Funktioner i EDMS "Praktika" Lätt att underhålla och implementera Intuitivt gränssnitt Möjlighet till distansarbete Samarbete med andra organisationer i onlineläge Användning av elektroniska signaturverktyg Flexibilitet vid inställning av åtkomsträttigheter Skalbarhet Mobilkontor för huvudet

Scenario för dokumentflödesschemat EXTERNT INKOMMANDE DOKUMENT Extern organisation CJSC "_________" Office. Sekreterare HeadDepartment 1Department 2 1 Inkommande brev 6. Underskrift 4. Godkännande 5. Utgående brev 3. Utkast till utgående brev 7. Registrering 1. Registrering Vid utförande 2. Resolution 4. Godkännande

Steg 1. Registrering av ett dokument i EDMS Automatisk numrering av dokument; Autofyll i fält från förkonfigurerade kataloger; Länk till relaterade dokument; Skicka ett dokument via e-post; Stavningskontroll av dokumentets inmatade text; Kontroll av dokumentkörning; Fullt arbete med filer; Differentiering av åtkomsträttigheter; Underskrift av ES -dokumentet. Funktionalitet:

Steg 2. Upplösning. Arbeta med instruktioner: utkast till resolutioner och upplösningar: textgrafik och röst; Obegränsat antal upplösningar; Automatisk distribution av upplösningar; Automatisk spårning av systemet med tidsfrister för utförande av dokument; Grupputskrift av resolutioner; Gruppsändning av dokument till adressater. Funktionalitet:

Vi introducerar elektroniska dokumenthanteringssystem under de senaste två åren, allt oftare måste vi hantera EDMS "övning" utvecklat i vårt Tatarstan. Jag arbetar både i regeringsstrukturer och i kommersiella, vilket naturligtvis är trevligt, systemet är vår egen tatar, som man säger « Bik әybәt ", men med tanke på systemets magra funktionalitet står vi inför en obegriplighet, varför behöver kunderna ett så eländigt system, som inte ens EDMS kan kallas ???

Men låt oss prata om allt i ordning.

Gyllene regn från ministeren för Praktika

EDMS "Practice" utvecklades 2006 av Kazan -företaget "Document Management Systems". Systemet är en molntjänst där betalningen tas varje månad för varje användare av EDMS. Systemet skapades faktiskt under order av Tatarstans regering, varefter dess spridning i hela republiken gick med hjälp av administrativa beslut och påtryckningar.

Nu har distributionspolitiken inte förändrats, EDMS "Praktika" sprider sig fortfarande med hjälp av administrativt tryck från kommunikationsministern Nikiforov, vars tidigare kamrater och vänner till Nikifrov Timur Yakubov och Dmitry Yurtaev på "Kazan Portal" (http://e-kazan.ru/) är ägare till företaget "Document Management System". Även Nikiforov och Yakubov arbetade tillsammans som programmerare vid Research Institute of Mathematics and Mechanics. Chebotarev i Kazan statsuniversitet skapad med stöd av George Soros.

Vår kommunikationsminister Nikolay Nikiforov är den bästa "försäljningschefen" för EDMS Practice

För närvarande används EDMS "Practice" av cirka 4000 organisationer: Ryska federationens inrikesministerium, Ryska federationens kulturministerium, Ryska federationens naturresursministerium, Ryska akademin för nationell ekonomi och Civil service under Ryska federationens president, Moskvas regering, Primorsky -territoriet, Republiken Tuva, Tatneft, Kamaz och andra organisationer.

4000 kunder på bara 9 år av företagets existens- det här är riktigt coolt, med tanke på att 90% av dem "Document Management Systems" bara kunde få tag på de senaste 3 åren. Detta är bara en fenomenal framgång av något slag, för om vi jämför marknadens viktigaste gamla tiders, har de mer magra indikatorer - Directum har bara 1700 kunder på 12 år och EOS har 6000 kunder på 20 år.

Timur Yakubov är delägare i Document Management Systems och en god vän till kommunikationsminister Nikolai Nikiforov

Det visar sig att det finns anslutningar på regeringsnivå, vilket innebär att du kommer att ha en gesheft och lönsam verksamhet, inga anslutningar - gå till jobbet och gråt inte. Bra exempel nepotism, som förmodligen alla redan känner till.

Intressant nog är Vladimir Vladimirovich alls insatt?

Möjligheter för EDMS "Practice"

På den officiella webbplatsen för EDMS "Practice" presenteras följande fördelar:

• Lätt att underhålla och implementera
• Intuitivt gränssnitt
• Möjligheten att arbeta på distans
• Online samarbete med andra organisationer
• Användning av elektronisk signatur
• Flexibilitet att ställa in åtkomsträttigheter
• 24/7 teknisk support
• Flexibel skalbarhet
• Mobilt kontor i huvudet

Jag kommer inte att motbevisa de fördelar som utvecklaren angett på länge, jag kommer bara att berätta vad jag såg och lärde mig från Praktika EDMS genom att titta på ett av objekten i republiken. Du kommer att förstå själva möjligheterna med detta så kallade EDMS.

Så här är ett svängbord:

ALLMÄN INFORMATION
Teknik som används	Utvecklad i PHP programmeringsspråk
DBMS	Oracle / MySQL
Arbetsprinciper	Att välja ifrån: Tunn klient (webb) iPAD -klient Android -klient
Möjligheterna	Det finns totalt fyra typer av dokumentgrupper: Inkorg Utkorg Medborgarnas överklaganden Inre Registrerar endast de förinställda 4 typerna av dokument Godkännande / Underskrift av endast 3 typer av dokument: utgående, interna, svar på medborgarnas överklaganden Elektroniskt arkiv
Installationsplats	SaaS -lösning, servrar finns i Republiken Tatarstan, Kazan Det är möjligt att installera lösningen på kundens utrustning, men hittills har bara Moskvas borgmästarkontor lyckats Faktum är att systemet är en SaaS -lösning.
FUNKTIONELLA EDMS
Registrering av korrespondens	Det finns totalt 4 funktioner: manuell registrering, lägg till de skannade sidorna i det registrerade dokumentet, skapa ett nytt kort och lägg till sidor från olika applikationer och från skannern, lägg till sidor i det sista dokumentet. Det är bara 1 grupp som kommer och 1 grupp går ut. De där. det finns inget sätt att skapa ytterligare grupper: dela korrespondens i olika grupper, tilldela dem olika åtkomsträttigheter, automatiska regler för behandling av dessa dokument och konfigurera individuella meddelanden för varje grupp, arkiveringsregler, etc. Alla bokstäver kommer bara antingen i inkommande eller utgående brev med samma dokumentkort och arbetsregler. Det finns ingen journal för redovisning och förflyttning av pappersdokument, det finns ingen möjlighet att spåra placeringen av dokumentens original, d.v.s. i själva verket stöder systemet inte blandat arbetsflöde, utan bara elektroniskt. Denna funktionalitet är nödvändig både för ytterligare avskrivning till ärendet och för att minimera dubblering av information, tk. du måste ta hänsyn till deras placering i något extra system.
Harmonisering	Endast utkast till handlingar relaterade till gruppernas utgående, interna, svar på medborgarnas överklaganden kan samordnas och undertecknas. Det finns inget sätt att särskilja separata grupper: kontrakt, order, konton etc. Ingen processrouter, inga processmallar
Uppgifter	Utförande av order och kontroll av att utföra disciplin Systemet stöder följande typer av beställningar: upplösning paragraf underordnat uppdrag utarbeta uppdrag och underordnade uppdrag
arkiv	Systemet stöder inte lagringshantering, d.v.s. upprätta lagringsperioder och åtgärder vid utgången (till exempel lagra i 5 år och förstör sedan). De där. dokumentens säkerhet kan inte garanteras för slutdatumet och förhindra att de raderas, plus dokument lagras över de fastställda standarderna, vilket kan orsaka juridiska risker. Det finns bara en referensbok "Nomenklatur av ärenden" för att markera var dokumentet är, d.v.s. en slags analog till personliga mappar där användare kan flytta dokument.
Sök	Sök endast efter attribut för dokumentkortet Systemet saknas sökning i fulltext, d.v.s. möjligheten att söka efter ett dokument med dess text.
Rapporter	Grundleveransen har redan två typer av rapporter: enligt dokumenten, och utförande med detaljerade detaljer om varje artikel Möjligheten att skapa nya rapporter endast för ytterligare betalning och endast vid kontakt med teknisk support i Kazan. Det finns ingen möjlighet att själv skapa rapporter Alla rapporter visas i en webbläsare
Arbeta med filer	I Praktika -systemet omvandlas ett dokument till en serie separata filer - bilder (”dokumentsidor” i termer av Praktika -systemet). Du kan bifoga MS Word / Excel, PDF, TIFF -filer till dokumentkortet, men alla kommer att konverteras till JPG -format, så alla dokument i Praktika -systemet inte redigerbar ingen kontextuell dokumentsökning ingen filversionshistorik med versioner
Underhålla referensböcker	Det finns bara följande typer av kataloger: Organisationer - endast privilegierade användare kan skapa nya entreprenörer Användare - endast Super Admin -användare och teknisk support i Kazan kan skapa och tilldela rättigheter Rubricator - endast teknisk support i Kazan kan skapa nya kategorier
Upprepa kontrollen	Dubbleringskontroll genomförs endast på korten "Citizens Appeals" med fullständigt namn på begäran av Moskvas regering För andra grupper av dokument, till exempel för inkommande dokument, finns ingen dubbelkontroll
Inlinescanning och streckkodshantering	EDMS "Praktika" stöder inte funktionen för in-line-skanning, igenkänning, streckkodning och automatisk bifogning av det skannade dokumentet till RK.
Redigerar en fil i taget	Nej, för att det finns inga redigerbara filer i sig, bara JPG -bilder.
Integration med Active Directory	Nej
System för automatisk byte av anställda	Ja, en anställd kan ange en ersättningsanvändare genom att markera rutan och välja en användare. Det finns ingen möjlighet att ange ersättningsdatum och -tider. Permanent substitution konfigureras endast vid kontakt med teknisk support i Kazan
Närvaron av en processrouter. Möjligheten att anpassa processerna för förberedelse / godkännande / signering / övervägande / förtrogenhet med dokument	Nej. Det finns ingen router eller affärsprocessredigerare, destinationer läggs till manuellt. De där. skapa flexibla godkännandevägar, till exempel fungerar inte kontrakt. Tja, om du bara betalar så mycket pengar till utvecklaren och han implementerar den här funktionen för dig.
Parallella / sekventiella / blandade rutter	Ja, det anges varje gång på kortet som dokumentet skickas till för godkännande och underskrift.
Roll / Jobbväg	Nej
Versionering av dokumentkort (starta rutten igen efter N antal redigeringar och oenigheter)	Nej
Filversionering	Nej
Möjlighet att använda mallar för ruttgodkännande	Nej
Dokumentera hantering av vitala statuser	Ja. Om du bara arbetar med skapade statuser finns det ingen möjlighet att skapa egna och skapa processer och åtkomsträttigheter för varje status.
MOBILA APPLIKATIONER
Tillgänglighet och möjligheter för iPAD -klienten Arbetar med order Arkiv med uppgifter och dokument som jag inte arbetade med
Säkerhet för dataöverföring till iPAD	Informationsskydd när du arbetar från en mobil enhet, anslutningen utförs via VipNet -kanalen. MEN endast om följande villkor är uppfyllda: IOS -operativsystem: versioner 4.2.х, 4.3.2, 4.3.3 - för iPad 1, iPhone 3G, iPhone 3GS, iPhone 4; version 4.3.3 - för iPad 2; version 5.0.1 - för iPad 2, iPhone 4S; version 5.1.1 - för iPad 1, iPad 2, iPhone 4, iPhone 4S, iPhone 3GS. Enheten måste vara jailbroken, det vill säga åtkomst till filsystemet måste låsas upp och Cydia -pakethanteraren måste installeras. Respektive IOS -uppdateringar behöver inte installeras Om det finns behov av att installera andra applikationer kan det uppstå problem med installationen, deras stabila drift och support.
Använda elektronisk signatur på iPAD	En kvalificerad elektronisk signatur saknas. Krypto-proffset som levereras med Practice är okvalificerat. Och den för vilken FSB -licensen erhölls är knuten till en specifik IOS. (IOS 6.1.) Certifikatet för elektronisk signatur lagras på iPad respektive, om iPad går förlorad, kommer certifikatet att förloras tillsammans med det Smartkort stöds inte
Tillgänglighet för en Windows -applikation för chefer, möjligheter Granska / bekanta dokument Godkännande / signering av dokument Arbetar med order Datasäkerhet: elektronisk signatur Informationsskydd när du arbetar från en mobil enhet, anslutningen utförs via VipNet -kanalen.
Tillgänglighet för lösningar för surfplattor på Windows 8.1, möjligheter	Nej.
Android -klient	Ja
STATSORGANER
MEDO	Ja. Alla dokument på MEDO skickas till mappen "Inkorg" utan nummer och är tillgängliga med "MEDO" -filtret
SMEV	Ja, men integration med en singel statlig portal inga tjänster.
Medborgarnas överklaganden	Ja
SÄKERHET
Använda en kvalificerad elektronisk signatur	Nej, används av Crypto-pro dokumentkortet visar inte på något sätt att dokumentet är signerat av en EDS den elektroniska signaturen fungerar inte korrekt - den digitala signaturen reagerar inte på något sätt på de ändringar som gjorts vare sig i dokumentkortet eller vid byte av filen.
Krypto -leverantörer som stöds	Crypto-pro
Signering elektronisk signatur dokument	Ja
Signera order med elektronisk signatur	Ja
Krypterar filer	Nej
Differentiering av rättigheter till handlingar	Endast tre (differentiering efter rättigheter att få tillgång till dokumentet, differentiering av användare efter roller, användaråtgärdslogg). Det finns ingen inställning för användargrupper; när du skapar en ny användare måste du utföra samma åtgärder många gånger.
ANVÄNDBARHET
Arbetsprinciper	Arbetsplats på molnberäkningsmodellen. Nackdelen med gränssnittet är det stora antalet fält och manuella operationer Det finns ingen möjlighet att sortera listor över dokument och uppgifter genom att klicka på till exempel sortera en kolumn i alfabetisk ordning, eller sjunka, etc.
Systemmärkning	Ja. Möjlighet att placera en logotyp i systemhuvudet Möjlighet att placera en logotyp på startsidan för iPAD -applikationen
GENOMFÖRANDE
Träningskurser	Ja, det finns bara distanskurser för användare och systemtekniker.
Dokumentation	Endast användardokumentation finns tillgänglig. Det finns ingen dokumentation om distributionen av lösningen, om dess konfiguration och support.
Genomförandeprinciper, tillhandahållna tjänster	Implementeringsarbeten inkluderar: Undersökning av affärsprocesser och kundstruktur Utveckling av krav för teknik Ger tillgång till en standard och enhetlig för alla konfigurationer av EDMS Ansluta användare till ett fjärrsystem med IP -adress Åtkomsträttigheter konfigureras av den tekniska supporttjänsten i Kazan
JUSTERING, YTTERLIGARE UTVECKLING & STÖD
Ställa in fälten i dokumentkortet	Uppsättningen metadataelement är fixad; det är inte möjligt att ange de obligatoriska fälten i dokumentkortet. Det är inte möjligt att ordna arbete med olika specifika typer av dokument, till exempel administrativa eller avtalsenliga.
Integration med andra IT -system	Nej
Skapa nya rapportmallar	Nej
Stöd	Kundsupport och konsultation utförs endast via callcenter -specialisterna i Kazan.
LICENSIERING & PRIS
Licensprinciper	Betalning varje månad för att använda licensen för själva systemet Plus fakturering varje månad för varje ansluten användare
Pris	Kostnaden för att arbeta med EDMS "Practice" är 5 tusen rubel. per månad för en licens plus 250 rubel. för varje användare. De där. till exempel, för 100 användare, är kostnaden för systemet bara licenser, utan dess konfiguration och support kommer att vara cirka 360 000 rubel. i år. Inte så budgetmässigt.
SLUTSATSER:	Praktika -systemet är främst en anpassad utveckling. Systemets huvudfunktionalitet är de grundläggande funktionerna för registrering, godkännande, körning och kontroll av körning av dokument. Denna funktionalitet utvecklades i enlighet med det arbetsförfarande som antogs av Moskvas regering och Republiken Tatarstan. Systemet stöder bara elektronisk dokumenthantering och stöder inte förflyttning av pappersoriginal. Systemet är dåligt lämpligt kommersiella organisationer på grund av bristen på förmåga att anpassa systemet för att passa dina krav, anpassa godkännandevägarna, anpassa fälten, den svaga förmågan att säkerställa datasäkerhet, bristen på möjligheten att skapa dina egna grupper av dokument med den nödvändiga uppsättningen av fält. ”Practice” är inte heller lämpligt för statliga strukturer, på grund av att det faktiskt bara finns EDMS grundläggande funktionalitet och de svaga möjligheterna att arbeta med MEDO och SMEV. Dessutom finns det klagomål om systemets stabilitet, särskilt efter att den tekniska supporttjänsten gjort globala förändringar. Systemet förbättras ständigt och alla innovationer tillämpas omedelbart på en fungerande Saas -server utan förundersökning.

Yttrande från "Guild of Managers of Documentation" om EDMS "Praktika"

För att du inte ska tro att jag inte är rättvis mot EDMS "Praktika" vill jag ge en översyn av systemet med Sergey Afanasyev verkställande direktör Guilds från CNews webbplats:
”Systemet är till stor del inriktat på att säkerställa arbete med officiell korrespondens och medborgares överklaganden, och främst på de operativa aspekterna av detta arbete. En djup modernisering av systemet är mycket önskvärt. Samtidigt kan grundkoncept, tekniska lösningar och gränssnittslösningar bevaras. Undersökningen genomfördes i samband med allvarliga problem som uppstod under drift och förfining av detta system för behoven hos en viss apparat. "... http://www.docflow.ru/forum/forum1/topic13982/ - Yttrande om Tatar EDMS "Practice", dokumentflöde från Tatarstan

PJSC TATNEFT organiserade ett operativt utbyte elektroniska dokument mellan 22 egna divisioner, samt med 73 externa entreprenörer som använder "1C: Enterprise 8"

Specialisterna på 1C-Rarus Kazan-kontoret har implementerat ett elektroniskt dokumenthanteringssystem i PJSC TATNEFT. Det nya systemet, skapat på grundval av lösningen "1C: Document flow 8 CORP" och tjänsten "1C-Taxcom", täckte 2500 arbetsplatser i 22 divisioner på företaget. Huvuddelen av arbetsflödet överfördes till elektronisk vy... Tiden för bildande, godkännande och signering av dokument har minskats. Utbytet av dokument inom företaget har väsentligt accelererat. Organiserat elektroniskt utbyte av juridiskt betydelsefulla dokument med 73 externa motparter. En automatisk kontroll av att ifyllning av inkommande dokument är korrekt har genomförts. Tiden för inmatning av primärdata i företagets redovisningssystem minimeras. Försedd riktad leverans elektroniska dokument till specifika mottagare - varje dokument hittar nu automatiskt sin adressat bland hundratals ansvariga personer som finns på hundratals företagsanläggningar. Dokument går inte längre förlorade. Inom en snar framtid planerar ledningen för PJSC TATNEFT att

PJSC TATNEFT organiserade det operativa utbytet av elektroniska dokument mellan 22 av sina egna underavdelningar,
liksom med 73 externa entreprenörer som använder "1C: Enterprise 8"

Specialister Kazans kontor "1C-Rarus" implementerat ett elektroniskt dokumenthanteringssystem i PJSC TATNEFT... Det nya systemet, skapat på grundval av lösningen "1C: Document flow 8 CORP" och tjänsten "1C-Taxcom", täckte 2500 arbetsplatser i 22 divisioner på företaget. Huvuddelen av arbetsflödet har konverterats till elektronisk form. Tiden för bildande, godkännande och signering av dokument har minskats.Utbytet av dokument inom företaget har väsentligt accelererat. Organiserat elektroniskt utbyte av juridiskt betydelsefulla dokument med 73 externa motparter. En automatisk kontroll av att ifyllning av inkommande dokument är korrekt har genomförts. Tiden för inmatning av primärdata i företagets redovisningssystem minimeras. Tillhandahåller riktad leverans av elektroniska dokument till specifika mottagare - varje dokument hittar nu automatiskt sin adressat bland hundratals ansvariga personer som finns på hundratals företagsanläggningar. Dokument går inte längre förlorade. Inom en snar framtid planerar ledningen för PJSC TATNEFT att replikera systemet till alla 160 företag i företaget.

PJSC TATNEFT är en av de största ryssarna oljebolag, ett internationellt erkänt vertikalt integrerat innehav. Som en del av företagets produktionskomplex utvecklas olje- och gasproduktion, oljeraffinering, petrokemikalier, ett däckkomplex, ett nätverk av bensinstationer och ett block av servicestrukturer stadigt.

Varje dag arbetar PJSC TATNEFT -anställda med tusentals dokument, varav de flesta är dokument för försäljning av varor - kontrakt, avtal, fakturor, fakturor, handlingar etc. ett elektroniskt dokumenthanteringssystem (EDM), vilket skulle påskynda bildandet , godkännande och undertecknande av dessa dokument. Det var nödvändigt att standardisera och automatisera dokumentgodkännandekedjorna, säkerställa signering av dokument med en förstärkt kvalificerad elektronisk signatur, organisera ett snabbt utbyte av undertecknade dokument både inom företaget och med tredje parts motparter.

För pilotimplementeringen av systemet valdes Tatneftesnab -avdelningen, som arbetar med material och tekniskt stöd för underavdelningarna i PJSC TATNEFT. Företaget 1C-Rarus Kazan bjöds in som en implementeringspartner. Grunden för skapandet av systemet var "1C: Document flow 8 CORP" och den elektroniska dokumentutbytestjänsten "1C-Taxcom".

I 8,5 månader nytt system EDF distribuerades på 2500 arbetsplatser. I projektets första etapp organiserades ett utbyte av juridiskt betydelsefulla dokument mellan Tatneftesnabavdelningen och en av PJSC Tatnefts huvudpartners-TMS-koncernföretaget, som är en del av TAGRAS-Holding oljeservicebolag. Vid andra etappen av projektet var alla 73 företag i TAGRAS-holding anslutna till det elektroniska dokumenthanteringssystemet med Tatneftesnab-administrationen. På årsbasis är PJSC TATNEFTs dokumentcirkulation cirka 44,8% av företagets totala externa dokumentcirkulation. I den tredje etappen automatiserades dokumentutbytet inom företaget - mellan Tatneftesnab -administrationen och 22 strukturella avdelningar i PJSC Tatneft.

Viktiga resultat av implementeringen av det elektroniska dokumenthanteringssystemet:

• Ett operativt utbyte av juridiskt betydelsefulla dokument med motparter anordnades. EDI -systemet är integrerat med företagets bokföringssystem. För försändelser skapar EDM -användaren ett dokument i sitt bokföringssystem, överför det till det elektroniska dokumenthanteringssystemet, där godkännandeprocessen som fördefinierats för denna typ av dokument startas automatiskt. Ett dokument signerat av en behörig person skickas automatiskt via EDM -operatören till motparten.
• Mängden pappersarbete inom företaget har minskat avsevärt. I enlighet med bestämmelserna Federal lag 402-FZ och 93: a. NKRF i företaget har utvecklat sitt eget format för en elektronisk fraktsedel för att släppa material till sidan och deras förflyttning mellan sina egna divisioner - M -15 -formatet med hjälp av en förbättrad kvalificerad elektronisk signatur. Användningen av detta dokument gjorde det möjligt att avsevärt minska volymen av internt papper arbetsflöde och minska tiden för att förbereda och skicka dokument. skattemyndigheter.
• Snabbare godkännande av dokument. Mer än 400 standardkedjor har konfigurerats i systemet för att samordna varje typ av dokument i samband med affärsprocesser och företagsindelningar. Cirka 2 500 användare är inblandade i avtalet, inkl. mer än 200 anställda som har rätt att digitalt signera.
• Tillhandahöll riktad leverans av ett elektroniskt dokument till en specifik mottagare. För detta ändamål har ytterligare 15 fält lagts till i formerna för elektroniska dokument, som innehåller information om adressen till avsändningsorten och leveransorten. materiella värden och elektroniska dokument till dem. Motpart (köpare, om det är en tredje part) eller mottagare (om det är strukturell indelning) via webbgränssnittet, skickar in en ansökan om leverans av utrustning eller material till Tatneftesnab -administrationens bokföringssystem och fyller i ytterligare fält. Ett elektroniskt dokument som behandlas i systemet skickas automatiskt till mottagaren enligt de detaljer som anges i dessa fält. Detta eliminerade behovet av att manuellt definiera till vilket lager och till vilken avdelning dokumentet ska skickas. Varje dokument hittar nu automatiskt sin adressat bland hundratals ansvariga personer som finns på hundratals företagsanläggningar - både vid sändning och mottagning.
• Förenklade bildandet och kontrollen av att fylla i dokument. Idag i TATNEFT ingången till systemet primära dokument enligt kontrakt utförs det inte av revisorer, utan av kontraktets initiativtagare. Motparten, i enlighet med villkoren i kontraktet, är skyldig att använda koderna för TATNEFT -aktielistan när dokumentet skapas. Vid mottagandet av dokumentet kontrollerar systemet automatiskt kodnumren för överensstämmelse med referensboken och kontrollerar också tillgängligheten av de data som är nödvändiga för att starta dokumentet genom samordningskedjan med de ansvariga personerna. Detta minskade antalet manuella operationer och fel vid inmatning av primära dokument i systemet. I framtiden är det planerat att genomföra möjligheten att korskontrollera de dokument som utförs i EDM-systemet och redovisningssystemet, vilket enligt ledningens uppskattningar kommer att minska arbetskostnaderna för att föra register med ytterligare några procent.

För närvarande fortsätter EDI -systemet vid PJSC TATNEFT att aktivt utveckla:

• Företaget planerar att byta till EDM med det maximala antalet motparter, inklusive små partnerföretag som för närvarande inte är redo att implementera ett elektroniskt dokumenthanteringssystem. För dem kommer möjligheten att utbyta elektroniska dokument via webbportalen implementeras: motparten på portalen kommer att upprätta ett elektroniskt dokument, certifiera det med en personlig elektronisk signaturnyckel och skicka det till Tatneft -underavdelningar via EDM -operatören.
• Ett annat utvecklingsområde för systemet är implementering av automatisk generering av transaktioner. För detta pågår ett arbete för att integrera EDI sömlöst med olika bokföringssystem i företaget. EDM -systemet kommer att informera redovisningssystemet om ändringar i statusen för vissa dokument (dokumentet avvisas, signeras av mottagaren, signeras på båda sidor, etc.), baserat på dessa statuser kommer de nödvändiga posterna automatiskt att genereras i redovisningssystemet. Med detta arbetsschema kommer företagets bokföring endast att återspegla transaktioner på elektroniska dokument som är signerade på båda sidor, och bokföringsavdelningen kommer att befrias från behovet av återföringsoperationer för nödsituationer. Detta kommer att minska arbetskostnaderna, minska skatteriskerna och minska antalet klargörande dokument för skattekontoret.
• Dessutom är det planerat att implementera möjligheten att arbeta med EDM via en mobilapplikation, vilket ger anställda möjlighet att samordna och signera dokument när som helst, på vilken anläggning som helst och på alla mobila enheter som är anslutna till Internet.
• För att optimera arbetet med banker som betjänar Tatneft-företag kommer ett direkt utbyte av dokument att organiseras via tjänsten 1C: DirectBank, som gör det möjligt att skicka betalningsorder till banken och ta emot kontoutdrag direkt från bokföringssystem, utan att byta till kundbanken " . Detta kommer att minska tiden för nedladdning och uppladdning av elektroniska filer, samt ytterligare verifiering av redovisningsdokument med kontoutdrag.

Akhmetshin Ramil Akhmetovich, biträdande chefschef, projektkurator på PJSC TATNEFT, konstaterar:"Vi tog vägen utifrån följande princip: bildandet av ett elektroniskt dokument i alla informationssystem måste endast utföras en gång på entreprenörens sida - motparten har bildat ett dokument, undertecknat det och skickat det i elektronisk form. Vi bör inte göra något annat med detta dokument förutom godkännanden och signering. Allt ska automatiseras: godkännande på en enhetlig kedja, signering, automatisk sändning av det undertecknade dokumentet till motparten och automatisk generering av transaktioner i bokföringssystemet. Samtidigt bör kostnaderna för att föra in dokument i bokföringssystem vara noll. den nytt tillfälle tillhandahålls av EDI -systemet integrerat med bokföringssystemet. Och detta är en betydande förändring i filosofin om att arbeta med dokument på företaget. Lösningarna i 1C: Enterprise 8 -systemet hjälper oss att utföra dessa uppgifter.

Idag arbetar 2500 anställda på PJSC TATNEFT redan framgångsrikt i EDM -systemet baserat på 1C, ett operativt utbyte av dokument har organiserats både inom företaget och med externa motparter. Vårt strategiska mål är att konvertera hela det interna dokumentflödet till elektronisk form och göra EDM-systemet till ett holding-level-system, till vilket alla dotterbolag till Tatneft (mer än 160 organisationer) kommer att anslutas i etapper, samt attrahera det maximala antalet av våra motparter till det elektroniska dokumentutbytet, av vilka det finns tiotusentals. "

PJSC TATNEFTär ett av de största ryska oljebolagen, ett internationellt erkänt vertikalt integrerat innehav. Som en del av företagets produktionskomplex utvecklas olje- och gasproduktion, oljeraffinering, petrokemikalier, ett däckkomplex, ett nätverk av tankstationer och ett block av servicestrukturer. Tatneft deltar också i kapitalet i företag inom finans- (bank- och försäkrings) sektorn.

Ledning "Tatneftesnab"-är ett modernt högteknologiskt komplex som säkerställer tillgången till företagen i PJSC TATNEFT-gruppen med högkvalitativa produkter för industriella och tekniska ändamål. Ledningen inkluderar: den administrativa apparaten (Bugulma), Almetyevsk -basen, Bugulma -basen, Leninogorsk -basen, Nizhnekamsk -basen.

"TMS -grupp"är ett ungt, dynamiskt utvecklande företag som verkar på oljefältstjänstmarknaden i Republiken Tatarstan och i Ryska Federationen rent generellt. TMS Group skapades på grundval av ett kraftfullt block av tjänsteföretag inom OAO TATNEFT 2005 och erbjuder effektiva omfattande service oljefält och borrutrustning, utför sin operationella leasing, tillverkning av utrustning, teknisk diagnostik och expertis inom industrisäkerhet.
Innehavsbolaget "TMS Group" inkluderar företagen i Storbritannien LLC "TMS Group", LLC "NPO-MekhServis", LLC "Tatneft-RNO-MekhServis", LLC "TMS-Logistika", LLC "NKT-Service", LLC " TMS-Burovoy Service ", LLC" TMS-TruboprovodServis ", LLC" TMS-Technovek ". Totalt sysselsätter företaget över 4 500 tusen personer.

"1C-Rarus" - joint venture företagen "1C" och "Rarus", som grundades 1994. Idag är "1C-Rarus" ett innehav med filialer i 14 städer i Ryssland och Ukraina.
För 21 års arbete på marknaden har mer än 100 000 företag i Ryssland och OSS-länderna, liksom divisioner av världens största företag, blivit kunder hos 1C-Rarus. 1C-Rarus specialister har utvecklat 70 typiska lösningar för 17 branscher.
1C-Rarus är en ledande partner för 1C, Certified Partner of Microsoft, Google, Gold Partner of Beeline och 1C-Bitrix, medlem i Association of Non-Profit Partnership of Suppliers Programvaruprodukter(NP PPP).
Gruppen företag "1C-Rarus" sysselsätter mer än 2500 anställda, de flesta är certifierade av företaget "1C". 1C-Rarus hanteringssystem följer internationell standard kvalitet ISO 9001: 2008.
Företagets grupp: http://www.rarus.ru/.

09.11.2016

Vi introducerar elektroniska dokumenthanteringssystem under de senaste två åren, allt oftare måste vi hantera EDMS "övning" utvecklat i vårt Tatarstan. Jag arbetar både i regeringsstrukturer och i kommersiella, vilket naturligtvis är trevligt, systemet är vår egen tatar, som man säger « Bik әybәt ", men med tanke på systemets magra funktionalitet står vi inför en obegriplighet, varför behöver kunderna ett så eländigt system, som inte ens EDMS kan kallas ???

Men låt oss prata om allt i ordning.

Gyllene regn från ministeren för Praktika

EDMS "Practice" utvecklades 2006 av Kazan -företaget "Document Management Systems". Systemet är en molntjänst där betalningen tas varje månad för varje användare av EDMS. Systemet skapades faktiskt under order av Tatarstans regering, varefter dess spridning i hela republiken gick med hjälp av administrativa beslut och påtryckningar.

Nu har distributionspolitiken inte förändrats, EDMS "Praktika" sprider sig fortfarande med hjälp av administrativt tryck från kommunikationsministern Nikiforov, vars tidigare kamrater och vänner till Nikifrov Timur Yakubov och Dmitry Yurtaev på "Kazan Portal" (http://e-kazan.ru/) är ägare till företaget "Document Management System". Även Nikiforov och Yakubov arbetade tillsammans som programmerare vid Research Institute of Mathematics and Mechanics. Chebotarev vid Kazan State University, skapad med stöd av George Soros.

Vår kommunikationsminister Nikolay Nikiforov är den bästa "försäljningschefen" för EDMS Practice

För närvarande används EDMS "Practice" av cirka 4000 organisationer: Ryska federationens inrikesministerium, Ryska federationens kulturministerium, Ryska federationens naturresursministerium, Ryska akademin för nationell ekonomi och Civil service under Ryska federationens president, Moskvas regering, Primorsky -territoriet, Republiken Tuva, Tatneft, Kamaz och andra organisationer.

4000 kunder på bara 9 år av företagets existens- det här är riktigt coolt, med tanke på att 90% av dem "Document Management Systems" bara kunde få tag på de senaste 3 åren. Detta är bara en fenomenal framgång av något slag, för om vi jämför marknadens viktigaste gamla tiders, har de mer magra indikatorer - Directum har bara 1700 kunder på 12 år och EOS har 6000 kunder på 20 år.

Timur Yakubov är delägare i Document Management Systems och en god vän till kommunikationsminister Nikolai Nikiforov

Det visar sig att det finns anslutningar på regeringsnivå - det betyder att du kommer att ha en ekonomisk och lönsam verksamhet, det finns inga kopplingar - gå till jobbet och inte gråta. Ett bra exempel på nepotism, som alla förmodligen redan känner till.

Intressant nog är Vladimir Vladimirovich alls insatt?

Möjligheter för EDMS "Practice"

På den officiella webbplatsen för EDMS "Practice" presenteras följande fördelar:

• Lätt att underhålla och implementera
• Intuitivt gränssnitt
• Möjligheten att arbeta på distans
• Online samarbete med andra organisationer
• Användning av elektronisk signatur
• Flexibilitet att ställa in åtkomsträttigheter
• 24/7 teknisk support
• Flexibel skalbarhet
• Mobilt kontor i huvudet

Jag kommer inte att motbevisa de fördelar som utvecklaren angett på länge, jag kommer bara att berätta vad jag såg och lärde mig från Praktika EDMS genom att titta på ett av objekten i republiken. Du kommer att förstå själva möjligheterna med detta så kallade EDMS.

Så här är ett svängbord:

ALLMÄN INFORMATION
Teknik som används	Utvecklad i PHP programmeringsspråk
DBMS	Oracle / MySQL
Arbetsprinciper	Att välja ifrån: Tunn klient (webb) iPAD -klient Android -klient
Möjligheterna	Det finns totalt fyra typer av dokumentgrupper: Inkorg Utkorg Medborgarnas överklaganden Inre Registrerar endast de förinställda 4 typerna av dokument Godkännande / Underskrift av endast 3 typer av dokument: utgående, interna, svar på medborgarnas överklaganden Elektroniskt arkiv
Installationsplats	SaaS -lösning, servrar finns i Republiken Tatarstan, Kazan Det är möjligt att installera lösningen på kundens utrustning, men hittills har bara Moskvas borgmästarkontor lyckats Faktum är att systemet är en SaaS -lösning.
FUNKTIONELLA EDMS
Registrering av korrespondens	Det finns totalt 4 funktioner: manuell registrering, lägg till de skannade sidorna i det registrerade dokumentet, skapa ett nytt kort och lägg till sidor i det från olika applikationer och från skannern, lägg till sidor i det sista dokumentet. Det är bara 1 grupp som kommer och 1 grupp går ut. De där. det finns inget sätt att skapa ytterligare grupper: dela korrespondens i olika grupper, tilldela dem olika åtkomsträttigheter, automatiska regler för behandling av dessa dokument och konfigurera individuella meddelanden för varje grupp, arkiveringsregler, etc. Alla bokstäver kommer bara antingen i inkommande eller utgående brev med samma dokumentkort och arbetsregler. Det finns ingen journal för redovisning och förflyttning av pappersdokument, det finns ingen möjlighet att spåra placeringen av dokumentens original, d.v.s. i själva verket stöder systemet inte blandat arbetsflöde, utan bara elektroniskt. Denna funktionalitet är nödvändig både för ytterligare avskrivning till ärendet och för att minimera dubblering av information, tk. du måste ta hänsyn till deras placering i något extra system.
Harmonisering	Endast utkast till handlingar relaterade till gruppernas utgående, interna, svar på medborgarnas överklaganden kan samordnas och undertecknas. Det finns inget sätt att särskilja separata grupper: kontrakt, order, konton etc. Ingen processrouter, inga processmallar
Uppgifter	Utförande av order och kontroll av att utföra disciplin Systemet stöder följande typer av beställningar: upplösning paragraf underordnat uppdrag utarbeta uppdrag och underordnade uppdrag
arkiv	Systemet stöder inte lagringshantering, d.v.s. upprätta lagringsperioder och åtgärder vid utgången (till exempel lagra i 5 år och förstör sedan). De där. det är omöjligt att garantera dokumentens säkerhet inom en viss tidsperiod och förhindra att de raderas, plus att dokument lagras över de fastställda standarderna, vilket kan orsaka juridiska risker. Det finns bara en referensbok "Nomenklatur av ärenden" för att markera var dokumentet är, d.v.s. en slags analog till personliga mappar där användare kan flytta dokument.
Sök	Sök endast efter attribut för dokumentkortet Det finns ingen heltextsökning i systemet, d.v.s. möjligheten att söka efter ett dokument med dess text.
Rapporter	Grundleveransen har redan två typer av rapporter: enligt dokumenten, och utförande med detaljerade detaljer om varje artikel Möjligheten att skapa nya rapporter endast för en extra betalning och endast vid kontakt med teknisk support i Kazan. Det finns ingen möjlighet att själv skapa rapporter Alla rapporter visas i en webbläsare
Arbeta med filer	I Praktika -systemet omvandlas ett dokument till en serie separata filer - bilder (”dokumentsidor” i termer av Praktika -systemet). Du kan bifoga MS Word / Excel, PDF, TIFF -filer till dokumentkortet, men alla kommer att konverteras till JPG -format, så alla dokument i Praktika -systemet inte redigerbar ingen kontextuell dokumentsökning ingen filversionshistorik med versioner
Underhålla referensböcker	Det finns bara följande typer av kataloger: Organisationer - endast privilegierade användare kan skapa nya entreprenörer Användare - endast Super Admin -användare och teknisk support i Kazan kan skapa och tilldela rättigheter Rubricator - endast teknisk support i Kazan kan skapa nya kategorier
Upprepa kontrollen	Dubbleringskontroll genomförs endast på korten "Citizens Appeals" med fullständigt namn på begäran av Moskvas regering För andra grupper av dokument, till exempel för inkommande dokument, finns ingen dubbelkontroll
Inlinescanning och streckkodshantering	EDMS "Praktika" stöder inte funktionen för in-line-skanning, igenkänning, streckkodning och automatisk bifogning av det skannade dokumentet till RK.
Redigerar en fil i taget	Nej, för att det finns inga redigerbara filer i sig, bara JPG -bilder.
Integration med Active Directory	Nej
System för automatisk byte av anställda	Ja, en anställd kan ange en ersättningsanvändare genom att markera rutan och välja en användare. Det finns ingen möjlighet att ange ersättningsdatum och -tider. Permanent substitution konfigureras endast vid kontakt med teknisk support i Kazan
Närvaron av en processrouter. Möjligheten att anpassa processerna för förberedelse / godkännande / signering / övervägande / förtrogenhet med dokument	Nej. Det finns ingen router eller affärsprocessredigerare, destinationer läggs till manuellt. De där. skapa flexibla godkännandevägar, till exempel fungerar inte kontrakt. Tja, om du bara betalar så mycket pengar till utvecklaren och han implementerar den här funktionen för dig.
Parallella / sekventiella / blandade rutter	Ja, det anges varje gång på kortet som dokumentet skickas till för godkännande och underskrift.
Roll / Jobbväg	Nej
Versionering av dokumentkort (starta rutten igen efter N antal redigeringar och oenigheter)	Nej
Filversionering	Nej
Möjlighet att använda mallar för ruttgodkännande	Nej
Dokumentera hantering av vitala statuser	Ja. Om du bara arbetar med skapade statuser finns det ingen möjlighet att skapa egna och skapa processer och åtkomsträttigheter för varje status.
MOBILA APPLIKATIONER
Tillgänglighet och möjligheter för iPAD -klienten Arbetar med order Arkiv med uppgifter och dokument som jag inte arbetade med
Säkerhet för dataöverföring till iPAD	Informationsskydd när du arbetar från en mobil enhet, anslutningen utförs via VipNet -kanalen. MEN endast om följande villkor är uppfyllda: IOS -operativsystem: versioner 4.2.х, 4.3.2, 4.3.3 - för iPad 1, iPhone 3G, iPhone 3GS, iPhone 4; version 4.3.3 - för iPad 2; version 5.0.1 - för iPad 2, iPhone 4S; version 5.1.1 - för iPad 1, iPad 2, iPhone 4, iPhone 4S, iPhone 3GS. Enheten måste vara jailbroken, det vill säga åtkomst till filsystemet måste låsas upp och Cydia -pakethanteraren måste installeras. Respektive IOS -uppdateringar behöver inte installeras Om det finns behov av att installera andra applikationer kan det uppstå problem med installationen, deras stabila drift och support.
Använda elektronisk signatur på iPAD	En kvalificerad elektronisk signatur saknas. Krypto-proffset som levereras med Practice är okvalificerat. Och den för vilken FSB -licensen erhölls är knuten till en specifik IOS. (IOS 6.1.) Certifikatet för elektronisk signatur lagras på iPad respektive, om iPad går förlorad, kommer certifikatet att förloras tillsammans med det Smartkort stöds inte
Tillgänglighet för en Windows -applikation för chefer, möjligheter Granska / bekanta dokument Godkännande / signering av dokument Arbetar med order Datasäkerhet: elektronisk signatur Informationsskydd när du arbetar från en mobil enhet, anslutningen utförs via VipNet -kanalen.
Tillgänglighet för lösningar för surfplattor på Windows 8.1, möjligheter	Nej.
Android -klient	Ja
STATSORGANER
MEDO	Ja. Alla dokument på MEDO skickas till mappen "Inkorg" utan nummer och är tillgängliga med "MEDO" -filtret
SMEV	Ja, men det finns ingen integration med den enhetliga statliga serviceportalen.
Medborgarnas överklaganden	Ja
SÄKERHET
Använda en kvalificerad elektronisk signatur	Nej, används av Crypto-pro dokumentkortet visar inte på något sätt att dokumentet är signerat av en EDS den elektroniska signaturen fungerar inte korrekt - den digitala signaturen reagerar inte på något sätt på de ändringar som gjorts vare sig i dokumentkortet eller vid byte av filen.
Krypto -leverantörer som stöds	Crypto-pro
Elektronisk signatur av dokument	Ja
Signera order med elektronisk signatur	Ja
Krypterar filer	Nej
Differentiering av rättigheter till handlingar	Endast tre (differentiering efter rättigheter att få tillgång till dokumentet, differentiering av användare efter roller, användaråtgärdslogg). Det finns ingen inställning för användargrupper; när du skapar en ny användare måste du utföra samma åtgärder många gånger.
ANVÄNDBARHET
Arbetsprinciper	Arbetsplats för molnberäkningsmodellen. Nackdelen med gränssnittet är det stora antalet fält och manuella operationer Det finns ingen möjlighet att sortera listor över dokument och uppgifter genom att klicka på till exempel sortera en kolumn i alfabetisk ordning, eller sjunka, etc.
Systemmärkning	Ja. Möjlighet att placera en logotyp i systemhuvudet Möjlighet att placera en logotyp på startsidan för iPAD -applikationen
GENOMFÖRANDE
Träningskurser	Ja, det finns bara distanskurser för användare och systemtekniker.
Dokumentation	Endast användardokumentation finns tillgänglig. Det finns ingen dokumentation om distributionen av lösningen, om dess konfiguration och support.
Genomförandeprinciper, tillhandahållna tjänster	Implementeringsarbeten inkluderar: Undersökning av affärsprocesser och kundstruktur Utveckling av krav för teknik Ger tillgång till en standard och enhetlig för alla konfigurationer av EDMS Ansluta användare till ett fjärrsystem med IP -adress Åtkomsträttigheter konfigureras av den tekniska supporttjänsten i Kazan
JUSTERING, YTTERLIGARE UTVECKLING & STÖD
Ställa in fälten i dokumentkortet	Uppsättningen metadataelement är fixad; det är inte möjligt att ange de obligatoriska fälten i dokumentkortet. Det är inte möjligt att ordna arbete med olika specifika typer av dokument, till exempel administrativa eller avtalsenliga.
Integration med andra IT -system	Nej
Skapa nya rapportmallar	Nej
Stöd	Kundsupport och konsultation utförs endast via callcenter -specialisterna i Kazan.
LICENSIERING & PRIS
Licensprinciper	Betalning varje månad för att använda licensen för själva systemet Plus fakturering varje månad för varje ansluten användare
Pris	Kostnaden för att arbeta med EDMS "Practice" är 5 tusen rubel. per månad för en licens plus 250 rubel. för varje användare. De där. till exempel, för 100 användare, är kostnaden för systemet bara licenser, utan dess konfiguration och support kommer att vara cirka 360 000 rubel. i år. Inte så budgetmässigt.
SLUTSATSER:	Praktika -systemet är främst en anpassad utveckling. Systemets huvudfunktionalitet är de grundläggande funktionerna för registrering, godkännande, körning och kontroll av körning av dokument. Denna funktionalitet utvecklades i enlighet med det arbetsförfarande som antogs av Moskvas regering och Republiken Tatarstan. Systemet stöder endast elektronisk dokumenthantering och stöder inte förflyttning av pappersoriginal. Systemet är dåligt lämpligt för kommersiella organisationer på grund av bristen på förmåga att anpassa systemet efter dina krav, anpassa godkännandevägarna, anpassa fälten, den svaga förmågan att garantera datasäkerhet och bristen på förmågan att skapa dina egna grupper av dokument med den obligatoriska uppsättningen fält. ”Practice” är inte heller lämpligt för statliga strukturer, på grund av att det faktiskt bara finns EDMS grundläggande funktionalitet och de svaga möjligheterna att arbeta med MEDO och SMEV. Dessutom finns det klagomål om systemets stabilitet, särskilt efter att den tekniska supporttjänsten gjort globala förändringar. Systemet förbättras ständigt och alla innovationer tillämpas omedelbart på en fungerande Saas -server utan förundersökning.

Yttrande från "Guild of Managers of Documentation" om EDMS "Praktika"

För att du inte ska tro att jag inte är rättvis mot EDMS "Praktika" skulle jag vilja göra en översyn av systemet för Sergei Afanasyev för Guilds verkställande direktör från CNews webbplats:
”Systemet är till stor del inriktat på att säkerställa arbete med officiell korrespondens och medborgares överklaganden, och främst på de operativa aspekterna av detta arbete. En djup modernisering av systemet är mycket önskvärt. Samtidigt kan grundkoncept, tekniska lösningar och gränssnittslösningar bevaras. Undersökningen genomfördes i samband med allvarliga problem som uppstod under drift och förfining av detta system för behoven hos en viss apparat. "... http://www.docflow.ru/forum/forum1/topic13982/ - Yttrande om Tatar EDMS "Practice", dokumentflöde från Tatarstan

Materialet och tekniskt stöd för företagets företag hanteras av Tatneftesnab -avdelningen, som interagerar med tiotusentals leverantörer, förvärvar nödvändigt material och utrustning och överför dem till Tatnefs divisioner. För att formalisera dessa operationer är det nödvändigt att bilda, samordna, underteckna och reflektera hundratusentals dokument i bokföringen - kontrakt, avtal, fakturor, fakturor, handlingar etc.

Snabb behandling av en så stor mängd dokumentation är omöjlig utan moderna verktyg som kan ge ett snabbt utbyte av data mellan tredjepartsorganisationer och alla divisioner i företaget.

Under 2015 initierade ledningen för PJSC TATNEFT ett projekt för implementering av ett elektroniskt dokumenthanteringssystem för att optimera och påskynda interaktionen mellan företagets divisioner, minska tiden för utbyte av dokument både inom företaget och med externa motparter.

Under projektet var det planerat:

• Konvertera den maximala volymen av dokumentflöde till elektronisk form.
• Ge medarbetarna möjlighet att direkt få tillgång till juridiskt viktig information - genom företagets informationssystem.
• Minska tiden för bildande, godkännande och signering av dokument.
• Organisera ett elektroniskt utbyte av dokument-godkännandeintyg för utfört arbete (H-A4), fakturor (TORG-12), fakturor med motparter från tredje part, inklusive med våra egna avdelningar på grundval av våra egna utvecklade och godkända format för M -15 fakturera och agerar N-A7.
• Snabba utbytet av dokument inom företaget.

Övergång till EDI

Företaget 1C-Rarus Kazan blev partner i skapandet av ett elektroniskt dokumenthanteringssystem i PJSC TATNEFT.

Enligt kraven för hanteringen av PJSC TATNEFT måste EDM -systemet säkerställa lösningen av följande uppgifter:

• standardisering och automatisering av godkännandekedjor för primära redovisningsdokument;
• signering av dokument med en förbättrad kvalificerad elektronisk signatur;
• utbyte av undertecknade dokument med tredjepartsentreprenörer och inom företaget mellan strukturella divisioner;
• användning i det arbete som godkänts av Federal Tax Service of Russian form av primära redovisningsdokument;
• utveckling och support av elektroniska dokumentformat;
• minimering av manuell datainmatning i företagsinformationssystem;
• integration med redovisning SAP -system och 1C -företag.

För att skapa ett sådant system valdes lösningen "1C: Document Flow 8 CORP" som ett system elektronisk dokumenthantering (EDM) för PJSC TATNEFT, som skulle integreras med företagets redovisningssystem.

Tatneftesnab -administrationen valdes ut som en pilotenhet för implementering av EDM. Överföringen av Tatneftesnab till EDM slutfördes inom 2,5 månader. Under denna tid genomfördes en fördesignundersökning, kalenderplan, systemet var justerat och testat, elektroniska nycklar och andra organisatoriska åtgärder löstes. Den här uppgiften klarades framgångsrikt projekt lag ledning "Tatneftesnab" som leds av projektledaren Turusheva MZ och företaget "1C -Rarus Kazan" - utföraren av arbetet.

I projektets första etapp organiserades ett utbyte av juridiskt betydelsefulla dokument mellan Tatneftesnabavdelningen och en av huvudpartnerna-TMS-koncernföretaget, som är en del av TAGRAS-Holding oljefältstjänstinnehav.

I projektets andra etapp var 73 företag inom TAGRAS-holding anslutna till det elektroniska dokumenthanteringssystemet med Tatneftesnab Office inom tre månader.

I den tredje etappen automatiserades dokumentutbytet inom företaget - mellan Tatneftesnab -administrationen och 21 strukturella avdelningar i PJSC Tatneft. Tre månader tilldelades också för projektets tredje etapp.

Det tog 8,5 månader att genomföra alla tre etapper av EDF -lanseringen på Tatneft. Under denna tid var 22 underavdelningar av PJSC TATNEFT och 73 företag - strategiska partner till innehavet anslutna till EDM -Tatneft -systemet. När projektet slutfördes uppgick den kvantitativa volymen av elektronisk dokumentcirkulation till 250 000 dokument på årsbasis.

Viktiga resultat av EUF -systemets genomförande

«

Beslutet att byta till EDF har varit moget länge. Och detta beslut var korrekt och välgrundat. Vi har uppnått de mål som vi sätter upp för oss själva. Vi har implementerat inte bara ett system för elektroniskt utbyte med tredjepartsorganisationer, vi har genomfört två projekt i ett: vi organiserade dokumentflöde med externa motparter genom EDM-operatören Taxcom med hjälp av 1C-Taxcom-lösningen och introducerade samtidigt en internt dokumentflödessystem, där varje finansiellt dokument samordnas längs standardkedjan som är förkonfigurerad för ett specifikt kontrakt. Vi utvecklar och utökar gradvis EDI -systemet i vårt företag. För närvarande är ytterligare 97 partnerföretag redo att arbeta med oss ​​på det elektroniska dokumenthanteringssystemet. "

Akhmetshin Ramil Akhmetovich,

Ett operativt utbyte av juridiskt betydelsefulla dokument med motparter anordnades.

EDM -systemet är integrerat med företagets redovisningssystem. För försändelser skapar EDM -användaren ett dokument i sitt bokföringssystem, överför det skapade dokumentet till det elektroniska dokumenthanteringssystemet, där det fördefinierade för av detta dokument(enligt detta kontrakt eller avtal) godkännandeprocessen. Ett dokument signerat av en behörig person skickas automatiskt via EDM -operatören till motparten.

Mängden pappersarbete med motparter minskar ständigt, detta är en pågående process. I synnerhet överfördes dokumentutbytet med 73 tjänsteföretag i TAGRAS-Holding, en av PJSC TATNEFT: s viktigaste partner, till EDM. På årsbasis är dokumentflödet för PJSC TATNEFT med detta innehav cirka 44,8% av företagets totala externa dokumentflöde.

«

Uppgiften är att konvertera hela dokumentflödet mellan TAGRAS-Holding och alla strukturella divisioner av PJSC TATNEFT till elektronisk form under 2016. Som ett förväntat resultat kommer 44,8% av Tatnefts dokumentcirkulation med tredjepartsorganisationer att gå i elektronisk form. Detta är en mycket stor och allvarlig siffra. "TAGRAS-Holding" stödde en gång vårt initiativ, och parallellt med PJSC började "TATNEFT" implementeringen av ett elektroniskt dokumenthanteringssystem på alla företag i företaget. Idag utbyter redan 73 företag av "Tagras Holding" elektroniska dokument med oss. Totalt dokumentflöde för 2015 i båda riktningarna på årsbasis uppgår till mer än 250 000 dokument. detta är en fraktsedel (TORG-12), fakturor, acceptanshandlingar och leverans av utfört arbete (H-A4) "

Turusheva Moulida Zalyayletdinovna,
Kamrer ledning "Tatneftesnab"

Volymen papper arbetsflöde inom företaget har minskat avsevärt

För att minska pappersvolymen i företaget i enlighet med bestämmelserna i federal lag 402-FZ och 93 Art. Ryska federationens skattekod utvecklade sitt eget format för en elektronisk fraktsedel för att släppa material till sidan och flytta inom företaget - M -15 -formatet med användning av en högkvalificerad elektronisk signatur.

«

Tidigare har en certifierad kopia utarbetats från varje pappersdokument för inlämning under skatterevisioner... Översättning av ett pappersdokument till elektronisk form gör det möjligt för oss att vägra att skriva ut och lagra det och att vägra att skapa en andra papperskopia (kopia), vilket bidrog till att avsevärt minska pappersarkivet för dokument och tiden för att förbereda och skicka dokument till skatt myndigheterna. Under projektets gång insåg vi att det är fullt möjligt att överföra alla de primära dokument som vi utbyter inom företaget mellan strukturella avdelningar till elektronisk form. Detta blev huvudargumentet för utvecklingen av det egna formatet på fraktsedeln M-15 och den interna lagen N-A7. Tillsammans med IT-specialister utvecklade vi och godkände formatet för den elektroniska fraktsedeln M-15 för frisläppande av material till utsidan och förflyttning inom företaget och formatet av lagen N-A7. På bara en ofullständig januari månad sammanställde vi cirka 2500 elektroniska dokument med dessa format. Hur mycket blir totalt på årsbasis - det kommer att bli klart lite senare, eftersom vi inte kommer att stanna där och sätta i uppgift att konvertera de återstående dokumentformerna till elektronisk form. "

Artamonov Boris Nikolaevich,

Snabbare godkännande av dokument

Ett system för internt godkännande av dokument har utvecklats och implementerats. Systemet har skapat standardkedjor för godkännande av varje typ av dokument inom ramen för företagets processer och divisioner - idag finns det mer än 400 sådana kedjor. Cirka 2500 användare deltar i godkännandet av dokument och mer än 200 Undertecknare.

Tillhandahöll riktad leverans av ett elektroniskt dokument till en specifik mottagare

Det finns inte tillräckligt med information i dokumentformaten som godkänts av Federal Tax Service för att identifiera dokumentets väg och leverera den till en specifik mottagare. Mottagna elektroniska dokument måste behandlas och omdirigeras till specifika avdelningar som dessa dokument tillhör. För att utesluta mellanliggande länk för manuell bearbetning av det inkommande flödet av elektroniska dokument under implementeringen av EDM -systemet i Tatneft, har ytterligare 15 valfria fält utvecklats och använts framgångsrikt, som innehåller information om adressen till avsändningsplatsen och plats för leverans av materialvärden och elektroniska dokument till dem. Motparten (köparen, om en tredjepartsorganisation) eller mottagaren (om en strukturell enhet) via webbgränssnittet skickar in en ansökan om tillhandahållande av utrustning eller material till Tatneftesnabs ledning, fyller i dessa ytterligare fält, inklusive adressering av leveransplatsen. Det bearbetade elektroniska dokumentet, efter att ha undertecknats av Tatneftesnab -ledningen, skickas automatiskt till adressaten enligt de angivna detaljerna. Således elimineras behovet av att manuellt avgöra till vilket lager, till vilken avdelning dokumentet ska skickas. All information i ett elektroniskt dokument. Och dokumentet hittar automatiskt sin adressat bland hundratals lager, baser och ansvariga personer både vid sändning och mottagning.

«

Den resulterande nivån på automatisering av arbetsflödesprocesser på grund av införandet av EDM - kommer att göra drift och redovisning identiska. Detta förändrar i grunden paradigmet för att bygga redovisning i företaget "

Akhmetshin Ramil Akhmetovich,
Biträdande revisor, kurator för hela projektet på PJSC TATNEFT

Minskade arbetskostnader för bildandet och kontrollen av att fylla i bokföringsdokument

Idag, i TATNEFT, utförs inmatning i systemet med primära dokument under kontrakt inte av revisorer, utan av kontraktets initiativtagare, eftersom det är de som har mest fullständig information om varje avtal och varje medföljande dokument. Samtidigt utför revisorn kontrollfunktioner för att kontrollera att de inmatade uppgifterna är korrekta och på grundval av dessa data genererar data i bokföringen. Det krävs för att kontrollera varje dokument särskild tid en revisors arbete. Med dokumentmängden i flera hundra tusen eller miljoner dokument per år tar arbetskostnaderna för att kontrollera jämförelsen av data mycket tid.

Idag, i EDM -systemet för PJSC TATNEFT, har en mekanism för automatisk inkommande kontroll av artikelkoder implementerats. Vid upprättande av ett dokument enligt ett kontrakt med PJSC TATNEFT förbinder sig motparten att använda koderna i Tatneft -nomenklaturens referensbok. Dessutom kontrolleras automatiskt de uppgifter som krävs för att lansera dokumentet längs godkännandekedjan med de ansvariga personerna. Denna funktionalitet minskar antalet manuella operationer för att mata in data i systemet för inkommande dokument.

Begreppet PJSC TATNEFT förutsätter att elektroniska dokument som innehåller alla nödvändiga detaljer som har godkänt förfarandet och undertecknats av båda parter med elektroniska signaturer automatiskt anses vara tillförlitliga av företaget och inte bör omfattas av ytterligare ytterligare verifiering. Samtidigt, i slutet av godkännandekedjan, efter att ha undertecknat dokumentet från båda sidor, överförs dokumentet till den relevanta revisorn, och revisorn kommer bara att bekräfta att dokumentet har registrerats och signerats. Dessa arbeten befinner sig i stadiet för att sätta upp och testa systemet och kommer att avsevärt minska arbetskostnaderna för att hålla register i framtiden. Dessutom är det planerat att genomföra möjligheten att korskontrollera de dokument som utförs i EDM-systemen och redovisningssystemet, vilket enligt ledningens uppskattningar kommer att göra det möjligt att minska arbetskostnaderna för att föra register med ytterligare några procent.

«

Genom att eliminera behovet av att manuellt skriva in och kontrollera varje dokument förenklar vi därmed arbetet med redovisningstjänsten och gör det mer bekvämt. Därför är den främsta uppgiften för oss att automatisera inläsning och bearbetning av inkommande dokument så mycket som möjligt, och som ett resultat av att helt bli av med behovet av att förena dokument "

Portnov Vitaly Ivanovich,
Projektledare för Business Service Center (BSC) på PJSC TATNEFT

Planer för utveckling av EDI -systemet

Gå till det elektroniska dokumentutbytet med alla partner i PJSC TATNEFT

EDI -systemet vid PJSC TATNEFT fortsätter att aktivt utvecklas. Företaget planerar att byta till EDM med det maximala antalet motparter, bland vilka det också finns små partnerföretag som för närvarande inte har och inte är redo att implementera elektroniska dokumenthanteringssystem. För dem är det planerat att implementera möjligheten att utbyta elektroniska dokument via webbportalen, när motparten på portalen kommer att upprätta ett elektroniskt dokument, certifiera det med en personlig elektronisk signaturnyckel och skicka det till Tatneft -avdelningarna via EDM -operatören .

«

Införandet av EDF innebär överraskande inte bara övergången till elektronisk dokumenthantering, utan också ett stort antal relaterade fördelar som ett företag kan få. Idag utvecklar vi i denna riktning, inte isolerat, utan på ett heltäckande sätt, det vill säga vi utvecklar alla relaterade system som EDF är ansluten till. Vårt strategiska mål är att konvertera hela det interna dokumentflödet till elektronisk form och göra EDM -systemet till ett holding -level -system, till vilket alla dotterbolag till TATNEFT - mer än 160 organisationer gradvis kommer att anslutas och att involvera maximalt antal motparter i elektroniskt dokumentutbyte, varav det finns dussintals tusen "."

Akhmetshin Ramil Akhmetovich,
Biträdande revisor, kurator för hela projektet på PJSC TATNEFT

Implementera automatisk generering av transaktioner

För närvarande pågår arbetet med den sömlösa integrationen av EDM -systemet med företagets bokföringssystem - både 1C och SAP. Denna integration är baserad på tekniken för webbtjänster, när EDM -systemet informerar redovisningssystemet om ändringar i statusen för vissa dokument (dokumentet avvisas, undertecknas, avvisas på andra sidan av mottagaren, undertecknat av mottagaren etc. .), och baserat på dessa statuser i bokföringen genererar systemet automatiskt de nödvändiga bokföringarna. Med ett sådant arbetsschema kommer bokföringssystemet endast att återspegla försäljningstransaktioner på elektroniska dokument signerade av båda parter, och bokföringsavdelningen kommer att befrias från behovet av återföringstransaktioner i nödsituationer. Detta kommer att minska arbetskostnaderna, minska skatteriskerna och minska antalet klargörande dokument för skattekontoret.

«

Vi tog vägen utifrån följande princip: bildandet av ett elektroniskt dokument i alla informationssystem bör endast utföras en gång på entreprenörens sida - motparten genererade dokumentet, undertecknade det och skickade det i elektronisk form. Vi bör inte göra något annat med detta dokument, förutom godkännanden och signering. Allt ska automatiseras: godkännande på en enhetlig kedja, signering, automatisk sändning av det undertecknade dokumentet till motparten och automatisk generering av transaktioner i bokföringssystemet. Samtidigt bör kostnaderna för att föra in dokument i bokföringssystem vara noll. Detta är en ny möjlighet som EDM -systemet ger oss i integration med bokföringssystemet. Och detta är en betydande förändring av filosofin om att arbeta med dokument på företaget "

Akhmetshin Ramil Akhmetovich,
Biträdande revisor, kurator för hela projektet på PJSC TATNEFT

Utöka listan över interna elektroniska dokument

«

Efter att ha bildat och godkänt vårt eget M-15-format insåg vi att vi var redo att överföra företagets hela interna dokumentflöde till elektronisk form. Artikel 9 i lag 402-FZ "On Accounting" öppnar stora möjligheter för oss. Och nu är detta ett av de lovande områdena som gör att vi snabbt kan godkänna formatet för varje dokument, utveckla bestämmelser för varje elektroniskt dokument och omsätta det i praktiken "

Artamonov Boris Nikolaevich,
Biträdande revisor för metodik

Implementera möjligheten att arbeta med EDO-Tatneft via en mobilapplikation

Detta är särskilt viktigt för PJSC TATNEFT, liksom för ett företag med ett komplext och grenat organisationsstruktur... 2500 anställda arbetar med EDM -systemet, 200 av dem har utfärdats elektroniska signaturcertifikat, många anställda är hela tiden i rörelse. Mobil app kommer att tillåta dem att samordna och signera dokument när som helst, på vilken anläggning som helst och från vilken mobil enhet som helst som är ansluten till Internet.

Organisera ett direkt utbyte av elektroniska dokument med banker

För att optimera arbetet med banker som betjänar Tatneft -företag utarbetas frågan om direkt utbyte av dokument med 1C: DirectBank -teknik, som gör det möjligt att skicka betalningsorder till banken och ta emot kontoutdrag med en elektronisk signatur direkt från bokföringssystem, utan att byta till kund -banken ". Detta kommer att minska tiden för nedladdning och uppladdning av elektroniska filer, samt ytterligare verifiering av redovisningsdokument med kontoutdrag. "

Tatneft är ett av de största ryska oljebolagen. TATNEFT -gruppen omfattar olje- och gasproduktion, olje- och gasbearbetning, petrokemiska företag, företag som säljer olja, gas och produkter från deras bearbetning, ett däckkomplex, ett nätverk av tankstationer och ett block av servicestrukturer.