När någon ny teknologi frågan håller på att bryggas - vad är det för, för vem och slutligen, hur man ska genomföra det. Den utbredda övergången till elektronisk dokumenthantering talades för ungefär tio år eller mer och talas fortfarande om som en process som ännu inte har slutförts. Pappersdokument finns fortfarande i organisationer. Den digitala omvandlingen fortsätter (eller börjar enligt vissa). Hur många år tar det att ta sig an "tjänsten" på kontoret för AI, och för vilka uppgifter kommer den verkligen att vara effektiv?

För det första är den offentliga sektorn den huvudsakliga kunden för EDMS / ESM-systemen, statliga myndigheter behandlar en enorm mängd dokument med en reglerad tid för behandling, och effektiviteten och effektiviteten i de offentliga myndigheternas arbete beror till stor del på kvaliteten och effektiviteten av dokumentär interaktion. EDMS funktioner i myndigheter är inte begränsade intern förvaltning, en stor volym är upptagen av externt dokumentflöde - kommunikation med medborgare och organisationer för tillhandahållande av offentliga tjänster. På grund av utvecklingen av e-förvaltning kan antalet behandlade förfrågningar nå flera tusen per dag.

För det andra, processerna i statliga strukturer ah skrivs, som dokument, så användningen av intelligenta algoritmer kommer att vara effektivare än i en struktur där en komplex och unik organisationsstruktur.

Och det verkar som om alla villkor har skapats för att dra en person ur dokumentbehandlingsprocessen, och en helt oberoende EDMS-organism i kombination med maskininlärningsalgoritmer kommer att fungera, men det är faktiskt för tidigt att tro det. För det första är beslutsfattandet fortfarande upp till en person, oavsett hur många algoritmer som är kopplade till behandlingen av ett dokument, kommer de inte att kunna acceptera viktiga ledningsbeslut eller beslutet att till exempel minska budgeten. För det andra, som forskningen inom Digital Design har visat, bör algoritmer tillämpas på strukturerade databaser, då kommer de att kunna utföra uppgifter med hög noggrannhet, så nu är det värt att börja utforma en sådan datamodell genom att använda maskininlärningsalgoritmer och data analys. Mänskligt deltagande i det första steget av inlärningsalgoritmer är oumbärligt. Hur man gör det korrekt och var man ska börja - kommer att informeras av specialister på Digital Design som redan har praktisk erfarenhet implementering av maskininlärningsalgoritmer i EDMS.

Vikten av denna del av ett företags arbete kan inte betonas för mycket. Projektets kommersiella framgång och dess förutsättningar beror på hur exakt, i rätt tid, professionellt och noggrant en specialist inom elektronisk dokumenthantering fullgör sina uppgifter. Det är därför det är så viktigt att ägna vederbörlig uppmärksamhet åt problemen yrkesmässig omskolning kontorsanställda.

Avancerade kurser "Elektronisk dokumenthantering"

Ryska stiftelsen Utbildningsprogram "Ekonomi och ledning" inbjuder alla som kan vara intresserade av samarbete för att utvärdera det stora urvalet och den utmärkta kvaliteten på utbildningsprogram, en mängd olika ämnen, ett bekvämt format för lektioner. Vi erbjuder seminarier och kurser för kontorschefer, sekreterare och andra anställda och kontorsadministratörer som är involverade i elektronisk dokumenthantering. Alla program är utvecklade med aktivt deltagande praktiserande experter inom det relevanta affärsområdet, med beaktande av nuvarande lagkrav och marknadstrender.
Bland fördelarna med våra seminarier och kurser om dokumenthantering:

• arbeta med kompetenta lärare - utövare;
• ett stort urval av ämnen;
• en högkvalitativ inställning till undervisning, inspelning av videolektioner för självförbättring av kunskap, kommunikation med lärare om de studerade ämnena.

Alla kurser om elektronisk dokumenthantering som presenteras på vår webbplats är tillgängliga för mastering i heltidsformat eller i form av online-sändningar.

Kursämnen Elektronisk dokumenthantering

Den ryska stiftelsen för utbildningsprogram genomför seminarier och kurser på kontoret och
elektronisk dokumenthantering om följande ämnen:

• Lean office
• arkiv personaldokument
• Organisation av kontorsarbete
• Pappersarbete
• Källhandlingar
• Undersökning av dokumentets värde
• Granskning av HR-dokument

Organisation av kontorsarbete

Organisation av kontorsarbete - detta är branschen för utveckling och genomförande av officiella dokument, organisering av deras rörelse, redovisning och lagring. Kontorsarbete är direkt relaterat till skapandet av dokument, tar hänsyn till frågor rörande och redovisning av dokument. Underhålla och organisering av kontorsarbete utförd tjänstemän, som är ansvariga för dess organisation, redovisning och bevarande av dokument. Organisation av kontorsarbete består av följande steg: 1) primär behandling av mottagna dokument; 2) preliminär granskning av dokument; 3) registrering; 4) ledningens behandling av dokument; 5) körriktning; 6) utförande kontroll; 7) bildande av ärenden; 8) registrering av ärenden; 9) överföring av ärenden till arkivet.

Ledningsdokumentation

I enlighet med GOST R 51141-98 "Kontorsarbete och arkivverksamhet. Termer och definitioner" dokumentationsstöd management (DOE) är en verksamhetsgren som tillhandahåller dokumentation och organisering av arbetet med officiella dokument... Termerna pappersarbete och dokumentationsstöd kontroller i enlighet med GOST R 51141-98 används som synonymer, men det finns fortfarande vissa skillnader mellan dem. Den första av dem, kontorsarbete, används främst för att beskriva den organisatoriska sidan och traditionella metoder för att arbeta med dokument. Andra - dokumentationsstöd ledningen betonar informationsteknikkomponenten i modern organisation kontorsarbete och det är bättre att använda när det gäller datateknik arbeta med dokument.

Avancerade kurser för sekreterare-assistenter, verkställande assistenter ("sekreterarkurser", "kurser för sekreterare och verkställande assistenter")
Syftet med professionella utvecklingskurser för sekreterare-assistenter (" sekreterarkurser », « sekreterarkurser och biträdande chefer ") - tillhandahålla uppdaterad och korrekt information om kontorsarbete, vetenskaplig organisation arbetskraft och kommunikationsförmåga. Komplett " sekreterarkurser », « sekreterarkurser och assistentchefer ”(72 akademiska timmar) är en möjlighet att förvärva ny kunskap och färdigheter. Sekreteraryrket är efterfrågat i varje företag, som regel är sekreteraren ansvarig för utarbetandet av affärspapper och dokumentflöde i chefens sekretariat. Det föreslagna " sekreterarkurser », « sekreterarkurser, assistentchefer "låter dig uppfylla absolut alla moderna krav som endast kan presenteras av moderna arbetsgivare.

Avancerade kurser för specialister inom förskoleutbildningsinstitutioner ("kontorskurser" och "kurser för dokumenthantering")
« Kontorskurser "Och" dokumenthanteringskurser "Inkludera organiseringen av kontorsarbete med beaktande av de språkliga egenskaperna hos ett officiellt dokument, grunderna för personalhantering och arkivering, etikett och psykologi affärskommunikation, inklusive bilden av en anställd vid förskolan. " Kontorskurser"Och" dokumenthanteringskurser»Låt dig få de kunskaper som behövs för att utarbeta och genomföra dokument för företag av alla typer av ägande. Lyssnare " prästkurser"Och" dokumenthanteringskurser»Specialister får ett statligt erkänt certifikat.

Seminarier, runda bord, mästarkurser om kontorsarbeteens problem ("Seminarier för kontorsarbete")
Föreslagna seminarieprogram, runda bord, mästarkurser om kontorsarbetets problem (" seminarier för kontorsarbete ") Är integrerad information och konsultation av utbildningsevenemang för specialister inom förskoleutbildningsinstitutioner, som kombinerar kunskapsgrenar separat om problem inom kontorsarbete, vetenskaplig arbetsorganisation, affärsetikett och metoder för att bemästra yrkeskunskaper. " Kontorsseminarier»Är utformade för chefer och specialister för sekretariat, kontor, arkivering och arkivtjänster för kommersiella och statliga strukturer. " Kontorsseminarier»Är av praktisk karaktär, ämnena för programmen väljs ut med hänsyn till företagens och institutionernas relevans och behov av olika former av ägande, antalet anställda, verksamhetsområdet.

För några år sedan talades om elektroniska dokumenthanteringssystem som en ljus framtid. Idag används de redan aktivt privat och statliga företag... Men det viktigaste är att efterfrågan ständigt växer efter EDMS. elektronisk dokumenthantering och hur den fungerar, överväga exemplet på system som fungerar i Ryska federationen.

Förutsättningar

För att bättre förstå hur EDMS-programmet fungerar måste du överväga grundläggande koncept och uppgifter. Nyckelfaktorerna är de faktorer som avgör valet av ett visst system.

Om en organisation kan fungera under informell hantering är det inget behov av dokumentflöde. Med tillkomsten av affärsprocesser finns det ett behov av att hantera mekanismen med strömlinjeformad dokumentation. Om du inte hanterar papper i rätt tid börjar de ackumuleras och gå vilse.

Som ett alternativ till pappersmedia används ett speciellt fillagringsschema på servern. Men det fungerar inte heller länge. Med ökningen av företagets volym ökar behovet av att lagra och synkronisera information.

Ett dilemma uppstår: om man ska använda gamla pappersmedier eller EDMS för att lagra information. Vad som är viktigt kan fås tack vare elektroniskt system? Förbättra effektiviteten i organisationen.

Ekonomisk effekt

Arbetseffektiviteten kan ökas på två sätt: sänka kostnaderna eller öka resultaten. Med EDMS-dokument kan du uppnå två mål samtidigt. Genom att implementera systemet kan organisationen spendera mindre men tjäna mer.

Kostnadsminskning sker genom att minska papperskostnaderna, slösa tid, påskynda informationsutbytet, förändra företagskulturen.

För att bedöma effektiviteten som EDMS-programmet ger måste du beräkna kostnaden för arbetstid för pappersarbete. Konsultföretag uppskattar att sådan verksamhet tar upp 20% av arbetstiden. I den ryska byråkratins system tar detta ännu mer - 60% av tiden. Införandet av EDMS kommer att minska dessa kostnader med minst tio gånger.

Kontorsarbete och dokumentflöde

De två termerna är relaterade. Pappersarbete är en term för en formell uppsättning regler för att arbeta med dokument. Vissa EDMS-system kan anpassas efter reglerna för kontorsarbete, men det finns också dessa system på grundval av vilka kontorsarbete redan är bildat.

Ett dokument är en enhet för informationslagring i EDMS. Dokumentflöde genereras från olika källor: andra system, applikationer, E-post, men framför allt - från skannade pappersbärare. Därför är skannrar och annan utrustning en integrerad del av EDMS. Systemet lagrar alla dokument, underhåller deras historik, säkerställer rörelse i hela organisationen och utför affärsprocesser med dem.

I en sådan databas finns EDMS beslut, instruktion och ordning. Det är genom dem som organisationen hanteras. Alla dokument levereras med "hjälp". Uppsättningen av fält i formuläret beror på typen av dokument. B lagras som en databas för varje fält på ett sådant kort.

EDMS funktioner och uppgifter

Arbetsflödesprogrammet är utformat för att lösa följande uppgifter:

• systematisering av arbete med dokument.
• skapande av dokument med mallar, lagring av deras registrering;
• bokföringsautomation;
• klassificering av dokument.

Låt oss överväga EDMS funktioner mer detaljerat. Arbetsflödesprogrammet används för:

• skapa kort.
• bildandet av dokumentet;
• spara data i pdf- eller ms-ordformat;
• hantering av användarrättigheter;
• skapa rutter;
• dokumentflödeskontroll;
• skicka aviseringar, påminnelser;
• föra tidskrifter, referensböcker, klassificatorer;
• bildande av order;
• sökning och undertecknande av dokument;
• generera rapporter.

Systemövergripande funktioner inkluderar:

• fjärrarbete med dokument;
• använda ett DBMS för lagring av data;
• samtidigt arbete med EDMS;
• säkerställa säkerhet genom certifikat, streckkoder och personalisering.

Fördelar och nackdelar

Övergången till EDMS har fler fördelar än nackdelar. Ett felaktigt organiserat projekt kan dock förstöra alla fördelarna med automatisering. Målen för ERMS-implementeringen bör vara uppnåbara. Fördelarna inkluderar:

• centraliserad strukturerad lagring av information;
• samma tillvägagångssätt för bildande och behandling av dokument;
• med hjälp av mallar;
• Sök;
• åtkomstgranskning.

Nackdelarna inkluderar höga startkostnader och noggrann användarutbildning.

Processer för dokumentbehandling

I EDMS går elektronisk dokumenthantering genom ett antal steg, under vilka vissa egenskaper tilldelas dokumentet. Bearbetningen utförs både manuellt och automatiskt. I det andra fallet ställs följande in:

• villkor för övergångar mellan etapper;
• dela rutten;
• bearbetningscykler;
• lansering av underprocesser, timers, bearbetningsprocedurer;
• användarroller är inställda.

Typer av behandlingar:

• Skapande av dokument.
• Redigering.
• Byta namn på.
• Rör på sig.
• Bevarande.
• Indexering.
• Borttagning.

EDS-kostnader

Arbetsflödet kan inte fungera helt utan licens, servrar, fullfjädrad konfiguration och utbildning av alla användare. Var och en av dessa element är dyr. Dessutom bör man inte glömma integreringen av EDMS med andra system, uppdatera databaser och programvara, konsultera teknisk supporttjänst och andra underhållskostnader.

EDMS-implementering

Projektimplementering kan ta flera månader. Processen beror både på antalet dokumentationsprocesser och på ekonomisk, organisatorisk och resurskapacitet. Implementeringen utförs enligt följande algoritm:

• skapande arbetsgrupp, bestämning av huvudet;
• Definition av mål och mål.
• verifiering av befintliga dokumentationsprocesser;
• utveckling av tekniska specifikationer;
• val av EDMS;
• ingående av ett avtal för genomförande av EDMS;
• utveckling och godkännande av arbetsföreskrifter;
• kontrollera den första fyllningen av kataloger;
• preliminär testning av EDMS;
• utbildning av personal att arbeta;
• testimplementering av EDMS;
• analys av testresultat;
• felkorrigering;
• fullständigt genomförande av EDMS.

Injektionsfel

Särskild uppmärksamhet bör ägnas de processer där ett pappersdokument krävs. Huvudfelet är att kopiera ett pappersdokument med ett elektroniskt. Detta gör jobbet svårare och skapar en negativ inställning till automatisering. Ingen betalar extra för att göra dubbelarbete. Det är nödvändigt att bygga automatiseringsprocesser utan duplicering. Det andra misstaget är bristen på utbildning av personal. Oftast uppfattas nya processer med fientlighet. Därför är det nödvändigt att förklara för anställda varför EDMS införs alls, så att de medvetet närmar sig inlärningsprocessen.

Teknik för dokumentlagring

I EDMS består det elektroniska dokumentflödet av attribut, på grundval av vilka sökning, klassificering, gruppering och konstruktion av rapporter utförs. Ibland skapas ett dokument enligt en mall, ibland - genom att överföra data från en databas. Attribut lagras i tabeller. Själva filen placeras i lagringsmappen, information från den placeras i DBMS-katalogen. Endast användare av EDMS-systemet får tillgång till data.

Vad är streaming-skanning?

Integrerad behandling av dokument med efterföljande placering av deras prover i arkivet utförs med hjälp av skannrar. Under skanningen är det möjligt att automatiskt skapa en streckkod på ett dokument och registrera den i databasen med dess efterföljande riktning längs en given rutt.

Optisk textigenkänning

Detta system är elektroniskt EDMS-dokumentflöde konverterar en elektronisk bild av ett dokument i foto- eller jpeg-format till textformat. I det här fallet används speciell programvara i form av en fristående applikation eller en integrerad ESCOM.BPM i EDMS. Vad är ESCOM.BPM? Detta är ett program för att känna igen dokument skrivna i olika teckensnitt. Det är dock värt att notera att fristående applikationer har fler funktioner och till och med känner igen handskriven text.

Streckkodning

Denna teknik tillhandahåller en uppsättning procedurer för att skapa och tillämpa en grafisk streckkod på ett dokument. En unik streckkod genereras via systemservern. Det ger också identifiering av dokumentet, dess snabba sökning i databasen och distribution på lagringsplatser. När du registrerar ett dokument trycks en streckkod som motsvarar det elektroniska kortets identifierare på etiketten. Det är limmat på pappersversionen av dokumentet.

EDS

Låter dig verifiera dokumentets riktighet och oföränderliga uppgifter. Signering utförs med en kryptografisk leverantör och en programvarunyckel - ett certifikat. Den senare är en fil i ett speciellt format som regenereras i licensutfärdandecentret. För att säkerställa informationens säkerhet bör certifikatet lagras på ett smartkort eller I-Token-nycklar. De skyddas av en PIN-kod. Om PIN-koden matas in fel flera gånger blockeras certifikatet automatiskt.

Fulltext och attributsökning

Attributsökning utförs genom särskild form med flera värden från kortfält. Till exempel söker kriteriet "Motpart" efter data i fältet "Mottagare" eller "Avsändare". I det här fallet jämför systemet de angivna kriterierna med data i korten och skriver in de kort som matchningarna hittades för. Sökningen utförs med beaktande av exakta eller partiella matchningar.

Fulltext-sökning utförs enligt data i själva dokumentet, inklusive ordformer genom de inbyggda DBMS-verktygen, till exempel MS SQL SERVER, ORACLE. För en fullfjädrad sökning måste filer matas in i databasen i form av ett dokument (doc), tabell (xls), presentationer, meddelanden.

Alla implementeringsprojekt informationssystem, inklusive EDMS, består av flera steg. Dessa är stadierna av design, utveckling, faktisk implementering, experimentell och industriell drift av systemet.

Men vi får inte glömma att efter introduktionen av EDMS måste framtida användare utbildas för att arbeta i systemet. Denna artikel kommer att behandla de viktigaste metoderna för att organisera utbildning, exempel på program för olika grupper frågor om deras motivation.

Förberedelserna för ett effektivt genomförande av EDMS inleds i förväg i systemdesignfasen, vilket väsentligt påverkar avkastningen på hela investeringen.

Samtidigt är processen att förbereda och organisera utbildning viktig, vilket inkluderar rekrytering av grupper, förberedelse av ett program, val av lämpligaste träningsform etc. och helst bör genomföras parallellt med utvecklingen av en EDMS .

Och själva utbildningen genomförs omedelbart innan EDMS används fullt ut i arbetet, eftersom den förvärvade kunskapen måste konsolideras omedelbart efter avslutad utbildning, vilket gör att inte bara tjänstemän kan arbeta effektivt i EDMS utan också alla anställda i företag.

EDMS användargrupper

Som regel är kraven för framtida användare av systemet inskrivna villkor i avsnittet som beskriver personalens kvalifikationer, men ofta är kraven mycket allmänna och ger ingen detaljerad presentation.

Det är ingen hemlighet att personalens kvalifikationer och kompetenser, inklusive tjänstemän och specialister på företagets IT-avdelningar, ökar varje år.

Dagarna då företaget bad att implementera EDMS, utan att ha någon aning om systemets process och funktionalitet, ligger långt efter. Nu har många tjänstemän lång erfarenhet av olika EDMS och närmar sig frågan om att införa ett informationssystem professionellt.

I kompetensen hos chefer produktionsenheter innehåller vanligtvis inte en djup kunskap om dokumentflöde och kontorsarbete, eftersom de ansvarar för huvudet produktionsaktiviteter företag och EDMS för dem är inte det viktigaste utan ett hjälpverktyg.

Därför även i designfasen av EDMS för olika grupper användare utvecklar olika gränssnitt för att arbeta i systemet.

Utökad funktionalitet tillhandahålls för tjänstemän och för chefer för avdelningar och avdelningar är gränssnittet utformat beroende på deras kompetens.

MEN gränssnitt för företagsledare- ett separat ämne, eftersom det kräver ett särskilt tillvägagångssätt för konfiguration och utveckling: för vissa chefer används samma system som för kontorist, men med olika inställningar; för andra - en mobil arbetsplats med ett förenklat gränssnitt för operativt arbete.

I detta avseende utbildningsprogram för olika användare kommer inte heller att vara desamma.

När och av vem utbildningen genomförs

Utbildningen kan genomföras både genom företagets egna resurser och med medverkan av externa konsulter och ett blandat tillvägagångssätt kan också användas. Under alla omständigheter övervakas allt arbete av chefen för förskolan.

För ett framgångsrikt genomförande av EDMS är det nödvändigt att i förväg tänka igenom systemet för att motivera anställda att arbeta i systemet.

Redan i designfasen av EDMS utvecklas prestationsindikatorer i systemet och rapporter är utformade för att bedöma de anställdas prestandadisciplin.

Motivationssystemet koordineras med företagsledningen och HR-avdelningen.

Organisation och förberedelse för företagsutbildning av EDMS utförs i de senare stadierna av utvecklingen av systemet.

Utbildningen av företagets anställda startar i det skede av försöksdriften av EDMS och utvecklingen av de färdigheter som erhållits till följd av utbildningen är redan i praktiken under systemets industriella drift.

Under systemets produktionsfas har vissa företag också inrättat en arbetsgrupp för användarstöd som tillhandahåller en-till-en-konsultation på plats.

Detta stöd kan utföras både oberoende av företaget och med inblandning av externa konsulter.

De vanligaste fallen är när företrädare för IT-avdelningar ingår i arbetsgruppen för genomförandet av EDMS och utbildning av anställda, och en anställd vid kontorsavdelningen övervakar processen och är konsult i kontroversiella kontorsfrågor.

EDMS utbildningsprogram

När du utvecklar träningsprogram bör särskild uppmärksamhet ägnas åt formationen studiegrupper: de måste utformas på ett sådant sätt att eleverna tillhör samma horisontal karriärsstegen och hade liknande befogenheter att arbeta i EDMS.

I vilket fall som helst, om du fick det färdig lista utbilda deltagare, kontrollera i förväg gruppens sammansättning, rollerna för deltagarna i systemet och deras auktoritet. Varje användargrupp bör ha sitt eget träningsprogram.

Bland de huvudsakliga användargrupperna av EDMS kan man skilja mellan anställda vid kontorsavdelningen, vanliga anställda vid avdelningar, avdelningssekreterare och personliga sekreterare för chefer, företagsledningen och dess avdelningar.

Vi kommer att ge exempel på sammansättningen av träningsprogram för olika grupper av EDMS-användare

Användargrupp	Exempel på utbildningsprogram
Kansleripersonal	· Arbeta med inkommande dokumentSök efter dokument· Arbeta med referensböcker (nomenklatur för ärenden, räknare etc.)
Underavdelning anställda	Arbeta med utgående dokument· Arbeta med interna dokument Arbeta med order, utförande av orderSök efter dokumentRapporter (varje grupp har sin egen lista över obligatoriska rapporter)
Avdelningssekreterare	Arbeta med utgående dokumentArbeta med interna dokumentInförande av resolutioner, bildande av orderKontroll av utförandet av orderArbeta med order, utförande av orderSök efter dokument· Arbeta med katalogerRapporter (varje grupp har sin egen lista över obligatoriska rapporter)
Personliga sekreterare för chefer	Arbeta med utgående dokumentArbeta med interna dokumentInförande av resolutioner, bildande av orderKontroll av utförandet av orderArbeta med order, utförande av orderSök efter dokument· Arbeta med katalogerRapporter (varje grupp har sin egen lista över obligatoriska rapporter)· Arbeta i läget "Byte av huvudet"
Ledare	Arbeta med utgående dokumentArbeta med interna dokumentInförande av resolutioner, bildande av orderKontroll av utförandet av orderArbeta med order, utförande av orderSök efter dokumentRapporter (varje grupp har sin egen lista över obligatoriska rapporter)· Arbeta i läget "Övervaka sekreterarens arbete"

Separata träningsgrupper och ett träningsprogram bildas för systemadministratörer.

Innan företagsutbildning påbörjas är det tillrådligt att en auktoritativ ledare talar till anställda.

Till exempel för anställda på kontorsarbetsavdelningen kommer detta att vara chef för kontorsarbetsavdelningen, när det anordnas utbildning för försäljningsavdelningens personal kommer det att vara chef för försäljningsavdelningen etc.

Chefen kommer att prata om varför utbildningen genomförs, vilka färdigheter anställda ska skaffa sig som ett resultat av utbildningen och hur dessa färdigheter kommer att användas av dem i deras framtida arbete.

Chefen bör utse de anställdas ansvarsområden och deras uppgifter när det gäller att använda ERMS i arbetet med att utföra sina arbetsuppgifter.

En kort presentation i flera minuter kan inte bara motivera anställda att aktivt använda EDMS utan också förbättra kvaliteten på företagsutbildning, förbättra och underlätta processen för att introducera EDMS i företaget som helhet.

Typer och former av utbildning

Bland alternativen för undervisningsarbete i EDMS kommer vi att välja ut heltid (heltid) och distansutbildning.

Utbildning för att arbeta i EDMS är möjlig både på användarens arbetsplats och utanför arbetsplatsen, medan utbildning utanför arbetsplatsen kan äga rum både inom företagets utbildningscenter och i form distansutbildning.

Det finns också en klassificering för träningsformerna:

• föreläsning;
• seminarium;
• praktisk uppgift;
• Träning;
• samråd;
• Praktik;
• självständigt arbete etc.

Med alla de olika typerna av organisation och utbildning i praktiken, när man implementerar EDMS, används flera alternativ:

• heltidsträning i grupper;
• heltidsutbildning av enskilda anställda (individuell utbildning);
• distansutbildning.

En kombination av flera träningsalternativ är också möjlig.

Klassrumsträning i grupper

Detta tillvägagångssätt används för massutbildning av anställda. Allmänna program håller på att utformas, enligt vilka alla anställda i företaget kommer att utbildas.

Träning ansikte mot ansikte i grupper genomförs vanligtvis före kommersiell drift av systemet i de företag som:

• har 12 eller fler anställda som arbetar med EDMS;

• kan tillhandahålla klassrum / faciliteter för undervisning;

• kan ta sig tid att utbilda sina anställda. Gruppträning används:

• med planerad massutbildning av användare utanför webbplatsen;

• när totala summan personal för utbildning i grupper varierar från 8 till 80 personer;

• när snabb, effektiv och massutbildning behövs för att EDMS ska kunna tas i drift,

• i avsaknad av budgetrestriktioner, när företaget är redo att betala för heltidsutbildning av alla anställda;

• när utbildning organiseras och genomförs oberoende eller med inblandning av externa konsulter från det företag som genomför EDMS.

Huvudegenskaper för ansikte mot ansikte studie i grupper

Detta tillvägagångssätt för utbildning är en av de mest populära i implementeringen av EDMS.

I praktiken (med brist på resurser), som ett kompromissalternativ, organiserar företag heltidsträning för minst en anställd från varje avdelning, som senare i sin tur kommer att kunna överföra den förvärvade kunskapen till kollegor i avdelningen.

Inom ramen för utbildning bildas målgrupper, en utbildningsklass organiseras, ett separat rum tilldelas.

Klasserna bör vara utrustade med datorer så att varje elev kan steg för steg genom alla åtgärder i systemet enligt utbildningsprogrammet.

Det är önskvärt att klassrummet också är utrustat med en projektor och en whiteboard, eftersom de är praktiska för att demonstrera systemets funktionalitet och svara på frågor från publiken.

Under utbildningen är det vanligt att överväga den verkliga processen att arbeta med dokument som används i företaget.

Ju mer realistiskt testfallet är, desto bättre anställda assimilera kunskap och uppskatta de praktiska fördelarna med genomförandet av EDMS.

Former för gruppträning

Seminarier

Med denna form av utbildning lyssnar alla anställda först på en allmän teoretisk kurs om principerna för att arbeta i systemet och utför sedan praktiska uppgifter på sina arbetsplatser.

Fördelen med detta tillvägagångssätt är att användarna bara lär sig funktionerna i systemet de behöver för att arbeta. Som en nackdel kan man utesluta det faktum att alla studerar en begränsad del av systemets funktionalitet och inte vet om funktionalitet andra enheter.

Utbildningar

I det här fallet fördelas rollerna för att arbeta med dokumentet mellan utbildningsdeltagarna och varje deltagare utför sin del av uppgifterna för att behandla dokumentet med hänsyn till hans verkliga arbetsansvar.

Av fördelarna med denna form av utbildning kan man välja ut möjligheten att följa hela processen med att arbeta med dokument steg för steg, för att studera mer systemets möjligheter. Bland bristerna uppfattar anställda ofta sådan utbildning som slösad tid, vilket orsakar negativa reaktioner när de arbetar i EDMS.

Träning ansikte mot ansikte för dedikerade anställda

Heltidsutbildning för dedikerade medarbetare genomförs i företag som:

• har upp till 8-12 anställda som arbetar med EDMS;

• kan avsätta en minimitid för utbildning av sina EDMS-anställda.

Detta tillvägagångssätt används för att utbilda ett begränsat antal anställda, liksom avdelningschefer eller ansvariga anställda vid avdelningen (nedan kallade utbildare), som kommer att utbilda resten av de anställda på sina avdelningar.

Nyckelfunktioner i personlig utbildning för dedikerad personal

Typ av utbildning	Par, grupp (i små grupper); enskild;
Organisationsmetod	Utanför arbetsplatsen; på jobbet
Presentationsformulär	Fördjupad workshop för en liten grupp anställda; individuell konsultation för varje anställd
Plats	På plats eller minimalt störande användarutbildning i klassrummet / rummet eller på arbetsplatsen
Antal deltagare	Högst 8-12 personer
Pluggtid	Högst 1-2 timmar

Heltidsträning av dedikerade medarbetare genomförs både vid experimentell och industriell drift av EDMS och vid anställning av nya anställda i företaget.

Nyanserna för att motivera anställda i frågan om självorganisering av utbildning för andra användare måste hanteras redan innan projektets start.

Ointresserade anställda kan uppleva nya ansvarsområden som en extra och onödig börda, vilket kommer att påverka väsentligt både effektiviteten i deras egen utbildning och kvaliteten på övrig utbildning.

Fördjupade seminarier

Heltidsutbildning av enskilda anställda sker vanligtvis i flera steg:

utbildning av anställda-utbildare utförs med inblandning av externa konsulter, och sedan utbildar de utbildade anställda-utbildarna oberoende alla andra användare av systemet.

Fördelarna med denna form av utbildning inkluderar djupgående studier av funktionaliteten och sparar tid och resurser för företaget.

Bland bristerna känner inte alla anställda som arbetar med systemet till alla systemets funktioner och funktioner, och detta påverkar i sin tur både effektiviteten hos den anställde själv och avkastningen på investeringen när man implementerar EDMS i företaget.

Individuella samråd

En-till-en-utbildning på plats tillhandahålls oftast för chefer.

Personliga konsultationer av användare när de arbetar i systemet används både i de första faserna av arbetet i systemet för anpassning och i den industriella driften.

Bland fördelarna med detta tillvägagångssätt visar vi en fördjupad studie av systemets funktionalitet och en individuell inställning till användaren. Men enligt den tid som används på träningen detta tillvägagångssätt lägre än heltidsstudier i grupper.

Distansutbildning

Distansutbildning för anställda utförs i företag som:

• har mer än 100 anställda som arbetar inom EDMS;

• kan inte tillhandahålla lektioner / lokaler för utbildning;

• kan inte avsätta minsta tid för utbildning av sina EDMS-anställda.

Denna typ av utbildning används för massutbildning av anställda på jobbet, vid en lämplig tidpunkt för dem.

Verktygen som används för distansutbildning kan vara olika, de inkluderar:

• föreskrifter, instruktioner, användarhandbok;

• träningspresentation;

• video om att arbeta med systemet;

• elektronisk kurs om att arbeta med systemet min.

Viktiga funktioner i distansutbildning

Distansutbildning används i den industriella driften och för utbildning av nyanställda i företaget.

Den största svårigheten med att organisera distansutbildning är att motivera anställda.

Många anställda anser att utbildning för att arbeta i systemet inte är viktig för sitt arbete; de ​​litar på sina kollegor från angränsande avdelningar som visar dem hur allt fungerar.

Men om inte alla anställda i företaget som arbetar med dokument klarar EDMS-utbildningen kommer systemet att användas ineffektivt.

Som ett resultat kanske kostnaderna för implementeringen av systemet inte lönar sig och ett sådant projekt kan med säkerhet kallas ett misslyckande.

Därför måste du i förväg ta hand om anställdas motivationssystem och lösa frågan om att övervaka genomförandet av EDMS-utbildningen av alla anställda i företaget.

Med oberoende distansundervisning blir det svårt för anställda att fokusera på utbildningen, därför bör perioden för att behärska kursen regleras och vid behov delas in i flera små steg.

Ju kortare tid utbildningen är, desto lättare blir det för anställda att avsätta sin tid för utbildning för att arbeta i EDMS.

E-lärande material

Som ett didaktiskt material för distansundervisning kan både föreskrifter, instruktioner och en användarmanual för EDMS användas, såväl som specialpreparerade interaktiva material: en utbildningspresentation, en video eller en elektronisk kurs om att arbeta med systemet.

Huvudprincipen för att förbereda ett program för sådan utbildning är följande: ju mindre volymen på materialet är, desto snabbare kommer den anställde att studera det.

Inte alla anställda har råd att sitta och studera materialet på EDMS under en betydande tid, när han dessutom behöver slutföra hela omfattningen av sina huvudsakliga yrkesuppgifter.

Denna form av materialinlämning har en betydande fördel: varje anställd vid en lämplig tidpunkt för sig själv kommer att kunna studera möjligheterna med EDMS. Som en nackdel, låt oss peka ut en ganska ytlig studie av SED-funktionaliteten.

Personalmotivation

Varför är personalens motivation så viktigt när man tränar för att arbeta i EDMS?

Motviljan att lära sig att arbeta i EDMS kan förknippas med både brist på fritid och låga kvalifikationer hos den anställde, med vana att arbeta enligt det gamla systemet etc.

Föreställ dig en situation när ett företag betalade för design och utveckling av en EDMS, utbildning av anställda (vilket är cirka 30% av projektbudgeten) och slutligen har systemet utvecklats och det är dags att utbilda användare.

Tänk på ett exempel på ett misslyckat tillvägagångssätt för att organisera utbildning: en arbetsgivare utfärdade en order att genomföra utbildning, men den omedelbara chefen för enheten ledde inga ytterligare samtal med sina anställda. De anställda fick helt enkelt besked om att de behövde genomgå utbildning, men de förklarades inte varför det behövdes.

Som ett resultat förstår framtida användare av systemet inte hur reglerad utbildningen är, huruvida deras närmaste handledare stöder det, varför de behöver genomgå utbildning alls och vad faktumet att klara det kommer att påverka. Om det inte påverkar något, varför ta träning?

Om ingen tar bort sina huvudproduktionsuppgifter från de anställda under träningen har de en extra belastning och förutom att de genomgår utbildning måste de vara sent på jobbet för att slutföra sina huvuduppgifter, utan bonus, ledighet och annat motivatorer tillhandahålls i företaget Det var.

Du kan enkelt förutsäga hur EDMS-implementeringen kommer att ske i ett sådant företag och hur framgångsrikt det kommer att bli.

Alla kostnader som uppstår för genomförandet av EDMS kan visa sig vara helt ineffektiva på grund av att de grundläggande reglerna för personalmotivation inte följs, bland vilka följande kan särskiljas:

• stöd till anställda av ledningen vid genomförandet och utbildningen av EDMS;

• informera anställda om syftet, uppgifterna och resultaten av anställdas utbildning;

• genomtänkt planering av anställdas arbetsbelastning under utbildning.

För att motivera anställda och förbättra effektiviteten i EDMS-implementeringen, påskynda förberedelser och bearbetning av dokument använda prestationsindikatorer för arbete i EDMS.

Till exempel, om det månatliga avtalet och undertecknandet av kontrakt före genomförandet av EDMS i företaget genomfördes med en betydande tidsfördröjning, kan arbetstagarens effektivitetsindikator när han arbetar i EDMS kopplas till antalet faktiskt överenskomna och godkända kontrakt per månad samt till anställdens bonus.

Användningen av prestationsindikatorer för arbete i EDMS ger ett antal fördelar: för en anställd - en ökning av motivationen för dokumenthanteringens hastighet och i allmänhet för arbetet i EDMS och för ett företag - en ökning av dess månatliga vinst.

Algoritm för att förbereda inlärningsprocessen

När du förbereder inlärningsprocessen för genomförandet av EDMS är det nödvändigt att tillhandahålla följande steg och arbete:

1. Utfärdande av en beställning i träningsordning.

Företagschefen utfärdar en order (direktiv) i den ordning som anställda genomgår utbildning. Detta steg reglerar ordningen för utbildning och vidare användning av EDMS.

1. Bildande av en arbetsgrupp för att implementera systemet och genomföra utbildning.

Företagen utfärdar en order om bildande och sammansättning av en arbetsgrupp för att förbereda utbildning för arbete i EDMS. Huvuduppgiften i detta skede är att identifiera de ansvariga för att organisera och genomföra utbildning för anställda.

Arbetsgruppen bör innehålla de mest lojala och aktiva representanterna från affärsenheterna, en företrädare för kontorsavdelningen och IT-specialister som genomför EDMS.

Att fylla i en testuppsättning med data och skapa kataloger kan utföras både på egen hand och av specialister från det företag där EDMS implementeras.

Utbildningsmaterialet kommer att variera beroende på vald form och inställning till utbildningsorganisationen för användare av EDMS.

1. Genomföra ett möte med en arbetsgrupp om utbildningsprogrammet, arbeta i systemet, dess konfiguration och administration.

Huvuduppgiften i detta skede är att säkerställa att alla medlemmar i arbetsgruppen har samma förståelse för utbildningens sekvens och principer.

1. Förbereder systemet för träning. Fyll i en testdataset, ställa in referensböcker.

1. Tilldelning av användargrupper för utbildning.

Användare, inkl. systemadministratörer grupperas efter roller i systemet.

1. Bildande av en lista över utbildningsanställda.

Det är möjligt att utarbeta en lista över utbildade medarbetare med hänsyn till bildandet av grupper av anställda efter positioner och användarroller i systemet.

I samma skede utförs en mall för närvaro / kursblad för att kontrollera organisationen och den faktiska utbildningen av EDMS-anställda.

1. Träning målprogram användarutbildning.

Programmet måste innehålla allmän beskrivning den grundläggande funktionaliteten för den implementerade EDMS (arbeta med uppgifter, arbeta med referensböcker, söka efter information, generera rapporter), samt en specialbeskrivning av funktionaliteten genom moduler och delsystem.

Utbildningen bör också innehålla en lista med begrepp och definitioner så att alla anställda otvetydigt förstår kärnan i frågan som diskuteras.

1. Välja form för organisering av användarutbildning.

I detta skede är det nödvändigt att välja om anställda kommer att utbildas personligen eller i frånvaro, i en grupp eller individuellt, i form av ett seminarium eller utbildning etc.

1. Utarbetande av ett detaljerat träningsprogram med testexempel, träning och utdelningar.

1. Utarbetande av ett träningsschema.

Schemat anger de planerade datumen för utbildningen, grupper och namn på anställda som kommer att utbildas.

1. Genomföra företagsutbildning.

I detta skede förklarar chefen de viktigaste målen och målen med att använda EDMS, de anställda genomgår utbildning, studerar systemets kapacitet och utför praktiska uppgifter. Om det behövs certifieras de anställda baserat på träningsresultaten.

1. Fyll i sammanfattningsbladen.

Baserat på resultat från utbildning av anställda i vissa företag, förbereder de ett uttalande om utbildningskursen. Uttalandet indikerar:

Studentens fullständiga namn, namn strukturell enhet, position, utbildningskursens namn, utbildningsdatum, närvaro / frånvaro av en anställd, i närvaro av certifiering, anges den erhållna betyget.

1. Utarbetande av en order för driftsättning av EDMS till industriell drift i företaget.

Efter utvecklingen och konfigurationen av EDMS i företaget och utbildning av användare att arbeta med det sätts systemet i kommersiell drift.

1. Användning och drift av EDMS i de huvudsakliga aktiviteterna för de utbildade medarbetarna.

Utbildningen kan äga rum inom en till två månader - den exakta tiden beror på företagets storlek och antalet utbildade anställda.

Så vi undersökte i detalj nyanserna och algoritmen för processen för att organisera utbildning för anställda att arbeta i den implementerade EDMS.

Sammanfattningsvis vill jag betona att även om EDMS först kan uppfylla företagets krav utan aktiv och fullvärdig utbildning av anställda, kommer den fortfarande att användas ineffektivt eller, ännu värre, inte användas alls, och alla ansträngningar och förbrukade resurser kommer att vara förgäves.

Därför rekommenderar vi starkt att du ägnar särskild uppmärksamhet åt att organisera utbildningen för ditt företags anställda, med hänsyn till alla resursbegränsningar, noggrant överväger anställdas motivationssystem och prestationsindikatorer i EDMS.

relaterade artiklar