Hur man arbetar i sed -programmet. Vad är ett "elektroniskt dokumenthanteringssystem" och varför behövs det? Grundläggande begrepp och principer

För några år sedan talades elektroniska dokumenthanteringssystem om en ljus framtid. Idag används de redan aktivt privat och statliga företag... Men det viktigaste är att efterfrågan ständigt växer efter EDMS. elektronisk dokumenthantering och hur det fungerar, överväga exemplet på system som fungerar i Ryska federationen.

Förkunskaper

För att bättre förstå hur EDMS -programmet fungerar måste du överväga grundläggande koncept och uppgifter. Nyckelfaktorerna är de faktorer som avgör valet av ett visst system.

Om en organisation kan fungera under förutsättningar för informell hantering, så finns det inget behov av dokumentflöde. Med tillkomsten av affärsprocesser finns det ett behov av att hantera mekanismen med hjälp av strömlinjeformad dokumentation. Om du inte hanterar papper i tid kommer de att börja samlas och gå vilse.

Som ett alternativ till pappersmedia används ett speciellt fillagringsschema på servern. Men det fungerar inte heller länge. Med tillväxten av företagets volym ökar behovet av att lagra och synkronisera information.

Ett dilemma uppstår: om man ska använda gamla pappersmedier eller EDMS för att lagra information. Vad är så viktigt att du kan komma igenom det elektroniska systemet? Förbättra organisationens effektivitet.

Ekonomisk effekt

Arbetseffektiviteten kan ökas på två sätt: minska kostnaderna eller öka resultaten. EDMS -dokument låter dig uppnå två mål samtidigt. Det vill säga att implementeringen av systemet gör att organisationen kan spendera mindre, men tjäna mer.

Kostnadsminskning sker genom att minska papperskostnaderna, slösa tid, påskynda utbytet av information, förändra företagskulturen.

För att bedöma effektiviteten som EDMS -programmet ger måste du beräkna kostnaden för arbetstid för pappersarbete. Konsultföretag uppskattar att sådan verksamhet tar upp 20% av arbetstiden. I systemet med den ryska byråkratin tar detta ännu mer - 60% av tiden. Införandet av EDMS kommer att minska dessa kostnader med minst 10 gånger.

Kontorsarbete och dokumentflöde

De två termerna är relaterade. Pappersarbete är en term för en formell uppsättning regler för arbete med dokument. Vissa EDMS -system kan anpassas till reglerna för kontorsarbete, men det finns också de system på vilka kontorsarbete redan bildas.

Ett dokument är en enhet för informationslagring i EDMS. Dokumentflödet genereras från olika källor: andra system, applikationer, e -post, men framför allt - från skannade pappersmedier. Därför är skannrar och annan utrustning en integrerad del av EDMS. Systemet lagrar alla dokument, behåller sin historia, säkerställer rörelse i hela organisationen och utför affärsprocesser med dem.

I en sådan databas finns ett beslut, instruktion och ordning för EDMS. Det är genom dem som organisationen hanteras. Alla dokument levereras med "hjälp". Uppsättningen av fält i formuläret beror på typen av dokument. B lagras som en databas för varje fält på ett sådant kort.

EDMS: s funktioner och uppgifter

Arbetsflödesprogrammet är utformat för att lösa följande uppgifter:

• systematisering av arbete med dokument.
• skapande av dokument med mallar, deras registreringslagring;
• bokföringsautomation;
• klassificering av dokument.

Låt oss överväga mer detaljerat EDMS: s funktioner. Arbetsflödesprogrammet används för:

• skapa kort.
• bildande av dokumentets text;
• spara data i pdf- eller ms -ordformat;
• hantering av användarrättigheter;
• skapa rutter;
• kontroll av dokumentflöde;
• skicka aviseringar, påminnelser;
• journalföring, referensböcker, klassificerare;
• bildande av order;
• sökning och signering av dokument;
• generera rapporter.

Systemövergripande funktioner inkluderar:

• distansarbete med dokument;
• använda ett DBMS för lagring av data;
• samtidigt arbete med EDMS;
• säkerställa säkerhet genom certifikat, streckkoder och anpassning.

Fördelar och nackdelar

Övergången till EDMS har fler fördelar än nackdelar. Ett felaktigt organiserat projekt kan dock förstöra alla fördelar med automatisering. Målen för ERMS -implementeringen bör kunna uppnås. Fördelarna inkluderar:

• centraliserad strukturerad lagring av information;
• samma tillvägagångssätt för bildande och behandling av dokument;
• med hjälp av mallar;
• Sök;
• åtkomstgranskning.

Nackdelarna inkluderar höga startkostnader och noggrann användarutbildning.

Dokumentbehandlingsprocesser

V Elektronisk EDMS arbetsflödet går igenom en rad etapper, under vilka vissa egenskaper tilldelas dokumentet. Bearbetningen utförs både manuellt och automatiskt. I det andra fallet ställs följande in:

• villkor för övergångar mellan steg;
• dela upp rutten;
• bearbetningscykler;
• lansering av delprocesser, tidtagare, bearbetningsförfaranden;
• användarroller är inställda.

Typer av behandlingar:

• Dokumentskapande.
• Redigerar.
• Byta namn.
• Rör på sig.
• Bevarande.
• Indexering.
• Borttagning.

EDS -kostnader

Arbetsflödet kan inte fungera fullt ut utan licens, servrar, fullvärdig konfiguration och utbildning av alla användare. Var och en av dessa element är dyr. Dessutom bör man inte glömma integrationen av EDMS med andra system, uppdatering av databaser och programvara, konsultering av teknisk support och andra underhållskostnader.

EDMS -implementering

Projektets genomförande kan ta flera månader. Processen beror både på antalet dokumentationsprocesser och på ekonomiska, organisatoriska och resurskapaciteter. Implementeringen utförs enligt följande algoritm:

• inrättande av en arbetsgrupp, beslutsamhet för en ledare;
• definition av mål och mål;
• verifiering av befintliga dokumentationsprocesser;
• utveckling av tekniska specifikationer;
• val av EDMS;
• ingående av ett avtal för implementering av EDMS;
• utveckling och godkännande av arbetsföreskrifter;
• kontrollera den första fyllningen av kataloger;
• preliminär testning av EDMS;
• utbildning av personal till arbete;
• testimplementering av EDMS;
• analys av testresultat;
• felkorrigering;
• fullständigt genomförande av EDMS.

Injektionsfel

Särskild uppmärksamhet bör ägnas åt de processer där ett pappersdokument krävs. Det största misstaget är att duplicera ett pappersdokument med ett elektroniskt. Detta gör jobbet svårare och skapar en negativ inställning till automatisering. Ingen betalar extra för att göra dubbelarbete. Det är nödvändigt att bygga automatiseringsprocesser utan dubblering. Det andra misstaget är bristen på utbildning av personal. Oftast uppfattas nya processer med fientlighet. Därför är det nödvändigt att förklara för anställda varför EDMS överhuvudtaget introduceras, så att de medvetet närmar sig inlärningsprocessen.

Dokumentlagringsteknik

I EDMS består det elektroniska dokumentflödet av attribut, på grundval av vilka sökning, klassificering, gruppering och konstruktion av rapporter utförs. Ibland skapas ett dokument enligt en mall, ibland - genom att överföra data från en databas. Attribut lagras i tabeller. Själva filen placeras i lagringsmappen, information från den placeras i DBMS -katalogen. Endast användare av EDMS -systemet har tillgång till data.

Vad är strömmande skanning?

Strömbehandling av dokument med efterföljande placering av deras prover i arkivet utförs med hjälp av skannrar. Under processen att skanna är det möjligt att automatiskt skapa en streckkod på ett dokument och registrera den i databasen med dess efterföljande riktning längs en given rutt.

Optisk textigenkänning

Detta system är elektroniskt EDMS dokumentflöde konverterar en elektronisk bild av ett dokument i foto- eller jpeg -format till textformat. I detta fall används speciell programvara i form av en fristående applikation eller en integrerad ESCOM.BPM i EDMS. Vad är ESCOM.BPM? Detta är ett program för att känna igen dokument som skrivs med olika teckensnitt. Det bör dock noteras att fristående applikationer har fler funktioner och till och med känner igen handskriven text.

Streckkodning

Denna teknik ger en uppsättning procedurer för att skapa och tillämpa en grafisk streckkod på ett dokument. En unik streckkod genereras via systemservern. Det ger också identifiering av dokumentet, dess snabba sökning i databasen och distribution på lagringsplatser. Vid registrering av ett dokument trycks en streckkod som motsvarar det elektroniska kortets identifierare på etiketten. Det är limmat på pappersversionen av dokumentet.

EDS

Låter dig verifiera att dokumentet är korrekt och att uppgifterna alltid är oförenliga. Signering utförs med hjälp av en kryptografisk leverantör och en mjukvarunyckel - ett certifikat. Den senare är en fil i ett speciellt format som återskapas vid licensutfärdningscentret. För att säkerställa informationens säkerhet bör certifikatet lagras på ett smartkort eller I-Token-nycklar. De skyddas av en PIN -kod. Om PIN -koden har angetts felaktigt flera gånger blockeras certifikatet automatiskt.

Sökning i fulltext och attribut

Attributsökning utförs genom ett speciellt formulär för flera värden från kortens fält. Till exempel söker kriteriet "Motpart" efter data i fältet "Mottagare" eller "Avsändare". I det här fallet jämför systemet de angivna kriterierna med uppgifterna i korten och lägger in resultatet i vilka korten matcherna hittades. Sökningen utförs med beaktande av exakta eller delvisa matchningar.

Heltextsökning utförs enligt uppgifterna i själva dokumentet, inklusive ordformer via de inbyggda DBMS-verktygen, som MS SQL SERVER, ORACLE. För en fullvärdig sökning måste filer matas in i databasen i form av ett dokument (doc), tabell (xls), presentationer, meddelanden.

I en modern organisation blir elektroniska dokumenthanteringssystem (EDMS) en oumbärlig del av IT -infrastrukturen. Med deras hjälp ökar kommersiella företag och industriföretag effektiviteten i sina aktiviteter, och i statliga institutioner, på grundval av elektronisk dokumenthanteringsteknik, löses uppgifterna för intern förvaltning, interdepartementell interaktion och interaktion med befolkningen. Den allmänt accepterade förkortningen är SED, även om SAD (kontorsautomatiseringssystem), SEDO (elektroniskt dokumenthanteringssystem) och SADO (dokumentflödesautomatiseringssystem) också används tillsammans med det.

Ett elektroniskt dokumenthanteringssystem (EDMS) är ett organisatoriskt och tekniskt system som säkerställer processen för skapande, åtkomstkontroll och distribution av elektroniska dokument i datornätverk, samt ger kontroll över dokumentflödet i en organisation.

Ursprungligen betraktades system av denna klass endast som ett verktyg för att automatisera uppgifterna för klassiskt kontorsarbete, men med tiden började de täcka ett allt större antal uppgifter. Idag orienterar EDMS -utvecklare sina produkter för att inte bara arbeta med korrespondens och ORD (organisations- och administrativa dokument), utan också med olika interna dokument (kontrakt, regelverk, referens- och projektdokumentation, dokument om personalverksamhet etc.). EDMS används också för att lösa tillämpade problem, där en viktig komponent är arbete med elektroniska dokument: hantering av interaktion med klienter, behandling av medborgares förfrågningar, automatisering av serviceavdelningens arbete, organisation av projektarbetsflöde, etc. Faktum är att , alla informationssystem som tillhandahåller arbete med elektroniska dokument.

EDMS -marknaden har under de senaste åren varit ett av de mest dynamiskt utvecklande segmenten i den inhemska IT -industrin. Under 2009, enligt IDC, mot bakgrund av en nästan 50% minskning av den totala mjukvarumarknaden i Ryssland, visade detta segment hög motståndskraft. Enligt uppgifterna för 2009 var dess nedgång inte mer än 20-25%. Numeriskt volymen EDMS -marknaden idag, enligt CNews Analytics, är det cirka 220-250 miljoner dollar.

Konsumenter av elektronisk dokumenthanteringsteknik är organisationer av olika omfattning och specifikationer. Traditionellt är den offentliga sektorn fortfarande den främsta konsumenten av EDMS. Enligt experter utförs cirka 30% av projekten för implementering av elektronisk dokumenthanteringsteknik av statliga myndigheter. Samtidigt är det viktigt att det var intresset från staten som blev grunden för stabiliteten på EDMS -marknaden, som, även under krisens förhållanden, fick en betydande drivkraft för utvecklingen. Elektronisk dokumenthantering namngavs som en nyckelelement i begreppet "elektronisk regering", vars genomförande bör bidra till att eliminera byråkratiska hinder i samspelet mellan staten, befolkningen och näringslivet, samt för att minska korruptionen. Som ett inslag i genomförandet av projekt i offentliga myndigheter och stora statliga institutioner är det värt att notera ökade krav på informationssäkerhet... Vi talar om konstruktion (utveckling) på grundval av replikerade mjukvaruprodukter från säkra elektroniska dokumenthanteringssystem.

Grundläggande begrepp och principer

Dokumentflöde - förflyttning av dokument i en organisation från det att de skapades eller mottogs tills genomförandet eller sändningen var slutförd; komplex av arbete med dokument: mottagning, registrering, distribution, kontroll av utförande, bildande av ärenden, lagring och återanvändning av dokumentation, referensarbete.

Elektronisk dokumenthantering (EDM) är en enda mekanism för att arbeta med dokument som skickas in i elektronisk form, med implementeringen av begreppet "papperslöst kontorsarbete".

Maskinläsbart dokument - ett dokument som är lämpligt för automatisk läsning av informationen i det, inspelat på magnetiska, optiska och andra medier.

Elektroniskt dokument (ED) är ett dokument som skapats med hjälp av datorbehandlingsverktyg, som kan signeras med en elektronisk signatur (ES) och sparas på ett maskinmedium i form av en fil med lämpligt format.

En elektronisk signatur (ES) är en analog av en handskriven signatur, som är ett sätt att skydda information, som ger möjlighet att kontrollera integriteten och bekräfta äktheten hos elektroniska dokument.

Grundprinciper för elektronisk dokumenthantering:

· Enkel registrering av dokumentet, vilket gör att dokumentet kan identifieras unikt.

· Möjlighet till parallellt utförande av operationer, vilket gör det möjligt att minska tidpunkten för förflyttning av dokument och öka effektiviteten i deras utförande

· Dokumentrörelsens kontinuitet, vilket gör det möjligt att identifiera personen som är ansvarig för utförandet av dokumentet (uppgiften) vid varje ögonblick i dokumentets (process) liv.

· En enhetlig (eller överenskommen distribuerad) bas av dokumentär information, vilket gör det möjligt att utesluta möjligheten till dubblering av dokument.

· Effektivt organiserat system dokumentsökning, som låter dig hitta ett dokument med minimal information om det.

· Ett utvecklat rapporteringssystem för olika statuser och attribut för dokument, som låter dig styra förflyttning av dokument genom dokumentflödesprocesser och acceptera ledningsbeslut baserat på data från rapporter.

Historien om utvecklingen av elektroniska dokumenthanteringssystem

Elektroniska dokumenthanteringssystem, som har dykt upp relativt nyligen, har nu tagit sin plats i företagets informationsstruktur. Ursprungligen var deras uppgift exklusivt enkel automatisering dokumentflöde, det vill säga bistånd till kontorister, men på inget sätt en ersättning för dokumentflöden som cirkulerar i företaget.

Mycket har förändrats när EDMS -tillverkare började inte bara kopiera processerna hos företag som säkerställer förflyttning av pappersdokument, utan att ta hänsyn till de uppgifter som står inför både dessa processer i synnerhet och hela dokumentflödet i allmänhet.

Förståelsen att ett företags dokumentflöde är avsett att stödja dess ledningssystem kom inte direkt till EDMS. Många moderna federala och kommunala myndigheter använder dessutom fortfarande det enklaste EDMS, vars uppgifter endast innefattar kopiering av pappersarbetsflöde, men inte att ersätta det och inte optimera och stödja ledningsstrukturen.

Genom att dela kronologiskt stadierna i utvecklingen av elektroniska dokumenthanteringssystem är det nödvändigt att markera det första av dem, som började på 80 -talet av XX -talet och fortsatte praktiskt taget till dess slut. Denna period kännetecknas av fragmentering av lösningar, som dök upp på grund av det faktum att företag, vars ledning redan förstod behovet av att automatisera dokumentflöde, ännu inte hade en enhetlig verktygslåda för att lösa problem av detta slag.

Låt oss överväga orsakerna som ursprungligen ledde till behovet av att automatisera dokumentflöden. Under det sista kvartalet av nittonhundratalet har volymerna av företags ledningsdokumentation ännu inte nått kritiska indikatorer, men den befintliga territoriella fragmenteringen av strukturella uppdelningar ledde till att chefernas godkännandeförfaranden olika nivåer kan passera i veckor och i vissa fall till och med månader. Införandet av ringposttjänster i sådana företag tillät endast mekanismerna för sekventiell förhandling att optimeras, medan rullande, eller som det nu kallas, parallella förhandlingar var mycket tidskrävande, vilket resulterade i att dess användning minimerades och tillämpades, om möjligt, uteslutande inom samma byggnad.

När arbetsflödets volym i många stora industriföretag och statliga organ började närma sig kritiska värden, blev det klart att arbetsflödesprocesser behövde utsättas för kardinal omstrukturering, det vill säga omstrukturering, vilket medför att den allmänna bibehålls krav på resultaten av processerna, processerna själva måste optimeras och som ett resultat borde deras passage ha tagit mycket mindre tid.

Således var de första EDMS helt individualiserade, utvecklade direkt på företag, för vilka de skapades för interna resurser. De uppenbara fördelarna med detta tillvägagångssätt (en tydlig överensstämmelse mellan det konstruerade EDMS och de faktiska reglerade arbetsflödesprocesserna, allmän integration i organisationens informationsinfrastruktur) kompenseras mer än en grundläggande nackdel: ett sådant system, utvecklat i organisationen själv , var vanligtvis inte skalbar, och det var nästan omöjligt att ändra strukturen för automatiserade processer, vilket ledde till omöjligheten att utveckla ett sådant system. Och eftersom EDMS som erhållits på detta sätt var oupplösligt kopplat till organisationshanteringsmodellen, kom det en tid då företagets utveckling helt stoppades på grund av det faktum att det använda elektroniska dokumenthanteringssystemet själv bromsade vad det hade att förbättra: effektiviteten i det ledningssystem som antogs i organisationen började minska snabbt och företaget tvingades göra ansträngningar för att skapa en adekvat EDMS, som skulle kunna stödja ledningen och göra utvecklingen av företaget mer effektiv.

Flera företag, som skapades i mitten av 90-talet, tog samtidigt på sig lösningen på dessa uppgifter: de började skapa universell EDMS som enkelt skalades till nästan alla kunders behov, och tekniken för att skapa den slutliga EDMS-lösningen blev ett tvåsteg : i den första etappen skapade företaget en enhetlig EDMS -kärna, i den andra etappen genomfördes implementeringen - anpassning av processer till en specifik kunds behov. Detta tillvägagångssätt gjorde det möjligt att minska kostnaderna för slutliga lösningar, och samtidigt som det var mycket mer funktionellt, gav det möjlighet till organisatorisk och funktionell skalning av systemet.

Sedan slutet av 1900 -talet började metoden för dokumentflödesautomatisering att förändras kvalitativt: nya metoder för hantering kom till Ryssland, vilket gjorde det möjligt att öka dess effektivitet redan metodiskt. Så här kom begreppet kvalitetsledning till oss, och med det - processtänkande till ledningen. Informationssystem reagerade nästan omedelbart på dessa trender, som ett resultat kom konceptet till dem WorkFlow - arbetsflöden, som är enstaka instanser av affärsdokumentorienterade processer. Moderna EDMS svarade på deras framväxt genom att implementera processorienterade motorer (WorkFlow-motorer), vilket samtidigt blev ett nytt metodiskt steg som gör att moderna EDMS kan anpassa sig ännu snabbare och mer effektivt till behoven hos snabbväxande företag. Ankomsten till den ryska marknaden av västerländska utvecklare (IBM Lotus, Documentum), som producerade plattformar för dessa system, introducerade konceptet ECM - enterprise content management. Metodiskt sett skilde sig EDMS relaterade till ECM -kategorin från de andra genom att en tydlig uppdelning dök upp i dem: själva dokumentet, dess informationskomponent (innehåll). ECM -systemet arbetade med innehållet i dokument genom sina metadata - utvald information som har en viss betydelse för organisationen. Så för ett utgående brev kan metadata vara adressaten, datumet för undertecknandet och den officiella undertecknaren, registreringsnummer och detaljer om avresa och leverans.

Användningen av arbetsflöde har redan gjort det möjligt för specialister på företag som driver elektroniska dokumenthanteringssystem att säkerställa kontinuerlig förändring av den automatiserade processen för att maximera dess överensstämmelse med företagsprocesserna. Det var definitivt ett stort steg framåt.

Lösningsarkitekturen har också förändrats: om EDMS inledningsvis var ett exempel på en tvålänkad arkitektur (DBMS - en applikation), sedan 2005 kravet på en trelags arkitektur av DBMS - en applikationsserver - ett användargränssnitt blev en de facto industristandard, och organisationer som genomför anbud för leverans av EDMS har specificerat exakt ett sådant systemarkitekturkrav som antingen föredraget eller obligatoriskt.

Den gynnsamma ekonomiska situationen under denna tid bidrog till företagens snabba tillväxt i alla branscher, samtidigt som de skapade gynnsamma förutsättningar för introduktionen av nya EDMS -produktlösningar på marknaden. Vid denna tidpunkt bildades slutligen kretsen av EDMS -tillverkare som arbetade på den ryska marknaden och marknaderna i närområdet.

Modern EDMS -funktion

Företagsinformationssystem och i synnerhet elektroniska dokumenthanteringssystem är lösningar som främst är avsedda för hantering av informationsresurser för medelstora och stora företag. De främsta orsakerna till denna stratifiering är först och främst tillräckligt högt pris"Inträdesbiljett" till denna marknad. Förvärvet av ett fullvärdigt, högkvalitativt och säkert databashanteringssystem (DBMS), dess tillhandahållande med moderna metoder för kryptografiskt skydd av information, samt behovet av att locka högkvalificerad personal från analytiker, konsulter och implementatörer till genomförandeprojekt ledde till det faktum att företaget, som kom till behovet av att få ett så kraftfullt verktyg för företagets innehållshantering, som en EDMS, var tvungen att ådra sig en tillräckligt stor finansiella kostnader som inte hade råd enskilda företagare och småföretag. Således blev EDMS verktyg för att förbättra hanteringen i stora företag, och geografiskt fördelade kommersiella strukturer av en holdingtyp skulle kunna garantera maximal avkastning på genomförandet.

Utvecklingen av EDMS-funktionaliteten ledde till att fler och fler dokumentorienterade hanteringsprocedurer automatiserades och allt fler områden i företagets dagliga aktiviteter täcktes av deras funktionalitet.

Hittills är följande verksamhetsområden de facto -standarden för modern EDMS:

· allmänt kontorsarbete - behandling av inkommande korrespondens och medborgares överklaganden, beredning av utgående brev och dokument, intern och organisatorisk och administrativ dokumentation, kontroll av utförandet av order;

· HR -administration- ett strikt reglerat område för privat dokumentcirkulation, som gör det möjligt att stödja förfarandena för att anställa och avskeda anställda, skicka anställda på en affärsresa, tillhandahålla planerad semester och andra typer av semester. Sådana system säkerställer underhåll av alla godkända former för personalhantering: en order om att anställa en anställd (blankett T-1), en order om att säga upp ett anställningsavtal (blankett T-8, T-8a), en order om att överföra en anställd till ett annat jobb (blankett. T-5), personligt arbetarkort (f. T-2, T-2GS, T-2MS), bemanning (f. T-3), semesterskema (f. T-7);

· arkivkontorsarbete är ett område med privat kontorsarbete som slutför livscykeln för en organisations dokument och stöder följande procedurer: inventering enligt godkända blanketter, överföring av ärenden till arkivlagring, undersökning av dokumentens värde och ärenden i allmänhet förstörelse av dokument och ärenden som inte längre är av värde för organisationen, dess anställda, staten och samhället, leverans av enskilda ärenden för lagring i strukturerna hos den federala arkivmyndigheten (Rosarkhiv);

· kollegialt arbete - låter dig automatisera det dokumentära stödet för kollegiala ledningsorganers aktiviteter - möten, möten, styrelser, möten med aktieägare. Det låter dig också förbereda, godkänna och godkänna agendor (planeringsdokumentation) och protokoll (resulterande dokumentation);

· kundrelationshantering - CRM -funktion (cunsumer relations management) är nu mer eller mindre implementerad i alla EDMS, exklusive de äldsta, för vars användare dock sådan funktionalitet inte är särskilt efterfrågad.

Egenskaper för den ryska EDMS -marknaden

Den ryska marknaden för elektroniska dokumenthanteringssystem i monetära termer uppskattas för närvarande av experter till 170 miljoner dollar och kännetecknas av höga tillväxttakt - från 25 till 40 procent per år, enligt olika uppskattningar. Detta gör det mycket attraktivt, även för mäktiga utländska företag, så situationen i branschen kan lätt förändras. Naturligtvis, å ena sidan, på en omättad marknad, har alla leverantörer, som visat tillräcklig aktivitet, i princip stora utvecklingsmöjligheter. Men, å andra sidan, nu kan vi redan säga att poolen av huvudspelarna praktiskt taget har bildats.

Fram till nu har utländska och ryska utvecklare delat marknaden i monetära termer ungefär lika mycket, men när det gäller antalet implementeringar är förhållandet uppenbarligen inte för utländsk utveckling... På grund av den höga kostnaden för licenser för utländska program, samt dyr och tidskrävande anpassning till kraven i ryska standarder, används de främst i stora företag och myndigheter, för vilka prisfrågan inte var så akut. SMB -företag är mer benägna att använda den inhemska utvecklingen på grund av sin flexibilitet och låga kostnad, och läget är osannolikt att förändras här. Dock, stora företag vänder sig allt mer till det ryska EDMS. Ju längre, desto mer av marknaden kommer sannolikt att erövras inhemska system: varje år blir de mer och mer funktionella, mycket billigare att implementera och, vilket är mycket viktigt, utvecklas specifikt för ryska verkligheter.

Andelen utländska utvecklare av plattformar och lösningar står för mer än 50% av EDMS -marknaden. En stor andel av EDMS -marknaden (cirka en tredjedel) är upptagen av lösningar baserade på Documentum -plattformen. De företag som deltog i studien utvecklade sina system baserade på IBM Lotus Domino / Notes-plattformen (BOSS-Referent, STC IRM, Interprokom Lan, InterTrust Company, ComputerAge) äger 12-15% av marknaden. Bland Ryska företag betydande positioner på marknaden intas av: EOS, Lanit, Directum och Cognitive Technologies. Andelen av systemet som utvecklats av vart och ett av dessa företag står för mer än 5% av EDMS -marknaden. Upscale Soft, Docsvision och Naumen har också ganska starka positioner. EDMS tar inte hänsyn till andra lösningar som skapats på grundval av IBM -plattformar som används för utveckling av ECM -lösningar (Lotus Notes, Content Manager, etc.), liksom lösningar på plattformar för utveckling av ECM -applikationer från Microsoft och Oracle och lösningar från ryska utvecklare, inte som deltog i CNA -studien. Det angivna segmentet på den ryska EDMS-marknaden uppskattas av experter till 45-55 miljoner dollar. Trots att IBM-plattformarna som används för att skapa elektroniska dokumenthanteringssystem är allmänt representerade i Ryssland kan andelen lösningar baserade på IBM-teknik visa sig att vara betydligt högre än den totala andelen av de undersökta av CNA -företag, bland annat genom sin egen utveckling. I allmänhet finns det tre huvudriktningar för marknadstillväxt, som nya och befintliga aktörer kan konkurrera om. För det första kan man förvänta sig en ökad efterfrågan från statliga myndigheter efter utvecklingen av ett lämpligt regelverk. Eftersom den offentliga sektorn är den definierande konsumenten för EDMS i Ryssland, som står för cirka 40% av marknaden, beror mycket på vilken väg staten väljer när man skapar en utvecklad interdepartementell struktur för utbyte av information. För det andra strävar stora kommersiella strukturer som aktivt har använt EDMS under lång tid, men bara i vissa divisioner, att kombinera distribuerade grenar till ett enda informationsutrymme och utvidga den framgångsrika praxisen till företaget som helhet. Och för det tredje, de senaste två eller tre åren har medelstora och små företag infört fler och fler system för att förbättra effektiviteten i att organisera arbetsprocessen och har redan insett vilka fördelar detta ger.

Volymen på marknaden för elektroniska dokumenthanteringssystem (EDMS) i Ryssland 2008, enligt preliminära uppskattningar från CNews Analytics, var cirka 210 miljoner dollar. Den offentliga sektorn är fortfarande den största kunden för EDMS i Ryssland och förhoppningar om ytterligare tillväxt är också i samband med regeringens initiativ. Förhoppningar om vidare utveckling är fortfarande förknippade med den offentliga sektorn, banker, telekom och olja och gas, som till en början ”höjde” denna marknad i Ryssland. Vid bedömning av volymen på EDMS -marknaden i Ryssland av experter från CNews Analytics, såväl som av respondenter - utvecklare och integratorer, kostar kostnaden för systemkomponenter, konsulttjänster, implementering och uppdatering av systemet, samt utbildning och tekniskt stöd beaktats. Om enligt 2007 års undersökning andelen implementeringstjänster var ungefär lika med systemkostnaden (cirka 36%), uppgav respondenterna 2008 att andelen implementering ökade något - 40% mot 35% (kostnaden för systemet). Denna förändring berodde delvis på den snabba tillväxten inom den inhemska IT -tjänstesektorn som helhet, mot vilken kostnaden för konsultarbetet ökade märkbart och snabbt. Med början på krisförändringarna i landet väntade kunderna med spänning på att priserna på dessa tjänster snart skulle sjunka. Faktumet med en kraftig minskning av kostnaden för professionella IT -tjänster har dock ännu inte hänt, trots att denna marknad är den första som hamnar i riskzonen.

Ris. 1. Kostnadsstruktur för implementering av EDMS.

Översikt över moderna elektroniska dokumenthanteringssystem

Tänk på de åtta vanligaste EDMS i Ryssland: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Prominfosystems), PayDox (Paybot), 1C: Document flow (1C), Boss-referent (BOSS-Referent, IT Group), BUSINESS (EOS), EVFRAT (Cognitive Technologies). Den presenterade synen på EDMS är ett försök att bedöma möjligheter och beredskap för mjukvaruprodukter för att lösa de brådskande problemen med att organisera elektronisk dokumenthantering i ett företag.

Kriterierna som lyfts fram i översynen kommer att hjälpa till att analysera möjligheterna för de övervägda lösningarna utifrån det tekniska genomförandet av vissa EDMS -uppgifter. Alla möjligheter är uppdelade i sju områden inom automation:

Kontorsarbete;

Allmänt dokumentflöde;

Hantering av avtalsverksamhet;

Elektroniskt arkiv;

Arbeta med medborgarnas överklaganden;

Projektledning;

Arbeta med QMS -dokumentation.

Tabell 1 ger ett antal uppenbara kriterier som är inneboende i alla system som behandlas (och i princip alla system i EDMS -klassen) och kriterier som gör det möjligt att skilja lösningar från varandra. I allmänhet sammanfaller systemens funktionella kapacitet, och endast en detaljerad specifikation av några av de grundläggande uppgifterna för dokumentflöde och särdragen i deras genomförande gör att vi kan jämföra olika lösningar. Det bör noteras att det finns en ganska stor implementeringsmetod för alla system som presenteras i granskningen. Dessa system används av hundratals organisationer för att automatisera sitt arbetsflöde. Förutom dessa lösningar finns det mer än 50 programvaruprodukter på marknaden som inte används i stor utsträckning.

Om vi ​​analyserar de nya versionerna av system som har ledande positioner på marknaden, bör det noteras att deras utveckling under de senaste tre åren främst har syftat till att förbättra servicefunktionerna, eftersom de grundläggande funktionerna i en eller annan form redan har varit genomfört tidigare. Om vi ​​pratar om nya tekniska möjligheter kan vi notera potentialen för utveckling av EDMS i riktning mot hantering av olika typer av innehåll (multimedia), användning av automatisk bearbetningsteknik och analys av dokumentets innehåll. Men än så länge är sådan funktionalitet inte obligatorisk för EDMS, och viktigast av allt är att efterfrågan på den i Ryssland ännu inte är fullt utformad.

Tabell 1. Allmänna egenskaper hos de mest populära EDMS

Tänk på det presenterade EDMS enligt förhållandet som är förståeligt för alla"Pris / funktionalitet"[12]:

Ris. 2. EDMS (optimalt pris / funktionalitet) (diagram Gartner)

Detta diagram är baserat på den magiska kvadranten Gartner ", Där det optimala förhållandet enligt kriteriet" optimalt pris / funktionalitet "har system placerade i Jag kvadrant. I II och IV kvadranterna i diagrammet är system som inte har balanserade indikatorer på pris och funktionalitet.

Kriteriet som valts för studien gör att vi kan utvärdera olika EDMS ur synvinkeln att de är beredda att lösa verkliga problem med elektronisk dokumenthantering i modernt företag... I gruppen av ledare ingår system Directum, DocsVision och Eufrat. Resten av systemen finns i II och IV kvadranter.

Juridisk reglering och standarder inom området EDMS

Idag är aktiviteterna för EDMS -utvecklare praktiskt taget inte reglerade. Utveckling av mjukvaruprodukter och genomförande av implementeringsprojekt, utvecklare och leverantörer, i en eller annan grad, styrs av följande reglerings- och juridiska dokument:

GOST R 51141-98. Kontorsarbete och arkivering. Villkor och definitioner (godkänd av dekretet från Ryska federationens statliga standard av den 27 februari 1998 nr 28);

Federal lag nr 1-FZ av den 10 januari 2002 ”On Electronic Digital Signatures” (ändrad den 8 november 2007);

GOST R 6.30-2003. Ett enhetligt system för organisatorisk och administrativ dokumentation. Krav på pappersarbete (godkänt genom resolutionen av Ryska federationens statliga standard den 3 mars 2003 N 65-st);

Dekret från Ryska federationens regering av den 22 september 2009 nr 754 "Om godkännande av förordningen om systemet för elektronisk dokumenthantering mellan olika avdelningar";

Federal lag nr 149-FZ av den 27 juli 2006 ”Om information, informationsteknik och informationsskydd”.

Vid genomförande av projekt för implementering av EDMS, vid arbete med personuppgifter, är det nödvändigt att vägledas av kraven i federala lagar av den 27 juli 2006 N 152-FZ "Om personuppgifter" och av den 27 december 2009 N 363-FZ "Om ändringar av artiklarna 19 och 25 i den federala lagen" om personuppgifter ".

Eftersom GOST är av rekommendativ karaktär, inkluderar utvecklarna maximal flexibilitet i sina lösningar så att det på grundval av systemet skulle vara möjligt, beroende på kund, att implementera olika system för att arbeta med dokument. Ofta bör systemets arkitektur och logik ge olika och ibland motsatta metoder för dokumentautomatisering. Bristen på allmänt vedertagna standarder är ett problem inte bara för utvecklare utan också för kunder, eftersom valet av krav för EDMS blir för subjektivt. Reglerna för att arbeta med dokument kan skilja sig från företag till företag, inte bara inom samma bransch utan även inom samma företagsgrupp. Och även om komplexa uppgifter för elektronisk dokumenthantering i allmänhet är ganska tydliga, varierar metoderna för deras genomförande mycket. Det visar sig att en av de viktigaste kraven för utvecklare moderna EDMS, - att erbjuda en lösning som är tillräcklig i pris, kvalitet och implementeringstid, oavsett detaljerna i kundens arbete (med andra ord, tillfredsställande alla detaljer).

Bibliografi

1. Michael J. D. Sutton. ”Företagets dokumentflöde. Principer, teknik, implementeringsmetodik ”. - Sankt Petersburg: Azbuka, 2002

Boken innehåller teoretiska begrepp och många praktiska rekommendationer för att optimera dokumenthanteringssystemets arkitektur, ansvarsfördelning mellan chefer och teknisk personal både i skapningsstadiet och under driften av systemet, organisering av ekonomisk lagring och mycket effektiv hämtning av dokument, och mycket mer. Alla dessa tips är baserade på rich praktisk erfarenhet författare - en ledande kanadensisk specialist inom arbetsflödesoptimering, som arbetade med order från statliga myndigheter i sitt land och världens ledande företag.Nyckeltanken är att ett välbyggt dokumenthanteringssystem inte tar upp mycket resurser, utan hjälper till att fatta effektiva beslut, öka ett företags konkurrenskraft på grund av att den nödvändiga informationen blir lätt tillgänglig och alltid "till hands" ". Tekniken för att bygga ett effektivt dokumenthanteringssystem för ett företag beskrivs i den här boken.

2. Metoder och verktyg för att arbeta med dokument. Antologi. -Redaktionell URSS, 2000

Samlingen presenterar verk om teoretiska och tillämpade aspekter av arbetsflöde och relaterade problem med textigenkänning, interaktion med databaser, användargränssnitt.Samlingen vänder sig till forskare och utvecklare av dokumenthanteringssystem.

3. Klimenko SV, Krokhin IV, Kushch VM, Lagutin Yu.L. Elektroniska dokument i företagsnätverk... - M.: Ankey-Ecotrends, 1999

Monografin beskriver grunderna och frågorna för att öka effektiviteten för kontorsautomatisering i en institution, inklusive specifika problem i samband med övergången till papperslös teknik. Principerna för konstruktion av moderna elektroniska dokumenthanteringssystem (DMS) och deras utvecklingstrender beaktas. Beskrivningarna av de mest avancerade utländska produkterna inom Domstolen ges. Standarderna för kodning, komprimering, utbyte, integration av olika typer av information ges.

4. V. Zherebenkova. Dokumentflöde hos företaget. - Topp, 2005

Boken undersöker arbetsflödet ur redovisnings- och skatteredovisningens perspektiv. Förfarandet för upprättande av organisatoriska och administrativa dokument beskrivs. Ger exempel på enhetliga blanketter som används i uppgörelser med ansvarsfulla personer, som utför kontanttransaktioner, transaktioner på ett byteskonto, vid redovisning av materiella och immateriella tillgångar, anläggningstillgångar, arbete och lön... De skattebokföringsregister som utvecklats av författaren presenteras.

5. Chernov V.N. Elektroniska dokumenthanteringssystem. - M: RAGS, 2009.- 84s.

Principerna och funktionerna i skapandet av automatiserade system för dokumenthantering anges. Urvalet av kriterier och jämförelse av egenskaperna hos de automatiska system för dokumentationsstöd för ledningen av utvecklingsföretag, som har arbetat på den ryska marknaden länge och har ett stort antal framgångsrika praktiska implementeringar, har genomförts. Frågorna om reglerande och juridiskt stöd för elektroniska dokumenthanteringssystem övervägs.

6. EDMS (Rysslands marknad)

http://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A0%D1%8B%D0%BD%D0%BE%D0%BA_%D0%A1%D0%AD%D0%94_%D0%B2_ % D0% A0% D0% BE% D1% 81% D1% 81% D0% B8% D0% B8

Egenskaper för den ryska marknaden för elektroniska dokumenthanteringssystem

7. Layna Fischer. Innovation och excellens i arbetsflödesprocess och kunskapshantering. - Future Strategies Inc., 2000

Beskrivningen av de mest framstående projekten inom omorganisation och hantering av affärsprocesser och implementering av arbetsflödessystem ges.Förenkla affärsprocesser med workflow -teknik och extranätlösningar. Teknik för det virtuella företaget. Strategier för arbetsflöde och gruppprogramvara. Moderna affärsstrategier och processstöd. Arbetsflödesmarknad. Integration av arbetsflödessystem för behandling av fakturor för betalning och grafiska bilder av dokument.

8. Sapkov V.V. Informationsteknik och datorisering av kontorsarbete. - S: t Petersburg: Academy, 2006.-288 s.

Den informationsteknik som används vid datorisering av kontorsarbete övervägs. För förvärv av praktiska färdigheter ges exempel med en analys av deras prestanda. Tekniken för att skapa ett databashanteringssystem presenteras. Arbete med publiceringssystem övervägs.

9. Glinskikh Alexander. Världsmarknaden för elektroniska dokumenthanteringssystem. - Jet Info # 8 (2002)

Http://www.jetinfo.ru/2002

Grundläggande begrepp om elektroniska dokumenthanteringssystem. Analys av det nuvarande tillståndet på världens EDMS -marknad. Ryska EDMS -marknaden. Exempel på användning av EDMS i världen. Integration av EDMS med andra applikationer: ERP -system och CRM -system. Funktioner i valet och genomförandet av EDMS. De viktigaste deltagarna på den globala EDMS -marknaden och den ryska EDMS -marknaden. Nyckelvikt för företaget är frågorna om optimering och kontroll av dokumentflöde och kontroll över informationsbehandling.

10. Kunyaev N.N., Demushkin A.S., Fabrichnov A.G. Konfidentiellt kontorsarbete och säker elektronisk dokumenthantering. - M: Logos, 2011.-452 s.

Kärnan och egenskaperna hos konfidentiellt kontorsarbete avslöjas. Frågorna om att dokumentera konfidentiell information, registrering av konfidentiella dokument, deras redovisning, organisering av konfidentiell dokumentcirkulation, klassificering och systematisering av konfidentiella dokument, tillhandahållande av ett tillåtande system för åtkomst och konfidentiell information, utarbetande av konfidentiella dokument för överföring till arkivet och förstörelse täcks. Analysen av moderna reglerande rättsakter inom området begränsad information och konfidentiell dokumenterad information ges: personuppgifter; officiella, professionella, kommersiella hemligheter; produktionshemligheter etc.

11. GOST 34.602-89 "Referensvillkor för skapandet av ett automatiserat system."

Denna standard gäller för automatiserade system (AS) för automatisering av olika aktiviteter (hantering, design, forskning, etc.), inklusive deras kombinationer, och fastställer sammansättning, innehåll, regler för upprättande av dokumentet "Kommittévillkor för skapandet (utveckling eller modernisering) system ".

12. Leonid Reingold, doktorand, granskning av elektroniska dokumenthanteringssystem

http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml

Statliga initiativ kring "elektroniskt dokument", standarder inom EDMS, tekniska möjligheter för moderna elektroniska dokumenthanteringssystem övervägs, deras egenskaper jämförs.

13.GOST R 51141-98

Speglar det terminologiska begreppssystemet inom kontorsarbete och arkivering.

14. Alexey Nazarenko, Historia och utvecklingstrender av modern EDMS

http://itpractice.ru/theory/tehnology/docflowecmedi/183-historyadevelopmentdocflow.html

Historien om tillvägagångssättet för utveckling, utveckling av funktionalitet, positionering och modern funktionalitet hos EDMS, framtiden för marknaden för elektroniska dokumenthanteringssystem beaktas.

15. Elektroniskt dokument och arbetsflöde: juridiska aspekter. Antologi. - INION RAS, 2003

Samlingen analyserar problemen med att dokumentera information och organisera arbetsflöde under moderna förhållanden. informationsteknik... Frågorna om klassificering av dokument i social sfär, de elektroniska dokumentens rättskraft, deras rättsliga status och säkerhet, rollen i rättsförhållanden, främst inom civil cirkulation och processlagstiftning och praxis, rollen och platsen för den federala lagen "Om elektronisk digital signatur" i systemet för att organisera dokument cirkulation i Ryska federationen undersöks, Utländsk erfarenhet inom området elektronisk dokumenthantering.

16. Elektroniska dokumenthanteringssystem: urvalskriterier

http://www.doc-online.ru/a_id/156/

17. EDMS (programvaruteknik)

http://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A1%D1%82%D0%B0%D1%82%D1%8C%D1%8F:%D0%A1%D0%AD%D0% 94 _ (% D0% 9F% D1% 80% D0% BE% D0% B3% D1% 80% D0% B0% D0% BC% D0% BC% D0% BD% D1% 8B% D0% B5_% D1% 82% D0% B5% D1% 85% D0% BD% D0% BE% D0% BB% D0% BE% D0% B3% D0% B8% D0% B8)

18. Kuznetsova, T.V. Kontorsarbete (hanteringsdokumentation) - M.: Intel -Sintez, 2002

19. Michael J. D. Sutton. Dokumenthantering för företaget: principer, tekniker och applikationer, 1996

20. Larry Bielawski, Jim Boyle. Elektroniska dokumenthanteringssystem - Prentice Hall PTR, 1997

De viktigaste kraven som det elektroniska dokumenthanteringssystemet måste uppfylla:

• Säker lagring och enkel hämtning av dokumentation.
• Stöd och genomförande av kontorstjänster.
• Tidig kontroll över utförandet av dokument och deras routning.
• Skapa analytiska rapporter.
• Informationssäkerhet.

Modern EDMS har också funktioner för att interagera med klienter, bearbeta deras förfrågningar och ytterligare användbara verktyg som låter dig lösa många tillämpade problem.

Typer av elektroniska dokumenthanteringssystem

Det finns olika typer av klassificering av elektroniska dokumenthanteringssystem, men den mest vägledande klassificeringen är uppdelningen av EDMS efter titelfunktionalitet. Alla EDMS placeras av dess utvecklare som främst avsedda för att utföra en viss typ av uppgift. Detta betyder inte att det inte tillhandahåller någon ytterligare teknik som finns i de flesta av "bröderna". Det är bara det att verktygslådan för varje elektroniskt dokumenthanteringssystem har sina egna styrkor och svaga sidor... I klassificeringen efter titelfunktionalitet beaktas EDMS: s styrkor.

Så det ser ut så här:

• EDMS utformat för att skapa och arbeta med elektronisk dokumentation, liksom digitala analoger av pappersdokument.
• Bokföringssystem som automatiserar registrering av händelser och dokument genom hela deras livscykel(elektroniska arkivskåp).
• EDMS, vars huvudsakliga uppgift är att automatisera arbete med stora förråd företagsinformation.
• System för hantering av elektroniska arkiv med dokumentation.
• EDMS, vars funktionalitet är specialiserad på att extrahera nödvändig information från arkiv och andra elektroniska källor.
• Kontrollsystem företagsprocesser, behandling av dokument och verksamheten för anställda i organisationen som är involverade i arbetet med affärsdokument.
• Information EDMS som styr datalagringsenheter.

Det finns också en kort klassificering av EDMS efter ursprungsland, som endast används i Ryssland. Enligt den är elektroniska dokumenthanteringssystem i vårt land indelade i inhemska, import och ryska, utvecklade på den utländska plattformen Lotus / Domino. Vår recension innehåller exempel på endast två utländska EDMS - EMC Documentum och Lotus Domino.Doc. Alla andra EDMS har "medborgarskap" i Ryssland.

TOP-10 elektroniska dokumenthanteringssystem

Vi utvärderade de elektroniska dokumenthanteringssystemen med fokus på jämförelse av fem parametrar, som är avgörande när vi väljer ett EDMS för automatisering av dokumentcirkulation i ett företag. Skalan är tio punkter.

En plats	Program / tjänst	Pris	Lätt att lära	Funktionalitet	Redovisning för rysk lagstiftning	Teknisk Stöd	Totala poängen
1	Ett företag	8	8	10	10	10	9,2
2-4	1C: Arkiv	9	7	10	10	9	9
2-4	CompanyMedia	9	9	9	10	8	9
4-6	EMC Documentum	–	9	10	8	8	8,8
4-6	Logik	9	10	9	10	6	8,8
4-6	Eufrat	9	10	9	10	6	8,8
7	DIRECTUM	10	8	8	10	7	8,6
8	Lotus Domino.Doc	–	8	8	9	9	8,5
9	OPTIMA-WorkFlow	10	8	8	9	7	8.4
10	LanDocs	8	7	7	10	8	8

Obs: den slutliga bedömningen av systemet i tabellen låtsas inte vara hundra procent objektiv och reflekterar författarens åsikt baserat på en djup analys av detta ämne. Denna översyn av elektroniska dokumenthanteringssystem görs endast bland högkvalitativa mjukvaruprodukter som säkert kan väljas för användning i olika typer företag.

ETT FÖRETAG

Detta elektroniska dokumenthanteringssystem är en erkänd ledare i sitt segment i hela det post-sovjetiska utrymmet. I den genomför både de största innehaven och företagen och småföretagen framgångsrikt dokumentflöde och kontorsarbete. I förhållande till detta system är det lämpligt att tillämpa tautologin: "BUSINESS" kan sin verksamhet. Denna programvara är verkligen idealisk för djup kontorsautomatisering och arbetsflöde.

fördelar

• Möjligheten att spåra alla stadier av rörelse av någon elektroniskt dokument.
• Enkelhet och bekvämlighet i att skapa dokumentationsprojekt.
• Allmän felsökning och funktionalitet för systemet.

Minus

• De "ansträngda" nackdelarna inkluderar ett något arkaiskt gränssnitt och en viss svårighet att behärska.

Vad är priset?

Priset för en licens för att använda DELO-systemet inom en arbetsplats (DBMS-Oracle) beror på det planerade totala antalet platser och varierar från 11 000 rubel (201-500 rubel / m) till 13 400 rubel (1-5 rubel / m) ). Om organisationen använder Microsoft SQL Server DBMS är licensen för en arbetsplats kommer att kosta från 7200 till 9500 rubel.

Logik

Programmet "SED Logic" fram till 2012 kallades "Boss-Referent" och var ett av de mest populära Ryska system elektronisk dokumenthantering, en seriös konkurrent till EDMS "Delo". Namnbytet påverkade inte kvaliteten på detta mjukvaruprodukt och det är fortfarande pålitligt och funktionellt system för kontorshantering i företag av alla typer och storlekar.

fördelar

• Möjligheten att bygga komplexa flernivåvägar för dokumentgodkännande.
• Hög skyddsnivå för användardata.
• Relativ lätt att behärska systemets huvudkomponenter.
• Flexibel och modifierbar process för bearbetning av dokumentation.

Minus

• Obekväm differentiering av tillträdesrättigheter vid allvarlig personalomsättning.
• Inte det mest samvetsgranna tekniska supportjobbet.
• Arkaiskt gränssnitt.

Vad är priset?

Kostnaden för en licens för att använda detta program beror på antalet anställda som är anslutna till det. Om deras antal inte överstiger 49 personer blir priset 5 900 för varje jobb; från 50 till 199 anslutna anställda - 5 200 rubel; och om det finns mer än 200 jobb kommer priset på en licens att vara minimalt - 4900 rubel.

Eufrat

Detta elektroniska dokumenthanteringssystem har utvecklats i full överensstämmelse med kraven i kvalitetsstandarden ISO 9000 och ryska GOST inom kontorsarbete. "EVFRAT" skiljer sig från sina "kollegor i butiken" genom att det finns många av sina egna unika mjukvaruutvecklingar som inte kan hittas i konkurrerande EDMS. Rent tekniskt är detta system ett av de mest "avancerade" på den moderna ryska EDMS -marknaden.

fördelar

• Leveransuppsättningen för detta system innehåller en inbäddad DBMS "Nika", som automatiskt befriar användarorganisationen från att köpa ytterligare programvara.
• Vänligt gränssnitt med en trevlig och minnesvärd design.
• Inbyggd rollmekanism för hantering av åtkomsträttigheter.

Minus

• Ganska långsam hastighet, särskilt på långsammare datorer.
• Periodiska avbrott i arbetet och trög teknisk support.

Vad är priset?

En standardlicens med installation av systemet på en organisations egen server kostar från 5200 till 7300 rubel per arbetsplats, fler användare - ett lägre pris. Men det finns också möjlighet att placera serverkomponenten på tillverkarens utrustning. I detta fall tillämpas ett prenumerationsavgiftssystem - fyra tariffer, som kostar från 10 000 till 95 000 rubel per månad.

1C: Arkiv

Det är en av de bästa och säkert den mest mångsidiga dokumenthanteringsprogramvaran för ett företag. "1C: Arkiv" ger tillförlitlig och, viktigast av allt, centraliserad lagring av affärsdokument i olika format, med åtkomst till den av auktoriserad personal som kan redigera filer.

fördelar

• Debugged algoritm för att snabbt hitta nödvändig data.
• Möjligheten att lagra dokument av vilken typ som helst - från text och grafik till ljud- och videofiler.
• Den bredaste skalbarheten som gör att du framgångsrikt kan använda denna programvara i både stora och små företag.
• Den största fördelen med 1C: Archive, som skiljer detta program från sina konkurrenter, är den optimala kombinationen av produktens pris och dess funktioner.
• Stöd för integration med externa applikationer.

Minus

• Konsumerar mycket systemresurser.
• Ökad inlärningskomplexitet, även för erfarna användare.

Vad är priset?

Priset på "montering" av detta program varierar från 12 000 till 57 000 rubel, och det första beloppet måste betalas uteslutande för att uppgradera den tidigare versionen av 1C: Archive.

DIRECTUM

Enkelt och funktionellt EDMS DIRECTUM kommer att vara en utmärkt lösning för små och medelstora företag. Tack vare detta system kan elektronisk dokumenthantering framgångsrikt kombineras med traditionellt papper arbetsflöde, så att man senare "smärtfritt" helt överför organisationen till arbete i DIRECTUM. Avancerad Workflow -teknik ger effektiv automatisering av kontorsarbetsflöden.

fördelar

• Tillgänglighet av specialiserade mjukvaruverktyg som maximalt förenklar sökning och identifiering av dokumentation.
• Gott om möjligheter till självmodifiering av systemet för specifika uppgifter.
• Utökade möjligheter till integration med andra program.

Minus

• Systemet är inriktat på företagets ledningspersonal - det är svårare för vanliga kontorister att arbeta i det.
• En lite förvirrande och otransparent prispolicy.

Vad är priset?

Licenser för användning av detta EDMS köps både separat och som en del av paketerbjudanden. Den billigaste grundläggande CAL kostar 7 800 rubel. Kostnaden för licenspaket börjar från 148 200 rubel (bas för 20 anställda) och går upp till 2 010 000 rubel (för 200 anställda).

OPTIMA-WorkFlow

Detta elektroniska dokumenthanteringssystem är en stark mellanbonde i sitt segment. Det är i ständig utveckling och kan hittills inte konkurrera på lika fot med marknadens erkända mastodonter. OPTIMA -WorkFlow har dock ett antal "knep i ärmen" - unik teknik som skiljer den från den allmänna bakgrunden.

fördelar

• Implementering av funktionen för serieinmatning av samma typer av dokument och deras registreringsinformation.
• Skanna med ett antivirusprogram.
• Valfri indexering av vanliga och krypterade dokument.
• Flerspråkigt användargränssnitt.

Minus

• Nackdelar med typisk funktionalitet, som elimineras permanent genom kommande uppdateringar.

Vad är priset?

Typiska lösningar baserade på denna plattform kostar från 55 000 till 75 000 rubel.

EMC Documentum

Denna plattform för automatisering av arbetsflödesprocesser utvecklades av världsledande inom IT -branschen, EMC. Kraftfull funktionalitet i kombination med flexibel anpassning av enskilda verktyg gör EMC Documentum till det bästa utländska EDMS som finns på den ryska marknaden.

fördelar

• En hög grad av enkel hantering av designdokument.
• Implementering av en in- och utcheckningsmekanism som gör att du kan hantera fördelningen av åtkomsträttigheter.
• Närvaron av en funktion som gör att du kan implementera godkännandeförfarandet på flera nivåer.
• Stöd för enheter för skanning och dokumentigenkänning.

Minus

• Arbeta endast med webbläsaren Internet Explorer.
• Brist på allmänt tillgänglig teknisk och praktisk dokumentation om systemet.
• Frekventa "bromsar" och släpar efter hög systembelastning.

Vad är priset?

Det finns inga fasta priser för att använda denna plattform. Kostnaden för dess genomförande diskuteras individuellt med varje kund.

LanDocs

Utvecklad 1997 av det inhemska företaget "LANIT", är denna plattform för automatisering av dokumenthantering fortfarande efterfrågad av många företag och institutioner än idag. LanDocs låter dig bygga ett bekvämt kontorsarbete och arbetsflödesmiljö, vilket ger alla kategorier av användare den nödvändiga uppsättningen verktyg för att hantera den.

fördelar

• Tillgänglighet av integrerade kryptografiska skyddsverktyg.
• Möjligheten att inkludera anställda från avlägsna grenar i arbetsflödesprocessen.
• Tillgänglighet för funktionen för batchskanning av pappersdokument.

Minus

• Detta är ett ganska vanligt prestandaproblem.
• Svaga möjligheter för att utöka funktionaliteten.
• Svårighet att behärska systemet från grunden.

Vad är priset?

Priset på en serverlicens varierar från 30 000 till 216 000 rubel. Användarlicenser kan köpas till priser från 5 600 till 8 400 rubel.

CompanyMedia

CompanyMedia är en hel uppsättning mjukvarulösningar som är utformade för att automatisera affärsprocesser, arbetsflöden och kontorsarbete. Denna EDMS skiljer sig från sina konkurrenter i sin oöverträffade flexibilitet i inställningar och närvaron av oberoende moduler som kan installeras separat.

fördelar

• Möjligheten till framgångsrik drift av systemet på företag med en komplex företagsstruktur och territoriell struktur.
• Oöverträffad tillförlitlighet för systemet, vilket gör att det kan fungera aktivt dygnet runt, 365 dagar om året.
• Automatiserat stöd för arbete med flera typer av arbetsplatser.
• Differentiering av åtkomsträttigheter, enligt organisationens hierarkiska struktur.

Minus

• Webbgränssnittet har begränsat stöd för vissa webbläsare, särskilt FireFox.
• Systemets fokus ligger främst på medelstora och stora företag.

Vad är priset?

Det slutliga priset på denna programvara består av många komponenter, inklusive personalutbildning, installation av ytterligare moduler och överföring av rättigheter att använda systemet. Övre gräns det totala beloppet är 99 000 rubel. Den billigaste tematiska modulen kommer att kosta 4000 rubel.

Lotus Domino.Doc

Denna EDMS är en applikation till den välkända Notes / Domino-plattformen, som har ett datasäkerhetssystem på hög nivå. Lotus Domino.Doc har också ett avancerat elektroniskt arkiv som låter dig implementera en stor lagring av företagsdokument.

fördelar

• Tillgänglighet unika system replikering avsedd för komplex lösning uppgifter för att hantera dokumentflöden i en distribuerad miljö.
• Möjligheten att söka efter dokument i separata delar av informationslagringen.
• LDAP -kataloger skala ner till företagsnivå.

Minus

• Nackdelarna med detta system härrör främst från dess västerländska ursprung - det finns vissa frågor om gränssnittet och implementering av vissa funktioner.

Vad är priset?

Kostnaden för användar- och serverlicenser beräknas individuellt på plattformens webbplats.

Så småningom

Sammanfattningsvis en viss rad under granskningen vill jag notera viktig nyans: införandet av ett elektroniskt dokumenthanteringssystem i ditt företag garanterar inte alls en omedelbar ökning av lönsamheten, men i vissa fall kan det vara skadligt. Om din organisation fungerar framgångsrikt och tjänar vinst utan att arbeta utan EDMS, tänk sedan tusen gånger innan du bestämmer dig för genomförandet. Det finns ingen anledning att jaga det "progressiva sättet" och installera dessa system utan ett seriöst behov av dem. Men med expansionen av verksamheten och den höga arbetsbelastningen för de anställda kan det elektroniska dokumenthanteringssystemet bli en slags livlina som hjälper företaget att komma ur pappersarbetets malström.

Hej kära kollega! Utvecklingen av informationsteknologi står inte stilla, och tillsammans med dem utvecklas affärsprocesser, och något försvinner helt. Så gradvis går olika företag, inklusive statliga myndigheter, över från papper till elektroniskt dokumentflöde. Vi kommer att överväga begreppet "elektronisk dokumenthantering", de viktigaste formerna för systematisering och implementering i denna artikel. Stanna med oss. Jag hoppas att den information som lämnas kommer att avsevärt minska tid, arbetskraft och ekonomiska kostnader för ditt företag eller, om du bara planerar att bli företagare, förhindra misstag i denna riktning.

1. Vad är elektronisk dokumenthantering och vilka typer av EDM finns det?

För bara 5 år sedan kunde ett sådant begrepp som ett "elektroniskt dokumenthanteringssystem" mycket sällan hittas. Gradvis med introduktionen datateknik i vårt liv och började ta rotdatautbyte utan att använda pappersmedia.

Elektroniskt dokumentflöde i Ryssland är modern teknologi, vilket gör det möjligt att avsevärt förenkla processerna i företaget, att minska tiden för att söka och skapa dokument, och så vidare.

Så låt oss ta en titt på de grundläggande begreppen som vi måste möta i den här artikeln.

Kontorsarbete Är en uppsättning åtgärder för att organisera cirkulation av dokument på företaget. Den har en specifik algoritm, uppsättning regler och olika riktningar... Så i många organisationer är det möjligt att skilja mellan sådana typer som personalhantering, produktion och så vidare. I huvudsak är detta dokumentationsstöd.

Elektroniskt dokument Är ett dokument skapat med datorteknik som kan signeras med en elektronisk signatur och lagras som en fil i ett specialiserat format på en dator eller i ett nätverk (lokalt eller på Internet).

Dokumentflöde Är ett stort system för att skapa, tolka, ta emot, överföra, arkivera dokument, samt övervaka deras utförande och skydda dem från obehörig åtkomst. Dokumentflödet kan vara antingen enkelt (på papper) eller elektroniskt.

Och slutligen, elektronisk dokumenthantering Är en uppsättning automatiserade processer i arbetet med dokument, utförda i elektronisk form, med begreppet "papperslöst kontorsarbete".

Elektroniskt dokumentflöde kan vara både i en organisation och mellan organisationer.

Låt oss titta på vilka typer av arbetsflöden som är:

1. Produktionsdokumentflöde;
2. Hanteringsdokumentflöde;
3. Arkivering (en uppsättning procedurer för arkivering av dokument);
4. HR -verksamhet (en uppsättning HR -arbetsflödesprocedurer);
5. Redovisningsdokumentflöde;
6. Lagerflödesdokument;
7. Hemligt (konfidentiellt) kontorsarbete;
8. Tekniskt och / eller tekniskt dokumentflöde etc.

Uppenbarligen kan det finnas lika många arbetsflödessystem som processer som omfattas av ett företag. Det är möjligt att till exempel personal- och redovisningskontorsarbete kommer att saknas i din organisation, eftersom du kommer att genomföra denna redovisning genom att tillgripa tjänster och så vidare.

Vilka uppgifter utför EDF?

• säkerställer insynen i organisationens verksamhet och ledningseffektivitet på grund av den automatiska kontrollen av genomförandet av uppgifter på företaget;
• upprätthåller efterlevnad internationella standarder kvalitet;
• stöder effektiv insamling, hantering och tillgång till information och kunskap. Ger personal flexibilitet genom att lagra hela historiken för den anställdes verksamhet i företaget;
• gör loggning av alla processer;
• optimerar och automatiserar affärsprocesser och mekanismer för deras implementering och kontroll i företaget;
• på grund av uteslutning av pappersdokument från cirkulation, är det en stor besparing av resurser genom att minska kostnaden för papper och patroner. Tack vare EDF är det lättare för ett företag att kontrollera förflyttning av dokument genom organisationens kanaler;
• förenklar och minskar kostnaderna för att lagra dokument genom ett elektroniskt arkiv.

Således granskade vi med dig de grundläggande begreppen och typerna av EDM, liksom de uppgifter som detta system löser.

2. Vad är automatiseringen av elektronisk dokumenthantering. Elektroniskt dokumentflöde: fördelar och nackdelar

Elektronisk dokumenthantering är ett informationssystem som möjliggör mer rationell och enkel användning av företagsdata. Den innehåller specialiserad programvara, e-post, som möjliggör snabb kommunikation, Internet, lokalt nätverk etc. I olika organisationer kan denna typ av komplex bestå av olika komponenter.

De främsta fördelarna med elektronisk dokumenthantering i jämförelse med papper är:

• möjligheten att söka efter filer i systemet med en mängd olika filter och parametrar;
• fullständig redovisning av produktion eller annan dokumentation;
• snabb upprättande av företagsrapporter;
• operativ ledning av företaget och utbyte av information via säkra kanaler från vilken punkt som helst (det är inte nödvändigt att vara alla tillsammans på samma territorium för att interagera);
• enhetliga mallar för att skapa dokument;
• övervakning och kontroll av personal;
• distribution av åtkomsträttigheter till företagsinformation enligt vissa kriterier och parametrar;
• minskning av papperskostnaderna (och om mer globalt, då till viss del en lösning på miljöproblem);
• det är möjligt att minska personalen som arbetar med pappersarbete, samt att minska de hyrda (ockuperade) lokalerna på grund av frånvaron av pappersarkiv.

När det gäller nackdelarna med EDI (elektronisk dokumenthantering) finns det inte så många av dem. Detta är en ganska dyr programvara och tidskrävande, både för utbildning av anställda och för digitalisering av befintliga dokument. Men om du precis har börjat göra affärer bör du inte ha problem med införandet av elektronisk dokumenthantering, eftersom personalen redan kommer inledande skede arbeta i detta system.

3. Vad krävs för att byta till elektronisk dokumenthantering?

Så om vi räknade ut begreppet EDM och de viktigaste fördelarna, föreslår jag nu att överväga de viktigaste systemen för kontorsautomatisering och elektronisk dokumenthantering, liksom implementeringsprocesserna för dessa system.

Eftersom det redan har framgått av informationen ovan, räcker det inte bara med att köpa och installera programvara, det är viktigt att utbilda anställda och bygga om hela produktionsprocessen för ditt företag. Om du precis har börjat i affärer kommer det att bli lite lättare för dig, eftersom affärsprocesserna ännu inte har startats.

Processen att införa EDF i ett redan fungerande företag bör ske gradvis. Ansluter allt steg för steg strukturella enheter företag att arbeta.

Den allra första etappen blir skapandet av automatiserat kontorsarbete. I alla skeden kan du stöta på inte bara tekniska problem, utan också psykologiska, eftersom det är svårt att "bryta" redan etablerade regler.

Det är viktigt att köpa och installera programvara för EDM från en leverantör, då blir installationen av hela systemet mycket enklare och misslyckas.

Låt oss titta på de grundläggande kraven för att implementera processen för att implementera elektronisk dokumenthantering i en organisation.

I början, tillgänglighet av datorutrustning för installation av programvara;

För det andra Alla anställda i företaget som är involverade i denna process måste vara säkra på PC -användare och ha tillgång till det.

För det tredje, mellan laget borde det finnas elektroniska medel anslutningar som e -post, skype och så vidare;

Fjärde, är det nödvändigt att skapa en specialiserad enhet eller involvera den som ett outsourcingföretag (du kan läsa mer om outsourcing i).

Och slutligen bör företagets administrativa sektor vara beredd på att istället för den vanliga "manuella" signaturen kommer att användas.

Om alla de angivna kraven är uppfyllda kan du gå vidare till övergången till användning av elektroniska dokument och elektronisk dokumenthantering.

4. Typer av elektroniska dokumenthanteringssystem

I detta stycke i artikeln kommer vi att överväga elektroniska dokumenthanteringssystem. Jag vill notera att alla system kan innehålla element från följande kategorier, men i princip har de en specifik orientering inom varje område som är associerat med produktpositionering.

1. Elektroniska arkiv

Elektroniska arkiv (EA) Är elektroniska dokumenthanteringssystem med grundligt utvecklade sätt att lagra och hämta information. Tack vare det perfekta EA -systemet kan sökningen utföras inte bara med namnet på dokumentet, utan också med viktiga parametrar.

2. EDF -system med avancerade arbetsflödesverktyg (WF)

En ganska komplex kategori där själva dokumenten inte är av primär betydelse. Här kommer arbetet i förgrunden, och dokument är redan bifogade dem. Således rör de sig längs en specifik rutt (hård routing). Med hjälp av sådana system är det möjligt att organisera arbete inom vissa områden, för vilka alla algoritmer är kända och föreskrivna i förväg.

3. EDF -system fokuserade på att stödja ledningen av organisationen och ackumulering av kunskapsbasen

Sådana program är som regel hybrid och kan kombinera element från de två föregående. Dessutom kan grundelementet antingen vara ett dokument eller en uppgift, beroende på valet. För att implementera en organisations ledningsfunktion krävs både rigid routing och gratis routing när dokumentets rutt föreskrivs av huvudet (till exempel: efter registrering av det inkommande dokumentet ”schemalägger” huvudet det enligt betydelsen och uppgift), därför sker båda dessa tekniker i en eller annan situation ... Sådana system använder aktivt statliga organ, stora företag där hierarkin är tydligt fördelad och det finns vissa regler och förfaranden. Anställda skapar själva dokument, förbereder dem, fattar beslut och övervakar deras genomförande.

4. EDM -system för samarbete

Sådana system är inriktade på samarbete och är nya inom området elektronisk dokumenthantering. De skapades på grund av förändrade marknadsförhållanden och behovet av att tydligt fokusera på vissa områden utan onödig ballast. De är motsatsen till ovanstående system, på grund av avsaknaden av en tydlig hierarki i organisationen och formalisering av arbetsflödet. Deras huvudsakliga uppgift är att se till att människor i organisationen arbetar tillsammans, även om de är belägna i olika delar av planeten, och också att bevara resultaten av det utförda arbetet. Vanligtvis är de utformade som portaler, som är lagrings- och publiceringstjänster.

5. System med avancerade tilläggstjänster

Jag tror att du mer än en gång har hört ett sådant koncept som CRM (customer relations management) - det här är en tjänst för att hantera kundrelationer, projektledning, fakturering och så vidare. Dessa typer av tjänster är olika och kan innehålla olika uppsättningar tjänster.

Innan du implementerar elektroniska dokumenthanteringsprogram på stora företag Jag råder dig att göra en fördjupad analys av de presenterade systemen och välja det optimala, med en lista över system som endast är tillämpliga på din organisation. Det är viktigt att EDMS representerar möjligheten till effektiv företagsledning och transparens i alla dess processer, men samtidigt hög nivå sekretess.

När du väljer plattformar råder jag dig att ägna särskild uppmärksamhet åt organisationen av arkiv för elektroniska dokument, automatisering av dokumentcirkulation, med hänsyn till företagets individuella egenskaper och engagemang i ett redan operativsystem.

5. Problem med implementering av elektroniska dokumenthanteringssystem

Varje företag som strävar efter att modernisera processer och hänga med i tiden, på ett eller annat sätt, står inför problemen med att införa nya system. Detta kan också gälla för en organisation som vill införa elektroniska dokumenthanteringssystem.

Låt oss ta en titt på vilka problem du kan möta:

I början, som vi redan har sagt, med tanke på fördelarna och nackdelarna med EDF, är detta ett psykologiskt hinder, men problemet ligger inte bara i det. Ett hinder kan också vara den låga utbildningen av företagets personal, ovilja att lära sig, rädsla för transparens i processer. I ett ord, konservatism.

För det andra Tyvärr har många företag ännu inte flyttat långt från den sovjetiska typen av ledning, nämligen faktorn för sovjetiska periodens direktör, när han själv inte vill arbeta med en dator, visa och redigera dokument.

För det tredje, frekventa strukturförändringar i organisationen och svag formalisering av affärsprocesser.

Fjärde på ett eller annat sätt måste du interagera med världen utanför, som ännu inte helt har gått över till elektronisk dokumenthantering, även om den strävar efter detta.

6. Elektroniskt dokumentflöde vid offentlig upphandling

Vid denna punkt i artikeln skulle jag vilja återspegla huvudpunkterna reglering elektronisk dokumenthantering vid offentlig upphandling.

Enligt artikel 5 i den federala lagen av 05.04.2013 nr 44-FZ "Om kontraktsystemet vid upphandling av varor, arbeten, tjänster för att möta statliga och kommunala behov":

"Inom ramen för de relationer som anges i del 1 i artikel 1 i denna federala lag är utbyte av elektroniska dokument som föreskrivs i lagstiftningen tillåtet. Ryska Federationen och andra reglerande rättsakter om avtalssystemet inom upphandlingsområdet, mellan deltagarna kontraktsystem inom upphandlingsområdet, inklusive inlämning av ansökningar om deltagande i fastställandet av leverantören (entreprenör, utförare), slutliga förslag. I det här fallet måste dessa ansökningar, slutliga förslag och dokument undertecknas med en förbättrad elektronisk signatur och skickas med ”.

Denna artikel säger också att nycklarna till den förbättrade elektroniska signaturen och deras verifieringscertifikat endast kan erhållas från specialiserade certifieringscentra som har fått ackreditering i enlighet med Federal lag daterad 06.04.2011 nr 63-FZ.

Auktoriserade organ utveckla ett förfarande för samverkan mellan dessa certifieringscentra med ett enhetligt informationssystem och även utveckla säkerhetskrav.

Således, om leverantören (upphandlingsdeltagaren) har en elektronisk signatur, hinder för deltagande i offentlig upphandling Nej.

Så i den här artikeln undersökte vi de grundläggande principerna för elektronisk dokumenthantering. Av de mest kända företagen som tillhandahåller tjänster för försäljning och installation av programvara kan man särskilja sådana som 1C, 1C-Rarus, ABBY och andra.

Det är allt för idag. Hoppas det här materialet var till hjälp för dig. Jag önskar dig lycka till och vi ses i nästa avsnitt.

För närvarande går dokumentutbytet mellan affärsenheter och individer gradvis från papper till elektroniskt. Det elektroniska dokumenthanteringssystemet har ett antal fördelar jämfört med vanligt papper - det sparar tid och ökar effektiviteten i besluten. EDMS kan byggas både inom ett företag och mellan olika företag via Internet.

Elektronisk dokumenthanteringär ett processystem för behandling av dokument i elektronisk form. De flesta moderna bokförings- och personalprogram kan generera elektroniska dokument i ett standardformat som fastställts på lagstiftningsnivå. Men för att ett sådant dokument ska ha juridisk tyngd måste det undertecknas av båda parter med en elektronisk signatur.

Elektroniskt dokumentflöde kan delas in i två stora typer - utbyte av dokument inom företaget eller mellan olika företag via kommunikationskanaler. Det är tillåtet att kombinera dessa två system till ett globalt.

Användningen av elektronisk dokumenthantering inom företaget kräver inköp av nödvändigt mjukvarupaket (EDM -plattform), samt utrustning för dess drift (nätverksutrustning, server, etc.).

För att kunna utbyta dokument mellan de två företagen krävs en elektronisk dokumenthanteringsoperatör. Det garanterar leverans av meddelanden, styr formatet på de vidarebefordrade dokumenten, kräver certifiering av arbete med data med en elektronisk signatur, lagrar ett arkiv med dokument.

Uppmärksamhet! En av dessa tjänster är. Dokument som tas emot genom det är juridiskt viktiga om de har ett märke från EPC på båda sidor av dokumentflödet.

Fördelar och nackdelar med EDF

Huvudsakliga fördelar

Elektroniskt dokumentflöde har obestridliga fördelar jämfört med papper:

• Effektivisering av kontorsarbete - systemet tillåter inte att samma nummer tilldelas olika dokument, eftersom detta kommer att ske i ordning och automatiskt;
• Spåra positionen för varje dokument - när som helst kommer det att vara möjligt att ta reda på exakt vem som arbetar med dokumentet. Den anställde kommer inte att kunna förstöra eller förlora det. Ett dokument som raderats av misstag eller avsiktligt kan fortfarande återställas.
• Acceleration av dokumentbehandling - om företagets avdelningar är utspridda över flera byggnader måste pappersdokumentet bäras personligen dit för godkännande. Med EDF når det erforderliga dokumentet den anställde på en split sekund;
• Praktiskt arbete med versioner - vid redigering sparar systemet varje version. Om det behövs kan du spåra vem och när du har gjort ändringar i dokumentet.
• Fjärråtkomst dygnet runt-om det behövs kan tillgång till EDM-systemet organiseras via Internet från vilken dator som helst i världen. En anställd kan arbeta med dokument under en affärsresa, på semester eller sjukskrivning.
• Arbetsplanering - tack vare angivelsen av skapelsedatum och förfallodatum kan du planera utförandet av inkommande dokument enligt kön;
• Sök efter dokument - du kan söka i gemensam bas dokument efter nyckelord och uttryck;
• Spara papper - du behöver inte skriva ut alla dokument i önskad mängd.

Huvudsakliga nackdelar

Trots de uppenbara fördelarna har EDM -system också nackdelar som kan hindra ett företag från att implementera.

Dessa inkluderar:

• Behöver spendera kontanter för köp av systemet, vilket, beroende på antalet användare, kan vara upp till 100 tusen rubel;
• Efter köpet tar det lång tid att installera, implementera och felsöka;
• Det är nödvändigt att genomföra utbildning för alla användare som kommer att vara involverade i det.
• Säkerställa systemsäkerhet - avgränsa åtkomst mellan användare, utfärda det nödvändiga elektroniska signaturer, skydd mot yttre penetration;
• Företagets personal bör ha en administratör som kommer att övervaka systemets funktion, utföra serviceåtgärder, lösa användarproblem;
• För att bevara information är det nödvändigt att säkerhetskopiera databasen med dokument.
• Om partnerföretag inte har EDM är det nödvändigt att säkerställa att det finns både elektroniska system och papperssystem.

Funktionell elektronisk dokumenthantering

Alla dokumenthanteringssystem måste säkerställa genomförandet av många åtgärder:

• Arbeta med alla typer av dokument - skapa dem, skapa, bearbeta, registrera, kontrollera deras utförande, koordinera, etc.;
• Organisera dokumentflöden - definiera rutter inom företaget, avgränsa åtkomst mellan enskilda användare, ge möjlighet att arbeta med ett dokument för flera personer samtidigt;
• Organisera ett arkiv med dokument med möjlighet att söka, lagra.

Uppmärksamhet! Elektroniskt dokumentflöde bör ge samma förmåga att arbeta med dokument som ett traditionellt pappersflöde.

Stora utvecklade system ger möjligheter:

• Registrering av alla passande dokument - inkommande, utgående, interna, med ytterligare omdirigering till huvudet;
• Ge ett enhetligt förfarande för att arbeta med dokument i varje division av företaget;
• Arbeta med dokumentet både individuellt och kollektivt;
• Utbyta dokument mellan avdelningar och specifika anställda;
• Avgränsa åtkomst till dokument;
• Använd standardformulär för alla dokument;
• Kontrollera att godkännande, utförande och annat arbete med dokumentet kommer att slutföras i tid;
• Generera rapportering - analytisk, statistisk, etc.;
• Organisera arkivlagring med att fastställa datum och tid för användarens åtkomst till dem.

Är det möjligt att kombinera papper och elektroniskt dokumentflöde?

Efter övergången till elektronisk dokumenthantering i organisationen kommer det först fortfarande inte att vara möjligt att helt överge pappersdokument.

Detta kan hända av flera skäl:

• Inte alla motparter använder EDF;
• Företaget har redan många pappersdokument i arkivet.

Det finns dock grundläggande skillnader i arbetet med elektroniska och pappersdokument. Till exempel måste ett pappersdokument skrivas ut och skickas till chefen för signatur, medan ett elektroniskt dokument är signerat i själva systemet. Pappersbokföringsdokument som skickas till en motpart kan gå vilse med posten under transitering, medan elektroniska dokument når adressaten.

Den största skillnaden mellan att arbeta med två typer av dokument är deras lagring. Elektroniska dokument går direkt in i systemet, där alla användare kan arbeta med dem. För pappersdokument måste ett arkiv fortfarande vara organiserat, där det kommer att lagras på ett ordnat sätt. Samtidigt, efter att ha kommit in i företaget, måste pappersdokumentet skannas, och denna skannade kopia måste laddas upp till systemet för vidare arbete.

Uppmärksamhet! Således bör arbetet inom företaget fortfarande endast utföras i elektronisk form. Om ett pappersdokument kommer fram syns bara de som tar emot det eller undertecknar det. Samtidigt kan du arbeta med en elektronisk kopia för att skydda originalet från nästan alla förluster, och tillåter flera användare att arbeta med det samtidigt.

Vad är EDI -programmen?

Det finns många dokumenthanteringssystem på marknaden, var och en med sina egna fördelar och nackdelar. De vanligaste systemen är:

Systemet	Särdrag	Pris
Ett företag	Ett av de största EDI -programmen. Stor funktionalitet, enkelhet och användarvänlighet.	Från 11 till 13,5 tusen rubel. för en arbetsplats
Logik	Kan användas i företag av alla storlekar, lätt att lära sig, flexibel anpassning för användaren	Från 4900 till 5900 per säte.
Eufrat	Det anses vara det mest avancerade av systemen, leveransen inkluderar ett eget databassystem, lätt och trevlig design	Från 5 000 rubel per arbetsplats när den distribueras på en organisations server, från 10 000 rubel. när den placeras på utvecklarens utrustning.
1C: Arkiv	Full integration med alla 1C -produkter, möjligheten att lagra alla filer - text, grafik, video och ljud.	Från 12 till 57 tusen rubel. för hela programmet.
DIRECTUM	Det optimala systemet för små och medelstora företag, du kan kombinera elektroniska dokument med pappersdokument.	Från 7 tusen rubel. upp till 2 miljoner rubel. för en licens
OPTIMA-WorkFlow	Ett nytt system som just börjat utvecklas aktivt. Det finns flera funktioner som är unika för detta system.	Från 55 till 75 tusen rubel. för en licens.

Interaktion av ett elektroniskt dokument med andra program

Med sin plats i organisationens elektroniska miljö bör EDI -systemet fritt stödja andra affärsapplikationer som redan fungerar i den under drift. Till exempel måste du fritt behandla redovisningsdokument - fakturor, handlingar, fakturor, fullmakter etc.

Dessutom måste det elektroniska dokumenthanteringssystemet samarbeta med alla på ett samordnat sätt och arbeta med samma data. Därför är det nödvändigt att systemet kan underhålla referensböcker som används i en elektronisk miljö och kunna uppdatera data i dem.

Dessutom är det nödvändigt att ta hänsyn till arbetet med extern data - via e-post, handelsplattformar etc.

När du väljer EDF är det nödvändigt att uppmärksamma möjligheten för dess interaktion med andra medel och datakällor som finns tillgängliga på företaget. Vanligtvis innehåller populära, och därför aktivt utvecklande system, många moduler för de mest populära programmen - 1C, Parus, Oracle och många andra.

Till exempel kan det elektroniska dokumentflödet i 1C -programmet låta dig bilda, ta emot och skicka elektroniska bokföringsdokument direkt från det, samtidigt som du bekräftar dem med en kvalificerad signatur.