Vad gäller det elektroniska dokumenthanteringssystemet. Vad är elektronisk dokumenthantering? Fullständig definition av begreppet, funktion, fördelar och nackdelar med elektronisk dokumenthantering. Vad man inte kan förvänta sig av ett ECM -system

För närvarande går dokumentutbytet mellan affärsenheter och individer gradvis från papper till elektroniskt. Det elektroniska dokumenthanteringssystemet har ett antal fördelar jämfört med vanligt papper - det sparar tid och ökar effektiviteten i besluten. EDMS kan byggas både inom ett företag och mellan olika företag via Internet.

Elektronisk dokumenthantering är ett processystem för behandling av dokument i i elektroniskt format... De flesta moderna bokförings- och personalprogram kan generera elektroniska dokument i ett standardformat som fastställts på lagstiftningsnivå. Men för att ett sådant dokument ska ha juridisk tyngd måste det undertecknas av båda parter med en elektronisk signatur.

Elektroniskt dokumentflöde kan delas in i två stora typer - dokumentutbyte inom företaget eller mellan olika företag via kommunikationskanaler. Det är tillåtet att kombinera dessa två system till ett globalt.

Användningen av elektronisk dokumenthantering inom företaget kräver inköp av det nödvändiga mjukvarupaketet (EDM -plattformen), samt utrustning för dess drift (nätverksutrustning, server, etc.).

För att utbyta dokument mellan de två företagen krävs en elektronisk dokumenthanteringsoperatör. Det garanterar leverans av meddelanden, styr formatet på de vidarebefordrade dokumenten, kräver certifiering av arbete med data med en elektronisk signatur, lagrar ett arkiv med dokument.

Uppmärksamhet! En av dessa tjänster är. Dokument som tas emot genom det är juridiskt viktiga om de har ett märke från EPC på båda sidor av dokumentflödet.

Fördelar och nackdelar med EDF

Huvudsakliga fördelar

Elektroniskt dokumentflöde har obestridliga fördelar jämfört med papper:

• Effektivisering av kontorsarbete - systemet tillåter inte att samma nummer tilldelas olika dokument, eftersom detta kommer att ske i ordning och automatiskt;
• Spåra positionen för varje dokument - när som helst kommer det att vara möjligt att ta reda på exakt vem som arbetar med dokumentet. Den anställde kommer inte att kunna förstöra eller förlora det. Ett dokument som raderats av misstag eller avsiktligt kan fortfarande återställas.
• Acceleration av dokumentbehandling - om företagets avdelningar är spridda över flera byggnader måste pappersdokumentet bäras personligen dit för godkännande. Med EDF når det erforderliga dokumentet den anställde på en split sekund;
• Praktiskt arbete med versioner - vid redigering sparar systemet varje version. Om det behövs kan du spåra vem och när du har gjort ändringar i dokumentet.
• Fjärråtkomst dygnet runt-om det behövs kan tillgång till EDM-systemet organiseras via Internet från vilken dator som helst i världen. En anställd kan arbeta med dokument under en affärsresa, semester eller sjukskriven.
• Arbetsplanering - tack vare angivelsen av skapelsedatum och förfallodatum kan du planera utförandet av inkommande dokument enligt kön;
• Sök efter dokument - du kan söka i gemensam bas dokument efter nyckelord och uttryck;
• Spara papper - du behöver inte skriva ut alla dokument du behöver.

Huvudsakliga nackdelar

Trots de uppenbara fördelarna har EDM -system också nackdelar som kan hindra ett företag från att implementera.

Dessa inkluderar:

• Behöver spendera kontanter för köp av systemet, vilket, beroende på antalet användare, kan vara upp till 100 tusen rubel;
• Efter köpet tar det lång tid att installera, implementera och felsöka;
• Det är nödvändigt att genomföra utbildning för alla användare som kommer att vara involverade i det.
• Säkerställa systemets säkerhet - avgränsa åtkomst mellan användare, utfärda nödvändiga elektroniska signaturer, skydda mot inträngning utifrån;
• Företagets personal bör ha en administratör som kommer att övervaka systemets funktion, utföra serviceåtgärder, lösa användarproblem;
• För att bevara information är det nödvändigt att säkerhetskopiera databasen med dokument.
• Om partnerföretag inte har EDM är det nödvändigt att säkerställa att det finns både elektroniska system och papperssystem.

Funktionell elektronisk dokumenthantering

Alla dokumenthanteringssystem måste säkerställa genomförandet av många åtgärder:

• Arbeta med alla typer av dokument - skapa dem, skapa, bearbeta, registrera, kontrollera deras utförande, koordinera, etc.;
• Organisera dokumentflöden - definiera rutter inom företaget, avgränsa åtkomst mellan enskilda användare, ge möjlighet att arbeta med ett dokument för flera personer samtidigt;
• Organisera ett arkiv med dokument med möjlighet att söka, lagra.

Uppmärksamhet! Elektroniskt dokumentflöde bör ge samma förmåga att arbeta med dokument som ett traditionellt pappersflöde.

Stora utvecklade system ger möjligheter:

• Registrering av alla godkända dokument - inkommande, utgående, interna, med ytterligare omdirigering till huvudet;
• Ge ett enhetligt förfarande för att arbeta med dokument i varje division av företaget;
• Arbeta med dokumentet både individuellt och kollektivt;
• Utbyta dokument mellan avdelningar och specifika anställda;
• Avgränsa åtkomst till dokument;
• Använd standardformulär för alla dokument;
• Kontrollera att godkännande, utförande och annat arbete med dokumentet kommer att slutföras i tid;
• Generera rapportering - analytisk, statistisk, etc.;
• Organisera arkivlagring med att fastställa datum och tid för användarens åtkomst till dem.

Är det möjligt att kombinera papper och elektroniskt dokumentflöde?

Efter övergången till elektroniskt dokumentflöde i organisationen kommer det först fortfarande inte att vara möjligt att helt överge pappersdokument.

Detta kan hända av flera skäl:

• Inte alla motparter använder EDF;
• Företaget har redan en massa pappersdokument i arkivet.

Det finns dock grundläggande skillnader i arbetet med elektroniska och pappersdokument. Till exempel måste ett pappersdokument skrivas ut och skickas till chefen för signatur, medan ett elektroniskt dokument är signerat i själva systemet. Pappersbokföringsdokument som skickas till en motpart kan gå vilse med posten under transitering, medan elektroniska dokument når adressaten.

Den största skillnaden mellan att arbeta med två typer av dokument är deras lagring. Elektroniska dokument går direkt in i systemet, där alla användare kan arbeta med dem. För pappersdokument måste ett arkiv fortfarande vara organiserat, där de kommer att lagras på ett ordnat sätt. Samtidigt, efter att ha kommit in i företaget, måste pappersdokumentet skannas, och denna skannade kopia måste laddas upp till systemet för vidare arbete.

Uppmärksamhet! Således bör arbetet inom företaget fortfarande endast utföras i elektronisk form. Om ett pappersdokument kommer fram syns bara de som tar emot det eller undertecknar det. Samtidigt kan du arbeta med en elektronisk kopia för att skydda originalet från nästan alla förluster, och tillåter flera användare att arbeta med det samtidigt.

Vad är EDI -programmen?

Det finns många dokumenthanteringssystem på marknaden, var och en med sina egna fördelar och nackdelar. De vanligaste systemen är:

Systemet	Särdrag	Pris
Företag	Ett av de största EDI -programmen. Stor funktionalitet, enkelhet och användarvänlighet.	Från 11 till 13,5 tusen rubel. för en arbetsplats
Logik	Kan användas i företag av alla storlekar, lätt att lära sig, flexibel anpassning för användaren	Från 4900 till 5900 per säte.
Eufrat	Det anses vara det mest avancerade av systemen, leveransen innehåller ett eget databassystem, lätt och trevlig design	Från 5 000 rubel per arbetsplats när den distribueras på en organisations server, från 10 000 rubel. när den placeras på utvecklarens hårdvara.
1C: Arkiv	Full integration med alla 1C -produkter, möjligheten att lagra alla filer - text, grafik, video och ljud.	Från 12 till 57 tusen rubel. för hela programmet.
DIRECTUM	Det optimala systemet för små och medelstora företag, du kan kombinera elektroniska dokument med papper.	Från 7 tusen rubel. upp till 2 miljoner rubel. för en licens
OPTIMA-WorkFlow	Ett nytt system som just börjat utvecklas aktivt. Det finns flera funktioner som är unika för detta system.	Från 55 till 75 tusen rubel. för en licens.

Interaktion av ett elektroniskt dokument med andra program

Med sin plats i organisationens elektroniska miljö bör EDI -systemet fritt stödja andra affärsapplikationer som redan fungerar i den under drift. Till exempel är det nödvändigt att fritt behandla redovisningsdokument - fakturor, handlingar, fakturor, fullmakter etc.

Dessutom måste det elektroniska dokumenthanteringssystemet samarbeta med alla på ett samordnat sätt och arbeta med samma data. Därför är det nödvändigt att systemet kan underhålla referensböcker som används i en elektronisk miljö och kunna uppdatera data i dem.

Dessutom är det nödvändigt att ta hänsyn till arbetet med extern data - via e-post, handelsplattformar etc.

När du väljer EDF är det nödvändigt att uppmärksamma möjligheten för dess interaktion med andra medel och datakällor som finns tillgängliga på företaget. Vanligtvis innehåller populära, och därför aktivt utvecklande system, många moduler för de mest populära programmen - 1C, Parus, Oracle och många andra.

Till exempel kan det elektroniska dokumentflödet i 1C -programmet låta dig bilda, ta emot och skicka elektroniska bokföringsdokument direkt från det, samtidigt som du bekräftar dem med en kvalificerad signatur.

Hej kära kollega! Utveckling informationsteknik står inte stilla, och tillsammans med dem utvecklas affärsprocesser, och något försvinner helt. Så gradvis går olika företag, inklusive statliga myndigheter, över från papper till elektroniskt dokumentflöde. Vi kommer att överväga begreppet "elektronisk dokumenthantering", de viktigaste formerna för systematisering och implementering i denna artikel. Stanna med oss. Jag hoppas att informationen kommer att minska tiden, arbetskraften och finansiella kostnader ditt företag eller, om du bara planerar att bli företagare, förhindra misstag i denna riktning.

1. Vad är elektronisk dokumenthantering och vilka typer av EDM finns det?

För bara 5 år sedan kunde ett sådant begrepp som ett "elektroniskt dokumenthanteringssystem" mycket sällan hittas. Gradvis med introduktionen datateknik i vårt liv och började ta root -datautbyte utan att använda pappersmedia.

Elektroniskt dokumentflöde i Ryssland är modern teknologi, vilket gör det möjligt att avsevärt förenkla processerna i företaget, att minska tiden för att söka och skapa dokument, och så vidare.

Så låt oss ta en titt på de grundläggande begreppen som vi måste hantera i den här artikeln.

Kontorsarbete Är en uppsättning åtgärder för att organisera cirkulation av dokument på företaget. Den har en specifik algoritm, uppsättning regler och olika riktningar... Så i många organisationer är det möjligt att skilja mellan sådana typer som HR -administration, produktion och så vidare. I huvudsak är detta dokumentationsstöd.

Elektroniskt dokument Är ett dokument skapat med datorteknik som kan signeras med en elektronisk signatur och lagras som en fil i ett specialiserat format på en dator eller i ett nätverk (lokalt eller på Internet).

Dokumentflöde Är ett stort system för att skapa, tolka, ta emot, överföra, arkivera dokument, samt övervaka deras utförande och skydda dem från obehörig åtkomst. Dokumentflödet kan vara antingen enkelt (på papper) eller elektroniskt.

Och slutligen, elektronisk dokumenthantering Är en samling automatiserade processer i arbete med dokument, utförda i elektronisk form, med begreppet "papperslöst kontorsarbete".

Elektroniskt dokumentflöde kan vara både i en organisation och mellan organisationer.

Låt oss titta på vilka typer av arbetsflöden som är:

1. Produktionsdokumentflöde;
2. Hanteringsdokumentflöde;
3. Arkivering (en uppsättning procedurer för arkivering av dokument);
4. HR -verksamhet (en uppsättning HR -arbetsflödesprocedurer);
5. Redovisningsdokumentflöde;
6. Lagerflödesdokument;
7. Hemligt (konfidentiellt) kontorsarbete;
8. Tekniskt och / eller tekniskt dokumentflöde och så vidare.

Uppenbarligen kan det finnas lika många arbetsflödessystem som processer som omfattas av ett företag. Det är möjligt att till exempel personal- och redovisningskontorsarbete kommer att saknas i din organisation, eftersom du kommer att genomföra denna redovisning genom att tillgripa tjänster och så vidare.

Vilka uppgifter utför EDF?

• säkerställer insyn i organisationens verksamhet och ledningseffektivitet på grund av den automatiska kontrollen av genomförandet av uppgifter på företaget;
• upprätthåller efterlevnad internationella standarder kvalitet;
• stöder effektiv insamling, hantering och tillgång till information och kunskap. Ger personal flexibilitet genom att lagra hela historiken för en anställds verksamhet i företaget;
• gör loggning av alla processer;
• optimerar och automatiserar affärsprocesser och mekanismer för deras implementering och kontroll i företaget;
• på grund av uteslutning av pappersdokument från cirkulation, är det en stor besparing av resurser genom att minska kostnaden för papper och patroner. Tack vare EDF är det lättare för ett företag att kontrollera förflyttning av dokument genom organisationens kanaler;
• förenklar och minskar kostnaderna för att lagra dokument genom ett elektroniskt arkiv.

Således undersökte vi med dig de grundläggande begreppen och typerna av EDM, liksom de uppgifter som detta system löser.

2. Vad är automatiseringen av elektronisk dokumenthantering. Elektroniskt dokumentflöde: fördelar och nackdelar

Elektronisk dokumenthantering är ett informationssystem som möjliggör mer rationell och enkel användning av företagsdata. Det inkluderar specialiserade programvara, e-post, som möjliggör snabb kommunikation, Internet, lokalt nätverk etc. I olika organisationer denna typ av komplex kan bestå av olika komponenter.

De främsta fördelarna med elektronisk dokumenthantering i jämförelse med papper är:

• möjligheten att söka efter filer i systemet med en mängd olika filter och parametrar;
• fullständig redovisning av produktion eller annan dokumentation;
• snabb upprättande av företagsrapporter;
• operativ ledning företag och utbyte av information via säkra kanaler från vilken punkt som helst (det är inte nödvändigt att vara alla tillsammans på samma territorium för att interagera);
• enhetliga mallar för att skapa dokument;
• övervakning och kontroll av personal;
• distribution av tillträdesrättigheter till företagsinformation enligt vissa kriterier och parametrar;
• minskning av papperskostnaderna (och om mer globalt, då till viss del en lösning på miljöproblem);
• det är möjligt att minska personalen som är involverad i pappersarbete, liksom att minska de hyrda (ockuperade) lokalerna på grund av frånvaron av pappersarkiv.

När det gäller nackdelarna med EDI (elektronisk dokumenthantering) finns det inte så många av dem. Detta är en ganska dyr programvara och tidskrävande, både för utbildning av anställda och för digitalisering av befintliga dokument. Men om du bara börjar köra entreprenörsverksamhet, då ska du inte ha problem med implementeringen av elektronisk dokumenthantering, eftersom personalen redan kommer att vara på inledande skede arbeta i detta system.

3. Vad krävs för att byta till elektronisk dokumenthantering?

Så om vi räknade ut begreppet EDM och de viktigaste fördelarna, föreslår jag nu att överväga de viktigaste systemen för kontorsautomatisering och elektronisk dokumenthantering, liksom implementeringsprocesserna för dessa system.

Eftersom det redan har framgått av informationen ovan, räcker det inte bara med att köpa och installera programvara, det är viktigt att utbilda anställda och bygga om hela tillverkningsprocess ditt företag. Om du precis har börjat i affärer kommer det att bli lite lättare för dig, eftersom affärsprocesserna ännu inte har startats.

Processen att införa EDF i ett redan fungerande företag bör ske gradvis. Ansluter allt steg för steg strukturella enheter företag att arbeta.

Den allra första etappen blir skapandet av automatiserat kontorsarbete. I alla skeden kan du stöta på inte bara tekniska problem utan också psykologiska, eftersom det är svårt att "bryta" redan etablerade regler.

Det är viktigt att köpa och installera programvara för EDM från en leverantör, då blir installationen av hela systemet mycket enklare och misslyckas.

Låt oss titta på de grundläggande kraven för att implementera processen för att implementera elektronisk dokumenthantering i en organisation.

för det första, tillgänglighet av datorutrustning för installation av programvara;

För det andra Alla anställda i företaget som är involverade i denna process måste vara säkra på PC -användare och ha tillgång till det.

För det tredje, mellan laget borde det finnas elektroniska medel anslutningar som e -post, skype och så vidare;

Fjärde, är det nödvändigt att skapa en specialiserad enhet eller involvera den som ett outsourcingföretag (du kan läsa mer om outsourcing i).

Och slutligen bör företagets administrativa sektor vara beredd på att istället för den vanliga "manuella" signaturen kommer att användas.

Om alla de angivna kraven är uppfyllda kan du gå vidare till övergången till användning av elektroniska dokument och elektronisk dokumenthantering.

4. Typer av elektroniska dokumenthanteringssystem

I detta stycke i artikeln kommer vi att överväga elektroniska dokumenthanteringssystem. Jag vill notera att alla system kan innehålla element från följande kategorier, men i princip har de en specifik orientering inom varje område som är associerat med produktpositionering.

1. Elektroniska arkiv

Elektroniska arkiv (EA) Är elektroniska dokumenthanteringssystem med grundligt utvecklade sätt att lagra och hämta information. Tack vare det perfekta EA -systemet kan sökningen utföras inte bara med namnet på dokumentet, utan också med viktiga parametrar.

2. EDF -system med avancerade arbetsflödesverktyg (WF)

En ganska komplex kategori där dokumenten i sig inte är av primär betydelse. Här kommer arbetet i förgrunden, och dokument är redan bifogade dem. Således rör de sig längs en specifik rutt (hård routing). Med hjälp av sådana system är det möjligt att organisera arbete inom vissa områden, för vilka alla algoritmer är kända och föreskrivna i förväg.

3. EDF -system fokuserade på att stödja organisationens ledning och ackumulering av kunskapsbasen

Sådana program är som regel hybrid och kan kombinera element från de två föregående. Dessutom kan grundelementet antingen vara ett dokument eller en uppgift, beroende på valet. För att implementera en organisations ledningsfunktion krävs både rigid routing och gratis routing när dokumentets rutt föreskrivs av huvudet (till exempel: efter registrering av det inkommande dokumentet ”schemalägger” huvudet det enligt betydelsen och uppgift), därför sker båda dessa tekniker i en eller annan situation ... Sådana system används aktivt av myndigheter, stora företag som har en klart definierad hierarki och specifika regler och procedurer. Anställda skapar själva dokument, förbereder dem, fattar beslut och övervakar deras genomförande.

4. EDM -system för samarbete

Sådana system är inriktade på samarbete och är nya inom området elektronisk dokumenthantering. De skapades genom förändring Marknadsvillkor och behovet av att vara tydligt fokuserad på vissa områden utan onödig ballast. De är motsatsen till ovanstående system, på grund av bristen på en tydlig hierarki i organisationen och formalisering av arbetsflödet. Deras huvuduppgift är att se till att människor i organisationen arbetar tillsammans, även om de är med olika punkter planet, och även spara resultaten av det utförda arbetet. Vanligtvis är de utformade som portaler, som är lagring och publiceringstjänster.

5. System med avancerade tilläggstjänster

Jag tror att du ofta har hört ett sådant koncept som CRM (customer relations management) - det här är en tjänst för att hantera kundrelationer, projektledning, fakturering och så vidare. Dessa typer av tjänster är varierande och kan innehålla olika uppsättningar tjänster.

Innan du implementerar elektroniska dokumenthanteringsprogram på stora företag Jag råder dig att göra en fördjupad analys av de presenterade systemen och välja det optimala, med en lista över system som endast är tillämpliga på din organisation. Det är viktigt att EDMS ger en möjlighet effektiv förvaltning företag och transparens i alla dess processer, men samtidigt hög nivå sekretess.

När du väljer plattformar råder jag dig att ägna särskild uppmärksamhet åt organisationen av arkiv för elektroniska dokument, automatisering av dokumentcirkulation, med hänsyn till företagets individuella egenskaper och engagemang i ett redan operativsystem.

5. Problem med implementering av elektroniska dokumenthanteringssystem

Varje företag som strävar efter att modernisera processer och hänga med i tiden, på ett eller annat sätt, står inför problemen med att införa nya system. Detta kan också gälla för en organisation som vill införa elektroniska dokumenthanteringssystem.

Låt oss ta en titt på vilka problem du kan möta:

för det första, som vi redan har sagt, med tanke på fördelarna och nackdelarna med EDF, är detta ett psykologiskt hinder, men problemet ligger inte bara i det. Ett hinder kan också vara den låga utbildningen av företagets personal, ovilja att lära sig, rädsla för transparens i processer. I ett ord, konservatism.

För det andra Tyvärr har många företag ännu inte flyttat långt från den sovjetiska typen av ledning, nämligen faktorn för sovjetperioden, när han själv inte vill arbeta med en dator, visa och redigera dokument.

För det tredje, frekventa strukturförändringar i organisationen och svag formalisering av affärsprocesser.

Fjärde på ett eller annat sätt måste du interagera med världen utanför, som ännu inte helt gått över till elektronisk dokumenthantering, även om det strävar efter detta.

6. Elektroniskt dokumentflöde vid offentlig upphandling

Vid denna punkt i artikeln skulle jag vilja återspegla huvudpunkterna reglering elektronisk dokumenthantering vid offentlig upphandling.

Enligt artikel 5 Federal lag daterad 05.04.2013 nr 44-FZ “O kontraktsystem inom upphandling av varor, arbeten, tjänster för att tillgodose statliga och kommunala behov ":

”Inom ramen för de relationer som anges i del 1 i artikel 1 i denna federala lag är det tillåtet att byta elektroniska dokument föreskrivs i lag Ryska Federationen och andra lagstadgade rättsakter om avtalssystemet på upphandlingsområdet, mellan deltagare i avtalssystemet på upphandlingsområdet, inklusive inlämning av ansökningar om deltagande i fastställandet av leverantören (entreprenör, utförare), slutliga förslag. I det här fallet måste dessa ansökningar, slutliga förslag och dokument undertecknas med en förbättrad elektronisk signatur och skickas med ”.

Denna artikel säger också att nycklarna till den förbättrade elektroniska signaturen och deras verifieringscertifikat endast kan erhållas från specialiserade certifieringscentra som har fått ackreditering i enlighet med federal lag nr 63-FZ daterad 06.04.2011.

Auktoriserade organ utveckla ett förfarande för samverkan mellan dessa certifieringscentra med ett enhetligt informationssystem och även utveckla säkerhetskrav.

Således, om leverantören (upphandlingsdeltagare) har en elektronisk signatur, hinder för deltagande i offentlig upphandling Nej.

Så i den här artikeln undersökte vi de grundläggande principerna för elektronisk dokumenthantering. Av de mest kända företagen som tillhandahåller tjänster för försäljning och installation av programvara kan man särskilja sådana som 1C, 1C-Rarus, ABBY och andra.

Det är allt för idag. Hoppas det här materialet var till hjälp för dig. Jag önskar dig lycka till och vi ses i nästa avsnitt.

Idag skapas de flesta dokument initialt elektroniskt. De som kommer in i organisationen på papper digitaliseras ofta. Därför, när vi talar om dokumenthantering, måste vi tänka på inte bara pappersdokument, utan också formaliseringen av rörelsen av elektroniska versioner, det vill säga EDM.

Existera olika typer, sätt att organisera elektronisk dokumenthantering - skapa en gemensam fillagring på servern, med hjälp av intern post eller andra kommunikationssystem. Men det fungerar upp till en viss nivå av uppgifter som ska lösas och omfattningen av företagets verksamhet. För att gå längre är det nödvändigt att införa ett schema som kommer att effektivisera arbetet med pappersdokument, med elektroniska. Detta gör att du kan göra EDF av olika typer.

Målet med elektronisk dokumenthantering är effektivitet!

Tiderna när introduktionen av EDMS kan vara en hyllning till mode är borta. Numera tänker organisationer som går över till EDF främst om effektivitet. Dess ökning är möjlig på två sätt - genom att öka resultatet, minska kostnaderna. Moderna EDMS använder båda dessa metoder.

Således underlättas kostnadsminskningen av:

• Minska papperskostnaderna (utskrift, kopiering, frakt, etc.).
• Minskning av oproduktiva kostnader för anställdas arbetstid. Enligt uppskattningar från västerländska konsultföretag kan andelen tid som läggs på att utföra rutinmässiga, oproduktiva handlingar på dokument uppgå till 20-30% av den totala arbetstiden (och i praktiken upp till 60-70%). Att minska sådana kostnader är ett av de viktigaste målen för EDMS -implementeringen.

På prestanda kl implementering av EDMS påverka:

• Acceleration av informationsflöden (snabbare Informationsstöd ledning - snabbheten i beslutsfattandet är högre).
• Förändra företagskultur(öka personalens information och tekniska beredskap, bidra till en bättre uppfattning av innovationer).

Huvuduppgifter

Genom att införa EDF planerar organisationer oftast att lösa följande uppgifter:

• förbättra ledningseffektiviteten genom att automatisera prestandakontroll, större transparens i avdelningarnas verksamhet, enskilda anställda;
• automatisering av affärsprocesser med samtidig optimering;
• tillhandahålla stöd för ackumulering, hantering och organisation av tillgång till företagsinformation, kunskap;
• loggning av företagets verksamhet som helhet, dess individuella divisioner, arbetsgrupper, anställda som använder denna information för att stödja beslutsfattande, etc.;
• minska omsättningen av pappersdokument (för att minska kostnaderna);
• förenkling, minskning av kostnaden för lagring av dokument som används i pågående aktiviteter, på grund av skapandet av ett operativt elektroniskt arkiv.

Faktorer som påverkar valet av EDMS

Varje organisation som väljer ett EDMS styrs av vissa kriterier. Valet påverkas av de faktorer som kännetecknar organisationen själv och dess arbetsflöde. De relaterar till funktioner organisationsstruktur, affärsprocesser, befintliga krav på arbetsflöde, typer av innehåll, nödvändig funktionalitet i systemet, implementeringsmetoder, support, dess utveckling, integration, etc. Fler detaljer
Allmänna klassificeringen

Varje klassificering är villkorad. Typerna av elektroniska dokumenthanteringssystem kännetecknas av funktionalitet och uppgifter som ska lösas, av företagens skala, av arkitektur, etc.

När det gäller funktionalitet och uppgifter skiljer sig följande:

• Kontorssystem. Designad för organisationer med strikt formaliserade arbetsflödesregler och vertikal hantering.
• Elektroniska arkiv. De är inte avsedda att stödja förflyttning av dokument, huvudsyftet är att organisera lagring och hämtning av nödvändig data.
• Arbetsflödessystem. I centrum står affärsprocesser som de automatiserar, och dokument och arbetsflöden är ett sätt att implementera arbetsflöden.
• ECM -system. Detta är ett komplex av företagets innehållshantering, som implementerar flera funktioner samtidigt - hantering av: dokument; bilder av dokument (Document Imaging); uppgifter; arbetsflöden; Webbinnehåll (WCM); multimediainnehåll (DAM); kunskap (Knowledge Management); kollektiv interaktion (Collaboration).

De flesta EDMS på marknaden innehåller element av flera typer av EDMS samtidigt.

Hur väljer man "rätt" EDMS?

Så att välja ett dokumenthanteringssystem är en komplex process som beror på många saker. Om det är ett kommersiellt företag är den avgörande tyngden den möjliga ekonomiska effekten av genomförandet. Om det här myndighet, tyngdpunkten ligger på att stödja alla de uppgifter som löses av organisationen, och funktionerna i dessa uppgifter relaterade till specifikationerna för aktiviteten. Specialisterna i vårt företag är alltid redo att ta hänsyn till alla faktorer som hjälper dig med valet. "ARCHIVNOE BUSINESS" är ett specialiserat system för automatisering av underhåll av avdelningspapper och elektroniska arkiv.

EOS -personal hjälper dig med valet av EDMS för dina uppgifter

Idag går de flesta företag från papper till elektroniskt arbetsflöde. Detta sparar både tid och pengar för organisationen. Elektronisk dokumenthantering eliminerar pappersarbete. Du kan utbyta information 24 timmar om dygnet från kontoret eller någon annan plats. Du behöver bara ha en dator med elektronisk signatur och tillgång till Internet till hands. Dessutom gör det elektroniska dokumenthanteringssystemet det möjligt att övervaka arbetets framsteg i realtid.

Vad är elektronisk dokumenthantering

Om vi ​​talar i enkla ord, elektronisk dokumenthantering är utbyte av elektroniska dokument via ett lokalt nätverk, Internet eller andra kanaler. Elektroniskt dokumentflöde kan ske både inom en organisation och mellan företag.

EDF låter dig inte bara utbyta dokument, utan också att organisera arbete utan att använda pappersmedia: söka efter dokument, skriva rapporter, underhålla ett arkiv och mycket mer.

Elektronisk dokumentcirkulation utförs via systemet för EDM -operatören som ingår i förtroendetätverket för Federal Tax Service of Russia. Ett företag skickar ett annat elektroniskt dokument. Adressaten tar emot den inom några sekunder på sin dator. För närvarande utför operatören en automatisk verifiering av den elektroniska signaturen som dokumentet är godkänt och om dokumentets format uppfyller de lagliga kraven. Med hjälp av statuser kan avsändaren se hur dokumentet rör sig.

Typer av elektroniska dokument

Nästan alla dokument kan konverteras till elektronisk form. Vanligtvis byter företag till elektroniska kontrakt, fakturor, olika fakturor, rapporter och så vidare.

Elektroniska dokument är indelade i icke-formaliserade dokument och formaliserade dokument.

Oformaliserade dokument - brev, kontrakt, fullmakter, teknisk dokumentation och andra dokument är de undantagna från strikt reglering av staten.

Formaliserade dokument har strikta krav på format och överföringsbestämmelser. Formaliserat dokument - ett dokument som skapades i form av Federal Tax Service, till exempel en handling för att acceptera arbete. Formaliserade dokument påverkar skatteberäkningarnas riktighet, därför är det viktigt att följa alla överföringsförfaranden.

Observera att oformaliserade elektroniska dokument kan ha valfritt format: doc, xlsx, pdf, jpg och andra, medan formaliserade dokument bara kan vara i form av en fil med xml -tillägget.

Funktioner hos det elektroniska dokumenthanteringssystemet

Det elektroniska dokumenthanteringssystemet utför följande funktioner:

• registrering av ett dokument;
• kontroll över utförandet av dokument;
• skapande av referensböcker;
• kontroll av förflyttning av papper och elektroniska dokument, hålla historien om arbetet med dokument;
• skapa och redigera detaljer om dokument;
• generering av rapporter om företagets dokumentflöde;
• import av dokument från filsystemet och Internet;
• skapa ett dokument direkt från systemet med hjälp av en mall;
• arbeta med dokumentversioner, komplexa flerkomponents- och flerformatdokument, bilagor;
• elektronisk distribution av dokument;
• arbeta med dokument i mappar;
• erhålla dokument med hjälp av skanning och igenkänning;
• minska kostnaderna för åtkomst till data och bearbetning av dokument.

EDF -alternativ

Det finns två sätt att organisera ett elektroniskt dokumenthanteringssystem. För det första är det möjligt att ingå ett avtal om elektronisk dokumenthantering med motparter och utbyta dokument som kommer att undertecknas med en elektronisk signatur via e-post.

För det andra kan du organisera EDM genom en speciell operatör. I det här fallet måste du gå med i reglerna för utbyte av elektroniska dokument. Därefter finns ett utbyte med motparter tillgängligt både med formaliserade dokument och icke-formaliserade.

Automatisering av elektronisk dokumenthantering. Fördelar och nackdelar med EDF

Elektronisk dokumenthantering är ett helt informationssystem som innehåller specialiserad programvara, e-post, Internet, ett lokalt nätverk och mer.

Elektroniskt dokumentflöde i jämförelse med papper ser mycket mer attraktivt ut. Låt oss lyfta fram de främsta fördelarna med EDF.

• den enklaste - kostnaderna i samband med papperskostnaderna reduceras;
• sparar tid - anställda lägger mindre tid på att hitta ett pappersdokument;
• ökad transparens inre arbete företag - det elektroniska dokumenthanteringssystemet gör det möjligt att spåra dokumentets status;
• en personlig historik för varje fil och medföljande dokument sparas - när som helst kan du öppna alla Nödvändiga dokument som innehåller krav relaterade till olika typer av relationer mellan företaget och externa enheter;
• organisationens rapporter utarbetas snabbt;
• ökad datasäkerhet.

Bland nackdelarna är den höga kostnaden för programvara och kostnaderna för att utbilda anställda och digitalisera alla tillgängliga dokument.

Vad krävs för att byta till elektronisk dokumenthantering

För att införa elektronisk dokumentcirkulation är det nödvändigt att utveckla och godkänna proceduren för elektronisk dokumentcirkulation. namnge de ansvariga för dess underhåll; organisera ett elektroniskt arkiv med mottagna och skickade dokument; föreskriva i redovisningsprincipen reglerna för att skapa, ta emot och lagra elektroniska dokument; utse personer som ansvarar för bildandet och undertecknandet av elektroniska dokument.

Alla anställda som har rätt att underteckna dokument måste ha elektronisk signatur.

Ungefärlig algoritm för åtgärder:

• ett tekniskt uppdrag håller på att utvecklas;
• en IT -lösning väljs ut;
• affärsprocesser beskrivs;
• uppskattningar, scheman, listor över nödvändiga resurser och huvudplan Arbetar;
• EDF introduceras;
• programmet testas;
• det elektroniska dokumenthanteringssystemet lanseras;
• användningen av systemet övervakas.

Elektroniskt dokumenthanteringssystem

Alla EDI -system kan innehålla egenskaperna hos kategorierna nedan, men de flesta av dem har en specifik inriktning i samband med produktpositionering.

1. Elektroniskt arkiv är ett EDM -system, som syftar till effektiv lagring och hämtning av data.

2. Elektroniska dokumenthanteringssystem med avancerade arbetsflödesverktyg - tillhandahålla rörelse av vissa objekt längs en viss väg, som är inställd i förväg. I varje steg kan objektet förändras, varför det kallas det allmänna ordet "arbete". Dokument bifogas verket, men de är inte huvudobjekten här. Tack vare dessa system organiseras vissa arbeten.

3. EDI -system, som är inriktade på att stödja ledningen av organisationen och ackumulering av kunskap. Detta är system som kombinerar egenskaperna hos de system som beskrivs ovan. Här kan grundelementet vara vad som helst - ett verk eller ett dokument. Dessa system används av myndigheter, stora företag, där det finns vissa regler och förfaranden för förflyttning av dokument.

4. EDF -system som är inriktade på att stödja samarbete - sådana system skiljer sig från de tidigare och har ingen tydlig hierarki i organisationen och formaliseringen av arbetsflödet. Uppgiften för sådan EDF är att säkerställa arbetet för anställda i företaget, var de än är, och att bevara resultatet av det utförda arbetet.

5. EDM -system som har utvecklat ytterligare tjänster. Ett utmärkt exempel är kundrelationshanteringstjänsten (CRM). Dessa typer av tjänster är varierande och kan innehålla olika uppsättningar tjänster.

Idag bryter elektronisk dokumentcirkulation djärvt in i vårt liv, idag använder nästan alla företag elektroniska dokument, använder e-post, elektroniska deklarationer, särskilt eftersom för momsbeskattning är deklarationer obligatoriska enligt lag. Någon gick vidare och använder elektroniska dokumenthanteringssystem i vardagen och översätter all rapportering och källdokument i elektronisk form.

Begreppet elektronisk dokumenthantering och fördelarna med elektronisk dokumenthantering

Elektronisk dokumenthantering är ett sätt att arbeta med dokument. Funktioner i elektronisk dokumenthantering är att elektroniska dokument signerade med en elektronisk digital signatur. Ett sådant dokument, signerat med en EDS, har samma värde som ett pappersdokument.

Elektronisk dokumenthantering har sina fördelar och nackdelar.

tabell
För- och nackdelar med elektronisk dokumenthantering

Fördelar med elektronisk dokumenthantering	Nackdelar med elektronisk dokumenthantering
Möjligheten att snabbt hitta dokument; Tillgänglighet centraliserad struktur dokumentflöde; Systematiserad lagring av dokument i ett elektroniskt arkiv; Enkelhet i registrering och godkännande av dokument; Möjlighet att signera och skicka dokument via elektroniska kommunikationskanaler, vilket sparar tid; Möjlighet att upprätta liknande dokument; Genomföra en elektronisk granskning	Behovet av att köpa elektroniskt digital signatur; Omöjlighet att använda om motparten inte använder elektronisk dokumenthantering; Ytterligare kostnader för elektronisk dokumenthantering; Brist på enhetliga dokumentflödesformat; Misstro mot vissa användare till elektroniska dokument

Samtidigt utvecklas elektronisk dokumenthantering mer och mer. Och det finns förutsättningar för detta.

För det första föreskrivs elektronisk dokumenthantering i skattelagstiftningen. Till exempel, när du skickar in rapporter om försäkringspremier eller personlig inkomstskatt, måste den lämnas in i elektronisk form om företagets antal är mer än 25 personer. För att lämna in rapporter i elektronisk form är det nödvändigt att lämna in en deklaration i elektronisk form. Dessutom måste förklaringar, om rapporteringen lämnas i elektronisk form, 2017 också behöva ges i form av ett elektroniskt dokument.

För det andra antas elektronisk dokumenthantering i redovisningen. Enligt lag nr 402-FZ "On Accounting" är primären bokföringsdokument upprättat på papper och (eller) i form av ett elektroniskt dokument signerat med en elektronisk signatur.
För det tredje, under 2017 kommer elektroniskt dokumentflöde att få ännu större utveckling i rättsliga förfaranden. Således är många vana vid att domstolsbeslut publiceras elektroniskt på Internet. Enligt artikel 4 i Ryska federationens skiljeförfarandekod kan ett yrkande, uttalande, klagomål, presentation och andra handlingar lämnas till domstolen på papper eller i elektronisk form, inklusive i form av ett elektroniskt dokument undertecknat med en elektronisk signatur på det sätt som föreskrivs i Ryska federationens lagstiftning, genom att fylla i formuläret som läggs ut på domstolens officiella webbplats i informations- och telekommunikationsnätet "Internet". Liknande bestämmelser fastställs i den del av det civila förfarandet.

För det fjärde har elektronisk teknik blivit en del av vårt liv när det gäller användningen av elektronisk dokumenthantering i anbudshandlingar och elektroniska auktioner. Enligt artikeln i den federala lagen av den 05.04.2013 nr 44-FZ (ändrad den 03.07.2016) "Om kontraktsystemet för upphandling av varor, arbeten, tjänster för att möta statliga och kommunala behov" enligt auktion i elektronisk form (elektronisk auktion) förstås som en auktion där information om upphandlingen kommuniceras av kunden till ett obegränsat antal personer genom att placera i en enda informationssystem meddelanden om en sådan auktion och dokumentation om den, enhetliga krav och ytterligare krav ställs på upphandlingsdeltagarna, innehavaren av en sådan auktion tillhandahålls på den elektroniska webbplatsen av dess operatör.

Den femte anledningen är förknippad med det faktum att idag många företag verkar i olika regioner, med olika städer, så att organisera effektiv verksamhet det är nödvändigt att påskynda arbetsflödet och förenkla relationen mellan parterna. I detta avseende introducerar många företag intuitivt elektronisk dokumenthantering.

Hur går man in i elektronisk dokumenthantering?

I det första steget är det nödvändigt att fatta ett grundläggande beslut om införandet av elektronisk dokumenthantering. Ett sådant beslut formaliseras genom en order för företaget. Vissa företag utvecklar speciella lokala handlingar som reglerar arbetsflödet och godkännande av dokument inom företaget. Sådana funktioner inkluderar godkännande av dokument mellan avdelningar, kontroll, signering av ledning och lagring av arkivdokument.

I det andra steget måste du välja vilken signatur företaget ska använda vid behandling av dokument.

En enkel elektronisk signatur är en elektronisk signatur som genom användning av koder, lösenord eller andra medel bekräftar att en viss person bildar en elektronisk signatur.

Okvalificerad elektronisk signaturär en elektronisk signatur som:

1. erhållet som ett resultat av kryptografisk transformation av information med hjälp av en elektronisk signaturnyckel;
2. låter dig identifiera personen som undertecknade det elektroniska dokumentet;
3. låter dig upptäcka det faktum att du gör ändringar i ett elektroniskt dokument efter det att det undertecknades;
4. skapad med hjälp av elektronisk signatur.

Kvalificerad elektronisk signaturär en elektronisk signatur som uppfyller alla egenskaper hos en okvalificerad elektronisk signatur och följande ytterligare egenskaper:

1. verifieringsnyckeln för elektronisk signatur anges i det kvalificerade certifikatet;
2. För att skapa och verifiera en elektronisk signatur används elektroniska signaturmedel som har bekräftelse på att kraven uppfylls (artikel 5 i federal lag av 06.04.2011 nr 63-FZ (ändrad 30.12.2015) "Om elektronisk signatur. "Men i många fall krävs dokument av säkerhetsskäl, det är en förbättrad kvalificerad signatur.

Den tredje etappen blir valet av ett särskilt certifieringscenter. för att välja ett företag som är specialiserat på elektronisk dokumenthantering är det viktigt att utvärdera bekvämligheten med att arbeta med ett visst företag. Det är viktigt att fastställa kostnaden för de tjänster som tillhandahålls, möjligheten till ytterligare funktioner, liksom tjänster för elektronisk dokumenthantering, det är också viktigt att fastställa vilket ansvar certifieringscentralföretaget bär vid tekniska fel och dokumentproblem förvaltning.

I den fjärde etappen är det nödvändigt att tillhandahålla dokument för att ingå ett avtal.

Den femte etappen är att ingå ett avtal med ett certifieringscenter. Enligt artikel 2 i den federala lagen av 06.04.2011 nr 63 -FZ (ändrad den 30.12.2015) "På elektronisk signatur", certifieringscentret - entitet, individuell entreprenör eller myndighet eller orgel kommunerna utför funktioner för att skapa och utfärda nyckelcertifikat för verifiering av elektroniska signaturer, liksom andra funktioner.

Den sjätte etappen är introduktionen av elektronisk dokumenthantering i företaget, organisering av ett specifikt utbyte av elektroniska dokument. Fakturor upprättas i elektronisk form genom ömsesidig överenskommelse mellan parterna i transaktionen och om de är kompatibla tekniska medel och möjligheten att ta emot och behandla dessa fakturor i enlighet med det godkända formatet.

Vad ska avtalet med certifieringscentralen innehålla?

När du ingår ett kontrakt med ett certifieringscenter måste du vara uppmärksam på rättslig status certifieringscenter. Ackrediteringen av ett certifieringscenter utförs under förutsättning att det uppfyller kraven för finansiell säkerhet ansvar för förluster som orsakats av tredje part på grund av deras förtroende för den information som anges i certifikatet för den elektroniska signaturverifieringsnyckeln som utfärdats av ett sådant certifieringscenter, eller information som finns i registret över certifikat som förvaras av ett sådant certifieringscenter, i mängden minst 1,5 miljoner rubel ...

När du ingår ett avtal med ett certifieringscenter är det viktigt att uppmärksamma ämnet för avtalet. Enligt artikel 432 i Ryska federationens civillag, är detta villkor som är obligatoriska för kontrakt av denna typ. Kontraktet anses ingått om parterna, i den form som krävs i lämpliga fall, har träffat en överenskommelse om alla väsentliga villkor i kontraktet. Det är, det är viktigt att tydliggöra föremålet för kontraktet.

Föremålet för avtalet följer av lagen "Om elektronisk signatur".

Verifieringscenter:

1. skapar nyckelcertifikat för verifiering av elektroniska signaturer och utfärdar sådana certifikat;
2. fastställer giltighetstiden för nyckelcertifikat för verifiering av elektroniska signaturer;
3. upphäver certifikaten för nycklar för verifiering av elektroniska signaturer utfärdade av denna certifieringsmyndighet;
4. utfärdar elektroniska signaturverktyg på begäran av den sökande;
5. håller ett register över nyckelcertifikat för verifiering av elektroniska signaturer som utfärdats och avbrutits av detta certifieringscenter;
6. fastställer förfarandet för att föra register över certifikat.
7. genererar elektroniska signaturnycklar och elektroniska signaturverifieringsnycklar på begäran av sökande;
8. kontrollerar unika nycklar för att verifiera elektroniska signaturer i certifikatregistret;
9. kontrollerar elektroniska signaturer på begäran från deltagare i elektronisk interaktion;
10. bedriver annan verksamhet relaterad till användningen av elektroniska signaturer.

Certifieringscentralens ansvar sker i följande fall:

1. bristande eller otillbörlig uppfyllelse av skyldigheter som följer av kontraktet för tillhandahållande av tjänster från certifieringscentralen;
2. underlåtenhet eller otillbörlig fullgörande av arbetsuppgifter (artikel 3 i artikel 13 i federal lag av den 06.04.2011 nr 63-FZ (ändrad 30.12.2015) "Om elektronisk signatur").

Som ytterligare villkor avtalet med certifieringscentralen kan innehålla försäkring.

Hur organiseras elektroniskt dokumentflöde inom företaget?

Inom företaget bör elektronisk dokumenthantering organiseras som ett urverk. Det är trots allt viktigt att elektronisk dokumenthantering innebär att skanna dokument, signera med en elektronisk digital signatur. Det betyder att du behöver en specialist som är ansvarig för elektroniska skannade kopior, och på arbetsplatserna för chefer måste speciell programvara installeras som gör att du kan signera dokument.

Sammanställning, utförande och godkännande av utkast till elektroniska dokument utförs enligt generella regler kontorsarbete etablerat i förhållande till liknande dokument på papper. Ett elektroniskt dokument måste ha alla krav som krävs för ett liknande dokument på papper, med undantag för ett sigillavtryck, eftersom ett sigill inte är en obligatorisk förutsättning. Inne i företaget kan metoder för bekräftelse av åtgärder med elektroniska dokument användas, där en elektronisk digital signatur inte används. Till exempel, utan elektronisk digital signatur, kan dokument skickas in för kontroll.

Om du vill organisera arbetsflödet med dina motparter måste du inkludera relevanta bestämmelser i avtalet med motparten.

Dokument genereras och signeras elektroniskt. De elektroniska digitala signaturerna som används måste vara certifierade i enlighet med det fastställda förfarandet.

Det enklaste sättet är att organisera elektroniskt dokumentflöde med myndigheter, till exempel med skatteverket. för detta måste du också skaffa en elektronisk signatur och ingå ett avtal med ett certifieringscenter. Oftast lämnar skattebetalarna deklarationer, förklaringar, fakturor till skattemyndigheten. Som en "återkoppling" bildas handlingarna av skattemyndigheterna i enlighet med Rysslands federala skatteverkets order av den 15 april 2015 nr ММВ-7-2 / [e -postskyddad]"Efter godkännande av förfarandet för att skicka använda dokument skattemyndigheter när de utövar sina befogenheter i förbindelser som regleras av lagstiftningen om skatter och avgifter, i elektronisk form via telekommunikationskanaler och om att erkänna som ogiltiga vissa bestämmelser i förbundsordern skatteservice daterad 17.02.2011 nr ММВ-7-2 / [e -postskyddad]».

Dessa dokument inkluderar:

1. förtydligande krav;
2. kontrollerade utländska företagsmeddelanden;
3. anmälan om kallelse till skattebetalaren (skattebetalare, skatteombud);
4. skattebesked;
5. beslut om att avbryta transaktioner på den skattskyldiges konton (avgiftsbetalaren, skatteombudet) i banken och överföringar av hans elektroniska pengar;
6. beslut att avbryta avstängning av transaktioner på skattebetalarens (avgiftsbetalarens, skatteombudets) konton i banken och överföringar av hans elektroniska pengar;
7. beslut om att genomföra en skatterevision på plats;
8. andra dokument.

Således, om vi talar om interna elektroniska företagsdokument, kommer deras cirkulation att regleras av interna lokala handlingar, om vi talar om relationer med motparter, regleras sådana relationer av parterna, och om dokumentflödet är organiserat med myndigheterna, då kommer myndigheterna att agera i enlighet med förfarandet för elektroniskt arbetsflöde som antagits för ett visst företag.

Hur organiseras lagring av elektroniska dokument?

Den huvudsakliga reglering Regler för lagring av elektroniska dokument är reglerna för organisering av lagring, förvärv, redovisning och användning av dokument från Ryska federationens arkivfond och andra arkivdokument i statliga myndigheter, lokala regeringar och organisationer (godkänd av ministeriets beslut Ryska federationens kultur daterad 03.31.2015 nr 526, nedan - regler). I det här dokumentet för första gången fastställs regler för lagring av elektroniska dokument.

Hur behöver du lagra dokument?

för det första, är det nödvändigt att upprätta en lista med ärenden för en specifik organisation. Fallnomenklaturen varierar beroende på företag och verksamhetsområde.

Fallnomenklaturen används för att gruppera exekverade dokument i ärenden, systematisera och registrera ärenden, bestämma villkoren för lagring och söka efter dokument. Fallnomenklaturen är grunden för att sammanställa inventeringar av fall av permanent och tillfällig (över 10 år) lagring, samt för redovisning av fall av tillfällig (upp till 10 år inklusive) lagring.

För det andra, är det nödvändigt att bilda ärenden. för detta är det nödvändigt att göra en undersökning av värdet av dokument som kommer att lagras i elektronisk form. Kom ihåg att det finns standardlagringsperioder för enskilda dokument. Till exempel sparas bokföringsdokument i 5 år, medan skattedokument sparas i 4 år.

För det tredje, är det nödvändigt att kontrollera att data lagras elektroniskt i fallets nomenklatur. Till exempel ”Scheman för tid och närvaro. Elektroniska dokument ".

Fjärde, måste du arkivera dokumenten.

Innan du kan lagra en elektronisk fil måste du:
- lossa från elektroniskt system(om dokumentet är skapat i någon speciell mjukvaruprodukt);
- skydda mot eventuella förändringar genom att spara i ett lämpligt format;
- skriva till lagringsmediet.

Det allmänt accepterade formatet för lagring och arkivering av elektroniska dokument är PDF / A. Det bör skiljas från den vanliga PDF -filen, med varje uppdatering som det finns nya möjligheter att arbeta med filer. PDF / A är för något annat: det är ett format för långsiktig arkivering av elektroniska dokument.

Det femte stegetär sammanställning av inventeringar. Inventeringen innehåller alla elektroniska filer som har genererats i förhållande till elektroniska dokument. Men i stället för antalet ark, som anges när du formar fall på papper, anges volymen av elektroniska dokument.

Inventeringsformatet kan se ut så här:

Namnet på huvudets position strukturell enhet
	Signatur	Avkodning
Datum för underskrift
HÖLL MED Jobbtitel chef för förskolans utbildningsinstitution
	Signatur	Avkodning
Datum för underskrift
Arkivchef (ansvarig för arkivet)
	Signatur	Avkodning
Datum för underskrift

I allmänhet är det mycket mer bekvämt att lagra dokument i elektronisk form, eftersom det inte är nödvändigt att söka igenom hela rummet med pappersdokument i framtiden när du söker efter dokument. Det är också lättare att tillhandahålla dokument i elektronisk form på begäran av skatten, pensionsfonden och andra inspektörer.

I vissa fall är det nödvändigt att förstöra dokument. Till exempel lagrades de länge kontorsanteckningar, lagringstiden har gått ut och det är nödvändigt att förstöra dem. I detta fall utförs en undersökning av dokumentens värde. En sådan undersökning kan utföras av en särskild kommission. Baserat på resultaten av undersökningen utarbetas en lag om tilldelning av dokument för förstörelse. Formen för en sådan handling utvecklas av företaget oberoende. Och på grundval av lagen förstörs skivor eller andra medier helt enkelt.

Sammanfattningsvis bör det noteras att framtiden naturligtvis tillhör elektroniska dokument. Det är dock viktigt att ordentligt organisera elektronisk dokumenthantering. Många företag står inför problem med felaktig organisation av arbetsflödet, när endast en arbetsplats på en avdelning eller till och med en avdelning är ansluten till elektroniskt arbetsflöde, när mer än hälften av dokumenten fortfarande finns i pappersform. Därför måste alla frågor som rör elektronisk dokumenthantering lösas "på stranden" i stadiet av systemimplementeringen.