Journal över registrering av handlingar som utfärdats på uppsägningsblankett. Journal över registrering av certifikat utfärdade till anställda. Behövs detta formulär?

Kära kollegor, vi har släppt en "tom" tidning - med tomma rubriker.

Om du bestämmer dig för att starta en bokföringsdagbok/registrering av dokument eller händelser som är svåra att hitta till försäljning, kan du köpa vår "tomma" journal och fylla i "kapslarna" i dess kolumn på ditt eget sätt.

Vi ger exempel på att fylla i innehållet i tidskrifterna nedan:

Journal över registrering av certifikat utfärdade till anställda
Journal över registrering och redovisning av handlingar utfärdade till anställda
Servicejobblogg
Tidskrift för registrering av handlingar
Journal för registrering av PM (rapporter, förklarande anteckningar, etc.)
Journal över registrering och redovisning av personliga kort

Tidningen är "tom" - med tomma rubriker ges grafen ut i ett bekvämt format (A4, bok).

Omslaget är tätt och hållbart (tät blank kartong 300 g + PVC).

Vitt kvalitetspapper 80 g. 72 sidor

Gränsen är tydlig. Linjerna matchar. Mer än 2100 rader för poster. Grafens bredd är bekväm.

Titelsidan på den "tomma" tidningen - med tomma rubriker ser grafen ut så här:

Således, på titelsidan för den "tomma" tidningen - med tomma lock, fylls grafen i oberoende med namnet på arbetsgivaren, och det skrivs också att det är registrerat / registrerat i tidningen. Låt oss ge exempel.

Exempel 2

Kolumn "Startad:" ___ "_________ 20___" fylls i när loggen öppnas. Kolumn "Slutförd: "___" ______ 20___" fylls när stocken stängs.

På journalens andra och tredje sida finns ett avsnitt "Anställda som ansvarar för att föra journalen".

De återstående sidorna i tidningen innehåller tomma spalter - 5 spalter på varje sida. Den första kolumnen är något smalare, resten har samma bredd. Utöver rubrikraden finns det 30 rader på varje sida att fylla i.

Om du vill föra en journal som har få kolumner (1-5), så kan du göra anteckningar på varje sida. Om du planerar att föra en journal som har fler kolumner (6-10), så kan du hålla den "vänd", raderna på sidorna till vänster och höger är precis mitt emot varandra.

Exempel på att fylla i innehållet i den "tomma" journalen - med tom rubrikkolumn

Exempel 1. Journal över registrering av certifikat utfärdade till anställda

Exempel 2: Servicejobblogg

Exempel 3. Journal över registrering och redovisning av handlingar som utfärdats till anställda

Exempel 4. Rättsregister

Exempel 5. Journal för registrering av PM (rapporter, förklarande anteckningar, etc.)

Exempel 6. Journal över registrering och redovisning av personliga angelägenheter

Exempel 7. Journal över registrering och redovisning av personliga kort

"Tom" magasin - med tomma lock numreras grafen oberoende. Dessutom sys, förseglas och attesteras journalen av organisationschefen (eller annan behörig person), om detta fastställs av arbetsgivaren på lokal nivå (exempelvis genom instruktioner för personalbokföring). I detta fall kan lämpliga anteckningar göras på sista sidan i tidskriften om detta.

För den systematiska organisationen av personalpapper och redovisning av utfärdade handlingar för en organisation vanligtvis ett register över intyg utfärdade till anställda.

FILER

Det finns ingen enhetlig form av detta dokument, det finns flera designalternativ. En av dem presenteras i det bifogade formuläret och ett prov av dess fyllning.

Uttalanden

För att en anställd ska få ett intyg skriver han först en ansökan. Dessa uttalanden måste behållas. Enligt de lagar som finns i Ryska federationen bör lagringsperioden inte vara mindre än tre år.

I praktiken finns det situationer då löneintyg, klassificerade efter år, krävs flera gånger för att beräkna pensionsutbetalningar.

För att inte utföra samma arbete flera gånger förvarar personalansvariga kopior av de intyg som efterfrågas minst en gång per år i en separat pärm. Så att när de behövs i framtiden finns alltid referenser till hands.

Komponenter i en tidning

Dokumentet är enkelt ordnat: omslaget plus huvuddelen. Omslaget anger tidskriftens namn, dess startdatum (det finns en särskild kolumn för slutdatumet, men den kan endast fyllas i i slutskedet av ifyllningen). Separat tilldelat utrymme för organisationens namn. Vissa formulär har fält för att ange lagringstiden för dokumentet.

Viktig poäng! Om tidskriften är en fortsättning på den tidigare, bör denna information anges på omslaget med datum och länkar till föregående dokument.

Men det viktigaste i dokumentet är huvudsektionen, som består av en tabell med följande kolumner:

Radnummer att fylla i. Referenser är klassificerade efter datum och registreras i tidskriften i kronologisk ordning.
Utgivningsdatum. Dessa uppgifter måste överensstämma med datumet för det utfärdade certifikatet. Om registreringsnummer tilldelas förfrågningar i organisationen, så anges det också i samma kolumn.
Den anställdes namn. En ansökan om utfärdande för denna anställds räkning ska redan finnas hos personalhandläggaren eller annan anställd vars uppgifter bland annat är att föra logg. Hans position, avdelningen där han arbetar, hans yrke anges också. Vid behov anges adressen och telefonnummer till denna person för snabb kommunikation.
Hjälpinnehåll. Kortfattat anger denna kolumn exakt vad certifikatet utfärdades om. I grund och botten ber anställda om information om storlek och beräkning av löner.
Datum plus registreringsnummer för det utfärdade certifikatet.
Kvitto för kvitto. Om den anställde inte har möjlighet att få ett certifikat i sina händer, registreras datumet och formen för att skicka certifikatet i denna kolumn. Till exempel med rekommenderat brev, genom en budtjänst (med dess namn) etc.
Notera. Denna kolumn kan indikera grundläggande viktig information som inte fanns med i andra kolumner. Till exempel motivet som fick den anställde att ansöka om ett intyg.

Typer av tidningar

Det finns tre huvudtyper av tidningar:

HR-dokument.
Tidningar om allmänt kontorsarbete.
Tidningar om arbetarskydd.

Varje typ av dokumentation har sina egna detaljer. Registret över certifikat som utfärdas till anställda är en lysande "representant" för dokumentation relaterad till personalpolitik.

Lagring

När det används för bekvämlighet kan magasinet placeras i ett PVC-filmskydd.

Efter att tidningen är färdig (utgången) slängs den inte. Detta strider mot lagen. Den förvaras i arkiv (den specifikt presenterade formuläret är i 5 år, endast om anställda inte arbetar under skadliga eller farliga arbetsförhållanden).

För enklare placering i magasinet kan det finnas ett par hål. De låter dig enkelt placera journalen i en arkivmapp. Omslaget tas bort från dokumentet innan du utför denna åtgärd.

Baksidan

På baksidan av omslaget på det sista arket kan det finnas en speciell inskriptionscertifierare, som gör det möjligt att förbereda tidskriften för långtidsförvaring. Men även om det inte finns några fält för certifiering är chefen skyldig att sätta sin signatur på baksidan av dokumentet efter att det är ifyllt, och det måste också finnas organisationens sigill. Naturligtvis, om ett sådant förfarande för försegling av varje kopia föreskrivs av organisationens interna bestämmelser (olika företag har sina egna order i denna fråga).

Ansvarig för fyllning

Funktionaliteten att fylla i registret över intyg som utfärdats till anställda utförs i de flesta fall av en personalhandläggare. Men denna skyldighet kan tilldelas organisationens kontorist eller revisor genom en separat order från chefen eller anges i den anställdes anställningsavtal.

I de flesta tidskrifter anger de första sidorna namnet på fyllaren, hans befattning, ansvarsperioden för att underhålla tidskriften och sätter en personlig signatur. Fördelningen av denna typ av ansvar är en mycket viktig punkt i hela organisationens kontorsarbete.

Behövs detta formulär?

Det finns ingen fast form för denna tidskrift. Dessa formulär är dock mycket enkla att använda. De kan kompletteras med olika grafer. Till exempel kan dessa ytterligare kolumner i brödtexttabellen innehålla data om:

Registreringsnummer referens separat.
Fullständigt namn och andra uppgifter om den anställde som utarbetade certifikatet, samt hans underskrift.
Vad var skälen för att få ett intyg. Hänvisningar till dokumentnummer med datum.

Varje organisation har rätt att självständigt bestämma vilken form för underhåll av detta dokument att välja och hur det ska konverteras. Huvudsaken är att den antas på uppdrag av chefen och är en del av företagets redovisningsprincip.

Är korrigeringar tillåtna?

Vid ifyllning är fel högst oönskade. Korrigeringar i detta tillstånd är dock helt acceptabla. För att göra en rättelse måste du stryka över den falska informationen med en rad och skriva den korrekta informationen på sidan eller överst, bredvid.

En rättelse anses vara korrekt utförd endast om bredvid den finns inskriptionen "Tro korrigerad" och underskrifterna från alla intresserade (ansvariga för att fylla i) personer. Endast på detta sätt kommer registret över certifikat som utfärdats till anställda att fyllas i korrekt.

Expandera ▼

Formen för registret för utfärdande av läkarintyg motsvarar bilaga 1.2 till förordningen från hälsokommittén för administrationen i S:t Petersburg av den 20 december 1999 N 270-p och huvudavdelningen för inrikes frågor i S:t Petersburg och Leningradregionen den 28 februari 2000 N 140
Förfarandet för att registrera ett register för utfärdande av läkarintyg:
1. Journalen för utfärdande av läkarintyg fylls i prydligt, med läsbar handstil, med blått, lila eller svart bläck (klistra in) på ryska.
2. I kolumn 1 - serienumret för det utfärdade certifikatet sätts i stigande ordning.
3. I kolumnerna 2, 3, 4 - förarens efternamn, förnamn, patronym för föraren (kandidat för förare av fordon (i sin helhet) registreras.
4. I kolumn 5 - registreras födelsedatumet för föraren (kandidat för förare) av fordon.
5. I kolumn 6 - registreras adressen för registrering (registrering) för föraren (kandidat för förare) av fordon.
6. I kolumn 7; åtta; nio; tio; elva; 12 - den deklarerade omfattningen av undersökningen anges (dvs. de kategorier av fordon som föraren (kandidat för förare) vill ta emot. Om det är tillåtet att köra fordon som inte faller under någon av fordonskategorierna, då är antalet av tillåtet stycke i tillståndsdelen av intyget förs in.
7. I kolumn 13 - undertecknas av föraren (kandidat för förare) av fordon, som deklarerade omfattningen av undersökningen som anges i punkt 6.
8. I kolumn 14 - ange serie och nummer på det utfärdade certifikatet.
9. I kolumn 15 - anges datum för utfärdandet av läkarintyget.
10. I kolumn 16 - ange kommissionens slutsats (kortfattat) och anger kategorin.
11. I kolumn 17 - anges efternamnet och initialerna för den kommissionsordförande som utfärdade slutsatsen av läkarkommissionen.
12. I kolumn 18 - anges särskilda betyg (remiss till KEK; remiss för kompletterande prövning; övriga).
13. I kolumn 19 - underskrift av föraren (kandidat för förare) av fordon som fick certifikatet.
Register över utfärdande av läkarintyg innehåller kolumner:
1. Art.nr.
2. Efternamn
3. Namn
4. Mellannamn
5. Födelsedatum
6. Registreringsadress
7-12. Undersökningens deklarerade omfattning
– MEN
- AT
- MED
- D
- E
-N
13. Ämnets underskrift
14. Serie och referensnummer
15. Datum för utfärdande av certifikatet
16. Uppdragsslut
17. Fullständigt namn ordförande i kommissionen
18. Specialmärken
19. Ämnets underskrift

Tvivlar du fortfarande på var man kan köpa och beställa kvalitets? Bara här!
Vi levererar beställningar inte bara i Moskva och regionen, utan i hela Ryssland.
Med hjälp av kan du ställa in önskat antal sidor, omslag, logotyp, etc.

Registret över intyg som utfärdas till anställda gör det lättare att hitta den information du behöver och gör att du kan göra urval för statistik. Läs om hur du fyller i och underhåller det korrekt, ladda ner ett exempel

Läs vår artikel:

Hur man fyller i och för ett register över certifikat

Registret över intyg som utfärdas till anställda gör det lättare att hitta den information du behöver och gör att du kan göra urval för statistik. Dessutom kan chefen, baserat på registret, övervaka genomförandet av relevanta uppgifter för att bestämma mängden utfört arbete, utvärdera effektiviteten hos personalavdelningen etc.

Det finns ingen godkänd form av 2020, varje företag har rätt att behålla den i vilken form som helst. Du kan köpa en färdig blankett och fylla i den, du kan göra din egen enligt vår modell genom att skriva ut blanketten.

Vissa företag håller register över utfärdade certifikat i elektronisk form, med hjälp av MS Excel eller speciella program för att organisera arbetsflödet.

I vilken form tidskriften än finns i organisationen kommer dess struktur att vara, om inte densamma, så mycket lika. Med ett stort antal dokument som upprättas är det tillåtet att organisera sin differentierade redovisning - till exempel efter typ, efter division etc.

Om expediten upprättar journalen på egen hand kan han använda en enkel A4-anteckningsbok, titulera den i enlighet med företagets namn, och även markera startdatumet på omslaget och lämna plats för det efterföljande slutdatumet.

I journalen för registrering av certifikat 2020 är det tillrådligt att numrera sidorna, flasha det, göra en bekräftelseinskription "antal ark har sytts och fästs i journalen", markera det med huvudets signatur och sätta en säl.

På det första arket kommer det att finnas en sektion "Anställda som ansvarar för att föra en journal", beroende på företagets volym kan 2-3 ark tilldelas det.

Tidningen finns i ett exemplar, så den sköts av en person åt gången. Vanligtvis är detta en personaltjänsteman eller en sekreterare. Svårigheter med att fylla i sektionen bör inte uppstå. Det ges ut i form av en bekväm platta med kolumner:

nummer i ordning;
komma igång med journalen;
slut på arbetet;
Namn på den ansvariga personen;
hans position;
uppgifter om chefens ordning, på grundval av vilken denna anställde är ansvarig för registreringen;
signatur.

Huvuddelen av formuläret presenteras också i tabellform och innehåller följande information:

linje nummer. För varje utfärdat dokument är en separat rad avsedd, utan mellanrum mellan dem, för att undvika "backdating" av registreringen;
datumet för utfärdandet av certifikatet, vilket sammanfaller med det datum som anges på själva dokumentet;
Fullständigt namn på den anställde som begärde dokumentet, hans position;
innehållet i dokumentet (om lönebeloppet, om bidrag till pensionsfonden, om arbetsperioden etc.);
Fullständigt namn och befattning för den utfärdande anställde;
ändamål med utfärdandet, utgivningsställe;
framställarens underskrift. Om dokumentet inte överlämnades personligen är det nödvändigt att skriva ner hur det överlämnades till den anställde (rekommenderat brev, kurir);
det är tillrådligt att skapa en extra kolumn för anteckningar i icke-standardiserade fall (till exempel för att ange utgående detaljer i den, om någon)

Kolumnsekvensen och kolumnrubrikerna måste vara identiska på varje uppslag. När tidningen tar slut skickas den till arkivet och en ny startas. I det här fallet är det nödvändigt att ange numreringen av volymer i kronologisk ordning.

Felkorrigering

Rättelser i certifikatregistreringsloggen är tillåtna. En felaktig inmatning stryks över med en ren linje, och den korrekta informationen registreras antingen ovanför den överstrukna, eller, om utrymme tillåter, en rad nedanför (utan att tilldela ett nytt serienummer till denna rad).

Om det från början skrivs på egen hand, skulle det vara klokt att inte spara pappersutrymme och göra linjer större på höjden, sedan om det behövs, gör korrigeringar, du behöver inte slipa och fläcken kommer inte att se oläslig och slarvig ut.

notera

Förlorade eller skadade personalhandlingar? om vad man ska göra i sådana situationer, vad som är återställbart och hur, och vad som inte längre kan återställas

Efter att ha utfärdat korrigeringen i enlighet med alla regler är det nödvändigt att anbringa inskriptionen "Rättad att tro" bredvid den, såväl som underskrifterna från de personer som är ansvariga för att föra journalen och den som utfärdade certifikatet (om det är samma person kommer det naturligtvis bara att finnas en signatur).

Hur länge ska man hålla en logg

I enlighet med punkt "f" Artikel. 358 i "Lista över typiska förvaltningsdokument som genereras i organisationers verksamhet", som anger lagringsperioderna, godkänd av Federal Archive den 06.10.00, för registren över referenser och kopior av dokument, en lagringsperiod på 3 år (från och med slutdatum) är satt.