Arbetsbeskrivningsassistent till chefen för hushållet. Vilket ansvar har en biträdande chef. Ladda ner jobbbeskrivningen för den assisterande regissören

Vid bildandet av en personalstyrka måste chefen för varje organisation nödvändigtvis informera den anställde om sina officiella uppgifter. När han skriver en instruktion måste chefen bevara ordningen för arrangemanget av dess sektioner, den specifika strukturen.B Vanligtvis beskrivs yrkets egenskaper, den anställdes officiella position i strukturen, kraven, hans rättigheter och skyldigheter är angivna. Den biträdande chefen, liksom resten av organisationens anställda, är skyldig att agera och följa alla krav i det angivna dokumentet.

Manualen är skriven av chefen enligt de fastställda standarderna, den får inte bryta mot Ryska federationens arbetslag. Det måste nödvändigtvis komma överens med relevanta tjänster (advokat, chef för personalavdelningen), bekant med den sökande till tjänsten, undertecknad av båda parter. Samtidigt anser vissa advokater inte att förekomsten av ett sådant dokument är obligatoriskt för att formalisera officiella förbindelser.

Jobbbeskrivningens ändamålsenlighet

Huvudsyfte:

hjälp till ledaren i hans dagliga aktiviteter;
maximal information om ansvar, funktioner, krav för anställda;
vid tvister blir det lättare att bevisa bristande efterlevnad av den befattningen.
frånvaro i kontraktet detaljerad information om egenskaperna hos funktionerna och det direkta ansvaret för en anställd;
tillåter den sökande till tjänsten att ge ett motiverat avslag på grund av bristande efterlevnad av kraven för tjänsten.
låter dig avgränsa ansvar mellan anställda i organisationen;
låter dig utvärdera prestanda för varje anställd;

Förekomsten av instruktioner är också användbar för assistenten själv. Han känner helt klart till sina rättigheter och skyldigheter. Han är inte skyldig att utföra funktioner som inte anges i instruktionerna.

Lagstiftnings- och rättslig grund för upprättandet av arbetsbeskrivningar

Det ser i princip ut så här:

Ryska federationens nuvarande lagstiftning;

Lagstiftning gör det möjligt för den anställde att få alla funktioner. Om han är betrodd har han tillräckligt med kunskap, erfarenhet och kvalifikationer för att lösa sådana problem. Observera att myndigheten måste vara formaliserad av orderchefen.

arbetsbeskrivning;

Arbetsbeskrivningen upprättas med hänsyn till positionens särdrag, fastställer uppdraget. Det bör återspegla det verkliga arbetet som utförs av assisterande chef.

interna dokument:
organisationens stadga, ledningens order, reglerna för den interna ordningen och uppförande.

Assistenten måste snabbt navigera i regelverket för hans verksamhet och arbetet hos tjänstemän som är underordnade honom. Han måste studera federal, regional lagstiftning, föreskrifter organisationer.

Huvuddelarna i arbetsbeskrivningen

Strukturen presenteras i statliga kataloger om anställdas kvalifikationer. Den innehåller alla grundläggande krav för en chefsassistent och anger hans plats i organisationens struktur.

Huvudkomponenterna i instruktionen:

dess allmänna bestämmelser. Villkoren för tillträde till staten, förfarandet för uppsägning, underordning i organisationen, reglerna för att byta ut en assistent i hans frånvaro är föreskrivna. Nivån på kvalifikationer, utbildning, färdigheter, erfarenhet anges;
krav och hans färdigheter;
jobbansvar. Assistentens huvudfunktioner anges tydligt;
befogenheter. Denna paragraf föreskriver kompetens, assistentens rättigheter;
ett ansvar. Den allmänna nivån av särskilt ansvar för misstag och kränkningar som begås i arbetet är föreskriven, en lista över dem anges (på huvudets begäran);
kommunikation om positionen. Avsnittet definierar cirkeln av serviceinteraktion med andra teammedlemmar. Det anges med vem och i vilka frågor samarbete krävs.

Låt oss titta närmare på varje avsnitt.

Allmänna bestämmelser

Nyckelord:

assistent - en specialist som hjälper honom i tekniska och dokumentära frågor;
utnämning och avskedande från det utförs på order av chefen för organisationen;
under arbetets gång följer assistenten endast huvudets order och order;
för hans frånvaro tillhandahålls en adekvat ersättare, positionen för hans ersättare anges, en order utfärdas för organisationen att ersätta;
assistenten måste nödvändigtvis ha en profil högre utbildning... Yrkeserfarenhet - minst två år. Du kan behöva förbättra dina kvalifikationer när du anställer.

Krav

Rollen som biträdande chef kan innebära mycket olika funktioner.

En person som innehar denna position i praktiken kan vara:

i själva verket hans ställföreträdare och rapportera direkt till ledaren och bara till honom. Han har ofta andra anställda underordnade;
personlig assistent. Han utför en sekreterares arbete och är i receptionen, han är också specialist. Samtidigt underkastar han sig inte bara huvudet, utan också huvudet. personalservice angående sekretariatets funktioner.

En sådan assistent har mycket mindre rättigheter och befogenheter än en specialist som i sina funktioner motsvarar en biträdande chef. Han kan ha en gymnasieutbildning, arbetslivserfarenhet inom specialiteten kanske inte ens krävs.

Det är felaktigt att identifiera dessa positioner. Det ena innebär implementering av främst stödfunktioner, och assistentchefen utför organisatoriska och administrativa funktioner.

Grundkrav för en assistent med organisatoriska och administrativa funktioner:

uppfylla kraven i anställningsavtalet, arbetsbeskrivning;
känna till reglerna för företagets etikett och affärskommunikation;
känna till arbetsflödet, underhållet av rapporteringsdokument och organisationens struktur;
kompetent genomföra affärsförhandlingar;
kunna ta fram viktiga dokument;
informera chefen om att lämna viktiga rapporter;
arbeta på en dator, använd kontorsutrustning (skanner och skrivare) för att utföra sina direkta uppgifter;
kunskap är önskvärd utländska språk(på kommunikationsnivå);
kunna göra standardavtal.

Företagets chef, med hänsyn till vikten av sin assistents position, kan komplettera den angivna listan, med hänsyn till organisationens detaljer och dess arbete.

Assisterande chefs uppgifter

Assistenten har många ansvar och arbetar direkt med handledaren.

Huvudansvaret är följande:

strikt följa alla order, order från ledningen;
planera ledarens dagliga rutin för nästa dag. Utveckla, samordna tiden för besök, mottagningar. Ge tidtabellen till chefen i tid;
följa med ledaren vid mottagningar, på resor;
ta emot besökare, bilda listor över besök hos ledningen, svara på telefonsamtal och skicka in olika certifikat enligt deras behörighet;
att säkerställa huvudets verksamhet, lösa problem av teknisk natur (att organisera förhandlingar, möten, beställa biljetter, boka hotell);
förbereda möten, möten, huvudmöten, meddela alla deltagare om dagordningen och tidpunkten för mötet;
föra protokoll över framsteg och resultat av möten, möten, förhandlingar, dokumentera deras resultat;
koordinera avdelningar, organisationens divisioner, enligt chefens instruktioner och order;
uppmärksamma cheferna för strukturella avdelningar från ledningen, kontrollera tidpunkten för deras genomförande;
genomföra mottagning, registrering av dokument och ansökningar som lämnas in för huvudets signatur, överföra dem till huvudet;
förbereda brev, förfrågningar, andra dokument på huvudets vägnar;
se till att de fullmakter som utfärdats av chefen bevaras;
oberoende kommunicera med anställda på avdelningar och andra organisationer, lösa ett antal nya problem som kan lösas utan en chef;
få nödvändig information - samla in nödvändig dokumentation på begäran av chefen;
laga mat visuella hjälpmedel, dokumentation som krävs för att hålla möten;
organisera kontorsarbete, hantera, kontrollera kontorsarbetares verksamhet;
ta emot, registrera och presentera korrespondensen som skickas till huvudet;
kommunicera med besökare. Träffa organisationer, personal, registrera och organisera ett personligt mottagande av besökare hos chefen. Svara också på deras frågor, som han självständigt kan lösa.

Referensvillkor

Assistentens främsta befogenheter och rättigheter:

registrera, signera dokument inom gränserna för deras kompetens;
att få tillgång till information som är stängd för allmänheten i händelse av ett affärsbehov;
studiedokument rörande deras yrkesverksamhet;
känna till strukturen, ledningen för alla divisioner i organisationen;
- skriva brev, förfrågningar, andra dokument, förbereda svar på förfrågningar (på huvudets vägnar);
begäran från företrädare för strukturella avdelningar Nödvändiga dokument, material, ta emot information i den utsträckning som är nödvändig för genomförandet av deras direkta uppgifter;
bekanta dig med de beslut som fattats, order och order från huvudet;
delta i möten, möten med organisationens ledare;
lämna en begäran till chefen om tillstånd att tillhandahålla viktiga dokument till strukturella enheter;
skicka förslag för att förbättra ditt arbete och företagets aktiviteter;
organisation av chefens arbetsplats, skapa förutsättningar för en framgångsrik och effektivt arbete.

Med hänsyn till det specifika för arbetet i organisationen själv och särdragen i assistentens arbete kan den föreslagna förteckningen över befogenheter ändras, väsentligt utökas eller omvänt minskas.

Vanligtvis finalen klausul - bestämmelser på de ansvarsåtgärder som presenteras för den anställde.

Assistentens ansvarsområde

Påföljder för brott mot kontraktet, arbetsbeskrivning, interna bestämmelser, lagar bör endast vara i enlighet med gällande lagstiftning. Vanligtvis regleras ansvarsgraden av Ryska federationens arbetslag.

Assistentchefen ansvarar för:

felaktig utförande av officiella uppgifter, vägran att utföra;
brott mot tidsfristerna för det erforderliga arbetet;
överträdelse av order, beslut, huvudets beslut;
åtgärder som inte omfattas av deras kompetens;
inte vänlig, oförskämd behandling av partner i organisationen, besökare, anställda, bristande efterlevnad av affärskommunikation och etikett;
åsamkats materiella skador organisation, dess motparter, anställda;
tillhandahålla felaktig information till anställda;
otillräcklig kontroll över underordnade anställdas verksamhet;
utlämnande av personuppgifter, konfidentiell information som har begränsad tillgång.

Det finns straff för:

underlåtenhet att fullgöra eller otillräckligt i god tro (enligt Ryska federationens arbetslag)
brott (enligt lagstiftningen: administrativ, civil, brottslig);
materiella skador orsakade (enligt Labor och Civila koder RF).

Det planerade straffet kan vara i form av berövande av materiella belöningar, till och med avskedande. I slutet av texten i dokumentet måste det finnas ett visum för de anställda som godkänner det och den assisterande chefens underskrift.

Chefen för organisationen utvecklar instruktioner, instämmer: en advokat, chef för personalavdelningen, om arbetsskydd. Efter att ha gjort ändringar, tillägg, godkänner chefen. Ange hans position, efternamn (med dekryptering), datum för godkännande och underskrift.

Hans underskrift bekräftar godkännande av ändringarna vid ändring och laglighet av detta dokument.

Slutsats

Position - assisterande chef är en mycket mångfacetterad, ansvarsfull, särskild tjänst. Han rapporterar bara direkt till ledaren och måste oklanderligt följa alla hans instruktioner - det viktigaste i hans arbete. Han har ett ökat ansvar för orättvis inställning till arbete. I det här fallet kan det få konsekvenser med skada på arbetsgivaren själv.

En assistent måste ha speciella personliga egenskaper: engagemang i att utföra sina funktioner, samvetsgrannhet, sällskaplighet, vara krävande av sig själv, kunna kommunicera med ett stort antal människor. Han måste ha en viss medfödd utstrålning och karisma.

Vi granskade i detalj komponenterna i instruktionerna, referensvillkor, funktioner och krav. De kan läggas till och förädlas beroende på organisationens specifika egenskaper och storlek. Det viktigaste är att instruktionen ska utarbetas av chefen, överens med relevanta tjänster. Sökanden för denna tjänst måste bekanta sig med den under en personlig signatur och det är önskvärt att få det i dina händer.

En affärsassistent behövs av varje chef som, när hanterar stort företag, kan han anförtro utförandet av många av sina uppgifter. Detta bör vara en person med nödvändig kunskap, kompetens, kompetens, som du måste lita på i allt. En assistent är en ledares ”högra hand”, nödvändigtvis smart, hårt arbetande, kompetent, pålitlig assistent, som i frånvaro av en ledare i stort sett kan ersätta honom. Inte för intet kvalifikationshandbok tillskriver det specialister - chefer.

(professionell standard "Specialist i organisatorisk och dokumentär hantering av en organisation")

1. Allmänna bestämmelser

1.1. Assistentchefen tillhör yrkeskategorin.
1.2. En person accepteras för tjänsten som assisterande chef:
1) med högre utbildning - kandidatexamen, ytterligare yrkesutbildning;
2) med minst 3 års erfarenhet av organisationens profil.
1.3. Den biträdande chefen bör veta:
1) organisationens interna och externa policyer;
2) principerna för representation i statliga organ, organ kommunerna, tredjepartsorganisationer och proceduren för interaktion med dem;
3) principer och metoder för administration;
4) egenskaper hos bildandet av externa och interna informationsflöden;
5) organisationens struktur, ledningen av de strukturella avdelningarna, inriktningen på organisationens verksamhet och de strukturella avdelningarnas och tjänstemännens kompetens;
6) regler för bildande och användning av databaser;
7) moderna vetenskapliga metoder och tekniska medel för att underlätta insamling, bearbetning, lagring och överföring av information;
8) modern informationsteknik;
9) rättsakter, reglerings- och metoddokument, statliga standarder inom organisationens verksamhetsområde;
10) klassificering av ledningsinformation, typer av ledningsinformation;
11) former för tillhandahållande av ledningsinformation;
12) källor till ledningsinformation, metod för val av informationskällor;
13) krav på ledningsinformation;
14) drag av sammanfattande information, detaljer om utformning och förberedelse av kommentarer, sammanfattningar, recensioner, rapporter;
15) de konsumentkategorier för vilka denna översyn, rapport kommer att beräknas;
16) metoder för informationsbehandling med hjälp av moderna tekniska medel kommunikation och kommunikation, datorer;
17) informationspublikationernas struktur, beroende på informationens art och informationspublikationernas avsedda syfte;
18) moderna sätt att samla in, bearbeta, systematisera information;
19) informationskällor: kataloger över bibliotek, tidskrifter, söksystem för Internet- och telekommunikationsnätet, elektroniska databaser;
20) granskningens funktionella syfte (bibliografiskt, abstrakt, analytiskt) som ett sätt att orientera läsaren i ett dokumentärt eller informationsflöde;
21) drag av den allmänna vetenskapliga och pragmatiska funktionen av recensioner;
22) regler för arbete med externa medier;
23) konceptet och detaljerna i en bibliografisk, abstrakt och analytisk informationspublikation;
24) referensrättssystem;
25) psykologi i företagskommunikation, grunderna i konflikthantering;
26) regler för genomförande av affärsförhandlingar och protokollhändelser;
27) etikett och grunder i det internationella protokollet;
28) regler för utarbetande och utförande av dokument;
29) regler för skydd av konfidentiell äganderättsinformation;
30) informations- och kommunikationsteknik;
31) reglerna för övervakning av genomförandet av order från chefen;
32) tekniken för övervakning av utförandet av chefens order;
33) Interna arbetsföreskrifter;
34) krav på arbetskydd och brandsäkerhetsregler;
35) ........................ (andra krav på nödvändig kunskap)
1.4. En biträdande chef bör kunna:
1) analysera och välja informationskällor i enlighet med kriterierna för fullständighet, tillförlitlighet, aktuell information;
2) samla in, bearbeta och analysera information i enlighet med de angivna kraven;
3) överföra information på ett systematiskt sätt;
4) bearbeta och strukturera information, bilda informationsresurser;
5) söka information i befintliga databaser, genomföra information och referensarbete baserat på olika kombinationer av sökfunktioner;
6) utveckla en tematisk plan för granskning, rapport, analytisk referens;
7) underbygga hur brådskande problemet är som ska lyftas fram i granskningen, rapportera, hjälpa;
8) njut informationsresurser och systematisera information enligt specificerade kriterier;
9) korrekt tolka de erhållna uppgifterna och presentera dem i en systematiserad form;
10) bestämma källområdet och litteraturen som är nödvändig för framställning av information och analysmaterial;
11) presentera material i en logisk sekvens;
12) analysera och utvärdera det presenterade materialet;
13) ordna texten i lämplig stil;
14) redigera texten i dokument;
15) formulera slutsatser och rekommendationer;
16) automatisera processerna för insamling, lagring och utfärdande av information;
17) använda automatiserade behandlingsenheter textinformation och fototypsättare;
18) utföra litterär och stilistisk bearbetning av texten, kontrollera den logiska sekvensen av presentation, analys och bedömning, skriva slutsatser och rekommendationer;
19) tillämpa grunderna i psykologi i företagskommunikation;
20) upprätta en reseplan för huvudet;
21) upprätta de dokument som är nödvändiga för en affärsresa, en affärsresa i huvudet;
22) upprätta och upprätta protokoll från möten, sessioner och andra konferenshändelser, utarbeta en deltagarlista, en agenda, närvarolistor och utkast till slutdokument;
23) skriva pressmeddelanden;
24) förhandla med partners;
25) arbeta i multitasking -läge;
26) arbeta med en stor mängd information;
27) skapa och behålla en positiv bild av organisationen och ledaren;
28) användning datorteknik och information och kommunikationsteknik för mer kostnadseffektiva och rationell organisation informationsprocesser, vilket ökar deras flexibilitet och dynamik;
29) utarbeta och verkställa dokument som innehåller instruktioner och order från huvudet;
30) föra register över chefens order, vilket kräver kontroll av fördelarna med att lösa problemet;
31) fatta beslut tydligt och snabbt under arbetets gång;
32) analysera den utförande disciplinen;
33) sminka analytiska rapporter och intyg om resultaten av utförandet av order och order från chefen;
34) använda elektroniska dokumenthanteringssystem;
35) tillämpa datorutrustning och information och kommunikationsteknik för ekonomisk och rationell organisation av informationsprocesser, vilket ökar deras flexibilitet och dynamik;
36) arbeta med en dator, använd en kontorsvit (textredigerare, tabeller);
37) tillhandahålla informationssäkerhet organisationer;
38) ........................ (andra färdigheter och förmågor)
1.5. Den assisterande chefen i sin verksamhet styrs av:
1) ........................ (namn på det ingående dokumentet)
2) Föreskrifter om ........................(strukturens enhetens namn)
3) denna arbetsbeskrivning;
4) ........................ (namn på lokala föreskrifter,reglerar arbetsfunktioner efter position)
1.6. Assistentchefen rapporterar direkt till ........................(namn på chefens position)
1.7. ........................ (andra allmänna bestämmelser)

2. Arbetsfunktioner

2.1. Informationsanalytiskt och organisatoriskt-administrativt stöd för organisationens chef:
1) bildning kommunikation ledare med organisationer;
2) analys av information och beredning av information och analysmaterial;
3) organisation av affärskontakter och protokollhändelser;
4) organisation av verkställandet av chefens beslut.
2.2. ........................ (andra funktioner)

3. Arbetsansvar

3.1. Chefens assistent utför följande uppgifter:
3.1.1. Inom ramen för den arbetsfunktion som anges i punkterna. 1 klausul 2.1 i denna arbetsbeskrivning:
1) utför urvalet av informationskällor i enlighet med de angivna kriterierna;
2) behandlar och tolkar information för utarbetande av beslutsförslag;
3) upprättar förfrågningar på huvudets vägnar om att ta emot dokument och information hos statliga myndigheter och ledning, offentliga organisationer och erhålla relevant information och dokument;
4) informerar chefen om resultaten av behandlingen av förfrågningar och överklaganden;
5) organiserar lösningen av frågor som inte kräver direkt deltagande av chefen;
6) förbereder material för chefens deltagande i arbetet med olika strukturer som en del av statliga och kommunala organ, offentliga organisationer;
7) förbereder dokument för ingående av samarbetsavtal med affärspartners;
8) informerar affärspartners och intresserade organisationer om chefens beslut under genomförandet av avtal.
3.1.2. Inom ramen för den arbetsfunktion som anges i punkterna. 2 klausul 2.1 i denna arbetsbeskrivning:
1) samlar in, bearbetar och analyserar information för att lösa de uppgifter som huvudet ställer upp;
2) förbereder information och analysmaterial;
3) utvecklar en tematisk plan för ett granskningsdokument, rapportera;
4) bestämmer utbudet av bibliografiska källor;
5) utför val av källor och litteratur om ämnet för granskningen, rapporten, analytisk referens;
6) skriver och utför en granskning, rapport, analytisk referens.
3.1.3. Inom ramen för den arbetsfunktion som anges i punkterna. 3 klausul 2.1 i denna arbetsbeskrivning:
1) utför organisationen och planeringen av affärskontakter, möten och huvudresor;
2) anordnar möten, möten och evenemang som hålls av chefen;
3) förbereder material för möten, håller och upprättar protokoll;
4) förbereder presentationer i huvudets riktning;
5) förbereder och håller en presskonferens för huvudet;
6) träffar deltagarna i förhandlingarna, förser dem med informationsmaterial, håller register över förhandlingarna.
3.1.4. Inom ramen för den arbetsfunktion som anges i punkterna. 4 klausul 2.1 i denna arbetsbeskrivning:
1) genomför dokumentera beslut av huvudet, vilket uppmärksammar de anställda i organisationen av huvudets verbala ordningar;
2) samordnar aktiviteterna för genomförandet av chefens beslut;
3) övervakar genomförandet av chefens beslut;
4) upprättar rapporter om genomförandet av chefens beslut och beslut.
3.1.5. Som en del av fullgörandet av sina arbetsfunktioner utför han instruktioner från sin närmaste handledare.
3.1.6. ........................ (annat ansvar)
3.2. ........................ (andra bestämmelser om arbetsansvar)

4. Rättigheter

Chefens assistent har rätt att:
4.1. Delta i diskussionen av beslutsförslag, i möten för deras förberedelse och genomförande.
4.2. Begär förtydliganden och förtydliganden från den närmaste handledaren om dessa instruktioner, utfärdade uppgifter.
4.3. För att begära på den närmaste chefens vägnar och få från andra anställda i organisationen nödvändig information, dokument som är nödvändiga för genomförandet av ordern.
4.4. För att bekanta sig med ledningens utkast till beslut angående den funktion han utfört, med dokumenten som definierar hans rättigheter och skyldigheter i tjänsten, kriterierna för bedömning av kvaliteten på utförandet av hans arbetsfunktioner.
4.5. Skicka in förslag på organisering av arbetet inom ramen för deras arbetsfunktioner för övervägande av deras närmaste handledare.
4.6. Delta i diskussionen om frågor som rör de utförda uppgifterna.
4.7. ........................ (andra rättigheter)

5. Ansvar

5.1. Assisterande chef hålls ansvarig:
- för felaktig eller icke -fullgörande av sina arbetsuppgifter enligt denna arbetsbeskrivning, - på det sätt som föreskrivs i den nuvarande arbetslagstiftning Ryska Federationen, bokföringslagstiftning;
- brott och brott som begåtts under deras verksamhet - på det sätt som föreskrivs i den nuvarande administrativa, straffrättsliga och civila lagstiftningen i Ryska federationen;
- orsakar skada för organisationen - på det sätt som föreskrivs i Rysslands nuvarande arbetslagstiftning.
5.2. ........................ (andra ansvarsbestämmelser)

6. Slutbestämmelser

6.1. Denna arbetsbeskrivning utvecklades utifrånProfessionell standard "Specialist i organisatoriska ochdokumentärt stöd för organisationens ledning ”, godkäntPå order från arbetsministeriet och socialt skydd Ryska Federationendaterad 06.05.2015 N 276n, med hänsyn tagen ........................(detaljer om organisationens lokala föreskrifter)
6.2. Bekanta dig med den här anställningsbeskrivningenutförs vid anställning (innan du tecknar ett anställningsavtal).
Det faktum att arbetstagaren bekantar sig med denna arbetsbeskrivningbekräftad ........................(genom att måla på bekantskaparket, vilket ärintegrerad del i denna manual(i bekantskapsloggenmed arbetsbeskrivningar); i en kopia av arbetsbeskrivningen,förvaras av arbetsgivaren; på ett annat sätt)
6.3. ........................ (andra slutklausuler)

Idag kommer vi att överväga ämnet: "jobbbeskrivning av en chefsassistent", vi kommer att försöka lyfta fram det viktigaste och vid behov en algoritm för åtgärder. Samtidigt har du tillgång till våra experters exklusiva kommentarer. Alla frågor du kan ställa in speciell form efter artikeln. Observera att innan du ställer frågor bör du noggrant läsa artikeln, eftersom de flesta svaren redan finns.

Arbetsbeskrivningen för assisterande chef skapas för att effektivisera arbetsrelationer. Dokumentet indikerar funktionella ansvar, ansvar, anställdas rättigheter.

Positionen "assisterande chef" i olika organisationer kan kallas annorlunda: personlig biträdande direktör, assisterande chef, sekreterare.

Exempel på en typisk arbetsbeskrivning för en chefsassistent

1. Assistent till chefen utses till tjänsten och avskedas på order av chefen för organisationen.

2. Huvudassistenten rapporterar direkt till företagets chef.

3. Under biträdande chefs frånvaro överförs hans rättigheter och funktionella skyldigheter till en annan officiell, enligt rapporter i ordern för organisationen.

4. Till tjänsten biträdande chef utses en person som har en högre utbildning och liknande arbetslivserfarenhet på ett år eller mer.

5. Assistentchefen guidas i sin verksamhet av:

Ryska federationens lagstiftning;
Interna arbetsföreskrifter, stadgan och annat föreskrifter företag;
order och order från ledningen;
denna arbetsbeskrivning.

6. Assistentchefen bör veta:

det fastställda förfarandet för hantering av dokument i organisationen;
regler för företagskommunikation och etikett;
förfarandet för att underhålla rapporteringsdokumentation;
regler för användning av kontorsutrustning, kommunikation;
grunderna för arbete i textredigerare, kalkylblad;
grunderna för kontorsarbete;
organisationens och personalstrukturen i företaget;
förfarandet för ingående och genomförande av kontrakt.

Följande funktionsuppgifter tilldelas den assisterande chefen:

1. Planera chefens arbetsdag: utveckla och komma överens om ett schema för möten, besök, samtal, mottagningar och andra åtgärder.

2. Personligt ackompanjemang av huvudet vid möten, mottagningar, på resor.

3. Tekniskt stöd för chefens arbete: beställning av biljetter, transport; organisering av förhandlingar, möten.

4. Att föra protokoll och andra dokument som registrerar kursen och resultatet av möten, möten, förhandlingar.

5. Att uppmärksamma anställda på strukturella avdelningar i organisationens instruktioner, order från ledningen och kontroll av deras genomförande.

6. Insamling av information, förberedelse och tillhandahållande av analytiska, informations-, referens- och andra rapporter till ledningen.

7. Registerföring, mottagande av korrespondens skickad till huvudet.

8. Registrering av besökare för ett personligt möte med chefen, organisationen av deras mottagning.

9. Godkännande av dokument och ansökningar om huvudets underskrift, deras registrering, bokföring och överföring till chefen.

10. Utarbeta brev, förfrågningar, andra dokument för ledningens räkning.

11. Förberedelse av sessioner, möten, möten, ledda av chefen. Samla in nödvändigt material, meddela deltagarna om tid, plats för deras förvaring, agenda.

12. Uppfyllande av chefsuppdrag.

Chefens assistent har rätt att:

1. Få information om det belopp som krävs för att slutföra de tilldelade uppgifterna.

2. Skicka förslag till ledningen för att förbättra sitt arbete och rationalisera företagets verksamhet.

3. Skicka förfrågningar till organisationsenheter (på chefens vägnar eller på eget initiativ) för att erhålla dokument som är nödvändiga för att utföra hans officiella uppgifter.

4. Krav på institutionens ledning för att skapa de förutsättningar som krävs för att utföra sina officiella uppgifter.

5. Ta oberoende beslut inom deras kompetens.

6. Ha tillgång till konfidentiell information när ett företags behov uppstår.

Assistentchefen ansvarar för:

1. Att ge anställda i organisationen felaktig information.

2. Felaktig utförande av sina uppgifter.

3. Materialskada på organisationen, staten, dess motparter, anställda.

4. Brott mot tidsfristerna för att slutföra uppgifterna.

5. Överträdelse av bestämmelserna i organisationens styrdokument, beslut, förordningar.

6. Avslöjande byta hemligheter, personuppgifter, konfidentiell information.

7. Åtgärder utanför hans kompetens.

8. Brott mot arbetsdisciplin, säkerhetsåtgärder, interna arbetsföreskrifter, brandskydd.

9. Brott mot normer affärsetikett, grov behandling av affärspartners, besökare, anställda i organisationen.

Arbetsbeskrivning: krav på chefsassistent, hans befogenheter och rättigheter + råd om användningen av hans rättigheter

Specifikationerna för en assisterande chefs arbete beror på företagets verksamhet, ledningens krav och innehåller många punkter. För att arbetstagarens uppgifter inte ska verka "vaga" används den assisterande chefens arbetsbeskrivning, som reglerar hans befogenheter och kompetenser som är nödvändiga för arbetet.

Varför behöver du en arbetsbeskrivning

Jobbbeskrivning (DI) avser företagets interna organisatoriska och administrativa dokumentation och är mer detaljerad än ett anställningsavtal. Dokumentet reglerar tjänstens struktur, medarbetarens auktoritet, liksom arbetsuppgifter och ansvar. DI ger insyn i kraven från chefen för den underordnade och underlättar kontrollen över utförandet av officiella uppgifter av den anställde för ledningen.

CI är en ensidig handling från arbetsgivaren, därför är den bindande. Eftersom id för varje företag upprättas oberoende är det viktigt att det inte strider mot Ryska federationens arbetslag och arbetsavtalet. Därför blir det korrekt att först samordna dokumentet med en advokat. Det är i regel upprättat i två exemplar: det ena är i huvudet, det andra hos den anställde.

Texten till arbetsbeskrivningen bör utvecklas av en erfaren advokat. Om du inte har sådana specialister, kontakta ett outsourcingsföretag för hjälp.

Hur är CI användbart för parter i ett anställningsavtal:

reglerar tydligt kvalifikationskrav till positionen, ordningsföljden för ledningen, gränserna för rättigheter och skyldigheter och mått på ansvar;
medarbetaren förstår utbudet av personliga befogenheter och ansvar. Om han till exempel tilldelas en plikt som inte gäller JI, har han rätt att vägra att utföra den utan några negativa konsekvenser för sig själv;
om uppsägning (på grund av inkonsekvens i tjänsten) bestrids av den anställde i domstol, kommer CI att bli ett kraftfullt argument för att bedöma arbetstagarens prestationer och kommer att hjälpa arbetsgivaren att skydda företagets intressen i domstolsförfaranden.
förenklar förfarandet för att motivera den ekonomiska genomförbarheten av kostnaderna för arbetstagarnas arbete före skatten (giltigheten av åtgärder för att förbättra personalens kvalifikationer, kostnaden för långväga och internationella telefonsamtal, etc.)

Vi gör en arbetsbeskrivning korrekt

Positionen som assisterande chef innebär ett ganska brett spektrum av funktioner. I praktiken kan detta namn förstås som två helt olika officiella befogenheter och de funktioner som utförs av positionen:

biträdande chef med sekretariats- och administrativa uppgifter;
fullfjädrad assistent till regissören, lösa vissa grupper av frågor.

Assistentdirektörs arbetsbeskrivning

Egenskaperna för varje position, som återspeglas i ID: n, består av tre sektioner: vad den anställde måste veta, vilket arbetsansvar som fastställs och erforderlig kvalifikationsnivå.

Liksom anställningsavtalet innehåller CI följande bestämmelser:

Namnet på organisationen som gjorde CI (måste motsvara de statliga registreringsdokumenten).
Namnet på dokumentet är "Jobbbeskrivning". Nummer och serienummer.
Grundläggande bestämmelser (fullständigt namn, i vilka allmänna frågor som specialisten bör förstå, vem som ersätter, om assistenten är frånvarande, vem som följer, obligatorisk minsta erfarenhet).
Arbetsfunktioner.
Jobbansvar.
Rättigheter.
Ett ansvar
Detaljer och underskrifter.

Chefen måste uppfylla tillräckligt höga krav:

högre specialiserad utbildning (teknisk, juridisk, ekonomisk, etc.);
arbetslivserfarenhet på minst tre år (detta bestäms individuellt för varje organisation);
vissa färdigheter som krävs i företaget (till exempel praktiska färdigheter inom tillverkning, kunskap teknikprocess, försäljningssystem).

DI bör först och främst innehålla en klausul om att specialisten tillhör kategorin ledningspersonal, utses och avskedas av direktören. All formulering bör innehålla en korrekt beskrivning av de uppgifter som kommer att ligga i assistentens kompetens.

Den biträdande direktören måste känna till det rättsliga och regelverk som styr organisationen. Som regel, när det gäller dess sammansättning, är detta en ganska omfattande lista över dokument: från organisationens stadga till riktlinjer, utbildningsmaterial, lokala och federala handlingar som reglerar riktningarna för företagets verksamhet, detaljerna i dokumenthantering.

De viktigaste bestämmelserna inkluderar allmänna bestämmelser som en chef bör förstå:

förstå företagets struktur och dess divisioner;
organisation av kontorsarbete, kontrollera utförandet av order och order från direktören av anställda;
delta eller självständigt genomföra affärsförhandlingar;
ta emot besökare;
förstår teknisk support administrativt arbete företagets chef (färdigheter i att arbeta med en dator, kontorsutrustning, intercom, etc.);
grunderna för ledning och organisation av arbetskraft.

Arbetsansvar för den assisterande direktören:

accepterar, kontrollerar och systematiserar korrespondensen som mottagits av organisationens direktör, rapporterar om resultaten av verkställandet av direktörens beslut;
överför order till specifika artister, strukturella enheter, förfrågningar och andra typer av dokumentation, förbereder svar;
kontrollerar de anställdas arbete, genomförandet av de mottagna orderna från ledningen i tid;
accepterar personligen ansökningar från underordnade och andra dokument, överför dem till huvudet för underskrift;
granskar och reviderar dokumentation för projekt som lämnats in för chefsgodkännande;
förbereder möten och möten som hålls av chefen (samlar in material, håller protokoll, meddelar och registrerar deltagare, fastställer dagordningen);
samordnar underordnadas arbete inom gränserna för officiella befogenheter;
utför arbete för att säkerställa säkerheten för dokumentation och att den överförs till arkivet i rätt tid.

Listan över uppgifter för en biträdande direktör för en specifik organisation kan utökas eller omvänt minskas. Allt beror på kraven på tjänsten, detaljerna i och omfattningen av företagets arbete och andra faktorer som påverkar chefens arbetsschema.

Utöver en anställds uppgifter innehåller CI också avsnitt om en biträdande direktörs rättigheter och skyldigheter.

Den assisterande direktörens rättigheter och skyldigheter:

Tillsammans med arbetsuppgifterna har den anställde rätt att:

lägga fram förslag som syftar till att förbättra företagets verksamhet inom ramen för deras arbetsansvar;
begära nödvändig dokumentation och information från anställda, avdelningschefer;
företräda företagets intressen i statliga myndigheter och kommersiella organisationer;
interagera med motparter i enlighet med den etablerade myndigheten.

I avsnittet om anställdas ansvar är det nödvändigt att lista de typer av ansvar som hänvisar till normerna i Ryska federationens arbetslag, Ryska federationens civillagstiftning, Ryska federationens administrativa brott, Brottsligheten Ryska federationens kod. Det är inte värt att specificera typerna av kränkningar och specificera specifika artiklar, annars om det uppstår problem är det inte lätt att bevisa den anställdes skuld.

Assisterande chefsposition

I tjänsten som assisterande chef ingår en förteckning över arbetsuppgifter som personlig assistent för chefen med en kombination av sekretariatsuppgifter. Anställda som ägnar sig åt denna typ av verksamhet klassas som personliga assistentchefer. Följaktligen är deras befogenheter mycket mindre än en assisterande direktör, så kvalifikationskraven är inte så strikta.

En anställd behöver inte ha en högre utbildning, långsiktig arbetslivserfarenhet, andra kvalifikationer, oftast finns det inga andra anställda i underordnad.

En biträdande chefs uppgifter inkluderar:

direktörens tidshantering (utarbetande av schemat för möten, affärsresor, signeringsdokument, etc.);
mottagning och omfördelning av telefonsamtal;
arbeta med inkommande dokumentation;
tekniskt stöd för chefens arbete (beställning av biljetter, transport, förberedelser för förhandlingar och möten), samt hans stöd;
organiserar arbetsplats chefen för nödvändiga brevpapper, kontorsutrustning;
på ledning av direktören, kommunicerar sina order till avdelningscheferna och anställda i företaget;
upprätthålla affärskontakter
gör ett möte med ledningen;
utför andra separata beställningar.

Arbetarna introduceras för ID under underskrift och en kopia överlämnas till deras händer. För att dokumentet ska få laga kraft måste myndigheterna godkänna det. CI -godkännande liknar godkännande av interna handlingar. Det kan vara en separat beställning eller en stämpel som jag godkänner, läggs längst upp på ID: t och signeras av chefen.

För nyheter om småföretag har vi lanserat en särskild kanal i Telegram och grupper i

På generaldirektör företaget har mycket ansvar. Med utvecklingen av organisationen utökas detta ansvarsområde. Det finns mycket "omsättning" som ledaren måste lägga tid på istället för att lösa problem som riktar sig direkt till företagets utveckling. Detta minskar effektiviteten hos specialistens aktiviteter. En del av de uppgifter som inte kräver höga kvalifikationer kan delegeras till biträdande generaldirektören.

Assisterande VD -positioner är svåra att definiera. Faktum är att denna specialists uppdrag bestäms utifrån VD: s behov. En anställds aktivitet kan fokuseras på en aspekt. Tänk på de positioner där assistenter arbetar i praktiken:

Kontorist. Denna specialist är ansvarig för att arbeta med dokumentation. I hans ansvarsområde finns samtal, olika dagliga uppgifter.
Personlig assistent. Specialiserar sig på att organisera VD: s arbetsdag, affärsmöten och konferenser. Specialisten följer också chefen med på affärsresor.
Vice VD. Den anställde har rätt att fatta beslut i ett begränsat antal frågor.

Som regel kombinerar assistenten i praktiken funktionerna hos flera specialister. V stora företag VD kan ha två assistenter. Till exempel organiserar man arbetstid huvudet, och den andra är engagerad i pappersarbete.

Assistenten tillhör kategorin chefer. Han rapporterar direkt till VD. Krav som vanligtvis presenteras för en anställd:

Högre utbildning i relevant profil (till exempel juridik).
Arbetserfarenhet från tre år.

I regel är andra anställda underordnade den biträdande generaldirektören. Han har stora befogenheter: från rätten att utfärda order för att kontrollera olika avdelningar.

VIKTIG! Att utse en hjälpare är inte alls en överkillning. Denna åtgärd gör att ledaren kan fokusera på att lösa problem som kräver hög professionalism och kreativitet. "Omsättningen" delegeras till assistenten. Detta ökar effektiviteten för både VD och företaget självt.

Lagstiftning

Aktiviteterna för assistenten till den generaldirektören regleras av regleringsföreskrifter:

Metodiska rekommendationer.
Charteret.
Arbetsavtal.
På order från huvudet.
Arbetsbeskrivning.

Vilket ansvar har en biträdande VD?

Ansvaret för en biträdande VD varierar beroende på företagets storlek. I små företag är de anställda engagerade i kontrollen över kurirernas, chefernas och livets stöd på kontoret. I stora organisationer har VD vanligtvis två assistenter. En personlig assistent organiserar chefens arbetsdag, den andra behandlar alla andra frågor. Listan över specialistansvar kan variera avsevärt. Ansvaret bör i alla fall anges i arbetsbeskrivningen. Tänk på en grov lista:

Organisation av förhandlingar, inklusive per telefon.
Mottagande av korrespondens.
Organisation av möten och sammankomster: beredning av relaterat material, kontroll över efterlevnad av föreskrifter, genomförande av protokoll, stenografi.
Kontroll över genomförandet av order från VD.
Tillhandahåller papper för signatur till huvudet.
Mottagning av generaldirektörens besökare.
Organisering av affärsresor (till exempel bokning av rum, beställning av biljetter).
Säkerställa ett effektivt arbete för VD.
Gör en plan för arbetsdagen.
Informationsstöd från VD.
Deltagande i möten och affärsmöten.
Organisation av affärsmöten.
Organisering av presentationer.
Utarbetande av rapporter om utgifter.
Utförande av personliga order.
Skapande av databaser, virtuella presentationer med hjälp av en PC.

En assistent är den person som ligger närmast VD. Ofta är hans arbetsdag inte standardiserad. Medarbetaren löser en mängd olika uppgifter, så han måste ha lämpliga personliga egenskaper.

Anställdas rättigheter

Assistenten för generaldirektören har följande rättigheter:

Bekanta dig med chefens projekt och beslut angående assistentens verksamhet.
Rätt att få nödvändig information.
Rätten att fatta beslut inom ramen för officiella befogenheter.

En biträdande VD kan bemyndigas. Till exempel kan en anställd ha rätt att underteckna dokument.

Ansvaret tilldelas assistenten

Ansvaret för assistenten bör anges i arbetsbeskrivningen. Den anställde är ansvarig i följande fall:

Underlåtenhet att följa arbetsbeskrivningar.
Åtgärder som bryter mot Ryska federationens lagar.
Orsakar skada.

Om assistenten har gjort sig skyldig till tjänstefel utförs en utredning innan han åläggs ansvar. Det behövs för att fastställa graden av skuld. Nyckelpersoner i företaget är inblandade i utredningen. Utifrån dess resultat upprättas ett dokument. Beroende på graden av skuld kan den anställde bli straffad. Assistenten kan också få sparken.

Vilka personliga egenskaper krävs av en assistent?

Det största utbudet av uppgifter tilldelas den personliga assistenten. Vissa specialister arbetar i en riktning, men detta gäller inte assistenten. Det kräver multitasking, mångsidighet. Tänk på de personliga egenskaper som en biträdande VD måste ha:

Proaktiv, proaktiv.
Möjligheten att förutse den fortsatta utvecklingen i situationen.
Förhindra komplikationer.
Mångsidighet.
Anpassning till en snabbt föränderlig miljö.
Flytande i ett eller flera främmande språk.
Möjlighet att arbeta med informationsflöden.
Möjlighet att behålla sekretess.
Förmåga systemanalys situationer.
Möjligheten att erbjuda flera lösningar samtidigt.
PC -kunskaper på en genomsnittlig till hög nivå.
Kunskap om grunderna i tidshantering.
Möjlighet att samordna flera anställdas aktiviteter.
Diplomati.
Sällskaplighet, förmågan att lösa konflikter.
Operativt arbete med stora mängder information.
Bra minne.
Möjlighet att prioritera.

Assistenten måste vara kompetent, stressbeständig. Kunskap om relaterade specialiteter är önskvärd (till exempel kunskap om grunderna i rättsvetenskap).

När behöver en VD en personlig assistent?

En assistent anställs om VD har en lång lista med ansvar. Även om chefen klarar uppgiften kan större delen av omsättningen bromsa arbetet. Det är att arbeta med de dagliga angelägenheterna som en assistent anställs. Som regel bjuds dessa anställda in till stora företag. VD för små organisationer kan hantera allt arbete på egen hand.

Arbetsbeskrivning för den assisterande chefen: funktioner i utarbetandet

Arbetsbeskrivning är ett dokument som fastställer de uppgifter som utförs av den anställde, definierar hans arbetsuppgifter och gränserna för hans ansvar.
Även om utvecklingen av arbetsbeskrivningar för varje yrke eller position i Ryska federationen inte regleras av arbetslagstiftning, är det i de allra flesta anställningsorganisationer (som statlig form egendom och privat), krävs detta dokument.

Vad är instruktionen till för?

Arbetsbeskrivningen för den assisterande chefen innehåller så mycket information som möjligt

Lämpligheten med att utarbeta en arbetsbeskrivning beror på att det i händelse av en rättegång, utan den, kommer att vara svårt att bevisa arbetstagarens underlåtenhet att fullgöra sina arbetsuppgifter (och deras uttömmande lista finns i instruktionsdokumentet), eftersom arbetskontraktet med arbetstagaren i enlighet med del 2 i artikel 57 Arbetsbalken RF innehåller endast positionen och dess allmänna arbetsfunktion.

I arbetsbeskrivningen kan arbetsgivaren:

Motivera avslag till sökanden för en tjänst på grund av bristande efterlevnad av kraven i den
Tydligt avgränsa ansvar mellan enskilda arbetare
Utvärdera medarbetarens prestanda både under testperioden och efter den
Motivera den anställdes otillräcklighet i den position han intar (med hänsyn till resultaten av certifieringen).

Förekomsten av en arbetsbeskrivning är också användbar för den anställde själv, eftersom den sätter gränserna för hans uppgifter och ansvar och att utföra funktioner som inte tillhandahålls av vare sig anställningsavtalet eller jobbansvar ingen borde.

Utvecklings- och instruktionsavsnitt

Instruktionen träder i kraft från ett visst datum, och den anställde måste vara bekant med den mot underskrift. Det är lämpligt att ge den anställde en kopia av detta dokument (även mot underskrift). Enligt etablerad praxis innehåller instruktionen standardavsnitt:

Allmänna bestämmelser
Jobbansvar
Rättigheter
Ett ansvar

Det är viktigt att komma ihåg att instruktionen inte är utformad för någon anställd, utan för en specifik tjänst / yrke. Därför, med hänsyn till särdragen i en viss position, fastställer instruktionen det antal arbetsuppgifter som den anställde kommer att utföra i denna specifika position.

Funktioner i jobbbeskrivningen för den assisterande chefen

Biträdande chef - Ansvarig befattning

Assistentchefen är en specialtjänst. En biträdande chefs jobbfunktion är att organisera sin chefs arbete, både tekniskt och organisatoriskt.

Schemalägga möten och evenemang, planera en arbetsdag, vecka, mer lång period, organisation av resor och evenemang, kontroll av utförandet viktiga dokument- detta är bara en liten del av ansvaret för en kvalificerad biträdande chef.

Det är fel att identifiera positionerna och följaktligen de uppgifter som sekreteraren, assistenten, kontorschefen och assisterande chefen utför. Om de första positionerna innebär fler stödfunktioner krävs organisatoriska och administrativa funktioner från assistentchefen. Det är ingen slump att kvalifikationshandboken kategoriserar denna position som verkställande.

Följaktligen ställs de krav som ställs på en anställd som anställs för tjänsten som biträdande chef vad gäller ledarskapet: från utbildningsnivå till kvalifikationer och tidigare arbetslivserfarenhet. Personliga egenskaper är också mycket viktiga.

Eftersom varken i anställningsavtal, inte heller i andra dokument innehåller en detaljerad beskrivning av biträdande chefs kompetenser, måste de återspeglas så exakt som möjligt i arbetsbeskrivningen. Funktioner i instruktionen för positionen "Assistent till huvudet":

Detaljerad definition av referensvillkor
Utarbeta instruktioner analogt med huvudets instruktioner (exklusive naturligtvis funktionen av direkt ledning och fatta individuella beslut)
Övervägande av vissa ansvarsområdenas konfidentiella karaktär
Ökat ansvar för ond tro (med hänsyn tagen till de möjliga konsekvenserna av att skada arbetsgivaren)
Möjligheten att utföra funktioner som delegeras av chefen dessutom.

Allmänna krav för chefsassistent

Ofta ställs särskilda krav på tjänsten som assisterande chef.

Avsnittet "Allmänna bestämmelser" kan, förutom att ange kraven för erfarenhet och utbildning, även omfatta nödvändiga färdigheter, underordning och proceduren för substitution. Oftast upprättas följande villkor:

Högre utbildning
Erfarenhet (vanligtvis minst 1 år och ibland mer)
Kunskaper i främmande språk.
Företagskommunikation, skriv- och etikettkunskaper
Innehav av kontorsutrustning
Stress tolerans

Dessutom måste en anställd i denna position känna till företagets lokala handlingar, komma överens med anställda och ledningen. När det gäller främmande språk är det värt att kräva kunskap endast i dessa fall om assistenten praktiskt kommer att använda dem under utövandet av sina uppgifter.

En person som innehar tjänsten som assisterande chef måste kunna använda och lagra konfidentiell information.

Uppgifter och rättigheter

Vanligtvis inkluderar en biträdande chefs ansvar:

Utförande av direktuppgifter för ledningen
Planering och samordning av chefens arbetstid
Kontroll och organisation av förhandlingar (både telefon och muntlig)
Utarbeta och redigera affärsdokument
Kontroll av sekretess och säkerhet av dokumentation

Funktioner som kopiering, underhåll av informationsdatabaser och annat tekniskt och hjälparbete utförs vanligtvis av en sekreterare (sekreterare-assistent). För framgångsrikt arbete den assisterande chefen är utrustad med ganska breda rättigheter:

Representera organisationens intressen i möten och telefonsamtal
Begär all nödvändig information, dokument från anställda för att utföra order från chefen
Inom gränserna för delegerad myndighet, fortsätt korrespondens och förhandlingar, godkänn dokument för att lösa aktuella frågor.

Naturligtvis kompletterar och ändrar varje organisation, med hänsyn till arten av sin verksamhet, listan över rättigheter som tilldelas en anställd.

Ansvarsgränser

Arbetsbeskrivningen för en assisterande chef undviker framtida tvister

Vid ansvarstagande bör man komma ihåg de rättsliga normerna:

För underlåtenhet att fullgöra officiella uppgifter - i enlighet med arbetslagen
För brott - inom gränserna för administrativ, civil och strafflagstiftning
För materiella skador - i enlighet med normerna i Arbets- och civila koder.

Efter att ha utvecklats arbetsbeskrivning Assistent till chefen, med hänsyn till normerna för den nuvarande lagstiftningen och specifika egenskaper för en viss organisations verksamhet, kan du inte bara välja den lämpligaste medarbetaren för en sådan ansvarsfull tjänst, utan också undvika eventuella tvister i framtiden.

En persons arbetsförhållanden och hans eller hennes effektivitet kan bero på detaljeringsgraden och konkretiseringen. I slutändan behöver ledaren en verklig samvetsgrann assistent. Vi bör också uppmärksamma våra läsare på att chefen kan ha flera assistenter. De kan vara specialiserade, tekniska, ekonomiska, etc.

Det finns en typ av chefer som inte har suppleanter i personalen. Han gör allt själv, och flera assistenter hjälper honom bara med detta. Han fattar alla beslut ensam. För att utarbeta en högkvalitativ arbetsbeskrivning för en assisterande chef är det nödvändigt att involvera chefen själv i processen. Annars blir det bara ett papper.

Videon lär dig hur du blir självförtroende och klarar en anställningsintervju:

Har du märkt ett misstag? Markera det och tryck på Ctrl + Enter att meddela oss.

Personlig assistent - vem är det?

Personlig assistent - vem är det? Vid en första anblick skiljer sig en personlig assistent inte från en sekreterare, arbetsuppgifterna är desamma och arbetsförhållandena likartade. Låt oss förstå yrket "personlig assistent" mer i detalj.

Så vem är den personliga assistenten? Förmodligen finns det ingen mer kontroversiell position än en personlig biträdande chef. De förväxlas ofta med en personlig sekreterare eller kontorschef. Ansvaret och kraven för dessa yrken har faktiskt mycket gemensamt, men det finns också betydande skillnader.

En personlig assistent eller assisterande chef är en professionell inom sitt område som kommer ihåg allt och alltid.

Personer med sekreterar- och sekretariatskunskaper är lämpliga för den personliga assistentposten kontorsarbete med hög professionella egenskaper och de som vet hur man sätter ledarens intressen över personliga. Hela företagets framgång beror på rätt val för assistentposition.

Den personliga assistentens arbetsuppgifter till chefen:

Huvuduppgiften för en personlig assistent är att befria chefen från att lösa administrativa och organisatoriska problem. Gör hans arbete så bekvämt som möjligt.

Vad gör en personlig assistent?

koordinerar arbetsprocessen och hanterar chefens tid. Anordnar möten, förhandlingar och möten. Schemalägger tid, prioriterar, meddelar deltagarna. Påminner i tid om födelsedagar och viktiga händelser;
filtrerar strömmen av telefonsamtal och meddelanden, förfrågningar via e-post;
fullständigt kontorsarbete: behandling och redovisning av inkommande, utgående och intern korrespondens, registrering av dokument, organisation av permanent och tillfällig lagring av dokument, sändning av korrespondens;
leder affärskorrespondens på ryska / engelska;
ger instruktionerna från huvudet till exekutörerna. Styr utförandet av uppgifter i tid;
skapar bekväma arbetsförhållanden för chefen på arbetsplatsen och hjälper till att lösa problem på personliga affärer(betala räkningar, interagera med familjen, välja och köpa presenter, etc.);
fullt resestöd för chefen och hans familj: boka biljetter, boka hotell, skaffa visum, beställa transfer, hyra bilar, yachter, privatflyg.

I praktiken utför den personliga assistenten några av ansvarsområdena inom det affärsområde där chefen arbetar. En personlig assistent kan fungera som en personlig sekreterare, eller bli sin ledares högra hand och utföra mer komplexa uppgifter.

Assistenter eller biträdande chefer blir ofta fullvärdiga suppleanter, har en personalstyrka och en personlig sekreterare i sin underordning. Kandidater vid universitet och institut ser positionen som personlig assistent som en början i början av sin karriär. Dessutom betalas assistentens arbete ganska bra.