Ansökan om anslutning till det elektroniska dokumentflödet för pfr. Utbyte av elektroniska dokument med pfr. Hur man upprättar ett EDI -avtal

Nu används elektroniskt dokumentflöde av pensionsfonden överallt och förtränger säkert andra former av kvartalsrapporter om beräkning och betalning av försäkringsbetalningar. Företrädet att använda telekommunikationsteknik för dessa ändamål framgår av två fakta:

ämnen ekonomisk aktivitet sysselsätter mer än 25 anställda i hyrd arbetskraft måste införa ED i förbindelser med PF;
möjligheten att återgå till traditionell pappersdokumentation ges inte ens till enskilda företagare eller små företag som en gång bytte till ett kontaktlöst dokumenthanteringssystem.

Fördelar med ED med pensionsförsäkringsmyndigheter

Elektroniskt dokumentflöde med FIU:

låter dig skicka in rapporter på arbetsplatsens plats när som helst på dagen, inklusive på arbetsdagar och timmar;
befriar revisorn från behovet av att besöka PF: s territoriella kontor och frigör tid för andra frågor.
säkerställer äktheten och konfidentialiteten hos den överförda informationen;
garanterar säkerheten och felfri registrering av flödet av företagets utgående dokument i fonden;
gör det möjligt att korrigera misstag som görs av anställda i pensionsfonden i de överförda uttalandena direkt från den försäkrades arbetsplats, vid behov upprepade gånger på en dag;
tillhandahåller data om resultaten av att ta emot rapporter i elektronisk form;
öppnar möjligheter för att skapa kopior av de inlämnade rapporterna och de svar som mottagits från FIU vid institutionen.

ED -programvara

Koppla till elektronisk dokumenthantering med FIU kräver:

förmågan att generera rapporter enligt prover och formulär;
certifierad av FSB mjukvaruprodukt med möjligheten att använda en elektronisk digital signatur och dess kryptering med kryptografiska nycklar.

För att få det bör du kontakta en specialiserad institution.

Idag är marknaden fylld med erbjudanden från företag som tillhandahåller tjänster:

ett certifieringscenter för utveckling och underhåll av certifikat för elektroniska digitala signaturnycklar i ED PF -systemet;
installation och underhåll programvaraöverföring av information på ett kontaktlöst sätt, vilket gör det möjligt att lämna rapporter inte bara till FIU, utan också till andra tillsynsmyndigheter: Federal Tax Service, extrabudgetfonder, Rosstat.

Andra åtgärder för övergången till elektronisk rapportering

Först måste du utföra följande organisatoriska steg:

utnämning av en person som är ansvarig för användningen av systemet;
förebyggande av obehörig åtkomst: utrustning på arbetsplatsen, etablering av en tillförlitlig lagringsplats för magnetiska bärare av kryptografiska nycklar, placering av kopior av elektroniska arkiv;
samordning av möjligheten att byta till ED med territoriellt organ Pensionsfonden;
genomförande av testöverföring av uttalanden till Rysslands pensionsfonds territoriella organ efter installationen av ED -systemet av en specialiserad organisation.

Dokumenterar

Dokument för anslutning till pensionsfondens elektroniska dokumenthantering kräver följande:

avtal med FIU om användning av ED via telekommunikationskanaler;
ett prenumerationsavtal för tillhandahållande av säkra ED -tjänster med en PF (som tillval - med alla tillsynsmyndigheter på en gång) genom att öppna tillgången till det elektroniska rapporteringssystemet;
avtal om tillhandahållande av certifieringscentertjänster.

Avtalsformen med pensionsfonden är standard. Den kan laddas ner från den officiella webbplatsen för dess territoriella organ. Dessa kontrakt med en specialiserad organisation är, av sin juridiska karaktär, anslutningsavtal.

Följaktligen innebär de inte att klienten kan göra ändringar. De kan kombineras till ett heltäckande avtal.

Komma igång: Rapportera rader

ED med FIU utförs enligt de instruktioner som godkänts av den. Bestämmelserna är något specifika. Enligt den får försäkringstagaren efter att ha skickat rapporten från FIU:

vid utgången av 4 arbetsdagar - bekräftelse på leverans som anger datum och tid för leverans av filen till pensionskassans territoriella kontor;
inom ytterligare 6 arbetsdagar skickar PFR -avdelningen ett protokoll med resultatet av kontrollen.

Resultatet från pensionsfonden kan vara positivt, vilket indikerar godkännande av den inlämnade rapporten eller negativt - vilket anger att det avvisas. I det första fallet är dagen för inlämnandet av rapporteringen datum för generering av meddelandet om leveransbekräftelse, i det andra framstår rapporteringen som inte inlämnad. Den försäkrade är skyldig att rätta till felen och lämna in den igen.

Det följer av detta att för att undvika förseningar vid ett fel, bör handlingar lämnas in i förväg - minst 11 dagar före sista antagningsdagen. Lyckligtvis när etablerade linjer(15: e dagen i den andra månaden efter rapporteringsperioden) är detta inget problem.

Organisationer och entreprenörer som lämnar in rapporter elektroniskt måste ta hänsyn till de specifika egenskaperna vid behandlingen av dessa formulär för att skicka in dokument i tid och inte betala förseningsavgifter.

Datum för inlämning av det elektroniska rapporteringsformuläret är det datum och den tid som genererades när kvittot för mottagandet av FIU: s mottagande gateway skapades. Baserat på de fastställda standarderna kan ett kvitto genereras inom två dagar.

Elektronisk inlämning av rapporter till FIU -disciplinerna, och för att undvika straff, rekommenderas de att:

utföra alla procedurer för att få tillgång till elektronisk rapportering och installera nödvändig programvara i förväg, helst under förrapporteringsperioden;
lämna nödvändiga deklarationer och rapporter till skattekontor i förväg - minst en dag före slutet av godkännande av dokument.

Om genomsnittligt antal anställda anställda som är lika med eller mer än 25 personer måste organisationen rapportera elektroniskt. Dessutom fastställs antalet personer för den föregående rapporteringsperioden. Således, om organisationen anställde 30 specialister i september, och bara 5 i oktober, måste oktober 1 skickas elektroniskt.

Ett av alternativen för att skicka dokument via säkra kanaler är att ingå ett avtal med FIU för elektronisk dokumenthantering. Fördelar för budgetorganisation:

inget behov av att besöka en filial av pensionsfonden (vi sänker transportkostnaderna);
inget behov av att skriva ut och signera dokument (vi minskar kontorsutgifter);
snabb identifiering och eliminering av fel (vi minskar risken för straff).

Dessutom noterar vi att bildandet av en rapport i digital form minimerar risken för fel och inkonsekvenser.

Hur man ingår ett avtal om utbyte av elektroniska dokument med FIU

För att göra detta måste budgetorganisationen lämna in:

Ansökan till FIU för anslutning av elektronisk rapportering. Standardformuläret måste upprättas i tre exemplar.
Avtal med FIU om elektronisk dokumenthantering 2019. Utfärdat i två exemplar på en särskild blankett. Ett exemplar finns kvar hos den sökande organisationen, och det andra - hos företrädarna för pensionsfonden.
Fullmakt. Dokumentet behövs om designen inte utförs av huvudet, utan av den ansvariga. Till exempel en revisor eller en advokat. Den är upprättad i vilken form som helst, certifierad av huvudets signatur och organisationens sigill.

Skicka in det färdiga paketet med dokument till territorialkontoret på platsen budgetinstitution... Att ansluta separat underavdelning, som självständigt interagerar med PF RF, skicka dokumentationen till avdelningen på enhetens plats.

Ansökan om elektronisk dokumenthantering med FIU

Hur man fyller

Endast de tabelldelar i ansökan som motsvarar budgetorganisationen bör fyllas i.

Steg 1. Vi börjar med rubriken: vi anger det fullständiga namnet på den territoriella grenen av Rysslands pensionsfond, med vilken utbytet av dokument kommer att upprättas.

Steg 2. Vi fortsätter att fylla i tabelldelen av ansökan för anslutning till det elektroniska dokumentflödet i FIU.

Information om EUF -deltagaren. Vi registrerar oss registreringsnummer budgetorganisation, fullständigt namn, TIN, checkpoint, telefon, fax och e-mai. Sedan registrerar vi de juridiska och faktiska adresserna, anger det fullständiga namnet på institutionens chef.

Ytterligare information anges i ansökan på begäran av representanter för fondens regionala gren: bankuppgifter (bankens namn, dess BIC, avräkningskonto för en budgetinstitution, korrespondentkonto), genomsnittligt antal.

Steg 3. Lämna det andra bordet tomt eller lägg streck. Denna del är för enskilda företagare... Information om fyllning i båda tabellerna är ogiltig.

Steg 4. Gå till den tredje tabellen. Vi anger namnet på organisationen-operatören för komplexa tjänster i EDMS. Ibland kräver representanter för PF RF ytterligare information... Till exempel operatörens adress, information om den kryptografiska informationssäkerheten (CIP) som används.

Steg 5. Vi signerar ansökan med huvudet, sätter en försegling, anger datum för upprättande.

Den sista tabellen i ansökan fylls i av anställda i PF RF.

Funktioner i upprättandet av ett avtal för EDF

Den officiella formen för avtalet om elektronisk dokumenthantering (EDM) presenteras i allmänhet på PF RF: s webbplats. Formuläret kan också erhållas från den territoriella fonden på platsen för din institution. Det är nödvändigt att fylla i detaljerna i avtalet om EDM noggrant. Om företrädare för Pensionsfonden hittar fel, utelämnanden eller felaktigheter, kommer avtalet att återlämnas för översyn och anslutningsperioden skjuts upp.

Form för avtal om elektronisk dokumenthantering med Rysslands pensionsfond 2019

I form av EUF -avtalet, ange det fullständiga namnet på TOPFR, chefens position (ansvarig person). Därefter föreskriver de liknande data för sin organisation: fullständigt namn, position och fullständigt namn på huvudet, ange registreringsnummer samt normativt dokument reglera verksamheten för en budgetinstitution (förordning, stadga, etc.).

I slutet av avsnitt 3, ange namnet på fondens regionala gren. Gå sedan till avsnitt 9, skriv ner detaljer och juridiska adresser för parterna (din institution och TOPF).

Tiden för övervägande av en organisations applikation för att ansluta till EDM sträcker sig från två veckor till en månad. O beslutet du kommer säkert att meddelas skriftligen. Om organisationen planerar att byta operatör för komplexa tjänster i PFR EDMS måste avtalet omförhandlas. Fråga i alla fall med specialisterna om proceduren för att byta tjänsteleverantör. lokal filial fond.

Jag fortsätter serien med publikationer av svar på frågor inom ramen för åtgärden.

Jag är en entreprenör, jag bestämde mig för att skicka rapporter via Internet, inför det faktum att systemet ber mig om "datum och nummer för kontraktet med pensionsfonden." Vad är det här kontraktet och hur sluts det? Varför kan jag skicka rapporter till skatten och FSS utan några kontrakt?

Jag börjar kanske med svaret på den andra frågan, som är mer allmänt filosofisk och hänvisar till retorisk. Ja, systemet är sådant att inga ytterligare åtgärder krävs för att skicka rapporter till Federal Tax Service och FSS, det räcker med att ansluta till alla elektroniska dokumenthanteringssystem. Varför är allt fel med pensionsfonden, jag kan inte svara, men jag kan informera dig om att bestämmelserna för pensionskassans interaktion med försäkringstagare (dvs. arbetsgivare, betalare av avgifter till sina anställdas obligatoriska pensionsförsäkring) har godkänts (nu är dokumentet giltigt ändrat genom ordern från 10.06.2009 nr 116r, daterad 19.03.2010 nr 75 p), och det står direkt att det elektroniska dokumentflödet mellan Pensionsfonden och den försäkrade utförs på grund av motsvarande avtal, standardformen för avtalet godkänns av samma order.

Hur gör man ett avtal?

Det enklaste sättet är att ladda ner ett standardformulär från PFR -webbplatsen, fylla i det, skriva ut det, intyga det med en auktoriserad persons underskrift, stämpla och ta med två kopior till Pensionsfondens filial på företagarens registrering ( väl, eller platsen för organisationen).

Inspektören som ansvarar för att organisera den elektroniska dokumenthanteringen tar båda kopiorna av avtalet från dig, registrerar det i någon form av sin specialjournal och ger dig omedelbart datum och nummer för avtalet, som du kan använda när du skickar rapporter. Själva avtalet, undertecknat av pensionsfonden, utfärdas lite senare, men detta är inte längre viktigt, jag minns inte ett enda fall i praktiken för försäkringstagaren att behöva sitt exemplar av avtalet. Det viktigaste för dig är att få datum och nummer för avtalet, så får du det direkt.

LAGT TILL: efter publiceringen mottogs två användbara kommentarer från mina vänner, som jag ansåg nödvändiga för att vara säker på att återspegla i denna artikel.

Först en kommentar från tekniker Alexandra Kolybelnikova, svarar på frågan "Varför ett sådant förfarande endast tillhandahålls för FIU."

... eftersom rapportering till skatten och FSS skickas med certifierade elektroniska signaturer, men inte till FIU. Det här är egenskaperna hos den tekniska lösningen, de påverkar arbetsflödets juridiska betydelse.

För att vara ärlig, som en oinvigd användare i dessa tekniska detaljer, är skillnaderna inte särskilt tydliga för mig, och jag indikerade direkt där i kommentarerna att jag inte märker skillnaden, jag fick inga ytterligare nycklar för att skicka rapporter till FIU, personligen har jag en tillgång till systemet "Kontur" och inga ytterligare nycklar. Men om de tekniska bestämmelserna är olika för olika avdelningar, även om vi bara behöver ta hänsyn till det och genomföra det. Separat uppmärksammar jag det faktum att om någon i detalj vill förstå exakt de tekniska förfarandena, vänder jag mig till Alexander (genom att klicka på länken ovan hittar du både texten i hans kommentar och hans profil), han lovade att berätta något annat om detta ämne, så hur han hanterar dessa frågor professionellt.

Och det andra viktiga tillägget från Marina Mishukova, det gäller praxis att utarbeta ett avtal:

Tyvärr måste du i Moskva och Moskva -regionen ta ett avtal från din UPFR (du kan skriva det på ett USB -minne). I ett standardavtal måste fondens anställda personligen ange uppgifterna om deras UPFR, och i "deras" version är dessa data redan tryckta.

Med hänsyn till denna kommentar verkar det som att det inte alls är vettigt att skriva ut avtalstexten själva, men du måste gå direkt till pensionskassan och där antingen - för att påskynda förfarandet - fylla i avtalet med lämna in dina uppgifter, eller ta den elektroniska versionen från dem, fyll i den och skriv ut den. ta med.

Tack till mina kära kommentatorvänner. Jag uppskattar verkligen alla deltagande i mitt arbete.

Sedan en tid tillbaka har varje arbetsorganisation i Ryssland möjlighet att överföra rapportering till statliga myndigheter genom elektroniska medel kommunikation. Denna rättighet finns också för överföring av information till FIU. För att komma in i det elektroniska dokumenthanteringssystemet med pensionsfonden måste du skriva en motsvarande ansökan.

Filer

Elektronisk rapportering

I allmänhet accepterar FIU rapportering i två former: papper och elektroniskt. Denna regel gäller visserligen endast för små företag med ett litet antal anställda.

Om företaget har mer än 25 personer (parameter) måste rapportering till alla medel utanför budgeten endast lämnas i elektroniskt format.

För- och nackdelar med elektronisk dataöverföring

Elektronisk rapportering uppfanns av en anledning - denna kommunikationsmetod med statliga organ garanterar effektivitet, tillförlitlighet och tillförlitlighet.

All information överförs i krypterad form, och endast en anställd i pensionsfonden som har nyckeln till att dekryptera meddelandet kan läsa den.

Bokföringsspecialister är befriade från skyldigheten att resa till territoriell avdelning finansiera och sitta i köer, dessutom elimineras risken för fel vid manuell inmatning av data från utskrivna rapporter till inspektörernas datorer. Med andra ord sparas tid, och den mänskliga faktorn förlorar sin betydelse.

Den enda lilla nackdelen är att för att övergå till elektronisk inlämning av rapportering måste organisationen först skaffa sin egen elektroniska digitalt signerad... Och då - ett minus detta kan anses ganska godtyckligt, sedan elektronisk signatur utökar alla företags möjligheter avsevärt vad gäller affärsdokumentflöde, vilket ger papperet status som ett juridiskt dokument.

Således, elektronisk överföring data till statliga myndigheter är endast möjliga på ett villkor: företaget måste ha en officiellt registrerad digital signatur.

Dessutom gäller detta krav inte bara för juridiska personer (företag och organisationer), utan också för enskilda företagare, advokater, notarier etc. - det vill säga alla som har anställda.

Genom vem man ska kommunicera i FIU

FIU accepterar rapportering:

genom förmedling av särskilda auktoriserade ombud (representanter);
genom certifieringscenter med ackreditering.

Båda dessa alternativ är efterfrågade, eftersom det första är mycket mer bekvämt och enkelt (certifieringscentra har tillgång till all nödvändig teknik, inklusive sitt eget digitala utskrift, och ger också komplett teknisk support kunder), och det andra är billigare.

Men oavsett hur företaget exakt beslutar att lämna in rapporter, är det först och främst nödvändigt att ingå ett avtal om elektronisk dokumenthantering med den lokala PFR -avdelningen, och för detta är det nödvändigt att skriva ett motsvarande uttalande.

Allmän information om ansökan

Hittills har en ansökan till Pensionsfonden för anslutning av elektronisk rapportering enhetlig form, som kan laddas ner på stiftelsens webbplats eller hämtas från specialister auktoriserad organisation eller ett certifieringscenter i det stadium då ett kontrakt ingås.

Uttalandet får skrivas in brevpapper företag (i alla fall visas förbudet mot detta inte någonstans) eller på ett vanligt A4 -blad, för hand (i en tydlig, läsbar handstil, utan fläckar, fel och korrigeringar) eller maskinskrivet på en dator.

Ansökan skapas i en enda originalkopia, som är certifierad av organisationens direktör (eller en annan person som är behörig att agera på huvudets vägnar).

Det är nödvändigt att stämpla ansökan med FIU endast genom utskrift när normen för användning av stämpelprodukter för certifieringsdokument är förankrad i företagets redovisningsprincip. Efter upprättandet ska ansökan registreras i journal för utgående dokumentation.

Provapplikation till FIU för anslutning av elektronisk rapportering

I början av dokumentet kallas:

adressat - namnet på pensionsfondens territoriella gren;
det datum från vilket försäkringstagaren skulle vilja anslutas till det elektroniska systemet.

Sedan finns det två sektioner.

Varje sökande fyller bara i en av dem - beroende på vem han är - juridisk enhet eller SP.

Följaktligen anges följande information om organisationen (all information måste motsvara företagets beståndsdelar):

fullständigt namn, OGRN, TIN, KPP;
adress (juridisk och faktisk);
uppgifter om banken i vilken försäkringstagaren tjänstgör;
genomsnittligt antal anställda.

Företagare skriver in formuläret:

ditt fullständiga namn, TIN;
passdata;
bostadsadress (genom registrering och faktisk);
Bankuppgifter.

I slutet undertecknar sökanden ett dokument och bekräftar därmed sitt godkännande med villkoren i avtalet om arbete i det elektroniska dokumenthanteringssystemet.

PFR -specialisterna tillhandahåller själva avtalet efter att de fått från företaget en ansökan ifylld i enlighet med alla regler. Då måste organisationens företrädare ange detaljerna i avtalet (nummer och datum) i kommunikationsprogrammet från certifieringscentret eller överföra dem till en auktoriserad representant.

Slå ett "Avtal om utbytet elektroniska dokument i PFR: s elektroniska dokumenthanteringssystem via telekommunikationskanaler "med PFR: s territoriella organ på platsen för organisationens registrering.
Skicka in till den regionala grenen av Ryska federationens pensionsfond "Ansökan om anslutning till elektronisk dokumenthantering."

Former för dokument och anslutningsschema kan skilja sig åt i olika regioner. Därför, för mallar för dokument för anslutning, kontakta FIU: s regionala filial direkt. Ett exempel på federala dokument för att lämna rapporter till pensionsfonden:

Detaljerad information om anslutning till rapportering i Pensionsfonden finns i avsnittet Elektronisk rapportering till Pensionsfonden.

Hur man fyller i registreringsdata

1. Välj i Kontur.Extern -menyn "PFR".

2. Klicka på knappen "FIU -registreringsinformation".

3. Fyll i fälten:

UPFR -kod - koden för PFR -grenen som organisationen rapporterar till. Ange regionen med hjälp av listrutan och välj sedan koden för PFR-kontoret till vilken rapporten ska tillhandahållas.
Registreringsnummer - registreringsnumret för den försäkringstagare som tilldelats av PFR -filialen.
Avtalsnummer - numret som tilldelats ”Avtalet om utbyte av elektroniska dokument i PFR: s elektroniska dokumenthanteringssystem via telekommunikationskanaler”.
Avtalsdatum - datum för ingående av avtalet med PFR: s territoriella gren.
Välj ett certifikat för att rapportera signering. För att göra detta, klicka på det certifikat som krävs.
Klicka på knappen "Skicka information till FIU".

FIU kräver att rapporterna undertecknas av chefen för den försäkrade organisationen eller en person som agerar på grundval av en fullmakt för att underteckna rapporterna med FIU.

Efter att du har skickat registreringsinformationen kan du omedelbart fortsätta med överföringen av rapporter.

Om du ändrar registreringsdata eller signaturcertifikat, gör lämpliga ändringar i menyn "FIU"> "Registreringsinformation för FIU" och skicka in registreringsinformationen igen.