Sök efter mjukvaruverktyg för att automatisera affärsprocessen. Automatisering av affärsprocesser som en förutsättning för företagets effektivitet. Villkoren för projektet försenas

Automatisering av affärsprocesser presenteras ibland för chefen som en trollstav. Hur kan man automatisera affärsprocesser på bästa sätt? Så att arbetet kan argumenteras, pappren inte går vilse, reglerna hjälpte, teamet agerade som en väloljad mekanism?

I artikeln kommer vi att analysera nyanser av att bygga och automatisera affärsprocesser, överväga hur man undviker misstag, vilka är målen och målen med att automatisera affärsprocesser och var ska man börja. Om du funderar på att förbättra affärsprocesser och eventuellt implementera elektroniskt system hantera dem, läs artikeln noggrant. Och ta det på en penna!

Tre kaosvalar i näringslivet: hur man automatiserar processer som inte finns

Innan vi pratar om de möjligheter som automatisering av affärsprocesser erbjuder, låt oss tänka på de svårigheter du står inför nu.

De tre dåliga "valar" som kaos i affärer vilar på är universella. Mest troligt är du också bekant med dem:

Vanliga misstag. Petrov gjorde ett stavfel, Sidorov signerade ett okontrollerat dokument, Vasechkina skickade en faktura med felaktiga detaljer. Fel som dessa ger tillfälliga och ekonomiska förluster, ryckningar i ögonen och arbete på natten.
Driftstopp. Dokumentet är under godkännande i en vecka, sedan det andra, arbetet är värt det. En nyckelperson är på semester eller slutar utan att flytta ärendet.
Allmän förvirring. Vart tog det nödvändiga papperet vägen? Varför märkte inte sekreteraren i arkhögen brådskande dokument? Var ska man köra till en specialist när en klient kontaktar, om Den rätta personen saknas? Denna förvirring och att springa genom korridorer med pappersbuntar är irriterande och absolut inte bidrar till produktivt arbete.

Redan för 10 år sedan verkade modellering av affärsprocesser för de flesta företag dyra, tidskrävande och därför onödiga. Vissa människor tror det även nu, efter att ha läst skräckhistorier om oavslutade projekt och spenderat miljoner, eller till och med närmat sig automatisering från fel sida. Men det visade sig att företag som arbetar med automatisering av affärsprocesser växer snabbare, bättre övervinner kristider och kringgår konkurrenter. I sådana företag känner de anställda sig mer bekväma, vilket skapar rätt arbetsmiljö i teamet. Exempel inkluderar berättelser om Toyota, Amazon, McDonalds, liksom våra kunder, vars feedback om affärsprocessautomatisering.

Idag blir förmågan att bygga affärsprocesser och kunskapen om hur man automatiserar dem en viktig konkurrensfördel.

Affärsprocesser: vad automatiserar vi, kamrater?

Ibland är ledningen för ett företag, upptagen med strategiska frågor, vanföreställd: allt är bra med oss. Men om Petrov vet att om ett marknadsföringsproblem uppstår måste du kontakta Ivanova, detta är inte en affärsprocess. Men en specifik åtgärdskarta, som universellt beskriver de steg som anställda går igenom för att uppnå ett specifikt resultat, det ser redan ut som en affärsprocess.

Ett flödesschema, för att kalla det en affärsprocess, måste ta hänsyn till tre faktorer:

De beskrivna anslutningernas stabilitet: mångfalden av val av åtgärder, övergångar, förhållanden beaktas.
Reglering av åtgärder under processen: samtal, brev, bilagor, överklaganden, observationer.
Logisk slutsats: specifikt uppnåeligt mål.

En tydligt modellerad affärsprocess gör att du både kan se resultatet och kontrollera arbetet i alla led för att förhindra förluster och misstag "vid en låg start".

Beroende på uppkomsten av "tunna fläckar" ändras affärsprocessen, dess stadier justeras och vilka länkar är svaga. Om du har problem med utvecklingen av algoritmer är vi redo att hjälpa dig. När allt kommer omkring är utvecklingen av affärsprocesser förberedelse för projektet med deras automatisering.

Är ditt företags hjärta friskt?

Kontakta idag och få ett skräddarsytt erbjudande Affärsprocesser är företagets hjärta. Hur vet du om ditt företag är i form? Kontakta oss och ta reda på hur du får ut det mesta av dina affärsprocesser och frigör ditt företags fulla potential.

Beställ ett samråd

Huvudmålet med affärsprocessutveckling är att magiskt omvandla kaotiskt sammanflätade kedjor av interna företagsinteraktioner till ordnade, konsekventa och begripliga algoritmer. Må det finnas ordning på jobbet, på kontoret, i cheferna för de anställda och i chefernas sinne!

Uri, var är knappen? Affärsprocessens automationsmål

Nu är frågan: hur hanterar man allt detta? Tja, du behöver en hel personal av anställda - för att hålla fingret på pulsen och noga övervaka de "tunna fläckarna", "svaga länkar" och utförandet av allt som måste utföras!

En fjärdedel av företagen följer denna väg, utökar kvalitetsavdelningar, utökar ledningen och sekreterarstaben. Men det är mycket mer användbart att ställa frågan om hur man automatiserar affärsprocesser och överför kontrollfunktionen över dem till ett utrymme. Ett sådant affärsprocesshanteringssystem kommer att vara både en designer och en övervakningsmekanism, och en controller som ger signaler när något går fel. Men för att den "magiska knappen" ska fungera måste du fortfarande jobba hårt.

Självklart handlar målen med att automatisera affärsprocesser inte bara om ett bekvämt sätt att kontrollera. Som ett resultat kommer användningen av ett automatiserat affärsprocesshanteringssystem att hjälpa:

Ordna regelbundna uppgifter.
Minimera den mänskliga faktorn.
Tydligt separata ansvarsområden inom processer.
Håll alla detaljer i processen under kontroll.
Inkludera i kundinteraktionsschemat.
Skapa en enhetlig IT -infrastruktur med olika åtkomsträttigheter.
Spara tid, dina och dina anställda.
Som ett resultat - för att spara pengar på företagsledningen.

Som du kan se är målen med att automatisera affärsprocesser i stort sett desamma som dina!

Business Process Management - Ett företags system

För att göra det ännu tydligare analyserar vi de specifika funktionerna i affärsprocesshanteringssystemet - "1C: Document flow 8" - med exempel.

Vi såg tydligt vad automatiserad affärsprocess skiljer sig från "designat på knäet". Det återstår att se hur man uppnår denna nivå av automatisering.

Hemlig ingrediens: Hur man automatiserar förlustlösa affärsprocesser

Du har förmodligen hört historier om företag N, som implementerade ett supersystem, pysslade med det och spottade tillbaka till Excel. Detta händer när ett företag står inför oförutsedda svårigheter. Sedan saboterar de anställda det ovanliga arbetssättet. Då är de etablerade processerna inte lämpliga för reglering. Då är genomförandebudgeten bortom vad som önskas. Då är själva systemet tungt och obegripligt, men det är nödvändigt att "det finns en knapp här, jag trycker på den, och allt fungerar."

Ledare glömmer ofta regeln: det första steget, från vilket automatiseringen av affärsprocesser är byggd, är uppgifter. Dokumenthanteringssystemet har en enorm funktionalitet som kan tillgodose kraven för den mest nyckfulla verksamheten. Men först måste dessa krav presenteras.

Vår forskning bekräftar att 70% av affärssvårigheterna uppstår just i skedet av registreringskrav och resultat. Därför erbjuder vi inledande konsultationer och erbjuder en forskningstjänst före projekt. Detta steg hjälper:

identifiera "flaskhalsar" i företaget,
bestämma vilka mål som ligger framför automatiseringssystem,
förstå om den typiska funktionaliteten är lämplig för företaget eller om ändringar behöver göras,
ta reda på vilken uppsättning funktioner som är optimala för verksamheten,
bestämma vilka processer som ska automatiseras i första hand, och vilka som kan skjutas upp. Till exempel bör områden som hindrar hela företagets arbete prioriteras, även om arbetet med dem inte är det enklaste.

Att fånga systemkrav och resultat korrekt är den hemliga ingrediensen till framgången för ett automatiseringsprojekt. Ibland blir det i detta skede tydligt att det finns ett problem med affärsprocesser. Då måste du ändra dem eller bygga från början.

Efter att ha beslutat om de uppgifter som automatiseringen av affärsprocesser står inför fortsätter vi till bildandet projekt lag och för genomförandet av projektet.

Vill du veta vilka resultat ditt specifika företag kan uppnå? Kontakta oss för gratis konsultation- vi berättar!

Vad som är automatiseringen av ett företags affärsprocesser är möjligheten att frigöra resurser, reagera i tid på marknadsförändringar, fatta snabba beslut och planera ytterligare åtgärder. Detta är viktigt för alla organisationer som kommer att växa och utvecklas moderna förhållanden hård konkurrens och i konstant multitasking -läge. Detta är en del av framgången, utan det blir svårt att uppnå resultat. Det återstår att ta reda på hur implementeringen kommer att påverka förbättringen av företagets prestanda.

Vad det är

Ofta gör företagets ledning stora ansträngningar för att gå mot uppnåendet av målet och öka effektiviteten i personalens kollektiva arbete. De inser hur mycket som beror på det tydliga och väl samordnade utförandet av varje anställdas funktioner i hela organisationen.

En avdelnings försök att slutföra sin del av uppgiften utan att interagera med andra avdelningar är mer skadligt än bra. Anställda som syftar till att klara uppgiften utan att tänka på att lösa problemet eller uppnå ett gemensamt mål - som ett resultat får de flera frånkopplade, dåligt utförda delar av en helhet.

Automatiserade affärsprocesser tillåter arbetare att visualisera sin egen roll när de skapar den slutliga produkten. Detta ger positiv dynamik, eftersom människor tydligt ser vad som kommer att hända i slutändan om de agerar tillsammans.

Automatisering kan tillämpas inom alla områden i en organisations verksamhet. Tillsammans med målsättning är detta HR, försäljning, marknadsföring, enhetsförberedelse, till och med sammanslagning med ett litet företag.

För att uppnå optimering måste du skapa rätt ram:

Bestäm vilka data och material som krävs för att slutföra hela produktionscykeln för en produktionsenhet, se till att de är tillgängliga.

Skapa en verifierad algoritm utan onödiga element, enligt vilka ett program eller en person kommer att arbeta hela tiden.

Bestäm i förväg resultatet för vilken tid resurser går åt och ansträngningar görs.

Affärsledningsprocessen är ett koncept för utveckling av en organisation. Dess huvudsakliga uppgift är att införa automatisering i ledningen och förbättra företagets effektivitet.

Vad BPM gör:

studerar vad företaget gör, vad som händer inuti det;

letar efter inkonsekvenser, svårigheter, avmattningar i verksamheten, applikation manuellt arbete där mekaniserad eller automatisk kan användas;

söker efter sätt att förbättra varje identifierad kränkning.

Användningen av företagets affärsprocessautomatiseringssystem gör att organisationen kan vara flexibel och snabbt anpassa sig till förändringar i den omgivande affärsmiljön. Med deras hjälp identifieras enheternas svagheter och sårbarheter och metoderna för förstärkning väljs.

Detta är en delvis eller fullständig överföring av repetitiva cykler och uppgifter under kontroll. Som ett resultat frigörs de anställdas tid och ekonomi, arbetskraftens produktivitet ökar och effektiviteten blir också högre.

Skapelsens historia

Denna term användes först av mekaniska ingenjörer på 20 -talet av förra seklet. Ursprungligen användes den endast i förhållande till produktionsstadierna, nu har den omprövats och använts mycket mer allmänt.

På 80 -talet utvecklades ett något annorlunda tillvägagångssätt för teori, stöttat av ekonomiska beräkningar och datateknik... På den tiden, kopiatorer och tryckmaskiner och sedan PC. Ett ännu större genombrott uppnåddes med utvecklingen av Internet. Nu används de för att utveckla originella tillvägagångssätt för att automatisera affärsprocesser, ställa in nya uppgifter och lösa dem.

I den moderna affärsmiljön utvecklas den aktivt och det finns ovanliga användningsområden för den. Så det visar sig att uppnå optimering på många avdelningar. Detta är möjligt på grund av uppdelningen i separata steg för genomförande och genomförande av utvecklingen.

Huvudsakliga utvecklingsriktningar

Som regel utförs det på två lika viktiga områden:

Tillverkning av affärsprocesser. Beroende på företagets verksamhet kan detta vara försäljning, kommunikation med besökare, produktion av produkter. Det handlar om en direkt ökning av indikatorn - en ökning av volymer eller kvalitet, lönsamhet för företaget som helhet.

Stödjande. Inte mindre seriös industri. Detta inkluderar rapportering, kontorsarbete, bokföring och andra. Detta påverkar inte direkt vinstökningen, men med introduktionen av automatisering blir det här möjligt att sänka kostnaden för timmar och ekonomi för monotont arbete.

Mål och mål för affärsprocessautomatisering

Detta system syftar till att automatisera allt som är långsamt eller dåligt fungerande, för att ta bort inkonsekvenser och element som hindrar produktionen. Detta kan vara en extra suppleant med en minsta uppsättning arbetsuppgifter, utan vilka pappren går direkt till direktören och omgående löses.

Detta inkluderar sekundära mellanhänder som försenar leveransen till slutkonsumenten och tar ut lagringsavgifter. Statistik visar att det ofta räcker med en betrodd operatör än många små icke-bindande företag som kan misslyckas i ett oväntat ögonblick.

Gammal utrustning, ett avlägset lager, avsaknaden av ytterligare utbildning för nyanställda, även ett för långt transportband påverkar produktionshastigheten och skapar en förlorad vinst. Detta är bara en del av optimeringsåtgärden.

Bland huvuduppgifterna finns:

organisation av säker lagring av information och programvarulement;

driftsstöd på hög nivå;

snabb förberedelse och utskrift av dokument för leverantörer, partners, entreprenörer från faktura till affärsförslag;

bildande av en rapport om företagets situation under vilken tid som helst;

revision ekonomiska kostnader i förhållande till anställda, öka effektiviteten i att använda anställdas timmar genom att ställa in samma typ av yrke till ett automatiskt läge;

förbättra kvaliteten på kundservicen;

Exempel och idéer

Således blir det möjligt att frigöra mänskliga och ekonomiska resurser, arbetskraftens produktivitet ökar och utvecklingsstrategin fungerar mer effektivt.

De flesta företag följer inte en tydlig sekvens av åtgärder. Som ett resultat är cheferna ständigt upptagna, ingen vet när projektet kommer att slutföras och i vilket skede det är idag, många uppgifter och granskare kopieras. Det visar sig att alla är upptagna, och processen är extremt långsam.

Men vi måste agera annorlunda. En chef bör ha så många projekt i sin dagliga planerare som han faktiskt kan slutföra. Dess syfte är att övervaka dem, spåra prestanda, rapportera om resultat. Om du sänker mer på det kommer alla eller några av dem att bli sämre eller långsammare. Men i många organisationer granskas samma uppgift av flera personer samtidigt.

Alla medarbetare som interagerar på något sätt med varandra eller med produktion är involverade i affärsprocesser. Därför börjar optimering ofta med personal.

Ibland hjälper proceduren till att fastställa även enkla, men tidskrävande uppgifter:

beräkning av rabatter;

föra statistik;

behandling av inkommande order;

systematisering av data.

Det finns många framgångsrika exempel på dess användning. Om du introducerar material eller produkter till försäljning i beställningar, blir det ingen driftstopp och överbelastning av lager med samma typ av produkt.

Huvudsakliga fördelar

Vad behövs för - huvudpunkten här är att fastställa effektivt arbete, maximal avkastning och vinst. Målet är inte att ersätta eller omfördela anställda som utför samma typ av operationer till robotar. Tack vare optimeringen kommer dessa arbetare att bli av med den dagliga rutinen med små rapporter och repetitiva åtgärder som bara tar arbetstid och låt dig inte gå vidare till mer meningsfulla, intressanta eller forskningsuppgifter.

Människor är bättre på att samordna samarbetsaktiviteter eftersom de arbetar tillsammans och genom samma program. Konsistensen blir högre och resultatet blir mer exakt. Fler och fler organisationer, stora som små, använder automatisering av dessa skäl. Huvudsakliga fördelar:

medarbetarnas agerande blir mer konsekvent;

antalet fel på grund av den mänskliga faktorn kommer att minska;

manuellt rutinarbete kommer att ersättas av mekanik eller en automatisk maskin och reproduktionen av cykler kommer att påskyndas;

inifrån kommer företaget att bli mer transparent och tekniskt avancerat;

kvaliteten på de utförda uppgifterna kommer att öka;

det blir lättare att fatta beslut för standardsituationer;

en stor volym blir lättare att hantera.

Business Process Automation Trender, teknologier och erfarenheter

Beprövade vägar växer gradvis fram, rörelsen längs som leder till en ökning av vinster och minimering av förluster. En av dem är användningen av speciella lågkodade plattformar.

Program som dessa gör att chefer kan lösa affärsutvecklingsproblem snabbt. För detta är flera praktiska användarverktyg inbyggda. Med deras hjälp kan du simulera den nuvarande situationen och göra ändringar. Således blir det verkligt att radikalt förkorta implementeringstiden för IT -lösningar som hjälper organisationer att anpassa sig till en ständigt föränderlig miljö.

Vilka funktioner kan behövas

Eftersom alla affärsprocesser vanligtvis består av olika handlingar som utförs av olika människor, bör programvaran kunna presentera alla punkter i en grafisk och visuell form. Så här förstår personalen vad som behöver göras och hur. Och ledningen letar efter var de ska optimera.

Alla program kräver intuitiva menyer och användarvänlighet. Möjligheten att använda programvaran för alla anställda är därför viktig för medelstora och stora företag, system från molnlagring... Åtkomst här öppnar för var som helst i världen utan att vara kopplad till specifika datorer eller surfplattor.

Ha programvara aviseringar om optimeringsdeltagare och möjligheten att skicka meddelanden om det avslutade skedet bör fungera. Färdigheten att hantera flera affärsprocesser samtidigt som leder till ett gemensamt mål krävs. Så införandet av rabatter på varugrupper och den parallella avskrivningen av saldon leder till ett optimeringsförfarande och en ökning av vinsten.

Åtkomstkontroll fungerar separat. Inte all personal behöver all analytisk information samtidigt, så dessa data kräver en separat post efter roll.

Hur man automatiserar ditt företag

Först och främst - att förstå att det är nödvändigt. När vinsten slutar växa uppträder frekventa och obehagliga komplikationer av enkla processer - det är dags att rätta till situationen. Det är viktigt att inte stanna upp och hela tiden utvecklas så att konkurrenterna inte tar sig fram. De flesta chefer börjar proceduren med det som tar många timmar och är ofta detsamma: bokföring och lagerbokföring, dokumentflöde, marknadsföring.

Hur man börjar:

Molnteknik. Om företaget inte har en egen server är detta ett bra sätt för små och medelstora företag.

Maskin-till-maskin-kommunikation. Alternativ mellan två olika maskiner eller komplexa affärsprocesser eliminerar mänskliga misstag.

Används vanligtvis i stora organisationer för att förenkla databasbehandling.

Analys för tillfället. Gradvis utvecklas programvaran och den blir tillgänglig för att övervaka ändringar och rapporter när det passar. Detta gör att du kan fatta snabba beslut.

För att ta reda på hur du bäst kan automatisera ditt företag bör du kontakta Cleverence. Företaget hjälper till att analysera produktionen och väljer de bästa sätten att optimera kostnader och öka lönsamheten.

Etapper i automatisering av affärsprocesser

Det finns flera på varandra följande punkter:

Förberedande. Sökning och beskrivning av befintliga problem, antalet anställda som kommer att använda programmen.

Analys. Utvecklare studerar interna regler, genomför intervjuer med avdelningschefer och bestämmer den verkliga situationen.

Utarbetande av tekniska specifikationer. Detta är ett dokument som visar alla nyanser och funktioner i framtida programvara.

Förberedelse av lokaler. Alla platser där innovationer introduceras.

Installation och konfiguration av systemet. Sedan testas allt.

Utbildning. För att säkerställa att allt inte skapades förgäves bör personalen utbildas i att använda programvaran.

Undersökning. Här testar arbetarna hur automatiseringen fungerar under övervakning av skaparna.

Korrektion. Redigeringar görs på begäran från kunden.

Idrifttagning.

Viktiga områden och programvara

Det är viktigt att förstå att du måste närma dig uppgiften på ett omfattande sätt och inte fokusera på företagets struktur, utan på de processer som sker i det. Detta tillvägagångssätt kommer att göra verksamheten mer smidig, minska reaktionstiderna till plötsliga svårigheter och påskynda skapandet av den slutliga produkten. Allt som händer inom organisationen är individuellt. Men huvudindelningarna är alltid desamma.

Kontrollera

budgetkontroll;

informationssäkerhet och ekonomi;

förvaltning;

juridiskt stöd.

Affärsprocessautomatisering är en mycket viktig uppgift för varje företag som fokuserar på konstant tillväxt och utveckling. Kriterierna som avgör när det är dags att automatisera vissa processer, utveckla eller integrera befintliga IT -lösningar beror på företagets storlek och utvecklingsstadiet. I det första steget implementerar de flesta företag CRM, sedan ERP, och när verksamheten växer upp tänker de på BPM. Vad döljer sig bakom dessa förkortningar och vid vilken tidpunkt ska var och en av lösningarna tillämpas i ditt företag?

Bygg upp kundrelationer

Ett CRM -system är kanske en av de första IT -lösningarna som bör implementeras av ett företag som säljer varor eller tjänster till kunder. Om ditt företag inte är en shawarma stall nära tunnelbanan eller tillverkande företag med en enda kund kommer CRM definitivt att vara till nytta för dig. Ett bra tecken på att du har kommit är det faktum att du inte längre kan tänka på alla avtal och interaktioner med nuvarande kunder.

CRM står för Customer Relationship Management, så det är inte bara en databas med kundadresser och telefonnummer och transaktionsbelopp. Först och främst är det ett system som hjälper till att bygga stabila relationer med dina användare. Och detta inkluderar inte bara att leda kunden genom säljtratten - från ansökan till affär - utan också att hela användarbasen deltar i e -postmarknadsföring, utlösande utskick, specialkampanjer och som ett resultat, upprepad försäljning.

Utan ett CRM -system kan ett företag växa i bredd inom vissa gränser (tack vare tillströmningen av nya kunder), men det kommer att vara ganska svårt för det att öka den genomsnittliga kontrollen, vinsten per kund och bygga upp en lojal användarbas.

”Vi har ett stegvis tillvägagångssätt för automatisering: i takt med att antalet order ökade standardiserade och överförde vi affärsprocesser till automatiska skenor med hjälp av färdiga lösningar på marknaden. Först och främst automatiserade vi vårt arbete med kunder så mycket som möjligt för att inte slösa tid på att leta efter viktig information och för att ge det snabbaste svaret på våra kunders önskemål. Vi har implementerat ett CRM -system för att se och ständigt analysera historiken för kundrelationer - samtal, beställningar, korrespondens, feedback. Om du plötsligt snabbt behöver höja orderhistoriken och den ansvariga chefen är sjuk, gör dessa system livet väldigt enkelt. Om du behöver överföra ärenden till en ny medarbetare är detta inte heller ett problem.", - säger chefspartnern för Kinodoktor -företaget Evgeniy Nepeivoda.

Automatisera processer inom företaget
Under de första månaderna och till och med levnadsåren kan företaget växa och utvecklas spontant: nya avdelningar och funktionella enheter dyker upp, uppgifter delas upp, belastningen fördelas mellan olika medarbetare. Vid denna tidpunkt kan förvirring uppstå: vem är ansvarig för vilka uppgifter? Hur länge ska detta arbete utföras?

Om sådana frågor blir relevanta för ditt företag är det dags att automatisera processer inom organisationen. För att göra detta, använd ERP -system (Enterprise Resursplanering- företagsresurshantering)... ERP hjälper till att integrera alla avdelningar och funktioner i ett företag i ett enda system. Som ett resultat arbetar alla medarbetare med en enda databas, det är lättare för dem att utbyta olika typer av information, fördela uppgifter (både inom en avdelning och mellan olika avdelningar).

"En signal om att det är dags att börja automatisera resurser inom företaget - problem med organisation av processer på avdelningsnivå och mellan avdelningar: processen får inte följas, sakta ner eller vara obegriplig för exekutörer och ledning", säger Maxim Kainer, affärsanalytiker på DIRECTUM.

Fördjupa dig i affärsprocesser

Om ERP: s huvuduppgift är att optimera affärsprocesser i företaget genom att minska material- och tidskostnader, då systemen BPM (Business Performance Management) lösa problem mer hög nivå... Vi kan säga att ERP -system är inriktade på att lösa taktiska frågor, medan BPM handlar mer om strategi. Om ERP är baserat på resurser och verksamhetens nuvarande tillstånd hjälper BPM att titta djupt in i affärsprocesserna. Ett BPM-system behövs när ett företag har flera icke-triviala affärsprocesser (som ständigt kan förändras), och det finns ett behov av att påskynda dem, göra dem mer standardiserade och transparenta.

”Företagsautomatisering är avgörande i ett företags aktiva tillväxt. Utan det kommer du att knytas till ditt företag med ett tjockt rep, dessutom kommer det att vara svårt att uppnå betydande affärsskala.
Två av mina företag är nu helautomatiserade. Det betyder att utan mig, både försäljnings- och marknadsföringsfunktioner och administrativa funktioner fatta beslut, inklusive strategiska.
Du kan implementera automatisering av denna nivå när du redan känner till ditt företag. Vid vilken tidpunkt ska du göra detta?
● När ett företag börjar växa och det blir orealistiskt att hantera det i ett ”manuellt” läge
● När det finns behov av att frigöra sin tid eller tid för chefer
● När du började känna depression och en fullständig brist på lust att vidareutveckla denna verksamhet på egen hand
● När du vill springa nytt projekt
● När du behöver tid att ta reda på hur du exploderar ditt nuvarande företag
För att kunna implementera automation korrekt är det nödvändigt att mycket tydligt förstå alla affärsprocesser, sekvensen av åtgärder som måste automatiseras - det är därför du först måste gå igenom vägen för "manuellt" arbete. Men det är viktigt att inte "hänga" i manuellt arbete under lång tid. Motsvarande vanor och normer är så inarbetade i verksamheten och teamet att automatisering blir främmande och svår att genomföra. ", - säger grundaren av nätverket av fotoskolor som och nätverket av stadskaféer "Tröja" Galiya Berdnikova.

Egen eller fabrik?

På automationsstadiet står många företag inför ett dilemma - ska de skriva sin egen lösning eller använda en boxad lösning?

De flesta stora IT-företag som Microsoft, SAP och 1C tillhandahåller färdiga affärsautomatiseringssystem. Det finns också många små leverantörer som erbjuder fabrikslösningar - på grund av den mindre omfattningen när du arbetar med sådana leverantörer kan du uppnå mer anpassning av program för ditt företag. Många företag försöker dock göra självskrivna lösningar.

« När jag arbetade för ett litet SEO -företag uppstod behovet av en tjänst för att ställa in uppgifter för copywriters, övervaka deras utförande och spåra tid när personalstorleken var mer än fem personer. Till en början användes en självskriven lösning. Men det blev svårt att underhålla och det tog slut på sin funktionalitet efter ett och ett halvt år, med en personal på 15 personer: tre säljarkonton, fyra programmerare och en copywriting -avdelning. Vi köpte ett års prenumeration på en molnlösning som kombinerar CRM, enkelt arbetsflöde och tidsspårning.
Detta är ett typiskt scenario: till en början tänker cheferna "vi kommer att göra allt själva", men sedan finns det en förståelse för att det finns färdiga lösningar från leverantörer som har utvecklat och förbättrat dem i åratal.
Det finns fall där företag, även med en personal på mer än 20 personer, klarar sig med självskrivna tjänster, men detta kräver en egen IT-specialist som ständigt kommer att arbeta med den här lösningen-det är inte billigt, säger Maxim Kainer.
Men ändå kan färdiga fabriksprogram inte lösa alla kundens problem - du måste alltid förstå att de måste anpassas efter dina behov.
”Var beredd på att en” boxad version ”av en IT-produkt för automatisering inte kommer att kunna ta hänsyn till alla dina detaljer och kommer att kräva ytterligare anpassningar för dina processer. Och systemförfining kommer att fortsätta i framtiden - när ditt företag växer och blir mer komplext ", - säger den verkställande partnern advokatbyrå Revera Dmitry Archipenko.

Hur väljer man ett automationssystem som passar ditt företag i detta skede? Lämna din mejl så skickar vi dig en lista över lämpliga lösningar!

Försäljningsgenerator

Läsningstid: 15 minuter

Vi skickar materialet till dig på:

Exempel på framgångsrik företagsautomatisering är sällsynta. Med tanke på att åtgärderna för dess etablering är mycket mödosamma och inte billiga, är det värt att först ta reda på vad automatisering av affärsprocesser är för, hur det kommer att hjälpa dig att lösa pressande problem.

I den här artikeln lär du dig:

Vad är det egentligen
Populära automationssystem
Var ska automatiseringen börja i ett företag
Vad man ska titta efter när man väljer medel
4 tips om hur du kan spara på det
Fallgropar »automatisering av affärsprocesser
Vad du ska kontrollera under automationshantering

Vad betyder automatisering av affärsprocesser?

Företagsautomatisering brukar förstås som processen att överföra vanliga repetitiva operationer och uppgifter under kontroll. mjukvarupaket eller informationssystem. Som ett resultat får företagsledningen möjlighet att frigöra mänskliga och finansiella resurser, öka arbetskraftens produktivitet och hantera utvecklingsstrategin mer effektivt.

Ett typiskt exempel på att hantera en organisation, när en tydlig sekvens av åtgärder inte följs, kan presenteras i form av följande diagram:

Denna hanteringsmetod åtföljs av allvarliga nackdelar:

chefer och linjechefer upplever en konstant hög belastning, eftersom arbetsprocessen uteslutande sker med deras direkta deltagande;
i arbetet med att utföra uppgifter, utöver de viktigaste utförarna, är anställda på närliggande avdelningar involverade;
ingen vet i vilket skede lösningen på problemet är;
ansvarsområdena är inte uppdelade, många funktioner dubbleras;
tidpunkten för beslut övervakas inte noggrant;
anställda som deltar i processen är inte motiverade för det slutliga målet.

Som ett resultat av detta tillvägagångssätt är alla upptagna, och lösningen på de uppsatta uppgifterna lämnar mycket att önska.

Processmetoden skiljer sig i grunden från detta tillstånd, eftersom det är baserat på den optimala handlingsordningen och kontrollen av utförandet i varje steg.

Syftet med processmetoden är att företagets verksamhet följer vissa bestämmelser och sammanlänkningen av interna affärsprocesser.

Processmetoden har följande fördelar:

ordning i affärsprocesser;
lösa problem på kortast sätt;
personligt ansvar för de anställda för deras arbetsområde;
kontroll över utförandet av uppgifter;
anställdas motivation att uppnå optimala resultat;
schemaläggning med tidpunkten för uppgifter;
förenkling av den interna hierarkin organisationsstruktur företag.

Vad är egentligen automatisering av affärsprocesser

Automationssystem låter dig simulera affärsprocesser av vilken komplexitet som helst online. En tillgänglig uppgiftshanterare finns för användare, som kombinerar bekvämlighet och mångsidighet.

Med sin hjälp får medarbetarna möjlighet att utse personer som är ansvariga för att lösa specifika uppgifter, få statistik över den tid som spenderas på enskilda processer och också planera för att optimera sina aktiviteter. En påminnelse om deadlines hjälper dig att undvika missade deadlines för vissa uppgifter.

Kundinformationshantering

Kärnan i varje affärsprocessautomatiseringssystem är en databas som förenar all information om företagets kunder. Om denna information används korrekt kan organisationen fungera så effektivt som möjligt.

Systemet organiserar data och gör det möjligt att gruppera dem beroende på specifika uppgifter. Kundbasen innehåller hela den mängd information som behövs för att optimera kundupplevelsen.

All data grupperas i praktiska block, systemet ger ett bekvämt tillfälle att skicka ett brev, ringa ett samtal, påminna historik gemensamma aktiviteter och kommer även att visa profiler på sociala nätverk.

Automatisering av försäljningsprocesser

Huvudfunktionerna i affärsprocessens automatiseringssystem inkluderar att hjälpa chefer med effektiv försäljningshantering. Tack vare systemet kan arbete med flera transaktioner ske samtidigt. Varje steg guidas av användare för att hjälpa dem att planera sitt nästa steg mest effektivt.

Med en historia av samarbete med en viss kund framför ögonen kommer chefen enkelt att erbjuda honom exakt den produkt som med största sannolikhet kommer att tillgodose hans behov.

Försäljningstratten och andra analysmetoder gör det enkelt att identifiera svagheter i försäljningsprocessen, med uppmärksamhet på vilka anställda som får bäst resultat. Bekväma visuella verktyg i systemet gör det möjligt att se till att klientens profil innehåller all nödvändig information, såväl som data om transaktioner återspeglas så exakt som möjligt.

Ledningshantering

Leadhantering är en lika viktig funktion i ett affärsprocessautomatiseringssystem. Användare kan få en uppfattning om kundernas behov, både inkluderade i företagets bas och potentiella kunder.

Varje nytt lead är föremål för automatisk registrering i systemet, varefter det själv uppmanar chefen de steg som kommer att vara mest effektiva i en viss situation.

Kundtjänsthantering

Långsiktiga relationer med kunder är omöjliga utan en välfungerande tjänst. Affärssystemets automatiseringssystem låter dig skapa en högkvalitativ flerkanalstjänst. Kundärenden och serviceförfrågningar hanteras baserat på en referensprocess.

Information om kunder, inkommande och utgående samtal fokuseras i ett fönster. Systemet kan erbjuda den nödvändiga formen av kontraktet, bestämma kompetensgruppen, beräkna tidsramen inom vilken ansökan kommer att slutföras och ringa tillbaka till klienten.

Automatisering av dokumentflöde

Med automatiseringssystemet kan du ordna företagets dokumentflöde för att ytterligare effektivisera hanteringen av kontrakt, fakturor, protokoll och inkommande korrespondens. Programmet erbjuder att använda färdiga mallar för bildandet av olika dokument.

Det är möjligt att bifoga skannade kopior för snabb åtkomst till tryckta versioner. Elektronisk lagring innehåller hela volymen av företagsdokumentation. Bekväm sökning låter dig hitta obligatoriskt dokument på en split sekund. Möjlighet finns grupparbete, liksom observationer i syfte att stämma av konton.

Produktportföljhantering

TILL vanliga möjligheter affärsprocessautomatiseringssystem har lagt till verktyg som låter dig strukturera nomenklaturen och hantera produktkatalogen. För att underlätta sökproceduren kan du installera ett bekvämt filter. Att redovisa priser och rabatter blir mycket enklare, liksom valet av produkter för en beställning.

Populära affärsprocessautomatiseringssystem

Skicka in din ansökan

Varje företag har sina egna affärsprocesser. Deras kombination kan grupperas i flera riktningar och därefter automatiseras både generellt och inom en process:

Komplex automatisering av affärsprocesser

Automatisering av affärsprocesser, som utförs på ett "ö" -sätt, utan sammankoppling mellan enskilda system, ger sällan konkreta fördelar. När det gäller att optimera enskilda verksamhetsområden är målet inte att förbättra effektiviteten i företaget som helhet.

Ett enhetligt system för att automatisera affärsprocesser, tvärtom, är en uppsättning verktyg som låter dig hantera den finansiella och ekonomiska verksamheten i ett företag som helhet, för att upprätthålla drifts-, bokförings- och förvaltningsredovisning.

ERP - koncept enhetligt system för företagsledning - började användas i slutet av 80 -talet, med åren har det blivit mer och mer populärt på grund av utseendet på motsvarande programvara.

ERP -systemet bygger på principen om ett enda informationsutrymme, med hjälp av vilket det är möjligt att spåra och analysera data om affärsprocesser som förekommer i olika divisioner av organisationen.

ERP -system använder en modulär princip för att bygga, har en struktur som består av oberoende block som ansvarar för en separat process. Detta gör att du kan förfina och utöka systemets funktioner tillsammans med framväxten av nya tekniska eller lagstiftningsaspekter samt förändrade kundbehov.

Ett typiskt ERP -system består av följande grupper av moduler:

logistisk;
industriell;
marknadsföring;
levererar;
försäljning etc.

ERP -system i ryska affärer började användas av de största företagen i slutet av 1900 -talet; idag kan inget företag klara sig utan dem, oavsett storlek.

Efter att ha implementerat ett ERP -system behöver företaget inte längre många program med ett smalt fokus - arbete med lager, ekonomi, logistik, kontor. Följaktligen reduceras IT -supportkostnaderna avsevärt.

År 2017 var de tre ledande på den globala ERP -systemmarknaden SAP (20%), Oracle (13,9%) och Microsoft (9,4%). De följs av följande företag i fallande ordning: Infor, Epicor, Sage, NetSuite, IFS, IQMS, Syspro.

Oracle erkändes som mästare när det gäller implementeringshastigheten och SAP när det gäller avkastning på investeringen.

Det mest populära ryska ERP -systemet 2017 var 1C: Enterprise. Lite mindre populära är Galaxy ERP, SAP ERP, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV.

Var ska automatiseringen av affärsprocesser i ett företag börja?

I samband med att automatisera affärsprocesser går företaget igenom följande steg:

Analys av affärsprocesser, deras anpassning eller revidering.
Bestämning av omedelbara behov av automatisering.
Val av programvara eller utveckling av anpassad programvara.
Implementering av systemet på företaget och utbildning av personal i dess användning.

I den här listan är absolut alla etapper viktiga.

Till att börja med, låt oss bestämma vad som kommer att diskuteras. En affärsprocess är en uppsättning aktiviteter som följer ett gemensamt mål, som sker i en given sekvens och fortskrider inom ramen för fastställda krav.

Som ett resultat av sådana aktiviteter omvandlas resurser till en slutprodukt som är värdefull för konsumenten. Om du tittar på affärsprocessen utifrån informationsteknik, kommer det att se ut som en sekvens av verk relaterade till produktionsaktiviteter företag vars syfte är att skapa mervärde.

Affärsprocessen innefattar strukturen för flera åtgärder som syftar till att uppnå mål i informationssystemet, såsom företagsledning, produktkvalitetsanalys, resursstöd för dess släpp.

Vi ser ofta hur ledningen hoppas kunna upprätta interaktion mellan divisionerna i företaget genom att automatisera affärsprocesser. Ja, Informationssystem- en integrerad del av ledningen, men de kan inte förändra en analfabeter i grunden.

Många företag arbetar med enorma mängder data, för analys och användning av dem moderna systemär helt enkelt nödvändiga, och automatisering hjälper företaget att nå en ny utvecklingsnivå.

När det gäller det faktum att insamlingen av information saknas eller dess tillförlitlighet är i stort tvivel, interagerar företagets divisioner inte med varandra, det är först nödvändigt att upprätta ett ledningssystem.

Det är därför den första uppgiften för ledningen är att bedöma Nuvarande tillstånd och avgöra om automatisering hjälper till att lösa problem.

Med hjälp av automatisering av affärsprocesser är det idag möjligt att ge en lösning på följande uppgifter:

Öka hastigheten på informationsbehandling inom företaget(till exempel omedelbart mottagande av en ansökan från försäljningsavdelningen till lagret).
Uppnå transparens för företagen(till exempel ta reda på hur mycket motparterna har skuld).
Kontrollera mängden information(till exempel har kunder möjlighet att lämna applikationer via webbplatsen).
Öka interaktionen mellan avdelningar(till exempel kommer en vara som bokats av en kund inte att säljas till en annan).
Öka indikatorerna för företagets tillverkbarhet(till exempel beräknas priser och skatter automatiskt) osv.

Men för att lösa sådana problem som att attrahera nya kunder, snabb leverans av skatterapporter och strategisk planering, affärsprocessautomatisering ensam är helt klart inte tillräckligt.

Som regel krävs implementering i följande fall:

omorientering av företaget för att möta nya utmaningar(tillverkning av andra produkter, entré till nya marknader, utrustning av produktionen med moderna tekniska linjer);
genomförande av reformer eller ändringar i förvaltningsprinciper;
oförmågan hos det tidigare automationssystemet att möta företagets behov;
förbereder företaget för försäljning(som ett resultat av automatisering kommer dess marknadsvärde att öka).

Nästa viktigaste steg är att bestämma vilket område av företagets verksamhet som behöver för att automatisera affärsprocesser i första hand. Det enklaste sättet att göra detta är för små och medelstora företag. De behöver bara bestämma vilken anställd som är involverad i lagring och behandling av data, rapportering och liknande aktiviteter.

Bokförings- och säljavdelningar, lager etc. är de första som kommer att tänka på. Det finns affärsprocesser som behöver automatiseras utan att tveka - personal, bokföring, lagerbokföring.

Ett annat sätt att avgöra vilket område av företagets verksamhet som behöver prioriterad automatisering av affärsprocesser är att identifiera företagets svagheter. Faktorerna för missnöje kan vara olika - tidpunkten för processen, dess kostnad och kvalitet.

Det är till exempel möjligt att utarbeta en utvecklingsplan utan att använda programvara. Beräkningarna kommer naturligtvis inte att vara tillräckligt noggranna, och deras genomförande kommer att ta minst en vecka. Samtidigt kan ett stort antal fel inte undvikas och arbetskostnaderna blir alltför höga.

För små och medelstora företag är det först och främst värt att automatisera kommunikation med kunder och alla dess komponenter:

ta order;
respons;
klagomål, önskemål, förslag.

Arbetet med klienter bör byggas på grundval av en detaljerad algoritm, som börjar med ett inkommande samtal eller e-post och slutar med orderuppfyllelse och garantisupport.

Målet med att automatisera affärsprocesser bör vara överföring av information från mottagande till implementering utan minsta dröjsmål och ytterligare ansträngning från kundens sida. Vi får inte glömma att företagets kunder är källan till dess välstånd, det är från dem pengarna kommer, som kan användas för ytterligare optimering.

Rörande stora företag, då borde de först och främst automatisera lagringens produktion och arbete, vilket gör att de kan behandla det maximala antalet order.

Några Ryska företag traditionellt reglera sina affärsprocesser enligt Arbetsbeskrivningar därför justeras arbetet i dem på grundval av att uppnå de angivna indikatorerna.

Detta innebär att flera divisioner kan bedriva försäljning på en gång, vilket resulterar i att en intressekonflikt uppstår, vilket påverkar den övergripande situationen med försäljning och slutresultatet negativt.

Med automatiserade relationer med kunder kan du börja överföra andra affärsprocesser till en informationsbas - lager, upphandling, produktion, etc.

Nästa steg bör vara introduktionen av automatisering i lönebokföringen, bildandet statistiska former, redovisning av ädelmetaller.

Men det är i teorin. Praktiken visar att först automatisering av finansiella och materialflöden, det vill säga bokföring, lagerbokföring, kontanter. Sedan går de vidare till försäljning, inköp, produktion och kvalitetskontroll.

Det sista steget är automatisering av personalverksamheten. Projektets totala varaktighet kan ta från ett och ett halvt till tre år.

Vad du ska titta efter när du väljer verktyg för att automatisera affärsprocesser

När du funderar på att köpa programvara för att automatisera affärsprocesser kan du överväga två alternativ:

skapa ett system baserat på en typisk produkt;
utveckla och implementera programvara med hänsyn till företagets individuella behov.

Standardprodukten blir mer kostnadseffektiv och enklare att implementera. Dess nackdel kan anses vara den begränsade förmågan att anpassa sig till företagets behov, som tillhandahålls av utvecklaren. Detta gäller även molntjänster.

För att välja den optimala programvaran måste du svara på flera frågor:

Vilka affärsprocesser är föremål för automatisering?
Do funktionalitet av det valda programmet till de uppgifter som det måste lösa?
Är det möjligt att anpassa det till specifikationerna i din process?
Finns det möjlighet att omedelbart göra ändringar i systemet utan att stoppa användningen, om behovet uppstår?
Är systemet lätt att använda?
Är det möjligt att integrera systemet med redan installerade tjänster eller automatiseringsprogram?
Vem ger teknisk support och under vilka förutsättningar?
Hur mycket kommer det att kosta att implementera och äga systemet?

Det är osannolikt att det kommer att vara möjligt att göra utan hjälp av proffs, så du bör söka råd från leverantörsföretag som utvecklar specialiserad programvara. Det kommer att vara användbart att analysera erfarenheter från partners och konkurrenter.

Baserat på all information som tas emot, med hänsyn till specifikationerna i din egen bransch, kan du börja välja en specifik produkt. Beslutet om frågan om automatiseringen av affärsprocesser kommer att bli komplex eller om det är möjligt att klara sig med ett ERP -system beror på företagets egenskaper.

Hur mycket kommer det att kosta att automatisera ett företags affärsprocesser?

Det är ganska svårt att ge ett entydigt svar, eftersom kostnaden för att automatisera affärsprocesser för ett visst företag är direkt beroende av flera villkor som måste beaktas:

vilka uppgifter programvaran ska vara utformad för;
systemet bör vara typiskt eller anpassningsbart;
vilka resurser som krävs för dess genomförande;
hur många arbetsplatser som ska vara anslutna till systemet.

Till exempel kommer köpet av det mest populära programmet i Ryssland "1C: Enterprise" att kosta från 40 tusen rubel för 20 jobb till 400 tusen rubel - för 100.

Flera faktorer påverkar också kostnaden för automatisering:

priset på själva systemet, inklusive "rutan" eller hyresbetalningar, om "moln" -versionen kommer att användas;
kostnaden för tjänster för att inrätta ett automatiseringssystem och utbilda anställda att arbeta med det;
betalning för teknisk support.

Indirekta kostnader, till exempel nyckelanvändare och hanteringstid för att bidra till projektet, bör ingå i denna kostnadspost.

Rådets nummer 1. Se till att beskrivningen av affärsprocesser hålls uppdaterad.

Utarbeta föreskrifter för underhåll och kodning av NSI -analysen (referensinformation). Kontrollera regelbundet ledning och personal för kunskap om företagets affärsprocesser och kvalitetskontrollsystem. Detta garanterar besparingar av IT-projektets budget upp till 30-40%.

Företagets anställda bör ha en klar uppfattning om vad som exakt är föremål för automatisering och varför det är nödvändigt. Med förståelse för processernas väsen kommer utvecklingen av programmet eller anpassningen av den "boxade" versionen inte att innebära några svårigheter för IT -chefen.

Du kan genomföra projektet både självständigt och med hjälp av specialiserade företags tjänster.

Det finns exempel på implementering integrerad automatisering affärsprocesser för stora företag, vars omsättning är miljarder dollar, på bara två månader. Ett sådant resultat kan anses opraktiskt, men man bör komma ihåg att detta var det sista steget i förarbetet med NSI och rapporteringsformulär som varade mer än två år.

Råd nummer 2. Tillämpa gratis program för att automatisera repetitiva operationer på en dator.

Att dela ansvar hjälper dig att bli av med rutinen.

Råd nummer 3. Dra nytta av automatiseringstjänster från IT -företag som redan har genomfört projekt i din bransch.

De förstår det specifika för ditt företag, vilket kommer att minska kostnaderna avsevärt.

Rådets nummer 4. Handla med IT-företag som säljer och installerar olika automationssystem, det vill säga flerleverantörer.

Personalens kvalifikationer gör att de kan se bredare på problemen med att implementera system, de kan jämföra olika programvaruprodukter, markera deras fördelar och nackdelar. Därför är det stor sannolikhet att den optimala lösningen kommer att väljas för ditt företag.

"Fallgropar" i affärsprocessautomatisering

Sträva inte efter excellens

Det första steget i förberedelserna för implementeringen av automatiseringssystem är forskning, åtföljd av omfattande rapporter om företagets affärsprocesser. Samtidigt står många inför ett så karakteristiskt problem som fördröjningen i förfarandet för att komma överens om detaljerna i den framtida implementeringen och upprepad överföring av dokumentation från kunden till entreprenören.

Överdriven noggrannhet och strävan efter att förverkliga projektet i det här fallet bör undvikas, eftersom allt detta försenar tidsfristerna och ökar kostnaderna, samtidigt som det inte ger något konkret positivt resultat.

För att förhindra detta mycket vanliga misstag hjälper indikationen i kontraktet för villkoren för utarbetande av dokumentationen, antalet nödvändiga godkännanden och strikt efterlevnad av dem.

Bestäm valet

När man utvecklar en systemdesign kan ett vanligt problem kallas valet av ett alternativ enligt vilket klyftan mellan beskrivningen av affärsprocesser och standardtypen för det installerade systemet kommer att realiseras.

För att lösa problem kan olika grader av automatisering tillämpas. Så behovet av att fylla på urvalszonen från reserven genomförs på flera sätt:

manuell bildning av användaren av en uppgift för att fylla på valzonen efter behov;
automatisk generering av en uppgift när en viss parameter når en viss kritisk nivå;
automatisk uppgiftsbildning, med hänsyn till alla potentiella order;
automatisk uppgiftsbildning, baserad på att ta hänsyn till alla potentiella beställningar, leveranser etc., och även ta hänsyn till den ökande komplexiteten i utförandet.

Det största problemet i detta fall är valet av den optimala lösningen. För maximal hastighet bör projektets mål och tidpunkten för dess genomförande bestämmas. Alla berörda parters synpunkter måste beaktas.

En uppgift kan se annorlunda ut för IT -proffs och lagerarbetare. Det bör lösas så att systemet inte orsakar svårigheter för sina huvudanvändare.

Rädsla för innovation

Stadiet av implementering av automatiseringssystem blir ofta orsaken till uppsägning av personal som vägrar lära sig att arbeta på ett nytt sätt. Fall där hälften av de lagermedarbetare föredrog att byta jobb istället för att behärska ny teknik för redovisning av varor är ganska vanliga.

Ledningen kan vidta vissa förebyggande åtgärder, nämligen genomföra utbildning, samtidigt som den ägnar särskild uppmärksamhet åt dess tillgänglighet för de flesta anställda, förklarar de fördelar som företaget och de anställda själva kommer att få som ett resultat av implementeringen av automatiseringssystemet.

Men om personalens motstånd är för stort kan det vara värt att lita på rekrytering av nya medarbetare som är redo att behärska nya arbetsformer. Denna lösning på anpassningsproblemet är ganska vanlig. Nyanställda arbetare är inte bundna av ramen för "hur det var förut", så de accepterar enkelt de nya villkoren.

Funktionerna i automatiseringssystem, som minimerar behovet av att memorera enorma mängder information, gör att en person kan trivas på arbetsplatsen om några dagar.

Vad du ska kontrollera under hanteringen av affärsprocessautomatisering

Implementeringen av affärsprocessautomatiseringssystem kräver ständig övervakning av de viktigaste arbetsområdena både hos kunden och hos utförarna. Till det mesta viktiga punkter det är värt att nämna kostnaden för projektet, tidpunkten för de enskilda etapperna, personalens verksamhet, kvaliteten på mellanarbetet.

Undvik avvikelser från planerade indikatorer, som anges i avtalet, tidig antagande av åtgärder för att eliminera de identifierade bristerna utgör huvuddelen av de uppgifter som ledningen står inför på båda sidor.

Tidsfrister

Ökningen av tiden för projektgenomförandet, vilket innebär extra kostnader, kan kallas ett klassiskt problem med varje introduktion av ny teknik. Som regel uppstår det som ett resultat av sidofaktorer. Särskilda hanteringsmekanismer hjälper till att minimera risken för förseningar.

Det viktigaste är projektschemat. Den reglerar allt arbete som behöver göras, i ömsesidigt samband. Ett schema är nödvändigt för att övervaka passagen av kontrollpunkter för genomförandet av projektstadier och kontrollera tidsfristerna för var och en av dem.

I detta dokument är det nödvändigt att ange tidsreserver vid oförutsedda omständigheter, samt datum för kontrollmöten. Lyckad implementering projektet beror på hur väl lagen kommer att interagera.

Maximal noggrannhet och detalj i schemaläggningen ökar sannolikheten för att schemat följs.

Värdeökning

Kostnaden för projektimplementering ökar som regel på grund av en förändring av uppgifterna jämfört med tidigare fastställda och en förlängning av tidsfristen. Värdeökningen i sig kan vara en faktor som väcker nya problem.

Särskild försiktighet måste iakttas när man överväger att öka funktionaliteten för det system som används. Ja, behovet av att lägga till nya funktioner manifesterar sig ofta bara under installationsarbetet, det var extremt svårt att förutse det i förväg.

Men för det mesta insisterar projektdeltagarna på att utöka funktionaliteten i ett försök att förverkliga sina kreativa idéer. Denna strävan efter idealet kan vara en anledning till att försena tidsfrister, så det är bättre att inkludera initiativ för att förbättra systemet i planen för efterföljande arbete.

Förgrunden bör vara ett tidigt genomförande av projektet för att automatisera affärsprocesser och uppnå de mål som ställts upp i detta skede. Detta är motiverat ur organisatorisk och ekonomisk synvinkel. Att sträva efter ändlös förbättring av systemet kan leda till att dess relevans förloras.

Personalfråga

Detta är en av de viktigaste faktorerna som påverkar projektets framgång. Personal inom IT -sfären, liksom i andra branscher, där utfallet av en aktivitet till stor del inte beror på utrustning, utan på en person, spelar en viktig roll.

Följaktligen garanteras frånvaron av problem vid genomförandet av projektet och minimering av risker när artisterna utmärks av hög professionalism, ansvar och en önskan att uppnå bästa resultat.

Ofta åtföljs introduktionen av nya projekt av en negativ inställning från de anställda, uppenbart motstånd och uppdelningen av inflytande.

Ett annat vanligt problem med personal är bristen på kundens medarbetare med nödvändiga kvalifikationer för att delta i genomförandet av projektet.

Det finns flera sätt att komma ur denna situation:

att fylla på personalen med en ny medarbetare med tillräcklig kunskap för att utföra projektaktiviteter;
anställa tillfälligt en anställd i det utförande företaget som kommer att representera kundens intressen inom ramen för projektet (det här alternativet är inte lämpligt för alla, men i vissa företags praxis finns det);
lägga ut projektkontrollfunktionerna till ett oberoende IT -företag från kundens sida.

Vid genomförande av ett projekt för att automatisera affärsprocesser krävs konstant övervakning av uppnåendet av mellanresultat som registreras i schemat. Syftet med sådan övervakning är att hålla reda på hur de åtgärder som vidtas är i linje med det slutliga målet.

För detta finns det en mekanism för kontrollpunkter - vissa parametrar som måste uppnås före det angivna datumet. Analys av fullständigheten i att lösa problem vid ett specifikt ögonblick hjälper till att förstå om framstegen för implementeringen av automatiseringssystemet avviker från det planerade.

Vid projektledarnas möten jämförs indikatorerna på båda sidor och följande mål sätts upp.

Avslutningsvis skulle jag vilja säga att automatisering av affärsprocesser är en komplex men fascinerande process där flera parter är involverade samtidigt. Det kännetecknas av sin multitasking och kommer att bli framgångsrik endast om flera viktiga villkor är uppfyllda:

erfarenheten av ett företag som implementerar ett automatiseringssystem;
nivån på kvalifikationer och tillförlitlighet för teamet som arbetar med projektet;
den valda implementeringstekniken.

Samtidigt bör särskild vikt läggas vid legitimiteten hos de förfaranden som utförs: att använda licensierad programvara, att kontakta specialister som har certifierats för att utföra relevanta tjänster.

Efter att ha säkerställt att IT -företaget, som du kommer att anförtro automatiseringen av företagets affärsprocesser, har arbetat inom detta område länge, har det mycket framgångsrika genomförda projekt, fungerar uteslutande med licensierade program, kan du förvänta dig att implementeringen av systemet kommer att bli utgångspunkten för företagets utveckling.

På den nuvarande utvecklingsnivån är processautomatisering ett av tillvägagångssätten för processhantering baserat på användning av informationsteknik. Detta tillvägagångssätt tillåter hantering av operationer, data, information och resurser genom användning av datorer och programvara som minskar graden av mänskligt deltagande i processen eller helt utesluter det.

Huvudmålet med automatisering är att förbättra kvaliteten på processen. En automatiserad process har mer stabila egenskaper än en process som utförs i manuellt läge... I många fall kan processautomatisering förbättra produktiviteten, förkorta processkörningstider, sänka kostnader och öka noggrannheten och stabiliteten hos de utförda operationerna.

Hittills har processautomatisering täckt många branscher och verksamhetsområden: från tillverkningsprocesser till shopping i butiker. Oavsett organisationens storlek och omfattning har nästan alla företag automatiserade processer. Processmetoden ger samma principer för automatisering för alla processer.

Även om processautomatisering kan utföras på olika nivåer, kommer principerna för automatisering för alla nivåer och alla typer av processer att förbli desamma. Detta är allmänna principer som sätter förutsättningarna för ett effektivt utförande av processer i ett automatiskt läge och fastställer regler. automatisk kontroll processer.

De viktigaste principerna för processautomatisering är:

konsekvensprincip... Alla åtgärder i en automatiserad process måste överensstämma med varandra och med inmatningar och utgångar av processen. Vid en felaktig överensstämmelse kan ett processfel uppstå.
integrationsprincip... Processen som automatiseras måste kunna integreras i organisationens övergripande miljö. Integration utförs annorlunda på olika nivåer av automatisering, men essensen av principen förblir densamma. Processautomatisering bör säkerställa samspelet mellan den automatiserade processen och yttre miljön(i förhållande till denna process).
principen om utförande oberoende... Processen som ska automatiseras måste utföras oberoende, utan mänskligt ingripande eller med minimal mänsklig kontroll. En person bör inte störa processen om processen utförs i enlighet med de fastställda kraven.

De listade allmänna principerna är detaljerade beroende på den övervägda nivån på automatisering och specifika processer... Till exempel innehåller automatiseringen av produktionsprocesser sådana principer som specialiseringsprincipen, proportionalitetsprincipen, kontinuitetsprincipen etc.

Processautomatiseringsnivåer

Processautomatisering är avgörande för att stödja ledningen på alla nivåer i företagets hierarki. I detta avseende bestäms automatiseringsnivåerna beroende på den kontrollnivå vid vilken automatisering av processer utförs.

Ledningsnivåer är vanligtvis indelade i operativa, taktiska och strategiska.

I enlighet med dessa nivåer skiljer sig också automatiseringsnivåerna:

lägre automatiseringsnivå eller nivån på artisterna. På denna nivå utförs automatisering av regelbundet löpande processer. Processautomatisering syftar till att prestera operativa uppgifter(till exempel utförande produktionsprocess), bibehålla de inställda parametrarna (till exempel autopilotdrift), underhålla vissa driftlägen (t.ex. temperaturregim i en gaspanna).
produktionsledningsnivå eller taktisk nivå. Processautomatisering på denna nivå säkerställer att uppgifterna fördelas mellan de olika processerna på lägre nivå. Exempel på sådana processer är produktionshanteringsprocesser (produktionsplanering, serviceplanering), resurshanteringsprocesser, dokument etc.
företagsledningsnivå eller strategisk nivå. Automatisering av processer på företagsledningsnivå ger lösningen på analys- och prognosproblem. Denna nivå av automatisering krävs för att stödja organisationens högsta ledning. Det fokuserar på finansiell, ekonomisk och strategisk ledning.

Automatisering av processer på var och en av dessa nivåer säkerställs genom användning av olika automationssystem (CRM -system, ERP -system, OLAP -system, etc.). Alla automationssystem kan delas in i tre grundtyper.

Typer av automationssystem inkluderar:

oföränderliga system... Detta är system där åtgärdssekvensen bestäms av utrustningskonfigurationen eller processförhållandena och inte kan ändras under processen.
programmerbara system... Detta är system där sekvensen av åtgärder kan variera beroende på det angivna programmet och processkonfigurationen. Valet av önskad sekvens av åtgärder utförs med hjälp av en uppsättning instruktioner som kan läsas och tolkas av systemet.
flexibla (självjusterande) system... Detta är system som kan välja nödvändiga åtgärder under arbetets gång. Ändring av processkonfiguration (sekvens och förutsättningar för att utföra operationer) utförs på grundval av information om processens gång.

Dessa typer av system kan tillämpas på alla nivåer av processautomatisering individuellt eller som en del av ett kombinerat system.

Typer av automatiserade processer

I varje gren av ekonomin finns det företag och organisationer som tillverkar produkter eller tillhandahåller tjänster. Alla dessa företag kan delas in i tre grupper, beroende på deras "avlägsenhet" i bearbetningskedjan för naturresurser.

Den första företagsgruppen är företag som utvinner eller producerar Naturliga resurser... Sådana företag inkluderar till exempel jordbruksproducenter, olje- och gasproduktionsföretag.

Den andra företagsgruppen är företag som bearbetar naturliga råvaror. De tillverkar produkter från råvaror som bryts eller produceras av företag i den första gruppen. Dessa inkluderar till exempel bilindustrin, stålverk, elektronikindustri, kraftverk, etc.

Den tredje gruppen är företag inom tjänstesektorn. Sådana organisationer inkluderar till exempel banker, utbildningsinstitutioner, medicinska institutioner, restauranger etc.

För alla företag kan man urskilja allmänna grupper av processer i samband med produktion av produkter eller tillhandahållande av tjänster.

Dessa processer inkluderar:

affärsprocesser är processer som säkerställer interaktion inom organisationen och med externa intressenter (kunder, leverantörer, handledare etc.). Denna kategori av processer inkluderar marknadsförings- och försäljningsprocesser, kundinteraktion, ekonomi, personal, materialplanering och redovisning etc.
design- och utvecklingsprocesserÄr alla processer associerade med utvecklingen av en produkt eller tjänst. Dessa processer inkluderar utvecklingsplanering, insamling och förberedelse av initiala data, projektkörning, kontroll och analys av designresultat etc.
produktionsprocessÄr de processer som krävs för att producera en produkt eller tillhandahålla en tjänst. Denna grupp omfattar all produktion och tekniska processer... De inkluderar också efterfrågeplanering och kapacitetsplaneringsprocesser, logistikprocesser och serviceprocesser.
kontroll- och analysprocesser- denna grupp av processer är associerad med insamling och behandling av information om genomförandet av processer. Dessa processer inkluderar processer för kvalitetskontroll, operativ hantering, lagerstyrningsprocesser, etc.

De flesta processer relaterade till dessa grupper kan automatiseras. Idag finns det klasser av system som tillhandahåller automatisering av dessa processer.

Det tekniska uppdraget för delsystemet "Lager" är ett exempel på referensvillkoren för automatisering av företagslagerhantering.

Det här dokumentetär ett exempel på verkliga referensvillkor, på grundval av vilka ett lagerautomatiseringssystem för ett industriföretag valdes och implementerades.

Dokumentet är 26 sidor långt. Dokumentformat - Microsoft Word 2002. Kompatibel med alla versioner av MS Word. Dokumentet kan redigeras och ändras.

TK för delsystemet "Dokumentflöde" är ett exempel på referensvillkoren för automatisering av dokumentflödesprocesskontroll.

Detta dokument är ett exempel på verkliga referensvillkor, på grundval av vilka ett dokumenthanteringssystem för ett industriföretag valdes ut och implementerades.

Dokumentet är 17 sidor långt. Dokumentformat - Microsoft Word 2002. Kompatibel med alla versioner av MS Word. Dokumentet kan redigeras och ändras.

TOR för delsystemet "Inköp" är ett exempel på referensvillkoren för automatisering av upphandlings- och leverantörshanteringsprocesser.

Detta dokument är ett exempel på verkliga referensvillkor, på grundval av vilka ett upphandlingsautomatiserings- och leverantörshanteringssystem för ett industriföretag valdes ut och implementerades.

Dokumentet innehåller 23 sidor. Dokumentformat - Microsoft Word 2002. Kompatibel med alla versioner av MS Word. Dokumentet kan redigeras och ändras.

Processautomatiseringsstrategi

Processautomatisering är en komplex och tidskrävande uppgift. För att lyckas lösa detta problem måste du följa en specifik automationsstrategi. Det låter dig förbättra processer och få ett antal betydande fördelar med automatisering.

I korthet kan strategin formuleras enligt följande:

processförståelse... För att automatisera processen är det nödvändigt att förstå den befintliga processen med alla dess detaljer. Processen måste analyseras fullständigt. Inmatningar och utgångar av processen, åtgärdssekvensen, förhållandet till andra processer, sammansättningen av processresurserna etc. bör definieras.
förenkling av processen... Efter att ha analyserat processen måste du förenkla processen. Överflödiga verksamheter som inte ger värde bör minskas. Individuella operationer kan kombineras eller utföras parallellt. För att förbättra processen kan andra tekniker för dess genomförande föreslås.
processautomatisering... Processautomatisering kan endast utföras efter att processen har förenklats så mycket som möjligt. Ju enklare ordningsföljden för processen är, desto lättare är det att automatisera den och desto mer effektivt kommer den automatiserade processen att fungera.

Fördelarna med processautomatisering

Automatisering av processer kan avsevärt förbättra ledningskvaliteten och produktkvaliteten. Vid implementering av ett QMS ger automatisering en betydande effekt och gör det möjligt för en organisation att avsevärt förbättra sitt arbete. Innan du bestämmer dig för att automatisera processer är det dock nödvändigt att utvärdera fördelarna med att köra processer i ett automatiskt läge.

Normalt ger processautomatisering följande fördelar:

hastigheten att utföra repetitiva uppgifter ökar... På bekostnad av automatiskt läge samma uppgifter kan slutföras snabbare eftersom automatiserade system är mer exakta i sina handlingar och utsätts inte för prestandasänkning då och då.
kvaliteten på arbetet ökar... Eliminering av den mänskliga faktorn minskar avsevärt variationen i processkörning, vilket leder till en minskning av antalet fel och ökar följaktligen processens stabilitet och kvalitet.
ökad kontrollnoggrannhet... Genom användning av informationsteknik i automatiserade system det blir möjligt att spara och ta hänsyn till en större mängd data om processen än med manuell kontroll.
parallell uppgift... Automatiserade system gör att du kan utföra flera åtgärder samtidigt utan att förlora kvaliteten och noggrannheten i arbetet. Detta påskyndar processen och förbättrar kvaliteten på resultaten.
snabbt beslutsfattande i vanliga situationer... I automatiserade system fattas beslut relaterade till typiska situationer mycket snabbare än med manuell kontroll. Detta förbättrar processens prestanda och undviker inkonsekvenser i efterföljande steg.

Trots de uppenbara fördelarna är processautomatisering inte alltid tillrådligt. Efter analys och optimering kan det visa sig att processautomatisering är onödig eller ekonomiskt olönsam.

I vissa situationer kan manuell körning av processer vara att föredra framför automatisering:

processoperationer är svåra att automatisera... Ur teknisk eller ekonomisk synvinkel kan vissa processer i processen vara mycket svåra att automatisera.
kort livscykel Produkter... Om produkten måste utvecklas och implementeras på kort tid, eller varaktigheten av dess existens på marknaden är kort, är det kanske inte möjligt att automatisera processen. Manuell körning av processer blir billigare och snabbare än automatisering.
unika eller unika produkter... När en konsument behöver en produkt med unika hantverkskarakteristika kan en sådan produkt endast släppas om processerna utförs manuellt.
kraftiga svängningar i efterfrågan... En förändring i efterfrågan på en produkt kräver en förändring av produktionsvolymerna. Sådana förändringar åstadkommes lättare genom manuell körning av processen.