Ingenjör ansvarig för att samordna dokumentationen, arbetsbeskrivning. Vem utvecklar arbetsbeskrivningar i organisationen. En sådan arbetsgrupp kan innefatta

Bättre överdrivning än underdrift.

Folkvisdom

Jag tror att jag inte kommer att misstas om jag säger att någon sekreterare som arbetar i en organisation där det inte finns några tydliga regler för dokumenthantering eller om dessa regler inte är noggrant utarbetade, har upprepade gånger tänkt på det höga ansvar som han bär på sina axlar i utarbetandet av detta eller det organisatoriska, administrativa eller kommersiella dokumentet.

Jag delar denna oro helt. När allt kommer omkring ligger frågorna som tas upp i dokumenten ibland på så olika plan att det ofta är svårt eller till och med omöjligt för en person, till och med sju centimeter i pannan, att förstå alla finesser, dolda nyanser och eventuella konsekvenser som kommer att innebära att man undertecknar detta eller det dokumentet.

Utvägningen för expediten (sekreteraren) i detta fall är proceduren för att komma överens om ett utkast till dokument innan det godkänns av företagets verkställande direktör.

Låt oss försöka utveckla, felsöka, godkänna och lansera en livskraftig mekanism för att samordna utkast till dokument som kan ta bort ansvaret från en anställd på kontoret eller kontoret och minimera fel vid utarbetande och godkännande av vissa företagsdokument.

Våran referens

Det finns två former av samordning: intern och extern.

Internt godkännande - detta är en analys och bedömning av ledande specialister (chefer för relevanta tjänster eller avdelningar i organisationen) av utkastet till dokument för att verifiera att innehållet är korrekt, tilldela ansvar, tidsfrister, ekonomiska fördelar eller förluster, kontrollera efterlevnaden av detta dokument med gällande lagstiftning och lokal föreskrifter företag.

Extern förhandling - detta är godkännande av dokumentet med tredjepartsorganisationer eller deras tjänstemän.

Extern samordning, beroende på dokumentets innehåll, kan utföras med både underordnade och icke-underordnade organ (om dokumentets innehåll påverkar deras intressen), forskningsorganisationer, olika kommittéer och offentliga organisationer, tillsynsorgan etc.

1. Vilket dokument i organisationen reglerar godkännandeförfarandet för detta eller det här dokumentet?

Hämtar

3.3.4. Förberedelse av federal lag

organ exekutiv makt

[…] Instruktionen för registerhantering avslöjar:

sammansättningen av kraven i en lagstadgad rättsakt och förfarandet för deras registrering.

förfarandet och villkoren för att utarbeta ett utkast till lagstadgad lagstiftning;

förfarandet för dess godkännande (godkännande av en normativ rättsakt med tjänstemän i det federala verkställande organet, godkännande av ett utkast till handling med andra federala verkställande organ, om det innehåller bestämmelser, normer och instruktioner om andra federala verkställande organ, andra organ och organisationer, förfarandet för godkännande utkast till normativ akt utarbetat federal tjänst eller en federal byrå med federala ministeriet under vars jurisdiktion de är);

sammansättningen av de dokument som åtföljer projektet och bilagorna till det, reglerna för deras genomförande.

förfarandet för att lämna in en normativ rättsakt för prövning för justitieministeriet Ryska Federationen;

förfarandet för antagande (undertecknande, godkännande) av lagstadgade rättsakter;

proceduren för att kommunicera en normativ rättsakt till artister. […]

Den huvudsakliga handlingsguiden, där förfarandet för godkännande av dokument måste stavas, är alltså prästinstruktion.

Som min erfarenhet visar har inte alla organisationer förberett detta dokument ordentligt och med detaljerad bearbetning av processen. Många organisationer har inte bara ett bevisat godkännandeförfarande, utan också själva instruktionerna. Därför kommer vi att överväga detta, det mest obehagliga fallet för oss.

Sekreteraren eller kontoristen i en sådan organisation har omedelbart hela linjen frågor.

2. I vilka fall och vilka typer av dokumentutkast i skapningsstadiet kräver godkännande?

Vi kommer att efterlysa hjälp i instruktionen om journalföring i personalen vid rättsavdelningen under Högsta domstolen Av Ryska federationen, godkänd på föreläggande av justitieavdelningen vid Ryska federationens högsta domstol den 15 juni 2007 nr 76 (ändrad den 20 januari 2015), i enlighet med punkt 3.3.18 av vilka godkännande av utkastet till dokument utförs när det är nödvändigt att bedöma dokumentets giltighet, dess efterlevnad av rättsakter och tidigare beslut.

I vårt fall är detta alla kontrakt, avtal och alla administrativa dokument för företaget. Andra dokument behöver som regel godkännande mycket mindre ofta, och detta sker i fungerande skick och kräver inte ett strikt upprättat godkännandeprogram.

3. Vilka specialister och i vilken ordning ska godkänna utkastet till detta eller det här dokumentet?

Här kan du behöva vara pionjärer och i viss mening lagstiftare, d.v.s. bestämma och godkänna själva förfarandet för intern samordning. Tveka inte att söka hjälp och råd från ledande experter i din organisation. Genom din överklagande kommer du att visa ett ansvarsfullt förhållningssätt och en genomtänkt inställning till frågan som utvecklas, och inte alls inkompetens.

För att inte återuppfinna hjulet om och om igen och för att inte upptäcka Amerika rekommenderar jag starkt att du godkänner godkännandelistan för varje specifik typ av affärspapper och följer den när du samordnar alla utkast av dokument av denna typ utan undantag.

Låt mig förklara med ett exempel. Ett utkast till kontrakt för försäljning av produkter som tillverkas och säljs av ditt företag håller på att skapas. Vad bör listan över visum på detta dokument vara? Enligt min mening kommer följande avtalslista att vara uttömmande för denna typ av dokument:

Dokumentets huvudexekutör (GUID), hans telefonnummer. Detta är initiativtagaren till dokumentet, som kommer att samla på sig och göra lämpliga korrigeringar av utkastet till dokumentet.

Guiden ansvarar för innehållet och utformningen av dokumentet, att tidpunkten för korrekt införande av ändringar och förslag lämnas av specialister som deltar i godkännandeförfarandet.

GUIDE: s direkta chef, hans telefonnummer(till exempel i det här fallet kan det vara chefen för försäljningsavdelningen). I detta skede gör chefen för GUID en primär granskning av dokumentet, identifierar grova (och beroende på kvalifikationer och erfarenhet, mindre) fel vid upprättandet av dokumentet.

Tillsammans med guiden ansvarar han för dokumentets innehåll och kvalitet.

Revisor / ekonomichef. Analyserar det inlämnade utkastet till avtal för ekonomisk korrekthet, analyserar skatterisker (betalningsvillkor, behovet av en bankgaranti, rätt val av avtalets valuta, överensstämmelse med normerna Skattelagstiftningen RF, etc.).

Chef för upphandlingsavdelningen (chef för upphandlingstjänsten). Analyserar dokumentet ur synvinkeln om riktigheten av angivelsen i kontraktet av namn, artiklar, katalognummer, samt möjligheten till upphandling och leveranstid för motsvarande inköpta komponenter och halvfabrikat som är nödvändiga för uppfyllandet av detta kontrakt.

Chef för avdelningen för logistik (eller transport), d.v.s. den som ansvarar för produktens fraktkostnader och själva frakten. Kontrollerar utkastet med avseende på giltigheten av den kostnad som anges i kontraktet, leveransvillkor och leveranssätt, tullsäkerhet etc.

Chef för designtjänsten (chefsdesigner). Anser att det dokument som lämnats in för godkännande ur synvinkel för att säkerställa produktionen med lämplig konstruktionsdokumentation, dvs. analyserar om de nödvändiga ritningarna och specifikationerna har utvecklats eller om de måste begäras från motparten och godkännas i form av bilagor till kontraktet, kontrollerar de mått som anges i skisserna etc.

Chef för teknisk service (chefstekniker). Analyserar det dokument som lämnats in för godkännande ur teknisk förberedelse av produktionen: om lämpliga tekniska processer har utvecklats och implementerats, om det finns lämplig utrustning, verktyg och anordningar för tillverkning av denna produkt.

Produktionschef. Kontrollerar det inlämnade kontraktsutkastet ur möjligheten att tillverka, med hänsyn till kommentarerna från ovanstående specialister.

Chefen (eller representanten) för den juridiska avdelningen. Analyserar det inlämnade utkastet till ett dokument från överensstämmelse med kraven i Ryska federationens nuvarande lagstiftning, kontrollerar rättskapaciteten hos tjänstemän och motparter som deltar i undertecknandet av dokument, om det behövs kräver motparten att lämna den saknade informationen och dokument som bekräftar tjänstemännens rättigheter.

Chef för Ekonomisk säkerhetstjänst. Kontrollerar motpartens tillförlitlighet och solvens och andra aspekter av transaktionens ekonomiska säkerhet.

Jag erkänner fullt ut att denna lista för många verkar inte överensstämma med ditt företags verklighet: ansvarsfulla personers funktioner i din organisation kan skilja sig väsentligt, kombineras osv. Så den tekniska, design- och produktionsdelen kan samordnas av en person, ekonomisk säkerhetövervägas av en representant för den juridiska avdelningen eller Kamrer.

I det här fallet, i överenskommelse med de ledande experterna och med godkännande av chefen, kan du utesluta några länkar i kedjan jag har tillhandahållit och lägga till de du behöver, att inte glömma att godkänna det godkända förfarandet för godkännande genom instruktioner för kontorsarbete eller genom en separat beställning.

För att komma överens om utkast till administrativa dokument (beställningar och order) rekommenderar jag att du kompletterar godkännandelistan med följande punkter:

Chef för kontorsledningen(sekretariat, kontor - det vill säga du själv), vars ansvar kommer att vara att övervaka efterlevnaden av interna bestämmelser, designens riktighet och läskunnighet (stil och grammatik), efterlevnad av kraven för publicering av administrativa och andra dokument.

Handledare personalservice vars uppgift är att kontrollera efterlevnaden Arbetsbalken Av Ryska federationen och interna lokala föreskrifter om arbete med personal, efterlevnad av reglerna för interna arbetsföreskrifter och arbetsdisciplin.

Säkerhetschef din organisation, vars ansvar är att kontrollera efterlevnaden av affärshemlighetsregimen och skyddet av information.

Efter att ha upprättat listan över ledande specialister och divisioner i företaget som deltar i godkännandet är det nödvändigt att konsolidera sitt ansvar i godkännandeförfarandet, d.v.s. att i arbetsföreskrifterna och arbetsbeskrivningarna göra lämpliga förtydliganden och ansvarsförteckning för dokumentgodkännandeförfarandet.

Rättigheterna för personer som deltar i godkännandet av dokumentet kan innefatta:

• rätten att avvisa utkastet till handling med motivering av skälen för deras handlingar i godkännandebladet eller genom att bifoga ett blad med kommentarer.
• kräva att vd: n ytterligare kommer överens om dokumentet med specialister från andra avdelningar som inte är representerade i godkännandeplanen, men som är relaterade till ämnet för det dokument som utvecklas;
• att inte godkänna ett dokument som har kränkningar i godkännandeordningen (om ett eller flera steg av godkännande missas);
• förlänga perioden för godkännande av dokumentet under en viss tid, med motivering för denna åtgärd (till exempel kan juridisk tjänst kräva en förlängning av godkännandeperioden för den tid som krävs för att begära och ta emot från skattemyndighet utdrag ur det enade statsregistret juridiska personer);
• initiera godkännande av ett utkast till dokument enligt ett förfarande som skiljer sig från det etablerade, om:

a) detta är ett krav från organisationens första chef, dikterat av hur brådskande och viktigt detta dokument är;

b) Dokumentets innebörd och innehåll påverkar ansvarsområdet för avdelningar och specialister, vars deltagande i godkännandet inte föreskrivs i det fastställda förfarandet.

4. Hur behöver du ansöka om godkännandevisum?

Låt oss hänvisa till GOST R 6.30-2003 “Unified documentation systems. Ett enhetligt system för organisatorisk och administrativ dokumentation. Krav på pappersarbete ":

Hämtar

från GOST R 6.30-2003

3. Krav för registrering av uppgifter om dokument

[…] 3.24. Dokumentgodkännande utfärdas med ett visum för godkännande av dokument (nedan kallat visum), som inkluderar signaturen och positionen för den person som godkänner dokumentet, en dekryptering av signaturen (initialer, efternamn) och datum för undertecknandet. Till exempel:

Personlig signatur SOM. Orlov

Om det finns kommentarer till dokumentet utfärdas visumet enligt följande:

Anteckningar bifogade

Chef för juridiska avdelningen

Personlig signatur SOM. Orlov

I praktiken är de två mest använda alternativen för registrering av godkännande:

a) i form av ett godkännandeblad (exempel 1);

b) i form av en stämpel på baksidan (i vissa fall - på framsidan) av den sista sidan i utkastet till dokument (exempel 2). En sådan frimärke kan beställas redan i färdig form och lägg det efter behov på utkastet till dokument innan du börjar godkännandeförfarandet.

notera

Enligt klausul 3.19 i metodrekommendationerna för implementering av GOST R 6.30-2003 är det tillåtet, efter organisationens gottfinnande, att granska lag för lagstiftning, ansökningar för att skydda mot eventuellt byte av blad. Med arkvisning kan inte alla delar av visumet användas, utan bara en handskriven personlig signatur och dess dekryptering.

5. Hur ska kommentarerna utformas? I vilken ordning och av vem ska motsvarande ändringar göras i utkastet till dokument?

Detta är vad som sägs i detta avseende i administrativa föreskrifter från Federal Agency for State Property Management för utförandet av statens funktion "Implementering på uppdrag av Ryska federationen av rättsliga åtgärder för att skydda egendom och andra rättigheter och legitima intressen för den ryska Federation i förvaltningen av federal egendom och dess privatisering på Ryska federationens territorium och utomlands, försäljning av egendom som beslagtagits i enlighet med domstolsbeslut eller handlingar från organ som har beviljats ​​rätt att fatta beslut om utmätning av egendom, försäljning av konfiskerad, lös egendomslös, konfiskerad och annan egendom förvandlades till statligt ägande i enlighet med Ryska federationens lagstiftning ", godkänd på order av Rysslands ministerium för ekonomisk utveckling av den 22 juni 2009 nr 229:

Hämtar

från förvaltningsföreskrifterna

30. Förfarandet för godkännande och undertecknande av utkastet till dokument

30.1. Det utarbetade utkastet till dokumentet lämnas av den exekutör som är ansvarig för utarbetandet av dokumentet till avdelningschefen under kontorsarbetet.

30.2. Avdelningschefen granskar det utarbetade utkastet till dokument för att uppfylla kraven i lag. Den maximala tiden för att slutföra åtgärden är 1 arbetsdag.

30.3. Om det finns kommentarer till det inlämnade utkastet till dokument, returnerar avdelningschefen det för revidering under kontorsarbetet till den som ansvarar för att förbereda dokumentet.

30.4. Om utkastet till dokument uppfyller kraven godkänner avdelningschefen och överför det till avdelningschefen under kontorsarbetet. Den maximala tiden för att slutföra åtgärden är 1 arbetsdag.

30.5. Avdelningschefen granskar det utarbetade utkastet för att uppfylla kraven. Den maximala tiden för att slutföra åtgärden är två arbetsdagar.

[…] 30.11. Om utkastet till dokumentet returneras, eliminerar den som är ansvarig för utarbetandet av dokumentet kommentarerna. Den maximala tiden för att slutföra åtgärden är 1 arbetsdag.

30.12. Efter att ha avlägsnat kommentarerna överför den person som är ansvarig för utarbetandet av dokumentet under kontorsarbetet utkastet till dokumentet till tjänstemannen vid Federal Property Management Agency, från vilken dokumentet returnerades för revision.

När ändringar av grundläggande karaktär görs under revisionen måste utkastet till dokument godkännas på nytt.

Således:

• ansvar för innehållet i utkastet till dokument, tidig och pålitlig introduktion av ändringar baserade på kommentarer och förslag som lämnats in under godkännandeprocessen, beaktande av kommentarerna från specialister som deltar i godkännandet, till utkastet till dokument ska bäras av VD och hans närmaste handledare som utfärdade det första visumet;
• utkastet med kommentarer (om de härrör från de personer som deltar i godkännandet) måste returneras till verkställande direktören från det stadium av godkännande då kommentarerna uppstod. Det vill säga, om utkastet till dokument har lyckats godkännas, till exempel i fyra steg, och kommentarer har uppstått i det femte steget, överförs det inte till det sjätte steget, utan returneras till verkställande direktören för att göra lämpliga ändringar;
• efter att kommentarerna har eliminerats returneras dokumentet av GUID till godkännandestadiet från vilket projektet returnerades med kommentarer;
• efter att ha gjort grundläggande ändringar måste utkastet till dokument godkännas från början.
• den person som har behörighet att underteckna den slutliga versionen av dokumentet måste underrättas om kommentarerna i utkastet.
• om utkastet till dokument inte har visum av någon specialist / avdelning, anses detta dokument inte vara överenskommet och kan därför inte överföras till nästa steg.

Allt ovanstående kan presenteras i form av en algoritm.

6. På vilka sätt kan godkännandeförfarandet utföras?

I praktiken används vanligtvis följande metoder för intern samordning:

Samordning sker genom systemet elektronisk dokumenthantering(EDMS) eller dess analog, enligt algoritmen som ingår i EDMS , - samtidigt av alla ansvariga personer eller divisioner som deltar i godkännandet, eller sekventiellt.

Minus:

• Alla organisationer har inte EDMS;
• EDMS är inte gratis;
• det finns ingen sådan EDMS som skulle vara idealisk för varje specifikt företag.

Fördelar:

• operativ spårning av godkännandeprocessen;
• information lagras i i elektroniskt format, det finns ingen anledning att upprepade gånger skriva ut dokument relaterade till arbetet med detta utkast till dokument, eftersom när som helst kan du hänvisa till databasen och läsa alla specialistkommentarer;
• i EDMS registreras den tid som spenderas på ett visst dokument i varje steg av godkännandet, d.v.s. Verkställande direktören kan alltid se vid vilket skede det bryter mot villkoren för behandling av utkastet till dokument och vidta lämpliga åtgärder;
• överföringen av dokumentet från steg till steg sker automatiskt.

Godkännandet utförs via e-post.

Minus:

• en nackdel som härrör från principen om parallellöverenskommelse i sig - det är nästan omöjligt att korrekt beakta kommentarerna från flera specialister samtidigt, eftersom de ofta utesluter varandra;
• spårning av godkännande görs manuellt och är endast tillgängligt om specialisterna som godkänner dokumentet inte glömmer att skicka dokumenten som rör godkännandet till VD och / eller hans chef;
• du är inte försäkrad mot att en annan specialist kommer att korrigera utkastet till dokument utan att markera de korrigeringar som gjorts och utan att bifoga en lista med kommentarer;
• frånvaro av det ursprungliga "levande" visumet för en specialist i godkännandebladet och längst ner i anmärkningsbladet;
• närvaron av korrespondens som behöver bevaras och systematiseras, d.v.s. det antas att användarna har tillräckligt hög kompetens i arbetet med e -postklienten (vilket i de flesta fall inte sker).

Fördelar:

• parallellt arbete med ett utkast till dokument i alla stadier av godkännande kan avsevärt minska godkännandetiden.
• förekomsten av en historia av korrespondens;
• effektivitet;
• utkastet till dokument och kommentarer till det flyttas mellan stadierna för godkännande i elektronisk form.

Avstämning utförs genom live sekventiell förflyttning av dokumentet , de där. överföring av ett pappersutkast.

Minus:

• arbetsintensitet;
• öka när det gäller godkännande.

Fördelar:

• Verkställande direktören gör korrigeringar och tillägg i utkastet till dokument i följd, eftersom kommentarer tas emot från specialister. Således analyserar specialisterna i nästa steg utkastet till dokumentet med de ändringar som redan gjorts;
• det är nästan omöjligt att göra korrigeringar i ett pappersutkastdokument omärkligt, särskilt om du tillämpar ett blad för ark-godkännande av utkastet av VD eller hans närmaste chef;
• det mest betydelsefulla: förekomsten av "levande" visum i godkännandebladet och underskrift under anmärkningsbladet, för som det står folklig visdom, det är bättre att överdriva det än att underdriva det.

7. Hur formaliseras det externa godkännandet av utkastet till dokument?

Här är vad som sägs i instruktionen om registerhantering i personalen vid rättsavdelningen under Ryska federationens högsta domstol, godkänd genom order nr 76 av den 15 juni 2007 (ändrad den 20 januari 2015):

Hämtar

från instruktionen om registerhantering i personalen vid rättsavdelningen

vid Ryska federationens högsta domstol

3.3.18. Godkännande av utkastet till dokument

[…] Externt godkännande av dokumentet formaliseras med godkännandestämpeln. Godkännandestämpeln finns under variabeln "Signatur" på framsidan i dokumentets nedre vänstra marginal och innehåller: ordet "ENIGT"; namnet på positionen för den person som dokumentet samordnas med (inklusive organisationens namn), personlig signatur, avskrift av signaturen och datum för godkännande eller namnet på det dokument som bekräftar godkännandet, dess datum och nummer , till exempel:

HÖLL MED

Biträdande finansminister

Ryska Federationen

__________________ ____________________

(personlig signatur) (initialer, efternamn)

HÖLL MED

styrelsens beslut

Rättsliga avdelningen

daterad 27.03.2007 nr ___

Så den externa förhandlingen är:

• kan utföras av specifika officiell eller ett dokument (brev, protokoll, etc.);
• utfärdad i form av en godkännandestämpel eller ett godkännandeblad;
• praktiskt taget inte reglerat av organisationens interna regler.

Registreringstjänstens roll

Praktikens roll under dokumentgodkännandeförfarandet reduceras till:

• att stödja och övergripande kontroll av efterlevnad av det fastställda förfarandet för godkännande och villkor för överväganden i varje steg;
• samordna och säkerställa interaktionen mellan specialister - deltagare i godkännandeförfarandet;
• informera deltagarna i förfarandet och den högre ledningen om statusen för godkännandeprocessen.

Dessutom måste prästtjänsten ständigt övervaka och kontrollera relevansen och förbättra godkännandeplanerna och rutterna för förflyttning av dokument som en del av godkännandeförfarandet, hålla uppdaterade listor över avdelningar och ansvariga personer som är involverade i godkännande av dokument. För att utföra dessa arbetsuppgifter på ett högkvalitativt sätt måste kontorsarbetare vara väl insatta i affärsprocesser, diagram, former och interaktionsordning mellan organisatoriska enheter.

Organisatorisk och administrativ dokumentation. Krav på pappersarbete. Metodiska rekommendationer för implementering av GOST R 6.30-2003, godkänd av Rosarkhiv.

Lagstiftningen föreskriver att ett anställningsavtal måste innehålla underordnadas skyldigheter, gränserna för hans ansvar och de rättigheter som garanteras honom. Det följer av detta att förekomsten av en arbetsbeskrivning i en affärsenhet är valfri. Varje förändring av den anställdes funktionalitet kommer dock att åtföljas av ingående av ett ytterligare avtal med honom, vilket inte alltid är bekvämt. För att förenkla kontorsarbetet bör chefen ta hand om utvecklingen av arbetsbeskrivningar.

Arbetsbeskrivningen är internt dokument, som bestämmer positionen för en separat personalenhet i den ekonomiska enhetens strukturella enhet.

Det är ett effektivt hanteringsverktyg som löser olika uppgifter. Så hänvisar chefen till de bestämmelser som anges i den när det gäller att föra en underordnad till disciplinansvar (särskilt när arbetsförhållandena avslutas i enlighet med artiklarna 5 och 6 i artikel 1 i artikel 81 i ryska arbetsbalken. Federation).

Personalenheten, å andra sidan, är intresserad av att ha en tydlig lista med krav på det, det främre arbetet som anförtrotts det, ansvarsgränserna, liksom dess befogenheter och rättigheter.

Således är arbetsbeskrivningen utvecklad för:

• dokumentär fixering av kvalifikationskrav för en arbetssökande;
• tydlig överlåtelse av vissa skyldigheter till den anställde, bestämning av hans rättigheter och typer av ansvar;

• förhindra dubblering av funktionaliteten hos olika personalenheter och upprätta en normal arbetsmiljö i teamet, vilket minskar risken för konflikter;
• avgränsning av anställdas skyldigheter och rättigheter;
• säkerställa en enhetlig belastning på laget;

• bestämma förhållandet mellan enskilda positioner;
• utvärdera arbetet hos en individuell underordnad;
• stimulera problemlösning.

Det fungerar på obestämd tid. Efter föråldringen utvecklas ytterligare ett dokument.

Informationskällor för utformning av arbetsbeskrivningar

Grunden för utvecklingen av ett dokument är ofta:

• lokala bestämmelser om den ekonomiska enhetens organisationsstruktur;
• klassificerare av ledningsfunktioner;
• Enhetlig referensbok för kvalifikationer över befattningar för chefer, specialister och anställda (nedan kallad referensen);
• nuvarande arbetsnormer;
• resultat av enkäter och andra typer av kollektiva undersökningar.

Utveckling av arbetsbeskrivningar: vem ska utvecklas

Det första du måste uppmärksamma när du förstår vem som utvecklar arbetsbeskrivningar i en organisation är frånvaron av en lagligt reglerad mekanism för deras bildande och eventuella krav på essensen. Det vill säga innehållet i dokumentet, liksom den person som är ansvarig för dess bildning, bestäms av LNA för ämnet och administrativa order.

Det är chefen som genom sin order överlåter utvecklingen av instruktioner till enskilda medlemmar i teamet, som i framtiden också tilldelar skyldigheten att göra justeringar av den.

Personalpraxis visar att det mest effektiva är gemensam utveckling av ett dokument av flera teammedlemmar, och inte av en anställd. Detta beror på att det slutliga dokumentet, som en specialist arbetade på (från personalavdelningen, redovisningsavdelningen eller ledningen), som regel inte tar hänsyn till det verkliga läget och inte fungerar.

En sådan arbetsgrupp kan innefatta:

• personalansvarig, som leder lösningen av metodfrågor;
• avdelningschefen, definierar underordnadens uppdragsvillkor och ansvarsområden, för vilken position instruktionen upprättas;
• en heltidsadvokat som kontrollerar bestämmelserna i det upprättade dokumentet för efterlevnad av lagbestämmelser;
• direktören godkänner den förberedda instruktionen.

Så goda kunskaper om detaljerna i verksamheten på en avdelning eller enhet är en viktig förutsättning för att utarbeta funktionella instruktioner... Därför är avdelningsledningens deltagande obligatoriskt.

Utan riktlinjer givet av en anställd i personaltjänsten får processen inte äga rum, eftersom han är bekant med alla de kvalifikationer som krävs för tjänsten, styrs av den obligatoriska beståndsdelar framtida instruktioner, arbetar dagligen med ett stort antal personalhandlingar och kan ge dem en enhetlig struktur.

Utan att titta på en advokats handling kan man inte säga att det inte strider mot lagen.

Efter alla godkännanden överförs dokumentet till organisationens chef för slutgodkännande och sedan till gruppmedlemmarna för granskning.

Anställda kan endast skriva under instruktioner som godkänts av chefen.

Efter att signaturen har anbringats ansvarar personalenheten för att kraven i instruktionerna följs. Denna skyldighet upphävs endast vid avskedande eller intern överföring.

En kopia av dokumentet överlämnas till den underordnade.

Processen börjar med att identifiera de ansvariga personerna.

Vidare agerar arbetstagaren eller arbetsgruppen inom de ramar som fastställs genom "förordningen om utvecklingen av arbetsbeskrivningar", om den godkänns av arbetsgivaren. Om inte, läser de ett dokument som Handboken. Den innehåller en uttömmande kravlista för olika specialister. Alla kvalifikationsegenskaper bestämmer innehållet i personalens funktion och riktar sig till:

• det mest effektiva och högst organiserade arbetet;
• rimlig beräkning av arbetsuppgifter;
• upprätthålla disciplin och ordning;
• förbättring av personalledningssystemet.

Dessa egenskaper tillämpas på varje enhet, oavsett dess ägandeform och marknadsverksamhet. Det är med deras övervägande som instruktioner utvecklas för de positioner som finns i bemanningstabellen.

Dokumentet är upprättat inte för en specifik person, utan för alla ämnen som tillkommer skyldigheter. Det vill säga, när den ersätts av en annan personalenhet behöver du inte justera instruktionen, eftersom funktionaliteten, rättigheterna och skyldigheterna förblir oförändrade.

1. baserat på analysen av de tillgängliga dokumenten i ämnet och deras redigering;
2. baserat på resultaten av undersökningar och enkäter från arbetsgruppen;
3. med hänsyn till de affärsprocesser som äger rum i ämnet.

Metod ett innebär utarbetande av instruktioner med beaktande av referensböcker och branschstandarddokument godkända på federal nivå. Samtidigt är de ansvariga för att utveckla instruktionerna:

• dokumentationen som finns tillgänglig i företaget eller organisationen är systematiserad;
• arbetets organisationssystem analyseras.
• både avdelningar och personalenheters funktioner studeras.

På andra tillvägagångssättet under relevant verksamhet klargörs hur det är med fördelningen av befogenheter i detta ämne. Först genomförs undersökningen av ledande specialister och områdechefer och sedan - av resten av de anställda i divisionerna.

Mer information erhålls genom undersökningar än från LNA. Dessutom kan du med hjälp av en enkät få en medarbetares åsikt om den mest optimala ansvarsfördelningen.

I praktiken kompletterar denna metod den första.

Tredje tillvägagångssättet baserat på studier av affärsprocesser som förekommer i ämnet. Tack vare denna metod förverkligas två uppgifter: optimal delegering av arbetsfunktioner och skapandet av en uppsättning arbetsbeskrivningar anpassade efter arbetsförhållandena. Det används dock sällan på grund av bristen på affärsprocesser i många affärsenheter. Tekniken är inte populär också eftersom dess implementering kräver bildandet av en detaljerad kedja arbetsprocesser vilket tar mycket tid och ansträngning.

Alla tre tillvägagångssätten korrelerar med hur ämnets arbete är organiserat (det vill säga, om det händer enligt dokument, så utarbetas instruktioner i enlighet därmed). De kan kombineras framgångsrikt för optimala resultat.

Oavsett metod ska man under processen med att utarbeta ett dokument inte glömma principen om enhetlighet och likvärdighet för ansvarsmåttet hos en person som innehar en viss position.

Utifrån ovanstående utarbetar arbetsgruppen ett utkast till instruktion.

Vart i enhetlig form dokumentet existerar inte, så det sammanställs av ämnena efter eget gottfinnande.

Ett undantag är instruktionen från en privat säkerhetsvakt, reglerad av order från Rysslands inrikesministerium nr 960 av den 22 augusti 2011.

Samtidigt är det lämpligt att förlita sig på GOST R 6.30-2003 och de professionella standarder som antagits sedan 1 juli 2016, utvecklade för mer än 814 yrken och, i vissa fall, obligatoriska för användning (artiklarna 195.2 och 195.3 i Labour Ryska federationens kod). Dessa fall inkluderar förekomsten av:

• den offentliga sektorns deltagande (särskilt relevant för medicinska institutioner, PJSC, utbildningsinstitutioner och andra institutioner);
• tjänster som involverar tidig utgång pension (utbildning och idrott, samt Lantbruk etc.);

Läs också Hållbarheten för arbetsbeskrivningen efter att ha ersatts med en ny

• en fackförening eller ett annat representativt arbetstagarorgan;
• teammedlemmar som är intresserade av dokumentets innehåll (till exempel chefen för den juridiska avdelningen eller, om det inte finns någon, en advokat, chefen för personalavdelningen, om projektet upprättades av hans underordnade).

De lägger sina signaturer på dokumentets sista blad. Enligt kraven i GOST R 6.30-2003 (klausul 3.24) innehåller godkännandevisumet personens underskrift, dess avkodning och datum.

Det finns ingen anledning att komma överens om instruktionerna signerade av exekutören. Dessutom är det omöjligt att godkänna och godkänna av samma underordnade, det vill säga två juridiskt likvärdiga åtgärder riktade mot ett dokument.

Instruktionen kan inte godkännas av chefen, utan av avdelningschefen, men detta registreras i hans instruktioner och anställningsavtalet.

Utfärdandet av instruktioner bör registreras i en lämplig journal som bland annat innehåller information om deras korrigeringar.

Tjänstebeskrivningens giltighetstid är inte begränsad, därför är dess bestämmelser relevanta tills de ersätts med en annan. När det gäller lagringstiden kan man dock vägledas av ”Lista över typiska hanteringsdokument…. med angivelse av lagringstid ".

Det slutliga dokumentet ska tolkas på samma sätt av båda parter arbetsrelationer(av arbetsgivaren och den anställde). Den bör vara strukturerad, uppdelad i klausuler och underparagrafer.

Vem utvecklar arbetsbeskrivningar på företaget

Den andra (artikel 127 i Ryska federationens arbetskod) är de skyldigheter som staten fastställer och noterar i arbetslagen ("arbeta samvetsgrant" och så vidare). Och slutligen är den tredje delen av arbetstagarens arbetsuppgifter att uppfylla den närmaste chefens individuella instruktioner. Om sådana order inte följs är det ett brott mot lagen.

I enlighet med vår lagstiftning är en anställd skyldig att göra vad chefen beordrade honom att göra. Om den anställde anser att hans chefs order är felaktiga och olagliga, är det högsta han kan göra att be om en skriftlig order och engångsbeställningar.

Om ledaren antar att sådana instruktioner kan upprepas ofta, är de redan fixade i form av en specifik arbetsfunktion, som bör ingå i arbetsbeskrivningen.

Här saknas däremot mycket. Var finns kvalitetsbedömningskriterierna? Var är öppettiderna? Var är certifieringsförfarandet? Detta måste också läggas till. Vem utvecklar arbetsbeskrivningar? De utvecklas av cheferna för strukturella divisioner och signeras av dem.
I avsaknad av strukturella uppdelningar utarbetas instruktionen av specialisten som innehar den angivna positionen och undertecknas av honom.

Arbetsbeskrivningen måste godkännas av organisationens första chef.
Chefen för strukturenheten godkänner arbetsbeskrivningen om den ligger inom hans kompetens och anges i hans arbetsbeskrivning och arbetskontrakt.

Med vem samordnas arbetsbeskrivningarna? Arbetsbeskrivningen samordnas med relevanta juridiska avdelningar (juridiska rådgivare) i organisationen.

Vem utvecklar arbetsbeskrivningarna för organisationen?

Viktig

Vad ska du göra om huvudbokföraren ber dig skriva arbetsbeskrivningar för anställda? Du bör säga: ”Jag visar dig form och metod för att utveckla detta dokument. Och sedan skriva själv. Jag känner inte till dina professionella finesser, det här är inte min funktion ”.

Uppmärksamhet

Det vill säga, du måste förklara i detalj formen av detta dokument, allmänna bestämmelser, alla stycken och stycken som är obligatoriska i arbetsbeskrivningen. Detta är ditt ansvar. Eftersom du är den enda specialisten i din organisation som vet vad en arbetsbeskrivning är och vad som följer av den.

Du vet att om den anställde inte följer instruktionerna kan han få sparken. Du kan bli avskedad enligt artikel 33, punkt 2 - den anställde är oförenlig med tjänsten.
Enligt artikel 33, punkt 3 - systematisk underlåtenhet att följa jobbansvar... Dessa finesser ligger inom din kompetens.

Vem ska utveckla arbetsbeskrivningar

Instruktionen avtalas med anställda inom personal och juridiska tjänster. Utkastet till arbetsbeskrivning kan komma överens med berörda parter om det tillhandahålls av arbetsgivaren i reglerna för utveckling av lokala bestämmelser. Man bör komma ihåg att godkännandet av utkastet till arbetsbeskrivning inte är obligatoriskt.

Vem utvecklar arbetsbeskrivningar

Till frågan "hur?" jobbbeskrivningen svarar. Men även en kompetent utarbetad instruktion, med detaljerade bedömningskriterier, kommer en lista med krav inte att ha rättslig kraft och därför uppfylla dess syfte om inte alla formella finesser i att skriva detta dokument följs. Vilka är de grundläggande kraven för arbetsbeskrivningsformen? Tänk på de punkter som måste ingå i arbetsbeskrivningen:

1. Direkt underordnad av den anställde.
2. Förfarandet för tillsättning och uppsägning.
3. Ersättningsorder om de saknas.
4. Vad styrs den anställde av i sin verksamhet.
5. Kvalifikationskrav.

Vem ska utveckla arbetsbeskrivningar?

Efter att ha godkänt alla förfaranden överförs det godkända dokumentet till den anställde för undersökning. Dokumentets sammansättning Instruktionerna bör innehålla följande avsnitt:

• Allmänna bestämmelser- företagsnamn, underordning, kvalifikationskrav, en lista över bestämmelser som en anställd måste följa när han uppfyller sina skyldigheter.
• Mål och ansvar. Detta avsnitt återspeglar organisatoriska åtaganden och funktionella mål.
• Rättigheter och befogenheter. När du förbereder detta avsnitt är det viktigt att tydligt beskriva vilket ansvar ledningen och underordnade har för att sammanfatta företagets resultat. Det är viktigt att ange möjligheten att fatta beslut, närvaron av rätten att underteckna dokument och så vidare.
• Underordning, ledarskap. Här krävs det att ange vem som är närmaste handledare.

För övriga positioner är instruktionerna standard (se brevet från Ryska federationens arbetsministerium daterad 03.13.1996 nr 482-VK). Ansvaret för utvecklingen av arbetsbeskrivningar i ett privat företag kan alltså tilldelas alla anställda - i enlighet med förordningen om arbetsbeskrivningar eller efter chefens ordning.

I teorin gäller en liknande regel i statliga myndigheter, men i praktiken regleras denna funktion vanligtvis av särskilda sektoriella handlingar.

Arbetsbeskrivningar som en del av HR -arbetsflödet

Om den anställde anser att instruktionen innehåller ytterligare krav utöver de som anges i anställningsavtalet, är det nödvändigt att ompröva möjligheten att sluta anställningsavtal... Arbetsbeskrivningen kan vara en bilaga till anställningsavtalet och kan också godkännas som ett oberoende dokument.

I det första fallet, när instruktionen är en bilaga, vid anställning, är arbetsgivaren skyldig att bekanta den anställde med arbetsbeskrivningen mot underskrift och utfärda en kopia av dokumentet till arbetstagaren tillsammans med anställningsavtalet.

I framtiden bör du vid behov göra ändringar i anställningsavtalet och arbetsbeskrivningen samtidigt genom att underteckna av parterna tilläggsavtal till anställningsavtalet.

Vem utvecklar arbetsbeskrivningar i organisationen

Vid upprättandet av arbetsfunktionerna för chefer, specialister och anställda styrs arbetsgivare av den branschomfattande Unified Qualification Handbook of the Positioner för chefer, specialister och anställda (TSA) och dess sektorsfrågor, beroende på innehåll, de är av tre typer :

• Kvalificeringsreferensbok över befattningar för chefer, specialister och andra anställda (branschövergripande fråga);
• En referensbok för behöriga tjänstemän av allmän industriell karaktär (enhetlig för alla branscher);

• Sektorfrågor i kvalifikationshandboken för anställdas positioner (inklusive egenskaper hos positioner som är specifika för en viss ekonomisektor).

Utvecklingsregler Arbetsbeskrivningen är utvecklad för varje position som ingår i organisationens bemanningstabell och är opersonlig till sin karaktär.

1. Allmänna bestämmelser

1.1. VSPODO tillhör kategorin specialister. En person som har en högre specialiserad utbildning och arbetslivserfarenhet i tjänsten på minst 3 år utses till tjänsten som VSPODO.

1.2. Utnämning till VSPODO: s tjänst och avskedande från den görs på order av företagets generaldirektör på förslag av chefen för den administrativa avdelningen.

1.3. VSPoDO rapporterar direkt till chefen för den administrativa avdelningen. VSPoDO funktionellt underordnade kontorister (anställda som har ansvaret för att föra register) och sekreterare för alla strukturella avdelningar i företaget. VSPoDO underordnar linjärt kontoristen och chefen för företagets arkivtjänst.

1.4. EVO bör veta:

1.4.1. Beslut, beslut, order, andra styrande och normativa dokument från högre och andra organ rörande företagets verksamhet och i synnerhet sekretariatets verksamhet.

1.4.2. En enda statligt system kontorsarbete, lagringsregler, arkivering av dokument, revidering av dokument, förstörning, överföring till företagets arkiv och statsarkiv, samt standarder för ett enhetligt system för organisatorisk och administrativ dokumentation.

1.4.3. Föreskrifter, instruktioner, andra normativa dokument som styr företagets arbete inom dokumentflödet och sekretariatet.

1.4.4. Organisationsstruktur, företagets ledningsgrupp och dess strukturella avdelningar (JV).

1.4.5. Specialisering av företagets verksamhet, detaljerna i arbetet med dokument från företagets industri.

1.4.6. Metoder för registrering och behandling av dokument.

1.4.7. Bra nog att äga engelska språket(nivå inte lägre än Pre-Intermediate); känner till översättningsmetodiken, det nuvarande översättningskoordinationssystemet, grunderna i litterär redigering, har utmärkta färdigheter i att utarbeta ett protokoll.

1.4.8. Personlig dator: program - MS Office, MS Exchange, Access, Outlook, Lotus Notes, Internet, e -post.

1.4.9. Regler för användning av kontorsutrustning och intercom-system (miniautomatisk telefonväxel-minst 50 interna abonnenter, modem, fax, skanner, skrivare, kopiator, makuleringsapparat, laminator, sömmaskin, diktafonbandspelare).

1.4.10. Dokumentflödesscheman.

1.4.11. Förfarandet för upprättande av en nomenklatur av ärenden, inventeringar av fall av permanent och tillfällig lagring, fastställd rapportering.

1.4.12. Villkor och rutiner för att väcka ärenden i arkivet.

1.4.13. System för att organisera kontroll över utförandet av dokument.

1.4.14. Kontorsutrustning och andra mekanismer för ledarskap.

1.4.15. Grundläggande ekonomi, organisation av produktion, arbete och ledning.

1.4.16. Arbetslagstiftning (Ryska federationens arbetslag) och Ryska federationens arbetsskydd.

1.4.17. Datorteknik drift regler.

1.4.18. Företagets interna arbetsföreskrifter.

1.4.19. Ekonomisk planering och rapportering inom ramen för deras kompetens.

1.4.20. Planera utbildning av underordnad personal.

1.4.21. Motivationssystem.

1.5 VSPODO i sin verksamhet styrs av:

1.5.1. Föreskrifter om VSPODO, instruktioner, föreskrifter om företagets sekretariat.

1.5.2. Föreskrifter om företagets dokumentflöde.

1.5.3. Denna arbetsbeskrivning.

1.5.4. Interna regler som fastställts i företaget.

1.5.5. Bestämmelser för arbete med konfidentiell information.

1.5.6. Arbetskontrakt.

1.5.7. Personalföreskrifter.

1.5.8. Andra dokument som är direkt relaterade till VSPODO: s verksamhet.

1.6. VSPoDO rapporterar direkt till chefen för den administrativa avdelningen.

1.7. VSPODO sköter sekretariatets personal.

1.8. Under frånvaron av VSPODO (affärsresa, semester, sjukdom etc.) utförs hans uppgifter av en ställföreträdare som förvärvar motsvarande rättigheter och ansvarar för korrekt utförande av de uppgifter som tilldelats honom.

2. Arbetsansvar

2.1. Organiserar arbetet med företagets dokumentflöde och arbetet i företagets sekretariat och arkivtjänst, fördelar arbetsbelastningen bland underordnade anställda. Leads finansiell planering och rapportering i sekretariatets verksamhet och företagets arbetsflöde.

2.2. Ger kontroll över företagets dokumentflöde (papper och elektronik), snabb behandling av inkommande och utgående korrespondens och leverans till dess destination.

2.3. Övervakar tidpunkten för utförandet av dokument och deras korrekta utförande. Ger lagring av företagstätningar.

2.4. Planerar sekretariatets arbete, lägger sekretariatets arbetsplaner för överenskommelse och godkännande. Organiserar arbete med registrering, redovisning, lagring och överföring till relevanta strukturella avdelningar av dokument från aktuellt kontorsarbete, inklusive order och order från ledningen, om bildandet av ärenden och deras insättning.

2.5. Utvecklar instruktioner för att utföra kontorsarbete i företaget och organiserar deras genomförande. Skapar enhetligt system dokumentflöde (ESDO) i företaget (elektroniskt och papper DO). Utvecklar dokument som reglerar företagets verksamhet inom dokumentflödet.

2.6. Vidtar åtgärder för att förse sekretariatsanställda med nödvändigt instruktions- och referensmaterial, samt inventering, brevpapper, utrustning, kontorsutrustning, tekniska medel chefsarbete.

2.7. Utför metodisk hantering av kontorsarbete i företagets strukturella avdelningar, kontroll av korrekt bildning, lagring och snabb leverans av ärenden till arkivet, utarbetande av intyg om överensstämmelse med tidsfristerna för utförande av dokument.

2.8. Ger utskrift och reproduktion av kontorsdokument.

2.9. Deltar i förberedelser av möten som kallas till av ledningen, styrelsemöten och aktieägarmöten och organiserar deras underhåll.

2.10. Ger ett lämpligt sätt att komma åt dokument och använda informationen i dem.

2.11. Tar del i utvecklingen och implementeringen av nya tekniska processer arbeta med dokument, förbättring av automatiserade informationssystem och teknik (med hänsyn till användningen av datorteknik).

2.12. Håller en databas med kataloger över interna och externa telefonnummer till sekretariatet.

2.13. Arbetar med att skydda information som utgör statliga, kommersiella och officiella hemligheter.

2.14. Utför instruktioner från den närmaste handledaren - chefen för den administrativa avdelningen och företagets generaldirektör.

2.15. Utvecklar och organiserar aktiviteter för att förbättra ESDI.

2.16. Leder ekonomisk planering och rapportering inom gränserna för hans kompetens.

2.17. Planerar och genomför utbildning för underordnad personal.

2.18. Utvecklar ett motivationssystem för underordnad personal.

3. Rättigheter

VSPODO har rätt:

3.1. Lägg fram förslag för förbättring av arbetsflödet, sekretariatet - former och metoder för att arbeta med dokument för övervägande av generaldirektören, chefen för den administrativa avdelningen och cheferna för företagets strukturavdelningar.

3.2. Kräv att cheferna för strukturella avdelningar och andra ansvariga anställda i företaget korrekt följer de fastställda reglerna för att arbeta med dokument i företaget.

3.3. Skicka tillbaka dokumenten till artisterna och kräva att de revideras vid brott mot de fastställda reglerna.

3.4. Kontrollera organisationen av kontorsarbete i strukturella avdelningar.

3.5. Underteckna och godkänn dokument som rör sekretariatets verksamhet.

3.6. Ge instruktioner som är bindande för sekretariatets anställda; kräver deras tidiga och högkvalitativa genomförande.

3.7. Skicka in till chefen för den administrativa avdelningen och företagets generaldirektör för förslag på överväganden om att uppmuntra framstående anställda vid sekretariatet, genom att straffa produktionsbrytare och arbetsdisciplin.

4. Ansvar

VSPODO ansvarar för:

4.1. För förlust och skada av dokument, inkompetens i beslutsfattandet i yrkesverksamhet, felaktig utförande eller underlåtenhet att fullgöra sina officiella uppgifter enligt denna arbetsbeskrivning - inom de gränser som fastställs i Rysslands nuvarande arbetslagstiftning.

4.2. För brott som begås under utövandet av deras verksamhet - inom de gränser som fastställs av den nuvarande administrativa, straffrättsliga och civila lagstiftningen i Ryska federationen.

4.3. För att orsaka materiella skador- inom de gränser som fastställs av den nuvarande arbets- och civila lagstiftningen i Ryska federationen.

5. Interaktion med andra strukturella divisioner i företaget

VSPODO i sin verksamhet interagerar med andra strukturella divisioner:

5.1. Med cheferna för alla strukturella avdelningar i företaget - i frågor om journalföring, organisation av kontroll och verifiering av utförandet av sekretariatets instruktioner, förberedelse och inlämning av nödvändiga dokument.

5.2. Med den juridiska avdelningen - av juridiska frågor relaterade till utarbetande av dokument.

5.3. MED ekonomisk service företag - om tillhandahållande av kontorsutrustning, dokumentformer, brevpapper etc.

5.4. Med Institutionen för personal och organisationsutveckling - om urval, anställning, uppsägning och flytt av anställda på avdelningen, samt utbildning, avancerad utbildning, utveckling av ett system med incitament och påföljder.

5.5. Med en IT -avdelning på området informationsteknik och avancerade metoder för elektronisk dokumenthantering, användning nyaste metoderna i sekretariatets arbete (kontorsutrustning etc.).

5.6. Med säkerhetsavdelningen - om information och ekonomiska säkerhetsfrågor.

"Jag känner till arbetsbeskrivningen":

Ledande specialist på dokumenthantering av företagets administrativa avdelning

Datum: "__" __________ 20__ ________________

Exempel på vissa instruktioner fastställs genom lagstadgade lagar. Hur gör man en arbetsbeskrivning på en institution om det inte finns någon standardformulär för den, hur man utvecklar och godkänner den, hur man gör ändringar? Du hittar svar på dessa och andra frågor i artikeln.

Jobbbeskrivningens roll

Arbetsbalken uppmärksammar inte arbetsbeskrivningen, men den nämns ofta i Rostruds brev. Låt oss definiera vad denna instruktion är och om den verkligen behövs.

Enligt Modern Economic Dictionary anses arbetsbeskrivningen vara en instruktion som anger omfattningen av uppdrag, arbetsuppgifter och arbete som ska utföras av en person som innehar en given position i ett företag eller ett företag. Och i Rostrud brev daterat 09.08.2007 nr 3042-6-0 den säger att arbetsbeskrivningen är ett dokument som definierar de anställdas uppgifter, kvalifikationer, funktioner, rättigheter, skyldigheter, ansvar och är ett integrerat verktyg för att reglera arbetsförhållandena.

Arbetsbeskrivningen är nödvändig för både arbetsgivaren och den anställde. Det bör utvecklas för varje tjänst (inklusive den lediga) som finns i bemanningstabellen. Observera att instruktionen är utvecklad specifikt för en specifik tjänst, och inte för en specifik anställd.

Enligt detta brev hindrar avsaknaden av en arbetsbeskrivning i vissa fall arbetsgivaren från att rimligen vägra att anställa (eftersom det kan innehålla ytterligare krav relaterade till arbetstagarens affärskvaliteter), objektivt bedöma arbetstagarens verksamhet under perioden prövotid, fördela arbetsfunktioner bland anställda, tillfälligt överföra medarbetaren till ett annat jobb, utvärdera samvetsgrannheten och fullständigheten i den anställdes arbetsfunktion.

Låt oss förtydliga denna formulering. Enligt Konst. 64 i Ryska federationens arbetslag det är förbjudet att omotiverat vägra att ingå ett anställningsavtal, det vill säga avslag på grund av omständigheter som inte är relaterade till arbetstagarens affärskvaliteter. Affärskvaliteter enligt Beslut om plenum för RF: s försvarsmakt av den 17 mars 2004 nr 2 förstå förmågan naturlig person utföra en viss arbetsfunktion, med hänsyn till de yrkes- och kvalifikationskvaliteter som han har (till exempel närvaron av ett visst yrke, specialitet, kvalifikationer), personliga kvaliteter(till exempel hälsostatus, en viss utbildningsnivå, arbetslivserfarenhet inom en viss specialitet, inom en given bransch). Således kommer närvaron av en arbetsbeskrivning att göra det rimligt att vägra anställa en person som inte har tillräcklig erfarenhet eller kvalifikationer.

Enligt Konst. 71 i Ryska federationens arbetslag i händelse av ett otillfredsställande testresultat har arbetsgivaren rätt att säga upp anställningsavtalet med arbetstagaren före testperiodens utgång och underrätta honom om detta senast tre dagar i förväg, med angivande av de skäl som låg till grund för att erkänna den här medarbetaren som misslyckad med testet. Således kan arbetsbeskrivningen, som listar de arbetsuppgifter som den anställde skulle utföra, bli grunden för hans uppsägning som att ha misslyckats med testet.

På grund av Konst. 192 i Ryska federationens arbetslag ett disciplinbrott är en underlåtenhet att utföra eller felaktig prestation av en anställd genom hans fel som tilldelats honom jobbansvar... Arbetsgivaren måste således hänvisa till arbetsbeskrivningen innan en anställd tas till disciplinansvar.

Dessutom ger arbetsbeskrivningen möjlighet att ersätta en anställd med en annan, frånvarande anställd, till exempel när biträdande avdelningschef tillfälligt fungerar som avdelningschef under hans frånvaro, eller om en läkare inom en specialisering ersätter position som läkare inom en annan specialisering.

En organisation kan också ha anställda som innehar samma tjänster men har olika löner. Detta är fel eftersom enligt Konst. 22 i Ryska federationens arbetslag arbetsgivaren måste säkerställa lika lön för arbete av lika värde. Och i det här fallet är det arbetsbeskrivningarna som kommer att bevisa att arbetstagarnas rättigheter inte kränks. För att göra detta bör instruktionerna återspegla arbetskvalitetsindikatorer som påverkar lön: olika arbetsansvar, olika arbetsvolymer, kvalifikationskrav etc. (För att undvika svårigheter med tillsynsmyndigheter rekommenderar vi att du skriver in orden "senior", "ledande", etc. i namnen på identiska positioner)

Jobbbeskrivningar hjälper också till att motivera vissa kostnader - transport (för personer vars jobb har resande karaktär), mobilkommunikation, etc. Stor betydelse ha instruktioner i fall av att involvera anställda enligt civilrättsliga kontrakt för att utföra uppgifter som inte ingår i de heltidsanställdas officiella arbetsuppgifter.

Således är huvudmålen med att skapa arbetsbeskrivningar:

• tydlig och detaljerad formulering av de anställdas arbetsfunktion;
• fastställande av erforderliga kvalifikationer för anställda;
• fastställande av anställdas skyldighet att förbättra sina kvalifikationer;
• bestämning av interaktionsordningen mellan anställda;
• motivering av att ta till disciplinansvar;
• motivering för ersättning för transport eller andra kostnader.

Vissa arbetsgivare begränsar sig till att ange jobbfunktionen (arbeta enligt positionen i enlighet med bemanningsbord, yrke, specialitet som anger kvalifikationer) i anställningsavtalet, utan att ens föreskriva jobbansvar. I detta fall hänvisar arbetsgivaren till förekomsten av tull- och kvalifikationsreferenser, som fastställer krav för olika kategorier av arbetstagare. Och detta kommer inte att vara ett brott mot arbetslagarna. Men med hjälp av arbetsbeskrivningar gör arbetsgivaren livet enklare för sig själv, först och främst eftersom fördelarna, som de säger, är uppenbara.

Förfarandet för utveckling av arbetsbeskrivningar

När du utvecklar arbetsbeskrivningar kan du använda Rekommendationer godkänd av På order av Ryska federationens statliga kommitté för ekologi av 10.12.1997 nr 552... GOST R 6.30-2003 “Enade dokumentationssystem. Ett enhetligt system för organisatorisk och administrativ dokumentation. Krav på pappersarbete ".

Sammansättningen av kraven i arbetsbeskrivningar bör innehålla organisationens namn och namnet på dokumentet, datum och nummer, titeln på texten, godkännandestämpel, text, utvecklarens signatur och godkännandevisum .

Grunden kvalifikationsegenskaper För varje tjänst gäller följande regler:

• Kvalificeringshandbok för befattningar från chefer, specialister och andra anställda, godkänd av Dekret från Ryska federationens arbetsministerium av 08.21.1998 nr 37;
• Förfarandet för tillämpning av referensboken Unified qualification för positionerna som chefer, specialister och andra anställda, godkänd av Dekret från Rysslands arbetsministerium av den 09.02.2004 nr 9;
• Enhetlig referensbok för kvalifikationer över befattningar för chefer, specialister och anställda, godkänd av Order från Rysslands ministerium för hälsa och social utveckling den 23.07.2010 nr 541n;
• Övrig kvalifikationsguider för olika branscher och aktiviteter.

Samtidigt, med hänsyn till organisationens särdrag, kan instruktionens form, struktur och innehåll ha sina egna egenskaper.

I regel består arbetsbeskrivningen av följande avsnitt:

1. Allmänna bestämmelser. Omfatta:

• dokumentets funktionella syfte. Till exempel: ”Arbetsbeskrivningen definierar de anställdas funktionella skyldigheter, rättigheter, skyldigheter, ansvar, arbetsförhållanden, relationer (förbindelser per position), kriterier för utvärdering av hans affärskvaliteter och resultatet av arbetet vid arbete inom specialiteten ";
• kategorin som tjänsten tillhör (chefer, specialister, arbetare, etc.);
• förfarandet för utnämning och avskedande (av vilken den anställde utses, godkänns det av tävling);
• underordnad av den anställde: till vem han underkänner sig och som är underordnad honom;
• förfarandet för ersättning under hans frånvaro och de tjänster han kan tillsätta;
• kvalifikationskrav (utbildning, arbetslivserfarenhet, färdigheter, ytterligare information);
• vad som bör vägledas i deras verksamhet;
• - dokument vars kunskap är obligatorisk.

2. Arbetsansvar. Avsnittet innehåller en beskrivning av specifika dagliga, veckovisa, månatliga, etc. arbetsuppgifter som den anställde måste utföra inom de tilldelade funktionerna, samt arbetsuppgifter som innebär användning av vissa former och arbetsmetoder, ordningsföljden för uppdrag, etiska standarder som är nödvändiga observera i laget.

3. Anställdas rättigheter. En förteckning över de rättigheter som beviljats ​​den anställde för ett framgångsrikt fullgörande av de arbetsuppgifter som tilldelats honom, som uppstår både från organisationens funktioner och från strukturenhetens funktioner, ges. Dessa rättigheter inkluderar till exempel följande: fatta beslut i enlighet med arbetsansvar, ta del av utvecklingen av olika slag program, komma med förslag för att förbättra arbetsprocessen, förbättra deras kompetens.

4. Förhållanden per position. Listan över personer som den anställde interagerar med när han utför arbetskraft är listad, funktionell och linjär underordning eller ledning anges, inklusive tidpunkten och proceduren för att tillhandahålla information, förfarandet för signering och godkännande av dokument, etc.

5. Ansvar. Ansvarstyperna fastställs för den anställdes tidiga och dåliga kvalitetsutförande av sina officiella uppgifter i enlighet med arbetslagstiftningen. I Den här delen specifika typer av överträdelser kan listas för vilka specifika typer av ansvar gäller. När du föreskriver ansvarsåtgärder måste du hänvisa till artikeln i den relevanta rättsakten - Ryska federationens arbetsbok, Ryska federationens civillagstiftning, Ryska federationens administrativa kod eller Brottsbalken för Den ryska federationen.

6. Utvärdering av arbete. Här är inställda:

• kriterier för bedömning av en anställds affärskvaliteter, såsom kvalifikationer, yrkeskompetens, arbetskraftsintensitet och initiativ;
• kriterier för utvärdering av arbete - de resultat som den anställde uppnådde vid utförandet av officiella uppgifter, kvaliteten på det utförda arbetet, aktualitetens prestanda etc. I detta fall utförs bedömningen av företagskvaliteter och arbetsresultat på grunden för både objektiva indikatorer och den motiverade åsikten från den närmaste handledaren.

7. Slutbestämmelser. I det här avsnittet kan proceduren för ikraftträdande av detta dokument, ändringar av det etc. beskrivas.

Observera att arbetsgivaren inte kan inkludera bestämmelser som inte fastställs i arbetsbalken i arbetsbeskrivningen, i synnerhet ytterligare skäl för att säga upp en arbetstagare. I Rostrud brev daterat 30.11.2009 nr 3520-6-1(Ytterligare - Brev nr 3520-6-1) det förklarades att bestämmelsen om möjligheten till uppsägning på vissa grunder, inklusive själva, är inte föremål för arbetsbeskrivningen, eftersom den inte avser arbetstagarens arbetsfunktion.

I regel utvecklas arbetsbeskrivningar av en anställd på personalavdelningen tillsammans med chefen för strukturenheten.

Instruktionen kan vara i form av ett separat dokument eller en bilaga till anställningsavtalet. Vi betraktar arbetsbeskrivningen som ett separat dokument, eftersom det här formuläret är bekvämare och används oftare i praktiken.

Samordning av arbetsbeskrivning

Så inledningsvis utvecklas ett utkast till instruktion. Det är då vanligtvis godkänt av juridiska avdelningen, genomgår en granskning av juridisk efterlevnad, med finansiell tjänst och andra avdelningar i organisationen som medarbetaren i denna position kommer att interagera med. De godkännande personernas åsikter kan registreras på det godkännandeblad som bifogas instruktionerna, med hänsyn till vilka ändringar som sedan görs (görs inte) i den. Efter att ha gjort ändringar går instruktionen igenom godkännandeförfarandet igen.

Frågan kan dyka upp: behöver arbetsbeskrivningar samordnas med fackföreningen, om det finns en sådan? På grund av Konst. 8 i Ryska federationens arbetslag i de fall som föreskrivs i Ryska federationens arbetslag, andra federala lagar och andra regleringsrättsliga handlingar från Ryska federationen, kollektivavtal, avtal, beaktar arbetsgivaren vid antagandet av lokala regleringsakter yttrandet från det representativa organet för anställda (om sådana finns). Men är arbetsbeskrivningen lokal reglering? Eftersom arbetsbalken inte definierar vad som specifikt hänvisar till dessa handlingar, skiljer sig yttranden från experter i denna fråga: vissa tror att om arbetsbeskrivningen är ett separat dokument och inte en bilaga till anställningsavtalet, så är detta en lokal normativ andra, kallar arbetsbeskrivningen ”sub-lokal” normativ handling, som förklaras av Rostrud, är arbetsbeskrivningen ett internt organisatoriskt och administrativt dokument ( Brev nr 3520-6-1).

Under alla omständigheter har varken Ryska federationens arbetslag eller andra federala lagar och rättsliga rättsakter fastställts för att komma överens om arbetsbeskrivningar med det representativa arbetstagarorganet. Och om detta inte föreskrivs i kollektivavtalet eller avtalet krävs inget godkännande.

Så, efter godkännande av instruktionen av chefen, stämplas den och registreras i arbetsbeskrivningsloggen. De ursprungliga instruktionerna förvaras vanligtvis av HR -avdelningen, och en vederbörligen bekräftad kopia förvaras av avdelningschefen.

Det är inte nödvändigt att sätta instruktionen i kraft på chefens ordning, såvida det inte är nödvändigt att göra anställningsavtal vid ändring av bestämmelserna. Men mer om det senare.

Arbetsbeskrivningen träder i kraft från det att den godkänns och är giltig tills den ersätts av en ny jobbbeskrivning. Om den anställde läser instruktionen innan han undertecknar anställningsavtalet, måste kontraktet innehålla raden "Jag har läst arbetsbeskrivningen innan han skrev under anställningsavtalet", under vilken arbetstagaren skriver under. Om instruktionen trädde i kraft under perioden arbetskraftsverksamhet, bekantskapen registreras i bekräftelsearket, som bifogas instruktionen och bekräftas av medarbetarens underskrift med datumet. I båda fallen ges en kopia av instruktionen till den anställde. Om den anställde vägrar att underteckna instruktionen upprättas en motsvarande handling.

Vi gör ändringar i instruktionerna

Under organisationens verksamhet sker alla förändringar ständigt: personal, struktur, produktionsprocess etc. Ofta återspeglas sådana förändringar i funktionella ansvar anställda som fastställts genom arbetsbeskrivningen. Då blir det nödvändigt att göra ändringar i den. Hur gör man det rätt?

Först och främst noterar vi att alla ändringar kan initieras. intresserad fest: arbetsgivaren, chefen för den strukturella enhet som den anställde arbetar i, chefen för den enhet som interagerar med den anställde och slutligen medarbetaren själv.

Erbjudandet görs i form av ett medarbetaruttalande, ett arbetsgivares erbjudande eller PM avdelningschef. Om den part som förslaget skickades till samtycker till sådana ändringar återstår det bara att utfärda dem. Här är det viktigt att avgöra om förändringar i arbetsbeskrivningar kommer att medföra förändringar i arbetsansvar, vilket i sin tur kan innebära en förändring av arbetstagarens arbetsfunktion, definierad av anställningsavtalet. Sedan när en arbetstagares arbetsfunktion ändras måste han överföras till ett annat jobb - en permanent eller tillfällig förändring av arbetstagarens arbetsfunktion och (eller) den strukturella enhet där han arbetar (om enheten specificerades i anställningen kontrakt), medan du fortsätter att arbeta med samma arbetsgivare ( Konst. 72.1 i Ryska federationens arbetslag). Och överföring till ett annat jobb är endast tillåtet med skriftligt medgivande från den anställde, med undantag för fall som föreskrivs Del 2 och 3 msk. 72.2 i Ryska federationens arbetslag.

Således kan arbetsgivaren inte ensidigtändra medarbetarens arbetsansvar eller lägga till nya ansvarsområden i instruktionen. Detta är bara möjligt i ordning Konst. 72 i Ryska federationens arbetslag- ett skriftligt avtal mellan parterna ingås, om vilket den anställde varnas i förväg. I Rostrud brev daterat 31.10.2007 nr 4412-6 följande sägs om detta: att göra ändringar i arbetsbeskrivningen kan vara förknippat med en ändring av anställningsavtalets obligatoriska villkor. I detta fall måste kraven för en skriftlig anmälan till arbetstagaren i förväg vara uppfyllda. Och först efter att den anställde har gått med på att fortsätta anställningsförhållandet görs ändringar i arbetsbeskrivningen... Dessutom förklarar brevet att om instruktionen är en bilaga till anställningsavtalet, är det lämpligt att samtidigt ändra kontraktet och instruktionen genom att förbereda ett ytterligare avtal. Om befattningsbeskrivningen godkändes som ett separat dokument och samtidigt att göra ändringar i det inte innebär att du måste ändra anställningsavtalets obligatoriska villkor är det mer bekvämt att godkänna instruktionen i ny utgåva, efter att ha gjort medarbetaren förtrogen med det skriftligt. Till exempel när det krävs att förtydliga eller specificera några av de anställdas arbetsuppgifter: istället för att "säkerställa dokumentens säkerhet" - "lagra dokument i ett särskilt skåp, utfärda på grundval av ett memo", etc.

Arbetsregler

På tal om arbetsbeskrivningar kan man inte låta bli att notera kategorin medarbetare för vilka ett dokument som fastställer arbetsansvar är obligatoriskt. Det här är tjänstemän, och ett sådant dokument kallas officiella föreskrifter. Han är huvudpersonen regleringsdokument reglera innehållet och resultaten av en tjänstemans verksamhet. Den innehåller kraven för en anställd som fyller en relevant offentlig tjänst. Jobbbestämmelser är utformade för att främja korrekt urval, placering och behållning av personal, förbättra deras Yrkeskvalifikationer, förbättring av den funktionella och tekniska arbetsfördelningen mellan chefer och specialister i utförandet av uppgifter som definieras av förordningen om organ, strukturell enhet, och används också vid bedömning av tjänstemännens prestationer.

Enligt Konst. 47 Federal lag av den 27 juli 2004 nr.  79-FZ "Om Ryska federationens statliga offentliga tjänst" tjänstemannans yrkesverksamhet utförs i enlighet med de officiella bestämmelser som godkänts av arbetsgivarens företrädare och är en integrerad del av det statliga organets administrativa föreskrifter. Denna artikel fastställer specifika bestämmelser som bör inkluderas i arbetsföreskrifterna:

• kvalifikationskrav för kunskapens och färdigheternas nivå och art, för utbildning, erfarenhet statsförvaltningen(andra typer av public service) eller tjänstgöringstid (erfarenhet) inom specialiteten;
• officiella uppgifter, rättigheter och ansvar för en tjänsteman för underlåtenhet att utföra (otillbörlig utförande) av officiella uppgifter i enlighet med det statliga organets administrativa föreskrifter, uppgifterna och funktionerna för den statliga enhetens strukturella enhet och de funktionella egenskaperna hos tjänstemannaposition som ersätts i den;
• en lista över frågor som en tjänsteman har rätt eller skyldighet att självständigt fatta ledningsbeslut och andra beslut om;
• en lista över frågor som en tjänsteman har rätt eller skyldighet att delta i utarbetandet av utkast till lagstadgade lagar och (eller) förslag till ledningsbeslut och andra beslut;
• villkor och förfaranden för beredning, behandling av förslag till ledningsbeslut och andra beslut, förfarandet för godkännande och antagande av dessa beslut;
• förfarandet för officiell interaktion mellan en tjänsteman i samband med utförandet av hans officiella uppgifter med tjänstemän från samma statliga organ, andra statliga myndigheter, andra medborgare, liksom med organisationer;
• skrolla offentliga tjänster tillhandahålls till medborgare och organisationer i enlighet med det statliga organets administrativa föreskrifter;
• indikatorer på effektivitet och effektivitet för tjänstemännens yrkesverksamhet.

Bestämmelserna i de officiella föreskrifterna beaktas när en tävling hålls för att fylla en ledig tjänst i tjänsten, intyg, behörighetsprov, planera en tjänstemans yrkesverksamhet.

Resultaten av den anställdes utförande av de officiella bestämmelserna beaktas när en tävling hålls om att tillsätta en ledig tjänstemannatjänst, inklusive en anställd i personalreserv, bedömning av hans yrkesprestationer under certifieringen, behörighetsprovet eller uppmuntran av en tjänsteman.

Exempel på arbetsföreskrifter godkänns av relevant ledningsorgan public service... Till exempel de officiella bestämmelserna för en statlig tjänsteman tullmyndigheten RF godkänd På order från Ryska federationens tulltjänst av den 11.08.2009 nr.1458 .

Sammanfattningsvis noterar vi: trots att avsaknaden av arbetsbeskrivningar inte är ett brott mot arbetslagstiftningen och inte innebär något ansvar för arbetsgivaren, bör detta dokument inte försummas. Det är bättre att lägga lite tid och ansträngning på utvecklingen och inte vara begränsad till prover modellinstruktioner, men att närma sig denna process med fullt allvar och ansvar. Detta gör att du kan skydda dig själv från många onödiga problem och tvister med tillsynsmyndigheter.

Modern ekonomisk ordbok / BA Raizberg, L. Sh. Lozovsky, EB Starodubtseva. - M.: INFRA-M, 2006.

"På ansökan av Ryska federationens domstolar om Ryska federationens arbetslag."

"Efter godkännande av förordningarna om arbetsmiljöledningssystem i organisationer Statens kommitté RF om miljöskydd ".