14 huvudsakliga utvecklingsriktningar för världens SED -marknad. Internationell studentvetenskaplig bulletin. Erfarenhet av implementering av EDMS "SoftExpert"

Den politiska situationen med införandet av sanktioner och den instabila makroekonomiska utvecklingen i regionerna bromsade den snabba tillväxten av systemutveckling som observerats under de senaste åren elektronisk dokumenthantering... Analytiska data om marknaden för tillgänglig programvara gör det möjligt att identifiera de viktigaste utmanarna för EDMS / ESM och visa en stabil positiv trend i implementeringen av elektroniska dokumenthanteringssystem på alla områden i ekonomin. ECM -systemet förstås som hantering av företagsinformationsinnehåll - detta är hanteringen elektroniska dokument och andra typer av dokumentation (ordböcker, referensböcker, regleringsdokument, etc.), liksom lagring, bearbetning, leverans i hela företaget. Företag går över till att skala och utöka funktionaliteten och anpassa system för specifika behov. EDMS: s anpassningsbarhet enligt konsumentens behov gör att du kan lägga till funktionalitet eller inaktivera funktionalitet utan krav, vilket ger flexibilitet och rörlighet. Avmattningen i utvecklingen av EDMS / ECM -system är förknippad med importbyte av programvara (SW). Inhemska programvarutillverkare är skyldiga att säkerställa att programvaran uppfyller de internationella kraven i den europeiska MOREG-2-specifikationen. Den nuvarande ekonomiska situationen tvingar mjukvaruutvecklare att hitta nya möjligheter att spara kostnader och förbättra arbetseffektiviteten.

Stabiliteten i implementeringen av elektroniska dokumenthanteringssystem säkerställs av behovet av systemfunktioner i branscher som finans, handel, energi, maskinteknik, telekommunikation, statlig och kommunal administration, interdepartementell interaktion och regering. Utvecklingen av den ryska marknaden för elektroniska dokumenthanteringssystem är inte sämre än de allmänna trenderna i utvecklingen av den globala EDMS / ESM -marknaden. Den globala marknaden för ECM -system växte med 8,6% till 5,1 miljarder dollar, och en jämförbar tillväxt väntas i slutet av 2017. Den snabbast växande marknaden för ECM -system finns i Östeuropa, Mellanöstern och Afrika, medan Västeuropa upplever en måttlig avmattning i efterfrågan. Enligt det internationella företaget IDC var världsmarknaden för ECM -system i slutet av 2013 5,8 miljarder dollar, vilket är en ökning med 8,7%, medan det i västra

I Europa observeras tillväxten endast med 2-3%. Enligt Forrest Wave 2013 -forskning är de mest efterfrågade leverantörerna av ECM -system IBM, OpenText, ECM, HP, Oracle. Prognosen för tillväxten på den globala marknaden för ECM-system väntas 2017. Dynamiken på den ryska marknaden för EDMS / ECM-system, enligt forskning från Tadviser, visar en ökning som är 20-35% i förhållande till föregående år. De efterfrågade leverantörerna av EDMS / ECM -system på den ryska marknaden är: Business logic; DocVision; EOS; Direktrum; 1C och andra. Enligt den analytiska granskningen av TAdviser -företaget, marknaden för elektroniska dokumenthanteringssystem från 2013. visade en ökning i efterfrågan och växte med 20% i det totala beloppet och nådde 30,72 miljarder rubel. Från och med 2017, i procent, kommer det att växa med 1,7%. Uppgifterna för den statistiska analysen av kostnaden för att implementera elektroniska dokumenthanteringssystem tillhandahålls av de ledande integratorerna: 1C, Business Logic, Krok. De största projekten för implementering av elektroniska dokumenthanteringssystem i den offentliga sektorn presenteras i tabell 5. Antalet automatiserade arbetsstationer (AWS) under implementeringen av ett elektroniskt dokumenthanteringssystem är viktigt för att bedöma projektets omfattning. visar täckningen av antalet användare i systemet. Tabell 8 visar Rysslands regioner i minskande ordning efter antalet användare, sedan antalet AWP gör det möjligt att bedöma betydelsen och omfattningen av genomförandet av projekt för elektroniska dokumenthanteringssystem i den offentliga sektorn.

Tabell 8

Stora genomförandeprojekt SED inom den offentliga sektorn

Geografin för genomförandet av EDMS / ESM-systemprojekt täcker efter relevans: Moskva, St. -Kaukasisk, Krim ...

En modern EDMS är först och främst nya funktioner, nya processer, nya konsumenter. Ett exempel på specialiserade processer baserade på Docsvision -systemet presenteras i tabell 9.

Specialiserade processer för olika sektorer av ekonomin

Tabell 9

Specialiserade processer	gren
Kontroll av genomförande av program, kontroll av kursen	stat
projekt, registrering av medborgarnas överklaganden m.m.	kontrollera
Fullmaktshantering, kravhantering,	stat
mötesledning m.m.	kontrollera
Hantering av fakturor och följesedlar
Strömanslutningsprocesskontroll	energisk
Hantera förvaringskonton för användare
Hantering av användarnas personliga filer, valutakontroll, utfärdande av lån	bank
Hantering av konstruktionsdokumentation, processen att utforma en projektplan, beredning av uppskattningar	byggnad

Nya klasser av uppgifter för elektroniska dokumenthanteringssystem presenteras i tabell 7 för nya klasser av användare.

Nya klasser av EDMS -uppgifter

Tabell 10

Nya klasser av användare har möjlighet att analysera dokumentation, ha tillgång till det elektroniska dokumenthanteringssystemet, samtidigt som de använder moderna åtkomstmetoder: från att granska olika dokumentationer om portaler till individuell visning av dokument online-kommunikation. De nya användarklasserna inkluderar: kontorister, högsta ledning, processägare, motparter, analytiker, arbetsgrupper, slutförare. Metoder för implementering av ett fullvärdigt modernt dokumentflöde reduceras till täckningen av nya efterfrågade funktioner, nya klasser av användare och lösningen av nya klasser av problem i det elektroniska dokumentflödessystemet.

Vad tycker den ryska expertgruppen om utvecklingen av den inhemska ECM / EDMS -marknaden? Vilka är de viktigaste resultaten för det gångna året och vad kan förväntas under det kommande året?

Enligt IDC -klassificeringen hör majoriteten av inhemska EDMS till klassen av system fokuserade på affärsprocesser (ofta med arbetsflödeskontrollelement). I olika källor noteras att i de flesta inhemska EDMS följande funktioner implementeras:

• Dokumentbehandling / lagring;
• Arbetsflödeshantering (överföring av dokument mellan artister);
• Kontroll över utförandet av dokument;
• Dokumentsökning med attribut och fulltextsökning;
• Arbeta med relaterade dokument;
• Reglering av tillträdesrättigheter;
• Avskrivning av dokument;
• Integration med externa system E-post och så vidare.

Den största fördelen med inhemsk EDMS är en viss hänsyn till de ryska särdragen och traditionerna för att arbeta med dokument (ursprungligen införlivade i deras affärslogik).

Det bör noteras att vissa inhemska EDMS skapas i Lotus Domino / Notes-miljön (av olika objektiva och subjektiva skäl, som har blivit ganska utbredd i Ryssland): BOSS-Referent (IT Co.), Cinderella-produktfamiljen och DIS- Assistent (Moscow Development Institute), CompanyMedia och OfficemMedia (InterTrust), N. System (Center Datateknik), Kontorsarbete (KSK), etc.

Sedan utvecklingen av EDMS i Ryssland går i allmänhet, i riktning mot att utöka funktionaliteten som beskrivs av ECM -konceptet, skulle det vara logiskt att titta på denna process ur ECM -klassificeringens perspektiv. De flesta av de ryska kunderna började bekanta sig med ECM -teknikens värld med kontorsautomatisering, vars uppgift kan hänföras till kategorin registerhantering. Men nu växer marknaden till stor del på grund av områdena Document Management och Business Process Management (BPM). Kunder ställer in uppgifter på ett komplext sätt, arbetar på större koncept än inkommande / utgående dokument. En ökning av utbudet av bearbetade dokument kräver en kraftig ökning av användningen av in-line skanning och dokumentigenkänningsmetoder, användning av teknik som streckkodning.

Allt detta kan till exempel tydligt ses av att organisationer visar ett växande intresse för finansarkivet. Konton, fakturor, betalningshandlingar ligger utanför gränserna för klassiskt kontorsarbete, men att lösa detta problem gör det möjligt att uppnå positiva resultat inte bara för redovisningsavdelningen utan även för leveransavdelningen, finansiella, juridiska avdelningar och ledning.

Det finns andra exempel: automatisering av projektets arbetsflöde, kontrakthantering, avstämning av fakturor, skadehantering, automatisering av personalprocesser. Många förstår nu att ett företags ECM -system kan användas för att hantera resultaten av intellektuell aktivitet och hantera aktiviteter. Kundernas intresse ökade också för automatisering av icke-standardiserade eller organisationsspecifika affärsprocesser. Till exempel för banker är detta kundfilhantering. En långsiktig trend kan kallas intresset för automatisering av icke-dokumentorienterade verksamheter, till exempel samtal till supporttjänsten, affärsförfrågningar etc. År 2012 ökade intresset för ECM-lösningar från stora kunder : om tidigare företag med anknytning till medelstora företag rådde, inser nu representanter för stora företag behovet av automatisering.

Samtidigt delar inte alla experter uppfattningen att övergången till elektronisk dokumenthantering, även inom organisationer, redan har slutförts, åtminstone i allmänna termer. ansvarig för företagsprojekt av ABBYY Ryssland Dmitry Shushkin säger att övergångsprocessen till papperslöst arbetsflöde fortskrider självsäkert, men ändå inte alls så snabbt som vi skulle vilja att det skulle vara och kan förväntas: ”Gradvis kommer organisationer, där det är möjligt, automatisera sina aktiviteter med hjälp av elektroniska dokument. Under de närmaste fem åren är det dock osannolikt att pappersmängden i Ryssland minskar. Verksamheten fortsätter att växa, antalet företag (inklusive små och medelstora) ökar och som ett resultat växer mängden pappersdokument de producerar ”.

Under 2013 fortsätter ECM -systemen att gå utöver kontorsarbete. Nya uppgifter läggs fram, funktionaliteten i befintliga system kommer att utökas på grund av nya moduler. Uppsättningen av nya uppgifter leder till en utökning av användarutbudet av ECM -system. Dessutom kan antalet användare inkludera företagets partners och kunder. Det juridiskt betydande elektroniska dokumentflödet mellan företag tar fart. Tillsammans med standarddokument som fakturor, fraktsedlar, handlingar kommer företag aktivt att utbyta godtyckliga juridiskt betydelsefulla elektroniska dokument - brev, kontrakt, etc.

Många av er har använt EDMS i ert arbete under lång tid, någon är i färd med att implementera, men det finns de som fortfarande tittar noga. Fortfarande kunskap om moderna system dokumenthantering och företagsinformation kommer att vara användbart för både nybörjare och erfarna användare. EDS urvalskriterier

Det är ingen hemlighet att väldesignade och optimerade affärsprocesser är nyckeln till ett företags framgång. En av de viktigaste och resurskrävande processerna ärn. Först och främst är detta tidskostnader (samordning, godkännande, signering, kontroll av utförande), arbete (behovet av att ha en specialist som ansvarar för dokumentflödet i personalen), för att inte tala om kostnaderna för förbrukningsbara material och kontorsutrustning. EDMS är utformat för att optimera denna process och därför avsevärt minska kostnaderna för tillhandahållandet.

Trots svåra ekonomiska förhållanden, EDMS på marknaden informationsteknik förbli bland de mest efterfrågade systemen, eftersom de tillåter:

• förbättra effektiviteten i företagsledningen genom att ge ledningen all nödvändig information för att fatta beslut;
• optimera arbetet för anställda med dokument;
• bevara kritisk information och immateriella tillgångar i företaget (information som kan gå förlorad till följd av uppsägningar eller uppsägningar av anställda), det vill säga för att säkerställa kontinuiteten i affärs- eller affärsprocesser.

Naturligtvis är information om användbarheten av modern teknik för kontorister inte ny. Om du läser dessa rader, ligger det här ämnet nära dig. Kanske har många av er använt EDMS i ert arbete länge, någon är i färd med att implementera, men det finns de som fortfarande tittar noga.

Men kunskap om företagets moderna dokument- och informationshanteringssystem kommer att vara användbart för både nybörjare och erfarna användare.

Marknaden utvecklas aktivt, det finns många produkter, affärslösningar, ytterligare alternativ utformade för att lösa en mängd olika uppgifter. Och även om ditt företag redan har en lösning för kontorsautomation och lagarbete anställda tänker du förmodligen nu på hur du kan optimera det.

Det är viktigt att förstå att de elektroniska dokumenthanteringssystem som implementeras i ett företag inte är ett fruset ämne, utan en levande organism som kräver betydande uppmärksamhet, kontroll och utveckling. Om systemet inte utvecklas i tid kommer det snart att bli föråldrat och inte längre användas av anställda.

DOW service - kund EDMS

Nu kanske du ställer frågan: "Varför behöver vi - kontorister - förstå EDMS -marknaden om det finns IT -specialister och det är deras bröd att välja program?"

Det är naivt att tro att IT -specialister kommer att lösa detta problem åt dig! De flesta av dokumenten idag skapas, bearbetas och lagras i i elektroniskt format... Anställda är överens om många dokument med hjälp av ICQ, Skype, e-post. Dessutom skapas och sparas dokument i olika format. Och det är tjänstemännens uppgift att hantera denna information.

Jag känner till många fall då tjänstemän faktiskt blev utvecklare av elektroniska dokumenthanteringssystem och föreskrev kraven för systemet "från grunden". Från detta började deras resa genom smärta och långa processer för utveckling, förfining och implementering av systemet.

Till en början fungerade de som affärsanalytiker - och beskrev alla arbetsflödesprocesser. Sedan i rollen som testare, acceptera resultaten. Tja, och sedan i rollen som lärare, lära anställda i deras organisation att arbeta med systemet. Naturligtvis är alla dessa processer väldigt långa och de tar betydande tid - in bästa fall flera månader, i värsta fall - år. Senare erkände de för mig att om de kunde ha deltagit tidigare i urvalsprocessen, skulle de ha sparat sig mycket tid och ansträngning och anständiga pengar för sitt företag! Men det viktigaste är att de skulle ha organiserat gemensamt arbete i systemet för länge sedan - sina egna och företagets anställda.

Utvecklare av anpassade lösningar fokuserar i de flesta fall på användarens krav. Bara de tar inte hänsyn till att användarna ofta inte vet vilka krav de ska presentera och vilka metoder för att genomföra sina uppgifter.

Kännedom om produkterna på marknaden, att förstå principerna för deras drift ger en fördel när du väljer och till slut kan du välja den mest effektiva lösningen och spara energi, nerver och företagspengar.

Vilken lösning att välja?

Så du bestämde dig för att förstå situationen på EDMS -marknaden och hitta ett lämpligt system för att lösa dina problem. Du öppnar Internet och där ...

Och det finns så många namn, beskrivningar, diagram över analysföretag, olika jämförelser att du helt enkelt kan drunkna i detta informationshav. Här är bara några siffror om antalet produkter på den ryska marknaden.

Från och med februari 2010 innehöll katalogen över elektroniska dokumenthanteringssystem på TAdviser -webbplatsen cirka 179 artiklar, listan över Docflow -katalogen innehåller 170 produkter, det finns också olika oberoende portaler om dokumenthanteringssystem, där listan över lösningar innehåller 45 artiklar . DSS Consulting identifierar lösningar från cirka 15-20 företag som har flera och framgångsrika implementeringsprojekt under flera perioder.

Som du kan se erbjuder den ryska marknaden en mängd olika lösningar relaterade till klassen elektroniska dokumenthanteringssystem.

System kan kallas annorlunda: "kontorsautomatiseringssystem", "elektroniskt kontor", "system operativ ledning företag "," innehållshanteringssystem "," ECM-system ", etc.

Det verkar, vad är skillnaden? När allt kommer omkring gör alla system nästan samma sak - de tillhandahåller hantering av elektroniska dokument. Och arbetsflödet är en ganska formaliserad sfär och alla lösningar för dess automatisering bör vara väldigt lika varandra.

Marknaden för mjukvaruprodukter är dock väldigt mångsidig - det finns dyra system och lösningar i ekonomiklass, det finns högspecialiserade system och konstruktörer som låter dig implementera alla kunders idéer. All denna marknadsdiversitet härrör från det faktum att samma funktionskrav implementeras på olika sätt, på olika plattformar, med olika tekniker.

För närvarande har marknaden nått ett visst mognadsskede, dess ledare har dykt upp bland EDMS, nya lösningar fortsätter att dyka upp, vilket indikerar att processen för systemutveckling fortsätter. Till skillnad från marknaden för redovisningsprogramvara, där 1C utan tvekan är ledande, är EDMS-marknaden inte så polariserad, köparen har ett extremt stort urval: från världens ledande tillverkare till skräddarsydda utvecklingar som tar hänsyn till specifika egenskaper hos en viss kund. Det är svårt att räkna ut det, eller hur?

Problemet med att välja ett EDMS

Överflödet av erbjudanden på kontorsprogramvarumarknaden skapar ett valproblem. Men på grund av bristen på objektiva kriterier och allmänt vedertagna metoder för att bedöma kvaliteten på det föreslagna EDMS och deras överensstämmelse med organisationens verkliga behov, finns det en risk att förvärva det "felaktiga" systemet: för svag eller tvärtom , redundant för att lösa specifika problem. Risken kan förvärras under implementeringsfasen, eftersom även bra system kan konfigureras så att arbetet i det inte blir effektivt.

Som ett resultat väljer de flesta organisationer mjukvarulösningar inom området elektronisk dokumenthantering på egen risk och risk, styrda av sina egna kriterier, intuition eller litar på löften från utvecklare och specialister som implementerar systemet.

Oftast är orsaken till fel inte så mycket kvaliteten på mjukvarulösningen som dess felaktiga val och misstag som gjorts under implementeringen på grund av bristen på väl formulerade krav för EDMS.

I slutet av 2008 - början av 2009 DSS Consulting genomförde en studie bland företagen - EDMS -användare som implementerade EDMS 2008. På frågan: "Hur väljer företag EDMS?" de mest populära svaren var:

• utvald av rekommendationer;
• analyserad information på Internet;
• valde den första tillgängliga lösningen;
• lösningen "sänktes ovanifrån".

Många företags erfarenhet visar att konsekvenserna av ett misslyckat val av EDMS inte bara är materiella, tillfälliga, organisatoriska förluster, utan också, viktigast av allt, organisationens misslyckande med att uppnå sina mål och eftersläpning i utvecklingen.

Följaktligen finns det ett verkligt behov av information som möjliggör: baserat på analysen av systemet för dokumentationsstöd för organisationens ledning och affärsprocesser, att formulera krav för EDMS, på grundval av objektiva kriterier för utvärdering och jämförelse av EDMS på marknaden, för att välja en lämplig produkt och säkerställa dess effektiva användning ...

EDS urvalskriterier

Innan vi börjar ett ganska omfattande ämne för att granska den nuvarande situationen på ryska och internationella marknader informationslösningar av denna klass, liksom analys av specifika lösningar, låt oss stanna vid de viktigaste kriterierna som måste uppmärksammas oberoende av klassen av mjukvaruprodukten och den besatta marknadsandelen.

Organisationens EDMS bör lösa ett brett spektrum av uppgifter och samtidigt vara bekvämt och flexibelt i anpassningen så att det kan stödjas av kunden. Naturligtvis kan du ta en ECM -plattform och få en mycket anpassningsbar lösning som tar hänsyn till alla företagets affärsprocesser, men implementeringen av sådana system tar vanligtvis från flera månader till ett år eller mer och kräver betydande finansiella kostnader. Du vill dock alltid att implementeringstiden ska vara minimal och personalens utbildning snabbt och helst utan att avbryta produktionsaktiviteter.

Oftast görs valet av EDMS baserat på följande kriterier:

• kostnaden för EDMS -licenser och andra nödvändiga komponenter (hårdvara, DBMS);
• kostnaden för att implementera och underhålla EDMS;
• möjligheten att utöka systemet genom ytterligare moduler och integration med andra produkter;
• Informationssäkerhet;
• plattform och teknik som används;
• utvecklarens och leverantörens rykte (organisation som implementerar systemet);
• funktionell fullständighet.

Tänk på innebörden av ovanstående kriterier.

Kostnaden för licenser har alltid varit ett av huvudkriterierna när man väljer ett system. EDMS -kunder har länge vetat att en billig produkt inte alltid är bra.

Systemet måste vara tillgängligt så att kunden själv kan göra några av systeminställningarna, till exempel självständigt ansluta och konfigurera ordböcker, referensböcker, typiska dokumentrutter, etc., utan att behöva tillgripa tjänster från utvecklare eller systemintegratörer. Kostnaden för att driva systemet blir lägre.

Systemet bör vara en lösning som möjliggör ytterligare expansion genom att lägga till nya moduler och funktioner.

Utbudet av möjligheter, utökat med ytterligare moduler, kan innefatta både integration med vissa applikationer och utbyggnad av systemets funktionalitet.

Vid val av system ägnas särskild uppmärksamhet åt dess informationssäkerhet, hur principerna för att skydda konfidentiella uppgifter implementeras, hur passerkontrollsystemet är organiserat, om systemet stöder användning av elektronisk signatur och kryptering.

När man väljer ett system tas det som regel i beaktande vilken plattform det är byggt på och vilken teknik som används. Och här är prioriteten snarare inte nyhet, utan stabilitet och tillförlitlighet. Det använda databashanteringssystemet (DBMS) och utvecklingsverktyg spelar en viktig roll i valet.

Om organisationen redan har företagsstandard på DBMS, då är det mer logiskt om EDMS kommer att följa det. Det är oönskat att utöka listan över DBMS som stöds om det inte är absolut nödvändigt. Detsamma gäller utvecklingsverktyg. Ju mer kända och utbredda de är, desto fler specialister som äger dem och kommer att kunna utveckla ytterligare komponenter för EDMS och så mindre risk misslyckande av projektet på grund av bristen på sådana specialister.

När du väljer en EDMS -utvecklare, som regel faktorer som arbetstid på EDMS -marknaden, rykte bland användare och konkurrenter, kvalitet teknisk support, hur ofta systemuppdateringar släpps. Det är lika viktigt att välja ett pålitligt företag - en EDMS -leverantör, om utvecklarföretaget inte arbetar direkt med kunderna.

I urvalsfasen är det nödvändigt att i detalj utvärdera erfarenheten av framgångsrika projekt och implementeringar, personalens kvalifikationer. Det är hos leverantörsföretaget att möjligheten att uppdatera informationssystemet inom en rimlig tidsram (med acceptabla prisvillkor) beror på företagets specifika egenskaper.

Det kanske viktigaste kriteriet är systemets fullständighet. Så bra som systemet är i alla andra avseenden, är dess huvuduppgift att säkerställa att elektroniska dokumenthanteringsfunktioner uppfylls.

Hittills har kunder sällan använt ett systematiskt tillvägagångssätt för att bedöma EDMS: s funktionella fullständighet, förlita sig på deras subjektiva åsikt baserat på studier av marknadsföringsmaterial eller i bästa fall på en kortfattad bekantskap med produkten vid en erfaren monter. Detta är inte tillräckligt för en framgångsrik praktisk användning av EDMS.

Do rätt val utan att göra en omfattande bedömning och jämförelse av system, främst när det gäller funktionella parametrar, utan att ta hänsyn till strategiska mål och aktuella uppgifter kunden är nästan omöjlig.

En preliminär analys av marknaden kan hjälpa till att lösa detta problem: en första bekantskap med dess huvudaktörer, produkter på marknaden, nyckelteknologi och systematisering enligt de viktigaste parametrarna.

Informations- och analyscenter TAdviser har publicerat den traditionella årsrapporten om marknaden för elektroniska dokumenthanteringssystem (EDMS) och innehållshantering (ECM). Den här gången omfattar projekt som startats och slutförts 2016 och 2017.

Bedömning av den ryska EDMS -marknaden i monetära termer

Enligt TAdviser uppgick volymen på hemmamarknaden för EDMS / ECM -system till cirka 2016 41,6 miljarder rubel... Marknaden har vuxit under året på 10%... Samma dynamik ( 10% ) experter förväntar sig också 2017 års resultat.

Den maximala vinsten från försäljning, implementering och underhåll av elektroniska dokumenthanteringssystem 2016 mottogs av 1C -franchisetagarnätverket. Den sammanlagda inkomsten för säljaren och partnerna var 2,75 miljarder rubel... Vart i mer än 2 miljarder rubel 1C och dess franchisetagare tjänade pengar på tjänsterna för implementering och underhåll av EDMS, medan försäljningen av licenser lockade alla 650,5 miljoner rubel... Resultaten från affiliate -nätverket presenterades dock utanför betyget, eftersom detta inte är en, utan ett stort antal marknadsaktörer.

Första raden i den officiella rankningen togs av företaget "Business Logic" med årliga intäkter 1,86 miljarder rubel, den andra - "Croc" med 1,38 miljarder rubel, tredje TerraLink med 964 miljoner rubel... Vår partner EOS för försäljning, implementering och underhåll av EDMS "DELO" och EOS för SharePoint 2016 tjänade 793,5 miljoner rubel och säkrade 4: e plats i tabellen totalt.

Värderingssammanställarna noterar att majoriteten av deltagarna i EDMS / ECM -betyg visade en positiv intäktsdynamik under 2016. Endast 2 av 16 företag försämrade sina finansiella indikatorer- och det här är integratorer, inte leverantörer. Alla EDMS -utvecklare förblev i det svarta.

EDMS -betyg efter antal projekt

Med antalet projekt som startades och slutfördes 2016, Directum ( 739 ). Våra partners EOS ( 593 offentliga projekt för året) och 1C ( 178 projekt) upptar 2: a respektive 4: e raden.

Sektoriell fördelning av projekt

TAdviser visade inte statistik över fördelningen av EDMS -projekt per bransch i år. Det internationella forskningsföretaget IDC gjorde det dock för honom. Enligt hennes beräkningar investerade ryska företag inom industri-, statliga och finansiella sektorer 2016 mest av allt i ECM. Men de behandlade problemet annorlunda. Industrialister med störst marknadsandel ( 25% ) fokuserat på automatisering av internt arbetsflöde: utökad funktionalitet hos EDMS när det gäller projektledning, automatisering av typiska företagsscenarier och integrering av EDMS med transaktionssystem (, CPM, BI). Ockuperar 23% på marknaden löste den offentliga sektorn 2016 huvudsakligen problemen med att utveckla MEDO och koppla nya deltagare till samarbete mellan avdelningar. Finansiella institut med en andel 16% fokuserat på att automatisera externa dokumentflöden: skapa elektroniska kundunderlag, mobila applikationer, automatisering av processen för att emittera lån.

Viktiga drivkrafter för EDMS marknadstillväxt

EDMS / ECM -marknaden i Ryssland växer årligen på 10%... Detta underlättas av ett antal faktorer:

Svår ekonomisk situation... Den långvariga krisen har tvingat företag att tänka mer seriöst på att minska investeringar och skärpa den finansiella kontrollen. Många, på grund av den spända ekonomiska situationen, tänkte för första gången på att utvärdera och optimera sina affärsprocesser. Och vi hittade en effektiv lösning - EDMS / ECM -system.

Importera substitutionsprocess... År 2016 utfärdade Ryska federationens regering förordning nr 1588-r, tvingande federala organ verkställande makt och statliga extrabudgetfonder för att byta till ryska programvara... Sedan dess har tillverkare inhemska system elektronisk dokumenthantering ser en stadig efterfrågan på sina lösningar. Det är möjligt att stora statliga företag, efter statliga organisationer och statliga organ, kommer att vara tvungna att byta till inhemska plattformar från statligt deltagande... Och detta är huvudsegmentet av kunder för EDMS- och ECM -system. Men som i nuvarande situation kommer övergången inte att vara abrupt. Att byta ut storskaliga informationssystem är alltid förknippat med höga kostnader och risker, så moderniseringen bör vara smidig. Du kan börja med att uppgradera din databas och flytta till programvara med öppen källkod som PostgreSQL.

1. Kurs på digital ekonomi ... Staten lanserar systematiskt elektroniska tjänster("Gosuslugi", "Tax.ru"), kommersiella företag etc. Överföring av affärsprocesser till en elektronisk miljö är ett effektivt sätt att minska kostnaderna för varor och tjänster, optimera arbetskraft, tid och ekonomiska kostnader.
2. Snabb utveckling av ny teknik... Med utvecklingen av nya verktyg för behandling och lagring av data (blockchain, big data, artificiell intelligens) utvecklas också elektroniska dokumenthanteringssystem. Deras funktionalitet expanderar, nya verktyg för standardisering, visualisering och informationsanalys (BI) dyker upp. EDMS används alltmer som företags datalager.
3. Behovet av automatisering YuZEDO... Under 2016–2017, i organisationer av olika storlekar och branscher, var det ett akut behov av att automatisera juridiskt betydande dokumentflöde (YuZEDO). Dessutom pratar vi inte bara om användningen av en kvalificerad elektronisk signatur och online-utbyte av certifierade dokument, utan också om behoven på nivå med fullfjädrade integrationsmekanismer som gör det möjligt att minimera manuella operationer och säkerställa kontinuiteten i slut till- avsluta processer.
4. Total mobilisering... För närvarande behöver inte bara chefer, utan också vanliga artister tillgång till arbetsprogram från mobila enheter. Möjlighet att ansluta till företags EDMS från en personlig telefon eller surfplatta gör det möjligt för en anställd att snabbt lära sig om nya uppgifter och slutföra dem snabbare. Den totala övergången av företagskommunikation till en mobil miljö har lett till framväxten av en hel bransch som tjänar mobil för företag. Den innehåller innehållsleverantörer, tjänster för utveckling av företags dataskyddsverktyg, design och skapande av mobila applikationer.
5. Distribution av molntjänster... Cloud EDMS -teknik används aktivt på statlig nivå. Det är möjligt att ansöka om byte av körkort eller pass, betala skatt, få bostad och kommunala servicecertifikat idag i den digitala miljön - via webbplatser för offentliga tjänster. När det gäller det kommersiella området, för små och medelstora företag, måste ECM-plattformen säkert vara molnbaserad. Det är ekonomiskt olönsamt för organisationer inom SMB -segmentet att köpa en boxad version av EDMS. Användningen av molnbaserade innehållshanteringssystem är mycket bekvämt för stora företag... Sådana ECM är inte begränsade när det gäller skalbarhet, de är centraliserade och ger allestädes närvarande tillgång till anställda från vilken typ av enhet som helst dygnet runt.
6. Ökade virusattacker... Den senaste vågen av virusattacker väckte ett stort intresse för EDMS som ett centraliserat lagringssystem för företagsinformation.

Prognoser för den närmaste framtiden

Experter förknippar ytterligare tillväxt på marknaden med utvecklingen av YuZEDO, det finansiella arkivet och förbättringen av mekanismer för att integrera EDMS med andra informationssystem i företaget. Idag är EDMS sömlöst integrerat med analytiska tjänster och redovisningsprogram. Inom en snar framtid kommer elektroniska dokumenthanteringssystem att integreras ännu närmare i organisationernas IT -landskap. Experter tillåter till och med lansering av konvergerade lösningar för komplext arbete med alla typer av data och innehåll i företaget.

Chatbots och mekanismer för artificiell intelligens kommer att bli mer utbredda i elektroniska dokumenthanteringssystem. Från en dokumentregistreringstjänst kommer EDMS att förvandlas till ett multifunktionellt system för att dokumentera alla företags affärsaktiviteter, ett informationscentral, med hänsyn till data från en mängd olika informationssystem. Dessutom kommer EDMS att bli den viktigaste dataleverantören för djupgående omfattande analyser i BI -system.

Begränsningar

Experter nämner bland de främsta hindren för utvecklingen av EDMS -marknaden:

• Begränsningar lagstiftningsram ... Elektroniskt dokumentflöde används fortfarande inte som det huvudsakliga, utan som ett duplikatpapper.
• Otillräcklig förening av EDMS, brist på en enda standard och regler... Till exempel anställda industriföretag arbeta inte bara med standardrapporter, utan också med specialiserad teknisk dokumentation (ritningar från AutoCAD). Frånvaron av sådana dokument i standardformulär hindrar många från att implementera EDMS.

Erfarenhet av implementering av EDMS "SoftExpert"

Marknaden för elektroniska dokumenthanteringssystem

För närvarande inom den inhemska IT -industrin är marknaden för elektroniska dokumenthanteringssystem (EDMS) ett av de mest dynamiska områdena.

Med den övergripande dynamiken på IT -marknaden 6% (enligt IDC) 2013 var tillväxten cirka 23%, vilket dessutom överstiger två gånger de globala indikatorerna för detta segment, liksom tillväxttakten på mjukvarumarknaden ( 15%). arkivera dokumentflöde elektroniskt program

Enligt biträdande chef för centret analytiska system och utvecklingen av Denis Vladimirovich Morozov, anledningen till denna situation är förknippad med genomförandet av storskaliga informationsprogram i den offentliga sektorn och den aktiva konstruktionen av elektronisk regering.

Det är det elektroniska dokumentflödet som faktiskt är cirkulationssystemet i ett statligt eller kommersiellt företag.

Volymen på EDMS -marknaden i Ryssland, av olika uppskattningar, är cirka 26 miljarder rubel, varav cirka 75% faller på implementeringstjänster och cirka 25% - direkt på försäljning av licenser.

I marknadens struktur står största delen av försäljningen för stora företag (cirka 45-50%). Den offentliga sektorn upptar nästan helt den andra halvan av marknaden (cirka 40-45%), vilket gör att SMB inte överstiger 10-15%.

Konkurrensen på EDMS -marknaden är ganska hård idag. Samtidigt kontrolleras mer än 60% av marknaden av fem företag: EMC, Cognitive Technologies, 1C, Directum och Microsoft (enligt IDC -data för 2013) när det gäller omsättning. Samtidigt är det känt att EMC och Microsoft är representerade på EDMS -marknaden genom replikerade lösningar från partnerföretag.

Bland forskningsdeltagarna valde vi EDMS som aktivt utvecklas och har bevisat sig i användarmiljön: 1C: Document Management, CompanyMedia från InterTrust, DocsVision, SharePoint och Delo från EOS, Directum, Tezis från en rysk utvecklare Holemont och E1 EVFRAT -programvara från Cognitive Technologies.

Det är värt att notera att, förutom de produkter som deltar i granskningen, presenteras flera dussin fler system på EDMS-marknaden, varav de flesta inte har fått storskalig distribution.

Marknadsledares produkter har en ungefärlig uppsättning nyckelfunktioner (registrering av dokument, kontroll livscykel, routing, rapportering etc.).

Därför är det ingen praktisk mening att jämföra system enligt dessa kriterier.

Å andra sidan, när du väljer ett system, är möjligheter som är bland marknadstrenderna och är ett extremt nödvändigt komplement till EDMS -funktionaliteten av ökat intresse (för ett antal utvecklare, tillsammans med de grundläggande funktionerna, ingår de i den grundläggande funktionalitet) när du arbetar med dokument i organisationer på olika nivåer. Dessa inkluderar tjänster för underhåll av kontrakt, webbklient, arbetshantering, integration med 1C, underhåll kundbas och arkiv av dokument, inmatning och erkännande av dokument (OCR), samt medborgares överklaganden.

Ser vi framåt kan vi säga att inom en snar framtid kan sådana innovationer som möjligheterna till gamifiering och socialisering av lösningar enkelt komma in på denna lista.

Det är typ ny etapp utveckling av EDMS, som möjliggör presentation av information i en lekfull form, samt kommunikation mellan användare av systemet enligt organisationens principer, nära sociala nätverk.

Ett av de definierande kriterierna för att välja en EDMS -köpare var och förblir produktens pris.

För den bästa presentationen prisförslag Vi valde två jämförande nedskärningar för forskningsdeltagarna när det gäller den maximala konfigurationen (baserat på försäljning av en licens för 200 användare) och den minsta konfigurationen (baserat på försäljningen av en licens för 10 användare).

Vid förberedelsen av studien användes information från öppna källor (Internet, informationssajter för de övervägda mjukvaruprodukterna och utvecklingsföretag, demoversioner av EDMS).

Således inkluderades förekomsten av alternativ i EDMS bland de funktionella kriterierna för studien:

• - webbklient,
• - upprätthålla kontrakt,
• - arbetsledning,
• - integration med 1C,
• - upprätthålla en kundbas,
• - arkiv av dokument (automatisk import av dokument),
• - dokumentigenkänning (OCR),
• - medborgarnas överklaganden.

Jämförelse resultat funktionalitet EDMS enligt de angivna kriterierna presenteras i tabellen nedan.

Poängsättning enligt dessa kriterier utfördes enligt ett trepunktssystem:

• 2 poäng - om funktionen finns i mjukvaruprodukt och ingår i den grundläggande konfigurationen av systemet som deklareras av utvecklaren (det är inte nödvändigt att köpa det dessutom);
• 1 poäng - funktionen deklareras av utvecklaren, men ingår inte i grundpaketet (du måste köpa den dessutom);
• 0 poäng - funktionen deklareras inte.

Resultattabell som jämför funktionaliteten hos EDMS enligt kriterierna: "Tillgänglighet för en webbklient", "Underhåll av kontrakt", "Arbetsledning", "Integration med 1C", "Underhåll av en kundbas", "Arkiv av dokument (automatisk import av dokument) "," Erkännandehandlingar (OCR) "," Medborgarnas överklaganden "

Nedan visas resultaten av att jämföra kostnaden för EDMS i sin deklarerade minimikonfiguration. Minimisatsen bör förstås som den minsta tillgängliga uppsättningen systemfunktionalitet, inklusive de möjligheter som beaktas i studien. Beräkningen använder de priser som utvecklarna deklarerat för användarlicenser, som gör det möjligt att använda all minsta funktionalitet i systemet.

För att bedöma EDMS enligt detta kriterium delades systemkostnadsskalan upp i sju lika stora intervall med ett avstånd på 20 200 rubel (skillnaden mellan den högsta och den lägsta EDMS -kostnaden dividerat med antalet intervall), inom vilket man ansåg att studiedeltagarna hade samma kostnad och fick samma poäng ...

I detta fall fastställdes lägsta poäng (1) av EDMS med det högsta priset och högsta poäng (i detta fall 7) - med den lägsta.

Jämförelsetabell för EDMS enligt kriteriet "Kostnaden för systemet i minsta konfiguration"

Nedan visas resultaten av jämförelsen av EDMS enligt kriteriet "Kostnaden för systemet i maximal konfiguration".

Precis som vid bedömning av EDMS enligt kriteriet för kostnaden för minsta konfiguration delades skalan i sju lika stora intervall med ett avstånd på 141 298,6 rubel (skillnaden mellan den högsta och den lägsta EDMS -kostnaden dividerat med antalet intervaller), inom vilket man antog att studiedeltagarna hade lika värde och fick samma poäng. I det här fallet fastställdes lägsta poäng (1) för EDMS med det högsta priset i denna konfiguration och högsta poäng (i detta fall 7) - med det lägsta.

Jämförelsetabell för EDMS enligt kriteriet "Kostnaden för systemet i maximal konfiguration"

Sedan rankades kriterierna efter deras betydelse för en potentiell användare. Rangordningen baserades på data sociologisk undersökning 7563 företrädare för IT -tjänster för medelstora och stora företag i Moskva och 21 städer från de ryska federationens beståndsdelar. Det viktigaste kriteriet för respondenterna var priskriteriet för EDMS i maximal konfiguration. Han fick den högsta poängen -1. Andra kriterier fick värden i intervallet från 0 till 1 i proportion till deras betydelse för användarna.

Kriteriets signifikanskoefficienttabell

Slutresultatet för varje SED beräknades som summan av de betyg som erhållits för varje kriterium, multiplicerat med vikten av varje kriterium. En sammanfattningstabell över studieresultaten visas nedan.

Vinnaren av vårt betyg blev således E1 EVFRAT -systemet för kognitiv teknik. Systemet har den mest kompletta funktionaliteten till den lägsta kostnaden. Frånvaron av ytterligare inköpta moduler gör systemet attraktivt för kunder med olika status och rang. Den andra platsen intas av EDMS DocsVision. Trots behovet av att köpa nödvändig funktionalitet med hjälp av plug-in-moduler förblir priset på systemets grundkonfiguration ganska gynnsamt, även om det är sämre än E1 EDMS EVFRAT.

Och slutligen tog tredje platsen i rankningen av avhandlingssystemet. EDMS är mer lämpligt för små och medelstora företag - med ett litet antal licenser är den grundläggande funktionaliteten som utvecklaren förklarar ganska tillräcklig för arbete. Systemet börjar dock förlora märkbart med en ökning av antalet användarlicenser.