Implementering av ett dokumenthanteringssystem. Effektiviteten av implementeringen av elektroniska dokumenthanteringssystem i företaget Förfarande för implementering av elektroniska dokumenthanteringssystem i organisationen

Arbetsflödesautomatisering från en lyx som bara stora industriföretag och statliga myndigheter hade råd med för 5 år sedan har blivit ett absolut måste för organisationer av alla storlekar och specialiseringar. Idag är denna åtgärd för att öka företagets effektivitet tillgänglig för alla företag, utan undantag. Och det är relevant för de flesta av dem, eftersom även relativt små företag är engagerade i att förhandla kontrakt, utbyta affärskorrespondens med leverantörer och kunder.

Kort om fördelarna med att byta till elektronisk dokumenthantering

Under villkoren för pappersarbetsflöde tar det ibland upp till en halv arbetsdag att hitta rätt bokstav, handling, bilaga till kontraktet. Som ett resultat, inte bara yrkesverksamhet söker en anställd, men också affärsprocesserna i företaget som helhet. Och denna situation upprepar sig dag efter dag, vilket leder till att organisationens produktivitet lämnar mycket att önska.

Dessutom löser införandet av ett elektroniskt dokumenthanteringssystem (EDMS) det gamla problemet med "spridda" data, när källdokumenten lagras på advokatens arbetsdator, pappersversioner av fakturor och handlingar - på finansavdelningen, och alla kommentarer och anmärkningar om kontrakt och medföljande dokument är utspridda över de elektroniska personalboxarna. Detta förhållande strider mot alla IT -säkerhetsstandarder. EDMS ger allmän tillgång till dokument för alla anställda som är inblandade i bildandet, godkännandet och genomförandet, med hänsyn till kraven på konfidentialitet och skydd av företagsdata.

Vi kommer inte att lista alla fördelarna med att byta till elektronisk dokumenthantering inom ramen för denna artikel. Vi noterar bara att introduktionen av EDMS tillåter:

• spara på lönen för onödig kontorist;
• påskynda förhandlingsprocessen och organisatorisk och administrativ dokumentation med 60%;
• 2 gånger påskynda leveransen av dokumentet till adressaten;
• förbättra kontrollen av att utföra disciplin;
• minska papperskostnaderna på 10%(först rekommenderas att använda ett blandat dokumentflöde: dubblett elektroniskt pappersutbyte);
• effektivisera och systematisera dokumentbehandlingsprocesser.

Fördelarna med automatisering är uppenbara för även de mest inveterade skeptikerna idag. Det enda som hindrar organisationer från att implementera EDMS är den upplevda komplexiteten i övergången. Faktum är att allt inte är så skrämmande, och även företag med ett hundraårigt livsstil anpassar sig enkelt till nya, högteknologiska arbetsförhållanden. För att göra det lättare för dig att våga ta ett svårt, men livsviktigt steg, kommer vi att beskriva huvudstadierna i EDMS -implementeringen.

1) Sätta upp mål och mål för automatisering

Syftet med EDMS -implementeringen är alltid att förbättra effektiviteten i företagsledningen. När du beslutar om automatisering måste du vara klart medveten om listan över problem med den nuvarande hanteringen av kontorsarbete på företaget och förstå hur de kan lösas med hjälp av EDMS.

2) Inspektion i förväg

Efter att ha övertygat dig om genomförbarheten av EDMS kan du fortsätta studera funktionerna för journalföring på företaget:

• revisionshandlingar;
• studera reglerna för att arbeta med dem;
• undersöka hur korrespondens, kontrakt, interna order och order flyttas;
• studera processerna för att bilda, förhandla och ingå avtal;
• undersöka förfarandena för registrering av inkommande och utgående korrespondens;
• studera processerna för initiering, godkännande, utförande och bortskaffande av intern dokumentation (ORD);
• identifiera de viktigaste kraven i företagsmiljön;
• bedöma graden av överensstämmelse för företagets nuvarande kontorsarbete med kraven i Ryska federationens lagstiftning och branschstandarder;
• utforska förfaranden för att organisera och genomföra möten;
• studera processerna för överföring av dokument till arkivet;
• identifiera affärsprocesser som verkligen behöver automatisering.

De insamlade uppgifterna måste analyseras för att fastställa de grundläggande kraven för att bygga ett elektroniskt dokumenthanteringssystem i ett företag.

3) Optimering av kontorsprocesser

Innan vi påbörjar utvecklingen av en organisations elektroniska dokumenthanteringssystem är det nödvändigt att effektivisera och systematisera själva arbetet med dokument, samt optimera kontorsprocesser, med hänsyn till möjligheterna hos det implementerade EDMS. Om företaget inte tidigare hade tydliga regler för att arbeta med dokument måste de registreras. Standardisering av kontorsarbete innebär utarbetande av processinstruktioner, ändringar av arbetsbeskrivningar och företagets IT -säkerhetspolicy. Vid utformning av standarder för dokumenthantering är det också nödvändigt att ta hänsyn till kraven i GOST R 15489.

4) Utveckling av ett dokumentflödesautomatiseringsprojekt

Att utforma ett EDMS börjar med att ta fram ett diagram över dokumenthanteringsprocessen. Flyttvägarna för skannade kopior av dokument, ordning och följd av deras godkännande / utförande föreskrivs. Möjligheten till parallell behandling och gemensamt arbete med dokumentet för alla ansvariga personer tillhandahålls. I utvecklingsstadiet av ett dokumenthanteringssystem för företag är det också nödvändigt att fastställa medarbetares rättigheter till företagsdata. Baserat på resultaten av formaliseringen av dokumentbehandlingsprocesser, en privat teknisk uppgift(ChTZ).

5) Anpassning av den typiska konfigurationen

Fastän moderna EDMS("1C: Document Flow", "BUSINESS") täcker maximala affärsprocesser för ett företag av alla storlekar och specialiseringar, i vissa fall kan det fortfarande kräva en översyn av en typisk programvara.

6) Steget för genomförandet av EDMS

Elektroniska dokumenthanteringssystem implementeras som regel i etapper enligt ett av två möjliga scenarier:

• genom process (först är behandlingen av brev, kontrakt etc. automatiserad);
• genom strukturella indelningar (kontoret, kontraktsavdelningen etc. är automatiserad).

Programvaran distribueras på arbetsdatorer, användargränssnitt konfigureras, åtkomsträttigheter till dokument differentieras i enlighet med jobbansvar anställda.

Om det behövs kan du i samma skede införa en elektronisk digital signatur (EDS), som gör att dokument kan godkännas direkt i elektronisk form.

7) Skapande av ett elektroniskt arkiv

Den logiska strukturen för den elektroniska lagringen och organisationen av anställdas tillgång till den utarbetas även i designstadiet av det elektroniska dokumenthanteringssystemet. Därför kan all data omedelbart efter implementeringen av EDMS laddas in i ett enda elektroniskt arkiv.

8) Integration med andra system

För att underlätta arbetet med data och för att minimera riskerna för dubbel information kan det elektroniska dokumenthanteringssystemet integreras med alla tidigare installerade automatiseringsprogram: ekonomiskt, analytiskt, produktion.

9) Personalutbildning och utarbetande av användarmanualer

Innan det elektroniska dokumenthanteringssystemet lanseras i industriell drift är en omfattande utbildning av medarbetare obligatorisk. Funktionen hos EDMS behärskas av personal på kontoret och cheferna för alla avdelningar där det är planerat att använda programmet.

I samma skede av dokumentflödesautomatisering utvecklas användarhandböcker och dokument av reglerande och administrativ art (bestämmelser om EDMS, arbetsbeskrivningar etc.).

10) Övervaka efterlevnad av reglerade förfaranden

Steget efter införandet av det elektroniska dokumenthanteringssystemet kallas konventionellt steget för att nå den planerade kapaciteten. Detta är steget för massöverföring av dokument och anpassning av anställda till nya arbetsförhållanden. Den största bördan ligger här på axlarna hos implementeringsprojektledaren från kundens sida. Som regel är detta VD. För att EDMS -funktionen ska kunna utnyttjas maximalt och genomförandet snabbt lönar sig måste de anställda tvingas arbeta i nytt system... Först måste chefen personligen kontrollera efterlevnaden av det fastställda förfarandet för användning av EDMS.

Automatiseringstjänster för dokumentflöden i Central Federal District

EDMS-implementering: erfarenheten av Zarubezhneft-Dobycha Kharyaga

Mål och mål för projektet

Situation före projektstart

Lösningsarkitektur och skala

Projektresultat

Kort beskrivning av projektet

Zarubezhneft - mining Kharyaga ”har implementerat ett elektroniskt dokumenthanteringssystem baserat på lösningen 1C: Document Management. Systemet gjorde det möjligt att förena processerna för behandling av kontorsdokument, automatisera samordningen av avtalsdokument och bildande och kontroll av order. Efter implementeringen av EDMS halverades söktiden efter den nödvändiga informationen och den totala tiden för kollektiv behandling av dokument och effektiviteten för att få information ökade betydligt.

Kund

Zarubezhneft-dobycha Kharyaga är en del av Zarubezhneft-koncernen. Företaget sysselsätter 350 personer. Zarubezhneft-Dobycha Kharyaga är operatör för Kharyaga-projektet och utvecklar de andra och tredje anläggningarna på Kharyaga-fältet under ett produktionsdelningsavtal.

Mål och mål för projektet

Affärsmålet med implementeringen av EDMS är förbättra effektiviteten för de anställda på grund av:

• öka effektiviteten för att erhålla nödvändig information;
• öka öppenheten i affärsprocesser genom att automatisera dokumentbehandling i enlighet med de angivna vägarna;
• enande av förberedelser, bearbetning och förflyttning av inkommande, utgående, interna samt avtalshandlingar i elektronisk form;
• automatisering av förhandlingsprocessen för avtalsdokumentation i enlighet med de angivna vägarna;
• automatisering av processen för bildande och kontroll av order;
• effektivisera arbetet för anställda med dokument: eliminera möjligheten att förlora versioner av dokument eller korsa fragment under samtidigt arbete, förbättra kvaliteten på det färdiga materialet och effektivisera användarnas arbete;
• minska tiden som behövs för att hitta den information du behöver och den totala tiden för kollektiv behandling av dokument;
• skapa en sluten slinga av informationsutbyte genom integration med befintliga system i organisationen.

Uppgifter för att implementera ett elektroniskt dokumenthanteringssystem:

1. Optimera medarbetarnas arbete.
2. Implementera mekanismer för datautbyte mellan företagsledningssystemet med normativ referens och relaterade system - ett dokumenthanteringssystem, ett enhetligt redovisningssystem baserat på lösningen "1C: Holding Management", "1C: Lön- och personalhantering", ett system för kontroll av statskassans verksamhet.

Situation före projektstart

”Tidigare utfördes pappersarbetet när det gäller kontorsarbete och förhandlingar om villkoren för kontrakt pappersform... Det fanns ingen konsolidering av företagens system. Detta gjorde det mycket svårt att utbyta operativ data, säger Alexander Yegorov, biträdande chef för avdelningen för metrologi, automatisering, kommunikation och IT i Zarubezhneft-Dobycha Kharyaga.

Situationen komplicerades ytterligare av att projektet för införandet av ett elektroniskt dokumenthanteringssystem ägde rum i samband med bildandet av ett nytt företag. Innan projektet startade var företaget frånvarande ett system för elektronisk dokumenthantering. Affärsprocesser och arbetsregler var uppställda och överenskomna vid projektets genomförande.

Lösningsarkitektur och projektomfång

Det automatiska elektroniska dokumenthanteringssystemet är baserat på lösningen 1C: Document Management. Det implementerar lösningen med företagets system för hantering av regel- och referensinformation. För att säkerställa datakonsistens tillhandahålls också synkronisering av referensinformation för företagets refemed "1C: Holding Management", "1C: Lön- och personalhantering" och kontrollsystem för finansverksamhet.

Genom det elektroniska dokumenthanteringssystemet (EDMS) tillhandahålls åtkomst till referensböcker via delsystemet fjärrstyrning av referensinformation. I systemet är det möjligt att skapa en begäran om att lägga till ett nytt element i den normativa referensinformationen och dess replikering i systemet.

Utbyte av data mellan samhällets informationssystem när det gäller referensböcker för grupperna "Kontrakt", "Entreprenörer", "Ledningsanalys", "Organisations- och personalstruktur" tillhandahålls.

Integrationsschema för det elektroniska dokumenthanteringssystemet med andra produkter

Följande separata och strukturella divisioner deltog i projektet:

• LLC Zarubezhneft-dobycha Kharyaga (Moskva);
• Separat underavdelning av Zarubezhneft-dobycha Kharyaga LLC i Komi-republiken (Usinsk);
• avlägsna arbetsplatser som tillhandahåller lagerbokföring på fältet - i Komi -republiken (fältplatser).

Funktioner och unikhet i projektet

Under genomförandet av projektet automatiserades aktiviteterna en separat underavdelning Zarubezhneft-dobycha Kharyaga, liksom avlägsna arbetsplatser-utan heltidsnärvaro på arbetsplatser. Projektets särart är också att det elektroniska dokumenthanteringssystemet installerades på själva fältet i byn Kharyaga.

Utbildning, rådgivning och support av företagets anställda genomfördes helt på distans med hjälp av videokommunikation, vilket gjorde det möjligt att minska kostnaderna för projektimplementering utan att påverka kvaliteten på de tillhandahållna tjänsterna.

Systemets möjligheter gjorde det möjligt att lösa frågorna om automatisering av arbetskrävande repetitiva operationer, effektiviteten och transparensen i den mottagna rapporteringen och skapandet av ett enhetligt informationsutrymme i företaget. Systemet arbetar med inkommande och utgående dokument, med organisatorisk och administrativ dokumentation, med upphandling och avtalsdokumentation.

Ett personligt gränssnitt har utvecklats för chefer, som låter dig optimera arbetet med inkommande uppgifter och dokument, samt att snabbt övervaka arbetet för anställda. Formuläret "Uppgifter för mig" har förbättrats i gränssnittet. När du skapar en deluppgift baserad på din egen uppgift visas den skapade deluppgiften på formuläret.

En av funktionerna i projektet är att det elektroniska dokumenthanteringssystemet installerades på själva fältet i byn Kharyaga

Implementerad gruppering av uppgifter efter typ (utförande, godkännande), tillagd färgvisning av en ny inkommande uppgift, samt prefixet "Nytt!". Lade till aktiva länkar till relaterade dokument och visum per dokument på uppgiftsblanketten. Fliken "Rapport om utförandet av ordern" på uppgiftsformuläret har förbättrats med möjligheten att spara framstegen i utförandet av ordern.

Dessutom, när systemet skapades, gjordes följande förbättringar av 1C: Document Management -lösningen:

1. Avslutande av avtalsregistreringsjournal (universell rapport).
2. Rapporten "Om kontrollen av ZNDKh" och "Rapport om uppfyllda order" utvecklades enligt generaldirektörens kontrollorder på grundval av dokument.
3. Mekanismen för att övervaka genomförandet av order har förbättrats. Om den ansvariga utföraren fullgör sitt uppdrag och det tas bort från kontrollen, slutförs uppdraget för medexekutörerna automatiskt.
4. En rapport om fullgörandet av kontrollorder från generaldirektören för biträdande direktörerna togs fram.
5. Kommandot "Frågor om aktivitet" har förbättrats. Om inställningen är installerad kommer kommandot "Frågor om aktivitet" i avsnittet Reglerings- och referensinformation att visas, fältet "Frågor om aktivitet" visas i dokumenten.
6. Godkännandebladet för interna och utgående dokument har förbättrats.
7. En rapport om den genomsnittliga godkännandetiden har tagits fram. Rapporten genereras under en viss period, låter dig anpassa hierarkin för informationsutmatning och ändra gruppnivån från biträdande generaldirektör till avdelningsanställda.
8. I den tryckta formen av mötesprotokollet har möjligheten att visa raden "Markerad" lagts till.
9. Tillagd automatisk fyllning i protokollets tryckta form registreringsnummer och datum från det länkade interna dokumentet, samt automatisk fyllning av uppgifterna "Protokollnummer" och "Protokolldatum" i evenemangskortet.
10. Formen av uppgifter som inte accepteras för utförande har förbättrats. Tillagd visning av uppgifter för delegering av auktoritet för exekutören. Formuläret låter dig se de uppgifter som kommer till rollen eller till en specifik utförare.
11. Formen "Fall (volymer)" har förbättrats. Implementerade skapandet av en länk med interna dokument med attributet "Cases of permanent storage". Ärenden stängs automatiskt efter godkännande av det länkade dokumentet.
12. Popup-fönster om ankomsten av nya uppgifter har utvecklats.
13. Ett godkännandeblad har tagits fram i enlighet med mallen för köpbegäran.
14. Ett godkännandeblad har tagits fram i enlighet med mallen för ytterligare avtal och kontrakt.
15. En omröstningslista har tagits fram i enlighet med mallen för "anbudsutskottets beslut".
16. Lade till möjligheten att konfigurera rättigheterna för att spara godkännanderesultaten för en viss cirkel av användare i ett redigerbart format.
17. I blocket "Händelser" har funktionaliteten för att starta order med protokoll förbättrats: differentieringen för att starta kontroll- och icke-kontrollorder har konfigurerats beroende på typ av händelse (internt möte; möte med VD).
18. Möjligheten att konfigurera förbudet att radera ett visst steg i mallen för en komplex process innan start har implementerats.

Introduktion

Egenskaper och organisationsstruktur för CJSC Atomenergo

1 Kort beskrivning av företaget

2 Företagets mål och mål

3 Organisationsstruktur för CJSC Atomenergo

Principer för dokumenthanteringssystem

Marknadsanalys och motivering för att välja ett dokumenthanteringssystem

1 Marknadsstruktur för mjukvaruprodukter inom EDM

2 Att välja en effektiv automatiserat system Förskola

3 Jämförande egenskaper hos kontorsautomatiseringssystem

3.4 Motivering för att välja ett elektroniskt dokumenthanteringssystem

4. Implementering av systemet automatiserat dokumentflöde"Atomdoc" vid JSC "Atomenergo"

1 Analys av ämnesområdet och identifiering av listan över uppgifter som ska lösas

2. analys av företagets processer

3 Kort beskrivning av det elektroniska dokumenthanteringssystemet AtomDoc

4 Implementering av AtomDoc EDMS

4.1 Systemarkitektur

4.2 Uppbyggnad av ett elektroniskt dokument

4.3 Anpassa systeminstallationen

4.4 Skapa komplexa former av dokument

4.5 Konfigurera kommunikation med MS Word

4.5 Analys av resultat

Beräkning av effektiviteten i EDMS -implementeringen

1 Beräkning av kostnader

5.2 Bedömning av effekten

Slutsats

Bibliografisk lista

Lista över symboler och förkortningar

AISautomatiserat informationssystemIB -informationsbasEK ACSUntifierat företagsautomatiserat system för personalhanteringLVSlokalt datornätverkARMAutomatiserat arbetsplats PC -datorprogramvara

Introduktion

inkludering av element av intellektualisering av användargränssnittet, expertsystem och andra tekniska medel i informationssystem.

1. Egenskaper och organisationsstruktur för CJSC Atomenergo

1.1 Kort beskrivning av företaget

Atomenergo Joint Stock Company har varit verksamt på marknaden för fartygskärnteknik i mer än tjugo år. Bevarandet och utvecklingen av produktionen och den tekniska potentialen som ackumulerats under decennier inom kärntekniska skeppsbyggnad på grundval av självorganisation av ett komplex av produktions- och designföretag, utveckling och förslag på projekt som tillgodoser specifika kunders intressen - detta målet sattes upp för företaget vid undertecknandet av det konstituerande avtalet den 4 december 1992. Tjugo år visade arbetet att de grundläggande idéerna som låg till grund för skapandet av samhället var riktiga. Lita på sin egen aktiva verksamhet på den ryska marknaden, med fokus på riktiga kunder som är ekonomiskt intresserade av de föreslagna projekten - på grundval av detta kom samhället på fötter och ser idag med tillförsikt in i framtiden.

Inom konstruktionen av flytande kärnkraftverk hittade företaget en sådan kund i Rosenergoatom Concern, som visade affärsintresse för konceptet transportabel kärnkraft med medel- och lågkraft och lade grunden för dess praktiska genomförande.

The Concern utvecklade en mekanism för off-budgetfinansiering av en förstudie och ett tekniskt projekt för huvudkärnkraftsflytande värmekraftverk med en kapacitet på 70 MW, vars kontrakt för genomförandet undertecknades av företaget den 31 januari 1995 I denna kärntekniska varvsindustri förvärvade företaget en viktig kund och affärspartner, Malaya Energetika JSC. Uppenbarligen är det nödvändigt att utveckla projekt för den kärnkraftiga isbrytaren, som har utvecklats, men som fortfarande väntar i vingarna, på samma väg som budget och investeringsfinansiering. Företaget har också potentiella kunder på den utländska marknaden. Den ryska marknaden bör dock bli garant för kvalitet och vinst. 14 april 1995 Det andra mötet för bolagets aktieägare hölls. Nästa steg är att utveckla produktionsbasen, öka auktoriserat kapital med utbyggnaden av aktieägarnas sammansättning, skapandet av ett företagsrepresentation i St. Nizjnij Novgorod... Företaget har satt som mål att fasa bildandet av en finansiell och industrigrupp, liksom skapandet, tillsammans med kunden aktiebolag, som kommer att fungera som ägare till flytande kärnkraftverk.

De senaste tjugo åren av företagets gemensamma verksamhet med grundarna, affärssamarbete med många specialister från forskningsinstitut och industriföretag har på ett övertygande sätt visat hur mycket som kan göras genom att agera gemensamt, med respekt för både samhällets intressen och varje partner.

Grundare och produktionspartners:

JSC "Baltic Plant"

Det är ett av de äldsta varven i Ryssland. Detta är ett företag med en bred profil, som tillsammans med varvsindustrin har utvecklat maskinteknik. Verkets verksamhet kännetecknas av fyra områden: Skeppsbyggnad; maskinteknik; metallurgi; produktion av konsumtionsvaror.

Världens mest kraftfulla kärnkraftsdrivna isbrytare och forskningsfartyg, tankfartyg och malmbärare med stor kapacitet, lastpassagerarfartyg och kärnkraftsdrivna missilkryssare-sådana fartyg lämnade anläggningens slirar. För närvarande är anläggningens produktion inriktad på konstruktion av komplexa, högteknologiska fartyg, samt fartyg av olika klasser för export.

Erfaren maskinteknisk designbyrå

Detta är ett stort design- och forskningscentrum, en kraftfull produktion och teknisk bas för skapandet av kärnkraftverk, unika storskaliga stativ, produktion och testning av prototyputrustning, modern teknisk utrustning och högkvalificerad personal, kunskapsuppbyggnad och teknik för olika typer kärnreaktorer... Sedan starten har OKBM bedrivit en integrerad strategi för skapandet av sina produkter: design, omfattande forskning, utveckling av prototyper, inklusive tekniska aspekter, överföring till serieproduktion på fabriker, författarstöd under hela livslängden.

JSC "Nizhny Novgorod maskinbyggnadsanläggning"

Detta är ett diversifierat företag som inkluderar stora metallurgiska och mekaniska monteringsanläggningar. Anläggningen kännetecknas av ett stort utbud av tillverkade produkter med ett betydande antal enheter och delar som ingår i dem (upp till 8 tusen i en produkt). Den totala nomenklaturen uppskattas till mer än 150 tusen artiklar. De produkter som tillverkas av anläggningen tillhör kategorin sofistikerad högteknologisk utrustning som används inom en mängd olika sektorer i den nationella ekonomin. CJSC "Nizhegorodskiy Machine-Building Plant" är det ledande företaget för tillverkning av huvudutrustning för fartygsreaktorer.

OJSC "Murmansk Shipping Company"

Det är den enda redaren i världen med 7 kärnkraftiga isbrytare och en kärnkraftsdriven lättare bärare Sevmorput, kärnteknologiska servicefartyg. Rederiet har stor erfarenhet av drift och underhåll av fartyg med kärnvapen kraftverk... Personalen som betjänar kärnkraftsflottans fartyg genomgår omskolning och uppgradering av sina kvalifikationer i ett särskilt utbildnings- och utbildningscenter som rederiet har.

Reparation och teknikföretag "Atomflot"

Det är det grundläggande företaget för det tekniska underhållet av fartyg med kärnkraftverk. För sådana ändamål har den:

· utrustade vallar;

· produktionsverkstäder och platser;

· speciella laboratorier;

· uppsättningar av teknisk utrustning som krävs för att utföra arbete med reaktoranläggningen.

Företaget utför hela sortimentet av mottagning, lagring och bearbetning av flytande och fast radioaktivt avfall, reparation av utrustning och system för kärnfartyg.

Iceberg OJSC

Det är den ledande designbyrån i Ryssland inom kärnkraftens isbrytare. Närvaron av högkvalificerade specialister gjorde det möjligt att genomföra en högkvalitativ utveckling av projektet för den första kärnkraftiga isbrytaren "Lenin", och sedan en rad projekt av kärnkraftiga isbrytare av "Arktika", "Ryssland", "50 Let Pobedy -typer. Tillsammans med finska skeppsbyggare har specialisterna på designbyrån Iceberg utvecklat ett projekt för en kärnkraftig isbrytare av Taimyr-typ med ett begränsat utkast. Mer än 20 projekt, inklusive specialfartyg för kärnteknisk service, har utvecklats av designbyrån. AOOT "Iceberg" arbetar konsekvent med utvecklingen av nya riktningar inom skeppsbyggnad, varav den viktigaste är projektet för en kärnkraftsenhet för APEC.

1.2 Företagets mål och mål

Företagets uppdrag JSC "Atomenergo"

· skapande av transportabla energimoduler;

· prestanda i ett komplex av arbeten relaterade till konstruktion, konstruktion, drift, reparation, laddning och avveckling av fartygets kärnkraftsanläggningar;

· utför i ett komplex av arbeten relaterade till design, konstruktion av flytkraft- och värmeförsörjningsstationer med energikällor som drivs med fossilt bränsle;

· skapande av kärnkraft-, diesel- och gasturbinvärmekraftverk;

· designarbete för fartyg med kärnteknisk tjänst;

· skapande av anläggningar för hantering av använt kärnbränsle;

· konstruktion design;

· finansiella och investeringsberättigande;

· utveckling av material för miljöskydd.

Målet med JSC Atomenergo är att bidra till att bevara och utveckla produktionen och den tekniska potentialen som samlats under många år inom kärnfartygsbyggande och att använda den i konsumenternas och samhällets intressen.

För närvarande är huvuduppgifterna för företagets utveckling:

· erhålla en statlig order för leverans av 4 flytande kärnkraftvärmeenheter för Fjärran Östern

· utveckling av teknisk dokumentation och installation av ett kärnkraftverk för den nya universella kärnkraftsisbrytaren LK-60

· reparation och modernisering av SSBN (Strategic Missile Submarine Cruiser) K-117 "Bryansk"

· öppnande av ytterligare en filial i företaget i staden Severomorsk

· håller ett toppmöte om säker användning kärnenergi i Finland

· implementering av "SUP" -systemet med optimering av organisations- och ledningsstrukturen

· Implementering av ett elektroniskt dokumenthanteringssystem för design och teknisk dokumentation.

Baserat på företagets mål och mål kan man se att Atomenergo har en mycket bred profil inom tillämpning av kärnteknik. Dessa inkluderar både konstruktion och underhåll av kärnkraftverk och reaktoranläggningar, samt order från försvarsministeriet. Med en sådan mängd order, liksom ett stort antal partners, står samhället inför problemet med ett snabbt och adekvat svar på förändringar i kontrakt och avtal med kunder. Dokument som kommer från olika företag går ofta vilse, hamnar i händerna på fel anställda eller kommer helt enkelt senare än förfallodagen. I samband med dessa problem står företaget inför vissa svårigheter och kan inte svara i tid på förfrågningar från sina affärspartners och riskerar därmed att förlora en viktig order för det eller att helt tappa intresset från stora arbetsgivare. Nyligen, i samband med företagets naturliga tillväxt, är detta ett av de viktigaste problemen som kräver en tidig lösning. På grund av den nästan fullständiga frånvaron av några automatiska processer i operationerna för att skicka och ta emot dokument vid det senaste bolagsstämman beslutades det att införa ett elektroniskt dokumenthanteringssystem på företaget. Det bör lösa huvudproblemen med dokumentation och påskynda arbetet i hela företaget som helhet.

Ett av de typiska misstagen som görs vid övergången till elektronisk dokumenthantering är deras otillräckliga utarbetande, vilket i sin tur leder till ineffektiv drift av systemet. Mycket ofta anser företagets ledning att frågorna om att organisera arbetsflödet är obetydliga, inte förtjänar särskild uppmärksamhet, men i slutändan är det dessa "små saker" som blir avgörande för att förbättra effektiviteten i företagets affärsprocesser. Brist på ledningsintresse för projektet kan leda till att implementeringen kan dröja mycket länge.

Ett annat vanligt hinder är hur EDMS är byggt. Enligt experter dömmer IT-avdelningens oberoende utveckling av företagsskalig EDMS organisationen i förväg till en lång förbättringsprocess och gör dessutom hela projektet beroende av systemutvecklarna.

Flera fler svårigheter är möjliga i nästa skede av EDMS -implementeringen. Bland dem finns otillräcklig utarbetning av interna företagsdokument som reglerar dokumentflödesprocesser i organisationen och dålig uppmärksamhet från ledningens sida på frågor om utbildning av slutanvändare.

1.3 Organisationsstruktur för CJSC Atomenergo

Atomenergo har en linjär ledningsstruktur. I en linjär struktur har varje avdelning bara en ledare som har anförtro myndighet att acceptera alla ledningsbeslut; denna ledare är endast underordnad den överordnade ledaren etc. Med andra ord, under ramen för den linjära organisationsstrukturen är underordnade bara beroende av sin ledare: det överordnade ledningsorganet har ingen rätt att ge order till dem utan medgivande från den omedelbara ledare. En linjär organisationsstruktur har både fördelar och nackdelar.

Bland fördelarna kan det noteras: 1) detta system är baserat på en kommunikationskanal - kanalen mellan chefen och den underordnade, och därför bör exekutören inte samordna order som kommer från olika styrande organ och kan komma i konflikt med varandra ;

) den mängd beställningar som mottagaren fått med alla nödvändiga resurser;

) chefens personliga ansvar för resultatet av hans beslut.

Nackdelar med en linjär ledningsstruktur: 1) för höga krav ställs till chefen, eftersom avdelningens ledning förutsätter hög kompetens inom de verksamhetsområden som underordnade är engagerade i;

) den linjära strukturen i stora företag leder till en bok om att chefer på högsta nivå befinner sig överväldigade: de måste hantera enorma mängder information, komma i kontakt med ett stort antal människor. Detta kan leda till allvarliga bakslag när det gäller att fatta ledningsbeslut eller, helt enkelt uttryckt, till byråkratisk byråkrati.

Figur 1.1 visar strukturen för företagsledningen.

Ris. 1.1. Företagsstruktur.

2. Principer för dokumenthanteringssystem

1 Grundläggande principer för automatisering av dokumentationsstöd för ledningen

Tiderna förändras och det klassiska "pappers" kontorsarbetet ersätts av elektronisk dokumenthantering, som utförs med en särskild klass av informationssystem - elektroniska dokumenthanteringssystem.

En enorm ökning av informationsvolymen och stora förändringar i efterfrågan på information började ställa nya krav för organisationen av informations- och dokumentationstjänster i organisationen. Kraven på information och dokumentationstjänster började förändras. Utomlands började de kallas tjänsten för hantering (eller hantering) av informations- och dokumentationsresurser, i vårt land - tjänsten för dokumentationsstöd för ledning (DOU).

Idag kan informationsteknologins tillstånd i en förskoleutbildningsinstitution kännetecknas av:

· närvaron av en stor mängd databaser som innehåller information om organisationens verksamhet;

· skapande av teknik som ger interaktiv användare tillgång till informationsresurser;

· utöka funktionaliteten hos informationssystem och tekniker som tillhandahåller informationsbehandling, skapa lokala multifunktionella problemorienterade informationssystem för olika ändamål;

· inkludering av element av intellektualisering av användargränssnittet, expertsystem och andra tekniska medel i informationssystem.

I regel skiljer sig dokument från olika typer av informationsbärare (bild 2.1). Och de viktigaste reserverna för att öka effektiviteten i arbetet med dokument ligger just i typerna av media.

Ris. 2.1. Typer av dokument och deras interaktion.

Elektroniska lagringsmedier kan också delas in i ett antal undertyper (hårddiskar, optiska skivor, magneto-optiska skivor, etc.). Dessutom är formatet i vilket de lagras på ett elektroniskt lagringsmedium viktigt för elektroniska dokument.

Användningen av datorer för behandling, lagring och överföring av dokument har lett till framväxten av ett elektroniskt dokument (ED). Elektroniska dokument beror på teknik, format och standard för skapandet.

För uppfattningen av ED, speciell tekniska medel(bildskärm, skrivare), programvara så att användaren ser dokumentet i en form som är förståelig för honom. ED: er är inte starkt knutna till en specifik databärare, som det var tidigare med papper. ED har ett antal fördelar jämfört med ett pappersdokument: enkelhet att göra ändringar, användning av förberedda former av dokument, effektivitet när du skickar ett dokument via e-post, möjligheten att arkivera och skydda dem från obehörig åtkomst.

ED: s struktur består av två delar: generellt (dokumentets innehåll och information om adressaten) och special (elektronisk digital signatur). Elektronisk digital signatur (EDS) är ett förfalskningsskyddat elektroniskt dokument som erhålls som ett resultat av kryptografisk transformation av information med hjälp av den privata nyckeln till en elektronisk signatur. Med den elektroniska signaturnyckeln kan du fastställa frånvaron av förlust, snedvridning eller förfalskning av information i ett elektroniskt dokument, liksom förfalskning av innehavaren av en elektronisk digital signatur. I enlighet med lagen likställs ED på ett maskinläsbart medium med ett dokument på papper och har samma rättskraft.

Historien om utvecklingen av informationssystem inom ledningen och syftet med deras användning vid olika perioder presenteras i tabellen. 2.1. De processer som säkerställer driften av informationssystem kan konventionellt representeras i form av ett diagram (fig. 2.2).

Klassificeringen av informationsteknik är den metodologiska grunden för val och användning av teknik för att lösa problemen med dokumentationsstöd för hantering.

Följande klassificering av informationsteknik är möjlig:

genom funktioner för att säkerställa hanteringsaktiviteter (teknik för att förbereda textdokument baserade på ordbehandlare, teknik för att förbereda presentationer baserade på grafiska processorer, teknik för att förbereda tabelldokument baserade på användning av bordsprocessorer, etc.);

Historik om utvecklingen av IP inom förvaltning

Tabell 2.1.

Tidsperiod Begrepp med användning av information Typ av informationssystem Användningsområde1960-1970 Förberedelse av rapporterHanteringsinformationssystem för produktionsinformationSnabba rapporteringsprocessen1970-1980Ledningskontroll Beslutssupportsystem. System för toppklass Utveckling av den mest rationella lösningen 1980-2010 Strategisk information Strategiska informationssystem. Automatiserade kontor Organisatorisk överlevnad och välstånd

efter typ av användargränssnitt (kommando, grafiskt användargränssnitt, sökmotorgränssnitt);

för att betjäna ämnesområdet (försäkring, bank, etc.).

Ris. 2.2. Processer i informationssystemet.

En av de viktigaste komponenterna i företagsinformationssystemet är det elektroniska dokumenthanteringssystemet (EDM). Organisering av arbetet med dokument är en integrerad del av hanterings- och beslutsprocesser, vilket avsevärt påverkar effektiviteten och kvaliteten på ledningen. Dokument kommer in i organisationen, skapas av anställda, överförs för godkännande eller utförande från avdelning till avdelning, går till ledningen för ett beslut eller godkännande och skickas ut ur organisationen.

Antalet organisationer där det elektroniska dokumenthanteringssystemet har införts ökar, antalet automatiserade arbetsplatser växer. Om tidigare tillämpningsområdet för elektroniska dokumenthanteringssystem huvudsakligen var stort och medelstora företag, nu har det kommit till småföretag.

Elektroniska dokumenthanteringssystem (EDM) tillhandahåller processen för skapande, åtkomstkontroll och distribution av stora mängder dokument i datanätverk, samt ger kontroll över dokumentflödet i organisationen. Ofta lagras dessa dokument i speciella arkiv eller i filsystemhierarkin. Filtyper som vanligtvis stöds av EDM -system inkluderar textdokument, kalkylblad, ljud, video, grafik och webbdokument. EUD -system inkluderar:

) system för elektronisk dokumentation (kontorsarbete);

) elektroniska dokumenthanteringssystem;

) företagssystem för elektronisk dokumenthantering.

Många leverantörer och analysföretag erbjuder sina egna klassificeringssystem. Om vi ​​tar dokumentets roll i systemet som grund för klassificeringen kan två systemklasser urskiljas. Till en av dem inkluderar vi de så kallade företags (eller universella) dokumenthanteringssystemen (Enterprise Document Management System - EDMS), till de andra - specialiserade dokumenthanteringssystem, som huvudsakligen fokuserar på automatisering av kontorsförfaranden.

Med dokument med innehåll är det nödvändigt att utföra vissa åtgärder: ta emot och skicka, registrera, överföra enligt avsett skäl, kontrollera framstegets genomförande, införa resolutioner. Specialiserade system (och nästan alla inhemska utvecklingar inom detta segment tillhör denna klass) är just utformade för att lösa sådana problem, till exempel för att automatisera ett företags kontorsarbete.

Företagsdokumenthanteringssystem är faktiskt plattformar för att skapa olika lösningar med fokus på dokumentbehandling. Specialiserade lösningar är i sin tur inriktade på att lösa specifika problem, till exempel automatisering av traditionellt inhemskt kontorsarbete, och de implementeras på ett begränsat antal arbetsplatser. Samtidigt är specialiserade system inte utformade för att lösa problem relaterade till dokumentets innehåll.

2.2 Former för automatiserad registrering av dokument

Automatiserade dokumentregistreringssystem är indelade i två klasser. Det första inkluderar system för hantering av elektroniska arkiv. Deras huvudsakliga funktioner är: att registrera nya dokument, lagra, söka och hämta dem för att överföra dem till applikationer som vet hur man arbetar med dem.

Den andra klassen inkluderar elektroniska dokumenthanteringssystem (EDMS, DMS (Document Management System)). De har anförtrotts funktioner för att hantera dokument på vägen från en användare - en tjänsteman till en annan, med förmågan att kontrollera deras rörelse med fixering av alla ändringar och åtföljande resolutioner. De färdiga systemen i en klass kan innehålla funktioner från en annan klass. Av de viktigaste egenskaperna hos EDMS är de viktigaste för användaren följande: - mjukvaruplattform (ett system som tillhandahåller lagring och hämtning av dokument, samt ett meddelandesystem. För närvarande är "klient / server" -arkitekturen Begagnade); - Stöd för distribuerad informationsbehandling; - skalbarhet (uppsättning plattformar som stöds; maximalt antal användare; antal nivåer av häckning av strukturer); - öppen arkitektur och möjlighet att integrera med andra applikationer; - en mängd olika typer av dokument som systemet arbetar med (dokumentformat; stöd för arbete med sammansatta dokument och flera versioner av ett dokument; dokumentlänkar (ett dokument kan vara ett svar på ett annat eller kan genereras under utförandet av ett tidigare dokument); gemensam användning av elektroniska och konventionella (pappers) dokument); - möjlighet lagarbete grupper av artister över ett (eller flera) dokument; - förmågan att arbeta enligt "gratis" -schemat (utan rigid fastställande av rutter); - förmågan att styra överföringen av dokument; - tillgång till ett varningssystem för tjänstemän. - möjligheten att anpassa systemet efter en specifik kunds behov (till exempel en uppsättning registreringskortdetaljer, mängden information som lagts in i databasen); tillgänglighet av ett russifierat gränssnitt; - tillgång till regleringsmedel för åtkomst och kryptoskydd; - Tillgänglighet för meddelande om överträdelser i bestämmelserna för överföring av dokument. - fokusera på det inhemska begreppet dokumentflöde. Ur synvinkel delar ett dokument som regel upp sig i dokumentets kropp - en fil (filer), allt meningsfullt arbete som vanligtvis utförs utanför ramarna för kontorsarbete. , och ett registreringskort som innehåller alla detaljer i dokumentet, med vilket arbetet faktiskt pågår ... Filerna kanske inte finns, dokumentet kan förbli i pappersform. Datoriseringen av kontorsarbetsprocesser har gjort det möjligt att byta ut det manuella kortformuläret för registrering av dokument mot ett modernt automatiserat, med hjälp av en persondator. Samtidigt bygger de flesta programmen på att gå in på ett elektroniskt kort som visas på en datorskärm, både traditionella detaljer och ett antal ytterligare. Datorregistrering av dokument tillåter: - att ange mycket mer information om dokument som tar hänsyn till organisationens särdrag; - organisera decentraliserad (på arbetsplatser) registrering av dokument direkt in strukturella enheter med konsolidering av information i dokument i en enda databas av organisationen: - organisera information och referensarbete utifrån databasen; - organisera effektiv kontroll över utförandet av dokument. Registreringsformerna för inkommande, utgående och interna dokument som visas på datorskärmen har små skillnader, men informationen som anges i den allmänna databasen möjliggör en generell sökning av information i alla dokument i organisationen. Efter att ha fyllt i de viktigaste fälten överförs viktiga dokument till huvudet, som tillämpar lämplig upplösning. Upplösningsförfattaren och texten är också inlagda i det elektroniska kortet. Resten av korrespondensen vidarebefordras till avdelningen eller ansvariga medarbetare. Information om den utförande enheten eller den ansvariga medarbetaren matas in i registreringskortet.

Med introduktionen av automatiserade dokumentregistreringssystem har möjligheterna till information och referensstöd väsentligt utökats. Det automatiska systemet låter dig hitta referenser för alla kombinationer av data som ingår i dokumentets registreringskort. Med registreringsprocessen kan du skapa en databas med dokument och därigenom lägga grunden för en organisations informationshämtningssystem för alla dokument. Sökningen efter information om ett specifikt dokument kan utföras av oexekverade och exekverade dokument, av hela verksamhetsdatabasen för det aktuella året och vid behov av tidigare års dokument (arkivdatabas). Om det är nödvändigt att få information om ett specifikt dokument visas motsvarande registreringsformulär på skärmen och skrivs sedan ut. Sökresultat för information om en grupp dokument visas på skärmen i tabellform och skrivs ut vid behov. Information om ett oavslutat dokument respektive om ett utfört dokument visar vilken entreprenör som har dokumentet, eller i vilket fall detta dokument är arkiverat. För närvarande introducerar eller driver redan många organisationer automatiserad kontroll över utförandet av dokument. Dokumentet skickas automatiskt för kontroll när motsvarande fält fylls i. Nuvarande kontroll utförs genom att ringa till skärmen och skriva ut en lista med dokument, vars förfallodatum går ut idag. Specialprogram för att utföra förebyggande kontroll gör att du kan visa listor över dokument på skärmen, vars utförande när som helst går ut, namnen på artister etc. Analytiska rapporter i den etablerade formen kan automatiskt sammanställas enligt tidigare skapade mallar och visas på chefens dator. Analytiska rapporter om uppdragens framsteg är ett viktigt kriterium för att bedöma effektiviteten i enskilda anställdas arbete och organisationen som helhet. Det bör noteras att autonoma datorer på kontorernas kontor eller till och med små nätverk på kontor eller sekretariat i princip inte kan lösa problemet med dokumentflödesautomatisering. Faktum är att de helt enkelt låter dig behålla samma arkivskåp eller tidskrifter, om än i en annan kapacitet. Huvudlösningen är ett datornätverk som ansluter datorer på arbetsstationer i olika divisioner av organisationen. I det här fallet kan information om arbete med dokument som skrivs in från arbetsplatser i avdelningar automatiskt samlas in och ackumuleras på nätverksservern och bildar en databas om status och historik för organisationens arbetsflöde. För att organisera sådant arbete med nätverket tillåter de mest avancerade kontorsautomatiserings- och dokumenthanteringssystemen (nedan - AS DOU) både spårning av pappersarbetsflöde och organisering av rörelse över nätverket och arbete med elektroniska dokument. Ju fler dokumentbehandlingsjobb ett sådant system täcker, desto effektivare utförs hanteringen. Det är önskvärt att systemet når åtminstone varje strukturell enhet där redovisning och kontroll utförs. Helst bör det täcka alla arbetsplatser för anställda som faktiskt arbetar med dokument. I detta fall, samtidigt som arbetskostnaderna för kontorspersonal minimeras, tillhandahålls full kontroll över organisationens dokumentationsverksamhet i realtid.

2.3 Funktioner för kontorsautomatiseringssystem och arbetsflöde

Genom att studera huvudfunktionerna i kontorsautomatiseringssystem kan man peka ut en viss minsta uppsättning egenskaper som ett fullvärdigt system för automatisk registrering av dokument måste motsvara. Först och främst är detta möjligheten att skapa ett dokument. Dokumentet kan skapas antingen oberoende i lämplig redigerare (text, grafik) eller på grundval av förberedda mallar. Systemet tillhandahåller automatisk registrering av dokumentet. För varje bokföringsdokument bildas ett registrerings- och kontrollkort, där information om dokumentet matas in. Systemet kan registrera både dokument som skapats direkt i det och importeras utifrån. Systemet låter dig arbeta med korrespondens. Denna funktion kännetecknas som regel av att den anslutande början av dokumentpaketet är adressaten - avsändaren, även om han skriver om olika frågor. Systemet stöder teknik för registrering, behandling och kontroll av administrativa dokument: externa - dekret, dekret, order från högre organisationer; internt - protokoll, order, order. Det skiljer sig från tekniken för behandling av korrespondens genom att inte bara dokumentet som helhet utan även enskilda poster kontrolleras, korrespondens och kontroll utförs för var och en av dem separat. Gör det möjligt att skapa användarens arbetsmappar. Begreppet mapp används i systemet för att kombinera dokument med vissa tecken ... Dessutom är det ofta inte själva dokumentet som lagras i mappen, utan en länk till den. Användaren kan skapa, ta bort och dela sina arbetsmappar med andra användare. Systemet övervakar utförandet av dokument. Kontroll av utförandet av dokument implementeras, både på nivån för upphovsmannen till resolutionen, och centraliserad kontroll med möjlighet att generera rapporter om utförandet av kontrolldokument. Vid övervakning av genomförandet av administrativa dokument kontrolleras inte bara dokumentet som helhet utan även enskilda poster. Bearbetning och lagring av de faktiska dokumenten. Vilket antal filer som helst kan "bifogas" till registreringskortet, som innehåller det faktiska dokumentet i en datorformad presentation (till exempel text, ljud- eller videomaterial, etc.). Systemet bör ha förmågan att slå samman dokument, så att du kan sammanföra separata filer med texter och grafik och bilda ett komplett dokument. Moderna system, i en eller annan form, tillhandahåller hantering av pappersdokument (de är vanligtvis registrerade i arkivet, men deras kropp ligger på en helt materiell hylla och flyttar på begäran av den anställde till hans skrivbord). Arbeta med relaterade dokument. Möjligheten att upprätta länkar mellan registreringskort för dokument som är relaterade tematiskt, avbryta eller komplettera varandra, upprepas, etc. stöds. När du arbetar med ett dokument kan du alltid se all korrespondens om frågan, dess historia, skickade kopior av kort till andra avdelningar, med omedelbar tillgång till varje kort av intresse. Förflyttning av dokument, inmatning av resolutioner och kommentarer. Mekanismen för förflyttning av dokument säkerställer behandling och överföring av dokument mellan användare av systemet. I det här fallet är grunden för automatisk överföring av ett dokument från en tjänsteman till en annan det faktum att en resolution antas eller det faktum att utarbeta en rapport om genomförandet av ett dokument. Dirigering av dokumentrörelse kan vara hårdkodad eller användardefinierad. Vägen för dokumentets passage från det att det överlämnades till huvudet för första övervägandet tills det skrivs av till ärendet registreras i zonen för registrerings kortets utövande. Stöd för kapslade delsystem. Organisationens kontorsarbete omfattar delsystem av divisioner med egna funktioner (bokföring, kontroll, förflyttning av dokument, etc.) Spårningsversioner av ett dokument. När flera användare samarbetar om ett dokument är problemet med "versioner" och problemet med "kopior och original" mycket tidskrävande och energikrävande. Redovisning för numrerade dokument, rapportering. Distribuerad behandling, skicka dokument per post.

Behandlingsprocessen bör vara densamma för alla användare av systemet, oavsett arbetsstationernas territoriella läge, servrar, graden av avlägsenhet och kommunikationstyper som används. För utbyte av information mellan användare tillhandahåller systemet e-post, vars funktioner inkluderar: officiell och personlig korrespondens; automatisk distribution av meddelanden och aviseringar. Systemet låter dig skapa e -postlistor. Arbeta via Internet. Systemet implementerar en webbserver för kontorsarbete, som ger tillgång till data om dokument och själva dokumenten från valfri lokal eller fjärrdator via Internet. Användaren ges möjlighet att skapa en begäran om att söka efter ett dokument eller en grupp dokument registrerade i systemet. Möjligheten att söka efter ett dokument med olika kriterier. Sökningen efter ett dokument kan utföras med detaljer, efter ämne, med fördefinierade nyckelord. Det är möjligt att söka efter dokument efter sammanhang, det vill säga med hela textfältets värde eller med enskilda ord eller deras delar. Dessutom utförs sökningen inte bara i registreringskortet, utan också direkt i dokumentet. Systemet låter dig arkivera dokument. Efter behandlingen arkiveras de signerade dokumenten. Dokument från arkivet kan inte redigeras, de kan läsas eller raderas. Alåter dig konfigurera lägen för arkivering och återställning av dokument, ange åtkomsträttigheter till arkiv. Skriver bort ett dokument till ärendet. Efter avslutat arbete med dokumentet skrivs det av till ärendet. Vidare överförs dokumentet antingen till arkivlagring eller förstörs i enlighet med reglerna för arkivlagring som antagits vid företaget. I ett automatiserat system utförs avskrivning av ett dokument till ett ärende genom att ange en motsvarande post i registreringskortet. Underhåll och automatisk uppdatering av ordböcker och referensböcker. Systemets referensböcker inkluderar: användare, avdelningar, organisationer, medborgare, tematiska dokumentrubriker, standardtexter, ärendenomenklaturer, åtkomstfrimärken, e -postlistor. I vissa system kan du skapa nya uppslagstabeller själv. Tillhandahåller automatisering av referens- och analysarbete. Systemet genererar standardrapporter och grafer (referenser, sammanfattningar, tidskrifter, dokumentlistor). Det är också möjligt att ladda ner generatorn av rapporter och grafer. Under arbetet registreras systemets åtgärder, användarnas handlingar. Reglering av tillträdesrättigheter. Användarrättigheter i systemet reglerar både åtkomsträttigheter till kortindex och dokument i enlighet med deras etiketter och uppsättningen tillgängliga funktioner denna användare(registrering, redigering, avskrivning av ett dokument, borttagning från kontroll, etc.). Om det behövs kan medarbetare på avdelningar ges möjlighet att endast arbeta med dokumenten från sin avdelning. Dokument från andra avdelningar kommer inte att vara tillgängliga för dem alls eller är bara tillgängliga för visning. Delegering av underskriftsrättigheter. Systemet tillhandahåller elektronisk signatur av dokument och resolutioner om dokument. Om det behövs är det möjligt att delegera rätten att underteckna ett dokument eller ställa in automatisk delegering för alla dokument som mottagits för underskrift av chefen. Skydd av information. Varje arbetsplats kan skyddas med lösenord från försök till obehörig åtkomst till information och handlingar för användarens räkning. Samtidigt måste systemet följa den befintliga kontorsarbete, stödja hela livscykeln för ett dokument i en organisation: från dess första registrering till avskrivning till affärer. Systemet måste genomgå en statlig certifiering för överensstämmelse med GOST för kontorsarbete. Inrättandet av kontorshanteringssystem för organisationer med särskilda krav på skydd av information utförs med hänsyn till det faktum att det är nödvändigt att säkerställa systemets kompatibilitet med alla särskilda sätt att skydda information, inklusive certifierade, vilket kommer att göra det är möjligt att harmonisera dess användning med befintliga säkerhetsstandarder.

2.4 Frågor om den praktiska tillämpningen av kontorsautomatiseringssystem och arbetsflöde för närvarande

dokumentation automatisering kontor arbete atomdoc

Introduktionen av AS DOE har följande uttalade positiva aspekter: I alla divisioner och i organisationen som helhet introduceras en enhetlig, formaliserad och strikt reglerad kontorsarbetesteknik. Organisationen blir fullt hanterbar. Det finns en möjlighet att besvara alla frågor om dokument och utförare, att analysera och hantera dokumentationsaktiviteter. Eftersom ett datanätverk inte bara kan täcka en organisations huvudkontor utan även dess geografiskt avlägsna underavdelningar kan hanterbarheten sträcka sig till hela en organisations geografiskt fördelade struktur. ... Kontorsautomatiseringssystemet är i själva verket en bärare av strikt formaliserad och strikt dokumenterad teknisk information om regler och procedurer för arbete med dokument. Som ett resultat minskar organisationens beroende av personal som en fysisk bärare av teknisk kunskap och regler för arbete med dokument. Överföringen av dokument genom organisationen accelereras, särskilt när man organiserar elektroniskt dokumentflöde. Minskar komplexiteten i kontorsverksamheten. Samtidigt bör man dock komma ihåg att behovet av att ange fullständig och korrekt information om dokumentet, säg under den första registreringen, kan kräva ytterligare ansträngningar på vissa arbetsplatser, medan arbetsintensiteten i arbetet på andra arbetsplatser att använda denna information kan minska flera gånger. En kvalitativ vinst uppnås när man organiserar ett sammankopplat elektroniskt dokumentflöde mellan organisationer, eftersom problemen i samband med produktion och sändning av pappersdokument och sedan - i återinmatningen av detaljerna och texterna för de mottagna dokumenten, försvinner helt. Samtidigt är den ryska verkligheten fortfarande den främsta faktorn som håller tillbaka den omfattande introduktionen av sådana system. Detta är främst en generellt begränsad datoriseringsnivå, ett begränsat antal datorer och datornätverk i organisationer. Dessutom hindras införandet av ny teknik av den låga nivån på kontorsfärdigheter och kultur i organisationer (både artister och chefer och - särskilt - specialister med ansvar för informationsteknik), brist på förståelse för innehåll, roll och plats för AS DOI i organisationernas verksamhet. Som ett resultat används ofta dyra datanätverk med långt ifrån full belastning, utan att det påverkar uppgifterna för att hantera organisationen, som först och främst är hanteringen av dokumentär verksamhet. På grund av otillräcklig nivå statlig reglering det finns stora individuella skillnader i organisationen av kontorsarbete i olika företag, i synnerhet även när man utför tekniska operationer med dokument (från registrering till utskrift). Som ett resultat är det nödvändigt att implementera varje gång dyrt enskilda projekt för varje organisation. Ännu fler problem med "anpassade" system uppstår i driftsstadierna och utvecklingen av dessa system, interaktion mellan olika organisationer. Utomlands är projekt som "elektronisk regering" bara förknippade med kostnadsbesparingar på utveckling, driftsättning, underhåll och utbyte på grund av de mest enhetliga lösningarna. Och inte desto mindre tillåter användningen av ny informationsteknik inom förskoleutbildningsinstitutioner oss att behandla kontorsarbete inte som en stel och konservativ mekanism, utan som ett effektivt och flexibelt verktyg för att genomföra olika typer av innovationer inom detta område. Automatiserad förskoleutbildningssystem låter dig lösa huvudfrågan om kontorsarbete. De låter dig genomföra någon grad av decentralisering av kontorsarbete samtidigt som du säkerställer centraliserad redovisning och kontroll. Upp till den grad att varje specialist självständigt, inom gränserna för sin kompetens, kan registrera dokument och skicka dem för vidare arbete, samtidigt som de är under full kontroll av sina chefer. Således kan organisationen dynamiskt bygga om sin struktur utan att förlora kontrollen. Förutsättningarna skapas för implementering av effektivare förvaltningssystem. I traditionell praxis skickas dokument till avdelningar i en organisation, oavsett om de är lokala eller avlägsna, från organisationens chef till avdelningschefen till specifika artister. Detta gör att chefen på varje nivå effektivt kan kontrollera sina anställdas aktiviteter, men långa och ofta formella kedjor minskar dramatiskt ledningens effektivitet. Med en korrekt konstruerad AS DOW kan du skicka dokument direkt till personer som kommer att utföra order, medan cheferna behåller full kontroll, både över själva beställningen och över dess utförande. Det finns förutsättningar för att organisera elektronisk dokumenthantering i den mån organisationen själv är redo. Ett korrekt konstruerat system kommer att fungera både med data om överföring och utförande av dokument (oavsett om de är papper eller elektroniska), och med själva elektroniska dokument som dessa data avser. Med införandet av elektroniska dokument i kontorscykeln kan du gå vidare till en kvalitativt ny nivå av arbete med dokument. Några av de problem som är förknippade med den territoriella avståndet mellan organisatoriska enheter eller enskilda arbetsplatser för dess anställda elimineras. AS DOU låter dig organisera normalt arbete med alla anställdas dokument, oavsett platsen för deras arbetsplatser (naturligtvis om det finns kommunikationslinjer). AS DOU låter dig säkerställa implementeringen av moderna företagsresurshanteringssystem. Resurshanteringssystem innehåller vanligtvis endast data om affärsprocesser och lagrar inte dokument som sådana, medan AS DOU kan ta över funktionerna i en dokumentär kontrollslinga, inklusive de som är relaterade till affärsprocesser. AS DOU skapar grunden för integrationen av all dokumentär teknik i ett enda komplex, inklusive verktyg för att skanna dokument och textigenkänning, medel för att behandla och skicka elektroniska dokument, ta emot och överföra faxinformation, skriva ut och kopiera dokument, etc. Automatisering av dokumentregistreringsprocessen går längs vägen att inkludera denna funktion i ett enda integrerat programvarusystem för kontorsautomation och arbetsflöde. Förutom de faktiska registrerings- och redovisningsfunktionerna tjänar de hela processen för att skicka dokumentet i organisationen, plus de tillhandahåller arkivlagring av dokument, analytisk bearbetning av informationen i dokumenten, information och referensstöd för organisationens verksamhet, ge möjligheten att söka efter alla dokument i innehållselementet eller efter detaljer så snart som möjligt ... Och under tiden läggs grunden för informationsstöd just i det skede av registrering av dokument med hjälp automatiskt system... Eftersom ett programvarupaket bara kan bearbeta information som matas in i det manuellt, med ofullständig eller felaktig inmatning av dokumentdetaljer i AS DOU, när man använder pretentiösa, lite använda ord och uttryck i dokumentets text och slutligen i vid banala stavfel eller grammatiska fel kan systemet inte självständigt korrigera operatörens defekt. Som svar på ouppmärksamhet vid inmatning av information kommer även det mest avancerade kontorsautomatiseringssystemet att ge ut felaktig information, och mycket snabbt, istället för en organiserande effekt, kommer det att ge det absolut motsatta - destruktivt och dessutom misskreditera sig själv och dess skapare i ögonen på organisationens anställda. Allt detta kräver en stadig ökning av ansvaret och utbildningsnivån för anställda som registrerar dokument med hjälp av AS DOE. Å andra sidan kan användningen av kontorsautomatiseringsverktyg ge besparingar i arbetskraft och materialkostnader för att arbeta med dokument. Effekten beror på enandet av organisationens dokumentationsverksamhet och ett minskat beroende av personalens individuella tekniska erfarenhet; minskning av tidscykler för arbete med dokument och skapandet av ett enda dokumentärt utrymme och full kontroll över registrering och förflyttning av dokument och prestandadisciplin.

3. Marknadsanalys och motivering av valet av ett dokumenthanteringssystem

3.1 Marknadsstruktur för mjukvaruprodukter inom EDM -området

För närvarande är utbudet av mjukvaruprodukter som utgör marknaden för elektroniska dokumenthanteringssystem ganska stort. De kan delas in i två grupper:

Programvarusystem baserade på IBM Lotus Domino / Notes -plattformen; "Boss-Referent" ("IT"), produktfamiljen Cinderella och DIS-Assistant (Moscow Development Institute), "ESCADO" ("Interprokom Lan"), CompanyMedia och OfficeMedia ("InterTrust"), N.System ("Computer -Land ", S: t Petersburg)," Kontorsarbete "(KSK) och andra.

Programvarusystem byggda på andra plattformar: LanDocs ("Lanit"), Optima Workflow ("Optima"), "Delo" ("Elektroniska kontorssystem)," 1C: Dokumentflöde "(1C)," EVFRAT-dokumentflöde "(Kognitivt Technologies) och ett antal andra system.

Inhemska företag som använder antingen relationsdatabaser (Oracle, MS SQL - "Business" och LanDocs), eller MS Exchange -mappar (Optima Workflow) eller proprietära informationslager ("1C: Document Flow") som en teknisk grund, upplever problem i säkerställa gemensamt arbete med dokument i en geografiskt distribuerad företagsmiljö.

3.2 Att välja ett effektivt automatiserat förskoleutbildningssystem

Som nämnts ovan är användningen av företagsautomatiseringssystem för dokumentflöden ett specifikt steg mot implementering och distribution av användningen av elektroniska dokumentflödeselement, därför måste valet av ett sådant system närmar sig mycket seriöst, för att undersöka hela programvarumarknaden.

För närvarande finns det flera dussin mjukvaruprodukter på hemmamarknaden som är utformade för att automatisera dokumentationen av förvaltningen. För närvarande kan följande lösningar från ledande utvecklingsföretag urskiljas:

· Ryska system baserat på Lotus Domino / Notes: "CompanyMedia" - InterTrust, "OfficeMedia" - Intertrust, "Boss -Referent" - IT Co., "Cinderella NTC" - IRM, "Exado Interprokom" - LAN;

· Helt rysk utveckling: "1C: Arkiv" - 1C, "LanDocs" - Lanit, "Optima -Workflow" - Optima, "Delo" - EOS, "EVFRAT -Dokumentotokorot" - Cognitive Technologies, "Documentum" - Dokumentum Services .

En mängd olika beteckningar används för dem: ett dokumenthanterings- och kontorsarbete automatiseringssystem, ett dokumenthanteringssystem, ett elektroniskt dokumenthanteringssystem och så vidare.

I den specialiserade litteraturen föreslås flera tillvägagångssätt för problemet med att välja ett automatiserat system. Med hänsyn till de föreslagna alternativen rekommenderas det att steg-för-steg analysera alla föreslagna system, med hänsyn till organisationens behov för automatisering av enskilda delar av arbetsflödet, både när det gäller systemets kvalitet och finansiella kriterier .

Först och främst, som nämnts i föregående kapitel, behöver en organisation automatiserad teknik för att registrera och kontrollera arbetet med dokument, samt organisera sin arkivlagring. Redovisnings- och lagringsfrågor har utarbetats på det mest detaljerade sättet i den inhemska vetenskapen och praktiken för dokumenthantering och arkivering. Därför är den naturliga och mest effektiva lösningen att använda ett färdigt kontorsautomatiserings- och arkiveringssystem i enlighet med inhemska standarder och etablerad praxis.

Under moderna förhållanden finns en allt större del av dess livscykel i elektronisk form. Därför behövs elektroniska dokumenthanteringstekniker utöver automatiseringen av traditionellt kontorsarbete. Om för några år sedan användes verktyg som e-post eller elektroniska arkiv i ett antal organisationer parallellt med kontorsautomatiseringssystem, nu inser många chefer behovet av ett enda integrerat system för att arbeta med elektroniska och pappersdokument.

För att säkerställa en fullfjädrad elektronisk dokumentcirkulation krävs viss industriell teknik för att konvertera pappersdokument till elektroniska (strömskanning), liksom medel för automatisk registrering av elektroniska dokument som är utarbetade med textredigerare, medel digital signatur, sätt att skicka dokument och andra tjänster som används för att arbeta med elektroniska dokument som distribueras inom organisationen och därefter. Baserat på ovanstående bör automatiseringssystemet ha ett öppet gränssnitt som ger tillägg och modifieringar av erforderlig sammansättning, hantering av routing och skapande om ny eller ändring av befintliga förfaranden ... Närvaron av ett öppet gränssnitt kommer också att säkerställa integration av SADD med andra applikationssystem i organisationen. Ännu större möjligheter att utöka funktionaliteten i kontorsautomatiseringssystemet tillhandahålls genom att tillsammans med det använda universella dokumentorienterade plattformar, till exempel sådana kända tillverkare som Microsoft (Share Point Server), IBM (Lotus Notes, Content Manager), Documentum, Hummingbird och andra, som tillåter i synnerhet att skapa dokumenterade portaler för organisationer. Det faktiska kravet på kontorsautomatiseringssystemet idag är tillgängligheten av interaktionsmedel med andra system. Elektronisk kommunikation tar bort gränserna mellan organisationer och utbytet av elektroniska dokument minskar avsevärt finansiella kostnader för produktion, förflyttning och eventuell efterföljande omvandling av dokumentet och dess detaljer till elektronisk form. I detta avseende är det oerhört viktigt att kunna organisera elektroniskt dokumentflöde mellan geografiskt avlägsna kontor i organisationen, liksom olika organisationer tillsammans.

Från ovanstående kan de viktigaste kraven för ett automatiserat system formuleras. Först och främst bör ett sådant system:

) utföra alla uppgifter för dokumentationsstöd i sin helhet: förberedelse av dokument, deras registrering, kontroll över utförande, sökning av dokument, deras lagring och referensarbete på en rad dokument;

2) bygga på enhetliga metodologiska principer, mjukvara, hårdvara och tekniska lösningar och ramen för de nuvarande organisatoriska och juridiska förutsättningarna i form av nationell lagstiftning, statliga standarder, instruktioner och krav;

3) säkerställa full användning (integration) av det ackumulerade informationsresurs och implementera principen om engångsinmatning av information och dess upprepade användning, både underdokumentär och faktiskt;

) hjälpa administratörer att välja vägar för förflyttning av dokument inom organisationen, vilket säkerställer den nödvändiga graden av skydd av information från obehörig åtkomst;

) kunna expandera för vissa komponenter, nämligen antalet tekniska enheter och tekniker, antalet dokument (mängd information), antalet användare;

) kunna anpassa sig rimligt till förändrade användarkrav.

För närvarande har olika företag utvecklat och implementerat ett stort antal automatiseringssystem för förskoleutbildningsinstitutioner. Dessa system kännetecknas av specifika tillvägagångssätt och datakommunikationsmedel för implementering. I enlighet med klassificeringen kan de delas upp villkorligt enligt följande kriterier:

) vilken typ av information som systemet är inriktat på behandling (fakta eller dokumentär);

) komplexiteten i täckningen av olika faser av dokumentets livscykel;

) en uppsättning implementerade kontorsarbetsuppgifter och föreslagen teknik för deras lösning;

) graden av öppenhet, det vill säga möjligheten att öka funktioner och kompatibilitet med annan informationsteknik;

5) många andra egenskaper hos automatiserade system för detta funktionella ändamål.

För att bestämma kostnaden för ett automatiserat system krävs en bedömning av följande indikatorer: grundkostnaden för licensierad programvara som krävs för installation och drift av ASDOU; kostnaden för arbetet (om undersökningen av organisationen, om installation av programvara, om utbildning av administratörer och användare, om den ursprungliga konfigurationen av systemet, om modernisering av systemet, på underhåll På grund av de betydande skillnaderna mellan det inhemska kontorsarbetet och det västerländska, är en viktig typologisk egenskap för automationssystem deras inriktning mot inhemskt och västerländskt kontorsarbete. Kraven och uppgifterna för att automatisera organisationens ledningsverksamhet. De schematiska skillnaderna mellan Västlig och rysk teknik visas i tabell 3.1.

Tabell 3.1. Jämförelse av teknik

Rysk teknik Västerländsk teknik En tydligt uttalad vertikal karaktär av förflyttning av dokument (ledare - exekutör - chef) inom organisationen Karaktären på förflyttning av dokument är övervägande horisontell, vilket möjliggör att dokumentet skickas direkt till direktör, kringgå ledningen Spåra hela komplexet av arbete med dokument i registreringstidningar eller i maskinskrivna kortfiler, där all information matas in på dokument, deras rörelser, myndigheters resolutioner, kontroll över tidsfrister etc. Brist på centraliserad (inom hela organisationen) kontroll Underhåll av registrering, kontroll och rapportering av tidskrifter. För att säkerställa ett enhetligt förfarande för behandling av dokument, är det tänkt att skapa specialiserade tjänster: hantering av ärenden, sekretariat, kontor. Registrering av dokument utförs av direkta exekutörer (borgensmannen och exekutören förvarar sina egna tidskrifter), vissa typer av dokument är inte registrerade alls. Specialiserade avdelningar som arbetar med kontorsarbete skapas inte. Underhålla registrering, kontroll och rapportering av tidskrifter. För att säkerställa ett enhetligt förfarande för behandling av dokument, är det tänkt att skapa specialiserade tjänster: hantering av ärenden, sekretariat, kontor. Registrering av dokument utförs av direkta exekutörer (borgensmannen och exekutören förvarar sina egna tidskrifter), vissa typer av dokument är inte registrerade alls. Specialiserade divisioner som arbetar med kontorsarbete skapas inte.

3.3 Jämförande egenskaper hos kontorsautomatiseringssystem

För närvarande erbjuder den ryska marknaden ett ganska brett urval av SADD, som kan uppfylla kraven och uppgifterna för att automatisera en organisations ledningsaktiviteter, men med olika programvarukrav.

Det bör också komma ihåg när du väljer ett system att systemfunktionaliteten i stor utsträckning beror på den plattform för vilken detta eller det där systemet är utvecklat.

Till exempel är Lotus Notes / Domino -plattformen inledningsvis inriktad på grupparbete med dokument, så lösningarna för detta system är de mest funktionella. Användare arbetar vanligtvis i Windows -operativsystemet, men i senare tid i väst sker en överföring till Linux -plattformen. I detta avseende, när du installerar systemet, måste du komma ihåg att det är möjligt efter en viss tid att Linux -användare kommer att vara desamma som Windows -användare.

Dessutom, med spridningen av Internet, står tillverkarna inför behovet av att få sina system att fungera via webbläsare.

Följande presenteras jämförande analys några automatiserade system. Dessa system valdes inte av oss av en slump, utan på grund av deras fokus på ryskt kontorsarbete, godkännande och utbredd användning i organisationer av olika slag.

1. "CompanyMedia", InterTrust;

... Landocs, Lanit;

... Optima Workflow, Optima;

4. "BOSS-Referent", IT Co .;

... "Delo", elektroniska kontorssystem;

... "Documentum", Documentum Services;

... "Euphrates-Document Management", kognitiva teknologer.

När det gäller "Documentum" -systemet bör det troligtvis inte jämföras med dokumenthanteringssystem, utan med plattformar för deras konstruktion, till exempel IBM Content Manager, Lotus Domino.Doc, Oracle Collaborate Suite, och så vidare. tabellen inkluderad, utvecklad av oss under forskningens gång, jämförande egenskaper mjukvarufunktioner hos SADD, eftersom kunskap om de tekniska kraven för systemet gör att du i förväg kan uppskatta kostnaderna för att köpa ytterligare programvara och ny utrustning. De mest rationella och inte krävande stora utgifterna för specialutrustning för installation var följande system: "CompanyMedia", "Euphrates-Document Management" och "Boss-Referent".

Vidare föreslog vi de funktionella egenskaperna hos SADD, som enligt vår uppfattning kommer att vara grundläggande för valet av ett effektivt kontorsarbete. detta exempel, alla presenterade system har nästan all nödvändig funktionalitet. Systemen "Euphrates-Document Management", "CompanyMedia", "Delo", "Boss-Referent" och "PayDox" klarar typiska uppgifter för elektronisk dokumenthantering på bästa sätt. När du köper ett system bör du också ta hänsyn till enkelheten i dess implementering och industriella drift. Till exempel, om det köpta systemet inte innehåller de verktyg som är nödvändiga för att anpassa organisationen till organisationens behov av anställda, kommer implementeringsprocessen att kräva utvecklarens deltagande, vilket kommer att påverka ökningen av implementeringskostnaderna avsevärt. Systemen "EVFRAT-Document Management", "CompanyMedia" och "PayDox" är de mest anpassade efter behoven för systemets organisation med tillgängliga medel utan utvecklarens medverkan och utan ytterligare sådana. Kunder av andra system erbjuds en uppsättning standardinställningar som kan ändras av utvecklare eller deras partners, vilket kommer att leda till en ökning av implementeringskostnaderna. Kostnaden och tiden för implementeringen är en av de faktorer som påverkar systemets förekomst. I varje specifik implementering beror de på det valda systemets funktioner och kundföretagets struktur (skala, specificitet av aktiviteter och så vidare) som förvärvar systemet. Enligt tillgängliga uppskattningar är idag det största antalet implementeringar systemen "EVFRAT-Document Management", "Delo", "CompanyMedia" och "PayDox". Delosystemet är populärt hos myndigheter eftersom det är inriktat på automatisering av traditionella kontorsarbete. Förekomsten av "EVFRAT-dokumenthantering" -systemet förklaras av dess universalitet och flexibla prispolicy. Ett stort antal "CompanyMedia" -implementeringar ger systemets moduler och implementering på Lotus Notes / Domino -plattformen. PayDox -systemet har implementerats i många olje- och energibolag, försäkrings- och pensionsfonder samt i statliga och utbildningsinstitutioner.

Om du antar att implementeringen var framgångsrik bör du överväga vad som är mer viktigt för automatiseringen av elektronisk dokumenthantering. Utöver de nödvändiga uppsättningarna funktioner kan närvaron av ytterligare funktioner i systemet avsevärt förenkla arbetet med systemet för alla anställda i organisationen (till exempel konfigurering av aviseringar och påminnelser). I vissa fall är denna funktionalitet helt enkelt nödvändig (till exempel webbåtkomst). Kundens behov vid automatisering av dokumentbehandlingsprocesser kan förändras över tid (till exempel vid förändring av företagets organisationsstruktur), vilket kan leda till behovet av systemutveckling. Den mest kompletta tilläggsfunktionen på grund av flexibla användargränssnittsinställningar tillhandahålls av systemen "Boss-Referent" och "Optima-Workflow". Med andra parametrar intar systemen "PayDox", "Delo", "Optima" och "EVFRAT-Dokumentototurno" säkra positioner.

Utan tvekan är EDMS viktiga egenskaper dess säkerhet, tillförlitlighet och prestanda. Systemen "CompanyMedia", "Optima-Workflow", "PayDox" och "EVFRAT-Document Management" ger tillförlitlig nivå och säkerhet för elektronisk dokumenthantering. I sin tur är prestandan för de lösningar som övervägs i granskningen tillräcklig för att automatisera både små och stora strukturer, eftersom prestanda i de flesta fall beror på kapaciteten hos serverhårdvaran. Om man skapar ett distribuerat elektroniskt dokumenthanteringssystem (separata databasservrar för varje avdelning) kan antalet samtidiga användare mätas i tusentals. Det bör noteras att "Boss-Referent" och "CompanyMedia" -systemen, implementerade på Lotus Notes / Domino-plattformen, erbjuder de mest avancerade administrationsverktygen för distribuerat arbete på grund av plattformens möjligheter.

3.4 Motivering för att välja ett dokumenthanteringssystem

Efter att ha analyserat marknaden och kort överblick av populära dokumenthanteringssystem måste vi välja, på grundval av vilket av dem det är bäst att bygga vårt system och framgångsrikt implementera det på företaget. Av alla de system som beskrivs ovan beslutade vårt företag att välja PayDox, eftersom detta system är pålitligt, enkelt att installera och lära sig.

Korta egenskaper system "PayDox"

PayDox elektroniska dokumenthanteringssystem är utformat för att hantera företagsdokument och grupparbete för anställda. Systemet innehåller alla möjligheter för att organisera ett enhetligt elektroniskt dokumentflöde för ett företag i enlighet med inhemska standarder för kontorsarbete, stöder de anställdas kollektiva arbete med dokument, inklusive underhåll av dokumentversioner, utför elektroniskt godkännande och godkännande av dokument, utskick och bekanta medarbetare med dokument med registrering av det faktum att den anställde känner till dokumentet, och är också inriktad på att arbeta med betalningshandlingar - underhåll och redovisning av betalningshandlingar, hantering av kontrakt, skapa rapporter om betalningsbalanser enligt kontrakt, skapa rapporter om betalningsbalanser för ett företag, övervakning av betalningsutförande och rapporter om efterskott, kontroll av kostnader och rapportering efter kostnadspost, bildande och genomförande av budgetar.

Med hjälp av konfigurationsfunktionen kan du skapa nödvändig funktionalitet för olika uppgifter eller olika grupper användare. Med konfigurationer kan du göra systemgränssnittet antingen väldigt enkelt, innehålla bara några knappar och menyalternativ, eller mer komplext, så att du kan använda alla olika PayDox -funktioner.

PayDox -systemet har framgångsrikt implementerats inom områden som:

· oljebolag

· energibolag

· gasindustrins företag

· metallurgiska företag

· ingenjörsföretag

· byggföretag

· pensionsfonder

· revisionsföretag

· Försäkringsbolag

· ekonomiska och investeringsbolag

· handelsföretag

· kedjor av restauranger och kaffehus

· läkemedelsföretag

· medicinska institutioner

· flygtrafikcentraler

Flygbolag

· statliga myndigheter

· högre och sekundära utbildningsinstitutioner

Nackdelarna med systemet inkluderar bristen på flerplattformsfunktioner för systemservern - systemet är baserat på användning av Microsoft -programvara: Microsoft Internet Information Services och Microsoft SQL Server eller Microsoft Access.

4. Implementering av det automatiska dokumenthanteringssystemet "AtomDoc" på företaget JSC "Atomenergo"

4.1 Analys av ämnesområdet och identifiering av den förteckning över uppgifter som ska lösas

Låt oss först och främst notera det faktum att Atomenergo faktiskt inte är en direkt tillverkare av någon produkt, men ändå är ett fullvärdigt företag med egna dataströmmar och affärsprocesser. Huvudoperationen som utförs i företaget är utbyte av dokument med leverantörer och deras efterföljande godkännande, vare sig det är finansiella dokument, kontrakt med andra företag eller helt enkelt teknisk dokumentation... Som en stor expert inom energiteknologi fungerar Atomenergo ofta som mellanhand i frågor som rör konstruktion av reaktorer och deras efterföljande installation, och som en enkel konsult eller, säg, en partner. Mycket ofta blir utländska företag sådana kunder och partners, och vid sådana tillfällen kan förmågan att reagera snabbt på eventuella ändringar i villkoren i kontrakt och avtal vara avgörande. Det är därför som nyligen specialister på Atomenergo ägnar allt mer tid åt informationsteknik, och i synnerhet aktivt deltagande i företagets liv. Idag, när övergångshastigheten för organisationer till elektronisk dokumenthantering begränsas, kanske bara av deras ekonomiska kapacitet, är det svårt att överskatta vikten av ett professionellt tillvägagångssätt för överföring av företagsdokument till "datorskenor". En av de viktigaste delarna av denna process är den elektroniska konverteringen av inte bara aktuella papper, utan även redan samlade dokument, vars antal i många företag är i hundratusentals. Detta gäller särskilt för sådana ursprungligt "pappers" organisationer som arkiv, registreringsmyndigheter, bibliotek, etc. Inköp av mjukvaruprodukter kan inte ensam lösa problemet - ett systematiskt tillvägagångssätt och kompetenta specialister som är kompetenta både inom arkivering och modern datorteknik krävs. enklaste sättet att skapa ett elektroniskt arkiv är att skanna hela dokumentmatrisen utan att känna igen deras innehåll. Den största fördelen med detta tillvägagångssätt är enkelhet: moderna flödesskannrar kan konvertera ett stort antal papper till elektronisk form på kort tid. Det är sant att en sådan uppsättning bilder inte kan kallas ett fullvärdigt arkiv på grund av omöjligheten att hitta det nödvändiga dokumentet förutom namnet på motsvarande fil. Dessutom kommer en sådan sökning att vara ganska långsam på grund av den stora mängden skannade filer och kräver kraftfull utrustning. Baserat på detta rekommenderas att manuellt sortera dokumentbilderna i olika kataloger som motsvarar exempelvis specifika fall, perioder eller klienter. Det är mer effektivt att mata in en uppsättning skannade dokument i DBMS. För att göra detta sätts ett så kallat "dokumentkort" i överensstämmelse med varje bild, som innehåller en uppsättning attribut genom vilka det är nödvändigt att söka. Processen att fylla sådana kort, kallad indexering, kan utföras i manuellt, automatiskt eller halvautomatiskt läge. Med manuell indexering matar operatören in data i kortet, tittar på bilden av dokumentet, med automatiska data från de grafiska bilderna, ett särskilt igenkänningsprogram extraherar och placerar dem i korten på egen hand. Den halvautomatiska metoden förutsätter att några av attributen bestäms automatiskt, och några matas in manuellt. Naturligtvis, oavsett indexeringsmetod, är efterföljande verifiering av data också nödvändig, vilket i sin tur kan utföras både av en person och av ett speciellt program. Erkännande är mycket tidskrävande och dyrt och lönar sig i de flesta fall inte ur ekonomisk synvinkel.

Syftet med detta diplomprojekt är att utveckla ett automatiserat informationssystem för dokumenthantering, särskilt ett elektroniskt arkiv för rapporteringsdokumentation på grundval av CJSC Atomenergo. Genom att automatisera arbetsflödet i detta företag kommer dess informationsbas att förbättras, på grundval av nya metoder och tillvägagångssätt, alla anställda som arbetar med arkivet, och inte bara designern, kommer att delta i bottenprocessen. Efter att ha gjort en analys av problemområdet identifierades ett antal problem relaterade till organiseringen av arbetet med dokument:

· dokument går förlorade;

· dokument och information i dem hamnar i fel händer;

· mycket arbetstid går åt till att söka efter det önskade dokumentet och skapa en tematisk samling dokument;

· flera kopior av samma dokument skapas - på papper

· kopiering av dokument är mycket pengar;

· mycket tid läggs på förberedelse och godkännande av dokument.

Införandet av ett elektroniskt dokumenthanteringssystem gör det möjligt att lösa alla dessa problem samt:

· säkerställa ett väl samordnat arbete på alla avdelningar;

· förenkla arbetet med dokument, öka dess effektivitet; kommer att öka produktiviteten hos de anställda genom att minska tiden för att skapa, bearbeta och söka dokument;

· kommer att öka effektiviteten i tillgången till information.

· Baserat på det föregående kan ett antal uppgifter formuleras som måste lösas genom att implementera ett elektroniskt dokumenthanteringssystem:

· forskning om företagets struktur och identifiering av problemet löst med hjälp av automatisering;

· organisera centraliserad lagring, sökning, vidarebefordran av komplexa dokument med etablerade format;

· insamling och behandling av ekonomisk information;

· bedömning av projektets ekonomiska effektivitet.

Modern scen Utvecklingen av informationsteknik kännetecknas av särskild uppmärksamhet på problemet med dokumentflödesautomatisering, eftersom majoriteten av företagen i vårt land använder det klassiska papperssystemet. Detta beror på det faktum att vissa människor antingen inte har råd att kliva på datorskenorna, eller så anser ledningen helt enkelt inte att en sådan övergång är nödvändig.

4.2 Analys av företagets processer

Som vi sa i början är Atomenergo ett företag som inte har färdiga produkter och främst arbetar med ritningar och dokumentation. På grund av det stora antalet partners och kunder når dokumentflödet enorma värden. I detta avseende finns det många problem i samband med dokumentflöde, eftersom det nuvarande systemet för mottagning och behandling av dokument är maralt och tekniskt föråldrat. I fig. 4.1 är ett diagram över sökvägen till ett dokument som skickas av kunden för granskning och godkännande.

Ris. 4.1. Dokumentflödesschema före implementering

Först och främst bör det noteras att de flesta dokumenten skickas till Atomenergo via vanlig post. Det är inte svårt att föreställa sig hur lång tid det kommer att ta innan dokumentet når mottagaren från andra regioner i Ryssland. Detta gäller särskilt Fjärran Östern, där för närvarande flera viktiga objekt planeras och byggs på en gång. Detta är dock inte det enda problemet. Det andra huvudproblemet kan betraktas som förvirring av dokument som uppstår efter att företaget mottagit dem. Sekreteraren ansvarar för att ta emot, registrera och överföra dokument och planer till mottagaren. Bokstäver tas emot och sorteras efter datum och förfallodagar, sedan läggs de in i en databas i MS Excel, och sedan tilldelas de till vilka de är avsedda. Samtidigt är det en mycket stor risk att förlora eller förvirra ett dokument med ett annat, eftersom alla ovanstående åtgärder utförs manuellt av en person. Dessutom har sekreteraren andra ansvar. Efter registrering i databasen går projektdokumenten till chefsingenjören, vars uppgift är att kontrollera noggrannheten i de uppgifter som anges i dem, för att lösa de tilldelade uppgifterna. Efter verifiering överlämnas dokumentet till VD för godkännande eller skärmas ut. Vanligtvis screenas projekt som har gått ut och som inte uppfyller några kriterier. Godkända handlingar skickas tillbaka till sekreteraren, som omregistrerar dem som godkända eller inte godkända och skickar tillbaka dem till kunden. Om tidigare en så lång och komplex process för bearbetning av data om projekt passade företaget, har det nu utvecklats helt själv. Varje år har Atomenergo fler och fler partners och kunder, och flödet av dokument ökar betydligt. Alla ovanstående problem påverkar företagets utveckling och arbete, och därför fattade bolagsstämman beslut om att införa ett elektroniskt dokumenthanteringssystem för att lösa problemet så snart som möjligt.

4.3 Egenskaper hos det elektroniska dokumenthanteringssystemet AtomDoc

Systemet, baserat på det populära kommersiella dokumenthanteringssystemet PayDox, innehåller sina främsta fördelar, till exempel:

1.Snabb installation och konfiguration av systemet.

2.Brist på ytterligare programvara. (Programmet är helt byggt på webbteknik).

.Relativt lätt att lära sig, kräver inga utbildningskostnader.

.Genomförandet av systemet genom företaget självt och inga extra kostnader för det.

.Närvaron av en utökad e -postklient i programmet, vilket gör att du kan lösa problemet med vidarebefordran av e -post.

Betydande minskning av den tid som läggs ner på alla förfaranden.

Det elektroniska dokumenthanteringssystemet AtomDoc är utformat för att hantera företagsdokument och grupparbete för anställda. Systemet innehåller alla möjligheter att organisera ett enhetligt elektroniskt dokumentflöde för ett företag i enlighet med inhemska standarder för kontorsarbete, stöder det kollektiva arbetet för anställda med dokument, inklusive underhåll av dokumentversioner, utför elektronisk samordning och godkännande av dokument, utskick och bekanta medarbetare med dokument med registrering av det faktum att den anställde känner till dokumentet, och är också inriktad på att arbeta med betalningshandlingar - underhåll och redovisning av betalningshandlingar, hantera kontrakt, skapa rapporter om betalningsbalanser enligt kontrakt, skapa rapporter om betalningsbalanser för ett företag, övervakning av betalningsutförande och rapporter om efterskott, kontroll av kostnader och rapportering efter kostnadspost, bildande och genomförande av budgetar.

Med konfigurationsfunktionen kan du skapa nödvändig funktionalitet för olika uppgifter eller olika användargrupper. Med konfigurationer kan du göra systemgränssnittet antingen väldigt enkelt, innehålla bara några knappar och menyalternativ, eller mer komplexa, så att du kan använda alla olika AtomDoc -funktioner. Systemet tillåter:

· strukturera affärsprocesser och hantera ett företags affärsprocesser;

· organisera kollektivt arbete för anställda: skapa företagsdiskussionsforum, genomföra gruppdiskussioner om projekt och dokument, generera rapporter om arbetet i forummiljön;

· kontrollera tidsfristerna för utförande av dokument, uppgifter och beställningar, kontrollera användarens åtkomst till dokument och meddelanden i företagsdiskussionsforum;

· tillhandahålla säker webbåtkomst för anställda till företagsfilarkivet - både utifrån (om det behövs) och inifrån företagets LAN.

4.4 Implementering av AtomDoc EDMS

4.4.1 Systemarkitektur

AtomDoc -systemet är helt utvecklat på Internet -teknik. För att fungera med systemet krävs en webbläsare utan att ytterligare programvara installeras på användarnas datorer.

Ris. 4.2. System arkitektur

Systemets organisation är tre-nivå. En tunn klient på användarens arbetsplats är en webbläsare, en applikationsserver är en webbserver, en databasserver som ett delsystem för lagring och behandling av information.

4.4.2 Uppbyggnad av ett elektroniskt dokument

Ett dokument i AtomDoc består av ett dokumentkort och möjliga källor till extern data för det. Dokumentkortet innehåller en uppsättning standarddetaljer och flera ytterligare detaljer. En extern datakälla är en eller flera tabeller med ytterligare attribut. Ett typiskt exempel på ett sådant dokument är en faktura. Om ett dokument har underordnade dokument skapas ett separat kort som motsvarar dess typ för varje underordnat dokument. Indexet för det överordnade dokumentet anges i kortet i den underordnade dokumentet. När du visar ett kort i ett överordnat dokument visar systemet en lista över alla underordnade dokument med hyperlänkar till kort av dessa dokument.

Ris. 4.3. Elektronisk dokumentmodell

4.4.3 Anpassa systeminstallation

För installation, välj en separat IP -adress för AtomDoc (vanligtvis är det adressen till den här datorn i företagets LAN) - installationsprogrammet kommer att be dig att ange den. Du måste se till att ASP -funktionen (Active Server Pages) är aktiverad (som standard är ASP -funktionen inaktiverad i MS Windows 2003 Server) (Fig. 4.4).

Ris. 4.4. ASP -aktivering

Det är möjligt att inte tilldela en separat IP -adress för AtomDoc -drift, utan att ange IP -adressen 127.0.0.1 under installationsprocessen, i det här fallet kan AtomDoc anropas från datorn på vilken systemet är installerat, men det kommer inte att möjligt att ringa det från andra datorer i nätverket genom dess IP-adress. Innan du installerar måste du se till att IIS (Internet Information Services) körs på vår dator. Om IIS inte körs kommer AtomDoc -installationsprogrammet att rapportera ett fel: Runtime Error (vid 75: 617): Installera Microsoft IIS först. Starta IIS enligt följande: Start -> Kontrollpanelen -> Program och funktioner -> Lägg till / ta bort Windows -komponenter ", kontrollera sedan IIS -komponenterna och klicka på OK. (Fig. 4.5)

Ris. 4.5. Konfigurera IIS

Senare, om det blir nödvändigt att ansluta användare från andra datorer till AtomDoc, måste du ange den riktiga IP -adressen för denna dator, förutom 127.0.0.1, i AtomDoc -webbplatsens konfiguration i IIS, för att tillåta användare från andra datorer för att ringa AtomDoc på denna riktiga IP -adress. Databasen över den installerade versionen av AtomDoc -systemet innehåller färdiga exempel på dokument, referensböcker och affärsprocesser så att du kan bekanta dig med systemets arbete. När vi har bestämt oss för att använda systemet för att arbeta med riktiga dokument och referensböcker, kommer det att vara nödvändigt att ersätta systemdatabasfilen som innehåller exempel med samma fil med en tom databas som inte innehåller dessa exempel - så att exemplen i installerad version stör inte arbetet med riktiga dokument och referensböcker som vi kommer att börja skapa i systemet.

För att göra detta, ersätt systemdatabasfilen \ AtomDoc \ Database \ AtomDocRUS.mdb genom att skriva om den från filen \ AtomDoc \ Setup \ AtomDocRUS.mdb i vår AtomDoc -installation. Det är också nödvändigt att radera alla demodokumentfiler från mappen AtomDoc \ DocFiles. Du måste logga in på systemet efter att du har ersatt data med hjälp av Admin -inloggning och administratörslösenord.

4.4.4 Skapa komplexa former av dokument

Det är nödvändigt att inrätta system för ganska komplexa former av dokument. Vi kommer att kalla komplexa dokument för vilka det är nödvändigt: att behålla ett stort antal detaljer i systemet; beräkna automatiskt några av detaljerna baserat på värdena för andra detaljer; skapa godtyckliga utskrivbara formulär som innehåller detaljerna i dokumentet.

Här är en lista över de inställningar som måste göras för att behålla all information om ett så komplext dokument i systemet:

Definiera och skapa en datastruktur som motsvarar de unika detaljer i dokumentet.

För en faktura kan detta vara följande uppsättning detaljer: Säljare, - Säljarens adress, - Säljarens TIN, - Avsändare, - Avsändarens adress, - Mottagare, - Mottagarens adress, - Köpare, - Köparens adress, - Köparens TIN, - Huvud organisation (företag), - Huvudbokförare, - Totalt belopp.

Information om varor / tjänster: Varornamn, - Måttenhet, - Kvantitet, - Pris (tariff per enhet) RUB, - Belopp, - Skattesats, - Skattebelopp, RUB, - Varukostnad (arbeten, tjänster) , totalt, inklusive skatt, rubel, - Radnummer.

Definiera formler för dokumentets avvecklingsdetaljer.

Belopp = Pris (tariff per enhet) rub. x Antal; Skattesats = 18;

Skattebelopp, gnugga. = Belopp / 100 x skattesats; Kostnad för varor (verk, tjänster), totalt, inklusive skatt, rubel = Belopp + Belopp av skatt, gnugga.

Skapa ett utskrivbart dokument och definiera data för utmatning.

För en faktura finns en exempelfil i MS Word -format i \ AtomDoc \ Samples \ Invoice_ExtData.doc

Skapa en datastruktur

För en faktura finns en exempeldatastruktur i själva AtomDoc -databasen i databasfilen \ AtomDoc \ DataBase \ AtomDocRUS.mdb

Det här är två tabeller: Faktura - detaljer och Faktura - varor. På kortet i varje dokument är det nödvändigt att lagra två grupper av information - information om de viktigaste detaljerna och information om varor / tjänster, som är flera. De där. för varje fakturakort skapas en post i tabellen Faktura - detaljer och ett godtyckligt antal poster i tabellen Faktura - varor. I var och en av dessa tabeller är det nödvändigt att ange ett DocID -fält som säkerställer korrespondensen mellan dokumentnummer mellan standarddokumentkort, lagrade i standard DOCS -tabellen i AtomDoc -databasen och ytterligare tabeller Faktura - detaljer och Faktura - varor, skapade för att lagra ytterligare detaljer om dokument. Tabeller Faktura - detaljer och Faktura - varor är kopplade till AtomDoc som en extern datakälla.

Tabell 4.1. Faktura - varor

Formler för avvecklingsdetaljer för dokumentet kan definieras i programinställningsfilen UserASP \ UserCalculateValuesOnClient.asp. Med denna konfigurationsfil kan du ange programkod i VB Script, körbar på klienten, d.v.s. i processen att användaren matar in data i MS Internet Explorer utan att kontakta AtomDoc servern. Formler för de totala värdena för dokumentattribut kan definieras i programinställningsfilen UserASP \ UserShowDocExtDataCalcValues.asp. Med denna anpassningsfil kan du ställa in VB -skriptkod för att definiera formler för automatisk beräkning av anpassade variabler i processen för att visa poster för en extern datamängd. De beräknade fakturatotalen måste visas på dokumentkortet. Detta görs i den programmatiska konfigurationsfilen UserASP \ UserShowDocExtDataShowValues.asp. Med denna anpassningsfil kan du ange VB -skriptkod för att visa anpassade värden efter visning av externa datauppgifter. Det beräknade totala värdet av fakturabeloppet och kvantiteten måste automatiskt registreras i mängden och kvantitetsfältet på dokumentkortet. Detta görs i programinställningsfilen UserASP \ UserCalculateValuesDoc.asp. Med denna anpassningsfil kan du ställa in programkoden i VB Script för automatisk beräkning av dokumentkortfält. Utmatning av det genererade dokumentet i MS Word

För att säkerställa korrekt utmatning av det genererade dokumentet i MS Word är det nödvändigt att se till att flikarna som anges i dokumentet i MS Word motsvarar fälten på standarddokumentkortet och fälten för externa datakällor som är associerade med dokumentet. För enkla dokument som inte innehåller mer än en extern datakälla säkerställs sådan korrespondens utan att använda programinställningar, endast genom namnen på bokmärkena i MS Word -filen, som måste motsvara standardinformationen för dokumentkortet:

· fält i standard DOCS -tabell, är bokmärkesnamnets format DocField_ )

· utökade detaljer om dokumentkortet från en extern datakälla (formatet på bokmärkesnamnet EXT_ för att mata ut fältvärdet till dokumentet extern datakälla)

· fält för underordnade dokument när en lista över underordnade dokument visas (formatet på namnet på DEP_ för att mata ut fältvärdet till dokumentet underordnat dokument)

Användning av flera externa datakällor i ett dokument, utmatning av godtyckliga beräknade uttryck till ett MS Word -dokument och användning av godtyckliga bokmärkesnamn i ett MS Word -dokument kräver användning av programmatiska inställningar.

Varje tabell i den externa datakällan och listan över underordnade dokument måste motsvara en separat tabell i MS Word -dokumentet Denna programinställning görs i programinställningsfilen UserASP \ UserMSWordBookmarkProcessing.asp. Med denna anpassningsfil kan du ställa in korrespondensen mellan bokmärkena i MS Word -dokumentet och de använda externa datamängderna.

4.4.5 Konfigurera kommunikation med MS Word

Om anslutningen med MS Word inte är konfigurerad, kommer systemet att visa ett felmeddelande i formuläret: ERROR vid bearbetning av MS Word / MS Excel vid utfärdande av sådana dokument. Sök efter MS Word / MS Excel på servern och konfigurera åtkomst med DCOMCNFG.EXE. - 006 ~ ASP 0177 ~ Server.CreateObject misslyckades ~ 8000401a.

Kör programmet DCOMCNFG.EXE

Ris. 4.6. Lansering av Component Services

Välj Component Services -> Datorer -> Den här datorn -> DCOM Config

I Microsoft Word -dokumentets inställningar, på fliken Identitet för administratörsanvändaren (och ange hans lösenord): Lägg till användaren alla till alla tre objekten på fliken Säkerhet. Det angivna exemplet innehåller åtkomstinställningar som ger redundanta åtkomsträttigheter till MS Word / MS Excel. Om du behöver mer säkerhet kan du minska dessa åtkomsträttigheter.

Låt oss försöka ringa MS Word -dokumentet från AtomDoc igen. Om felet kvarstår bör du starta om Windows.

Ris. 4.7. Ange åtkomsträttigheter till ett Microsoft Word -dokument

4.5 Analys av resultat

4.5.1 AtomDoc -systemets inverkan på företagets affärsprocesser

Tänk på vägen för vårt dokument efter implementeringen av AtomDoc -systemet. I fig. 4.8 visar dokumentflödesschemat efter implementeringen av automatiseringssystemet. I detta schema saknas pappersdokument helt, eftersom e-post från kunder kommer direkt till Atomenergos e-postlåda och omedelbart går till den till vilken det var adresserat. I det här fallet är detta överingenjören. Efter att ha granskat projektdata meddelar han sin dom och skickar den till VD för godkännande. Därefter förs dokumentet in i databasen som "klart" och skickas tillbaka till kunden, som vidtar åtgärder beroende på beslutet från Atomenergos specialister.

Ris. 4.8. Dokumentflödesschema efter implementering

Omedelbart bör det noteras hur mycket tid som sparats för att skicka dokument via vanlig post. Dessutom behöver detta system inte en sekreterare, som brukade göra ett stort jobb med att sortera och skicka brev. Redan efter en kort livslängd kan du se hur vårt system låter dig minska företagets tid och resurser med flera gånger, vilket är en obestridlig fördel med tanke på det stora flödet av dokument. Således uppfyller systemet de grundläggande kraven i företaget och får en att tänka på dess vidare utveckling och integration i affärsprocesser.

4.5.2 Effektivitet av arbetsflödesautomatisering

Effekten av införandet av ett automatiserat elektroniskt dokumenthanteringssystem består av två huvuddelar:

Ris. 4.9. EDS -implementeringseffektivitetsgraf

Den första gruppen av effekter inkluderar:

Spara pengar (tack vare användningen av en billigare teknik för behandling av dokument i elektronisk form): för förbrukningsvaror (papper), för utrustning (kopieringsutrustning etc.), för leverans av information i pappersform; lagring av pappersdokument (inklusive fysisk frigöring av utrymme).

Sparar personal tid:

för manuell databehandling och utförande av servicefunktioner (överföring, kopiering, etc.); för överföring av dokument; att söka efter nödvändiga dokument; på återanvända dokument.

Den andra gruppen effekter (otaliga) inkluderar:

· En snabbare överföring av dokument och tillhandahållande av tjänster är förknippad med att beslutsfattandet är aktuellt och effektivt i de fall situationen beror på informationen i dokumentet. Processen för kollektivt arbete med dokument (samordning och godkännande, etc.) accelereras avsevärt;

· Optimering av affärsprocesser relaterade till dokumentflöde, öka deras transparens och förbättra kontrollen över alla informationsflöden och processer i organisationen. Modern teknik gör det möjligt att centralt övervaka utvecklingen av hela processen med att arbeta med dokument, övervaka prestandadisciplin, systematisera och analysera kontrollresultaten och därigenom identifiera problem och vidta åtgärder för att förbättra ledningssystemet;

· Förbättra kvaliteten på arbetet med information, förmågan att utföra nya typer eller metoder för att utföra arbete. Med införandet av ett elektroniskt dokumenthanteringssystem blir ett bredare tillämpningsområde för dokumentinformation tillgängligt för användarna, efterfrågan på data som påverkar beslutsfattandet ökar, vilket i sin tur leder till en förbättring av organisationens arbete;

· Bildande av ett enda informationsutrymme i storleken på distribuerade organisationer. Ett modernt dokumenthanteringssystem bör lösa problemet med geografisk avlägsenhet för människor (till exempel anställda i filialer eller dotterbolag) och säkerställa möjligheten för deras gemensamma arbete inom ramen för en enda infrastruktur;

· Utveckling av företagskulturen, stimulerad av användningen av modern teknik för lagarbete av anställda och de informations- och kommunikationsmöjligheter de erbjuder.

5. Beräkning av effektiviteten i genomförandet av EDMS

5.1 Beräkning av kostnader

Låt oss först beräkna alla kostnader för att implementera systemet. Låt oss introducera några antaganden och notering och utföra de enklaste beräkningarna.

) Kostnad för en programvarulicens. I vårt fall är antalet arbetsplatser 60 och kostnaden för en AtomDoc -programvarulicens är 5000 rubel. Kostnaden för implementeringen blir således 5 000 * 60 = 300 000 rubel.

) Kostnaden för ytterligare utrustning som krävs för implementeringen av EDMS (datorer, skrivare, skannrar, etc.). Beloppet är i de flesta fall nästan proportionellt mot antalet jobb. Sådan proportionalitet observeras om inköp av dyr specialiserad utrustning, till exempel industriskannrar, inte krävs. Bildförhållandet beror uppenbarligen på den aktuella utrustningsnivån. Kostnaden för utrustning per anställd = 35 000 rubel. Uppgifterna anges baserat på aktuella priser för utrustning (datorer, skannrar, skrivare, etc.). Underpassningsgraden kan vara från 10 till 40%, för de flesta organisationer är denna siffra knappast högre. I vårt fall krävs 25% extra utrustning. Kostnaden för ytterligare utrustning i det här fallet kommer att vara ungefär:

Eftermontering = 0,25 * 35 000 * 60 = 525 000 rubel.

) Kostnaden för arbetet med implementeringen av systemet. Detta värde är inte proportionellt mot organisationens storlek, men är naturligtvis i ett visst beroende av den. Kostnaden för genomförandet beror till stor del på hur genomförandet kommer att organiseras, av vems krafter det kommer att utföras, i hur många steg. ZAO Atomenergo har sin egen personal som kan organisera implementeringen av systemet, och det behöver bara involvera en konsult för att lösa de mest komplexa problemen. Den typiska omfattningen av arbetet med implementering av informationssystem i denna klass är vanligtvis cirka 5 manmånader. Av dessa är cirka 2 manmånader arbete av en konsult, vilket är dyrare. Låt oss lägga till ytterligare två personmånader, med hänsyn till det tillräckligt stora antalet anställda i organisationen. Den genomsnittliga kostnaden för en typisk byråns egen personal är cirka 15 000 rubel. per månad. Kostnaden för en konsult, beroende på villkoren för tillhandahållande av tjänster, är från 50 000 till 150 000 rubel. per månad. För bestämdhet, låt oss anta att det är lika med $ 100 000. Totalt får vi en uppskattning av kostnaden för implementeringsarbete: 5 * 15 000 + 2 * 100 000 = 275 000 rubel Således är de totala kostnaderna för att införa ett sådant system med en rimlig organisation av processen kan vara: 300 000 + 525 000 + 275 000 = 1 100 000 rubel. Kostnaden för support kommer att vara cirka 200 000 rubel mer. Vi får utgifter på 1 300 000 rubel.

2 Utvärdering av effekten

Låt oss börja med att bedöma de direkta kostnadsbesparingarna. Låt det inkludera endast kostnaden för papper som sparats genom att implementera ett sådant system och kostnaden för sparad tid. Dessa är fasta kostnader, så vi kommer att beräkna kostnaderna per månad för att sedan uppskatta återbetalningsperioden.

Den maximala kostnaden för papper som förbrukas per månad kan beräknas utifrån en anställds förmåga att läsa och assimilera en viss mängd sidor med dokument per månad. Baserat på ett enkelt experiment kan du ta reda på att en genomsnittlig anställd under arbetsdagen inte kan läsa mer än 100 maskinskrivna dokumentark. Å andra sidan kan lägsta volym sidor som läses av en anställd under arbetsdagen inte vara mindre än ett komplett dokument, det vill säga 4-5 sidor, annars arbetar den här medarbetaren inte med dokument, vilket innebär att han inte är av intresse från implementeringssynpunkt. SED. Spridningen är stor, men för mitt grova schema (särskilt eftersom denna faktor uppenbarligen inte kommer att vara signifikant i den totala inkomst- och utgiftsbalansen) antar vi att en anställd i en genomsnittlig organisation har 25 sidor per dag.

Om P är kostnaden för ett pappersark med tryckt information (kopiator, utskrift) blir den månatliga kostnaden för papper 21 * 25 * P * N. Antag att ett ark som skrivs ut i organisationen kostar cirka 0,5 rubel. Sedan:

Papperskostnader = 21 * 25 * 0,5 * 60 = 15 750 rubel. per månad.

Värdet av den sparade tiden är svårare att bedöma. Först och främst består den av följande faktorer:

Spara ansträngning genom att återanvända befintliga dokument.

Sparar tid för att hitta de nödvändiga dokumenten genom att organisera lagring av dokument och effektiva sätt att hämta information.

Acceleration av alla affärsprocesser på grund av deras automatisering, formalisering och kontroll av den utförande disciplinen.

Låt oss försöka översätta dessa faktorer till specifika uppskattningar.

Eftersom varje organisation ständigt engagerar sig i att lösa uppgifter som är ganska lika varandra är det uppenbart att möjligheten att återanvända befintliga dokument är mycket verklig. Om för vissa typer av dokument (kontrakt, brev, inbjudningar) är sådan återanvändning en etablerad praxis på de flesta ställen, då för dokument av typen kommersiella erbjudanden, analytiska granskningar, preliminära utkast eller till och med bara korrespondens, tyvärr är andelen återanvändning i de flesta fall noll. Vi utgår från det faktum att för nästan alla dokument i en ganska mångårig organisation finns det en prototyp. Oftast är det möjligt att "ta" från 20 till 30% av prototypen (inte från textens volym, men när det gäller arbetskostnader för skapande), resten är specificiteten i ett enskilt fall, vilket kräver tanke och beslutsfattande. Därför kommer vi att utgå från en återanvändning på 25%. Om vi ​​antar att varje anställd spenderar cirka 30% av sin arbetstid på att skapa nya dokument (denna parameter har inte mätts någonstans, men enligt min mening är det ganska nära sanningen), då blir det totala tidsbesparandet för de anställda cirka 7,5% (0, 25 * 0,30) av deras totala arbetstid.

Spara tid att söka efter ett dokument. I reklamsyfte kallas siffror upp till 30% av arbetstagarens arbetstid. I verkligheten är naturligtvis denna siffra mindre och ligger troligen i intervallet 5-10%. I vårt fall 5,5%. Således kommer den totala besparingen i arbetstid för dessa två faktorer att vara cirka 13% (7,5% + 5,5%).

Acceleration av affärsprocesser är den mest uppenbara fördelen med implementeringen av ett EDMS. Med pappersarbetsflöde levereras vanligtvis post till anställda av kontoret två gånger om dagen. Beroende på godkännandelistan kan dokumentet således gå igenom instanser från tre dagar till en månad eller mer. Eventuella förseningar i utförandet ökar bara denna period. Kontroll av fördröjningen i utförandet av enskilda dokument är omöjlig, och den övergripande kontrollen av en enskild anställds exekutiva disciplin kompliceras av bristen på transparens i hans verksamhet. Vid introduktion EDMS -dokumentöverfördes till nästa instans omedelbart efter körningen. I händelse av förseningar av någon av artisterna kan du se både fördröjningstiden och laddningen av artisten med andra verk, och följaktligen kan du vidta åtgärder. Med hänsyn till detta kan ett dokument, som vanligtvis körs minst tre dagar, köras på en eller två dagar, och utförandetiden för dokument som går igenom ett flerstegsgodkännande och avtal kan reduceras flera gånger. Med andra ord är detta ytterligare 10-30% besparing i arbetstid.

Således var den mest pessimistiska uppskattningen av arbetsbesparingar cirka 20%. Baserat på de genomsnittliga månadskostnaderna per anställd på en typisk avdelning på 15 000 rubel. vi kan anta att införandet av EDMS låter dig spara:

Besparingar = 15 000 * 60 * 0,20 = 180 000 rubel. per månad.

Vi får en total besparing per månad motsvarande cirka 195 000 rubel. Med en kostnad på 1 300 000 rubel. Återbetalningstiden för implementeringen av EDMS kommer att vara mindre än ett år.

Slutsats

En organisation kan uppnå framgång, inte bara när den är välplanerad och hanterad, utan också när operativt, i rätt tid korrekt arbete med all dokumentation som utvecklats under sin verksamhet utförs inom organisationen.

Under dess existens har datorteknik kommit långt i utvecklingen, inte bara inom programvaruprodukter eller systemarkitektur, utan också inom integrationsområdet. datateknik och affärsprocesser. Ursprungligen skapad för att automatisera rutinprocesser, har datorteknik blivit en avgörande faktor för att bestämma affärsprocesserna själva. Nu är det redan mycket svårt att föreställa sig ett modernt kontor inte bara utan en dator utan också utan speciella program som gör det möjligt att automatisera allt arbete med dokumentation. Vi kan säga att idag uppfyller de grundläggande funktionerna för dessa mjukvaruprodukter från alla de mest kända tillverkarna de grundläggande kraven för ryskt kontorsarbete och säkerställer genomförandet av allt grundläggande kontorsarbete. Därför när du väljer en eller annan mjukvaruprodukt huvudsaklig uppmärksamhet ägnas åt detaljer, funktioner i funktionen och inställningarna för denna eller den där programvaran.

Således växer efterfrågan på sådana program snabbt, och tack vare detta skapar tillverkarna mer och mer sofistikerade, multifunktionella system som kan lösa alla industriella problem. Som ett resultat kan det ses att nästan alla organisationer, till och med stora anhängare av pappersarbete på kontoret, har flyttat till en ny nivå för utveckling av datorteknik, började använda elektroniskt arbetsflöde. Varje år tar det mer och mer utrymme, men trots detta används pappersarbete fortfarande aktivt. Detta leder till en blandning av papper och elektronisk kontorteknik.

Perioden för teknikblandning är uppenbarligen begränsad, och den omfattande introduktionen av en fullfjädrad elektronisk dokumenthantering är historiskt oundviklig. Många tillverkningsföretag strävar dock efter att säkerställa effektiviteten hos sina kunder i detta korta segment av vägen till den nya eran.

Syftet med denna avhandling var att identifiera effektiviteten av implementeringen av EDMS på företaget. Forskningen och arbetet gör att vi kan dra ett antal slutsatser och förslag:

Hur brådskande problemet är att välja och genomföra elektronisk dokumenthantering bestäms av behovet av att skapa ett enda dokumentutrymme på företaget, med beaktande av rationell användning personalavdelning vid utförande av vissa kontorsarbeten.

Studien av problem inom pappersarbete gör att vi kan identifiera de viktigaste problemen på detta område för att utveckla deras ytterligare lösningar:

oundviklig förlust av dokument, därav information;

penetration av dokument och information som finns i dem till en tredje part;

ackumulering av många dokument, vars syfte och källa är oklart;

stora mängder tid åt förberedelse och godkännande av dokument, som ett resultat - låg behandling och information, vilket innebär - en långsam reaktion på nya influenser;

redundans av arbetsflöde, en stor förlust av tid för behandling av inkommande och utgående korrespondens, interna dokument och förtrogenhet med dokument;

bristen på kontroll över exekutörerna, omöjligheten att på kort tid föra instruktionerna som följer av resolutionerna till specifika exekutörer;

omöjlighet att fastställa historien om att arbeta med dokument;

överskott av papper och kopieringskostnader för att göra flera kopior av samma dokument.

Studien av begreppet "elektroniskt dokumenthanteringssystem" hjälpte till att skilja, beroende på egenskaper och metoder för att lösa problem med kontorsarbete, "elektroniska dokumentationssystem", "elektroniska dokumenthanteringssystem", "företagens elektroniska dokumenthanteringssystem".

Analysen av automatiserade system som utfördes i arbetet gjorde det möjligt att formulera huvudkriterierna för att välja det mest effektiva automatiserade systemet som skulle lösa de flesta kontorsarbetsuppgifterna. Dessa kriterier inkluderar: kriterierna för systemets funktionalitet, möjligheten till personliga inställningar, mångsidigheten hos tekniska egenskaper, enkel implementering, kriteriet för systemets prispolicy, säkerhetskriteriet och användarvänligheten.

Effektiviteten av EDMS -implementeringen på det simulerade företaget har beräknats. Således kommer systemets återbetalningstid, även med pessimistiska prognoser, inte att överstiga två år.

Naturligtvis löses frågan om dokumentflödesautomatisering för varje företag individuellt. Det finns många negativa aspekter i samband med integration av ny teknik, personalutbildning, eftermontering av utrustning, ledningens motivation att använda elektroniska dokumenthanteringssystem, som talar om det mångfacetterade problemet med automatisering och möjligheten till ytterligare forskning om detta ämne.

Bibliografisk lista

Aladin, N. Elektronisk dokumenthantering för alla och för allt / N. Aladin // Bankteknik. - 2008. - Nr 7. - S.57-59

Belaya, T.R.Automatiserat system för dokumentationsstöd för hantering: organisation av skapandet av AS DOU / T.R.Belaya // Kontorsarbete. - 2007. - Nr 3. - S.40-47

Zhuravleva, N. Erkännande av ett skannat dokument som ett nödvändigt steg för att organisera arbetet med dokument inom EDMS / N. Zhuravleva // Sekretariatsverksamhet. - 2008. - Nr 9. - S.92-95

Koryukin Yu. // Företagsledning. - 2009. - Nr 12. - S.63-66

Kuznetsov, S. L. Internationella krav på kontorsautomatiseringssystem / S. L. Kuznetsov // Kontorsarbete. - 2006.- Nr 3- S.63-69

Podolina, O. Automatisering av utarbetandet av ett organisatoriskt och administrativt dokument: arbete med dess mall / O. Podolina // Sekretariatsverksamhet. - 2008. - Nr 10. - S.20-21

Podolina, O. Livscykel för ett inkommande dokument i det elektroniska dokumenthanteringssystemet / O. Podolina // Sekretariatsverksamhet. - 2009. - Nr 3. - s.26-27

Podolina, O. Livscykel för utgående dokument / O. Podolina // Sekretariatsverksamhet. - 2008. - Nr 11. - s.44-46

Podolina, O. Det elektroniska dokumenthanteringssystemets roll i automatiseringen av företagets affärsprocesser / O. Podolina // Sekretariatsverksamhet. - 2008. - Nr 8. - S.87-91

Podolina, O. Godkännande av dokument i det elektroniska dokumenthanteringssystemet / O. Podolina // Sekretariat.-2008.- №12. - S.26-28

Romanov, D. A., Ilyina, T. N., Loginova, A. Yu. Sanning om elektronisk dokumenthantering / D. A. Romanov, T. N. Ilyina, A. Yu. Loginova. - M.: Företag IT: DMK Press, 2004.- 224 sid.

Serova, G. Huvudobjekt och principer för automatisering av dokumentationsstöd för ledning / G. Serova // Sekretariatsverksamhet. - 2008. - Nr 1. - S30-43

Yakobson, I. "Lokal" lösning för elektronisk dokumenthantering / I. Yakobson // Bankteknik. - 2008. - Nr 4. - C52

Företagsmedia [ Elektronisk resurs]. - 2009. - Åtkomstläge: http://www.inttrust.ru/main/products/comp_media/

PayDox [elektronisk resurs]. - 2009. - Åtkomstläge: http://www.paydox.ru/Help/DoTour.asp?do=tour&l=ru

Arbetsflöde - Organisation av framgång [Elektronisk resurs]. - 2009. - Åtkomstläge: http://subscribe.ru/archive/business.12apr81/200203/27080515.html

BOSS-referent [elektronisk resurs]. - 2009. - Åtkomstläge: http://www.boss-referent.ru/about/

Fall [Elektronisk resurs]. - 2009. - Åtkomstläge: http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/

EVFRAT-Dokumentflöde [Elektronisk resurs]. - 2009. - Åtkomstläge: http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/

Om LanDocs -systemet [Elektronisk resurs]. - 2009. - Åtkomstläge: http://www.landocs.ru/system/index.php

Handledning

Behöver du hjälp med att utforska ett ämne?

Våra experter kommer att ge råd eller tillhandahålla handledningstjänster om ämnen som intresserar dig.
Skicka en förfrågan med angivelse av ämnet just nu för att ta reda på möjligheten att få en konsultation.

Genom att utveckla yttre världen Genom att lägga till det ett ökande antal prylar och andra assistenter, står vi ständigt inför de svårigheter som följer vår nya början överallt. Samma situation är fallet när introduktionen av elektronisk dokumenthantering äger rum, som varje år fångar ett allt fler företag som strävar efter att byta från ett analogt dokumenthanteringssystem (pappersform) till ett digitalt (EDMS).

Användningen av EDMS i den moderna världen

Dokumentflöde är processen att skapa och vidare bearbeta dokument som är viktiga för organisationen. Behandlingen inkluderar:

• överföra;
• lagring;
• byte av dokumentation.

Det elektroniska dokumenthanteringssystemet skapades för att förenkla den klassiska formen av organisationshantering. Grundläggande principer för SEDO:

1. dokumentet registreras och identifieras en gång;
2. åtkomst till papper kan erhållas från flera källor, vilket möjliggör en effektivare databehandling;
3. förekomsten av ett dokument i systemet är en pågående process;
4. hanteringen av all information i systemet måste vara konsekvent, vilket eliminerar dubblering av dokument.
5. sökning efter dokument i systemet utförs på några minuter, och information om den efterfrågade kan presenteras i en minsta volym;
6. hög grad av dokumentsäkerhet och operativ ledning processer på företaget.

Idag dyker allt fler företag upp på informationstjänstmarknaderna som distribuerar olika sorter SED.

Svårigheter i samband med införandet av innovativ teknik

I grund och botten är problemen med att införa elektronisk dokumenthantering på alla företag praktiskt taget desamma och de flesta är baserade på den mänskliga faktorn. Hela problemet är att om du som företagets chef implementerar EDMS endast i vissa strukturella avdelningar, blir resultatet av ett sådant beslut bara negativt. Det är nödvändigt att implementera systemet i alla strukturella enheter i organisationen för att uppnå full interaktion mellan avdelningar.

Personalfråga

Ständigt arbete med personal kommer att vara en positiv stund. För att undvika det så kallade avvisandet av innovationer som du planerar att organisera på företaget är det nödvändigt att ständigt utbilda och omskola personal. Detta kommer att skapa gynnsamma förutsättningar för införandet av EDMS.

Huvudproblemet med det befintliga personaltjänster ligger i det faktum att många anställda är rädda för något nytt, okänt. Konservativa övertygelser kan inte bara bromsa anpassningsprocessen till nya förhållanden och tekniker, utan också helt förstöra den.

Införandet av elektronisk dokumenthantering bör åtföljas inte bara av företagets framgångsrika utveckling utan också av skapandet av bekvämare förutsättningar för de anställda. Det är trots allt människor som är grunden för någon juridisk enhet, och inte beståndsdelar eller utrustning.

Tänk dig att du behöver ändra dokumentflödessystemet från konventionellt till elektroniskt. En sådan övergång kommer inte att falla alla i smaken, eftersom människor har utvecklat vissa yrkeskunskaper i åratal och nu måste de förändra allt. För att lösa detta problem måste chefen arbeta med personalen i förväg. Detta innebär att det är nödvändigt att inte bara konfrontera alla med ett faktum och sluta där, utan att utveckla en hel handlingsplan där alla steg i bildandet och genomförandet av elektronisk dokumenthantering kommer att beskrivas i kronologisk ordning. Flera alternativ för att lösa personalproblem:

• Vid ett tillfälle kommer det inte att vara möjligt att omvandla något som rör arbetet i ett stort eller litet företag. EDS kan inte implementeras på en dag. Det är nödvändigt att förbereda marken för innovation och samtidigt ta reda på vilken av de anställda som är mest benägen att arbeta i det nya formatet. Det här är människorna som kan hjälpa släparna. Som ni vet är det mycket lättare för människor att lära sig något nytt tillsammans, och inte ensamma.
• Övergången kan göras smidigare genom att byta till arbete med e-post. Detta beslut kommer att bli en bra start för dem som inte särskilt vill byta till att arbeta med informationsteknik. E -post har en hög grad av användbarhet, så även de mest ivriga förespråkarna av papper kommer att vänja sig vid det. Omedelbart efter det kan du långsamt introducera alla typer av internetsystem. Efter e-post blir det mycket lättare för anställda att söka och känna igen information som finns på företagets interna servrar. Snart kommer du att märka att människor redan lugnt läser dokument från bildskärmar och inte är rädda för att skriva ut dem. Det vore väldigt trevligt om sådan post var en del av det framtida elektroniska dokumenthanteringssystemet. Tyvärr är det inte alltid så, så ofta måste anställda som är vana vid en EDF snart anpassa sig till en annan.

Inverkan av ledarskap

Varje chef måste tydligt förstå att medan han står vid rodret i företaget måste han ständigt lära sig något nytt och visa vilja och uthållighet. Många representanter för myndigheterna vill inte lyda moderna trender på grund av att deras generation uppfostrades under Sovjetunionens tid. Istället för att studera rapporter som skickas i elektronisk form, föredrar de livekommunikation, varje gång de kallar anställda till dem.

Det blir färre och färre sådana arbetsgivare varje år. Och vissa är helt enkelt rädda för att efter introduktionen av EDMS kommer de aldrig att kunna arbeta i samma läge på grund av att deras verksamhet kommer att bli mer offentlig. Var och en av dessa situationer har sina egna egenskaper, men de har en gemensam lösning - en fullständig omvärdering av ledarens värderingar. Antingen bryter han sig själv och ändrar organisationen, eller så stannar han kvar på samma ställe.

Villkor och faktorer utanför mänsklig kontroll

De objektiva faktorerna som påverkar processen att implementera EDMS inkluderar följande.

Instabil företagsstruktur

Ständiga förändringar i själva företagets struktur medför ett stort antal negativa faktorer.

Brist på en standardform av dokumentflöde hos företaget, i princip

Det är vanligt att registrera och registrera juridiska personer på vår stats territorium hos lämpliga myndigheter. Vidare bestämmer ämnet själv hur han ska organisera sitt arbete. När arbetsflödet inte sker på företaget alls är detta till viss del ett plus, eftersom ingen av företagets anställda kommer att behöva omskola sig och anpassa sig till nya förutsättningar. Nackdelen är att lära medarbetarna hur man genomför ett klassiskt dokumentflöde, vilket kommer att ta mycket tid och ansträngning, och sedan - att översätta samma system till ett elektroniskt format.

Den enklaste och mest lönsamma lösningen blir bara en gradvis systematisk övergång från papper till elektronik. Till exempel, organisera ett pilotprojekt som ska genomföras med hjälp av ett elektroniskt dokumenthanteringssystem. Ett sådant test kommer att ge allmänt koncept om hur organisationen är redo för implementering av elektronisk dokumenthantering.

De viktigaste problemen som uppstår under implementeringen av systemet

Vilka svårigheter uppstår oftast i de första stadierna av införandet av EDM -system?

Regler för tillhandahållande av elektroniska dokument med rättslig kraft

Det som är skrivet med en penna kan inte skäras ut med en yxa. Detta uttryck kommer att vara relevant i många århundraden, men främst för pappersversioner av dokument. Det elektroniska formatet för informationsutbyte kräver hög nivå skydd.

Idag kan sådant skydd endast tillhandahållas genom ämnets elektroniska signatur. Det var hon som var avsedd att skydda de viktigaste dokumenten från yttre intrång. Med dess hjälp kan du utföra säkert datautbyte inom organisationen. Kom ihåg att du bara kan använda EDS om du tidigare har kommit överens med dina motparter om alla villkor för att använda denna version av din signatur på dokumenten.

EDMS har inte det slutliga målet att helt ersätta pappersarbete. Det hjälper bara att göra livet enklare för anställda i företaget. För att undvika problem i samband med dokument som har en elektronisk signatur, var inte lat, om möjligt, för att behålla de dokument där det finns "levande" signaturer och sigill.

Interaktion med omvärlden

Alla som bestämmer sig för att byta till EDMS måste förstå att dessa nya system i Ryssland har dykt upp relativt nyligen, så inte alla företag har bytt till denna form av dokumentcirkulation inom företaget. Detta betyder att systemet under en tid kommer att fungera fel.

För närvarande kan en elektronisk signatur i Ryska federationen endast användas fritt under genomförandet av små transaktioner på allmän basis. Utvecklingen av räkningar som möjliggör användning av EDS på alla dokument, oavsett kontraktets komplexitet, fortsätter till denna dag.

Migrering av vissa typer av dokument

Processen att omvandla pappersdokument till elektroniskt format är ett mycket mödosamt och ekonomiskt dyrt företag. Och allt på grund av att digitalisering måste noggrant planeras. Tänk dig att någon, av slarv eller andra skäl, gör en massa grova misstag när data överförs från ett pappersdokument till ett digitalt. I det här fallet kan inte bara detta dokument förbli avvisat, utan hela projektet. Det är bättre att spela säkert igen än att ansvara för din oaktsamhet i framtiden.

Viktigt: Försök att inte slänga pappersversionerna av dina dokument förrän svårigheterna mer eller mindre avtar. För högprofilerade konferenser, möten och symposier bör ledningen ta båda alternativen.

Det bör noteras att införandet av EDMS inte är ett universalmedel för alla företagets problem. Huvudsyftet med dess implementering är att öka effektiviteten i arbetsflödet för ett företag eller en organisation, och därför, till viss del, och effektiviteten i deras arbete som helhet. Det finns också en uppfattning om att huvudmålet med EDMS -implementeringen är att skapa en effektiv miljö för ledning och funktion av ett företag eller en organisation.

Innan du väljer ett EDMS är det absolut nödvändigt att formulera en lista över uppgifter som ska hjälpa till att lösa dess genomförande. Dessutom måste du utveckla en detaljerad organisationsplan för dess genomförande. Leveransen och implementeringen av EDMS bör utföras av ett externt företag, som har fullt juridiskt ansvar för företaget för att lyckas med genomförandeprojektet. Valet av leverantörsföretag och implementeringen av EDMS måste närmar sig mycket noggrant, eftersom det efter att ha undertecknat kontraktet, betalat eventuella medel och startat implementeringen av EDMS med detta företag inte kommer att vara lätt att avsluta förhållandet om företaget inte helt tillfredsställer kvaliteten på sitt arbete. Faktum är att om du väljer fel entreprenör kommer pengar, tid och nerver att slösas bort. Naturligtvis, när du väljer ett EDMS, är det nödvändigt att noggrant studera alla erbjudanden på marknaden och se till att hålla ett anbud. Det är också mycket viktigt att ta hänsyn till om EDMS -leverantören har erfarenhet av framgångsrika implementeringar och hur den motsvarar företagets eller organisationens särdrag.

I sin tur måste man vid implementeringen av EDMS möta följande huvudproblem, vars lösning beror på hela genomförandeprojektets framgång:

• - i de flesta fall behovet av en omfattande omorganisation av företaget.
• - svag formalisering av affärsprocesser och avsaknad av företagsstandarder;
• - EDMS bör implementeras och användas i hela företaget (varhelst information skapas, korrigeras och lagras), annars blir framgången från dess implementering minimal (om alls).
• - förekomsten av ett visst motstånd mot införandet av EDMS från företagets anställda ("motstånd mot förändring"), ofta orsakat av oviljan till någon "insyn" i deras verksamhet;
• - brist på nödvändig utbildning bland företagets anställda (inklusive cheferna för de lägre, mellersta och övre nivåerna) för att arbeta med EDMS.

Implementeringen av EDMS bör utföras gradvis, med början med den viktigaste länken i arbetsflödet (väl beskrivet och förståeligt), vars automatisering snabbt kommer att få en positiv effekt. Vid införandet av EDMS är det nödvändigt att säkerställa förmågan att arbeta med både ny och gammal teknik för att inte störa företagets dagliga aktiviteter. En mycket viktig roll spelas av det verkliga stödet från företagsledningen av genomförandeprojektet (den så kallade "first person factor"). I avsaknad av sådant stöd (till exempel även i organisationen för att få all nödvändig information under företagets undersökning), i bästa fall kommer systemet att implementeras endast i vissa divisioner av företaget (man kan knappast förvänta sig någon märkbar avkastning på investeringen från detta).

Som regel inkluderar implementeringen av ett EDMS på ett företag följande huvudfaser:

• - En grundlig analys av företagets affärsprocesser, utrustningens skick och teknik som används.
• - Utveckling av en informations- och funktionell modell för ett företag, omstrukturering av dess affärsprocesser;
• - Analys av den möjliga konfigurationen av hårdvara och programvara som krävs för implementeringen av EDMS.
• - Urval och leverans av hård- och mjukvaruverktyg som är nödvändiga för implementeringen av EDMS.
• - leverans och installation av EDMS;
• - anpassning och justering av EDMS.
• - överföring och konvertering av data från äldre system;
• - utbildning av systemadministratörer och användare att arbeta med EDMS.
• - beredning av ett testfall, program och testmetodik, fullständig testning av EDMS;
• - utveckling av design, programvara, teknisk och användardokumentation;
• - slutförandet av implementeringen av EDMS, som tar det i kommersiell drift.
• - stöd för EDMS.

Syftet med den praktiska delen är företagets övergång till ett elektroniskt dokumenthanteringssystem, för vilket det är nödvändigt att utföra följande uppgifter.

Först krävs en organisationsmodell; den presenteras i fig. 2.1

DocsVision EDMS kommer att tas som ett exempel. Med en låg kostnad för en produktlicens har den etablerat sig som ett system med bra funktionalitet. Du måste demontera arkitekturen för detta EDMS och göra de nödvändiga inställningarna, samt identifiera dess fördelar och nackdelar när de implementeras i en organisation.

Uppbyggnad av ett elektroniskt dokument

Ett dokument i "DocsVision" består av ett dokumentkort och möjliga källor till extern data för det. Dokumentkortet innehåller en uppsättning standarddetaljer och flera ytterligare detaljer. En extern datakälla är en eller flera tabeller med ytterligare attribut. Ett typiskt exempel på ett sådant dokument är en faktura.

Om ett dokument har underordnade dokument skapas ett separat kort som motsvarar dess typ för varje underordnat dokument. Indexet för det överordnade dokumentet anges på kortet i det underordnade dokumentet. När du visar ett kort i ett överordnat dokument visar systemet en lista över alla underordnade dokument med hyperlänkar till kort av dessa dokument.

Figur 3.2 - Modell av ett elektroniskt dokument

Anpassa systeminstallationen. För installationen av "DocsVision" tilldelas en separat IP -adress (vanligtvis är denna datorns adress i företagets LAN) - installationsprogrammet kommer att be dig att ange den.

Du kan inte tilldela en separat IP -adress för att DocsVision ska fungera, men ange IP -adressen 127.0.0.1 under installationsprocessen, i det här fallet kan DocsVision anropas från datorn där systemet är installerat, men kan inte ringas från andra datorer i nätverket. IP -adress.

Senare, om det blir nödvändigt att ansluta användare från andra datorer till "DocsVision", måste du ange den verkliga IP -adressen för värddatorn i systemet i konfigurationen av "DocsVision" -webbplatsen, annat än 127.0.0.1, för att låta användare från andra datorer ringa "DocsVision" -datorer med riktig IP-adress.

Databasen för den installerade versionen av "DocsVision" av systemet innehåller kompletta exempel på dokument, referensböcker och affärsprocesser så att du kan bekanta dig med systemets arbete.

När de tillfälliga utbildningsfilerna inte längre behövs, kommer det att vara nödvändigt att ersätta systemdatabasfilen som innehåller exempel med samma fil med en tom databas som inte innehåller dessa exempel - så att exemplen i den installerade versionen inte stör arbeta med riktiga dokument och referensböcker som ursprungligen laddades upp.

Skapa komplexa former av dokument. Det elektroniska dokumenthanteringssystemet är också utformat för att fungera med komplexa former av dokument. Komplexa dokument utarbetas för att förbättra arbetet med dokumentflöde, de förenklar arbetet för både enskilda avdelningar i organisationen och den allmänna hanteringen av dokumentflödet i företaget. Komplexa dokument är dokument för vilka det är nödvändigt att ange ett stort antal detaljer i systemet; beräkna automatiskt några av detaljerna baserat på värdena för andra detaljer; skapa godtyckliga utskrivbara formulär som innehåller detaljerna i dokumentet.

Utmatning av det genererade dokumentet i MS Word. DocsVision -systemet integreras med MS Office, men den mest efterfrågade applikationen är MS Word.

För att säkerställa korrekt utmatning av det genererade dokumentet i MS Word är det nödvändigt att se till att flikarna som anges i dokumentet i MS Word motsvarar fälten på standarddokumentkortet och fälten för externa datakällor som är associerade med dokumentet.

För enkla dokument som inte innehåller mer än en extern datakälla säkerställs sådan korrespondens utan att använda programinställningar, endast genom namnen på bokmärkena i MS Word -filen, som måste motsvara standardinformationen för dokumentkortet.

Användning av flera externa datakällor i ett dokument, utmatning av godtyckliga beräknade uttryck till ett MS Word -dokument och användning av godtyckliga bokmärkesnamn i ett MS Word -dokument kräver användning av programmatiska inställningar.

Varje tabell i den externa datakällan och listan över underordnade dokument måste motsvara en separat placerad tabell i MS Word -dokumentet.

Om anslutningen med MS Word inte har konfigurerats genererar systemet ett fel vid utfärdande av sådana dokument.

Beräkning av effektiviteten i genomförandet av det elektroniska dokumenthanteringssystemet. Låt oss först beräkna alla kostnader för att implementera systemet. Låt oss introducera några antaganden och notering och utföra de enklaste beräkningarna.

Kostnaden för en programvarulicens. Licensen för detta EDMS är $ 184 per användare och beror i betydande omfattning på antalet köpta licenser, det vill säga på antalet jobb i EDMS. I vårt fall är antalet arbetsplatser 38. Således kommer implementeringskostnaden att vara: låt oss först konvertera dollar till rubel, idag är dollarkursen 31,30 rubel, sedan multiplicerar vi kostnaden för en licens med antalet administrativa personal 5759,2 * 38 = 218 849,6 RUB

Kostnaden för ytterligare utrustning som krävs för implementeringen av EDMS (datorer, skrivare, skannrar, etc.). Beloppet är i de flesta fall nästan proportionellt mot antalet jobb.

CJSC "Syrkombinat Tikhoretskiy" har allt nödvändig utrustning för implementeringen av EDMS, så det kommer inga extra kostnader, vilket är mycket viktigt under implementeringen.

Kostnaden för arbetet med implementeringen av systemet. Detta värde är inte proportionellt mot organisationens storlek, men är naturligtvis i ett visst beroende av den. Kostnaden för genomförandet beror till stor del på hur genomförandet kommer att organiseras, av vems krafter det kommer att utföras, i hur många steg.

Företaget har sin egen personal som kan organisera implementeringen av systemet, och det behöver bara involvera en konsult för att lösa de mest komplexa problemen. Den typiska omfattningen av arbetet med implementering av informationssystem i denna klass är vanligtvis cirka 5 personer. Av dessa, cirka 2 mänskligt arbete konsult, vilket är dyrare, två till, med tanke på det tillräckligt stora antalet anställda i organisationen. Den genomsnittliga kostnaden för en typisk byråns egen personal är cirka 15 000 rubel. per månad. Kostnaden för en konsult, beroende på villkoren för tillhandahållande av tjänster, är från 50 000 till 150 000 rubel. per månad. För bestämdhet, låt oss anta att det är lika med 100 000 rubel. Totalt får vi en uppskattning av kostnaden för implementeringsarbetet:

X = a * b + c * d, (1)

där X är kostnaden för implementeringsarbete;

a är antalet anställda;

b - lön per månad för ordinarie personal;

c - antalet anställda.

d - lön för anställd personal

5 * 15 000 + 2 * 100 000 = 275 000 rubel.

De totala kostnaderna för att implementera ett sådant system med en rimlig organisation av processen kan således vara:

X = a + b + c, (2)

där X är den totala kostnaden för implementering;

a är kostnaden för genomförandet;

b - personalkostnader;

c - eskortkostnad.

218 849,6 +275 000+ 200 000 = 693 849,6 rubel. Kostnaden för support kommer att vara cirka 200 000 rubel mer. Det bör noteras att denna siffra är ganska liten för en så stor organisation.

Utvärdering av effekten. Låt oss börja med att bedöma de direkta kostnadsbesparingarna. Låt det inkludera endast kostnaden för papper som sparats genom att implementera ett sådant system och kostnaden för sparad tid. Dessa är fasta kostnader, så vi kommer att beräkna kostnaderna per månad för att sedan uppskatta återbetalningsperioden.

Den maximala kostnaden för papper som förbrukas per månad kan beräknas utifrån en anställds förmåga att läsa och tillgodogöra sig antalet sidor med dokument per månad. Baserat på experimentet kan man ta reda på att en genomsnittlig anställd under arbetsdagen inte kan läsa mer än 100 maskinskrivna blad. Å andra sidan kan den lägsta volym sidor som en anställd läser under arbetsdagen inte vara mindre än 4-5 sidor, annars arbetar den här medarbetaren inte med dokument, vilket innebär att han inte är av intresse från EDMS -implementeringen. Spridningen är stor, men för ett grovt system, anta att det finns 30 sidor per dag per anställd i en genomsnittlig organisation.

Om P är kostnaden för ett pappersark med tryckt information (kopiator, utskrift), blir de månatliga utgifterna för papper:

X = a * b * c, (3)

där X är månadskostnaden för papper;

a - antalet arbetsdagar per månad;

b är förbrukningen av lakan per dag;

c - kostnaden för ett ark (cirka 0,5).

21 * 30 * c. Antag att ett ark som skrivs ut i organisationen kostar cirka 0,5 rubel. Sedan:

Papperskostnader = 21 * 30 * 0,5 * 38 = 11 970 rubel. per månad.

Värdet av den sparade tiden är svårare att bedöma. Först och främst består den av följande faktorer:

Spara ansträngning genom att återanvända befintliga dokument.

Sparar tid för att hitta de nödvändiga dokumenten genom att organisera lagring av dokument och effektiva sätt att hämta information.

Acceleration av alla affärsprocesser på grund av deras automatisering, formalisering och kontroll av den utförande disciplinen.

Låt oss försöka översätta dessa faktorer till specifika uppskattningar.

Eftersom varje organisation ständigt engagerar sig i att lösa uppgifter som är ganska lika varandra är det uppenbart att möjligheten att återanvända befintliga dokument är mycket verklig. Om för vissa typer av dokument (kontrakt, brev, inbjudningar) är sådan återanvändning en väletablerad praxis på de flesta ställen, för dokument som kommersiella förslag, analytiska granskningar, preliminära utkast eller till och med bara korrespondens, tyvärr, andelen återanvändning i de flesta fall är noll ....

Utgår från det faktum att för nästan alla dokument i en ganska långvarig organisation finns det en prototyp. Oftast är det möjligt att "ta" från 20 till 30% av prototypen (inte från textens volym, men enligt arbetskostnaderna för skapande), resten är specificiteten i ett enskilt fall, vilket kräver eftertanke och beslutsfattande. Därför kommer vi att utgå från en återanvändning på 25%. Om vi ​​antar att varje anställd spenderar cirka 30% av sin arbetstid på att skapa nya dokument (denna parameter har inte mätts någonstans, men enligt min mening är det ganska nära sanningen), då blir det totala tidsbesparandet för de anställda cirka 7,5% (0, 25 * 0,30) av deras totala arbetstid.

Spara tid att söka efter ett dokument. I reklamsyfte kallas siffror upp till 30% av arbetstagarens arbetstid. I verkligheten är naturligtvis denna siffra mindre och ligger troligen i intervallet 5-10%. För bestämdhet, låt oss ta 5,5%. Således kommer den totala besparingen i arbetstid för dessa två faktorer att vara cirka 13% (7,5% + 5,5%).

Acceleration av affärsprocesser är den mest uppenbara fördelen med implementeringen av ett EDMS. Med pappersarbetsflöde levereras vanligtvis post till anställda av kontoret två gånger om dagen. Beroende på godkännandelistan kan dokumentet således gå igenom instanser från tre dagar till en månad eller mer. Eventuella förseningar i utförandet ökar bara denna period. Kontroll av fördröjningen i utförandet av enskilda dokument är omöjlig, och den övergripande kontrollen av en enskild anställds exekutiva disciplin kompliceras av bristen på transparens i hans verksamhet. Vid implementering av EDMS överförs dokumenten till nästa instans omedelbart efter genomförandet. I händelse av förseningar av någon av artisterna kan du se både fördröjningstiden och laddningen av artisten med andra verk, och följaktligen kan du vidta åtgärder. Med hänsyn till detta kan ett dokument, som vanligtvis körs minst tre dagar, köras på en eller två dagar, och utförandetiden för dokument som går igenom ett flerstegsgodkännande och avtal kan reduceras flera gånger. Med andra ord är detta ytterligare 10-30% besparing i arbetstid.

Således var den mest pessimistiska uppskattningen av arbetsbesparingar cirka 20%.

I ovanstående beräkning kan bristerna lätt identifieras. För det första kan kostnaden för att implementera EDMS visa sig vara flera gånger högre, beroende på vilken implementeringsform som väljs och hur mycket organisationens krav skiljer sig från de funktioner som redan ingår i systemet. För det andra är implementeringens effektivitet kanske inte så uppenbar, även om 20% besparingar i ansträngningar är ett ganska uppnåeligt värde för en organisation som ständigt arbetar med dokument.

Problem med EDMS -implementering. Ett av de typiska misstagen som görs vid övergången till elektronisk dokumenthantering är deras otillräckliga utarbetande, vilket i sin tur leder till ineffektiv drift av systemet. Mycket ofta anser företagets ledning att frågorna om att organisera dokumentflöden är obetydliga, inte förtjänar särskild uppmärksamhet, men i slutändan är det dessa "små saker" som blir avgörande för att förbättra effektiviteten i företagets affärsprocesser. Brist på ledningsintresse för projektet kan leda till att implementeringen kan dröja mycket länge.

Ett annat vanligt hinder är sättet att bygga elektroniska dokumenthanteringssystem. Enligt experter dömer IT-avdelningens oberoende utveckling av företagsskalig EDMS organisationen i förväg till en lång process av revisioner och gör dessutom hela projektet beroende av systemutvecklarna.

Flera fler svårigheter är möjliga i nästa skede av implementeringen av elektroniska dokumenthanteringssystem. Bland dem finns otillräcklig utarbetning av interna företagsdokument som reglerar dokumentflödesprocesser i organisationen och dålig uppmärksamhet från ledningens sida på frågor om utbildning av slutanvändare.

Effekten av införandet av ett automatiserat elektroniskt dokumenthanteringssystem består av två huvuddelar:

Den första gruppen av effekter inkluderar:

• 1) kostnadsbesparingar (på grund av användning av en billigare teknik för behandling av dokument i elektronisk form): för förbrukningsmaterial (papper), för utrustning (kopieringsutrustning etc.), för leverans av information i pappersform; lagring av pappersdokument (inklusive fysisk frigöring av utrymme);
• 2) spara anställdas arbetstid:
  • - manuell behandling av data och prestanda för servicefunktioner (överföring, kopiering, etc.);
  • - för överföring av dokument;
  • - att söka efter nödvändiga dokument; att återanvända dokument.

Den andra gruppen effekter (otaliga) inkluderar:

• 1) accelerationen av överföring av dokument och tillhandahållande av tjänster är förknippad med att beslutsfattandet är aktuellt och effektivt i de fall situationen beror på informationen i dokumentet. Processen för kollektivt arbete med dokument (samordning och godkännande, etc.) accelereras avsevärt;
• 2) optimering av affärsprocesser relaterade till arbetsflöde, öka deras transparens och förbättra kontrollen över alla informationsflöden och processer i organisationen. Modern teknik gör det möjligt att centralt övervaka utvecklingen av hela processen med att arbeta med dokument, övervaka prestandadisciplin, systematisera och analysera kontrollresultaten och därigenom identifiera problem och vidta åtgärder för att förbättra ledningssystemet;
• 3) förbättra kvaliteten på arbetet med information, förmågan att utföra nya typer eller metoder för att utföra arbete. Med införandet av ett elektroniskt dokumenthanteringssystem blir ett bredare tillämpningsområde för dokumentinformation tillgängligt för användarna, efterfrågan på data som påverkar beslutsfattandet ökar, vilket i sin tur leder till en förbättring av organisationens arbete;
• 4) bildandet av ett enda informationsutrymme i storleken på distribuerade organisationer. Ett modernt dokumenthanteringssystem bör lösa problemet med geografisk avlägsenhet för människor (till exempel anställda i filialer eller dotterbolag) och säkerställa möjligheten för deras gemensamma arbete inom ramen för en enda infrastruktur;
• 5) utveckling av företagskulturen, stimulerad av användningen av modern teknik för de anställdas kollektiva arbete och de informations- och kommunikationsmöjligheter som de erbjuder.

Studien av begreppet "elektroniskt dokumenthanteringssystem" hjälper till att skilja, beroende på egenskaper och metoder för att lösa problem med kontorsarbete, "elektroniska dokumentationssystem", "elektroniska dokumenthanteringssystem", "företagens elektroniska dokumenthanteringssystem".

Analysen av automatiserade system som utfördes i arbetet gjorde det möjligt att formulera huvudkriterierna för att välja det mest effektiva automatiserade systemet som skulle lösa de flesta kontorsarbetsuppgifterna. Dessa kriterier inkluderar: kriterierna för systemets funktionalitet, möjligheten till personliga inställningar, mångsidigheten hos tekniska egenskaper, enkel implementering, kriteriet för systemets prispolicy, säkerhetskriteriet och användarvänligheten.

Effektiviteten av EDMS -implementeringen på det simulerade företaget har beräknats. Så

Således kommer systemets återbetalningstid, även med pessimistiska prognoser, inte att överstiga två år.

Införandet av EDMS på företaget kommer att hjälpa till att lösa problemen med kontorsarbete som tidigare identifierats i klausul 2.4 ..