Разработка кадрового документооборота при найме персонала организации. Какие документы оформить при найме сотрудника. Состав кадровой документации
В современных условиях актуальным направлением повышения эффективности документооборота предприятия выступает его автоматизация. Внедрение системы автоматизации документооборота и делопроизводства обеспечивает: регистрацию, учет и хранение документов; оперативный доступ к документам и отчетной информации; эффективное управление процессами движения документов; сокращение времени процедур согласования документов и принятия решений; повышение исполнительской дисциплины; снижение финансовых затрат на документооборот и делопроизводство.
В ООО «Актив-контракт» служба делопроизводства и архив не организованы, обязанность по организации документооборота на предприятии возложена на руководителей структурных подразделений. Ведением кадрового документооборота занимается начальник кадровой службы пред
приятия и его специалисты. Отсутствие четкой системы распределения обязанностей среди сотрудников ООО «Актив-контракт», ведущих кадровый документооборот в компании, описание этих обязанностей «общими фразами» служат сигналом того, что часть обязательных кадровых работ сотрудниками службы ООО «Актив-контракт» просто не выполняется.
В процессе анализа особенностей документооборота было установлено, что наиболее актуальным направлением совершенствования в настоящий момент делопроизводства ООО «Актив-контракт» является разработка и внедрение инструкции по делопроизводству на фоне автоматизации документооборота предприятия.
Исходя из требований, сформировавшихся в результате проведенного исследования документооборота, было принято решение внедрить систему «1C:Документооборот 8 ПРО», которая отвечает высоким критериям работы с документами, современным стандартам делопроизводства и обладает необходимой универсальностью. Этапы внедрения программы должны соответствовать этапам внедрения нормативных документов.
Суммарные затраты проекта ООО «Актив-контракт» составят 1000 тыс. руб., в том числе: кадровые ресурсы - 400 тыс. руб., материально-технические - 350 тыс. руб., информационно-технологические - 150 тыс. руб. Предполагаемый экономический эффект от внедрения предложенных мероприятий составит 300 тыс. руб. Срок окупаемости проекта - 1 год
Введение Содержание Список литературы Выдержка из работы
Актуальность темы исследования определяется тем, что в современной организации кадровый документооборот занимает важное место в системе вспомогательных процессов и является мощным инструментом управления персоналом.
Кадровое делопроизводство - это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Современное управление документацией в конкретной организации диктует необходимость разработки собственного табеля применяемых форм кадровых документов, часть из которых должна максимально соответствовать установленным межотраслевым унифицированным формам; другая часть должна быть заимствована из различных нормативно-методических материалов и адаптирована под потребности конкретной организации; а третья - разработана самостоятельно.
Необходимость строгой регламентации полного состава и п
равил оформления каждого документа обусловлена тем, что кадровые документы являются социально значимыми и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, учете и хранении в течение длительного срока. Роль и значение эффективности организации кадрового документооборота обуславливают актуальность темы дипломной работы.
Теоретической и методологической основой исследования послужили труды отечественных и зарубежных ученых и практиков таких, как: Алавердов А.Р., Леженкина Т.И., Аширов Д. А., Белов А.А., Белов А.Н., Григорьев В.П., Зайцева Т.В., Кирсанова М.В., Кузнецов С.Л.; статьи теоретиков и практиков в области управления человеческими ресурсами, таких как Андреев В., Данилов А.Д.
Цель работы: разработать рекомендации по совершенствованию организации кадрового документооборота при найме персонала на предприятии ООО «Актив-контракт».
Объект исследования: ООО «Актив-контракт».
Предмет исследования: кадровый документооборот ООО «Актив-контракт».
Исходя из поставленной цели, заявленного предмета и объекта настоящей работы определим следующий круг задач настоящего исследования:
1. понятие и значение документооборота;
2. организацию кадровой деятельности.
3. анализ деятельности ООО «Актив-контракт»;
4. анализ состава, структуры и движения персонала предприятия;
5. анализ организации кадрового документооборота.
6. разработать рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота ООО «Актив-контракт»
7. оценить эффективность предложенных мероприятий.
В работе использовались общие и частные методы исследования: методы количественной и качественной оценки и обработки информации, наблюдение, тестирование, анкетирование, персонала, метод сравнительного анализа, методы кадрового аудита и др
Содержание
Введение 3
ГЛАВА 1. Теоретико-методологические требования к организации кадрового документооборота 5
1.1. Понятие и значение документооборота 5
1.2. Организация кадровой деятельности при найме персонала 9
Глава 2. Анализ и оценка организации кадрового документооборота при найме персонала на примере организацииООО «Актив-контракт» 16
2.1. Анализ деятельности организации ООО «Актив-контракт» 16
2.2 Анализ состава, структуры и движения кадров 22
2.3. Анализ кадрового документооборота в организации 27
ГЛАВА 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота и их оценка на примере организации ООО «Актив-контракт» 36
3.1. Недостатки организации кадрового документооборота организации ООО «Актив-контракт» и основные направления его совершенствования 36
3.2.Оценка предложен
ных рекомендаций 42
Заключение 44
Список литературы 4
1. «Конституция Российской Федерации» (принята всенародным голосованием 12.12.1993)
2. Гражданский кодекс Российской Федерации (Часть первая): от 30.11.1994 № 51-ФЗ // СЗ РФ. 05.12.1994. № 32. Ст. 3301.
3. «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 25.03.2016)
4. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
5. Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»;
6. Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»
7. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
8. Постановление Правительства РФ от 15.06.09 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнит
ельной власти»
9. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов,2003.-17с.
10. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.- М.: Изд-во стандартов,1998. -12с.
11. Аверин А.Н. Управление персоналом, кадровая и социальная политика в организации: учеб.пособие. М.: Флинта, 2015. С. 10.
12. Алавердов А.Р. Управление персоналом. Учебное пособие. Гриф УМО МО РФ/ М.: Университетская серия. -М., 2015. - 351 с.
13. Алавердов А.Р. Управление человеческими ресурсами организации / М.: Университетская серия. - М., 2012. - 656 с.
14. Алексахина Ю.В. Управление персоналом: учеб.пособие. М.: МГОУ, 2014. С. 5-49.
15. Ансофф И. Искусство решения проблем / Пер. с англ. - М., 2012. - С. 215.
16. Армстронг М. Практика управления человеческими ресурсами. - М., 2014. - 404с.
17. Артеменко В.Г. Анализ финансовой отчетности: учеб.пособие / В.Г. Артеменко, В.В. Остапова. Омега-Л, 2013. 270 с.
18. Банникова Л.Н. Управление персоналом.учеб. пособие. Екатеринбург: УГТУ-УПИ, 2015. 151 с.
19. Белл Д. Грядущее постиндустриальное общество. Опыт социального прогнозирования. - М.: Академия, 2014.-С. 661.
20. Беляцкий Н.П. Управление персоналом. М.: Современная школа, 2008. С. 22.
21. Боброва, Л. Начать с себя // Справочник по управлению персоналом. 2014. №6. С. 93-96.
22. Бодди Д., Пейтон Р. Основы менеджмента. Пер с англ. - СПб: Питер, 2013. - С. 555.; Управление персоналом государственной службы. Учебник под ред. Турчинова Л.И. - М.: РАГС, 2013. - С. 41.;
23. Бутенко Т. Современные методы диагностики трудовой мотивации: Справочник по управлению персоналом. №4. 2016. С. 57.
24. Бухалков М.И. Управление персоналом.Учебник. М.: Инфра-М, 2016. С. 39.
25. Бычкова А.В. Управление персоналом: учеб.пособие. Пенза: Пенз. гос. ун-та, 2015. С 14.
26. Веснин В.Р. Менеджмент персонала. - М.: ТД «Элит-2000», 2013. - 356с
27. Веснин В.Р. Управление персоналом. Теория и практика: Учебник. М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2016. - 688 с.
28. Герчикова И.Н. Менеджмент. Учебник. М.: ЮНИТИ., 2015. С.21-23.
29. Голубкова Е.Н., Михайлов О.З. Внутренний маркетинг и управление персоналом - инструменты повышения эффективности управления / Маркетинг в России и за рубежом. - 2008. - № 3. - С. 27-34.
30. Дрофа В.В., Половинко В.С. Управление персоналом научно-производственных организаций. - М.: Информ-Знание; Омск: Изд-во Наследие. Диалог-Сибирь, 2016. - 208с. с.13.
31. Дуракова И. Эволюция службы персонала// Кадровик. Кадровый менеджмент. - 2011. - № 7. - С. 22-23.
32. Егоршин А.П. Управление персоналом: учебник. Н. Новгород: НИМБ, 2015. С. 21.
33. Ежов Г.П. Управление персоналом в условиях демократизации управления / Актуальные проблемы современной науки. - 2014. - № 1. - С. 39-44.
34. Еремина Е.В., Ретинская В.Н. Управление персоналом. Пенза: Изд-во Пензенского государственного университета, 2013. С. 16.
35. Журавлев П.В., Кулапов М.Н., Сухарев С.А. Мировой опыт в управлении персоналом. Обзор зарубежных источников. Моногрфия. - М.: Изд. Рос. экон. Академ, Екатеринбург: Деловая книга, 2013. - С. 10.
36. Журавлев П.В., Олегов Ю.Г., Волгин Н.А. Управление человеческими ресурсами. - М.: Экзамен, 2012. - С. 131.
37. Зайцева Т.В. Управление персоналом. М.: Инфра-М, 2015. 319 с.
38. Иванцевич Дж. М., Лобанов А. А. Человеческие ресурсы управления. - М.: Дело, 2014, с. 274.
39. Иванцевич Дж., Лобанов А.А. Человеческие ресурсы управления. - М.: Дело, 2014. - С. 328.
40. Карташова Л.В. Управление человеческими ресурсами. М.: ИНФРА-М, 2013. С. 13.
41. Кафидов В.В. Управление персоналом. СПб.: Питер, 2013. 208 с.
42. Кибанов А.Я. Управление персоналом организации: учебник. М.: Инфра-М, 2013. С. 29.
43. Кибанов А.Я. Управление персоналом: учебник. М.: Экзамен, 2016. С. 12-92.
44. Кибанов А.Я., Дуракова И.Б. Управление персоналом организации: актуальные технологии найма, адаптации и аттестации. М.: Кнорус, 2012. 357 с.
45. Ковалев В.В. Финансовый анализ: методы и процедуры / В.В. Ковалев, Вит. В. Ковалев. М.: Финансы и статистика, 2015. 560 с.
46. Коргова M.A. Социодиагностика как первый этап оптимизации кадрового менеджмента организаций // Вестник Пятигорского государственного лингвистического университета. - 2013, №2 - 3. - с.10.
47. Коргова М А. Становление кадрового менеджмента в организациях современной России (на материалах региона юга России). Монография - М.: Социально - гуманитарные знания, 2012. - С 249.
48. Коргова М.А., Салогуб А.М. История менеджмента. Изд. 2-е, перераб и доп. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2012. - с. 49-71.
49. Корицкий Е.Б. , Нинциева Г.В., Шестов В.Х. Научный менеджмент: российская история. - СПб.: Изд. «Питер», 2014.
50. Кричевский Р.Л. Если Вы руководитель: элементы психологии менеджмента в повседневной работе. Изд. 2-е. - М., 2012. - С. 210.
51. Кунц Г, О’Доннел С. Управление: системный и ситуационный анализ управленческих функций. Пер. с англ.-М.: Прогресс, 2015.-С.43
52. Логинов А.А., Шухман П.У. Современные методы управления компанией: организационное развитие и управление персоналом / Управление развитием персонала. - 2013. № 2. - с. 112-121.
53. Лукичева Л.И. Управление персоналом. М.: Омега-Л, 2015. С. 6.
54. Макарова И.К.Управление персоналом: Наглядные учебно - методические материалы. М.: ИМПЭ им. А.С. Грибоедова, 2014. С. 24.
55. Мамедзаде Г.А. Регламентация труда управленческого персонала. М.: ГУУ, 2014. С. 78.
56. Маркова В.Д., Стратегический менеджмент. / В.Д. Маркова, С.А. Кузнецова. М: ИНФРА-М, 2013.
57. Маслов Е.В. Управление персоналом предприятия: учеб.пособие. М.: ИНФРА-М, 2015. С. 110.
58. Музыченко В.В. Мастер-класс по управлению персоналом. М.: ГроссМедиа, РОСБУХ, 2014. С. 11.
59. Нордстрем К, Риддерстрале Й. Бизнес в стиле фанк. - СПб.: Издательство Стокгольмской школы экономики в Санкт-Петербурге, 2009. - с. 63.
60. Одегов Ю.Г. Управление персоналом в структурно-логических схемах. М.: Альфа-Пресс, 2013. 944 с.
61. Одегов Ю.Г., Котова Л.Р. Организация службы управления персоналом: современный подход. - М.: Альфа, - 2010, - с. 54
62. Половинко B.C. Управление персоналом: системный подход и его реализация - М., 2012. Пресс, 2013. - с. 32.
63. Половинко B.C., Тимошенко О.Ю. Концепция управления по целям: сущность и ее реализация в системе управления персоналом / Экономические науки. - 2014. - № 36. - с. 276-281.
64. Пригожин А.И. Перестройка. Переходные процессы и механизмы. - М., 2010. - с.4.
65. Рукавишников А.А., Соколова М.В. Нормы профессиональной этики для разработчиков и пользователей психодиагностических методик. Стандартные требования к психологическим тестам. - Ярославль: Дебют, 2013, -С.43
66. Скарбро Г. Управление знанием, управление персоналом и инновационный процесс / Менеджмент Дайджест. - 2014. - № 5. - С. 2-17.
67. Торрингтон Д., Холл Л., Тейлор С. Управление человеческими ресурсами: Учебник / Пер. 5-го англ. издания. Науч. ред. перевода Хачатуров А.Е. - М.: Издательство «Дело и Сервис», 2015. - С. 192.
68. Шекшня С. В., Ермошкин H.H. Стратегическое управление персоналом в эпоху Интернета. Изд. 6-е, перераб. и допол. (серия «Библиотека журнала «Управление персоналом») - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2012. - С. 13
Административно-управленческий персонал
2
2
16,67
16,67
-
-
-
рабочийперсонал
4
4
53,33
53,33
-
-
-
Женщин - всего,
3
3
30,00
30,00
-
-
-
в том числе:
Административно-управленческий персонал
1
1
3,33
3,33
-
-
-
Рабочий персонал
2
2
26,67
26,67
-
-
-
Всего численность персонала:
9
9
100%
100
-
-
-
Структуру по возрасту покажем на рисунке 2.
Рис. 2. Структура персонала по возрасту
В "Продуктович" функции управления персоналом выполняет руководитель высшего звена.
Специалист отдела кадров совместно с сотрудниками отдела производства определяют потребность в персонале, общий фонд заработной платы, занимаются нормированием труда и др. Специалист по кадрам занимается непосредственным подбором и пополнением кадрового состава, разработ
кой мероприятий по закреплению кадров на производстве. Также в его обязанности входит разработка программы развития персонала, мотивационных механизмов повышения заинтересованности и удовлетворенности трудом с целью решения текущих и перспективных задач предприятия и т.п.
В результате этого определяют абсолютную и относительную экономию или перерасход средств на оплату труда. Источником информации служит форма № 1-ПВ «Отчет по труду», расчетные платежные ведомости.
Анализируя данные таблицы 4, видим, что положительным является то, что ФОТ увеличился в 2015 году по сравнению с 2014 годом, а в 2015 году по сравнению с 2014 годом уменьшился, ведь снизилось количество работников. Следствием этого является то, что среднемесячная заработная плата в 2014 г. составила 10744 руб., а в 2015 г. - 1330,7 руб. Еще одним положительным фактором является уменьшение количества отработанных человеко-часов, при росте оплаты труда.
Рассмотрев влияние факторов внешней и внутренней среды ООО «Актив-контракт» , необходимо отметить, что организация обладает достаточным уровнем конкурентоспособности, обусловленным выявленными сильными сторонами и возможностями. Были выявлены также слабые стороны и угрозы, которые могут тормозить дальнейшее развитие предприятия. Кадровая стратегия в этом случае должна быть ориентирована на закрепление кадров, их переобучению.
Таким образом, в целом наблюдается стабильные показатели производительности труда и основных экономических показателей, текучесть кадров средняя, однако компания стоит на месте и не развивается. исходя из этого, необходимо повысить основные экономические показатели посредством увеличения производительности и эффективности деятельности кадров.
2.3. Анализ кадрового документооборота в организации
В рамках работы был проведен анализ кадрового документооборота в ООО «Актив-контракт».
На первом проводился сбор необходимых данных о работе кадровой службы компании ООО «Актив-контракт», предварительно определялись возможные проблемные зоны и анализировались возможные риски. В ООО «Актив-контракт» служба делопроизводства и архив не организованы, обязанность по организации документооборота на предприятии возложена на руководителей структурных подразделений. Соответственно ведением кадрового документооборота занимается начальник кадровой службы предприятия и его специалисты.
Для получения необходимой информации было изучено положение о кадровой службе ООО «Актив-контракт», должностные инструкции сотрудников, проводилось с ними интервью. В ходе интервью также оценивалось понимание сотрудниками своих обязанностей и сути выполняемой работы, их уровень знаний в области законодательства, регулирующего кадровый документооборот, определяется степень реакции кадровой службы на изменения действующего законодательства. Отсутствие четкой системы распределения обязанностей среди сотрудников ООО «Актив-контракт», ведущих кадровый документооборот в компании, описание этих обязанностей «общими фразами» служат сигналом того, что часть обязательных кадровых работ сотрудниками службы ООО «Актив-контракт» просто не выполняется.
Проверка была начата с определения наличия в компании ООО «Актив-контракт» локального документа (инструкции, положения и т.п.), регламентирующего кадровый документооборот. В ООО «Актив-контракт» такой документ отсутствует, соответственно процедуру создания кадровой документации приходилось восстанавливать «по кусочкам», определяя этапы создания и исполнителей документов в процессе интервью с сотрудниками кадровой службы и иных подразделений компании, принимающих участие в их подготовке.
Подразделения ООО «Актив-контракт» осуществляют свою деятельность на основе «Положений» данных подразделений, в которых определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей. Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы предприятия или структурного подразделения, т. е. положение является документом, регламентирующим все виды деятельности каждого структурного подразделения и всего учреждения (организации) в целом.
В состав кадровой документации ООО «Актив-контракт» входят следующие документы:
- трудовой договор (контракт);
- приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1);
- личная карточка (форма № Т-2);
- учетная карточка научного работника (форма № Т-4);
- приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);
- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
- приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8);
- табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);
- табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);
- личные заявления работников предприятия;
- графики отпусков;
- докладные записки;
- акты.
В ООО «Актив-контракт» сложился следующий порядок работы и учета документов:
1. Прием и отправка документов при документообороте проводятся централизованно. Это значит, что документы, поступающие в организацию, и документы отправляемые организацией обрабатываются делопроизводителем.
2. Расстановка приоритетного значения документов - документы первой важности, связанные с финансовыми обязательствами передаются на подпись директору (руководителю) и (или) главному бухгалтеру предприятия, а документы второй очереди подписываются уполномоченными лицами (начальниками отделов)
3. Схема документооборота компании ООО «Актив-контракт» типовая, она представлена на рисунке 1.
Рисунок 1 - Схема документооборота ООО «Актив-контракт»
В «Актив-контракт» регистрационная карточка становится своеобразным досье документа, благодаря чему можно безошибочно определить, у кого и на какой стадии исполнения в настоящее время документ находится.
В кадровом документообороте ООО «Актив-контракт» используется журнальная форма регистрации. Был проверен журнал регистрации приказов по личному составу. Так как компания маленькая и приказов по личному составу немного, они все регистрируются в ООО «Актив-контракт» в одном журнале. Также была проведена проверка того, все ли издаваемые приказы по личному составу реально отражены в журнале регистрации.
В ООО «Актив-контракт» должным образом ведется Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним - в ней заполнены все графы, нет исправлений, данная книга прошнурована и опечатана. Книга имеет установленную форму, которой она должна обязательно соответствовать.
Поскольку Трудовой кодекс обязывает работодателя по требованию работника выдавать ему копии документов, связанных с работой, было также проверено наличие в компании учетных форм по выдаче справок работникам и наличие копий выданных документов в личном деле работника. В ООО «Актив-контракт» данные учетные формы отсутствуют.
Далее был проведен анализ состава кадровой документации ООО «Актив-контракт», ее соответствия требованиям действующего законодательства. Необходимым свойством документа является его юридическая сила, которая означает, что данный документ может служить подлинным доказательством заключенной в нем информации. Юридическая сила кадрового документа зависит от нескольких условий.
Найм в ООО «Актив-контракт» осуществляется в двух направлениях - внутреннем и внешнем. Внутренний найм персонала организация может позволить себе из-за размеров и организационной структуры, т.о. имеет место быть и ротация кадров, и совмещение профессий.
Но в основном ООО «Актив-контракт» использует внешние источники найма персонала, а именно СМИ (интернет сайты, кадровые агенства и службы по трудоустройству).
Процесс отбора персонала на ООО «Актив-контракт» проводится в соответствии со стандартной процедурой найма, а именно в несколько стадий и этапов. Стадии найма включают в себя размещение вакансии в интернете (на сайте компании или же в интернет-издательствах по поиску сотрудников), набор претендентов, отбор обратившихся соискателей, оформление сотрудников.
Основные недостатки при анализе процесса найма в ООО «Актив-контракт» после анализа предоставленных организацией документов были обнаружены на стадии отбора сотрудников, все остальные стадии имеют стандартные процедуры и особых недостатков поэтому выявить не удалось. Тем не менее необходим анализ всего процесса найма персонала.
Для облегчения работы менеджера по работе с персоналом в ООО «Актив-контракт» в качестве документов, содержащих информацию о соискателях, используются резюме и анкеты. При поступлении на работу будущего сотрудника просят составить и принести резюме. В ООО «Актив-контракт» форма резюме уже разработана и помещена на официальном web-сайте. Ее необходимо заполнить и отослать менеджеру по работе с персоналом. При положительном варианте рассмотрения резюме соискателя просят прийти в офис и заполнить анкету. 15
ООО «Актив-контракт» начинает знакомство с кандидатами заочно - через изучение присланных ими заявительных документов. Анализ присланных документов позволяет судить о претенденте еще до встречи, до так называемого «контактного общения». Данная техника очень эффективна, особенно при большом количестве вакансий и желающих получить рабочее место.
Основными заявительными документами в ООО «Актив-контракт» являются:
1. Заявление.
2. Автобиография.
(Их называют основными заявительными документами).
3. Свидетельства.
4. Анкеты.
5. Фотографии.
6. Рекомендательные письма.
7. Медицинское заключение.
8. Заключение графологической экспертизы.
Необходимо отметить, что перед тем, как начать процесс найма работника, сотрудники отдела по работе с персоналом должны обладать знаниями по законодательным актам и методическим рекомендациям, с помощью которых они будут осуществлять данный найм.
Но тем не менее, исходя из документов следует, что должностные инструкции в ООО «Актив-контракт», к примеру, составляются только при возникновении необходимости в новой должности. Это совершенно не функционально, неэффективно и занимает много времени менеджера по персоналу.
ГЛАВА 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота и их оценка на примере организации ООО «Актив-контракт»
3.1. Недостатки организации кадрового документооборота организации ООО «Актив-контракт» и основные направления его совершенствования
В ООО «Актив-контракт» служба делопроизводства и архив не организованы, обязанность по организации документооборота на предприятии возложена на руководителей структурных подразделений. Ведением кадрового документооборота занимается начальник кадровой службы предприятия и его специалисты. Отсутствие четкой системы распределения обязанностей среди сотрудников ООО «Актив-контракт», ведущих кадровый документооборот в компании, описание этих обязанностей «общими фразами» служат сигналом того, что часть обязательных кадровых работ сотрудниками службы ООО «Актив-контракт» просто не выполняется. Основной нормативный документ по делопроизводству, регламентирующий организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением, - инструкция по делопроизводству - на предприятии не разработан.
В ООО «Актив-контракт» автоматизация документооборота фрагментарная, кадровый документооборот слабо автоматизирован. Действующая в ООО «Актив-контракт» система не обеспечивает возможность ведения кадровой документации в соответствии с требованиями УСОРД и УСПУД, а также иными нормативными требованиями действующего законодательства.
Отсутствие номенклатуры дел свидетельствует о том, что система хранения в компании не продумана и должным образом не организована. В ООО «Актив-контракт» дела в архив сдаются нерегулярно, описи дел составляются сотрудниками кадровой службы, а акты о выделении документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, не составляются, экспертиза ценности документов при подготовке их к сдаче в архив не проводится.
Представляется, что в настоящий момент наиболее актуальным направлением совершенствования делопроизводства ООО «Актив-контракт» является разработка и внедрение инструкции по делопроизводству на фоне постепенной автоматизации документационного обеспечения управления.
Мы выяснили, что должностные инструкции в ООО «Актив-контракт», к примеру, составляются только при возникновении необходимости в новой должности. Это совершенно не функционально, неэффективно и занимает много времени менеджера по персоналу.
В качестве документов более низкого уровня, которые имеют непосредственное отношение к отбору персонала, относится «Положение о системе подбора и найма персонала». В данном документе будет прописан алгоритм отбора персонала, этапы и методы отбора персонала, а в качестве приложений могут содержаться образцы тестов, как психологических, так и технического характера. Рекомендуются следующие отделы в «Положении о системе отбора персонала»:
1. Общие положения (сведения о том, что представляет собой отбор пероснала);
2. Этапы отбора пероснала (детально описывается предварительный, первичный и вторичный этап отбора пероснала в ООО «Актив-контракт»;
3. Список заявительных документов в ООО «Актив-контракт»;
4. Методы оценки кандидатов в ООО «Актив-контракт»;
5. Анкета для соискателей ООО «Актив-контракт»;
6. Психологические и технические тесты для соискателй ООО «Актив-контракт»;
7. Бланк качеств соискателей ООО «Актив-контракт».
Таким образом, вся необходимая информация для процесса отбора персонала будет регламентирована и структурирована. Это значительно сэкономит время отбора сотрудников, а также обучения нового менеджера по работе с персоналом при увольнении старого или же при временной болезни или отпуске.
Для создания данного положения необходимо ввести еще несколько документов, а именно: тесты, бланки качество соискателей и анкеты для приема сотрудников.
Также важно разработать бланк личностных качеств сотрудника, который поможет непосредственно на собеседовании путем проставления крестиков в нужных полях запомнить, какими качествами обладает тот или иной кандидат. Данный бланк качеств потенциального сотрудника можно составить по профессиограмме той или иной должности. Профессиограмма - это документ, содержащий описание, во-первых, содержания работы по определенной профессии (функции, обязанности, задачи, операции), во-вторых, требований к носителю определенной профессии (профессиональные, деловые, личные качества). Документальной формой профессиограммы могут быть словесное описание, знаковый алгоритм, видеофильм, компьютерная программа.16
На основании данных профессиограмм (а должностей на ООО «Актив-контракт» не так уж много) можно разработать бланки с личностными качествами работников для того, чтобы не теряться на собеседовании, а верно указывать. Обладает ли соискатель данными характеристиками или нет (Табл 3.4).
Таблица 3.4.
Бланк личностных качеств соискателя
Качества и свойства личности соискателя
№1.
№2.
№3.
№4.
№5.
№6.
1. Аналитические способности
2. Творческие способности
3. Административные способности
4. Принципиальность, тактичность
5. Социальная коммуникация
6. Умение слушать других
7. Взаимоотношения с коллегами
8. Инициативность
9. Гибкость ума
10. Уверенность в себе
11. Письменная речь
12. Устная речь
13. Аккуратность
14. Внешний вид
15. Поза, мимика, жесты
Под номерами подразумеваются испытуемые кандидаты на ту или иную должность. При внесении данной информации будет наглядно видно, какой кандидат имеет преимущества над другим по тем или иным параметрам.
Таким образом, создав и внедрив данные документы, и создав в результате «Положение о системе отбора персонала» в ООО «Актив-контракт», менеджер по работе с персоналом будет иметь четкую структуру и методы отбора персонала, а также четкий процесс совершаемых действий по оценке потенциальных сотрудников.
Таким образом, рекомендуется ввести заявку на вакансии на сайте компании, а также, для облегчения труда менеджера по персоналу и анкету по приему сотрудников. Данное предложение будет затратным лишь единожды при приглашении специалиста по информационным технологиям, но сэкономит время специалиста по работе с кадрами.
В исследовании была обозначена проблема недостаточной эффективности существующего кадрового документооборота «Актив-контракт», сформулирована цель - повысить качество управления путем разработки и внедрения инструкции по кадровому делопроизводству на фоне автоматизации кадрового документооборота предприятия.
Исходя из требований, сформировавшихся в результате проведенного исследования кадрового документооборота, было принято решение внедрить программу1С «1C:Документооборот 8 ПРОФ», которая отвечает высоким критериям работы с документами, современным стандартам делопроизводства, обладает необходимой универсальностью и может быть интегрирована в действующую на предприятии.
Программный продукт «1C:Документооборот 8 ПРО» поставляется как готовый коробочный продукт и содержит следующий набор возможностей:
- ведение структурированного хранилища информации предприятия
- учет документов в разрезе договоров, рабочих групп и проектов
- ведение архива документов, учет документов по физическим местам хранения
- ведение и учет нормативно-справочной информации подразделений и юр. лиц
- автоматическое создание документов на основе данных сканера и/или данных каталогов
- поддержка настраиваемых пользователями нумераторов документов
- ведение номенклатуры дел по ГОСТ (с учетом дат открытия и закрытия дел)
- хранение и использование подписей и клише сотрудников
- интеграция с пакетом MS Office и OpenOffice (автоматическое формирование по шаблонам)
- широкие возможности по настройке внешнего вида документов пользователям
Учитывая различия в потребностях компаний разного уровня, фирма «1С» предлагает три программных продукта с различным функциональным наполнением и сложностью. По мнению автора дипломной работы для ООО «Актив-контракт» оптимальным будет внедрение ПРОФ-версии продукта, которая позволяет не только вести кадровый учет и расчет заработной платы в компаниях, имеющих сложную юридическую структуру, но и автоматизировать базовые функции управления персоналом (подбор, обучение, мотивация).
Разработанный в работе комплект нормативных документов ООО «Актив-контракт» решает эти задачи и подходит для самостоятельной постановки делопроизводства силами сотрудников организации. Предварительное упорядочение делопроизводственных процессов позволяет также избежать наиболее характерной ошибки при внедрении электронного документооборота - автоматизации неформализованных процессов. В этом случае автоматизация делопроизводства не является эффективной.
3.2.Оценка предложенных рекомендаций
Исходя из требований, сформировавшихся в результате проведенного исследования документооборота, было принято решение внедрить систему 1C:Документооборот 8 ПРО», которая отвечает высоким критериям работы с документами, современным стандартам делопроизводства и обладает необходимой универсальностью. Этапы внедрения программы должны соответствовать этапам внедрения нормативных документов.
Суммарные затраты проекта ООО«Актив-контракт» составят 1000 тыс. руб., в том числе: кадровые ресурсы - 400 тыс. руб., материально-технические - 350 тыс. руб., информационно-технологические - 150 тыс. руб
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://allbest.ru
Введение
Любая организация, это процесс осуществления своей деятельности, (в том числе в финансовой, кадровой, юридической, производственной и иных сферах) отражает в различного рода документах. «Документ» - это информация, записанная на бумажном носителе, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в организации, для использования в своей деятельности, а понятие «делопроизводство» характеризует себя, как совокупность работ по документированию управленческой деятельности на предприятии.
Согласно ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" документ (документированная информация) - это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Согласно ст. 1 Федерального закона от 29.12.1994 N 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" документ - это материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и в пространстве в целях хранения и общественного использования.
И понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.
Отдел кадров обычно представляет собой самостоятельное структурное подразделение организации, подчиненное либо руководителю организации, либо его заместителю по работе с персоналом. От вида и отраслевой принадлежности предприятия, количество и структура кадрового потенциала влияет на численность кадровой работы.
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Правильная организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
Документальная информация предоставляется в виде разного рода документов.
Исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников предприятия тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любой организации.
Немаловажное значение придается автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда сотрудников занятых в управлении. На предприятиях необходимо уделить большое внимание тому, что недостатки в постановке работы приводят к серьезным трудностям работе организации в целом. За счет более правильной системы кадрового документооборота достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.
Принцип работы по документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других - с помощью средств механизации, в-третьих - эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.
Целью написания выпускной квалификационной работы является изучение теоретических основ формирования кадрового документооборота предприятия, анализ кадровой политики на примере Международного Аэропорта «Домодедово».
Для реализации поставленной цели решаются следующие задачи:
Изучить основные направления кадрового документооборота;
Проанализировать состав кадровой документации на предприятии;
Провести диагностику движения кадров Международного Аэропорта «Домодедово»;
Проанализировать и обобщить полученные результаты;
Изучить порядок хранения документов кадрового документооборота.
Объект исследования - кадровый документооборот Аэропорта «Домодедово».
1. Организация отдела кадров
1. 1 Положение об отделе кадров
Положение об отделе кадров состоит из следующих разделов:
1. Общие положения
2. Основные задачи
3. Функции
5. Ответственность
6. Взаимоотношения. Служебные связи
7. Порядок внесения изменений и дополнений
Разберем подробнее раздел «1.Общие положения»:
2) Отдел создается и ликвидируется приказом генерального директора Организации.
3) Отдел непосредственно подчиняется генеральному директору Организации.
4) Отдел в своей деятельности руководствуется Трудовым кодексом Российской Федерации, другими нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, а также нормативными методическими документами по ведению кадрового делопроизводства, уставом Организации, а также настоящим Положением.
5) Кадровую службу возглавляет руководитель кадровой службы (далее - Руководитель), назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом генерального директора Организации.
6) На должность Руководителя назначается лицо, имеющее высшее юридическое или экономическое образование и стаж работы в должности руководителя кадровой службы не менее 3 лет.
7) Структура и штат Отдела утверждается генеральным директором Организации.
8) Должностные обязанности работников Отдела устанавливаются должностными инструкциями.
Рассмотрим следующий раздел «2. Основные задачи»:
1) Подбор и расстановка кадров.
2) Учет личного состава и ведение кадровой документации.
3) Контроль соблюдения дисциплины труда.
4) Повышение квалификации работников.
5) Проведение аттестации.
6) Формирование кадрового резерва.
7) Контроль соблюдения трудовых и социальных прав работников.
8) Поддержание и укрепление положительного социально-психологического климата в Организации, предупреждение трудовых конфликтов.
Смотрим раздел «3. Функции»
1) Определение текущей потребности в кадрах, анализ текучести кадров.
2) Подбор персонала совместно с руководителями заинтересованных подразделений.
3) Разработка штатного расписания.
4) Документирование приема, перевода, увольнения работников.
5) Прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек.
6) Ведение учета личного состава работников организации, оформление личных дел, подготовка и выдача по требованию работника справок и копий документов.
7) Документальное оформление служебных командировок.
8) Составление графика отпусков и учет использования отпусков, а также
оформление отпусков в соответствии с графиком отпусков.
9) Ведение учета работающих в организации военнообязанных.
10) Подготовка материалов для представления работников к поощрениям.
11) Подготовка материалов по привлечению работников к материальной и
дисциплинарной ответственности.
12) Выполнение запросов о трудовом стаже работников, ранее работавших в организации.
13) Организация и участие в аттестации работников.
14) Формирование кадрового резерва для выдвижения на руководящие должности, составление планов развития сотрудников.
15) Составление планов повышения квалификации работников.
16) Организация табельного учета.
1) Получать от структурных подразделений, Организации документы, необходимые для оформления приема, перевода, командирования, отпуска и увольнения работников.
2) Давать в пределах своей компетенции указания структурным подразделениям Организации по подбору, учету, расстановке и подготовке кадров.
3) Вносить предложения руководству Организации по совершенствованию работы с кадрами.
4) Удостоверять юридическую силу документов по личному составу, выдаваемых работникам Организации.
5) Контролировать в структурных подразделениях Организации соблюдение в отношении работников трудового законодательства, предоставление установленных льгот и компенсаций.
6) Представительствовать в установленном порядке интересы Организации по вопросам, относящимся к компетенции Отдела, во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями.
7) Проводить совещания и участвовать в совещаниях, проводимых Организацией, по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела.
И глава «5. Ответственность» содержит разделы:
1) Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение Отделом функций, предусмотренных настоящим Положением, несет Руководитель.
2) На Руководителя возлагается ответственность за: 2.1. Организацию оперативной и качественной подготовки и исполнения
документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими
правилами и инструкциями. 2.2. Соблюдение сотрудниками Отдела трудовой дисциплины. 2.3. Обеспечение сохранности имущества, находящегося в помещениях Отдела, и
соблюдение правил пожарной безопасности. 2.4. Соответствие действующему законодательству визируемых им
изготавливаемых Отделом проектов приказов, инструкций, положений и
других документов. 2.5. Ответственность сотрудников Отдела кадров устанавливается их
должностными инструкциями.
В главе «6. Взаимоотношения. Служебные связи» повествуется о выполнении функций и реализации прав кадровой службы:
1) Со всеми структурными подразделениями Организации по кадровым вопросам.
2) С юридическим отделом - для получения информации об изменениях в действующем законодательстве и правового обеспечения при подготовке кадровых документов.
3) С бухгалтерией - по вопросам оплаты труда, а также для предоставления копий приказов о приеме на работу, увольнении, переводе, отпуске, командировании, поощрении, привлечении к материальной ответственности.
4) С информационно-техническим отделом Организации - по вопросам обеспечения Отдела организационно-вычислительной техникой, ее эксплуатации и ремонта.
И последняя глава «7. Порядок внесения изменений и дополнений» включает в себя:
1) Изменения и дополнения в Положение вносятся приказом генерального директора по представлению Руководителя.
1. 2 Должностные инструкции сотрудников отдела кадров
Любая должностная инструкция работника предприятия имеет, как минимум четыре раздела: должностные обязанности, функции, права, ответственность. К примеру, рассмотрим должностную инструкцию начальника отдела кадров.
1. Общие положения
1.1 Начальник отдела кадров относится к категории руководителей.
1.2 Начальник отдела кадров назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора.
1.3 Начальник отдела кадров подчиняется непосредственно заведующему лабораторией.
1.4 На время отсутствия начальника отдела кадров, его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5 На должность начальника отдела кадров назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: высшее профессиональное образование, стаж работы по управлению персоналом не менее 3 лет.
1.6 Начальник отдела кадров должен знать: - трудовое законодательство, другие законодательные и нормативные акты, регулирующие трудовые правоотношения; - структуру компании, ее кадровую политику и стратегию развития; - порядок составления прогнозов, определения перспективной и текущей потребности в кадрах; - состояние рынка труда; - системы и методы оценки персонала; - кадровое делопроизводство; - основы психологии и социологии труда.
1.7 Начальник отдела кадров руководствуется в своей деятельности: - законодательными актами РФ; - Уставом организации, Положением об отделе кадров, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании; - приказами и распоряжениями руководства; - настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности начальника отдела кадров
Начальник отдела кадров выполняет следующие должностные обязанности:
2.1 Определяет совместно с руководителями структурную подразделений текущую потребность в кадрах, принимает участие в разработке кадровой политики предприятия.
2.2 Возглавляет работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств.
2.3 Обеспечивает прием, размещение и расстановку молодых специалистов, совместно с руководителями подразделений организует их стажировку и адаптацию в компании.
2.4 Организует проведение аттестации сотрудников компании, ее методическое и информационное обеспечение, принимает участие в анализе результатов аттестации, разработке мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий, определяет круг специалистов, подлежащих повторной проверке.
2.5 Участвует в разработке систем комплексной оценки работников и результатов их деятельности, служебно-профессионального продвижения персонала, подготовке предложений по совершенствованию проведения аттестации.
2.6 Организует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия.
2.7 Контролирует ведение кадрового делопроизводства в компании.
2.8 Осуществляет методическое руководство и координацию деятельности специалистов и инспекторов по кадрам подразделений предприятия, контролирует исполнение руководителями подразделений законодательных актов и постановлений правительства, постановлений, приказов и распоряжений руководителя предприятия по вопросам кадровой политики и работы с персоналом.
2.9 Проводит систематический анализ кадровой работы на предприятии, разрабатывает предложения по ее улучшению.
2.10 Разрабатывает мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контролирует их выполнение.
2.11 Обеспечивает составление установленной отчетности по учету персонала и работе с кадрами.
3. Права начальника отдела кадров
Начальник отдела кадров имеет право:
3.1 Знакомиться с проектами решений руководства компании, касающимися деятельности отдела кадров и работы с персоналом.
3.2 Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3 Осуществлять взаимодействие с руководителями всех структурных подразделений предприятия по кадровым вопросам.
3.4 Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
3.5 Запрашивать от руководителей структурных подразделений предприятия, специалистов и рабочих необходимую для исполнения своих должностных обязанностей информацию.
3.6 Сообщать руководству компании о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.
3.7 Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения своих должностных обязанностей.
4. Ответственность начальника отдела кадров
Начальник отдела кадров несет ответственность:
4.1 За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2 За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3 За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
Численный состав отдела кадров и перечень видов основных работ определяется численностью работающих в организации.
1. 3 Должностной и численный состав сотрудников отдела кадров
Должностной и численный состав устанавливается организационными и распорядительными документами каждой конкретной организации. Как правило, это определяется руководителем организации при утверждении штатного расписания.
Основным критерием формирования штата кадровой службы чаще всего является численность сотрудников.
Расчет численности кадровой службы на основе общего количества работающих нельзя признать рациональным, так как при этом не учитываются факторы, определяющие загрузку работников кадровой службы.
Например, при большом количестве молодежи кадровая служба будет тратить значительное время на оформление учета допризывников, отпусков (декретных, учебных, по уходу за ребенком); при большом количестве работников предпенсионного возраста -- на оформление пенсий; при повышенной текучести кадров -- на оформление приема и увольнения с работы и т. д.
Таким образом, при одной и той же численности работников загрузка кадровых служб может быть неодинаковой.
С середины 80-х гг. Министерством труда РФ предложена другая методика расчета численности кадровых служб. Она основана на учете трудоемкости нормируемых работ по комплектованию и учету кадров, рассчитанных по типовым нормам времени.
Типовые нормы времени предназначены для определения затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, установления нормативных заданий.
Определены нормы на следующие виды работ:
1) оформление документов при приеме на работу;
2) оформление документов при увольнении с работы;
3) оформление и учет трудовых книжек;
4) оформление документов по учету движения кадров;
5) составление статистической отчетности по учету личного состава;
6) составление справок, участие в разработке планов;
7) работы по табельному учету;
8) работы в бюро пропусков;
9) работы в военно-учетном столе и др.
При определении нормативной численности работников, занятых комплектованием и учетом кадров, кроме трудоемкости нормируемых работ, рассчитываемой по укрупненным нормативам времени, учитываются затраты труда на ненормированные работы, которые не должны превышать 25% трудоемкости нормируемых работ.
Численность работников (Ч), необходимых для выполнения работ по комплектованию и учету кадров, подсчитывается по формуле:
Ч = То / Фп
где Ч -- численность работников (человек);
То -- суммарная трудоемкость нормируемых работ, рассчитанная по нормативам за год;
Фп -- полезный фонд рабочего времени одного работника за год в часах (принимается в среднем равным 1910 ч).
Должностной состав кадровой службы в каждом конкретном случае также определяется руководством организации. Квалификационным справочником установлены категории должностей и их названия.
Для установления необходимого количества сотрудников отдела кадров рекомендуется использовать
Типовые нормы времени на работы по комплектованию учету кадров, которые предназначены для определения затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, а также нормированных заданий.
Основными видами работ отдела кадров являются оформление документов при приеме на работу и увольнении с работы рабочих и служащих, оформление и учет трудовых книжек, составление статистической отчетности по учету личного состава, составление справок, разработка планов и расчет численности, табельный учет.
Нормативная численность работников (Ч), необходимых для выполнения всех работ по комплектованию и учету кадров, определяется по формуле:
Ч=[Т(1) * К(1) ]/ Ф(п)
где Т(1) - суммарная трудоемкость нормируемых работ, рассчитанная по данным нормам за год (квартал),ч;
К(1) - коэффициент, учитывающий затраты времени на выполнение работ, не предусмотренных нормативами (К(1) принимается равным до 1,25);
Ф(п) - полезный фонд рабочего времени одного работника за год (квартал), ч.
1. 4 Организация труда
Конечно же, в первую очередь отдел персонала занимается тем, что осуществляет кадровое делопроизводство в организации. Однако одним только производством и ведением личных карточек на сотрудников их работа не ограничивается. Трудовое законодательство содержит в себе такой правовой институт, как коллективный договор. Правовое регулирование по вопросам заключения коллективного договора и его содержания часто меняется.
Среди важнейших направлений кадровой работы на предприятии следует выделить:
1) Учетно - контрольное направление кадровой работы нацелено на обеспечение учета и контроля при работе с персоналом;
2) Планово регулятивное направление кадровой работы нацелено на привлечение персонала и его рациональное использование;
3) Отчетно - аналитическое направление кадровой работы нацелено на изучение кадровых процессов предприятия;
4) Координационно - информационное направление кадровой работы нацелено на организацию работы с персоналом по вопросам, связанным с устным и письменным обращением работников;
5) Организационно-методическое направление кадровой работы нацелено на обеспечение надежного и эффективного управления кадровыми процессами внутри предприятия.
Организация и ведение кадровой работы по каждому из перечисленных направлений предполагает последовательное решение ряда задач.
Целесообразно рассмотреть основные задачи кадровой работы на предприятии по направлениям.
Учетно-контрольное направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:
1) прием работников на предприятие;
2) учет работников;
3) увольнение работников;
4) работа с временно отсутствующими работниками предприятия (находящихся в отпусках, отсутствующих по болезни, убывших в командировки и т.- п.).
Планово-регулятивное направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:
1) подбор (поиск и отбор) работников для предприятия;
2) расстановка работников предприятия;
3) перемещение работников предприятия;
4) становление в должности и адаптация работников.
Отчетно - аналитическое направление работы предполагает решение следующих задач:
1) изучение работников;
2) оценка работы работников;
3) аналитическая работа;
4) подготовка отчетов.
Координационно-информационное направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:
1) профессиональная подготовка (доподготовка и переподготовка) работников;
2) организация приема работников предприятия (по служебным и личным вопросам);
3) работа с письменными обращениями работников предприятия;
4) архивная и справочная работа.
Организационно-методическое направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:
1) документирование деятельности работников предприятия;
2) кадровая работа в подразделениях предприятия;
3) планирование кадровой работы;
4) руководство кадровой работой.
1. 5 Основы кадровой документации
1. Оформление документов при приеме на работу рабочих и служащих.
При приеме на работу сотрудник, наделенный правом найма работников, помимо письменного заявления работника о приме на работу, обязан потребовать предъявления следующих документов (ст. 65 Трудового Кодекса Российской Федерации (далее -- ТК РФ)):
1) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
2) трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
3) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
4) документы воинского учета -- для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
5) документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний -- при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.
В отдельных случаях, с учетом специфики работы, ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.
Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.
1) ознакомление с соответствующими документами (паспортом, трудовой книжкой, дипломом или свидетельством об образовании) и на их основании заполнения приказа о приеме на работу (форма № Т-1);
2) заполнение личной карточки (форма №Т-2) на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, диплома или свидетельства об образовании, личного листка, военного билета, приказа о приеме на работу);
3) составление приказа о зачислении на работу, в котором указываются фамилия, имя, отчество работника, принимаемого на работу, занимаемая должность, разряд или оклад, цех, дата зачисления и при необходимости - период испытательного срока;
4) на основании приказа в трудовой книжке запись даты зачисления на работу, профессии или должности, цеха, дата и номер приказа о приеме на работу; отметка о приеме на работу в журнале о приеме;
5) оформление личного дела на служащего, подшивка в папку-скоросшиватель личного листка по учету кадров, заявления о приеме на работу, автобиографии и других документов, относящихся к служебной деятельности работника; составление описи документов, находящихся в личном деле; нумерация, регистрация и укладка личного дела в сейф;
6) составление отчета о приеме на работу;
7) ознакомление работника с правилами трудового распорядка;
8) заполнение контрольного листка по технике безопасности.
2.Оформление документов при увольнении сотрудников.
Работники имеют право расторжения трудового договора по ст. 80 ТК РФ, предупредив администрацию письменно за две недели.
Заявление с резолюцией руководства должно храниться в личном деле уволенного работника.
Если работника увольняют за злоупотребление служебным положением, за прогул и другие нарушения, то к представлению об освобождении от занимаемой должности дополнительно должны быть приложены материалы расследования данного проступка, объяснительная записка работника и другие материалы, обосновывающие принятие руководством решения об увольнении работника по инициативе администрации.
Работа состоит из следующих операций:
1) на основании заявления об увольнении и личной карточки работника заполнения
бланка приказа о прекращении трудового договора (форма № Т-8);
2) в соответствии с резолюцией директора предприятия составление проекта приказа об увольнении, в котором указываются фамилию, имя, отчество, занимаемая должность, дата и причина увольнения работника;
3) на основании оформленного приказа запись в личной карточке работника даты, причины увольнения, номера приказа об увольнении;
4) на основании приказа о прекращении трудового договора запись в трудовой книжке даты и причины увольнения и номера приказа об увольнении; выдача трудовой книжки под расписку увольняющемуся сотруднику; запись о выдаче трудовой книжки в книге учета трудовых книжек;
5) изъятие личного дела из картотеки, запись в личном деле об увольнении и в журнале уволенных сотрудников;
6) комплектование документов для передачи в архив; перемещение личной карточки в картотеку уволенных;
7) составление отчета об увольнении с работы.
3. Оформление и учет трудовых книжек.
Выписка новой трудовой книжки или выдача к ней с отметкой в книге учета или вписка дубликата трудовой книжки.
Работа состоит из следующих операций:
1) запись в бланк трудовой книжки или вкладыша: на первой странице - фамилии, имени, отчества, года рождения, профессии или должности и даты заполнения книжки; на второй развернутой странице - проставление штампа предприятия и запись числа, месяца, года зачисления на работу, профессии, разряда, даты и номера приказа;
2) отметка в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним; простановка на первой странице трудовой книжки штампа с надписью «Выдан вкладыш»;
3) подготовка невостребованных трудовых книжек для сдачи в архив;
4) ознакомление работников с записями в трудовой книжке.
4. Запись в трудовую книжку сведений о работе, поощрениях и награждениях.
Работа состоит из следующих операций:
1) подборка трудовой книжки;
2) на основании соответствующих документов (паспорта, записи о переводе, приказа, распоряжения и т.д.) внесение в трудовую книжку или вкладыша к ней изменений по работе (перевод в другое подразделение, перемещение по должности, изменение оклада или разряда), поощрений и награждений, изменения фамилии и других сведений;
3) укладка трудовой книжки в сейф.
5. Оформление документов по учету движения кадров.
Работа состоит из следующих операций:
1) на основании приказа (форма №Т-5) запись о переводе в трудовой книжке, личной карточке (форма №Т-2), личном деле и в журнале переводов;
2) составление приказа о переводе.
6. Составление и корректировка графика отпусков.
Работа состоит из следующих операций:
1) получение графика отпусков от подразделений;
2) составление сводного графика и его корректировка;
3) доведение графиков до руководителей подразделений;
4) контроль, за соблюдением графиков отпусков в течение года;
5) составление и корректировка графика отпусков руководящих работников.
7. Оформление отпуска.
Работа состоит из следующих операций:
1) на основании записки о предоставлении отпуска (форма №Т-6) запись в личной карточке даты поступления на предприятие, вида отпуска, даты ухода и возвращения их отпуска и указание периода, за который он предоставлен;
2) подсчет продолжительности дополнительного отпуска;
3) составление приказа на отпуск;
4) запись в журнале регистрации отпусков.
8. Ведение картотеки работников по продолжительности стажа для выплаты годового вознаграждения и оформления листка нетрудоспособности.
Работа состоит из следующих операций:
1) заполнение карточек (указание фамилии, имени, отчества, цеха, продолжительности стажа);
2) пополнение картотеки и изъятие карточек;
3) внесение изменений в карточки.
9. Оформление листа нетрудоспособности.
Работа состоит из следующих операций:
1) на основании личной карточки (форма №Т-2) или трудовой книжки определение длительности непрерывного рабочего стажа работника и заполнение соответствующих граф листа нетрудоспособности (стаж работы, количество нерабочих дней, дата заполнения листка);
2) регистрация листа в книге учета.
2. Состав кадровой документации
Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели и постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий.
Информационные показатели, характеризующие работу с кадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в кадровых службах. Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные.
Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.)
Указания по применению и заполнению унифицированных форм (19 форм по учету личного состава и 11 форм по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда) первичной учетной документации по учету труда и его оплате содержатся согласно п. 2 постановления Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 обязательно для всех организаций, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, независимо от формы собственности:
№ Т-1 приказ (распоряжение) о приеме работника на работу;
№ Т-1а приказ (распоряжение) о приеме работников на работу;
№ Т-2 личная карточка работника;
№ Т-2ГС (МС) личная карточка государственного (муниципального) служащего;
№ Т-3 штатное расписание;
№ Т-4 учетная карточка научного, научно-педагогического работника;
№ Т-5 приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу;
№ Т-5а приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу;
№ Т-6 приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;
№ Т-6а приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам;
№ Т-7 график отпусков»;
№ Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении);
№ Т-8а приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении);
№ Т-9 приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;
№ Т-9а приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку;
№ Т-10 командировочное удостоверение;
№ Т-10а служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;
№ Т-11 приказ (распоряжение) о поощрении работника;
№ Т-11а приказ (распоряжение) о поощрении работников;
№ Т-12 табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда;
№ Т-13 табель учета рабочего времени;
№ Т-49 расчетно-платежная ведомость;
№ Т-51 расчетная ведомость;
№ Т-53 платежная ведомость;
№ Т-53а журнал регистрации платежных ведомостей;
№ Т-54 лицевой счет;
№ Т-54а лицевой счет (свт);
№ Т-60 записка-расчет о предоставлении отпуска работнику;
№ Т-61 записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении);
№ Т-73 акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы. Нормативная и нормативно-справочная документация по вопросам ведения кадрового делопроизводства регламентирует единообразную практику применения норм права и служит правовой основой ведения кадрового делопроизводства.
Грамотная постановка и ведение кадрового делопроизводства невозможны без знания и изучения нормативных документов в этой сфере.
Рассмотрим подробнее главный состав кадровой документации.
Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме между работником и администрацией предприятия в лице руководителя предприятия и должен содержать следующие основные реквизиты: название документа, дата, место составления, текст, подписи, печать. Контракт составляется в двух экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой храниться у работника.
Приказ (распоряжение) о приеме на работу является одной из унифицированных форм первичной учетной документации, применение которых с 1 января 1999 г. является обязательным для предприятий всех организационно-правовых форм и форм собственности.
Приказы по личному составу являются важнейшим документом, составляемым в процессе документирования функций кадровой службы предприятия. Приказами оформляются прием, перевод и увольнение работников; предоставление им отпусков и командирование; изменение условий и оплаты труда, присвоение разрядов и изменение анкетно-биографических данных; поощрения и наложения взысканий и др.
Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление работника, контракт, докладная записка руководителя подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), служебное письмо другой организации с запросом на перевод работника, свидетельство о браке, отражающее изменение фамилии работника и др.
Личное заявление работника о приеме, переводе или увольнении пишется, как правило, от руки, в произвольной форме. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя предприятия), текст, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Приказы по личному составу оформляются и ведутся строго отдельно от приказов по основной деятельности. Текст приказа по личному составу не имеет констатирующей части и глагола «ПРИКАЗЫВАЮ». Как это принято в приказах по основной деятельности. Поэтому кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия. ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК, КОМАНДИРОВАТЬ.
Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному составу. В индивидуальных содержится информация только об одном сотруднике, в сводных - о нескольких сотрудниках независимо от того, под какие управленческие действия они попадают (прием, увольнение, изменение фамилии и др). При составлении сводных приказов следует учитывать, что в одном документе не должно содержаться информации с разными сроками хранения. Поэтому рекомендуется выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании сотрудников, которые имеют краткий (3 года) срок хранения в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. В индивидуальном порядке оформляются, как правило, и приказы о поощрениях и наказаниях, учитывая их специфическую воспитательную роль.
Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с ТК РФ. Постоянной информацией для любого кадрового приказа является указание распорядительного действия (уволить, премировать, перевести), фамилии и инициалы работника(имени и отчества полностью - при приеме на работу), должности и структурного подразделения, дата вступления в силу данного пункта приказа.
Состав других сведений в пунктах приказа по личному составу определяется спецификой распорядительного действия.
При приеме на работу обязательно устанавливается размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация) и, при необходимости, условия приема: временно (с…по…), с испытательным сроком (его продолжительность) и п.д.
При переводе на другую работу - новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов - с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с ТК РФ), изменение оплаты труда (если оно возникает).
При увольнении причина увольнения, согласно статьям ТК РФ.
При предоставлении отпуска - его вид, продолжительность, дата начала и окончания.
При командировании - дата и продолжительность командировок, место направления, наименование предприятия.
При поощрениях и наказаниях - причина и вид поощрения или взыскания.
Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.
Приказы по личному составу, согласно ТК РФ, доводятся до сведения работника под расписку. Визы ознакомления работников могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи руководителя предприятия.
Проект приказа по личному составу согласовывается со следующими должностными лицами: с главным бухгалтером, юрисконсультом, с руководителями структурных подразделений, работники которых упоминаются в приказе. Предусмотрено обязательное визирование приказов по личному составу руководителем кадровой службы.
Приказы по личному составу обязательно регистрируются (отдельно от приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы используют книгу регистрации. В книге регистрации указывается: дата и номер приказа, кем подписан приказ. С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется нумеровать их по следующему правилу. К порядковому номеру приказа добавляется буквенное обозначение (чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности). На предприятии ведутся разные буквенные обозначения для разных по содержанию кадровых приказов, например: №28/к - приказ о движении кадров (прием, увольнение, изменение кадровой документации), № 12/ км - о командировании, №43/о - об отпуске, № 21/ п - о поощрении.
Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях) фиксируется в трудовых книжках.
Личная карточка (форма №Т-2) заполняется на работников всех категорий в одном экземпляре на основании соответствующих документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома, на основании опроса работника. Коды профессии и специальности указываются по общероссийским классификатором профессий рабочих, должностней служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и отражаются в личной карточке.
Свободные строки могут при необходимости заполняться данными по усмотрению организации. После заполнения раздела «Общие сведения» лицо, оформляемое на работу, подписывает личную карточку и проставляет дату заполнения.
Свободные сроки в п.6. раздела I предназначены для названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования. При заполнении п.12 раздела I организации необходимо именовать так же, как они назывались в свое время, военную службу записывать с указанием должности.
В разделе III с каждой записью, вносимой на основании приказа о приеме на работу и переводах на другую постоянную работу, администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 11.
В разделе IX «Дополнительные сведения» для полноты учета лиц, обучающихся в очно-заочных, заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального образования, следует проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончания. Личные карточки таких работников рекомендуется хранить отдельно до окончания ими образовательных учреждений.
В том же разделе следует записывать и другие данные о работнике.
Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5) применяется при оформлении перевода работника из одного структурного подразделения в другое. Заполняется работником отдела кадров в одном экземпляре.
Приказ (распоряжение) визирует начальник структурного подразделения прежнего и нового места работы и подписывает руководитель организации. На основании приказа о переводе на другую работу отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах.
На оборотной стороне делаются отметки о несданных имущественно-материальных ценностях, числящихся за работником на прежнем месте работы.
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6) применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с Трудовым кодексом, действующими законодательными актами и положениями, коллективным договором и графиками отпусков.
Заполняется в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации.
На основании приказа о предоставлении отпуска отдел кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск. При предоставлении отпуска без оплаты рядом с указанием о количестве дней отпуска указывается «без оплаты». В разделе «Начислено» в графе 1 в пустых строках указываются месяцы, по которым начислена заработная плата.
Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта ) (форма № Т-8) применяется при оформлении увольнения работников. Заполняется работником отдела кадров в двух экземплярах на всех работников, за исключением увольняемых вышестоящим органом: один экземпляр остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации.
В разделе «справка о несданных имущественно-материальных и других ценностях» делаются отметки о несданных ценностях, числящихся за работником.
Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12) применяется для учета использования рабочего времени всех категорий служащих, для контроля, за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, а также для составления статистической отчетности по труду.
Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, после соответствующего оформления передаются в бухгалтерию.
Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных должным образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей и т.п.).
Для отражения использования рабочего времени, за каждый день в табеле (форма № Т-12. Графы 3,5; форма № Т-13, графа 3) отведено две строки: одна строка для отметок условных обозначений видов затрат рабочего времени, а другая для записи количества часов по ним.
Учет использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.д.).
Личные заявления работников предприятия о приеме, переводе или увольнении пишутся от руки, в свободной форме или на трафаретном бланке, разработанном на предприятии. В заявлении следует указывать следующие реквизиты: адресат, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, текст, дату, подпись, расшифровку подписи. На заявлении ставится резолюция и делается отметка об исполнении. В дальнейшем заявление отправляется в дело.
Графики отпусков представляют собой внутренний документ, в котором определяется очередность предоставления отпусков сотрудникам подразделений и предприятия в целом. Форма графика отпусков содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, гриф утверждения, место составления, дату, текст, визы согласований.
2 . 1 Документы, регламентирующие управление персоналом
Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанность и ответственность руководства и специалистов предприятия, называется организационными документами.
К организационным документам относятся:
учредительные документы (устав и договор);
структура и штатная численность;
штатное расписание;
правила внутреннего трудового распорядка;
положение о структурных подразделениях;
должностные инструкции работникам.
2 . 1 .1 Правила внутреннего распорядка
Организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутри объектный режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка. Этот документ составляется на бланке предприятия, согласовывается путем обсуждения на собрании трудового коллектива, визируется юристом и утверждается директором предприятия. Он состоит из следующих разделов: общие положения, порядок приема и увольнения рабочих и служащих, основные обязанности рабочих и служащих, основные обязанности администрации, рабочее время и его использование, поощрение за успехи в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины.
В разделе «Общие положения » определена основная цель правил внутреннего распорядка, приведены конституционные гарантии работников в области занятости.
В разделе «Порядок приема и увольнения рабочих и служащих » рассмотрена процедура приема работников, в частности список необходимых документов, без предъявления которых прием на работу не допускается, оформление приказа, проведение инструктажа по технике безопасности, условия работы, разъяснения прав и обязанностей работников. Подробно регламентируются вопросы перевода работников на другую должность внутри предприятия. Указывается порядок расторжения трудового договора по инициативе работника и администрации.
В разделе «Основные обязанности рабочих и служащих » перечислен круг обязанностей, которые должны выполнять рабочие и служащие по своей специальности, квалификации или должности.
В разделе «Основные обязанности администрации » определен перечень обязанностей администрации, которые необходимо выполнять в соответствии с законодательством: правильно организовать труд рабочих и служащих, совершенствовать формы и методы оплаты труда, соблюдать законодательство об охране труда, проводить профилактику производственного травматизма, контролировать знание и соблюдение работниками требований инструкции по технике безопасности, производственной санитарии и гигиене труда, противопожарной охране и т.д.
В разделе «Рабочее время и его использование » установлено начало и окончание работы и перерыва для отдыха и питания, определяются график сменности, формы организации яви на работу, очередность предоставления очередных отпусков и т.д.
В разделе «Поощрения за успехи в работе » приведен список поощрений, которые могут быть применены за образцовое выполнение трудовых обязанностей, повышение производительности труда, другие достижения в труде.
В разделе «Ответственность за нарушение трудовой дисциплины » представлен перечень мер дисциплинарного взыскания, определены виды нарушений трудовой дисциплины, порядок их фиксирования и санкции.
2 . 1 .2 Штатное расписание
В соответствии с Уставом предприятия разработана его штатная численность. Здесь указаны все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Документ составлен на бланке предприятия, согласован с главным бухгалтером, утвержден директором.
Изменения в структуру и штатную численность вносятся приказом директора предприятия.
Должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы закреплен в штатном расписании. Штатное расписание составлено на бланке предприятия и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание подписано заместителем директора по экономике, согласовано с главным бухгалтером и утверждено директором, в грифе утверждения указана общая штатная численность предприятия и месячный фонд заработной платы.
Организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутри объектный режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка. Этот документ составлен на бланке предприятия, согласован путем обсуждения на собрании трудового коллектива, завизирован юристом и утвержден директором предприятия.
На предприятии несколько подразделений, для каждого из них разработано положение, в котором определяются правовой статус, задачи, функции, права и обязанности, ответственность подразделения. Положение о структурном подразделении предприятия разработано руководителем подразделения и им подписано, согласовано с заместителем директора по экономике, юристом и утверждено директором предприятия.
...Подобные документы
дипломная работа , добавлен 25.09.2014
Положение об отделе кадров. Нормативы времени на отдельные операции в кадровом делопроизводстве. Документы, регламентирующие управление персоналом. Трудовой договор и документы, предъявляемые при его заключении. Трудовая книжка: оформление и хранение.
курсовая работа , добавлен 15.12.2014
Направления деятельности организации. Документы, регламентирующие деятельность ОАО "Белкнига". Основные халачи отдела кадров. Содержание и условия трудового договора, его элементы. Ведение документов личных дел сотрудников. Заполнение трудовой книжки.
отчет по практике , добавлен 29.05.2014
Разработка системы автоматизации делопроизводства и документооборота для отдела кадров страховой компании "Макс". Состав подразделений организации и их взаимосвязь, документы, которые создаются в отделе кадров. Разработка информационного обеспечения.
курсовая работа , добавлен 12.08.2013
Анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства. Оценка службы документационного обеспечения управления на предприятии. Разработка предложений по автоматизации делопроизводства отдела кадров в среде "КАДРЫ SB" ООО "АДСК".
дипломная работа , добавлен 12.12.2011
Организационная структура службы управления персоналом организации, документы, используемые в работе специалистов по управлению персоналом. Анализ профессиональной деятельности менеджера по персоналу, контроль состояния внутреннего трудового распорядка.
отчет по практике , добавлен 14.04.2010
Роль и значение кадров на предприятии, их состав и структура. Специфика управления персоналом на предприятии торговли. Подбор и формирование кадрового потенциала. Необходимость адаптации торгового персонала. Управление в условиях экономического кризиса.
курсовая работа , добавлен 23.08.2010
Состав документации кадровой службы. Содержание и порядок оформления документов, регламентирующих деятельность персонала и документов по учету кадров. Порядок оформления, регистрации приказов по личному составу. Утверждение должностной инструкции.
курсовая работа , добавлен 20.11.2011
Анализ кадрового потенциала предприятия ИП "Агарков В.П.": обеспеченность кадрами, их состав, структура, движение. Характеристика, основные задачи и функции отдела кадров. Управление персоналом: планирование, организация найма, мотивация и стимулирование.
отчет по практике , добавлен 02.11.2014
Характеристика деятельности МП Магазин "Юбилейный": структура управления предприятием; анализ кадрового потенциала, система найма, подбора и отбора; правила внутреннего распорядка и режим рабочего времени. Формирование мотивации работников; аттестация.
В современных условиях актуальным направлением повышения эффективности документооборота предприятия выступает его автоматизация. Внедрение системы автоматизации документооборота и делопроизводства обеспечивает: регистрацию, учет и хранение документов; оперативный доступ к документам и отчетной информации; эффективное управление процессами движения документов; сокращение времени процедур согласования документов и принятия решений; повышение исполнительской дисциплины; снижение финансовых затрат на документооборот и делопроизводство.
В ООО «Актив-контракт» служба делопроизводства и архив не организованы, обязанность по организации документооборота на предприятии возложена на руководителей структурных подразделений. Ведением кадрового документооборота занимается начальник кадровой службы пред...
Содержание
Введение 3
ГЛАВА 1. Теоретико-методологические требования к организации кадрового документооборота 5
1.1. Понятие и значение документооборота 5
1.2. Организация кадровой деятельности при найме персонала 9
Глава 2. Анализ и оценка организации кадрового документооборота при найме персонала на примере организацииООО «Актив-контракт» 16
2.1. Анализ деятельности организации ООО «Актив-контракт» 16
2.2 Анализ состава, структуры и движения кадров 22
2.3. Анализ кадрового документооборота в организации 27
ГЛАВА 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота и их оценка на примере организации ООО «Актив-контракт» 36
3.1. Недостатки организации кадрового документооборота организации ООО «Актив-контракт» и основные направления его совершенствования 36
3.2.Оценка предложенных рекомендаций 42
Заключение 44
Список литературы 47
Введение
Актуальность темы исследования определяется тем, что в современной организации кадровый документооборот занимает важное место в системе вспомогательных процессов и является мощным инструментом управления персоналом.
Кадровое делопроизводство – это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Современное управление документацией в конкретной организации диктует необходимость разработки собственного табеля применяемых форм кадровых документов, часть из которых должна максимально соответствовать установленным межотраслевым унифицированным формам; другая часть должна быть заимствована из различных нормативно-методических материалов и адаптирована под потребности конкретной организации; а третья - разработана самостоятельно.
Необходимость строгой регламентации полного состава и п равил оформления каждого документа обусловлена тем, что кадровые документы являются социально значимыми и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, учете и хранении в течение длительного срока. Роль и значение эффективности организации кадрового документооборота обуславливают актуальность темы дипломной работы.
Теоретической и методологической основой исследования послужили труды отечественных и зарубежных ученых и практиков таких, как: Алавердов А.Р., Леженкина Т.И., Аширов Д. А., Белов А.А., Белов А.Н., Григорьев В.П., Зайцева Т.В., Кирсанова М.В., Кузнецов С.Л.; статьи теоретиков и практиков в области управления человеческими ресурсами, таких как Андреев В., Данилов А.Д.
Цель работы: разработать рекомендации по совершенствованию организации кадрового документооборота при найме персонала на предприятии ООО «Актив-контракт».
Объект исследования: ООО «Актив-контракт».
Предмет исследования: кадровый документооборот ООО «Актив-контракт».
Исходя из поставленной цели, заявленного предмета и объекта настоящей работы определим следующий круг задач настоящего исследования:
1. понятие и значение документооборота;
2. организацию кадровой деятельности.
3. анализ деятельности ООО «Актив-контракт»;
4. анализ состава, структуры и движения персонала предприятия;
5. анализ организации кадрового документооборота.
6. разработать рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота ООО «Актив-контракт»
7. оценить эффективность предложенных мероприятий.
В работе использовались общие и частные методы исследования: методы количественной и качественной оценки и обработки информации, наблюдение, тестирование, анкетирование, персонала, метод сравнительного анализа, методы кадрового аудита и др.
Фрагмент работы для ознакомления
2
2
16,67
16,67
-
-
-
рабочийперсонал
4
4
53,33
53,33
-
-
-
Женщин – всего,
3
3
30,00
30,00
-
-
-
в том числе:
Административно-управленческий персонал
1
1
3,33
3,33
-
-
-
Рабочий персонал
2
2
26,67
26,67
-
-
-
Всего численность персонала:
9
9
100%
100
-
-
-
Структуру по возрасту покажем на рисунке 2.
Рис. 2. Структура персонала по возрасту
В "Продуктович" функции управления персоналом выполняет руководитель высшего звена.
Специалист отдела кадров совместно с сотрудниками отдела производства определяют потребность в персонале, общий фонд заработной платы, занимаются нормированием труда и др. Специалист по кадрам занимается непосредственным подбором и пополнением кадрового состава, разработкой мероприятий по закреплению кадров на производстве. Также в его обязанности входит разработка программы развития персонала, мотивационных механизмов повышения заинтересованности и удовлетворенности трудом с целью решения текущих и перспективных задач предприятия и т.п.
В результате этого определяют абсолютную и относительную экономию или перерасход средств на оплату труда. Источником информации служит форма № 1-ПВ «Отчет по труду», расчетные платежные ведомости.
Анализируя данные таблицы 4, видим, что положительным является то, что ФОТ увеличился в 2015 году по сравнению с 2014 годом, а в 2015 году по сравнению с 2014 годом уменьшился, ведь снизилось количество работников. Следствием этого является то, что среднемесячная заработная плата в 2014 г. составила 10744 руб., а в 2015 г. - 1330,7 руб. Еще одним положительным фактором является уменьшение количества отработанных человеко-часов, при росте оплаты труда.
Рассмотрев влияние факторов внешней и внутренней среды ООО «Актив-контракт» , необходимо отметить, что организация обладает достаточным уровнем конкурентоспособности, обусловленным выявленными сильными сторонами и возможностями. Были выявлены также слабые стороны и угрозы, которые могут тормозить дальнейшее развитие предприятия. Кадровая стратегия в этом случае должна быть ориентирована на закрепление кадров, их переобучению.
Таким образом, в целом наблюдается стабильные показатели производительности труда и основных экономических показателей, текучесть кадров средняя, однако компания стоит на месте и не развивается. исходя из этого, необходимо повысить основные экономические показатели посредством увеличения производительности и эффективности деятельности кадров.
2.3. Анализ кадрового документооборота в организации
В рамках работы был проведен анализ кадрового документооборота в ООО «Актив-контракт».
На первом проводился сбор необходимых данных о работе кадровой службы компании ООО «Актив-контракт», предварительно определялись возможные проблемные зоны и анализировались возможные риски. В ООО «Актив-контракт» служба делопроизводства и архив не организованы, обязанность по организации документооборота на предприятии возложена на руководителей структурных подразделений. Соответственно ведением кадрового документооборота занимается начальник кадровой службы предприятия и его специалисты.
Для получения необходимой информации было изучено положение о кадровой службе ООО «Актив-контракт», должностные инструкции сотрудников, проводилось с ними интервью. В ходе интервью также оценивалось понимание сотрудниками своих обязанностей и сути выполняемой работы, их уровень знаний в области законодательства, регулирующего кадровый документооборот, определяется степень реакции кадровой службы на изменения действующего законодательства. Отсутствие четкой системы распределения обязанностей среди сотрудников ООО «Актив-контракт», ведущих кадровый документооборот в компании, описание этих обязанностей «общими фразами» служат сигналом того, что часть обязательных кадровых работ сотрудниками службы ООО «Актив-контракт» просто не выполняется.
Проверка была начата с определения наличия в компании ООО «Актив-контракт» локального документа (инструкции, положения и т.п.), регламентирующего кадровый документооборот. В ООО «Актив-контракт» такой документ отсутствует, соответственно процедуру создания кадровой документации приходилось восстанавливать «по кусочкам», определяя этапы создания и исполнителей документов в процессе интервью с сотрудниками кадровой службы и иных подразделений компании, принимающих участие в их подготовке.
Подразделения ООО «Актив-контракт» осуществляют свою деятельность на основе «Положений» данных подразделений, в которых определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей. Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы предприятия или структурного подразделения, т. е. положение является документом, регламентирующим все виды деятельности каждого структурного подразделения и всего учреждения (организации) в целом.
В состав кадровой документации ООО «Актив-контракт» входят следующие документы:
- трудовой договор (контракт);
- приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1);
- личная карточка (форма № Т-2);
- учетная карточка научного работника (форма № Т-4);
- приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);
- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
- приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8);
- табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);
- табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);
- личные заявления работников предприятия;
- графики отпусков;
- докладные записки;
- акты.
В ООО «Актив-контракт» сложился следующий порядок работы и учета документов:
1. Прием и отправка документов при документообороте проводятся централизованно. Это значит, что документы, поступающие в организацию, и документы отправляемые организацией обрабатываются делопроизводителем.
2. Расстановка приоритетного значения документов - документы первой важности, связанные с финансовыми обязательствами передаются на подпись директору (руководителю) и (или) главному бухгалтеру предприятия, а документы второй очереди подписываются уполномоченными лицами (начальниками отделов)
3. Схема документооборота компании ООО «Актив-контракт» типовая, она представлена на рисунке 1.
Рисунок 1 - Схема документооборота ООО «Актив-контракт»
В «Актив-контракт» регистрационная карточка становится своеобразным досье документа, благодаря чему можно безошибочно определить, у кого и на какой стадии исполнения в настоящее время документ находится.
В кадровом документообороте ООО «Актив-контракт» используется журнальная форма регистрации. Был проверен журнал регистрации приказов по личному составу. Так как компания маленькая и приказов по личному составу немного, они все регистрируются в ООО «Актив-контракт» в одном журнале. Также была проведена проверка того, все ли издаваемые приказы по личному составу реально отражены в журнале регистрации.
В ООО «Актив-контракт» должным образом ведется Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним - в ней заполнены все графы, нет исправлений, данная книга прошнурована и опечатана. Книга имеет установленную форму, которой она должна обязательно соответствовать.
Поскольку Трудовой кодекс обязывает работодателя по требованию работника выдавать ему копии документов, связанных с работой, было также проверено наличие в компании учетных форм по выдаче справок работникам и наличие копий выданных документов в личном деле работника. В ООО «Актив-контракт» данные учетные формы отсутствуют.
Далее был проведен анализ состава кадровой документации ООО «Актив-контракт», ее соответствия требованиям действующего законодательства. Необходимым свойством документа является его юридическая сила, которая означает, что данный документ может служить подлинным доказательством заключенной в нем информации. Юридическая сила кадрового документа зависит от нескольких условий.
Найм в ООО «Актив-контракт» осуществляется в двух направлениях – внутреннем и внешнем. Внутренний найм персонала организация может позволить себе из-за размеров и организационной структуры, т.о. имеет место быть и ротация кадров, и совмещение профессий.
Но в основном ООО «Актив-контракт» использует внешние источники найма персонала, а именно СМИ (интернет сайты, кадровые агенства и службы по трудоустройству).
Процесс отбора персонала на ООО «Актив-контракт» проводится в соответствии со стандартной процедурой найма, а именно в несколько стадий и этапов. Стадии найма включают в себя размещение вакансии в интернете (на сайте компании или же в интернет-издательствах по поиску сотрудников), набор претендентов, отбор обратившихся соискателей, оформление сотрудников.
Основные недостатки при анализе процесса найма в ООО «Актив-контракт» после анализа предоставленных организацией документов были обнаружены на стадии отбора сотрудников, все остальные стадии имеют стандартные процедуры и особых недостатков поэтому выявить не удалось. Тем не менее необходим анализ всего процесса найма персонала.
Для облегчения работы менеджера по работе с персоналом в ООО «Актив-контракт» в качестве документов, содержащих информацию о соискателях, используются резюме и анкеты. При поступлении на работу будущего сотрудника просят составить и принести резюме. В ООО «Актив-контракт» форма резюме уже разработана и помещена на официальном web-сайте. Ее необходимо заполнить и отослать менеджеру по работе с персоналом. При положительном варианте рассмотрения резюме соискателя просят прийти в офис и заполнить анкету. 15
ООО «Актив-контракт» начинает знакомство с кандидатами заочно - через изучение присланных ими заявительных документов. Анализ присланных документов позволяет судить о претенденте еще до встречи, до так называемого «контактного общения». Данная техника очень эффективна, особенно при большом количестве вакансий и желающих получить рабочее место.
Основными заявительными документами в ООО «Актив-контракт» являются:
1. Заявление.
2. Автобиография.
(Их называют основными заявительными документами).
3. Свидетельства.
4. Анкеты.
5. Фотографии.
6. Рекомендательные письма.
7. Медицинское заключение.
8. Заключение графологической экспертизы.
Необходимо отметить, что перед тем, как начать процесс найма работника, сотрудники отдела по работе с персоналом должны обладать знаниями по законодательным актам и методическим рекомендациям, с помощью которых они будут осуществлять данный найм.
Но тем не менее, исходя из документов следует, что должностные инструкции в ООО «Актив-контракт», к примеру, составляются только при возникновении необходимости в новой должности. Это совершенно не функционально, неэффективно и занимает много времени менеджера по персоналу.
ГЛАВА 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота и их оценка на примере организации ООО «Актив-контракт»
3.1. Недостатки организации кадрового документооборота организации ООО «Актив-контракт» и основные направления его совершенствования
В ООО «Актив-контракт» служба делопроизводства и архив не организованы, обязанность по организации документооборота на предприятии возложена на руководителей структурных подразделений. Ведением кадрового документооборота занимается начальник кадровой службы предприятия и его специалисты. Отсутствие четкой системы распределения обязанностей среди сотрудников ООО «Актив-контракт», ведущих кадровый документооборот в компании, описание этих обязанностей «общими фразами» служат сигналом того, что часть обязательных кадровых работ сотрудниками службы ООО «Актив-контракт» просто не выполняется. Основной нормативный документ по делопроизводству, регламентирующий организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением, - инструкция по делопроизводству – на предприятии не разработан.
В ООО «Актив-контракт» автоматизация документооборота фрагментарная, кадровый документооборот слабо автоматизирован. Действующая в ООО «Актив-контракт» система не обеспечивает возможность ведения кадровой документации в соответствии с требованиями УСОРД и УСПУД, а также иными нормативными требованиями действующего законодательства.
Отсутствие номенклатуры дел свидетельствует о том, что система хранения в компании не продумана и должным образом не организована. В ООО «Актив-контракт» дела в архив сдаются нерегулярно, описи дел составляются сотрудниками кадровой службы, а акты о выделении документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, не составляются, экспертиза ценности документов при подготовке их к сдаче в архив не проводится.
Представляется, что в настоящий момент наиболее актуальным направлением совершенствования делопроизводства ООО «Актив-контракт» является разработка и внедрение инструкции по делопроизводству на фоне постепенной автоматизации документационного обеспечения управления.
Мы выяснили, что должностные инструкции в ООО «Актив-контракт», к примеру, составляются только при возникновении необходимости в новой должности. Это совершенно не функционально, неэффективно и занимает много времени менеджера по персоналу.
В качестве документов более низкого уровня, которые имеют непосредственное отношение к отбору персонала, относится «Положение о системе подбора и найма персонала». В данном документе будет прописан алгоритм отбора персонала, этапы и методы отбора персонала, а в качестве приложений могут содержаться образцы тестов, как психологических, так и технического характера. Рекомендуются следующие отделы в «Положении о системе отбора персонала»:
1. Общие положения (сведения о том, что представляет собой отбор пероснала);
2. Этапы отбора пероснала (детально описывается предварительный, первичный и вторичный этап отбора пероснала в ООО «Актив-контракт»;
3. Список заявительных документов в ООО «Актив-контракт»;
4. Методы оценки кандидатов в ООО «Актив-контракт»;
5. Анкета для соискателей ООО «Актив-контракт»;
6. Психологические и технические тесты для соискателй ООО «Актив-контракт»;
7. Бланк качеств соискателей ООО «Актив-контракт».
Таким образом, вся необходимая информация для процесса отбора персонала будет регламентирована и структурирована. Это значительно сэкономит время отбора сотрудников, а также обучения нового менеджера по работе с персоналом при увольнении старого или же при временной болезни или отпуске.
Для создания данного положения необходимо ввести еще несколько документов, а именно: тесты, бланки качество соискателей и анкеты для приема сотрудников.
Также важно разработать бланк личностных качеств сотрудника, который поможет непосредственно на собеседовании путем проставления крестиков в нужных полях запомнить, какими качествами обладает тот или иной кандидат. Данный бланк качеств потенциального сотрудника можно составить по профессиограмме той или иной должности. Профессиограмма – это документ, содержащий описание, во-первых, содержания работы по определенной профессии (функции, обязанности, задачи, операции), во-вторых, требований к носителю определенной профессии (профессиональные, деловые, личные качества). Документальной формой профессиограммы могут быть словесное описание, знаковый алгоритм, видеофильм, компьютерная программа.16
На основании данных профессиограмм (а должностей на ООО «Актив-контракт» не так уж много) можно разработать бланки с личностными качествами работников для того, чтобы не теряться на собеседовании, а верно указывать. Обладает ли соискатель данными характеристиками или нет (Табл 3.4).
Таблица 3.4.
Бланк личностных качеств соискателя
Качества и свойства личности соискателя
№1.
№2.
№3.
№4.
№5.
№6.
1. Аналитические способности
2. Творческие способности
3. Административные способности
4. Принципиальность, тактичность
5. Социальная коммуникация
6. Умение слушать других
7. Взаимоотношения с коллегами
8. Инициативность
9. Гибкость ума
10. Уверенность в себе
11. Письменная речь
12. Устная речь
13. Аккуратность
14. Внешний вид
15. Поза, мимика, жесты
Под номерами подразумеваются испытуемые кандидаты на ту или иную должность. При внесении данной информации будет наглядно видно, какой кандидат имеет преимущества над другим по тем или иным параметрам.
Таким образом, создав и внедрив данные документы, и создав в результате «Положение о системе отбора персонала» в ООО «Актив-контракт», менеджер по работе с персоналом будет иметь четкую структуру и методы отбора персонала, а также четкий процесс совершаемых действий по оценке потенциальных сотрудников.
Таким образом, рекомендуется ввести заявку на вакансии на сайте компании, а также, для облегчения труда менеджера по персоналу и анкету по приему сотрудников. Данное предложение будет затратным лишь единожды при приглашении специалиста по информационным технологиям, но сэкономит время специалиста по работе с кадрами.
В исследовании была обозначена проблема недостаточной эффективности существующего кадрового документооборота «Актив-контракт», сформулирована цель - повысить качество управления путем разработки и внедрения инструкции по кадровому делопроизводству на фоне автоматизации кадрового документооборота предприятия.
Исходя из требований, сформировавшихся в результате проведенного исследования кадрового документооборота, было принято решение внедрить программу1С «1C:Документооборот 8 ПРОФ», которая отвечает высоким критериям работы с документами, современным стандартам делопроизводства, обладает необходимой универсальностью и может быть интегрирована в действующую на предприятии.
Программный продукт «1C:Документооборот 8 ПРО» поставляется как готовый коробочный продукт и содержит следующий набор возможностей:
- ведение структурированного хранилища информации предприятия
- учет документов в разрезе договоров, рабочих групп и проектов
- ведение архива документов, учет документов по физическим местам хранения
- ведение и учет нормативно-справочной информации подразделений и юр. лиц
- автоматическое создание документов на основе данных сканера и/или данных каталогов
- поддержка настраиваемых пользователями нумераторов документов
- ведение номенклатуры дел по ГОСТ (с учетом дат открытия и закрытия дел)
- хранение и использование подписей и клише сотрудников
- интеграция с пакетом MS Office и OpenOffice (автоматическое формирование по шаблонам)
- широкие возможности по настройке внешнего вида документов пользователям
Учитывая различия в потребностях компаний разного уровня, фирма «1С» предлагает три программных продукта с различным функциональным наполнением и сложностью. По мнению автора дипломной работы для ООО «Актив-контракт» оптимальным будет внедрение ПРОФ-версии продукта, которая позволяет не только вести кадровый учет и расчет заработной платы в компаниях, имеющих сложную юридическую структуру, но и автоматизировать базовые функции управления персоналом (подбор, обучение, мотивация).
Разработанный в работе комплект нормативных документов ООО «Актив-контракт» решает эти задачи и подходит для самостоятельной постановки делопроизводства силами сотрудников организации. Предварительное упорядочение делопроизводственных процессов позволяет также избежать наиболее характерной ошибки при внедрении электронного документооборота - автоматизации неформализованных процессов. В этом случае автоматизация делопроизводства не является эффективной.
3.2.Оценка предложенных рекомендаций
Исходя из требований, сформировавшихся в результате проведенного исследования документооборота, было принято решение внедрить систему 1C:Документооборот 8 ПРО», которая отвечает высоким критериям работы с документами, современным стандартам делопроизводства и обладает необходимой универсальностью. Этапы внедрения программы должны соответствовать этапам внедрения нормативных документов.
Суммарные затраты проекта ООО«Актив-контракт» составят 1000 тыс. руб., в том числе: кадровые ресурсы – 400 тыс. руб., материально-технические – 350 тыс. руб., информационно-технологические – 150 тыс. руб.
Список литературы
1. «Конституция Российской Федерации» (принята всенародным голосованием 12.12.1993)
2. Гражданский кодекс Российской Федерации (Часть первая): от 30.11.1994 № 51-ФЗ // СЗ РФ. 05.12.1994. № 32. Ст. 3301.
3. «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 25.03.2016)
4. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
5. Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»;
6. Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»
7. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
8. Постановление Правительства РФ от 15.06.09 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»
9. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов,2003.-17с.
10. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.- М.: Изд-во стандартов,1998. -12с.
11. Аверин А.Н. Управление персоналом, кадровая и социальная политика в организации: учеб.пособие. М.: Флинта, 2015. С. 10.
12. Алавердов А.Р. Управление персоналом. Учебное пособие. Гриф УМО МО РФ/ М.: Университетская серия. -М., 2015. – 351 с.
13. Алавердов А.Р. Управление человеческими ресурсами организации / М.: Университетская серия. – М., 2012. - 656 с.
14. Алексахина Ю.В. Управление персоналом: учеб.пособие. М.: МГОУ, 2014. С. 5-49.
15. Ансофф И. Искусство решения проблем / Пер. с англ. - М., 2012. - С. 215.
16. Армстронг М. Практика управления человеческими ресурсами. - М., 2014. - 404с.
17. Артеменко В.Г. Анализ финансовой отчетности: учеб.пособие / В.Г. Артеменко, В.В. Остапова. Омега-Л, 2013. 270 с.
18. Банникова Л.Н. Управление персоналом.учеб. пособие. Екатеринбург: УГТУ-УПИ, 2015. 151 с.
19. Белл Д. Грядущее постиндустриальное общество. Опыт социального прогнозирования. - М.: Академия, 2014.-С. 661.
20. Беляцкий Н.П. Управление персоналом. М.: Современная школа, 2008. С. 22.
21. Боброва, Л. Начать с себя // Справочник по управлению персоналом. 2014. №6. С. 93-96.
22. Бодди Д., Пейтон Р. Основы менеджмента. Пер с англ. - СПб: Питер, 2013. - С. 555.; Управление персоналом государственной службы. Учебник под ред. Турчинова Л.И. - М.: РАГС, 2013. - С. 41.;
23. Бутенко Т. Современные методы диагностики трудовой мотивации: Справочник по управлению персоналом. №4. 2016. С. 57.
24. Бухалков М.И. Управление персоналом.Учебник. М.: Инфра-М, 2016. С. 39.
25. Бычкова А.В. Управление персоналом: учеб.пособие. Пенза: Пенз. гос. ун-та, 2015. С 14.
26. Веснин В.Р. Менеджмент персонала. - М.: ТД «Элит-2000», 2013. - 356с
27. Веснин В.Р. Управление персоналом. Теория и практика: Учебник. М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2016. – 688 с.
28. Герчикова И.Н. Менеджмент. Учебник. М.: ЮНИТИ., 2015. С.21-23.
29. Голубкова Е.Н., Михайлов О.З. Внутренний маркетинг и управление персоналом - инструменты повышения эффективности управления / Маркетинг в России и за рубежом. - 2008. - № 3. - С. 27-34.
30. Дрофа В.В., Половинко В.С. Управление персоналом научно-производственных организаций. - М.: Информ-Знание; Омск: Изд-во Наследие. Диалог-Сибирь, 2016. – 208с. с.13.
31. Дуракова И. Эволюция службы персонала// Кадровик. Кадровый менеджмент. - 2011. - № 7. - С. 22-23.
32. Егоршин А.П. Управление персоналом: учебник. Н. Новгород: НИМБ, 2015. С. 21.
33. Ежов Г.П. Управление персоналом в условиях демократизации управления / Актуальные проблемы современной науки. - 2014. - № 1. - С. 39-44.
34. Еремина Е.В., Ретинская В.Н. Управление персоналом. Пенза: Изд-во Пензенского государственного университета, 2013. С. 16.
35. Журавлев П.В., Кулапов М.Н., Сухарев С.А. Мировой опыт в управлении персоналом. Обзор зарубежных источников. Моногрфия. - М.: Изд. Рос. экон. Академ, Екатеринбург: Деловая книга, 2013. - С. 10.
36. Журавлев П.В., Олегов Ю.Г., Волгин Н.А. Управление человеческими ресурсами. - М.: Экзамен, 2012. - С. 131.
37. Зайцева Т.В. Управление персоналом. М.: Инфра-М, 2015. 319 с.
38. Иванцевич Дж. М., Лобанов А. А. Человеческие ресурсы управления. - М.: Дело, 2014, с. 274.
39. Иванцевич Дж., Лобанов А.А. Человеческие ресурсы управления. - М.: Дело, 2014. - С. 328.
40. Карташова Л.В. Управление человеческими ресурсами. М.: ИНФРА-М, 2013. С. 13.
41. Кафидов В.В. Управление персоналом. СПб.: Питер, 2013. 208 с.
42. Кибанов А.Я. Управление персоналом организации: учебник. М.: Инфра-М, 2013. С. 29.
43. Кибанов А.Я. Управление персоналом: учебник. М.: Экзамен, 2016. С. 12-92.
44. Кибанов А.Я., Дуракова И.Б. Управление персоналом организации: актуальные технологии найма, адаптации и аттестации. М.: Кнорус, 2012. 357 с.
45. Ковалев В.В. Финансовый анализ: методы и процедуры / В.В. Ковалев, Вит. В. Ковалев. М.: Финансы и статистика, 2015. 560 с.
46. Коргова M.A. Социодиагностика как первый этап оптимизации кадрового менеджмента организаций // Вестник Пятигорского государственного лингвистического университета. - 2013, №2 - 3. - с.10.
47. Коргова М А. Становление кадрового менеджмента в организациях современной России (на материалах региона юга России). Монография - М.: Социально - гуманитарные знания, 2012. - С 249.
48. Коргова М.А., Салогуб А.М. История менеджмента. Изд. 2-е, перераб и доп. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2012. - с. 49-71.
49. Корицкий Е.Б. , Нинциева Г.В., Шестов В.Х. Научный менеджмент: российская история. - СПб.: Изд. «Питер», 2014.
50. Кричевский Р.Л. Если Вы руководитель: элементы психологии менеджмента в повседневной работе. Изд. 2-е. - М., 2012. - С. 210.
51. Кунц Г, О’Доннел С. Управление: системный и ситуационный анализ управленческих функций. Пер. с англ.-М.: Прогресс, 2015.-С.43
52. Логинов А.А., Шухман П.У. Современные методы управления компанией: организационное развитие и управление персоналом / Управление развитием персонала. - 2013. № 2. - с. 112-121.
53. Лукичева Л.И. Управление персоналом. М.: Омега-Л, 2015. С. 6.
54. Макарова И.К.Управление персоналом: Наглядные учебно - методические материалы. М.: ИМПЭ им. А.С. Грибоедова, 2014. С. 24.
55. Мамедзаде Г.А. Регламентация труда управленческого персонала. М.: ГУУ, 2014. С. 78.
56. Маркова В.Д., Стратегический менеджмент. / В.Д. Маркова, С.А. Кузнецова. М: ИНФРА-М, 2013.
57. Маслов Е.В. Управление персоналом предприятия: учеб.пособие. М.: ИНФРА-М, 2015. С. 110.
58. Музыченко В.В. Мастер-класс по управлению персоналом. М.: ГроссМедиа, РОСБУХ, 2014. С. 11.
59. Нордстрем К, Риддерстрале Й. Бизнес в стиле фанк. - СПб.: Издательство Стокгольмской школы экономики в Санкт-Петербурге, 2009. - с. 63.
60. Одегов Ю.Г. Управление персоналом в структурно-логических схемах. М.: Альфа-Пресс, 2013. 944 с.
61. Одегов Ю.Г., Котова Л.Р. Организация службы управления персоналом: современный подход. - М.: Альфа, - 2010, - с. 54
62. Половинко B.C. Управление персоналом: системный подход и его реализация - М., 2012. Пресс, 2013. - с. 32.
63. Половинко B.C., Тимошенко О.Ю. Концепция управления по целям: сущность и ее реализация в системе управления персоналом / Экономические науки. - 2014. - № 36. - с. 276-281.
64. Пригожин А.И. Перестройка. Переходные процессы и механизмы. - М., 2010. - с.4.
65. Рукавишников А.А., Соколова М.В. Нормы профессиональной этики для разработчиков и пользователей психодиагностических методик. Стандартные требования к психологическим тестам. - Ярославль: Дебют, 2013, -С.43
66. Скарбро Г. Управление знанием, управление персоналом и инновационный процесс / Менеджмент Дайджест. - 2014. - № 5. - С. 2-17.
67. Торрингтон Д., Холл Л., Тейлор С. Управление человеческими ресурсами: Учебник / Пер. 5-го англ. издания. Науч. ред. перевода Хачатуров А.Е. - М.: Издательство «Дело и Сервис», 2015. - С. 192.
68. Шекшня С. В., Ермошкин H.H. Стратегическое управление персоналом в эпоху Интернета. Изд. 6-е, перераб. и допол. (серия «Библиотека журнала «Управление персоналом») - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2012. - С. 13.
Пожалуйста, внимательно изучайте содержание и фрагменты работы. Деньги за приобретённые готовые работы по причине несоответствия данной работы вашим требованиям или её уникальности не возвращаются.
* Категория работы носит оценочный характер в соответствии с качественными и количественными параметрами предоставляемого материала. Данный материал ни целиком, ни любая из его частей не является готовым научным трудом, выпускной квалификационной работой, научным докладом или иной работой, предусмотренной государственной системой научной аттестации или необходимой для прохождения промежуточной или итоговой аттестации. Данный материал представляет собой субъективный результат обработки, структурирования и форматирования собранной его автором информации и предназначен, прежде всего, для использования в качестве источника для самостоятельной подготовки работы указанной тематики.
Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом - совокупность документов организационного, организационно-методического, организационно-распорядительного, технического, нормативно-технического, технико-экономического и экономического характера, а также нормативно-справочные материалы, устанавливающие нормы, правила, требования, характеристики, методы и другие данные, используемые при решении задач организации труда и управления персоналом и утвержденные в установленном порядке компетентным соответствующим органом или руководством организации. Нормативно-методическое обеспечение создает условия для эффективного процесса подготовки, принятия и реализации управленческих решений по вопросам управления персоналом и состоит в организации разработки и применения методических документов и ведении нормативного хозяйства в системе управления персоналом.
Правовое обеспечение системы управления персоналом осуществляет следующие задачи:
Правовое регулирование отношений между работником и работодателем;
Защита законных прав и интересов работников.
Основными правовыми документами по правовому обеспечению являются Трудовой кодекс РФ, Гражданский кодекс РФ, закон о занятости населения и Указ Президента РФ о социальном партнерстве и разрешении трудовых споров. Ответственность за обеспечение документами правового характера несет юридическая служба организации, а при ее отсутствии - руководитель организации.
Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом - создание условий для осуществления работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом, в рамках полного цикла обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.
Основные делопроизводственные функции системы управления персоналом: своевременная обработка поступающей и передаваемой документации; доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения; печатание документов по кадровым вопросам; регистрация, учет и хранение документов по персоналу; формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации; копирование и размножение документов по кадровым вопросам; контроль за исполнением документов; передача документации по вертикальным и горизонтальным связям.
Информационное обеспечение системы управления персоналом - совокупность единой системы классификации и кодирования техникоэкономической информации, унифицированных систем документации и массивов информации, используемых в системе управления персоналом.
Основу технического обеспечения системы управления персоналом составляет комплекс технических средств.
Существует многообразие типов информации, используемых менеджерами: факты, оценки, прогнозы, обобщенные связи, слухи.
Факт: событие или условие, которое наблюдается напрямую (простейший вид информации).
Оценки: отличаются от фактов тем, что базируются скорее на умозаключениях и (или) статистических приемах, чем на прямом наблюдении и подсчете. Такая оценка может отличатся от действительного факта по двум направлениям. Так как она базируется на выборке, на нее влияет ошибка выборки; кроме того на нее воздействует также ошибка измерения, ибо она основана не на непосредственном наблюдении. Последствия обеих ошибок могут быть сведены к минимуму: первая - путем увеличения размера выборки, вторая - при помощи более точных методов измерения.
Оценки связаны с прошлым и настоящим, тогда как прогнозы - с будущим. Частично они основаны на экстраполяции тенденций, частично на аналогии и частично на здравом смысле.
На практике часто используют обобщенные связи как основу для оценки и прогноза. Например, они устанавливаются между объемом продаж и такими факторами как национальный доход, доверие потребителя, план расходов корпоративного капитала и т.д.
Слух отличается от факта только тем, что источник информации менее надежен. Но слух может быть единственным доступным источником отдельных видов информации, например, планов конкурентов. Таким образом, слухи занимают определенное место в информационной системе любой компании.
Управленческую деятельность можно условно разделить на три основные категории. И именно они, определяют и характеризуют преобладающие по важности, по распространению, виды и категории управленческой информации.
Информация по стратегическому планированию позволяет высшему управлению нести ответственность за установление долгосрочных целей, накопление ресурсов для достижения этих целей и формулирование политики их достижения. Такая информация может включать перспективные оценки среды, экономические прогнозы и демографические тенденции.
Контрольная управленческая информация используется управляющими среднего уровня для координации различных подконтрольных им действий, приведения ресурсов в соответствии с задачами и разработки согласованных оперативных планов. Информация, которая необходима этим управляющим, может включать производственные сводки и действия, предпринимаемые другими управляющими среднего уровня.
Оперативная информация помогает управляющему нижнего уровня выполнять обычные и повседневные операции, такие, как расчет заработной платы и финансовые расчеты, составление табелей и управление запасами. Этим управляющим были бы необходимы данные о взаимодействии и проблемах, о политике и процедурах, а также о деятельности управляющих в родственных структурах, подразделениях.
Документы группируются по их содержанию: нормативно-справочные документы; документы организационного, организационно-распорядительного и организационно-методического характера; документы технического, технико-экономического и экономического характера.
Первая группа включает нормы и нормативы, необходимые при решении задач организации и планирования труда в сфере материального производства и управления.
Документы второй группы регламентируют задачи, функции, права, обязанности подразделений и отдельных работников системы управления персоналом.
Документы технического, технико-экономического и экономического характера содержат правила, нормы, требования, регламентирующие стандарты всех категорий и видов, нормы планировки помещений и рабочих мест, стандарты, технические установки, тарифные ставки, коэффициенты доплаты; типовые нормы времени, различные отчеты, система стандартов по технике безопасности и пр.
Важнейшим внутренним организационно-регламентирующим документом является Положение о под разделении - деятельности какого-либо структурного подразделения кадровой службы (его задачи, права, функции, ответственность).
На основе типовых документов с учетом особенностей организации работники службы управления персоналом разрабатывают документы для внутреннего пользования. Так, важными организационно-распорядительными документами являются Правила внутреннего распорядка, которые включают следующие разделы:
общие положения;
порядок приема и увольнения рабочих и служащих;
основные обязанности рабочих и служащих;
4)основные обязанности администрации;
рабочее время и его использование;
поощрение за успехи в работе;
ответственность за нарушение трудовой дисциплины.
В распоряжении кадровой службы находятся все нормативные акты, на основании которых составляются документы внутреннего пользования:
коллективный договор;
правила внутреннего трудового распорядка;
положения о подразделениях (отделах, службах, группах) и др.
Важнейшим организационным документом является коллективный договор, разрабатываемый при непосредственном участии подразделения службы управления персоналом. Коллективный договор - это соглашение, заключаемое трудовым коллективом и администрацией по урегулированию их взаимоотношений в процессе производственно-хозяйственной деятельности на календарный год.
К документам организационно-методическо го характера относятся следующие:
положение по формированию кадрового резерва в организации;
положение по организации адаптации работников;
положение по урегулирования взаимоотношений в коллективе;
5(положение по оплате и стимулированию труда; 6) инструкция по соблюдению правил техники безопасности и др.
Основополагающим документом в кадровой службе является должностная инструкция - документ, регламентирующий деятельность в рамках каждой управленческой должности и содержащий требования к работнику, занимающему эту должность.
Выпускная квалификационная работа
Документооборот в отделе персонала организации
Введение
персонал кадровый приказ документ
С каждым годом Россия все больше вливается в цивилизованную мировую экономику. Вложения в человеческие ресурсы и кадровую работу становятся долгосрочным фактором конкурентоспособности и выживания предприятия. Управление людьми имеет важное значение для всех организаций. Без людей нет организации. Без нужных людей ни одна организация не сможет достичь своих целей и выжить. Человек становится важнейшим элементом производственного процесса на предприятии.
Актуальность темы обусловлена тем, что значение отдела персонала в организациях в наше время возросло.
В условиях современной экономики необходимо просчитывать все шаги для достижения успеха организаций, и первым и самым важным шагом является организация работы отдела персонала.
В традиционном представлении, управление персоналом выступает в виде кадровой работы, которая понимается как деятельность по учету персонала и оформлению документации, осуществляемой в первую очередь непосредственными руководителями и работниками отдела персонала.
Чтобы достигнуть эффективного управления персоналом, необходимо, чтобы отдел персонала работала слажено и без перебоев, а в наше нестабильное время этого добиться не так уж легко. Поэтому необходимо проводить изменения в ее работе, проведя их, организация подвергаем себя меньшим рискам, потому что прекрасно знает, что все ее структуры отлажено функционируют благодаря проведенным изменениям в отделе персонала.
Выбранная тема, является, несомненно, актуальной, теоретически и практически значимой.
Анализ литературы по теме исследования свидетельствует о том, что проблема управления персоналом находится в центре внимание не только специалистов по подбору персонала и специалистов по кадрам, но и всего административно - управленческого персонала в целом. Среди российских авторов следует выделить работы авторов Ермоленко В.В., Вялова Л.М., Шекшня С.В., Кибанова А.Я. В работах этих авторов особый акцент делается на раскрытие таких проблем, как:
использование инновационных методов для анализа хода реализации стратегии управления персоналом;
выявление причин низкого качества управленческих решений на предприятиях;
роль контроллинга на всех этапах процесса управления персоналом на предприятиях.
Это и определило объект и предмет исследования, а также его цель и задачи.
Целью исследования является документооборот в отделе персонала.
Исходя из цели работы, необходимо выделить проблемы
документооборота управления персоналом и предложить решение этих проблем.
) Провести исследование содержаний функций отдела персонала.
) Провести анализ документации отдела персонала и кадрового
делопроизводства.
) Проанализировать состав и содержание кадровой документации в отделе персонала.
) Исследовать состояние делопроизводства в отделе персонала на примере ОАО «Хладокомбинат».
) Разработать организационно-методический проект развития кадрового делопроизводства в отделе персонала.
Предмет исследования - документооборот в отделе персонала ОАО «Хладокомбинат».
Объект исследования - кадровое делопроизводство в отделе персонала.
Теоретико-методологическую основу исследования составляют труды отечественных и зарубежных ученых по проблеме управления персоналом на предприятиях в условиях повсеместной глобализации рынков и структуры промышленности, сдвигами в архитектуре рабочих мест и демографией рабочей силы, ориентацией на высокие доходы собственников, быстрыми и непрерывными организационными и технологическими изменениями на предприятиях.
Данная работа характеризуется достаточно глубоким изучением теоретических аспектов построения документооборота на предприятии, научно обоснованным проектированием мероприятий по совершенствованию существующей системы документооборота с учетом изученного материала.
Работа состоит из титульного листа, реферата, содержания, введения, трех глав, заключения, списка использованных источников, таблицы, приложения.
Структура дипломной работы обусловлена целью и задачами исследования и включает в себя: введение, три раздела, заключение, список использованных источников, а также таблицу и приложение.
В первом разделе проводится исследование сущности и содержание функций отдела персонала.
Во втором разделе анализируется кадровое делопроизводство и содержание кадровой документации в отделе персонала ОАО «Хладокомбинат».
В третьем разделе разрабатываются методы повышения эффективности системы управления персоналом ОАО «Хладокомбинат».
В заключении изложены основные выводы и перечислены результаты исследования.
1. Сущность, структура и содержание функций отдела персонала
Персонал - основной штатный состав работников организации (за исключением руководства), выполняющих различные производственно - хозяйственные функции.
Персонал - наиболее сложный объект управления в организации, поскольку в отличие от вещественных факторов производства является «одушевлённым», обладает возможностью самостоятельно решать, критически оценивать предъявляемые к нему требования, действовать, иметь субъективные интересы, чрезвычайно чувствителен к управленческому воздействию, реакция на которое неопределённа.
Практически любая организация испытывает потребность в персонале, на которую влияют различные факторы: рыночные, технологические, квалификационные, организационные, социальные и проч.
Вложения в человеческие ресурсы и кадровую работу становятся долгосрочным фактором конкурентоспособности и выживания предприятия. Управление людьми имеет важное значение для всех организаций. Без людей нет организации. Без нужных людей ни одна организация не сможет достичь своих целей и выжить. Человек становится важнейшим элементом производственного процесса на предприятии.
Предприятие заинтересовано в повышении конкурентоспособности, что требует отбора как высокоэффективных технологий и техники, так и наиболее способных работников. Опыт зарубежных фирм показывает, что успех сопутствует тем компаниям, которые ориентируются на перспективу инновационного управления трудом. Ведущие корпорации предлагают работникам взамен стабильности занятости, вознаграждения и жестких организационных структур создание условий для расширения знаний, повышения квалификации, непрерывного самосовершенствования, расширение полномочий работников в принятии хозяйственных решений. Это означает поворот менеджмента к формированию новых моральных ценностей, разделяемых всем персоналом фирмы.
Персонал является важнейшей частью предприятия и имеет сложную взаимосвязанную структуру.
) Организационная структура персонала - состав и соподчинённость взаимосвязанных звеньев управления.
В теории управления различают несколько видов организационных структур управления, к основным из которых относятся: линейная, функциональная, линейно-функциональная и матричная.
Линейная структура реализует принципы единоначалия и централизма. Предусматривает выполнение одним руководителем всех функций на каждом уровне управления, с полным подчинением ему на правах единоначалия всех нижестоящих подразделений. В свою очередь он подчиняется только одному вышестоящему руководителю.
Функциональная структураоснована на разделении функций между структурными подразделении (специалистами), с подчинением им всех нижестоящих подразделений. Она предусматривает подчинение одного работника сразу нескольким вышестоящим руководителям, реализующим свои функции.
Линейно-функциональная структура основана на соблюдении единоначалия, линейного построения структурных подразделений и распределения функций управления между ними.
Матричная структура направлена на реализацию целевых программ (проектов) стоящих пред предприятием, для выполнения которых выделяются специальные руководители.
) Функциональная структура - отражает разделение управленческих функций между руководством и отдельными подразделениями. Использование теории классификации позволяет обоснованно разделить управленческие процессы на отдельные элементы и выделить группообразующие признаки.
Функция управления - особый вид управленческой деятельности, продукт процесса разделения и специализации труда в сфере управления, представляющий собой часть процесса управления, выделенный по определенному признаку.
Комплекс задач - часть функций управления, выделяемая по признаку основных функций управления.
Задача управления - совокупность организационно взаимосвязанных операций переработки информации, осуществляемых персоналом с помощью технических средств, результатом выполнения которых является принятие управленческого решения.
Операция управления - совокупность трудовых действий, направленных на изменение формы или содержания информации, выполняемых одним работником с помощью определённого набора технических средств.
) Ролевая структура - характеризует коллектив по участию в творческом процессе на производстве, коммуникационным и поведенческим ролям.
Творческие роли свойственны энтузиастам, изобретателям и организаторам и характеризуют активную позицию в решении проблемных ситуации.
Коммуникационные роли определяют содержание и уровень участия в информационном процессе.
Поведенческие ролихарактеризуют типовые модели поведения людей на производстве, в быту, на отдыхе.
Основными методами для определения ролевой структуры являются социально-психологические методы, тестирования, наблюдения.
) Социальная структура - характеризует трудовой коллектив по социальным показателям (пол, возраст, профессия).
Наиболее полной является социальная структура коллектива, сгруппированная по 12 признакам: пол, возраст, стаж работы, образование и так далее. Руководитель предприятия должен располагать по возможности полной социальной структурой коллектива для принятия стратегических решений по развитию предприятия, совершенствованию системы управления и эффективному управлению персоналом.
) Штатная структура определяет состав подразделений и перечень должностей, размеры должностных окладов и фонд заработной платы .
Принимая во внимание вышеперечисленное, мы можем сделать вывод, что каждое предприятие заинтересовано в повышении конкурентоспособности, а это требует отбора как высокоэффективных технологий и техники, так и наиболее способных работников для нормального функционирования в современной рыночной экономике.
1.1 Анализ содержания функций персонала
Производственный коллектив, как первичная ячейка общества выполняет две взаимосвязанные функции: экономическую и социальную.
Экономическая функция заключается в том, что коллектив осуществляет совместную трудовую деятельность на предприятии, в результате которой создаются ценности. Экономическая функция является ведущей в деятельности персонала организации.
Социальная функция заключается в удовлетворении социальных потребностей членов коллектива, которые выражаются в возможности трудиться, получать материальное вознаграждение, общаться с членами коллектива, получать признание; участвовать в управлении, общественной деятельности и тому подобное.
Условия и оплата труда. Определяются в контракте размеры гарантированной оплаты и премиальные, оснащение рабочего места, социальные блага и гарантии.
Планомерное движение кадров. Повышение, перемещение, понижение и увольнение кадров производится в зависимости от результатов оценки работников и соответствия условий оплаты труда их жизненным интересам.
Исходными данными для расстановки персонала являются:
) модели служебной карьеры;
) философия предприятия;
) Кодекс законов о труде;
) материалы аттестационной комиссии;
) трудовой договор сотрудника;
) штатное расписание;
) должностные инструкции;
) личные дела сотрудников;
) Положение об оплате труда;
) Положение о расстановке кадров .
Исходя из этих данных мы можем сделать вывод, что расстановка персонала является одним из важнейших этапов кадровой работы и включает в себя три взаимосвязанные задачи:
планирование служебной карьеры, исходя из оценки потенциала работника и его личных намерений;
определение условий и оплаты труда работника и заключение с ним контракта;
обеспечение движения кадров в системе управления (повышение, понижение, выбытие).
В итоге все вакантные рабочие места на предприятии должны быть заняты с учётом личных пожеланий работников и их плановой карьеры.
1.2 Основы деятельности отдела персонала
Организация деятельности любого подразделения должна начинаться с составления положения об этом подразделении. Положение об отделе персонала должно состоять из следующих разделов:
общие положения;
структура;
взаимоотношения с другими подразделениями;
обязанности;
ответственность
В разделе «Структура» указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.
Численный состав и структура кадровых служб зависят в основном от масштабов организации. В зависимости от размеров конкретной организации выделяются следующие организационные формы осуществления кадровой работы:
самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю организации или его заместителю;
выполнение функций отдела персонала отдельным сотрудником организации;
выполнение функций отдела персонала по совместительству с выполнением другой работы.
Функциональные обязанности отдела персонала заключаются в следующем:
разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации;
оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации;
учет личного состава;
хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;
контроль исполнения руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;
изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;
анализ состава специалистов организации, деловых качеств работников с целью их рационального использования;
создание условий для повышения образовательного и
квалификационного уровня специалистов;
работа по созданию резерва на выдвижение;
подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию работников;
подготовка и систематизация материалов для аттестационной
комиссии; подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению;
принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников;
организация контроля состояния трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;
ведение всей отчетности по кадровым вопросам.
В ходе взаимодействия с другими подразделениями организации отдел персонала получает от них заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т.п.
Из отдела персонала в подразделения направляются:
сведения о нарушителях трудовой дисциплины;
копии приказов о приеме новых работников, перемещении внутри организации, увольнении работников;
копии приказов об утверждении (изменении) Правил внутреннего трудового распорядка;
сведения, относящиеся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины.
От бухгалтерии отдел персонала получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца и т.п.
В свою очередь, отдел персонала представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п. .
Отдел персонала, как правило, наделен следующими полномочиями:
требовать от всех подразделений организации представления необходимых для его работы материалов;
принимать работников, организации по вопросам перемещения и увольнения;
взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора кадров;
требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров .
Таким образом, мы понимаем, что Положение об отделе персонала является необходимой составляющей работы отдела персонала, так как четко устанавливает ответственность начальника отдела персонала за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.
1.3 Должностная инструкция начальника отдела персонала
Что касается должностной инструкции работника отдела персонала, то она, как и любая другая должностная инструкция, должна состоять из трех разделов: «Должностные обязанности», «Требования к знаниям» и «Требования к квалификации».
Основными должностными обязанностями начальника отдела персонала являются:
руководство работой отдела;
обеспечение выполнения работ;
разработка необходимой документации, предложений, рекомендаций, инструкций;
обеспечение рационального использования материальных, финансовых и технических средств;
проведение работ по защите информации, составляющей коммерческую тайну;
обеспечение рационального распределения нагрузки между работниками отдела;
создание условий для повышения квалификации персонала;
контроль соблюдения работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны, производственной и трудовой дисциплины;
внесение предложений о поощрении отличившихся работников, наложений взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины;
обеспечение составления уставной отчетности.
Начальник отдела персонала должен знать:
постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности отдела;
основы экономики, организации труда и управления;
правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
В бюджетных организациях существуют определенные требования к квалификации по разрядам оплаты. Общим требованием является наличие высшего профессионального образования и стажа работы по профилю не менее 5 лет. Для коммерческих организаций такие требования могут служить лишь ориентиром при установлении размера заработной платы.
В полноценном отделе персонала средней по масштабам организации в штатном расписании могут быть следующие должности: начальник службы по набору персонала и управлению им (отдел кадров); инспектор по кадрам; психолог; специалист по кадрам; табельщик и другие .
Принимая во внимание все эти данные, мы можем сделать следующий вывод, что начальник отдела персонала должен не просто соответствовать всем основным разделам должностной инструкции, но и окружить себя сильной командой профессионалов в своей сфере деятельности.
1.4 Учет и регистрация массивов кадровых документов
Делопроизводство (документационное обеспечение управления) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения от 27.02.1998 №28.
Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием - запись - фиксация информации на различных носителях по установленным правилам. Вопросы движения и учета документов определяются понятием документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело. Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу. Поскольку управленческая деятельность человека осуществляется с применением различного рода документации, делопроизводство в настоящее время именуют также документационным обеспечением управления (ДОУ).
Состав организационно-распорядительных документов определяется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) «Общероссийском классификаторе управленческой документации» ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года №299 (ОКУД). Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов».
Необходимо отметить, что состав документации кадровой службы определяется как размерами самой организации (организационной структурой), так и направлением деятельности.
Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена ответственность за делопроизводство, учет и сохранность документов на предприятии.
Локальные нормативные акты, связанные с управлением персонала - составляют документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание). В ОКУД эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия».
Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и другие. Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Таким образом, мы установили, что персонал это наиболее сложный объект управления в организации, поскольку в отличие от вещественных факторов производства является «одушевлённым», обладает возможностью самостоятельно решать, критически оценивать предъявляемые к нему требования, действовать, иметь субъективные интересы, чрезвычайно чувствителен к управленческому воздействию, реакция на которое неопределённа.
Переход к рыночной экономике, изменение формы собственности и стратегии деятельности предприятий вызвали глубокие изменения в сфере управления персоналом.
Расстановка персонала обеспечивает эффективное замещение рабочих мест исходя из результатов комплексной оценки, плановой служебной карьеры, условий и оплаты труда персонала. Научно обоснованная расстановка кадров предусматривает:
Планирование служебной карьерыосуществляется исходя из результатов оценки потенциала и индивидуального вклада, возраста работников, производственного стажа, квалификации и наличия вакантных рабочих мест.
В полноценном отделе персонала средней по масштабам организации в штатном расписании могут быть следующие должности: начальник службы по набору персонала и управлению им (отдел кадров); инспектор по кадрам; психолог; специалист по кадрам; табельщик и другие.
Также необходимо заметить, что состав документации кадровой службы определяется как размерами самой организации (организационной структурой), так и направлением деятельности .
2. Кадровое делопроизводство в отделе персонала ОАО «Хладокомбинат»
ОАО «Хладокомбинат» является открытым акционерным обществом.
Отдел персонала ОАО «Хладокомбинат» является самостоятельным структурным подразделением, подчиненным непосредственно генеральному директору. Его работа регламентируется Положением об отделе персонала, а функции, права и обязанности специалистов по кадрам прописаны в должностных инструкциях.
В своей деятельности отдел руководствуется Уставом, Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, нормативными актами, регламентирующими работу с кадрами.
Изучение данной структуры работы позволило выявить основные функции отдела персонала ОАО «Хладокомбинат». Так же был сделан вывод, что эти функции непосредственно связаны с документационным обеспечением управления персоналом, к ним относятся:
издание приказов по личному составу (о приеме на работу, увольнении, перемещениях, изменениях окладов, разрядов, должностей и т.д.);
оформление, учет и хранение трудовых книжек;
формирование, учет и организация хранения личных дел сотрудников;
ведение учета представления ежегодных отпусков;
подготовка к утверждению документации по оформлению пенсионных дел;
подготовка статистических отчетов;
обеспечение руководства комбината необходимой оперативной информацией по кадровым вопросам;
ведение воинского учета граждан, пребывающих в запасе и граждан, подлежащих призыву на военную службу в воинские силы РФ, из числа работающих в ОАО «Хладокомбинат»;
При осуществлении этих функций отдел персонала комбината взаимодействует с другими структурными подразделениями:
юридическим отделом;
бухгалтерией;
финансово-экономическим отделом;
службой охраны;
канцелярией.
К примеру, канцелярия занимается непосредственно организацией связи между структурными подразделениями комбината (рассылка копий документов по подразделениям, передача информации и т.д.).
Секретарь на месте собирает необходимые документы по работе с персоналом (различные заявления, представления, ведомости, табеля и др.), консультирует сотрудников по соответствующим вопросам, а так же отвечает на запросы отдела персонала.
В юридическом отделе визируются юристом приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания и другие.
От бухгалтерии отдел персонала получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту и т.п. Бухгалтерией могут визироваться приказы по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования.
В свою очередь, отдел персонала представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п.
Таким образом, мы можем судить о полноценном развитии документооборота в отделе персонала, о четком выполнении специалистами структурных подразделений своих обязанностей.
2.1 Организационная структура персонала ОАО «Хладокомбинат»
ОАО «Хладокомбинат» имеет линейно-функциональную структуру персонала.
Во главе всего персонала находится - Генеральный директор. У него в подчинении находятся заместители, у заместителей в подчинении находятся начальники подразделений, специалисты и рабочий персонал данной организации. Таким образом, организационная структура персонала комбината основана на соблюдении единоначалия, линейно-функционального построения подразделений и распределения функций управления между ними.
Социальная структура персонала ОАО «Хладокомбинат». Как мы уже писали, социальная структура персонала представляет собой его классификацию по таким признакам как пол, возраст, профессия, стаж работы и так далее.
Рассмотрим организационную форму осуществления кадровой работы в ОАО «Хладокомбинат»:
самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением Генеральному директору;
выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудникам отдела;
ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на начальника отдела;
На данный момент на фабрике работают 250 человек, из них 140 женщин и 110 мужчин, каждый из них выполняет свою работу в соответствии сосвоей должностью и ставкой, которые регламентируются штатным расписанием.
Средний возраст работающего на комбинате персонала составляет 42 года, а средний стаж работников - 8 лет. Самому пожилому человеку, работающему на «Хладокомбинате», 69 лет, а самому молодому - 18 лет.
Все работники должны выполнять свои обязанности в соответствии с должностной инструкцией.
С помощью этих данных перед нами возникает практически полная социальная структура персонала.
Таким образом, при управлении организационными процессами ОАО «Хладокомбинат» задействована линейно-функциональная структура, когда начальники структурных подразделений подчиняются генеральному директору, при этом четко распределяя функции управления и должностные обязанности между собой.
Штатная структура предприятия.
В структуре ОАО «Хладокомбинат» есть 14 подразделений - административно-управленческий персонал, отдел персонала, бухгалтерия, служба охраны, отдел снабжения, лаборатория, энергоучасток, технический участок, ремонтный участок, цех мороженого (фризеро-фасовочное подразделение, вафельный участок, аппаратный участок, вспомогательный участок, склад готовой продукции) и другие.
Размеры должностных тарифов определяются в соответствии с разрядом работника.
Таблица 1 - Должностные тарифы сотрудников ОАО «Хладокомбинат»
№ разрядатариф, руб./час 2013 г.тариф, руб./час 2012 г.упаковщик 4 разряда61 руб. 14 коп.48 руб. 74 коп.вафельщик 5 разряда64 руб. 04 коп.54 руб. 18 коп.
На основании этих данных мы можем сделать вывод, что тарифная сетка на комбинате ежегодно возрастает.
Ознакомившись со структурой ОАО «Хладокомбинат», мы можем сделать вывод, что предприятие имеет линейно-функциональную структуру персонала. Таким образом, организационная структура персонала комбината основана на соблюдении единоначалия, линейно-функционального построения подразделений и распределения функций управления между ними.
2.2 Номенклатура дел отдела персонала
Номенклатура дел предназначена для формирования дел, их группировки, систематизации и учета, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
Номенклатура дел отдела персонала составляется его руководителем, согласовывается с архивом и утверждается его руководителем.
При составлении номенклатуры следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатура дел, типовым и ведомственным перечнями документов со сроками хранения, Основными правилами работы ведомственных архивов.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы отдела кадров. Заголовки дел формируются на основе определений документируемых участков работы. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела не конкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «переписка по разным вопросам» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящим» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.
Заголовок дела состоит из элементов располагаемых в следующей последовательности:
название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
название организации или структурного подразделения (автор документа);
название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
даты (период), к которым относятся документы дела.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то формулируется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс проставляется на каждом томе с добавлением «т. 1.». «т. 2» и т.д. .
Основой для формирования дел, их группировки, систематизации и учета, определения сроков их хранения и составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел. Номенклатура дел ОАО «Хладокомбинат» включает в себя следующие разделы:
) Основания к приказам по личному составу.
) Положение об отделе персонала.
) Должностные инструкции сотрудников
) Утвержденное штатное расписание структурных подразделений.
) Личные дела сотрудников.
) Заявления о приеме на работу по совместительству.
) Графики отпусков, заявления на отпуск.
) Трудовые книжки сотрудников.
) Копии приказов и основания к приказам на лиц, нарушивших трудовую дисциплину.
) Документы для служебного пользования.
) Копии приказов и представления на благодарность сотрудников.
) Описи на дела, сданные в архив.
) Акты об уничтожении дел.
А также некоторые другие.
Для упрощения работы с документами на комбинате используют автоматизированные системы. Учет документации ведется с помощью баз данных в программе 1С: 8.2 ЗУП. Так же облегчению трудовой деятельности работников отдела персонала способствует система под названием «Перечень». Эта система позволяет ускорить процесс сдачи специализированных отчетов в пенсионный фонд России по спискам льготных профессий и упорядочивает хранение данных.
Система 1С предоставляет работникам отдела персонала следующие возможности:
оперативный доступ к информации о кадровом составе;
получение сведений о всех назначениях работника в пределах предприятия, а также о всех приказах, касающихся этого человека;
подготовка и издание приказов;
изменение штатного расписания, получение информации о ставках, вакансиях, внештатных работниках и занятых должностях;
подготовка аналитических данных, получение стандартных форм отчетности и различного вида документов;
все сведения хранятся в единой информационной базе, что обеспечивает оперативный доступ к ним с нескольких рабочих мест и параллельную работу в системе нескольких человек.
Эта современная автоматизированная система обеспечивает эффективную и удобную работу по документированию и управлению персоналом.
Изучив основные положения номенклатуры дел ОАО «Хладокомбинат», можно сделать вывод о деятельности отдела персонала в целом. Все документы, указанные в номенклатуре не просто используются специалистами по кадрам, но и непосредственно являются основой их работы. Сотрудники отдела персонала занимаются разработкой и ведением вопросов, которые эти документы регламентируют.
Основное назначение кадровой документации в ОАО «Хладокомбинат» - придать большую прозрачность трудовым отношениям. Вся система кадровой документации устанавливает определенные правила, при соблюдении которых сотрудникам больницы гарантирована стабильность, а администрации проще управлять персоналом. Максимально точная регламентация круга прав и обязанностей с помощью кадровых документов отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.
К документам регламентирующих деятельность персонала и документов по учету кадров относится документация по личному составу. Они создаются в процессе выполнения кадровой службой своих обязанностей по документированию работы с персоналом. Документация по личному составу всегда «привязана» к конкретному работнику и отражает специфику его должности (профессии), условий приема на работу, результатов труда и т.п. К этому виду документации относятся:
распорядительные документы,
документы, подтверждающие трудовую деятельность работника;
информационно - расчетные документы;
официальная внутренняя переписка;
журналы (книги) учета и регистрации документов.
Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют свои особенности. Они предназначены для различных целей, по-разному разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие .
Распорядительные документы.
Так же работа комбината была бы невозможна без распорядительных документов. К этому виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения генерального директора. С их помощью генеральный директор осуществляет полномочия по управлению комбинатом, предусмотренные уставом.
Документы, входящие в первую группу, охватывают деятельность комбината в целом, к работе отдела персонала они относятся только косвенно. Вторая - приказы по личному составу (о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую работу, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях). В неё входят документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью сотрудниковкомбината. Многие из этих документов ведутся по типовой форме, утвержденной Госкомстатом России.
Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника. К таким документам относятся:
трудовая книжка,
трудовой договор,
справка о трудовой деятельности,
копии приказов о приеме на работу и увольнении.
Назначение этих документов заключается в том, чтобы максимально точно отразить имеющийся у работника трудовой стаж. Дело в том, что стаж (общий трудовой или страховой) имеет значение, как для будущего пенсионного обеспечения сотрудника, так и для назначения ему пособия по временной нетрудоспособности в период работы. На основании копий приказов других работодателей в трудовую книжку работника вносятся записи о совместительстве, а также оформляется дубликат трудовой книжки .
Информационно-расчетные документы ведутся отделом персонала для учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации, связанной с их трудовой деятельностью. К их числу относятся:
личная карточка работника;
штатное расписание;
табель учета рабочего времени;
личные дела.
Форма большинства этих документов также унифицирована.
Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, для привлечения работника к дисциплинарной ответственности требуется получить от работника объяснения. Если же речь идет о поощрении работника, его непосредственный начальник направляет на имягенерального директора представление о поощрении работника. При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами комбината и руководством .
Важным направлением работы отдела персонала является деятельность по документированию трудовых отношений. К особенностям ведения делопроизводства в отделе можно также отнести использование унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»:
Отдел персонала в ОАО «Хладокомбинат» ведет регистрацию документов по личному составу и использует следующие регистрационные формы или их ведут иные уполномоченные на это лица:
№Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу» (приложение 1);
№Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу»;
№Т-2 «Личная карточка работника»;
№Т-3 «Штатное расписание»;
№Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника»;
№Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»;
№Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»;
№Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику» (приложение 3);
№Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»;
№Т-7 «График отпусков»;
№Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении; (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)» (приложение 2);
№Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении);
№Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;
№Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»;
№Т-10 «Командировочное удостоверение»;
№Т-10а «Служебное задание для направления в командировку»;
№Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»;
№Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».
Для регистрации и учета всей документации, создаваемой и используемой в деятельности отдела персонала, а также хранящейся в ней, используются книги учета и журналы. Например:
Журналы учета и контроля. Регистрационные журналы (книги) ведутся на комбинате для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.
журнал регистрации трудовых договоров;
журнал регистрации оснований к личным приказам;
журнал регистрации личных приказов;
журнал регистрации оснований к приказам о предоставленииотпуска (ежегодного отпуска, отпуска без сохранения заработной платы, учебного отпуска, декретного отпуска, отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 лет или 3 лет);
журнал регистрации приказов о предоставленииотпуска (ежегодного отпуска, отпуска без сохранения заработной платы, учебного отпуска, декретного отпуска, отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 лет или 3 лет);
журнал регистрации приказов о командировках работников;
журнал регистрации командировочных удостоверений;
журнал регистрации локальных нормативных актов;
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;
журнал выдачи справок по личному составу;
журнал учета больничных листов;
Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой больницей.
Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 года №69. А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой больницей по своему усмотрению.
Исходя из вышеперечисленного мы можем сделать следующие выводы:
вся система кадровой документации устанавливает определенные правила, при соблюдении которых сотрудникам больницы гарантирована стабильность, а администрации проще управлять персоналом;
максимально точная регламентация круга прав и обязанностей с помощью кадровых документов отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений:
важным направлением работы отдела персонала является деятельность по документированию трудовых отношений. К особенностям ведения делопроизводства в отделе можно также отнести использование унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты;
для регистрации и учета всей документации, создаваемой и используемой в деятельности отдела персонала, а также хранящейся в ней, используются книги учета и журналы.
2.4 Приказы по личному составу порядок их издания, оформления, регистрации
Приказ - это внутренний документ организации, издаваемый ее руководителем по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы организации. Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но и одновременно относятся и к первичным учетным документам, так как фиксируют факт приема, перевода или увольнения гражданина и являются основанием для начисления ему заработной платы.
Основой кадрового делопроизводства являются приказы (распоряжения) по личному составу, издаваемые после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращениях. Указанная документация требует особой аккуратности при ее оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного периода времени. Содержание кадрового приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Из приказов главного врача по личному составу информация переносится в учетные документы и трудовые книжки работников. Приказы по личному составу документируют процесс движения кадров в учреждении.
К документации по личному составу относятся в частности:
) трудовые контракты (договоры), заключаемые между администрацией предприятия и работником;
) приказы по личному составу (регламентируют прием, увольнение, перевод сотрудников);
3) трудовые книжки;
4) личные карточки формы №Т-2;
) личные дела;
) лицевые счета по заработной плате.
Приказами по личному составу документально оформляются:
прием, перевод на другую работу, увольнение;
изменение условий труда, присвоение разрядов, классности;
установление размеров оплаты труда;
предоставление отпусков;
командирование сотрудников;
наложение дисциплинарных взысканий и др.
Для оформления приказа по личному составу необходимо письменное обоснование: заявление работника, докладная записка, акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), запрос на перевод работника из другой организации и др.
Личное заявление работника обычно пишется от руки в произвольной форме, в которой излагается просьба о приеме на работу, увольнении, переводе на другую вакантную должность или в другую организацию и т.д. В заявлении обязательно указывается адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя учреждения), текст, личная подпись, дата.
На заявлении проставляются резолюция главного врача и отметка о направлении документа в дело.
Приказы по личному составу оформляются и ведутся отдельно от приказов по основной деятельности учреждения. Кадровые приказы начинаются со слов: принять, назначить, перевести, уволить, командировать, предоставить отпуск и т.д. По структуре приказы могут быть простыми и сложными.
Если приказ касается одного лица, то он называется простым (индивидуальным). В заголовках к текстам таких приказов пишется: «О приеме на работу…», «О переводе на другую работу…», «О поощрении…» и т.п. Объединение в приказе нескольких распорядительных пунктов делает приказ сложным. В сложных приказах при решении одного кадрового вопроса (прием или увольнение и др.) заголовок формулируется в зависимости от решаемого вопроса. В сложных приказах, решающих несколько кадровых вопросов (и прием, и увольнение и др.), заголовок отсутствует или даётся в обобщенном виде («По личному составу»). В этих приказах, как правило, существует определенная последовательность расположения отдельных вопросов: сначала - назначение на должности, затем - перевод на другие должности, далее - освобождение от занимаемых должностей. Если в одном пункте перечисляется несколько фамилий, то они следуют в алфавитном порядке.
Приказы по личному составу должны быть оформлены в строгом соответствии с ТК РФ:
при приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда и условия приема: временно (с…по…), с испытательным сроком (продолжительность) и т.п.;
при увольнении - причина увольнения (конкретная статья ТК РФ);
при предоставлении отпуска - его вид, продолжительность, дата начала и окончания;
при переводе на другую работу - вид перевода (если временный - продолжительность), новая должность и подразделение, причина перевода, изменение оплаты труда;
при поощрении или дисциплинарном взыскании - причина и вид поощрения или взыскания;
при командировании - дата, продолжительность и цель командировки, наименование организации командирования.
Констатирующая часть в приказах по личному составу может отсутствовать.
Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии (печатается прописными буквами), имени и отчества (печатаются полностью строчными буквами), в ней должны быть точные формулировки решения того или иного кадрового вопроса. Приказ по личному составу должен по каждому пункту содержать обоснование, в котором указывают документы, послужившие основой для его издания.
В приказе по личному составу обязательна запись: «С приказом ознакомлен, подпись, расшифровка подписи, дата». Приказы по личному составу визируются лицом, ответственным за кадры, и руководителями тех структурных подразделений, чьих сотрудников приказ касается. Приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания визируются (согласовано) юристом (при его наличии). Бухгалтером могут визироваться приказы по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования.
Приказы по личному составу подписываются руководителем, а в его отсутствие - заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством.
Отдельно издаются приказы о поощрении, премировании, об отпусках и командировках. Индекс приказа по личному составу имеет порядковый регистрационный номер в пределах календарного года и буквенный индекс: «л/с» (личный состав); «к» (кадры). Допустима и другая буквенная индексация, например, для приказов о приеме, переводе, увольнении - «л», для приказов о переводе - «кл», для приказов по командировкам - «к», для приказов о предоставлении отпуска - «о».
Приказы по личному составу регистрируются, рассылаются и формируются в дела отделом кадров. Основания к приказам подшиваются в личные дела работников или образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу. В связи с тем, что приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках имеют временные сроки хранения, их формирование необходимо производить отдельно от всех других приказов по личному составу.
Согласно решению Коллегии Росархива, приказы по основной деятельности и по личному составу ведутся отдельно и формируются в разные дела.
Приказ об отмене ранее изданного приказа (пункта, пунктов приказа) по личному составу. В процессе повседневной деятельности по управлению персоналом у генерального директора комбината время от времени возникает необходимость в отмене ранее изданных приказов (пункта, пунктов приказов) по персоналу. Наиболее типичными ситуациями, влекущими за собой отмену ранее изданных приказов (пункта, пунктов приказов), являются:
изменение обстоятельств, связанных с приемом работника на работу;
изменение обстоятельств, связанных с перемещением работника;
изменение обстоятельств, связанных с предоставлением работнику отпуска;
изменение обстоятельств, связанных с увольнением работника;
изменение обстоятельств, связанных с направлением работника в командировку.
Под соответствующими обстоятельствами следует понимать такие обстоятельства, наступление которых делает ранее изданный приказ (какой-либо его пункт или пункты) юридически ничтожным вследствие невозможности выполнения либо вследствие отпадения оснований для выполнения такого приказа (пункта, пунктов приказа) по тем или иным причинам, как обусловленных действиями работодателя и (или) работника, так и не обусловленных ими, т.е. возникших независимо от воли сторон трудовых отношений.
Функциональное назначение приказа об отмене ранее изданного приказа (пункта, пунктов приказа) по персоналу заключается в документировании факта обоснованной (прежде всего в правовом отношении) отмены соответствующего управленческого решения посредством принятия нового управленческого решения (в данном случае - приказа по персоналу). В содержании приказа об отмене ранее изданного приказа по персоналу отражаются сведения:
о приказе (пункте, пунктах приказа) по личному составу, подлежащем отмене,
его дате, номере, названии (номере или номерах соответствующих пунктов приказа);
об основании для отмены соответствующего приказа - с кратким изложением обстоятельств, послуживших причиной для издания приказа об отмене;
об указаниях должностным лицам (структурным подразделениям) организации о действиях, которые надлежит выполнить в связи с отменой прежнего приказа по личному составу и изданием нового;
о мерах по обеспечению контроля за исполнением приказа.
Оформление проекта приказа об отмене ранее изданного приказа (пункта, пунктов приказа) по персоналу производится работником отдела кадров с соблюдением требований ГОСТ Р 6.30-2003.
Приказ о внесении изменений в ранее изданный приказ (пункт, пункты приказа) по персоналу. Необходимость в издании приказов о внесении каких либо изменений обусловлена возникновением соответствующих изменений в обстоятельствах, ранее послуживших причиной для издания приказа, содержание которого подлежит изменению. Это обстоятельства, наступление которых делает ранее изданный приказ (какой-либо его пункт или пункты) юридически и (или) фактически неточным. Наиболее распространенными случаями наступления подобных обстоятельств из практики работы кадровой службы считают:
изменения в законодательстве, нормативных правовых актах, локальных актах организации, в том числе связанные с изменением структуры документа, его переименованием и проч.;
изменения в личных обстоятельствах (персональных данных) работников организации, в отношении которых ранее были изданы соответствующие приказы (пункты приказов) по персоналу;
изменения в обстоятельствах времени, места и т.д., являющиеся существенными для надлежащего исполнения соответствующими работниками поручаемой им работы (трудовой функции).
иные аналогичные обстоятельства, требующие внесение изменений в содержание ранее изданных приказов по персоналу, если такие изменения существенны для надлежащего исполнения приказа.
Таким образом мы можем сделать вывод, что функциональное назначение приказа о внесении изменений в ранее изданный приказ (пункт, пункты приказа) по личному составу заключается:
в документировании факта внесения обоснованных (прежде всего в правовом отношении) изменений в соответствующее управленческое решение посредством принятия нового управленческого решения (приказа по персоналу);
в отмене приказа (пункта, пунктов приказа) по личному составу, в содержании которых выявлено какое-либо несоответствие.
вступление в законную силу соответствующего приказа по персоналу, содержащего изменения, - его дате и номере, названии.
если требуется - мера по обеспечению контроля за исполнением приказа.
Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом.
В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет.
Таким образом, прием на работу обычно сопровождается созданием следующих важных документов:
заявления от работника;
трудового договора (контракта);
приказа о приеме на работу;
личной карточки (форма №Т-2), и если это необходимо, личного дела (после издания приказа о приеме на работу).
2.5 Правила оформления личной карточки сотрудников ОАО «Хладокомбинат»
Специалист отдела персонала на основании заявления заполняет на принимаемого «приказ о приеме» на работу /форма Т-1/ и личную карточку: для отдела кадров по форме Т-2.
Специалист отдела персонала на основании «Приказа о приеме» делает отметку о зачислении на работу в трудовой книжке работника.
Далее, на основании «Приказа о приеме» делает отметки в личной карточке /форма Т-2/, перекладывает ее из раздела оформляемых в основную картотеку и расставляет по алфавитному порядку, а расчетный отдел бухгалтерии открывает на работника лицевой счет.
Хранятся личные дела в отдельном помещении, в специальных несгораемых металлических шкафах. Расположены они в алфавитном порядке (по первой букве фамилии сотрудника).
Выдаются личные дела только для служебного пользования. Выдача производится под расписку в специальном журнале.
Личная карточка работающего. Основным документом учета личного состава является личная карточка работающего - ЛКР (форма Т-2), заполняемая на каждого работника предприятия. Учет личного состав осуществляется в картотеке ЛКР и картотеке вспомогательных алфавитных карточек, необходимых для быстрейшего отыскания в картотеке ЛКР нужных карточек.
Личная карточка работающего /по форме Т-2/ заполняется на основании приказа о приеме и соответствующих документов /паспорта, трудовой книжки, диплома или удостоверения и т.п./, предъявляемых поступающим при оформлении на работу на предприятие.
Все сведения, содержащиеся в личной карточке сгруппированы в основные разделы:
раздел I - общие сведения;
·раздел II - сведения о воинском учете;
раздел III - прием на работу и перевод на другую работу;
раздел IV - аттестация;
раздел V - повышение квалификации;
раздел VI - профессиональная переподготовка;
раздел VII - поощрения и награды;
раздел VIII - социальные льготы
раздел IX - дополнительные требования;
раздел X - основание увольнения.
Верхнее поле на лицевой стороне личной карточки права предназначено для особых отметок отдела кадров. Здесь для более быстрого отыскания нужных карт рекомендуется указать в виде условных обозначений некоторые сведения, не подлежащие механизированной обработке, но которые могут быть необходимы в процессе учета кадров.
В разделе I «Общие сведения» указывая сведения о работнике, следует руководствоваться следующими правилами:
) Фамилия, имя, отчество указываются на основании паспорта и записываются полностью и разборчиво.
При этом обязательно заполняются и зоны кодирования информации в соответствии с общероссийскими классификаторами: ОКАТО, ОКИН, ОКСО, ОКПДТР.
ОКАТО - «Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления» ОК 019-95 утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 31 июля 1995 года №413;
ОКИН - «Общероссийский классификатор информации о населении. ОК 018-95» утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 31 июля 1995 года №412;
ОКСО - «Общероссийский классификатор специальностей по образованию. ОК 009-2003» утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 сентября 2003 года №276-ст;
ОКПДТР - Постановление Госстандарта Российской Федерации от 26 декабря 1994 года №367 «О принятии и введении в действие общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94».
) Дата и место рождения устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью, например: «12 декабря 1964 года». Соответственно код указывается следующим образом: 12.12.1964.
) Гражданство записывается без сокращения. Запись гражданства и ее кодирование производится в соответствии с ОКИН, они могут быть следующими:
гражданин Российской Федерации - 1;
гражданин Российской Федерации и иностранного государства - 2 (в случае двойного гражданства указывается, какого именно государства гражданство);
иностранный гражданин (указывается какого государства) - 3;
лицо без гражданства - 4.
) Степень знания языка при заполнении пункта 5 «Знание иностранного языка» раздела I формы №Т-2 указывается следующим образом: «владею свободно» (код по ОКИН - 3), «читаю и могу объясниться» (код по ОКИН - 2), «читаю и перевожу со словарем» (код по ОКИН - 1).
Заполнение данных по каждой строке личной карточки производится полностью, без сокращения.
) В строке 6 «Образование» пишется: «высшее», «незаконченное высшее» (указать сколько курсов закончено), «среднее специальное», «профессионально-техническое», «среднее общее», «неполное среднее». «обязательное восьмилетнее», «начальное».
Все сведения об образовании (квалификация, направление или специальность) устанавливаются на основании документа об образовании.
Образование записывается и кодируется согласно ОКИН и ОКСО.
Согласно ОКИН образование кодируется следующим образом:
начальное (общее) образование - 02; основное общее образование - 03;
среднее (полное) общее образование - 07;
начальное профессиональное образование - 10;
среднее профессиональное образование - 11;
неполное высшее образование - 15;
высшее образование - 18;
послевузовское образование - 19.
Окончившие три курса высшего учебного заведения относятся к лицам с неполным (незаконченным) высшим профессиональным образованием.
Два блока граф для заполнения сведений об образовании предназначены в форме №Т-2 для указания сведений об окончании второго образовательного учреждения.
) Профессия (основная) указывается полностью на основании штатного расписания и приказа (распоряжения) о приеме на работу. Другая профессия - на основе документов, подтверждающих приобретение второго образования, специальности. Кодируются в соответствии с общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94», утвержденным Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 26 декабря 1994 года №367 «О принятии и введении в действие общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94» (далее - ОКПДТР).
По строке «Другая профессия» указывается вторая профессия, которой владеет рабочий. Если рабочий владеет более чем одной второстепенной профессией, то указывается та, по которой квалификация наивысшая.
) Последующие графы заполняются только на специалистов с высшим, средним специальным и профессионально-техническим образованием, а также окончивших школу мастеров. На основании диплома (удостоверения) об окончании высшего, среднего специального учебного заведения и т.д., в строке указывается полное наименование соответствующего учебного заведения, факультета, № диплома (удостоверения), отделения (дневное, вечернее, заочное) и дата окончания. По строке 10 указывается специальность по образованию, полученная по окончанию высшего или среднего специальных учебных заведений. Также указывается ученая степень, если имеется: «доктор наук», «кандидат наук» (указать каких наук), «младший научный сотрудник», «старший научный сотрудник», «доцент», «профессор».
) По строке 8:
а) «Общий стаж работы» - дата начала трудовой деятельности - указывается условная дата начала трудовой деятельности, определенная путем сложения даты (год, месяц, число) фактического начала работы и времени перерывов (число лет, месяцев, дней), не включаемых в трудовой стаж.
б) «Непрерывный стаж» указывается дата (год, число, месяц) начала непрерывного стажа;
в) «Дающий право на надбавку за выслугу лет».
) Состояние в браке записывается и кодируется в соответствии со следующими возможными значениями в соответствии с ОКИН:
никогда не состоял (не состояла) в браке - 1;
состоит в зарегистрированном браке - 2;
состоит в незарегистрированном браке - 3;
вдовец (вдова) - 4;
разведен (разведена) - 5;
разошелся (разошлась) - 6.
) В составе семьи указываются только члены семьи с указанием степени родства.
Действующее законодательство не содержит общего понятия «семья», однако на основе анализа норм статьи 2 Семейного кодекса Российской Федерации и статьи 1142 Гражданского кодекса Российской Федерации к кругу членов семьи можно отнести: супругов, родителей и детей (включая усыновителей и усыновленных).
) Паспортные данные указываются в точном соответствии с паспортом.
) Место жительство (по паспорту) указывается на основании паспорта, фактическое - со слов работника. Код места жительства определяется по ОКАТО.
) Документами, на основании которых заполняется раздел II «Сведения о воинском учете», являются:
военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе;
удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу - на граждан, подлежащих призыву на военную службу.
Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты на граждан, пребывающих в запасе:
пункт 3 «Состав (профиль)» - заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и тому подобное);
пункт 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» - записывается полное обозначение (шесть цифр, например, «021101» или шесть цифр и буквенный знак, например, «113194А»);
пункт 5 «Категория годности к военной службе» - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»:
в пункте 7 «Состоит на воинском учете» заполняется (простым карандашом):
строка а) - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;
строка б) - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.
На граждан, подлежащих призыву на военную службу заполняются следующие пункты:
пункт 2 «Воинское звание» - делается запись «подлежит призыву»;
пункт 3 «Состав (профиль)»,
пункт 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» и пункт 7 «Состоит на воинском учете» не заполняются;
пункт 5 «Категория годности к военной службе» - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Указаниях, производится на основании информации из перечисленных документов.
В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья».
После заполнения раздела II «Сведения о воинском учете», внизу второй страницы формы №Т-2 работник кадровой службы обязательно заверяет указанные данные своей личной подписью, с указанием на должность и расшифровку подписи. Работник также подписывает вторую страницу формы №Т-2 и проставляет дату её заполнения. Строчка, содержащая личную подпись работника - это образец подписи, на основании которого ему будут выплачивать заработную плату.
При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие личные данные (например, изменение семейного положения, места жительства, в образовании, в повышении квалификации, в знании иностранных языков и тому подобное), которые заверяются подписью работника кадровой службы. Изменения и дополнения вносятся на основании приказов по личному составу и документов, предоставляемых работниками (свидетельства о браке, диплома и так далее). Устное заявление работника не является основанием для внесения указанных изменений, за исключением малозначительных данных (например, касающихся номера телефона).
) Раздел III - прием на работу и переводы на другую работу:
При оформлении приема на работу на основании приказа о приеме в данном разделе производится соответствующая запись:
графа 1 - дата приема (перевода) на предприятии;
графа 2 - структурное подразделение;
графа 3 - профессия (должность), разряд, класс (категория), квалификация;
графа 4 - оклад (тарифная ставка), надбавка к основному окладу;
графа 5 - основание приема (перевода) - № приказа о приеме;
графа 6 - подпись владельца трудовой книжки.
В дальнейшем в этом разделе на основании приказа о переводе указываются все перемещения по работе, изменения квалификации, оклада и т.д.
Записи в этих разделах производятся на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (формы №Т-1 и Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма №Т-5) и приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (формы №Т-8, Т-8а).
Эти сведения должны заполняться с особой аккуратностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа работника.
В раздел «Прием на работу и переводы на другую работу» вносит сведения по мере работы работника в организации и должны соответствовать записям в трудовой книжке, повторяя дату, номер приказа о приеме, переводе работника, название должности, структурного подразделения. Кроме того, в конце каждой записи в III разделе личной карточке проставляется подпись работника о том, что он ознакомлен с записью, сделанной в его трудовой книжке.
Раздел IV - аттестация:
Данный раздел заполняется на основании сведений, полученных в результате проведения определенного вида мероприятий, в данном случае - аттестации.
Разделы V-VI:
Данный раздел заполняется в результате обучения работника, на основании документа, выданного в образовательном учреждении.
Раздел VII - поощрения и награды:
При заполнении раздела VII «Награды (поощрения), почетные звания» необходимо указать виды поощрений (в соответствии со статьей 191 ТК РФ и локальными нормативными актами), применявшихся к работнику, а также следует перечислить государственные награды, присвоенные почетные звания.
В данном разделе указывается наименование награды и наименование, номер и дата документа, на основе которого выдана награда.
Раздел VIII - отпуск:
В данном разделе указывается вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и т.д.), количество дней, дата начала и окончания, а также основание отпуска.
Раздел IХ - социальные льготы:
В разделе IX указываются социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством, указывается наименование льготы и основание, на основе которого она присваивается.
В разделе «Дополнительные сведения» свободные строки могут заполняться данными по усмотрению работодателя. Например, записываются данные об обучающихся на очно-заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального обучения (указываются наименование образовательного учреждения, даты поступления в образовательное учреждение и его окончание) или о работающем инвалиде (на основании справки Медико-социальной экспертной комиссии (далее - МСЭК), группа инвалидности, степень утраты трудоспособности и дата ее установления, заключение МСЭК об условиях и характере труда).
Разделе Раздел Х - дополнительные сведения:
В этом разделе осуществляются служебные пометки ОК.
Раздел ХI - основание увольнения:
Данный раздел заполняется на основании приказа о прекращении трудового договора при увольнении работника с предприятия. В случае увольнения работника по собственному желанию, указывается причина увольнения, выясненная в результате собеседования с увольняющимся работником.
Оформление переводов и других изменений. Перевод работника из одного подразделения в другое производится на основании «приказа о переводе» (форма Т-5). Данный приказ выписывает инспектор отдела кадров на основании заявления работающего. В приказе указываются личные данные работника (фамилия, имя, отчество), на каких условиях переведен (временно или постоянно), а также данные о прежнем месте работы и новом (отдел, участок, профессия, должность, размер тарифной ставки, оклада, надбавки к окладу), основание для перевода (заявление, докладная), вид перевода форма и система оплаты труда и продолжительность рабочего дня. Соответствующие изменения вносят в личную карточку переводимого работника, а также производится запись в лицевом счете или карточке - справке в отделе бухгалтерии и личная карточка с изменениями передается из отдела, где он работал в отдел, где будет работать.
Порядок учета отпусков. Очередные и дополнительные, а также учебные и прочие отпуска предоставляются работникам в соответствии с трудовым законодательством и коллективным договором.
На работника, уходящего в отпуск, оформляется «Приказ о предоставлении отпуска». В нем указывается вид отпуска, количество рабочих дней по каждому виду отпуска, общее число отпускных дней, за какой период предоставляется отпуск, дата ухода в отпуск и возвращения, а затем делается соответствующая запись в имеющейся в отделе личной карточке (форма Т-2).
Оформление увольнений. Увольнение работников с предприятия производится в соответствии с действующим законодательством. Инспектор отдела кадров выписывает наувольняющегося «Приказ о прекращении трудового договора» (форма Т-8), который затем визирует начальник отдела, где непосредственно проходила работе, и начальник отдела кадров. Данный приказ содержит: личные данные увольняющегося, сведения о работе (отдел, участок, профессия, должность, размер тарифной ставки), условия труда, причину увольнения и основание для увольнения. «Приказ о прекращении трудового договора» хранится в бухгалтерии как основание для контроля произведенных расчетов.
Учет специалистов с высшим и средним специальным образованием. Учет специалистов с высшим и средним специальным образованием необходимо вести в соответствии с данной инструкцией по типовой форме Т-2.
Личные карточки уволенных сотрудников формируют в самостоятельное дело по алфавиту. Перед сдачей дела в архив все карточки должны быть оформлены, в соответствии с требованиями Росархива и храниться в архиве 75 лет.
Исходя из вышеперечисленных данных можно сделать вывод, что личная карточка работника - просто архиважный документ, который остается у организации «на память» на 75 лет, храня всю информацию о сотруднике, о его деятельности, перемещениях, изменении социального статуса и т.д. Потеря личной карточки - становится невосполнимой утратой, которую по возможности нужно восстановить.
2.6 Ведение трудовых книжек
Согласно ст. 66 Трудового кодекса РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В течение всего периода деятельности работника в ОАО «Хладокомбинат» его перемещения и поощрения отражаются в этом важном для каждого трудящегося документе.
Работа с трудовыми книжками и внесение в них записей строго регламентированы: согласно ст. 66 Трудового кодекса РФ форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством РФ.
Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 «О трудовых книжках» (далее - Постановление №225) утверждены форма трудовой книжки, форма вкладыша в трудовую книжку и Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. №69 была утверждена инструкция по заполнению трудовых книжек.
Согласно Правилам работодатель (за исключением работодателей - физических лиц) обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной. На работника, поступающего на работу впервые, заводится трудовая книжка, которая заполняется в его присутствии в срок не более недели со дня приема на работу. Работодатель - физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.
Чтобы пресечь хождение поддельных трудовых книжек, Правительство РФ обязало Министерство финансов РФ утвердить порядок обеспечения работодателей новыми бланками трудовой книжки и вкладыша в нее (п. 3 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225), а работодателей - обеспечить учет трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (разд. VI Правил).
Правила заполнения трудовой книжки.
В трудовую книжку вносятся следующие сведения:
о работнике;
о выполняемой им работе;
о переводах на другую постоянную работу;
об увольнении работника;
основания прекращения трудового договора;
о награждениях за успехи в работе.
Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по основному месту работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.
Все записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении, о награждении и поощрениях вносятся администрацией в трудовую книжку после издания соответствующего приказа, но не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения. Записи в трудовой книжке должны точно соответствовать тексту приказа по личному составу. Записи о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, пункт.
Записи производятся аккуратно, перьевой или шариковой ручкой, чернилами или пастой черного, синего или фиолетового цвета.
При оформлении трудовой книжки сначала заполняется титульный лист, содержащий сведения о работнике. Фамилия, имя и отчество (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами) и дата рождения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении.
Образование - среднее, среднее специальное или высшее - указывается только на основании документов (аттестата, удостоверения, диплома).
Запись о незаконченном среднем или незаконченном высшем образовании также может быть произведена на основании соответствующих документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки учебного заведения).
Профессия или специальность записывается в трудовой книжке на основании документа об образовании или другого надлежаще оформленного документа.
После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.
Первую страницу трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать предприятия, на котором впервые заполняется трудовая книжка.
Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производиться администрацией по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и др.) и со ссылкой на номер и дату этих документов.
Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные.
Ссылки на соответствующие документы записываются на внутренней стороне обложки и заверяются руководителем предприятия или специалистом отдела кадров и печатью предприятия. В таком же порядке при необходимости вносятся изменения в сведения об образовании, профессии, специальности .
Занесение сведений в трудовую книжку.
В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка пишется полное наименование предприятия. Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.
В графе 3 пишется: «принят или назначен в…» с указанием конкретного наименования подразделения, а также наименование работы, профессии или должности и присвоенного разряда. Записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую принят работник, производятся в соответствии с наименованиями должностей, указанных в Единой номенклатуре должностей служащих, или в соответствии со штатным расписанием.
Запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производиться по желанию работника администрацией по месту основной работы на основании приказа администрации предприятия, учреждения, организации, где работник принят на работу по совместительству. В таком же порядке производиться запись об увольнении с этой работы.
Перевод работника на другую постоянную работу на том же предприятии оформляется в таком же порядке, как и прием на работу.
Если за время работы рабочего или служащего наименование предприятия изменяется, об этом отдельной строкой в графе 3 трудовой книжки делается запись: «предприятие такое-то с такого-то числа переименовано в такое-то», а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение), его дата и номер.
В трудовые книжки работников в раздел «Сведения о поощрениях» вносятся сведения о поощрениях за успехи в работе на предприятии, в учреждении, организации, предусмотренных правилами внутреннего трудового распорядка и уставами о дисциплине (объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком, почетной грамотой предприятия, занесения в Книгу почета и др.), а также о других поощрениях в соответствии с действующим законодательством.
Порядок внесения сведений о награждениях и поощрениях следующий: в графе 3 соответствующего раздела трудовой книжки пишется в виде заголовка наименование предприятия, ниже в графе 1 указывается порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника). В графе 2 ставиться дата награждения или поощрения, в графе 3 записывается, кем награжден или поощрен работник, за какие достижения и какой наградой или поощрением, в графе 4 указывается на основании чего внесена запись (со ссылкой на дату, номер и наименование документа) .
Вкладыш в трудовую книжку.
В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка заполняется вкладышем.
Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется администрацией предприятия по месту работы рабочего или служащего в том же порядке, что и трудовая книжка.
Вкладыш без трудовой книжки недействителен. На каждом выданном вкладыше на первой странице (титульном листе) трудовой книжки вверху ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и здесь же указывается серия и номер вкладыша.
При необходимости дополнения трудовой книжки вкладышем выдается вкладыш нового образца независимо от того, какую трудовую книжку имеет работник.
С каждой записью, вносимой на основании приказа в трудовую книжку (вкладыш) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении, администрация предприятия обязана ознакомить владельца книжки (вкладыша) под расписку в личной карточке форма №Т-2, в которой должна быть точная запись из трудовой книжки (вкладыша) .
Выдача трудовой книжки при увольнении.
При увольнении рабочего или служащего все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы на данном предприятии, заверяются подписью руководителя предприятия ли специально уполномоченного им лица и печатью предприятия.
Сотрудники отдела персонала обязаны выдать рабочему его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.
При задержке выдачи трудовой книжки по вине отдела персонала работнику выплачивается средний заработок за время вынужденного прогула. Днем увольнения в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения издается приказ и вноситься запись в трудовую книжку работника. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном выше.
В случае если в день увольнения работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника, либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, либо дать согласие на отправление по почте. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или высылается по почте по их требованию. В трудовой книжке умершего работника в разделе «Сведения о работе» после указания порядкового номера и даты записи в графе 3 пишется «Работа прекращена в связи со смертью», далее заполняется графа 4 (указывается дата и номер приказа). Эта запись заверяется в установленном порядке .
Дубликат трудовой книжки
Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее 15 дней после заявления администрация выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы.
Дубликат трудовой книжки или вкладыш к ней заполняется по общим правилам. В разделы «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» при заполнении дубликата вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов.
Если работник до поступления на данное предприятие уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3 прежде всего вносится запись об общем стаже работы до поступления на данное предприятие, подтвержденном документами.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.
После этого общий стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 записывается дата приема на работу, в графе 3 пишется наименование предприятия, где работал работник, а также отдел и должность, на которую он был принят.
Если из предоставленных документов видно, что работник переводился на другую постоянную работу в том же предприятии, то об этом делается соответствующая запись.
Затем в графе 2 записывается дата увольнения, а в графе 3 - причина увольнения, если в представленном работнике документе имеются такие данные.
В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.
В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Документы, подтверждающие стаж работы, возвращаются их владельцу. Администрация обязана оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на предприятие. Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, изорвана, замазана), то администрация по последнему месту работы выдает работнику дубликат трудовой книжки (вкладыш к ней).
При этом на первой странице трудовой книжки, пришедшей в негодность, делается надпись: «Взамен выдан дубликат», а книжка возвращается ее владельцу. При поступлении на новое место работы работник обязан предъявить дубликат трудовой книжки .
Расчеты за трудовые книжки и их хранение.
При выдаче трудовой книжки (дубликата) и вкладыша администрация взимает с работника плату.
В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша к ней, а также в случае порчи их бланков вследствие небрежного хранения стоимость испорченных бланков оплачивается предприятием.
При утрате трудовой книжки работника предприятием по причине стихийного бедствия либо по другим причинам владельцу выдается дубликат трудовой книжки без взимания ее стоимости.
Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение двух лет в отделе кадров предприятия отдельно от остальных трудовых книжек рабочих и служащих, состоящих на работе.
После этого невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве предприятия в течение 50 лет, а по истечении указанного срока могут быть выделены к уничтожению в установленном порядке.
Одел персоналаобязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним .
Учет бланков трудовых книжек.
На предприятии ведется следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек:
приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
В приходно-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией предприятия.
Книга движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется отделом кадров. В этой книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от рабочих и служащих при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные рабочим и служащим вновь.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением рабочий или служащий расписывается в личной карточке и в книге учета.
Приходно-расходная книга и книга учета движения трудовых книжек пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя предприятия и сургучной печатью.
Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии предприятия как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек.
По окончании каждого месяца бухгалтерия требует от лица, ответственного за ведение трудовых книжек, отчета о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и о суммах, полученных за заполненные трудовые книжки и вкладыши к ним с приложением приходного ордера кассы предприятия.
На испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт.
Исходя из вышеперечисленного текста, мы можем сделать следующие выводы:
трудовая книжка является документом, в котором содержится вся информация о трудовой деятельности ее владельца, о его «росте» и «падении»;
заполнение ее требует от работника кадров гораздо большей внимательности и дальновидности, чем оформление любого другого документа;
ошибку, допущенную в приказе, в договоре, в акте, легко исправить, и, скорее всего, никто и не узнает, что она имела место. А последствия незамеченных и неисправленных ошибок в документе, подтверждающем трудовой стаж работника, могут выявиться только во время оформления пенсии и стать причиной серьезных проблем.
бланки трудовых книжек и вкладышей к ним требуют мер строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек.
2.7 Оперативное хранение кадрового документооборота. Правила и сроки хранения документов, содержащих информацию по личному составу
На территории ОАО «Хладокомбинат» есть свой архив. Специалисты отдела персонала, по мере надобности имеют возможность в любой момент ознакомится с тем или иным документом, созданным ранее. Не стоит забывать какое это важное дело - правильно сформировать документы для передачи в архив.
Формирование дел для архивации. Дело - совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.» утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 №28. - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;
помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с наименованием дел по номенклатуре;
помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса;
помещать положения вместе с основными документами;
приложения объемом свыше 100 листов следует группировать в отдельные дела, о чем в документе делается отметка;
документы в деле располагать в хронологическом порядке по дате регистрации документа, по нумерации;
соблюдать объем документов, которые должны помещаться в дело. В одном деле может быть подшито не более 250 листов (толщина 30-40 мм), затем заводится новая папка с тем же индексом;
включать в дела только по одному экземпляру каждого документа. Не допускается включение в дело документов, не относящихся к нему, черновиков, вариантов, размноженных копий, документов, подлежащих возврату.
В процессе группировки проверяется правильность оформления документов. Неоформленные и неправильно оформленные документы возвращаются непосредственно исполнителям на доработку, после чего передаются для включения в соответствующие дела.
Дела постоянного и долговременного сроков хранения оформляются в твердые обложки, на которых делается описание дела.
Листы дела нумеруются, в начале дела подшивается внутренняя опись документов, в конце дела - заверительная надпись. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак +.
В помещении отдела персонала хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела могут располагаться по порядку номеров или по алфавиту фамилий сотрудников.
После увольнения работника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение.
Таким образом, мы можем понять, что личные дела уволенных работников хранятся 75 лет. Личные дела руководителей хранятся постоянно. Для хранения используются запирающиеся металлические сейфы, шкафы, обеспечивающих полную сохранность документов.
Перечень кадровых документов, подлежащих хранению.
) Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Статья 189 ТК РФ. При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с ПВТР под роспись. Действуют до замены новыми. Хранится постоянно.
) Положение о защите персональных данных работников. Статья 86 ТК РФ. При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с Положением о защите персональных данных работников под роспись. Действует до замены новым. Хранится постоянно.
) Штатное расписание (ф. Т-3) (штатная расстановка). Статья 57 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1. Составляется каждый раз, когда в него вносятся те или иные изменения. Хранится постоянно.
) Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. №69). Хранится в отделе кадров и ведется постоянно. 50 лет (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет).
) Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к нимИнструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. №69). Хранится в бухгалтерии вместе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним; в отдел кадров бланки поступают по заявке кадрового работника.50 лет (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет).
) Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании. Раздел 6 ТК РФ, глава 21 ТК РФ. При наличии сложных систем оплаты и труда и системы премирования. Действует до замены новым. Хранится постоянно.
) Положение о системе обучения. Статьи 196, 197 ТК РФ. При наличии системы обучения в организации. Хранится постоянно.
) Положение об аттестации работников. Статья 81 ТК РФ. При проведении аттестации по решению работодателя. Хранится постоянно.
) График отпусков. Статья 123 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1. Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Хранится 1 год.
) Трудовой договор. Статьи 16, 56, 57, 67 ТК РФ. Заключается в письменной форме с каждым работником. Хранится постоянно 75 лет.
) Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием, рабочие инструкции по профессиям. Принимаются по решению работодателя. Хранится постоянно.
) Приказы о приеме на работу. Статья 68 ТК РФ. Издаются на основании трудового договора. Объявляются работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Хранится 75 лет.
) Приказы о переводе на другую работу. Статья 72.1 ТК РФ. Издаются на основании соглашения о переводе на другую работу (дополнительного соглашения к трудовому договору). Хранится 75 лет.
) Приказы об увольнении. Статья 84.1 ТК РФ. Хранится 75 лет.
) Приказы по основной деятельности. Издаются по мере необходимости. Приказы по основной деятельности, подготовленные кадровой службой, регистрируются и хранятся в канцелярии. В кадровой службе ведется дело «Копии приказов по основной деятельности». Хранится 1 год (копии приказов, хранящиеся в кадровой службе).
) Приказы о предоставлении отпусков. Глава 19 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1. Издаются на основании графика отпусков или заявления работника. Хранится 5 лет.
) Заявления работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы. Статья 128 ТК РФ. Отпуска без сохранения заработной платы предоставляются по просьбе (по заявлению) работника в соответствии с ч. 1 ст. 128 ТК РФ либо по требованию закона на основании заявления работника (ч. 2 ст. 128 ТК РФ). Хранится 5 лет.
) Личная карточка работника (форма Т-2). Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1. Ведется на каждого работника. Хранится 75 лет.
) Трудовая книжка. Статья 66 ТК РФ, постановление правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 «О трудовых книжках», Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. №69). Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней. При увольнении работник получает трудовую книжку на руки. Невостребованные трудовые книжки хранятся в организации 50 лет, при ликвидации предприятия сдаются в архив.
) Договоры о полной материальной ответственности. Приложения 2, 4 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. №85. Заключаются с работниками, которые непосредственно обслуживают материальные ценности. Хранится 5 лет.
) Книга учета (журнал регистрации) приказов по основной деятельности Инструкция по делопроизводству в службе кадров ВНИИДАД «Примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации» (рекомендательно). Должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена печатью и подписью работодателя. Хранится 5 лет.
) Книга учета (журнал регистрации) приказов о приеме на работу. Должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена печатью и подписью работодателя. Хранится 75 лет.
) Книга учета (журнал регистрации) приказов об увольнении. Должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена печатью и подписью работодателя. Хранится 75 лет.
) Книга учета (журнал регистрации) приказов о предоставлении отпусков. Должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена печатью и подписью работодателя. Хранится 50 лет.
) Журнал регистрации командировочных удостоверений. Должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена печатью и подписью работодателя. Хранится 5 лет.
) Табель учета рабочего времени Часть 3 статьи 91 ТК РФ. Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Хранится 75 лет.
) График сменности. Статья 103 ТК РФ. Доводится до сведения работников не позднее чем за один месяц до введения его в действие. Хранится 1 год.
) Журнал учета проверок инспектирующих органов. Федеральный закон от 8 августа 2001 г. №134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)» Ведут все юридические лица и предприниматели без образования юридического лица. Хранится постоянно.
) Табели и наряды работников вредных профессий. Часть 3 статьи 91 ТК РФ. Составляются ежемесячно. Хранится 75 лет.
) Списки работающих на производстве с вредными условиями труда. Постановление Совета Министров СССР от 26 января 1991 г. №10 «Об утверждении списков производств, работ, профессий, должностей, показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение». Если производство с вредными условиями труда; ведется постоянно. Хранится 75 лет.
) Списки работников, уходящих на льготную пенсию. Хранится 50 лет.
) Переписка о назначении: государственных пенсий и пособий. Должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена печатью и подписью работодателя. Хранится 5 лет.
) Переписка о назначении: льготной пенсии. Должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена печатью и подписью работодателя. Хранится 10 лет.
) Инструкции по охране труда по профессиям. Раздел 10 ТК РФ. Хранится постоянно.
) Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями). Раздел 10 ТК РФ. Хранится 10 лет.
) Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования. Статья 69 ТК РФ, приказ Минздравмедпрома РФ от 14 марта 1996 г. №90 «О порядке проведения предварительных и периодических медицинских осмотров работников и медицинских регламентов допуска к профессии» (в ред. от 06.02.2001) Хранится 5 лет.
) Акты о несчастных случаях. Постановление Минтруда РФ от 24 октября 2002 г. №73 «Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях». Хранится 45 лет.
) Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний. Хранится 45 лет.
Ознакомившись с ведением кадрового делопроизводства в ОАО «Хладокомбинат, мы пришли к выводам, что:
тесное взаимодействие между структурными подразделениями и непосредственно отделом персонала необходимо для качественной работы предприятия в целом;
при управлении организационными процессами ОАО «Хладокомбината» задействована линейно-функциональная структура, когда начальники структурных подразделений подчиняются генеральному директору, при этом четко распределяя функции управления и должностные обязанности между собой;
номенклатура дел отдела персонала составляется его начальником, согласовывается и утверждается его руководителем;
современные автоматизированные системы обеспечивают эффективную и удобную работу по документированию и управлению персоналом.
На комбинате действительно уделяется серьезное отношение к ведению трудовых книжек и оперативному хранению документов в архиве отдела персонала.
3 Исследование методов реорганизации деятельности отдела персонала ОАО «Хладокомбинат»
.1 Современные особенности работы с персоналом
Для совершенствования работы управления персоналом необходимо кардинально изменить подход к управлению персоналом на комбинате. К основным направлениям по управлению персоналом ОАО «Хладокомбинат» необходимо отнести: подбор, селекцию, расстановку, инструктаж. Кроме того, необходимо развивать функцию развития карьеры: планирование профессионального роста и обучения, контроль дисциплины, обоснованность вознаграждений, обеспечение здоровья и безопасности, перемещение, понижение в должности, увольнение. К функции трудовых отношений также можно причислить ведение переговоров, рассмотрение жалоб, решение трудовых споров.
Перестройка деятельности кадровых служб в условиях перехода к рыночной экономике должна осуществляться в следующих основных направлениях:
обеспечение комплексного решения задач качественного формирования и эффективного использования кадрового потенциала, на основе управления всеми компонентами человеческого фактора: от трудовой подготовки и профориентации молодежи до забот о ветеранах труда;
широкое внедрение активных методов поиска и целенаправленной подготовки, нужных для предприятия и отрасли работников. Основной формой привлечения необходимых специалистов и квалифицированных рабочих для ОАО «Хладокомбинат» должны стать прямые договора с учебными заведениями. Весьма актуальной в связи с этим становится проблема опережающей подготовки рабочих и специалистов для освоения новой техники и технологии в различных отраслях, что требует от кадровых служб совершенствования, планирования подготовки кадров;
важнейшим направлением реализации отдела персонала службы является планомерная работа с руководящими кадрами, с резервом для выдвижения, которая в настоящих условиях должна строиться на таких организационных формах, как планирование деловой карьеры, подготовка кандидатов на выдвижение по индивидуальным планам, ротационные передвижения руководителей и специалистов, обучение на специальных курсах и стажировка на соответствующих должностях;
отдел персонала ОАО «Хладокомбинат» призван активизировать свою деятельность по стабилизации трудового коллектива, повышению трудовой и социальной активности работников на основе совершенствования социально-культурных и нравственно-психологических стимулов;
на качественно новую ступень поднимается роль отдела персонала в обеспечении социальных гарантий трудящихся в области занятости, что требует от специалистов по кадрам квалифицированного соблюдения порядка трудоустройства и переобучения высвобождаемых работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций;
необходимо перейти от преимущественно административно-бумажных методов управления к демократическим формам оценки, подбора и расстановки кадров, обеспечить широкую гласность в кадровой работе. Отдел персонала ОАО «Хладокомбинат» в современных условиях становится органом организационно-методического обеспечения отбора и выдвижения перспективных работников, что требует от сотрудников умение применять методы психологического тестирования, социологические методы по изучению общественного мнения.
реализация новых функций отдела персонала невозможна без укрепления его квалифицированными специалистами, повышения их авторитета, в связи с чем становится весьма актуальным создание системы подготовки специалистов для отдела, переподготовки и повышения квалификации специалистов по кадровой работе;
требует полного обновления научно-методическое обеспечение кадровой работы, а также ее материально-техническая и информационная база.
В структуре отдела персонала, в будущем, в зависимости от численности работающих и стоящих задач, могут создаваться различные сектора, бюро, группы. В состав отдела персонала могут входить инспектора по кадрам, инженеры по подготовке кадров, социологи, психологи, физиологи, начальники бюро, другие руководители и специалисты.
Деятельность работников, занятых комплектованием и учетом кадров, регламентируется должностными инструкциями, разработанными в соответствиис квалификационными справочниками должностей служащих и утвержденными генеральным директором комбината. При больших объемах за специалистом отдела персонала закрепляются определенные виды работ (прием на работу, увольнение с работы, оформление пенсий). При распределении работ (операций) между исполнителями следует учитывать их квалификацию, опыт и деловые качества, что должно способствовать приобретению необходимых навыков и ускорению выполнения заданий работников.
Современная производственная организация с точки зрения системногоподхода представляет собой сложную социотехническую систему, в которой выделяются технико-технологическая, организационно-экономическая и социально-психологическая подсистемы. Анализ деятельности ОАО «Хладокомбинат» позволяет выделить организационно-функциональное «ядро», осуществляющее деятельность по оптимизации социально-психологической подсистемы производственной организации. В данное «ядро» вкладываются основные направления деятельности сотрудников таких функциональных подразделений как отдела персонала, бухгалтерии, финансово-экономического отдела, инженера по охране труда комбината, эколога, главного инженера, заместителя генерального директора по инновационному развитию, заместителя генерального директора по ГО и ЧС организации, что предполагает объединениеих в единую службу по управлению человеческим фактором на производстве.
Организационной основой единой кадровой службы выступает интеграция функций по управлению организацией труда, подбором и расстановкой кадров, их подготовкой и повышением квалификации, социальным развитием коллектива, что определяется общей социально-психологической направленностью данных подразделений. Следовательно, только единая кадровая служба может и должна взять на себя весь комплекс задач, связанных с оценкой, подбором, расстановкой, воспитанием и рациональным использованием каждого работника. Однако следует отметить, что до сих пор вопросами техники, технологии, снабжения производства занимаются примерно 95% работников, а работой с людьми, кадрами - менее 5% .
В настоящее время назрела острая необходимость реорганизации механизма управления социально-психологической подсистемой производственной организации. Такая реорганизация должна осуществляться в направлении интеграции функций управления персоналом.
Сегодня на предприятиях сложилась ситуация, при которой руководство единым процессом кадровой работы осуществляют сразу несколько подразделений - отдел кадров, подчиненный заместителю руководителя по кадрам; отдел подготовки кадров, подчиненный главному инженеру; служба социального развития, подчиненная, как правило, непосредственно руководителю организации; отдел труда и зарплаты, подчиненный главному экономисту или заместителю руководителя по экономике. Поэтому представляется целесообразным сведение существующих ныне отделов организации труда и заработной платы, подготовки кадров, социального развития в единую кадровую службу под началом руководителя (директора) по человеческим ресурсам.
Придание этой службе необходимых научно-исследовательских и учебно-методических подразделений позволит обеспечить комплексное управление персоналом, в соответствии с современными требованиями кадровой политики в процессе перехода к рыночным отношениям. Анализ хозяйственной практики и перспектив развития общественного производства позволяет с достаточной степенью точности предположить, что будущее в управлении персоналом принадлежит именно таким мощным кадровым службам, способным эффективно использовать современные научные разработки и новейшие компьютерные технологии в своей практической деятельности.
Повышение роли социальной составляющей предприятия обусловливает появление в сфере управленческого труда новой профессии - менеджера по кадрам, т.е. профессионального управляющего, высококвалифицированного специалиста по работе с персоналом, подготовка которого и обеспечение его непрерывного образования встала сегодня со всей остротой. Рыночная экономика предъявляет и новые требования к менеджерам кадровой службы, в числе которых:
целенаправленность;
масштабность;
коммуникативность;
способность анализировать и решатькомплексные проблемы;
синтезировать решение в условиях неопределенности и ограниченности информации;
творческое начало и компетентность;
организаторские способности.
Исходя из этих данных, можно сделать вывод, что от менеджеров данной службы требуются также достаточно глубокие знания в области техники и технологии конкретного производства, организации и мотивации труда, трудового законодательства, психологии и социологии труда и управления, производственной педагогики, организации современного делопроизводства.
Им необходимы прочные навыки эффективного общения с людьми, использование информационно-вычислительной техники и др. При этом менеджер по кадрам является главным носителем и распространителем организационной культуры фирмы, что требует от него высокого развития нравственно-психологических качеств.
3.2 Методы подбора и управления персоналом в современных условиях
Подбор персонала для работы в службе управления персоналом ОАО «Хладокомбинат» требует дополнительного внимания и особого подхода. Связано это в первую очередь со спецификой работы управляющего персонала. К персоналу службы управления персоналом на предприятии предъявляется повышенные требования и специальные методы отбора кандидатов на вакантные должности в связи с тем, что эта работа является сезонной, в основном длится с марта по октябрь.
Набор персонала службы управления персоналом ОАО «Хладокомбинат» необходимо вести из внешних и внутренних источников.
К средствам внешнего набора относятся: публикация объявлений в газетах и профессиональных журналах, обращение к агентствам по трудоустройству и к фирмам, поставляющим руководящие кадры, направление заключивших контракт людей на специальные курсы при колледжах.
Приоритетным направлением набора персонала комбинатабудет являться отбор в основном внутри своей организации. Продвижение по службе своих работников обходится дешевле. Кроме того, это может повысить их заинтересованность, улучшить моральный климат и усилить привязанность работников к комбинату. Согласно теории ожиданий в отношении мотивации можно полагать, что если работники верят в существование зависимости их служебного роста от степени эффективности работы, то они будут заинтересованы в более производительном труде. Возможным недостатком подхода к решению проблемы исключительно за счет внутренних резервов будет являться то, что в организацию не приходят новые люди со свежими взглядами, это и может привести к застою.
Также можно использовать такой метод набора, как рассылка информации об открывающейся вакансии с приглашением квалифицированных работников.
Поведенческие науки разработали много видов различных испытаний, которые помогают предсказать, сколь эффективно кандидат сможет выполнять конкретную работу. Один из видов отборочных испытаний предусматривает измерение способностей выполнения задач, связанных с предполагаемой работой. Другой вид испытаний предусматривает оценку психологических характеристик, таких как уровень интеллекта, заинтересованность, энергичность, откровенность, уверенность в себе, эмоциональная устойчивость и внимание к детям. Руководство должно дать оценку своим испытаниям и определить, действительно ли люди, хорошо справляющиеся с работой и испытаниями, оказываются более эффективными работниками, чем те, которые набирают меньшее количеством баллов.
Собеседование до сих пор является широко применяемым методом отбора кадров. Даже работников неуправленческого состава редко принимают на работу без хотя бы одного собеседования. Подбор руководителя высокого ранга может потребовать десятков собеседований, занимающих несколько месяцев. Вместе с тем, исследования выявили ряд проблем, снижающих эффективность собеседований.
Существует тенденция принятия решения о кандидате на основе первого впечатления, без учета сказанного в остальной части собеседования. Другая проблема заключается в тенденции оценивать кандидата в сравнении с лицом, с которым проводилось собеседование непосредственно перед этим.
Второй этап отбора претендентов на занятие вакантных должностей в службе управления персоналом ОАО «Хладокомбинат» будет заключаться в проведении личного собеседования с претендентом одним из специалистов отдела кадров предприятия с целью выявления уровня притязаний кандидата, а также для уточнения прочих вопросов связанных с трудоустройством.
На третьем этапе отбора персонала данные о наиболее подходящих претендентах передаются специалистами отдела кадров руководителю ОАО «Хладокомбината» для принятия окончательного решения по поводу трудоустройства того или иного специалиста.
Руководство сможет отбирать наиболее подходящих кандидатов из резерва, созданного в ходе набора. В большинстве случаев выбирать следует человека, имеющего наилучшую квалификацию для выполнения фактической работы на занимаемой должности, а не кандидата, который представляет наиболее подходящим для продвижения по службе. Объективное решение о выборе, в зависимости от обстоятельств, может основываться на образовании кандидата, уровне его профессиональных навыков, опыте предшествующей работы, личных качествах.
В отношении процесса управления персоналом службы управления персоналом необходимо отметить, что он ни чем не отличается от процесса управления производственным и прочим персоналом предприятия.
На исследуемом предприятии необходимо использовать как внешние источники найма, так и внутренние. Но больший упор сделать все-таки на внутренние источники. Как уже отмечалось, перед администрацией предприятия в связи с реорганизационными изменениями, усовершенствованием и модернизацией структуры ОАО поставлена задача на постепенное уменьшение текучести кадрового состава работников.
До принятия решения о приеме на работу кандидат должен будет пройти следующие этапы отбора:
предварительная беседа с непосредственным руководителем и начальником службы;
заполнение бланка заявления;
проверка послужного списка;
обязательный медицинский осмотр;
принятие решения.
Адаптация персонала в ОАО «Хладокомбинат» будет проводиться в форме наставничества. При поступлении на работу, или переводе на другое место необходимо внедрить обязательную для всех стажировку на рабочем месте. Приказом назначить ответственного за стажировку, который будет получать доплату в размере 25% от должностного оклада стажируемого.
Период стажировки не может быть менее двух недель. Обычно ее продолжительность - один месяц, для молодых специалистов по решению начальника службы стажировка может быть продолжительней.
Во время стажировки новичка будут знакомить с руководящими документами, должностной инструкцией, с инструкциями по работе с клиентами (менеджеры-продавцы), по действиям в особых случаях, с требованиями охраны труда, техники безопасности, противопожарной безопасности, с эксплуатационно-технической документацией реализуемого оборудования, а также с инструкциями производственного оборудования, для производственного персонала.
По окончании стажировки комиссией будут оцениваться знания стажера, полученные в период стажировки, и оформляться приказ на допуск к самостоятельной работе.
Ответственным за стажировку, выступающим в роли наставника, скорее всего необходимо назначитьначальника структурного подразделения предприятия. Это делается для того, чтобы исключить формальный подход к наставничеству. Ведь руководитель несет ответственность за действия подчиненных, и в его интересах подготовить хорошего специалиста.
Наставник даст новичку задания, проконтролирует его работу и обеспечит поддержку и обратную связь. Своим примером он покажет, каким образом вести себя в коллективе в соответствии с установленными стандартами работы и требованиями организации.
Для эффективного внедрения наставничества, следует подкрепить документально (наставник работает обязательно по плану, утвержденному начальником службы, имеет инструкции, документы, необходимую нормативную литературу).
Такая форма адаптации полезна для трех сторон: для организации, для обучаемого, для наставника.
Плюсы такой формы адаптации для обучаемого заключаются в следующем:
помощь и поддержка в течение всего процесса стажировки;
лучшее понимание всесторонней деятельности организации;
развитие личных качеств (уверенности в себе, самоуважение, особенно по мере повышения профессионального уровня и способностей);
развитие навыков и умений за счет усвоения чужого опыта;
ускорение развития карьеры (быстрая адаптация и вхождение в профессию стимулирует развитие карьеры);
уменьшение вероятности конфликтов (наставник помогает вникнуть в тонкости работы и отношения в коллективе);
снижение психологического напряжения (появляется чувство защищенности).
Приобретения наставника:
активное участие в развитии своей команды;
рост личной удовлетворенности за счет успешного выполнения функций;
личное саморазвитие (получение новых знаний, навыков и умений в процессе выполнения своих функций).
Приобретения организации:
более подготовленные кадры;
повышение культурного уровня организации;
более эффективная подготовка руководящих кадров;
формирование положительного отношения к обучению;
уменьшение времени, необходимого для адаптации нового сотрудника.
В целом можно говорить об эффективности адаптации работника в ОАО «Хладокомбинат». За короткое время он сможет освоить реализуемое оборудование, руководящую документацию. Инструкции описывают алгоритмы действий в нестандартных ситуациях (отключение электроэнергии, чрезвычайные происшествия) и всегда, согласно требованию руководящих документов, находятся на рабочем месте. Все это позволит работнику быстро влиться в рабочий процесс.
Политику затрат на повышение квалификации работников ОАО «Хладокомбинат» определяет объективная необходимость сохранения рабочей силы нужного количества и качества, так как главная задача как службы управления персоналом, так и предприятия в целом - обеспечение беспрерывного производства и реализации продукции.
Повышение квалификации - ключевой инструмент, с помощью которого работники развиваются вместе с развитием науки и техники, совершенствованием технологий .
В процессе технической эксплуатации средств производства инженерно-технический персонал ОАО «Хладокомбинат» должен совершенствовать свой профессиональный уровень:
на курсах повышения квалификации (руководящий состав - 1 раз в 5 лет, инженерно-технический состав - 1 раз в 6 лет);.
в ходе производственной учебы - на рабочих местах по планам руководителей объектов, утверждаемых начальником службы (охватываются все работники службы).
Затраты на повышение квалификации планируются в службе управления персоналом ОАО «Хладокомбинат».
На основании заявок начальников структурных подразделений составляется план повышения квалификации на год, в этом плане отражаются и расходы.
Огромное значение в повышении эффективности управления персоналом также будет имеет проведение технической учебы (производственной учебы) на рабочих местах. Нормативами установлено 8 часов технической учебы на 1 человека в месяц. Техучеба планируется и проводится руководителями объектов. При проведении техучебы изучаются руководящие документы, должностные инструкции, инструкции по охране труда и технике безопасности, материальная часть.
Основным показателем эффективности производственного обучения и повышения квалификации в ОАО «Хладокомбинат» будет являться показатель сокращения количества производственного брака, возникающего в результате нарушения установленных правил или условий эксплуатации производственного оборудования (человеческий фактор).
Современный уровень производства не может развиваться без эффективных мотивационных систем персонала, которые должны постоянно совершенствоваться под влиянием экономических и политических условий. Сегодня на рынке можно купить конкурентный товар, но купить на рынке конкурентоспособность и стимулы к ней невозможно.
Поэтому отечественным предприятиям приходится самостоятельно искать наиболее подходящие и действенные методы организации и поощрения труда.
Любая мотивационная система должна обеспечивать достаточно высокий уровень оплаты и достаточно высокий уровень жизни работника и членов его семьи. Все положения о материально-денежном стимулировании должны быть закреплены в официальном документе .
В ОАО «Хладокомбинат» правовым актом, регулирующим трудовые, социально-экономические и профессиональные отношения между работниками
и работодателем будет являться «Коллективный договор», который затрагивает все аспекты стимулирования работников, как материального, так и нематериального.
Основной раздел «Коллективного договора» - система оплаты труда.
Под системой оплаты труда понимают способ исчисления размеров вознаграждения, подлежащего выплате работникам в соответствии с произведенными ими затратами труда или результатами труда.
Разряды, присвоенные рабочим, а также конкретные должностные оклады, установленные работникам, указываются в контрактах, договорах или в приказах по организации. Эти документы наряду с документами о фактическом использовании рабочего времени (табель учета рабочего времени и др.) дают основание бухгалтеру для расчета оплаты труда работника.
Система оплаты труда, формы материального поощрения, размеры окладов (тарифных ставок), а также нормы труда устанавливаются администрацией по согласованию с соответствующим профсоюзным органом и отражается в соответствующих приложениях к коллективному договору, которые являются неотъемлемой его частью.
Тарифная система оплаты труда применяется в данной организации в повременно-премиальной форме.
Должностные оклады работникам Предприятия устанавливаются в соответствии с тарифной 18-ти разрядной сеткой перечня профессий и должностей.
Должностные оклады работникам Предприятия рассчитываются по следующей формуле:
О = (ПМ К1) К2 К3 (1),
О - оклад работника;
ПМ - прожиточный минимум по РФ;
К1 - коэффициент тарифной сетки;
К2 - коэффициент за класс, категорию, и профессиональная надбавка за квалификацию;
К3 - коэффициент, учитывающий условия труда .
Пересмотр должностных окладов (тарифных ставок) работников производится при изменении уровня прожиточного минимума.
Исходя из вышеизложенного текста мы можем сделать вывод, что разряды по оплате труда работников устанавливаются согласно Договору, и утверждаются генеральным директором.
Изменения в оплате труда оформляются дополнением к контракту и подписываются сторонами.
3.3 Методы стимулирования труда персонала
Материально-денежное стимулирование:
) Действует повременно - премиальная система оплаты труда.
) Ежемесячно премируются работники, непосредственно осуществляющие техническое обслуживание производственного и торгового оборудования, в размере 15% от должностного оклада.
) Устанавливаются следующие виды доплат:
за выполнение обязанной временно отсутствующих работников по причине болезни, ученических отпусков, беременности и родам, уходом за ребенком не менее10% от должностного оклада замещаемого;
за работу в ночное время в размере 45% часовой тарифной ставки за каждый час работы;
за работу в вечернее время в размере 20% часовой тарифной ставки за каждый час работы;
работникам, осуществляющим стажировку специалистов при приеме на работу в размере 25% от оклада стажируемого на период подготовки специалистов;
за расширение зоны обслуживания (обслуживание производственного оборудования двух и более типов) до 20% (по решению техсовета);
работникам, осуществляющим техническое обслуживание и ремонт оборудования с продленным ресурсом до 15%;
работникам несущим материальную ответственность до 20% от должностного оклада;
) Предприятие выплачивает ежемесячное вознаграждение за выслугу лет, в зависимости от продолжительности непрерывного стажа работы на предприятии:
5% от3-5 лет, 10% от 5-10 лет, 15% от 10-15 лет, 20% от15 лет и выше
30%, работникам, награжденным правительственными наградами и имеющим непрерывный производственный стаж более 20 лет.
) Должностной оклад (тарифная ставка) увеличивается:
работникам, занятым техническим обслуживанием и ремонтом инновационного производственного оборудования - 4%;
начальникам производства, ведущим (старшим инженерам) производственных линий предприятия непосредственно осуществляющим техническое обслуживание на 40%, другие объекты и отделы - на 25%;
) Работникам предоставляются:
дополнительные отпуска за ненормированное рабочее время до 14 календарных дней;
дополнительные отпуска сроком на 3 календарных дня в связи с рождением ребенка, похороны близких родственников, вступление в брак, провод детей в армию;
один оплачиваемый день - 1 сентября (женщинам или одиноким мужчинам, имеющим детей до 10 лет;
) Предприятие выплачивает:
материальную помощь в связи со смертью близких и оказывает помощь в организации похорон;
единовременное пособие работникам уходящим на пенсию по возрасту в зависимости от стажа: мужчины женщины размер пособия
15 лет 3-12 лет 2-х мес. заработок
20 лет 12-15 лет 3-х мес. заработок
и более 15и более 4-х мес. заработок;
единовременное вознаграждение к юбилею работников (45,50,55,60,65,70 лет);
материальную помощь на проведение платных медицинских услуг, не входящих в перечень страховой медицины;
ежемесячное пособие для женщин, ушедших в отпуск по беременности и родам с 12 недель в размере среднемесячной заработной платы, до ухода в отпуск по беременности и родам;
ежемесячное пособие на ребенка в размере трех минимальных з/плат по РФ женщинам, находящимся в отпуске по уходу за ребенком в возрасте до 3 лет.
Материально-неденежное стимулирование:
) Премирование и поздравление к 23 февраля, 8 марта, новогодние праздники, приобретение детских подарков.
) Работа с уволенными пенсионерами (поздравление, премирование).
) Проведение конкурса профессионального мастерства (премирование победителей).
Нематериальное стимулирование:
) Предоставляется возможность повышения квалификации.
) Рабочие места достаточно оснащены, однако значительная часть помещений нуждается в ремонте и модернизации.
) Организация комнат отдыха и приема пищи.
) Страхование работников от случаев травматизма на производстве, профессиональных заболеваний.
) Доска почета: «Ими гордится коллектив» (выбирается достойный работник из предприятия раз в полгода).
Из вышеизложенного текста можно сделать вывод, что стимулирование сотрудников благоприятно скажется на всем процессе производства в цело и на каждом сотруднике в отдельности.
3.4 Формирование кадрового резерва
Для того чтобы с наименьшими потерями решить проблему омоложения персонала, необходимо заблаговременно формировать резерв сотрудников. Первым шагом в организации работы по подготовке кадрового резерва является разработка положения о подготовке кадрового резерва на предприятии. Общее руководство по подготовке кадрового резерва следует возложить на начальника отдела персонала. Вопросы по анализу потребности в резерве и формированию списка резерва также возложить начальников структурных подразделений. Работа с резервом предполагает:
анализ потребности в резерве;
формирование и составление списка резерва;
подготовку кандидата.
Анализ потребности в резерве заключается в необходимости определения текущей и перспективной потребности в резерве и оптимальной численности резерва кадров. Дальнейшая работа состоит из формирования списка резерва.
Формирование и составление списка резерва включает:
формирование списка кандидатов в резерв;
создание резерва на конкретные должности.
В процессе формирования резерва следует определить
кого можно и необходимо включить в списки кандидатов в резерв;
кто из включенных в списки должен пройти обучение;
какую форму подготовки применить к каждому кандидату с учетом его индивидуальных особенностей и перспективы использования на руководящей должности.
Для формирования списка следует использовать следующие методы:
анализ документальных данных - отчетов, автобиографий, характеристик и т.д.;
беседа для выявления интересующих сведений;
наблюдение за поведением работника в различных ситуациях (на производстве, в быту);
оценка результатов трудовой деятельности - производительности труда, качества выполняемой работы и т.п.
При формировании списка кандидатов в резерв необходимо учесть следующие факторы:
требования к должности, описание и оценка рабочего места, оценка производительности труда;
профессиональная характеристика специалиста;
перечень должностей, занимая которые работник может стать кандидатом на резервируемую должность;
предельные ограничения критериев подбора кандидатов на соответствующие должности (образование, возраст, стаж работы);
результаты оценки формальных требований и индивидуальных особенностей кандидатов на резервируемую должность;
личностные качества и потенциальные возможности: высокая степень интеллигентности, внимательность, гибкость, тактичность, коммуникабельность.
Для формирования резерва, как правило, недостаточно отобрать способных к продвижению сотрудников - важно правильно подготовить их к должности и организовать продвижение. Профессиональная подготовка может проходить под руководством вышестоящего руководителя, в виде стажировки в должности на своем или другом предприятии, на курсах повышения квалификации и т.д. Для каждого кандидата должна быть составлена индивидуальная программа подготовки, включающая теоретическую и практическую подготовку, а также задачи по повышению уровня знаний, навыков и умений.
Состав резерва в конце каждого года должен пересматриваться и пополняться в процессе ежегодного анализа расстановки руководящих кадров и специалистов, а также оценки их деятельности.
Оценивается деятельность каждого кандидата, зачисленного в резерв, за прошедший год, и принимается решение об оставлении его в составе резерва или исключении из него. По результатам оценки составляется характеристика на каждого специалиста и руководителя, состоящего в резерве, и рассматривается возможность его дальнейшего продвижения по службе. Одновременно рассматриваются новые кандидаты в резерв. Исключение кандидата из резерва может быть обусловлено его возрастом, состоянием здоровья, неудовлетворительными показаниями производственной деятельности и т.д.
Система кадрового резервирования решит следующие задачи:
обеспечит службу необходимым составом руководителей и специалистов;
мотивация персонала;
достижение большей гибкости в использовании персонала;
совершенствование кадрового потенциала;
обеспечение непрерывности процесса управления;
обеспечение управления карьерой персонала
поможет сформировать интеллектуальное геоэкономическое ядро специалистов - «мозгового центра», объединяющего представителей властных структур, реально принимающие стратегические решения.
Таким образом, многоступенчатый и многоэтапный набор персонала для работы в службе управления персоналом ОАО «Хладокомбинат» будет способствовать приему на работу только квалифицированных специалистов, а также сокращению времени необходимого для адаптации и обучения нового сотрудника особенностям работы на данном предприятии.
Заключение
Проведенные исследования состояния ОАО «Хладокомбинат», а также разработанные цели и стратегия управления персоналом позволяют сделать следующие выводы:
)анализ содержания функций отдела персонала показал, что переход к рыночной экономике, изменение формы собственности и стратегии деятельности предприятий вызвали глубокие изменения в сфере управления персоналом. Благодаря этим изменениям к персоналу стали относится какк более сложному объекту управления в организации, поскольку в отличие от вещественных факторов производства он является «одушевлённым», обладает возможностью самостоятельно решать, критически оценивать предъявляемые к нему требования, действовать, иметь субъективные интересы, чрезвычайно чувствителен к управленческому воздействию, реакция на которое неопределённа;
) при проведении анализа деятельности отдела персонала удалось выяснить, что для создания новых перспектив управления персоналом - необходимо вывести этот тип управленческой деятельности далеко за рамки традиционных функций организации труда и заработной платы. Кадровую функцию из регистрационно - контрольной постепенно выводить на более расширенный уровень, включающий в себя поиск и подбор работников, планирование карьерного роста, оценку работников управленческого аппарата и повышение квалификации сотрудников;
) проанализировав состав и содержание кадровой документации в отделе персонала ОАО «Хладокомбинат», была выявлена ее экономическая и социальная эффективность. Анализ системы ведения кадрового делопроизводства в отделе персонала показал, что действующая система документации соответствует современным представлениям о системе ведения кадрового делопроизводства, обеспечивает требуемую предприятием производительность и удовлетворяет самих работников.
Технология проведения исследования документооборота включает изучение в полном объеме кадрового документооборота в отделе персонала и изучение самой организации. Исследования должны проводиться постоянно, а не от случая к случаю и носить всеобъемлющий характер;
) при проведении исследования состояния делопроизводства в отделе персонала на примере ОАО «Хладокомбинат» была выявлена документационная точность в оформлении сотрудников на работу, полное соответствие нормам оформления документов. Тем боле, что анализ исследования показал успешное применение при создании документов автоматизированной системы 1С: 8, что существенно облегчает поиск и хранение документов в компьютерной базе данных предприятия, и в случае корректировкидокумента или его потери отпадает необходимость создавать документ заново. Также несомненным положительным качеством использования этой программы является доступ к документу одновременно нескольких специалистов из разных отделов, что, естественно, ведет к ускорению процесса распространения кадровой документации внутри предприятия;
) при исследовании содержания функций управления персоналом в современной организации была выявлена необходимостькардинально изменить подход к подбору и управлению персоналом на комбинате. Кроме того, необходимо развивать функции мотивации сотрудников, настраивать их на дальнейшее развитие карьеры, планирование профессионального роста и обучения, вводить новые методы контроля дисциплины на производстве.
Предлагаемая стратегия адаптации персонала сформулирована следующим образом: внедрение форм наставничества на производстве, внедрение обязательной для всех стажировки на рабочем месте;
) дальнейшее развитие кадрового делопроизводства и управления персоналом в отделе персонала возможно только при условии благожелательного отношения и содействия к нему руководства предприятия. Эффективная коммуникация управления и бизнеса находится в процессе разработки. Это сдерживает процесс экономического развития предприятия. Дальнейшее развитие предприятия могло бы способствовать решению части социальных проблем персонала, а именно: создание новых рабочих мест, решение проблем проживания для иногородних, увеличение объема прибыли. Развитие таких предприятий положительно скажется на развитии всего региона.
Для внедрения инновационных технологий управления персоналом необходимо кардинально поменять организационные структуры управления по предприятию в целом. Ведь правильно подобранное руководство и рабочая группа являются основной составляющей частью успеха. Именно от людей, составляющих организацию, зависит, будет ли предприятие процветать или закроется, не просуществовав и года. Для процветания данного предприятия необходимо затратить огромное количество сил. Только люди, обладающие большим запасом энергии, желающие добиться высоких результатов, сделать карьеру и иметь достойный уровень жизни, а также имеющие современный взгляд на поставленные цели, обладающие умением предвидеть ситуацию способны сделать предприятие удачным и надёжным.
Список использованных источников
1 Иохим Хентце. Теория управления кадрами в рыночной экономике. - М.: Международные отношения, 2005, 275 с.
2 Шекшня С.В. Управление персоналом современной фирмы. - М.: Интел-Синтез, 2006, 320 с.
3 Вялова Л.М. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы. Учебное пособие для среднего профессионального образования - М.: Издательский дом «Академия», 2007, 210 с.
Грудцына Л.Ю. Кадровик. 2-е изд., дополненное и переработанное. - М.: Эксмо, 2007. - 304 с.
Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Кадровое делопроизводство. - М.: ООО «Интел-синтез АПР», 2005, 241 с.
Постановление Минтруда России от 9 февраля 2004 г. №9 «Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих».
Кирсанова М.В. Трудовая книжка: новые правила ведения и хранения. 2-е изд., стер. - М.: Изд-во ОМЕГА-Л, 2006, 280 с.
Омаров A.M. Предприимчивость руководителя. - М.: АОН, 2008. 154 с.
9 Кибанов А.Я., Захаров Д.К. Формирование системы управления персоналом. - М.: ГАУ, 2007. - 320 с.
10 Ермоленко В.В. Интеллектуальный человеческий капитал в обеспечении принятия уникальных управленческих решений в корпорации: теория, методология и инструменты: монография / В.В. Ермоленко. - Краснодар: Кубанский гос. ун-т, 2012. - 364 с.
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 №149-ФЗ.
Трудовой кодекс РФ. Текст с изменениями и дополнениями на 1 сентября 2007 года. - М.: Эксмо, 2007. 272 с.
Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках».
Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011-93. Утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 №299. Ред. от 27.12.2007.
Инструкция по заполнению трудовых книжек от 10.10.2003 №69. 154 с.
Ермоленко В.В., Ермоленко Д.В., Луценко Е.В. Особенности российского пути в экономике знаний: интеллектуальное обеспечение управленческих решений на уровне корпорации /Российская экономическая модель: содержание и структура: Коллективная монография. Краснодар: Просвещение - Юг. 2012, 519 с.
Ермоленко В.В. Интеллектуальное обеспечение принятия управленческих решений в корпорации: теоретико - методологические основы. Монография / Под ред. А.А. Ермоленко. Краснодар: Изд. - во ЮИМ, 2011. 264 с.
Проблемы документационного менеджмента и документирования деятельности корпорации: Хрестоматия. / Сост. Е.Д. Попова; под ред. Д.В. Ланской. - Краснодар: КубГУ, 2012. - 361 с.
Организационное проектирование системы управления организации: хрестоматия / под редакцией В.В. Ермоленко, составитель М.Р. Закарян. Краснодар: Кубанский гос. у-нт, 2012. 215 с.
Красавин А.С. Документирование трудовой деятельности работников. - М.: ИНФРА-М, 2006, 378 с.
16Пустозерова В.М. Все приказы по кадрам и сопровождающие документы. - М.: Книга сервис, 2006. - 144 с.
Рогожин М.Ю. Делопроизводство в кадровой службе. - М.: Велби, 2006. - 776 с.
Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. Издание 3-е, дополненное и переработанное. - М.: М ЦФР, 2003. 310 с.
24 ИохимХентце. Теория управления кадрами в рыночной экономике. - М.: Международные отношения, 2005. 275 с.
Кокарева П.А. Управление персоналом в рамках концепции человеческого капитала. - М.: РЭА им. Плеханова, 2012. 160 с.
Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М.: Статистика, 2008, 380 с.
Основы управления персоналом. / Под ред. Б.М. Генкина. - М.: Высшая школа, 2006. 118 с.
Олегов Ю.Г., Журавлев П.В. Управление персоналом. - М: Финанстатинформ, 2007, 425 с.
Ли Якокка. Карьера менеджера. / Пер. с англ. Р.И. Столлера. - М.: Прогресс, 2011, 182 с.
Управление персоналом. Учебник / Под ред. Базаровой А.Е. - М.: ЮНИТИ, 2002, 531 с.
Травин В.В., Дятлов В.А. Основы кадрового менеджмента. - М: Дело, 2007, 314 с.
Работа кадровых служб на современном этапе. Сборник материалов. Выпуск 1-2. - М., 2010, 630 с.
Силюк Н.А., Веселов П.В. и др. Организация управленческого труда. - М., Экономика, 2006, 291 с.
Том Бойделл. Как улучшить управление организацией. Пособие для руководителя. Пер. с англ. - М.: Инфра-М, 2005, 156 с.
Генкин Б.М. Основы управления персоналом. - М.: Высшая школа, 2006, 344 с.
Чернышев В.Н., Двинин А.П. Человек и персонал в управлении. - СПб.: Энергоатомиздат, 2007, 245 с.
Модели управления персоналом: исследования, разработка, внедрение / Евгения Померанцева. - М.: Вершина, 2006, 319 с.
Монден Я.: Методы эффективного управления.-М.:Экономика, 2001, 154 с.
Самыгин С.И., Столяренко Л.Д. Менеджмент персонала. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2007, 319 с.
Михайлов Ф.Б. Управление персоналом классические концепции и новые подходы. - М.: ИНФО, 2007, 360 с.
Ивановская Л.В., Свистунова В.М. Обеспечение системы управления персонала на предприятии. - М.: ГАУ, 2010, 410 с.
Фрайлингер К. Фишер И. Управление изменениями в организации. - М.: Экономика, 2012, 321 с.
Журавлев П.В. Управление персоналом в предпринимательских организациях. - М.: РЭА им. Плеханова, 2008, 189 с.
Моргунов Е.Б. Управление персоналом: исследование, оценка, обучение. - М.: Тривола, 2008, 460 с.
Кибанов А.Я. Управление персоналом организации. Практикум. - М.: ИНФРА-М, 2009. 218 с.
Качалова СП. Аттестация. - М.: Приор, 2011, 280 с.
Трусевич Н.Н. Оценка управленческого труда. - М.: Экономика, 2008. 192 с.
Шейл П. руководство по развитию персонала / Пер. с англ. СПб., 2009, 315 с.
Цыпкин Ю.А. Управление персоналом. - М.: ИНФРА-М, 2011.318 с.
Чижов Н.А. Кадровые технологии. - М.: Экзамен, 2011, 211 с.
Ермоленко В.В., Попова Е.Д. Интеллектуальный капитал корпорации: сущность, структура, стратегии развития и модель управления // Научный журнал Кубанского государственного университета. Человек. Сообщество. Управление. 2012. №2. С. 45-62.
52 Ермоленко В.В. Функции интеллектуального обеспечения принятия управленческих решений в веритикально-интегрированной корпорации / В.В. Ермоленко // Политематический сетевой электронный научный журнал Кубанского государственного аграрного университета (Научный журнал КубГАУ) [Электронный ресурс]. - Краснодар: КубГАУ, 2011. - №07 (71). С. 367 - 384.
Гидрирование твердого топлива Водород для гидрирования угля
Снятие порчи «Крадник» в домашних условиях Как работает Крадник
Что такое работа определение