Ändring av dagordningen. Hur man skriver en agenda för ett möte. Meddelande om möte

Alla viktiga beslut som fattas vid bolagsstämmor måste registreras. Dokumentär fixering av hur händelsen ägde rum kan behövas i framtiden om det uppstår oenigheter - upp till kontakt med högre myndigheter.

Vad är detta dokument

Provprotokoll bolagsstämma måste uppfylla ett antal krav, som vi kommer att överväga i vår artikel. Om rätt form inte följs, ur juridisk synvinkel, kan de fattade besluten anses ogiltiga.

Det är därför som det är mycket viktigt att känna till reglerna för hur man upprättar ett protokoll. Den som är ansvarig för detta är skyldig att äga denna information.

Det är obligatoriskt att upprätta protokoll om bolagsstämman för LLC -deltagarna ägnas åt ett möte med företrädare för andra företag, löser tvister och problem som läggs fram för kommissionen, industriförhandlingar. Hans huvudmålet- att dokumentera de avtal som antogs genom ett gemensamt beslut under evenemanget.

Om så allvarliga frågor som förändringar i grundarnas sammansättning, frågor om reformering eller fullständig likvidation av företaget etc. berörs, upprättas protokollet med en förstudie av urvalet som togs i beaktande när man skrev det tidigare liknande dokumentera.

Rätten att kontrollera att dess beteende är korrekt tillhör de kontrollerande myndigheterna. Om de finner rättsliga inkonsekvenser förklaras händelsens resultat ogiltiga.

Vad innehåller den exakt

Protokollet upprättas i två exemplar och senast 15 dagar från det datum då mötet hölls. Här är en lista med information som måste anges i den:

• tid och datum för mötet;
• adressen där mötet ägde rum;
• det totala antalet röster av deltagare, med beaktande av de frånvarande;
• uppgifter om den person som utses av ordföranden och de som utgjorde presidiet.

En obligatorisk punkt är en lista över frågor som agendan innehåller. De viktigaste som ska lösas formuleras i form av abstrakt och listas i protokollets form. Information om det beslut som fattats om varje enskild post registreras också utan att misslyckas.

Preliminär förberedelse

Den som är ansvarig för att organisera och genomföra hela evenemanget måste ta hand om genomförandet av ett antal förberedande förfaranden, nämligen: han formulerar mötets dagordning, tar hand om insamlingen nödvändiga dokument och är engagerad i att meddela sin plats och datum till alla som har rätt att delta. De är skyldiga att informeras om frågorna på den föreslagna dagordningen för att kunna förbereda sig.

Information om de närvarande antecknas i protokollet av sekreteraren innan mötet börjar. För att göra detta måste antalet röster i protokollet vara i enlighet med den tidigare sammanställda listan över förväntade deltagare.

Eftersom det ibland är omöjligt att omedelbart spela in all information som tas upp under diskussionen, får den person som ansvarar för protokollet använda ljud och video för att upprätthålla noggrannheten. Dessutom instrueras sekreteraren att skissa för hand på papper.

Obligatoriska prov på protokollet från generalförsamlingen innehåller meddelanden från alla som talade, sammanfattning projekt som föreslås för genomförande och all dokumentation på grundval av vilken det slutliga beslutet fattades. Om något av detta förbises kan dokumentet ogiltigförklaras.

Olika former av ledning

Lagstiftningen låter dig behålla protokollet i en utökad eller kort form. Den senare formen kallas protokoll-schemat. Den innehåller vanligtvis information om talarna och en sammanfattning av debatten. Kärnan i vart och ett av talen är skriven i en detaljerad form.

Ledningen bestämmer vilken typ av dokument som ska väljas. Oftast enas denna fråga av ordföranden med deltagarna.

Protokollet från bolagsstämman i ett LLC kan inte erkännas som giltigt om organisationens namn inte anges fullständigt i det. Den förkortade förkortningen ska stavas först efter det.

All data måste överensstämma med de ingående dokumenten. Rubriken i protokollet ska ange typen av möte eller namnet på det organ som leder det. Sekreteraren föreskriver vidare all information om evenemangets genomförande, som kan planeras, extraordinär eller årlig. Andra alternativ är också möjliga.

Lagen kräver att protokoll upprättas med en frekvens på minst en gång om året. Evenemangets form måste också registreras i protokollet och är avsett med deltagarnas personliga närvaro eller i frånvaro.

Vad mer är viktigt

Exempel på protokollet från bolagsstämman måste innehålla stämmans faktiska adress. Huvuddelen av formuläret innehåller listan över uppgifter som måste lösas vid mötet. När det gäller årsmötet borde lagen fungera en viss mängd obligatoriska frågor.

En viktig punkt är registrering av varje medlem i mötet. Samtidigt anges hans fullständiga namn, position och antalet röster i besittning. När det kommer till aktiebolag, uppgifter om pass eller fullmakter anges.

Mötets start- och sluttider fastställs också av sekreteraren, vilket är viktigt. Om faktiska (till och med formella) fel i formuläret hittas blir alla fattade beslut ogiltiga.

Baserat på talens resultat passar deras huvudsakliga bestämmelser in utan att ge hela rapporten i varje rapport, det vill säga informationen lämnas av sekreteraren i en avhandling. Förfarandet avslutas med att protokollet undertecknas av ordföranden och sekreteraren med obligatorisk montering av det faktiska datumet för slutförandet.

Om det blir ett möte i arbetskollektivet

Detta genomförs på evenemang som är viktiga för alla. Dess syfte är att lösa de ackumulerade oenigheterna, övervaka genomförandet av företagets interna regelverk etc.

Enligt Arbetsbalken, antalet närvarande måste vara från hälften till 2/3 av hela laget. Beslutet fattas vanligtvis med enkel majoritet av rösterna.

Kraven för protokollet från ett sådant möte liknar de som anges ovan för allmänna ärenden. Dokumentet måste upprättas på brevpapper företag (organisationer). Det är vanligt att lista högtalarna med en indikation på var och en av dem.

Om agendan bestod av flera frågor är arbetskollektivet skyldigt att överväga var och en för sig och fatta ett beslut på individuell basis. De sammanfattade resultaten bör återspegla de frågor som beslutet visade sig vara positivt eller följaktligen negativt.

Hur protokollet från bolagsstämmorna i ett flerfamiljshus upprättas

För närvarande uppstår många frågor om ägarmöten. lägenhetsbyggnader eller HOA. Detta gäller både för genomförandet av själva mötena och för rätt design protokoll.

Det bör noteras att en enda juridiskt antagen universell form av detta dokument existerar inte. Varje HOA eller flerbostadshus (MKD) kan ha sin egen mall för ett sådant dokument. I detta avseende kan det ibland uppstå motsättningar i ämnet hur man upprättar ett protokoll, vilka frågor som kan och bör ingå i det.

Först och främst är det frågan om utnämning av ordförande och sekreterare. De väljs bland de ägare som samlats vid evenemanget. Om flera kandidater föreslås samtidigt fattas beslut genom omröstning. Därefter instruerar ordföranden sekreteraren att spela in resultaten.

Om räkningskommissionen

Ofta väljer ägare vid sådana möten också en räkningskommission, även om detta förfarande inte föreskrivs i bostadskoden. Eftersom en sådan åtgärd enligt lagen inte är obligatorisk, kommer frånvaron av en kommission inte att göra omröstningsresultaten ogiltiga.

Ett undantag är alternativet när det beslutades att välja räkningskommission på obligatorisk basis vid en preliminär bolagsstämma. Då är bristande efterlevnad av denna och andra punkter i föreskrifterna ett brott. I det här fallet kan en annan form av arrangemanget utmanas i domstol.

Vems signaturer är viktiga

Oenigheter uppstår ofta om vem som ska skriva under det slutliga protokollet. Vissa tror att detta är uppgiften för alla ägare som är närvarande vid evenemanget. Det finns faktiskt inget sådant behov.

Om mötet hålls personligen är uppgiften för var och en av ankomsterna att checka in registreringsformuläret innan evenemanget startar. De signaturer de tillhandahåller indikerar närvaron av ett beslutsförhållande.

Under protokollföringen räknas antalet röster för dem som är ”för”, ”emot” och ”avstått” utan undantag och anges av sekreteraren i den lista som är avsedd för detta. För att ge en sådan beräkning rättslig kraft och för att undvika felaktigheter är det vettigt för var och en av väljarna att utfärda en omröstning för att personligen fästa nödvändiga uppgifter med sin egen signatur.

Detta förfarande för rapportering av resultaten garanterar transparens och noggrannhet i beräkningen. Exempelprotokoll från bolagsstämman tvingar att använda en liknande omröstning om mötet hålls i frånvaro.

Behöver du detaljer?

Är det möjligt att inte inkludera alla förslag, kommentarer och andra uttalanden från ägarna i det slutliga protokollet och är det värt att göra det alls? För att exakt återspegla händelsens kronologi är sådan inkludering naturligtvis att föredra. Dessutom, om protokollet inte innehåller information om dem som uttryckte sin oenighet med de föreslagna besluten, är rättstvister och erkännande av händelsens resultat som ogiltiga möjliga.

Men det blir mest korrekt att fokusera på vilken information som är väsentlig och inte. Att ange namnen på objekten "aktuella problem" eller "diverse" är opraktiskt. Denna typ av information har ingen värdefull betydelse och tillåter inte ägarna att förbereda sig i förväg för evenemanget och utveckla en tydlig uppfattning om de frågor som föreslås för upplösning.

Glöm inte att var och en av ägarna måste få ett meddelande om det kommande evenemanget senast 10 dagar före datumet. Samtidigt måste han informeras om vilka frågor som ska sättas på dagordningen. Det är därför, både i det preliminära meddelandet och i det slutliga protokollet det rekommenderas att använda ett så specifikt språk som möjligt.

Huvudsakliga tillämpliga regler:

S. 7 Art. 37 i federal lag av 08.02.1998 N 14 -FZ "On Limited Liability Companies" (nedan - lagen om LLC).

Efter att generalförsamlingen för LLC -deltagarna har valt ordförande vid generalförsamlingen och alla frågor som ska behandlas har tagits med på dagordningen, uppmanar ordföranden alla mötesdeltagare att godkänna förslaget till dagordning för mötet.

Förfarande för godkännande av dagordningen

Lagen om aktiebolag reglerar inte förfarandet för godkännande av agendedeltagarna vid bolagsstämman.

För att undvika riskerna med att ytterligare utmana de beslut som fattades vid generalförsamlingen, rekommenderas det att godkännas av företagets deltagare som är närvarande vid mötet (om det finns beslutsförhållande), med en majoritet av rösterna av det totala antalet röster från företagets deltagare (klausul 8 i artikel 37 i lagen om LLC föreskriver inte kvalificerad majoritet när de beslutar att godkänna dagordningen för bolagsstämman, i enlighet med punkt 3 i punkt 8 i artikel 37 i Lag om LLC, ett sådant beslut kan fattas med en majoritet av rösterna av det totala antalet röster medlemmar i samhället om behovet av ett större antal röster inte föreskrivs i bolagets stadga).

Notera!

I enlighet med punkt 7 i art. 37 i lagen om LLC har bolagsstämmans bolagsstämma endast rätt att fatta beslut om agendaposter som meddelas företagets deltagare i enlighet med punkterna 1 och 2 i artikel 36 i lagen om LLC, såvida inte alla deltagare i företaget delta i denna generalförsamling.

För att undvika riskerna med att ytterligare utmana de beslut som fattas på generalförsamlingen av deltagare i frågor som ytterligare introducerades under mötet, rekommenderas det att godkänna dem som en del av agendan endast om alla deltagare är närvarande vid mötet. Godkännande av sådana frågor på dagordningen rekommenderas att utföras med en majoritet av rösterna av det totala antalet röster från företagets deltagare (på grundval av punkt 3, punkt 8, artikel 37 i LLC -lagen).

Brott vid godkännande av dagordningen för bolagsstämman för LLC -deltagare

Följande överträdelser kan begås vid godkännande av dagordningen för bolagsstämman.

Ändra ordalydelsen i dagordningen.

Inkludera ytterligare frågor i frånvaro av alla medlemmar i LLC vid mötet.

Om dessa överträdelser upptäcks kan deltagarna vända sig till domstolen med en begäran om ogiltigförklaring av de beslut som fattats vid bolagsstämman, med stöd av punkt 1 i art. 43 i LLC -lagen.

Tillbaka till bordet >>>

5.5. Antagande av beslut om agendaposter vid den ordinarie bolagsstämman med LLC -deltagare

Huvudsakliga tillämpliga regler:

Konst. 37 i federal lag av 08.02.1998 N 14 -FZ "On Limited Liability Companies" (nedan - lagen om LLC).

Efter godkännande av dagordningen för den ordinarie bolagsstämman med LLC: s ordförande, överlämnar ordföranden för generalförsamlingen för diskussion på generalförsamlingen frågan om att fatta beslut i varje fråga på dagordningen. Innan omröstning är det möjligt att föra en diskussion om var och en av dagordningen. I det här fallet måste protokollet innehålla information om den eller de personer som talade i denna fråga, samt information om innehållet i hans tal.

Beslutet fattas av bolagsstämman genom att rösta ”för” eller ”emot” det. I detta fall anses beslutet antaget om det antal röster som krävs i enlighet med lagen om LLC anges för antagandet.

Agendapost		Lagens regel
Omorganisation eller avveckling av ett företag		par. 2 s. 8 art. 37 i LLC -lagen
Beviljande av ytterligare rättigheter till en deltagare (deltagare) i företaget		par. 1 s. 2 art. 8 i LLC -lagen
Uppsägning eller begränsning av ytterligare rättigheter som tilldelas alla medlemmar i företaget
Åläggande av ytterligare skyldigheter för alla medlemmar i företaget, uppsägning av ytterligare skyldigheter		klausul 2 i art. 9 i LLC -lagen
Introduktion till stadgan, ändring och undantag från stadgan om begränsningar av den maximala storleken på andelen av en företagsdeltagare och möjligheten att ändra andelen andelar i företagets deltagare		klausul 3 i art. 14 i LLC -lagen
Ökning av ett företags auktoriserade kapital på grundval av en ansökan från en deltagare (uttalanden från deltagare) i ett företag om ytterligare bidrag		klausul 2 i art. 19 i LLC -lagen
Ökning av nominellt värde för andelen av en företagsdeltagare som har lämnat in en ansökan om ytterligare bidrag		klausul 2 i art. 19 i LLC -lagen
Förändring i storleken på aktierna i företagets deltagare i samband med en ökning av det auktoriserade kapitalet på grundval av en ansökan från deltagaren (uttalanden från deltagare) i företaget om att göra ytterligare bidrag		klausul 2 i art. 19 i LLC -lagen
Ökning av ett företags auktoriserade kapital på grundval av en ansökan från en tredje part (tredje part) om att acceptera honom (dem) i företaget och göra ett bidrag		klausul 2 i art. 19 i LLC -lagen
Godkännande av en tredje part (tredje part) i företaget		klausul 2 i art. 19 i LLC -lagen
Bestämning av nominellt värde och storleken på andelen av en tredje part (tredje part) som accepteras i företaget		klausul 2 i art. 19 i LLC -lagen
Ändring i storleken på aktierna i företagets deltagare i samband med en ökning av det auktoriserade kapitalet på grundval av en ansökan från en tredje part (tredje part) om att acceptera honom (dem) i företaget och göra ett bidrag		klausul 2 i art. 19 i LLC -lagen
Ändringar av ett företags stadga i samband med en ökning av det auktoriserade kapitalet på grundval av en ansökan från en tredje part (tredje part) om att acceptera honom (dem) i företaget och göra ett bidrag		klausul 2 i art. 19 i LLC -lagen
Introduktion till bolagets stadga om bestämmelser som fastställer företrädesrätten att köpa en andel eller en del av en andel i auktoriserat kapital företag till ett pris som fastställts av stadgan, inklusive en förändring i ett sådant pris eller förfarandet för att fastställa det		punkt 4 i art. 21 i LLC -lagen
Introduktion till företagets stadga om bestämmelser som fastställer möjligheten att använda företrädesrätten att köpa inte hela eller inte hela andelen i det auktoriserade kapitalet i det företag som säljs		punkt 4 i art. 21 i LLC -lagen
Införande av bestämmelser i bolagets stadga som ger möjlighet att erbjuda en andel eller en del av en andel i bolagets auktoriserade kapital till alla medlemmar i företaget oproportionerligt i förhållande till storleken på deras aktier		punkt 4 i art. 21 i LLC -lagen
Införandet av bestämmelser i bolagets stadga om villkor för uppfyllande av företagets skyldighet att betala det verkliga värdet av deltagarens andel på dess begäran i de fall som anges i stycke. 1 och 2, punkt 2 i art. 23 i LLC -lagen		klausul 2 i art. 23 i LLC -lagen
Införande av bestämmelser i ett företags stadga om en annan tid än tre månader från det att motsvarande förpliktelse inträffade eller förfarandet för att fullgöra företagets skyldighet att betala det verkliga värdet av aktien eller emissionen i natura samma värde för deltagaren som har lämnat in en ansökan om utträde ur företaget		Klausul 6.1 i art. 23 i LLC -lagen
Kvittning av deltagarna i företaget och (eller) tredje parter för monetära fordringar mot företaget på grund av deras ytterligare bidrag (bidrag)		punkt 4 i art. 19 i LLC -lagen
Försäljning av en aktie (del av en aktie) som tillhör företaget till deltagarna, till följd av vilken storleken på aktierna i företagets deltagare ändras, liksom dess försäljning till tredje part och fastställande av ett annat pris för den sålda aktien		punkt 4 i art. 24 i LLC -lagen
Betalning till borgenärer av det verkliga värdet av andelen eller en del av andelen av deltagaren, på vars egendom fordran tas ut		par. 2 s. 2 art. 25 i LLC -lagen
Monetär värdering av egendom bidrog till att betala för aktier i bolagets auktoriserade kapital		klausul 2 i art. 15 i LLC -lagen
Introduktion till stadgan om bestämmelser som ger deltagarna rätt att dra sig ur företaget		klausul 1 i art. 26 i LLC -lagen
Införande av ändringar i bolagets stadga som föreskriver skyldigheten för företagets deltagare att göra bidrag till företagets egendom genom beslut av bolagsstämman		klausul 1 i art. 27 i LLC -lagen
Introduktion till företagets stadga om bestämmelser som fastställer förfarandet för att bestämma bidragsbeloppet till företagets egendom som är oproportionerligt i förhållande till storleken på andelarna i företagets deltagare, liksom bestämmelser som fastställer begränsningar för att göra bidrag till företagets egendom		klausul 2 i art. 27 i LLC -lagen
Ändring och uteslutning av bestämmelserna i bolagets stadga, fastställande av förfarandet för att bestämma bidragsbeloppet till företagets egendom som är oproportionerligt i förhållande till storleken på aktierna i företagets deltagare, liksom begränsningar för att göra bidrag till företagets egendom, fastställda för alla deltagare i företaget		klausul 2 i art. 27 i LLC -lagen
Introduktion till företagets stadga om bestämmelser som fastställer förfarandet för vinstfördelning mellan deltagarna i företaget, samt ändring och uteslutning av sådana bestämmelser		klausul 2 i art. 28 i LLC -lagen
Introduktion till stadgan för bestämmelser som fastställer förfarandet för att bestämma antalet röster för företagets deltagare, samt ändringar och raderingar av sådana bestämmelser		klausul 1 i art. 32 i LLC -lagen
Ändringar i företagets stadga (ökning eller minskning av det auktoriserade kapitalets storlek)		par. 1 s. 8 art. 37 i LLC -lagen
Bidra till företagets egendom		par. 2 s. 1 art. 27 i LLC -lagen
Skapande av filialer och öppnande av representativa kontor		klausul 1 i art. 5 i LLC -lagen
Uppsägning eller begränsning av ytterligare rättigheter som tilldelas en viss medlem i företaget	Med en majoritet på minst 2/3 av det totala antalet röster från företagets deltagare (förutsatt att deltagaren som äger ytterligare rättigheter röstade för ett sådant beslut eller gav skriftligt samtycke)	par. 3 s. 2 art. 8 i LLC -lagen
Ytterligare ansvar åläggs en specifik medlem i företaget	Med en majoritet på minst 2/3 av det totala antalet röster från deltagarna i företaget (förutsatt att deltagaren som ytterligare ansvar åläggs på röstade för ett sådant beslut eller gav skriftligt samtycke)	klausul 2 i art. 9 i LLC -lagen
Undantag från bolagets stadga av bestämmelser som fastställer företrädesrätten att köpa en andel eller en del av en andel i ett bolags auktoriserade kapital till ett pris som fastställts av stadgan		punkt 4 i art. 21 i LLC -lagen
Undantag från företagets stadga av bestämmelser som fastställer möjligheten att använda företrädesrätten att inte köpa hela eller inte hela andelen i det auktoriserade kapitalet i det företag som erbjuds till försäljning		punkt 4 i art. 21 i LLC -lagen
Undantag från bolagets stadga om bestämmelser som ger möjlighet att erbjuda en andel eller en del av en andel i ett bolags auktoriserade kapital till alla medlemmar i företaget oproportionerligt i förhållande till storleken på deras aktier		punkt 4 i art. 21 i LLC -lagen
Undantag från bolagets stadga av bestämmelser om villkor för uppfyllande av företagets skyldighet att betala det verkliga värdet av andel av en deltagare på dess begäran i de fall som anges i stycke. 1 och 2, punkt 2 i art. 23 i LLC -lagen		klausul 2 i art. 23 i LLC -lagen
Undantag från bolagets stadga av avsättningar för en annan tid än tre månader från dagen för motsvarande förpliktelse eller förfarandet för att fullgöra företagets skyldighet att betala det verkliga värdet av aktien eller emissionen samma värde till deltagaren som har lämnat in en ansökan om utträde ur företaget		Klausul 6.1 i art. 23 i LLC -lagen
Ändring och uteslutning av bestämmelserna i ett företags stadga som fastställer begränsningar för att göra bidrag till ett företags egendom för en specifik medlem i företaget		klausul 2 i art. 27 i LLC -lagen
Andra frågor		par. 3 s. 8 art. 37 i LLC -lagen

Enligt punkt 9 i art. 37 i lagen om LLC kan en LLC stadga föreskriva en kumulativ omröstning om val av styrelseledamöter (tillsynsnämnd), kollegial verkställande organ och / eller revisionskommission samhälle.

Vid kumulativ omröstning multipliceras antalet röster som tillhör varje deltagare i LLC med antalet personer som ska väljas till LLC: s organ, och deltagaren i LLC har rätt att avge alla röster för en kandidat eller distribuera dem mellan två eller flera kandidater. De kandidater som får flest röster anses vara valda.

Notera!

På frågan om det är möjligt i en LLC: s stadga att ge möjlighet att fatta beslut av generalförsamlingens deltagare enhälligt, om det i enlighet med lagen om LLC inte krävs enhällighet för att fatta beslut om dessa frågor har olika rättspraxis utvecklats. Se guiden för företagstvister. Generalstämma med deltagare i ett aktiebolag >>>

Öppet, om inte annat anges av stadgan.

Konsekvenser av kränkning

Överträdelse av förfarandet för att hålla en generalförsamling av deltagare i ett LLC innebär att administrativt ansvar åläggs på tjänstemän- från tjugotusen till trettio tusen rubel; för juridiska personer - från femhundratusen till sjuhundratusen rubel (klausul 11 ​​i artikel 15.23.1 i Ryska federationens administrativa kod).

Nästan alla av oss har varit tvungna att delta i olika möten mer än en gång. Och jag tror att många har hört från kolleger följande uttalande: "Återigen ett möte, men när ska man arbeta?" Hundratusentals möten hålls i vårt land varje dag. Men tyvärr är detta fallet när kvantitet inte översätts till kvalitet, eftersom principen "ju mer, desto bättre" helt klart inte fungerar här. Endast effektivt hållna möten kan ge ett märkbart konkret resultat och påverka företagets kvalitet. Jag skulle vilja att företagen, vars anställda kunde ansluta sig till de välkända raderna från dikten av V.V. Mayakovskijs "Prozosatavshie" blev allt mindre:

Du kan inte somna av spänning.
Tidig morgon.
Jag möter den tidiga gryningen med en dröm:
"Åh åtminstone
Mer
Ett möte
Angående utrotningen av alla möten! "

Typer av möten

Möte - möte, möte, tillägnad diskussionen av en specialfråga eller flera frågor.

Typerna av utökat möte är:

• symposium- Ett utökat möte om en särskild vetenskaplig fråga.
• konferens- utökat möte, till exempel bland forskare, politiker;
• kongress, kongress- ett möte med en bred sammansättning som regel i regional, nationell eller internationell skala.

Inom ramen för ett visst företag, beroende på huvuduppgiften, skiljer sig följande typer av möten:

• operativ;
• lärorik;
• problematisk.

Klassificeringen av möten kan baseras på andra kriterier, till exempel frekvensen: planerat, oplanerat.

Dessutom, enligt mötets art, är de indelade i följande typer:

• diktatorisk- kännetecknande för en auktoritär typ av ledning, när mötet leds och har den faktiska rösträtten endast av ledaren, får resten av deltagarna endast möjlighet att ställa frågor, men inte att uttrycka sin egen åsikt;
• enväldig- baserat på chefens frågor till deltagarna och deras svar på dem, det finns som regel inga diskussioner, bara en dialog är möjlig;
• segregerande- rapporten diskuteras endast av deltagarna som väljs av chefen, resten lyssnar och noterar informationen som presenteras;
• diskutabelt- Fri diskussion och utveckling av en gemensam lösning. rätten att fatta ett beslut i den slutliga formuleringen förblir hos huvudet;
• fri- den antar inte en tydlig agenda, ibland är ordföranden frånvarande, ibland slutar det med ett beslut, men handlar i princip om ett utbyte av åsikter.

Sammantaget har mötesdeltagarna möjlighet att uttrycka sin syn på de diskuterade ämnena, föra den information de besitter till alla mötesdeltagare, diskutera kontroversiella frågor, överväga alternativa lösningar. Det är trots allt inte för ingenting som de säger att sanningen föds i en tvist.

Men mötet är dyrt. Tänk på att om din organisation har ett timmars möte med åtta deltagare varje dag, betyder det att en anställd bara får betalt för att delta i möten. Mötet ska inte ses som ett sätt att informera anställda, det är det bästa sättet att bedöma och fatta beslut. Ett kollektivt beslut har mer vikt än ett enda beslut. Därför är ett möte idealiskt där det är nödvändigt för teamet att delta i att diskutera ett problem och hitta lösningar, där det är nödvändigt att överväga olika synpunkter.

Möteförberedelse

Framgången för ett möte är 90% beroende av kvaliteten på dess förberedelse. Varje, även det kortaste, mötet kommer bara att gynnas av förarbete.

Den anställd som är ansvarig för förberedelsen av evenemanget måste först och främst ta reda på:

• syftet med mötet,
• huvudfrågor för diskussion,
• Lista över deltagare,
• plats, tid och form för evenemanget.

Observera att i ett antal organisationer finns ett visst förfarande för att hålla möten, vilket kan fastställas i särskilda förordningar. I det här fallet är uppgiften mycket förenklad.

Om flera personer är involverade i förberedelsen av mötet, utfärdas som regel en order på företaget om att hålla mötet, som bestämmer arbetsgruppens sammansättning och planen för dess förberedelse (se exempel 1).

Dagordningens utformning

Det är ordförandens uppgift att fastställa dagordningen, men det är sekreterarens ansvar att dokumentera dagordningen.

Agendan upprättas först efter det att syftet med mötet har fastställts. Samtidigt ska målet vara tydligt formulerat, ha logisk fullständighet och entydig tolkning. Ett litet antal frågor bör finnas med på dagordningen så att du kan diskutera dem i detalj på mötet. Men tyvärr är detta krav inte alltid uppfyllt och agendan är överbelastad, vilket gör det omöjligt att förbereda och diskutera alla frågor noggrant. Här gäller principen ”less is better”. Försök därför alltid att bli av med sekundära frågor som kan lösas utanför mötet.

Agendan upprättas vanligtvis i skriftlig (tryckt) form ... Naturligtvis kan möten hållas utan en förberedd lista med frågor, men i det här fallet bör de åtminstone muntligen uppmärksammas mötesdeltagarna. Jag tror att ingen skulle argumentera för att en skriftlig agenda är en mer effektiv form och låter alla fokusera på det som behöver göras: före, under och efter mötet. Det är planen för evenemanget. Möten utan det blir ofta till allmänna diskussioner, vars deltagare inte fokuserar på viktiga frågor. Många vittnen till oförberedda möten var mer än en gång tvungna att hantera en sådan situation när någon akut begärde information från sina underordnade och resten tvingades slösa tid på att vänta. Sådana brister påverkar diskussionens rytm negativt och följaktligen dess effektivitet.

Angående hur man ordnar punkter på dagordningen , det finns två diametralt motsatta åsikter.

Enligt den första synvinkeln bör frågorna ordnas i ordning efter deras betydelse och komplexitet. Argumenten här är följande: i början av mötet är medarbetarna mer aktiva, de är inte trötta än och därför diskuteras de viktigaste och svåraste frågorna bäst i början.

Anhängare av den andra synvinkeln tror att frågor som kräver utökad diskussion och utarbetning bäst övervägs i den andra tredjedelen av mötet, när deltagarnas fysiska och mentala prestanda når sin topp. Aktuella problem som inte kräver mycket tid kan lösas först och i slutändan lämna de enklaste frågorna, intressanta och trevliga saker.

Baserat på arbetspraxis kan vi rekommendera läsarna att följa den andra synvinkeln, eftersom Börja med enklare frågor, du kan ställa en viss rytm, eftersom de inte kräver detaljerad utarbetning, anställda, diskuterar dem, inte har tid att bli trötta - de fungerar som en "typ av uppvärmning" innan de arbetar med mer komplexa problem . När huvudarbetet är gjort och publikens uppmärksamhet minskar kan du gå vidare till att diskutera mer intressanta frågor som inte kräver spänning (i den sista tredjedelen av mötet), till exempel om att organisera ett företagsevenemang till ära för företagets jubileum eller om resultaten av deltagande i en utställning.

Vi lever i en dynamisk värld. Under mötets förberedelser kan prioriteringarna ändras upprepade gånger till följd av att man får mer tillförlitlig och aktuell information. Det som var relevant för oss för bara några timmar sedan kan bli helt ointressant. Därför ska den godkända agendan för en workshop aldrig ses som något oföränderligt. I det här fallet kan det rekommenderas att utveckla ett förfarande för justering av dagordningen efter dess godkännande, vilket bör återspeglas i arbetsordningen för möten.

Utarbetad dagordning godkänt av chefen, presenteras ett exempel på ett sådant dokument i exempel 2. Men i praktiken används också ofta en förenklad form. Som framgår av exempel 3 har den inte en godkännandestämpel (det finns till och med designalternativ utan den ansvariga chefens underskrift), men det är dessa former av stämningar som är de vanligaste. Den första blanketten är mer informativ, innehåller information om plats, datum och mötesdeltagare och har en stämpel av godkännande. Därför kan det rekommenderas att använda det för de viktigaste mötena, och för att fungera och fungera kan dagordningen undertecknas av sekreteraren efter en preliminär muntlig diskussion med ordföranden. Förfarandet för att upprätta dagordningen är fastställt i föreskrifterna för eventuella möten vid företaget.

Mötesdeltagare

Efter att ha definierat syftet med mötet och de olika frågor som kommer att diskuteras vid det kan du gå vidare till valet av kandidater för deltagarna. Till mötet anställda bör bjudas in :

• som fattar viktiga beslut i frågor som tas upp till diskussion (deras åsikt kan vara avgörande);
• som i enlighet med sina officiella uppgifter har viss information om de frågor som behandlas;
• som av sin verksamhet bör känna till den information som presenteras vid mötet;
• som kommer att organisera genomförandet av mötenas beslut.

Du borde bjuda in personer som kan rösta olika punkter vision och samtidigt redo för fruktbar interaktion.

Nyttan av ett möte är omvänt proportionell mot antalet deltagare. Det belopp som rekommenderas av psykologer för ett internt affärsmöte - från 6 till 9 personer, detta säkerställer hög produktivitet, människor går inte vilse i massa, och en sådan grupp är lättare att kontrollera. I praktiken hålls möten i både mindre och större grupper, var och en med sina egna fördelar och nackdelar.

Agendan kan åtföljas av lista över inbjudna som anger deras positioner. Detta görs när man organiserar stora möten med ett stort antal deltagare. Detta praktiseras aktivt i federala organ. exekutiv makt... I kommersiella organisationer är det bättre att inkludera mötesdeltagare och inbjudna på mötesagendan, som visas i exempel 2.

På stora institutioner, för möten om de viktigaste frågorna, hjälp på deras meriter , vilket anger orsaken och syftet med att lyfta frågan för diskussion. Tillsammans med hjälp kan erbjudas utkast till beslut .

Om ett stort antal personer, filialchefer, dotterbolag eller företrädare för tredje part, sedan skickade inbjudningar (meddelanden) till mötet. Som regel består ett sådant dokument av:

• behandling;
• information om datum, plats och tid för evenemanget;
• dagordning;
• erbjuder att delta;
• begäran om bekräftelse på deltagande i mötet.

Inbjudningarna (aviseringarna) undertecknas av de personer som ansvarar för förberedelsen av evenemanget. Ett möjligt designalternativ visas i exempel 4.

Mötet avgör också vilken typ av dokument som ska skickas till deltagarna. Som regel är dessa:

• inbjudan (anmälan) till mötet, upprättad på företagets brevpapper, eller
• dagordningen i den form som antagits på företaget.

Agendan ska skickas ut några dagar innan evenemangets start (vanligtvis 3-5 dagar) så att deltagarna har möjlighet att förbereda sig. Det bifogas material som ska diskuteras (utkast till rapporter om varje fråga, informationsmaterial som presenteras av de ansvariga utförarna). Sådan medföljande dokumentation kan skickas ut senare - 1-2 dagar före mötet. I det här fallet bör du ta hänsyn till det verkliga förhållandet mellan mängden information som du behöver bekanta dig med och den återstående tiden.

Mötesvärdar behöver inte bara skicka inbjudningar (eller agendor) till deltagarna, utan också ge feedback. Det bör klargöras om de kommer att kunna delta, om de behöver tekniska medel.

Utarbetande av dokument för mötet (rapporter, informationsmaterial)

Så ingen kommer att läsa 10-15 sidor fast text med små bokstäver. Spara därför inte på dina anställda och använd optimal storlek font - 12. Mindre text kan användas, till exempel för fotnoter.

Använd inte för många typer av teckensnitt samtidigt (2 räcker, till exempel de vanligaste - Times New Roman och Arial). Det är bättre att markera textfragment med olika stilar (kursiv, fetstil) eller understrykning.

Tänk på hur många nivåer av rubriker i texten du behöver, behöver du numrera dem, hur kommer du att markera namnen på tabeller, diagram och figurer? Allt detta hjälper läsaren att snabbt navigera i dokumentet.

Det viktigaste är att den formateringslogik du valt inte kränks i samma dokument, och det är önskvärt att den respekteras (även med mindre avvikelser) inom hela uppsättningen material.

Deltagarnas tal kan stödjas av skriftliga rapporter ... Observera att rapporten är en av de längsta affärshandlingar... Dess skrivning hänvisar till de färdigheter som krävs för att framgångsrik karriär... Därför kommer vi att ge flera grundläggande rekommendationer för utarbetandet av rapporttexten. Det borde vara:

• så kort som innehållet och syftet tillåter;
• begriplig (enkel, inte förvirrande);
• logisk;
• strukturerad.

Mycket ofta är syftet med att skriva en rapport att ha ett visst inflytande på läsarna: att övertyga dem om att acceptera en viss synpunkt, att ändra sin egen åsikt eller att vidta specifika åtgärder. Rapporten ska riktas till en fördefinierad grupp, innehålla övertygande argument och förutse eventuella invändningar.

Utöver rapporterna förbereds mötet informationsmaterial som högtalarna använder. Inte konstigt att det ryska ordspråket säger: "Bättre att se en gång än att höra hundra gånger." Det finns många visuella hjälpmedel. Till exempel kan två enkla grafer vara mer effektiva än ett komplext diagram, och de är enklare och snabbare att bygga. Modern datorteknik gör det möjligt att i rapporten inkludera många grafiska bilder upp till färgillustrationer.

Förberedelse av rummet

Mötesrummet måste vara förberett i förväg.

Du måste ventilera det eller slå på luftkonditioneringssystemet om några timmar.

Stolar bör ordnas noggrant och deras antal bör vara 1-2 fler än det planerade antalet deltagare och inbjudna. Under diskussionen kan du snarast behöva bjuda in någon från personalen. Då har de någonstans att sitta.

Tabellerna borde ha skrivredskap(pennor, pennor och ark med A4 -papper eller praktiska anteckningsböcker A5 eller större). Användning av märkesvaror uppmuntras.

Platser på bord Mineral vatten och glasögon, som placeras upp och ner på servetter, och deras antal bör vara 1-2 fler än de som är närvarande.

Om markörskivor används för tydlighetens skull är det nödvändigt att se till att det finns flera flerfärgade markörer, samt att blötlägga det så kallade "suddgummit" med en speciell vätska.

Om du använder tekniska medel måste de installeras i förväg, bekanta dig med driftsreglerna och kontrollera deras funktionsförmåga. Det är absolut nödvändigt att ange möjligheten att ansluta bärbara datorer. När du använder diabilder är det nödvändigt att se till att de är tillgängliga vid mötet, placera projektionsskärmen så att den kan ses av alla närvarande.

Mer exotisk utrustning kan behövas. Till exempel på livsmedelsföretag det är möjligt att göra en provsmakning av en produkt och jämföra den med konkurrenternas produkter. I det här fallet är det nödvändigt att tillhandahålla tillgänglighet för engångsservis för varje deltagare.

Vissa företag tillåter inte att mobiltelefoner tas med på möten av säkerhetsskäl. I detta fall bör möjligheten att förvara dem hos chefssekreteraren ges.

Att genomföra ett möte

Om agendan är upptagen, då Vi rekommenderar att du fastställer en tidsgräns för diskussionen ... Han disciplinerar deltagarna och hjälper ordföranden att kontrollera mötets framsteg. En ungefärlig tidtabell för ett möte för diskussionen av en fråga kan se ut så här:

• inledande kommentarer (tidsbegränsningar under mötet och den ungefärliga tiden för dess slut diskuteras) - högst 10 minuter;
• huvudrapport - upp till 30 minuter;
• frågor till talaren - högst 2 minuter. alla;
• medrapport, meddelande - högst 10 minuter;
• frågor till medföredraganden - högst 1 min. alla;
• föreställningar - 5-7 minuter vardera. varje;
• talarens svar - högst 5 minuter;
• svar från medrapporterare - högst 3 minuter. alla;
• hjälp under mötet - högst 3 minuter;
• läsa utkastet till beslut - högst 3 minuter;
• sammanfattning av mötets resultat - högst 10 minuter.

Maximal varaktighet möten bör inte överstiga tre till fyra timmar om dagen. Baserat på en persons psykofysiologiska egenskaper rekommenderas att man tar en paus efter 1,5 - 2 timmars arbete i 15 minuter.

Mötets exakta tid bestäms av ordföranden. I detta fall bör mänskliga biorytmer beaktas. Till exempel har ergonomiska studier visat att den bästa tiden att fatta beslut är sent på morgonen. Psykologer rekommenderar att de flesta möten hålls på eftermiddagen. Enligt teorin om biorytmer har en person två toppar av arbetsförmåga-mellan 9-12 timmar och mellan 16-18 timmar. Långa möten i slutet av dagen kan dock tvinga människor att fatta snabba och inte alltid optimala beslut. Framgång beror inte på mötets längd, utan på hur aktiva alla deltagare är.

I genomsnitt sträcker sig varaktigheten av möten i företaget från 30 minuter till 2 timmar. Du bör försöka hålla mötet så kort som möjligt, så långt dina mål tillåter. Det är ingen hemlighet att i många företag blir möten om frågor som kan diskuteras på 20 minuter till en lång diskussion på 2 timmar. Världen har samlat mycket erfarenhet av rationella och till och med originella lösningar på detta problem. Till exempel, i vissa japanska företag går anställda ut i hallen, och mötet hålls där, dessutom stående. Det råder ingen tvekan om att sådana diskussioner passar in i den tidsram som rekommenderas av experter - en timme, högst en och en halv. Det är svårt för mig att föreställa mig en sådan form av att hålla möten kl Ryska företag- vi är fortfarande långt från Japan när det gäller affärsorganisation, men vi har fortfarande allt framför oss.

• informativa och operativa möten bör inte överstiga 20-30 minuter och problematiska-1,5-2 timmar;
• diskussionen om en komplex fråga bör inte ta mer än 40-45 minuter;
• efter 30-40 minuters arbete börjar deltagarnas uppmärksamhet försvagas;
• efter 70-80 minuter uppträder fysisk trötthet;
• efter 80-90 minuter utvecklas negativ aktivitet - samtal och utrikesfrågor börjar;
• om mötet fortsätter i mer än 2 timmar utan paus, visas deltagare som godkänner alla beslut.

Mötesdokumentation

Det viktigaste börjar direkt efter mötet. När allt kommer omkring kommer dess effektivitet att bero på genomförandet av de fattade besluten. För att göra detta är det nödvändigt att utarbeta ett protokoll där besluten registreras skriftligen, med angivande av ansvariga exekutörer och tidsfrister för att slutföra uppgiften. Normalt, i slutet av mötet, kommer ordföranden att sammanfatta diskussionen och kort meddela vilka åtgärder som bör vidtas, av vem och när. Det är protokollet som dokumenterar de uppnådda överenskommelserna och anger anvisningarna för det arbete som ska utföras.

Protokollet är en obligatorisk del av mötets sista etapp. Protokollet ska registrera framstegen i diskussionen av frågor och de beslut som fattats. Protokollet återspeglar aktiviteten i ett gemensamt beslutsfattande av ett kollegialt organ eller en grupp anställda.

Beroende på typ av möte och andra faktorer kan följande sammanställas protokollformulär :

• full protokoll, som innehåller en redogörelse för alla tal på mötet (det registrerar de frågor som diskuterats och beslut som fattats, tal från deltagare, frågor, kommentarer, etc.);
• kort protokollet, som innehåller namnen på talarna och korta anteckningar om talets ämne, de beslut som fattats (utan detaljer i diskussionen).

Beslutet om vilken form av protokoll som ska hållas vid mötet fattas av chefen för det kollegiala organet eller chefen för organisationen.

I grunden är protokollet sammandraget av mötet. Det kan vara grunden för att diskutera de frågor som tas upp vid nästa möte. Från detta dokument kommer de frånvarande från mötet att kunna ta del av värdefull information(de kan vara ansvariga exekutörer som inte var inbjudna till diskussionen). Därför är det nödvändigt att inkludera följande punkter när du utarbetar ett protokoll:

• datum och tid för workshopen;
• deltagare;
• dagordningen och dess genomförande;
• fattade beslut;
• planerade åtgärder;
• ansvariga exekutörer;
• utförandeperiod.

Protokollet sparas under mötet av sekreteraren, som antecknar (stenografer) eller registrerar mötesdeltagarnas tal på en diktafon. Den huvudsakliga professionell kvalitet sekreteraren måste ha förmågan att lyssna, vilket för närvarande är en underskattad egenskap. Det är mycket vanligt att de flesta i ett möte börjar prata på en gång. Av alla de ord vi använder har bara en liten del objektiv information som bör registreras i dokumentet. Många människor inramar sina tankar med ord som uttrycker deras känslor för publiken eller deras relation till gruppen. För att isolera essensen från ett sådant verbalt flöde krävs en betydande koncentration av uppmärksamhet, liksom kunskap om de grundläggande affärsprocesserna i organisationen. Låt oss ge ett antal rekommendationer till den som registrerar:

• ta fakta och idéer, inte bara ord;
• lyssna på orden om åtgärderna: utförda, avsedda eller godkända;
• markera ord som talar om möjlig förändring;
• tveka inte att kontakta de närvarande om du inte har fattat eller förstått det beslut som fattats under den aktiva diskussionen eller den kommande åtgärden;
• sammanfatta den föregående innan du går vidare till nästa diskussionspunkt. Samtidigt ber ordföranden som regel att läsa utkastet till beslut och vid behov justera det (det bör noteras att om en arbetsgrupp, då är det hon som ska förbereda utkastet till beslut), och sekreterarens uppgift inkluderar bara fixering beslutet i protokollförslaget.

Protokollets utformning har ett antal särdrag. Om det varade i flera dagar anges start- och slutdatum för mötet efter en streck. Antalet minuter är det ordinarie numret för mötet i det kollegiala organet sedan början av året.

Protokoll prenumererar ordförande och sekreterare. I särskilt viktiga fall bör talare syn protokoll, visas visum på dokumentets vänstra marginal, i nivå med talinspelningen.
Det material som lämnas in för övervägande bifogas protokollet: certifikat, rapporter, projekt etc. som upprättas som bilagor.

Som regel beror den tid som är tilldelad för att förbereda protokollet på typen av möte och bör fastställas i företagets lokala föreskrifter. Vanligtvis slutförs protokollet inom några timmar efter mötet eller nästa dag, medan diskussionens minnen är färska i minnet av sekreteraren, ordföranden och alla närvarande.

Alla mötesdeltagare måste skickas en kopia av protokollet och de ansvariga utförarna i specifika frågor som inte var närvarande vid mötet, ett utdrag ur protokollet, som endast skulle innehålla den information som är nödvändig för utförandet av ordern. Prov registrering av ett utdrag från protokollet från produktionsmötet ges i exempel 5. Tidpunkten för att skicka en kopia av protokollet till mötesdeltagarna eller utdrag ur protokollet bör fastställas i företagets lokala bestämmelser.

Vanligtvis, kopia av protokollet görs genom att göra en kopia av de ursprungliga protokollet undertecknade av mötesordföranden och sekreteraren. I det här fallet, i det övre högra hörnet av dokumentet, stämpel "KOPIERA", och inte "KOPIERA KORREKT", som görs i många organisationer, och i slutet av protokollet görs en certifieringspost i enlighet med GOST R6.30-2003: när du certifierar en kopia av dokumentet sätts en certifieringsskrift in nedanför "Signatur" -kravet "Sant", positionen för den person som certifierade kopian, hans personliga signatur och dekryptering av signaturen (initialer, efternamn), datum för certifiering(se exempel 6). I det här fallet måste den person som har rätt att intyga kopior av protokollen ha sådana lokala befogenheter. föreskrifter företag, till exempel kan detta återspeglas i instruktionen för kontorsarbete.

En kopia av protokollet (samt ett utdrag ur protokollet) är tillåtet intyga med sigill en organisation som bestäms efter eget gottfinnande. Men som regel stämplas inte kopior av dokument (på utdrag) som används inom organisationen. Därför är det inte i våra exempel 5 och 6.

Om du gör en kopia av ett flersidigt protokoll måste de fotokopierade arken i dokumentet först sys, och i detta fall görs certifieringsskriften på baksidan av dokumentets sista blad. I praktiken sys flersidiga kopior som endast används internt inte.

Kontrollen det finns en deadline och till punkten. Ansvaret för tidsfristkontroll tilldelas kontorsarbetstjänsten, och kontrollen utförs i huvudsak av den närmaste handledaren. Vid nästa möte kan du informera anställda om genomförandet av besluten från föregående möte.

I enlighet med art. 5 i listan över typiska hanteringsdokument som bildas i organisationernas verksamhet (2000), följande lagringsperioder för protokoll :

• protokoll från organisationens kollegiala verkställande organ (kollegium, råd, direktorat, styrelse, etc.) - ständigt;
• protokoll från vetenskapliga, expertiska, metodologiska, rådgivande organ i organisationen (kommittéer, kommissioner, råd, etc.) - ständigt;
• protokoll från möten med chefen för organisationen - ständigt;
• mötesprotokoll arbetskollektiv organisationer - ständigt;
• mötesprotokoll strukturella enheter organisationer - 5 års EIC;
• protokoll från bolagsstämmor, aktieägare - ständigt.

De flesta protokollen har en permanent lagringstid, vilket gör det mycket viktigt att arbeta med denna typ av dokument i ett företag. Därför är inte bara arkivlagring viktigt, utan också organisationen av operativ lagring av protokoll i företaget i enlighet med den godkända ärendenomenklaturen.

Elektroniskt arbetsflöde och möten: vad är gemensamt?

Företagen känner alltmer behov av god förvaltning... Införandet av system syftar till detta. elektronisk dokumenthantering(SED). Vi uppmärksammar det faktum att det i många EDMS finns en modul som är utformad för att automatisera arbetsflödet som följer med möten kollegiala kroppar förvaltning. Han kan effektivt lösa följande uppgifter:

• planering och förberedelse av möten;
• ge chefen praktiska verktyg för att analysera tidigare möten;
• kontroll över genomförandet av beslut som fattas efter mötet.

I en eller annan form (beroende på den specifika programvara) följande funktioner kan implementeras:

• utformning av förslaget till dagordning;
• distribution av meddelanden till exekutörer som ansvarar för utarbetandet av beslutsutkast;
• erhålla utkast till beslut och intyg från ansvariga utförare;
• bildande av ett paket med dokument för mötet;
• distribution av ett paket med dokument till mötesdeltagarna;
• distribution av inbjudningar, dagordning;
• bildande av mötesprotokollet;
• kontroll över genomförandet av beslut från möten.

Om EDMS implementerar ett fullfjädrat block av automatisering av kontroll över utförandet av order, då kan du generera nödvändig rapportering. Som regel kan du göra val genom att:

• F.I. O. ledaren som gav ordern;
• F.I. O. ansvarig utförare;
• tidsfristen för genomförandet av order;
• försenade beställningar.

Kompetent användning av EDMS är utformat för att underlätta vårt arbete och frigöra tid för att lösa problem som maskiner ännu inte kan hantera.

* * *

Med tanke på att VD stort företag tillbringar i genomsnitt 17 timmar i veckan, Verkställande direktör- 23 timmar och mellanchefen - 11 timmar i veckan för deltagande i möten, då kan effektiviteten i deras innehav frigöra mycket användbar tid och energi. Och ditt bidrag till denna ädla sak kan vara betydande!

Instruktioner

Börja förbereda agendan så snart ledningen har beslutat om datum och ämne för mötet. I hot pursuit blir det lättare för dig att formulera sina poäng. Dessutom har du tillräckligt med tid att korrigera det första alternativet om chefen vill ändra.

Markera de viktigaste och mindre aspekterna av mötesämnet. Överbelasta inte agendan med små frågor som kan lösas på rutinmässig basis. Det bästa alternativet- inkludera 1-2 viktiga punkter, i diskussionen som majoriteten av teamet är intresserade av, och lämna tid för snabb lösning av mindre viktiga frågor, inklusive de som uppstod under mötet.

Formulera dagordningen. Undvik tvetydiga eller tvetydiga meningar. Gör punkterna på din dagordning så specifika som möjligt. Efter att ha läst dem ska mötesdeltagaren enkelt förstå problemets väsen och syftet med diskussionen. Om du har några problem, sök hjälp från en specialist som kommer att hålla ett huvudtal om detta ämne.

Varje artikel bör börja med prepositionen "om" eller "om": "På initiativ av försäljningsavdelningen för att hålla en städdag" eller "Om omfördelning av funktioner mellan marknadsavdelningen och presstjänsten", etc. Om något regleringsdokument tas upp för diskussion kan klausulen låta enligt följande: "Efter godkännande av företagets stadga" eller "Om ändringar av Arbetsbeskrivningar Sekretariatspersonal "osv. Frågor informativ karaktär som inte kräver diskussion, ge en lämplig förklaring inom parentes eller åtskilda av kolon. Till exempel "Om lovande områden inom bokpublicering: Rapport från biträdande generaldirektören om en affärsresa till seminariet."

Strukturera din agenda. I praktiken används två sätt att ställa frågor: från de viktigaste till de minst viktiga och från de obetydliga. Varje alternativ har sitt eget positiva sidor... I det första fallet behandlas huvudfrågorna i början av mötet. Anställda är mer aktiva, trötthet påverkar dem inte ännu. Men diskussionen om den första frågan kan dra ut på tiden, det kommer inte att finnas någon tid kvar för att lösa mindre men viktiga problem. Om mötet börjar med mindre viktiga punkter går anställda gradvis med i rytmen och när huvudfrågan meddelas är de ganska redo för en konstruktiv dialog.

Skriv ut agendan enligt organisationens krav på journalföring. Förutom de faktiska frågorna för diskussion, ange datum, tid, plats, huvudtalare, deltagare och inbjudna specialister. Godkänn dokumentet med organisationens chef. Du bifogar den ursprungliga agendan senare till protokollet från mötet. Utifrån den godkända agendan, förbered ett nyhetsbrev eller tillkännagivanden för anställda.

Det krävs betydande förarbete för en lyckad årsstämma. Förberedelserna för mötet kan grovt representeras som följande sekvens av "steg" som utförs av initiativgruppen (ofta i samarbete med den ledande organisationen):

Steg 1. Utveckla en agenda för bolagsstämman.

Steg 2. Välj bolagsstämmans form.

Steg 3. Bestäm datum, tid och plats för bolagsstämman.

Steg 4. Förbered information eller material om dagordningen

Steg 5. Meddela ägarna till bolagsstämman.

Steg 6. Lös organisatoriska frågor, förbered blanketter för registrering av deltagare, för omröstning etc.

Steg 1. Utveckling av dagordningen för årsstämman

Det första steget i initiativgruppen för lokalägare är att ta fram en agenda för årsmötet. Vid årsmötet måste ägare:

• att bedöma hur den gemensamma egendomen som tillhör dem bevarades, vilka resultat som uppnåddes;
• förstå vad som behöver göras för att huset ska vara i "rätt skick", det vill säga vara säkert och bekvämt att leva;
• diskutera om det finns en möjlighet att minska den irrationella konsumtionen av nyttoressurser och, som ett resultat, sänka kostnaden för deras betalning.
• beräkna hur mycket pengar som kommer att behövas för "allt om allt";
• fastställa vilka uppgifter som prioriteras osv.

På generalförsamlingen beslutas dessutom om reparationer behövs, i så fall vilken typ av reparationer, när de ska utföras, hur man "samlar" pengar för det. Årsstämman uppmanas således att lösa de viktigaste frågorna om underhåll av den gemensamma egendomen och de utgifter som krävs. Utifrån detta rekommenderas att följande frågor tas upp på dagordningen för årsstämman:

1. Behandling av förslag ledningsorganisation enligt listan och omfattningen av arbeten och tjänster för underhåll och reparation lägenhetshus, tidpunkten för deras genomförande och kostnad.
2. Godkännande av en arbetsplan, kostnadsberäkningar för underhåll och reparation av gemensam egendom i ett flerfamiljshus under ett år, betalningsbeloppet för ägare av lokaler för underhåll och reparation av ett flerfamiljshus för innevarande år.

Vid årsstämman övervägs vid behov andra frågor som rör underhåll av gemensam egendom, till exempel att fatta beslut om överlåtelse av gemensam egendom för användning till andra personer, och hur de inkomster som erhålls från denna kommer att användas. Den ledande organisationen kan också föreslå initiativgruppen att inkludera på dagordningen för mötet frågor som är viktiga för husets ledning. Till exempel att föreslå en plan för reparationer som syftar till att säkerställa levnadssäkerheten och minska förbrukningen av nyttoressurser under de kommande fem åren och förfarandet för finansiering av vissa aktiviteter av detta långsiktig plan.

• val av mötesordförande (för att genomföra mötet), mötesekreterare (för att föra protokoll) och räkningskommission (för att räkna röster vid omröstning på stämman);
• godkännande av mötets dagordning och mötets regler;
• frågor relaterade till bolagsstämman (se avsnitt 1 i dessa riktlinjer);
• val av huskommittén (vid behov) och andra frågor.

Ägarna till lokalerna bör komma ihåg att förvaltningsavtalet med den ledande organisationen ingås på de villkor som fastställs av bolagsstämman. Om ett avtal ingås för flera år betyder det inte att inget kan ändras i det. Ägarna och den ledande organisationen har, när de träffat en överenskommelse om ändring eller komplettering av villkoren i förvaltningsavtalet, möjlighet att underteckna tilläggsavtal till avtalet, där det anges att i enlighet med bolagsstämmans beslut görs följande ändringar i avtalet, som sedan listas i klausuler. Varje år är det således möjligt att ändra listan och omfattningen av arbeten och tjänster som beställts av förvaltningsorganisationen och revidera priset på förvaltningsavtalet (ägaravgiften).

Steg 2. Välja stämmans form

Bostadslagen (artiklarna 45 och 47) gör det möjligt för lokalägare att fatta beslut på dagordningen för bolagsstämman både direkt vid mötet (det vill säga när ägarna till lokalerna är närvarande samtidigt samtidigt på ett ställe) , och genom att rösta frånvarande - när besluten från ägarna till lokalerna i skrivningöverförs till slutdatumet till en specifik plats.

För närvarande är det en utbredd praxis i flerfamiljshus som drivs av ledningsorganisationer att hålla generalförsamlingar i form av frånvaroomröstning. Men vi måste komma ihåg att denna metod inte tillåter att ägarna till lokalerna hör varandra, utbyter åsikter, offentligt diskuterar meningsskiljaktigheter (inklusive med den ledande organisationen), hittar en kompromiss som passar de flesta i huset. Mycket ofta används röstning frånvarande som ett sätt att "legitimera" beslut som fattas av en intresserad minoritet (eller beslut från en förvaltningsorganisation som inte är intresserad av att kommunicera med ägare), där lagens krav strikt formellt följs. Om du sätter dig som mål att göra ägarna mer aktiva och ansvarsfulla och verkligen deltar i förvaltningen av sitt hem, bör det vara en prioritet för organisatörerna (och för den ledande organisationen också att hålla årsmötet ”personligen”) . I det här fallet kan röstning frånvarande endast betraktas som ett "fallback" -alternativ, om det trots alla ansträngningar inte var möjligt att säkerställa beslutförhet på bolagsstämman eller fatta nödvändiga beslut vid det (få det erforderliga antalet röster ). Men även en sådan "misslyckad generalförsamling" bör användas som ett "informativt och förlikande" möte, där en grupp ägare inte bara fick den nödvändiga informationen utan också utbytte åsikter. Efter ett sådant ”möte-möte” kommer deltagarna själva helt medvetet att rösta vid det upprepade mötet i frånvaro, och sannolikt kommer att förmedla nödvändig information och åsikt från mötesdeltagarna till sina grannar som inte kom till mötet.

Ägarna till lokaler i ett flerfamiljshus kan rådas att, i den ordning de antar för sammankallande och ordinarie bolagsstämma, fastställa att huvudfrågorna för årsstämman ovan bör övervägas vid ett möte som hålls i person. Och att den frånvarande formen för beslutsfattande i dessa frågor endast är tillåten för en återstämd generalförsamling i avsaknad av beslutförhet vid mötet. Dessutom är det i denna ordning användbart att definiera en lista över frågor som ligger inom bolagsstämmans behörighet, men kanske inte så mycket behöver gemensam diskussion, som kan sättas till frånvaro utan ett förberedande möte i stämman personligen.

Steg 3. Fastställande av datum, tid och plats för bolagsstämman

Utöver dagordning och mötesform måste initiativgruppen välja datum och tid för årsmötet. Man bör komma ihåg att:

• datum och tid bör vara bekvämt för alla eller de flesta ägarna;
• du måste ha en tid för att meddela stämmans ägare till lokalerna (minst tio dagar före mötet);
• Innan bolagsstämman bör ägarna ha möjlighet (först och främst tillräckligt med tid) att bekanta sig med rapporterings- och projektdokument från den ledande organisationen.

Eftersom frågorna på dagordningen är direkt relaterade till verksamheten i den ledande organisationen för ledningen lägenhetshus, då bör inte bara dagordningen, utan också datum och tid för årsstämman komma överens med henne i förväg så att den ledande organisationen:

• lyckats utarbeta en rapport för det gångna året och förslag för innevarande år;
• kunde säkerställa att hennes representant (er) deltog i mötet;
• Kanske kunde hon förbereda några tillägg eller förändringar som svar på ägarnas reaktion när hon fick bekanta sig med rapporten och förslag som hon utarbetade för mötet.

I enlighet med bostadslagen (del 11 i artikel 162) är förvaltningsorganisationen skyldig att årligen under det första kvartalet rapportera till ägarna om kontraktets utförande för föregående år, om inte annat föreskrivs i kontraktet för förvaltning av en lägenhetsbyggnad. ”Annat” kan vara tidsfristen för att skicka in rapporten eller frekvensen om ägarna vill stå inför dem, till exempel en gång var sjätte månad. För närvarande, när ägarna ännu inte har tillräcklig erfarenhet av att hantera sina hem och interagera med ledningsorganisationer, är det troligt att årliga bolagsstämmor kommer att hållas i de flesta flerfamiljshus samtidigt som förvaltningsorganisationerna måste lämna rapporter från lag - i februari eller mars.

Platsen för mötet ska vara så nära hyreshuset som möjligt, och mötesrummet ska vara tillräckligt stort för att rymma alla ägare. När du väljer ett rum för att hålla en bolagsstämma bör du ta hänsyn till om lokalägarna behöver betala för hyran (det rekommenderas att sådana kostnader i samband med att hålla generalförsamlingar beaktas i beräkningen av kostnaderna för underhåll av ett flerbostadshus).

För närvarande har många kommuner antagit rättsakter för att skapa gynnsamma förutsättningar för bildande och drift av husägares föreningar (HOA). Mycket ofta föreskriver rättsakterna möjligheten att tillhandahålla kommunala lokaler kostnadsfritt eller till en låg hyresavgift för att hålla allmänna möten med ägare av lokaler och allmänna möten för medlemmar i HOA. Detta kan till exempel vara en skolsamlingssal eller ett biblioteks läsesal. För att utnyttja denna möjlighet bör initiativgruppen kontakta den lokala administrationen. Ibland kan en ledningsorganisation hjälpa ägarna om den har sina egna lokaler som är lämpliga för att hålla generalförsamlingar.

Efter att ha valt platsen (lokalerna) för att hålla bolagsstämman, ska du inte glömma att informera den förvaltande organisationen om detta.

Steg 4. Beredning av information, dokument och förslag för diskussion och beslutsfattande på bolagsstämman

Det här förberedelsestadiet för mötet gäller först och främst den ledande organisationen, som måste utarbeta en rapport för det gångna året och förslag om förvaltning av ett flerbostadshus för innevarande år, och eventuellt för de närmaste åren - en långsiktig plan för att upprätthålla eller förbättra tillståndet för ett flerbostadshus, resursskydd när man tillhandahåller verktyg, öka komforten att bo i huset. En god tro förvaltningsorganisation måste lämna sina förslag till ägarna för ett effektivt utnyttjande av sina medel och andra möjliga inkomster och finansiella källor att finansiera all verksamhet under de årliga och långsiktiga (om några) planerna.

Samtidigt kan initiativtagarna till mötet tänka på hur man identifierar och presenterar vid mötet en generaliserad bedömning av ägarna till den ledande organisationens verksamhet under det senaste året: om de anser att alla skyldigheter som den ledande organisationen har hade enligt förvaltningskontraktet uppfyllts av det; om de är nöjda med den ledande organisationens arbete; om de inte är nöjda, vilka brister ser de. Ägarna kan också sammanfatta sina förslag / önskemål om förvaltningen av ett hyreshus, formulera sina önskemål om ledningsorganisationen för att ta hänsyn till dem i förvaltningskontraktet för nästa år.

4.1. Förvaltningsorganisationens rapport om genomförandet av förvaltningskontraktet

En behörig rapport från förvaltningsorganisationen om genomförandet av förvaltningsavtalet under det senaste året måste innehålla uppgifter om genomförandet av arbetsplanen, tjänster och reparationer, uppskattningar av intäkter och kostnader för underhåll och reparation av ett flerfamiljshus etablerat i förvaltningsavtalet. En sådan rapport är grunden:

• för ägarna att förstå att underhåll av ett hus kostar pengar;
• att involvera ägare i beslutsprocessen och följaktligen ta ansvar för dem;
• förtroende för den ledande organisationen och tillfredsställelse med sina professionella handlingar i sina kunders intresse.

Bostadslagen har inte fastställt i vilken form förvaltningsorganisationen ska rapportera till ägarna. Det innebär att rapporteringsformen kan vara annorlunda. Till exempel kan en hanterande organisation:

• att muntligen rapportera vid bolagsstämman med lokalägare;
• placera en skriftlig rapport på en plats som är tillgänglig för alla ägare (husingångar, anslagstavla i närområdet, etc.);
• utöka texten i rapporten om brevlådor till lägenheter etc.

Den bästa rapporteringsformen för ägarna till lokaler är en skriftlig rapport (tillgänglig för ägarna för granskning före mötet) och dessutom en rapport från ledningsorganisationen till lokalägarna på stämman. Det rekommenderas att fastställa formen för inlämning av förvaltningsorganisationens rapport till ägarna i förvaltningsavtalet för ett hyreshus.

Rapporten om förvaltningen av ett flerbostadshus bör omfattande återspegla vad som har gjorts av ledningsorganisationen och vilka resultat som har uppnåtts. Det är lämpligt att rapporten innehåller jämförbara uppgifter om de planerade och faktiskt utförda typerna och volymerna av arbete och tjänster (in natura och i monetära termer). Det rekommenderas att inkludera följande huvudavsnitt i rapporten om genomförandet av arbetsplanen för underhåll och reparation av ett flerfamiljshus:

1. Underhåll av gemensam egendom.

2. Reparationer och utbyten av enskilda delar av den gemensamma egendomen.

3. Sanitärt underhåll av gemensam egendom, inklusive den tomt på vilken flerfamiljshuset ligger.

4. Förbättring av lokaler allmänt bruk i ett flerfamiljshus och en tomt.

5. Åtgärder för att säkerställa säkerheten för gemensam egendom, säkerhet och bekvämlighet att bo i huset.

6. Tillhandahållande av verktyg.

Den ungefärliga formen av rapporten från den förvaltande organisationen om genomförandet av arbetsplaner för 20__ år

	Typer av jobb	Objekt / del av fastigheten	Arbetsfrekvens		Volym (naturliga indikatorer)		Metod för utförande	Kvalitetskontroll utförda verk
1. Underhåll av den gemensamma egendomen för ägare av lokaler i ett flerfamiljshus
	Inspektioner, justering, underhåll, testning, förebyggande
	Förberedelse för säsongsbetonad drift av teknisk utrustning och kommunikation
	Eliminering av nödsituationer (lokalisering)
	Åtgärder / utrustning för att mäta förbrukning och spara resurser (vatten, värme, gas, el)
2. Reparationer och utbyten av enskilda delar av den gemensamma egendomen
	Delvis utbyte
	Underhåll
	Reparation efter olycka
	Stor översyn
3. Sanitärt underhåll av den gemensamma egendomen för ägare av lokaler i ett flerfamiljshus, inklusive tomt där flerfamiljshuset ligger
	Städning av gemensamma utrymmen i huset
	Sanitära och epidemiologiska åtgärder
	Rengöring av marken där huset ligger
	Insamling och borttagning av fast hushållsavfall
	Borttagning av uppskattat skräp
	Borttagning av skrymmande avfall
	Rengöring av tak, fasad på byggnaden (staket, gesimser etc.)
4. Förbättring av gemensamma utrymmen i huset och på tomten där flerfamiljshuset ligger
	Belysning av gemensamma utrymmen
	Arrangemang (arrangemang) av stigar, uppfartar, parkeringsplatser, staket
	Landskapsarkitektur och underhåll av grönytor
	Arrangemang (arrangemang) av barn-, sport- och ekonomiska grunder, rekreationsområden
5. Åtgärder för att säkerställa säkerheten för gemensam egendom, säkerhet och bekvämlighet med att bo i huset
	Brandbekämpningsåtgärder
	Säkerhetsåtgärder (videoövervakningssystem, barriär etc.)
	Brandskyddsåtgärder
6. Tillhandahållande av verktyg (uppvärmning, kallvattenförsörjning, varmvattenförsörjning, avlopp, el, gasförsörjning)
	Säkerställer oavbruten leverans av verktyg
	Säkerställa den nödvändiga volymen av tillhandahållna verktyg
	Säkerställa rätt kvalitet på de tillhandahållna verktygen

Rapporten ska ange vad som inte var möjligt från det planerade och orsakerna till att det planerade arbetet för det senaste året inte slutfördes (helt eller delvis). Dessutom om arbete utfördes som inte ingick i planen och varför.

Det är mycket användbart för ägare av lokaler att i ledningsorganisationens rapport ta reda på hur den bedömer kvaliteten på enskilda arbeten och tjänster. Kanske kommer inte alltid åsikterna från ledningsorganisationen och ägarna att sammanfalla. Om ledningsorganisationen under året mottog ansökningar eller klagomål från ägarna eller hyresgästerna om lokalerna om kvaliteten på vissa tjänster eller arbeten, vad tog man då för att eliminera bristerna och vad den planerar att göra för att detta inte ska hända igen i framtiden (till exempel för att förändra hur vissa fungerar: att utföra dem inte av egen personal, utan att anställa specialiserade organisationer).

I rapporten om genomförandet av uppskattningen av inkomster och kostnader för underhåll och reparation av ett flerfamiljshus rekommenderas att tillhandahålla jämförbara uppgifter om:

• planerade och faktiskt uppkomna kostnader;
• planerat och faktiskt fått inkomst.

Rapporten bör vara uppmärksam på de poster i uppskattningen som det hände för:

• överskridande av planerade kostnader;
• brist på planerad inkomst (särskilt på grund av efterskott i obligatoriska betalningar för underhåll av gemensam egendom och räkningar).

Det är nödvändigt att inte bara analysera orsakerna till avvikelsen för de faktiska indikatorerna från de planerade, utan också att ange de åtgärder som den förvaltande organisationen vidtagit för att ta emot medel för underhåll av flerbostadshuset och vilka resultat de ledde till.

Inträdesinformationbostadsavgifter och verktyg

från ägare av lokaler i ett flerfamiljshus beläget på:

st. ____________________________, hus nummer ___

på "____" ______________ 200_

Rum Nej.	Total yta av rummet (kvm)	Månadsavgift (tusen rubel.)	Betalningsbelopp per år (tusen rubel)		Handpenning (+) eller efterskott (-) (tusen rubel.)	Åtgärder för att eliminera skulder
			ackumulerad	mottagen

Ägarnas namn och efternamn bör inte anges för att undvika att anklagas för att avslöja personlig information.

Det är nödvändigt att ägarna till lokalerna har information om i vilken utsträckning var och en av grannarna uppfyller sin skyldighet som åläggs honom enligt lag, att delta i de allmänna kostnaderna för att underhålla sin gemensamma egendom i ett flerfamiljshus. Det kan också vara användbart för att locka egendomliga fastighetsägare att påverka dem som kan men inte betalar, eller ge möjlighet att tillsammans fundera över hur man kan hjälpa en missgynnad granne. I vilket fall som helst bör lokalägarna ha en klar uppfattning om vilka risker den förvaltande organisationen bär vid utförandet av de skyldigheter som tilldelas den av förvaltningskontraktet, eftersom de antingen måste dela dessa risker med den förvaltande organisationen (till exempel öka mängden betalningar från ägarna för att kompensera för den förlorade inkomsten) ... Eller så kan ägarna till lokalerna möta en situation där ledningsorganisationen kommer att vägra att sköta sitt hem, eftersom denna aktivitet bara kommer att ge dem förluster.

4.2. Utkast till arbetsplan, service och reparationer och uppskattningar av intäkter och kostnader för det kommande året

En professionell ledningsorganisations uppgift är att erbjuda lokalägarna en sådan lista över arbeten och tjänster som säkerställer att den gemensamma egendomen i ett flerfamiljshus är i gott skick. Korrekt skick, enligt reglerna för underhåll av gemensam egendom i ett flerfamiljshus, innebär att det säkerställer tillförlitlig drift av alla konstruktionsdelar och konstruktionssystem, säkerhet för liv och hälsa för de som bor i huset, deras säkerhet egendom, möjligheten att använda bostäder och lokaler, gemensamma utrymmen i hus och mark. Planering för underhåll av gemensam egendom bör baseras på en bedömning av det faktiska tillståndet för varje objekt (del) av gemensam egendom baserat på resultaten av rundor, inspektioner, teknisk kontroll utförs av den ledande organisationen.

Om ett flerfamiljshus eller dess hotelldelar behöver repareras eller bytas ut är det ledningsorganisationen som kan och måste korrekt bedöma vad som måste göras i första hand, och vad som kan skjutas upp om ägarna till lokalerna för närvarande gör det inte har tillräckligt med medel för att finansiera alla typer av reparationer.

När du motiverar prioriteringen (prioriteten) för varje arbete, inte bara möjligheten till ett hot mot ett säkert boende i huset om det inte slutförs inom en snar framtid, utan också en sådan omständighet som om detta arbete inte kommer att bli mycket dyrare om det skjuts upp ett eller två år, kan beaktas ... Det är mycket viktigt att förstå om det är möjligt att minska ägarnas framtida kostnader om det specifika arbetet utförs först. Till exempel, en större översyn eller byte av, säg, en hiss minskar kostnaden för akut underhåll. Och moderniseringen av värmesystemet, inklusive installation av en värmeenhet i huset, vilket gör det möjligt att reglera parametrarna för kylvätskan i det interna värmesystemet, gör det möjligt att minska kostnaden för termisk energi och styra de sparade medel till husets andra behov.

Faktum är att vi talar om utvecklingen av både en årlig serviceplan, arbeten och reparationer, och en långsiktig plan för reparationer och modernisering av huset, som den ledande organisationen kan föreslå för övervägande av ägarna till lokalerna. Ett sådant förslag bekräftar inte bara det höga professionell nivå ledningsorganisation, men också dess vilja att arbeta i sina kunders intresse och arbeta långsiktigt.

Vid utarbetande av utkast till planer för arbete, tjänster och reparationer kan följande formulär användas:

Utkast till uppskattning av intäkter och kostnader för underhåll av ett flerfamiljshus(i tusen rubel) i 200_ år

P / p nr.	Artiklarnas namn	planen	faktum	avvikelse (+/-)
Inkomst
	Månatlig betalning av ägare av lokaler för förvaltning, underhåll och reparation av gemensam egendom i enlighet med avtal som ingås med ledningsorganisationen
	Engångsmålsavgift genom beslut av bolagsstämmans stämma
	Riktade inkomster från budgetar på alla nivåer, budgetar för statliga extrabudgetfonder totalt (3,1 + 3,2 + 3,3 + 3,4), Inklusive:
	subventioner för betalning av bostäder och verktyg från den regionala / lokala budgeten
	subventioner för skillnaden mellan betalningsbeloppet för fastighetsägarna, fastställt av bolagsstämman, och betalningsbeloppet för underhåll och reparation av bostadslokaler för hyresgäster i bostadslokaler enligt sociala hyresavtal och kontrakt för uthyrning av bostadslokaler i det statliga eller kommunala bostadsbeståndet
	återbetalning av medel för tillhandahållande av sociala stödåtgärder till medborgare för att betala för bostäder och verktyg (förmåner) från budgetar på alla nivåer
	subventioner för översyn av ett flerfamiljshus i en del av lokalerna belägna i det kommunala (staten) fast egendom
	bidrag för översyn av ett flerfamiljshus
	Ytterligare inkomster totalt (4.1. + 4.2.), Inklusive:
	intäkter från uthyrning av föremål / delar av gemensam egendom, inklusive mark
	inkomst från avsättningen för användning av separata delar av den gemensamma egendomen
	Månatliga betalningar av ägare, hyresgäster och hyresgäster i lokaler för verktyg, totalt (5,1 + 5,2 + 5,3 + 5,4 + 5,5 + 5,6), Inklusive:
	för uppvärmning
	för kallvattenförsörjning
	för varmvattenförsörjning
	för bortskaffande av vatten
	för strömförsörjning
	för gasförsörjning
	Övriga inkomster totalt (6,1 + 6,2 + 6,3), Inklusive:
	sponsorskap
	medel som erhållits enligt kredit- eller låneavtal
	investeringsfonder
	Totalinkomst (1 + 2 + 3 + 4 + 5 + 6)
Kostar
	Kostnader i samband med underhåll gemensam egendom för ägare av lokaler i ett flerfamiljshus, totalt (1,1 + 1,2 + 1,3 + 1,4 + 1,5 + 1.6+1.7+1.8+1.9+1.10+1.11+1.12), Inklusive:
	service av porttelefoner
	underhåll av ventilationssystem
	underhåll av automatiska brandskyddsanordningar
	underhåll av säkerhets- och videoövervakningssystem
	nödsändningstjänst
	underhåll av egna tekniska vattenförsörjningssystem
	underhåll av egna tekniska dräneringssystem
	underhåll av egna tekniska kraftförsörjningssystem
	underhåll av egna tekniska gasförsörjningssystem
	underhåll av egna tekniska värmesystem
	underhåll av bärande inneslutande konstruktioner
	Utgifter i samband med sanitärt underhåll av den gemensamma egendomen för ägare av lokaler i ett flerfamiljshus, inklusive tomten på vilken flerfamiljshuset ligger, totalt (2,1 + 2,2. + 2,3 + 2,4 + 2,5 + Inklusive:
	avlägsnande av fast hushållsavfall
	avlägsnande av uppskattat skräp
	avlägsnande av skrymmande avfall
	sanitär och epidemiologisk bearbetning (desinfektion, desinfektion, skadedjursbekämpning)
	rengöring av soptunnor
	städning av gemensamma utrymmen i huset
	städa marken på vilken huset ligger
	Förbättring av gemensamma utrymmen i huset och på tomten där flerfamiljshuset ligger, åtgärder för att säkerställa säkerheten för gemensam egendom, säkerhet och bekvämlighet att bo i huset totalt (3,1 + 3,2 + 3,3 + 3,4 + 3,5) , Inklusive:
	belysning av gemensamma utrymmen i huset och på marken
	arrangemang (arrangemang) av stigar, uppfartar, parkeringsplatser, staket
	anläggning och underhåll av grönområden
	arrangemang (arrangemang) av barn-, sport- och ekonomiska grunder, rekreationsområden
	brandförebyggande och säkerhetsåtgärder
	Kostnader i samband med pågående reparationer gemensam egendom för ägare av lokaler i ett flerfamiljshus
	Utgifter i samband med översyn av den gemensamma egendomen för ägare av lokaler i ett flerfamiljshus
	Kostnader enligt kontrakt med organisationer i det kommunala komplexet, totalt (6,1 + 6,2 + 6,3 + 6,4), Inklusive:
	värmeförsörjningsorganisation
	organisering av vattenförsörjnings- och avloppsanläggningar
	strömförsörjningsorganisation
	gasförsörjningsorganisation
	Kostnaderna för förvaltning av ett flerfamiljshus, totalt (7,1 + 7,2 + 7,3 + 7,4 + Inklusive:
	förvaltning av lägenhetsbyggnader
	kostnader för att hålla generalförsamlingar (hyra lokaler, kopiera material etc.)
	kostnader i samband med att förse ägarna med rapporter
	utgifter för att säkerställa fullständigheten av inkasso av betalningar från ägare av lokaler, hyresgäster och hyresgäster
	utgifter för försäkringspremie enligt ett gemensamt fastighetsförsäkringsavtal
	betalning för banktjänster (för att ta emot betalningar från befolkningen)
	kostnader för återbetalning av lån, lån
	Totala kostnader (1 + 2 + 3 + 4 + 5 + 6 + 7)

Enligt reglerna för underhåll av gemensam egendom i ett flerfamiljshus bör betalningsbeloppet för underhåll och reparation av gemensam egendom i ett hyreshus stå i överensstämmelse med listan, volymen och kvaliteten på tjänster och arbeten. För att ägarna ska få en klar uppfattning om vad deras betalning ska vara enligt ett förvaltningsavtal för ett hyreshus, vilken lista och omfattning av tjänster, arbeten och reparationer de har råd med (förutsatt att de rättsliga kraven för korrekt underhåll av gemensam egendom), de behöver information om kostnaden för varje typ av tjänster, arbeten och reparationer som erbjuds av förvaltningsorganisationen. I själva verket bör förvaltningsorganisationen lämna ett utkast till en uppskattning av intäkterna och kostnaderna för underhållet av deras hem till ägarna av lokalerna.

Om ledningsorganisationen föreslår att utföra kapitalreparationer, är det också nödvändigt att fastställa förfarandet för finansiering av reparationen, villkoren för att ersätta förvaltningsorganisationen för dess betalning. Att förbereda ett kostnadsförslag (med nödvändig motivering) är en av de ledande organisationens viktigaste yrkesuppgifter före årsmötet. Efter att ha bedömt kostnaderna för att utföra varje typ av erbjudna tjänster, arbeten och reparationer och det totala beloppet för framtida kostnader kan utkastet till arbetsplan slutföras (ändras) för att uppnå en verklig möjlighet att säkerställa dess finansiering. Om det är nödvändigt att justera planen utesluts det minst viktiga arbetet gradvis från det (ur teknisk synvinkel och baserat på ägarnas önskemål). Ganska viktiga verk kan skjutas upp till framtiden, för finansiering som det inte finns tillräckligt med medel för närvarande, förutsatt att deras misslyckande under innevarande år inte kommer att orsaka betydande skada på ägarnas egendom. Processen att arbeta med en plan och en uppskattning av inkomster och utgifter för innevarande år kan vara flera steg, under vilka arbetsplaner kan komma att förändras, i samband med vilken storleken på de beräknade kostnaderna också kommer att förändras. Detta kommer att medföra behovet av att justera inkomstberäkningen och därmed ägarnas utbetalningar.

Vid utvecklingen av ett utkast till arbetsplan och en uppskattning av inkomster och utgifter för att underhålla ett hus måste den förvaltande organisationen ta hänsyn till den ekonomiska förmågan hos lokalägarna, eftersom inkomstens del av uppskattningen huvudsakligen bildas på grund av deras betalning. Jämförelse av arbetets prioritet (prioritet), deras kostnad och ägarnas förmåga att bära motsvarande kostnader är grunden för utvecklingen av en årlig och långsiktig plan för underhåll och reparation av ett flerfamiljshus.

Vid fastställandet av betalningsbeloppet till lokalägare är det nödvändigt att ta hänsyn till ytterligare inkomster som erhålls (eller kan tas emot) av förvaltningsorganisationen på ägarnas vägnar, till exempel från uthyrning eller användning av vissa delar av den gemensamma egendomen, eller i form av stöd från budgeten, till exempel för översyn av ett flerfamiljshus inom ramen för ett kommunalt eller regionalt program. Om det finns en sådan extra inkomst, kan mängden månatliga betalningar från ägare för underhåll och reparation av gemensam egendom beräknas med hjälp av formeln:

EP - mängden månatliga betalningar från lokalägarna per 1 kvm. meter av den totala ytan av lokaler i ett flerfamiljshus;

∑ Р - summan av de planerade utgifterna för underhåll av huset för året;

∑ D - mängden planerad extrainkomst (förutom betalningar från ägare);

∑ Pl. totalt - summan av de totala ytorna för bostäder och lokaler i ett flerfamiljshus.

Det beräknade beloppet av månatliga betalningar, beräknat på grundval av kostnaden för de planerade arbetena och tjänsterna, jämförs med betalningsbeloppet under det senaste året, och fastighetsägarnas förmåga att bära sådana kostnader bedöms. Om ägarna förmodligen kan bära de planerade kostnaderna, kan utkastet till arbetsplan för året och motsvarande uppskattningar av inkomster och kostnader lämnas till årsstämman. Om det beräknade beloppet för betalningar inte överensstämmer med majoriteten av ägarnas ekonomiska kapacitet, fortsätter arbetet med utkastet till arbetsplan. Listan och omfattningen av tjänster, arbeten och reparationer i årsplanen och uppskattningar av årets intäkter och kostnader ändras tills planen överensstämmer med ägarnas ekonomiska kapacitet.

Den förvaltande organisationen kan erbjudas för övervägande av bolagsstämman om flera alternativ för serviceplanen, arbeten och reparationer för året och motsvarande uppskattningar av inkomster och utgifter och de erforderliga beloppen för obligatoriska betalningar från ägarna.

4.3. Interaktionen mellan den förvaltande organisationen och ägarna till lokalerna

Ledningsorganisationens interaktion med ägarna är önskvärd inte bara i förberedelsestadiet för årsstämman, utan också under hela ledningsavtalets period, eftersom interaktion är i båda parters intressen. Ägarna är intresserade av att bevara eller förbättra sin gemensamma egendom - ett hyreshus och effektivt spendera sina pengar (det vill säga att få maximalt resultat för dem). Och ledningsorganisationen ska ha en specifik order för sina tjänster och en sådan avgift enligt förvaltningskontraktet, vilket skulle ge en möjlighet att tillgodose sina kunders behov och tjäna pengar på sin verksamhet.

Formerna för interaktion mellan den ledande organisationen och ägare och arbetsgivare kan vara olika. Den förvaltande organisationen kan:

• underrätta ägare om deras verksamhet i huset (om genomförandet av arbetsplaner och reparationer, om kommande arbete, insamling av betalningar etc.) under möten eller genom informationsblad och rapporter;
• träffas regelbundet med utvalda representanter för ägarna för att diskutera aktuella frågor om husförvaltning och resultaten av genomförandet av arbetsplanen och reparationer i slutet av kvartalet (eller månaden);
• locka till sig ägare att delta i evenemang som hålls i huset (till exempel subbotniks, landskapsarbete, arrangera en lekplats, etc.);
• prata med ägare under planerade besök i lokalerna för att bedöma tillståndet för den gemensamma egendomen som ligger i dem;
• göra enkäter / enkäter för att identifiera ägarnas åsikt i olika frågor;
• arbeta med individer (av gäldenärer etc.);
• delta i allmänna möten (årlig, extraordinär, om underhåll av gemensam egendom).

Det skulle vara användbart om denna aktivitet om interaktion med ägare och dess resultat presenterades av den ledande organisationen vid generalförsamlingen. Till exempel kan ett positivt resultat av interaktion vara en ökning av aktiviteten och involvering av ägare i processen för husförvaltning, en minskning av antalet förfallna betalningar till ägare, en förbättring utseende ingångar, renlighet i närområdet etc. Å andra sidan kan den förvaltande organisationen berätta hur oförmågan att hitta kontakter med några av ägarna hindrade dess arbete eller till och med ledde till force majeure -omständigheter. Så att en viss ägares vägran att få tillgång till specialisterna i ledningsorganisationen för att inspektera sanitetsutrustningen i hans lägenhet ledde till en olycka och översvämning av andra lägenheter och trappan. Denna information gör att du kan utöka förståelsen för ägarna till lokalerna om ledningsorganisationens åtgärder i deras kunders intresse.

Ägare ska för sin del inte bara vara externa observatörer. De bör åtminstone övervaka den ledande organisationens verksamhet. Enligt bostadsbalken (klausul 4 i del 3 i artikel 162) måste förvaltningsavtalet fastställa förfarandet för ägarens kontroll över förvaltningsorganisationens fullgörande av sina skyldigheter enligt avtalet. Förfarandet kan i synnerhet möjliggöra val på en generalförsamling av en grupp personer (eller personer) som regelbundet kommer att kontakta den förvaltande organisationen för att hålla sig uppdaterad om dess verksamhet i förvaltningen av ett flerfamiljshus och utöva kontroll i intressen för alla ägare av lokaler. Valet på en bolagsstämma i en ägargrupp för regelbunden interaktion med ledningsorganisationen och kontroll över dess verksamhet innebär inte att lokalägarna behöver utfärda dessa personer (eller en person) en skriftlig fullmakt att agera på ägarnas räkning. Det är snarare valet av människor som respekteras och litas på av majoriteten av ägarna, med samtycke från dessa människor att utföra frivilliga offentliga uppgifter i intressen för dem som valde dem. Denna grupp av personer kan konventionellt kallas "offentligt ägarråd" eller "huskommitté" (det andra namnet används ofta, även om ibland olika betydelser läggs in i detta koncept). Huskommitténs sammansättning och de befogenheter som ägarna tilldelar den måste anges i bolagsstämmans beslut.

I förvaltningskontraktet är det möjligt att fastställa former och frekvens för interaktion mellan huskommittén och den ledande organisationen. Närvaron av en huskommitté betyder inte att någon av ägarna inte kan vända sig till ledningsorganisationen i frågor som är relaterade till genomförandet av förvaltningsavtalet. Mest troligt, som redan nämnts, kommer huskommittén att ansvara för att sammankalla till en årlig bolagsstämma.

Om huskommittén redan har valts tidigare rekommenderas att höra det på årsstämman. Huskommitténs tal är särskilt viktigt om ägarna har klagomål på den ledande organisationens arbete. Huskommittén kan presentera:

• information om antal och resultat av arbetsmöten med företrädare för den ledande organisationen;
• information om ledningsorganisationens reaktion på huskommitténs kommentarer angående den ledande organisationens verksamhet i huset;
• slutsats om förvaltningsorganisationens rapport om genomförandet av planer för arbete, tjänster, reparationer och uppskattningar av inkomster och kostnader för underhåll av huset (om det var möjligt att bekanta dig med relevanta rapportutkast i förväg).

Om lokalägarna får information från sina företrädare att ledningsorganisationen under rapporteringsperioden:

• brutit mot förfarandet för att utöva kontroll över fullgörandet av skyldigheter enligt kontraktet som fastställs i förvaltningsavtalet;
• ignorerade huskommitténs kommentarer och / eller uttalanden och överklaganden från ägarna om förvaltningen av ett flerfamiljshus;
• vägrade att lämna information (dokument) som anges i förvaltningskontraktet;
• vägrade att interagera med huskommittén och / eller ägarna,

då borde ägarna noga förstå situationen. Detta kan vara en signal för en förändring i ledningsorganisationen, särskilt om ägarna är missnöjda med kvaliteten på arbetet och tjänsterna för husets underhåll.

Om det visar sig att huskommittén under rapporteringsperioden inte uppfyllde eller dåligt uppfyllde de befogenheter som tilldelats den, bör frågan om hans omval tas upp på bolagsstämman.

Under förberedelserna inför årsstämman bör interaktionen mellan lokalägarna i initiativgruppens person för sammankallande av mötet (huskommittén) och ledningsorganisationen intensifieras. Ett bra alternativ om de arbetar tillsammans för att identifiera ägarnas åsikter och önskemål för att ta hänsyn till dem vid utarbetandet av utkast till arbetsplaner och kostnadsberäkningar för underhåll och reparation av ett flerbostadshus, som måste godkännas på bolagsstämman. För att göra detta kan du, förutom ovanstående, använda följande metoder:

• analys av överklaganden, uttalanden och klagomål från de som bor i huset under det senaste året;
• insamling av förslag genom väggboxen "Förslag";
• genomföra en särskild undersökning / frågeformulär på dagordningen för det kommande mötet etc.

Det ligger i förvaltningsorganisationens intresse att ge ägare till lokaler, representerade av deras representanter (huskommitté), professionellt stöd för att förstå tillståndet för deras gemensamma egendom, vad som behöver göras för att underhålla eller förbättra ett flerfamiljshus, för att ge normala eller bekvämare levnadsförhållanden där ... Med andra ord, hjälp ägarna att formulera en order för hanteringen av ett flerfamiljshus. Om en sådan order i form av en plan för arbeten och tjänster för underhåll och reparation bildas och godkänns av ägarna vid en generalförsamling, kommer den förvaltande organisationen att ha underlag för specifika åtgärder under året. Om ägarna, på grundval av de dokument som utarbetats av förvaltningsorganisationen, får en klar uppfattning om hur mycket ett visst arbete eller en tjänst kostar, kommer de att fatta ett välgrundat beslut om betalningsbeloppet för underhåll och reparation av gemensamma fastighet, vilket gör det möjligt för förvaltningsorganisationen att uppfylla den godkända arbetsplanen.

När alla dokument (förvaltningsorganisationens rapport, utkast till arbetsplan och uppskattningar av inkomster och utgifter för huset, information från huskommittén etc.) som är nödvändiga för att fatta beslut på årsstämman är klara, kan du gå vidare till meddelandet ägarna till lokalerna om det kommande mötet ...

Steg 5. Meddelande till stämmans ägare

Bostadslagen (del 4 i artikel 45) fastställde följande sätt aviseringar ägare om att hålla en bolagsstämma:

• ett skriftligt meddelande skickas till varje ägare av lokalerna i detta hus med rekommenderad post;
• ett skriftligt meddelande överlämnas mot underskrift.

Om ägarna till lokalerna håller sin första bolagsstämma kan de bara använda dessa två anmälningsmetoder. Men redan vid den första bolagsstämman har ägarna rätt att, genom sitt eget beslut, fastställa förfarandet för sammankallande och hållande av stämman (se bilaga 1), för att tillhandahålla andra sätt att skicka ett meddelande om mötet skriftligt (till exempel att sprida det i brevlådor) eller lägga upp information om mötet i lokalerna i ditt hus, tillgängligt för alla ägare (till exempel i entréerna), så att alla kan läsa det. Idag kan ägarna i alla hus redan ha bestämt hur de vill ta emot beskedet om bolagsstämman.

Med vilken anmälningsmetod som helst måste ägarna underrättas om mötet senast tio dagar före dagen för dess innehav (del 4 i artikel 45 i LC).

Kallelsen om innehav av bolagsstämma ska ange:

• information om personen på vars initiativ mötet sammankallas;
• mötets form (möte eller frånvaro -omröstning);
• datum, plats och tid för bolagsstämman, och i händelse av att detta möte hålls i form av frånvarande omröstning - datumet för slutet av godkännandet av ägarnas beslut i de frågor som läggs till omröstning och platsen eller adress där sådana beslut ska lämnas in;
• dagordningen för bolagsstämman;
• proceduren för att bekanta sig med informationen och (eller) material som kommer att presenteras vid mötet, och platsen / adressen där de kan ses.

Exempel på kallelsen till årsstämman och listan över anmälda ägare för stämman personligen och för mötet i form av frånvarande omröstning.

UNDERRÄTTELSE

om att hålla årsmötet (personligen)

på adressen: (avveckling) ____________________, st. __________________, hus nummer __

"__" ___________ 200_ vid _____ timme. i rummet _______________________________ (plats, adress)

kommer en årlig bolagsstämma (personligen) att äga lokaler i vårt hyreshus hållas, som sammankallas på initiativ av _______________________________, vilket är

ägaren till lokalen / är ägare till lokaler __________________________________________________ i ett flerfamiljshus.

Inbjuden till mötet: _______________________________________________________.

(Fullständigt namn, inbjudna personers position)

DAGORDNING:

1. Organisatoriska frågor.
2. Ledningsorganisationens rapport om genomförandet av förvaltningsavtalet för flerfamiljshuset under det senaste året.

Påminnelse:

1. I enlighet med gällande lagstiftning kan endast ägare av lokaler delta i omröstningen på bolagsstämman.

2. Om lokalägaren inte kan delta i bolagsstämman kan han överlåta sin rösträtt på stämman till en fullmakt (genom fullmakt). Fullmaktsformulär för omröstning på bolagsstämman kan erhållas från mötets initiativtagare (adresser listas nedan).

3. Läs mer detaljerad information och material om alla frågor på dagordningen för bolagsstämman, vänligen kontakta _______________________ dagligen från ______________ till ___________ till ______________

(datum) (datum) (veckodagar)

från ______ timme. till _____ timme.

Adresserna till generalförsamlingens initiativtagare:

Fullständigt namn ._______________________ Lägenhet nr .__

Initiativgrupp ägare

Förteckning över anmälda lokalägare

om datum, plats och dagordning för årsmötet

ägare av lokaler i ett flerfamiljshus

	Lägenhetsnummer / namn på bostadslokaler		Meddelandeflagga (, för juridiska personer med sigill)	Datum för mötesmeddelande	Obs (skäl för att inte meddela)

Ansvarig för anmälan _________________ __________________________________

UNDERRÄTTELSE

om att hålla ordinarie bolagsstämma (i form av röst frånvarande)

ägare av lokaler i ett flerfamiljshus på:

(bosättning) ____________________, st. __________________, hus nummer __

Kära ägare till lokalen!

Från "__" ___________ till "__" ___________ 200_ kommer en extra bolagsstämma att hållas

(Ägarens fullständiga namn, namn kommun, namnet på den juridiska personen ansikte)

som äger lokalen / är ägare till lokaler __________________________________________________ i ett flerfamiljshus.

(namn på lokaler / lokaler som ägs av ägaren)

AGENDA FÖR MÖTET

1. Vid godkännande av räkenskommissionens sammansättning.
2. Ledningsorganisationens rapport om genomförandet av förvaltningsavtalet för flerfamiljshuset under det senaste året.
3. Diskussion av förslag från den förvaltande organisationen på listan och omfattningen av arbete och tjänster för underhåll och reparation av ett flerfamiljshus, tidpunkten för deras genomförande och kostnad.
4. Godkännande av en arbetsplan, kostnadsberäkningar för underhåll och reparation av gemensam egendom i ett flerfamiljshus under ett år, beloppet för betalning för ägare av lokaler.

Du kan bekanta dig med mer detaljerad information och material om alla frågor på mötets dagordning från medlemmarna i initiativgruppen varje dag från __ timme. tills __ timme. eller till __________________ från ___ timme. tills ___ timme.

(dagar i veckan)

Adresser till ägarna - medlemmar i initiativgruppen:

FULLSTÄNDIGA NAMN. ___________________________________ Lägenhet nr ._____

FULLSTÄNDIGA NAMN. ___________________________________ Lägenhet nr ._____

Till detta tillkännagivande bifogas en blankett för beslut av ägaren av lokalen på dagordningen för den årliga bolagsstämman i lokaler i form av frånvarande omröstning. Skicka de slutförda besluten om de frågor som ställts till omröstning till initiativgruppens medlemmar på: ______________________________

(plats, adress)

senast "__" ________________ 200_y.

____________________________________

Initiativtagare till kallelse till årsstämma

De beslut som fattas av bolagsstämman och omröstningsresultaten kommer att meddelas

"__" ______________ 200_

Förteckning över ägare meddelade

med adressen:

och lämnade beslutet skriftligt före omröstningens slut.

	Lägenhetsnummer / matrikelnummer för bostäder	Fullständiga namn ägaren meddelade mötet			Beslutet lämnades skriftligt			Notera
			Ägarens eller dennes företrädares underskrift	datum för mottagande	Ägarens eller dennes företrädares underskrift	Underskrift av den som fick beslutet	datum för mottagande

Ansvarig för att meddela ägare _______________ _____________________

(signatur) (fullständigt namn)

Ansvarig för att fatta beslut _______________ _____________________

(signatur) (fullständigt namn)

Ett meddelande om kallelse till en bolagsstämma för lokaler i ett flerfamiljshus måste skickas till lokalerna i denna byggnad senast tio dagar före dagen för dess innehav (del 4 i artikel 45 i LC RF).

Under anmälan kan initiativtagarna till bolagsstämman få information om vilka av lokalägarna som inte personligen kan delta i stämman på grund av avgång eller anställning, på grund av sjukdom eller andra orsaker. I detta fall kan det erinras om att de har rätt att skicka sin representant till bolagsstämman (del 1 och 2 i artikel 48 i LC) och erbjuda dem en fullmakt att rösta på bolagsstämman. Fullmakten måste upprättas i enlighet med kraven i punkterna 4 och 5 i artikel 185 Civillagen Ryska Federationen... Fullmakten att rösta måste innehålla information om ägaren av lokalen och dennes representant (namn eller titel, bostadsort eller plats, passdata) och certifierad av den organisation där huvudmannen arbetar eller studerar, bostadsunderhållsorganisationen vid bostadsorten (med andra ord, den kan certifieras av den förvaltande organisationen) eller den stationära administrationen medicinsk institution, där han behandlas eller certifieras av en notarie.

FULLMAKT

(bosättning) ____________________, st. ____________________, hus nummer __,

höll "__" ____________ 200_

Jag, ____________________________________________________________________________,

(Namn på huvudman)

(passuppgifter till huvudmannen)

ägare av lokaler nr ___ i hus nr __ på gatan. __________________ G. _______________,

Jag litar på ________________________________________________________________________

(FULLSTÄNDIGA NAMN. förvaltare)

(passuppgifter om den auktoriserade personen)

________________________________________________________________________________

(förvaltarens bostad)

delta i årsstämman med ägare av lokaler i ett flerfamiljshus, som hålls den "__" ____________ 200_, och rösta på mina vägnar i alla frågor på dagordningen.

Undertecknarna vet att denna fullmakt kan avbrytas skriftligen före omröstningen eller genom att huvudmannen är närvarande vid bolagsstämman.

Huvudsignatur __________________________ ________________

(signatur) (datumet)

Den behöriga personens underskrift _________________________ ________________

(signatur) (datumet)

Jag intygar rektors underskrift:

__________________________________ __________________________ _____________

Vittnets position Fullständigt namn av vittnet Vittnets underskrift

Tryckplats

Påminnelse till rektorn: Meddela mötesarrangörerna att du kommer att representeras av en fullmakt.

Proxypåminnelse: var noga med att ta med denna undertecknade och certifierade fullmakt till stämman.

Notera: Om en person är representant (ombud) för flera ägare av lokaler, röstar han eller hon separat på ägarens vägnar, företrädd av honom på bolagsstämman.

Representativ juridisk enhet- ägaren av lokalen måste ha en fullmakt att rösta på dagordningen för bolagsstämman, bekräftad av underskrift av chefen för organisationen (eller någon annan person som är bemyndigad att göra det) ingående handlingar) och organisationens sigill. Representanten för ägaren av lokalen, som är i kommunalt eller statligt ägande, agerar vid mötet i enlighet med de befogenheter som bygger på instruktionerna federala lagar, handlingar som har tillstånd att göra det statliga myndigheter eller handlingar från lokala självstyrande organ eller en skriftlig fullmakt för omröstning.

5.1. Kännedom om de dokument som utarbetats av den ledande organisationen, studie av ägarnas åsikt på dagordningen för bolagsstämman

För att stämman ska bli fruktbar, det vill säga att beakta alla frågor på agendan, konstruktivt diskutera och väga förslag från den ledande organisationen och fatta alla beslut som är nödvändiga för en framgångsrik förvaltning av flerbostadshuset, är det mycket viktigt att ägarna får all nödvändig information för reflektion. Utan detta kan mötet antingen förvandlas till en "basar" där det är omöjligt att fatta några rimliga allmänna beslut, eller till en ren formalitet, när människor röstar utan att förstå om detta verkligen är ett bra beslut, hur det kommer att påverka tillståndet i huset i framtiden, om detta förslag motsvarar deras intressen.

Ju högre medvetenhet ägarna har om sitt hus, det objektiva behovet av arbete och reparationer, desto bättre förståelse för hur mycket det verkligen kostar, desto mer medvetna och balanserade beslut kommer att fattas av ägarna på stämman. Därför betonar vi detta än en gång, det ligger i förvaltningsorganisationens intresse att förse ägarna med utkast till alla dokument före mötet.

Initiativtagarna till mötet i kallelsen till stämman informerar ägarna var och när de kan bekanta sig med:

• förvaltningsorganisationens rapport för det senaste året;
• förslag från den förvaltande organisationen den arbets- och reparationsplan för året och för framtiden (om en sådan plan har utarbetats);
• ett utkast till uppskattning av kostnader och intäkter för året;
• information från huskommittén för bedömning av ledningsorganisationens verksamhet etc.

De handlingar som utarbetats för mötet kan förvaras av medlemmarna i huskommittén, av ”de äldste på verandorna”. Dessutom kan den förvaltande organisationen tillhandahålla en plats på sitt kontor för att bekanta sig med de utarbetade dokumenten och dess specialister för möten, samtal, konsultationer för att förklara för ägarna innehållet i de dokument som föreslås för bekantskap. Sådan kommunikation kommer att göra det möjligt för ägarna att formulera specifika frågor till den ledande organisationen, objektivt utvärdera dess förslag och förbereda sig för en konstruktiv diskussion om den ledande organisationens verksamhet. Å andra sidan kommer detta att ge den förvaltande organisationen en möjlighet att på förhand orientera vilka av dess förslag som kommer att stödjas, och när man diskuterar vilka frågor som kan uppstå svårigheter, och därför är det nödvändigt att förbereda genomtänkta argument och motiveringar . Det maximala beaktandet av ägarnas åsikter och önskemål hjälper den förvaltande organisationen, om det behövs, att justera utkasten till planer och uppskattningar, som kommer att godkännas på årsstämman.

Steg 6. Organisationsstöd för årsmötet

Tillsammans med utarbetande av dokument på dagordningen och meddelande till ägarna om det kommande mötet är det nödvändigt att tänka efter och förbereda sig för olika organisatoriska frågor håller en bolagsstämma:

• hur man bäst organiserar registrering av mötesdeltagare;
• hur omröstning på agendaposter kommer att hållas, hur man räknar röster när man fattar beslut, förbereder omröstningar eller omröstningsblad;
• hur man bäst förbereder lokalerna för mötet, för att säkerställa synligheten av den information som kommer att presenteras vid mötet;
• fundera över mötets sekvens, hur lång tid den här eller den här agendaposten kan ta (utveckla ett mötescenario);
• uppskatta utgiftsbeloppet för att hålla bolagsstämma m.m.

Det rekommenderas att initiativgruppen i förväg bestämmer vem och var som kommer att registrera deltagarna i generalförsamlingen, förbereder de nödvändiga blanketterna (registreringsblad) för att snabbt registrera deltagarna i stämman. Dessa formulär bör innehålla all nödvändig information om mötesdeltagarna och göra det möjligt för dig att snabbt avgöra om mötet har det nödvändiga beslutsförhållandet. Det rekommenderas att separat registrera personer som är inbjudna till mötet och som inte är ägare (till exempel företrädare för ledningsorganisationen, lokala myndigheter etc.).

Exempel på registreringsblad:

Registreringsförteckning över lokalägare eller deras företrädare närvarande vid den årliga bolagsstämman med lokalägare i ett flerfamiljshus på adressen:

(bosättning) ____________________, st. ____________________, hus nummer __

		Ägaren till lokalen ()		Underskrift av ägaren till lokalen eller dennes representant (genom ombud)
	Lägenhet 1 (signatur) (fullständigt namn) Registreringslista över personer, inbjuden till årsmötet för ägare av lokaler i ett flerfamiljshus på: (bosättning) ____________________, st. ____________________, hus nummer __ från "__" ________________ 200_ inbjuden till mötet Information om den inbjudna personen (position, yrke etc.) Underskrift av den inbjudna som deltar i mötet Ansvarig för registrering _________________ ________________________________ (signatur) (fullständigt namn) vid årsstämman för ägare av lokaler i ett flerfamiljshus på: (bosättning) ____________________, st. ____________________, hus nummer __ daterad "__" _____________ 200_ angående: _ (ange frågans ordalydelse) __________________________________ (beslutet fattades med antalet röster ___ eller beslutet fattades inte) Typ av lokaler, lägenhetsnummer (rum i en gemensam lägenhet) eller matrikelnummer för bostäder Lokalägare / Representant för lokalägare (FULLSTÄNDIGA NAMN. medborgare, namn på en kommun, ämne i Ryska federationen, namn på en juridisk person) (Välj det svar du röstar på och lägg din signatur i den här kolumnen) Notera (fullmakt) Mot Avstod Lägenhet 1 Lägenhet 2 FULLSTÄNDIGA NAMN. medlemmar i räkenskommissionen Underskrifter av räkenskommissionens medlemmar _______________________________________________________________________________________ ____________________________________ _______________________________________________________________________________________ ____________________________________ _______________________________________________________________________________________ ____________________________________ vid årsstämman med ägare av lokaler i ett flerfamiljshus på adressen: g. (bosättning) ____________________, st. ____________________, hus nummer __ från "__" _____________ 20__ Jag, _____________________________________________________________________, jag är (kryssa i lämplig ruta) En anteckning om fullmakten som ger representanten för fastighetsägaren behörighet att rösta på bolagsstämman i lokaler i ett flerfamiljshus måste göras på registreringsbladet för ägare till lokaler eller deras representanter närvarande vid bolagsstämman. När du väljer och förbereder platsen för årsstämman är det nödvändigt att föreskriva att platsen för mötesordföranden tillåter honom att se alla deltagare, och platsen för sekreteraren är bekväm för att hålla protokollet från bolagsstämman . Det rekommenderas att tillhandahålla separata platser för räkningskommissionen och gäster som är inbjudna till mötet eller andra som inte kommer att delta i omröstningen, vilket underlättar räkningskommissionens arbete vid rösträkningen. En konstruktiv diskussion av agendaposter kommer att hjälpas om rummet där mötet kommer att innehålla kommer att innehålla visuellt material: affischer med uppskattningar av inkomster och utgifter, fotografier av delar av byggnaden som behöver repareras eller renoveras under det senaste året, på vilka du kan se hur det var för ett år sedan, till exempel taket och vad det har blivit efter renoveringen. Det ligger i den förvaltande organisationens intresse att förbereda sådant material. Nödvändiga utgifter för att hålla bolagsstämma brevpapper, fotokopiering, posttjänster etc. måste bäras av ägarna, eftersom det är deras ansvar att hålla generalförsamlingar. Initiativgruppen bör beräkna den erforderliga volymen finansiella resurser, dela dem bland ägarna och samla dem. I vissa fall kan den förvaltande organisationen hjälpa ägarna att ta på sig en del av kostnaderna och, om möjligt (ekonomiskt, tillfälligt), hjälpa till att förbereda och producera det erforderliga antalet kopior av meddelanden från mötet och / eller registreringsblad för deltagare i bolagsstämman och / eller blad (eller bulletiner) för omröstning och andra dokument. Det är möjligt att beräkna kostnaderna för att hålla årsstämman i förväg och inkludera i beräkningen av kostnaderna för att underhålla ett flerfamiljshus (i avsnittet "förvaltningskostnader") och följaktligen inkluderat i ägarnas betalningar. I det här fallet, vid tidpunkten för årsstämman, kan den förvaltande organisationen använda dessa medel för att köpa papper, betala för utskrift av erforderliga dokument och kopiering, samt vid behov hyra lokaler för att hålla allmänheten möte. Naturligtvis måste dessa tjänster från ledningsorganisationen ingå i förvaltningsavtalet för flerbostadshuset. Förutom alla ovanstående organisatoriska frågor skulle det vara bra för initiativtagarna till mötet att tänka på hur man presenterar lokalägarna för varandra (om de fortfarande är okända) och hur man skapar en trevlig och vänlig atmosfär kl. mötet så att ägarna till lokalerna njuter av sitt deltagande i det, från kommunikation tillsammans. När allt kommer omkring, om deltagande i ett möte är förknippat med positiva känslor, kommer människor att vara mycket mer villiga att komma till möten i framtiden. 6.1. Generalmöte scenarioutveckling Att utveckla ett manus för ett allmänt möte hjälper arrangörerna att tänka igenom sekvensen i alla steg i mötet, från att registrera deltagare till att sammanfatta mötet. Manuset kan på förhand avgöra hur mycket tid som kommer att läggas åt att diskutera varje punkt på agendan, vilka som ska hålla presentationer och vem som kan tala eller tillhandahålla nödvändig teknisk eller ekonomisk bakgrund. Även om mötets gång skiljer sig från scenariot kommer han att hjälpa mötets ordförande att orientera hur långt du kan avvika från den planerade tiden för att få tid att slutföra mötet inom rimlig tid. Ett exempel på ett scenario för en årlig bolagsstämma med lokalägare i ett flerfamiljshus: EXEMPEL SCENARIO hålla en årlig bolagsstämma med ägare av lokaler i ett flerfamiljshus på adressen: (bosättning) ____________________, st. ____________________, hus nummer __ Registrering av mötesdeltagare På lokalernas registreringsblad (se exempel 9), mittemot motsvarande lägenhetsnummer (rum i en gemensam lägenhet) eller kadastralnumret för en bostadslokal, skriv ner medborgarens efternamn, namn och patronym eller kommunens namn, Ryska federationens ämne, namnet på den juridiska personen - ägaren till lokalen eller dennes representant som deltar i mötet. I registreringsbladet för ägarna till lokalerna anger du också den totala ytan på lokalerna för varje ägare (lokalområdet som tillhör fastighetsägarnas gemensamma egendom beaktas inte) och antalet röster som tillhör varje ägare (Antalet röster som varje ägare av lokalerna i ett flerfamiljshus vid bolagsstämman i lokalerna i denna byggnad står i proportion till hans andel i den gemensamma äganderätten till den gemensamma egendomen i denna byggnad (del 3 i artikeln 48 i LC RF)... Det är lämpligt att ange denna information på registreringsbladet i förväg när du förbereder mötet. Om det behövs kan lokalägarna eller deras representanter förtydliga dem. I detta fall gör den person som är ansvarig för registrering en korrigering i registreringsbladet. Be ägarna till lokalen eller deras representanter att skriva under registreringsbladet. För företrädare för lokalägarna, i kolumnen "Lokalägarens underskrift", notera närvaron av fullmakten, hur länge den utfärdades (om fullmakten utfärdades för detta möte, bifogas registreringsbladet), om fullmakten ger rätt att delta i omröstning på stämman. I ett separat registreringsblad (se exempel 10), ange information om specialisterna i ledningsorganisationen som är närvarande vid mötet, representanter för myndigheterna, familjemedlemmar till lokalägarna, hyresgäster och andra inbjudna ( dessa personer har inte rätt att rösta om dagordningen på stämman). Fastställande av möteskvalum Beräkna hur stor andel av rösterna som ägs av lokalerna på stämman och deras representanter från det totala antalet ägare till lokalerna: det totala antalet röster för alla ägare av lokaler i ett flerfamiljshus ________; antalet röster som innehas av lokalägare och deras företrädare (ombud) personligen närvarande vid bolagsstämman är _____, vilket är ______% av det totala antalet röster för ägare av lokaler i ett flerfamiljshus. Gör en slutsats om lagligheten av mötet: _________________ (Föreningsstämman med ägare av lokaler i ett flerfamiljshus är behörig om ägarna till lokalerna i denna byggnad eller deras representanter som har mer än 50% av rösterna för det totala antalet röster deltog i den (del 45 i artikel 45 av RF LC). Öppnande av bolagsstämman I början av mötet bör de närvarande berättas: på vars initiativ mötet hålls; om det finns beslutsförhållande för mötet; om de inbjudna personerna närvarande vid mötet; mötesagenda. Mötets öppning kan hållas av ägaren av lokalen, på vars initiativ mötet hålls. Organisatoriska frågor. Bland de nuvarande ägarna till lokalerna måste du välja: mötets ordförande - att leda mötet; mötets sekreterare - för att föra protokoll; räkningskommissionen - för att räkna röster vid omröstning på mötets punkter. Föreslå lokalägarna att nominera kandidater till mötesordförande, mötesekreterare och medlemmar i räkningskommissionen, bestående av tre (fem) personer. Genomför en diskussion om de nominerade kandidaterna. Gör en omröstning om de nominerade kandidaterna. Räkenskommissionen räknar mötesdeltagarnas röster (nedan endast de deltagare som har rösträtt) lämnade "för" de nominerade kandidaterna, sedan "emot" dem, sedan "avstod" från att rösta. Omröstningsresultaten meddelas och registreras i protokollet. Beslutet fattas med en majoritet av rösterna från ägarna till lokalerna som är närvarande vid mötet (del 1 i artikel 46 i RF LC). Godkännande av mötets dagordning och mötets regler, det vill säga hur mycket tid som är avsatt: för huvudtalare om agendaposter; för frågor till talare; för tal i diskussionen (debatt); för hela mötet (total varaktighet). Omröstning i dessa frågor kan ske utan skriftlig omröstning genom att räkna upp handen. Beslutet fattas med en majoritet av rösterna från ägarna till lokalerna som är närvarande vid mötet (del 1 i artikel 46 i RF LC). Efter godkännande av dagordningen och förordningarna fortsätter mötet att behandla varje punkt på dagordningen. Omröstning, beroende på frågans betydelse och andra omständigheter, kan genomföras utan skriftlig inlämning av röster (genom att räkna upp händerna) eller skriftligt - genom att varje väljare anger sitt beslut på röstlistan eller, om möjligt , fylla i röstsedlar (se exempel 12) ... Behandling av den andra punkten på dagordningen för mötet: Ledningsorganisationens rapport om genomförandet av förvaltningsavtalet för flerfamiljshuset under det senaste året. _____________________________, en företrädare för den förvaltande organisationen, rapporterar om genomförandet av kontraktet för förvaltning av ett flerfamiljshus under det senaste året. Dags att tala - _______ minuter. Om möjligt (nödvändigt) tillhandahålls visuell information för rapporten: 1. __________________________________________ 2. __________________________________________ 2. Frågor om rapporten Totalt för frågor och svar ____ minuter (för varje fråga - __ minuter, för svar - __ minuter). Ytterligare information / förtydliganden om rapporten, svar på frågor kan ges utöver representanten för den förvaltande organisationen: Ledamot i huskommittén; ___________________, ________________________ 3. Presentationer om rapporten Totalt för föreställningar ___ minuter, för varje föreställning upp till __ minuter. Talare bör ges möjlighet att fritt uttrycka sina åsikter. Mötets ordförande övervakar att reglerna följs och att talet är förenligt med den fråga som diskuteras. Vid behov uppmanar mötesordföranden talaren att fortsätta sitt tal när han diskuterar en annan fråga på dagordningen, till vilken talets innehåll är mer relaterat. Sekreteraren ska i protokollet från mötet föra talarens namn och en sammanfattning av talet. 4. Beslutsfattande om godkännande av förvaltningsorganisationens rapport om genomförandet av kontraktet för förvaltningen av flerfamiljshuset under det senaste året. Baserat på resultaten av diskussionen lägger mötesordföranden fram ett förslag om att godkänna förvaltningsorganisationens rapport om genomförandet av förvaltningsavtalet för flerbostadshuset under det senaste året. Räkenskommissionen räknar de avgivna rösterna "för" dess godkännande, sedan "emot" och "avstår" från de deltagare som har rösträtt på bolagsstämman. Beslutet fattas med enkel majoritet av rösterna från lokalägarna eller deras företrädare närvarande vid bolagsstämman. Omröstningsresultaten meddelas och registreras i protokollet. Övervägande av de tredje och efterföljande frågorna på mötets dagordning De tredje och efterföljande frågorna på dagordningen för bolagsstämman behandlas på samma sätt. Stängning av bolagsstämman Efter att ha behandlat alla frågor som finns på dagordningen för årsstämman förklarar stämmans ordförande att stämman är avslutad. Protokollet från stämman undertecknas av ordföranden och generalförsamlingens sekreterare. Registreringslistan för lokalägare som är närvarande vid bolagsstämman eller deras företrädare undertecknas av den person som är ansvarig för registrering, och röstlistorna på stämmans dagordning undertecknas av räkningskommissionens medlemmar. Protokollet från bolagsstämman, registrerings- och röstbladen lagras på platsen eller på adressen, vilket måste fastställas genom detta mötes beslut (del 4 i artikel 46 i LC RF). Om denna fråga: beslutades tidigare - vid sitt första bolagsstämma när förfarandet för sammankallande och sammanträde fastställdes, protokollet från årsstämman och omröstningsresultaten överförs till den angivna platsen (adressen) för lagring ;; beslutades inte tidigare, då skulle initiativtagarna till mötet lägga till det på dagordningen. Alla ägare av lokaler i detta hus meddelas de beslut som fattas av bolagsstämman senast tio dagar från dagen för dessa beslut. Detta är ansvaret för ägaren / ägarna, på vars initiativ detta bolagsstämma sammankallades. Förfarandet för att meddela lokalägarna om de beslut som fattas av bolagsstämman och omröstningsresultaten måste fastställas av stämman (del 3 i artikel 46 i LC RF). Till exempel kan ett beslut fattas om att placera ett motsvarande meddelande i lokalerna (lokalerna) för ett hyreshus, som är tillgängligt för alla ägare. Varje ägare av lokalen måste på hans begäran förses med: protokoll från stämman för granskning; utdrag ur protokollet från bolagsstämman.