver ett svar på ett brev. Exempel

Svaret bör börja med en upprepning av begäran i det första brevet. Därefter ges resultatet av dess övervägande och godkännande eller skäl för avslag uttrycks. Ett företagssvarsbrev kan innehålla en alternativ lösning till den förväntade informationen. Det följer vanligtvis följande principer:

Förekomsten av en länk till den första bokstaven och dess innehåll.
Samma språk betyder.
Jämförbara volymer och aspekter av innehåll.
Överensstämmelse med en viss sekvens.

Registrering

Förutom att använda affärsbrev med brevhuvud måste du ta hänsyn till andra finesser i deras design. Det är detaljer, regler för förkortningar, stavning av adressen, rubrik, textlängd, fältbredd med mera.

Prover av ett affärsbrev hjälper till att komponera det, med hänsyn till alla finesser och nyanser. De används av både nybörjare och erfarna arbetare. Tack vare proverna lär de sig att skriva bokstäver korrekt och sparar mycket tid.

Förfrågningsbrev - separat vy affärsbrev. Syftet med dess sammanställning är önskan att flytta mottagaren till någon specifik åtgärd. Mottagaren, det vill säga den som denna begäran riktar sig till, kan vara både juridisk och enskild. Om brevet är adresserat till en organisation eller ett företag är det vanligt att skriva det i namnet på chefen för detta företag.

Utformning

I de flesta fall utfärdas brevet på det avsändande företagets brevhuvud. Bokstavens struktur ser ut så här:

utgående nummer och datum för upprättande av dokumentet;
data från kompilatorn (namn och position för den person som initierade skapandet av brevet);
namnet på dokumentet, som kortfattat (i en fras) indikerar dess väsen;
en vädjan till mottagaren (oftast används en personlig vädjan, till exempel "Kära Fedor Stepanovich!");
brödtexten i förfrågningsbrevet, som börjar med en fras som innehåller verbet "fråga", till exempel "Vänligen informera ...", "Vänligen hjälp ..." eller "Vänligen ange ...";
en artig form av att uttrycka hopp om ett gynnsamt resultat av ärendet, genom att använda fraserna "Vi hoppas på en positiv lösning på vårt problem" eller "Vi hoppas på din hjälp i ...";
kompilatorns underskrift (oftast är begäran undertecknad av chefen för organisationen, hans ställföreträdare eller chefen för den strukturella enheten).

Dessutom bör man se till att mottagaren av brevet vid behov har möjlighet att direkt kontakta sin avsändare. För att göra detta måste du specificera Kontaktinformation personen som gör begäran.

Ofta uppstår en situation när upphovsmannen har flera förfrågningar till mottagaren som kräver tillfredsställelse. I det här fallet är det tillrådligt att ange alla befintliga förfrågningar i ett brev, samtidigt som du delar upp huvudtexten i stycken. Detta kommer att minska dokumentflödet avsevärt, samt spara tid, både för avsändaren och adressaten.

Ett förfrågningsbrev innebär att man får ett svarsbrev, som kommer att innehålla ett positivt eller negativt svar på den angivna begäran. Om originalbrevet innehåller mer än en begäran, innehåller svarsbrevet resultatet av behandlingen av varje sådan begäran.

Varje förfrågningsbrev bör innehålla en väl genomtänkt motivering och en tydlig redogörelse för begäran. Dessutom kan du använda tekniker som ökar effektiviteten i skrivandet.

Steg 1. Vem frågar du?

Adressera adressaten personligen, det är bättre - med namn och patronym:

"Kära Ivan Ivanovich!", "Kära herr Ivanov!"

"Kära kollegor!", "Kära chefer!", "Kära junioranställda!", "Kära personaltjänstemän!"

Steg 2. Varför kontaktar du mig?

"Du är alltid redo att lyssna och hitta det bästa sättet att lösa problemet för nästan alla som vände sig till dig. Och jag måste ge dig kredit, du hjälpte mycket."

"Du är den ledande experten på området...".

"Du har hjälpt många att lösa de svåraste frågorna inom...".

Denna teknik gör det möjligt för adressaten att titta närmare på begäran och försöka hitta en möjlighet att tillfredsställa den. knulla henne.

Det är mycket viktigt att inte gå över gränsen mellan en komplimang och oförskämt smicker. Var uppriktig.

Steg 3. Motivering av begäran

Varje begäran måste motiveras varför du gör just denna begäran. Ange mottagaren i samband med ditt problem.

I detta skede måste du välja de tre viktigaste argumenten för adressaten. Det är bäst att bygga argument enligt schemat: stark - medium - starkast.

Intressera adressaten

Erbjud dig att implementera någon attraktiv möjlighet för honom i samband med uppfyllandet av din begäran:

« Den framgångsrika aktiviteten för alla yrkesgrupper är först och främst förståelse och stöd från vänliga fackföreningar, deltagande i gemensamma evenemang och projekt».

« Naturligtvis är ditt stora mål en ren och bekväm stad för människor».

Eller uttryck ett problem som är mycket relevant för din adressat:

"Det har skett en ökning av samtalen till din avdelning om icke-kärnfrågor, vilket tar upp mycket ovärderlig arbetstid."

Visa hur din förfrågan kan hjälpa till att förverkliga möjligheten:

Eller lös problemet:

"Utrustning av specialiserade platser för tidsfördriv för barn i olika åldrar kommer att bidra till att minska nivån av ungdomsbrottslighet och minimera trafikolyckor med barn."

Beskriv betydelsen av begäran

”Från (datum) är enligt hyresavtalet nr X hyran för 1 m 2 20 c.u. på en dag. Under de senaste tre månaderna har det skett en nedgång i handelsaktiviteten på grund av ekonomisk instabilitet och social oro. Den genomsnittliga vinsten från handel är $10. per dag, vilket inte ens räcker för att betala hyra. Om inga åtgärder vidtas kommer privata företagare att tvingas stänga sina butiker, vilket kan påverka din inkomst negativt.”

Du måste alltså göra det klart för adressaten att fullgörandet av begäran medför utsikter att erhålla materiella eller immateriella fördelar.

Steg 4 Utlåtande om begäran

"Vi ber er att sänka hyresnivån tills situationen stabiliseras till 5 USD. per m2 och dag.

Om vi pratar om tillhandahållande av tjänster, ange då begäran så mycket som möjligt, ange önskade datum, prisfråga etc.:

« För att utrusta en keramikverkstad behöver du en ugn för bränning av keramik - vi ber dig hjälpa oss att skaffa den. Kostnaden för ugnen med installationen är 998 tusen rubel».

I detta exempel är det inte helt klart vilken typ av hjälp som krävs från adressaten. Bättre att vara mer specifik: "Vi ber dig att hjälpa till med att köpa en ugn för bränning av keramik genom att överföra 333 tusen USD till företagets avräkningskonto för produktion och installation av ugnar."

Till exempel skrev privata företagare ett brev och bad om hyressänkning, men angav inte till vilken nivå de vill sänka hyran:

"Vi ber er att sänka hyresnivån tills situationen stabiliseras."

Som ett resultat fick de en sänkning av hyran, men obetydlig (med 1% av den befintliga). Därmed beviljades deras begäran, men föga förändrades i ställningen för initiativtagarna till brevet.

I vissa fall kan texten i begäran göras fetstil så att den sticker ut i texten, men missbruk inte denna teknik.

Steg 5. Sammanfatta din förfrågan.

Men det kan finnas andra alternativ:

EXEMPEL:

Det var

Det blev

"Vi ber dig vänligt, I.I. Ivanov, arrangera ett möte med sökande med chefen för ditt företag. Vi kommer att vara tacksamma för din hjälp.

Med respekt och tacksamhet,

Arbetsförmedlingsdirektör

P.P. Petrov"

"Kära Ivan Ivanovich!

Ditt företag har deltagit i Karriärvägledningsprogrammet för sökande i flera år nu och hjälpt dem att välja yrke.

I detta avseende ber vi dig att anordna ett möte med den verkställande direktören med sökande den 23 mars kl. 15.00 på basen av ditt företag.

Med respekt och tacksamhet,

Arbetsförmedlingsdirektör

P.P. Petrov"

Och glöm inte utformningen av brevet - det här är organisationens "ansikte". Om initiativtagaren till förfrågningsbrevet är en organisation, upprättas ett sådant brev på brevpapper undertecknat av chefen eller behörig person. Om en privatperson är det tillräckligt att följa de grundläggande normerna i arrangemanget av delarna i brevet. Dessa uppgifter är juridiskt och psykologiskt mycket viktiga för mottagaren och bildandet av den korrekta bilden av avsändaren.

-
-	Skickar du hundratals försäljningsföreställningar, förfrågningar och andra affärse-postmeddelanden varje dag, men får inte det budskap du vill ha? Vet du inte hur man diskret och artigt påminner adressaten om sina skyldigheter? Då kommer onlineutbildning definitivt att hjälpa dig. "Skrivkunskaper för företag"! Du kan gå igenom det när som helst genom att.	-	-
-

En integrerad och viktig del av modern affärskorrespondens är ett förfrågningsbrev. Proverna och exemplen på formuleringar som presenteras i artikeln, såväl som de angivna reglerna för att skriva den, hjälper dig att korrekt komponera den nödvändiga texten och ordna den i enlighet med sedvänjorna för kontorsarbete. Vi erbjuder dig en steg-för-steg-guide för att skriva denna typ av överklagande.

Allmän information

Ett förfrågningsbrev är relevant i de fall dess författare behöver ta emot information, dokument, göra en affär eller andra affärsåtgärder från andra personer. Det kan skickas både till namnet på en specifik person (chef, direktör, avdelningschef etc.), och till adressen för hela organisationen som helhet. Din begäran om hjälp måste följa de regler som är allmänt accepterade i affärskorrespondens.

Bokstaven är företagets ansikte utåt, även de små sakerna spelar roll. Skriv ut det på brevpapper undertecknat av en behörig person och stämplat (om tillgängligt). Ansvara för valet av typsnitt, dess storlek och textens placering på sidan. Försumma inte marginaler, röd linje och stycken. Ofta görs det första intrycket bara genom att titta på dokumentet.

Steg 1: Ange en destination

Om du skriver ett opersonligt brev till ett specifikt företag, kommer det troligen att gå till receptionen eller kontoret, sedan till chefen och slutligen till den direkta verkställaren. Ange det korrekta fullständiga namnet på organisationen i "locket" i texten, det är bäst att lägga till den juridiska adressen också.

Som nämnts ovan anses det bästa alternativet att ange en specifik adressat, det vill säga en personligt riktad begäran om hjälp. Försök alltid att tilltala med namn och patronym. Till exempel "Kära Alexander Viktorovich!" eller "Kära herr Schwartz!". Således uttrycker du för det första din respekt för personen, och för det andra, en begäran riktad till en specifik person ålägger honom vissa skyldigheter, ansvar för dess övervägande och genomförande.

I vissa situationer skulle det vara logiskt att använda en grupp människor, ett visst team eller en del av det som adressat. Detta är även relevant i de fall ett förfrågningsbrev skickas till flera adresser. Använd formuleringar som: "Kära kollegor!", "Kära revisorer!" etc.

Steg 2: Komplimang

Det är bra om det officiella förfrågningsbrevet innehåller en komplimang i förhållande till dess adressat. Genom att göra det verkar du svara på hans naturliga fråga: "Varför vänder du dig till mig med den här frågan?". Du kan notera tidigare meriter och personliga egenskaper hos en person, företagets status etc. Använd i synnerhet följande formulering: "Ditt företag är en ledande leverantör...", "Du har hjälpt många med att lösa komplexa frågor inom detta område...", "Din organisation är en ledande expert på marknaden inom området...", etc. Glöm inte att det är lämpligt att en komplimang blir när förfrågningsbrevet (prover och exempel i texten) är av icke-standardiserad karaktär och mottagaren måste vinnas. Uppmärksamma honom på de egenskaper och förtjänster som är relevanta för att uppfylla din begäran. Vi rekommenderar dock inte att gå över en mycket tunn gräns mellan en bra och rätt komplimang och oförskämt smicker.

Steg 3: Motivera begäran

Varje begäran måste motiveras, eftersom mottagaren måste veta varför du vänder dig specifikt till honom. Så det är vettigt att föra det till kärnan i saken. I det här skedet rekommenderar vi att du väljer de tre mest övertygande argumenten som bör byggas in i brevets text enligt schemat: medelstyrka, svag, starkast.

Begäran kan ha annan nivå komplexitet, och du måste vara beredd på att mottagaren inte alltid kommer att vara intresserad av dess genomförande. I detta avseende måste han vara övertygad om att genomförandet medför potentiella fördelar för honom. Intressera adressaten så att han accepterar din handling med fullt allvar.

Begäran kan innehålla ett förslag till genomförande av en viss attraktiv möjlighet för honom.

Exempel på formuleringar

”Alltid företagsamma och affärsmän strävar inte bara efter materiell framgång, utan också efter personlig utveckling att för alltid bli ihågkommen av människor för deras goda gärningar, för att vinna deras respekt.
"Naturligtvis är ditt främsta mål att förbättra levnadsstandarden för medborgarna i staden." Särskilt kan denna formulering användas när en begärandeskrivelse upprättas till en ställföreträdare för att exempelvis tillhandahålla lokaler för dagis, arrangemang av lekplats m.m.

Du kan också uttrycka ett problem som är relevant för adressaten, visa honom hur din förfrågan kan hjälpa honom att lösa det eller att förverkliga vissa möjligheter.

Det händer att du inte har något att erbjuda den andra sidan, eller så är det olämpligt i sammanhanget. I det här fallet är den mest optimala vägen ut en berättelse om betydelsen av din förfrågan. Beskriv situationen så tillförlitligt och fullständigt som möjligt, så att det tar, som de säger, för själen. Om ett sentimentalt ögonblick i din berättelse inte är a priori, ge fakta och fokusera på orsak och verkan. Berätta om vad som händer om du får avslag eller tvärtom går med på att hjälpa till.

Steg 4: Gör en förfrågan

När adressaten är mentalt beredd att acceptera din begäran kan det anges. Håll din text kort, undvik långa och invecklade meningar, samt tvetydighet eller underdrift. Begäran (exempel och exempel på formuleringar i texten) ska vara kortfattad och tydlig i innebörden. Så om du ber om att köpa någon utrustning för företaget, ange fullständighet, pris och kvantitet:

"För att utrusta akutmottagningen behöver sjukhuset en ny bil, vars kostnad är 3,5 miljoner rubel. Snälla hjälp oss att få det."

Eller, till exempel, en begäran om att sänka hyran bör specificeras: "Vi ber dig att sänka hyran för lokalen till nivån 500 rubel. per kvadratmeter tills det ekonomiska läget stabiliseras.”

Steg 5: Sammanfatta

I slutet av brevet måste du sammanfatta din begäran. Upprepa det igen och fokusera på att mottagaren tjänar på om han ger dig den efterfrågade hjälpen. Texten i begäran bör dock ändras något. För att återgå till samma exempel på hyressänkning föreslår vi följande formulering:

"Om du går med på att sänka hyran till nivån 500 rubel. per kvadratmeter under stabiliseringen av den nuvarande ekonomiska situationen kommer du att kunna bidra till bevarandet av mer än 20 arbetstillfällen och kommer inte att drabbas av förluster på grund av den totala bristen på betalning.

Kom ihåg att det är viktigt att upprepa inte bara begäran, utan också fördelen som kan erhållas från dess genomförande, och det behöver inte vara väsentligt. Många stora företag agerar gärna som sponsorer, investerare och gör välgörenhetsarbete.

Vi tror att du nu, efter att ha studerat processen i etapper, inte kommer att ha en fråga om hur man skriver ett förfrågningsbrev. Det räcker med att ta hänsyn till alla regler för affärskorrespondens och några nyanser. Vi föreslår att du också studerar ett annat exempel.

Exempel

Kära Felix Petrovich!

Ditt företag har organiserat den industriella praktiken för studenter på företaget i flera år, och hjälpt dem att omsätta de kunskaper som vunnits vid universitetet i praktiken.

Du som chef för personalavdelningen är en person som är intresserad av att attrahera nya medarbetare, unga och lovande ingenjörer och högt kvalificerade specialister. Hittills givet yrkeär en av de mest eftertraktade. Många elever skulle vilja veta om dess möjligheter, finesser och betydelse.

I detta avseende ber vi dig att anordna ett möte med chefsingenjören med sökande och studenter på 1-2 kurser den 25 april kl 17:00 utifrån ditt företag.

Efter att ha berättat om fördelarna och hemligheterna med yrket idag, lägger du en solid grund för att utbilda specialister och proffs imorgon. Kanske, om några år, kommer en av dem att ta ditt företag till en ny utvecklingsnivå.

Med respekt och tacksamhet,

Rektor för universitetet I.Zh.Bychkov

Efter att ha studerat informationen om vilka krav ett förfrågningsbrev ska uppfylla, prover och exempel på formuleringar klarar du enkelt av att skriva det i praktiken.