Elektroniskt dokumentcirkulationssystem. Elektronisk dokumenthantering: hur utfärdar jag? Fördelar med automatiserade arbetsflödessystem

Att arbeta med dokumentation tar lejonparten av tiden och resurserna för alla organisationer, eftersom papper följer med alla stadier av entreprenörsverksamhet. Effektiviseringen av dokumenthanteringsprocesser ökar omedelbart dramatiskt effektiviteten i förvaltning och redovisning, bristerna i dokumentcirkulationssystemet skapar många problem för företag.

Automatisering har påverkat även denna sida av entreprenörskap.

• Tänk på funktionerna i skapandet och funktionen av ett enda företag organisationssystem, som säkerställer överföring av dokument i elektronisk form,
• diskutera hur man väljer det mest lämpliga systemet,
• Låt oss bekanta oss med den mest populära SED.

Kärnan i EDMS-system

Dokumentflöde- en term som kännetecknar alla processer i ett företag relaterade till fixering av olika handlingar i form av dokumentation:

• första skrivning eller kvitto;
• registrering;
• säkerställa genomförandet av relevanta åtgärder enligt dokumentet;
• kontroll över utförande;
• bokföring;
• arkivering;
• lagring;
• återanvändning;
• förfrågan;
• utskick.

REFERENS! Dokumenthantering inkluderar också processen att organisera alla ovanstående aktiviteter. Det är viktigt att skilja mellan dokumenthantering och kontorsarbete: det sistnämnda begreppet är bredare, det avser hela affärsbranschen förknippad med dokumentation och inkluderar det förra.

Under lång tid genomfördes dokumenthanteringsprocessen uteslutande i pappersform, men modern teknik låter dig automatisera detta system och byta till en helt papperslös version eller avsevärt minska flödet av dokumentation på papper.

Det finns flera alternativ för att namnge en sådan automatiserad elektroniskt system dokumentationsarbete:

• EDMS - elektroniskt dokumenthanteringssystem;
• EDDD - elektronisk dokumenthantering och kontorsarbetssystem;
• CAD - kontorsautomationssystem;
• SEDO - elektroniskt dokumenthanteringssystem;
• SADO är ett dokumenthanteringssystem.

Den vanligaste är förkortningen SED.

En obligatorisk komponent i SED är användningen av elektronisk signatur– En identifierare för ett elektroniskt dokument som garanterar dess äkthet (fungerar som ett personligt visum på ett pappersdokument).

Fördelar med att implementera ett EDMS

Den mest uppenbara fördelen med att använda elektronisk dokumenthantering i ett företag är möjligheten att glatt undvika många av de problem som nästan är oundvikliga med den traditionella pappersformen av kontorsarbete. Dessa inkluderar:

• fel på grund av den mänskliga faktorn;
• förlust av det nödvändiga dokumentet;
• tid som ägnas åt att leta efter det nödvändiga papperet;
• problem med att skicka, leverera och ta emot dokumentation;
• svårigheter att göra dubbletter vid behov;
• ytterligare åtgärder relaterade till lagring, arkivering och förstörelse av ackumulerade papper;
• kostnader för kontorsmateriel;
• lägre grad av skydd mot förfalskning och eventuell skada osv.

De positiva egenskaperna hos EDMS, som dramatiskt påverkar effektiviteten i affärsprocesser, följer av principerna för att använda detta system.

1. Unik identifiering- i elektronisk form registreras en handling en gång, varefter den lätt kan identifieras automatiskt.
2. Parallella operationer- i elektronisk form kan du interagera med flera dokument nästan samtidigt, vilket ökar effektiviteten och minskar tidskostnaderna.
3. Dokumentärbasens enhet- Alla dokument samlas i ett konsekvent system, vilket gör att de inte kopieras eller går förlorade.
4. Enkel sökning- det automatiska identifieringssystemet gör att du snabbt kan hitta önskat dokument med ett minimum av initiala data.
5. Möjlighet att fästa- till alla dokument i i elektroniskt format du kan bifoga en eller flera filer, vilket gör att du kan förse den med nödvändiga applikationer och attribut.
6. Avancerad rapportering- det elektroniska formuläret låter dig gruppera dokument enligt nödvändiga skäl, vilket gör att du kan kontrollera alla stadier av rörelsen av dokumentation och tillhandahålla fullständig och tillförlitlig redovisning av nödvändiga faktorer.
7. Flexibel anpassning- elektronisk dokumenthantering är lätt att snabbt anpassa till alla produktionsbehov.

NOTERA! För att tillhandahålla alla noterade fördelar med EDMS måste personalen som arbetar med dokumentationen omskola och bemästra nya färdigheter.

Vad är SED

En mjukvaruprodukt utformad för att utföra automatiseringsfunktioner för arbetsflöden skiljer sig åt i uppsättningen av funktioner som är inbäddade i den.

1. Universal EDMS(de kallas också "paket" eller "boxade" - standardiserade system som tillhandahåller grundläggande kontorsfunktioner. Deras utmärkande egenskaper:
   • relativt liten funktionalitet;
   • otillräcklighet till företagets särdrag;
   • tillgänglighet och enkel installation och implementering;
   • billigast sett till kostnad.

UPPMÄRKSAMHET! När man inför ett universellt EDMS på ett företag måste arbetsgivaren köpa en licens för nya arbetsplatser som införs.

2. EDMS för individuell utveckling- system tillverkade specifikt för att möta behoven hos en viss kund. Dessa produkter kännetecknas av:
   • maximal personifiering;
   • ytterligare utgifter för omskolning av anställda och inköp av utrustning;
   • högt pris;
   • tar mer tid att utveckla, installera och implementera.
3. Kombinerad EDMS– på basis av den universella plattformen introduceras ytterligare individuella tillägg. Genom att installera ett sådant system kan du lösa följande uppgifter:
   • fullt lämpad för att möta organisationens behov;
   • kostnader för utveckling, installation och driftsättning minskar;
   • grundläggande moduler låter dig snabbt bemästra systemet och utbilda personal;
   • kan interagera med andra mjukvaruprodukter;
   • kunden får fullständiga rättigheter till mjukvaruprodukten.

Beroende på konfigurationen ger kapaciteten hos en viss EDMS automatisering olika områden produktionsaktiviteter som kan kombineras på olika sätt:

1. Kontorsarbete.
2. Allmän spridning av dokument.
3. Avtalshantering.
4. Arkivering.
5. Projektledning.
6. Särskild dokumentation.
7. Interaktion med inkommande dokumentation.

Hur man väljer rätt EDMS

Att plocka upp bästa alternativet för att automatisera dokumentflödet i en organisation från ett ganska brett spektrum av dem på marknaden måste du veta vilka parametrar du bör vara uppmärksam på.

Nyckelfaktorerna i urvalet är följande punkter som är karakteristiska för organisationen:

• beredskap att ersätta pappersdokumentation med dess elektroniska motsvarighet ("mognad" av arbetsflödet);
• mål implementering av EDMS;
• möjligheten till vidareutveckling;
• resurser som avsatts för genomförande (tid och pengar).

Låt oss titta på varje faktor mer detaljerat:

1. Mognad för det ursprungliga arbetsflödet. Ju bättre pappersarbetsflödet är organiserat i företaget, desto lättare är det att implementera EDMS, eftersom det omedelbart tar bort alla svårigheter, vilket i gengäld ger fördelarna med ett effektivare kontorsarbete. Relativt lite tid och finansiella kostnader systeminstallation och personalutbildning. På lägre nivåer av arbetsflödesorganisation måste du först lägga energi på att formalisera de huvudsakliga dokumenthanteringsprocesserna och sedan överföra dem till elektronisk form.
2. Genomförandemål. Valet bestäms av den uppsättning funktioner som den eller den EDMS kommer att tillhandahålla. Ledningen avgör i varje fall om de grundläggande egenskaperna ska räcka eller om personalisering krävs.
3. reserver. När automatisering krävs för redan formaliserade processer är det stor sannolikhet för deras specificitet. Organisationens utveckling ger förutsättningar för förändringar i arbetsflödet, vilket systemet potentiellt borde vara kapabelt till. Därför, med fastställda utvecklingsreserver, bör det implementerade EDMS vara så flexibelt som möjligt.
4. Resurser. Värde, uttryckt i tid och pengar, är ytterst investeringskomponenten. Därför är det nödvändigt att ta hänsyn till inte bara priset på programvaran och dess installation, utan också hur mycket det kommer att kosta att äga detta system. Extrakostnader det kan finnas medel för en ”uppgradering” av ett redan fungerande EDMS, omskolning av anställda osv.

En kort översikt över flera populära EDMS

Ett 20-tal olika EDMS används för närvarande på den moderna ryska marknaden. Låt oss analysera de mest använda av dem, som framgångsrikt har visat sig för att förbättra effektiviteten i företagsledningen.

1. "Öva". Under 2012 introducerade ministeriet för telekom och masskommunikation detta system som det viktigaste för dokumenthantering, det har cirka 4 tusen kunder. De flesta använder systemet offentliga institutioner Moskva. Detta program kan användas i moln- eller serverversion. Kostnaden för en prenumerationsavgift för en organisation är relativt låg, för varje ytterligare användare görs en extra betalning.
2. "Naumen DMS"- utveckling baserad på NauDoc (på senare tid, en av de mest populära EDMS), men i en förbättrad och kompletterad version. Det är en del av ett bredare hanteringssystem för affärsprocesser.
3. Directum- ett system som betonar principerna för kollektiv interaktion. Den innehåller praktiska mekanismer för att skapa databaser för dokumentation, organisera konferenser, intervjuer, möten, etc.
4. "CompanyMedia" Tvärtom ger det maximal personalisering. Med hjälp av detta EDMS är det enkelt att skapa personliga arbetsplatser och säkerställa att de fungerar.
5. "Ett företag"är den ledande produkten och upptar nästan hälften EDMS-marknaden i Ryska federationen, som används av centralbanken, Sberbank, Rostelecom och andra stora organisationer.

Idag går de flesta företag från pappersbaserat till elektroniskt. Detta sparar både tid och pengar för organisationen. Elektronisk dokumenthantering eliminerar pappersarbete. Du kan utbyta information 24 timmar om dygnet från kontoret eller någon annan plats. Det räcker att ha en dator med elektronisk signatur och tillgång till Internet till hands. Dessutom gör det elektroniska dokumenthanteringssystemet det möjligt att övervaka arbetets framsteg i realtid.

Vad är elektronisk dokumenthantering

Om att tala med enkla ord, elektronisk dokumenthantering är utbyte av elektroniska dokument via ett lokalt nätverk, Internet eller andra kanaler. Elektronisk dokumenthantering kan förekomma både inom organisationen och mellan företag.

EDI tillåter inte bara att utbyta dokument, utan också att organisera arbetet utan att använda pappersmedia: söka efter dokument, sammanställa rapporter, arkivera och mycket mer.

Elektronisk dokumenthantering utförs genom systemet för en EDF-operatör som ingår i förtroendenätverket för Rysslands federala skattetjänst. Ett företag skickar ett annat elektroniskt dokument. Mottagaren får det inom några sekunder på sin PC. Vid denna tidpunkt gör operatören en automatisk kontroll av den elektroniska signatur som dokumentet är påtecknat med, och om formatet på dokumentet överensstämmer med lagens krav. Med hjälp av statusar kan avsändaren se hur dokumentet rör sig.

Typer av elektroniska dokument

Nästan alla dokument kan konverteras till elektronisk form. Vanligtvis går företag över till elektroniska kontrakt, fraktsedlar, olika fakturor, rapporter och så vidare.

Elektroniska handlingar delas in i icke-formaliserade handlingar och formaliserade handlingar.

Oformaliserade dokument - brev, kontrakt, fullmakter, teknisk dokumentation och andra dokument är de undantagna från strikt reglering av staten.

Formaliserade dokument är föremål för strikta krav på format och överföringsregler. Formaliserat dokument - ett dokument som skapas enligt formatet för den federala skattetjänsten, till exempel en handling för att acceptera arbete. Formaliserade dokument påverkar riktigheten av skatteberäkningar, så det är viktigt för dem att följa alla överföringsförfaranden.

Observera att oformaliserade elektroniska dokument kan vara i vilket format som helst: doc, xlsx, pdf, jpg och mer, medan formaliserade dokument endast kan vara i form av en fil med xml-tillägget.

Det elektroniska dokumenthanteringssystemets funktioner

Det elektroniska dokumenthanteringssystemet utför följande funktioner:

• registrering av dokument;
• kontroll över utförande av dokument;
• skapande av kataloger;
• kontroll av rörelsen av papper och elektroniska dokument, upprätthålla historien om arbetet med dokument;
• skapande och redigering av detaljer i dokument;
• bildande av rapporter om företagets dokumentflöde;
• importera dokument från filsystemet och Internet;
• skapa ett dokument direkt från systemet med hjälp av en mall;
• arbeta med dokumentversioner, komplexa dokument med flera komponenter och flera format, bilagor;
• elektronisk distribution av dokument;
• arbeta med dokument i mappar;
• erhålla dokument med skanning och igenkänning;
• minska kostnaderna för att få tillgång till data och bearbeta dokument.

EDI-alternativ

Det finns två sätt att organisera ett elektroniskt dokumenthanteringssystem. För det första är det möjligt att sluta avtal om elektronisk dokumenthantering med motparter och utbyta dokument som kommer att undertecknas med elektronisk signatur via e-post.

För det andra är det möjligt att organisera EDI genom en speciell operatör. I det här fallet måste du ansluta dig till reglerna för utbyte av elektroniska dokument. Därefter är det möjligt att byta med motparter både formaliserade och icke-formaliserade.

Automatisering av elektronisk dokumenthantering. För- och nackdelar med EDI

Elektronisk dokumenthantering är en helhet Informationssystem, som inkluderar specialiserad programvara, e-post, internet, lokalt nätverk och mer.

Elektronisk dokumenthantering i jämförelse med papper ser mycket mer attraktiv ut. Låt oss lyfta fram de viktigaste fördelarna med EDI.

• som enklast minskar papperskostnaderna;
• sparar tid - anställda lägger mindre tid på att hitta ett pappersdokument;
• ökad transparens inre arbete företag - ett elektroniskt dokumenthanteringssystem gör det möjligt att spåra statusen för ett dokument;
• en personlig historik för varje fil och dess medföljande dokument upprätthålls - när som helst kan du öppna alla nödvändiga dokument som innehåller krav relaterade till olika typer av relationer mellan företaget och externa enheter;
• att snabbt sammanställa rapporter från organisationen;
• ökad datasäkerhet.

Bland nackdelarna kan man notera de höga kostnaderna för programvara och kostnaderna för att utbilda anställda och digitalisera alla tillgängliga dokument.

Vad du behöver för att byta till elektronisk dokumenthantering

För att införa elektronisk dokumenthantering är det nödvändigt att utveckla och godkänna förfarandet för elektronisk dokumenthantering; namnge de som ansvarar för dess underhåll; organisera ett elektroniskt arkiv med mottagna och skickade dokument; föreskriva i redovisningsprincipen reglerna för att skapa, ta emot och lagra elektroniska dokument; utse personer som ansvarar för bildandet och undertecknandet av elektroniska dokument.

Alla anställda som har rätt att skriva under dokument ska ha en elektronisk signatur.

Ungefärlig algoritm för åtgärder:

• tekniska specifikationer håller på att utvecklas.
• välja en IT-lösning;
• affärsprocesser beskrivs;
• uppskattningar, scheman, listor över nödvändiga resurser och huvudplan Arbetar;
• EDI införs;
• programmet testas;
• ett elektroniskt dokumenthanteringssystem lanseras;
• kontroll över användningen av systemet.

Elektroniskt dokumenthanteringssystem

Alla EDI-system kan innehålla egenskaperna för kategorierna som listas nedan, men de flesta har en specifik orientering förknippad med placeringen av produkten.

1. Ett elektroniskt arkiv är ett EDI-system som syftar till effektiv lagring och hämtning av data.

2. Elektroniska dokumenthanteringssystem med avancerade arbetsflödesverktyg - tillhandahåller förflyttning av vissa objekt längs en viss väg som är förutbestämd. I varje steg kan objektet förändras, varför det kallas det allmänna ordet "arbete". Handlingar bifogas verket, men de är inte huvudobjekten här. Tack vare dessa system organiseras visst arbete.

3. EDI-system, som är inriktade på att stödja ledningen av organisationen och ackumulering av kunskap. Detta är system som kombinerar egenskaperna hos de ovan beskrivna systemen. Här kan baselementet vara vad som helst - arbete eller dokument. Dessa system används av statliga myndigheter, stora företag, där det finns vissa regler och förfaranden för överföring av dokument.

4. EDI-system som är inriktade på att stödja samarbete – sådana system skiljer sig från de tidigare och har ingen tydlig hierarki i organisationen och formaliseringen av arbetsflödet. En sådan EDI:s uppgift är att säkerställa de anställdas arbete i företaget, var de än befinner sig, och att bevara resultatet av det utförda arbetet.

5. EDI-system som har utvecklat tilläggstjänster. Ett utmärkt exempel är kundrelationshantering (CRM). Sådana tjänster är olika och kan innefatta olika uppsättningar tjänster.

"," Avhandling "och 1C: Dokumenthantering. Andelen av dessa lösningar i TAdviser-basen överstiger 60 %.

Samtidigt har det under det senaste året dykt upp information om cirka 600 nya projekt i den. Under 2019 fylldes basen av TAdviser oftast på med information om implementeringar av systemen Elma, "Thesis", DirectumRX och "1C: Document Management".

Om vi ​​överväger implementeringar av leverantörer, med hänsyn till alla lösningar från ett visst företag relaterade till EDMS / ECM, kommer i det här fallet topp 5, i slutet av 2019, att se ut så här: Directum, Elma,, Docsvizhn och Haulmont.

2018

I december 2018 inkluderade TAdvisers databas över EDMS/ECM-projekt information om mer än 5,1 tusen implementeringar. Sedan december 2017, d.v.s. Sedan den tidigare rapporten publicerades har den fyllts på med nästan 700 nya och arkivprojekt.

Hälften av alla projekt, som information om vilka finns på sajten, faller på 5 inhemska system - Directum, Elma, Docsvision, Delo och Thesis.

Om du tittar på implementeringen av alla produkter i EDMS / ECM-klassen av specifika leverantörer, kommer de fem bästa att se ut så här med antalet projekt: Directum, Elma, Electronic Office Systems (EOS), Doksvizhn och Haulmont.

2017

Mest populära EDMS/ECM-system

I början av december 2017 inkluderade TAdvisers databas över EDMS/ECM-projekt information om cirka 4 440 000 implementeringar. Sedan november 2016, d.v.s. sedan den tidigare rapporten publicerades har den fyllts på med 460 nya och arkivprojekt.

Mer än hälften av alla projekt, som information om vilka finns på webbplatsen, faller på 5 inhemska system - Directum, Docsvision, ELMA, Delo och 1C: Document Management.

Om du tittar på implementeringen av alla produkter i EDMS / ECM-klassen av specifika leverantörer, kommer de fem bästa, som för ett år sedan, när det gäller antalet projekt att se ut så här: Directum, Electronic Office Systems (EOS) ELMA, Doksvizhn och IC.

2016

Mest populära EDMS/ECM-system

I början av november 2016 inkluderade TAdvisers projektbas information om 3980 implementeringar av EDMS/ECM-system i olika branscher. Enligt dessa uppgifter slutfördes det största antalet projekt med Directum (677 projekt), ELMA (446), Delo (430), DocsVision (428) och 1C: Document Management (164).

Naturligtvis är dessa siffror långt ifrån det verkliga antalet implementeringar, eftersom till exempel bara på 1C-företagets webbplats finns information om mer än 1,5 tusen implementeringar av 1C: Document Management. Ändå gör röstdata det möjligt att förstå vilka system som oftast används i Ryssland.

I de tio mest implementerade systemen finns endast två utländska lösningar representerade - Documentum och SharePoint. Detta förklaras först och främst av att projekt där utländska produkter används tas efter volym och inte efter kvantitet.

Leverantörer efter antal EDMS/ECM-implementeringar

Grafen ovan visar de totala implementeringarna av alla system från specifika leverantörer som tillhör EDMS/ECM-klassen. Om ett projekt använde två eller flera lösningar från samma leverantör, som klassificeras som EDMS (ECM) i TAdviser-databasen, beaktades implementeringen av varje lösning separat.

2015

Mest populära EDMS/ECM-system

Enligt TAdviser är Delo elektroniska dokumenthanteringssystem ledande i antalet implementeringar. I TAdvisers databas för hela observationsperioden finns 418 projekt som genomförts med denna lösning. få färre projekt implementerat med DocsVision – 416 implementeringar. Även i de fem bästa i kvantitativa termer finns systemen ELMA, Directum och "1C: Document Management 8" - 393, 368 respektive 124. Totalt innehåller databasen TAdviser, från och med november 2015, information om mer än 3,3 tusen projekt.

Bland alla projekt som slutfördes 2014, och det finns cirka 500 av dem i TAdviser-databasen, föll det största antalet implementeringar på ELMA, Directum, Delo, DocsVision och "

En cookie är en liten textfil på din enhet som möjliggör funktionerna och funktionaliteten på en webbplats.

En cookie är en liten textfil som en webbplats begär från din webbläsare och lagrar på din enhet för att komma ihåg ditt föredragna språk och annan liknande information om dig, och för att aktivera webbplatsens funktioner och funktionalitet.

På Comindware strävar vi efter att vara tydliga och transparenta om vilken data vi samlar in om dig och hur vi använder den. Och denna policy ger detaljerad information om vilka cookies vi samlar in och hur vi använder uppgifter om dig. Denna cookiepolicy gäller för Comindware-webbplatsen.

Alltid på

Ge din personliga upplevelse och att webbplatsen fungerar korrekt.

Alltid aktiverade cookies hjälper oss att ge dig en personlig webbplatsupplevelse och kan inte inaktiveras i vårt system. Du kan ställa in din webbläsare för att blockera eller varna dig för dessa cookies, men då kanske vissa delar av webbplatsen inte fungerar.

Webbplatshastighet

Används för att kontinuerligt optimera och förbättra hemsidan.

Prestandacookies hjälper oss att kontinuerligt optimera och förbättra webbplatsen. Dessa cookies tillåter oss att räkna besök på webbplatsen, spåra trafikkällor, avgöra vilka sidor som är mest populära och ge värde till besökarna, lära oss hur användare navigerar på webbplatsen. All data samlas in i dessa cookies i en aggregerad form och är därför anonym.

Elektronisk dokumenthantering eller EDI är ett segment av informationsteknologi (och samtidigt en storskalig sfär av juridiska relationer), som kan tillskrivas de mest aktivt utvecklande i Ryssland och i världen. Låt oss bekanta oss med dess väsen, utvecklingshistorien, såväl som med de mest populära mjukvaruprodukterna som kan användas för att organisera elektronisk dokumenthantering i en organisation.

Elektronisk dokumenthantering (EDF): vad är det - definition enligt lag och faktiskt

En organisation som planerar att delta i elektronisk dokumenthantering bör först och främst veta vad denna term faktiskt betyder. Definitionen av begreppet EDI kan hittas genom att analysera bestämmelserna i lagstiftningen - som direkt eller indirekt reglerar rättsförhållanden specifika för EDI:s tillämpningsområden, eller genom att studera de populära synpunkterna hos experter.

Vi börjar med att leta efter definitionen av intresse för oss av juridiskt ramverk.

Det bör noteras att elektronisk dokumenthantering, å ena sidan, särskilt i privata organisationer (i statliga och kommunala strukturer kan saker och ting vara annorlunda - men skillnaden är inte för stor), inte är ett av de områden som skulle vara strikt reglerade genom speciallagstiftning. Å andra sidan är EDF i sig ett ganska komplext område av rättsliga förhållanden, inom vilket var och en av deltagarna i sådana rättsliga förhållanden kan ha en mängd olika rättigheter och skyldigheter - i sin tur, ganska reglerade och ofta mycket aktivt, på nivå av normativa akter (inklusive speciallagstiftning).

På ett eller annat sätt ges definitionen av begreppet "elektronisk dokumenthantering" uppenbarligen inte i ryska rättsakter som antagits på federal nivå. Men denna term består uppenbarligen av två komponenter:

1. Frasen "elektroniskt dokument".

Konceptet med ett elektroniskt dokument avslöjas särskilt i bestämmelserna i artikel 2 i lagen "Om information" daterad den 27 juli 2006 nr 149-FZ (LÄNK). Där står att en sådan handling ska förstås som dokumenterad information i elektronisk form, avsedd för placering eller bearbetning på datorer, samt överföring mellan dessa. I sin tur, enligt "dokumenterad information" avser lagen information som registrerats på ett materiellt medium med hjälp av dokumentation, som har detaljer som gör att denna information (eller dess materiella medium) kan fastställas.

Vad är i sin tur "dokumentation"? Det kommer inte att vara ett misstag att hänvisa till statliga standarder för att avslöja innebörden av detta ord. Så i GOST R 7.0.8-2013 (LÄNK) sägs det att dokumentation ska förstås som "att spela in information på ett medium i enlighet med fastställda regler". I det här fallet kan olika metoder för dokumentation användas - till exempel datorteknik, med hjälp av vilken data registreras på media.

1. Orden "dokumentation".

Den är av uppenbara skäl äldre än den första frasen. Dess definitioner kan hittas i några normativa akter som antogs tillbaka i Sovjetunionen (trots att många av dem behåller rättsverkan fortfarande). Så, i "Regler om dokument och arbetsflöde i redovisning", som godkändes av USSR:s finansministerium 1983 (LINK), sägs det att arbetsflöde är rörelsen (skapande, mottagande, bearbetning, arkivering) av primära dokument. Denna definition är ganska relevant idag - eftersom den är ganska förenlig med den typiska cykeln för cirkulation av dokument för modernt företag.

Det visar sig att vi, vägledd av en direkt läsning av lagen (och dess tillåtna tolkning enligt principen om juridisk analogi), kan dra slutsatsen att "elektronisk dokumenthantering" ska förstås som skapande, mottagande, bearbetning och arkivering av information registrerad på elektroniska medier i enlighet med fastställda regler.

Innebär detta att databehandling på en dator som inte uppfyller (eller delvis uppfyller) den angivna definitionen inte under några omständigheter kan betraktas som "elektronisk dokumenthantering"? Naturligtvis inte - åtminstone på grund av det faktum att varje lag, även den strängaste, tillåter en adaptiv tolkning av dess normer inom ramen för brottsbekämpande praxis i syfte att förbättra kvaliteten på regleringen av rättsförhållanden i dess jurisdiktion.

Därför har vi rätt att vägledas av dessa lagnormer, särskilt genom att fastställa definitionerna av begreppen "elektroniska dokument" och "dokumentflöde", men är inte skyldiga att följa dem i alla fall. Dessutom är olika alternativa tolkningar av begreppet EDI utbredda bland experter - både liknande den som vi härledde utifrån lagens normer, och mycket originella.

Till exempel är ett populärt tillvägagångssätt att "elektronisk dokumenthantering" är överföringen från en dator (en logisk del av en datorbärare) till en annan (till en annan logisk del) av dokument som:

• ha rättskraft lika med den som kännetecknar icke-elektroniska dokumentflödesobjekt med liknande syfte;
• har en grundläggande likhet och gemensamhet i omfattningen med icke-elektroniska dokumentflödesobjekt med liknande syfte.

Samtidigt kan ett elektroniskt dokument ha i princip vilken form som helst – både enhetlig och gratis (liksom filformatet för ett sådant dokument – ​​det kan vara text, bild eller till exempel en video).

I definitionen av EDI föreslås således fraser som "liknande rättskraft" och "grundläggande likhet och allmänhet" - i samband med jämförelse av elektroniska dokument och icke-elektroniska. Som ett resultat antas det att föremålet för elektronisk dokumenthantering kan vara:

• ett dokument som har (i princip kan bildas) en icke-elektronisk motsvarighet;
• ett dokument som kan skapas på grundval av en icke-elektronisk motsvarighet (eller, omvänt, kan vara grunden för skapandet av en icke-elektronisk motsvarighet).

Det övervägda tillvägagångssättet gör det möjligt att "skärma bort" bland objekten för elektronisk dokumenthantering, till exempel sådana typer av information som systemfiler, skript, hashtabeller (eftersom de inte har några analoger som inte är elektroniska - inte heller från punkten med tanke på "allmän tillämpning" och inte heller ur synvinkeln av juridisk kraft) - även om de kan uppfylla kriterierna för ett "elektroniskt dokument" som är inskrivet i federal lag, som vi diskuterade ovan (och till och med vara föremål för " dokumentflöde" i enlighet med samma juridiska kriterier).

Innan ämnet för arbetsflödet - t.ex. kommersiellt företag, det kanske inte finns någon uppgift alls att "isolera", i själva verket, ett elektroniskt dokument från något annat elektroniskt, som inte kan betraktas som ett EDI-objekt. Samtidigt, när reglerna för elektronisk dokumenthantering i en organisation fastställs i lokala bestämmelser, måste ett sådant företag, på ett eller annat sätt, fixa detta koncept på något sätt i den officiella formuleringen. Utan detta kommer den anställde som ansvarar för EDF automatiskt att upphöra att vara ansvarig för någonting - på grund av frånvaron av ämnet för sådant ansvar (och det kommer inte att vara möjligt att begära något från honom).

Sålunda, när man upprättar lokala standarder för elektronisk dokumenthantering i en organisation, kan man relativt sett fokusera på en av två metoder för att definiera termen "elektronisk dokumenthantering":

• ett tillvägagångssätt baserat på avslöjandet av begreppen "elektroniska dokument" och "dokumentflöde" på nivån av befintliga bestämmelser;
• ett tillvägagångssätt som bygger på separation av EDI-objekt från elektronisk information som inte kan klassificeras som sådana objekt på grund av att den inte har (inte kan bildas) "rättsligt lika" (eller har en "liknande omfattning") analoger, dvs. inte används elektroniskt.

Följaktligen, för att undvika en situation där den anställde som ansvarar för EDI inte kommer att ansvara för behandlingen av vissa dokument, bör företaget ange i lokala bestämmelser vilka dokument som kommer att betraktas som ett föremål för elektronisk dokumenthantering i organisationen, och vilka kommer inte, baserat på det första eller andra kriteriet (eller ett annat utvecklat av företaget självständigt).

Det kommer att vara användbart att avgöra varför företaget behöver EDI i princip.

Vilka är fördelarna med att implementera EDI i ett företag

Bland de mest uppenbara fördelarna med elektronisk dokumenthantering i organisationer och enskilda entreprenörer - i jämförelse med pappersbaserade, inkluderar:

1. Säkerställa spårbarhet av transaktioner med dokument.

Denna "spårbarhet" kan variera beroende på hur EDF presenteras. Men även om detta är ett arbetsflöde på nivån "kopierat-klistrad" tilldelas, på ett eller annat sätt, attribut till varje fil som standard, vilket speglar särskilt:

• tiden för deras skapelse;
• redigeringstid;
• öppnings tid.

"Systemisk" EDI - utförd med hjälp av specialiserade program - elektroniska dokumenthanteringssystem (vi kommer att prata om dem mer i detalj nedan), kännetecknas av förmågan att spela in på grundval av elektroniska dokument, inte bara, i själva verket, transaktioner med dem, men även affärshändelser relaterade till egenskaperna hos sådana dokument . Tack vare denna funktion blir verksamheten transparent för alla intresserade parter - ägare, ledning, potentiella investerare.

1. Öka effektiviteten av dokumentbehandlingen (och som ett resultat förbättra företagets prestanda) .

Ett elektroniskt dokument fylls nästan alltid i, skickas (om nödvändigt, korrigeras, dupliceras) mycket snabbare än ett pappersdokument. Kanske, denna fördel elektronisk dokumenthantering bör kallas nyckeln. Motargumenten till denna avhandling kan kanske vara den periodiska förekomsten av tekniska fel i företagets EDI-system, såväl som uppkomsten av användarproblem - när en eller annan anställd inte vet hur man korrekt använder den önskade EDI-funktionen på ett visst ögonblick. Faktum är att i sådana situationer är arbetsflödet avsevärt "bromsat" - men med ordentliga förberedelser för införandet av ett elektroniskt dokumenthanteringssystem i en organisation kommer sannolikheten för att de inträffar att vara minimal.

En anställd i ett företag som arbetar inom ramen för EDI har alla möjligheter att förbättra sina prestationsindikatorer - jämfört med de som skulle observeras med pappersarbetsflöde. Att minska tiden för att arbeta med dokument gör att han kan koncentrera sig på huvudarbetet.

Dessutom bildas fördelen som återspeglas i stycket under övervägande bland annat på grund av "spårbarheten", som vi nämnde ovan: på grund av transparensen i rörelsen av dokument har ledningen förmågan att kontrollera underordnades arbete , ge det en objektiv bedömning och övervaka kvaliteten på deras efterlevnad av instruktioner och recept - och allt detta mycket snabbt.

1. Skydd av information med hjälp av kryptografi eller åtkomstbegränsning, säkerhetskopiering.

Tillgång till elektroniska dokument och deras innehåll kan exklusivt skyddas på ett säkert sätt med hjälp av digital teknik. Samtidigt är det möjligt att fastställa olika åtkomsträttigheter till vissa dokument för vissa kategorier av användare. Förekomsten av det erforderliga antalet säkerhetskopior av EDI-objekt på distribuerade medier är dessutom en viktig förutsättning för att säkerställa en gemensam hög nivå dataskydd.

Data på papper kan skyddas på ett eller två riktigt effektiva sätt - och nästan alltid är detta genom att placera dokument i ett kassaskåp (eller på en annan plats skyddad för fri tillgång). Naturligtvis någonstans är det här sättet att säkerställa datasäkerhet mer tillförlitligt – men i listan över moderna hot mot informationens konfidentialitet är de som relativt sett kräver användning av ett kassaskåp istället för kryptoskydd långt ifrån de första platserna.

1. Allmän acceleration av affärsprocesser (åtminstone vad gäller intern kommunikation, och när motparter använder EDI - även när det gäller externa).

Inom ramen för elektronisk dokumenthantering i en organisation går sökandet efter den nödvändiga informationen av en anställd eller chef vanligtvis ojämförligt snabbare i jämförelse med sökningen efter data registrerad på papper. I många fall utförs det enligt specificerade algoritmer med minimalt mänskligt deltagande - när han bara får resultatet för sin begäran, utan att utföra några ytterligare åtgärder som är betydande när det gäller arbetskostnader.

1. Möjligheten att organisera distansarbete med dokument (både på nivån av interaktion mellan anställda inom företaget och när det gäller interaktion med entreprenörer).

Tack vare Internet (och andra typer av infrastruktur för nätverkskommunikation) kan anställda arbeta med viktiga dokument inte bara på sin arbetsplats utan även på distans - åtminstone hemifrån. Samtidigt, tack vare krypteringsteknik, tillhandahålls den nödvändiga säkerheten för åtkomst till dokument.

1. Att minska (minimera) kostnaden för pappersarbete- presenteras:

• köpet av själva papperet;
• inköp och underhåll av skrivare;
• köp av nödvändiga pappersvaror;
• betalning för tjänster från transportföretag (för leverans av papper), IT-specialister (för installation och underhåll av skrivare).

Dokument tryckta på papper är föremål för placering i ett särskilt arkiv - som helt enkelt tar plats (och kräver arrangemang - till exempel köp av ett metallskåp). Dessa är direkta utgifter - som kommer att upphöra när de relevanta dokumenten översätts till EDI.

Energi sparas även när skrivare inte används. Även om avhandlingen är diskutabel om elektricitet: att tillhandahålla elektronisk dokumenthantering i en organisation kräver ofta användning av högpresterande servrar, ständigt körande routrar - som drivs av ett uttag. Totalt förbrukar de mycket energi.

Det kommer att vara användbart att säga om de uppenbara bristerna med EDI.

Vilka är nackdelarna

Några av flaskhalsarna i användningen av EDI inkluderar:

1. Risk för avlyssning av data med "hacker"-metoder.

Precis så är det när det är bättre att lagra information på papper på ett säkert ställe. Med spridningen av elektroniska dokumenthanteringssystem i Ryssland och i världen skapar hackare mer och mer sofistikerade sätt att få obehörig åtkomst till elektroniska dokument. Naturligtvis, tack vare medel för kryptografi och antivirusskydd, kan sannolikheten för att obehöriga personer får tillgång till EDI-objekt minimeras – men den kommer fortfarande att finnas kvar.

1. Omöjligheten av garanterat fastställande av det faktum att en person utförde en operation med ett dokument.

Alla operationer med ett elektroniskt dokument utförs formellt av en dator, inte en person. Det faktum att datorn behandlar dokumentet exakt efter användarens vilja anses inte som standard "bevisat": det måste finnas tekniskt oklanderlig bekräftelse på detta. Som i sin rena form världens ledande IT-specialister ännu inte har utvecklats, men för närvarande tas hänsyn till olika indirekta bekräftelser i nödvändiga fall (till exempel i tvister mellan företag). En mängd olika rättsliga prejudikat visar att tillämpningen av digital signatur- Det verkar som om det mest tillförlitliga verktyget för att intyga en persons behandling av en handling är ett av indicierna.

Som ett resultat är elektronisk dokumenthantering praktiskt taget inte utbredd (eller används i ett begränsat antal funktioner), i synnerhet:

• i de inledande faserna av kredit- och finansiella juridiska relationer - så att det inte visar sig att banken öppnade ett konto eller utfärdade ett lån till ett datavirus (men ibland händer detta);
• i notarialrättsliga förhållanden - när det är önskvärt för en notarie att se en person framför sig, och inte en virtuell karaktär;
• i rättsliga migrationsförhållanden - när en gränsvakt sannolikt inte kommer att gå med på att låta en person åka utomlands (eller släppa in honom i landet) utan att se honom och hans pappersdokument.

1. Dokumentflödesämnets beroende av olika typer av extern infrastruktur:

• kommunikation;
• tjänster involverade i leverans och underhåll av datorer;
• informationssäkerhet i vid bemärkelse (som kan inkludera EDS-leverantörer och antivirusutvecklare, eftersom båda skapar lösningar på ett eller annat sätt som syftar till att säkerställa informationsskydd).

Om någon av dessa infrastrukturer misslyckas kan arbetsflödet öka kraftigt. Och när det gäller att använda papper lämnas ämnet för arbetsflödet "till sig själv", och strängt taget är det tekniskt sett inte beroende av någon (även om hans skrivare går sönder kan han skriva de nödvändiga dokumenten för hand om han vill) .

Företaget, övertygat om fördelarna med att införa elektronisk dokumenthantering i organisationen (och med hänsyn till nackdelarna med sådan dokumenthantering), måste implementera denna implementering. Grovt sett, om ett företag har minst en dator - på vilken minst ett produktionsdokument bearbetas, så kan vi anta att det har en EDI - åtminstone på "gräsrotsnivå".

Men denna avhandling bör inte tas på allvar - eftersom den verkliga praktiska tillämpningen av elektronisk dokumenthantering i en organisation är nuvarande skedeändå utförs den på högre nivåer än den där ärendet är begränsat till proceduren "copy-pasted". EDI implementeras idag under drift av speciella mjukvaruprodukter - elektroniska dokumenthanteringssystem eller EDMS (i vissa fall kompletterat med funktionalitet som tillsammans kan göra en mjukvaruprodukt till en speciell typ av dokumenthanteringsplattform - ECM).

Låt oss ta en närmare titt på vad EDMS är (och hur de kan jämföras med liknande ECM-system) mer i detalj.

Vad är EDMS och hur skiljer det sig från ett ECM-system

Ovan har vi undersökt flera populära definitioner för begreppet "elektronisk dokumenthantering". Dess huvudsakliga syfte är, helt uppenbart, ett elektroniskt dokument - ett objekt som kan "skapas, tas emot, bearbetas, arkiveras" (och mycket mer - listorna över operationer kan vara mycket bredare jämfört med vad som anges i den sovjetiska lagstiftningen om primära redovisningshandlingar).

Nyckeluppgiften för användaren som utför dokumentflödet - "skapa, ta emot, bearbeta, arkivera" (med kapaciteten hos dessa villkor kommer vi att gå med på att begränsa oss till dem - när vi utser huvudoperationerna inom ramen för EDI), är att föra register över dessa operationer med dokument. Han måste veta när, av vem (i vilket syfte, med vilket resultat) det eller det dokumentet "skapades, mottogs, bearbetades, arkiverades".

Lämplig bokföring kan upprätthållas:

1. Av användaren manuellt- med hänsyn till de funktioner som tillhandahålls av operativsystemet som betjänar databäraren, som standard, samt med hänsyn till funktionaliteten hos de program som används av det (som kan användas med begränsad aktivitet, måttligt eller mycket aktivt) .

Till exempel om individuell entreprenör driver en verksamhet som är väldigt enkel i strukturen och arbetar med 1-2 motparter, då kan han upprätta (faktiskt för sig själv) ett antal enkla databehandlingsregler som används i verksamheten. Alternativt kan han, med intervaller som han själv ställer in:

• begära fakturor (eller fakturor) från motparter via e-post;
• ladda ner dem till din "Skrivbord", signera dem sedan med en EDS och skicka tillbaka dem till motparter via post.

Det visar sig att hela EDI för en entreprenör kommer att reduceras till bokstavligen ett fåtal operationer - som inte kräver användning av någon extra programvara: du kan klara dig med Windows och en server E-post. De låter dig hålla en fullständig redovisning av "skapande, mottagande, bearbetning och arkivering" av dokument som används av enskilda företagare.

1. specialprogramdokumentflödeSED (uppsättning program) automatiskt- inom ramen för systemalgoritmen (respektive begränsat aktivt, måttligt eller mycket aktivt användardeltagande).

Ett sådant program kommer att vara EDMS. Det kommer, i enlighet med de givna reglerna, att säkerställa snabb och korrekt redovisning av "skapande, mottagande, bearbetning och arkivering" av data. Dessutom kan funktionaliteten hos ERMS tillhandahålla alternativ som hjälper användaren att utföra de transaktioner som ska redovisas. Till exempel - föreslår användning av ett filprogram som är bekvämare i jämförelse med Windows Explorer.

Samtidigt kan specifika EDMS "specialisera sig" på vissa operationer med elektroniska dokument.Därmed utmärks system som är anpassade främst:

• till redovisning av dokument inom ramen för företagets kontorsarbete;
• till redovisning av arkivhandlingar;
• till redovisningen av dokument som är kopplade till arbetsflöden - Arbetsflöde.

Ett arbetsflöde är en sekvens av handlingar av en person, en företagsägare, en chef, en vanlig arbetare, som är vanligt för ett visst område av företagsledning. Att ta emot fakturor från e-post, signera dem med en EDS och skicka tillbaka dem till motparten är en del av IP Workflow i exemplet ovan. På stort företag Arbetsflödet kommer uppenbarligen att vara mycket mer komplext - och redovisning av dess ingående verksamhet kommer nästan säkert att kräva användning av ett EDMS.

Det finns givetvis olika universella dokumenthanteringsprogram (EDMS) som stödjer ovanstående operationer i alla varianter. Samtidigt kompletterar EDMS-utvecklare i många fall sina program med funktionalitet som ger:

• automatisering av insamling (ackumulering), lagring och överföring av elektroniska dokument;
• den nödvändiga säkerhetsnivån för överföring av dokument inom och utanför företaget;
• i nödvändiga fall - skapande, redigering och korrigering av dokument med interna medel;
• samarbete mellan flera användare med ett dokument.

I närvaro av en eller flera funktioner från ovanstående (trots att deras lista i praktiken kan vara mycket bredare), förvärvar en universell (i vissa fall mycket specialiserad) EDMS egenskaperna hos en mer funktionell lösning - ECM. Det finns fler och fler sådana lösningar på marknaden av modern programvara för att organisera EDI, och därför identifieras ibland den ryska förkortningen EDMS med den utländska ECM. I många fall kommer det inte att finnas något fel här - men den grundläggande skillnaden mellan SED och ECM måste fortfarande ses.

EDMS (observera att det i utländska källor motsvarar förkortningen EDMS) är i huvudsak endast redovisning av operationer med dokument (ibland - hjälp med att färdigställa dem). ECM är inte bara redovisning, utan också:

• i många fall - hjälp med deras uppdrag;
• ett stort antal typiska EDMS-funktioner samtidigt;
• ytterligare funktioner (men, på ett eller annat sätt, direkt eller indirekt relaterade till EDI).

Hur som helst ger ett typiskt ECM-system:

• inmatning, bildande, import av dokument;
• registrering av dokument;
• dataigenkänning;
• dokumentindexering;
• säkerställa sökningen efter nödvändiga uppgifter;
• tillhandahållande av nätverksutbyte av dokument;
• säkerställa utbyte av ytterligare data som inte har tecken på att vara dokumenterade (till exempel meddelanden och filer i en företagschatt);
• skydd av innehållet i dokument och tillgång till dem;
• produktion, export av dokument.

Hur fungerar en typisk EDMS som stöder den specificerade funktionaliteten (helt eller i vissa kombinationer)? Som regel består elektronisk dokumenthantering i ett företag av cirkulationen av ett elektroniskt dokument inom en typisk cykel, som består av steg som kan bestämmas utifrån innehållet i typiska operationer som är bekanta för oss och som kännetecknar dokumenthantering..

Vi kommer att prata om sådana stadier som:

1. Dokumentregistrering(skapat, tagit emot).

När ett dokument skapas tilldelar ERMS den angivna identifieraren till det (eller läser de som tilldelats filen som standard). Därefter, med hjälp av denna identifierare, håller systemet reda på hur dokumentet behandlas vidare (samt konstaterar att det inte behandlas - om det verkligen är det).

1. Redovisning av transaktioner som återspeglar bearbetning(redigering, överföring, publicering) av dokumentet - med hjälp av identifieraren som nämns ovan.

Om funktionaliteten hos EDMS ger alternativ för att behandla dokument direkt (i det här fallet är det legitimt att prata om ECM-systemets funktionalitet), kan information om identifierare synkroniseras med poster som återspeglar det faktum att dessa alternativ används.

1. Redovisning för dokumentarkivering.

Det vill säga - att flytta till ett medium för långtidslagring (samtidigt som det ger möjlighet till snabb åtkomst till det). På liknande sätt kan arkiveringsfaciliteter tillhandahållas av EDMS (mest troligt ett ECM-system). I det här fallet registreras deras användning också.

Nu – mer om vilka lösningar som finns inom EDMS-segmentet, i vilka segment de klassificeras

Vad är elektroniska dokumenthanteringssystem EDMS: produktklassificering

Experter särskiljer följande huvudtyper av EDI-system:

1. System som tillhandahåller dokumenthantering för att optimera affärsprocesser.

Sådana system är utformade för att genomföra en fullständig cirkulationscykel för varje dokument som är involverat i företagsledning. Huvuddragen i en "optimerande" lösning är dess förmåga att tillhandahålla dokumentation av en affärsprocess på vilken produktionsplats som helst, om det krävs av de etablerade reglerna för dokumentflöde i företaget.

1. Allmänt företags EDMS.

De är universella lösningar anpassade för användning i alla branscher - samtidigt ger de inte alltid den nödvändiga lokaliseringen av redovisning för affärsprocesser. Som regel är de utformade för att behandla EDI-objekt som presenteras i ett litet intervall.

1. Mycket specialiserade system.

Till exempel - Arbetsflödeshanteringssystem. De är avsedda att uppnå högsta möjliga optimering av fildistributionsvägar som används av företagsanställda i olika processer. Som regel är de effektivare än EDMS, där arbetsflödeshantering bara är en av funktionerna tillsammans med de andra (och inte alltid grundläggande).

Samtidigt, inom ramen för var och en av dessa typer av lösningar, kan du hitta en mängd olika kombinationer av funktioner som är karakteristiska för EDMS (som ett resultat är det ibland extremt svårt att fastställa gränsen mellan specifika typer av produkter).

Ovanstående klassificering av EDMS är inte den enda bland de vanliga. Det finns andra. Till exempel den som innebär att dela upp EDI-system enligt metoden för att bearbeta en EDI-objektidentifierare.

Faktum är att inom ramen för alla elektroniska dokumenthanteringssystem utförs behandlingen av EDF-objektidentifierare som anses ovan - dess attribut (med vilka operationer med objektet kan spåras). I praktiken lagras identifierare för EDI-objekt i moderna EDMS och själva filerna som regel distribuerade - i speciella kataloger. Detta är den grundläggande skillnaden mellan ett EDMS och ett konventionellt datorfilsystem - där i allmänhet inga externa identifierare är kopplade till filer (det finns bara grundläggande interna som är en del av själva filerna - till exempel filredigeringstidsidentifierare och andra som ingår i redovisning av transaktioner med dokument på "gräsrotsnivå", som vi har övervägt ovan).

Effektiviteten hos det elektroniska dokumenthanteringssystemet i sig beror alltså till stor del, om inte avgörande, på effektiviteten hos, där identifierarna för filer som är objekt i EDMS lagras. Beroende på vilka typer av filer som beaktas, deras antal och intensiteten av förfrågningar till dem (som också kan klassificeras efter syfte - läsning, redigering, kopiering av filer), väljs den optimala typen av katalog.

Moderna utvecklare av elektroniska dokumenthanteringssystem erbjuder två grundläggande principer för att säkerställa att sådana kataloger fungerar (och följaktligen två typer av EDMS klassificerade enligt metoden för bearbetning av attribut):

• användningen av en intern databas i programmet, som är den huvudsakliga arbetsmodulen för EDMS;
• användningen av en extern – och dessutom i många fall standardiserad, universell databas (ofta öppen källkod, och därför tillgänglig för konkurrenter).

I elektroniska dokumenthanteringssystem utformade för att säkerställa cirkulationen av en relativt liten mängd dokument kan databasen vara helt frånvarande: identifierare placeras i vanliga mappar på en dator (men effektiv åtkomst till dem organiseras samtidigt). Detta är faktiskt det tredje sättet att hantera attribut. Men om det används kommer EDI-systemet att vara mycket svårare:

• att tillhandahålla begränsning av användarnas åtkomst till identifierare;
• tillhandahålla den nödvändiga databehandlingshastigheten.

Samtidigt är implementeringen av användningen av databaser i EDMS en procedur som avsevärt ökar kostnaderna för att utveckla systemet. För slutanvändaren – särskilt om det inte involverar bearbetning av en betydande mängd dokument i sin verksamhet, kan kostnadsfaktorn vara betydande när man väljer ett elektroniskt dokumenthanteringssystem (beslutar sig för att fortsätta använda den befintliga plattformen).

Nu – om vilka specifika uppgifter införandet av EDS kommer att lösa (och om de fall då EDI-system inte märkbart påverkar verksamhetens effektivitet).

Vilka uppgifter löses av EDMS och vilka inte

Den största praktiska fördelen med användningen av SED kan följas vid lösning av problem relaterade till:

1. Med optimering av sökningen efter önskat dokument.

Det antas att det elektroniska dokumenthanteringssystemet gör att du kan hitta ett dokument snabbare än när du söker genom Windows Explorer (eller den inbyggda sökmotorn i en e-postklient - som är fallet med exemplen på Entreprenörens arbetsflöde som vi har övervägt ). En snabb sökning efter dokument kan åtföljas av närvaron av en elektronisk dokumenthanteringssystem alternativ för snabb visning, redigering, sändning (vidarebefordran) till mottagaren (mest troligt, i det här fallet kommer vi att prata om en produkt i ECM-segmentet).

1. Med kontroll över status för dokument av intresse.

Denna funktion kommer först och främst att vara av intresse för företagets chef: efter att ha skickat det här eller det administrativa dokumentet till en underordnad anställd kommer han att kunna spåra utförandet av ordern (fixa förseningen i sådan utförande) med hjälp av det elektroniska dokumenthanteringssystemet. Som ett alternativ, behåll även feedback från en underordnad anställd (om EDMS har en sådan funktion – trots att det även kan hänföras till de som för EDMS närmare ECM-system vad gäller funktionalitet).

Explorer och "mailer" har uppenbarligen inte sådana funktioner (och om de har det, skalar de som regel inte särskilt bra på nivån för ett stort företag).

1. Att ta hänsyn till dokument under intensiv omsättning, såväl som direkt med genomförandet av en sådan omsättning i praktiken - genom att standardisera förfarandena för utbyte av EDI-objekt, som ett alternativ, med hjälp av gemensamma gränssnitt, om intensiteten beror på arbetarnas produktivitet.

Så om IP:n och motparten utbyter fakturor och var och en av dem, relativt sett, använder sitt eget e-postprogram, kommer arbetsflödets hastighet att vara lägre än om IP:n och motparten använde gemensamt system elektronisk dokumenthantering: i den skulle fakturaleveransproceduren vara omedelbar.

1. Med en minskning av antalet tidskrävande pappersredovisningsprocedurer.

Med jämna mellanrum måste pappersdokument inventeras, skrivas av - och allt är "manuellt". När sådana dokument omvandlas till elektronisk form kommer tiden för deras "underhåll" att reduceras avsevärt, i själva verket reduceras till ett minimum.

1. Med inrättandet av den aktuella platsen för dokumentet.

Denna funktion korrelerar i allmänhet med kontrollfunktionen - men den är något bredare, eftersom den innebär snabb upptäckt av ett dokument som inte bara överförs för exekvering, utan också i princip placeras någonstans. Det är nästan omöjligt att förlora ett dokument som är indexerat i EDMS, förutsatt att det fungerar korrekt.

I sin tur kommer EDMS inte att vara särskilt effektiv för att lösa problem relaterade till:

1. Med förändring och val av sätt att flytta dokument.

Det elektroniska dokumenthanteringssystemet är i själva verket en "stor och bekväm" fil med EDI-objekt, men det är inte en tittare, inte en redigerare och inte ett sätt att ta emot och skicka dem. För att lösa vart och ett av dessa problem, vissa typer programvara. EDMS-program i huvudsak spelar det ingen roll vilken typ av fil som placeras i "arkivskåpet" - text, video, bild. Var och en av dem kommer att tilldelas attribut enligt ett enda schema, tack vare vilket det blir möjlig lösning de uppgifter som EDMS är designade för att lösa i första hand.

ECM-system - en mer funktionell typ av elektroniska dokumenthanteringssystem, kan dock mycket väl vara anpassade för att lösa sådana problem.

1. Med uppdatering (synkronisering, koordinering) av dokument.

Denna funktion är nära den första - och kan vara en av källorna till informationsflödesbildning, vilket återspeglar detaljerna i valet av dokumentrörelsevägar. Samtidigt handlar det om att direkt redigera filer – om än med hänsyn till deras rutter. Dokument kan uppdateras manuellt av användaren eller baserat på automatiska algoritmer. EDMS - i form av ECM, stöder ofta den första uppdateringsmetoden, men sällan den andra.

Automatisk uppdatering av dokument innebär användning av algoritmer, som i många fall är utformade för att ge samtidig bearbetning av olika filer, vilket gör att ändringar kan göras i andra relaterade filer. Till exempel, om dokumentet som beaktas är ett löneblad, då uppgifterna i de redovisningshandlingar som påverkar beräkningen av löneutbetalningar (till exempel närvarobladet) ändras, bör det justeras. EDMS (och som regel även ECM-system) har som regel inte tillräcklig prestanda för en sådan justering automatiskt - men det kan spåra sekvensen av denna justering (liksom fakta för att komma åt filerna på grundval av vilken den gjordes).

Observera att i vissa fall kan ett elektroniskt dokumenthanteringssystem avsevärt påskynda juridiska förfaranden - upprättade för att samordna ändringar i olika dokument av ansvariga medarbetare. Så, om det accepteras på företaget att lönelistan godkänner Kamrer efter överenskommelse med generaldirektören kan specialverktyg tillhandahållas i EDMS för att snabbt skicka det överenskomna dokumentet från revisorn till chefen (och vice versa).

1. Med dokumentrörelsesimulering(till exempel för att etablera samma optimala väg för deras rörelse).

EDMS arbetar med dokument i ren form – utan någon analys av i vilken utsträckning det är tillrådligt att skicka dem längs den aktuella vägen. Metoden för leverans av dokument beaktas inte - som att ta emot och skicka via ett lokalt nätverk, Internet eller fysiska medier.

För att lösa problem relaterade till modellering av dokumentrörelser används speciella BPM-lösningar. Samtidigt kan modelleringsalgoritmerna som implementeras i dem tillhandahålla data för analys från registren för elektroniska dokumenthanteringssystem. Således är integrationen av BPM och EDMS möjlig - men bara för att säkerställa att plattformen av den första typen fungerar.

Det bör noteras att massintroduktionen av elektroniska dokumenthanteringssystem anses vara en relativt ny (och ibland "lite studerad") teknisk trend för Ryssland. Det finns fortfarande ett stort antal företag - dessutom mycket olika i skala, inklusive de som representerar segmentet stora företag, har inte implementerat EDMS eller har implementerat det med restriktioner som inte ger anledning att tala om den stora vikten av att använda sådana system i det allmänna dokumentflödet för en ekonomisk enhet.

Men nyheten med elektroniska dokumenthanteringssystem i Ryssland som sådan är en villfarelse, vilket framgår av olika historiska fakta. Det är också missvisande att sådana system i västländer är på avancerad nivå, medan de i Ryssland, liksom i andra länder i fd Sovjetunionen, är en "lite studerad", eftersläpande nisch. Som bevis - en liten historisk referens till utvecklingen av EDMS-marknaden i vårt land.

Utveckling av EDI-system i Sovjetunionen och Ryska federationen: historisk bakgrund

De första stegen i organisationen av dokumenthantering i vårt land och i världen sammanföll praktiskt taget med tillkomsten av datorer och medel för att säkerställa utbyte av dokument - elektroniska medier och sedan datornätverk. I Sovjetunionen användes datornätverk främst för militära ändamål, men civila projekt började dyka upp på 60- och 70-talen. Bland dem var de automatiserade systemen Sirena-1 och Sirena-2, som användes för att boka flygbiljetter från nätverksanslutna datorer på Aeroflots biljettkontor i hundratals sovjetiska städer. ACS "Express" blev ett liknande projekt när det gäller detaljerna för de uppsatta uppgifterna - men bara anpassat till bokning av järnvägsbiljetter.

I båda fallen blev biljetter till flyg och tåg föremål för elektronisk dokumenthantering. För att vara mer exakt är deras elektroniska format, inmatade på föreskrivet sätt i ACS-databasen, juridiskt likvärdiga med poster i pappersflyg- och järnvägsregister som användes innan "datoriseringen" av USSR:s passagerartransportindustri började.

På 1980-talet blev sovjetiska forskare mer aktivt intresserade av utbyggnaden av elektronisk dokumenthantering till andra affärssegment. Först och främst - på området för kontorsarbete. Första stegen in denna riktning genomfördes under moderniseringen av dhögsta organ myndigheter - först och främst SUKP:s centralkommitté. Vidare, enligt liknande principer, ägde införandet av elektronisk dokumenthantering rum i andra stora maktstrukturer.

Samtidigt var de sovjetiska EDI-systemen som användes i kontorsarbete i huvudsak experimentella. De hade inte allmänt accepterade format för de använda dokumenten, listorna och förfarandet för att använda programvaran som användes för att registrera sådana dokument var inte standardiserade. Redan ryska företag som använde den sovjetiska erfarenheten för att organisera EDI nöjde sig också med lokala regler för att arbeta med elektroniska dokument - ofta annorlunda än de som används av motparter.

De första fullfjädrade elektroniska dokumenthanteringssystemen utvecklades ofta av ryska företag själva. Den stora ansträngning som lagts ner på att skapa sådana mjukvaruverktyg, visade sig ofta vara ineffektiv på grund av bristen på stor potential för snabb skalning av EDMS: i parallella produktionsanläggningar, i filialer och dotterbolag var affärsprocesser inte tillräckligt kompatibla med specifikationerna för EDMS som utvecklats för moderorganisationen.

Som ett resultat av den praktiska tillämpningen av EDT på ryska företag under ganska lång tid ansågs det vara en orimligt dyr procedur (främst när det gäller kostnaden för att implementera lämplig programvara), och många av dem föredrog att hålla arbetsflödet på papper.

Samtidigt, redan i början av 90-talet, började oberoende EDMS-leverantörer dyka upp på den ryska marknaden - de specialiserade sig på utveckling av universella mjukvaruprodukter. Det kan noteras att dessa produkter skapades med hänsyn till de ryska - som till stor del ärvde sovjetiska egenskaper - detaljerna för rörelsen av dokument inom företaget (och bortom). Nämligen med hänsyn till den övervägande vertikalt orienterade rörelsen av interna företagsdokument (från överordnade till underordnade och vice versa). Medan västerländska produkter tvärtom var anpassade till ett horisontellt arbetsflöde (som dessutom inte tog hänsyn till behovet av att dokument måste gå igenom procedurer relaterade till deras registrering, godkännande, kontroll av utförande). Som ett resultat har ryska lösningar blivit mer efterfrågade, och motsvarande segment av IT-branschen har börjat utvecklas snabbt.

I mitten av 90-talet hölls professionella konferenser regelbundet - med deltagande av utvecklare och de största konsumenterna av elektroniska dokumenthanteringssystem. De diskuterade olika nyanser av att implementera sådana system i ryska organisationer - både statliga och kommunala, och de som är relaterade till privata företag.

Fördelarna med att införa ett EDMS blev uppenbara för marknadsaktörer och budgetrelationer:

• minska handläggningstiden för dokument;
• minska kostnaderna för att köpa papper och andra pappersvaror, skrivare och deras underhåll;
• minska kostnaderna för att lagra dokument (arkivering, inventering);
• i många fall - öka säkerhetsnivån för dokument (även under de perioder då användningen av kryptografiskt dataskydd med EDS inte var utbredd, till exempel kunde lösenordsskyddade RAR-arkiv användas).

Gradvis, i utbudet av EDMS-lösningar, började produktområdet sticka ut, anpassat för att säkerställa elektronisk dokumenthantering inte bara inom organisationen utan också mellan oberoende affärsenheter (som ett alternativ, kontrollerade och kontrollerande personer - inklusive i rättsliga relationer mellan privata företag och statliga organ). Så började elektronisk dokumenthantering utvecklas i modern mening – som ett verktyg för att säkerställa utbyte av dokument som juridiskt sett är likvärdiga med dem som skulle upprättas på papper.

Det blev tydligt att de flesta effektivt sätt att säkerställa elektroniska dokuments rättsliga betydelse kommer att innebära användning av en elektronisk digital signatur – vilket bör anses juridiskt likvärdigt med det som anbringas av en person på papper. I början av 2000-talet satte Ryssland i kraft de första federala reglerna EDS-applikation. På nivån av federal lagstiftning etablerades 3 typer av elektroniska signaturer - enkel, förbättrad och förbättrad kvalificerad.

Vid användning av en enkel elektronisk signatur säkerställs dokumentens juridiska betydelse om förfarandet för sådan ansökan i ett separat avtal fastställs av alla parter i dokumentflödet, trots att bestämmelserna i ett sådant avtal inte bör strida mot normerna för federal lagstiftning. Samma regel gäller för en förbättrad EDS - dock kan den i sig vara att föredra framför en enkel på grund av ökad säkerhet (som i allmänhet tillhandahålls av leverantören av en sådan EDS - och därför är avtalet som regel tredelat - mellan de två parterna till EDF och leverantören).

I sin tur garanterar användningen av en förbättrad kvalificerad EDS (i alla fall utvecklad av leverantörer med en speciell kompetensnivå) den juridiska betydelsen av alla dokument som är undertecknade av den, oavsett om användarna av denna EDS har ingått något avtal sinsemellan eller inte. Själva faktumet att det används i EDI av var och en av parterna är tillräckligt - som, oberoende av varandra, sluter ett avtal med EDS-leverantören.

I modern elektronisk dokumenthantering är användningen av elektroniska signaturer ett vanligt fenomen. EDS är tillämpliga i de flesta juridiska relationer som involverar individer och juridiska personer. Även om det naturligtvis finns ett stort antal undantag från denna regel: för närvarande är det till exempel omöjligt att få helt e-pass en medborgare i Ryska federationen, eller elektroniska rättigheter, eller en arbetsbok (även om märkbara innovationer i förhållande till rättigheter och en arbetsbok förväntas inom en mycket nära framtid när det gäller att säkerställa deras lämplighet för användning i elektronisk form, och dessutom , samtidigt som de behåller deras juridiska betydelse).

Varför används elektronisk dokumenthantering i Ryssland

Med hänsyn till särdragen för användningen av EDS och den tekniska kapaciteten hos programvaruprodukter som används i EDI, har flera huvudsegment av elektronisk dokumenthantering utvecklats i Ryssland:

1. EDI mellan medborgare och myndigheter.

Det enklaste exemplet på sådan interaktion är att skicka dokument till statliga organ via webbplatsen för statliga tjänster (och relaterade webbplatser för olika avdelningar - till exempel Federal Tax Service). En medborgare som har en särskild EDS skickar juridiskt betydande - det vill säga liknande pappersförfrågningar, dokument, uttalanden - till intresseorganet och får därifrån lika viktiga juridiska dokument som svar.

1. EDI mellan affärsenheter - enskilda företagare, juridiska personer.

Affärsenheter kan elektroniskt utbyta kontrakt, räkningar, fakturor, överförings- och acceptanscertifikat, avstämningar och andra juridiskt betydelsefulla dokument som används i verksamheten.

1. EDI mellan affärsenheter och statliga myndigheter.

Som regel innehåller detta segment av elektronisk dokumenthantering rättsliga relationer som uppstår på grund av förekomsten av vissa skyldigheter för affärsenheter gentemot statliga organ. Det finns två huvudsakliga sådana skyldigheter - rapportering (om skatter, egendom, finansiella transaktioner) och betalning av avgifter som föreskrivs i lag till budgeten.

I många fall är användningen av EDI för en ekonomisk enhet som interagerar med statliga organ en lagstadgad skyldighet. Så du behöver endast lämna in momsdeklarationer i elektronisk form. Andra deklarationer - i elektronisk form, om indikatorerna för antalet anställda i en ekonomisk enhet som agerar som arbetsgivare överskrids.

1. EDI mellan statliga myndigheter (inom statliga myndigheter).

Här kan elektronisk dokumenthantering utföras för en mängd olika ändamål - som en mekanism för det aktuella utbytet av data när man utför arbetet för anställda på avdelningar, som ett sätt att kontrollera lägre myndigheters aktiviteter av lägre, som ett verktyg för genomförandet av avtalsrättsliga förhållanden mellan olika organ.

1. EDI mellan medborgare och affärsenheter.

Ett exempel på en sådan elektronisk dokumenthantering är en slutsats anställningsavtal att utföra distansarbete i enlighet med artikel 312.3 i Ryska federationens arbetslagstiftning. En betydande del av personaldokumenten i detta fall upprättas i samspelet mellan arbetsgivaren och arbetstagaren med hjälp av EDI-system.

Med utvecklingen av mellanstatliga relationer når användningen av elektronisk dokumenthantering gradvis internationell nivå. Inom överskådlig framtid förväntas det alltså dyka upp kvalificerade signaturer som har samma juridiska kraft i EAEU-länderna. Liknande initiativ genomförs i länder Sydöstra Asien.

Med alla olika EDI-segment i vårt land finns det en nationell infrastruktur för elektronisk dokumenthantering som i allmänhet fungerar enligt enhetliga principer. Det är involverat på ett eller annat sätt när det tillhandahåller dokumentflöde i något av ovanstående segment - låt oss bekanta oss med dess funktioner mer i detalj.

Hur EDI-infrastrukturen är uppbyggd

Så vi vet att elektronisk dokumenthantering i sin moderna form är otänkbar utan en digital signatur. Detta gör att vi kan säga att utan dess tillämpning - i sin moderna form, är den orealiserbar i praktiken. Samtidigt kan man inte säga att det är EDS som är nyckelvillkoret för att säkerställa utbyte av dokument i elektronisk form. Så teoretiskt sett är det möjligt att legalisera användningen av samma lösenordsskyddade RAR-arkiv – som i många fall kommer att skydda data inte sämre än den mest kraftfulla EDS.

Fortfarande huvudsaken tekniskt skick EDF:s funktion är inte en EDS (som kan ersättas av något annat som säkerställer dokumentens juridiska betydelse), utan närvaron av kanaler för utbyte av elektroniska dokument. Driften av sådana kanaler tillhandahålls på tre nivåer:

1. Infrastrukturnivå- på vilken avsändarens (mottagarens) fysiska åtkomst till dokumentutbyteskanalen tillhandahålls.

Det vill säga - en fysisk anslutning till Internet eller annat nätverk - som av en eller annan anledning kan användas som ett alternativ till det. Till exempel - om vi pratar om överföring av data mellan militära avdelningar.

Men i allmänhet är detta naturligtvis internet. Den leverantör som EDI-deltagaren är ansluten till är alltså primärt ansvarig för att EDI-kanalen fungerar på "infrastrukturnivå". Som standard ger alla ryska leverantörer åtkomst till vilken webbplats som helst. Därför, för organisationen av elektronisk dokumenthantering, är det ingen skillnad genom vilken leverantör man ska arbeta.

1. Gateway nivå- på vilken, med hjälp av speciell hårdvara och mjukvara, praktisk mottagning och överföring av etablerade datatyper utförs över fysiska kanaler som tillhandahålls på "infrastruktur"-nivå.

I sin tur är leverantören inte längre ansvarig för "gatewayen" - som redan har slutfört sin uppgift att tillhandahålla "infrastrukturen" till de parter som är intresserade av elektronisk dokumenthantering. Huvudsaken skådespelare här - EDO-användare. För att optimera arbetsflödet kan han använda de EDI-system som vi känner till. Deras leverantörer kallas ofta för "elektroniska dokumentoperatörer".

EDI-operatörens uppgift är att ta emot originaldokumentet från avsändaren och överföra det oförändrat till mottagaren. I de föreskrivna fallen - genom att tillhandahålla dokumentet med laglig kraft (genom att certifiera det med en EDS - som kan utfärdas av den elektroniska dokumenthanteringsoperatören själv eller av ett pålitligt certifieringscenter).

1. Roamingnivå- där sammankoppling och ömsesidig kompatibilitet mellan flera oberoende EDI-infrastrukturer säkerställs.

Elektroniska dokumenthanteringssystem från olika leverantörer (operatörer) kan formellt och faktiskt vara helt oberoende av varandra. Som ett resultat kan ett arbetsflöde som helt uppfyller lagkraven i allmänhet endast utföras mellan användare som använder en operatörs tjänster.

Samtidigt kan deras arbete, trots EDI:s oberoende, bygga på gemensamma principer och standarder. På grund av detta kan olika EDI-operatörer ömsesidigt integrera sina infrastrukturer. Som ett resultat kommer var och en av dem att kunna tillhandahålla ett juridiskt betydande elektroniskt dokumentflöde inte bara mellan sina användare utan också mellan deras användare och de som har ingått ett avtal med en annan operatör.

Således bildas "roaming" av EDI - utvidgningen av dess "täckningsområde" genom integrering av elektroniska dfrån olika operatörer. Om vi ​​talar om integrationen av nationella elektroniska dokumenthanteringssystem, kommer vi att prata om "roaming" redan på mellanstatlig nivå.

Samtidigt kännetecknas utvecklingen av "roaming"-rättsliga relationer av närvaron av ett stort antal hinder - som till exempel:

• Behovet av ytterligare investeringar från operatörens sida i sin hård- och mjukvaruinfrastruktur för att säkerställa dess kompatibilitet med en annan operatörs infrastruktur.
• öka risken för att kunderna byter till en annan operatör - som, med alla fördelar med partnerskap i form av "roaming", ändå sannolikt kommer att bli en konkurrent.

Ett alternativ till att ingå "roaming"-avtal mellan operatörer med varandra kan vara att var och en av dem vädjar till en specialiserad mellanhand - ett roamingcenter. Han - på samma villkor för varje EDI-operatör, kommer att integrera sina infrastrukturer (och följaktligen kommer ett resultat att erhållas liknande det som skulle uppnås med direkt integrering av operatörernas infrastruktur). Samtidigt kommer operatörer av elektronisk dokumenthantering inte att behöva oroa sig för risken att kunder flyter till en konkurrent.

Det antas att roamingcentret kommer att ha avancerad teknisk utrustning och stora ekonomiska möjligheter - eftersom integrationen av olika operatörer är en extremt kapitalkrävande procedur. I praktiken kan således främst de största företagen bli sådana centra - dessutom är de direkt relaterade till kommunikationsindustrin (eftersom centrumet först och främst kommer att behöva kompetens som är specifik för denna bransch).

Dessa funktioner bestämmer roamingcentrets ledande position från Rostelecom på den ryska kommunikationsmarknaden. Den största teleoperatören har all nödvändig ekonomisk kapacitet och infrastruktur för att säkerställa integrationen av olika operatörer – totalt är mer än 30 av dem anslutna till Rostelecom.Andra stora ryska roamingcenter är Softechno och NIIAS.

Det bör noteras att en av de förväntade trenderna inom området för roamingrättsliga förbindelser mellan operatörer för elektronisk dokumenthantering är bildandet av "operatörs" roamingcenter - det vill säga de som inte bara etableras i syfte att integrera infrastrukturerna för vissa operatörer, men också i syfte att tillhandahålla integrationstjänster på begäran av andra operatörer.

Efter att ha övervägt funktionerna i utvecklingen av EDI-marknaden i Ryssland, kommer vi att bekanta oss med detaljerna i den lagstiftning som reglerar rättsliga förhållanden på denna marknad.

Vilka regler påverkar organisationen av elektronisk dokumenthantering i företaget

Efter att ha beslutat om vad som exakt "vänds" elektroniskt - all data som överensstämmer med den federala lagen och GOSTs, eller alla data som inte motsvarar icke-elektroniska data på juridiska grunder och omfattning, introducerar företaget interna regler för elektronisk dokumenthantering . De bör utarbetas med hänsyn till de nuvarande reglerna - det vill säga åtminstone inte motsäga dem (eller följa vissa bestämmelser i sådana regler).

Main normativ handling, som bör styras av implementeringen av elektronisk dokumenthantering i organisationen - den federala lagen"Om information, informationsteknik och informationsskydd" daterad 27 juli 2006 N 149-FZ (LINK). I detta fall är dess bestämmelser viktiga inte bara som källor för att definiera begreppet "elektronisk dokumenthantering", utan också som att de innehåller regler som särskilt fastställer den rättsliga statusen för elektroniska dokument som utbyts mellan två olika affärsenheter.

Så om dokumentet är undertecknat med en EDS, bör det i enlighet med federal lag nr 149 anses ha samma rättskraft som den som skulle undertecknas av den vanliga underskriften av en företrädare för en ekonomisk enhet - om sådan undertecknandet genomfördes på det sätt som föreskrivs i lag eller avtal.

När det gäller lagen är den huvudsakliga normativa handlingen som reglerar användningen av EDS lagen "Om elektronisk signatur" daterad 6 april 2011 nr 63-FZ (LINK). Således, i enlighet med det, erkänns varje dokument som undertecknats av en kvalificerad förbättrad EDS som juridiskt lika med ett pappersdokument - inom det relevanta området för juridiska relationer. Samtidigt tillåter lag nr 64-FZ EDI-deltagare att självständigt komma överens om användningen av alternativa signaturer - enkla och vanliga förbättrade. Det vill säga - att tillämpa normerna inte bara i lagen, utan också i avtalet.

En annan viktig regleringsakt i organisationen av elektronisk dokumenthantering är lagen "om personuppgifter" daterad 27 juli 2006 nr 152-FZ (LÄNK). Alla typer av uppgifter som behandlas inom ramen för EDI är inte personliga (direkt eller indirekt relaterade till individer), men en betydande del av dem är relaterade till sådana. Cirkulationen av personuppgifter är mycket strikt reglerad i lag (medan det nästan inte finns plats för ett "avtal" angående tillämpningen av normerna i lag nr 152-FZ). Huvuduppgiften för lagstiftningen om personuppgifter är att säkerställa deras skydd (sekretess för åtkomst till dem). Om vi ​​talar om andra typer av uppgifter för vilka särskilda skyddskrav fastställs - tillsammans med personuppgifter, inkluderar de särskilt:

• statshemlighet (tillgång till vilken regleras av lag nr 5485-1 av den 21 juli 1993);
• företagshemlighet (lag av den 29 juli 2004 nr 98-FZ).

De viktigaste statliga standarderna som kan tillämpas inom ramen för EDF inkluderar:

• GOST R 6.30-2003 (fastställer krav på detaljer om dokument);
• GOST R 7.0.8-2013 (innehåller olika definitioner enligt de termer som används i organisationen av dokumentcirkulationen);
• GOST ISO 15489-1-2007 (fastställer proceduren för hantering av dokument);
• GOST R 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 (fastställer krav för elektroniska dokumenthanteringssystem);
• GOST R 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 (fastställer kriterier för att säkerställa långsiktigt bevarande av elektroniska dokument).

Det finns ett stort antal officiella källor rådgivande karaktär, som kompletterar den federala lagstiftningen. De är inte normativa, men de facto används de aktivt av privata och statliga företag som riktlinjer för att organisera elektronisk dokumenthantering. Dessa källor inkluderar:

• Statligt system för dokumentationsstöd för förvaltning (infört av Collegium of the Main Archive of the USSR 1988);
• Lista över standardhanteringsdokument som anger villkoren för deras lagring (Order från Rysslands kulturministerium daterad 25 augusti 2010 nr 558);
• Allrysk klassificerare av ledningsdokumentation (godkänd av resolutionen från Rysslands statliga standard av 30 december 1993 nr 299).

Det kan noteras att det i många branschgemensamma federala regleringar finns bestämmelser som direkt eller indirekt hänför sig till rättsförhållanden som är relaterade till elektronisk dokumenthantering. Exempel på sådana regler:

• Order från Rysslands finansministerium daterad 25 april 2011 nr 50n (fastställer förfarandet för användning av elektroniska fakturor);
• civillagen (som i princip föreskriver användning av elektroniska dokument - främst i syfte att ingå avtal);
• Koden för Ryska federationens administrativa brott, Ryska federationens strafflag (inklusive bestämmelser som definierar administrativa eller straffrättsliga påföljder för brott inom området elektronisk dokumenthantering);
• Skiljeförfarandelag för Ryska federationen, Ryska federationens straffprocesslag, Ryska federationens civilprocesslag (som bestämmer förfarandet för användning av elektroniska dokument som bevis i domstol);
• Skatte- och tullkoder (upprätta krav för ansökan elektronisk rapportering);
• Lag "Om redovisning" daterad 06.12.2011 nr 402-FZ (fastställer möjligheten att använda elektroniska primära dokument och kraven för dem);
• Lag nr. 125-FZ av den 22 oktober 2004 "Om arkivärenden" (fastställer proceduren för att arbeta med arkivdokument, inklusive de som används inom ramen för EDI).

I praktiken kan således ett företag som implementerar elektronisk dokumenthantering behöva studera en mängd olika kombinationer av förordningar - direkt eller indirekt relaterade till EDF. Kunskap om regelverket kommer att bidra till att minimera riskerna för överträdelser som kan leda till obehagliga juridiska konsekvenser för organisationen.

Vad är ansvaret för kränkningar

Som vi redan har konstaterat ovan är EDI inte det mest lagligt reglerade området i allmänhet. Inom ramen kan dock helt reglerade rättsförhållanden i det bredaste utbudet inte genomföras – inklusive sådana som kännetecknas av att det ställs höga krav på deltagarna när det gäller att organisera elektronisk dokumenthantering.

Men vad exakt kan kränkas av en organisation som har implementerat EDF? Till exempel - följande:

1. Säkerställ korrekt förvaring(och få en sanktion enligt artikel 13.25 i Ryska federationens kod för administrativa brott - LÄNK):

• värdepapper (för vilka böter på upp till 300 000 rubel tillhandahålls för juridiska personer);
• relaterade till försäkringsverksamhet (böter upp till 200 000 rubel);
• relaterade till verksamheten i ett kreditkooperativ (böter upp till 50 000 rubel);
• andra - för vilka ett speciellt lagringsförfarande har fastställts (upp till 500 rubel per tjänsteman i organisationen).

Dessa överträdelser kan inträffa om organisationen försummar normerna i lag nr 125-FZ eller till exempel order från Ryska federationens kulturministerium nr 558 (som ett alternativ, skriv av dokumentet innan dess lagring löper ut period).

1. Bryter mot reglerna för att arbeta med dokument som används i bokföringen(och få en sanktion enligt artikel 15.11 i Ryska federationens kod för administrativa brott - LÄNK).

De viktigaste bestämmelserna i redovisningslagstiftningen, som fastställer villkoren för lagring av primära register, är inskrivna i artikel 29 i lag nr 402-FZ. Dessutom korrelerar denna normativa handling också med ordern från Ryska federationens kulturministerium nr 558 (till exempel måste en revisor ägna särskild uppmärksamhet åt lagringsperioderna för redovisningsdokument som anges i avsnitt 4.1 i listan).

1. Brott mot förfarandet för behandling av personuppgifter(och få en sanktion enligt artikel 13.11 i Ryska federationens kod för administrativa brott - LÄNK).

En lång rad administrativa åtgärder kan här tillämpas på överträdaren. Till exempel:

• böter på upp till 50 000 rubel (nu och vidare - för en juridisk person) - om olaglig eller felaktig behandling av personuppgifter har utförts;
• böter på upp till 75 000 rubel - om skriftligt samtycke från en individ till behandlingen av personuppgifter inte begärs;
• böter på upp till 30 000 rubel - om organisationen inte har bildat och publicerat en sekretesspolicy i det offentliga området.

Avslöjande av statliga och kommersiella hemligheter kan leda till att organisationen kommer att bötfällas med 5 000 rubel (artikel 13.14 i Ryska federationens kod för administrativa brott - LINK). Avslöjande av statshemligheter under vissa omständigheter erkänns som ett brott i enlighet med art. 283 i Ryska federationens strafflag, som föreskriver tillämpning av sådana åtgärder mot den skyldige som:

• arrestering i 4-6 månader;
• fängelse upp till 4 år med jäv upp till 3 år eller utan.

1. Göm vissa dokument för personlig vinning(och få en sanktion enligt artikel 325 i den ryska federationens strafflag - LÄNK).

För ett sådant brott ges straffansvar i form av:

• böter på upp till 200 000 rubel (eller lönen för den skyldige under en period på upp till 1,5 år);
• obligatoriskt arbete upp till 480 timmar;
• kriminalvårdsarbete upp till 2 år;
• tvångsarbete upp till 1 år;
• arrestering i 4 månader;
• fängelse i 1 år.

1. Försumma behovet av att förbereda primära skatte- eller redovisningsdokument(och få en sanktion enligt artikel 120 i Ryska federationens skattelag - LÄNK).

I detta fall registreras ett grovt brott mot reglerna för bokföring och skatteredovisning. För detta kan företaget bötfällas upp till 30 000 rubel.

Trots förekomsten av strikta sanktioner för felaktig organisation av EDI strävar fler och fler företag efter att införa elektronisk dokumenthantering på en eller annan nivå av företagsledning. Sådana ambitioner är inte tillfälliga: införandet av EDI har många fördelar, och vi har övervägt dem ovan.

Video - transaktioner med elektronisk dokumenthantering och analys rättspraxis:

Låt oss överväga mer i detalj hur en sådan implementering genomförs i praktiken - efter att ha kommit överens om att hanteringen av elektronisk dokumenthantering kommer att utföras med hjälp av EDMS.

Hur man implementerar ett elektroniskt dokumenthanteringssystem i en organisation

Införandet av ett EDMS i en organisation utförs som en del av följande steg:

1. Upprätta en lista över uppgifter som ska lösas med EDI-system.

En vanlig metod för att fastställa utbudet av sådana uppgifter är att identifiera de mest uppenbara problemen i organisationens nuvarande arbetsflöde. Dessa kan till exempel vara problem:

• med att spåra dokumentets status (när det inte är klart om mottagaren fick det och om han började arbeta med det);
• med sökandet efter de nödvändiga dokumenten (när de går förlorade eller genomsöks under oacceptabelt lång tid);
• med pappersarbetets hastighet.

1. Välja ett specifikt program för att organisera elektronisk dokumenthantering– Utifrån de uppgifter som EDMS är designat för att lösa, vilket planeras att implementeras.

När den gör det tar den hänsyn till:

• hur kostnadseffektivt det kommer att vara att genomföra ett visst program (i termer av anskaffningskostnader och förväntade resultat);
• den planerade intensiteten av EDI i organisationen (hur djupt EDI kommer att vara inbäddad i affärsprocesser) och i vilken utsträckning de valda EDMS kan tillhandahålla sådan intensitet;
• förväntade associerade kostnader för installationen av ett visst elektroniskt dokumenthanteringssystem (till exempel för att förbättra egenskaperna hos datorutrustning eller för att köpa ny - om nödvändigt, för att utbilda anställda - om det behövs).

I stora organisationer kan en preliminär granskning av dokumentflödets nuvarande struktur utföras - papper, eller presenteras av EDI, som inte bildar ett system (som är fallet med en enskild företagare som accepterar och skickar fakturor via post - bara i mer stor skala). Huvudsyftet med en sådan undersökning är att fastställa de typiska sätten att flytta dokument inom organisationen. Sedan kan den insamlade informationen överföras till leverantörerna av elektroniska dokumenthanteringssystem från kortlistan – så att var och en av dem utvärderar hur produkten de erbjuder möter kundens behov.

Det är optimalt om det valda EDI-programmet har en gratis testversion, med vilken du kan "öva" lösningen av dessa problem, och om resultatet inte passar företaget, prova en annan produkt (helst också med en demoversion).

Och om gratis version Om inte (eller funktionaliteten som stöds av den inte räcker för högkvalitativ testning av arbetet med det elektroniska dokumenthanteringssystemet vid lösning av specifika problem), kan du försöka förhandla med leverantören för att tillhandahålla en fullständig version av EDI-systemet .

1. Inköp och installation av EDMS, personalutbildning under dess praktiska användning.

Detta skede av att implementera ett elektroniskt dokumenthanteringssystem i en organisation kan å ena sidan vara extremt tekniskt svårt - eftersom det i praktiken kan finnas ett stort antal nyanser förknippade med installation av EDMS-distributioner, med hänsyn till de nuvarande funktionerna i företagets datorinfrastruktur. Å andra sidan, som regel innebär den sista fasen av implementeringen av EDMS inte betydande organisatoriska svårigheter, eftersom de flesta av dem har lösts (beaktats och tagits som prioritet) redan i de tidigare stadierna av systemet genomförande.

I praktiken är två parter involverade i implementeringen av ett elektroniskt dokumenthanteringssystem i en organisation:

• företaget självt (representerat av chefer och ansvariga specialister underställda dem);
• leverantörer av EDMS-systemet (och deras partners eller entreprenörer – som kan delegeras t.ex. funktionen att installera EDI-systemet på kundens sida om det av någon anledning inte utförs av leverantören själv).

Den huvudsakliga informationskällan på grundval av vilken interaktionen mellan deltagarna i implementeringen av EDMS utförs är användarvillkoren från kunden. Det avslöjar kärnan i hans behov när det gäller införandet av elektronisk dokumenthantering i organisationen och bestämmer som ett resultat listan över krav för funktionaliteten hos den installerade programvara. Det är anmärkningsvärt att sådana uppdrag har statlig standard, och det kan (i många fall till och med mycket önskvärt) användas av kunden när han interagerar med leverantören av det elektroniska dokumenthanteringssystemet. Vi talar om GOST 34.603-89, som fastställer kraven för TOR för leverans av ett automatiserat system - medan EDMS kan betraktas som ett specialfall.

Nästa steg i utvecklingen av en EDI-infrastruktur av en ekonomisk enhet är att bygga ett integrerat dokumentflöde. Låt oss se hur detta kan göras i praktiken.

Elektronisk dokumenthantering mellan organisationer och varför behövs det överhuvudtaget

Införandet av EDI med deltagande av två eller flera affärsenheter innebär lösningen av följande huvuduppgifter:

1. Bildande av varje företag av en arbetsgrupp som kommer att ta itu med utbyggnaden av EDI mellan företag.

I allmänhet, i sådana arbetsgrupp ingår vd, chefsjurist, kompetenta IT-specialister på byrån, dokumentspecialist.

1. Fastställande av EDI:s framtida parter av det förväntade resultatet av implementeringen av intercorporate EDMS.

Ett sådant resultat kan innebära lösningen av endast ett snävt antal uppgifter - till exempel de som endast är relaterade till godkännande och överföring av fakturor via EDMS, eller kännetecknas av en bredare täckning av EDI-frågor (till exempel genom att spegla egenskaperna hos förfarandena för att ingå avtal, underteckna avstämningshandlingar, ta emot och överföra olika redovisningshandlingar med deltagande av parterna).

1. Upprättande av listor över dokument som kommer att accepteras och överföras via EDI.

Samtidigt är teknisk genomförbarhet, laglighet och ekonomisk effektivitet deras mottagning och överföring i elektronisk form.

1. Urval av specifika mjukvaruprodukter för att organisera EDI mellan företag.

1. Säkerställa den tekniska genomförbarheten för att implementera de utvalda mjukvaruprodukterna för att organisera EDI, genomföra preliminär utbildning för anställda.

Men är det värt det för två samverkande företag att göra en sådan insats? Kostnaderna för att implementera ett EDMS kan vara betydande - du måste se till att de kommer att åtföljas av den nödvändiga ekonomiska effekten.. De viktigaste sakerna att veta när du planerar implementeringen av ett företagsinternt elektroniskt dokumenthanteringssystem är följande:

1. Intercorporate EDMS är ju mer kostnadseffektivt desto fler företag har:

• stabilt upprepande interaktionsställen;
• listor över nomenklaturer för använda dokument;
• anställda och positioner som interagerar med kollegor från partnerorganisationer med liknande kompetens.

1. Införandet av företagsintern EDI kan tvingas fram (trots att i händelse av att en sådan implementering inte genomförs kan företaget ha betydande kostnader eller förlorade vinster).

Således, om en motpart blir en deltagare i elektronisk handel, kommer den med största sannolikhet att implementera en omfattande intern EDI och kommer att föredra att arbeta huvudsakligen med de motparter som har en liknande infrastruktur. Och om de inte har det kan de vägra att samarbeta.

1. Den praktiska ekonomiska effekten av införandet av integrerad elektronisk dokumenthantering, som experter noterar, inträffar i många fall inte tidigare än sex månader eller ett år efter en sådan implementering.

Orsakerna till att effekten ”bromsas ner” kan vara både organisatoriska (när t.ex. ansvariga specialister inte har behörighet att använda EDI – på grund av att de glömt att utfärda fullmakt), och tekniska (när till exempel ett företag det lokala nätverket visar sig ha mindre bandbredd än vad som krävs, med hänsyn tagen till trafikintensiteten från en motpart med ett nätverk med högre bandbredd).

1. Om båda motparterna är nya när det gäller införandet av EDI för ömsesidigt utbyte av dokument, är det vettigt att integrera det gradvis.

Samtidigt är det i många fall lämpligt att börja med enheter som är bland de "intjänande" - det vill säga försäljningsavdelningar, serviceavdelningar. De kommer som ingen annan att känna av besparingarna i tid på pappersarbete och kommer säkert att använda den frigjorda arbetstiden till nyförsäljning.

1. En av nyckelfaktorerna för en framgångsrik implementering av EDI mellan företag är att säkerställa ömsesidig förståelse för de ansvariga anställda i vart och ett av företagen angående tillämpningen av vissa funktioner i det elektroniska dokumenthanteringssystemet som används av företag.

Till exempel, om en anställd i ett företag skickar en faktura till sin kollega i en annan organisation, bör den andra inte ha några problem med att bekräfta mottagandet. Det bästa sättet att säkerställa att samverkan mellan parterna uppfyller detta kriterium - att införa enhetliga gränssnitt för att ta emot och skicka fakturor. Om den ena sidan har frågor om handläggningen av dokument kommer den andra att kunna ge svar på dem – trots att båda parter kommer att se ungefär samma sak på skärmen.

Låt oss nu bekanta oss med de populära mjukvaruprodukterna för att organisera EDI och deras priser (och även ta hänsyn till de uppskattade associerade kostnaderna för deras implementering).

Vilka EDMS dokumenthanteringsprogram presenteras på den ryska marknaden: en översikt över några av dem och hur mycket de kostar

Detaljerna för den ryska marknaden för lösningar i EDMS-segmentet kännetecknas av det faktum att de mest populära av dem som regel är färdiga - "boxade" produkter eller de som skapats på grundval av någon populär plattform. Skräddarsydda EDMS - vanliga i väst, är ännu inte efterfrågade i Ryssland, även om det verkligen finns. Själva EDMS-marknaden för dokumenthanteringsprogramvara representeras till mer än 90 % av den ryska utvecklingen, vilket inte är förvånande: det kan vara svårt för en västerländsk leverantör av EDI-system att anpassa sin produkt till de dokumenthanteringstraditioner som har utvecklats i vårt land.

Om ett företag löser problemet med att införa ett omfattande internt företags elektroniska dokumenthanteringssystem i en organisation, kommer vi att prata om att skaffa en fullt fungerande specialiserad produkt som släppts av ett av de ledande varumärkena på den ryska marknaden. Dessa produkter inkluderar:

1. "FALL"

Många experter anser att denna produkt är en av de mest funktionella och tekniskt avancerade på marknaden. Sådana egenskaper bekräftas av den konsekvent höga efterfrågan på motsvarande produkt från företag av olika storlekar - från stora innehav till små företag.

EDMS "DELO" (LINK) är en av plattformarna som låter dig implementera de största detaljerna i arbetsflödet: den kan föra register över nästan vilken datakälla som helst. Experter kallar systemets nackdel för ett relativt komplext gränssnitt: i vissa fall tar det mycket tid att bemästra det (utbilda anställda i det).

Video - en översikt över möjligheterna med EDMS "DELO":

Licenskostnad: cirka 11-13 tusen rubel per 1 arbetsplats när du använder Oracle DBMS, cirka 7-9 tusen rubel när du använder Microsoft SQL Server.

2. "SEDs logik"

De främsta fördelarna med Logic EDMS (LINK) inkluderar:

• utmärkt anpassningsförmåga till tillhandahållande av EDI i organisationer där samordningsmekanismer på flera nivåer har antagits för EDI-objekt;
• säkerställa en hög skyddsnivå för EDI-objekt från obehörig åtkomst;
• närvaron av ett stort antal möjligheter för flexibel konfiguration av programvaran baserat på användarens behov.

Video - ett exempel på att registrera ett inkommande dokument i "Logic EDMS":

Klagomål från experter till programmet kan spåras främst i termer av dess gränssnitt: det kallas ibland arkaiskt.

Licenskostnad: 5-6 tusen rubel för 1 arbetsplats.

3. "E1 EUFRATS"

"E1 Euphrates" (LINK) är också en av de mest tekniskt avancerade, och detta kan ses i termer av introduktionen av utvecklarna av detta EDMS av många innovativa funktioner - vilket inte alla konkurrenter har. Bland dem är användningen av Nikas egen kraftfulla DBMS, som praktiskt taget inte är sämre vad gäller målfunktioner än Oracle och Microsoft SQL. Programmet har ett användarvänligt gränssnitt, samt ett effektivt system för att avgränsa dataåtkomsträttigheter.

Video - bekantskap med EDMS "E1 Euphrates":

Det huvudsakliga klagomålet från experter om detta EDMS beror på dess krav på datorprestanda: på gamla datorer "saknar programmet ner".

Licenskostnad: 5-7 tusen rubel per 1 arbetsplats.

4. 1C: Arbetsflöde 8

Produkt 1C: Arbetsflöde 8 (LINK) kommer att vara optimalt för en ekonomisk enhet som är van vid att använda andra mjukvarulösningar från 1C-linjen - eftersom den är utvecklad på basis av 1C: Enterprise-plattformen. Produkten i fråga är universell: den kan framgångsrikt användas av både offentliga och privata företag av olika storlekar. Programmen i 1C-linjen är bland de som mest flexibelt kan anpassas till en viss användares behov, och lösningen 1C: Document Management 8 är inget undantag.

Video - bekantskap med 1C:s arbete: Dokumenthantering:

Licenskostnad: cirka 77 tusen rubel för 10 användare (PROF-version).

Om företaget redan har tillstånd att grundprogram- 1C:Enterprise, sedan kan produkten 1C:Document Management 8 byggas ovanpå den som en konfiguration. Dess kostnad kommer att vara cirka 36 000 rubel för PRO-versionen.

5. DIREKTUM

Denna lösning DIRECTUM (LINK) är en av de som funktionsmässigt uppfyller de flesta kriterier, vilket gör att vi kan kalla produkten för en ECM-plattform. Så dess funktionalitet inkluderar skapande och redigering av ostrukturerade dokument - texter, tabeller, bilder, videor, arbete med Workflow.

Video — DIRECTUM grundläggande funktioner:

Återigen är det komplexa gränssnittet ett av huvudobjekten för experternas kritik av programmet. Produktens beroende av externa Microsoft-plattformar noteras också.

Licenskostnad: från 7 tusen rubel. för 1 jobb.

Naturligtvis är alla ovanstående priser vägledande. I praktiken kan kostnaden för att implementera ett EDMS vara mycket högre på grund av förvärvet av ytterligare funktionalitet för de program vi har övervägt, vilket är nödvändigt i många fall.

Priserna för EDMS i servermodifiering (när huvudmodulerna är placerade på huvuddatorn i företagsnätverket och de nås av användardatorer) är nästan alltid mycket högre än licenser för en arbetsplats.

6. EDO Contour Diadoc och VLSI

Det är möjligt att ett företag inte behöver införa en heltäckande EDI alls, utan bara på nivån för individuella dokumentutbytesprocesser. Till exempel när det gäller de huvudsakliga förlikningsförfarandena vid interaktion med motparter, som är representerade i ett litet antal.

Video - bekantskap med EDO Kontur.Diadoc:

I detta fall kommer EDMS-lösningar från sådana leverantörer som Kontur.Diadoc (LINK) eller VLIS (LINK) att vara optimala. De är perfekt anpassade för "manuellt" utbyte av kontrakt, fakturor, handlingar mellan två affärsenheter, tillhandahållande av elektronisk rapportering till statliga myndigheter.

Video - bekantskap med EDO VLSI:

Kostnaden för åtkomst till sådana molnbaserade EDMS beror på den specifika uppsättningen tjänster för att ta emot och skicka dokument som tillhandahålls av prenumerationen. I många fall tillhandahålls de grundläggande funktionerna i en molnlösning till klienten gratis. Det finns också helt enkelt billiga alternativ: till exempel, till "Minsta" tariff (LINK) från Kontur.Diadoc, kan en användare överföra 100 elektroniska dokument till en leverantör för 900 rubel och ta emot inkommande dokument gratis.

I de flesta fall, analogt med användningen av mobilkommunikation, får användare av sådana EDI-system inkommande dokument gratis och betalar endast för att skicka utgående elektroniska dokument - i genomsnitt 5 till 8 rubel per dokument.

Sammanfattning

Elektronisk dokumenthantering är ett extremt brett område av juridiska relationer. Det kan påverka samspelet mellan olika personer inom en ekonomisk enhet, mellan ekonomiska enheter, mellan medborgare och organisationer och statliga myndigheter, mellan statliga myndigheter.

Det enklaste - "gräsrötterna", elektronisk dokumenthantering är tillgänglig för alla PC-användare. Varje fil innehåller attribut som återspeglar tiden för att utföra olika operationer med den - enligt dessa data kan dynamiken i dessa operationer beaktas (åtminstone manuellt).

Organisationen av EDI med hjälp av speciella elektroniska dokumenthanteringssystem blir dock allt vanligare. De kan variera mycket beroende på vilka funktioner och uppgifter som ska lösas.

I sin moderna form innebär EDI som regel att man accepterar och skickar dokument som är certifierade av en eller annan typ av elektronisk signatur. En affärsenhets användning av EDI kan föreskrivas i lag - som i fallet med skatteredovisning med moms.

Video - elektronisk dokumenthantering på tröskeln till den digitala ekonomin: