Elektroniskt dokumentflöde inom programmets organisation. Kriterier för att välja ett elektroniskt dokumenthanteringssystem. Vad krävs för att byta till elektronisk dokumenthantering

De viktigaste kraven som det elektroniska dokumenthanteringssystemet måste uppfylla:

Säker lagring och enkel hämtning av dokumentation.
Stöd och genomförande av kontorstjänster.
Tidig kontroll över utförandet av dokument och deras routning.
Skapa analytiska rapporter.
Informationssäkerhet.

Moderna EDMS har också funktioner för att interagera med klienter, behandla deras förfrågningar och ytterligare användbara verktyg som låter dig lösa många tillämpade problem.

Typer av elektroniska dokumenthanteringssystem

Det finns olika typer av klassificering av elektroniska dokumenthanteringssystem, men den mest vägledande klassificeringen är uppdelningen av EDMS efter titelfunktionalitet. Alla EDMS placeras av dess utvecklare som främst avsedda för att utföra en viss typ av uppgift. Detta betyder inte att det inte tillhandahåller någon ytterligare teknik som finns i de flesta av "bröderna". Det är bara det att verktygslådan för varje elektroniskt dokumenthanteringssystem har sina egna styrkor och svagheter... I klassificeringen efter titelfunktionalitet beaktas EDMS: s styrkor.

Så det ser ut så här:

EDMS utformat för att skapa och arbeta med elektronisk dokumentation, liksom digitala motsvarigheter till pappersdokument.
Bokföringssystem som automatiserar registrering av händelser och dokument under hela deras livscykel (elektroniska arkivskåp).
EDMS, vars huvudsakliga uppgift är att automatisera arbetet med stora arkiv med företagsinformation.
System för hantering av elektroniska arkiv med dokumentation.
EDMS, vars funktionalitet är specialiserad på att extrahera nödvändig information från arkiv och andra elektroniska källor.
System som hanterar företagsprocesser, dokumentbehandling och verksamheten för organisationsanställda som är involverade i arbetet med affärsdokument.
Information EDMS som styr enheter för lagring av data.

Det finns också en kort klassificering av EDMS efter ursprungsland, som endast används i Ryssland. Enligt den är elektroniska dokumenthanteringssystem i vårt land indelade i inhemska, import och ryska, utvecklade på den utländska plattformen Lotus / Domino. Vår recension innehåller exempel på endast två utländska EDMS - EMC Documentum och Lotus Domino.Doc. Alla andra EDMS har "medborgarskap" i Ryssland.

TOP-10 elektroniska dokumenthanteringssystem

Vi utvärderade de elektroniska dokumenthanteringssystemen med fokus på jämförelse av fem parametrar, som är avgörande när vi väljer ett EDMS för automatisering av dokumentcirkulation i ett företag. Skalan är tio punkter.

En plats	Program / tjänst	Pris	Lätt att lära	Funktionalitet	Redovisning för rysk lagstiftning	Teknisk Stöd	Totala poängen
1	Företag	8	8	10	10	10	9,2
2-4	1C: Arkiv	9	7	10	10	9	9
2-4	CompanyMedia	9	9	9	10	8	9
4-6	EMC Documentum	–	9	10	8	8	8,8
4-6	Logik	9	10	9	10	6	8,8
4-6	Eufrat	9	10	9	10	6	8,8
7	DIRECTUM	10	8	8	10	7	8,6
8	Lotus Domino.Doc	–	8	8	9	9	8,5
9	OPTIMA-WorkFlow	10	8	8	9	7	8.4
10	LanDocs	8	7	7	10	8	8

Obs: den slutliga bedömningen av systemet i tabellen låtsas inte vara hundra procent objektiv och reflekterar författarens åsikt baserat på en djup analys av detta ämne. Denna översyn av elektroniska dokumenthanteringssystem görs endast bland högkvalitativa mjukvaruprodukter som du säkert kan välja att använda i olika typer av företag.

FÖRETAG

Detta elektroniska dokumenthanteringssystem är en erkänd ledare i sitt segment i hela det post-sovjetiska utrymmet. I den genomför både de största innehaven och företagen och småföretagen framgångsrikt dokumentflöde och kontorsarbete. I förhållande till detta system är det lämpligt att tillämpa tautologin: "BUSINESS" kan sin verksamhet. Denna programvara är verkligen idealisk för djup kontorsautomatisering och arbetsflöde.

fördelar

Möjligheten att spåra alla stadier av rörelse för alla elektroniska dokument.
Enkelhet och bekvämlighet i att skapa dokumentationsprojekt.
Allmän felsökning och funktionalitet för systemet.

Minus

De "ansträngda" nackdelarna inkluderar ett något arkaiskt gränssnitt och en viss svårighet att behärska.

Hur mycket är?

Priset på en licens för att använda DELO -systemet inom en arbetsplats (DBMS - Oracle) beror på det planerade total dessa platser och varierar från 11 000 rubel (201-500 rubel / m) till 13 400 rubel (1-5 rubel / m). Om organisationen använder Microsoft SQL Server DBMS kostar en licens för en arbetsplats från 7200 till 9500 rubel.

Logik

Programmet "SED Logic" fram till 2012 kallades "Boss-Referent" och var ett av de mest populära Ryska system elektronisk dokumenthantering, en seriös konkurrent till EDMS "Delo". Namnbytet påverkade inte kvaliteten på denna programvaruprodukt, och den är fortfarande pålitlig och funktionellt system för kontorshantering i företag av alla typer och storlekar.

fördelar

Möjligheten att bygga komplexa flernivåvägar för dokumentgodkännande.
Hög skyddsnivå för användardata.
Relativ lätt att behärska systemets huvudkomponenter.
Flexibel och modifierbar process för bearbetning av dokumentation.

Minus

Obekväm differentiering av rättigheter vid allvarlig personalomsättning.
Inte det mest samvetsgranna arbetet teknisk support.
Arkaiskt gränssnitt.

Hur mycket är?

Kostnaden för en licens för att använda detta program beror på antalet anställda som är anslutna till det. Om deras antal inte överstiger 49 personer blir priset 5 900 för varje jobb; från 50 till 199 anslutna anställda - 5 200 rubel; och om det finns mer än 200 jobb kommer priset på en licens att vara minimalt - 4900 rubel.

Eufrat

Detta elektroniska dokumenthanteringssystem har utvecklats i full överensstämmelse med kraven i kvalitetsstandarden ISO 9000 och ryska GOST inom kontorsarbete. "EVFRAT" skiljer sig från sina "kollegor i butiken" genom närvaron av många av sina egna unika mjukvaruutvecklingar som inte kan hittas i konkurrerande EDMS. Rent tekniskt är detta system ett av de mest "avancerade" på den moderna ryska EDMS -marknaden.

fördelar

Leveransuppsättningen för detta system inkluderar en inbäddad DBMS "Nika", som automatiskt befriar användarorganisationen från att köpa ytterligare programvara.
Vänligt gränssnitt med en trevlig och minnesvärd design.
Inbyggd rollmekanism för hantering av åtkomsträttigheter.

Minus

Ganska långsam hastighet, särskilt på långsammare datorer.
Periodiska avbrott i arbetet och trög teknisk support.

Hur mycket är?

En standardlicens med installation av systemet på en organisations egen server kostar från 5200 till 7300 rubel per arbetsplats, fler användare - ett lägre pris. Men det finns också möjlighet att placera serverkomponenten på tillverkarens utrustning. I detta fall tillämpas ett prenumerationsavgiftssystem - fyra tariffer, som kostar från 10 000 till 95 000 rubel per månad.

1C: Arkiv

Det är en av de bästa och säkert den mest mångsidiga dokumenthanteringsprogramvaran för ett företag. 1C: Archive ger tillförlitlig och, viktigast av allt, centraliserad lagring av affärsdokument i olika format, med åtkomst till den av auktoriserad personal som kan redigera filer.

fördelar

Felsökningsalgoritm för att snabbt hitta nödvändig data.
Möjligheten att lagra dokument av vilken typ som helst - från text och grafik till ljud- och videofiler.
De bredaste skalbarhetsalternativen som gör att du framgångsrikt kan använda denna programvara i både stora och små företag.
Den största fördelen med 1C: Archive, som skiljer detta program från sina konkurrenter, är den optimala kombinationen av produktens pris och dess funktioner.
Stöd för integration med externa applikationer.

Minus

Konsumerar mycket systemresurser.
Ökad inlärningskomplexitet, även för erfarna användare.

Hur mycket är?

Priset för "montering" av detta program varierar från 12 000 till 57 000 rubel, och det första beloppet måste betalas uteslutande för att uppgradera den tidigare versionen av 1C: Archive.

DIRECTUM

Enkelt och funktionellt EDMS DIRECTUM kommer att vara en utmärkt lösning för små och medelstora företag. Tack vare detta system kan elektronisk dokumenthantering framgångsrikt kombineras med traditionellt papper arbetsflöde, så att man senare "smärtfritt" helt överför organisationen till att arbeta i DIRECTUM. Avancerad Workflow -teknik ger effektiv automatisering av kontorsarbetsflöden.

fördelar

Tillgänglighet av specialiserade mjukvaruverktyg som gör sökning och identifiering av dokumentation så enkelt som möjligt.
Gott om möjligheter till självmodifiering av systemet för specifika uppgifter.
Avancerad integration med andra program.

Minus

Systemet är inriktat på företagets ledningspersonal - det är svårare för vanliga kontorister att arbeta i det.
En lite förvirrande och otransparent prispolicy.

Hur mycket är?

Licenser för att använda denna EDMS köps både separat och som en del av paketerbjudanden. Den billigaste grundläggande CAL kostar 7 800 rubel. Kostnaden för licenspaket börjar från 148 200 rubel (bas för 20 anställda) och går upp till 2 010 000 rubel (för 200 anställda).

OPTIMA-WorkFlow

Detta elektroniska dokumenthanteringssystem är en stark mellanbonde i sitt segment. Det är i ständig utveckling och kan hittills inte konkurrera på lika villkor med marknadens erkända mastodonter. OPTIMA -WorkFlow har dock ett antal "knep i ärmen" - unik teknik som skiljer den från den allmänna bakgrunden.

fördelar

Implementering av funktionen för serieinmatning av samma typer av dokument och deras registreringsinformation.
Skanna med ett antivirusprogram.
Valfri indexering av vanliga och krypterade dokument.
Flerspråkigt användargränssnitt.

Minus

Nackdelar med typiska funktionalitet som tas bort permanent genom kommande uppdateringar.

Hur mycket är?

Typiska lösningar baserade på denna plattform kostar från 55 000 till 75 000 rubel.

EMC Documentum

Denna plattform för automatisering av arbetsflödesprocesser utvecklades av världsledande inom IT -branschen, EMC. Kraftfull funktionalitet i kombination med flexibel anpassning av enskilda verktyg gör EMC Documentum till det bästa utländska EDMS som finns på den ryska marknaden.

fördelar

En hög grad av enkel hantering av designdokument.
Implementering av en in- / utcheckningsmekanism som gör att du kan hantera fördelningen av åtkomsträttigheter.
Närvaron av en funktion som gör att du kan implementera godkännandeförfarandet på flera nivåer.
Stöd för enheter för skanning och dokumentigenkänning.

Minus

Arbeta endast med webbläsaren Internet Explorer.
Brist på allmänt tillgänglig teknisk och praktisk dokumentation om systemet.
Frekventa "bromsar" och eftersläpningar vid hög systembelastning.

Hur mycket är?

Det finns inga fasta priser för att använda denna plattform. Kostnaden för dess genomförande diskuteras individuellt med varje kund.

LanDocs

Utvecklad 1997 av det inhemska företaget "LANIT", är denna plattform för automatisering av dokumenthantering fortfarande efterfrågad av många företag och institutioner än idag. LanDocs låter dig bygga ett bekvämt kontorsarbete och arbetsflödesmiljö, vilket ger alla kategorier av användare den nödvändiga uppsättningen verktyg för att hantera den.

fördelar

Tillgänglighet för integrerade kryptografiska skyddsverktyg.
Möjligheten att inkludera anställda från avlägsna grenar i arbetsflödesprocessen.
Tillgänglighet för funktionen för batch -skanning av pappersdokument.

Minus

Detta är ett ganska vanligt prestandaproblem.
Svaga möjligheter för att utöka funktionaliteten.
Svårighet att behärska systemet från grunden.

Hur mycket är?

Priset på en serverlicens varierar från 30 000 till 216 000 rubel. Användarlicenser kan köpas till priser från 5 600 till 8 400 rubel.

CompanyMedia

CompanyMedia är en uppsättning mjukvarulösningar som är utformade för att automatisera affärsprocesser, arbetsflöden och kontorsarbete. Denna EDMS skiljer sig från sina konkurrenter i sin oöverträffade flexibilitet i inställningar och närvaron av oberoende moduler som kan installeras separat.

fördelar

Möjlighet framgångsrikt arbete system i företag med komplexa företagsstruktur och territoriell struktur.
Oöverträffad tillförlitlighet för systemet, vilket gör att det kan fungera aktivt dygnet runt, 365 dagar om året.
Automatiserat stöd för arbete med flera typer av arbetsplatser.
Differentiering av åtkomsträttigheter, enligt organisationens hierarkiska struktur.

Minus

Webbgränssnittet har begränsat stöd för vissa webbläsare, särskilt FireFox.
Systemets fokus ligger främst på medelstora och stora företag.

Hur mycket är?

Det slutliga priset på denna programvara består av många komponenter, inklusive personalutbildning, installation av ytterligare moduler och överföring av rättigheter att använda systemet. Den övre gränsen för det totala beloppet är 99 000 rubel. Den billigaste tematiska modulen kommer att kosta 4000 rubel.

Lotus Domino.Doc

Detta EDMS är en applikation till den välkända Notes / Domino-plattformen, som har ett datasäkerhetssystem på hög nivå. Lotus Domino.Doc har också ett avancerat elektroniskt arkiv som låter dig implementera en stor lagring av företagsdokument.

fördelar

Tillgänglighet för unika replikeringssystem som är utformade för att omfattande hantera dokumentflödeshanteringsuppgifter i en distribuerad miljö.
Möjligheten att söka efter dokument i separata delar av informationslagringen.
LDAP -kataloger skala ner till företagsnivå.

Minus

Nackdelarna med detta system beror främst på dess västerländska ursprung - det finns vissa frågor om gränssnittet och implementering av vissa funktioner.

Hur mycket är?

Kostnaden för användar- och serverlicenser beräknas individuellt på plattformens webbplats.

Så småningom

Sammanfattningsvis en viss rad under granskningen vill jag notera en viktig nyans: införandet av ett elektroniskt dokumenthanteringssystem i ditt företag garanterar inte alls en omedelbar ökning av lönsamheten och kan i vissa fall skada . Om din organisation fungerar framgångsrikt och tjänar vinst utan att arbeta utan EDMS, tänk sedan tusen gånger innan du bestämmer dig för genomförandet. Det finns ingen anledning att jaga det "progressiva mode" och installera dessa system utan ett seriöst behov av dem. Men med expansionen av verksamheten och hög arbetsbelastning för de anställda kan det elektroniska dokumenthanteringssystemet bli en slags livlina som hjälper företaget att komma ur pappersarbetets malström.

Kära läsare! På grund av det faktum att vid insamling av material för denna studie bedömdes funktionaliteten hos MOTIV -systemet som presenterades i granskningen felaktigt, justerade redaktörerna, efter eget gottfinnande, diagrammen för att mer exakt återspegla den angivna produktens funktionalitet. De reviderade diagrammen indikerar funktionaliteten i MOTIV -systemversionen 1.1, som fanns vid valet av testdeltagare (mars 2010). Det är möjligt att vissa parametrar för andra system också uppskattas felaktigt.

Vi påminner dig också om att materialet för närvarande är väldigt föråldrat och inte kan ligga till grund för att bedöma funktionaliteten hos moderna versioner av dessa system eller förhållandet mellan dem.

I modern organisation elektroniska dokumenthanteringssystem (EDMS) blir en oumbärlig del av IT -infrastrukturen. Med deras hjälp ökar kommersiella företag effektiviteten i sina aktiviteter och industriföretag, och i statliga institutioner på grundval av elektronisk dokumenthanteringsteknik, löses uppgifterna intern ledning, interagency -interaktion och interaktion med befolkningen. Den allmänt accepterade förkortningen är SED, även om SAD (kontorsautomatiseringssystem), SEDO (elektroniskt dokumenthanteringssystem) och SADO (dokumentflödesautomatiseringssystem) också används tillsammans med det.

Ett elektroniskt dokumenthanteringssystem (EDMS) är ett organisatoriskt och tekniskt system som tillhandahåller processen för att skapa, åtkomstkontroll och distribution av elektroniska dokument i datornätverk, samt tillhandahålla kontroll över dokumentflödet i en organisation.

Ursprungligen betraktades system av denna klass endast som ett verktyg för att automatisera klassiska kontorsarbetsuppgifter, men med tiden började de täcka ett allt större antal uppgifter. Idag orienterar EDMS -utvecklare sina produkter för att fungera inte bara med korrespondens och ORD (organisatoriska och administrativa dokument), utan också med olika interna dokument (kontrakt, regler, referenser och projektdokumentation, dokument om personalverksamhet etc.). EDMS används också för att lösa tillämpade problem, där en viktig komponent är arbete med elektroniska dokument: hantering av interaktion med klienter, behandling av medborgares förfrågningar, automatisering av serviceavdelningens arbete, organisation av projektarbetsflöde, etc. Faktum är att , alla informationssystem som tillhandahåller arbete med elektroniska dokument.

EDMS -marknaden har under de senaste åren varit ett av de mest dynamiskt utvecklande segmenten i den inhemska IT -industrin. Under 2009, enligt IDC, mot bakgrund av en minskning av nästan 50 procent i volymer gemensam marknad mjukvara i Ryssland, har detta segment visat hög stabilitet. Enligt uppgifterna för 2009 var dess nedgång inte mer än 20-25%. Numeriskt volymen EDMS -marknaden idag, enligt CNews Analytics, är det cirka 220-250 miljoner dollar.

Konsumenter av elektronisk dokumenthanteringsteknik är organisationer av olika omfattning och specifikationer. Traditionellt är den offentliga sektorn fortfarande den främsta konsumenten av EDMS. Enligt experter utförs cirka 30% av projekten för införande av elektronisk dokumenthanteringsteknik av statliga myndigheter. Samtidigt är det viktigt att det var intresset från staten som blev grunden för stabiliteten på EDMS -marknaden, som även under krisens förutsättningar fick en betydande drivkraft för utvecklingen. Elektronisk dokumenthantering namngavs som en nyckelelement i begreppet "elektronisk regering", vars genomförande bör bidra till att eliminera byråkratiska hinder i samspelet mellan staten, befolkningen och näringslivet, samt för att minska korruptionen. Som ett inslag i genomförandet av projekt i offentliga myndigheter och stora statliga institutioner det är värt att notera de ökade kraven på informationssäkerhet. Vi talar om konstruktion (utveckling) på grundval av replikerade mjukvaruprodukter från säkra elektroniska dokumenthanteringssystem.

Om EDMS -utvecklare

Kunden överväger att välja lösningar av EDMS -klassen olika alternativ: boxbaserad lösning, plattformsbaserad lösning eller anpassad utveckling. Ryska utvecklare erbjuder främst färdiga lösningar och västerländska fungerar som plattformsleverantörer, på grundval av vilka designlösningar och anpassade utvecklingar implementeras. Enligt statistiken är marknadsstrukturen andelen av ryska utvecklare cirka 95% av det totala antalet projekt för implementering av EDMS. En av förklaringarna är att i Ryssland är specificiteten i arbetet med dokument fortfarande stark, baserat på inhemska traditioner för ledning.

Det är värt att notera att ett antal leverantörer började tillhandahålla EDMS till kunder i SaaS (Software as a Service) -läge, men hittills har detta tillvägagångssätt, på grund av ett antal skäl (förtroende för leverantören, kvaliteten och tillförlitligheten i kommunikationen) kanaler), ses snarare som en form av bekantskap med systemets möjligheter, och inte som ett verkligt tillvägagångssätt för dokumentautomatisering.

En av de nya trenderna är användningen av ECM -system (Enterprise content management) för att arbeta med dokument.

Baserat på materialet i den fria encyklopedin (Wikipedia):
Enterprise content management (ECM) - hantering informationsresurser företags- eller företagsinformationshantering.

Inom konceptet ECM -arbetsflöde betraktas som en av uppgifterna att säkerställa arbetet med företagsinformation. Detta tillvägagångssätt stöds främst av västerländska utvecklare. Och även om efterfrågan på sådan teknik i Ryssland fortfarande är på bildningsstadiet, har många inhemska EDMS redan implementerat olika ECM-komponenter: dokumenthantering, dokumentbildhantering, långsiktig lagring av dokument, arbetsflödeshantering, lagarbete med dokument. I grund och botten skiljer sig ECM -tekniken från EDMS genom djupare utarbetande av webbinnehåll och multimedieinnehållshanteringsfrågor.

Regeringsinitiativ kring det "elektroniska dokumentet"

Under 2009-2010 började Ryssland genomföra flera globala regeringsinitiativ relaterade till organisationen av officiell elektronisk interaktion mellan staten, befolkningen och näringslivet, i syfte att öka penetrationsnivån informationsteknik i olika aspekter av statligt och offentligt liv. Dessa inkluderar godkännande av listan offentliga tjänster tillhandahålls till befolkningen via Internet och godkännande av förordningar om systemet för flödesöverskridande dokumentflöde, som var de första viktiga stegen mot genomförandet av begreppet "elektronisk regering".

Det är viktigt att notera att frågan om juridiskt ramverk det elektroniska dokumentet är fortfarande öppet. Idag styrs deltagarna i elektronisk dokumenthantering av lagar och förordningar om användning av elektroniska digitala signaturer (EDS), GOST och instruktioner för kontorsarbete och arkivering, lagar och förordningar om informationsteknik. Det visar sig att reglerna och förfarandena för att arbeta med dokument har fastställts på statlig nivå, det finns säkerhetskrav för informationssystem, men det elektroniska dokumentets rättsliga status har ännu inte fastställts i lagstiftningen.

EDMS -standarder

Idag är aktiviteterna för EDMS -utvecklare praktiskt taget inte reglerade. Utveckling av mjukvaruprodukter och implementering av implementeringsprojekt, utvecklare och leverantörer, i en eller annan grad, styrs av följande reglerings- och juridiska dokument:

GOST R 51141-98. Kontorsarbete och arkivering. Villkor och definitioner (godkänd av dekretet från Ryska federationens statliga standard av den 27 februari 1998 nr 28);
Federal lag nr 1-FZ av den 10 januari 2002 ”On Electronic Digital Signatures” (ändrad den 8 november 2007);
GOST R 6.30-2003. Ett enhetligt system för organisatorisk och administrativ dokumentation. Krav på pappersarbete (godkänt genom resolutionen av Ryska federationens statliga standard den 3 mars 2003 N 65-st);
Resolution från Ryska federationens regering den 22 september 2009 nr 754 "Efter godkännande av förordningarna om systemet för elektronisk dokumenthantering mellan olika avdelningar";
Federal lag nr 149-FZ av den 27 juli 2006 ”Om information, informationsteknik och informationsskydd”.

Vid genomförande av projekt för implementering av EDMS, vid arbete med personuppgifter, är det nödvändigt att vägledas av kraven i federala lagar av den 27 juli 2006 N 152-FZ "Om personuppgifter" och av den 27 december 2009 N 363-FZ "Om ändringar av artiklarna 19 och 25 i den federala lagen" om personuppgifter ".

Eftersom GOST är av rekommendativ karaktär, inkluderar utvecklarna maximal flexibilitet i sina lösningar, så att det på grundval av systemet, beroende på kund, är möjligt att implementera olika system för att arbeta med dokument. Ofta bör systemets arkitektur och logik ge olika och ibland motsatta metoder för dokumentautomatisering. Avsaknaden av allmänt accepterade standarder är ett problem inte bara för utvecklare utan också för kunder, eftersom valet av krav för EDMS blir för subjektivt. Företag kan ofta inte ens fokusera på branschpraxis (detta tillvägagångssätt har visat sig väl när man väljer en leverantör av IT -system i klassen ERP, CRM, HRM, etc.). Reglerna för att arbeta med dokument kan skilja sig från företag till företag, inte bara inom samma bransch utan även inom samma företagsgrupp. Några enkla exempel: fungerar företaget i enlighet med GOSTs eller inte? Hur tydligt arbete med dokument motsvarar GOSTs? Är den översta ledningen redo att arbeta i systemet eller kommer assistenter och sekreterare att arbeta för den högsta ledningen? Använder företaget någon av de västerländska förvaltningsmetoderna? Vilka automatiseringsverktyg använder anställda i sitt arbete? Och även om komplexa uppgifter för elektronisk dokumenthantering i allmänhet är ganska tydliga, varierar sätten för deras genomförande mycket. Det visar sig att en av de viktigaste kraven för utvecklarna av moderna EDMS är att erbjuda en lösning som är tillräcklig när det gäller pris, kvalitet och implementeringstid, oberoende av detaljerna i kundens arbete (med andra ord att uppfylla alla detaljer) .

Tekniska möjligheter för moderna elektroniska dokumenthanteringssystem

Granskningen behandlar de nio vanligaste EDMS i Ryssland: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Prominfosystems), PayDox (Paybot), 1C: Document flow (1C), Boss -referent (BOSS - Referent, IT Group) ), BUSINESS (EOS), EVFRAT (Cognitive Technologies), MOTIV (Motive). Vi inkluderade medvetet inte lösningar från ryska utvecklare baserade på Documentum -plattformen (EMC Documentum), eftersom vi i det här fallet inte kan prata om någon specifik funktionalitet och replikerbarhet. För att förbereda granskningen användes information från öppna källor: informationsmaterial och demoversioner av mjukvaruprodukter. Den presenterade synen på EDMS är ett försök att bedöma möjligheter och beredskap för mjukvaruprodukter för att lösa brådskande problem med att organisera elektronisk dokumenthantering i ett företag.

Kriterierna som lyfts fram i granskningen hjälper dig att analysera möjligheterna för de övervägda lösningarna utifrån det tekniska genomförandet av vissa EDMS -uppgifter. Alla möjligheter är indelade i sju funktionella kretsar:

registrering och registrering av dokument;
arbeta med dokument;
arbetsflödeshantering och kontroll;
sökning och analys av information;
Informationssäkerhet;
stöd för pappersarbete;
standardanpassningsverktyg.

Allmänna egenskaper hos systemen presenterades i en separat tabell.

Granskningen ger ett antal uppenbara kriterier som är inneboende i alla system som behandlas (och i princip alla system i EDMS -klassen) och kriterier som gör det möjligt att skilja lösningar från varandra. I allmänhet sammanfaller systemens funktionella kapacitet, och endast en detaljerad specifikation av några av de grundläggande uppgifterna för dokumentflöde och särdragen i deras genomförande gör att vi kan jämföra olika lösningar. Det bör noteras att det finns en ganska stor implementeringsmetod för alla system som presenteras i granskningen. Dessa system används av hundratals organisationer för att automatisera sitt arbetsflöde. Förutom dessa lösningar finns det mer än 50 programvaruprodukter på marknaden som inte används i stor utsträckning.

Om vi analyserar de nya versionerna av system som innehar ledande positioner på marknaden, bör det noteras att deras utveckling under de senaste tre åren främst har syftat till att förbättra servicefunktionerna, eftersom de grundläggande funktionerna i en eller annan form redan har varit genomfört tidigare. Om vi pratar om nya tekniska möjligheter, kan vi notera potentialen utveckling av EDMS för hantering av olika typer av innehåll (multimedia), användning av automatisk bearbetningsteknik och analys av dokumentets innehåll. Men än så länge är sådan funktionalitet inte obligatorisk för EDMS, och viktigast av allt är att efterfrågan på den i Ryssland ännu inte är fullt utformad.

När man jämför funktionaliteten hos EDMS, antas följande beteckningar:

"+" - möjligheten har genomförts;
"+/−" - möjligheten är tillgänglig inom den begränsade funktionaliteten eller så krävs ytterligare programvara;
" -" - möjligheten har inte genomförts.

Tabell 1. Allmänna egenskaper hos de mest populära EDMS

Ris. 1. Allmänna egenskaper hos de mest populära EDMS

Tabell 2. Registrering och inmatning av dokument

Ris. 2. Registrering och registrering av handlingar

Tabell 3. Arbeta med dokument

Ris. 3. Arbeta med dokument

Tabell 4. Arbetsflödeshantering och kontroll

Ris. 4. Arbetsflödeshantering och kontroll

Tabell 5. Sökning och analys av information

Ris. 5. Sökning och analys av information

Tabell 6. Informationssäkerhet

Ris. 6. Informationssäkerhet

Tabell 7. Stöd för pappersarbete

Ris. 7. Stöd för pappersarbete

Tabell 8. Standardkonfigurationsverktyg

Ris. 8. Standardanpassningsverktyg

Tabell 9. Slutbedömning av ERMS -funktionen

Ris. 9. Slutbedömning av ERMS -funktionen

För en omfattande bedömning kommer vi att överväga det presenterade EDMS enligt pris / funktionalitetsförhållandet som är klart för alla. Det tredje viktiga kriteriet - "Implementeringstid" - anser vi inte, eftersom det inte bara beror på de anpassningsverktyg som systemet tillhandahåller, utan också på kvalifikationer och motivation projekt lag... Nedan visas systemens position när det gäller "optimalt pris / funktionalitet" för små projekt (för 20 användare) och för ganska stora projekt (för 100 användare).

Diagram 1. "Optimal pris / funktionalitet" EDMS (20 användare)

Ris. 10. "Optimal pris / funktionalitet" EDMS (20 användare)

Diagram 2. EDMS (optimalt pris / funktionalitet) (100 användare)

Ris. 11. EDMS för "optimalt pris / funktionalitet" (100 användare)

Dessa diagram är byggda enligt principen om "magiska kvadranten i Gartner", där systemen i I -kvadranten har det optimala förhållandet enligt kriteriet "optimalt pris / funktionalitet". I diagrammen II och IV i diagrammet finns det system som inte har balanserade pris- och funktionalitetsindikatorer.

Kriteriet som valts för studien gör det möjligt för oss att utvärdera olika EDMS ur synvinkeln av deras beredskap att lösa verkliga problem med elektronisk dokumenthantering i modernt företag... Gruppen ledare, både när det gäller små projekt (diagram 1) och stora projekt (diagram 2), inkluderade Directum, DocsVision, MOTIV och EVFRAT -system. Resten av systemen finns i II och IV -kvadranterna. Det enda undantaget var DELO -systemet, som också föll i I -kvadranten i diagrammet för SED för 20 användare. Resultaten från EDMS Globus Professional, PayDox, 1C: Document Flow, Boss Referent, BUSINESS, visar att dessa system inte erbjuder ett integrerat tillvägagångssätt för att automatisera arbetet med dokument, utan är nischförslag inriktade på att bara lösa en viss klass av elektroniska problem med dokumentflödet. Frånvaron av system i III -kvadranten förklaras av det faktum att granskningen betraktade det vanligaste EDMS i Ryssland, och inte alla system som för närvarande erbjuds kunderna.

Vi hoppas att denna översikt kommer att vara användbar för dig när du väljer ett system. Jag vill notera att genom att införa EDMS i dag, ökar organisationen inte bara effektiviteten i sin verksamhet, utan också, vilket är mycket viktigt, får värdefull erfarenhet och praxis under nya förhållanden - i villkoren för elektronisk dokumentcirkulation.

P. S. Används för beredning av granskningen endast offentligt tillgängligt material från EDMS -tillverkares officiella webbplatser. Efter publiceringen av artikeln visade det sig att på grund av den ofullständiga beskrivningen av produkterna av företaget "Industrial Informationssystem», Informationen om deras lösning är felaktig. Vi kommer att studera denna fråga i detalj och beskriva resultaten i nästa artikel.

Det är ingen hemlighet att ett framgångsrikt uppförande av ett företag i första hand beror på hur mekanismen för att organisera dokumentation fungerar. Trots allt är pappersarbete, även om det inte är roligt, en viktig länk i företagsledningen.

Dessutom bör dokumentationen hanteras i tid, annars börjar den ackumuleras och gå vilse. För att undvika eventuella förluster infördes ett elektroniskt dokumenthanteringssystem.

I den här artikeln kommer vi att berätta: Vad är ett EDMS? Vilka typer, fördelar och nackdelar har det?

Med utvecklingen av Internet har tiden för tjocka mappar och dammiga arkiv blivit ett minne blott. Nu är processen med att arbeta med dokument helautomatisk. De nödvändiga pappren kan hittas med ett klick, och arkivering sker utan mänskligt ingripande alls. Sådana möjligheter för företag öppnas av EDMS.

Ett elektroniskt dokumenthanteringssystem (EDMS) är en speciell programvara, tack vare vilken dokument behandlas i i elektroniskt format... Med andra ord, tack vare EDMS är det möjligt att överföra dokument mellan anställda, utfärda enskilda uppgifter, arkivera etc.

Säkert vet många organisationer hur man skapar elektroniska dokument, lagrar och överför dem. Ett enkelt elektroniskt format har dock ingen rättsverkan. För att elektroniskt papper ska gå upp i vikt är det viktigt att det signeras av båda parter. I detta fall måste dokumenten förseglas med en särskild elektronisk signatur.

Därför kan EDMS delas in i två typer:

Dokumentflöde inom företaget mellan anställda;
Dokumentflöde mellan olika företag och organisationer genom speciella kommunikationskanaler.

För att använda EDMS inom organisationen krävs särskild programvara. Vanligtvis kallas ett sådant program för en EDF -plattform. Dessutom krävs ytterligare hårdvara för smidig drift av sådan programvara. Till exempel servrar, nätverkskanaler etc.

En elektronisk dokumenthanteringsoperatör kommer att behövas om det är nödvändigt att arbeta med papper mellan två olika företag. En sådan operatör kommer att vara en bra hjälpare. När allt kommer omkring vet han hur man levererar meddelanden, kontrollerar i vilket format dokument skickas, kräver och kontrollerar anbringandet av en elektronisk signatur, lagrar och arkiverar papper på egen hand, etc.

EDMS är således "cirkulationssystemet" för hela verksamheten. Det sparar mycket tid och har utan tvekan en positiv effekt på organisationen som helhet. Men är det alltid en fördel med denna typ av informationsbehandling? Och kan EDMS skada verksamheten? För att svara på dessa frågor måste du överväga de positiva och negativa aspekterna av elektronisk dokumenthantering.

Fördelar och nackdelar med EDF

Liksom alla andra EDF -processer har det både för- och nackdelar. Huvudparametrarna presenteras i tabellen nedan.

Värdighet	Brister
Beställning. Systemet tilldelar automatiskt nummer till dokument, vilket eliminerar alla möjliga fel Spårning. Du kan när som helst ta reda på vem som arbetar med dokumentet Säkerhet. Den anställde kommer inte att kunna förlora eller förstöra det elektroniska dokumentet Återhämtning. Ett raderat dokument kan återställas när som helst Bevarande av tillfälliga resurser... Den elektroniska formen av dokumentet kommer till varje anställd på några sekunder, oavsett var de befinner sig. Det är bekvämt att arbeta. Om det behövs kan den anställde ändra originalversionen av dokumentet. EDF gör det möjligt att återställa var och en av dem. Dessutom kan du spåra namnen på de specialister som arbetat med tidningen. Tillgänglighet. EDI -systemet fungerar dygnet runt. Vidare kan en anställd när som helst ansluta till den via Internet arbeta med dokumentation, även om han är på sjukhuset eller på semester. Planera. Systemet gör det möjligt för en specialist att planera arbetets gång med papper. Du kan ställa in datum, tidpunkt för utförandet samt beställningen. Och vid rätt tidpunkt kommer programmet i sig att uppmana medarbetaren om behovet av att utföra sitt arbete. Praktisk sökning. Programmet är utformat på ett sådant sätt att det gör det möjligt att hitta det erforderliga dokumentet inte bara efter namn utan också efter nyckelord. Sparar papper. Det finns ingen anledning att skriva ut dokumentationen, sy ihop den i mappar och göra en inventering. All information lagras elektroniskt, och när som helst kan det nödvändiga dokumentet visas på papper.	Pengar... Inrättandet av EUF kommer att kräva vissa finansiella kostnader. Pengar behövs för mjukvara och hårdvara. Kostnadens storlek beror på antalet anslutna anställda. I genomsnitt kommer detta belopp att vara cirka 100 000 rubel (*). Att använda EDMS omedelbart - det kommer inte att fungera... Efter förvärvet, installationen, implementeringen och felsökningen av programmet tar mycket tid, liksom speciella färdigheter. Träning... För att använda ERMS korrekt måste alla inblandade anställda genomgå särskild utbildning. säkerhet... För informationens säkerhet måste företagsledarna ägna särskild uppmärksamhet åt säkerheten. Nämligen att släppa elektronisk signatur, avgöra vilken av de anställda, och vilken tillgång till tidningarna kommer att ha, och måste också skydda programmet från inträngning utifrån. Du behöver en EDMS -administratör... Personalen i organisationen måste ha en person som kommer att kunna lösa de nuvarande uppgifterna för att arbeta i EDMS. Nämligen, för att felsöka servern, hjälpa användare, övervaka systemets funktion. Kräver kontinuerlig säkerhetskopiering... För att bevara information måste användarna alltid ha register. I vissa fall krävs att det finns ett elektroniskt och pappersdokument... Om till exempel en partner inte har ett EDMS installerat, bör dokumentationen vara både elektronisk och i pappersform när han arbetar med honom.

Värdighet

Brister

Beställning. Systemet tilldelar automatiskt nummer till dokument, vilket eliminerar alla möjliga fel
Spårning. Du kan när som helst ta reda på vem som arbetar med dokumentet
Säkerhet. Den anställde kommer inte att kunna förlora eller förstöra det elektroniska dokumentet
Återhämtning. Ett raderat dokument kan återställas när som helst
Bevarande av tillfälliga resurser... Den elektroniska formen av dokumentet kommer till varje anställd på några sekunder, oavsett var de befinner sig.
Det är bekvämt att arbeta. Om det behövs kan den anställde ändra originalversionen av dokumentet. EDF gör det möjligt att återställa var och en av dem. Dessutom kan du spåra namnen på de specialister som arbetat med tidningen.
Tillgänglighet. EDI -systemet fungerar dygnet runt. Vidare kan en anställd när som helst ansluta till den via Internet arbeta med dokumentation, även om han är på sjukhuset eller på semester.
Planera. Systemet gör det möjligt för en specialist att planera arbetets gång med papper. Du kan ställa in datum, tidpunkt för utförandet samt beställningen. Och vid rätt tidpunkt kommer programmet i sig att uppmana medarbetaren om behovet av att utföra sitt arbete.
Praktisk sökning. Programmet är utformat på ett sådant sätt att det gör det möjligt att hitta det erforderliga dokumentet inte bara efter namn utan också efter nyckelord.
Sparar papper. Det finns ingen anledning att skriva ut dokumentationen, sy ihop den i mappar och göra en inventering. All information lagras elektroniskt, och när som helst kan det nödvändiga dokumentet visas på papper.

Pengar... Inrättandet av EUF kommer att kräva vissa finansiella kostnader. Pengar behövs för mjukvara och hårdvara. Kostnadens storlek beror på antalet anslutna anställda. I genomsnitt kommer detta belopp att vara cirka 100 000 rubel (*).
Att använda EDMS omedelbart - det kommer inte att fungera... Efter förvärvet, installationen, implementeringen och felsökningen av programmet tar mycket tid, liksom speciella färdigheter.
Träning... För att använda ERMS korrekt måste alla inblandade anställda genomgå särskild utbildning.
säkerhet... För informationens säkerhet måste företagsledarna ägna särskild uppmärksamhet åt säkerheten. Nämligen att släppa elektronisk signatur, avgöra vilken av de anställda, och vilken tillgång till tidningarna kommer att ha, och måste också skydda programmet från inträngning utifrån.
Du behöver en EDMS -administratör... Personalen i organisationen måste ha en person som kommer att kunna lösa de nuvarande uppgifterna för att arbeta i EDMS. Nämligen, för att felsöka servern, hjälpa användare, övervaka systemets funktion.
Kräver kontinuerlig säkerhetskopiering... För att bevara information måste användarna alltid ha register.
I vissa fall krävs att det finns ett elektroniskt och pappersdokument... Om till exempel en partner inte har ett EDMS installerat, bör dokumentationen vara både elektronisk och i pappersform när han arbetar med honom.

Den verkliga kostnaden för elektronisk dokumenthantering för småföretag

(*) Om företaget är litet och företagsägaren (eller den enskilde företagaren själv) kommer att signera dokumenten personligen, blir kostnaderna minimala. De består av att köpa en elektronisk digital signatur - 1500 rubel och tillgång till en elektronisk dokumenthanteringstjänst - från 100 rubel.

För små volymer rekommenderar vår redaktion tjänsten Kontur.Diadok. Om du väljer tariffen ” Universell“Då blir kostnaderna endast 9 rubel för det skickade dokumentet. Om vi jämför det med att skicka originaldokument per post, kommer det att vara minst 50 rubel att skicka ett registrerat brev inom regionen. Skillnaden är uppenbar:

Systemet ger alla nya användare 50 välkomstbonusöverföringar av elektroniska dokument.

Som framgår av tabellen har SED, trots de positiva aspekterna, också negativa aspekter. I grund och botten kommer de till materialkostnader, som, som det visade sig, kanske inte är små.

Företaget kommer att medföra betydande kostnader, inte bara för att installera programvara och köpa nödvändig utrustning, utan måste också anställa en anställd, utan vars specialkunskaper det elektroniska dokumenthanteringssystemet helt enkelt inte fungerar. En sådan anställd är också skyldig att betala lön. Och detta är en annan kostnadspost.

Men glöm inte att de ansträngningar som läggs ned kommer att ge resultat i framtiden, och företag som arbetar med EDMS kommer bara att gynnas. När allt kommer omkring kommer de att spara inte bara på informationshanteringstiden, utan också avsevärt minska kostnaderna för att betala för tjänster, till exempel för en arkivarie. Förutom allt annat kräver det elektroniska arkivet inte ytterligare lokaler, köp av ytterligare kontorsmaterial och andra punkter.

Vad är ett elektroniskt dokumenthanteringssystem?

Som regel är detta ett elektroniskt dokumenthanteringssystem (EDM), där du kan generera, skicka, ta emot och signera elektroniska dokument. De motsvarar papperspapper med en handskriven signatur. För att kunna hantera elektronisk dokument behöver du ett elektroniskt signaturcertifikat.

Gränssnittet består vanligtvis av 2-3 flikar, bland vilka finns motparter (dina partners och kunder som deltar i EDF) och huvudfliken - Dokument. Denna flik, i avsnittet In och ut, innehåller de dokument du skickade och mottog.

EDF -typer

Utan tvekan lägger organisationerna stor vikt vid effektivitet vid införandet av elektronisk dokumenthantering. Det är svårt att säga vilken typ av EDI som är mest effektiv för en viss organisation. Allt beror på företagets riktning och på dess affärsprocesser.

Det finns dock en allmän EDF -kvalifikation när det gäller funktionalitet, styrteknik, komponenter som ingår etc. I detta avseende kan huvudtyperna av EDMS särskiljas:

Kontorsarbete... Denna typ är avsedd för företagets ledning. Dessutom utförs arbetet enligt alla accepterade regler med vertikal kontroll, d.v.s. från chef till underordnad;
Elektroniska arkiv... Huvudsyftet med ett sådant system är att organisera lagring av dokument. Bland annat låter programmet användaren enkelt hitta det papper som krävs. Överföring av dokumentation i ett sådant system är dock inte möjligt.
Arbetsflödessystem... Denna typ av system är utbredd bland användarna på grund av att dess huvudsakliga uppgift är att organisera och automatisera affärsprocesser. Det är lätt att göra affärer med sådan programvara, och arbetsflödet är bara en anledning till att det finns arbetsmoment.
ECM -system... Programvaran tillåter användaren att introducera nyhet i organisationens ledningssystem. Med hjälp av komplexa system är det möjligt att hantera: dokument, signaturer, arbetsflöden, medarbetarkunskap etc. Den här vyn EDF blir mycket dyrare, eftersom det erbjuder användaren avancerad funktionalitet.

Det är värt att notera att varje typ av EDMS blir den största av den föregående och ger fler möjligheter för användarna. Men för att uppskatta alla fördelar med elektronisk dokumenthantering är det nödvändigt att göra rätt val.

Hur man väljer rätt EDMS

Som redan nämnts är valet av EDMS en komplex process som kräver särskild uppmärksamhet. Bland annat måste företagets ledning ta hänsyn till ett stort antal avgörande faktorer, såsom företagets inriktning, personal etc.

Till exempel kommer det att vara korrekt för en kommersiell organisation att upprätta ett EDMS både mellan anställda och mellan partners. Endast på detta sätt kommer företaget att kunna uppnå nödvändiga ekonomiska fördelar.

Det är bättre för en statlig institution att fokusera på detaljerna i sitt arbete och ägna mer uppmärksamhet åt skapandet av elektroniska arkiv. Och det krävs också att utbilda anställda att arbeta med dem.

När du väljer en eller annan EDMS är det viktigt att överväga om systemet uppfyller de angivna kraven. Dessa inkluderar:

Funktionalitetens fullständighet;
Användarvänligheten;
Hur snabbt kommer detta system att införas i arbetsflödet;
Närvaron av inställningar, och de måste vara flexibla;
Har systemet möjlighet att utöka funktionaliteten;
Är det möjligt att anpassa EDMS till företagets befintliga programvara?
Enkel anpassning;
Tillgänglighet av teknisk support. Det är viktigt att sådant bistånd är på en hög nivå.
Tillverkarens rykte etc.

Med hänsyn till detta måste användaren följa följande åtgärder:

Utforska funktionaliteten. Det är nödvändigt att ägna särskild uppmärksamhet åt kapitlet "Möjligheter". Det är viktigt att tillverkaren specifikt anger listan över uppgifter som utförs av programmet. Om det inte finns några detaljer är det värt att överge ett sådant EDMS -system;
Tillgänglighet tematiska presentationer... Det är viktigt att programmet innehåller demomaterial och därigenom förklarar för användaren hur man använder funktionen;
Undersök skärmdumpar. Så chefen kommer att kunna se till om funktionaliteten verkligen är enkel och om den har de angivna kraven;
Var noga med att studera recensioner av riktiga användare. Mest det bästa alternativet- det här är att titta på videor på YouTube;
Många tillverkare erbjuder chefer gratis tester. Så användaren kommer att kunna förstå om den valda produkten är lämplig eller inte;
När det gäller kostnaden för varorna är det uppenbart att denna punkt inte kan annat än oroa köparen. Det är svårt att avgöra vad den verkliga kostnaden för EDMS ska vara, men det är värt att studera vad som utgör denna eller den där siffran. Därför kommer en detaljerad studie av prislistan att hjälpa köparen att undvika oförutsedda utgifter och utgifter.

Det är värt att komma ihåg att endast en specialist hjälper till att göra rätt val. Därför bör valet och installationen av EDMS endast utföras under noggrann uppmärksamhet från en person som har speciella färdigheter.

På grund av den höga kostnaden arbetar inte alla organisationer i vårt land med EDMS. För närvarande är det bara stora företag som gör pappersarbete i elektronisk form. Men allt förändras, och det är troligt att behovet av att arbeta med hjälp av EDMS kommer att uppskattas inom en snar framtid, och många företag kommer att ha råd att bedriva elektronisk verksamhet. Det betyder att de kommer att bli de mest effektiva och framgångsrika!

Informationsteknikens ålder gör det möjligt att automatisera mycket. Och att överföra en enorm summa pappersarbete ett stort företag i "händer" på datorer - Gud själv befallde. Elektroniskt dokumenthanteringssystem - användarvänlighet eller ytterligare problem?

Från artikeln lär du dig:

Dokumentflöde förstås som alla förfaranden relaterade till skapandet av ett dokument, dess rörelse i organisationen, redovisning, lagring, arkivering, skydd mot åtkomst från tredje part och kontroll över dess utförande.

Om alla dessa processer tillhandahålls av en speciellt skapad uppsättning datorprogram och information bildas med hjälp av elektroniska dokument, då sådant dokumentflöde kallas elektronisk. På filistinsk nivå kallas det också "papperslöst".

Fördelar

Papperslös dokumentationsrörelse har flera fördelar. Till exempel:

spara utrymme och papper (inga pappersdokument - inget behov av skåp, mappar, hyllor, arkiv);
spara anställdas tid (att hitta ett dokument i en elektronisk databas för en professionell handlar om några minuter, men att hitta en pappersversion på ett stort kontor, och till och med ett som skapats för en tid sedan, är fortfarande en strävan);
Möjligheten till att tredje part får bättre tillgång till information, ett mer genomtänkt skydd av sekretess (det blir svårare för slumpmässiga personer att komma till information i ett elektroniskt system om frågan om säkerhet är genomtänkt, men att kopiera ett pappersdokument i en allmän röra är elementär);
transparens i förfarandet för dokumentrörelse (om systemet är konfigurerat, samtidigt kan flera personer observera hur dokumentet passerar av artister, kontrollanter, chefer, det är lättare att kontrollera scenerna, flit, relevans, etc.);
systemet låter dig länka flera dokument till varandra, se dem som på något sätt är relaterade till en viss vald eller ställa in en annan typ av funktionalitet);
det elektroniska dokumenthanteringssystemet gör det möjligt för anställda att arbeta på distans, få tillgång till dokumentation medan de befinner sig i underavdelningar som är geografiskt avlägsna från varandra, samtidigt som de sparar pengar som vanligtvis spenderas på personalkurer, lockade budföretag, porto etc.;
spara pengar på papper.

Sed typer

Elektroniskt dokumenthanteringssystem SED är en specifik mjukvaruprodukt. Det kan de vara olika typer... Indelningen i typer beror på att dessa system används inom olika verksamhetsområden och också förvärvas för att utföra olika uppgifter. En organisation måste först och främst se till att en stor mängd elektroniska dokument lagras, en annan är viktig för att säkerställa deras utbyte mellan avdelningar, och ytterligare andra belyser analysen och förhållandet mellan dokument. Efterfrågan ger upphov till erbjudanden - därför är systemen olika och valet är ibland svårt för användaren.

Så ett elektroniskt dokumenthanteringssystem kan:

Var ett elektroniskt arkiv och ge möjlighet att lagra och snabbt söka efter dokumentation; sådana program är specialiserade databaser;

Ge arbetsprocesser (medan det elektroniska dokumentet i det elektroniska dokumenthanteringssystemet inte spelar huvudrollen, det är en applikation, ett nödvändigt tillägg till de arbetsprocesser som regleras av systemet);

Låt många anställda arbeta tillsammans på ett dokument samtidigt (om företaget inte behöver tillhandahålla en hierarkisk struktur för arbetsflödet, och det är det gemensamma skapandet av dokument som kommer i förgrunden);

Inkludera andra nödvändiga tjänster (e-post, projektledning och andra tjänster) i självaet.

Kontrollsystem elektronisk dokumenthantering kan kombinera element av de beskrivna typerna. De kan också differentieras efter typ av verksamhet, efter bransch, med andra kriterier. Det är viktigt för ett företag att förstå vilka uppgifter det vill utföra med hjälp av en sed, arbetsflödet måste säkerställa effektiviteten och vinsten i en kommersiell struktur och fullgörandet av lagstadgade uppgifter för andra organisationer.

Läs också:

Sed uppgifter

Förutom huvuduppgiften säkerställer det elektroniska dokumenthanteringssystemet implementeringen av andra funktioner, ibland viktiga för företaget. Det kan till exempel vara:

möjligheten att ladda ner en stor mängd elektronisk dokumentation;
samtidigt arbete av en grupp anställda med ett dokument online;
skapa en online -diskussion av dokumentet;
jämförelse av olika versioner av dokument;
förfaranden för att skydda informationen i dokumentet;
kopiering och arkivering;
tillämpning av individualiseringsmedel (till exempel vattenmärken);
möjligheten att använda en elektronisk digital signatur etc.

Baserat på behoven, uppgifterna, ekonomiska möjligheterna, närvaron eller frånvaron av ett omfattande system strukturella enheter, företagets omfattning, ett eller annat system väljs. Det finns gott om erbjudanden på marknaden.

Nackdelar och problem

Bland de många fördelarna (diskuterade ovan) finns det problem. Användningen av elektroniska dokumenthanteringssystem innebär vissa ansträngningar från personalens sida. Användningsproblem inkluderar följande:

kostnaden för att köpa, installera och underhålla program (eller kostnaden för att underhålla din egen personal av specialutvecklare);

motivera anställda att lära sig och använda systemets alla funktioner;

svårigheten att ta hänsyn till alla nyanser och förändringar i företagets verksamhet i mjukvaruprodukten;

behovet av att interagera med andra organisationer som inte använder elektroniska dokui sitt arbete, vilket innebär att du ibland måste återgå till pappersdokument eller kopiera elektroniska dokument;

ibland finns det frågor om att ge rättslig kraft till dokument när elektroniska digitala signaturer inte används.

Att utbilda och motivera personal för övergången till digital teknik är en separat uppgift, särskilt om företaget har funnits i "pappersvärlden" under lång tid, och anställda inte är unga och kreativa människor i en ny generation. Dessutom är utvecklingsnivån för mjukvaruprodukter olika för alla anställda. Och ibland går det mycket tid och steg från det att beslutet att gå digitalt till det faktiska genomförandet. Processen är enkel bara vid första anblicken.

Svårigheter att välja

Mycket av sökningen efter information börjar nu med att helt enkelt skriva en fråga i sökfältet. Så, som svar på denna åtgärd (frasens utseende i söktermen " elektroniskt dokumenthanteringssystem och kontorsarbete "), den informationssökande får ett stort antal förslag från olika system som utvecklats av både ryska och utländska specialister. Alla förklarar högljutt en ovillkorlig lösning på alla konsumentproblem i denna fråga. Och här kommer upptäckten - valproblemet. Hur ska man inte misstas? För att förstå de funktionella funktionerna i datorprogram måste du ha åtminstone grunden för färdigheterna hos programmerare och avancerade användare. Ibland måste man engagera proffs också. Då uppstår frågan om hur man ska förstå varandra korrekt, hur man förklarar företagets uppgifter för programmeraren, så att han mest korrekt söker lösningen av dessa problem i de föreslagna systemen.

När du väljer en produkt måste du göra en hel undersökning och studera funktionaliteten under förhållanden när utvecklar-säljaren inte alltid är intresserad av att avslöja alla nyanser av produkten för alla. SED: s elektroniska dokumenthanteringssystem bör vara bekvämt, funktionellt och användbart för konsumenten. Dessutom, med hänsyn till särdragen i dess verksamhet. Vi måste studera videor om programmets arbete, användarrecensioner, titta på skärmdumpar, kanske testa och kontrollera i praktiken, köpa enskilda moduler och block, om programmet tillåter det, implementera systemet gradvis etc. Priset på problemet är ibland inte det sista numret på listan.

Användaren löser problemen med att välja en plattform på olika sätt innan organisationen av elektroniska dokumenthanteringssystem introduceras - de löser det på egen hand, någon lockar specialister och konsulter utifrån, många nöjer sig med sina heltidsansträngningar anställda. I vilket fall som helst måste du förstå att sed -systemet är ett avgörande steg i ett företags liv, vilket är bättre att göra på ett balanserat och medvetet sätt.

Säkerställa effektiv ledning och transparens i organisationens verksamhet på alla nivåer.
Kvalitetskontrollsystems support.
Ackumulering av information, datahantering och reglering av åtkomst.
Formalisering av varje anställds aktiviteter.
Optimering av affärsprocesser.
Spara resurser genom att minska kostnaderna för att hantera pappersdokument.

En av de viktigaste moderna trenderna i utvecklingen av ECM -marknaden är anpassningen av gränssnitten för elektronisk dokumenthantering och datalagringssystem till fjärråtkomst var som helst ("mobilkontor") och en mängd olika mobila enheter. Kundernas intresse för tillgång till ECM -system via netbooks, smartphones, kommunikatörer, surfplattor etc. växer. Specialdesignade gränssnitt för sådana enheter ökar systemens användbarhet och användarmobilitet och gör det möjligt för företag att öka hastigheten och flexibiliteten i alla affärsprocesser.

Samtidigt saknar gränssnitt som är speciellt utformade för mobila enheter de nackdelar som finns i konventionell åtkomst till system via en webbläsare: ny teknik gör det möjligt att tillhandahålla en rikare uppsättning komponenter, interaktivitet av gränssnitt, mer bekvämt arbete med stora mängder data och minskade krav på kommunikationskanaler. En mobil arbetsplats för en chef ytterligare utökar utbudet av möjligheter och anpassar systemet till kraven från en toppchef: ett minimum av nödvändiga operationer, ett gränssnitt som fokuserar på att arbeta i godkännandeformer, signering och granskning av dokument, stöd för olika mobila enheter och plattformar, möjligheten att arbeta offline-läge, etc.

Modern teknik för att organisera gränssnitt gör att chefen kan införa grafiska och röstupplösningar på elektroniska dokument - det vill säga, tillsammans med effektiviteten i elektronisk dokumenthantering, tillåter systemet en överordnad chef att använda lämpliga metoder för att arbeta med dokument.

Faktorer för att skapa ett EDMS

När du organiserar och väljer ett EDMS tas de flesta av följande faktorer i beaktande:

Behovet av att automatisera den administrativa ledningen av organisationen, strukturens komplexitet.
Förekomsten av geografiskt avlägsna underavdelningar.
Förekomsten av ett stort pappersarkiv.
Behovet av arbetsflödeshantering.
Krav för lagringstid för dokument.
Möjligheten att integrera med befintliga system.
Behovet av att lagra bilder av dokument, behovet av att stödja särskilda uppgifter.
Behovet av att söka information,
Säkerställa datasäkerhet.
Behovet av att följa internationella, industriella och statliga standarder.

EDS -klassificering

System med avancerade sätt att lagra och hämta information (elektroniska arkiv).
System med avancerade arbetsflödesverktyg är utformade för att säkerställa rörelse av vissa objekt längs förutbestämda rutter. Med hjälp av dessa system är det möjligt att organisera arbete, för vilket alla steg av uppföljning och arbete föreskrivs i förväg.
System fokuserade på att stödja ledningen av organisationen och ackumulering av kunskap. De kombinerar elementen i de två föregående.
System fokuserade på att stödja samarbete. Deras uppgift är att säkerställa det gemensamma arbetet för människor i organisationen, även om de är geografiskt avlägsna, och att bevara resultaten av detta arbete.
System med avancerade tilläggstjänster. Till exempel kundrelationshantering, projektledning, fakturering, e -post. Sådana system kan antingen vara autonoma eller fungera i strukturen för någon av de listade systemklasserna.

Varje organisation som vill förfoga över en modern högteknologisk struktur för att arbeta med dokumentflöde har ett rikt utbud av programvara. Samtidigt kan insatsen göras både på separata privata principer och lösningar, vilket blir billigare, eller använda ett färdigt komplext "nyckelfärdigt" system, vilket blir mer bekvämt och effektivt. Samtidigt använder det senare alternativet som regel de fastställda principerna för att arbeta med dokument och följer de flesta företags regelverk.

Grundprinciper för elektronisk dokumenthantering

Enkel registrering av ett dokument, vilket gör att dokumentet kan identifieras unikt i alla installationer av detta system.
Möjlighet till parallellt utförande av operationer, vilket gör det möjligt att minska tidpunkten för förflyttning av dokument och öka effektiviteten i deras utförande
Dokumentrörelsens kontinuitet, vilket gör det möjligt att identifiera personen som är ansvarig för utförandet av dokumentet (uppgiften) vid varje ögonblick i dokumentets (process) liv.
En enhetlig (eller överenskommen distribuerad) bas av dokumentär information, vilket gör det möjligt att utesluta möjligheten till dubblering av dokument.
Effektivt organiserat system dokumentsökning, som låter dig hitta ett dokument med minimal information om det.
Ett utvecklat rapporteringssystem för olika statuser och attribut för dokument, som låter dig styra förflyttning av dokument genom arbetsflödesprocesser och fatta hanteringsbeslut baserat på data från rapporter.

Grundläggande begrepp för elektronisk dokumenthantering

Dokumentflöde - förflyttning av dokument i organisationen från det ögonblick då de skapades eller mottogs till genomförandet eller avsändningen (GOST R 51141-98); komplex av arbete med dokument: mottagning, registrering, distribution, kontroll av utförande, bildande av ärenden, lagring och återanvändning av dokumentation, referensarbete.

Elektronisk dokumenthantering (EDM) är en enda mekanism för att arbeta med dokument som skickas in i elektronisk form, med implementeringen av begreppet "papperslöst kontorsarbete".

Maskinläsbart dokument - ett dokument som är lämpligt för automatisk läsning av informationen i det, inspelat på magnetiska, optiska och andra medier.

Elektroniskt dokument (ED) - ett dokument som skapats med hjälp av datorbehandlingsverktyg, signerat med en elektronisk digital signatur (EDS) och sparat på ett maskinmedium i form av en fil med lämpligt format.

EDMS mjukvaruteknik

EDMS automatisering

Historia

Ju snabbare mängden information inom koncernen växte, desto tydligare blev ineffektiviteten i utbytet av traditionella pappersdokument, men den snabba tillväxten av EDMS upplevdes bara från slutet av förra seklet till början av detta århundrade. Det var först då som organisationer i ett antal utvecklade länder - både statliga myndigheter och privata företag av olika storlekar - inledde en aktiv övergång till papperslöst arbetsflöde. År 2000 nådde tillväxten på den globala EDMS -marknaden en otrolig hastighet på 89% per år. Det var då, i samband med en verklig högkonjunktur i utvecklingen av internetteknologi runt om i världen, som lösningen på de största svårigheterna med att implementering av EDMS- tröghet att tänka, ovilja att göra djupa förändringar i företagets infrastruktur på både högsta ledningens och vanliga anställdas nivå. Antalet datorer som är installerade i organisationer och datorkunskap hos anställda har stadigt ökat, vilket gjorde det möjligt att gå över till fundamentalt nya metoder för företagsledning utan påtagliga förluster. Ryska entreprenörer, som är vana vid att hänvisa till erfarenheter från västländer när de löser ledningsfrågor, släpade lite efter och antog utländska kollegors prestationer. Men redan vid en tidpunkt då lagar antogs i USA, som bland annat fastställde stränga krav på arbetsflöde och finansiell rapportering för alla amerikanska publika företag aktiemarknad, i Ryssland, på regeringsnivå, fanns en klar förståelse för fördelarna med EDMS och liknande system.