Programmet för statschefens besök är ett exempel. Utveckling av programmet för vistelse för en utländsk delegation - abstrakt. Officiellt besök: förhandlingsprocess

Två program förbereds för den utländska delegationens ankomst: allmän för gäster, och detaljerad (fungerar)- för arrangörerna av receptionen. Programmet för gäster är ett schema för deras vistelse i landet, schemalagt efter dag och nummer (produceras med typografisk metod och överlämnas till alla medlemmar i delegationen i början av besöket). I arbetsprogram alla organisatoriska och tekniska detaljer om mottagandet av delegationen återspeglas:

1. Boka ett hotell eller förbereda en bostad för delegationen

2. Bestämning av matställen

3. Den personliga sammansättningen av dem som träffas på flygplatsen eller tågstationen

4. Hjälp att passera gränskontrollen

5. Mottagning och leverans av bagage, transport

6. Assistans vid hotellboende

7. Översättarnas arbete m.m.

8. Besök på ambassaden eller konsulatet (med ömsesidig överenskommelse mellan parterna; nivån på den inbjudna diplomatiska representanten måste korreleras med delegationens nivå).

Den välkomnande delegationschefens officiella status måste motsvara den besökande delegationens chefs officiella status. Vid fastställandet av förhandlingsspråket har den mottagande partens språk företräde. När du väljer en gåva är det nödvändigt att ta hänsyn till den befintliga tjänstemannen och protokollets anciennitet inom delegationen. Organisationen (institutionen) som är värd för en utländsk delegation ger sina gäster i tid förtydligande av de viktigaste bestämmelserna dessa dokument, den exakta uppfyllelsen av de rättsliga normer som fastställts i förhållande till utländska medborgare, och är också ansvarig för ett snabbt genomförande av dokument för rätten att vistas i Republiken Vitryssland, att flytta runt i landet och att komma in från Republiken Vitryssland efter utgången av den vistelsetid som anges av honom.

Rättigheter och skyldigheter för medlemmar av utländska delegationer i Republiken Vitryssland regleras av följande huvud dokument:

· Republiken Vitrysslands lag "On rättslig status utländska medborgare i Republiken Vitryssland "nr 2339 - XII daterad 3 juni 1993.

· Regler för vistelse för utländska medborgare och statslösa personer i Republiken Vitryssland, godkända av resolutionen från ministerrådet i Vitryssland nr 1654 av den 25 oktober 1999.

· Föreskrifter om utvisning av utländska medborgare och statslösa personer i Republiken Vitryssland, godkända av resolutionen från ministerrådet i Vitryssland nr 1653 av den 25 oktober 1999.

· Instruktion om förfarandet för utfärdande av visum från Republiken Vitryssland till utländska medborgare och statslösa personer, godkänt av utrikesministeriet, inrikesministeriet och huvuddirektoratet för gränsstyrkorna i Vitryssland.

Företagsvisum utfärdas under 90 dagar konsulära kontor. En inbjudan från värdpartiet är grunden för en utländsk partner att få visum för att komma in i landet. Den mottagande parten är skyldig att inom tre dagar, exklusive helgdagar och helger, ta hand om registrering av utländska gästers pass hos de inrikes organen.

Forskaren A. Tryapitsina listar flera komponenter i processen för interkulturell interaktion:

Talkultur,

Kommunikationskultur,

Informationskultur,

Kulturell beteendestil,

Professionell kultur,

Kulturen i vardagen och arbetet,

Ledningskultur etc.

Alla dessa komponenter är direkt relaterade till bilden av en affärsperson. Vilket än en gång bekräftar behovet av utbildning affärsetik och affärsetikett från olika länder. I samband med expansionen av de internationella kulturella förbindelserna i Vitryssland måste SCS -chefer bygga upp sin image, med hänsyn till skillnaderna i uppfattningen om stereotypen för en affärsperson som har utvecklats i olika kulturer.

I senare tid dessa frågor diskuteras allmänt i vetenskaplig och populärvetenskaplig litteratur: praktiska guider L.V. Loiko och G.N. Mikhalkevich "Mottagande av en utländsk delegation" och "Protokoll och etikett för internationell kommunikation", I. I. Kalacheva "Ungdom och mångkulturell utbildning i gymnasium", Böcker av R. Lewis D." Företagskulturer i internationella affärer. Från kollision till förståelse ”, D. Hall” Hur man förstår en utlänning utan ord ”, D. Cestar” Affärsetikett ”. Populära serier av utbildnings- och underhållningspublikationer som introducerar ländernas kulturella egenskaper: "Handbook of a businessman", "These weird Americans", "These strange Scots", etc.

16 november förklaras av UNESCO som Internationella toleransdagen. Toleransutbildning är av stor praktisk betydelse för personlig utveckling chef för SKD och hans professionella utveckling. Modellen för en professionell som inkluderar i sin bild kvaliteterna hos en tolerant personlighet är viktig och aktuell för livet i en multinationell värld. För entreprenörsverksamhet du behöver förmågan att fatta beslut, hitta snabba och adekvata sätt att bemöta nya situationer. Men detta är inte möjligt utan förmågan att föra en dialog med en annan person, naturen, samhället. Att föra en dialog innebär att interagera, och huvudvillkoret för interaktion, som V.V. Shalin, är tolerans [Shalin V.V. Tolerans. Rostov n / a, 2000].

Under det nya århundradet måste vitryska entreprenörer lösa den viktiga uppgiften att integrera republiken i det europeiska och världssamhället. Kultur för nationell kommunikation - nödvändigt skick bildandet av bilden av en affärsperson. Principerna för mångkulturell (mångkulturell) utbildning utför funktionerna anpassning, överlevnad och ökad stressmotstånd hos en individ. Elementen i en affärspersons kultur som bidrar till upprättandet av en positiv dialog presenteras i schema 6. [I.I. Kalacheva s.115.]

1. Boka ett hotell eller förbereda en bostad för delegationen

2. Bestämning av matställen

3. Den personliga sammansättningen av dem som träffas på flygplatsen eller tågstationen

4. Hjälp att passera gränskontrollen

5. Mottagning och leverans av bagage, transport

6. Assistans vid hotellboende

7. Översättarnas arbete m.m.

8. Besök på ambassaden eller konsulatet (med ömsesidig överenskommelse mellan parterna; nivån på den inbjudna diplomatiska representanten måste korreleras med delegationens nivå).

Den välkomnande delegationschefens officiella status måste motsvara den besökande delegationens chefs officiella status. När man bestämmer förhandlingsspråket har den mottagande partens språk företräde. När du väljer en gåva är det nödvändigt att ta hänsyn till den befintliga tjänstemannen och protokollets anciennitet inom delegationen. Organisationen (institutionen) som tar emot en utländsk delegation ger sina gäster i tid ett förtydligande av de viktigaste bestämmelserna i dessa dokument, det exakta genomförandet av de rättsliga normer som fastställts i förhållande till utländska medborgare, och ansvarar också för att dokumenten utförs i tid för deras rätt att stanna i Republiken Vitryssland, rörelse över landet och att komma in från Republiken Vitryssland efter utgången av den vistelseperiod som fastställts av honom.

Rättigheter och skyldigheter för medlemmar av utländska delegationer i Republiken Vitryssland regleras av följande huvud dokument:

· Republiken Vitrysslands lag "Om utländska medborgares rättsliga ställning i Republiken Vitryssland" nr 2339 - XII daterad 3 juni 1993.

· Regler för vistelse för utländska medborgare och statslösa personer i Republiken Vitryssland, godkända av resolutionen från ministerrådet i Vitryssland nr 1654 av den 25 oktober 1999.

· Föreskrifter om utvisning av utländska medborgare och statslösa personer i Republiken Vitryssland, godkända av resolutionen från ministerrådet i Vitryssland nr 1653 av den 25 oktober 1999.

Forskaren A. Tryapitsina listar flera komponenter i processen för interkulturell interaktion:

Kulturell beteendestil,

Kulturen i vardagen och arbetet,

Ledningskultur etc.

Alla dessa komponenter är direkt relaterade till bilden av en affärsperson. Detta bekräftar återigen behovet av utbildning i affärsetik och affärsetikett i olika länder. I samband med expansionen av Vitrysslands internationella kulturella band måste SCS -chefer bygga upp sin image med hänsyn till skillnaderna i uppfattningen om stereotypen för en affärsperson som har utvecklats i olika kulturer.

På senare tid har dessa frågor diskuterats mycket i vetenskaplig och populärvetenskaplig litteratur: praktiska manualer av L.V. Loiko och G.N. Mikhalkevich "Mottagning av en utländsk delegation" och "Protokoll och etikett för internationell kommunikation", II. Kalacheva "Ungdomar och mångkulturell utbildning i högre utbildning ”, böcker av R. Lewis D.“ Affärskulturer i internationellt företagande. Från kollision till förståelse ”, D. Hall” Hur man förstår en utlänning utan ord ”, D. Cestar” Affärsetikett ”. Populära serier av utbildnings- och underhållningspublikationer som introducerar ländernas kulturella egenskaper: "Handbook of a businessman", "These weird Americans", "These strange Scots", etc.

16 november förklaras av UNESCO som Internationella toleransdagen. Undervisningstolerans är av stor praktisk betydelse för SKD -chefens personliga tillväxt och hans professionella utveckling. Modellen för en professionell som inkluderar i sin bild kvaliteterna hos en tolerant personlighet är viktig och aktuell för livet i en multinationell värld. Företagande kräver förmåga att fatta beslut, hitta snabba och adekvata sätt att bemöta nya situationer. Men detta är inte möjligt utan förmågan att föra en dialog med en annan person, naturen, samhället. Att föra en dialog innebär att interagera, och huvudvillkoret för interaktion, som V.V. Shalin, är tolerans [Shalin V.V. Tolerans. Rostov n / D, 2000].

Under det nya århundradet måste vitryska entreprenörer lösa den viktiga uppgiften att integrera republiken i det europeiska och världssamhället. Kulturen i nationell kommunikation är en nödvändig förutsättning för bildandet av bilden av en affärsperson. Principerna för mångkulturell (mångkulturell) utbildning utför funktionerna anpassning, överlevnad och ökad stressmotstånd hos en individ. Elementen i en affärspersons kultur som bidrar till upprättandet av en positiv dialog presenteras i schema 6. [I.I. Kalacheva s.115.]

Mottagande av en utländsk delegation

Fackskola nummer 71

"Mottagning av en utländsk delegation"

Kontrollerad av: mästare i grupp 103

Avslutad: elev i grupp 103

Bibliografi

Förberedelse av delegationens möte i stora företag protokollavdelningen ansvarar. I vissa företag skapas en särskild organisationskommitté. Men vanligtvis ersätter protokollavdelningen och organisationskommittén kontoret - chefen eller sekreteraren.

I denna situation uppstår ett antal frågor inför kontorschefer och sekreterare. Hur man korrekt förbereder sig för att ta emot delegationer på företaget. Hur förbereder man ett mötesrum? Hur man förbereder och serverar te och kaffe till förhandlarna.

Vissa företag har ett tydligt förfarande för att arbeta med utländska partner. Mottagning av delegationen föregås av korrespondens. Sekreteraren upprättar ett inbjudningsbrev enligt en viss modell. Partners informerar om deras beredskap för ankomst ungefär en månad i förväg. Under denna tid överenskomms datum, ankomsttid, partners position. Som svar skickas ett samarbetsbrev till den mottagande parten.

Inbjudningstexten måste innehålla följande information om partnern:

Dag, månad och födelseår

Kön, medborgarskap. Pass

Resans syfte (förhandlingar, utställningar, seminarier etc.)

Datum för in- och utresa från landet

Värdorganisationens namn

Namn och position på den som undertecknat avtalet

Vistelsetiden bestäms av affärsmässiga ändamålsenligheter. Inbjudan skickas i form av en telex eller ett brev, och det är en tillräcklig grund för att få visum.

Minimitiden för att ansöka om visum på den ryska ambassaden eller konsulatet är 5 dagar, för visum med flera inresor 14 dagar.

För att få visum måste en utländsk partner tillhandahålla följande dokument:

Brev - en begäran om visum från ett utländskt företag.

Ryskt visumansökningsformulär.

I ett antal fall föreskriver bilaterala mellanstatliga avtal visumfritt inträde till vårt land.

Utländska medborgare bor på territoriet Ryska Federationen genom pass som registrerats i enlighet med "Regler för utländska medborgares vistelse".

Utländska medborgare presenterar sina pass för registrering vid ankomst till destinationen inom 3 dagar, exklusive helgdagar och helger.

Följande är undantagna från registrering:

Personer med diplomatpass och deras familjemedlemmar.

FN -passinnehavare och familjemedlemmar.

Personer som anlände till lagret i upp till 3 dagar, exklusive helgdagar och helger.

Personer under 18 år.

Personer i transit genom Ryska federationens territorium.

Utländska turister på kryssningar.

Värdorganisationer registrerar sina affärspartners anländer på inbjudan, under en period som inte överstiger 3 månader.

Möte på flygplatsen (vid tågstationen)

Att möta delegationen på flygplatsen (tågstationen) öppnar besöket. Protokollet från mötet föreskriver att ett antal regler ska följas.

Delegationerna bör gå till mötet i en sådan sammansättning som motsvarar de ankommande gästernas status. Men protokollet tillåter hans ställföreträdare att delta i mötesförfarandet istället för den första personen. Huvudhälsaren åtföljs av 2-3 medlemmar i värddelegationen, inklusive en tolk. I detta fall bör antalet hälsare inte överstiga antalet gäster.

Vid mötet med den ankommande delegationen är hälsarnas huvudrepresentant den första som närmar sig chefen för den utländska delegationen och tillkännager sitt efternamn, förnamn, patronym, position. Som svar presenterar en gäst sig själv. Om han anländer med sin make, är makan till huvudhälsaren närvarande vid mötet. Deras ömsesidiga presentation äger rum.

Därefter introducerar huvudhälsaren de personer som följer med honom i enlighet med deras officiella ställning. Men om de inkluderar kvinnor introducerar han dem först. Chefen för den utländska delegationen nämner hans följeslagare. Damer presenteras med blommor (när de träffas på flygplatsen, på stationen, presenteras blommor i cellofanförpackningar). Efter en kort procedur med ömsesidiga hälsningar går gästerna, tillsammans med hälsarna, till hotellet i bilar.

Huvudgästen och huvudhälsaren sätter sig i den första bilen. Enligt protokollet är det mest hedersplats sitter i baksätet till höger. Denna plats är avsedd för huvudgästen. Den andra hedersplatsen är baksätet till vänster.

Bilen matas av höger dörr till trottoaren. Bilens dörr öppnas av någon från hälsarna eller föraren av bilen. Den första som sitter och går ut är hedersgästen. Huvudhälsaren kringgår bilen bakifrån och kliver in i bilen genom vänster dörr efter att hedersgästen har klivit in i bilen. Tolken tar plats i framsätet bredvid föraren. Om det finns en annan passagerare i bilen tar han plats mellan huvudgästen och huvudhälsaren, eller, om bilen är stor, på fällbart säte.

I de fall där förhållanden inte tillåter att bilen körs från höger sida, kommer hedersgästen in i bilen först genom vänster dörr, resten följer honom. Vid ankomst till platsen står bilen parkerad så att det finns en fri avfart på höger sida.

Om chefen för en utländsk delegation anländer med sin fru och maken till huvudhälsaren deltar i mötet, får damerna en andra bil, och de tar plats i den enligt samma upplägg som sittplatser i den första bilen.

Om en personbil används vid mötet, och en medlem av den ryska delegationen av samma rang som gästen kör, uppmanar han gästen att sitta bredvid honom. I den här versionen, denna plats

läs det mest hedervärdiga. Enligt protokollet är det inte vanligt att erbjuda damer en plats i framsätet.

När delegationen anländer till hotellet måste allt som förbereds av de anställda i organisationen (protokollavdelning, affärsavdelning, sekreterare-assistent). För att undvika överlappningar bör du i förväg veta hur många män som förväntas, hur många kvinnor, gifta par, vilken nivå de får. Betalningsfrågan avgörs i godkännandefasen, och när delegationen anländer borde alla nödvändiga betalningar redan ha gjorts.

Mötets tjänstemän säger adjö till gästerna i hotellets lobby, efter att ha kommit överens med delegationens chef om ett protokollbesök hos institutionens chef, det så kallade artighetsbesöket. En tolk och en representant för protokollavdelningen eller administrativa avdelningen stannar hos gästerna fram till incheckningen, som hjälper dem att gå igenom formaliteterna.

Efter att ha bosatt sig på hotellet får delegationens medlemmar personlig tid i enlighet med programmet.

Innan affärsdelen av besöket påbörjas betalar chefen för den ankommande delegationen i enlighet med allmänt vedertagen praxis ett samtal till chefen för värdorganisationen. Ett artighetsbesök är ett protokollsvar för den uppmärksamhet som visas, för mötet vid ankomst. Under besöket överenskomms dessutom vistelsens program igen, ytterligare önskemål och önskemål uttrycks vid behov.

Tänk på protokollet från ett artighetsbesök.

Vid bestämd tid i lobbyn på första våningen i värdorganisationens kontor möts chefen för den ankommande delegationen, tillsammans med en tolk, av sekreterare-assistent eller assistent till chefen, en anställd på protokollavdelningen och eskorterar dem till kontoret för chefen för organisationen (om det inte finns något särskilt utrymme för att ta emot utlänningar). Chefen hälsar gästerna välkomna genom att lämna skrivbordet i mitten av kontoret. Översättaren presenterar gästen för värden.

Av tradition är gästen inbjuden att sitta i soffan i studiens gästavdelning. Detta är en hedersplats. Ägaren till kontoret tar en stol till vänster om soffan. Som ett resultat, som det passar sig etikett, sitter gästen till höger om värden. Om de båda sitter i soffan, bör gästen bjudas in att sitta på höger sida av värden. Om gästen anländer med en dam, så är damen i så fall inbjuden att sitta på den mest hedervärda platsen, till höger om värden och gästen till vänster. Översättaren sker slumpmässigt.

Framstående gäster ska inte sitta vid sitt skrivbord eller vid mötesbordets huvud. Detta arrangemang av samtalspartnerna i förhållande till varandra skapar en moralisk fördel för ägaren, atmosfären av hans dominans i kommunikation. Värd börjar samtalet. De första fraserna bör vara sekulära. Först efter detta är det möjligt att diskutera affärsfrågor relaterade till programmet.

Eftersom hälsobesöket varar högst 20-30 minuter kan sekreteraren efter 5-7 minuter servera förfriskningar: te, kaffe, läsk, godis (i en låda), kakor, frukt. Alkoholhaltiga drycker serveras inte. Naturligtvis kan alla förfriskningar, förutom te och kaffe, serveras på kaffe bord före gästernas ankomst.

I slutet av konversationen kan gästen presenteras med märkes souvenirer. Initiativet att lämna tillhör gästen. Mötets värd eskorterar den utländska kollegan till dörren till kontoret. Vidare, innan de lämnar byggnaden, eskorteras gästerna av den anställde på institutionen som träffade dem.

Förhandlingarna syftar till att hitta en acceptabel lösning på problemet som är ömsesidigt brådskande för partnerna. De kan lyckas eller misslyckas. I stor utsträckning avgörs deras framgång av hur förhandlingarna förbereds organisatoriskt och innehållsmässigt, hur deras framtida strategi och taktik utarbetas.

I det första skedet, under förberedelseperioden, analyserar båda parter problemet, deltagarnas intressen i dess lösning; en gemensam inställning och personlig ståndpunkt i förhandlingarna bildas; deras möjliga resultat bestäms. Dokument utarbetas (uttalanden, protokoll, utkast till avtal, avtal, kontrakt), översatta till förhandlingsspråket. Ett underlag sammanställs om de frågor som identifierats för diskussion. Samlad officiell information, broschyrer, press, analysmaterial om partnerföretaget. Och även om sitt eget företag i en aspekt som är intressant för förhandlarna.

Den andra etappen är själva förhandlingsförloppet.

Den tredje är en analys av de uppnådda resultaten.

Denna artikel kommer att fokusera på den organisatoriska och protokollsidan av förhandlingarna.

Genom ömsesidig överenskommelse bestäms tid, plats, förhandlingsregler. I detta fall lämnas det slutliga beslutet till den inbjudna parten. Förhandlingsplatsen kan vara den mottagande partens kontor eller ett neutralt territorium. Arbetsschemat under dagen rekommenderas inom en och en halv till två timmar. Om mer tid läggs ner, förhandlas med paus.

Mötesrummet ska vara rent, lätt och tyst. Konferensbordet ska ha lämplig konfiguration (rund, fyrkantig, rektangulär) och storlek. Uppmärksamhet ägnas åt utformningen av lokalerna. Statens flaggor (flaggor) i de deltagande länderna kan placeras på förhandlingsbordet. Enligt protokollet måste samtidigt exponerade flaggor (flaggor) i olika länder ha samma storlek och placeras på samma nivå. Hallen kan dekoreras med blommor. Anteckningsblock, pappersark, pennor, pennor läggs ut på bordet. Det är inte tänkt att lämna några dokument med papper, förutom förhandlingsrum.

Om det finns askkoppar på förhandlingsbordet kan du inte röka. I det här fallet är det nödvändigt att förbereda ett rökrum.

Allt som behövs för att registrera förhandlingarnas framsteg i enlighet med avtalet (protokoll, avskrift, ljudinspelning) bör också förberedas.

Telefoner, personsökare, mobilkommunikation under förhandlingsperioden bör inte störa arbetet. Det ska finnas en förhandlingsskylt på ytterdörren som ber dig att inte gå in. Förhandlingsmiljön ska vara lugn och konfidentiell.

Flaskor med mineralvatten, glas eller vinglas läggs på förhandlingsbordet redan före start, en eller två fler än deltagarens antal.

Under pausen serveras förfriskningar: te, kaffe, smörgåsar, frukt etc. Det är lämpligt att organisera mat i ett separat rum. Om detta inte är möjligt, tas godiset in i mötesrummet. Endast delegationscheferna betjänas personligen, resten av deltagarna tjänar sig själva. Alkoholhaltiga drycker kan erbjudas först efter att förhandlingarna har slutförts och protokoll undertecknats.

Servicen av förhandlingar av en utländsk delegation utförs endast av sekreteraren för chefen och anställda vid institutionen. Servitörer och bartendrar är inte inblandade

Värddelegation i fullständigt komplement väntar på gäster i mötesrummet. Medlemmar av delegationen, officiell status ledaren bestäms utifrån paritet. Delegationerna har lika stor auktoritet.

Efter ankomsten av gästernas delegation sker det officiella presentationsförfarandet. Delegationernas chefer byter visitkort.

För att underlätta förhandlingar upprättas en "protokollista över de närvarande" i förväg med angivande av efternamn, förnamn (för ryssar och patronym), position, arbetsplats för medlemmarna i delegationerna.

Efter att föreställningen har ägt rum inbjuder chefen för värddelegationen alla till förhandlingsbordet.

Sittplatser vid det bilaterala förhandlingsbordet som en del av delegationen kan utföras med ett av följande alternativ:

1. Delegationscheferna är placerade på de första platserna vid huvudet på det rektangulära bordet, tolkarna är vid varje sida. Nästa vid bordet är ställföreträdare och medlemmar i delegationerna i enlighet med deras officiella rang (i fallande ordning).

2. Delegationschefer tar plats i centrum rektangulärt bord framför varandra. Till höger om var och en av dem finns ersättare, till vänster - översättare. Resten av medlemmarna i delegationen tar plats på höger och vänster sida i enlighet med deras officiella rang.

3. Delegationerna ligger bakom runt bord enligt schemat med alternativ nr 2.

Om bilaterala förhandlingar äger rum "ansikte mot ansikte" mellan "kontorsmästaren" och huvudgästen, kan protokollet enligt "Courtesy Visit" -schemat användas för sittplatser. Det andra alternativet är

"Skåpets ägare" erbjuder att förhandla vid ett speciellt bord och uppmanar gästen att sitta mittemot.

Några frågor angående reglerna förhandlarnas beteende.

Förhandlingar äger rum underlagt reglerna för underordning. Enligt protokollet bedrivs förhandlingarna av delegationscheferna. Resten av delegationens medlemmar går in i konversationen endast på inbjudan av deras ledare.

Närvarodisciplinen följs strikt: det är inte vanligt att lämna mötesrummet, förutom i fall som rör behovet av medicinsk hjälp.

Vid affärsbehov kan delegationen begära paus i möte.

För att framgångsrikt gå vidare på förhandlingsvägen måste delegationens medlemmar inte bara ha yrkeskunskaper och förhandlingskunskaper utan också ha seriös utbildning inom företagskommunikation, känna till principerna, normerna och reglerna affärsetikett... Dess huvudsakliga principer inkluderar: principen om respekt för individens värdighet, principen om ändamålsenlighet, handlingens princip, estetismens princip, respekten för andra människors traditioner och seder.

Förhandlare måste förstå situationen för kommunikation, hitta den mest acceptabla beteendelinjen. Äga reglerna för taletikett - att ta till sig och locka uppmärksamhet, hälsningar, enighet och oenighet, godkännande och ogillande, göra ett förslag, en ursäkt, en komplimang. Till användning

grammatiska och lexikaliska normer som tillåter förhandlingar i diplomatisk form.

Du måste övervaka innehållet och formen av ditt tal, med hänsyn till kommunikation genom en tolk: tala tydligt, formulera en tanke korrekt, var lakonisk. Det är viktigt att lyssna och höra samtalspartnern. Fasthet i att försvara ditt företags och organisations intressen måste kombineras med respekt för partnerns positioner och behov.

Du måste ha rätt, det vill säga att styras av normerna för "anständigt" beteende i alla, inklusive akuta, konfliktfall. Det är nödvändigt att kontrollera dina rörelser, gester, ansiktsuttryck och tolka samtalspersonernas reaktion på lämpligt sätt.

Etikett, i kraft av sin normativitet, ställer strikta krav på stilen för självpresentation av förhandlare, inklusive affärsstil sina kläder att förhandla om.

"___" ______________ 0000

Stanna kvar hos den tyska delegationen för fyra personer som anländer till JSC "Interkaontinet" för att lösa frågor om ömsesidigt samarbete

Delegationssammansättning: Hermann von Begr - VD för företaget "Orient"

Erich Kramer - chef för externa relationer,

Fritz Wolf - Inköpschef,

Helga Rediger är översättare.

Vistelse - 00 dagar.

Ansvarig för mottagandet av delegationen - Alexander Sidorov

Internationella förhandlingar. Testa. Spjälsängar / delegation vistelse program

Delegationsstoppsprogram

Innan en utländsk delegation anländer måste värdlandet utveckla två program för sin vistelse i landet:

Allmänt program för gäster;

Ett detaljerat program som innehåller de tekniska detaljer som värden kräver, intressenter och organisationer.

Allmänt program innehåller information om följande frågor.

1. Delegationsmöte.

2. Affärsdel av programmet (förhandlingar, möten, samtal).

3. Mottagningar (frukost, lunch, etc.).

4. Kulturprogram.

5. Resa runt i landet.

6. Att se bort från delegationen.

Rörande detaljerat program, sedan i det, för att undvika störningar och överlappningar, är det nödvändigt att reflektera allt organisatoriska frågor relaterade till mottagandet av en utländsk delegation. Så i synnerhet delegationens möte kräver att värdsidan utarbetar sådana frågor som:

Personlig sammansättning av hälsarna;

Deltagande (vid behov) av representanter för press, radio, tv;

Boende på hotell osv.

Att möta delegationen på flygplatsen (tågstationen) öppnar besöket. Protokollet från mötet föreskriver att ett antal regler ska följas.

Delegationen bör gå till mötet i sammansättningen som motsvarar de ankommande gästernas status. Men protokollet tillåter hans ställföreträdare att delta i mötesförfarandet istället för den första personen. Huvudhälsaren åtföljs av 2-3 medlemmar i värddelegationen, inklusive en tolk. I detta fall bör antalet hälsare inte överstiga antalet gäster.

Därefter introducerar huvudhälsaren de personer som följer med honom i enlighet med deras officiella ställning. Men om de inkluderar kvinnor introducerar han dem först. Chefen för den utländska delegationen nämner hans följeslagare. Blommor presenteras för damerna. Efter ett kort förfarande med ömsesidiga hälsningar går gästerna, tillsammans med hälsarna i bilar, till hotellet. Huvudgästen och huvudhälsaren sätter sig i den första bilen. Enligt protokollet är den mest hedervärda platsen i baksätet till höger. Denna plats är avsedd för huvudgästen. Den andra hedersplatsen är baksätet till vänster.

Tolken tar plats i framsätet bredvid föraren. Om en personbil används vid mötet och en medlem av den ryska delegationen som möter samma rang som gästen kör, uppmanar han gästen att sitta bredvid honom. I denna version anses denna plats vara den mest hedervärdiga.

När delegationen anländer till hotellet måste allt förberedas av organisationens personal (protokollavdelning, angelägenhetsavdelning, sekreterare-assistent). Om delegationschefen anländer med sin make, måste värden tillhandahålla ett särskilt program eller separata evenemang i det allmänna programmet för gästens make och makarna till de personer som följer med honom. Det finns också externa (för en utländsk delegation) och interna program. I extern programmet har inte personer som är ansvariga för att ta emot, följa med och hålla evenemang. I inre programmet specificerar: datum, plats, händelse, dess syfte, villkor, medföljande, ansvarig för händelsen. Det interna programmet godkänns av chefen för värdorganisationen.

När programmet utarbetas bör värdorganisationens uppmärksamhet fokuseras på huvudsyftet med besöket (förhandlingar, möten, samtal, etc.). Det viktigaste i programmet är dess balans. Å ena sidan måste den tillfredsställa yrkesintressen delegationer, å andra sidan, bör den också vara av allmän utbildningskaraktär. Korrigering av programmet är möjligt, men i undantagsfall och i det minsta beloppet.

För gäster som kommer till förhandlingar, var noga med att planera underhållningsprogram- besöka teatrar, konserter, restauranger (anordna en bankett), sightseeing etc. I ett främmande land är värdarna inbjudna. På sitt eget sätt är han initiativtagare till förhandlingar. Brist på inbjudningar innebär vanligtvis en antydan om förlust av intresse för din partner. Som regel betalar den som bjuder in, med undantag för Tyskland. Det är nödvändigt att klargöra vem som betalar, eftersom det kan visa sig att det antas att var och en är för sig själv.

I ett antal europeiska länder är det vanligt att en affärslunch går vidare till de frågor som är föremål för förhandlingar först efter kaffe. I Frankrike vid middagen ska man prata om konst, i England - om sport, etc. Dessa ritualer har en sund psykologisk grund: efter mättnad är deltagarna på ett självbelåtet humör och det är lättare för dem att förhandla. Kaffe aktiverar också mental aktivitet.

Programmet för besök av partnerföretagets utländska delegation

Den kommande sidan är den tyska språkskolan. Denna språkskola är privat organisation, engagerad i att undervisa kunder främmande språk. Delegationen består av språkskolans direktör och två lärare. Regissör - Maria Berger. Lärare av engelska språket- Ingrid Holmann, tysklärare (överlärare) - Uta Maer.

Värd är en främmande språkstudio i Vologda, vars verksamhetsområde är att undervisa i främmande språk. Direktör för språkstudion - Popova Anna Vladimirovna.

Syftet med besöket är att utbyta pedagogisk erfarenhet av språkundervisning, bekanta sig med rysk kultur, sedvänjor, öva ett främmande språk.

Datum för besöket: 2013-02-01 - 2013-04-02.

16:00 Delegationsmöte på stationen. Ansvarig för mötet är direktören för värdlandet Popova Anna Vladimirovna.

16:00 - 16:30 ledsagning av delegationen till Atrium -hotellet.

17:00 - 18:00 registrering av delegationen på hotellet, boende på hotellrummen. Ansvarig - lärar -översättare Yulia Borisovna Smirnova.

18.00 - 19.00 middag på hotellets restaurang. Ansvarig - lärar -översättare Yulia Borisovna Smirnova.

10:00 möte med delegationen på hotellet. Frukost på hotellets restaurang. Ansvarig - lärar -översättare Yulia Borisovna Smirnova.

11:00 Besök av delegationen i språkstudion. Ansvarig för mötet är kontorschef för språkstudion Anastasia Leonidovna Sorokina.

11:30 eller 11:45 Start av en promenad runt staden. Ansvarig för rutten och historien om staden för läraren i engelska Voronova Natalya Yurievna. Ansvarig för översättning - lärare -översättare Yulia Borisovna Smirnova.

13:00 Ledsagning av delegationen för lunch. Lunchplats - Krasny Most restaurang. Ansvarig - lärar -översättare Yulia Borisovna Smirnova.

14.00 till 16.00 och ger gästerna vila. Gästerna eskorteras till hotellet. Ansvarig - lärar -översättare Yulia Borisovna Smirnova.

16.00-16.30 medföljande gäster till språkstudion. Ansvarig - lärar -översättare Yulia Borisovna Smirnova.

17:00 ett seminarium om metoder för undervisning av främmande språk. Ansvarig för att organisera workshopen för seminariet är kontorschef för språkstudion Anastasia Leonidovna Sorokina. Ansvarig för seminariet - lärare i engelska Kostina Ekaterina Nikolaevna.

19:00 teparty med studiostudenter i en informell miljö. Ansvarig - lärar -översättare Yulia Borisovna Smirnova.

20:00 eskorteras den utländska delegationen till hotellet. Ansvarig - lärar -översättare Yulia Borisovna Smirnova.

20:30 middag på hotellets restaurang på begäran av delegationsrepresentanterna. Ansvarig - lärar -översättare Yulia Borisovna Smirnova.

11:00 kulturprogram... Besök i Vologda Kreml, spetsmuseet. Ansvarig för att organisera utflykter på museer - lärare i engelska Voronova Natalya Yurievna. Ansvarig för översättning - lärare -översättare Yulia Borisovna Smirnova.

12:00 lunch. Eskort av den utländska delegationen till restaurangen Red Bridge. Ansvarig - lärar -översättare Yulia Borisovna Smirnova.

13: 00-15: 30 eskorterar gäster till hotellet. Ger ledig tid. Resten. Ansvarig - lärar -översättare Yulia Borisovna Smirnova.

15: 30-16: 00 ackompanjemang av gäster med en språkstudio för att genomföra demolektioner. Ansvarig - lärar -översättare Yulia Borisovna Smirnova.

16:15 genomför en öppen demolektion i studion av läraren i värdstudion. Ansvarig för förberedelsen av studien, placering av studenter, lärare och gäster i studion - kontorschef Sorokina Anastasia Leonidovna. Ansvarig för att genomföra lektionen är läraren i det tyska språket Severova Maria Nikolaevna. Lektionstiden är 45 minuter.

17:15 genomför en öppen demolektion av en av utländska delegationens lärare. Engelsklärare som ansvarar för lektionen

18:00 - 18:30 ledsagning av delegationen från hotellet. Ansvarig - lärar -översättare Yulia Borisovna Smirnova.

19:00 middag på hotellets restaurang. Ansvarig - lärar -översättare Yulia Borisovna Smirnova.

11: 00-11: 30 eskortering av delegationen till språkstudion. Ansvarig - lärar -översättare Yulia Borisovna Smirnova.

11:30 seminarium för att diskutera lärdomarna. Ansvarig för förberedelsen av studien och placering av lärare och gäster i studion - kontorschef Sorokina Anastasia Leonidovna. Ansvarig för seminariet - lärare i engelska Kostina Ekaterina Nikolaevna. Seminariets längd är 2 timmar 30 minuter.

14:00 eskortering av delegationen till restaurangen Red Bridge för lunch. Ansvarig - lärar -översättare Yulia Borisovna Smirnova.

15:00 eskort av delegationen till hotellet. Ansvarig - lärar -översättare Yulia Borisovna Smirnova.

17:00 utcheckning från hotellet och eskortering av delegationen till stationen. Ansvarig - lärar -översättare Yulia Borisovna Smirnova.

Delegationen hälsas av den person som är ansvarig för att träffa den ankommande parten, direktören för språkstudion i Vologda, som undertecknade inbjudan, och översättar-läraren Julia Borisovna Smirnova. Översättaren-läraren väljs av regissören bland lärarna i studion som talar tyska. När du kliver in i bilen sitter direktören för den tyska studion först till höger i färdriktningen (den första hedersplatsen), den äldre läraren ska sitta till vänster (den andra hedersplatsen), den yngre läraren bör sitta i mitten för att inte störa personen som sitter på hedersplatsen när han lämnar ... Direktören för värdlandet sitter bakom ratten och en läraröversättare bredvid honom. Delegationen förs till ett hotell eller till en annan plats där det beslutades att placera dem.

Den som ansvarar för middagen kommer att ta reda på i förväg från den ankommande festen vad de föredrar och komma överens om lämplig meny med restaurangens ledning.

Frukostansvarige kommer att fråga den anländande i förväg vad de föredrar och komma överens om lämplig meny med restaurangens ledning.

Ansvarig för delegationens besök förbereder kontorschefen för språkstudion Sorokina Anastasia Leonidovna ett kontor för att möta delegationen och tillhandahåller direktören för studion Popova Anna Vladimirovna programmet för gästers vistelse. Vid mötet deltog läraröversättaren Julia Borisovna Smirnova, lärare i engelska Natalya Yuryevna Voronova och Ekaterina Nikolaevna Kostina, tysklärarna Maria Nikolaevna Severova, samt den spanska språkläraren Igor Alekseevich Menshikov. Under ett besök i språkstudion informerar värdpartiets direktör gästerna om vistelseprogrammet, dess viktigaste punkter, introducerar nödvändiga ändringar på begäran av gästerna finns det en bekantskap med lärarna i studion. Varaktighet 30-45 minuter, vid ett specialdesignat bord. På bordet finns frukt, vatten, om någon röker - cigaretter, efter 15 minuters samtal serveras te eller kaffe.

När du går runt i staden kommer du att bekanta dig med stadens främsta sevärdheter och kultur. Varaktigheten är ungefär en timme. Läraren i det engelska språket Voronova Natalya Yuryevna utses som ansvarig för promenaden, som förbereder ruttens program i förväg (före delegationens ankomst), presenterar det för gästerna och korrigerar det, efter önskemål från den ankommande parten . Dessutom åtföljs delegationen av en läraröversättare, Julia Borisovna Smirnova, för att undvika missförstånd om det ryska språket. Promenaden runt staden är 1 timme. Under promenaden besöker gästerna stadens vall, Kreml -torget, monumentet till V.I. Lenin, det centrala torget och den eviga lågan. Därefter går gästerna till gångbroen till monumentet över den första lyktan. Under promenaden berättar engelskläraren Natalya Yurievna Voronova om Vologda och Vologdas invånares sevärdheter, historia och liv.

Efter promenaden eskorteras delegationen till en restaurang. Den som ansvarar för lunch kommer att ta reda på det som anländer i förväg vad de föredrar och komma överens om lämplig meny med restaurangens ledning. Detta tar inte bara hänsyn till menyn, utan också servicenivån i restaurangen, dukning. Eskorten ska hjälpa gästerna att enkelt hitta sin plats. Om det finns män hjälper de kvinnor att sätta sig innan de sätter sig. Det är nödvändigt att sitta på en stol så att det är bekvämt att äta, vila och samtidigt inte störa dem som sitter bredvid dem. I det här fallet måste du behålla din hållning, inte falla sönder och inte slinka. Kroppen från bordskanten är bredden på fyra vikta fingrar. Innan du äter är händerna på knäna, och medan du äter pressas de något mot kroppen. Du kan bara luta dig mot bordet med dina handleder. En servett utformad för att skydda och torka av läpparna, vikta på mitten, läggs på knäna. Initiativet att avsluta måltiden tillhör gästerna. Lunchen varar en eller en och en halv timme. Frukost och middag serveras på hotellet.

Genomför ett seminarium. Seminariets ämne och de frågor som ska diskuteras är i förväg. Seminarierummet måste vara rent och väl ventilerat. Det borde finnas flaskor med mineralvatten på bordet. Om delegationens första personer inte röker, är det bättre att avstå från att röka. Te eller kaffe kan serveras under workshopen. När gästerna kommer in på kontoret visar språkstudioens direktör dem sina platser i andra änden av bordet, och namnskyltar kan också läggas på bordet så att det inte blir några problem med sittplatser för gäster och seminariedeltagare. Seminariets längd är 1 timme 30 minuter.

Efter seminariet hålls te med studenterna i studion i en informell miljö. Eleverna ges möjlighet att kommunicera med utländska gäster, ställa sina frågor. Konversationen äger rum den främmande språk, vilket också bidrar till övningen av talspråket på målspråket. Både studenterna i studion och representanterna för delegationen behöver lära känna varandra, eftersom nästa dag kommer det att finnas demolektioner.

Under demolektionen är lärare i språkstudion i Vologda, medlemmar i en utländsk delegation, studionens lärare och dess direktör närvarande vid lektionen som observatörer. Detsamma händer när en lärare i en utländsk delegation genomför den andra demolektionen. Ämnena för dessa två lektioner diskuteras i förväg, så att både värd och gäster i studion enkelt kan förbereda sig för lektionerna.

Under seminariet identifieras misstag, kommentarer görs och erfarenheter utbyts. Seminariet hålls i en informell atmosfär, te, kaffe, mineralvatten serveras. Under den andra delen av seminariet sammanfattas resultaten av hela perioden av delegationens vistelse, tacksamhet uttrycks för besöket, för metodisk hjälp och råd som ges, presenter med logotyper för värdspråkstudion presenteras (olika brevpapper: en uppsättning pennor, anteckningsblock), souvenirer med nationella logotyper, överenskommelse om vidare samarbete och erfarenhetsutbyte.

Den utländska delegationen åtföljs till stationen av läraröversättaren Yulia Borisovna Smirnova och direktören för det mottagande partiet Anna Vladimirovna Popova.

1. Boka ett hotell eller förbereda en bostad för delegationen

2. Bestämning av matställen

3. Den personliga sammansättningen av dem som träffas på flygplatsen eller tågstationen

4. Hjälp att passera gränskontrollen

5. Mottagning och leverans av bagage, transport

6. Assistans vid hotellboende

7. Översättarnas arbete m.m.

8. Besök på ambassaden eller konsulatet (med ömsesidig överenskommelse mellan parterna; nivån på den inbjudna diplomatiska representanten måste korreleras med delegationens nivå).

Rättigheter och skyldigheter för medlemmar av utländska delegationer i Republiken Vitryssland regleras av följande huvud dokument:

· Republiken Vitrysslands lag "Om utländska medborgares rättsliga ställning i Republiken Vitryssland" nr 2339 - XII daterad 3 juni 1993.

· Regler för vistelse för utländska medborgare och statslösa personer i Republiken Vitryssland, godkända av resolutionen från ministerrådet i Vitryssland nr 1654 av den 25 oktober 1999.

· Föreskrifter om utvisning av utländska medborgare och statslösa personer i Republiken Vitryssland, godkända av resolutionen från ministerrådet i Vitryssland nr 1653 av den 25 oktober 1999.

40. Hälsningar och adresser som antagits i protokollspraxis, deras roll för att stärka affärsrelationerna.

Överklagandeformer antagna i olika länder, bestäms av nationella traditioner och kulturella egenskaper. Men det finns universella regler som kan följas i internationell kommunikation. När man hänvisar till personer som har statlig status, militär rang, diplomatisk rang eller akademisk examen, i de flesta länder gör de utan att nämna namnet: "Herr minister", "Herr ambassadör", "Herr borgmästare" "Herr överste", etc. Endast i Tyskland, i ett sådant fall , efternamnet läggs till, till exempel "Gospoin Dr. Brown". Det finns en underbar regel i etiketten: när han hänvisar till en tjänsteman brukar han, som det var, främjas. Så, överstelöjtnanten kallas "herr överste", biträdande ministern kallas "herr minister", sändebudet kallas "herr ambassadör".

Det är att föredra att kontakta kvinnor med makens namn. För svåra att uttala namn kan du använda den internationella formen "fru". Människor i samma ålder och position (särskilt kvinnor) använder vanligtvis inte adressen "fru" i förhållande till varandra, eftersom detta indikerar att talaren medvetet sätter sig under den som han vänder sig till. Samma regel gäller överklagandet "herr". Detta överklagande används i relation till kända personer som har en särskild position i samhället för att undvika att deras officiella titlar och led upprepas ofta. Sir Elton John heter av pressen och drottningen av Storbritanniens sångare Elton John.

Det är vanligt att européer och amerikaner förenklar personliga relationer med utlänningar genom att byta till en vänlig adress: "vän Helmut", "vän Boris", etc. Detta utelämnas dock endast genom ömsesidigt samtycke och med hänsyn till partnerns officiella status.

Etiketten för interpersonell kommunikation förutsätter också kunskap och korrekt användning av titlar när man vänder sig till höga personer. ( Tabell 4)

Mottagning av gäster är alltid besvärande. Speciellt om gästerna är seriösa affärsmän, potentiella affärspartners. Och mycket beror på mottagningen de kommer att få.

Syftet med besöket av företrädare för andra företag kan vara att förtydliga möjligheterna att knyta kontakter. förhandlingar; undertecknande av dokument; anordnande av seminarier, mässor, utställningar etc.

Syftet med delegationens besök, dess personliga sammansättning och representationsnivå, ur protokollets synvinkel, är de viktigaste punkterna som bestämmer delegationens nivå och särdragen i dess mottagande. Med andra ord beror formen på att ta emot en delegation på syftet med delegationens besök och dess chefs status.

Utveckling av ett vistelseprogram. Innan en utländsk delegation anländer måste värdlandet utveckla två program för sin vistelse i landet:

Allmänt program för gäster;

Ett detaljerat program som innehåller de tekniska detaljer som krävs av värden, intressenter och organisationer.

Det allmänna programmet innehåller information om följande frågor:

1. Delegationsmöte.

2. Affärsdel av programmet (förhandlingar, möten, samtal).

3. Mottagningar (frukost, lunch, etc.).

4. Kulturprogram.

5. Resa runt i landet.

6. Att se bort från delegationen.

När det gäller detaljprogrammet, för att undvika störningar och överlappningar, är det nödvändigt att återspegla alla organisatoriska aspekter relaterade till mottagandet av en utländsk delegation. Delegationens möte kräver att värdsidan först och främst utarbetar sådana frågor som:

Personlig sammansättning av hälsarna;

Deltagande (vid behov) av representanter för press, radio, tv;

Presentation av blommor;

Välkomsttal;

Tillhandahållande av transport;

Boende på hotell osv.

Varje punkt i detaljprogrammet kräver detaljerad utarbetning med obligatorisk angivelse av de ansvariga utförarna.

Om delegationens chef bor hos sin make, måste värden tillhandahålla ett särskilt program eller separata evenemang i det allmänna programmet för gästens make och makarna till de personer som följer med honom.

Vid utvecklingen av programmet bör man komma ihåg att trots besökets affärsmässiga karaktär är det under delegationens besök vanligt att organisera informella möten både av värdar och gäster. Det första sådana mötet organiseras alltid av värden.

När du organiserar ett möte i en restaurang måste du välja ett bord som ligger långt från orkestern, entrédörrar, kontorsutrymmen.

För att gästerna ska kunna dra nytta av möjligheten att organisera ett återkommande möte för din delegation är det nödvändigt att boka in en ledig kväll i programmet.

I programmet för varje dag måste du lämna fritid för lunch och personliga angelägenheter.

Delegationer som anländer till ett kort besök på två till tre dagar serveras bäst inom arbetsvecka, men inte på lördagar och söndagar, annars är det nödvändigt att tillhandahålla ett program för helger.

Kvällspromenader i västra huvudstäder är vanligtvis trevliga, vilket inte alltid är fallet med promenader i våra städer. Därför är det lämpligt att tänka på vad du ska göra med dem på kvällarna när du bjuder in utlänningar till din stad.

Samtidigt, när programmet utarbetas, bör värdorganisationens uppmärksamhet naturligtvis fokuseras på huvudsyftet med delegationens besök. Det viktigaste i programmet är dess balans. Å ena sidan bör den tillgodose delegationens yrkesintressen, och å andra sidan bör den vara av pedagogisk karaktär.

Delegationsmöte. Så, programmet är utarbetat, det är dags att träffa delegationen. Även här bör man komma ihåg behovet av att följa vissa protokollregler.

Chefen för den välkomnande delegationen måste i status motsvara chefen för den besökande delegationen. Med andra ord, om företagets chef kommer, måste chefen för värdföretaget träffa honom i enlighet därmed.

Chefen för värddelegationen anländer vanligtvis till mötet tillsammans med 2-3 personer. Om gästen åtföljs av en make, måste chefen för värdföretaget vara med sin make.

Chefen för värddelegationen introduceras först, sedan introducerar han maken.

Den andra presenterar gästen - delegationens chef - och presenterar sin make.

Chefen för värddelegationen introducerar sedan sina anställda - delegationens medlemmar - i enlighet med status (fallande). Om det finns damer bland hälsarna, introduceras de först.

Chefen för den ankommande delegationen presenterar sedan sina kollegor på samma sätt.

Huvudet i värdlandet möter delegationen på flygplatsen eller tågstationen och överlämnar blommor till alla damer som ingår i delegationen (blommor måste förpackas i cellofan).

Det är uppenbart att ett varmt välkomnande - viktigt element i relationer mellan människor, vilket bidrar till att skapa en vänlig atmosfär i arbetet. Därför ska gästerna mötas, hälsas på en galamottagning och ledas av företagets chef. Resten av tiden kan gästerna upptas av andra anställda i företaget.

Så, efter ömsesidiga introduktioner och hälsningar, sitter värdarna och gästerna i sina bilar och går till hotellet där rummen är bokade. I internationell protokollspraxis är platser i bilar indelade i hedervärda och mindre hedervärda (bild 2).

Ris. 2. Placera passagerare i bilen

3 - översättare

Den första hedersplatsen anses vara baksätet till höger i fordonets färdriktning. Maskinen matas med höger dörr mot trottoaren. Den första som sitter och går ut är passageraren i den mest hedervärda sätet.

Om gästen anländer med sin make ser passagerarnas arrangemang annorlunda ut (bild 3).

Ris. 3. Boende i bilarna från delegationen som anländer med makarna

1 - chef för en utländsk delegation; 2 - chefen för mötesdelegationen;

3 - översättare; 1 * - make till chefen för den utländska delegationen; 2 * - make till chefen för vår delegation; 3 * - översättare.

Flersitsiga fordon antar också ett märkligt arrangemang av passagerare (fig. 4).

Ris. 4. Placera passagerare i en bil med flera sittplatser

Om ytterligare en passagerare behöver rymmas i bilen erbjuds han att ta plats mellan två passagerare som äger hedersplatser (fig. 5).

Ris. fem. Placering av den tredje passageraren i bilen

I en bänkstolsmaskin med fällbara säten fördelas sätena som visas i fig. 6.

När du går till någon ceremoni i en bil är det i regel bara baksätet som är upptaget. Om en annan passagerare sätter sig in i bilen, tar han antingen ett fällbart säte eller en plats mellan två ärade personer, för att inte störa personen som sitter på hedersplatsen under rörelse och när han lämnar (fig. 7).

Ris. 6. Fig. 7.

Passagerarnas läge vid mottagningar

Om förhållandena inte tillåter att köra bilen med höger sida till trottoaren går passagerarna in genom den vänstra dörren. Vid ankomsten parkeras bilen på ett sådant sätt att du kan gå ut från höger sida.

I händelse av att en taxi används som transport anses inbjudan till hedersgästen att sitta i framsätet bredvid föraren som ett brott mot protokollet. Om en personbil används som transport och föraren är en mötesmedlem i delegationen, kommer platsen bredvid honom att vara den mest hedervärda platsen för gästerna. Innan gäster kliver in i bilen eller vill kliva ur den måste bildörren öppnas och sedan stängas. Denna plikt kan utföras av medlemmarna i mötesdelegationen (liksom föraren, översättaren, en av de medföljande personerna).

När du bokar hotellrum för gäster bör du i förväg fråga hur många män som förväntas, hur många kvinnor och om det finns gifta par bland dem. Det är också nödvändigt att på förhand besluta frågan om vem som ska betala för rummen - den inbjudande festen eller gästerna. Detta gäller även för köp av biljetter till nöjesställen, om hotellet har den här typen av tjänster.

Nu, som artiga värdar, måste du se till att gästerna ryms som planerat. Hur kan du göra detta på det mest taktfulla sättet?

Det är oartigt att lämna gäster vid ingången till hotellet - trots allt kan de ha några frågor under pappersarbetet.

Att eskortera gäster till sina rum är också obekvämt, därför att du tvingar gästvänliga människor att bjuda in dig på en kopp te eller kaffe, och de det här ögonblicket helt oförberedd.

Det bästa sättet är att säga adjö till gäster i hotellets lobby genom att ordna ett artighetsbesök (protokollbesök) med dem.

Ett artigt besök hos värden. Innan affärsdelen av besöket påbörjas betalar hedersgästen (chefen för den ankommande delegationen) ett artigt besök hos värden. Detta besök är en slags ömsesidig gest av artighet av den ankommande gästen. Behovet av ett protokollbesök förklaras av det faktum att delegationscheferna återigen måste förtydliga vistelseprogrammet och göra eventuella justeringar av det.

Den sista rätten att välja en specifik tid och plats för mötet ges till gästerna. Vanligtvis äger dessa möten rum i värdorganisationens lokaler.

Vid bestämd tid möts gästen i lobbyn av sekreteraren eller assistenten, som tar honom till chefen för institutionen. Ledningen för själva värdorganisationen kan möta gäster endast i undantagsfall, när särskilt hedrade gäster anländer.

På huvudkontoret är det lämpligt att ha särskilt utsedda platser för att ta emot gäster: en soffa och mjuka fåtöljer runt ett soffbord. En soffa anses vara en hedersplats för en gäst. Värden sitter i en stol på soffans vänstra sida, så att gästen är till höger. Om gästen och värden sätter sig ner i soffan tillsammans, bör gästen igen vara värdens högra hand (fig. 8).

Ris. åtta. Sittregler för gästen och värden på kontoret

Gästen sätter sig ner först efter att chefen för värdorganisationen (ägaren till kontoret) har satt sig ner. Om gästen anländer med en dam, bör den mest hedervärda platsen till höger om studieägaren ges till damen, och den andra hedersplatsen - till vänster om ägaren av studien - till gästen. Du bör inte ta emot gäster som sitter vid ett skrivbord eller vid bordets huvud, liksom att sitta gäster framför fönster som har utsikt över gatans solsida. Detta skapar en atmosfär av viss ojämlikhet mellan parterna och kan betraktas som en manifestation av respektlöshet.

Eftersom ett protokollbesök varar 20-30 minuter kan godis serveras på 5-7 minuter: te, kaffe, frukt, godis, kakor etc. Alkoholhaltiga drycker serveras inte.

Initiativtagaren till konversationen tillhör värden.

När de ska lämna receptionen bestämmer gästerna. En lång paus i konversationen kan också fungera som ett tecken på publikens slut. Efter slutet av besöket kommer värdfesten att eskortera gästerna till korridoren, hissen eller trappan. Deras nästa möte kommer att äga rum vid förhandlingsbordet.

Protokollsregler för förhandlingar. Ett affärsprotokoll är en uppsättning regler och traditioner som styr hur formella förfaranden genomförs.

Förhandlingar behövs först och främst för att diskutera ett problem av ömsesidigt intresse med en partner och fatta ett ömsesidigt fördelaktigt beslut. När man förbereder och genomför förhandlingar finns det hela linjen problem av protokollskaraktär, på vilken den korrekta lösningen är såväl såväl det framgångsrika förhandlingsförloppet i sig som framtiden för de avtal som antagits om dem i stor utsträckning.

Förhandlingsprocessen är känd för att ha tre huvudfaser:

Förberedelser för förhandlingar;

Förhandlingsprocess;

Analys av förhandlingsresultaten och genomförandet av de uppnådda överenskommelserna.

Behovet av att lösa protokollfrågor uppstår huvudsakligen i det första stadiet - under förberedelserna för förhandlingar, när en delegation bildas, platsen och tidpunkten för förhandlingarna bestäms, de nödvändiga lokalerna förbereds osv.

Delegationsbildning innebär att bestämma antalet medlemmar och personal och utnämning av en delegationschef. Företagets ledning upprättar listor över anställda vid institutionen som kommer att delta i förhandlingar och föra förhandlingar. Dessa anställda kommer att bli medlemmar i delegationen. När de bildar en delegation vid bilaterala förhandlingar går de som regel ut från principen om ungefärlig jämlikhet mellan deras numeriska styrka. Likhetsprincipen iakttas också på förhandlingsnivå.

Språket på vilket förhandlingar planeras bestäms efter överenskommelse mellan parterna. Det kan vara språket för antingen en av parterna eller en tredje part.

Bestämning av platsen och tidpunkten för förhandlingarna. Plats och tid för möten bestäms efter ömsesidig överenskommelse mellan deltagarna. Samtidigt bör ingen av parterna ålägga den andra parten sina förslag om platsen och tidpunkten för mötet. Detta gäller särskilt mötets initiativtagare: även om han kan informera om en lämplig tid och plats för mötet, måste det slutliga beslutet i denna fråga lämnas till den inbjudna parten.

I händelse av att förhandlingstiden ändras eller skjuts upp till andra dagar är det nödvändigt att informera alla deltagare i förhandlingarna om detta.

Mötesplatsen kan vara Endast personal en av deltagarna eller neutralt territorium.

Det är lämpligt att diskutera ämnet för mötet i förväg, så att parterna kan förbereda, välja och studera Nödvändiga dokument etc.

Möten, särskilt med officiella representanter, bör helst hållas i särskilt förberedda rum. Det ska inte finnas några onödiga dokument på borden. De kan innehålla anteckningsblock, pennor, tändstickor, cigaretter, askkoppar (om rökning är tillåten i detta rum), flaskor med mineralvatten och vinglas (alltid upp och ner). Flaskor placeras i grupper längs bordets längd. Om inte Mineral vatten- lägg karafferna med kokt vatten, men se till att lägga isbitar där. Blommor i låga vaser kan finnas på borden. Beroende på bordets form placeras de i mitten eller vid bordets kanter. Enligt vår nuvarande regel rekommenderas inte användning av alkoholhaltiga drycker "på vårt territorium". Om ett möte hålls med utlänningar och du erbjuds en drink kan du inte vägra, och det finns ingen anledning: utlänningar kommer aldrig att erbjuda att "dricka till botten". Te eller kaffe kan serveras under samtalet. Detta måste tas om hand. De ska serveras vackert. Det är nödvändigt att ha ett par uppsättningar för återförsäljaren. Först och främst måste du fråga damerna vad de ska dricka och servera damerna, oavsett deras status i delegationen (stenograf, översättare). Det finns ingen anledning att ge en generös behandling under samtalet - det kommer att finnas en mottagning för detta. Det är nödvändigt att se till att klockan är i ledarnas synfält, eftersom det inte rekommenderas att titta direkt på klockan. Som en sista utväg kan du ta bort klockan och lägga den bredvid dig. Den maximala samtalstiden är 2,5 timmar. Du kan inte dra ut konversationen - det är bättre att dela upp den i etapper.

De som möter en utländsk delegation vid ingången eller i företagets lobby får inte vara medlem i värddelegationen. Denna roll kan spelas av en anställd på protokollavdelningen, en institutionssekreterare, etc. Han eskorterar delegationen till lokalerna där förhandlingarna kommer att äga rum. Hela värddelegationen måste vara närvarande i detta rum.

Om förhandlingar pågår under en längre tid, kan du under pausen servera en godbit: te, kaffe, smörgåsar, frukt, etc. Det är lämpligt att behandla gäster i ett separat rum. I avsaknad av en sådan möjlighet serveras godiset i rummet där förhandlingarna äger rum. Godis serveras personligen endast till delegationschefer.

Deltagarna sitter vid förhandlingsbordet i enlighet med allmänt accepterade regler och med hänsyn tagen till deltagarnas led och officiella status. Det finns flera alternativ för sittplatser vid förhandlingsbordet. Delegationschefer kan sitta vid bordets huvud (översättare - på sidan), sedan sitter resten av delegationsmedlemmarna vid bordet i enlighet med deras officiella ståndpunkt (bild 9).

GD Andra medlemmar i delegationen (efter rang)

Ris. nio. Sittplats för delegationen vid förhandlingsbordet

GD - chef för delegationen; P - översättare

Den andra varianten av sittplatser används oftare: delegationscheferna sitter i mitten av bordet, mittemot varandra, det finns översättare bredvid dem, och sedan ligger delegationens medlemmar vid bordet i enlighet med deras tjänsteman läge (bild 10).

Medlemmar av GD -delegationen Delegationsmedlemmar

Medlemmar av delegationen P GD Medlemmar av delegationen

Ris. 10. Sittplats vid bordet för medlemmarna i delegationen

Om tre eller flera parter deltar i förhandlingarna, så sitter de på medsols alfabetet runt ett runt eller rektangulärt bord. Presidenter turas om (alfabetiskt) eller ägaren presiderar vid det första mötet, och sedan företagets chefer (alfabetiskt).

Slutligen är ett annat sittplatsalternativ när endast delegationscheferna sitter vid bordet, följt av resten av delegationerna. I detta fall används ett munkformat bord, eftersom det är många parter inblandade, och det är omöjligt för alla att sitta vid ett vanligt runt bord (bild 11).

Medlemmar i delegationerna

Medlemmar av delegationer Medlemmar av delegationer

Ris. elva. Plats för delegationens medlemmar vid det runda bordet

Konversation.

Konversationens effektivitet beror på stilen i dess uppförande, innehållet i frågorna, ordningen och riktigheten av deras formulering. Även om flera personer kan delta i förhandlingar på båda sidor, bör samtalet som regel vara mellan ledarna. Det är oacceptabelt om ledaren avbryts av sina kollegor under förhandlingarna. Naturligtvis kan han ge ordet till en av dem, särskilt om specifika problem, men i de flesta fall bör moderatorn ta på sig hela bördan av konversationen på hela diskussionsproblemen.

Det kan tyckas paradoxalt, men framgången i förhandlingarna beror ofta på förmågan att lyssna på samtalspartnern. Ingenting smickrar samtalspartnern som uppmärksamhet på hans ord. Uppmärksamheten bör vara uppriktig, eftersom det uppseendeväckande kan upptäckas av honom, kränka honom och leda till svårigheter i förhandlingarna.

Förhandlingar bör börja med de viktigaste frågorna på agendan och försöka gradvis nå enighet om grundläggande frågor. Sedan diskuteras problem som kan förhandlas relativt enkelt och utan mycket tid, och först efter det går de vidare till viktiga frågor som kräver detaljerad analys. Försök att strukturera samtalet på ett sådant sätt att övervägandet av frågor som du är enhälligt föregick diskussionen av diskussionsfrågor. Det är mycket viktigt att genomföra förhandlingar på ett sådant sätt att samtalspartnern i sitt första skede inte har anledning att ge ett negativt svar. Om en person sa "nej", får hans inre logik honom att stanna kvar i denna position, även om han själv kan känna omotiveringen av hans negativa svar. Av samma logik, ju mer positiva beslut som fattas i inledningen av förhandlingarna, desto svårare är det att ta en kategoriskt negativ ståndpunkt senare, även om det finns goda skäl.

Delegationsbildning

Protokollet, som observerades i förhandlingarna, utarbetandet av olika fördrag och avtal, ger genom sin högtidlighet större betydelse och större respekt för de särskilt viktiga bestämmelserna i dem.

Företagsledningen upprättar listor över anställda som är tillåtna att delta i utrikeshandelsförhandlingar, sedan bildas redan en delegation. Antalet delegationer styrs av jämställdhetsprincipen. Antalet deltagare avtalas i förväg, representationsnivån omfattas också av jämställdhetsprincipen. Förhandlingsspråket bestäms efter överenskommelse mellan parterna, det kan vara språket i ett eller annat land, och till och med en tredje part.

Stanna programmet

Programmet för vistelsen utvecklas i förväg. Det innehåller vanligtvis följande objekt:

- möte (på flygplatsen eller tågstationen):
- boende (på hotell eller landsbygd);
- affärsdel (samtal, förhandlingar, etc.);
- Mottagningar (frukost, cocktails, luncher, middagar)
- kulturprogram (besöker en teater, museum, konstgalleri);
- ledningar.

Den ansvariga utföraren anges för varje post.

Vid mötet åtföljs chefen för värdsidan av 2-3 personer, inklusive en tolk. Om en gäst kommer med sin make, möter chefen för vår delegation med sin make honom.

Chefen för värddelegationen introduceras först, och om hans make har kommit med honom representerar han henne också. Den andra presenterar gästen - chefen för den utländska delegationen - och presenterar sin make. Chefen för värdlandet presenterar sedan medlemmarna i hans delegation. Därefter presenterar chefen för den ankommande delegationen medlemmarna i hans delegation. Kvinnor introduceras först.

Sittplatserna för bilar är i följande ordning:

- om en personbil används och föraren är medlem i mötesdelegationen kommer hedersplatsen att ligga bredvid honom;
- om bilen tillhör en organisation, så är den mest hedervärdiga platsen sätet i baksätet till höger i färdriktningen, där chefen för den utländska delegationen är belägen. Bredvid honom till vänster är värdens chef. Om ytterligare en passagerare måste kliva in i bilen tar han plats mellan dem. Översättaren finns i framsätet bredvid föraren. Bilen matas och parkeras med höger dörr mot trottoaren.

Det första besöket hos chefen för den mottagande parten är ett protokollbesök (för bekantskap, förtydligande av vistelsens program, identifiering av ytterligare önskemål från gäster). Besökets längd är högst 30 minuter. Värd börjar samtalet. Initiativet att avsluta konversationen kvarstår hos gästen. Gästen bör erbjudas förfriskningar: te, kaffe, frukt. Vin serveras inte. Presentation av en souvenir för en gäst är möjlig. Du kan inte vara sen med ett möte (enligt protokollet - högst 15 minuter med en eventuell minskning av mötets varaktighet).

Sittplatser vid förhandlingsbordet utförs i enlighet med allmänt accepterade regler:

- Delegationschefer kan sitta vid bordets överdel, tolkar är på sidan av dem, sedan vid förhandlingsbordet finns medlemmar i delegationerna enligt deras positioner;
- delegationscheferna sitter i mitten av bordet, mittemot varandra, bredvid dem till vänster är översättarna, sedan - delegationsmedlemmarna enligt deras positioner (detta är det vanligaste sittalternativet);
- om tre eller fler parter deltar i förhandlingarna, sätter de sig ned alfabetiskt medurs runt ett runt eller rektangulärt bord.

Delegationscheferna ordnar i tur och ordning alfabetiskt, eller värden vid det första mötet, sedan alfabetiskt.

En utländsk delegations vistelse överstiger i regel inte två till tre dagar.

Att träffa utländska partners liknar mötet, bara i omvänd ordning.

Soloviev E. Ya. Modern etikett... S. 68.