4 skäl att utveckla en arbetsbeskrivning för en sekreterare

En sekreterare och en kontorist är olika yrken. Var och en av dem innebär utförandet av specifika uppgifter och ansvar. På stora företag, sekreterare och kontorist ingår i bemanningstabellen som separata enheter. I ett litet företag kan dessa ansvarsområden kombineras av en person vars position i personalbord kommer att kallas "kontorist".

I det här fallet utförs hela mängden arbete av en person på permanent basis. Detta innebär att en sekreterare måste innehålla en arbetsförteckning i ett dokument, till exempel i ett anställningsavtal.

Men det kommer att vara mycket bekvämare för både arbetstagaren och arbetsgivaren när funktionaliteten, rättigheterna och skyldigheterna för en sådan universell specialist godkänns av sekreterareens arbetsbeskrivning.

Kvalifikationsnivåer för förskoleutbildningsspecialister och deras arbetsfunktioner

Arbetsbeskrivning ingår inte i listan över dessa dokument, vars närvaro fastställs i arbetslagen som obligatorisk.

4 skäl att utveckla en instruktion för en sekreterare

1. Detta kommer att täcka alla frågor relaterade till sekreterarens arbete i ett dokument.
2. Arbetsbeskrivningen kan omedelbart ändras och kompletteras utan att man begär specialistens samtycke och utan att dessa justeringar görs med ett extra avtal.
3. Underskrift av en specialist på arbetsbeskrivningsbladet - rättslig grund kräva att han följer alla bestämmelser i detta dokument.
4. Både arbetstagaren och arbetsgivaren kan alltid bevisa sitt fall, med hänvisning till bestämmelserna i sekretärsekreterarens arbetsbeskrivning i händelse av konflikter eller arbetstvister.

Vem utarbetar sekretärsekreterarens arbetsbeskrivning

I allmänhet är utvecklingen av sådana lokala regler som arbetsbeskrivningar ansvaret för de berörda cheferna strukturella enheter... Och om en sekretariatavdelning har skapats på företaget, bör instruktionerna utvecklas av avdelningschefen.

I ett litet företag, där sekreteraren är direkt underordnad direktören, anförtros detta arbete vanligtvis en anställd eller chefen för personalavdelningen. I det här fallet måste arbetsbeskrivningen för sekreterare, ett prov eller ett utkast dokument överenskommas med personalchefen och rättstjänst, arbets- och löneavdelningen.

Vem godkänner instruktionen

För att sekretärsekreterarens arbetsbeskrivning ska bli ett juridiskt viktigt dokument och dess krav är bindande måste dokumentet godkännas.

Uttalandet godkänns på ett av två sätt:

1. I detaljerna i dokumentet föreskriver de "Jag godkänner", och anger också positionen för den anställde som har rätt myndighet. Ledaren sätter sin signatur där.
2. Utfärda en order om godkännande och genomförande av sekreterare-sekreterarens arbetsbeskrivning.

Beställ på godkännande av arbetsbeskrivning

Vad ska man inkludera i sekretärsekreterarens arbetsbeskrivning?

Det finns ingen universell form för arbetsbeskrivningar i lagstiftningen. Vid tillämpningen av sådana dokument har vissa krav redan utvecklats för strukturen och innehållet i denna förordning. De är universella, men arbetsgivaren har rätt att lägga till eller kombinera vissa sektioner för att anpassa bestämmelserna i sekretärsekreterarens arbetsbeskrivning till företagets organisationsspecifika egenskaper.

Exempelvis kan arbetsbeskrivningen för en sekreterare endast reglera ett av verksamhetsområdena. Så sekreteraren kan uteslutande ansvara för behandlingen av utgående eller inkommande dokument.

Arbetsbeskrivning för sekreterare

Användningen av normativa dokument, såsom "Kvalifikationsreferensbok för chefer, specialister och andra anställda", professionella standarder "Specialist i organisations- och dokumentationsstöd för organisationsledning" och "Specialist i dokumenthantering av en organisation" kommer att underlätta avsevärt förberedelse av arbetsbeskrivningar. Du kan ladda ner dessa dokument

Strukturen för sekretärsekreterarens arbetsbeskrivning

Tänk på strukturen för detta dokument enligt de avsnitt som rekommenderas att ingå i det:

1. Allmänna bestämmelser

I det här avsnittet ska du ange det fullständiga namnet på tjänsten i enlighet med namnet i bemanningstabellen. Dessutom listar du de uppgifter och mål som positionen skapades för. Avsnittet innehåller som regel en lista med föreskrifter och dokument som den anställde ska vägledas av i sitt arbete.

1. Kvalifikationskrav för tjänsten som sekreterare

Dessa krav kan anges i ett separat avsnitt eller inkluderas som en separat klausul i föregående avsnitt. Krav på erfarenhet, utbildning och kvalifikationer, med hänsyn till komplexiteten i det utförda arbetet, anges i Kvalificeringshandbok och i professionella standarder.

1. Jobbansvar

Dessa ansvarsområden beskrivs i professionella standarder. Experter rekommenderar att man bryter ner de funktioner som utförs enligt de viktigaste verksamhetsområdena, till exempel:

• dokumenthantering;
• primär bearbetning av intern, inkommande och utgående korrespondens;
• sändning av telefonsamtal;
• kontroll över passage av dokumentflöden och snabb exekvering av dokument;
• organisering av aktuell och arkivlagring av företagsdokument.

1. Rättigheter och skyldigheter

I det här avsnittet är det nödvändigt att begränsa de anställdas ansvarsområden, att i detalj redogöra för hans befogenheter så att de är tillräckliga och ge en möjlighet att kräva att anställda följer disciplinen.

1. Förhållande efter position

I avsnittet anger du källorna för mottagning och överföring olika typer dokumentation, ange informationskällor som sekreteraren har rätt att använda.

1. Förfarandet och villkoren för att revidera arbetsbeskrivningen

Hur man ändrar arbetsbeskrivningar

Lita på följande alternativ för att utveckla arbetsbeskrivningar:

• arbetsbeskrivning - bilaga till anställningsavtalet;
• arbetsbeskrivning - ett oberoende dokument och en av organisationens lokala regler.

Ibland är förändringar i arbetsbeskrivningar associerade med ändringar i anställningsavtalets villkor. Då är det nödvändigt att meddela den anställda i förväg skriftligen. Och först efter hans samtycke att göra ändringar i arbetsbeskrivningen.

Om instruktionen är en bilaga till anställningsavtalet, gör samtidigt ändringar av arbetskontrakt och jobbbeskrivning. För att göra detta, utfärda ett ytterligare avtal.

Vad man bör tänka på när man utarbetar en arbetsbeskrivning

Till arbetsföreskrifter blev inte ett formellt dokument, utan användes tvärtom aktivt i arbetet med en sekreterare, bör yrkesverksamma involveras i dess utveckling. Dessa inkluderar anställda med både kontors- och administrativ arbetserfarenhet.

I sin kärna ska en sekreterares arbetsbeskrivning bli en detaljerad teknisk beskrivning och innehålla svar på alla frågor angående korrekt implementering arbetsfunktion den anställde som innehar denna befattning.

I reglerna är det nödvändigt att återspegla den delen i detalj organisationsstruktur det företag som sekreterarens verksamhet gäller för. Detta gör det möjligt för honom att tydligt förstå vem och vad han har rätt att kräva, som han måste lyda.

Ju mer detaljerade funktionerna för denna position är, desto lättare blir det för sekreteraren att förstå vad som exakt krävs av honom. Detta är särskilt viktigt om frågan uppstår hur samvetsgrant den anställde behandlar sina uppgifter.

För närvarande på arbetsmarknaden sekreterare är en av de yrken som krävs... Denna position finns på personalen i varje organisation, och det anses med rätta att den anställde som innehar denna position äger all operativ information i företaget och är ”chefens högra hand”.

Han ger administrativt och ledningsstöd till företagets direktör. Därför ställs höga krav på sekreteraren. Han måste inte bara vara en bra kontorist utan också ha organisatoriska färdigheter.

Modern sekreterare: koncept, skyldigheter och rättigheter

Modern sekreterare - proaktiv assistent till företagets chef med nödvändig professionell kunskap och färdigheter, samt kompetenta att fatta beslut.

Professionell och personliga kvaliteter chefens sekreterare måste uppfylla ett antal krav.

Innan du skapar eget företag, måste du upprätta en affärsplan. Detaljerad information finns här.

TILL professionella kvaliteter omfatta:

• kvalificerade färdigheter (tillgång till specialundervisning);
• rationalitet, organisation och självdisciplin;
• manifestationen av diplomati och artighet under förhandlingar och avslöjande av kommersiella hemligheter.

De viktigaste personliga egenskaperna inkluderar:

• noggrannhet;
• initiativ;
• ansvar;
• sällskaplighet;
• prydlighet.

Alla sekretariats uppgifter kan klassificeras enligt funktionella och tekniska egenskaper:

1. Service och kommunikation, nämligen mottagande av besökare, telefonförhandlingar, affärsresa, beställa hotellrum och biljetter.
2. Samordningsansvar. Denna grupp inkluderar förberedelse och inspelning av möten och sessioner, samordning av förhållandet mellan olika ledningsnivåer.
3. Ansvar för kontroll och bedömning. Organisatoriska och administrativa dokument och individuella order från chefen är föremål för kontroll.
4. Analytiskt ansvar är förknippat med mottagande, bearbetning och distribution av inkommande information.
5. Informations- och tekniska uppgifter, nämligen hantering av kontorsarbete och kontroll- och registreringskort, bildande av ärenden och säkerställande av deras säkerhet, planering av chefens arbetsdag.

Nyckelrättigheter(befogenheter) för sekreterare:

1. Begär information, inklusive konfidentiell information, för att lösa problem.
2. Kräva tillhandahållandet av bekväma och optimala förhållanden för att fullgöra de uppgifter som tilldelats honom och bevara dokument.
3. Fatta behöriga beslut på egen hand.

Rekryteringsbyrån är ett mycket intressant alternativ för att äga ditt eget företag. Hur man öppnar en rekryteringsbyrå - läs.

Arbetsbeskrivning för sekreterare: krav för registrering, prov

Detta regleringsdokument utfärdas av företaget för att bestämma officiell status anställd, fastställer sina uppgifter, reglerar organisatorisk och juridisk status, fastställer ansvar.

En instruktion som inte uppfyller kraven i arbetslagstiftningen har inte rättslig kraft.

Bestämmelserna i arbetsbeskrivningen samordnas med de juridiska och personaltjänst... Vidare undertecknar sekreteraren dokumentet och anbringar ett visum: bekant med instruktionerna, datum, underskrift. Instruktionen är upprättad i två exemplar. Den första ska förvaras i personlig fil skickas det andra exemplaret direkt till den anställde.

Huvudavsnitten i arbetsbeskrivningen

Arbetsbeskrivningens struktur innehåller följande huvudpunkter:

1. Grundläggande bestämmelser. Anställningens fullständiga titel anges, sekreterarens verksamhetsområde, förfarandet för att utse, ersätta och avskediga från tjänsten, krav på kvalifikationsnivå (utbildning, erfarenhet) är fasta, ett system för underordning är upprättat , föreskrivs reglerings- och metoddokument som ska vägleda sekreteraren i arbetet.
2. Jobbansvar. En lista över tilldelade arbeten upprättas.
3. Rättigheter. De befogenheter som ges till sekreteraren för oberoende beslutsfattande om alla framväxande omständigheter inom ramen för hans kompetens är föreskrivna.
4. Ansvar. Sekreterarens personliga ansvar är fastställt för prestationer som inte fungerar eller är av dålig kvalitet jobbansvar... I detta stycke kan du ange kriterier och villkor enligt vilka kvaliteten på arbetet och graden av uppfyllande av fastställda uppgifter kommer att bedömas.
5. Relationer. Avsnittet innehåller information om strukturella uppdelningar och anställda som sekreteraren interagerar med i arbetet med att utföra uppgifter.

Enhetlig form av arbetsbeskrivning Rysk lagstiftning inte installerad.

Godkänd av ................................................

…………………………………………….
(företagets namn)

…………………………………………….
(placera)

………...….……………………………...
(Fullständiga namn.)

“… ..” …………………. 20 ... .. y.

Arbetsbeskrivning
sekreterare

……………………………………………………………………………..
(namn, företag, organisationer)

1. Allmänna bestämmelser

1.1. Sekreterare tillhör kategorin tekniska utförare.

2. För positionen sekreterare en person med en initial professionell utbildning utan krav på arbetslivserfarenhet, eller gymnasieutbildning (fullständig) allmän utbildning och Special träning enligt det etablerade programmet, utan att ställa krav på arbetserfarenhet.

1.3. Utnämning till positionen som sekreterare och befrielse från den görs på order av företagets direktör på förslaget

……………………………………………….……………………………………………………..

1.4. Sekreterare rapporterar direkt till huvudet

……………………………………………………………………………………………………… ... /> (företag, strukturell enhet)

1.5. Sekreterare bör veta: /> - beslut, order, order, andra styrande och föreskrifter högre organ och andra organ som rör företagets verksamhet; /> - föreskrifter, instruktioner, andra normativa dokument för kontorsarbete; /> - företagets struktur och ledning och dess avdelningar; /> - företagets stadga ; /> - arbetsflödesscheman; /> - villkor och förfarande för att skicka ärenden till arkivet; /> - system för att organisera kontroll över exekvering av dokument; /> - metoder för att upprätta och bearbeta dokument; /> - skriva; / > - standarder för ett enhetligt system för organisatorisk och administrativ dokumentation; /> - utskriftsregler affärsbrev använder standardformer; /> - grundläggande etik och estetik; /> - regler affärskommunikation; /> - kontorsutrustning och andra tekniska medel chefsarbete; /> - grunderna i arbetslagstiftningen;
- regler för interna arbetsföreskrifter; /> - regler och föreskrifter för arbetsskydd. /> - grundläggande arbetsorganisation.

1.6. Under sekretärens frånvaro utförs hans uppgifter av en person som utsetts i enlighet med det fastställda förfarandet, som förvärvar motsvarande rättigheter och ansvarar för korrekt utförande av de uppgifter som tilldelats honom.

2. Sekreterarens officiella uppgifter

Sekreterare: /> - utför arbete med organisatoriskt och tekniskt stöd för chefens administrativa och administrativa verksamhet; /> - accepterar den korrespondens som mottagits för övervägande av chefen, överför den i enlighet med beslutet till strukturella avdelningar eller specifika artister för användning i arbetsprocessen eller förberedelse av svar; /> - bedriver kontorsarbete, utför olika operationer med hjälp av organisationstekniker utformade för att samla in, bearbeta, lagra och presentera information när man förbereder och fattar beslut; /> - accepterar handlingar och personliga ansökningar om huvudets underskrift; /> - förbereder dokument och material som är nödvändiga för chefens arbete; /> - övervakar den aktuella övervägande och inlämning av strukturella avdelningar och specifika exekutörer av dokument som skickas till chefen för underskrift ; /> - kontrollerar riktigheten av beredningen av de förberedda utkastdokumenten, överförs till huvudet för signatur, säkerställer deras högkvalitativa redigering; /> - överför och tar emot information i intercom, organiserar telefonsamtal med huvudet, skriver ner den information som mottas via kommunikationskanaler i hans frånvaro och ger den till honom information om dess innehåll; /> - på uppdrag av chefen, utarbetar brev, förfrågningar, andra dokument, förbereder svar till författarna till brev; /> - utför arbete med att förbereda möten och möten som hålls av chefen (samla in nödvändigt material , underrättar deltagarna om tid och plats för mötet, dagordning, deras registrering), upprätthåller och sammanställer protokoll från möten och möten; /> - övervakar utförandet av order och order utfärdade av företagets anställda samt efterlevnad med tidsfristerna för att uppfylla instruktionerna och instruktionerna från huvudet, tagna under kontroll; /> - upprätthåller kontroll- och registreringskortindex; /> - tillhandahåller arbetsplats chefen med nödvändig organisationsutrustning, brevpapper, skapar förutsättningar för sitt effektiva arbete; /> - skriver ut, på ledning av chefen, kontorsmaterialet som är nödvändigt för hans arbete, matar in aktuell information i databanken; /> - organiserar mottagande av besökare, främjar en snabb behandling av förfrågningar och anställdas förslag; /> - formulärar fall i enlighet med godkänd nomenklatur, säkerställer deras säkerhet och tidsfrister skickar till arkivet; /> - utför enskilda officiella uppdrag från huvudet.

3. Sekreterares rättigheter

Sekreteraren har rätt: /> - att bekanta sig med utkastet till beslut från företagsledningen om dess verksamhet; /> - att lägga fram förslag för att förbättra arbetet i samband med utförandet av sina uppgifter; /> - att begära personligen eller på uppdrag av företagsledningen från strukturella avdelningar och specialister information och dokument som är nödvändiga för att utföra sina uppgifter; /> - kräva att företagsledningen hjälper till att utföra sina uppgifter och rättigheter. />

4. Ansvar

Sekreteraren ansvarar för: /> - för konsekvenserna av beslut fattade av honom som går utöver gränserna för hans befogenheter som fastställts av den nuvarande lagstiftningen i Ryska federationen, företagets stadga, andra rättsliga rättsakter; /> - för icke -uppfyllelse (felaktig utförande) av hans officiella uppgifter som föreskrivs denna instruktion, inom de gränser som bestäms av strömmen arbetslagstiftning RF; /> - för att begå ett brott under utövandet av sin verksamhet - inom de gränser som bestäms av den nuvarande administrativa, straffrättsliga och civila lagstiftningen i Ryska federationen; /> - för att orsaka materiella skador och skador affärs rykte företag - inom de gränser som fastställs av den nuvarande arbetsrättsliga, straffrättsliga och civila lagstiftningen i Ryska federationen.

5. Övrigt

Denna arbetsbeskrivning har utvecklats och godkänts i enlighet med bestämmelserna Arbetskod RF och andra regler som reglerar anställningsrelation i RF.

Höll med:

Chef för juridisk avdelning

………………. …………… / ……….… ”… ...” ……………………… tjugo…. g ./> (fullständigt namn / signatur)

Jag har läst arbetsbeskrivningen

………………. …………… / ……….… ”… ...” ……………………… tjugo…. g. /> (fullständigt namn / signatur)

Vad ska någon organisation göra, oavsett specifikation och inriktning? Naturligtvis - behåll dokumentationen. Dokumentflöde är vad varje institution har, så det är tydligt var det kom ifrån och varför ett sådant yrke som kontorist är viktigt.

Viktig position

Många säger att det inte är meningsfullt att anställa en kontorist om personalen redan har en sekreterare eller till och med flera sekreterare. Detta tillvägagångssätt är helt fel, eftersom dessa två ansvarsområden är helt olika yrken inkluderar genomförandet av olika uppgifter: sekreteraren måste hjälpa till att hålla reda på chefens schema, svara på samtal, ta med kaffe, utföra små uppdrag och kontoristens uppgifter inkluderar kontroll över all organisationens dokumentation.

Komplex dokumentkontroll

En ansvarig kontorist bör inte bara kontrollera spridningen av dokument i organisationen, han är också arkivens huvudförvarare. Kontoristens uppgifter inkluderar följande funktioner:

• genomföra affärskorrespondens från chefen;
• bildande av en strukturerad dokumentationsbas;
• kontroll över genomförandet av de bestämmelser som anges i ett visst dokument.

Redovisning av korrespondens (både inkommande och utgående) leder också till kontoristens uppgifter.

Differentiering av ansvarsområden i små och stora företag

Som praxis visar, ju större organisation, desto mer personal kommer att vara tjänstemän. I små organisationer, där det helt enkelt inte finns något sätt att anställa en kontorist, men hans tjänster inte kan avstås från, lockar de en person som kommer att inneha tjänsten som kontorist. En sekreterares uppgifter är, som det redan är klart, en blandning av dessa två befattningar. En person har tid att klara av allt, eftersom arbetsflödet för små affärer inte lika rik och varierad som megaföretagens.

Specifika krav som kan presenteras för en potentiell anställd

En tjänstemans uppgifter beror på detaljerna i organisationens aktiviteter. Till exempel, internationella organisationer eller företag som har utländska partners kan kräva att deras kontorist översätter korrespondens, till exempel från engelska och vice versa.

En person med arbetserfarenhet anställs ofta för en sådan tjänst, för här måste du ha hög nivå uthållighet och vara en riktigt noggrann person som har flera års träning bakom sig. För ungdomar som just har examen läroinstitut i denna profil och som inte har någon erfarenhet är det värt att försöka imponera på en potentiell framtida arbetsgivare med din önskan att arbeta, då finns det kanske en chans att få en sådan position även i en stor, lovande organisation.

Du måste förstå detaljerna i företagets aktiviteter, med dokumentationen som du måste arbeta med. Djup nog kunskap lagstiftningsram, som företaget styrs av, är också ett stort plus för en potentiell anställd.

Vad organisationer inte kan göra utan kontorister

En befattningshavares position finns alltid i skolor och dagis i stora städer. Detta beror på att man inte kan klara sig utan en person som kommer att kunna hålla koll på all dokumentation och vid behov omedelbart tillhandahålla något av de lagrade dokumenten.

Arbetsuppgifterna för en kontorist i en skola skiljer sig något från en tjänsteman, till exempel i handelsorganisation... Här kommer arbete att utföras med dokumenten för var och en av studenterna. I slutet av rapporteringsperioden kommer det att bli nödvändigt att lämna information om utfört arbete. Det är bättre om en person som arbetar i sådana organisationer lätt kan hitta ett gemensamt språk med både barn och deras föräldrar, eftersom problem med dokumenthantering, förekomsten av inkonsekvenser som behöver klargöras är ganska vanliga.

Varje stor dagis har också sin egen kontorist. Jobbansvar här liknar de som anställda i denna profil i skolor. Detta beror på enhetligt fokus för sådana offentliga eller privata organisationers verksamhet. Sådana institutioner vill också att en ansvarsfull och kvalificerad kontorist ska arbeta för dem. Ansvar i dagis för denna specialist förblir densamma: arbeta med dokumentbasen och arkiven.

Vissa personliga egenskaper som en bra kontorist borde ha

1. En person som vill bli högklassig kontorist måste ha ett mycket gott minne. Emotionalitet är en fiende som du behöver kämpa och inte tillåter att humörsvängningar på något sätt påverkar arbetsprestanda.
2. Tolerans är en skatt som en kontorist borde ha. Hans uppgifter kompletteras av funktionen att förklara för många människor "på fingrarna" om betydelsen av många dokument och vikten av varje enskilt "blad", utan vilket det skulle vara orealistiskt att förverkliga någon önskan.
3. Självkontroll är lika viktigt som tolerans. I detta område uppstår ofta situationer som kan göra en oförberedd person rasande. Du måste hela tiden kontrollera dig själv.
4. Affärskommunikationsförmåga hjälper till att snabbt lösa flödesproblem med människor som arbetar i samma organisation eller har affärskontakter med företaget.
5. Manisk organisation. En bra kontorist skjuter faktiskt aldrig upp ärenden och handlingar "för senare", för han förstår utmärkt att detta kan leda till fel eller fullständigt kaos, vilket i alla fall inte bör tillåtas att arbeta med dokument.